Progetto SAP del Comune di Bologna

Un Sistema Informativo per la gestione integrata
delle risorse nella PA :
Progetto SAP del Comune di Bologna
Pisa, 16 maggio 2006
AGENDA
„
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
„
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impatti
organizzativi (2)
„
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
„
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione
iniziale (4)
„
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
„
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione
soluzioni.(6)
Sistemi Informativi: definizioni
Sistema azienda (organizzazione)
Evento
aziendale(input)
Sistema informativo (sottosistema)
•Dati
ORGANIGRAMMA DEL COMUNE DI BOLOGNA
SINDACO
DIRETTORE GENERALE
SEGRETARIO GENERALE
STAFF DEL CONSIGLIO
COMUNALE
Minardi
Napoli
Settore
PARTECIPAZIONI
SOCIETARIE
Bellini
Carestia
Settore
RAGIONERIA
Settore
PATRIMONIO
Bigi (a.i)
Settore PROGR. NE,
CONTROLLI E
STATISTICA
Bovini
Settore
PERSONALE E
ORGANIZZAZIONE
Angeli
Area SERVIZI ALLE PERSONEFAMIGLIE - COMUNITA'POLITICHE DIFFERENZE
Tomba
Settore
SALUTE
Dall'Olmi
Settore
SERVIZI SOCIALI
Collina
Settore
ISTRUZIONE
Settore
SISTEMI INFORMATIVI
E TELEMATICI
Panaro
Area
SAPERI ED ECONOMIA
Bottino
Quartiere
NAVILE
Quartiere
PORTO
Cesari
Biondi
Cammarata
Area
URBANISTICA AMBIENTE E
MOBILITA'
Capuzzimati
Settore
ECONOMIA E ATTIVITA'
TURISTICHE
Mari
Settore
MOBILITA' URBANA
Occhionero
Progetto
Nuove Istituzioni Museali
Felicori
Donati
Settore
ACQUISTI
Settore
PROGRAMMI
URBANISTICI-EDILIZI
Capuzzimati (a.i.)
Settore
SPORT E GIOVANI
Quartiere
RENO
Quartiere
SAN DONATO
Tosi
Cesari (a.i.)
Settore
ENTRATE
Bellagamba
Settore
AFFARI ISTITUZIONALI,
E QUARTIERI
Cocchianella
Settore
CULTURA E RAPPORTI
CON L'UNIVERSITA'
Govi Morigi
Minguzzi
Quartiere
BORGO PANIGALE
•Risorse umane
Bigi
Settore
LEGALE
Bruni F.
Bruni R.
Sassi
Area
FINANZA
SEGRETERIA GENERALE
Settore
LAVORI PUBBLICI
POLITICHE PER LA
SICUREZZA
GABINETTO
Cocchianella
Romano
Settore
POLIZIA MUNICIPALE E
PROTEZIONE CIVILE
Mignani
•Procedure
Iannucci (a.i.)
Settore
INTERVENTI E SERVIZI
PER LA CASA
Capuzzimati (a.i.)
Settore
AMBIENTE E VERDE
URBANO
Diolaiti
Perale
Area COMUNICAZIONE E
RAPPORTI CON LA
CITTADINANZA
Iannucci
Settore
COMUNICAZIONE
Ferrecchi
Quartiere
SANTO STEFANO
Cammarata
Settore
STAFF AMM.VO GARE
E CONTRATTI
Bartolini
Settore
SPORTELLO PER LE
IMPRESE
Guidazzi
Settore
SERVIZI DEMOGRAFICI
Rovito
Quartiere
SAN VITALE
Sassi
Quartiere
SARAGOZZA
Quartiere
SAVENA
Speroni
Puliti
Informazioni
(output))
•Risorse strumentali,tecnologiche,
finanziarie
•Orientamento/cultura aziendale
Insieme ordinato di componenti,che raccolgono, elaborano,scambiano e
memorizzano dati con l’obiettivo di produrre e distribuire informazioni nel
momento e nel luogo + adatto alle persone in azienda che ne hanno utilità,
permettendo all’azienda di svolgere le sue attività, perseguire i suoi obiettivi e
di affrontare problemi nell’ambiente in cui opera.
Sistemi Informativi: classificazioni
z S.I. informale
z S.I. formale
„
Manuali
„
Computer based (Sistema Informatico e ICT):HW,SW,COMM
Tipologie in base alle funzionalità aziendali tipiche gestite da un S.I
z TPS (operativi/gestionali)
z OAS (gestione documenti)
z DSS (decisionali/proiezioni)
z KWS (progettuali/tecnici)
Integrazione delle funzionalità secondo i processi
aziendali:ERP
A cosa serve un Sistema Informatico ?
‰ Coerenza esterna/interna dei sistemi informatici
‰ Un sistema ICT coerente aumenta l’efficienza/efficacia del
sistema azienda nel risolvere problemi +/- strutturati
nell’ambiente in cui essa opera e nel favorire il
raggiungimento degli obiettivi aziendali.
„
Ambienti applicativi delle P.A
„
Obiettivo guida dei sistemi informativi nelle P.A.
(paradigma dell’e-government)
AGENDA
„
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
„
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impatti
organizzativi (2)
„
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
„
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione
iniziale (4)
„
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
„
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione
soluzioni.(6)
Scenari applicativi nella P.A. (4G)
cobo
G2C - Government to Citizen
cittadino: invio richieste
cittadino: stato della pratica
ente: comunicazioni
G2B - Government to Business
cobo
ente: pubblicazione bandi
azienda: invio offerte
azienda: richiesta autorizzazioni
G2G - Government to Government
scambio informazioni
pratiche complesse
G2E - Government to Employee
sapcobo
scambio informazioni
accesso ai dipendenti
Il paradigma E-Government (mission di un’azienda della PA)
“Orientare le risorse e le attività secondo i bisogni dei
cittadini perseguendo efficacia ed efficienza di gestione,
migliorando i sistemi di pianificazione e controllo”
zz IlIlsupporto
supportoICT
ICT
„„ Informatica
Informaticadi
direte
rete(paradigma
(paradigmaweb)
web)
„„ Sistemi
SistemiERP
ERP
zz Nuovi
LEAN-FLAT-RISK-NET
Nuovimodelli
modelliorganizzativi:
organizzativi:LEAN-FLAT-RISK-NET
„„
„„
„
„
„„
Organizzazioni
Organizzazionischiacciate->
schiacciate->meno
menolivelli,meno
livelli,menopassaggi
passaggiburocratici
burocratici
Flessibilità
Flessibilitàdel
deljob
jobaalivello
livellooperativo
operativoeestrategico
strategico
Struttura
Strutturamatriciale
matricialeaaresponsabilità
responsabilitàcondivisa
condivisa
Attività
Attivitàstrutturate
strutturatexxprocessi->comprensione
processi->comprensioneeecoinvolgimento
coinvolgimento
utente
finale
utente finale
Il supporto ICT :informatica di rete
Paradigma web
R/2
R/2 legacy
legacy
Disponibilità Multimedialità
Navigabilità Interattività
3rd
3rd
open
party
Internet party
standards
non mySAP.com
3.1H
single
signon
FI
FI
Workplace
Workplace
industry-specific
industry-specific CockCockrole-based
role-based pits
pits
personalized
personalized
drag
drag && relate
relate
R/3 4.6
LO
LO
HR
HR
CFM
CFM
KM
KM
SEM
SEM
APO
APO B2B
B2B
mySAP.com applications
BW
BW
CRM
CRM
com
pany
Web browser access/portale
other Internet services
inside
boun
dary
Partner
Partner
MarketMarketoutside
place
place
mySAP.com Internet services
SAP
SAP
I SISTEMI ERP
z La standardizzazione/personalizzazione
z La gestione per processi
z La pervasività
z Competenze diffuse x “end users”
z L’integrazione , l’unicità, l’affidabilità del dato
IL PROBLEMA DEI COMPARTI ORGANIZZATIVI
Funzione
aziendale
Fornitore
(servizio,info)
Cliente
(servizio,info)
SOLUZIONE: L’OTTICA DI PROCESSO aziendale
Fornitore
(servizio,info)
Cliente
attività
(servizio,info)
Orientamento al cliente, processi interfunzionali
L’AMPIEZZA DELL’INTERVENTO:tipi azioni
riorganizzative x ERP
OGGETTO DEL
CAMBIAMENTO
Network process
Reengineering
NUOVE REGOLE
Business process
Reengineering
BEST PRACTISES
Process
Redesign
Acquisizione beni e
servizi
Approvvigionamento
Miglioramento
EFFICIENZA
Gestione richieste d’acquisto
ATTIVITA’/FUNZIONE
PROCESSO
IMPRESA
E.D.I. con
il fornitore
SETTORE
AMPIEZZA DEL CAMBIAMENTO
ERP E REENGINEERING
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
ALTERNATIVA 3
ALTERNATIVA 4
Progetto
ProgettoERP
ERP
Reingegnerizzazione
Reingegnerizzazionedei
dei
Processi
Processi
adeguamento
adeguamento
Progetto
ProgettoERP
ERP
PR,BPR
PR,BPR
Reingegnerizzazione
Reingegnerizzazionedei
deiProcessi
Processi
Progetto
ProgettoERP
ERP
Reverse
Reverse
Reingegnerizzazione
Reingegnerizzazionedei
deiProcessi
Processi
Forma
Forma
Progetto
ProgettoERP
ERP
mista
mista
AGENDA
„
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
„
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impatti
organizzativi (2)
„
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
„
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione
iniziale (4)
„
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
„
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione
soluzioni.(6)
Linee x Progetto Sap-ASAP Roadmap
Progetto
Allineamento della
Gestione della
tecnico/informatico organizzazione
Cultura aziendale
•Initial Project Planning
•Project Procedures
•Training
•Project Kickoff
•Technical Requirements
•Quality Check
•Project Management
•Organizational Change Management
•Training
•Baseline Configuration and Confirmation
•System Management
•Final Configuration and Confirmation
•Develop Programs, Interfaces etc.
•Final Integration Test
•Quality Check
•Production Support
•Project End
Continuous
Project
Preparation
Business
Blueprint
Realization
Final
Preparation
•Project Management
•Organizational Change Management
•Training
•Develop System Environment
•Organizational Structure Definition
•Business Process Analysis
•Business Process Defintion
•Quality Check
Improvement
Go Live &
Support
•Project Management
•Training
•System Management
•Detailed Project Planning
•Cutover
•Quality Check
Data/Knowledge Warehouse.
PROGETTO :FATTORI CRITICI, ATTIVITA’ DI CHANGE MANAGEMENT
E RUOLI
MINIMIZZARE
MINIMIZZARE
IL
IL
RISCHIO
RISCHIO
ACCELERARE
ACCELERARE
IL
IL
PROCESSO
PROCESSO
MANTENERE
MANTENERE
ALLINEATA
ALLINEATA
L’ORGANIZZAZIONE
L’ORGANIZZAZIONE
„„ Valutazioni
Valutazioni
„„ Sponsorship
Sponsorship
„„ Comunicazione/
Comunicazione/
assistenza
assistenza
„„ Formazione
Formazione
„„ Revisione
Revisionedei
dei
processi/ruoli
processi/ruoli
„„ Monitoring
Monitoringdel
del
clima
clima
SPONSOR
SPONSOR
CHANGE
CHANGEMANAGEMENT
MANAGEMENTTEAM
TEAM
CHANGE
CHANGETEAM
TEAMLEADER
LEADER
PROJECT
PROJECTMANAGER
MANAGER
KEY
KEYUSER
USER
UTENTI
UTENTIFINALI
FINALI
DECALOGO GENERALE DELLE FASI DI UN
PROGETTO
1. Ottimismo generale
2. Fase di disorientamento
3. Sconcerto generale
4. Periodo di caos incontrollato
5. Ricerca implacabile dei colpevoli
6. Si salvi chi può
7. Castigo esemplare agli innocenti
8. Ritorno all’ottimismo perduto
9. Fine inspiegabile del progetto
10. Decorazioni e premi ai non partecipanti
Prodotto SAP:overview applicativa al Cobo
z SAP è un sistema ERP
(integrato per processi,dati,elem.organizzativi,architettura tecnica e applicativa)
„
Multisocietario (+piani dei conti -> 1 (PDCB)
„
Multidivisionale (+ controlling area,+divisioni->1 (COBO,CB01),+
CdR e +Org.acq.)
„
Multilingua (non utilizzato)
„
Multipiattaforma (non utilizzato)
z Flessibilità:
„
Parametrizzazione:il sistema permette di parametrizzare i vari moduli
gestionali secondo le esigenze/migliori prassi. (IMG applicata)
„
Personalizzazione:il sistema fornisce interfacce per incorporare software
esterno e suo tool di sviluppo (ABAP):utilizzo al Comune di Bologna
Š personalizzazione (user-exit): 25%
Š sviluppo applicativo (nuove funzioni):70% reportistica e 25% (di cui
50%su RE) funzionalità.
Š chiave di modifica su sorgenti standard:5%
Modelli di architettura
Piattaforma: Windows (GUI e S.O.)-Oracle (DBMS)
Presentaz.
z
Applicativi
Database
Sistema centr.
(Laptop)
z
Presentazione
distribuita
z
Client/Server
C
O
B
O
a due livelli
z
Client/Server
a tre livelli
z
Client/Server
cooperativo
multilivello
Moduli principali soluzione SAP
FM
SD
Fund mgmt..
mgmt..
FI
Sales &
Distribution
Financial
Accounting
MM
PP
CO
Materials
Mgmt.
Mgmt.
AM
Production
Planning
R/3
QM
Client / Server
ABAP/4
Quality
ManageManagement
PM
RE
Controlling
Plant MainMaintenance
HR
Human
Resources
Fixed Assets
Mgmt.
Mgmt.
PS
Project
System
WF
Workflow
IS
Industry
Solutions
Real Estate
Mgmt.
Mgmt.
Public Sector:Processi
E-Government
Marketplace Workplace
Gestione
del Budget
Tasse & Entrate
Registrazione
Gestione
Documenti e
Pratiche
Definizione dell’Iter
di Workflow
Knowledge
Management
Risorse Umane
Acquisti e
Magazzini
Gestione delle
Risorse
Portale Informativo
& Marketing
Gestione
Programmi
e Progetti
Gestione
Operativa
Richieste e
Servizi via
Internet
Formulazione
del Budget
Fatturazione e
Bollettazione
Workflow
Gestione delle
Professionalità Interne
Selezione
Candidati
Processo di Acquisto
di Beni e Servizi
Manutenzione su Strutture
ed Attrezzature
Gestione
Fondi
Incassi e Pagamenti
Workflow
Monitoring
Cash Management
& Tesoreria
Gestione Posizione
Contabile del
Contribuente
Gestione Documentale e
Schedulazione Archiviazione
Sviluppo degli Skill
Gestione Giuridica
ed Economica
Rilevazione
Presenze
Gestione Gare
Gestione Contratti
Gestione del Parco
Autoveicoli
Indici di
Efficacia
ed Efficienza
Valutazione e
Analisi dei
Programmi
Gestione delle Relazioni tra le
Sicurezza
Pubbliche Amministrazioni E-Procurement
&
ed i Cittadini
Autenticazione
Contabilità Finanziaria
Controllo di
ed
Gestione
Economico-Patrimoniale
Calcolo
delle Tasse
Archivio Documenti
Formativi ed
Informativi
Gestione della
Pianta Organica
Pianificazione per
Funzioni Obiettivo
Missioni e
Spese di Trasferta
Contabilità delle
Entrate / Ricavi
Archiviazione e
Ricerca Documenti e
Pratiche
E-Learning & Virtual
Classroom
Valutazione degli
Obiettivi
Percorsi di Carriera
Compensation
e Formazione
Servizi
Payroll
Gestione Magazzini
Distribuzione
Gestione Cespiti e
Inventari
Patrimonio
Immobiliare
Comune di Bologna:sintesi finanziaria/investimenti 2005
economica-patrimoniale 2003
Sistemi Operativi Specifici
Supporto alle
Decisioni e Data
Warehousing
Programmazione Gestione Strategica
e Organizzativa
e Pianificazione
I PROCESSI e la struttura: I Core Processes ed il
Controllo di Gestione ORGANIGRAMMA DEL COMUNE DI BOLOGNA
SINDACO
DIRETTORE GENERALE
SEGRETARIO GENERALE
STAFF DEL CONSIGLIO
COMUNALE
Minardi
Napoli
Bigi
Settore
LEGALE
Bruni F.
Settore
PARTECIPAZIONI
SOCIETARIE
Bellini
Carestia
Settore
RAGIONERIA
Settore
PATRIMONIO
Bigi (a.i)
Settore PROGR. NE,
CONTROLLI E
STATISTICA
Bovini
Settore
LAVORI PUBBLICI
Settore
PERSONALE E
ORGANIZZAZIONE
Angeli
Area SERVIZI ALLE PERSONEFAMIGLIE - COMUNITA'POLITICHE DIFFERENZE
Tomba
Bruni R.
Settore
SISTEMI INFORMATIVI
E TELEMATICI
Panaro
Settore
AFFARI ISTITUZIONALI,
E QUARTIERI
Cocchianella
Area
SAPERI ED ECONOMIA
Bottino
SALUTE
Dall'Olmi
Settore
SERVIZI SOCIALI
Collina
Settore
Settore
MOBILITA' URBANA
Progetto
Nuove Istituzioni Museali
Felicori
Quartiere
NAVILE
Quartiere
PORTO
Cesari
Biondi
URBANISTICA AMBIENTE E
MOBILITA'
Capuzzimati
Settore
ECONOMIA E ATTIVITA'
TURISTICHE
Mari
Occhionero
Quartiere
RENO
Tosi
Quartiere
SAN DONATO
Cesari (a.i.)
Area COMUNICAZIONE E
RAPPORTI CON LA
CITTADINANZA
Iannucci
Iannucci (a.i.)
Settore
INTERVENTI E SERVIZI
PER LA CASA
Capuzzimati (a.i.)
Settore
SPORTELLO PER LE
IMPRESE
Guidazzi
Settore
SERVIZI DEMOGRAFICI
Settore
AMBIENTE E VERDE
URBANO
Diolaiti
Rovito
Quartiere
SAN VITALE
Perale
Settore
POLIZIA MUNICIPALE E
PROTEZIONE CIVILE
Mignani
Settore
COMUNICAZIONE
Ferrecchi
Quartiere
SANTO STEFANO
Settore
STAFF AMM.VO GARE
E CONTRATTI
Bartolini
Cammarata
Settore
PROGRAMMI
URBANISTICI-EDILIZI
Capuzzimati (a.i.)
Minguzzi
ENTRATE
Cammarata
Settore
ACQUISTI
Settore
CULTURA E RAPPORTI
CON L'UNIVERSITA'
Govi Morigi
Settore
SPORT E GIOVANI
ISTRUZIONE
Settore
Bellagamba
PRODUZIONE Area
DEI SERVIZI
Settore
Donati
Sassi
Area
FINANZA
SEGRETERIA GENERALE
Quartiere
BORGO PANIGALE
POLITICHE PER LA
SICUREZZA
GABINETTO
Cocchianella
Romano
Quartiere
SARAGOZZA
Sassi
Quartiere
SAVENA
Speroni
Puliti
CONTROLLO DI GESTIONE
Comune di Bologna: processi
z Processi di line che forniscono servizi al cittadiino
„ Specifici per servizi al cittadino (scuola,cultura, sociale, salute,economia,
ambiente,traffico, territorio). Struttura territoriale su quartieri
„Operativi
(lavori pubblici, polizia municipale)
z Processi di staff operativi (personale, SSI,supporto apparato politico)
z Processi di staff contabili-amministrativi e gestionali:
Fasi entrata :accertamento-incasso-versamento
Fasi della spesa :impegno-liquidazione-mandato (ciclo passivo)
Approvvigionamento:
„Richiesta
„Scelta
procedura acquisizione
„Ordine
„Consegna
„Gestione
richiedente e verifica fornitura (e.m)
dopo-consegna (trattamento doc. contabili)
Gestione magazzino
Gestione patrimonio (mobile e immobile)
z Pianificazione e controllo
Processo acquisizione beni e servizi al Comune di
Bologna
SETTORI/QUARTIERI
Richiesta a Settore Acquisti
z Proc.negoziale
zAtto Impegno
/Affidamento
Contratto
Impegno
cont
z
Ordine.
z
Consegna a cdc(e.m.)
z
Trattamento doc contabili
z
Liquidazione
Acquisto decentrato
Prenotazione
impegno
Mercato
Offerta da
fornitore scelta
RAGIONERIA
zEsecutività
zPagamento
•Gestione richieste (previste/eccezionali) SETTORE ACQUISTI
z Proc.negoziale
zAtto Impegno
/Affidamento
Contratto
Impegno
cont
TIPOLOGIE X ACQUISTO
FORNITURE/SERVIZI
Prenotazione
impegno
•Solo dal Settore Acquisti: Utenze, Refezione
scolastica,Logistica,Servizi assicurativi ( ¼ dei
consumi totali, generalmente previste)
Offerta da
fornitore scelta
•Solo da un singolo Settore: es. assistenza
domiciliare (acquisto tipico)
z
z
Ordine.
EV. Consegna a Magazzino
z
z
Consegna a cdc (e.m./scarico)
Trattamento doc contabili
•Sia da Settore Acquisti e da Settori/Quartieri :es
cancelleria, arredi,editoria,articoli pulizia, toner
z
Liquidazione
•Magazzino solo x alcune tipologie: arredi
scolastici,materiale pulizia/monouso x scuole
Processo di pianificazione /controllo
(Attori:Ragioneria, Pianificazione e Controllo, Settori)
Pianificazione (BDG/PRC)
Controllo (CONS)
Utilizzo
Rpp
Bilancio (pluriennale e
annuale)
PEG
Risorse (cap-art)
Programma Attività
Conto Consuntivo
(Fin./Eco./Patr.)
Contabilità analitica
Attività (output/)indicatori
Verifica x
taratura
Cdg Settoriali
Bilancio
Finanziario
Contabilità
Finanziaria
(Cdr - Capitoli)
Prospetto di
Conciliazione
Conto
economico
e
Stato
Patrimoniale
Contabilità
Generale
(Piano dei conti)
AGENDA
„
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
„
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impatti
organizzativi (2)
„
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
„
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione
iniziale (4)
„
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
„
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione
soluzioni.(6)
Perchè il S.I. SAP al Comune di Bologna
••
••
••
••
••
••
••
••
PROBLEMA
PROBLEMA INIZIALE
INIZIALE
Sistema
Sistema Acquisti
Acquisti da
da cambiare
cambiare (non
(non Y2K
Y2K ee obsoleto)
obsoleto)
Introduzione
Introduzione dell’Euro
dell’Euro ee impatto
impatto della
della moneta
moneta unica
unica sui
sui sistemi
sistemi
informativi
informativi dell’area
dell’area gestionale
gestionale
Mancanza
Mancanza di
di strumento
strumento per
per controllo
controllo dei
dei costi
costi ee dei
dei servizi
servizi per
per
supporto
supporto al
al controllo
controllo di
di gestione
gestione per
per analisi
analisi ee supporto
supporto alle
alle decisioni
decisioni
Pluralità
Pluralità di
di sistemi
sistemi funzionali
funzionali non
non integrati
integrati per
per processi
processi che
che non
non
permettevano
permettevano di
di trattare
trattare gli
gli eventi
eventi gestionali
gestionali una
una volta
volta sola
sola per
per tutti
tutti
ii sistemi
sistemi che
che ne
ne avevano
avevano necessità
necessità (( doppie
doppie immissioni
immissioni ee quindi
quindi
ridondanze
ridondanze ee disallineamenti).
disallineamenti).
Processi
Processi gestionali
gestionali non
non gestiti
gestiti in
in modo
modo standardizzato
standardizzato per
per tutto
tutto
l’ente
o
non
presidiati
e
quindi
necessità
di
aumentare
efficienza/
l’ente o non presidiati e quindi necessità di aumentare efficienza/
efficacia
efficacia in
in questi
questi processi.
processi.
Obiettivi
Obiettivi organizzativi:organizzazione
organizzativi:organizzazione per
per processi
processi che
che aumenti
aumenti ilil
livello
livello di
di responsabilizzazione
responsabilizzazione ee autonomia
autonomia dell’operatore.
dell’operatore.
SOLUZIONE
SOLUZIONE
ERP
ERP –SAP
–SAP (con
(con sol.
sol. Verticale
Verticale xx PS
PS sviluppata
sviluppata in
in collaborazione)
collaborazione)
FOCUS
FOCUS sui
sui processi
processi contabili
contabili amministrativi
amministrativi relativi
relativi alla
alla spesa
spesa ed
ed al
al
controllo
controllo di
di gestione
gestione
I processi finanziario-contabili-gestionali
Approvvigionamento
Contabilità
economico-patrimoniale
„ Contabilità generale
„ Sezionale fornitori/clienti
„ Gestione cespiti
„ Bilancio S.P. & P.P.
„ Adempimenti civilistico
fiscali
Controlling
„
Contratto --Ordine
Ordine
„Contratto
„ Movimenti
merci(entrata/scarico
a cdc
cdc))
„ Registrazione
fattura
Contabilità
Finanziaria
„ Bilancio di Previsione
„ Assegnazione di bilancio
„ Rendiconto finanziario
„ Gestione operativa impegni di
competenza e residui
„Controllo di disponibilità
„ Gestione della spesa
(impegni-liquidazioni-mandati)
„ Gestione dell’entrata
(accertamenti-riscossioni)
„ Pianificazione
„ Consuntivazione
„ Gestione
commesse
„ Contabilità
analitica
I dati finanziario-contabili- gestionali-economici
Logistica
Contabilità
economico-patrimoniale
„Fornitori/clienti
„ Cespiti
„ Conti contabilità
Controlling
„ Voci (di costo e
pianificazione)
„
Centri di Costo
„Centri
„
Ordini interni
„Ordini
„ Commesse
„ Progetti
„ Attività
„Organiz.acq.
„Materiali
„
Contratto
„Contratto
„
Ordine
„Ordine
„ Entrata merci
„ Fattura
Contabilità
Finanziaria
„CdR
„Capitoli/impegni e sub/pos.
„Fondi
„ Liquidazioni
„ Mandati
Architettura iniziale sistema informativo
SISPE
GS00
Impegni(manuale x numero)
cdc
Liquidazioni
SCIC
Fornitori(solo cod)
SIEC
impegni
Ordini
Fatture
Fatture
Liquidazioni
Liquidazioni (batch)
consuntivi
Settore
Acquisti
Settori
OFFICE3
Atti
Pianificazione capitoli
Gare e
Contratti
SID
Attività
Dati gare
Dati costi,indicatori
Contabilità
analitica
Programmi
attività
(excel)
Processi analizzati:situazione iniziale sistemi informativi
settoriali/funzionali
z Controlling (pianificazione e consuntivazione) :SID,SIEC(cdg
dettaglio solo Settore Acquisti),sistemi extragestionali per
altri settori,GS00,Programma attività,Excel x Contabilità
Analitica
z Ciclo acquisto-magazzino: SIEC (solo Settore Acquisti),Gare e
contratti.
z Gestione finanziaria/economica/amministrativa: SCIC,SIEC
(bilancio/preventivi solo Settore Acquisti), Office-atti
z Gestione cespiti (sistema proprietario per immobili,excel per
mobili)
z Gestione risorse personale (SISPE)
Processi analizzati :Criticità principali ->Problemi che si creano
z
Procedure d’acquisto differenziate fra i settori e approcci al mercato non
coordinati (stessa merce, stessi fornitori, contratti e prezzi diversi)->Perdita
sensibilità e controllo sugli acquisti
z
Il processo di spesa/acquisto è frammentato tra + funzioni e sistemi
tecnologicamente eterogenei e basati su procedure disomogenee come dati
e funzioni, non integrate e basate su reimmissioni dati manuali -> Scarsa
efficienza, errori,dati non consistenti e non affidabili, impossibilità di
razionalizzazione procedure (ogni settore fa diversamente)
z
Documenti contabili (fatture ) cartacei raccolti x liquidazione centralizzata e
conservazione in Ragioneria->Perdita info e collo di bottiglia.
z
Manca gestione cespiti mobili ed immobili integrata e standard->Controllo
su patrimonio poco efficiente e con scarsa qualità del dato
z
Scarso supporto operativo per il ciclo approvigionamento ( no contratti,
resi, modifiche ordine, note credito,no e.m parziale, 1 solo cdc x ordine );
problemi usabilità (interf.testuale,no help di ricerca, no report on-line)
->Scarsa efficienza delle procedure amministrative di acquisto
z
Registrazioni contabili effettive scollegate dalla Pianificazione e dalla
Consuntivazione.(solo finanziarie e non integrate tra loro)e dalla contabilità
analitica->Tutto da reimmettere a mano,pianificazione e controllo realistiche
non possibili
z
Mancanza integrazione con dati sistema personale e sistema gare e
contratti e sistema atti.->Scollegamento tra processi amministrativi
connessi a quello di acquisto.
AGENDA
„
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
„
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impatti
organizzativi (2)
„
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
„
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione
iniziale (4)
„
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
„
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione
soluzioni.(6)
Le fasi del progetto Sap al Comune di Bologna
z Pilot Settore Acquisti ( anni 1997-2000)
z Estensione ai Settori-Integrazione gestione
finanziaria. Migrazione euro e v.4.6 IS-PS (anni
2001-2002)
z Sviluppo sistema assistenza,comunicazione e
formazione. Sistema di pianificazione e
controllo.Contratti quadro. Integrazione verso
ambiente esterno(2003-oggi).
1° fase (1997-2000) –Pilot Settore Acquisti
Obiettivo :Ciclo Passivo
‰Gestione efficiente del processo di acquisto per il Settore
Acquisti(MM)
‰Gestione cespiti beni mobili
‰Gestione bilancio/cdg del Settore Acquisti
‰Gestione Utenze e Magazzino
Situazione iniziale processi/operatori :
‰Analisi processi precedentemente effettuata
‰Operatori che lavorano su processi per tipologie di forniture/servizi.
Criticità e impatti :
‰Impatto culturale registrazioni in partita doppia.
‰Impatto interfaccia utente.
‰Disorientamento per le troppe funzionalità inutilizzate.
Architettura S.I. Risultato della 1 fase : Pilot Settore Acquisti
SISPE
GS00
•Impegni
cdc
•Ordini
SCIC
•Fatture
MM,CO,FM
impegni
•Liquidazioni
•Fornitori
Ordini
Fatture
Fatture
Liquidazioni
liquidazioni
consuntivi
Settore
Acquisti
Settori
OFFICE3
Atti
Pianificazione capitoli
SID
Attività
Gare e
Contratti
Dati gare
Dati costi,indicatori
Contabilità
analitica
(excel)
Il processo di approvvigionamento in SAP al CoBo
Impegno
Fattura
diretta
Ricevim.
Ricevim.
Merci
Contratto
Fornitore
Verifica
Fattura
Ordine di
Acquisto
Rapporto
Prestazioni
Liquidazione
Programmi
attività
La gestione dei beni mobili con SAP al CoBo
Settori
Settori
Liquidazione
Cespitone
146
Beni da inventariare
Cespite 140
Cespite 142
Cespite 144
Cespite 146
Conti patrimoniali
1° fase –Pilot Acquisti:Risultati
‰
‰ Customizzazioni
Customizzazioni principali
principali ee definizioni
definizioni anagrafiche.
anagrafiche.
‰
‰ Aumento
Aumento funzionalità
funzionalità nella
nella gestione
gestione processo
processo acquisizione
acquisizione beni
beni ee
servizi
servizi per
per Settore
Settore Acquisti:ordine
Acquisti:ordine per
per ++ cdc,
cdc, gestione
gestione resi
resi ee usato
usato per
per
magazzino,
magazzino, gestione
gestione utenze
utenze migliorata,
migliorata, e.m
e.m parziale,
parziale, contratti
contratti
‰
‰ Tracciabilità
Tracciabilità modifiche
modifiche (storni,
(storni, id
id utente).
utente). Non
Non si
si cancella
cancella niente.
niente.
‰
‰ Usabilità
Usabilità :matchcode,reporting,interfaccia
:matchcode,reporting,interfaccia utente,liquidazioni
utente,liquidazioni on-line
on-line
‰
‰ Superamento
Superamento di
di funzioni
funzioni non
non integrate
integrate (es
(es gestione
gestione IVA).
IVA).
‰
‰ Gestione
Gestione cespiti
cespiti beni
beni mob.
mob. Integrata->
Integrata-> presidio
presidio patrimonio
patrimonio beni
beni
mobili,
mobili, efficienza
efficienza per
per esigenze
esigenze informative
informative istituzionali
istituzionali ee gestionali.
gestionali.
Aumento
Aumento efficienza
efficienza valutato
valutato con
con follow
follow up:10%
up:10% ee aumento
aumento qualità
qualità dei
dei
dati
dati gestiti
gestiti dal
dal settore
settore Acquisti
Acquisti
Problemi
Problemi residui
residui
‰
‰ Mancanza
Mancanza di
di utilizzo
utilizzo da
da tutto
tutto ilil Comune->non
Comune->non si
si sfruttano
sfruttano benefici
benefici
ERP
ERP per
per tutta
tutta l’organizzazione
l’organizzazione
‰
Mancanza
di
integrazione
‰ Mancanza di integrazione per
per isolamento
isolamento modulo
modulo MM
MM ee necessità
necessità
allineamento
batch
di
tutti
i
dati->non
si
sfruttano
benefici
allineamento batch di tutti i dati->non si sfruttano benefici ERP
ERP per
per
l’unicità
delle
informazioni.
l’unicità delle informazioni.
‰
‰ Pianificazione
Pianificazione per
per risorse
risorse finanziarie/
finanziarie/ attività
attività scollegata
scollegata da
da
registrazioni
registrazioni
Ammortamenti
Ordini d’Acquisto
Entrata merce
Fattura su ordine
Fatture dirette
Cespitone
140
Cespitone
142
Ufficio inventario
Transactions during
Transactions
during
construction
Settori
Settori
construction
Centro di
Costo
Valorizzazione
Alla fatturazione
2° fase (2001-2002) Avvio del sistema di Amministrazione e
Controllo Integrato:
Obiettivi
Obiettivi ::
‰Doppia
‰Doppia migrazione:valuta
migrazione:valuta in
in euro
euro ee nuova
nuova struttura
struttura dati
dati finanziari
finanziari (4.6)
(4.6)
‰Utilizzo
‰Utilizzo esteso
esteso aa tutti
tutti ii settori
settori per
per ciclo
ciclo passivo
passivo (MM)
(MM)
‰Contabilità
‰Contabilità economico-patrimoniale
economico-patrimoniale (FI)
(FI)
‰Contabilità
‰Contabilità finanziaria
finanziaria autorizzativa
autorizzativa (FM)
(FM)
‰Implementazione
‰Implementazione fase
fase di
di gestione
gestione impegno
impegno ee gestione
gestione liquidazione/
liquidazione/ mandato
mandato
‰Controllo
‰Controllo di
di gestione
gestione esteso
esteso (CO)
(CO)
‰Gestione
‰Gestione del
del Patrimonio
Patrimonio Immobiliare
Immobiliare (RE)
(RE)
Criticità
Criticità ee impatti:
impatti:
•Problemi
•Problemi di
di comunicazione/coinvolgimento/tempi
comunicazione/coinvolgimento/tempi stretti/contemporaneità
stretti/contemporaneità di
di
modifiche
modifiche sostanziali
sostanziali
•Diverso
•Diverso impatto
impatto aa seconda
seconda della
della situazione
situazione organizzativa
organizzativa del
del Settore.
Settore.
•Carenza
•Carenza “culturale
“culturale ““ per
per passaggio
passaggio da
da un
un sistema
sistema di
di contabilità
contabilità finanziaria
finanziaria
pura
pura ad
ad uno
uno integrato
integrato con
con la
la contabilità
contabilità economica,patrimoniale
economica,patrimoniale ee analitica
analitica
•No
•No migrazione
migrazione dati
dati gestionali/contabili/finanziari
gestionali/contabili/finanziari di
di dettaglio
dettaglio ante
ante 2002.
2002. (due
(due
ambienti
ambienti produzione)
produzione)
Il processo di acquisizione beni servizi in SAP al CoBo
Impegno
Fattura
diretta
Ricevim.
Ricevim.
Merci
Contratto
Fornitore
Verifica
Fattura
Ordine di
Acquisto
Rapporto
Prestazioni
Approvvigionamento
Liquidazione
Mandato
Acquisizione beni e servizi
(Contratto)
Impegno
Ordine di
Acquisto
Entrata
Merce
iaria
z
n
a
n
i
’ su F
a
t
i
l
i
b
i
ispon
d
o
l
l
o
r
cont
Verifica
Fattura
PROCESSO ACQUISIZIONE FORNITURA/SERVIZIO
Contabilizzazione su:
• CdC/VdC
• OI/VdC
• WBS/VdC (fut.)
(Pianificazione)
CONTROLLO DI GESTIONE
(Controllo)
L’integrazione con la contabilità:oggetti e processi
Centro di
Costo
Voce di
Costo
Ordine int
Controllo di
Controllo di
disponibilità
Ordine
Ordineaa
fornitore
fornitore
Voce di
Costo
Impegno
Impegnodidi
Spesa
Spesa
Entrata merce
Entrata merce
Entrata cespite
Entrata cespite
Avv. Prestazione
Avv. Prestazione
disponibilità
Controllo e
Controllo e
Reg.Fattura
Reg.Fattura
Liquidazione
Liquidazione
Ordine int.
Centro di
Costo
Materiale
Oggetti di
Pianificazione
Oggetti di Consuntivazione
Mandato
Mandato
Collegamento impegno-ordine e doc contabili-doc CO
I risultati raggiunti (fase 2°)
•• Ciclo
Ciclo passivo
passivo esteso
esteso aa tutto
tutto ilil Comune
Comune (richiesta
(richiesta di
di acquisto,
acquisto, ordine,
ordine,
entrata
entrata merce,
merce, registrazione
registrazione fattura).
fattura). Copertura
Copertura di
di tutte
tutte le
le tipologie
tipologie di
di
spesa
spesa per
per tutti
tutti ii settori.
settori. Fatture
Fatture conservate
conservate presso
presso Settori.
Settori.
•• Nuova
Nuova interfaccia
interfaccia utente
utente “a
“a navigazione”
navigazione” ee nuova
nuova struttura
struttura finanziaria
finanziaria
•• Attivato
Attivato un
un sistema
sistema contabile
contabile in
in Euro
Euro che
che integra:
integra:
‰
‰ ii modelli
modelli di
di contabilità
contabilità di
di riferimento
riferimento (Finanziaria,
(Finanziaria, Generale
Generale ee
Analitica)
Analitica) sia
sia nell’operatività
nell’operatività che
che nella
nella reportistica.
reportistica.
‰
le
contabilità
di
settore
->superati
i
fogli
‰ le contabilità di settore ->superati i fogli excel
excel di
di controller
controller
•• Reso
Reso ilil PEG
PEG più
più compatto,
compatto, permettendo
permettendo una
una gestione
gestione semplificata
semplificata per
per la
la
variazione
variazione dello
dello stesso.
stesso.
•• Integrata
Integrata la
la gestione
gestione del
del Patrimonio
Patrimonio Immobiliare.
Immobiliare.
•• Inserite
Inserite nel
nel sistema
sistema altre
altre strutture
strutture di
di misura
misura dei
dei fenomeni
fenomeni contabili
contabili (Voci
(Voci
di
di Costo,
Costo, Centri
Centri di
di costo,
costo, Commesse)
Commesse) che
che consentono:
consentono:
‰
‰ di
di pianificare
pianificare ee monitorare
monitorare in
in maniera
maniera analitica
analitica l’andamento
l’andamento della
della
spesa
spesa di
di tutto
tutto ilil comune
comune
‰
‰ di
di attribuire
attribuire correttamente
correttamente le
le spese,
spese, al
al momento
momento della
della registrazione
registrazione
dell’evento
dell’evento con
con valenza
valenza contabile,
contabile, per
per calcolare
calcolare ilil costo
costo dei
dei servizi
servizi ee dei
dei
prodotti
prodotti forniti
forniti dal
dal Comune
Comune
SAP E REENGINEERING-RISULTATI : IMPATTI ORGANIZZATIVI dopo
l’estensione a tutti i settori in COBO
1-Lav.Pubblici
no ordine, no
gest.commesse
Progetto
ProgettoSAP
SAP
2-Acquisti
ordini dett., contratti Reingegnerizzazione
Reingegnerizzazione
org. x proc. merceologici
dei
deiProcessi
Processi
cultura cdg
ALTERNATIVA 3
4-Settori
ordine(+/-dett)
+/- contratti
+/- org.x proc.
merceologici
+/- cultura cdg
adeguamento
adeguamento
Progetto
ProgettoSAP
SAP
BPR,PR
BPR,PR
Reingegnerizzazione
Reingegnerizzazionedei
deiProcessi
Processi
Progetto
ProgettoSAP
SAP
Reverse
Reverse
Reingegnerizzazione
Reingegnerizzazionedei
deiProcessi
Processi
Forma
Forma
Progetto
ProgettoSAP
SAP
mista
mista
La 3° fase (2003-oggi) (1)
‰
‰ L’impianto
L’impianto del
del sistema
sistema di
di Assistenza
Assistenza ee Comunicazione
Comunicazione :Helpdesk
:Helpdesk ee SAPNews.
SAPNews.
La
Formazione
interna.
La Formazione interna.
SUPPORTO
SUPPORTO ee INTEGRAZIONE
INTEGRAZIONE alla
alla PROGRAMMAZIONE,
PROGRAMMAZIONE,
CONSUNTIVAZIONE
E
ANALISI
CONSUNTIVAZIONE E ANALISI COSTI
COSTI
‰Programmi
‰Programmi attività/Progetti
attività/Progetti :Strutturazione
:Strutturazione attività
attività con
con WBS
WBS ee
collegamento
con
risorse
BDG
di
pianificazione
collegamento con risorse BDG di pianificazione
‰Contabilità
‰Contabilità Analitica:
Analitica:
•• Modello
Modello attivato
attivato dall’evento
dall’evento gestionale
gestionale del
del ciclo
ciclo
passivo(reg.contabile)
passivo(reg.contabile)
•• Valorizzazione
Valorizzazione attività
attività (output):automazione
(output):automazione processo
processo
•• Indicatori:quantificare
misure
di
attività->ottenere
Indicatori:quantificare misure di attività->ottenere costo
costo
unitario
unitario di
di prodotto.
prodotto.
‰SAP
‰SAP BW
BW (ambiente
(ambiente diverso
diverso da
da SAP/R3)
SAP/R3) su
su aree
aree Pianificazione,
Pianificazione,
Controllo
Costi
e
Acquisti
per
confronti
su
dati
aggregati
Controllo Costi e Acquisti per confronti su dati aggregati su
su piu’
piu’ anni
anni ee
analisi
più
dinamiche
e
sofisticate
e
su
grossi
volumi.
analisi più dinamiche e sofisticate e su grossi volumi.
‰Gestione
‰Gestione delle
delle Entrate
Entrate (Ciclo
(Ciclo attivo):
attivo): In
In analisi.
analisi. Manca
Manca ancora
ancora
collegamento
collegamento costi-ricavi.
costi-ricavi.
La 3° fase (2003-oggi) (2)
‰
‰ Contratti
Contratti quadro
quadro
••
••
••
••
••
••
Analisi
Analisi razionalizzazione
razionalizzazione processo
processo di
di acquisti
acquisti ee relativo
relativo supporto(sistema
supporto(sistema
policentrico).
policentrico).
Accentramento
Accentramento capacità
capacità gestionali
gestionali ee normative
normative per
per ii contratti.
contratti.
Decentramento
impegno
finanziario
con
controllo.
Decentramento impegno finanziario con controllo.
Decentramento
Decentramento procedure
procedure acquisti
acquisti dall’ordine
dall’ordine in
in poi.
poi.
Possibilità
di
rendere
flessibile/adattabile
la
procedura
Possibilità di rendere flessibile/adattabile la procedura d’acquisto.
d’acquisto.
Facilitazioni:Richieste
Facilitazioni:Richieste di
di acquisto
acquisto ee richieste
richieste di
di offerta
offerta
‰
‰ INTEGRAZIONE
INTEGRAZIONE (sopratutto
(sopratutto verso
verso ESTERNO)
ESTERNO)
••
Gestione
Gestione Risorse
Risorse Umane
Umane (modulo
(modulo HR):
HR): integrazione
integrazione di
di SISPENET.
SISPENET. Dati
Dati mensili
mensili dei
dei
costi
personale
presenti
su
SAP
R/3
costi personale presenti su SAP R/3
••
Mandati
Mandati elettronici:
elettronici: Flusso
Flusso dati
dati solo
solo elettronico
elettronico ee Firma
Firma digitale
digitale
••
E-procurement:
E-procurement:
•• Partecipazione
Partecipazione al
al progetto
progetto di
di Centrale
Centrale di
di Acquisto
Acquisto regionale(Intercent)
regionale(Intercent)
•• Analisi
Analisi per
per componente
componente SAP
SAP per
per la
la gestione
gestione delle
delle Gare
Gare on-line
on-line
••
Portale
Portale fornitori:
fornitori: partitario
partitario fornitori
fornitori via
via web
web con
con accesso
accesso riservato
riservato ee integrazione
integrazione
con
SAP
con SAP
Comunicazione-Assistenza e Formazione
Criticità per l’utente alla partenza della fase 2 (gen/2002):SAP esteso a tutti i Settori
•Passaggio dalla versione 4.0 alla 4.6 e contemporaneo passaggio all’Euro. Coesistenza di
entrambe le versioni .
•Chiusure vecchio sistema (SCIC) basato solo su logica finanziaria/Apertura su SAP 4.6. per
tutti i Settori in tempi scaglionati ma brevi (3-6 mesi).
•Formazione utente in tempi brevissimi e con un ambiente di test/formazione/produzione non
allineato sulle funzioni.
•Assistenza all’utente limitata e mancanza di una comunicazione “di massa”
• Mancanza di una base culturale “contabile” tra gli end-user coinvolti
•Scarsa sensibilizzazione della dirigenza riguardo l’impatto sulla struttura esistente
problema
Scarsa sensibilità della Dirigenza
Mancanza di formazione tecnica
Soluzione : piano di Comunicazione,Assistenza e Formazione del Comune di
Bologna ->Risultati
•COMUNICAZIONE
Monitoraggio del clima progettuale (incontri rivolti a Dirigenti, Controller e Key User )
Questionario sulla formazione: inviato a tutti gli utenti SAP (13 domande, adesione pari a circa 80%)
Change Management Team, gruppo intersettoriale di coordinamento delle attività di comunicazione e di
razionalizzazione procedure sponsorizzato dal Settore Personale e Organizzazione
SAPNews:Giornalino telematico per comunicazioni di: novità, indicazioni operative, adeguamenti,
scadenze,adempimenti
->Clima organizzativo migliorato e omogeneo. Le procedure/strutture dati SAP fanno
parte della cultura gestionale/direzionale del Comune di Bologna.
ASSISTENZA
Assistenza telefonica (mattino)
Helpdesk :Database condiviso strutturato di ticket/miglioramenti (media 50 richieste al mese).
Key User-Sap:Tutoraggio diffuso decentrato in ogni settore.
Manuali :Aggiornamento e pubblicazione sulla rete Intranet del Comune di Bologna
->Autonomia utente e razionalizzazione del supporto.
•FORMAZIONE (media 20 ore all’anno x dipendente)
Corso di contabilità economico-patrimoniale esteso a tutti gli end user
Corso on-line introduttivo e su CD per navigazione SAP
Corso per formatori interni e Laboratori controller
Corso per dirigenti e Gestione impegni a richiesta
Corso Ciclo Passivo e Contabilità Finanziaria attivato ogni 15 nuovi utenti
->Autonomia utente e coinvolgimento esteso e mirato su tutte le figure professionali.
Processo di pianificazione/controllo ->
vs integrazione risorse previste e utilizzo effettivo nelle attività
Budget :
•Linee di bdg ( CdR – Capitolo-cdcpian – vdcpian)
•WBS
Utilizzo
BILANCIO •Centro di Respons.
PEG
•Titoli-Funz./Cat.-Serv•Bdg/Prc
Int/Ris.-Capitoli-Art
•Linee di budget
•Programma•WBS
attivita
Consuntivo :
•CdC utilizzatore
•VdC registrazione
Centro di Costo/Ord.Int
Natura di costo(vdc) Cdg Settore
Attività output(O.I .tipo A)
Contabilità
Indicatori
analitica
Commessa
Verifica x
taratura
Contabilità Finanziaria (FM)
Competenza finanziaria
Controlling (CO)
Competenza economica
Programmi attività- Contabilità analitica:implementazione
WBS (Progetti e attività)
O.I. (Attività CO.AN)
Settore
Gruppo Cdc
•Riproducibiltà
Costi da : Ciclo passivo,
Personale, Chiusura es.cespiti, •Condivisibilita
Allocazioni costi economali
•Manutenibilità
aggregati.
•Indicatori
CDC/O.I e VDC primarie
Cicli allocazione costi diretti
Obiettivo/Progetto e indiretti per valorizzazione
Macroattività
attività CO.AN
•Svuotamento
cdc/o.i partenza
Attività
•Timing e % realizzazione
in corso d’anno
•Programmi sempre in
linea ed integrati con
Progetti
•Macroattiv. elemento
Pianif/Contab
•Allineamento WBS e O.I
Co.An non automatizzato
Acquisto con contratti quadro/giroconti: Flussi modificati con SAP
Percorsi possibili anteSAP (con supporto
informativo non strutturato,
disoomogeneo, senza
possibilità di controllo
puntuale)
AGENDA
„
I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)
„
Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impatti
organizzativi (2)
„
Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)
„
Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione
iniziale (4)
„
Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)
„
Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione
soluzioni.(6)
Gestione:I volumi di attività
Numero utenti attivi: 380 nel 2003, 379 nel 2004,377 nel 2005
Ciclo passivo e finanziario:Numeri documenti contabili per tipologie
70.000
Impegni
Sub-impegni
Ordini
Entrata merci
Fatture passive
Liquidazioni
Mandati
Reversali
Fatture attive
60.000
50.000
40.000
30.000
20.000
10.000
0
2004
2005
Impegni
3.705
3819
Sub-impegni
2.965
3.073
Ordini
7.629
7473
Entrata merci
9.814
8.505
61.370
60.082
9.693
8.852
Mandati
31.457
30.342
Reversali
13.868
14.826
406
342
Fatture passive
Liquidazioni
Fatture attive
Risultati:Integrazione in R/3:processi gestionali e cdg
HR
AM/RE FI/FM
PS
SD
Risorse Gestione
Gestione Contabilità Ricavi
Umane
cespiti
progetti
Documenti
Pianificazione
Documenti
Contabili.
CO
MM
Gestione Controlling
finanziaria/gen.
Documenti
Finanziari
materiali
Prelievi materiali
Ordini di
acquisto
acquisto
Trasferimenti
Imputaz.
Imputaz. costi
Allocazioni
periodiche
PROCESSI GESTIONALI-BACK OFFICE
Voci (pian. e
costo)
Attività (WBS
pian.)
Centri di
costo/commesse
Ordini interni
(output)
CONTROLLO DI GESTIONE
Risultati:
ModuliModuli
principali
soluzione
SAP utilizzati
al Comune
di Bologna
Risultati:
principali
soluzione
SAP utilizzati
al Comune
di
Bologna
SD
FM
FI
Sales &
Distribution
Fund Mgmt
Financial
Accounting
MM
PP
CO
Materials
Mgmt.
Mgmt.
AM
Production
Planning
R/3
QM
Client / Server
ABAP/4
Quality
ManageManagement
PM
RE
Controlling
Plant MainMaintenance
HR
Human
Resources
Fixed Assets
Mgmt.
Mgmt.
PS
Project
System
WF
Workflow
ISIS-PS
Industry
Solutions
Real Estate
La mappa della soluzione SAP al comune di Bologna
Supporto alle
Decisioni e Data
Warehousing
Programmazione Gestione Strategica
e Organizzativa
e Pianificazione
E-Government
Marketplace Workplace
Portale Informativo
& Marketing
Gestione
Programmi
e Progetti
Gestione
Operativa
Gestione
del Budget
Tasse & Entrate
Registrazione
Gestione
Documenti e
Pratiche
Definizione dell’Iter
di Workflow
Risorse Umane
Acquisti e
Magazzini
Gestione della
Pianta Organica
Fatturazione e
Bollettazione
Gestione delle
Professionalità Interne
Selezione
Candidati
Manutenzione su Strutture
ed Attrezzature
Gestione
Fondi
Sviluppo degli Skill
Rilevazione
Presenze
GS00
SISPE
NET
Gestione Gare
Gestione Contratti
Dati
personale
(mensili)
cdc
Gestione Posizione
Contabile del
Contribuente
Missioni e
Spese di Trasferta
Contabilità delle
Entrate / Ricavi
Archiviazione e
Ricerca Documenti e
Pratiche
E-Learning & Virtual
Classroom
Valutazione degli
Obiettivi
Percorsi di Carriera
Compensation
e Formazione
Servizi
Architettura Sistemi Informativi Attuale
Settore
Personale
Cash Management
& Tesoreria
Gestione Documentale e
Schedulazione Archiviazione
Gestione Giuridica
ed Economica
Gestione del Parco
Autoveicoli
Indici di
Efficacia
ed Efficienza
Valutazione e
Analisi dei
Programmi
Gestione delle Relazioni tra le
Sicurezza
Pubbliche Amministrazioni E-Procurement
&
ed i Cittadini
Autenticazione
Incassi e Pagamenti
Workflow
Monitoring
Workflow
Processo di Acquisto
di Beni e Servizi
Gestione delle
Risorse
Richieste e
Servizi via
Internet
Formulazione
del Budget
Contabilità Finanziaria
Controllo di
ed
Gestione
Economico-Patrimoniale
Calcolo
delle Tasse
Archivio Documenti
Formativi ed
Informativi
Knowledge
Management
Pianificazione per
Funzioni Obiettivo
Payroll
Gestione Magazzini
Distribuzione
Gestione Cespiti e
Inventari
Patrimonio
Immobiliare
Mercato
•E-procurement
•Partitario fornitori
web
Dati e
Dati e Pianificazione Programmi Cicli
variazioni variazioni capitoli-linee attività
ripartizioni
fornitori impegni
bdg
Settori
Rettifiche
costi
Ordini
Doc contabili
liquidazioni
impegni
Modelli
output
Dati gare
Mandati
elettronici
Tesoriere
Gare e
Contratti
Indicatori
Atti
OFFICE3
Prnformatizzazioocessi analizzati:confronto situazione
sistema informativo dell’ente
z Controlling (pianificazione e consuntivazione) :SID (tutti)
,SIEC(cdg solo Settore Acquisti),sistemi extragestionali per altri
settori,GS00,Programma attività
GS00, SAP
z Ciclo acquisto-magazzino: SIEC (solo Settore Acquisti)
SAP
z Gestione finanziaria/economica SCIC (tutti),SIEC (bilancio solo
Settore Acquisti) –Office atti
SAP ,Office atti
z Gestione cespiti (sistema proprietario per immobili,inesistente
per mobili)
SAP
z Gestione risorse personale (SISPE)
SISPENET , costi integrati mensilmente su SAP
Sommario valutazioni delle soluzioni e impatti (+,=,-)
z
Dati/procedure condivise per tutto il comune sul processo di acquisizione non
frammentata fra funzioni e sistemi eterogenei -> + comprensione e contributo da parte
operatore al processo,facilità comunicazione e risoluzione problemi tra settori/funzioni
diversi.
z
Flessibilità strutturata della gestione finanziaria (accentrata/decentrata) e sfruttamento
competenza contrattuale ( contratti quadro) (+)
z
Possibilità realizzare controllo di gestione con presidio processi d’acquisto e analisi della
spesa per razionalizzazione acquisti (+)
z
Maggiore copertura funzionale->+ efficienza e efficacia, eliminate molte elaborazioni
batch/excel/cartacee. 10% t.medio recuperato x espletamento attività amministrative
z
Evitate reimmissioni e tracciabilità dell’informazione->+ efficienza,affidabilità del dato e
+qualità del servizio amministrativo.
z
Standardizzazione e linguaggio comune->+ flessibilità e mobilità degli operatori tra
settori.
z
Facilità di adeguamento alle modifiche organizzative/procedurali (+)
z
Verifica/ausilio x pianificazione guidata dall’utilizzo effettivo->+ esatte previsioni
z
Integrazione con ambiente esterno e nuove possibilità di utilizzo mercato (+)
z
Manca ancora totale integrazione economica-finanziaria: automatismo
pianificazione/Co.An , Bdg economico, collegamento costi-ricavi ( =)
z
Manca ancora integrazione gestione risorse personale e gare/contratti (=)
z
Minor flessibilità x gestione casi “fuori procedura” (-)
z
Necessario impegnativo adeguamento culturale iniziale dell’organizzazione/operatore (-)