Regolamento per la gestione degli automezzi aziendali

A.S.I.S. Salernitana Reti ed Impianti S.p.A.
Regolamento per la gestione
degli automezzi aziendali
Art. 1
OGGETTO
Il presente Regolamento definisce le responsabilità, le modalità per la gestione ed i controlli
per effettuare il corretto uso e manutenzione degli automezzi utilizzati dal personale
dipendente per il trasporto di materiali ed attrezzature da e presso i cantieri.
Il corretto uso degli automezzi è parte integrante del servizio fornito dall’Azienda, per cui è
necessario garantirne il loro corretto uso sia per la sicurezza del personale che per il corretto
trattamento del materiale trasportato, oggetto della fornitura al cliente.
Esiste per ogni sede aziendale un parco macchine con il/i relativo/vi responsabile/li di
gestione da nominare con apposito atto da parte della Direzione dell’Azienda.
Art. 2
DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’
Tutti gli automezzi sono parcheggiati nel piazzale antistante gli uffici ed all’interno delle
autovetture sono conservati i relativi documenti e le chiavi.
Dal piazzale avviene la partenza e l’arrivo degli automezzi ed in esso sono effettuati i
controlli e piccole manutenzioni, così come previste nella procedura riportata nel Manuale
Sistema Qualità.
L’assegnazione delle auto dipende dalla tipologia di gruppi di lavoro e dalla destinazione del
sito da raggiungere all’esterno per i lavori. Tale assegnazione è a carico del Responsabile dei
Lavori. La responsabilità del controllo dello stato delle auto è, invece, a carico del
Responsabile Gestione Automezzi sia prima che dopo la consegna del mezzo, mentre,
durante l’uso, è a carico dell’utilizzatore.
Il rifornimento di carburante avviene presso distributore autorizzato ed indicato
dall’Azienda.
La manutenzione straordinaria delle autovetture avviene presso aziende indicate dall’ASIS
e/o come indicato nei contratti per auto a noleggio.
Art. 3
CONTROLLI EFFETTUATI DAL RESPONSABILE
Il Responsabile Gestione Automezzi provvederà:
• ad accertarsi, all’inizio di ogni settimana, che gli automezzi assegnatigli abbiano ricevuto
tutti i controlli e le manutenzioni necessarie;
• a verificare che gli operatori degli automezzi siano a conoscenza del Regolamento;
• ad accertarsi, per gli automezzi in riparazione, dei tempi di consegna e di riutilizzo del
veicolo;
• ad effettuare le manutenzioni ordinarie e straordinarie degli automezzi, così come
riportato nella procedura di cui al Manuale Sistema Qualità;
• ad avvertire, tempestivamente, i Responsabili dei Lavori qualora un automezzo non sia
utilizzabile per manutenzione;
• a controllare che la documentazione relativa ad ogni autovettura sia conforme alla
procedura riportata nel Manuale Sistema Qualità;
• a redigere un promemoria giornaliero per le assegnazioni delle autovetture, in modo che,
in qualsiasi momento, è in grado di indicare le autovetture impegnate e quelle disponibili.
Art. 4
CONTROLLI EFFETTUATI DALL’OPERATORE
Prima dell’utilizzo dell’autovettura, l'Operatore deve verificare lo stato dei documenti: foglio
di marcia giornaliero, modulo registrazione manutenzione ordinaria e straordinaria, modulo
scheda macchina, documenti di circolazione (libretto, assicurazione, bollo). Dopo aver
effettuato gli opportuni controlli sullo stato del veicolo e sulla documentazione a corredo,
l’Operatore deve riportare tutte le voci indicate sul foglio di marcia giornaliero e, alla
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consegna dell’automezzo, contrassegnare le ore di lavoro effettuate e/o i Km percorsi,
riportando eventuali anomalie e/o note.
Se l’anomalia è di natura tale da compromettere la buona riuscita dell’intervento, l’Operatore,
dopo aver indicato sull’apposita modulistica il tipo di guasto, ne informa il Responsabile
Gestione Automezzi che concorda l’intervento di riparazione presso le officine autorizzate.
La stessa modulistica viene utilizzata per segnalare inconvenienti o guasti che si dovessero
verificare durante la marcia dell’autovettura. Il modulo sarà completato al rientro, e quindi
consegnato al Responsabile Gestione Automezzi.
Art. 5
USO DELL’AUTOMEZZO
L’Operatore svolgerà il suo lavoro rispettando le seguenti regole:
• non deve fare uso di alcolici prima e durante l'uso del mezzo;
• deve condurre il veicolo rispettando le norme vigenti, segnaletica e codice della strada;
• non deve trasportare persone e/o cose estranee alle attività dell’Azienda, se non con
eventuale autorizzazione scritta;
• non deve effettuare viaggi su percorsi estranei alle attività dell’Azienda, se non con
eventuale autorizzazione scritta;
• deve effettuare, in caso di viaggi lunghi, soste di 30 minuti, almeno ogni 3-4 ore di guida
continua;
• deve assicurarsi che il carico e lo scarico dei materiali sia effettuato in maniera da non
danneggiare l’automezzo;
• deve garantire il corretto posizionamento e fissaggio del materiale trasportato;
• deve contattare, ove possibile, in caso di interventi di manutenzione straordinaria durante
la marcia, un Responsabile dell’Azienda ed, in ogni caso, conservare le ricevute degli
interventi effettuati.
Art. 6
MANUTENZIONE E CONTROLLO AUTOMEZZI
Durante il periodo di garanzia, gli automezzi vengono inviati alle officine autorizzate dalla
casa costruttrice per l’esecuzione degli interventi previsti alle varie scadenze, riportandoli sul
libretto dell’automezzo. Una copia della fattura emessa dall’officina viene conservata in
amministrazione. Questa attività è gestita dai Responsabili Gestione Automezzi, con le
modalità previste dal successivo art. 7.
Le operazioni di manutenzione straordinaria, che necessitano di interventi sulla meccanica e
sulla carrozzeria, vengono effettuate presso le officine autorizzate, riportandone la
registrazione sugli appositi modelli Qualità Aziendale ed allegando eventuale copia delle
operazioni effettuate. La fattura emessa verrà conservata in amministrazione.
Il Responsabile Gestione Automezzi provvederà a controllare ed attivare tutti i
provvedimenti del caso per la risoluzione del problema.
Per la manutenzione ordinaria e straordinaria delle auto a noleggio si fa riferimento alle
modalità previste dal contratto.
Il modulo Qualità Aziendale, con tutti i documenti allegati (es: note di ricambi.), sarà
conservato in una “Cartella Automezzo” personalizzata per ogni veicolo ed archiviata presso
l’ufficio della stessa sede a cui è assegnato il mezzo. La gestione delle cartelle è assegnata ai
rispettivi Responsabili Gestione Automezzi.
Analoghe attività saranno svolte in presenza di Semirimorchi, per ognuno dei quali, sarà
prevista una Cartella Automezzo con documentazione personalizzata.
Successivamente all'utilizzo dell'automezzo, l'operatore verificherà la corretta funzionalità e
l'esigenza di effettuare eventuale manutenzione ordinaria, concordando il lavoro con il
Responsabile Gestione Automezzi.
In caso di gravi anomalie dell’autovettura che necessitino dell'intervento di società esterne,
sarà cura del Responsabile Gestione Automezzi coordinare l’attività.
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Art. 7
RESPONSABILE GESTIONE AUTOMEZZI
Per ogni sede è previsto il Responsabile della Gestione del parco auto assegnato alla stessa
sede da disposizioni aziendali.
Il Responsabile Gestione Automezzi provvederà ai seguenti controlli:
1- La corretta gestione di tutta la modulistica inerente alla procedura “Gestione Automezzi”,
così come riportata nel Manuale Sistema Qualità;
2- In caso di segnalazione guasti, l’immediata attivazione degli opportuni provvedimenti
del caso da espletare presso le autofficine indicate dall’Azienda, previa comunicazione da
inviare alla Direzione, ed individuazione del personale incaricato che seguirà la
risoluzione del problema;
3- Segnalazione alla Direzione e al Responsabile Qualità circa l’uso non corretto delle
autovetture, nonché della non applicazione della procedura da parte del personale
aziendale, con apertura, da parte del Responsabile Qualità, di una scheda di non
conformità;
4- Attivazione, alla fine della settimana, della procedura di controllo per ogni singola auto
ed individuazione del personale che deve ottemperare ai seguenti compiti:
a) controllo olio, pressione gomme, acqua, stato indicatori di direzione, stato
carrozzeria, stato pulizia, stato della documentazione.
b) redazione, sull’idonea modulistica, dei controlli settimanali effettuati sul parco
auto .
5- Accertamento, al rientro delle autovetture, e prima della consegna delle stesse per una
prossima missione, che non ci siano problemi all’uso. Tale controllo dovrà essere
eseguito anche dal successivo utilizzatore dell’autoveicolo;
6- Segnalazione alla Direzione ed al Responsabile Qualità, nel caso in cui venga riscontrato
un problema meccanico e/o elettrico perdurante da tempo e mai stato segnalato, così
come prescritto dalla procedura Qualità, con apertura, da parte del Responsabile Qualità,
di una scheda di non conformità;
7- Controllo mensile del parco auto:
a) Ogni fine mese, verifica dei km effettuati e riscontro sulla modulistica qualità
aziendale per attivare la manutenzione prevista dalla stessa scheda;
b) Controllo della redazione dei documenti previsti dalla procedura ed a corredo di
ogni autovettura;
c) Individuazione del personale addetto al controllo mensile delle auto.
8- Segnalazione alla Direzione ed al Responsabile Qualità di problematiche di gestione non
previste dalla procedura.
9- Accertamento, per le auto a noleggio, circa l’applicazione dei controlli previsti dalla
azienda noleggiatrice con indicazione del personale di riferimento che provvederà a
seguire i lavori;
10- Redazione mensile di una scheda tecnica nella quale verrà indicato lo stato delle auto
utilizzate;
11- Informativa agli utilizzatori delle auto a noleggio circa le convenzioni ed i servizi
disponibili delle società convenzionate.
12- Custodia dei documenti relativi agli automezzi assegnati alla propria sede, del duplicato
delle chiavi ed attivazione, con la diligenza del buon padre di famiglia, affinché tutti i
mezzi siano dotati della polizza assicurativa RCA, segnalando all’ufficio ragioneria, con
congruo anticipo e per iscritto, le scadenze relative alla copertura assicurativa, alla tassa
di proprietà;
13- Accertamento che i predetti autoveicoli siano forniti, oltre a quanto previsto dalla casa
costruttrice, anche della cassetta di Pronto Soccorso, dell’estintore per auto e del
giubbetto alta visibilità;
14- Accertamento che i tagliandi previsti dal libretto di manutenzione di ciascun automezzo
e la revisione dello stesso, in conformità a quanto disposto dal vigente Codice della
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Strada, vengano eseguiti regolarmente;
15- Accertamento che tutti gli automezzi, quando non usati, siano chiusi e parcheggiati negli
appositi spazi, siano utilizzati durante l’orario di ufficio, ad eccezione di comprovate
esigenze di servizio;
16- Per il rifornimento di carburante a mezzo di carta petrolifera , che dovrà essere custodita
in apposito armadietto e consegnata all’utilizzatore solo al momento
dell’approvvigionamento di carburante, si dovrà controllare che, al momento della
riconsegna della predetta carta, venga rimesso anche il relativo scontrino attestante il
rifornimento. Le fatture di liquidazione di carburante, con gli allegati scontrini, dovranno
essere vistate per avvenuta fornitura prima del relativo pagamento;
17- E’ fatto divieto di usare l’autovettura aziendale per raggiungere la propria abitazione,
salvo i casi straordinari o qualora gli impegni di servizio debbano iniziare prima delle ore
7.30 o terminare oltre le ore 17.15. Tale concessione è subordinata alla disponibilità di un
adeguato ricovero;
18- Controllo dello stato d’uso e di manutenzione dei veicoli dell’Azienda ed accertamento
che gli utilizzatori dei mezzi provvedano alla pulizia dei veicoli loro affidati a mezzo di
servizio di autolavaggio, previa specifica preventiva autorizzazione.
19- In caso di incidente stradale in cui sia coinvolto un mezzo di proprietà o a noleggio
dell’ASIS, il fatto dovrà essere segnalato, per iscritto ed immediatamente, alla Direzione
Amministrativa. La predetta comunicazione dovrà essere corredata da una relazione
sull’incidente sottoscritta dal conduttore dell’automezzo.
Art. 8
RESPONSABILITA’ DELL’OPERATORE
L’Operatore deve controllare il mezzo affidatogli prima di ogni viaggio e segnalare qualsiasi
inconveniente, rispettando quanto riportato nel presente Regolamento al proprio
Responsabile. L’Operatore è responsabile del mezzo affidatogli durante l’utilizzo dello
stesso.
Art. 9
SISTEMA QUALITA’ AZIENDALE
Al Sistema Qualità Aziendale è affidata la responsabilità di effettuare verifiche periodiche
per garantire l’applicazione della procedura come prevista dalla Norme del Sistema Qualità
Aziendale.
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