Modernizzare le comunicazioni unificate con Skype for Business

Guida alle best practice
Modernizzare le
comunicazioni unificate
con Skype for Business
Best practice per il data center di oggi
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Negli ultimi cinque anni la collaborazione si è
notevolmente evoluta, passando dalla consultazione
del collega della scrivania accanto all'organizzazione
di teleconferenze virtuali con colleghi che si trovano in
vari paesi di tutto il mondo. Poche cose influiscono sulla
produttività, le relazioni con i clienti e gli utili più della
capacità di contattare le persone giuste al momento
giusto con gli strumenti giusti. Nell'attuale ambiente di
lavoro digitale, mobile e geograficamente distribuito,
è necessario poter interagire con clienti e colleghi da
qualunque posizione e con qualunque dispositivo.
I vostri strumenti di comunicazione e collaborazione
attuali sono in grado di mettere in contatto i gruppi di
lavoro in quest'era mobile e digitale?
Supportare la collaborazione
89%
L'
dei dirigenti aziendali ritiene
che l'utilizzo di tecnologie
mobili in ufficio possa
migliorare la collaborazione.1
Il
40%
ha riscontrato un aumento
di produttività dei
dipendenti remoti in seguito
all'implementazione di UCC.2
Le tecnologie per ufficio cambiano rapidamente, spesso rispecchiando l'evoluzione delle
tecnologie personali che hanno trasformato l'interazione fra le persone nella vita privata. I
dipendenti portano i propri dispositivi mobili al lavoro e li utilizzano per continuare a lavorare
anche fuori dall'ufficio, oltre l'orario normale. Gli studenti universitari di 22 anni entrano
nel mondo del lavoro aspettandosi di trovare ovunque strumenti di collaborazione quali
messaggistica immediata e chat video, e sanno quasi istintivamente come sfruttare tali
strumenti per aumentare la produttività.
I gruppi di lavoro di oggi sono spesso virtuali, con dipendenti distribuiti in tutto il mondo e
aziende attive 24 ore al giorno per sette giorni la settimana. In un ambiente di questo tipo,
l'esigenza di collaborare costituisce un problema per l'azienda: se organizzare un viaggio
per consentire un incontro di persona può avere costi proibitivi, i membri dei team hanno
comunque l'esigenza di lavorare uno accanto all'altro e incontrarsi di persona.
Le aziende stanno scoprendo sempre più che le tecnologie di comunicazione tradizionale
(soluzioni autonome per dati, telefonia e video) non soddisfano le esigenze degli ambienti
aziendali di oggi, né della relativa forza lavoro. C'è bisogno di una moderna piattaforma di
comunicazioni integrate che permetta ai dipendenti di entrare più efficacemente in contatto
ma, troppo spesso, ci si trova di fronte a una disordinata combinazione di strumenti incentrati
su (PBX, Private Branch Exchange), ormai quasi a fine vita.
Per rispondere a tale esigenza, molte aziende stanno passando alle soluzioni di comunicazioni
unificate e collaborazione (UCC, Unified Communications And Collaboration), che combinano
metodi di comunicazione diversi (messaggistica immediata, voce, condivisione di applicazioni
e così via) in un singolo set di strumenti integrati.
1
ntethered employees: The evolution of a wireless
U
workplace, The Economist Intelligence Unit, 2014,
economistinsights.com/sites/default/files/
Untethered%20employees%20July%202014.pdf
2
est-in-Class Unified Communications Deployments
B
Get Results, Aberdeen Group, aprile 2015.
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Skype for Business
Microsoft Skype for Business, supportato da HPE, viene utilizzato ormai da molto tempo dai clienti
aziendali. È un'evoluzione di Microsoft® Office Live Communications Server (LCS), un prodotto
lanciato nel dicembre 2003. LCS era stato sostituito da Office Communication Server (OCS) nel 2007
e poco dopo da Office Communication Server R2 (OCS R2), nell'ottobre 2008. Microsoft ha continuato
ad aggiungere funzionalità e caratteristiche, che hanno portato al rilascio di Microsoft Lync® Server
2010 e successivamente di Lync Server 2013. Quando Microsoft ha acquisito Skype, il nome è stato
modificato e la versione successiva di Lync Server è diventata Skype for Business Server 2015. Oggi
Skype for Business è una potente suite UCC dotata di funzionalità di classe Enterprise che includono:
•Messaggistica istantanea e presenza (IM&P)
•Servizi VoIP
•Riunioni online per un massimo di 250 persone con audio, video ad alta definizione e
conferenze Web
•Integrazione con strumenti di Microsoft Office 365 quali Outlook, Word e PowerPoint
•Il client Skype for Business per dispositivi mobili include il supporto per iPhone®, iPad®,
Android e Windows® Phone
•Telefoni IP fissi "ottimizzati per Skype for Business" e dotati di funzionalità PBX complete
•Sicurezza di livello Enterprise
Espandere le funzionalità UCC
Molte aziende hanno adottato Skype for Business IM&P per consentire ai dipendenti di
comunicare ma sono riluttanti a integrare ulteriori servizi, come voce e videoconferenze.
Il problema è spesso dovuto al timore che le reti legacy non siano in grado di supportare
l'aumento di traffico generato da video e voce, e che tali reti non possano fornire i livelli di
qualità del servizio (QoS, Quality of Service), supporto, scalabilità o sicurezza richiesti da
un'efficiente implementazione UCC.
Poiché i sistemi PBX attuali sono quasi a fine vita e aumenta l'esigenza di fornire
comunicazioni video e altri servizi in alternativa alle trasferte per gli incontri di persona, molte
aziende stanno riconsiderando le proprie esigenze in termini di UCC.
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Secondo un recente report Gartner, l'ambiente di lavoro digitale impone ai responsabili della
pianificazione IT di escogitare nuove modalità per fornire servizi voce agli utenti. La maggiore
attenzione all'integrazione di dati contestuali, contenuti multimediali e supporto per più
dispositivi permetterà ai dipendenti di massimizzare i livelli di agilità ed efficienza.3
Il primo passo per la modernizzazione è costituito dalla valutazione di capacità attuali ed
esigenze future.
Valutazione delle esigenze
Con le soluzioni UCC, non esiste un modello unico adatto a tutti. Ogni organizzazione parte
da un punto diverso e presenta una serie di esigenze unica. La valutazione delle esigenze
permette di capire da dove partire, dove si vuole arrivare e che percorso seguire per andare
dal punto A al punto B.
Durante la valutazione delle esigenze occorre identificare:
•Gli obiettivi di business
•Le risorse di rete necessarie per raggiungere tali obiettivi, in relazione alle capacità attuali, e
le eventuali lacune
•Il livello di supporto mobile necessario per i dispositivi della forza lavoro
•L'infrastruttura di elaborazione necessaria per supportare tali obiettivi
Obiettivi di business
Un'iniziativa UCC può essere motivata da vari tipi di obiettivi di business. I più comuni sono:
•Rispondere tempestivamente alle esigenze dei clienti al fine di aumentare la soddisfazione e
garantire la fedeltà migliorando le comunicazioni
•Migliorare la collaborazione tramite funzionalità come riunioni in tempo reale, chat video e
condivisione delle applicazioni
•Ridurre i costi di comunicazione sostituendo i vecchi sistemi PBX, ormai troppo costosi da
mantenere
L'obiettivo può essere uno di questi, una combinazione di questi o qualcosa di
completamente diverso. Definire e comprendere gli obiettivi di business costituisce il
punto di partenza per la determinazione delle funzionalità di infrastruttura necessarie per
un'implementazione di successo.
Predisposizione della rete
Il fattore singolo più importante per il
successo o l'insuccesso dell'iniziativa è
costituito dalla rete.
3
artner Inc., Digital workplace employees
G
need an enriched voice to collaborate more
effectively, G00273577, marzo 2015
Il fattore singolo più importante per il successo o l'insuccesso dell'iniziativa è costituito dalla
rete. Se i requisiti di rete non vengono soddisfatti correttamente, è probabile che l'esperienza
utente risulti insoddisfacente fin dal primo giorno, compromettendo la fiducia degli utenti.
I requisiti dell'infrastruttura dipendono dalle funzionalità e dalla resilienza dei componenti di
rete già disponibili e dal livello di resilienza delle reti che collegano i siti remoti al data center
centrale. Nella maggior parte dei casi, un'implementazione Skype for Business non richiede
nulla di paragonabile a un aggiornamento completo della rete, ma solo l'aggiornamento
strategico di componenti specifici.
Il problema di connettività più comune per le soluzioni UCC è costituito dalla larghezza di
banda. Anche se non è l'unico aspetto da considerare, costituisce un valido punto di partenza
per valutare la predisposizione della rete.
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Larghezza di banda di rete
La migrazione da un sistema PBX a Skype for Business implica l'adozione di un nuovo paradigma
in cui voce, video e altri tipi di traffico UCC vengono trasmessi sulla rete IP insieme al traffico di rete
attuale. Molto probabilmente, questa situazione impone un aumento di capacità della rete.
Il vostro partner per la soluzione dovrebbe utilizzare uno strumento di pianificazione della
larghezza di banda per determinare quanta ne occorrerà dopo l'implementazione completa di
Skype for Business con tutti i servizi relativi. Dovrà quindi esaminare i collegamenti attuali della
sede per determinare se dispongono di spazio sufficiente o se è necessario aggiungerne altro.
La larghezza di banda nominale non costituisce l'unico problema. In alcuni casi, le esigenze
create dall'aumento del traffico possono essere soddisfatte almeno parzialmente effettuando
il throttling del traffico dati attuale, per liberare larghezza di banda da destinare al traffico
prioritario voce e video, riducendo i costi di aggiornamento della rete.
Qualità del servizio (QoS)
I dati digitali vengono trasmessi in rete sotto forma di pacchetti. Le trasmissioni voce o video
creano un flusso continuo di pacchetti suddivisi uniformemente, che vengono riassemblati
all'estremità ricevente. I dati, invece, vengono in genere trasmessi contemporaneamente, creando
punti di congestione che possono alterare il flusso in due modi: modificando tempi e spazi fra i
pacchetti (jitter) oppure determinando una perdita di pacchetti o la trasmissione di pacchetti non
sequenziali (perdita di pacchetti). In entrambi i casi, si verifica un calo della qualità audio o video.
Le funzionalità QoS possono risolvere tali problemi effettuando il throttling del traffico dati
per fornire una velocità dati garantita ai flussi audio e video, al fine di preservarne la qualità.
Le funzionalità QoS possono effettivamente ridurre le esigenze di larghezza di banda
complessive, trasferendo tutti i dati in rete con i giusti livelli di velocità e priorità.
"Dopo l'aggiornamento dell'infrastruttura di rete ad
HPE Networking, abbiamo iniziato a offrire servizi Lync al
personale, con risultati stupefacenti. Oggi tutti possono
verificare all'istante la disponibilità degli altri, comunicare
tramite la messaggistica immediata e condividere il desktop.
Ora che il personale clinico, i medici e gli responsabili dei
casi hanno visto quanto sia semplice comunicare, i tassi di
utilizzo sono aumentati esponenzialmente."
- Steve Buffenstein, responsabile IT, Richmond Behavioral Health Authority
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Accesso mobile
In molti settori le aziende stanno riducendo o limitando le connessioni cablate in ufficio per passare
a un accesso Wi-Fi, sia nelle nuove strutture che negli ambienti di lavoro preesistenti. Questo vale
soprattutto nelle aziende che utilizzano dipendenti altamente mobili e negli ambienti "hot-desk".
HPE e Aruba offrono una soluzione
completa per gli ambienti wireless, che
attribuisce la massima priorità al traffico
di rete generato da Skype for Business
per limitare l'interruzione delle chiamate
e garantire una qualità video superiore:
Offerta Skype for Business di HPE e
Aruba Networks.
Installare un client mobile per stabilire una connessione voce e video su uno smartphone è
semplicissimo. Poiché la forza lavoro di oggi tende a preferire le caratteristiche di libertà e
collaborazione offerte dalle comunicazioni mobili, questo potrebbe essere uno scenario vincente,
ma c'è un problema: i sistemi devono funzionare in qualsiasi punto dell'edificio. Oltre che nelle sale
riunioni nelle postazioni di lavoro, devono funzionare anche nelle aree in cui gli utenti possono
rispondere alle chiamate mentre camminano, come corridori, sale comuni e persino la tromba delle
scale. In molti campus e sedi staccate esistono ancora punti ciechi non raggiunti dal segnale Wi-Fi.
Pertanto, oltre ai problemi di larghezza di banda e QoS, occorre verificare anche la
disponibilità di una copertura appropriata per supportare la mobilità.
Microsoft Skype for Business Services
"Ogni mese, Lync (Skype for Business) restituisce ad
HPE 1,5 milioni di minuti di produttività per il solo fatto
che permette di accedere alle teleconferenze con un
singolo clic, evitando di comporre numeri di telefono e
immettere passcode.”
- Responsabile del programma di comunicazioni unificate di HPE
Hewlett Packard Enterprise ha implementato una soluzione Skype for Business per la sua
stessa forza lavoro globale, frutto di 30 anni di Frontline Partnership tra HPE e Microsoft,
che offre una serie completa di servizi Skype for Business quali IM&P, conferenze vocali,
telefoniche e Web di livello Enterprise con voce, video e condivisione di applicazioni. La
soluzione è concepita per supportare migliaia di utenti aziendali distribuiti in più sedi. I
vantaggi di business includono:
•Aumento dei livelli di collaborazione e produttività della forza lavoro - Gli utenti
possono accedere sempre e ovunque, tramite sistemi desktop e dispositivi mobili, a una
serie di strumenti quali IM&P, comunicazioni vocali, conferenze Web, video e condivisione di
applicazioni, per supportare la collaborazione in tempo reale
•Riduzione dei costi di comunicazione - La soluzione fornisce servizi di audioconferenza e
chiamate interurbane a una frazione del costo dei piani tradizionali
•Riduzione del costo totale di proprietà - È possibile centralizzare l'architettura di
comunicazione e ridurre i costi operativi di gestione tramite una soluzione scalabile ad alta
velocità che sfrutta tecnologie a costi inferiori
•Livelli superiori di sicurezza, flessibilità ed espansione - È possibile contenere i rischi
consolidando il controllo della protezione di dati sensibili e proprietà intellettuale nel data
center
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"HPE ci ha aiutato ridurre i costi operativi, aumentando al
tempo stesso la connettività dell'ambiente di lavoro. I
consulenti HPE hanno progettato un affidabile approccio di
data center distribuito e hanno eseguito con successo la
migrazione di Subsea 7 a Microsoft Skype for Business in
oltre 25 sedi di tutto il mondo."
- Adele Leport, direttore del reparto IT Engagement and Operations, Subsea 7
Per ottenere concretamente tali vantaggi, è fondamentale che gli utenti adottino la soluzione.
Il sistema deve essere operativo fin dal primo giorno e HPE Education Services può aiutarvi
a gestire il cambiamento e ad aumentare il tasso di adozione. Questi servizi possono essere
rivolti a dipendenti che devono assumere nuovi ruoli e responsabilità o a team che devono
rivoluzionare la propria modalità di interazione con gli altri reparti. In entrambi i casi, possiamo
offrire quanto segue:
•Durante la fase di preparazione: possiamo ispirare una visione comune per invitare i
dipendenti a prendere parte all'iniziativa di cambiamento
•Durante il cambiamento: possiamo fornire nuove conoscenze e competenze per garantire
che i dipendenti si sentiranno pronti a utilizzare efficacemente la nuova tecnologia
Gli esperti di HPE Services possono
progettare una soluzione che supporta
centinaia di migliaia di utenti e può essere
implementata a livello globale.
•Dopo il cambiamento, per l'espansione: possiamo fornire supporto in tempo reale, per
garantire che le nuove procedure di lavoro vengano adottate e integrate completamente
Hewlett Packard Enterprise consente di accelerare l'implementazione di Skype for Business
con una collaudata architettura di riferimento ad alte prestazioni che include:
•Risorse di elaborazione adeguate: server HPE ProLiant DL380 o DL360 Gen9 oppure
server blade BL460 Gen9, configurati per garantire disponibilità di livello Enterprise negli
ambienti Skype
•Connettività di rete adeguata: sono disponibili varie opzioni di rete e infrastruttura, quali
switch e router HPE, infrastruttura al wireless Aruba e reti definite dal software, a seconda
del vostro ambiente e dei vostri obiettivi
•Una suite software completa: include Microsoft Skype per Business 2015 e opzioni di
gestione della rete per soddisfare esigenze e obiettivi specifici
•Servizi appropriati: Hewlett Packard Enterprise può fornire servizi tecnologici endto-end, da una valutazione preventiva delle esigenze UCC, fino alla progettazione e
all'implementazione, alla formazione degli utenti finali e all'assistenza nel data center,
applicando best practice maturate nel corso di centinaia di progetti di successo
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"Come partner di élite per il lancio di Skype for Business,
HPE ha dimostrato i massimi livelli di esperienza,
formazione e impegno per la piattaforma Skype for
Business, ed è in grado di fornire i propri servizi in tutto
il mondo."
- Giovanni Mezgec, General Manager, Skype for Business, Microsoft
Sfruttate le competenze dei nostri esperti, che possono aiutarvi a valutare le vostre
esigenze, identificare i requisiti dell'infrastruttura e definire un piano per raggiungere i risultati
di business che desiderate.
Per ulteriori informazioni, visitate il sito
hpe.com/info/dcm
hpe.com/services/mobility
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4AA6-5339ITE, maggio 2016