Manuale di gestione documentale

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MANUALE DI GESTIONE
DOCUMENTALE
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Premessa
A) ATTIVITA’ DI PROTOCOLLAZIONE.
L’Azienda ha l’obbligo, in virtù dell’art. 53 del D.P.R. 28.12.2000 n. 445 e dell’art. 40 bis del
D.lgs. 07.03.2005 n. 82, di protocollare tutti i documenti in arrivo e in partenza.
La protocollazione ha come scopo quello di assicurare la piena rintracciabilità dei documenti che
pervengono e che sono spediti dall’A.O.U.TS, per mezzo della loro registrazione nel registro
denominato per l’appunto registro di protocollo.
Conseguentemente, ad ogni documento viene attribuito un numero progressivo ed unico, chiamato
numero di protocollo e vi è attribuita la data di protocollo, entrambi mediante l’apposizione di una
timbratura informatizzata.
Il documento è, altresì, classificato secondo quanto previsto dal titolario di cui al relativo allegato.
La data di protocollo è da intendersi quale data certa del documento ed è quella che determina la
data di avvio e di conclusione del processo e del procedimento amministrativo.
Conseguentemente tutti i documenti non protocollati sono da considerarsi come mai pervenuti o
mai spediti.
L’importanza della protocollazione è evidenziata anche dal fatto che l’operatore ad essa addetto nel
momento in cui esercita tale funzione, assume la qualifica di pubblico ufficiale (art. 357 SS. c.p.);
conseguentemente quanto da lui riportato nel registro fa fede fino alla proposizione della querela di
falso (cfr. art. 221 SS. c.p.c.).
Inoltre è da evidenziare anche che il particolare valore giuridico accordato al contenuto del registro
di protocollo deriva dal fatto che l’operatore addetto utilizza le regole tecniche adottate per la
protocollazione, di cui al D.P.C.M. 3.12.2013 e da ciò discende che il rispetto delle regole tecniche
unito alla funzione di pubblico ufficiale dell’addetto attribuisce pubblica fede a quanto riportato nel
registro di protocollo.
L’A.O.U.TS utilizza da tempo il sistema di protocollo informatico, sistema denominato “protocollo
client – server” prodotto da Insiel S.p.a e fornito dalla Regione FVG. (cfr. relativo allegato).
Grazie al progresso tecnologico, l’attività di protocollazione è stata informatizzata, ma i principi
posti alla base di essa sono rimasti esattamente gli stessi. Per garantire e migliorare l’efficienza,
l’economicità e la tempestività delle comunicazioni e dello smistamento della posta, anche
nell’ottica della dematerializzazione, l’A.O.U.TS ha adottato la suite GIFRA. (cfr. relativo allegato)
e in essa le partizioni di Visura Web ed Iteratti WEB fornito dalla Regione per tramite di Insiel
S.p.a., anche produttore dello stesso oltre che gestore presso i suoi locali del server e degli archivi.
Si precisa che l’A.O.U.TS non può procedere all’acquisizione o alla realizzazione di funzionalità
aggiuntive sulla base del rapporto tra costi e benefici nell'ambito dei propri obiettivi di
miglioramento dei servizi e di efficienza operativa senza l’autorizzazione dell’Amministrazione
regionale. Pertanto, l’amministrazione competente a dare attuazione all’art. 6, c. 2, del D.P.C.M.
3.12.2013 è la Regione Autonoma del Friuli Venezia Giulia.
B) MANUALE DI GESTIONE
Il D.P.C.M. di data 03.12.2013, rubricato “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi
degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto
legislativo n. 82 del 2005” dispone che entro 18 mesi dalla data della sua entrata in vigore, tutte le
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Pubbliche Amministrazioni devono adottare il manuale di gestione (artt. 3 ; 5 e 23, c. 2), recependo
le nuove regole tecniche in esso contenute.
Esso ha, altresì, disposto l’abrogazione del D.P.C.M. di data 31.10.2000 che disciplinava le regole
tecniche in materia di protocollo.
Il progresso tecnologico-informatico consente la trasmissione e la ricezione di documenti
informatici, in sostituzione di quelli cartacei; consente di sottoscriverli validamente e di conservarli
legalmente nel tempo; così dando notevole impulso all’informatizzazione dell’attività nelle
pubbliche amministrazioni. Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di aggiornare il manuale
di gestione precedentemente approvato alla luce delle nuove regole tecniche.
Il Manuale di gestione del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali è uno
strumento operativo essenziale per una completa informatizzazione della P.A., che ha come finalità
quella di migliorare l’efficienza interna degli uffici e la razionalizzazione dei flussi documentali.
La protocollazione, infatti, non può essere limitata ad un dispensatore asettico di numeri
sequenziali, né il protocollo informatico può essere progettato come semplice trasposizione su un
supporto elettronico del registro di protocollo cartaceo. In un sistema informativo documentale
moderno il protocollo deve diventare uno snodo irrinunciabile e una risorsa strategica per il buon
andamento dei processi e dei procedimenti amministrativi. Per raggiungere questi obiettivi, devono
essere garantiti la trasparenza, il controllo e l’interscambio dell’azione amministrativa attraverso i
documenti che ogni Amministrazione produce durante la propria attività pratica o l’esercizio delle
proprie funzioni.
Proprio a questo fine è orientato il complesso di norme approvate in materia di gestione
documentale e riunificate nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa (D.P.R. 28
dicembre 2000, n. 445), la cui parte relativa al protocollo informatico ha come strategia di base la
trasformazione del sistema documentario in un sistema informativo specializzato e altamente
qualificato.
Questo Manuale è, pertanto, rivolto a tutti gli operatori dell’A.O.U.TS, come strumento di lavoro
per la gestione dei documenti, dei processi e dei procedimenti amministrativi che sono chiamati a
trattare e, in relazione ai quali, alcuni di essi sono individuati come responsabili.
Il Manuale, infatti, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico,
dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di
esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza soluzioni di continuità – dal
protocollo all’archivio storico.
Si tratta di uno strumento complesso che in alcune parti deve necessariamente subire modifiche e
aggiornamenti frequenti soprattutto in funzione dei concreti adeguamenti rispetto alle disposizioni
in materia di firma elettronica, firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata e firma
digitale, gradualmente in atto.
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SEZIONE I
Art. 1
Ambito di applicazione
Il presente manuale di gestione è adottato in conformità alla normativa vigente, in particolare al
D.P.R. 28.12.2000, n. 445, al D.P.C.M. di data 03.12.2013, articolo 5, recante le regole tecniche per
il protocollo informatico e al Codice dell’Amministrazione Digitale approvato con d.lgs.
07.03.2005 n. 82, s.m.i. Esso disciplina le attività di gestione (protocollazione o altre forme di
registrazione, classificazione, smistamento e assegnazione, spedizione) ed archiviazione dei singoli
documenti di origine interna ed esterna, nell’ambito della gestione dei flussi documentali
dell’A.O.U.TS.
Eventuali modifiche di carattere strettamente tecnico - informatico che si dovessero apportare al
presente manuale, verranno inserite, quali allegati aggiuntivi, senza doverlo riapprovare
nuovamente.
Il presente manuale è pubblicato sul sito internet aziendale alla sezione Amministrazione
Trasparente.
Art. 2
Responsabilità
L’Ufficio Protocollo è l’unico ufficio aziendale deputato alla protocollazione della posta sia in
arrivo, sia in partenza con la quale viene attribuita la data certa, indispensabile per determinare la
data di avvio e di conclusione del procedimento amministrativo. Opera nell’ambito del protocollo
informatizzato sul registro denominato “GEN”.
Da ciò deriva l’obbligo a tutte le SS.CC. che ricevono a qualsiasi titolo e con qualsiasi mezzo
documentazione proveniente dall’esterno, di consegnarla o farla consegnare all’ufficio protocollo,
affinché sia protocollata.
Nel caso in cui ciò non avvenga, sarà soggetto a responsabilità disciplinare, penale, civile e
amministrativa il funzionario che a qualsiasi titolo e con qualsiasi ruolo, ponga in essere tale
comportamento.
Art. 3
Definizioni
Le definizioni sono riportate nell’allegato n. 1 al presente manuale.
Art. 4
Individuazione dell’Area organizzativa omogenea (AOO) e del Responsabile della Gestione
Documentale
Ai fini della gestione del processo si individua all’interno dell’A.O.U.TS un’unica area
organizzativa omogenea per la gestione dei documenti di origine interna ed esterna, utilizzando un
unico sistema di protocollazione.
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Il responsabile della gestione documentale dell’Area Organizzativa Omogenea è identificato nel
Direttore della S.C. Affari Generali e Legali ed in caso di sua assenza, vacanza o impedimento nel
vicario, formalmente individuato ed afferente alla medesima Struttura Complessa.
Ai sensi degli artt. 3, lett. d) e 4 del D.P.C.M. 3.12.2013, al Responsabile della gestione
documentale sono assegnati i seguenti compiti:
a) predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all'articolo 5 del D.P.C.M. 3.12.2013 e ne
cura il costante aggiornamento;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto
delle disposizioni del D.P.R. 445/2000, D.P.C.M. 3.12.2013 e del presente Manuale;
c) cura il servizio di archiviazione documentale;
d) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
e) autorizza l’uso del registro di emergenza in caso di impossibilità di utilizzo del programma di
protocollazione informatica per cause tecniche;
f) proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all'articolo 3, comma 1,
lettera e) del D.P.C.M. 3.12.2013.
Art. 5
Sede ed orari dell’Ufficio Protocollo
L’ufficio Protocollo è situato presso la sede legale dell’A.O.U.TS in via del Farneto, n. 3, Trieste,
afferisce alla S. C. Affari Generali e Legali ed è aperto al pubblico tutti i giorni dal lunedì al
venerdì, osservando i seguenti orari: dal lunedì al giovedì dalle ore 7,45 alle 15,45, mentre il
venerdì chiude alle 12,45, lasciando invariato l’orario di apertura.
Eventuali modifiche dell’orario di apertura e chiusura dell’Ufficio Protocollo verranno comunicate
tramite circolare e pubblicate sul sito intranet aziendale senza bisogno di modificare il presente
regolamento.
Sono soggetti a protocollazione i documenti che hanno rilevanza aziendale e tutti gli atti che sono
inviati alle singole direzioni (cfr. art. 11).
Circa la tenuta dell’archivio, l’Ufficio Protocollo ha competenza archivistica sulla documentazione
originale trattenuta, ai fini della sua corretta conservazione (cfr. artt. 1 lett. q), 52, c. 1, lett. f), 67,
68 e 69 del D.P.R. 28.12.2000 n. 445, cfr. anche D. Lgs. 22.01.2004 n. 42).
Art. 6
Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli
archivi
Nell’Ufficio Protocollo è compreso il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione
dei flussi documentali e degli archivi.
All’Ufficio Protocollo, per quanto riguarda la tenuta del protocollo informatico, sono assegnati i
seguenti compiti:
a)
garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel
rispetto delle disposizioni vigenti;
b)
garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo,
come richiesto dall’art. 7, c. 5 del D.P.C.M. 3.12.2013;
c)
conserva le copie dei dati di protocollo, in luoghi sicuri;
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d)
garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui
agli articoli 67, 68 e 69 del testo unico;
e)
autorizza le operazioni di annullamento di cui agli artt. 54 del D.P.R. 445/2000 e 8 del
D.P.C.M. 3.12.2013.
L’Ufficio Protocollo è preposto alla gestione e tenuta dei documenti, prodotti o ricevuti
dall’A.O.U.TS. nel corso dell’attività amministrativa.
Art. 7
Unicità del protocollo
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al
31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal numero “1” all’inizio dell’anno successivo. Il numero di
protocollo si compone di sette cifre numeriche, ai sensi dell’art. 57 del D.P.R. 445/2000.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di
protocollo, salvo il caso di non funzionamento del sistema informatico (cfr. art. 63 D.P.R.
28.12.2000 n. 445).
Art. 8
Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti
In ottemperanza al combinato disposto degli articoli 50 e 52 del D.P.R. 28.12.2000 n. 445, viene
adottato un modello organizzativo che prevede che la gestione dei documenti sia in arrivo che in
partenza spetti esclusivamente all’Ufficio Protocollo.
Le segreterie delle Strutture Amministrative, Tecniche e delle Direzioni Generale, Amministrativa e
Sanitaria sono state dotate di collegamento al registro di protocollo generale e protocollano la posta
in uscita.
L’identificazione degli uffici utente all’interno dell’A.O.U.TS è riportata nell’allegato 3; esso è
aggiornato a cura del Responsabile del Servizio.
Art. 9
Flusso di lavorazione dei documenti esterni in arrivo
Le fasi della gestione dei documenti in arrivo sono:
a)
ricezione dei documenti pervenuti per posta elettronica certificata, per posta elettronica,
consegnati personalmente all’Ufficio Protocollo e residualmente pervenuti via posta ordinaria,
prioritaria o raccomandata o via fax;
b)
registrazione e segnatura di protocollo;
c)
classificazione;
d)
assegnazione;
e)
scansione dei documenti cartacei su supporto informatico, mentre quelli informatici
pervengono direttamente nel sistema di protocollo informatico;
f)
trasmissione a uffici utente tramite servizio informatico alle strutture abilitate e tramite
fotocopia nei casi residuali in cui ne siano sprovviste (Uffici Utente Sanitari);
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g)
archiviazione.
Art. 10
Flusso di lavorazione dei documenti esterni in partenza
Le fasi della gestione dei documenti in partenza sono:
a)
ricezione
b)
registrazione e segnatura di protocollo
c)
classificazione
d)
scansione del documento cartaceo su supporto informatico, mentre quelli informatici vengono
copiati direttamente nel sistema;
e)
restituzione all’ufficio utente richiedente nel caso in cui la segreteria di struttura non abbia
protocollato in partenza;
f)
archiviazione.
Art. 11
Flusso di lavorazione dei documenti interni
I documenti protocollati in arrivo vengono smistati con il programma “Iteratti Web” agli Uffici
Utente e vengono protocollati internamente.
I documenti protocollati in arrivo vengono smistati dal protocollo generale in via informatizzata
(applicativo protocollo client – server e Suite GIFRA) verso gli Uffici Utente dove vengono
protocollati internamente e distribuiti all’interno dello stesso Ufficio verso l’applicativo “Iteratti
Web” di fruizione e gestione finale (cfr. relativo allegato). Il dirigente di struttura sempre tramite il
programma “Iteratti Web”, li assegna, ove necessario, al responsabile del procedimento o del
processo. In tal caso vengono aggregati concatenandoli in via funzionale agli altri documenti del
medesimo procedimento o processo, utilizzando indifferentemente il software “protocollo client –
server” o “Iteratti Web” e creando così funzionalmente una aggregazione. Sarà cura del
responsabile del procedimento/processo garantire direttamente o indirettamente la corretta
concatenazione.
Il fascicolo informatico, attualmente, può essere costituito in alternativa al fascicolo cartaceo,
considerato che il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005) non prevede, salvo
eccezioni, l’obbligatorietà del documento originale in formato digitale.
Il fascicolo informatico è definito dal glossario allegato al D.P.C.M. 3.12.2013 (All. 1) come
“Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti
e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica
amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e
gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del CAD”.
Si specifica che il programma Iteratti Web consente di effettuare, oltre alle aggregazioni
documentali informatiche, anche la fascicolazione informatica.
L’A.O.U. TS è, di conseguenza, già dotata degli strumenti informatici che consentono di recepire le
prossime disposizioni in tema di fascicolazione.
Considerato che alcuni originali di documenti sono ancora in formato cartaceo e che per la loro
rintracciabilità è idonea la funzione di ricerca sul campo oggetto, è sufficiente fare ricorso
all’aggregazione documentale informatica.
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Per le procedure di protocollazione della posta interna, in via di principio, si applicano le stesse
regole valide per il protocollo generale, tuttavia a quanto protocollato internamente non viene
accordata pubblica fede fino a querela di falso, né agli addetti esclusivamente alla protocollazione
interna viene riconosciuta la funzione di pubblico ufficiale. Inoltre, la protocollazione interna ha
natura puramente archivistica e i protocolli sezionali apposti dalle Segreterie per la posta interna
non sono assimilabili ai protocolli di settore e di reparto di cui all’art. 3 lett. e) D.P.C.M. 3.12.2013.
Pertanto, la posta meramente interna viene protocollata con il protocollo sezionale e non con il
protocollo generale che viene assegnato esclusivamente alla posta esterna; di conseguenza la posta
interna non è soggetta alle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 3.12.2013.
Art. 12
Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi
I documenti dell’A.O.U.TS sono di norma prodotti attraverso l’utilizzo di sistemi informatici.
Possono avere formato informatico o analogico (cioè cartaceo).
Il contenuto minimo di ogni documento è il seguente:
denominazione e logo dell’A.O.U.TS (definito dalla Direzione Strategica);
indicazione del settore o ufficio utente che ha prodotto il documento;
indirizzo completo, con numero di telefono e fax (qualora l’ufficio produttore non ne fosse
provvisto saranno indicati il numero di telefono del centralino dell’A.O.U.TS e il numero
di fax dell’Ufficio Protocollo);
indirizzo di posta elettronica (qualora l’ufficio produttore del documento non ne fosse
provvisto sarà indicato l’indirizzo e-mail dell’Ufficio Protocollo);
tipologia e numero degli allegati, se presenti;
oggetto del documento;
sottoscrizione.
La sottoscrizione dei documenti informatici, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme
alle disposizioni contenute nel testo unico e alle regole tecniche previste dalla legislazione vigente.
Per la formazione di documenti informatici, si rinvia alla normativa in materia (cfr. D.lgs.
07.03.2005 n. 82 s.m.i.), nonché agli allegati n. 2 concernente le specifiche tecniche, 3 relativo agli
standard tecnici di riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti
informatici, 4 relativo alle specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione e 5 relativo ai
metadati, del D.P.C.M. di data 03.012.2013.
Ai sensi dell’art. 5, c. 2, lett. e) del D.P.C.M. 3.12.2013, l'insieme minimo dei metadati associati ai
documenti soggetti a registrazione è determinato dalla società Insiel S.p.a. che fornisce
l’applicativo di protocollo (protocollo client – server).
Si specifica che per i documenti dell’A.O.U.TS non sussiste la necessità di individuare ulteriori
metadati rilevanti ai fini amministrativi.
Inoltre, non sussiste la necessità di ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi per i
documenti soggetti a registrazione particolare, in quanto essi sono redatti in forma cartacea, salvo
casi particolari.
L’apposizione degli estremi del numero di protocollo, la classificazione e la data, sarà a cura
dell’Ufficio Protocollo, nonché delle Segreterie a ciò abilitate solo per la posta in partenza.
Art. 13
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Ricezione di documenti informatici
Il sistema informatico di protocollo in uso è il canale principale e diretto di ricezione di
documentazione informatica destinata all’A.O.U.TS. I documenti possono pervenire:
tramite casella di posta elettronica certificata istituzionale (P.E.C.) all’indirizzo ufficiale di
posta elettronica dell’A.O.U.TS: [email protected];
tramite casella di posta elettronica ordinaria (e-mail) all’indirizzo [email protected].
mediante la modalità di cooperazione applicativa.
Qualora dovessero pervenire documenti ad indirizzi mail diversi da quello istituzionale, soggetti a
registrazione di protocollo, devono pervenire senza ritardo, possibilmente nell’arco della stessa
giornata o al più tardi il giorno successivo, all’Ufficio Protocollo.
Inviando una mail all’indirizzo di Posta Elettronica Certificata di AOUTS, i soggetti privati e
pubblici potranno legalmente comunicare e trasmettere documenti ad AOUTS per via telematica.
Il messaggio e i documenti allegati verranno ricevuti dal Protocollo Generale e inoltrati agli uffici
competenti. Per rendere più efficace il corretto smistamento da parte del Protocollo Generale, il
mittente dovrà indicare, all’inizio del messaggio di posta elettronica, l’ufficio destinatario
competente per materia.
Per ciascun documento / argomento dovrà essere inviato un unico messaggio PEC. Per esempio per
trasmettere 3 domande di partecipazione a 3 diversi concorsi – seppur da parte dello stesso
candidato – dovranno essere inviati 3 messaggi PEC distinti, uno per ogni domanda di concorso;
una ditta che debba inviare 2 offerte, dovrà inviare 2 messaggi PEC distinti, uno per ogni offerta.
Alla casella PEC di AOUTS sono accettati messaggi provenienti da altre caselle PEC sia di altre
Pubbliche Amministrazioni che di privati cittadini, ma sono accettati anche messaggi provenienti da
caselle di posta elettronica non certificata, purché il messaggio e/o gli allegati siano stati sottoscritti
con firma digitale valida, il cui certificato sia rilasciato da un certificatore accreditato.
Al fine di garantire la dovuta conservazione di legge, alla casella di PEC devono pervenire file che
non contengano macroistruzioni né codici eseguibili e che abbiano i formati elencati in calce, e non
altri.
Nel sito internet aziendale sono indicate queste e le seguenti indicazioni.
“Si suggerisce di inviare preferibilmente documenti “.pdf” o “pdf.p7m” o comunque altro formato
solo tra quelli validi.
Messaggi che abbiano allegati di formato diverso non sono accettati e l’intero messaggio si intende
come non pervenuto.
Tra i formati più comuni attenzione quindi a non allegare documenti .doc o .xls perché l’intero
messaggio verrà rifiutato. Attenzione a non allegare file .zip o .rar perché, anche in tal caso, l’intero
messaggio verrà rifiutato.
La casella PEC accetta messaggi di grandezza complessiva di 30MB cadauno. Qualora sia
indispensabile inviare alla casella PEC messaggi i cui allegati abbiano complessivamente più di
30MB ci si deve comportare nel seguente modo:
-verificare tutti gli allegati e salvarli nel formato che produce minor peso (per esempio per le
scannerizzazioni, abbassare la qualità pur mantenendo la leggibilità);
-dividere gli allegati tra più messaggi in modo che nessuno superi i 30MB;
-inviare i messaggi di seguito, tutti con medesimo oggetto in calce al quale deve comparire la
dicitura: “quota parte messaggio” e l’indicazione del progressivo sul totale, per esempio “quota
parte messaggio 2 di 3”.
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Ai fini dell’invio in conservazione a norma, sarà privilegiato, ove possibile, l’utilizzo del formato
PDF/A.
In base all’ articolo 21, comma 2, del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione
digitale - CAD), confermato dalle regole tecniche di cui al DPCM 22 febbraio 2013, il documento
informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili.
Di seguito vengono elencate le tipologie di file accettati, ai sensi dell’allegato 2 al DPCM 3
dicembre 2013:
• PDF formato PDF o PDFA – tipo MIME application/pdf
• GIF – tipo MIME image/gif
• JPG e JPEG – tipo MIME image/jpeg
• TIF e TIFF – tipo MIME image/tiff
• BMP – tipo MIME image/bmp
• RTF – tipo MIME application/rtf
• TXT – tipo MIME text/plain
• XML – tipo MIME application/xml, text/xml
• HTML – tipo MIME text/html
• DOCX – tipo MIMEapplication/vnd.openxmlformatsofficedocument.wordprocessingml.document
(Office Open XML)
• PPTX – tipo MIME application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.presentation
(Office Open XML)
• XLSX – tipo MIME application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (Office
Open XML)
• ODT – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.text
• ODP – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.presentation
• ODG – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.graphics
• ODB – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.base
• ODS – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet
• EML (rfc822, rfc2822) – tipo MIME message/rfc822 e message/rfc2822
Marche temporali:
• TimeStampResponse: .TSR
• TimeStampToken: .TST e .TS
Formati di sottoscrizione:
• Busta di firma CAdES-BES: .P7M
• Firma PAdES: .PDF
• Firma XAdES: .XML
File che contengono altri file:
• TimeStampedData: .TSD
• File firmato digitalmente e marcato: .M7M
A cui si aggiungono i formati utilizzati per la produzione di documenti sanitari:
• CDA2 estensione del documento clinico strutturato CDA (Clinical Document Architecture di
Health Level 7)
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• RTF estensione del file in formato RTF (Rich Text Format)
• DICOM, senza estensione - standard DICOM - utilizzati per le immagini diagnostiche”.
Art. 14
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
Il documento cartaceo, al pari di quello digitale, conserva il proprio valore giuridico, anche se la
ricezione della documentazione cartacea sta, oramai, assumendo carattere residuale in virtù
dell’informatizzazione delle attività delle Pubbliche Amministrazioni. Tuttavia, essa continua ad
essere utilizzata dai cittadini che sono sprovvisti di mezzi informatici e per la consegna di alcuni atti
anche da Pubbliche Amministrazioni per i quali è ancora richiesta la forma cartacea dell’originale
(es. verbali redatti dagli organi di Polizia Giudiziaria o atti notificati dall’ufficiale giudiziario)
I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’A.O.U.TS attraverso:
a)
il servizio postale;
b)
la consegna diretta;
c)
gli apparecchi telefax (esclusivamente da parte di soggetti privati non esercenti l’attività
d’impresa, per le quali è obbligatoria la p.e.c.).
Il primo smistamento della corrispondenza in arrivo spetta unicamente all’Ufficio Protocollo, a cui
deve essere convogliata tutta la documentazione comunque pervenuta all’A.O.U.TS dall’esterno e
ad essa indirizzata.
La corrispondenza indirizzata a persona fisica afferente a struttura dell’A.O.U.TS o a struttura
dell’A.O.U.TS individuate quali uffici utente (all. 3) viene aperta a cura dell’Ufficio Protocollo e
assoggettata a registrazione di protocollo secondo il presente manuale; unica eccezione rappresenta
il caso in cui su detta corrispondenza siano presenti le diciture “riservata” o “personale” o
“procedimento disciplinare”. Per quanto attiene alle prime due ipotesi la busta chiusa viene inoltrata
al destinatario il quale valuterà la necessità di protocollazione della corrispondenza ivi contenuta e,
in caso positivo, la inoltrerà per la dovuta registrazione all’Ufficio Protocollo senza ritardo,
possibilmente nell’arco della medesima giornata, mentre nel caso di documentazione riferita al
procedimento disciplinare, essa viene consegnata all’apposito ufficio, che provvede alla
protocollazione separata.
I documenti consegnati a mano agli uffici utente, se soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti
pervenire, a cura del personale che li riceve senza ritardo, possibilmente nell’arco della stessa
giornata, all’Ufficio Protocollo per mezzo del servizio dei corrieri, attenendosi ai loro orari o via fax
(con successivo invio dell’originale).
I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se soggetti a registrazione di protocollo, sono trattati
come quelli consegnati direttamente.
Qualora venga registrato un documento via fax e successivamente venga ricevuto lo stesso in
originale, è necessario attribuire all’originale lo stesso numero di protocollo del fax; i due esemplari
vengono spillati assieme. In caso di erronea attribuzione di un nuovo numero di protocollo, l’ultimo
numero assegnato deve essere annullato.
Il timbro di protocollo va apposto di norma sul documento e non sulla copertina o mera nota di
trasmissione.
Solo le buste delle lettere inviate a mezzo raccomandata sono conservate spillate alla lettera stessa.
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Art. 15
Comunicazioni tra l’A.O.U.TS e le PP.AA. e tra l’A.O.U.TS e privati esercenti l’attività di
impresa.
Le comunicazioni di documenti tra l’A.O.U.TS e le altre pubbliche amministrazioni avvengono
mediante l'utilizzo della posta elettronica o della posta elettronica certificata; esse sono valide ai fini
del procedimento amministrativo/processo una volta che ne sia verificata la provenienza. Ai fini
della verifica della provenienza:
a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;
b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ;
c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla
normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all' articolo 71 del C.A.D.;
d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente
della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax.
Le comunicazioni tra l’A.O.U.TS e i privati esercenti l’attività di impresa avviene esclusivamente a
mezzo di posta elettronica certificata.
Art. 16
Indice delle Amministrazioni Pubbliche
L’A.O.U.TS al fine di trasmettere documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, è
accreditata presso l'indice delle Amministrazioni Pubbliche ai sensi degli artt. 11 e 12 del D.P.C.M.
di data 03.12.13.
L’elenco è tenuto ed aggiornato dall’Agenzia per l’Italia Digitale, consultabile al sito
www.indicepa.gov.it.
Art. 17
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti
Qualora venga richiesto, l’Ufficio Protocollo rilascia una ricevuta attestante l’avvenuta consegna di
un documento dopo avervi apposto un timbro con la denominazione dell’A.O.U.TS, la data, l’ora di
arrivo e la sigla dell’operatore.
Per le procedure che prevedano un termine a pena di decadenza e qualora la documentazione venga
consegnata direttamente all’Ufficio Protocollo, accanto al timbro datario vengono apposte a cura
dell’addetto al ritiro l’ora e la sigla.
Nel caso di ricezione dei documenti per posta elettronica certificata, la notifica al mittente
dell’avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzato dall’Amministrazione
e scelto dal mittente.
Art. 18
Copie e duplicati
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Per quanto attiene ai formati ed alle modalità dei duplicati e delle copie dei documenti informatici si
rinvia al D.P.C.M. 13.12.2014: “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia,
duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione
e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli
20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di
cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.
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SEZIONE II
Registrazione dei documenti
Art. 19
Documenti soggetti a registrazione di protocollo
I documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente, di rilevanza aziendale indipendentemente dal
supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, sono soggetti
a registrazione obbligatoria di protocollo. Sono, altresì, soggetti a registrazione di protocollo gli
inviti a manifestazioni, seminari, convegni o corsi di aggiornamento (se personali) e le richieste di
accertamenti clinici domiciliari in caso di assenza per malattia di personale dipendente.
Art. 20
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, oltre agli atti e documenti non di rilevanza aziendale:
le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i
giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, la corrispondenza interna che non ha, in modo
diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa, le richieste di
fruizione delle ferie e dei permessi, nonché le relative autorizzazioni, i certificati medici ecc., i
referti medico legali emessi a seguito di accertamenti medici eseguiti al domicilio del personale
dipendente assente per malattia, i documenti di trasporto ed i documenti sanitari, perché soggetti a
legislazione diversa.
Sono infine esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti assoggettati a registrazione
particolare elencati nell’allegato 4.
Art. 21
Fatture elettroniche
L’A.O.U.TS può ricevere esclusivamente fatture elettroniche al fine di assicurare la tracciabilità dei
pagamenti (art. 25 del D.L di data 24.04.14, n. 66 conv. in L. di data 23.06.2014, n. 89).
Ai sensi dell’art. 42 del D.L 66/14 cit. l’A.O.U.TS ha adottato il registro unico delle fatture nel
quale sono annotate le fatture o le richieste equivalenti di pagamento per somministrazioni,
forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali emesse nei suoi confronti.
È esclusa la possibilità di ricorrere a registri di settore o di reparto. Il registro delle fatture
costituisce parte integrante del sistema informativo contabile. Nel registro delle fatture e degli altri
documenti contabili equivalenti è annotato:
a) il codice progressivo di registrazione;
b) il numero di protocollo di entrata;
c) il numero della fattura o del documento contabile equivalente;
d)la data di emissione della fattura o del documento contabile equivalente;
e)il nome del creditore e il relativo codice fiscale;
f) l'oggetto della fornitura;
g) l'importo totale, al lordo di IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati;
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h)la scadenza della fattura;
i) se la spesa è rilevante o meno ai fini IVA;
l) il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui
alla legge 13 Agosto 2010, n. 136;
m) il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi
finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio
2003, n. 3;
n) qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.
La procedura di protocollazione delle fatture elettroniche è di competenza della S.C.C.E.P. che
utilizza un software dedicato.
Art. 22
Registrazione di protocollo
Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali.
I dati obbligatori sono:
a)
numero progressivo di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile, ai sensi dell’art. 57 del D.P.R. 445/2000;
b)
data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in
forma non modificabile, ai sensi dell’art. 20, c. 2, del D.P.C.M. 3.12.2013;
c)
mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario per i documenti spediti,
registrati in forma non modificabile. Per i documenti in partenza deve essere espresso il
codice identificativo dell’area organizzativa omogenea che, nella realtà organizzativa
dell’A.O.U.TS, si identifica con l’Azienda stessa;
d)
oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e)
data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f)
l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla
sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto.
Le informazioni di cui alle lettere a), b) e f) sono generate automaticamente dal sistema utilizzato in
A.O.U.TS e tutte le informazioni di cui alle lettere precedenti sono registrate, associate al
documento e memorizzate nel sistema utilizzato in forma non modificabile.
Le funzionalità offerte dal sistema protocollo client – server sono dettagliate nel relativo Manuale
Operativo Utente del prodotto GIFRA e del protocollo client - server allegato al presente Manuale
di gestione documentale (cfr. relativi allegati).
I dati opzionali, invece, sono:
g)
data di arrivo;
h)
numero degli allegati;
i)
descrizione sintetica degli allegati;
l)
estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;
m)
mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;
n)
ufficio utente di competenza;
o)
copie per conoscenza;
p)
tipo di documento;
q)
indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema.
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Art. 23
Annullamento delle registrazioni di protocollo
Il Responsabile della gestione documentale di cui all’art. 4 del presente manuale autorizza gli
operatori del Protocollo Generale all’annullamento delle informazioni contenute nel registro di
protocollo, i quali, mediante l’apposito programma, provvedono all’annullamento del registro di
protocollo, ove non si possa procedere alla modifica delle informazioni ivi riportate.
L'annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal
sistema e registrate in forma immodificabile determina l'automatico e contestuale annullamento
della intera registrazione di protocollo.
L'annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile,
necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni,
deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale
memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data,
l'ora e all'autore della modifica.
La disposizione di cui al primo periodo si applica per lo stesso campo, od ogni altro, risultato
successivamente errato.
Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità
specificate nell'art. 54 del D.P.R. 445/2000.
Art. 24
Ricevuta di posta giornaliera
Quotidianamente gli uffici utente restituiscono una ricevuta firmata che attesta il ricevimento della
posta a loro assegnata; tale ricevuta viene conservata a cura dell’Ufficio Protocollo ed inserita nel
fascicolo della posta corrispondente.
Art. 25
Registro di emergenza
Il Responsabile dell’Ufficio Protocollo autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di
registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia
possibile utilizzare il sistema informatico.
Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle
stesse nel sistema di protocollo informatico di cui all’articolo 63 del testo unico.
In particolare:
a) in caso di interruzione della funzionalità del sistema sul registro di emergenza vanno riportate la
causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della
funzionalità del sistema;
b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore,
per cause di eccezionale gravità, il Responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso
del registro di emergenza per periodi successivi non superiori alla settimana; sul registro di
emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione;
c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero
totale di operazioni registrate manualmente;
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d) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive
interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito
del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea;
e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema
informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, contestualmente al ripristino
delle funzionalità del sistema; durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in
emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede
a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Art. 26
Differimento dei termini di registrazione
Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata.
Eccezionalmente, il Responsabile dell’Ufficio Protocollo, può autorizzare la registrazione in tempi
successivi, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze
predeterminate, al timbro datario d’arrivo.
Art. 27
Documenti inerenti a gare d’appalto
Le offerte inerenti a gare d’appalto sono registrate al protocollo in busta chiusa. Gli estremi di
protocollo sono riportati sulla busta medesima che sarà consegnata all’ufficio utente responsabile
del procedimento e da questo conservata.
Art. 28
Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente
La corrispondenza indirizzata nominativamente al personale degli uffici utente viene aperta e se del
caso, registrata al protocollo, ameno che sulla busta sia riportata la dicitura “riservata” o
“personale”. In questo caso la busta chiusa viene recapitata al destinatario il quale, se valuta che il
documento vada assoggettato a registrazione di protocollo, lo consegna all’Ufficio Protocollo, senza
ritardo.
Art. 29
Lettere anonime
Le lettere anonime non sono registrate al protocollo, ma semplicemente inoltrate, se contengono
informazioni o dati di interesse per l’Istituto, agli uffici utente di competenza i cui responsabili
valutano l’opportunità di dare seguito a queste comunicazioni, anche richiedendone la
protocollazione ed individuano le eventuali procedure da sviluppare.
Art. 30
Ricezione di pacchi
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Tutti i pacchi destinati all’A.O.U.TS devono essere fatti recapitare al Magazzino Scorte Varie sito
in via Pietra Ferrata; nel caso in cui ciò non avvenga ed essi siano consegnati all’Ufficio Protocollo,
un addetto di tale ufficio rilascia ricevuta cartacea in cui siano indicate la data e l’ora della ricezione
e vi deve apporre la propria firma. Dopodiché l’addetto dell’Ufficio Protocollo che ha ricevuto il
pacco annota in un apposito registro, che può essere costituito anche da un file, gli estremi del
pacco, nonché la data e l’ora della ricezione e provvede quanto prima a contattare gli addetti del
Magazzino Scorte Varie, affinché provvedano al ritiro al massimo entro il giorno successivo a
quello della ricezione.
Art. 31
Documenti di competenza di altre amministrazioni
Qualora pervenga all’A.O.U.TS un documento di competenza di un altro ente, altra persona fisica o
giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito
al mittente.
Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al
protocollo, esso verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, con una lettera di
trasmissione redatta a cura del responsabile dell’Ufficio Protocollo.
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Rev. 03
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SEZIONE III
Classificazione dei documenti
Art. 32
Classificazione dei documenti
Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente dell’A.O.U.TS, indipendentemente dal
supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario di cui al relativo allegato.
Il titolario è un sistema logico che consente di classificare i documenti, di norma secondo le
funzioni esercitate dall’A.O.U.TS, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti
che si riferiscono a medesimi processi o ai medesimi procedimenti amministrativi.
L’aggiornamento del titolario compete esclusivamente al Responsabile dell’Ufficio Protocollo ed è
assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella
normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi.
Per la classificazione di un documento si fa riferimento all’oggetto del documento stesso oppure,
qualora questo sia mancante o troppo generico, al contenuto del documento, anche in relazione ad
altro documento che ne costituisce il precedente logico se esistente nell’ambito del sistema di
protocollo.
Art. 33
Piano di conservazione dell’archivio
I documenti cartacei, di norma, sono archiviati e conservati a cura dell’Ufficio Protocollo.
Per i documenti cartacei che, per motivi gestionali o per disposizioni normative o regolamentari,
sono consegnati in originale agli uffici utente (cfr. allegato n. 5), la responsabilità della corretta
archiviazione e conservazione spetta al responsabile dello stesso ufficio utente destinatario.
Per quanto riguarda la conservazione e lo scarto dei documenti cartacei, l’A.O.U.TS si è dotata di
un regolamento, approvato con deliberazione n. 109 del 04.03.2010, avente ad oggetto
l’approvazione di un prontuario contenente le misure organizzative relative alla gestione della
documentazione dell'Azienda da parte della RTI Italrchivi Sigma Service s.r.l. di Assago (MI) Archidoc di Udine.
I documenti informatici, invece, sono conservati a cura della Regione Autonoma del Friuli Venezia
Giulia, per il tramite della società in house Insiel S.p.a., a cui l’A.O.U.TS. ha affidato il
procedimento di conservazione dei propri documenti informatici con deliberazione del Direttore
Generale n. 382 del 04.12.2014, stipulando l'atto per la disciplina del servizio per la conservazione
dei documenti informatici con la Regione Autonoma del Friuli Venezia Giulia.
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SEZIONE IV
Assegnazione dei documenti
Art. 34
Unità di smistamento
Per assegnazione si intende l’operazione d’individuazione dell’ufficio utente (U.U.) competente per
la trattazione del procedimento amministrativo o processo, cui i documenti si riferiscono per
oggetto o, se esso è mancante o troppo generico, ai loro contenuti, secondo l’atto aziendale
dell’A.O.U.TS, anche in relazione ad altro documento che ne costituisce il precedente logico, se
esistente nell’ambito del sistema di protocollo.
L’assegnazione può avvenire anche per conoscenza ad altro ufficio utente qualora sia indicato tra i
destinatari formali del documento medesimo ovvero in base a disposizioni interne vigenti.
Il Responsabile della Struttura a cui appartiene l’Ufficio Protocollo o un suo delegato è autorizzato
all’assegnazione dei documenti soggetti a registrazione di protocollo.
L’ufficio utente che riceve il documento, nel caso di un’assegnazione ritenuta errata, è tenuto ad
effettuarne segnalazione, per e mail, nel più breve tempo possibile all’Ufficio Protocollo, il quale
provvederà eventualmente a correggere l’assegnazione inserita nel sistema informatico e
sull’originale cartaceo e ad inviare il documento all’ufficio utente competente in base alla nuova
assegnazione. Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di questi passaggi,
memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la
data e l’ora di esecuzione.
È possibile interrogare il sistema con ricerca per parole chiave singole o multiple per individuare gli
uffici utente che stanno trattando, o hanno trattato, un determinato procedimento o affare.
Art. 35
Recapito dei documenti agli uffici utente
I documenti ricevuti e registrati sono trasmessi in via informatica tramite il programma Iteratti Web
agli uffici utente attraverso la rete interna dell’amministrazione, contestualmente alla segnatura di
protocollo o vengono fatti recapitare in forma cartacea alle S.C. Sanitarie che non sono collegate
informaticamente al protocollo.
Quotidianamente l’Ufficio Protocollo provvede a stampare l’elenco dei documenti assegnati per
conoscenza e per competenza agli Uffici Utente.
A tale stampa vengono allegati gli eventuali documenti consegnati in originale, come previsto dal
presente Manuale (cfr. allegato n. 5).
L’elenco viene depositato presso gli appositi punti di raccolta di ciascun ufficio utente dei quali
ogni incaricato firma per ricevuta.
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Rev. 03
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SEZIONE V
Spedizione dei documenti
Art. 36
Spedizione dei documenti su supporto cartaceo
Eseguite tutte le operazioni di protocollo, i documenti su supporto cartaceo da inviare all’esterno
dell’A.O.U.TS sono restituiti agli Uffici Utente richiedenti la protocollazione, che dopo averli
imbustati, li consegneranno ai corrieri osservando le disposizioni interne all’A.O.U.TS su tale
servizio.
I corrieri effettuano la spedizione tramite servizio postale di tutta la corrispondenza istituzionale,
salvo la possibilità di effettuare la consegna diretta al destinatario nei casi espressamente previsti
(es. spedizione di posta all’ A.A.S. n. 1 Triestina).
Questa operazione riveste carattere residuale.
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SEZIONE VI
Accessibilità al sistema di gestione informatizzata dei documenti
Art. 37
Accessibilità ai documenti e al protocollo
Il sistema di protocollo informatico assicura:
a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale
da garantirne l'identificazione.
Il sistema di protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell'accesso alle
risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti. Le registrazioni devono essere protette da
modifiche non autorizzate e, pertanto, solo gli incaricati autorizzati hanno diritto di accesso al
sistema di protocollo informatico.
La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema
attraverso l’uso di identificativi utente e password, il sistema applica automaticamente un livello di
riservatezza standard.
A seguito dell’espressa richiesta di rilascio del codice identificativo dell’utente e della password da
parte del Direttore della S.C. interessata, il Direttore della S.C. Informatica e Telecomunicazioni
provvede a concedere quanto richiesto mediante comunicazione in forma scritta.
Le credenziali di accesso al programma sono strettamente personali ed è fatto obbligo a chi le
possiede di assicurarne la riservatezza.
Per quanto non espressamente previsto dal presente Manuale, si rinvia integralmente al
Regolamento aziendale per l'erogazione, l'uso e la dismissione dei permessi di accesso alle banche
dati sanitarie informatizzate, da ultimo modificato con deliberazione n. 407 di data 11.12.2014.
Come richiesto dall’art. 7, c. 6, D.P.C.M. 3.12.2013, il sistema di protocollo informatico fornito dalla
società Insiel S.p.a. rispetta le misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare
tecnico di cui all'allegato B del Codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003 n. 196”.
Si evidenzia che l’A.O.U.TS, con deliberazione n. 441 dd. 22.10.2004 ha adottato il Documento
Programmatico per la Sicurezza e dei modelli di informativa e di acquisizione del consenso al
trattamento dei dati personali”, che esprime i principi in materia di sicurezza e di protezione dei dati
personali a cui si conforma l’attività di protocollazione e a cui integralmente si rinvia.
Art. 38
Accesso esterno
L’esercizio del diritto di accesso ai documenti, secondo la normativa vigente, è garantito secondo
quanto previsto dallo specifico Regolamento dell’A.O.U.TS in vigore, approvato con deliberazione
n. 476 del 16.12.2010.
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Rev. 03
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SEZIONE VII
Piano di sicurezza informatica
(relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei
documenti informatici)
Art. 39
Piano per la sicurezza informatica
Il compito di predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione,
alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici
relativamente nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico
pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive
modificazioni, è attribuito alla società Insiel S.p.a. quale società in house della Regione Autonoma
del Friuli Venezia Giulia, d'intesa con il responsabile della conservazione e con il responsabile dei
sistemi informativi della Regione F.V.G., in attuazione degli artt. 4, lett. c) e 5, c. 2, lett. b) del
D.P.C.M. 3.12.2013.
Art. 40
Registro giornaliero di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo è definito dal glossario allegato al D.P.C.M. 3.12.2013, come il
“registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e
l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel
sistema di gestione informatica dei documenti”. (All. 1)
L’A.O.U.TS è dotata del programma di protocollo (protocollo client – server) fornito dalla società
Insiel S.p.a. che consente la creazione automatica e la conservazione del registro giornaliero di
protocollo, a norma delle disposizioni vigenti di cui al D.P.C.M. 3.12.2013.
Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di
conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto, ai sensi dell’art. 7, c. 5, del D.P.C.M.
3.12.2013.
Ciò avviene in conformità a quanto previsto dal D.P.C.M. del 03.12.2013 e al decreto
dell’A.O.U.TS n. 272 del 07.10.2015.
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Rev. 03
12 ottobre 2015
Allegato n. 1
Definizioni
• Archivio - complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di
qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo
svolgimento dell’attività (cfr. D.P.C.M. 3/12/2013, all.1);
• Archivio informatico - archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici
nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico (cfr.
D.P.C.M. 3/12/2013, all.1);
• Area Organizzativa Omogenea (AOO) - insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla
amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della
documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del D.P.R. 28
dicembre 2000, n. 445 (cfr. D.P.C.M. 3/12/2013, all.1);
• CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale - DLGS 7 marzo 2005, n.82;
• Classificazione - attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema
articolato in voci individuate attraverso specifici metadati (cfr. D.P.C.M. 3/12/2013, all.1);
• Conservazione - insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive
del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo
adottato e descritto nel manuale di conservazione (cfr. D.P.C.M. 3/12/2013, all.1);
• Documento amministrativo - ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti,
anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività
amministrativa. (D.P.R. 445/2000, art. 1);
• Documento analogico - la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti (D.Lgs . 82/2005, n.82, art. 1 lett. p);
• Documento informatico - la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti (D.Lgs . 82/2005, n.82, art. 1 lett. p);
• Fascicolo informatico - aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti
o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico
procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento
amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del CAD (cfr.
D.P.C.M. 3/12/2013, all.1);
• Gestione dei documenti - l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla
classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è
effettuata mediante sistemi informativi automatizzati (D.P.R. 445/2000, art. 1);
• Manuale di conservazione - strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti
informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione (cfr. D.P.C.M.
3/12/2013, all.1);
• Manuale di gestione - strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti
di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche
per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni
(cfr. D.P.C.M. 3/12/2013, all.1);
• PEC - Posta Elettronica Certificata - sistema in grado di comunicazione in grado di attestare
l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai
terzi (cfr D.Lgs 82/2005, art. 1);
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• Piano di classificazione d’archivio o Titolario di classificazione - misura organizzativa per la
definizione di criteri uniformi di titolazione e classificazione documentale e delle modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, eventualmente
raggruppati per serie, secondo le regole archivistiche correnti (cfr. D.P.R. 445/2000, artt. 50 comma
4, 52, 55 comma 3, 64 comma 4, 67);
• Registrazione di protocollo – l’iscrizione al registro di protocollo delle informazioni riguardanti
il documento a norma dell’articolo 53 del D.P.R. 445/2000 (cfr. D.P.R. 445/2000; art 53);
• Regole tecniche - norme di attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di
protocollo informatico e gestione dei documenti informatici e dei flussi documentali - D.P.C.M. 03
dicembre 2013;
• Responsabile della gestione documentale - dirigente o funzionario, comunque in possesso di
idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al Servizio per la
tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi
dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; corrisponde alle tre figure equipollenti del
responsabile preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi (art. 61 comma 2 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445), del
responsabile della gestione documentale (art. 4 comma 1 del D.P.C.M. 3/12/2013) e del
responsabile d’archivio (art. 4 comma 3 D.P.G. Reg. 4 ottobre 1999, n. 0309/Pres.);
• Scarto - operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i
documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale (cfr. D.P.C.M.
3/12/2013, all.1);
• Segnatura di protocollo - l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma
permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso (cfr. D.P.R.
445/2000; art 1);
• Sistema di classificazione - strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un
ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell'amministrazione interessata (cfr.
D.P.C.M. 3/12/2013, all.1);
• Sistema di gestione informatica dei documenti - l'insieme delle risorse di calcolo, degli
apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni
per la gestione dei documenti (D.P.R. 445/2000, art. 1).
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Allegato n. 2
Normativa di riferimento
LEGGE 07.08.1990 n. 241 – Nuove norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Deliberazione A.I.P.A. 23.11.2000, n. 51 – Regole tecniche in materia di formazione
e conservazione di documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi dell’art.
18, comma 3, del D.P.R: 10.11.1997, n. 513;
D.P..R. 28.diccembre 2000, n. 445 – Testo unico delle disposizioni legista live e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
Circolare AI.P.A. 16 febbraio 2001, n. 27 – “Art. 17 del D.P.R: 10.novembre 1997,
n. 513 – utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni”;
DECRETO LEGISLATIVO 31 marzo 2001, n. 165 – Norme generali
sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle Amministrazioni Pubbliche;
Circolare A.I.P.A. 07. maggio 2001 n. 28 – Articolo 28, comma 2 del D.P.C:M. 31
ottobre 2000;
Circolare A.I.P.A. 21 Giugno 2001, n. 31 – Art. 7, comma 6 del D.P.C.M. 31 ottobre
2000;
D.P.R.07 aprile 2003 n. 137 – Regolamento recante disposizioni di coordinamento in
materia di firme elettroniche a norma dell’art. 13 del D.Lgs.23.01.2002;
D.lgs. 30.06.2003 n. 196: Codice in materia di protezione dei dati personali;
Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 – codice dei beni culturali e del
paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della l. 06 luglio 2002, n. 137;
LEGGE 11 febbraio 2005 n.15 - Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990,
n. 241, concernenti norme generali sull'azione amministrativa.
DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82 (in Suppl ordinario n. 93 alla Gazz.
Uff.,16 maggio, n. 112) - CODICE DELL'AMMINISTRAZIONE DIGITALE e s.m.i.;
LEGGE 18 giugno 2009, n. 69 (in Suppl. ordinario n. 95 alla Gazz. Uff., 19 giugno,
n. 140). - Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività
nonché in materia di processo civile.
DETERMINAZIONE 28 luglio 2010 Modifiche alla deliberazione 21 maggio 2009,
n. 45 del Centro nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione, recante
«Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico». (Determinazione
commissariale n. 69/2010);
D.P.C.M. di data 03.12.2013: Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi
degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo n. 82 del 2005. (GU n.59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20)
D.P.C.M. 03.12.2013: Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli
articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto
legislativo n. 82 del 2005.(GU n.59 del 12-3-2014 - Suppl. ordinario n. 20)
D.P.C.M. 13.11.2014: Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia,
duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché' di
formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai
sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice
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dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (GU n.8 del 12-12015);
D.L. 24 aprile 2014, n. 66 del 24 aprile 2014, convertito in legge 23 giugno 2014, n.
89, recante: «Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale. Deleghe al Governo
per il completamento della revisione della struttura del bilancio dello Stato, per il riordino
della disciplina per la gestione del bilancio e il potenziamento della funzione del bilancio di
cassa, nonché per l'adozione di un testo unico in materia di contabilità di Stato e di
tesoreria.». (GU n. 143 del 23-6-2014);
D.L. 18 ottobre 2012 , n. 179 convertito in legge 17 dicembre 2012, n. 221 recante:
«Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese.»;
D.lgs. 12.04.2006 n. 163: “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e
forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE. (CODICE DEGLI
APPALTI)” (Suppl. Ord. n. 107 alla G.U. n. 100 del 02.05.2006);
Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68 “Regolamento
recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’art. 27
della L. 16.01.2003 n. 3.
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Allegato n. 3
Elenco delle strutture individuate “Uffici Utente”
DIREZIONE GENERALE;
DIREZIONE SANITARIA;
DIREZIONE AMMINISTRATIVA;
COMITATO ETICO
DIREZIONE MEDICA DI PRESIDIO DI CATTINARA;
DIREZIONE MEDICA DI PRESIDIO OSPEDALE MAGGIORE;
DIREZIONE SANITARIA OSPEDALE MAGGIORE;
UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO;
STRUTTURA COMPLESSA MEDICINA DEL LAVORO;
STRUTTURA COMPLESSA FISICA SANITARIA;
STRUTTURA COMPLESSA FARMACIA
STRUTTURA COMPLESSA LOGISTICA ED INVESTIMENTI;
CUP CENTRO UNICO PRENOTAZIONE;
STRUTTURA COMPLESSA GESTIONE STABILIMENTI;
STRUTTURA COMPLESSA GESTIONE RISORSE UMANE;
STRUTTURA COMPLESSA INGEGNERIA CLINICA;
DIREZIONE INFERMIERISTICA;
SERVIZIO PREVENZIONE E PROTEZIONE AZIENDALE;
STRUTTURA COMPLESSA CONTABILITA’ ECONOMICO-PATRIMONIALE;
STRUTTURA SEMPLICE FORMAZIONE ED AGGIORNAMENTO;
STRUTTURA COMPLESSA COORDINAMENTO RELAZIONI AZIENDALI.;
STRUTTURA COMPLESSA AFFARI GENERALI E LEGALI;
STRUTTURA SEMPLICE ECONOMATO;
STRUTTURA COMPLESSA CONTROLLO DI GESTIONE;
STRUTTURA COMPLESSA INFORMATICA E TELECOMUNICAZIONI;
STRUTTURA COMPLESSA PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO;
UFFICIO GESTIONE CORSI DI LAUREA;
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Allegato n. 4
Documenti soggetti a registrazione particolare ed esclusi dalla protocollazione, ai sensi
dell’art. 5, lett. j) D.P.C.M. 3.12.2013
Fatture attive/passive elettroniche(competente S.C.C.E.P.);
Mandati di pagamento elettronici;
Riconciliazioni;
Ordini per i fornitori elettronici (competente S.C. Logistica ed Investimenti);
Atti di morte cartacei (competente S.C. Anatomia ed Istologia Patologica);
Referti per l’Autorità Giudiziaria (competente Direzione Sanitaria);
Cartelle Cliniche cartacee;
Documenti relativi al procedimento disciplinare in formato cartaceo (competente
U.A.D.);
Atti dell’Ufficiale Rogante soggetti a repertorio (competente S.C.A.G.L.).
Ai sensi dell’art. 11 del d.lgs. n. 163/2006, i contratti pubblici relativi agli appalti di lavori, servizi
e forniture, rogati dall’Ufficiale Rogante dell’A.O.U.TS., sono redatti e sottoscritti esclusivamente
in formato digitale. Essi sono conservati a cura dell’Ufficio Protocollo mediante una
classificazione dedicata.
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Allegato n. 5
Documenti consegnati agli Uffici Utente in originale per la diretta gestione (archiviazione e
conservazione)
domande di partecipazione a concorsi/avvisi/selezioni;
offerte di procedure di gara aperte, ristrette o negoziate;
documentazione a fini di liquidazione compensi a contrattisti e borsisti;
documentazione a fini di liquidazione eventi formativi/congressuali;
documentazione a fini di liquidazione attività in regime di libera professione
intramuraria;
richieste cessione crediti fornitori;
documentazione relativa allo smaltimento rifiuti;
documentazione di competenza del Servizio Prevenzione Protezione Aziendale
prevista dalla legge;
documentazione relativa a cause di servizio, infortuni, cessioni stipendiali, pratiche
pensionistiche, valutazioni individuali e comunque inerente la posizione giuridica,
economica e di formazione del personale conservata nel “fascicolo personale”;
convenzioni e contratti sottoscritti;
atti di citazione e ricorsi giurisdizionali.
Per tutto quanto sopra non descritto va comunque precisato che non vengono conservati
nell’archivio del Protocollo Generale i documenti conservati in altri archivi gestiti per motivi di
necessità pratica o per disposizioni normative o regolamentari da appositi Uffici.
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Allegato n. 6
Manuale Operativo Utente del prodotto Gifra
Allegato n. 7
Funzionamento del registro giornaliero di protocollo
Allegato n. 8
Manuale protocollo client – server
Allegato n. 9
Titolario
Allegato n. 10
Piano sulla sicurezza dei documenti informatici (art. 4, lett. c) del D.P.C.M. 3.12.2013)
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Manuale di gestione documentale

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