Il caso Ibm In Italia, quella della Ibm è la sperimentazione più

Il caso Ibm
In Italia, quella della Ibm è la sperimentazione più significativa di telelavoro (non ancora
contrattualizzata attraverso un accordo con il sindacato) per numero di persone coinvolte, circa
5mila. Già dai primi anni '80 il Gruppo ha cercato occasioni di lavoro a distanza. L'evoluzione di
queste esperienze è stata guidata da quelle affermatesi negli Usa e nella stessa filiale tedesca
della Ibm.
Una Commissione paritetica Ibm/Rsu, ha prodotto un documento sulla base di un'esperienza
aziendale di telelavoro della durata di tre anni.
Tuttavia terminati i lavori della Commissione, la direzione dell'Ibm si è rifiutata di aprire una
trattativa con il sindacato per giungere a una regolamentazione del telelavoro sulla base del
documento da essa prodotto. L'Ibm dichiara che l'esperienza in corso non è propriamente
definibile telelavoro, tant'è che la direzione aziendale per denominare questa particolare forma
di organizzazione del lavoro ha sempre utilizzato il termine di lavoro mobile.
Rispetto ai bisogni degli utenti e in relazione ai costi e benefici del telelavoro ecco il risultato a
cui è giunta la commissione Ibm/Rsu:
Documento della commissione Ibm /Rsu sul telelavoro
Definizione di telelavoro
Telelavoro è un'attività lavorativa svolta con regolarità,interamente o in parte, fuori dalla sede di
lavoro Ibm, in sostituzione all'attività svolta in sede , con l'utilizzo di nuove tecnologie che
permettono la separazione e facilitano le comunicazioni.
Considerazioni generali
Vantaggi
Sociali:
•
minor utilizzo dell'auto;
•
maggior presenza presso la propria comunità familiare e territoriale;
•
incentivo all'utilizzo di tecnologie avanzate di comunicazione ed elaborazione;
•
possibilità di lavoro anche al di fuori delle aree sviluppate economicamente.
Aziendali:
•
minori costi di nota spese;
•
minori costi di sede;
•
maggiore "presenza" presso i clienti, per i dipendenti in possesso di "port it";
•
produttività ed efficienza;
•
pieno utilizzo delle risorse umane;
•
flessibilità;
•
competitività;
•
commerciabilità della soluzione;
•
riduzione dei tempi di risposta alle richieste della clientela.
Individuali:
•
minori tempi di spostamento casa-ufficio;
•
minori costi per lavorare;
•
maggiore presenza familiari;
•
aumento della professionalità (uso di nuove tecnologie);
•
autonomia.
Svantaggi/vincoli:
•
possibile isolamento;
•
ambiguità dei confini tra tempi e spazi privati e lavorativi;
•
indeterminazione del tempo di lavoro;
•
problematiche causate da una diversa organizzazione del lavoro (controllo, gestione ,
valutazione, ecc).
Costi:
•
strumenti di lavoro;
•
spese telefoniche;
•
spazio e risorse private;
•
adeguamento a norma del posto di lavoro.
ANALISI SITUAZIONE ATTUALE IN IBM
Strumenti
Per poter comprendere a pieno la possibilità di introduzione del Telelavoro si rende necessario
prendere in esame gli strumenti oggi in uso e che lo rendono potenzialmente possibile e le
figure professionali coinvolgibili parzialmente o totalmente.
Alla data gli strumenti che potenzialmente consentono di effettuare telelavoro sono:
1. IL PORT-IT
il personal computer portatile IBM THINKPAD costituito da:
•
Unità centrale con minidisco e disco fisso e schermo video a colori - CD-Rom per SE
•
stampante a getto d'inchiostro;
•
caricatore automatico fogli singoli per stampante;
•
carica batteria per personal;
•
carica batteria per stampante;
•
cavo elettrico per personal;
•
cavo elettrico per stampante;
•
scheda di collegamento locale (Token-Ring) con cavo e presa;
•
scheda di collegamento remota tramite linea telefonica con cavo a presa;
•
borsa morbida con possibilità di contenere documentazione cartacea oppure borsa
rigida (valigetta telematica) con cavi pronti per l'uso ma senza possibilità di contenere
documenti.
- Applicazioni Port-It
Sul port-It sono preinstallati:
- sistema operativo OS/2 WARP;
- Lotus Amipro per la gestione testi/documentazione;
- procedura per trasmissione/ricezione Fax;
- SW di connessione in rete locale o Internet;
- SW Visuale Age per connessione a host computer via rete locale TOKE-RING e Modem;
In particolare si può disporre di:
- Lotus Freelance per la preparazione di presentazioni;
- Lotus 1-2-3 foglio elettriconico di calcolo;
- Procedure CRM per la gestione globale del processo di offerta cliente;
- Demo di prodotti;
- configuratori dei prodotti;
- preparazione contratti;
- notizie sui prodotti;
- posta elettronica in locale;
- fax;
- rubrica telefonica IBM;
- calendario corsi;
- catalogo prodotti;
- manuali tecnici.
2. TELEFONO CELLULARE NOKIA CON 2 BATTERIE E CARICA BATTERIE.
Gli strumenti sono assegnati al dipendente in Comodato d'uso regolato dalle leggi vigenti
integrate da una lettera di assegnazione che ne restringe la possibilità di utilizzo e che rende il
detentore totalmente responsabile sia dal punto di vista economico che di utilizzo.
Gli utenti attuali di questi strumenti sono: sistemisti (SE), tecnici (SC), dirigenti, SSV, auditor,
rappresentanti (SR) per un totale di circa 2.500 dipendenti (3.200 circa nelle previsioni di fine
febbraio 1996).
TIPOLOGIA ATTUALE DI USO DEGLI STRUMENTI
IL LAVORO IN UFFICIO IBM, ALLA SCRIVANIA PERSONALE
Il lavoratore utilizza il PORT-IT, dopo aver collegato alla rete locale, come terminale per
l'accesso alle applicazioni aziendali, con un massimo di 4 applicazioni attive
contemporaneamente e la possibilità di usare la stampante PC o le stampanti veloci.
IL LAVORO IN UFFICIO IBM, SENZA LA SCRIVANIA PERSONALE
I dipendenti assegnati a partner esterni hanno a disposizione scrivanie o stanze dotate di
attacchi locali.
I dipendenti di altra sede momentaneamente in transito debbono cercare una scrivania con
presa locale libera.
I dipendenti con scrivania condivisa con altri (SHARED) debbono trovare un posto libero con
presa TOKEN-RING.
IL LAVORO PRESSO I CLIENTI
Per ragioni tecniche è difficile collegarsi agli elaboratori IBM per via telefonica (le centraline
telefoniche sono digitali e sarebbe necessario personalizzare una linea analogica) se non
presso clienti di grosse dimensioni con progetti di lunga durata in corso.
Lo strumento viene quindi utilizzato principalmente con applicazioni off-line.
Nel caso che fosse possibile accedere ad una linea telefonica esterna diretta l'attività è analoga
a quanto descritto al punto successivo.
Va ricordato che la lettera di assegnazione PORT-IT ne vieta l'utilizzo se collegato a linea sotto
controllo di un centralino/elaboratore.
IL LAVORO PRESSO L'ABITAZIONE
Si può operare in 2 modi:
ON LINE - Ci si connette tramite linea telefonica e l'uso di un numero verde alla rete INTESA
(consociata IBM) e si accede tramite PASS-WORD ai sistemi: PROFS-EHONE-PCOA con un
massimo di 1 applicazione attiva alla volta;
OFF LINE - per preparare relazioni/offerte/contratti/posta...
Di solito i dipendenti usano il sistema a casa per l'attività di tipo burocratico (nota spese,
cartellino,...) o comunicativo (posta elettronica PROFS).
Alcuni dipendenti, in particolare quelli residenti molto lontano dall'ufficio, utilizzano parzialmente
e sporadicamente gli strumenti a casa in sostituzione del lavoro in ufficio.
IL LAVORO IN AUTO
Lo strumento usato è quasi esclusivamente il cellulare.
Il poter gestire attività durante i viaggi, che a causa della nuova organizzazione IBM per industry
sono notevolmente aumentati come numero e durata, costituisce il vero aumento di produttività.
IL LAVORO IN VIAGGIO SU MEZZI COLLETTIVI DI TRASPORTO
Non si tratta di una casistica significativa come numero dipendenti, comunque in questo caso
alcuni usano durante il viaggio di trasferimento (in particolare treno) nel tragitto casa-ufficiocasa o in viaggi dilavoro il PORT-IT scollegato per svolgere attività di scrittura relazioni e di
sviluppo applicativo e tecnico.
USO PRIVATO DEGLI STRUMENTI
E' ammesso per il Cellulare in quanto il dipendente può fare telefonate personali premettendo al
numero un carattere speciale.
Le spese personali vengono segnalate direttamente al dipendente con la indicazione del
prefisso e dei soli primi due numeri dell'abbonato chiamato (per ragioni di riservatezza) e
addebitate sul cedolino.
Sul PORT-IT esistono 2 aree disco denominate FILEMIO e SWMIO nelle quali il dipendente può
archiviare propri file di lavoro od inserire applicazioni aggiuntive di suo uso. La lettera di
assegnazione specifica chiaramente che il sistema è per esclusivo uso aziendale.
Il sistema non può essere dato in uso a terzi, nemmeno a dipendenti IBM se non rispettando
regole precise di sicurezza e di firma di lettera di assegnazione anche temporanea.
INTERVENTI URGENTI RACCOMANDATI
Indipendentemente dalla necessità di un accordo generale sul telelavoro, ci sono alcuni
interventi urgenti e indispensabili a garanzia del dipendente e per maggiore efficacia nell'uso
degli strumenti:
nuovo concordato d'uso che preveda:
a. responsabilità dipendente in caso di perdita solo per dolo o negligenza grave;
b. uso privato del port-it in orario extra-lavorativo purché non provochi impatti sul suo uso per
lavoro;
sistema vivavoce in auto per permettere un pieno utilizzo del telefono portatile in conformità al
codice della strada garantendo la sicurezza del dipendente;
video del portatile a matrice attiva o, in mancanza, video fisso nelle postazioni di lavoro in ufficio
per ricondurre lo strumento ad una corretta ergonomia;
utilizzo di tutte le possibilità tecnologiche disponibili per ridurre il peso della strumentazione pari
oggi a circa 14 kg (caricabatterie unico, stampante Canon, Wireless,...);
mouse, a richiesta, da collegare al portatile;
sessioni multiple nelle connessioni modem;
scheda Ethernet per i sistemisti in maniera da poter facilmente interagire con le reti locali dei
clienti, in caso di comprovate esigenze lavorative e compatibilmente con i livelli di sicurezza
richiesti.
PRINCIPALI FIGURE PROFESSIONALI COINVOLTE E COINVOLGIBILI
Considerazioni generali
Va notato che tutte le attività che richiedono grossi volumi di stampa realizzati con stampanti o
fotocopiatrici non sono telelavorabili. Nello stesso modo non lo sono facilmente, almeno per
attività di massa, tutte quelle che richiedono strumentazione particolare o costosa fino a che lo
sviluppo tecnologico e culturale non ne abbia eliminata la necessità.
Rappresentanti
Il telelavoro è possibile in quasi tutte le fasi delle attività operative dei rappresentanti che
prevedano il supporto di strumenti informatici e comunicativi, quali ad esempio la rilevazione
opportunità, preparazione offerta, preparazione contratto, sia con le applicazioni informatiche
attualmente utilizzate che con quelle previste nell'uso a regime di CRM.
Va evidenziata la necessità di aumentare anche presso le filiali le connessioni modem/fax per
un pieno utilizzo del port-it.
Una serie di attività, soprattutto di valutazione e decisione commerciale, richiedono lo scambio
di opinioni ed informazioni dal vivo tra le persone.
Si prevede quindi una certa continuità della presenza SR presso la sede anche in presenza di
telelavoro, almeno fino a quando il livello tecnologico e di costo della teleconferenza, nonché le
sue modalità d'uso non permettano una alternativa.
In questa tipologia rientrano anche i rappresentanti di plant, i rappresentanti Servizio Clienti e gli
SSV dell'amministrazione.
Sistemisti
I sistemisti di filiale svolgono prevalentemente la loro attività presso la sede dei clienti in carico e
sporadicamente frequentano la sede IBM. Il telelavoro è possibile per quasi tutte le attività
normalmente svolte, in sede, in particolare:
attività burocratiche e amministrative;
consultazione manuali (su CD);
aggiornamento sw (PTF);
posta elettronica (PROFS);
studio personale;
consultazione FORUM (IBM o INTERNET);
relazioni o studi per IBM o clienti;
sviluppo applicazioni
Restano escluse attività quali:
Riunioni;
Corsi;
Demo;
Test su hw e sw specifici
I sistemisti di Supporto svolgono la loro attività di studio e test presso IBM e di
presentazioni/demo e assistenza di primo e secondo livello presso i clienti.
In questo caso aumenta la necessità di presenza in sede IBM visto l'uso di hw e sw specifico e
di continua interazione con gli altri colleghi che partecipano collegialmente alle attività.
Tecnici di manutenzione
Anche in questo caso valgono molte delle considerazioni sviluppate per i sistemisti compresa la
distinzione tra Tecnici di Filiale e di Supporto.
Amministrativi
Le attività di amministrazione di Sede o Periferiche, stanti le attuali tecnologie a disposizione e
le norme di legge prevedono un mantenimento di grossi archivi cartacei (bozze, contratti,
fatture, bolle, pagamenti, lettere clienti, ...). Queste informazioni sebbene la loro gestione sia di
responsabilità del singolo debbono essere accessibili anche agli altri colleghi e sono necessarie
in tutte le continue interazioni interne ed esterne alla azienda. Per il momento è quindi
difficilmente ipotizzabile usare tecniche di telelavoro, che nel caso specifico sarebbe di solo
telelavoro da casa.
TEMI DI DISCUSSIONE SUL TELELAVORO
Dopo la disamina della situazione attuale, si affrontano i temi che dovranno essere oggetto
della trattativa tra le parti.
La commissione non ritiene che sia necessario regolare dettagliatamente ogni singola attività di
telelavoro ma che vada preparato un piano per prevedere le condizioni generali di realizzazione
lasciando poi la necessaria flessibilità operativa ai singoli.
Un simile piano dovrà garantire il raggiungimento dei vantaggi previsti dalla nuova
organizzazione del lavoro assicurando comunque il pieno rispetto delle leggi ed accordi
intercorrenti fra le parti. Illustriamo in sintesi i punti su cui cercare accordo.
* Disponibilità abitazione privata
Vanno verificate le condizioni necessarie per effettuare anche solo in parte il lavoro presso
l'abitazione del dipendente dal punto di vista della normativa attuale e del trattamento
economico.
In alcuni casi potrebbe essere necessario prevedere l'attivazione di una seconda linea
telefonica per collegamenti di lavoro, almeno fino a che nuove tecnologie e costi TELECOM non
permettano l'uso del cellulare anche per connessioni in rete.
* Flessibilità orario di lavoro
Per permettere il pieno utilizzo di questa nuova metodologia si può prevedere la possibilità che
il dipendente possa operare in orari di versi, sempre nel limite delle ore di lavoro settimanali
contrattuali, concordando il trattamento economico, e nel rispetto della normativa vigente su
ferie, malattia, infortuni, straordinari (che devono comunque essere preventivamente
concordati)...
* Volontarietà
I dipendenti saranno liberi di decidere se aderire alle modalità descritte nei due punti specificati
sopra o se continuare un rapporto di lavoro tradizionale.
* Sperimentazione
Visti i cambiamenti notevoli dell'organizzazione del lavoro impliciti nel telelavoro, la mancanza di
esperienze di massa e significative a livello mondiale e la estemporaneità di studi sulla effettiva
redditività di un tale sistema, si consiglio un periodo di 12 mesi di sperimentazione, con verifica
semestrale in sede di Commissione telelavoro, utilizzando i report opportuni, al termine del
quale poter valutare i risultati ottenuti e proporre eventuali miglioramenti.
* Diritti sindacali
I dipendenti in telelavoro potranno continuare a partecipare alle iniziative sindacali in maniera
analoga alla attuale.
Dovranno essere individuati strumenti adeguati perché i rappresentanti sindacali possano
svolgere regolarmente la loro attività sindacale.
* Ergonomia e sicurezza
Nel telelavoro dovranno valere le stesse condizioni previste per gli strumenti di lavoro usati in
ufficio e previsti dalla legge per la sicurezza del posto di lavoro.
* Controllo attività
Dovranno essere individuati modalità e strumenti adeguati per il controllo delle attività svolte in
telelavoro.
* Gestione e manutenzione strumenti
Tutte le attività necessarie per il mantenimento inattività ed efficienza della strumentazione
elettronica usata, che comportino il coinvolgimento del dipendente, saranno considerate
lavorative.
* FORUM
Sarà istituito un FORUM elettronico sulle tematiche specifiche del telelavoro e degli strumenti di
telelavoro, a cui potranno partecipare tutti i soggetti coinvolti (dipendenti, azienda, RSU) per
aumentare il coinvolgimento e l'efficacia.
* Comunità aziendale
I dipendenti in telelavoro parteciperanno a pieno titolo a tutte le attività aziendali.
Si dovrà prevedere una presenza mensile minima del lavoratore in azienda così come la
partecipazione a riunioni di sede congiunte RSU/azienda per verifica dell'andamento della
sperimentazione.
* Addestramento
E' necessario prevedere corsi adeguati ed obbligatori per tutti i dipendenti sugli strumenti di
telelavoro assegnati e sulle procedure specifiche.