sezione iii - definizione e gestione dei documenti

SEZIONE III
DEFINIZIONE E GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 7
I documenti
I documenti del Comune di MALO sono quelli prodotti (spediti e ricevuti), in uno dei modi previsti
dalla normativa vigente, dagli organi ed uffici del Comune medesimo nello svolgimento della loro
attività istituzionale.
Tali documenti, tra loro connessi da speciale vincolo originario, necessario e determinato,
costituiscono l’archivio del Comune.
Ogni documento tratta di norma un solo oggetto e si riferisce ad un solo fascicolo.
I documenti si distinguono in:
a. documenti in arrivo (= in entrata) documenti, con rilevanza giuridico-probatoria, prodotti da
altri soggetti giuridici e acquisiti dal Comune di MALO nell’esercizio delle sue funzioni;
b. documenti in partenza (= in uscita): documenti, con rilevanza giuridico-probatoria, prodotti
dal personale del Comune nell’esercizio delle sue funzioni e spediti a persone fisiche e
giuridiche;
c. documenti differenti interni: documenti scambiati tra le diverse UOR facenti parte della
medesima AOO.
Questi ultimi si distinguono in:
1. documenti di preminente carattere informativo;
2. documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.
Articolo 8
Trattamento delle differenti tipologie di documento
I documenti in arrivo e in partenza sono registrati e classificati.
Tali operazioni possono essere svolte:
- dall’ufficio centrale di registratura, correntemente denominato Protocollo generale, che poi
provvede a smistarli alla UOR di competenza;
- dall’incaricato della UOR di competenza, previa abilitazione da parte del Responsabile ;
- dal RPA (Responsabile Procedimento Amministrativo) preventivamente individuato per
determinate tipologie di affari, previa abilitazione da parte del Responsabile.
La fascicolatura è compito del RPA (Responsabile Procedimento Amministrativo), che è
responsabile delle operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al
procedimento che sta trattando.
Articolo 9 Documenti interni
I documenti interni di preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi
comunicazioni scambiate tra uffici ecc.) non vanno protocollati.
I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio (quelli redatti dal personale del
Comune di Malo nell’esercizio delle sue funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività
svolta e alla regolarità della azione amministrativa, oppure quelli dai quali possano nascere diritti,
doveri o legittime aspettative di terzi, devono essere protocollati.
Articolo 10 Forme dei documenti
I documenti in entrata, in uscita e quelli interni di preminente carattere giuridico probatorio possono
essere redatti in forma analogica (solitamente su carta o altro supporto fisico) oppure digitale nel
rispetto di quanto previsto dalla normativa in merito alla forma del documento.
I fax sono considerati a tutti gli effetti dei documenti analogici, poiché la loro modalità di
trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
La forma dei documenti interni di preminente carattere informativo deve essere sempre digitale
(e.mail o flusso telematico).
Articolo 11
Formato dei documenti informatici
Il formato dei documenti informatici deve essere conforme alle norme
regolamentari previste dalla vigente normativa.
Articolo 12
Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici, quando possibile, è ottenuta con un processo di firma
digitale conforme alle disposizioni vigenti.
L’Amministrazione si avvale dei servizi di un Ente Certificatore iscritto nell’elenco pubblico tenuto
dal Digit.PA
Il documento viene sottoscritto digitalmente, salve eccezioni, in formato PDF.