Mansionario Segreteria
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Mansionario Segreteria
ORGANIZZAZIONE SEGRETERIA Dipendenti e volontari RELAZIONE RIORGANIZZAZIONE LAVORI UFFICIO SEGRETERIA SEDE UNITRE NAZIONALE Tra le linee guida dettate dal Presidente Gustavo Cuccini in occasione dei recenti incontri (18 giugno 2014) del Consiglio Nazionale e del Comitato Esecutivo, si individua la necessità di riorganizzare l’ufficio di segreteria per renderne i servizi più efficienti. Nelle ultime settimane si è condotto un attento esame dei ruoli e dei compiti assegnati al personale dipendente e volontario che opera in tale ufficio e, alla luce della decisione di assumere un altro dipenden te part time per fornire all’ufficio di segreteria una copertura e un supporto telefonico per l’intero arco della giornata, si è ritenuto opportuno procedere ad una redistribuzione degli incarichi, coinvolgendo anche i consiglieri delegati dal Presidente in specifiche materie, come da prospetto che segue. ATTIVITÀ INCARICATO Gestione presenze – compilazione elenco Gestione telefonate – annotazione su apposito Registro Gestione corrispondenza: e-mail, posta ordinaria: stampa, protocollazione e smistamento Invio messaggi, lettere, circolari, ecc. Archiviazione corrispondenza evasa Tenuta cassa EMANUELA Assistenza e supporto all’operato del Presidente Relazioni con le Articolazioni Territoriali e loro collegamento con la Presidenza Anagrafe articolazioni territoriali Compilazione indirizzario ufficiale e anagrafe mass media Revisione delle convenzioni in essere Collegamento con i Consiglieri delegati per la Piattaforma Informatica e Rivista on line Archiviazione documenti, cartacea e digitale Collaborazione con Consigliere delegato all’organizzazione di eventi e manifestazioni Sito Internet Rivista on line Prenotazione e acquisto biglietti per le attività di rappresentanza Prenotazione alberghi, sale e ristorante per riunioni Comitato Esecutivo e Consiglio Nazionale SIMONE Posta: invio e ritiro raccomandate Acquisto francobolli Acquisto materiale ufficio, carta, buste, toner Gestione scorte di magazzino Aggiornamento dati sedi locali: - indirizzi, telefono, e- mail, cariche, su indirizzari e etichette MARIA CATERINA MARIANGELA MARIA ATTIVITÀ INCARICATO Applicazione della procedura di apertura sedi - da gestire con Vice Presidente Campini e Presidente Cuccini Aggiornamento statuti: . recepimento statuto aggiornato . confronto con modello, rilevazione differenze e/o anomalie . invio osservazioni scritte . recepimento versioni corrette e rianalisi documento con eventuali osservazioni . certificazione sedi con statuto corrispondente . archiviazione nuovi statuti . compilazione elenco da inviare al Ministero . convocazione commissione statuto per discussione anomalie . sollecito sedi dormienti . invio alle sedi, alle regioni, delle risposte ministeriali . gestione cessazione Sedi locali Invio annuale bollini BRUNA E CATERINA Predisposizioni prima nota su programma EXCEL e invio periodico resoconti alla Tesoriera Archivio documenti contabili Compilazione e aggiornamento elenco sedi con pagamenti quote associative ANGIOLINA Sperando che questa “rimodulazione” dei compiti incontri il gradimento di tutti, soprattutto dei diretti interessati, e auspicando che ognuno affronti gli incarichi assegnati con uno spirito di sincera e proficua collaborazione, si porgono cordiali saluti, e ….. BUON LAVORO ! Il Presidente Gustavo Cuccini La Segretaria Nazionale Marisa Occhetto