Il software di gestione nel salone - Consulenza Acconciatori

FISCALITÀ
di Enzo De Mola
Il software
di gestione
nel salone
Negli ultimi tempi la politica ed il
mondo imprenditoriale parlano
sempre più di “salari legati alla
produttività”. Tale scenario, dove
semplicisticamente l’incremento (o
il decremento) del salario sarebbe
legato alla produttività reale del
singolo lavoratore, potrebbe essere realizzato nei prossimi anni, in
quanto ritenuto essenziale per il
programma di crescita della competitività del nostro sistema economico.
Ma se, per assurdo, questa idea
di “salari legati alla produttività”
fosse già acquisita da una legge
in vigore, questo nuovo scenario, mentre per le grandi aziende
che investono risorse importanti
nell’organizzazione aziendale sarebbe immediatamente realizzabile, per il mondo dell’acconciatura
italiana, fatta di tante piccole imprese talvolta poco organizzate dal
punto di vista gestionale, sarebbe
parimenti realizzabile? Cioè potrebbe essere implementato tout
court nel singolo salone?
In un tale ipotetico scenario, ogni
azienda di acconciatura dovrebbe
avere chiaro il concetto di “produttività” del dipendente, in modo tale
che la relativa quantificazione possa essere accettata di buon grado
dal dipendente stesso che dovrebbe anche accettare di buon grado
un importo salariale in base al
suo reale apporto alla produzione
aziendale.
Tutto questo potrebbe essere realtà
a breve ma, all’imprenditore-acMAGAZINE
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conciatore che ha la pazienza di leggere queste mie righe, permettendomi di
dargli del tu, chiedo:
•
hai idea di quanto ti costa realmente ogni singolo dipendente, considerando tasse, contributi, tredicesima, T.F.R., costo della busta paga?
•
effettui periodicamente controlli
sulla produzione del salone e sulla produzione di
ciascun addetto?
•
il singolo lavoratore alle
tue dipendenze merita o
meno il suo stipendio e di
conseguenza il carico di
tutti gli altri costi accessori, cioè contribuisce fattivamente alla creazione del reddito
della tua azienda in una corretta
proporzionalità?
Ognuno si starà dando una risposta diversa ma, se è pur vero che qualunque
acconciatore ha un’idea più o meno
corretta sulla produzione all’interno del
proprio salone, molte volte la percezione si basa solo su sensazioni, altre
volte si utilizzano rudimentali forme di
raccolta dati, in pochi si avvalgono di
strumenti professionali di raccolta ed
elaborazione dati.
Ogni realtà imprenditoriale affronta
la difficile gestione quotidiana del salone in maniera diversa. Alcune aziende non fanno nessun tipo di raccolta
dati ed impostano le proprie strategie
di prezzo e di offerta casomai basandosi sul confronto con i competitor più
vicini. Altre invece raccolgono i dati
in maniera professionale con sistemi
informatici per la rilevazione dei dati
aziendali, detti software di gestione,
ma poi non si soffermano a studiare
i numeri che ne scaturiscono ed anche in questi casi tutto viene lasciato
all’improvvisazione ed alle scelte d’istinto.
i prezzi per l’acquisto e l’assistenza,
ma cambiano anche le potenzialità nell’ottica delle informazioni che
possono raccogliere ed elaborare e,
soprattutto, nell’ottica della sicurezza
informatica dei dati inseriti.
La mia personale esperienza mi porta
a dire che le aziende di acconciatura
che meglio riescono a competere sul
mercato sono quelle che hanno investito nella dotazione di un software
di gestione e che ne fanno anche il
sistema più importante di studio dei
dati aziendali sul quale impostare
tutta la pianificazione della propria
gestione.
In base alla mia esperienza, la prima
cosa che va segnalata è che molte volte tali software vengono usati soltanto parzialmente in relazione alle loro
potenzialità; per fare un paragone
automobilistico, sono usati come delle
Ferrari guidate sempre in città e mai
lanciate in un circuito. In pratica questi software possono elaborare report
anche molto complessi, che possono
fotografare tutti gli aspetti della gestione aziendale, ma nella realtà dei
saloni vengono sotto-usati, limitandosi
ad utilità pratiche.
A cosa servono i software di gestione e quali sono le loro reali potenzialità?
Come per qualunque altro prodotto analogo, occorre fare distinzione
fra software semplici e
complessi e, a seconda della complessità,
cambiano logicamente
Infatti chiunque abbia un software di
gestione lo utilizza innanzitutto come
strumento di ausilio nel pagamento
da parte della cliente, quindi come
mezzo per fare cassa. Nella quotidianità il software fa risparmiare tantissimo tempo, permettendo infatti di
stampare la ricevuta fiscale, gestendo
con facilità promozioni, sconti, sospesi, di fare anche più chiusure cassa
giornaliere a seconda delle necessità
e di dare a fine giornata il totale dei
corrispettivi da annotare nell’apposito
registro.
Altro utilizzo molto diffuso è quello
della stampa delle fiches (o fogli di
lavoro) che accompagnano le clienti
nel salone, in modo che ciascun collaboratore possa avere più informazioni possibili per il lavoro da fare
alla cliente e per una maggiore
incisività nelle proposte. Chi poi
ha provato ad usare il planning
(o agenda di salone) di un buon
programma di gestione non sa
farne più a meno, soprattutto se
il programma è progettato per
essere utilizzato su un monitor
touch screen. Il planning elettronico infatti permette di gestire
con facilità gli appuntamenti, le
eventuali preferenze delle clienti per
operatore, gli incastri delle clienti senza appuntamento, i tempi di posa, le
pause dei dipendenti, i ritardi, tutto ciò
che manualmente sarebbe quasi una
mission impossible.
Quando però si passa agli aspetti un
po’ meno pratici, il software di gestione
viene messo spesso in disparte, talvolta anche per pigrizia. Ad esempio tutti
sanno che è obbligatorio per le aziende redigere a fine anno l’inventario
di magazzino; chiunque l’abbia fatto
manualmente ricorda come un incubo
le giornate perse per tale adempimento. Ebbene, con un software di gestione, basta premere un semplice tasto e
miracolosamente sarà pronto l’inventario al 31 dicembre da fornire al proprio commercialista. Questo però sarà
possibile sempreché siano state inserite le anagrafiche di ogni prodotto, se
saranno stati correttamente caricati i
prodotti entrati in azienda e scaricati
i prodotti utilizzati in salone o venduti
alle clienti, con l’impegno di fare tutto
questo ogni giorno, senza salti e senza
mai creare arretrati, altrimenti l’inventario sarebbe falsato.
Tornando ai concetti di produttività da
cui siamo partiti, il software di gestione
permette l’analisi della produzione di
ciascun addetto del salone; lo può fare
considerando il giorno, la settimana, il
mese, l’anno e lo può fare sotto forma
di numeri o di grafici, in modo da poter valutare al meglio incentivi, interventi formativi, assunzioni o riduzioni
del personale.
Il software di gestione può fornirci
informazioni sulle performance dei
singoli servizi effettuati in salone, sui
passaggi cassa, sul fatturato, casomai
analizzandolo per singolo giorno della settimana e per orario, in modo da
lavorare sul listino, sugli orari di apertura e chiusura del salone, sulle promozioni o su altre strategie.
Permetterà di raccogliere i dati delle
clienti, previo consenso, per contattarle più facilmente, per una gestione
dello storico dei trattamenti ricevuti e
dei prodotti acquistati, per analizzarne i comportamenti e le abitudini, per
incentivarne la frequentazione del salone e, perché no, per mettere il salone in condizione di inviare gli auguri
il giorno del compleanno di ciascuna
cliente.
Un’ultima semplice considerazione:
il software di gestione è ormai uno
strumento indispensabile nel salone,
occorre usarlo e, soprattutto, sfruttarlo per tutte le sue potenzialità, anche
facendosi aiutare da esperti qualificati, affinché ogni imprenditore acconciatore possa davvero entrare in quel
difficile ma intrigante percorso della
conoscenza della propria azienda,
nell’ottica di eliminarne le inefficienze
e di migliorarne la redditività.