Guida di riferimento

Infinity Connect
Guida di riferimento
“La flessibilità, il dinamismo e la continua ricerca di Innovazione tecnologica che, da sempre,
caratterizzano Il gruppo Zucchetti, hanno consentito la realizzazione di una soluzione Web che,
grazie alla sua completezza, semplicità d’uso e facilità di installazione e manutenzione, cambia il volto
delle aziende e diventa il nuovo modo di fare business per realtà sia piccole che di grandi dimensioni.”
La presente applicazione viene rilasciata nella Versione 1.02
Questo documento potrebbe presentare alcune parti mancanti che, per problemi di tempo non siamo riusciti
ad inserire. Ci scusiamo per eventuali disagi arrecati.
Copyright 2014 Zucchetti S.p.A.
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errori della stessa.
Ultima Revisione
Novembre 2014
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Indice
 Descrizione .................................................................................................................................... 1
 Installazione .................................................................................................................................. 3
 Aggiornamento .............................................................................................................................. 5
 Attivazione ..................................................................................................................................... 6
 Configurazione ............................................................................................................................... 7
 Creazione Profilo ............................................................................................................................. 7
 Preferenze Profilo............................................................................................................................ 9
 Configurazioni in Infinity Project..................................................................................................... 11
 Operatività ................................................................................................................................... 12
 Azione Nuovo Documento.............................................................................................................. 13
 Azione Modifica Documento ........................................................................................................... 15
 Azione Upload Documento ............................................................................................................. 16
 Azione Ripristina Documento ......................................................................................................... 16
 Azione Unedit Documento ............................................................................................................. 16
 Azione Proprietà Documento.......................................................................................................... 16
INFINITY
PROJECT
–
INFINTY
CONNECT
DESCRIZIONE
Infinity Connect è un'applicazione di supporto, da installare sul personal computer, per migliorare alcune
funzionalità di base degli applicativi della famiglia Infinity Project (release 2.3 o successiva).
L'applicazione è disponibile per i sistemi operativi Windows, Mac OS X e Linux. Richiede per il corretto
funzionamento il supporto Java versione 1.5 o successivo, installabile da http://www.java.com/it/download/.
Si ricorda che se viene installata l'applicazione in versione a 64bit, è necessario il supporto Java a 64bit.
Qui di seguito indicazione degli aggiornamenti resi disponibili dopo il rilascio della release 1.0
La versione 1.02 corregge un problema di accesso all’applicazione nel caso in cui il profilo, relativo ad una
login utente di Infinity, contenga il carattere "punto" come ad esempio nome.cognome
La versione 1.01 offre le seguenti funzionalità:
Gestione profilo di accesso: Funzionalità di base per la creazione di un profilo di accesso per permettere ad
un utente di accedere all'installazione di Infinity Project.
Integrazione archivio documenti e DMS: Permette di semplificare la creazione e modifica di un documento
presente sull'archivio documenti oppure sul Document Management System. L'utente, tramite questa
applicazione, può eseguire accesso al portale, creare o scaricare un documento e modificarlo direttamente
sul proprio personal computer. Al termine, può indicare la classe documentale ed eventualmente il percorso
logico di memorizzazione. I documenti così modificati o creati possono essere trasferiti al portale in modo
automatico e massivo.
Tale funzionalità viene incontro ad una esigenza molto sentita nell'area DMS, quella di prevedere modalità di
aggiornamento dei documenti più rapida e fruibile senza dover, ogni qualvolta si crei/modifichi un
documento, eseguire l'operazione di upload manuale.
Funzionalità
Nella gestione dei documenti, se correttamente impostato il parametro nelle impostazioni personali del dms
dell’utente (vedi paragrafo Configurazioni Infinity Project), è sufficiente premere l’hyperlink sul campo nome
documento oppure l’apposita voce di menù presente nelle azioni come mostrato in figura per gestire il
documento con Infinity Connect.
Fig. 1 – Azione Invia a Infinity Connect
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INFINITY
CONNECT
–
INFINITY
PROJECT
Questa operazione verifica se all’interno del Personal Computer è attivo o meno il componente Infinity
Connect; se non ancora installato o attivato ne verrà richiesta l’installazione o l’attivazione mediante la
visualizzazione della maschera seguente:
Fig. 2 – Installazione/Attivazione applicazione
L’applicazione Infinity Connect nella versione 1.x è installabile/utilizzabile solo su Sistema Operativo
Windows; in seguito sarà disponibile anche per ambienti Mac e Linux.
La funzionalità di gestione documenti tramite Infinity Connect è disponibile a livello Framework, quindi
anche in assenza del modulo Infinity Document Management System Avanzato.
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INFINITY
PROJECT
–
INFINITY
CONNECT
INSTALLAZIONE
Per installare l’applicazione Infinity Connect è necessario scaricare il formato eseguibile o il formato ZIP dalla
pagina WEB http://www.zucchettitam.it/infinityconnect/download.html richiamabile dal link predisposto nella
maschera richiamata dall’azione specifica “Invia a Infinity Connect” effettuata sul documento nella gestione
documentale di Infinity Project oppure attraverso l’apposita icona presente nella maschera profilo utente
richiamabile tramite l’hyperlink predisposto sul campo Cognome Nome accanto alla label Welcome:
Fig. 3 – Maschera Profilo Utente
Scaricare e installare il formato di supporto più idoneo in base al proprio sistema operativo (32bit o 64bit).
Fig. 4 – Procedura di installazione
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INFINITY
CONNECT
–
INFINITY
PROJECT
Fig. 5 – Richiesta cartella di installazione
La procedura installa nella cartella indicata tutto il materiale (eseguibile, librerie e database) necessario al
corretto funzionamento e crea sul desktop l’icona di lancio applicazione. In alternativa alla modalità “setup” è
disponibile la versione in formato compresso ZIP, in questo caso è sufficiente scompattare il contenuto del file
compresso all’interno di una cartella (es. C:\Programmi\) e rendere disponibile tramite icona sul desktop
l’eseguibile InfinityConnect.exe
Fig. 6 – Installazione Infinity Connect
Nota Bene:
Se dopo l'installazione di Infinity Connect sul proprio PC, l'applicazione non si dovesse avviare riportando un
errore di librerie Java mancanti .... ciò potrebbe essere dovuto al fatto che essendo una applicazione java,
per funzionare è necessaria la presenza sul pc del Java SE Runtime Environment. Quindi, se non ancora
presente,
scaricare da Internet la versione più idonea in base al proprio Sistema Operativo:
http://www.oracle.com/technetwork/java/javasebusiness/downloads/java-archive-downloads-javase6419409.html#jdk-6u45-oth-JPR
Se le librerie sono già presenti potrebbe essere necessario aggiungere alla variabile di ambiente "Path" il
percorso ove è installata la libreria Java (es: C:\Programmi\jdk1.6\bin).
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INFINITY
PROJECT
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INFINITY
CONNECT
AGGIORNAMENTO
Nel caso sia già presente una versione antecedente dell’applicazione (es. Rel. 1.0), durante la procedura di
installazione, alla richiesta di selezione cartella di destinazione:
Fig. 7 – Installazione Infinity Connect
è importante indicare la cartella ove è stata precedentemente installata l’applicazione. La procedura eseguirà
un aggiornamento automatico non solo dei programmi e librerie necessarie ma anche del “database” di
riferimento riportante i dati dei profili configurati e dei relativi documenti presenti nel pannello Infinity
Connect.
Prima di procedere con l’aggiornamento accertarsi che non sia attiva una sessione di lavoro di Infinity
Connect (verificare eventuale presenza dell’icona nella System tray di Windows).
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INFINITY
CONNECT
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INFINITY
PROJECT
ATTIVAZIONE
Se il componente è già installato è sufficiente attivarlo mediante l’esecuzione dell’eseguibile di cui sopra. Se
l’operazione di avvio si è completata correttamente sarà disponibile nella System Try (la barra applicazione
che riporta le informazioni dell’orologio) l’icona identificativa del nuovo servizio e sarà possibile procedere con
la relativa configurazione o operatività:
Fig. 8 – Attivazione Infinity Connect
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INFINITY
PROJECT
–
INFINITY
CONNECT
CONFIGURAZIONE
Creazione Profilo
Effettuata la parte di installazione si procede con la definizione del Profilo Utente da utilizzare all’interno
della procedura. Al primo accesso viene riportata automaticamente la maschera di creazione nuovo profilo
dove dovranno essere indicati i parametri di accesso. In particolare:
Nome Profilo: Descrizione libera che identifica la tipologia di connessione; su ogni postazione di lavoro è
possibile creare più profili di accesso eventualmente relativi a più utenti o aziende di accesso.
Server Infinity: Url a cui risponde l’applicazione Infinity Project
Username: username utilizzata per eseguire la login su Infinity Project
Password: password utilizzata per eseguire la login su Infinity Project
Fig. 9 – Creazione Nuovo Profilo
Dopo aver indicato queste informazioni è necessario eseguire il Test tramite apposito pulsante per verificare
la connettività con le credenziali inserite. Se l’operazione va a buon fine si renderà disponibile il pulsante
Aggiorna per reperire l’elenco delle aziende di portale disponibili e poterla quindi selezionare nella combo.
Fig. 10 – Definizione Azienda di portale
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INFINITY
CONNECT
–
INFINITY
PROJECT
A questo punto la procedura è in possesso di tutte le informazioni per effettuare l’accesso. Se non si attiva il
check Default ad ogni accesso viene richiesto la selezione del profilo o la creazione di un nuovo profilo.
Fig. 11 – Accesso alla procedura
Sulla maschera di accesso è comunque sempre possibile richiedere l’accesso automatico con il profilo
selezionato. Eventuali nuovi profili oltre il primo, possono essere creati con l’apposito hyperlink.
L’accesso alla procedura rende visibile il “cruscotto operativo”:
Fig. 12 – Cruscotto operativo Infinity Connect
In alto sono riportate alcune icone che rendono disponibili le seguenti funzioni:
Nuovo Documento: Per creare un nuovo documento da sottoporre a sincronizzazione con il portale
Preferenze: Per accedere alla configurazione del profilo e modificarne le preferenze
Accedi ad Infinity: Consente di richiamare l’applicazione Infinity Project eseguendo un accesso silente con
le credenziali impostate a livello di profilo. Durante l’apertura dell’applicazione viene eseguito il controllo di
eventuale pre-esistenza (per l’utente) di una connessione attiva, impedendone l’accesso se non è abilitato il
check nella gestione utenti di “multi login”
Esci da Infinity Connect: Consente di chiudere l’applicazione; viene rimossa anche dalla System Try
In basso è disponibile una sezione denominata “Progress View” per la visualizzazione delle operazioni
eseguite espandibile in visualizzazione modalità DEBUG.
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PROJECT
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INFINITY
CONNECT
Preferenze Profilo
Tramite il pulsante
è possibile accedere alle preferenze dove è possibile verificare/impostare i parametri
del profilo e parametri di accesso alla rete.
Impostazioni profilo: Oltre ai dati che abbiamo già descritto nelle pagine precedenti, risultano di
particolare importanza i check a fondo pagina
Fig. 13 – Parametri Profilo
[x] Apri documento automaticamente: Se attivo, i documenti che vengono inviati a Infinity Connect da
Infinity Project (area DMS) verranno aperti automaticamente con l’applicazione registrata, relativa
all’estensione file, nel proprio sistema operativo. Se non dovesse aprirsi automaticamente, è possibile che
non sia presente una applicazione registrata per il tipo di file; eseguire l’apertura manuale tramite doppio
click del file e selezionare dall’elenco l’eventuale applicazione. Questa opzione viene considerata solo
per invio di singolo documento.
[x] Salva automaticamente documento su Infinity: Se attivo, i documenti richiamati dal cruscotto operativo,
se modificati e salvati saranno immediatamente sincronizzati con il sistema documentale su WEB. Nel caso di
documento sottoposto a versione, saranno create ad ogni salvataggio enne versioni incrementando il numero
della minor release. Questa modalità è molto potente in quanto “simula” una modalità operativa di
documenti online (WEBDAV) ma nel contempo anche delicata, in quanto il documento già al semplice
salvataggio diventa modificato e visibile (in base alle logiche di riservatezza) su Infinity Project.
[x] Sposta i file in Infinity Connect: Se attivo, i documenti selezionati nel proprio File System o Rete
Aziendale saranno spostati all’interno del pannello Infinity Connect (viene eliminato il documento originale);
se disattivo i documenti selezionati nel proprio File System o Rete Aziendale saranno semplicemente
copiati all’interno del pannello Infinity Connect. Questa opzione va usata con criterio, consapevoli che i
documenti spostati non saranno più raggiungibili sul proprio PC se non attraverso il pannello di Infinity
Connect.
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CONNECT
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INFINITY
PROJECT
Impostazioni di rete: Per una corretta gestione della connessione è possibile configurare ogni con alcune
impostazioni di comunicazione che riportiamo di seguito nel dettaglio:
Fig. 14 – Parametri di rete
Http chunked: flag che permette di specificare se questa caratteristica del transfer-encoding deve
essere attivata. Viene utilizzato per le chiamate http post con compressione. Questa proprietà non
viene supportata da tutti i proxy server (es. Squid).
Timeout connessione: timeout in millisecondi del canale di comunicazione.
Timeout socket: timeout in millisecondi del canale di comunicazione dietro un proxy server.
Usa proxy: flag che permette di specificare se il client che esegue l'operazione naviga dietro un proxy
server.
Recupero proxy dinamico: se attivo vengono utilizzate le impostazione definite a livello di Browser per
garantire il corretto funzionamento dell’applicazione nei client che utilizzano un server proxy “dinamico”
per le connessioni LAN.
Proxy url: indirizzo url del proxy server.
Proxy port: porta di ascolto del proxy server.
Proxy user: user di accesso nel proxy server.
Proxy password: password di accesso nel proxy server.
Servizio ricezione documenti*: rappresenta l’identificativo della porta di comunicazione del componente
Infinity Connect con Infinity Project; deve corrispondere a quella definita nelle impostazioni personali
del DMS (vedi immagine)
Fig. 15 – Impostazioni personali DMS
Servizio persistenza: è la porta di ascolto del servizio di persistenza (Database) applicativo di Infinity
Connect. Lasciare il default 9999 a meno che non sia già occupata da altre procedure.
La modifica di qualsiasi dato all’interno della gestione Profilo necessita di un riavvio dell’applicazione Infinity
Connect.
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CONNECT
Configurazioni in Infinity Project
Su Infinity Project, all’interno delle impostazioni personali dms dell’utente, richiamabili dall’apposita voce di
menù
È possibile configurare alcuni parametri:
Fig. 16 – Impostazioni personali DMS
Porta del Servizio Infinity Connect: rappresenta l’identificativo della porta di comunicazione del
componente Infinity Connect con Infinity Project; deve corrispondere a quella definita nelle
impostazioni di rete del profilo di Infinity Connect
[x] Invio diretto ad Infinity Connect: Se attivo, premendo l’hyperlink che determina il download di un
documento/file, in qualsiasi area funzionale di Infinity (mydesk, schede, procedure di servizio, etc…) sarà
evidenziato il messaggio seguente:
Rispondendo con “OK” il documento/file sarà inviato direttamente a Infinity Connect con eventuale apertura
immediata con l’applicazione registrata per quella estensione file presente nel proprio registro di
configurazione ; rispondendo con “Annulla” sarà eseguita l’operazione standard di download gestita dal
browser.
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INFINITY
PROJECT
OPERATIVITÀ
Per spiegare l’operatività sui documenti tramite l’applicazione Infinity Connect partiamo da una possibile
visualizzazione che contempla diversi documenti:
Fig. 17 – Documenti in lavorazione
Come possiamo notare sono presenti diversi documenti che possono avere l’indicazione del seguente stato:
Nuovo: è un documento creato in locale e non ancora trasferito all’interno del DMS di Infinity
Modificato: è un documento che è stato modificato rispetto all’ultima sincronizzazione eseguita. Se il check
[x] Salva automaticamente documento su Infinity è attivo, questa stato viene automaticamente aggiornato a
Sincronizzato se il documento ha i prerequisiti corretti (classe e percorso di memorizzazione) ed è attiva la
connessione.
Sincronizzato: è un documento presente anche all’interno del DMS di Infinty. Ovviamente su Infinity è attivo
il checkout per garantirne la visualizzazione ma non la modifica da parte di utenti di portale
Non Sincronizzato/Rinominato: è uno stato particolare, relativo ad una situazione anomala che si verifica a
seguito di una cancellazione manuale dei documenti su file system locale o su web.
Su ogni singolo documento tramite il menù contestuale, richiamabile con il tasto dx del mouse, sono
disponibili le seguenti azioni:
Ripristina: azione attiva solo per i documenti in stato sincronizzato; consente di riscaricare la copia
versione/copia precedente del documento selezionato.
Upload: azione attiva per i documenti nuovi classificati o in stato sincronizzato; consente di trasferire il
documento all’interno del DMS di Infinity Project. Per i documenti in stato sincronizzato viene richiesto se si
desidera cancellare il documento locale:
rispondendo SI, il documento sarà trasferito, cancellato dalla griglia di Infinity Connect e ne sarà
rimosso lo stato di checkout su Infinity DMS;
rispondendo NO sarà solo eseguito il trasferimento del file aggiornato mantenendo sia il documento
nella griglia che lo stato di checkout.
Unedit: azione sempre attiva e consente di cancellare i documenti da Infinity Connect; per quelli in stato
sincronizzato ne viene aggiornato (rimuovendolo) lo stato di checkout
Proprietà: consente di accedere alle proprietà del documento e specificare per quelli in stato nuovo la classe
documentale e il percorso (se non definito a livello di classe come obbligatorio) di salvataggio. Senza queste
informazioni il NUOVO documento non può essere trasferito su Infinity DMS
Le azioni di Ripristina, Upload e Unedit possono essere eseguite anche in modalità massiva su un set di
documenti selezionati. L’azione Proprietà può essere eseguita anche in modalità massiva su un set di
documenti in stato Nuovo (sarà proposta una videata sintetica per impostare classe e percorso).
E’ possibile lavorare sui documenti anche senza “connettività” attiva con Infinity Project.
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Azione Nuovo Documento
E’ possibile creare dei nuovi documenti da sottoporre a sincronizzazione con Infinity Project attraverso il
pulsante
o semplicemente eseguendo il trascinamento di un qualsiasi file all’interno della griglia.
Fig. 18 – Nuovo documento
Eseguendo questa operazione, il documento viene copiato all’interno del cruscotto operativo con stato
“Nuovo”. A questo punto il nuovo documento per poter essere inviato tramite azione upload all’interno del
DMS di
Infinity deve essere classificato. La classificazione all’interno di Infinity Connect consiste
nell’attribuire al documento classe e percorso logico di memorizzazione.
Tramite il menù contestuale richiamiamo l’azione Proprietà in modo da
richiamare le informazioni del documento. E’ indispensabile andare ad
indicare una classe e l’eventuale Percorso se non determinato in
automatico dalla classe.
Solo dopo aver impostato queste informazioni si
attiva la voce a menù per poter eseguire l’azione
di Upload a Infinity DMS.
Fig. 19 – Proprietà documento
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Al termine dell’azione di Upload, verrà eseguito automaticamente l’accesso a Infinity Project e proposta la
maschera dei risultati operazione per poter eventualmente procedere alla classificazione completa inserendo
eventuali attributi obbligatori. Il documento sarà rimosso dal cruscotto operativo di Infinity Connect.
Fig. 20 – Risultato elaborazioni upload
Se si desidera continuare la modifica dello stesso file eseguire dal menù azioni (icona chiavetta) l’operazione
di Invia a Infinity Connect oppure agire sull’hyperlink del nome file (se attivo il parametro nelle impostazioni
personali del DMS) per riportare il documento all’interno del cruscotto e contestualmente attivare lo stato a
checkout
Fig. 21 – Risultato elaborazioni upload e invio a Infinity Connect
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Azione Modifica Documento
Navigando all’interno della gestione documentale, nel momento in cui l’utente necessità di modificare un
documento è sufficiente richiamare l’apposita azione dal menù contestuale del documento oppure premere
sull’hyperlink del campo nome documento.
Fig. 22 –Vista documenti e invio a Infinity Connect
Tale azione è disponibile ad oggi, nell’area documentale (visualizzazione a cartelle o classe documentale),
nella vista della gestione Documenti Allegati presente nelle varie schede (clienti, fornitori, articoli….) e
all’interno del gadget per la mydesk Scrivania Documenti.
L’azione tramite hyperlink agisce solo sul documento selezionato; mentre l’azione da menù può essere
eseguita su più documenti contemporaneamente. Contestualmente viene attivato lo stato del documento a
checkout.
Ricordiamo che se è attivo il check [x] Apri documento automaticamente nelle impostazioni di profilo, i
documenti che vengono inviati a Infinity Connect verranno aperti automaticamente con l’applicazione
registrata, relativa all’estensione file, nel proprio sistema operativo. Questa opzione viene considerata
solo per invio di singolo documento; in caso di invio massivo di più documenti NON viene
considerata per non appesantire il sistema.
Ricordiamo che se è attivo il check [x] Salva automaticamente documento su Infinity nelle impostazioni di
profilo, i documenti richiamati dal cruscotto operativo, se modificati e salvati saranno immediatamente
sincronizzati con il sistema documentale su WEB. Nel caso di documento sottoposto a versione, saranno
create ad ogni salvataggio enne versioni incrementando il numero della minor release.
Tutti i documenti inviati si troveranno in stato “Sincronizzato”
Fig. 23 – Cruscotto Infinity Connect con documenti in stato sincronizzato
A questo punto anche se ci mettiamo in modalità “Offline”, disconnessione dalla rete, possiamo
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CONNECT
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PROJECT
tranquillamente lavorare sui documenti (andranno in stato “Modificato”) e al successivo ripristino della
connessione sarà possibile eseguire l’upload dei documenti aggiornandoli su Infinity Project.
Azione Upload Documento
L’azione Upload documento (eseguibile su uno o più documenti selezionati) consente di trasferire al DMS di
Infinity Project i documenti (nuovi o modificati). Verrà richiesto se si desidera eliminare i documenti locali.
Azione Ripristina Documento
L’azione Ripristina documento (eseguibile su uno o più documenti selezionati) consente di ripristinare la
versione dei documenti disponibili sul DMS di Infinity Project. Le modifiche eseguite in locale saranno perse.
Azione Unedit Documento
L’azione Unedit documento (eseguibile su uno o più documenti selezionati) consente di eliminare i documenti
locali ripristinando lo stato di checkout sui documenti disponibili sul DMS di Infinity Project.
Azione Proprietà Documento
L’azione Proprietà documento consente di accedere ai dati aggiuntivi del documento e se in stato nuovo di
impostare classe e percorso logico necessari per l’azione di uplaod.
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