Condizioni di Adesione per le Organizzazioni

C.I.S.E. Centro per l’Innovazione e lo Sviluppo Economico
Azienda Speciale della Camera di Commercio di Forlì-Cesena
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‘Contratto Organizzazioni
Monitoraggio partecipativo- SAW’
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Condizioni generali per la fornitura del servizio
Monitoraggio partecipativo – SAW delle Organizzazioni
Io sottoscritto/a __________________________________________nato/a a ______________________il_________
in qualità di legale rappresentante dell’impresa/ organizzazione/ente______________________________________
________________________________________________________________________________________________
con sede in _________________________________ Via _____________________________________ n _________
cap __________ prov _____________ tel. ____________________________fax______________________________
e-mail __________________________________________________________________________________________
P.I. _____________________________________________ C.F. ___________________________________________
dichiaro di essere a conoscenza e di accettare tutti i punti delle condizioni generali del servizio Monitoraggio
partecipativo – SAW di seguito riportate:
Data, timbro e firma _____________________________________________
Articolo 1
Definizioni
CISE centro per l’innovazione e lo sviluppo economico - Azienda speciale della Camera di Commercio Industria e
Artigianato di Forlì Cesena - gestore dell’Osservatorio.
Monitoraggio partecipativo - SAW: area ospitata sul sito www.impresaetica.net contenente informazioni sulle
organizzazioni registrate nei modi e nelle forme previste dal presente contratto.
Organizzazione inserita nel sistema: struttura pubblica o privata che accetta le condizioni descritte nel presente
contratto.
Informazioni: testi, dati, notizie, riferimenti e qualsiasi altro contenuto venga immesso nel portale.
Segnalazioni: informazioni pervenute all’Osservatorio, secondo le modalità previste dal contratto, dalle parti
interessate e dai monitori riguardo la Responsabilità Sociale dell’Organizzazione.
Monitore: osservatore qualificato delle organizzazioni inserite.
Parti interessate interne all’organizzazione:
 azionisti;
 management;
 dipendenti.
Parti interessate esterne all’organizzazione:
 associazioni dei lavoratori;
 associazione di imprenditori;
 istituzioni;
 ONG;
 consumatori;
 fornitori;
 clienti;
 opinione pubblica.
Login: chiave d’accesso personalizzata che consente, associata ad una password, la lettura, la scrittura, in forma
riservata nella pagina personalizzata di ogni organizzazione registrata nel sistema.
Password: codice alfanumerico per l’accesso alla pagina dedicata alla singola organizzazione
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Monitoraggio partecipativo- SAW’
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Articolo 2
Oggetto
Con le presenti condizioni generali si definiscono i termini attraverso i quali si intende regolata l’attività del
Monitoraggio partecipativo - SAW.
La logica del Monitoraggio partecipativo - SAW, le sue funzionalità e caratteristiche sono definite nell’articolo 3.
Alle organizzazioni che sottoscriveranno il presente contratto verrà assegnato uno spazio virtuale sul sito del
Monitoraggio partecipativo - SAW in cui inserire i propri dati, logo e indicazioni principali sulle attività di
produzione. A tale scopo verranno forniti da CISE al momento del perfezionamento del contratto un LOGIN e una
PASSWORD per accedere in maniera sicura e riservata al proprio spazio web.
Articolo 3
Logica, funzionamento e caratteristiche del Monitoraggio partecipativo - SAW
3.1 Struttura del Monitoraggio partecipativo - SAW
L’Osservatorio sulla Responsabilità Sociale delle Organizzazioni (RSO) sviluppato dal CISE e di seguito denominato
Monitoraggio partecipativo - SAW, intende mettere a disposizione di tutte le parti interessate (Stakeholders) uno
strumento che consenta di:
 partecipare ad attività di monitoraggio basate sul coinvolgimento attivo delle parti interessate;
 supportare la pubblicizzazione dei risultati conseguiti in relazione alle RSO.
Si tratta, in sostanza, di uno strumento che è in grado di fornire indicazioni significative sul livello di RS diffuso
nell’organizzazione, utilizzando un sistema di monitoraggio a basso costo la cui principale caratteristica è quella di
costruire un circuito volto a garantire che l’impegno sociale dell’organizzazione sia effettivo e condiviso da tutte le parti
interessate; può costituire, inoltre, un supporto ai processi di verifica già implementati dai sistemi di certificazione ed un
aiuto per la qualificazione dei fornitori.
L’ingresso nel Monitoraggio partecipativo - SAW consente alle organizzazioni di entrare a far parte di un sistema di
garanzie sulla RSO, ovvero delle certificazioni ad essa connesse, con un radicale abbattimento dei costi. Ciò può
risultare particolarmente interessante per l’accesso al sistema di certificazione da parte delle PMI.
Per le organizzazioni in possesso della certificazione SA 8000 o che si trovano nello stato di applicant, obiettivo del
Monitoraggio partecipativo - SAW è quello di rafforzare i processi di sorveglianza sulla filiera dei fornitori.
Il Monitoraggio partecipativo - SAW, in questo caso, può agevolare la qualificazione dei fornitori di organizzazioni in
possesso di certificazione SA 8000. Per questi ultimi l’inserimento nel sistema di monitoraggio della dimensione lavoro
potrà migliorare il livello di consapevolezza e di conoscenza dei meccanismi di RSO, coinvolgendo e orientando
l’intera filiera nel processo di miglioramento che le aziende certificate devono sviluppare nel tempo.
3.2 Sistema di monitoraggio della RSO
Le Organizzazioni che desiderano dare visibilità al proprio modello di governo e gestione orientato ai temi della RSO
possono aderire al sistema di monitoraggio sviluppato dal CISE.
L’inserimento nel sistema è regolato dalla sottoscrizione del presente contratto, a seguito della quale all’organizzazione
verrà attribuito uno spazio virtuale sul web in cui presentare la propria struttura e attività.
Queste organizzazioni potranno definirsi nel loro materiale comunicazionale come partecipanti al Monitoraggio
partecipativo - SAW.
L’inserimento nel sistema sarà un requisito che le organizzazioni manterranno nel tempo; tuttavia il sistema
segnalerà le situazioni che non soddisfano i requisiti minimi stabiliti dal Monitoraggio partecipativo – SAW.
In particolare il sistema ritiene requisiti minimi:
1. la pubblicazione sul sito dell’osservatorio, entro sei mesi dall’ingresso dell’organizzazione nel sistema, di un
bilancio redatto secondo indicatori che evidenzino l’impatto sull’attività dell’organizzazione di ciascuna delle aree
che riguardano la dimensione lavoro, e la sua riedizione periodica (ogni anno). A questo scopo è possibile
utilizzare il modello di Bilancio SA8000 messo a punto dal CISE e disponibile sul sito
www.lavoroetico.org/bilanciosa8000/;
2. l’accettazione da parte delle aziende di trovarsi nella situazione di visibilità e, conseguentemente, di poter ricevere
in qualunque momento segnalazioni (articolo 3.3) di tutte le parti interessate;
3. l’accettazione del sistema di smistamento delle segnalazioni (articolo 3.3) che le parti interessate faranno pervenire
al sistema;
4. la nomina di un responsabile interno all’organizzazione demandato alla comunicazione ed interfacciamento con il
Monitoraggio partecipativo - SAW
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3.3 Sistema delle segnalazioni
Le segnalazioni potranno essere inoltrate all’osservatorio sia in forma anonima sia in forma non anonima (utente
registrato) o dai monitori. Il sistema, provvederà automaticamente a segnalarne la ricezione a livello statistico1
nell’area dell’Osservatorio accessibile a tutti.
Il contenuto delle segnalazioni verrà sempre inviato in forma riservata:
 all’organizzazione oggetto della segnalazione
 al CISE
Le organizzazioni oggetto delle osservazioni/segnalazioni potranno comunicare l’avvenuta analisi della segnalazione e:
 l’adozione di azioni conseguenti alla segnalazione;
 il riconoscimento del significato dell’osservazione, ma il suo subordine ad altre azioni più urgenti;
 la non considerazione della segnalazione, in quanto ritenuta infondata.
Tutte le segnalazioni, comunque, giungeranno all’organizzazione in forma anonima. Solo il sistema è in grado di
riconoscere se una segnalazione proviene da un utente generico registrato o anonimo o da un monitore.
Il feedback alla segnalazione che l'organizzazione avrà inserito, sarà recapitato al mittente della segnalazione
attraverso il sistema Monitoraggio partecipativo - SAW.
Il sistema segnalerà statisticamente, secondo la struttura sopra evidenziata, le modalità di risposta alle segnalazioni.
Per le aziende con contratti in essere per la certificazione e/o l’utilizzo di marchi collettivi che aderiscono al
Monitoraggio partecipativo - SAW., CISE potrà, nell’ambito delle attività di monitoraggio svolte in qualità di
organismo indipendente e nel rispetto degli impegni di riservatezza stabiliti nei contratti in essere, trasmettere il
contenuto delle osservazioni ai propri auditor (anch’essi vincolati da impegno di riservatezza verso CISE) incaricati di
svolgere le attività di verifica periodiche previste dai contratti medesimi
3.4 Monitori
I monitori forniscono il punto di vista dei seguenti stakeholders:
 lavoratori;
 imprenditori;
 ONG (organizzazioni non governative);
 consumatori;
 istituzioni.
I monitori possono essere indicati dalle singole organizzazioni che intendono essere inserite in Monitoraggio
partecipativo - SAW al momento dell’ingresso nel sistema.
Per i monitori sarà sempre possibile accettare o rifiutare la nomina a monitore di un’organizzazione.
Ogni organizzazione aderente a Monitoraggio partecipativo - SAW potrà scegliere un monitore per ciascuna parte
interessata
La possibilità di considerare i monitori come portatori credibili del punto di vista delle singole parti interessate è
definita dal possesso dei seguenti requisiti:
 appartenenza effettiva e credibile alle parti interessate;
 competenza rispetto ai temi connessi alla responsabilità sociale delle organizzazioni;
 “prossimità” all’organizzazione monitorata2.
Il possesso di questi requisiti viene riconosciuto dal sistema mediante dichiarazione del monitore al momento della
candidatura a rappresentare3 all’interno di Monitoraggio partecipativo - SAW la parte interessata e dopo il superamento
1
Per segnalazione statistica si intende un richiamo, tramite indicatore e contatore, evidenziato senza rendere noto il contenuto specifico della singola
osservazione, e trattato come singola unità nelle elaborazioni statistiche.
2
Per prossimità deve intendersi non solo quella geografica, ma anche una più generale vicinanza all’organizzazione monitorata, quale può derivare ad
esempio dalla conoscenza del settore di produzione, dei contesti, o da esperienze lavorative trascorse nell’organizzazione etc.
3
Monitoraggio partecipativo - SAW utilizza un concetto ampio di “rappresentanza”; in particolare Monitoraggio partecipativo - SAW si basa su due
elementi determinanti a riconoscere tale capacità di rappresentanza: 1) l'autocandidatura del monitore; 2) l’osservazione – e la possibilità di fornire
una segnalazione in proposito – da parte di tutte le parti interessate sulla significatività di tale autocandidatura. Pertanto Monitoraggio partecipativo SAW non richiede e non attesta in alcun modo un’appartenenza ufficiale del monitore ad alcuna Associazione, Federazione od Unione di
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del test di qualifica (vedi sotto). Ogni monitore potrà candidarsi per rappresentare più parti interessate, ma per ogni
azienda egli potrà essere monitore di una sola parte interessata.
I monitori possono essere scelti dall’elenco di monitori reso disponibile online dal sistema; chiunque, per tanto, in
possesso dei requisiti sopra descritti, può entrare a far parte di tale elenco.
La qualifica di monitore si ottiene unicamente attraverso il superamento di un test, disponibile online, teso ad
accertare le conoscenze di base sui temi della RSO.
Il CISE mette gratuitamente a disposizione di tutti coloro che intendono acquisire la qualifica di monitori gli strumenti
in grado di consentire il superamento del test di qualifica online.
Ogni monitore può prendere in carico un massimo di sei (6) organizzazioni contemporaneamente.
3.5 Gestione fornitori
Per le organizzazioni fornitrici di aziende certificate SA8000 o in corso di acquisizione della certificazione, ma anche
per tutte le organizzazioni che lo ritengono opportuno, sarà possibile stabilire attraverso il sistema la relazione con i
propri clienti inseriti nell’osservatorio.
Per le organizzazioni appartenenti alla filiera di fornitori di un’organizzazione certificata secondo lo schema SA8000,
all’atto della sottoscrizione del contratto di ingresso nell’osservatorio, sarà possibile sottoscrivere una dichiarazione
supplementare in cui le stesse dichiarano di conoscere e di aderire ai requisiti della norma SA8000. Tale
dichiarazione sarà ritenuta valida dal CISE quale attestazione di possesso del requisito prescritto dalla norma al punto
“Controllo dei fornitori/subappaltatori e subfornitori”.
A questo scopo per ogni organizzazione all’interno del sistema sarà possibile, attraverso accesso riservato ad uno spazio
personalizzato:
1. ricostruire la catena dei propri fornitori inseriti nel sistema;
2. ricevere in maniera continuativa informazioni utili a verificare il comportamento sociale dei propri
fornitori;
3. individuare per categoria merceologica le organizzazioni che vi si trovano inserite;
4. effettuare ricerche, attraverso il sistema, di aziende di interesse;
5. rintracciare l’elenco delle organizzazioni certificate dal CISE come conformi alla norma SA8000.
Articolo 4
Durata e recesso
L'inserimento dell'azienda all’interno del Monitoraggio partecipativo - SAW sarà perfezionata con la ricezione da parte
di CISE del presente contratto sottoscritto. Le organizzazioni inserite nel sistema potranno richiedere in qualunque
momento, mediante comunicazione scritta a mezzo raccomandata, l’esclusione dal sistema. Questa situazione verrà
segnalata dal sistema che indicherà l’organizzazione che avrà richiesto l’esclusione come “non più partecipante al
Monitoraggio partecipativo - SAW”.
Il mancato rispetto dei requisiti minimi richiamati nell’articolo 3.2 non costituirà motivo di esclusione dal sistema.
Anche quest’ultima situazione verrà, tuttavia, segnalata statisticamente dal sistema riportando la data dell’ultimo evento
utile a dimostrare il rispetto dei requisiti minimi (per esempio, nel caso di bilancio SA8000 non pubblicato nei tempi
previsti diventerà di colore da nero a rosso la scritta “ultimo bilancio SA8000 pubblicato in data …/…/…)
Articolo 5
Obbligo di riservatezza
L’organizzazione sottoscrivente il presente contratto si impegna con la massima diligenza a mantenere riservati LOGIN
e PASSWORD di accesso al proprio spazio, rispondendo per tanto di qualsiasi danno e conseguenza pregiudizievole
arrecato al CISE, a se stessa, o a terzi in dipendenza della mancata osservanza di quanto sopra.
Nel caso in cui la password sia stata dimenticata è possibile richiederne la sostituzione al CISE; nel caso in cui si abbia
il sospetto o la certezza che altri siano venuti a conoscenza della propria password, è necessario richiederne il blocco
immediato al CISE tramite mail all'indirizzo [email protected].
Il CISE declina ogni responsabilità per l’uso improprio derivante della propria area riservata in assenza di detta
comunicazione.
Articolo 6
Responsabilità delle informazioni
L’organizzazione assicura che le informazioni, inserite dalla stessa attraverso LOGIN e PASSWORD, sono nella sua
legittima disponibilità, non sono contrarie a norme imperative e non violano alcun diritto d’autore, segno distintivo,
rappresentanza costituita e riconosciuta come stakeholder di tipo istituzionale.
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brevetto per invenzione industriale o altro diritto di terzi. L’organizzazione assume ogni responsabilità in ordine al
contenuto, liceità, natura, qualità e veridicità delle informazioni medesime, esonerando il CISE da ogni responsabilità ed
onere di accertamento e controllo al riguardo. Inoltre l’organizzazione si impegna a sollevare il CISE da ogni
responsabilità, perdita o danno, costi oneri e spese, ivi comprese le eventuali spese legali, che dovessero essere subite o
sostenute dal CISE quale conseguenza dell’inadempimento da parte dell’organizzazione degli obblighi e garanzie
previste dal contratto, anche in ipotesi di risarcimento danni pretesi da terzi a qualunque titolo.
L’organizzazione garantisce inoltre, visto il carattere di pubblicità delle informazioni, che le stesse non ledano le norme
vigenti in materia di concorrenza e risultino conformi ai principi di correttezza, trasparenza, veridicità specificati nella
legislazione vigente4.
L’organizzazione, sottoscrivendo il presente contratto si dichiara consapevole che i dati e le informazioni fornite al
CISE ai fini dell’inserimento nell’osservatorio dalle organizzazioni aderenti verranno pubblicati su Internet come
previsto dalle modalità del funzionamento dello stesso, e pertanto saranno visibili da chiunque in qualunque parte del
mondo.
Articolo 7
Funzionalità del servizio
L’organizzazione riconosce che l’immissione delle Informazioni nell’osservatorio, e la conseguente diffusione delle
stesse attraverso il sistema, sono effettuate a proprio rischio, non garantendo il CISE che l’inserimento delle
informazioni assolva una specifica funzione e/o risultato e/o scopo. Il CISE si riserva la facoltà di modificare la
funzionalità del sistema, così come la sua struttura. Il CISE non potrà essere ritenuto responsabile per qualsiasi danno,
diretto o indiretto, e/o mancato reddito derivante dalla attivazione e/o interruzione del sistema, salvo le disposizioni
inderogabili di legge. In caso di interruzione il CISE si impegna a riattivarlo entro il tempo minimo necessario a
risolverne la causa.
Articolo 8
Divieto di cessione
Il contratto non può essere ceduto a terzi.
Articolo 9
Informativa
Il CISE informa l’organizzazione che i dati personali saranno trattati a norma del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n.
196; tale trattamento è improntato ai principi della liceità, correttezza e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e
dei Suoi diritti. Tali dati personali saranno trattati per finalità inerenti alla gestione dell’osservatorio, con modalità
informatiche e manuali. L’organizzazione, prende atto di quanto sopra, con la sottoscrizione delle presenti condizioni
generali.
Vengono inoltre espressamente sottoscritte con il presente contratto le modalità di gestione delle segnalazioni di cui
all'articolo 3 punto 3.
Articolo 10
Arbitrato
IL CISE e l’organizzazione sottoscrivente si impegnano a definire qualsiasi controversia concernente il presente
contratto, tra cui quelle relative alla sua esistenza, alla sua interpretazione, alla sua validità, alla sua esecuzione ed alla
sua risoluzione, preliminarmente ed obbligatoriamente mediante un tentativo di conciliazione presso la Camera di
Conciliazione della CCIAA di Forlì-Cesena, secondo il regolamento della stessa Camera di Conciliazione.
Per ogni controversia non risolta nella sede conciliativa suddetta, le parti pattuiscono che sarà competente la Camera
Arbitrale della Camera di Commercio di Forlì-Cesena. L’arbitro unico procederà in via rituale, secondo diritto ed in
osservanza alle norme del Regolamento Arbitrale della suddetta C.C.I.A.A.
Articolo 11
Rinvio
Per quanto non espressamente previsto nel presente contratto si applicano le norme vigenti.
4
Per l’Italia il riferimento è il Decreto Legislativo 2 agosto 2007, n. 145 in materia di pubblicità ingannevole.
C.I.S.E. Centro per l’Innovazione e lo Sviluppo Economico
Azienda Speciale della Camera di Commercio di Forlì-Cesena
http://www.lavoroetico.org/documenti
‘Contratto Organizzazioni
Monitoraggio partecipativo- SAW’
Em.07 Pag. 6
L’organizzazione sottoscrivente dichiara di aver letto e accettato espressamente tutti gli articoli del presente
contratto.
Il rappresentante Legale
__________________________________
Data, timbro e firma
Articolo 12
Dichiarazione supplementare di conformità alla norma SA 8000
Per le organizzazioni appartenenti alla filiera di fornitori di un’organizzazione certificata secondo lo schema SA8000,
all’atto della sigla del contratto di ingresso nell’osservatorio, è possibile sottoscrivere la presente dichiarazione
supplementare in cui l’organizzazione sottoscrivente dichiara:
- di conoscere e di soddisfare i requisiti previsti della norma SA 8000.
Tale dichiarazione sarà ritenuta valida dal CISE quale metodo adeguato per l’attestazione di possesso dei requisiti
prescritti dalla norma al punto “Controllo dei fornitori/subappaltatori e subfornitori”.
Il rappresentante Legale
__________________________________
Data, timbro e firma