REGOLAMENTO GENERALE PER L`ORGANIZZAZIONE DI EVENTI

Polo territoriale di Mantova
Segreteria di Direzione
ref. Elisabetta Boari
[email protected]
T. +39 0376 317007 F. +39 0376 317027
REGOLAMENTO GENERALE PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI E PER
LA CONCESSIONE SPAZI DEL POLO TERRITORIALE DI MANTOVA
CAPO 1 ORGANIZZAZIONE EVENTI
CAPO 2 CONCESSIONE E L’UTILIZZO TEMPORANEO DEGLI SPAZI
CAPO 3 ALLEGATI E MODULI
INDICE
CAPO 1 – ORGANIZZAZIONE EVENTI
Art. 1 Principi generali-Finalità -ambito di applicazione- modalità richiesta
Art. 2 Classificazione evento
Art. 3 Tipologia evento
Art. 4 Luoghi e Spazi
Art. 5 Finanziamento dell’evento
Art. 6 Supporto tecnico informatico e logistico
Art. 7 Richiesta patrocinio
CAPO 2 – CONCESSIONE E L’UTILIZZO TEMPORANEO DEGLI SPAZI
Art. 1 Principi generali- Finalità e ambito di applicazione
Art. 2 Disposizioni comuni alla circolazione
Art. 3 Soggetti utilizzatori/richiedenti
Art. 4 Spazi utilizzabili, giorni e orari di utilizzo
Art. 5 Procedura per la richiesta
Art. 6 Responsabilità
Art. 7 Sanzioni
CAPO 3 – ALLEGATI E MODULI
Art. 1 Allegati e Modulistica per la richiesta
CAPO I – ORGANIZZAZIONE EVENTI
Cap 1 -Art.1: Principi generali-finalità -ambito di applicazione- modalità richiesta
1. Il presente regolamento indica i principi generali per l’organizzazione degli eventi nell’ambito
istituzionale del Polo Territoriale di Mantova del Politecnico di Milano, indipendentemente dalla tipologia
dell’evento.
Gli eventi sono strumenti di comunicazione rilevanti ai fini del sostegno dell’immagine istituzionale
dell’ente, in quanto coinvolgono il contesto esterno attraverso la sollecitazione di gruppi di partecipanti
variamente selezionati. A seconda degli utenti a cui è destinato, dei contenuti e delle finalità in termini di
relazioni pubbliche, si possono individuare diversi tipi di eventi.
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2. A seconda dell’evento è bene dare un titolo significativo e immediato, definendo così subito
l’obiettivo che si vuole raggiungere, identificando gli utenti a cui è rivolto, e fornendo un programma
comprensivo dei relatori e dei soggetti coinvolti come organizzatori o coordinatori.
3. E’ esclusa l’organizzazione di eventi che siano incompatibili con l’immagine istituzionale e promossi da
soggetti che operano in ambiti contrastanti con la missione di Ateneo, che consiste, (come esplicitato
all’interno dello Statuto), nell’elaborazione e nella trasmissione delle conoscenze scientifiche,
tecnologiche, umanistiche ed economico-sociali, nella promozione e nell’organizzazione della ricerca,
nella formazione di studenti e docenti nel campo dell’architettura, del design, dell’ingegneria e degli
altri ambiti della cultura politecnica promossi dall’Ateneo e della cultura in generale.
4. La richiesta di autorizzazione e la procedura per l’organizzazione dell’evento va compilata
necessariamente online tramite apposito form dal sito del Polo di Mantova – “organizzazione eventi”:
http://www.polo-mantova.polimi.it/eventi/.
La richiesta non pervenuta in formato digitale e nei tempi indicati non verrà presa in considerazione.
Cap 1 - Art.2: Classificazione evento
1. L’evento viene classificato in base al soggetto richiedente, all’utenza a cui è rivolto, alla rilevanza e
alla portata (intesa come numero di partecipanti) .
Richiedente
L’evento può essere richiesto da soggetti interni al Politecnico di Milano:
- soggetti interni quali docenti, ricercatori e personale tecnico amministrativo del Polo, associazioni,
comitati, rappresentanze interne di personale docente e tecnico-amministrativo, associazioni
studentesche accreditate del Politecnico di Milano, ecc;
- soggetti esterni, di natura pubblica o privata (aziende, società, enti, privati ecc) possono chiedere di
co-partecipare o semplicemente il patrocinio dell’evento. Devono comunque compilare il form per
l’identificazione dell’evento ( informazioni generali sull’evento).
Utenti
L’evento viene classificato, inoltre, in base alla tipologia di utenti, i quali possono essere interni ed esterni
al Polo (A) oppure unicamente interni, solitamente studenti o iscritti a corsi ecc (B).
Rilevanza
L’importanza (internazionale, nazionale e locale) con classificazione (A1,A2,A3).
Come utenza è inclusa inoltre quella interna (studenti o iscritti ai corsi ecc…).
Portata
II numero di destinatari, solitamente correlato alla rilevanza, che si ipotizza possa presenziare all’iniziativa
10/50, 50/100, 100/200, 200/500, oltre.
2. Tempistica: per qualsiasi tipologia di evento la richiesta deve pervenire al Prorettore compilando il
form corretto con le seguenti tempistiche:
- 1 mese prima – Eventi del tipo A3 (locale)
- 2 mesi prima – Eventi del tipo A2 (nazionale)
- 3 mesi prima - Eventi del tipo A1 (internazionale)
Cap 1 -Art.3: Tipologia evento
CONGRESSO
Occasione di incontro di grande visibilità e rilevanza, che riunisce molte persone (da un centinaio a
qualche migliaia), al fine di dibattere ampiamente temi culturali, politici, sociali, sindacali, associativi,
ecc. E` caratterizzato da:
. una certa complessità organizzativa, anche in virtù dei grandi numeri che coinvolge;
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. ripetitività nel tempo;
. alti costi di realizzazione;
. sensibile interesse nella stampa, di solito ampiamente invitata.
CONVEGNO
Incontro fra specialisti di un particolare settore che, pur coinvolgendo un pubblico ristretto, può
rappresentare un momento d’interesse anche per l’opinione pubblica.
CONFERENZA
Riflette la tipologia del congresso, ma coinvolgendo un numero più contenuto di partecipanti. Si tratta,
infatti, dell’incontro di più persone, appartenenti ad una stessa organizzazione o che condividono un
comune interesse, realizzato in modo da consentire ad uno o più specialisti di riferire a tutti i partecipanti
sui risultati di una certa attività. Generalmente ha un carattere informale.
CONFERENZA STAMPA
Evento informativo organizzato da un organismo o ente, a cui sono invitati i mass media, per rendere
pubbliche delle notizie.
LECTIO MAGISTRALIS
Lezione tenuta da un esperto della materia. Molto comune in ambito accademico-universitario, può
vedere protagonista anche altre personalità di importanza e autorevolezza.
WORKSHOP
Caratterizzato da un numero di partecipanti ridotto, è finalizzato all’approfondimento di un particolare
argomento in genere di carattere operativo, attraverso il confronto ed il lavoro svolto durante il
workshop stesso. Questo genere di evento, quindi, si pone quale contenitore aperto da riempire con i
contributi personali ed il risultato dell’interazione in aula fra docente e discenti.
SEMINARIO
Questa tipologia di evento viene impiegata quando si intende realizzare un’attività formativa
professionale o scientifica che al contempo preveda momenti di confronto e di analisi fra i partecipanti
ed i relatori. Si tratta, quindi, di uno strumento che comporta il coinvolgimento attivo dei partecipanti
stessi, invitati ad intervenire all’interno di simulazioni.
GIORNATA DI STUDIO
Giornate di approfondimento su temi specifici, di solito alla presenza di specialisti del settore.
BANDO DI CONCORSO
Concorso di idee dedicato ad un gruppo specifico di persone, finalizzato a premiare idee o progetti
innovativi in determinati ambiti.
MOSTRA
Evento in cui si collocano in visione al pubblico oggetti, opere, manufatti; può avere finalità
promozionali, di documentazione; può essere permanente, temporanea, o ricorrente; può essere
specifica, riferita a singole categorie di oggetti, periodi, autori oppure generalista o collettiva.
SPETTACOLO/RAPPRESENTAZIONE
Rappresentazione artistica che avviene a beneficio di un pubblico e che può essere di diversa natura:
teatrale, cinematografica, canora o musicale.
CONCERTO
Evento in cui solitamente uno strumento solista è accompagnato da un’orchestra.
MANIFESTAZIONE SPORTIVA
Periodo di svolgimento di una pratica sportiva che prevede la presenza di pubblico spettatore.
Cap 1 --Art 4: Luoghi e spazi
L’evento può essere organizzato in luoghi all’interno del Campus Mantova e, nella fattispecie, aule
didattiche, aula videoconferenza, ingresso interno e corridoio (elenco spazi interni).
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I suddetti spazi sono concessi gratuitamente per i richiedenti soggetti interni e nel rispetto del
regolamento (vedi CAP 1 art 1 del Regolamento).
E’ possibile utilizzare luoghi all’esterno del Campus Mantova, in ambienti messi a disposizione da alcuni
enti del territorio (Provincia, Fum, Comune, Amici di Palazzo Te, ecc…).
NOTA BENE: per scegliere gli spazi disponibili per la città di Mantova consultare il sito:
http://www.comune.mantova.it/index.php/cultura/mantova-citta-di-cultura
(nelle
sezioni:
sale
comunali, sale nei palazzi civici, altre sale). Per gli ambienti esterni è prevista la richiesta diretta agli enti
di riferimento per la prenotazione e tariffa.
Cap 1 -Art 5: Finanziamento dell’evento
L’evento deve preferibilmente godere di autofinanziamento, con indicazione della tipologia dei fondi
utilizzati ed, eventualmente, degli sponsor o dei contributi da parte degli Enti.
Gli eventi per i soggetti interni (riferiti ad attività didattica, di ricerca, e di autogestione degli studenti)
godono di un contributo del Polo in termini di servizi, attrezzature, risorse umane.
ll contributo del Polo consiste nel fornire i servizi elencati all’art 6.
Per l’organizzazione degli eventi che prevedano un finanziamento da parte del Polo, è, invece,
d’obbligo la presentazione della rendicontazione finale.
Il richiedente si impegna a presentare il preventivo dettagliato per ogni voce di spesa e ad evento
concluso, il conto consuntivo dell’attività svolta.
Cap 1 -Art.6: Supporto tecnico informatico e logistico
Il Polo prevede supporto tecnico per la realizzazione degli eventi organizzati dai soggetti interni al
Politecnico (docente, professore a contratto, ricercatore, assegnista di ricerca, studente, ecc) che
consiste nell’erogazione dei seguenti servizi:
-
attrezzature informatiche (microfoni, pc, videoproiettore, impianto audio, registrazione senza
montaggio) E’ possibile avere la collaborazione di un’unità operativa in orario lavorativo
9.00/18.00 (tecnico informatico, area logistica), Wi-fi per utenti non registrati;
consulenza audio e video esterni al Polo (previa richiesta di preventivo all’Ufficio Servizi
Logistici/Amministrativo e autorizzazione del Responsabile Gestionale);
consulenza traduzione in simultanea tramite service o con presenza del traduttore (previa
richiesta di preventivo all’Ufficio Servizi Logistici/Amministrativo e autorizzazione del Responsabile
Gestionale);
consulenza per vitto, alloggio e trasporto a tariffe agevolate con esercenti convenzionati (previa
richiesta di preventivo all’Ufficio Servizi Generali e autorizzazione del responsabile Gestionale);
spazi interni alla sede in orari di apertura dal lun/ven 9.00/18.00 ;
portierato (sempre in orari di apertura sede) ;
parcheggi interni (max n°10 parcheggi riservati con tessera APCOA per relatori e invitati gratuiti
dal lun/ven 24 h; a pagamento, invece il sab. e la dom);
allestimento e disallestimento evento;
assistenza durante l’evento (studenti centocinquantoristi, tutor)
grafica interna (progettazione secondo grafica coordinata di manifesti, locandine, brochure,
etc.);
promozione dell’evento tramite sito web di Polo e d’Ateneo, mailing list docenti e studenti lista pd
e pta, comunicato stampa su media locali, affissione locandine all’interno della sede. Per la
divulgazione di manifesti all’esterno è da concordare con il soggetto richiedente tenendo conto
che è indispensabile l’autorizzazione comunale nonché il pagamento di imposta d’affissione
(ICA);
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-
consulenza merchandising Polimi since 1863 (prodotti del Polimi di rappresentanza personalizzati
quali cancelleria, accessori, maglie, borse ecc). Consultare il Polishop del Polo di Mantova o il sito
www.polishop.polimi.it per catalogo e relative tariffe;
Poliprint stampa di locandine presso il Polo (n°2 formato A1, n°10 formatoA3, n°50 formato A4 da
piegare.
PER MOSTRE INTERNE
- pannelli espositivi. Il Polo Territoriale di Mantova mette a disposizione pannelli rigidi di color
bianco in polipropilene alveolare con relativi profili in PVC (profilo angolo e profilo ad H).
In particolare:
- n° 54 pannelli larghezza 100 cm, altezza 200 cm, spessore 10 mm
- n° 10 pannelli larghezza 75 cm, altezza 200 cm, spessore 10 mm
- n° 12 pannelli larghezza 50 cm, altezza 200 cm, spessore 10 mm
Si intende segnalare che il materiale da esporre può essere assicurato, a discrezione del soggetto
richiedente e referente della mostra, tenendo conto della tempistica per le procedure di attivazione
delle polizze assicurative. Inoltre è possibile prenotare un servizio di trasporto, facendo richiesta per
tempo al Responsabile gestionale del Polo Territoriale di Mantova. Assicurazione e Trasporto devono
essere a carico del soggetto richiedente.
Per eventi organizzati da soggetti esterni al Politecnico ma patrocinati o co-partecipati dal Polo il
Politecnico può anche provvedere a fornire oltre agli spazi:
- attrezzature informatiche
- microfoni □ pc, □ videoproiettori, □ impianti audio, □ registrazione senza montaggio □ assistenza
di personale tecnico informatico (lun.- ven., 9:00-18:00) □ Wi-fi per utenti non registrati
- portierato (lune- vene, 09:00-19:00)
- parcheggi interni al Campus di Mantova
Cap 1 -Art.7: Richiesta patrocinio di soggetti esterni
I soggetti esterni interessati alla concessione del patrocinio devono inviare al Prorettore, di norma
almeno 30 giorni prima della data dell’evento, richiesta da redigersi utilizzando il form online
La concessione in uso è subordinata alla compatibilità della richiesta con le finalità istituzionali
dell’Ateneo ed è disposta dal Prorettore e consente l’utilizzo del logo ufficiale.
Il concedente può revocare la concessione per sopravvenute, eccezionali e motivate esigenze
istituzionali o attinenti la sicurezza o l’ordine pubblico.
CAPO 2 – CONCESSIONE E L’UTILIZZO TEMPORANEO DEGLI SPAZI
Cap 2 -Art.1: Principi generali- Finalità e ambito di applicazione
1. Il presente Regolamento indica i principi generali di comportamento e i criteri di utilizzo degli spazi del
Polo Territoriale di Mantova e regola la concessione e l’utilizzo temporaneo a titolo gratuito di aule e di
spazi in considerazione delle responsabilità che derivano da tale concessione per la rispondenza
dell’uso, per il rispetto delle vigenti norme antinfortunistiche, di sicurezza e di prevenzione incendi.
2. Compatibilmente con il normale svolgimento delle attività istituzionali del Polo, aule e spazi dello stesso
possono essere utilizzati da soggetti interni che ne facciano regolare richiesta con la compilazione del
form on line per lo svolgimento di eventi o di attività e manifestazioni, quali, a titolo esemplificativo
iniziative di carattere culturale, scientifico, didattico-formativo, concorsuale e di particolare rilievo.
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3. E’ esclusa la concessione di spazi per attività incompatibili con la destinazione d’uso e con le
caratteristiche strutturali e funzionali degli stessi.
Cap 2 - Art.2: Disposizioni comuni alla circolazione
1. Gli spazi del Polo sono fruibili, nel rispetto della legge, delle norme comportamentali di ordine e decoro
e delle disposizioni contenute nel presente Regolamento. E’ fatta salva la possibilità di segnalare alle
competenti Autorità comportamenti contrari alle norme di legge o che costituiscono reato.
2. L’accesso agli spazi esterni (cortile, parcheggio) del Polo di veicoli, biciclette, autovetture è consentito
negli orari di apertura della sede ai soggetti autorizzati con le limitazioni e le cautele previste a tutela
dell’ordine e della sicurezza delle persone e delle cose, nel rispetto delle norme dettate dal Codice della
strada (zona a traffico limitato). E’ vietata la sosta in orari notturni e festivi, se non debitamente
autorizzata. Per usufruire della sosta presso il parcheggio APCOA sito in via Scarsellini,2 La tessera va
richiesta all’area logistica e permette la sosta gratuita dal lun/ven 24 h e a pagamento il sab. e dom.
3. Per motivi d’igiene e di sicurezza, e per non arrecare disturbo al normale svolgimento delle attività,
non è consentito l’accesso agli animali.
Cap 2 -Art.3: Soggetti utilizzatori/ richiedenti
1. Gli spazi del Polo possono essere concessi in utilizzo temporaneo per lo svolgimento delle attività di cui
all’art.1 comma 2 del presente Regolamento a:
a) Soggetti interni quali docenti, ricercatori e personale tecnico amministrativo del Polo,associazioni,
comitati, rappresentanze interne di personale docente e tecnico-amministrativo, associazioni
studentesche accreditate del Politecnico di Milano, ad uso gratuito;
b) Soggetti esterni al Polo, pubblici o privati su richiesta eccezionale o per eventi patrocinati.
Cap 2 -Art.4: Spazi utilizzabili, giorni e orari di utilizzo
1. Gli spazi interni del Polo utilizzabili sono: aule didattiche, aule informatizzate, sale riunioni e altri spazi
idonei allo svolgimento delle attività quali cortili, atrii, corridoi, ingressi (di cui all’articolo 1 del presente
regolamento), così come identificati nell’elenco allegato. (spazi interni)
2. E’ prevista la possibilità realizzare l’evento in ulteriori spazi esterni di strutture ed enti in coerenza a
quanto previsto dal presente regolamento e dai rispettivi regolamenti interni e tariffari, ove presenti. Per
questi è opportuno accordarsi direttamente con gli enti di appartenenza (Cap 1- Art. 4).
3. Compatibilmente con le esigenze funzionali del Polo gli spazi possono essere utilizzati, di norma,
durante i giorni feriali in orario di apertura al pubblico e comunque nella fascia oraria compresa tra le
9.00 e le 18.00.
4. L’utilizzo in orari diversi e/o in giorni prefestivi e festivi sarà specificamente regolamentato nell’atto di
concessione.
Cap 2 -Art.5: Procedura per la richiesta
I soggetti interessati all’utilizzo di spazi del Polo devono inviare la richiesta on line al Prorettore, di norma
almeno 30 giorni prima dell’effettivo utilizzo, da redigersi utilizzando il form.
L’istruttoria, diretta ad accertare la sussistenza dei requisiti e la completezza della domanda, è svolta dal
Responsabile della Struttura d’intesa con l’area Logistica e con i competenti organi interni.
L’utilizzo deve avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza degli ambienti e dei
lavoratori e in funzione della tipologia della richiesta.
Il concedente può revocare la concessione per sopravvenute eccezionali e motivate esigenze
istituzionali o attinenti la sicurezza o l’ordine pubblico.
E’ opportuno effettuare un sopralluogo e firmare una dichiarazione di assunzione di responsabilità.
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Cap 2 -Art.6: Responsabilità
1. I soggetti autorizzati all’utilizzo delle aule e degli spazi sono responsabili degli eventuali danni arrecati a
cose o persone per l’intera durata della concessione.
2. I soggetti utilizzatori sottoscrivendo specifico modulo di dichiarazione di responsabilità allegato al
presente regolamento (modulo “Dichiarazione di responsabilità”), a seguito di accettazione della
richiesta inoltrata, esonerano espressamente il Politecnico da ogni responsabilità, in ordine alle attività
svolte negli spazi o nelle aule, per furti o danni, subiti dal soggetto organizzatore e/o dai partecipanti e si
obbligano ad attenersi a quanto disposto nel presente regolamento, a rispettare la capienza massima
consentita per gli spazi richiesti, nonché alle ulteriori prescrizioni che venissero impartite in sede
autorizzativa.
3. I locali dovranno essere riconsegnati nello stato nel quale sono stati messi a disposizione.
4. Il Responsabile del procedimento, individuato nell’ambito della competente Struttura per la logistica,
prima e al termine della manifestazione, verifica, di concerto con il Richiedente, le condizioni degli spazi
concessi redigendo apposito verbale (modulo” Verbale di sopralluogo”), che costituisce atto formale
per eventuale richiesta di risarcimento danni.
Cap 2 -Art.7: Sanzioni
1. Per l’utilizzo degli spazi devono essere osservate le finalità, le modalità, i criteri e le procedure stabilite
dal presente Regolamento.
2. Il mancato rispetto delle disposizioni previste può comportare l’annullamento o la revoca dell’atto di
utilizzo degli spazi, con riserva per il Polo di agire per il risarcimento di eventuali danni subiti (specifiche
sanzioni disciplinari per studenti e personale dipendente sono previste in caso di danno).
CAPO 3 – ALLEGATI E MODULI
Cap 3 -Art.1: Allegati e Modulistica per la richiesta
1. Sono allegati al presente Regolamento e scaricabili da
http://www.polo-mantova.polimi.it/organizzazione eventi/:
• Elenco spazi interni del Polo territoriale di Mantova
2. Sono scaricabili moduli e scaricabili da: http://www.polo-mantova.polimi.it/organizzazione eventi/
• “Dichiarazione di responsabilità”
• “Verbale di sopralluogo”
3. Tali allegati e moduli , in seguito a documentate esigenze o variazione delle tariffe indicate, sono
periodicamente aggiornati e modificati con determina del Responsabile Gestionale.
Data 03.10.2016
--------------------------------IL RESPONSABILE GESTIONALE
Francesca Ferrari
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