SAS 4 you – progetto Flex Ben

SAS INSTITUTE SRL
Presenta
SAS 4 you – progetto Flex Ben
Referente/Responsabile Progetto: Elena Panzera
Titolare Direzione Risorse Umane: Elena Panzera
Arco temporale di sviluppo del progetto: da 1 gennaio 2013 al 31 dicembre 2014
Percentuale persone coinvolte nel progetto (utenti) sul totale dei dipendenti: 100%
Eventuali supporti consulenziali: In parte
Obiettivi del progetto
In Italia, l’introduzione di politiche di contenimento del Welfare pubblico avviate negli ultimi
due decenni per conseguire obiettivi di contenimento del deficit, ha generato un crescente
bisogno di prestazioni integrative non solo in ambito sanitario ma, soprattutto, in quello dei
servizi a favore dei giovani e delle famiglie. Con il termine Welfare aziendale s’intende indicare
la galassia di interventi, sia di natura monetaria che di servizi, che integrano, senza sostituirlo, il
Welfare di primo livello.
Per SAS l’obiettivo del sistema di Welfare aziendale SAS4YOU è di creare un ambiente tangibile
ed intangibile nel quale nel quale tutti i collaboratori possono esprimere se stessi come persone
in un orizzonte temporale di medio e lungo termine di cui per SAS il 20% si sostanzia in asset
non remunerativi.
Ciò vuole dire agire su tre fronti:
1. Benessere personale = ritrovo i miei valori/motivatori nell’organizzazione
2. Benessere sociale = livello di comunicazione e network con altre aziende
3. Benessere economico = politica di total compensation.
L’impegno di SAS si inserisce nella filosofia alla base di tutte le iniziative aziendali: per avere
successo nel lungo periodo è necessario creare valore sia per sé che per i propri stakeholder.
Siamo convinti che un ambiente di lavoro più flessibile e attento ai bisogni delle persone
rappresenti un vantaggio per l’azienda, per le persone che ogni giorno vi lavorano e per l’intero
Sistema Paese.
Gli obiettivi del sistema SAS4YOU possono essere riassunti in tre parole chiave: personalizzare,
coinvolgere, comunicare. Il tutto cercando di dare risposte concrete alle esigenze di benessere
tenendo in equilibrio i conti ed i costi aziendali.
Ogni iniziativa di politica del personale viene promossa dal top management e deriva
dall’ascolto e dal coinvolgimento dei collaboratori, grazie ai colloqui con HR e con i manager e
dai feedback dei workshop post analisi di clima annuale.
Sono state definite, a livello HR, una serie di metodologie articolate in un percorso strutturato
che parte dall’analisi del fabbisogno e arriva alla misurazione del grado di soddisfazione
dell’iniziativa individuandone i punti di forza, di debolezza ed altresì la campagna di
comunicazione più idonea all’iniziativa e alla platea di collaboratori alla quale intende rivolgersi.
Da qui nasce il programma SAS4YOU. Si tratta di un programma complesso e di politica di
Welfare aziendale a 360°, che prevede numerosi interventi in grado di assicurare un supporto
concreto nell’ambito del work life balance e a sostegno del reddito e della
competitività individuale e aziendale di ampio raggio.
Descrizione del progetto
Il programma SAS4YOU è un programma di politica di Welfare aziendale articolato in 3 macroaree:
SAS FLEX BEN. La politica dei flexible benefits in SAS risponde a due esigenze: personalizzare i
piani di Welfare e coinvolgere i collaboratori e le loro famiglie nelle scelte aziendali e
nell’investimento del valore economico distribuito dall’azienda.
Grazie all’applicazione degli articoli 51 e 100 del TUIR (testo unico per l’imposta sui redditi) SAS
ha deciso di destinare alla TOTALITÀ della popolazione un budget ON TOP alla retribuzione
fissa e variabile e di renderlo disponibile per la spesa in BENI E SERVIZI che vadano a rispondere
alle reali esigenze/stili di vita di collaboratori e famiglie. Ciascun collaboratore potrà quindi
costruirsi un proprio pacchetto benefits “tailor made”.
SAS, pioniera del concetto di “Flex Ben” in collaborazione con il broker Willis ha avviato, già nel
corso del 2012 un progetto pilota. Per ciascuna categoria di dipendenti è stata prevista una
quota in “punti disponibilità” uguali per categorie omogenee (quadri, impiegati e dirigenti)
spendibili attraverso un portale WEB nelle 3 aree dove questa politica è applicabile: istruzione,
mutui e finanziamenti e ricreazione/assistenza. Il vantaggio per il collaboratore è evidente:
grazie all’applicazione del TUIR e alla costruzione del piano che tiene conto di tutte le norme
fiscali vigenti, è possibile spendere i propri punti senza applicazione di tasse e contributi di fatto
con un’equivalenza IMPORTO NETTO=IMPORTO LORDO. Ad esempio, se ho 1500 punti da
spendere (1 punto= 1€) posso chiedere rimborsi per libri di scuola, interessi passivi del mutuo di
casa e acquisto di un abbonamento del cinema fino all’esaurimento della quota.
Un vincolo per SAS, dove il costo aziendale più rilevante è anche l’assett più importante, cioè il
costo del personale, avevamo come vincolo il NON AUMENTARE IL COSTO DEL LAVORO con
l’introduzione del piano che consisteva in un’erogazione ON TOP; questo è stato reso possibile
da una politica di “found raising” che ha previsto l’assorbibilità del rinnovo contrattuale del
CCNL metalmeccanico del 2013 (previsto dagli accordi di secondo livello), dall’
“autotassazione” dei dirigenti di un 10% del loro bonus non contrattualizzato e dalla ricerca di
razionalizzare altri benefit molto costosi e poco usati, la cui spesa è andata a concorrere al
piano flex. L’incremento del potere di acquisto del dipendente è stato accompagnato, per il
budget destinato al piano, da una sensibile diminuzione dei costi del lavoro per l’impresa, che
non deve corrispondere i contributi previdenziali sulla parte di reddito usata in flexible benefit e
in molti casi si risparmierà anche l’IRAP. Di fondamentale importanza per il progetto è stata la
parte di comunicazione del piano e il continuo “fine tuning” con i clienti interni (collaboratori) e
con il partner esterno che ci ha seguito. I feedback ricevuti dai collaboratori SAS, dalle decine di
mail di “grazie”, ai commenti su facebook e sui social media es. “W i flexible benefit”, ci fa
capire che siamo nella direzione giusta e che, nonostante la complessità di gestione, l’impatto
organizzativo è molto alto.
Con questo progetto si ottengono quindi due obiettivi tra loro apparentemente inconciliabili:
aumentare l’incentivazione delle Risorse e recuperare efficienza operativa.
SAS4FAMILY. Area articolata in diversi settori di intervento:
1. flessibilità oraria, telelavoro, part time con modalità orizzontale, verticale e misto, con
ben 32 tipi di orario di lavoro.
2. asilo nido SAS presso la sede di Milano, maternity and paternity kit, partecipazione all’
iniziativa “Fiocco in azienda” per assistenza alla genitorialità, sono tutte iniziative dirette
a rendere la vita lavorativa conciliabile con le esigenze famigliari.
3. maggiordomo, figura presente due volte a settimana, con il compito di aiutare i
dipendenti a sbrigare servizi di tintoria, ferramenta, calzoleria, posta ecc., che in questo
modo possono dedicare tempo ed energia ad attività ad alto valore aggiunto;
4. Assistenza fiscale personalizzata con un consulente ad hoc.
SAS4WELLNESS. sono operative le palestra aziendale presso gli uffici di Milano e Roma con la
presenza di personal trainer professionisti per un programma di fitness e alimentazione
personalizzati; diversi gruppi sportivi trovano la loro espressione in azienda a seconda delle
preferenze individuali, tornei di calcetto, pallacanestro, gruppi di corsa etc… Nelle sedi SAS
ospitiamo professionisti del benessere come fisioterapisti, massaggiatori e osteopati che
possono offrire i loro servizi ad un prezzo convenzionato ai dipendenti con il vantaggio della
filosofia del “kilometro zero” (non ti serve spostarti per pensare al tuo benessere).
Contesto di riferimento all’interno del quale il progetto si è sviluppato
La necessità di introdurre nuove forme di welfare aziendale rese necessarie dal perdurare della
crisi economica e dalle annuali politiche di spending review, ha fatto si che accanto al welfare
pubblico abbia preso vigore il secondo pilastro del welfare aziendale.
Per le aziende una sfida quotidiana impegnativa:
− coniugare le attuali esigenze di spesa & controllo costi preservando o migliorando la
total compensation dei propri dipendenti
− sfida complessa ma possibile nel contesto normativo e fiscale italiano
Anche in SAS, azienda con un’età media di circa 41 anni (dato 2013) i temi sociali sono
considerati centrali: incremento della durata della vita media, il progressivo invecchiamento
della popolazione, le difficoltà di conciliazione tra la lavoro e famiglia e la non da ultimo la
nuova dimensione ridotta della famiglia. Dunque quattro generazioni a confronto con esigenze
e stili di vita diversi. Essendo una multinazionale americana il contesto di riferimento è anche
quello della “diversity” considerata non come criticità da gestire come “risorsa” da sfruttare in
tutte le sue sfaccettature. Il programma SAS4YOU risponde proprio a questa esigenza:
rispondere ai bisogni dei nostri collaboratori personalizzando al massimo il servizio e
coinvolgendo gli stessi non solo come professionisti ma anche come cittadini.
Dopo una prima macro analisi, lo scenario aziendale era chiaro: applicazione di un contratto
collettivo (quello metalmeccanico) poco vicino alla realtà di una moderna azienda software
multinazionale e l’assenza di sindacati in azienda, con conseguente impossibilità di accedere a
programmi di defiscalizzazione/fondi regionali ed europei.
A ciò si aggiungevano diverse criticità da gestire relativamente alle fonti di finanziamento:
effettuata una macro analisi del contesto aziendale, si è lavorato sulla possibilità di assorbire il
superminimo previsto dal CCNL di riferimento, sulla riconversione dei viaggi premio aziendali e
su altre voci di spesa elaborando un piano costruito in modo da garantire un sostenibilità
normativa e nel medio-lungo termine.
Sviluppo del Progetto
Il primo progetto pilota è iniziato con uno studio di fattibilità nel 2011 in affiancamento con il
partner Willis Italia. In quell’anno, ancora nessun azienda in Italia aveva applicato un piano flex
nelle tre aree di istruzione, mutui e prestiti e per tutta la popolazione dei collaboratori.
La progettazione di un efficace piano di Flex ha implicato necessariamente la realizzazione di
una serie di step nell’ambito di un processo strutturato a nostro avviso riassumibili in cinque
punti: analisi, comunicazione e approvazione board, implementazione, comunicazione,
monitoraggio.
Dalle varie analisi di clima e dai colloqui con i collaboratori era emersa ben chiara che vi era una
perdita nel potere di acquisto delle retribuzioni dei lavoratori ma altresì era necessario un
contenimento del costo del lavoro e l’offerta un paniere di scelta benefit personalizzato ed
efficiente oltre quello già esistente. Molta importanza in SAS riveste l’ascolto dei collaboratori:
siamo convinti che il riconoscimento di una “voce” all’interno di un progetto aziendale generi
un impatto positivo sui collaboratori che spesso non chiedono il semplice riconoscimento dei
desideri ma semplicemente di essere “ascoltati” sentendosi non solo fruitore ma anche
protagonista dell’iniziativa.
Partendo dai risultati dell’analisi di clima, dai workshop dei collaboratori che mettevano in
evidenza punti di criticità del paniere di servizi offerti dalla V. 1 del programma SAS4YOU e
dall’analisi della situazione demografica e famigliare dei collaboratori è stata formulata una
prima versione di piano elaborato tenendo conto anche del trattamento fiscale e contributivo
delle prestazioni che si intendeva offrire, delle risorse disponibili.
A questa prima fase è seguita la fase di implementazione con la definizione della
regolamentazione interna e la piattaforma tecnologica a supporto delle scelte dei collaboratori.
Mappe visive ed il simulatore di “saving” personalizzato hanno aiutato a comprendere nel
dettaglio il trattamento fiscale e normativo di ciascun benefit.
Fondamentale è stata l’elaborazione di un dettagliato piano di comunicazione che possiamo
riassumere in due fasi:
I^ FASE: spiegazione di obiettivi e opportunità alla platea aziendale da parte del Direttore HR
insistendo sulla genuinità del progetto, rispondendo ai vari quesiti e/o dubbi della platea;
presentazione del Regolamento e della documentazione elaborata ad hoc nell’apposita area
intranet aziendale;
II^ FASE: comunicazione al dipendente per budget a propria disposizione e delle finestre di
tempo per l’allocazione dello stesso.
Ultima fase ma non di certo meno importante è quella del monitoraggio avendo 4 principali
obiettivi: verificare i tassi di utilizzo di ciascun servizio; verificare, in allineamento con il gruppo
Finance del risparmio generato, in un’ottica di survey verifica del livello di soddisfazione del
dipendente e identificazione di nuovi servizi rispetto a quelli proposti.
Il monitoraggio dei servizi post chiusura del portale ci ha dato ragione: l’aumento del grado di
soddisfazione dei collaboratori SAS associato ad un’elevata fidelizzazione degli stessi (il
turnover si aggira intorno al 4% - dato 2013) giustificano pienamente il costo aziendale
sostenuto pari a 600.000€‚ nell’anno 2013.
Impatto in azienda
I vantaggi di un sistema Welfare come il programma SAS4YOU sono indubbi: sotto il profilo
economico si tratta di benefit non soggetti a tassazione ordinaria. A ciò si aggiungono
motivazioni di tipo emozionale legate alla cd. Talent retention.
L’impatto è stato generalizzato perché abbiamo voluto estendere il programma all’intera
popolazione aziendale: 330 persone, e a tutte le 3 aree possibili di applicazione del piano,
gestendone la relativa complessità.
In particolare l’area mutui e finanziamenti, per essere gestita a nome di legge, ha richiesto un
complesso calcolo dei piani di ammortamento e dei relativi rimborsi ai dipendenti che abbiamo
sviluppato con un programma SAS ad hoc, ora disponibile anche ad altre aziende sul mercato
che volessero seguire questo approccio perché messo a disposizione di Willis con una
partnership commerciale.
Il potere di spesa di tutti i dipendenti è innegabilmente cresciuto di almeno 1000€ per la fascia
degli impiegati, non paragonabile a quanto sarebbe stato il non assorbimento dell’aumento
contrattuale dovuto e erogato lordo.
La personalizzazione del piano e la possibilità dei collaboratori di chiedere all’azienda di
convenzionare le strutture e i servizi più vicini alle loro abitudini di consumo ha permesso un
ulteriore impatto nella vita quotidiana di ognuno (es. skypass, centri tennis, assistenza
domiciliare anzianità).
Esportabilità/Disseminazione
L’attuale crisi economica globale ha rappresentato sicuramente un fattore determinante per il
successo dell’iniziativa «Flexible Benefit» agevolata da diversi fattori contingenti dell’attuale
panorama italiano. Il programma nel senso più completo è di sicura esportazione alle più
diverse realtà anche di piccola media impresa anche in considerazione di nuovi programmi di
finanziamento regionale e, in presenza di sindacati, di possibilità di essere oggetto di
contrattazione di secondo livello. Massima esportabilità quindi dell’intero programma
SAS4YOU per qualsiasi impresa. In particolare già alcuni Enti locali hanno avvito progetti pilota
per progettare insieme soluzioni welfare dando vita a soluzioni innovative con interscambi tra
visioni imprenditoriali e strategie pubbliche. Politica di welfare di con visione strategica di lungo
periodo: scelte orientate al solo vantaggio fiscale sono destinate al fallimento.
La disponibilità di un partner per la gestione del piano, la ricerca di un budget on top e
l’erogazione minima di 500€ a testa rende il piano esportabile e replicabile. Per la parte mutui è
necessario dotarsi di un sistema informatico per il calcolo degli interessi rimborsabili.
Caratteristiche di innovazione delle pratiche indotte
Il primo progetto pilota è iniziato con uno studio di fattibilità nel 2011 in affiancamento con il
partner Willis Italia. In quell’anno, ancora nessun azienda in Italia aveva applicato un piano flex
nelle tre aree di istruzione, mutui e prestiti e per tutta la popolazione dei collaboratori.
Importante è stata e continua ad essere la fase di monitoraggio anche perché la natura stessa
dei flexible benefit consente al dipendente di modificare il proprio bouquet di scelte ogni anno.
I dati di seguito riportati sono riferiti ad un campione di 330 dipendenti beneficiari di un piano
flex e con un paniere completo di benefits (inclusi i Mutui). L’elaborazione della survey è stata
condotta sulla base dei dati di dettaglio forniti da Willis - con un sistema innovativo di analisi.
Tale sistema, denominato Visual Analytics e creato da Sas Institute, consente di aggregare su
più dimensioni i dati estratti e di interagire con il sistema stesso per creare reportistiche
dinamiche («Cruscotto SAS»). La nuova soluzione di business intelligence (BI) in-memory di SAS
utilizza un'interfaccia altamente intuitiva che consente a una vastissima gamma di utenti di
condurre potenti analisi sui dati SAS Visual Analytics, ultima nata nella famiglia SAS HighPerformance Analytics.