Iter per inserire e impostare una nuova unità organizzativa per il

Iter per inserire e impostare una nuova unità organizzativa per il modulo DIRETTIVE
Accedere alla funzione DIRETTIVE/UTILITA’/Impostazioni atto e scegliere il bottone Aggiunta.
Verrà visualizzato il messaggio “Questa operazione aggiunge una nuova Unità Organizzativa
per il tipo di atto in esame e ne genera l’anno corrente. Si vuole veramente aggiungere?”
Rispondere SI.
Se nel modulo interessato è già presente una unità la procedura visualizza il messaggio: ”Si vuole
copiare i dati di un’altra unità organizzativa?”
Rispondendo SI la procedura riporterà in automatico i dati già impostati per l’unità
precedentemente creata.
Verrà poi visualizzata la seguente maschera
Dati vari
E’ possibile compilare i campi tenendo presente che solo la Descrizione, ovvero il nome dell’unità
organizzativa è obbligatorio.
descrizione: denominazione dell’unità organizzativa;
descrizione breve: descrizione breve che identifichi l’unità organizzativa (ad es.: DIR.POL.).
Questa descrizione verrà riportata in alcune stampe ed in alcune maschere.
dirigente: responsabile dell’unità organizzativa;
qualifica: qualifica del responsabile;
giorni pubblicazione: non gestito per le Direttive;
Accesso alla Finanziaria: consente di impostare il tipo di accesso per il collegamento con la
procedura Finanziaria Halley.
non abilitato: per non abilitare il collegamento con la procedura Finanziaria, nel caso non si
abbia la procedura Finanziaria Halley oppure non si intenda sfruttare il collegamento tra le
procedure Finanziaria e Atti amministrativi Halley.
consulta: per la sola consultazione dei dati gestiti in Finanziaria Halley dalla procedura Atti
amministrativi.
modifica dati: per consentire la modifica dei dati in Finanziaria Halley dalla procedura Atti
amministrativi.
Stampa ultima pagina atto: consente di definire la modalità di stampa dell’ultima pagina delle
Direttive. È possibile scegliere tra le seguenti opzioni:
mirata: questo tipo di stampa non è utilizzato per il tipo di atto “Direttive”.
omnicomprensiva: permette di stampare la direttiva comprensiva anche dell'ultima pagina.
unica: questo tipo di stampa non è utilizzato per il tipo di atto “Direttive”.
Dati default: consente di impostare il default di alcune caratteristiche delle direttive, quali:
allegati sul sito: per trasferire in automatico gli allegati sul sito.
assegnazione registro generale: per impostare se si desidera che di default agli atti dell’unità
organizzativa venga assegnata la numerazione di registro generale.
Destinatari Invio: per impostare i nominativi dei soggetti a cui inviare le comunicazioni interne o le
mail. Predisponendo i nominativi ogni volta che si vorrà inviare un preliminare o una direttiva via email/comunicazioni interne la procedura inserirà in automatico i nomi stabiliti in questa funzione.
E-mail: apre la maschera di gestione dei destinatari di posta elettronica.
Aggiunta: per aggiungere un destinatario di posta elettronica. Scegliendo tale opzione si
apre un’ulteriore videata nella quale sono presenti le seguenti scelte:
Assessori: visualizza l’elenco degli assessori caricati in archivio con la possibilità di
selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”.
Consiglieri: visualizza l’elenco dei consiglieri caricati in archivio con la possibilità di
selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”.
Operatori: visualizza l’elenco di tutte le anagrafiche utilizzate con la possibilità di
selezionarle o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”.
Altri destinatari: permette di inserire manualmente il nominativo e l’indirizzo e-mail dei
destinatari delle e-mail.
N.B. Gli indirizzi e-mail degli Assessori, Consiglieri ed Operatori, devono essere impostati dalla
procedura Dotazione Organica se attiva, in caso contrario è necessario accedere alla funzione
UTILITA’/Anagrafiche dipendenti dove dopo aver cercato il nominativo e inserire nel campo “Email” l’indirizzo.
Comunicazioni interne: apre la maschera di gestione dei destinatari delle comunicazioni interne.
Aggiunta: per aggiungere un destinatario. Scegliendo tale opzione si apre un’ulteriore
videata nella quale sono presenti le seguenti scelte:
Assessori: visualizza l’elenco degli assessori caricati in archivio con la possibilità di
selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”.
Consiglieri: visualizza l’elenco dei consiglieri caricati in archivio con la possibilità di
selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”.
Operatori: visualizza l’elenco di tutte le anagrafiche utilizzate con la possibilità di
selezionarle o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”.
Accesso consultazione: per gli anni gestiti permette di impostare l’accesso in sola consultazione, in
questo modo è possibile evitare che vengano effettuate modifiche ai dati degli anni precedenti a
quello in corso.
Password: permette di inserire delle password di protezione sui testi. Selezionando tale scelta
vengono proposte le seguenti scelte:
Password preliminare: permette di inserire una password per proteggere i testi dei
preliminari una volta che siano divenuti direttive; saranno possibili tutte le operazioni tranne
la modifica.
Password atto: funzionalità non attiva per il tipo di atto “Direttive”.
Editor testi: permette di scegliere l’editor di testo, tra Trattamento testi Halley e Microsoft Word.
Inoltre permette di impostare un testo base che verrà poi riproposto in fase di inserimento del testo
del preliminare o della direttiva.
Nella sezione Testo base sono presenti le seguenti opzioni:
per modificare/inserire il testo base da proporre in fase di inserimento dell’atto. La
prima volta che si accede cliccando su Modifica si apre un testo vuoto che può essere
parametrizzato dall’utente secondo le proprie esigenze;
permette di selezionare il testo base da file nel caso in cui si sia predisposto lo stesso
al di fuori del programma Halley. Il testo base dovrà essere impostato in formato rtf.
Ripristina: ripristina il testo base vuoto.
Albo Pretorio: le funzionalità presenti in questa opzione non sono attive per il modulo delle
Direttive.
Ragionieri e collaboratori: le funzionalità presenti in questa opzione non sono attive per il modulo
delle Direttive.
Firmatari
Consente di impostare i nominativi dei firmatari degli atti che verranno riportati in automatico, nel
caso in cui si vogliano modificare per il singolo atto è possibile farlo accedendo al dettaglio dello
stesso, bottone Firmatari.
Iter atto
Scegliendo Iter standard viene data la possibilità, all’interno del normale funzionamento della
procedura, di scegliere alcuni parametri riguardanti il flusso che deve seguire l’atto.
Accesso ristretto:
accesso predefinito a nessuno: per impostare che di default l’accesso ai preliminari sia
impostato a nessuno. Impostando tale accesso i preliminari potranno essere consultati solo
dal Responsabile della Procedura, dall’operatore che l’ha inserito, dall’eventuale
Responsabile del procedimento.
consultazione atti solo se pubblicati: per consentire la consultazione degli atti solo dopo la
loro pubblicazione.
Aggiunta atto da preliminare:
preliminare in atto se testo firmato: per impostare che di default i preliminari vengano
trasformati in definitivi solo il testo è stato firmato.
preliminare in atto se visto contabile firmato: per impostare che di default i preliminari
vengano trasformati in definitivi solo il visto è stato firmato.
Visto contabile:
elimina apposizione visto dopo modifica testo: per impostare che di default venga eliminato il
visto a seguito di una modifica al testo.
preliminare in atto se testo firmato: per impostare che di default i preliminari vengano
trasformati in definitivi solo se il testo è stato firmato.
abilita modifica visto a tutti: per impostare che di default tutti possano gestire i dati relativial
visto.
comunicazione dopo apposizione visto: per impostare che di default a seguito
dell’apposizione del visto la procedura invii una comunicazione all’operatore che ha inserito
l’atto, al dirigente e al responsabile del procedimento.
atto da vistare se testo firmato: per impostare che di default sia possibile gestire il visto solo
se è stato firmato il testo.
Atti da pubblicare:
solo con testo firmato: per impostare che di default sia possibile procedere alla pubblicazione
solo in presenza di un testo firmato.
solo con visto contabile firmato: per impostare che di default sia possibile procedere alla
pubblicazione solo in presenza del visto contabile firmato.
Modifica dati preliminare :
anche dopo atto: per consentire le modifiche ai dati del preliminare anche una volta
trasformato in definitivo.
Scegliendo Iter personalizzato viene data la possibilità di creare un iter diverso da quello stabilito
dalla procedura.
Per creare un nuovo iter personalizzato è possibile seguire il videocorso consultabile dal
menù principale della procedura alla sezione Formazione online.
Terminate le operazioni sopra descritte è necessario abilitare gli operatori all’utilizzo delle varie
unità organizzative.
Accedere quindi alla funzione DIRETTIVE/UTILITA’/Gestione profili per U.O. verrà visualizzata una
videata nella quale vengono proposti dei profili utilizzabili:
Per ogni profilo è possibile
accedere in modifica e visualizzare i livelli di accesso già
impostati o controllarli per poi procedere all’assegnazione.
Se si vuole modificare è possibile scegliere uno dei numeri da 0 a 3 e assegnarlo alla voce di
menù presente sulla sinistra.
E’ possibile seguire le indicazioni presenti nel riquadro in basso a destra.
si procede all’eliminazione del profilo.
Con la
all’assegnazione del profilo agli operatori.
Con la
Verrà visualizzata la lista di tutti gli operatori con la possibilità di selezionare tutti quelli a cui
attribuire il profilo precedentemente scelto. Terminata la selezione sarà sufficiente cliccare
sull’icona Assegna per completare l’operazione; un messaggio chiede conferma delle scelte
effettuate.
E’ possibile grazie al tasto Aggiunta creare un nuovo profilo personalizzato.
Scegliendo Consultazione profili si accede a due mascherine, quella di sinistra mostra la lista
degli operatori, quella di destra il dettaglio di ciascun operatore. Scorrendo la lista dei nominativi
con le frecce della tastiera e/o selezionando quello interessato con il mouse la procedura mostra il
dettaglio dello stesso in relazione a ciascuna unità organizzativa.
L’icona consente la stampa di tutti gli operatori e dei profili associati a ciascuno.
Copia profili permette di copiare il profilo assegnato ad un operatore ad altri nominativi che
devono eseguire le stesse mansioni. Sarà sufficiente scegliere questa icona per indicare nella
maschera successiva il nominativo dell’operatore che si vuole prendere come esempio e poi
indicare nella lista sottostante gli operatori a cui copiarlo. Tramite l’icona assegna si conferma
l’operazione.