Il sistema operativo XP Le funzioni avanzate in Word e in Excel I
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Il sistema operativo XP Le funzioni avanzate in Word e in Excel I
(Appendice al Corso a cura di Claudio Savi) Il sistema operativo XP Le funzioni avanzate in Word e in Excel I programmi di grafica e fotoritocco www.unitresestocalende.it 2 Indice Introduzione ------------------------------------------------------------------------------------------ 5 Capitolo 1 - L’Hardware (Capitolo non inserito in questo volumetto) -- 7 Capitolo 2 - Il Sistema Operativo XP ----------------------------------------------- 9 2. 1 Le “scorciatoie di tastiera” per il Sistema Operativo -------------------Tabelle riassuntive di alcune “scorciatoie da tastiera” per il S.O. ---------- 9 9 2. 2 Le Finestre ---------------------------------------------------------------------------------Cosa sono le Finestre ------------------------------------------------------------------Le Cartelle --------------------------------------------------------------------------------Spostamento e ridimensionamento di Finestre --------------------------------Spostamento e ridimensionamento di finestre (senza l’ausilio del Mouse) . Sovrapposizione di Finestre ----------------------------------------------------------- 12 12 12 12 13 14 2. 3 Il Registro di sistema ------------------------------------------------------------------Il Backup del Registro di sistema ---------------------------------------------------- 15 15 Capitolo 3 - Funzioni avanzate di Word --------------------------------------- 17 3. 1 Le impostazioni di default ------------------------------------------------------------ 17 Impostazione del carattere di default ---------------------------------------------- 17 Impostazione del tempo di default (tra un Salvataggio automatico e l’altro) 18 3. 2 Le “scorciatoie da tastiera” per Word ------------------------------------------Tabelle riassuntive di alcune “scorciatoie da tastiera” per Word ------------ 20 21 3. 3 Inserimento di caratteri ASCII ---------------------------------------------------- 24 3. 4 Inserimento di simboli non presenti sulla tastiera ----------------------Trasposizione automatica di caratteri in simboli ------------------------------Inserimento di simboli presenti nei Font di caratteri ------------------------Inserimento di simboli attraverso la finestra di dialogo Simbolo ---------- 25 25 25 25 3. 5 Identificazione rapida della formattazione applicata ad un testo - 27 Identificazione della formattazione di un testo (vecchie versioni di Office) 28 Identificazione della formattazione di un testo ( Office per XP) ------------- 29 3. 6 L’impiego dei tabulatori --------------------------------------------------------------- 30 3. 7 Il Controllo ortografico ---------------------------------------------------------------La funzione Controllo ortografico durante la digitazione --------------------La correzione automatica del testo ------------------------------------------------La funzione Correzione automatica ------------------------------------------------La funzione Controllo ortografia e grammatica ---------------------------------Il controllo ortografico (creazione di un Dizionario personalizzato) ------- 32 32 34 34 36 37 3. 8 La gestione delle tabelle -------------------------------------------------------------Calcoli automatici nelle tabelle -----------------------------------------------------L’uso della funzione Segnalibro nei calcoli --------------------------------------Le tabelle eseguite in Word nel formato Excel ---------------------------------Le tabelle importate da Excel -------------------------------------------------------- 40 41 41 42 44 3. 9 Le Macro --------------------------------------------------------------------------------------Creazione di una macro ---------------------------------------------------------------- 46 46 3. 10 La stampa unione -----------------------------------------------------------------------Introduzione ------------------------------------------------------------------------------La stampa unione -----------------------------------------------------------------------I destinatari della stampa unione --------------------------------------------------Personalizzazione del documento principale ------------------------------------- 47 47 47 49 51 1 Capitolo 4 - Funzioni avanzate di Excel ---------------------------------------- 53 4. 1 Le scorciatoie da tastiera ------------------------------------------------------------- 53 Tabelle riassuntive di alcune “Scorciatoie da tastiera” per Excel ------- 55 4. 2 Selezione e identificazione di celle, righe e colonne --------------------Identificazione delle coordinate di righe e colonne ---------------------------Selezione di celle non contigue -----------------------------------------------------Selezione di intere righe e colonne (contigue e non contigue) ------------- 4. 3 Priorità di calcolo nelle espressioni matematiche 4. 4 Gli operatori di calcolo ---------------------------------------------------------------Gli operatori numerici ----------------------------------------------------------------Gli operatori di testo & e CONCATENA ----------------------------------------Gli operatori di confronto -------------------------------------------------------------- 63 63 64 65 4. 5 Gli operatori logici (Funzioni Logiche) ---------------------------------------L’operatore logico E (AND) -----------------------------------------------------------L’operatore logico O (OR) -------------------------------------------------------------L’operatore logico NON (NOT) ------------------------------------------------------- 68 68 69 71 4. 6 Funzioni di calcolo ---------------------------------------------------------------------Calcolo delle radici quadrate - la Funzione =RADQ(num) ----------------La Funzione =PI.GRECO ------------------------------------------------------------Calcolo delle radici non quadrate ---------------------------------------------------- 72 72 72 72 4. 7 Gli errori nei calcoli matematici -------------------------------------------------Spiegazione di alcuni errori comuni nei calcoli ---------------------------------Proposte di correzione automatica degli errori riscontrati nelle formule La barra strumenti Verifica formule ------------------------------------------------ 74 74 75 77 4. 8 La convalida dei dati -------------------------------------------------------------------- 79 4. 9 La formattazione delle celle ---------------------------------------------------------- 82 59 59 59 60 ------------------------ 62 4. 10 La formattazione condizionale delle celle ------------------------------------- 83 4. 11 Protezione delle Celle, del Foglio e della Cartella di lavoro ---------Protezione delle Celle -----------------------------------------------------------------Protezione del Foglio di lavoro -----------------------------------------------------Protezione della Cartella di lavoro ------------------------------------------------ 86 86 87 88 4. 12 Ricerca dei collegamenti tra le celle --------------------------------------------Celle precedenti e celle dipendenti -------------------------------------------------Ricerca delle celle dipendenti --------------------------------------------------------Ricerca delle celle precedenti --------------------------------------------------------Osservazioni sulla ricerca celle precedenti e dipendenti ---------------------- 89 89 90 91 92 4. 13 Il Riempimento automatico --------------------------------------------------------- 93 Alcune proprietà della funzione Riempimento automatico ----------------- 95 Gli elenchi personalizzati per la funzione Riempimento automatico ---- 96 4. 14 Riferimenti relativi e riferimenti assoluti alle celle 4. 15 Riferimenti indiretti alle celle --------------------- 97 ----------------------------------------------------- 100 4. 16 Riferimenti Nominali e Nomi applicati alle celle -------------------------- 102 Assegnare un nome a una cella o a un intervallo di celle ------------------- 102 Utilizzo di Nomi nelle formule ------------------------------------------------------ 102 4. 17 Calcoli incrociati tra tabelle diverse 2 -------------------------------------------- 105 4. 18 L’uso delle funzioni nei calcoli matematici ---------------------------------Cosa sono, e a che servono, le funzioni -------------------------------------------Le funzioni =SOMMA ; =CONTA.VALORI ; =CONTA.SE ----------Le funzioni =SOMMA.SE ; =SE ------------------------------------------------Arrotondamento di valori numerici ----------------------------------------------La funzione =ARROTONDA -----------------------------------------------------Le funzioni =ARROTONDA.PER.ECC e =ARROTONDA.PER.DIF Le funzioni di data e ora =ADESSO e =OGGI ----------------------------La funzione =ADESSO ---------------------------------------------------------------Le funzioni =OGGI ------------------------------------------------------------------Inserimento di funzioni nelle formule --------------------------------------------Inserimento di funzioni nelle formule tramite Finestre di dialogo -------- 107 109 109 110 112 112 112 113 113 113 114 114 4. 19 I Filtri ----------------------------------------------------------------------------------------- 118 4. 20 Tabelle esportate come immagini in Word ---------------------------------- 121 4. 21 Le tabelle pivot --------------------------------------------------------------------------- 122 Come creare una tabella pivot ----------------------------------------------------- 122 Creazione del layout di una tabella pivot -------------------------------------- 122 4. 22 I Grafici -------------------------------------------------------------------------------------Creazione guidata di un grafico -------------------------------------------------Formattazione di un grafico ------------------------------------------------------Note sulle modifiche di un grafico ----------------------------------------------Creazione di un grafico comprendente più serie di dati ------------------- Capitolo 5 - Programmi di Grafica e Fotoritocco 126 126 129 131 133 ------------------------- 135 5. 1 Introduzione ------------------------------------------------------------------------- 135 Alcuni termini ricorrenti nei programmi di grafica e fotoritocco -------- 136 Le immagini digitali ------------------------------------------------------------------ 137 5. 2 Un programma tra i tanti: Jasc Paint Shop Pro --------------------L’interfaccia grafica -----------------------------------------------------------------Alcune annotazioni ------------------------------------------------------------------La barra dei menu -------------------------------------------------------------------Le gestione dei colori ---------------------------------------------------------------Alcuni menu presenti nella Barra menu --------------------------------------Alcune regolazioni delle immagini offerte da Paint Shop Pro ----------Tonalità-Saturazione-Luminanza ; Luminosità -Contrasto --------------Regola con istogramma ; Il pannello Curve ----------------------------------- 3 139 140 140 141 141 143 145 145 146 4 Introduzione Questo fascicoletto descrive, approfondendole, alcuni argomenti facenti parte del corso “Computer facile”, tenuto presso l’Università della Terza Età di Sesto Calende (UNITRE). Come risulta sottinteso dal suo nome, il corso “Computer facile” non si rivolge a chi già conosce come operare con questo ormai (quasi) indispensabile strumento di studio, di svago e di lavoro, ma si rivolge principalmente a chi ancora si domanda come è fatto un computer, cosa il computer può fare per noi e cosa noi possiamo fare con un computer. Al termine del corso ”Computer facile” sarete in grado di utilizzare programmi con i quali stilare i vostri documenti, come Word (un elaboratore di testi) o Excel (un foglio elettronico). Queste pagine aiuteranno, infatti, a chiarire alcune funzioni presenti in questi programmi, funzioni che richiedono da parte dell’utente una conoscenza informatica di base, e soprattutto un po’ di buona volontà. Il consiglio che possiamo dare è di non avere timore nell’affrontare argomenti a prima vista considerati “per esperti”. Provate a utilizzarle nei vostri documenti, e se sbagliate, ritentate. Come sempre è dai propri errori che si impara. Una doverosa precisazione: L’interfaccia grafica offerta dai programmi presenti nella suite Microsoft Office non cambia molto secondo le sue release, anche se ad ogni suo aggiornamento vengono aggiunti nuove opzioni, per rendere il lavoro dell’utente sempre più facile, e più veloce. Questo fascicolo, per testare se le opzioni descritte sono disponibili in tutte le versioni del pacchetto Office, è stato realizzato utilizzando diversi sistemi operativi (Windows 95, Windows 98, Windows XP, e due diverse release del pacchetto Office: Office 2000 e Office 2003). Non è stata testata la compatibilità delle opzioni descritte con il nuovo sistema operativo Windows Vista e con il recentissimo pacchetto Office 2007). Ogni nuova release del pacchetto Microsoft Office dovrebbe comunque mantenere la compatibilità con i documenti realizzati con le sue release precedenti. Resta da dire che se anche i documenti realizzati in Word e in Excel sono compatibili “verso il basso” (possono in altre parole essere letti senza problemi dalle nuove Release di questi applicativi), alcune funzioni presenti in questi programmi, pur permettendo di giungere agli stessi risultati, ci arrivano attraverso procedure leggermente diverse, secondo il Software da voi installato (nel vostro computer può essere presente un Sistema Operativo come Windows 95, Windows 98, Windows Me, Windows 2000, o un Sistema Operativo più recente come Windows XP, o Windows Vista). Tenete presente che di tutti i Sistemi Operativi esistono inversioni più o meno complete, chiamate Home, Basic e Professional, che a loro volta possono (e spesso devono) essere aggiornate tramite i Service Packs (scaricabili da Internet), che si incaricano di porre rimedio ai numerosi Bugs inevitabilmente presenti nei programmi (i Bugs “Cimici”, “Insetti”, sono errori di programmazione). Tenete inoltre presente che così come esistono diverse versioni del Sistema Operativo, esistono diverse release del pacchetto applicativo Microsoft Office (Office 2000, Office 2003), a loro volta personalizzati per meglio sfruttare le potenzialità offerte dai vari Sistemi Operativi. Se per richiamare qualche funzione descritta in queste pagine occorresse, come abbiamo detto, ricorrere a procedure un poco diverse (che potrete comunque scoprire e apprendere facilmente), tenete presente che per la nuovissima versione del pacchetto di programmi Office (Microsoft Office 2007), queste procedure possono essere in alcuni casi molto diverse, causando qualche confusione (e qualche lamentela) a chi, abituato a lavorare con le versioni precedenti di Microsoft Office, è costretto a rivedere il suo modo di operare. Ultimo aggiornamento: Ottobre 2009 5 Nota sulla seconda edizione del fascicolo “Computer facile” Questo fascicolo, in origine composto di circa 50 pagine, era stato pensato come se costituisse un piccolo manuale di consultazione nel quale venivano illustrate, passo a passo, alcune funzioni poco conosciute da chi da poco utilizzava programmi applicativi come Word o Excel, due applicativi integrati nel pacchetto di programmi Microsoft Office). Il volumetto comprendeva una sezione riguardante i programmi di grafica (fra tutti, come esempio, era stato scelto Paint Shop 7.04). Accogliendo i suggerimenti di quanti hanno avuto tra le mani questo volumetto nella sua prima edizione (risalente a luglio 2007), ho pensato di aggiungere qualche spiegazione su argomenti di base riguardanti l’uso del computer (argomenti che si suppone dovreste almeno in parte già conoscere). E’ stata aggiunta, in particolare, una sezione riguardante il Sistema Operativo Windows XP Note per chi segue il corso “Computer facile” Per chi non ha davanti a sé un computer è obiettivamente difficile seguire le spiegazioni fornite chi sta tenendo il corso, se queste sono puramente verbali. Per questo ogni spiegazione riguardante l’Hardware, il Software, ma soprattutto riguardante il modo di operare per giungere a determinati risultati, può essere meglio seguita grazie alla presenza di un grande schermo, presente nell’aula nella quale si tiene il corso. Per quanto riguarda molte funzioni fornite dal programma Excel, in queste pagine sono presenti molte tabelle (le troverete nel Capitolo IV). Ogni tabella è necessaria (o perlomeno utile) per illustrare il corretto modo di operare di questo potente foglio di calcolo. Queste tabelle saranno naturalmente visualizzate anche sul grande schermo presente nell’aula, ma il realizzarle passo a passo durante il corso, per quanto didattico, richiederebbe troppo tempo. Per questo, invece di essere create sul momento, saranno visualizzate sullo schermo gigante solo dopo averle importate da un documento Excel già esistente, chiamato Esempi_Tabelle.xls. Queste tabelle, quando parzialmente (e volutamente) incomplete, saranno completate durante il corso con le necessarie formule oggetto dell’argomento di volta in volta trattato. 6 Capitolo 1 L’Hardware (Sezione non inserita in questo documento) Un capitolo, riguardante l’Hardware non è stato inserito in questo volumetto per un semplice motivo: queste pagine sono dedicate al Software, e servono per approfondire argomenti trattai nel corso “Computer Facile”, Comunque, gli argomenti riguardanti la parte fisica del computer e delle sue periferiche (l’Hardware, appunto) saranno descritte nella prima lezione del corso, nella quale si parlerà di tutti gli elementi che compongono un computer, dalla scheda madre (Mother Board) al processore (CPU), dalle memorie volatili (RAM) a quelle non volatili (ROM), dai supporti di memorizzazione dei File (Floppy Disk, Hard Disk, CD ROM, CD RW, DVD, chiavette USB, ecc.). Si parlerà anche di schede video e di schede grafiche, di schede audio, e di altri componenti. Si parlerà inoltre delle periferiche indispensabili al funzionamento di un computer (Tastiera, Monitor, Mouse) e di periferiche ormai “quasi” indispensabili (Modem, Stampanti, ecc). 7 8 Capitolo 2 Il sistema operativo XP 2. 1 2. 2 2. 3 Le “scorciatoie” da tastiera per il Sistema Operativo 9 Le finestre ........................................................................... 12 Il Registro di sistema ....................................................... 15 2. 1 Le “scorciatoie da tastiera” per il Sistema Operativo Non intendo qui addentrarmi nelle spiegazioni sulle molteplici possibilità offerte dal sistema operativo Windows XP, ma ritengo comunque utile indicare alcune “scorciatoie da tastiera” che permettono all’utente di velocizzare alcune operazioni, in particolare quelle che richiedono l’uso del mouse (in sua assenza spostarsi sul desktop utilizzando i tasti direzionali della tastiera costituisce un’operazione lenta e scomoda). Queste “scorciatoie” possono essere particolarmente apprezzate da chi possiede un computer portatile, e utilizza il “touch pad” al posto del mouse (anche per mancanza di spazio… Un conto è utilizzare il portatile su una comoda scrivania, un altro utilizzarlo, ad esempio, in treno). Tabelle riassuntive di alcune “Scorciatoie da tastiera” per XP Nota: Nelle seguenti tabelle ogni voce indica una funzione che può essere richiamata con opportune combinazioni di tasti (oltre ai tasti presenti sulla tastiera, a volte è richiesto l’uso dei tasti del mouse). Il segno + (più) posto tra l’indicazione di tasti indica che questi devono essere premuti contemporaneamente, il segno ; (punto e virgola), indica che il tasto indicato che segue questo segno deve essere premuto immediatamente dopo (ma non contemporaneamente) alla combinazione di tasti che lo precede. Tabella Tabella Tabella Tabella Tabella Tabella 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 - Alcune scorciatoie da tastiera Scorciatoie da tastiera in combinazione con il Tasto Windows Visualizzazione, Spostamento e Dimensionamento di finestre attive Operazioni di taglia, copia e incolla su un oggetto evidenziato Operazioni di cancellazione di oggetti o file evidenziati Menu di scelta rapida 9 Tabella 2.1.1 - Alcune scorciatoie da tastiera = Tasto Windows ( F1 Apre la finestra Guida in linea e supporto tecnico + F1 Apre la finestra Guida in linea e supporto tecnico ) F2 Permette di rinominare una finestra o un file selezionato (punta al suo nome) Doppio Clic (pausa tra i Clic!) Permette di rinominare una cartella o un file (Cliccare sul suo nome) F3 Apre la finestra Risultati ricerca + F Apre la finestra Risultati ricerca F4 Apre la finestra con l’elenco degli oggetti presenti nell’elenco attivo SHIFT + F10 Apre il menu di scelta rapida dell’oggetto selezionato ALT + INVIO Apre la finestra Proprietà dell’oggetto selezionato CTRL + ESC Apre / Chiude il menu di avvio (START) Apre / Chiude il menu di avvio (START) CTRL + SHIFT + ESC Apre la finestra Task Manager Windows Apre il Menu di scelta rapida dell’oggetto selezionato Clic (tasto destro del mouse) Apre il Menu di scelta rapida dell’oggetto selezionato Doppio Clic (pausa tra i Clic!) Permette di rinominare una cartella o un file (Cliccare sul suo nome) SHIFT + Introduzione di un CD - Evita l’Autostart del CD Tabella 2.1.2 - Scorciatoie da tastiera in combinazione con il + + + + Tasto Windows ( = Apre / Chiude il menu di avvio (START) Apre / Chiude la finestra di dialogo Proprietà del sistema Visualizza il Desktop Visualizza la finestra Risorse del computer Apre la finestra Risultati ricerca INTERR D E F + M Riduce ad icone tutte le finestre aperte + SHIFT + M Ripristina le dimensioni originali delle finestre ridotte ad icona Apre il Menu di scelta rapida dell’oggetto selezionato Tabella 2.1.3 - Visualizzazione, Spostamento e dimensionamento di finestre attive ALT + F4 ALT + SPACE ALT + SPACE ; ALT + SPACE ; ALT + SPACE ; ALT + SPACE ; ALT + SPACE ; HOME FINE (tasto ) D S N R I Chiude la finestra attiva Apre il menu di scelta rapida della finestra attiva Permette il dimensionamento della finestra attiva tramite i tasti di direzione Permette lo spostamento della finestra attiva tramite i tasti di direzione Ingrandisce la finestra attiva Ripristina la finestra attiva Riduce a icona la finestra attiva Visualizza il primo elemento della cella attiva Visualizza l’ultimo elemento della cella attiva 10 ) Tabella 2.1.4 - Operazioni di taglia, copia e incolla su un oggetto evidenziato CTRL + CTRL + CTRL + CTRL + X C V Z Taglia Copia Incolla Annulla l’ultima operazione impostata Tabella 2.15 - Operazioni di cancellazione di oggetti o file evidenziati Canc SHIFT + Canc Cancella (elimina) l’oggetto selezionato (lo invia nel Cestino) (*) Cancella (elimina) definitivamente l’oggetto selezionato (*) * Attenzione! La finestra di dialogo Conferma eliminazione file appare solo se selezionata la voce Visualizza conferma visualizzazione dalla finestra di dialogo Proprieta’ – Cestino. Tabella 2.1.6 - Menu di scelta rapida Apre il Menu di scelta rapida dell’oggetto selezionato Clic (tasto destro del mouse) Apre il Menu di scelta rapida dell’oggetto selezionato 11 2. 2 Le finestre Cosa sono le Finestre “Windows” significa, appunto, “Finestre”. Le finestre, una volta aperte, costituiscono una intuitiva forma di informazione per alcuni aspetti riguardanti il Software, l’Hardware, i Programmi e i Documenti contenuti nel vostro computer. Esistono diversi tipi di finestre, da quelle gestite dal Sistema Operativo a quelle gestite dai programmi, da quelle che potete richiamare a quelle contenenti i vostri documenti. Molte finestre possono essere aperte, chiuse, ridimensionate, spostate sullo schermo a vostro piacimento (potete persino modificare l’aspetto grafico e di rappresentazione del loro contenuto). Altre finestre sono autonomamente gestite dal Sistema Operativo o dai Programmi in corso di esecuzione (possono comparire quando questi ritengono necessario farlo, senza il vostro intervento). Queste finestre spesso non possono essere spostate, né ridimensionate, e nemmeno chiuse se non dopo aver risposto alle precise domande che vi sottopongono). Le Cartelle Sul Desktop le Cartelle sono visualizzate con questo simbolo: Ogni Cartella può contenere Programmi, Dati, Documenti, File, e possono essere aperte in qualsiasi momento. Una volta aperte, saranno visualizzate come Finestre, e mostreranno il loro contenuto (più precisamente, l’elenco del contenuto), espresso in forma grafica e/o testuale). Spostamento e ridimensionamento di finestre Anche se sappiamo che sul nostro Desktop possono essere aperte più finestre contemporaneamente, è bene ricordare che è possibile operare solo sulla finestre attiva, riconoscibile perché presenta la Barra del titolo con un colore più carico rispetto alla barra di una finestra non attiva. Per rendere attiva una finestra aperta, occorre cliccare su di essa, in un qualsiasi punto). Sul Desktop possono essere aperte più finestre contemporaneamente, e ogni finestra può essere posizionata e dimensionata a vostro piacimento (almeno per quanto riguarda le Cartelle). Se le finestre sono sovrapposte, (spesso volutamente), il cliccare su quella parzialmente nascosta la riporterà in primo piano (rendendola nel contempo attiva). Per spostare la finestra attiva in un qualunque punto del Desktop, è necessario cliccare sulla sua Barra del titolo, e tenendo premuto il tasto del mouse, trascinare la finestra nella posizione desiderata (alla fine dell’operazione è necessario naturalmente rilasciare il tasto premuto). Per ridimensionare la finestra in altezza o in larghezza occorre cliccare su uno dei suoi ) bordi (e il cursore prenderà la forma di una freccetta bidirezionale ( o , per poi trascinare il bordo selezionato nella direzione voluta (la finestra si allargherà o si rimpicciolirà di conseguenza). Anche in questo caso, naturalmente, occorre tenere premuto il tasto del mouse fino al completamento dell’operazione. Per espandere o rimpicciolire l’intera finestra occorre cliccare sul vertice che si vuole trascinare (e il cursore ora prenderà la forma delle freccette bidirezionali o . 12 Spostamento e ridimensionamento di finestre (senza l’ausilio del Mouse) Se utilizzate un PC portatile e desiderate velocizzare lo spostamento e il ridimensionamento di una finestra senza ricorrere all’ausilio dello scomodo Touch Pad (sempre supponendo che non abbiate un mouse, o lo spazio per poterlo utilizzare), potete ricorrere alla combinazione di tasti ALT + SPACE. Questa operazione farà apparire nell’angolo superiore sinistro della finestra un piccolo menu. Ora premete il tasto S (esse). Il cursore, che di solito ha la forma si posizionerà al centro della Barra del titolo, prendendo la forma . Ora potete spostare la finestra utilizzando i tasti direzionali ad operazione conclusa). ,,, (cliccate Abbiamo visto quale procedura seguire per spostare la finestra. Se invece volete ridimensionala , agendo su uno dei suoi lati, potete usare anche questa volta la combinazione di tasti ALT + SPACE, e una volta apparso il piccolo menu nell’angolino superiore sinistro della finestra, premendo il tasto D. Il cursore prenderà, come per l’opzione precedente, la forma Ora, premendo uno dei tasti direzionali ( , , , ) , il cursore/puntatore si posizionerà sul bordo indicato della finestra (e lì resterà ancorato), prendendo la forma o , secondo il tipo di bordo selezionato (orizzontale o verticale). Agendo sui tasti direzionali, il bordo sarà trascinato nella direzione voluta, espandendo di conseguenza la finestra. Se indicate una direzione diversa da quelle consentite, il cursore si posizionerà su uno degli angoli della finestra, permettendovi così di ridimensionarla agendo contemporaneamente su due lati. Ad esempio se il cursore è ancorato sul suo bordo sinistro ( e quindi avrà la forma , se premete il tasto direzionale , il cursore si ancorerà nell’angolino superiore sinistro della finestra, prendendo la forma . Ora potete, agendo sui tasti direzionali, ridimensionare la finestra in una qualsiasi direzione. 13 Sovrapposizione di finestre Oltre lo spostamento manuale delle finestre (tramite trascinamento del cursore del mouse o l’utilizzo dei Tasti Funzione), esiste la possibilità di disporle sovrapposte o affiancate (sia in orizzontalmente che verticalmente) in un modo automaticamente ordinato. Con il tasto destro del mouse occorre cliccare sulla Barra di Stato (attenti a non cliccare su uno degli elementi su di essa posizionati). Apparirà un piccolo menu dal quale potrete scegliere la visualizzazione preferita, scegliendo tra le opzioni: Sovrapponi le finestre (lasciando visibili le loro Barre del titolo) Affianca le finestre orizzontalmente (ridimensionandole, se necessario) Affianca le finestre verticalmente (ridimensionandole, se necessario) E’ possibile ridurre ad icona tutte le finestre aperte, sempre cliccando con il tasto destro del mouse sulla Barra di Stato, e dal piccolo menu apparso selezionando l’opzione Mostra Desktop. Tutte le finestre aperte saranno minimizzate, (vale a dire ridotte ad icona), e posizionate sulla Barra di stato. Per fare riapparire sul Desktop una finestra ridotta ad icona, basta cliccare sull’icona che la rappresenta. Per far riapparire sul Desktop contemporaneamente tutte le finestre ridotte ad icona, occorre sempre cliccare con il tasto destro del mouse sulla Barra di Stato, dal piccolo menu apparso selezionare l’opzione Mostra finestre aperte. Ricordiamo, infine, che per poter chiudere la finestra attiva, potete ricorrere alla combinazione di tasti ALT + F4. 14 2. 4 Il Registro di sistema Il Registro di sistema è un file di estrema importanza per il corretto funzionamento del computer. Questo file si incarica automaticamente di memorizzare tutte informazioni riguardanti il sistema, e questo sia per quanto riguarda il suo Hardware sia per quanto riguarda il Software installato). Naturalmente, per funzionare correttamente il file di registro deve essere continuamente aggiornato (possono essere installati nuovi programmi, altri programmi possono essere invece disinstallati, o riconfigurati, possono essere aggiunti o tolti componenti Hardware, possono essere variate dall’utente le impostazioni del sistema). Ogni informazione è memorizzata in migliaia di chiavi, con una sintassi che oserei chiamare criptica (in effetti del tutto incomprensibile all’utente normale, e senza l’ausilio di istruzioni particolareggiate, anche all’utente più esperto). Con il passare del tempo le dimensioni di questo file assumono dimensioni ragguardevoli, e per le frequenti sovrascritture corre il rischio di subire dei danneggiamenti, con spiacevoli, e a volte catastrofiche, conseguenze. Per questo è consigliabile, ogni tanto, eseguire una copia di backup del file, grazie alla quale è spesso possibile sostituire il file originale danneggiato (riportandolo la configurazione del sistema alle condizioni aggiornate all’ultima modifica registrata). Il Backup del Registro di sistema Si sconsiglia vivamente di apportare qualsiasi modifica al file di registro! Queste istruzioni riguardano unicamente come salvare una sua copia di Backup, con la quale ripristinare il corretto funzionamento nel computer nel caso di danneggiamento del file originale (Il file di registro danneggiato può causare effetti imprevedibili al sistema. Il computer può persino bloccarsi ancora prima di caricare il sistema operativo!). Per eseguire la copia di Backup del Registro di sistema occorre seguire la seguente procedura: Dal menu Start selezionare la voce Esegui, che aprirà una finestra di dialogo, sempre denominata Esegui (a mio parere chiamare menu, opzioni, finestre con lo stesso nome può generare qualche confusione…). Dalla finestrella di dialogo Apri: digitare il comando regedit che aprirà la finestra di dialogo Editor del Registro di sistema. Dalla finestra Editor del Registro di sistema selezionare l’opzione Esporta… che aprirà a sua volta la finestra di dialogo Esporta Registro di sistema. Da questa finestra nella sezione Intervallo di esportazione è possibile scegliere se salvare alcune parti del registro o l’intero registro (scelta consigliabile). Nella casella di dialogo Salva in: scegliere dove salvare il file di backup, possibilmente in un’altra unità, meglio ancora se questa unità è costituita da un diverso Hard disk, o da una unità CD (il file sarà così al sicuro nella malaugurata ipotesi di improvvisi guasti al vostro Hard disk, guasti che possono verificarsi sia a livello Hardware che a livello Software). Dalla casella di dialogo Nome file: dare un nome al file di backup facilmente identificabile, completo della data di backup (ad esempio potete chiamare il file Backup_RegSistema_12-02-2007 (che prenderà automaticamente l’estensione .reg). 15 16 Capitolo 3 Funzioni avanzate di Word 3. 1 3. 2 3. 3 3. 4 3. 5 3. 6 3. 7 3. 8 3. 9 3. 10 3. 1 Le impostazioni di Default ............................................................. Le “scorciatoie” da tastiera ............................................................ Inserimento di caratteri ASCII ..................................................... Inserimento di simboli non presenti sulla tastiera .................. Identificazione rapida della formattazione di un testo ........... L’impiego dei tabulatori ................................................................. Il Controllo ortografico ................................................................... La gestione delle tabelle ................................................................. Le macro ............................................................................................. La stampa unione ............................................................................. 17 20 24 25 27 30 32 40 46 47 Le impostazioni di Default Moltissimi programmi si aprono con impostazioni preordinate, chiamate di Default. Ad esempio ogni qualvolta viene creato un documento, Word per default utilizzerà il carattere Times New Roman, con un’altezza di 10 punti (per la stesura di questo testo è stato utilizzato il carattere Century Schoolbook). Un altro parametro preimpostato è relativo al tempo intercorrente tra un salvataggio automatico e l’altro (per default di 10 minuti). Vediamo se e come cambiare questi parametri, adeguandoli alle nostre esigenze. Impostazione del carattere di default Word, come già detto, utilizza per default il carattere Times New Roman, al quale è applicato uno stile Normale, senza nessuna formattazione particolare, e con una altezza di 10 punti. Questo tipo di carattere è ritenuto per la sua forma molto leggibile, e l’altezza di 10 punti è ritenuta adeguata sia per un testo visualizzato a video che per un testo destinato ad essere stampato. Qualche utente può essere di diverso parere, e preferire un carattere più “elegante” come il Garamond, magari con un’altezza maggiore, ad esempio di 12 punti, o un carattere simile a quello utilizzato dalle vecchie macchine da scrivere, come il Courier. Vediamone alcuni dei molti tipi di carattere che Word può offrire: Questo testo utilizza il carattere Times New Roman, con un’altezza di 10 punti. Questo testo utilizza il carattere Courier New, altezza di 10 punti. Questo testo utilizza il carattere Times New Roman, con un’altezza di 12 punti. Questo testo utilizza il carattere Goudy Old Style, con un’altezza di 12 punti. Questo testo utilizza il carattere Garamond, con un’altezza di 12 punti. Questo testo utilizza il carattere High Tower Text, con un’altezza di 12 punti. Questo testo utilizza il carattere Papirus, con un’altezza di 12 punti. Si presume che chi sta leggendo questo testo conosca le funzioni di base di Word, e quindi sappia di volta in volta come formattare secondo le sue esigenze i caratteri che intende impiegare nella stesura dei suoi documenti, utilizzando correttamente le opzioni Tipo di carattere, Dimensioni carattere, Stile carattere, e altre opzioni. 17 In questo paragrafo, tralasciamo le istruzioni su come formattare un testo, limitandoci alla spiegazione di come memorizzare per Default le impostazioni del carattere di base con il quale verranno creati tutti i nuovi documenti. Dal menu Formato selezionare la voce Carattere. Si aprirà la finestra di dialogo Carattere, nella quale, tramite la scheda Tipo e le numerose opzioni che presenta, selezionabili tramite le caselle Tipo di carattere: , Stile: , Dimensione: , Effetti , Colore carattere: , Stile sottolineatura, potete impostare le vostre preferenze (potete vedere come si presenterà il carattere così impostato tramite una apposita finestra di Anteprima). Per il carattere di default è comunque consigliabile selezionare solo le opzioni Tipo di carattere: , Stile: , Dimensione. Per memorizzare le impostazioni di default del carattere non resta che cliccare sul pulsante Predefinito. Si ricorda che queste impostazioni sanno attive solo per i nuovi documenti che creerete. Figura 3.1.1 - La finestra di dialogo Carattere Impostazione del tempo di default tra un salvataggio (automatico) e l’altro E’ consigliabile, di tanto in tanto, salvare il documento sul quale stato lavorando, specialmente se questo è molto lungo o molto complesso. Questo per evitare di perdere tutte le modifiche apportate al documento se per un motivo qualsiasi Word si dovesse bloccare (cosa che qualche volta, anche se non spesso, può capitare). Il computer si può bloccare per diversi motivi, per un errore vostro o del programma, per un conflitto tra i programmi, per uno sbalzo o un calo improvviso della tensione che alimenta il vostro computer. 18 Per default Word esegue ogni 10 minuti un salvataggio automatico del documento aperto. Questo salvataggio è solo “virtuale”, e non salva realmente il vostro documento (per fare questo, dovete utilizzare normalmente la funzione Salva o Salva con nome). A cosa serve, allora, un salvataggio “virtuale” ? Nel caso di un blocco del programma al quale non sapete o non potete rimediare, non vi resta che spegnere (scorrettamente) il computer. Quando, dopo averlo riacceso, caricate nuovamente il vostro documento, Word lo visualizzerà in due versioni: quella del documento originale, aggiornata all’ultimo salvataggio eseguito attraverso le funzioni Salva o Salva con nome, e quella del documento salvato attraverso il salvataggio automatico. Supponiamo che il vostro documento sia denominato Relazione.doc. Potete scegliere se continuare a lavorare su questo documento, aggiornato all’ultimo salvataggio regolare, o sulla sua versione aggiornata all’ultimo salvataggio automatico (che sarà denominato Relazione.doc(Recuperato). (Se scegliete di proseguire con quest’ultimo documento, senz’altro più aggiornato, controllate prima che il testo non risulti danneggiato). Se per default il tempo impostato tra un salvataggio automatico e l’altro è di 10 minuti, avrete perso (nel caso più sfavorevole) tutte le modifiche apportate in questo tempo al vostro documento (mediamente, quindi, in un tempo di 5 minuti). Quando è in corso il salvataggio automatico, una icona rappresentante un dischetto apparirà nella barra di stato situata nella parte inferiore dello schermo (spesso il salvataggio richiede un tempo talmente breve che la presenza di questa icona può passare inosservata). Vediamo come impostare il tempo intercorrente tra un salvataggio automatico e l’altro. Dal menu Strumenti selezionare la voce Opzioni. Si aprirà la finestra di dialogo Opzioni, nella quale, tramite la scheda Salva, attivate l’opzione Salva automaticamente ogni: , e impostate il tempo che preferite (10 minuti può essere considerato un tempo adeguato). Figura 3.1.2 - La finestra di dialogo Opzioni (scheda Salva) . 19 3. 2 Le “scorciatoie da tastiera” per Word Per chi usa un computer, il mouse costituisce uno strumento di lavoro quasi indispensabile. Senza il suo ausilio risulta infatti poco agevole spostare la freccia cursore su un punto preciso dello schermo, specialmente se questo è situato al di fuori del foglio di lavoro (in altre parole sugli elementi presenti nell’Interfaccia grafica). In Word il cursore è rappresentato da un trattino verticale, lampeggiante quando posizionato in un punto posto all’interno del documento. E’ vero che in alternativa all’impiego del mouse e’ sempre possibile spostare il cursore usando i quattro tasti direzionali presenti sulla tastiera, ma purtroppo questi tasti permettono di spostarsi solo all’interno del documento. In un computer portatile in mancanza di un mouse è possibile spostare il cursore utilizzando l’apposito pannello sensibile alla pressione di un dito (il “Touch Pad”), ma l’impiego del mouse rende indubbiamente il lavoro molto più veloce. Fortunatamente esistono molte combinazioni di tasti che non prevedono l’impiego del mouse (possiamo chiamarle “scorciatoie”), grazie alle quali possiamo accedere in modo alternativo (e più rapido) a molte delle funzioni offerte tramite i Menu presenti nella Barra dei menu (e nei loro sottomenu), oltre alle funzioni offerte dalle Barre degli strumenti (dalla Barra Standard, dalla Barra formattazione, e da altre Barre strumenti, anche se non visualizzate sullo schermo). Come già dovremmo sapere, un qualsiasi menu presente nella Barra dei menu può essere aperto cliccando sulla voce che lo identifica (File, Modifica, Visualizza, ecc.). Tutti questi menu possono essere richiamati direttamente da tastiera premendo il tasto ALT contemporaneamente al tasto corrispondente alla lettera sottolineata presente nel loro nome. Ad esempio il menu Modifica può essere aperto premendo la combinazione di tasti ALT + M, senza bisogno di usare il mouse. Molte combinazioni prevedono l’impiego contemporaneo di due o più tasti, tra questi troviamo il tasto ALT o il tasto CONTROL, (il tasto contrassegnato CTRL, situato sulla sinistra della tastiera), o il tasto SHIFT, spesso contrassegnato MAIUSC (Maiuscole), immediatamente posto sopra il tasto CTRL, o uno dei Tasti Funzione (i tasti F1 … F12). Per Word le combinazioni di tasti che portano alle “scorciatoie da tastiera” sono moltissime, circa quattrocento. Nelle tabelle seguenti sono riportate, suddivise per argomenti, le più utilizzate (qualche combinazione di tasti è presente, per associazione, in più tabelle). Impensabile (e inutile) memorizzarle tutte… cercate di ricordare solo le combinazioni che ritenete particolarmente utili (o evidenziarle in questo testo con un segno di spunta). Si ricorda che per evidenziare una parola si può utilizzare un doppio clic su di essa. Per evidenziare una riga basta un singolo clic eseguito sul margine sinistro della riga. Un triplo clic in un punto qualsiasi di un paragrafo lo evidenzia interamente (queste e altre indicazioni saranno riportate in una delle tabelle relative alle scorciatoie di tastiera). 20 Tabelle riassuntive di alcune “Scorciatoie da tastiera” per Word Tabella 3.2.1 - Opzioni documento Tabella 3.2.2 - Opzioni fornite da alcuni tasti funzione Tabella 3.2.3 - Opzioni fornite da Tasti Funzione (in combinazione con altri tasti) Tabella 3.2.4 - Spostamento del cursore Tabella 3.2.5 - Spostamento del cursore / Visualizzazione Tabella 3.2.6 - Alcune scorciatoie da tastiera Tabella 3.2.7 - Evidenziazione di un testo Tabella 3.2.8 - Allineamento di un testo Tabella 3.2.9 - Formattazione di un testo evidenziato Tabella 3.2.10 - Formattazione di un testo evid. (da finestre di impostazione e di dialogo) Tabella 3.2.11 - Operazioni di taglia, copia e incolla su un testo evidenziato Tabella 3.2.12 - Altre scorciatoie da tastiera Tabella 3.2.1 - Opzioni documento CTRL + N CTRL + F12 Apre un nuovo documento Apre direttamente la finestra di dialogo Apri (Apre un documento già esistente) SHIFT + F12 CTRL + F4 Salva il documento (Nessuna visualizzazione dell’avvenuta operazione!) Salva il documento (Apre la finestra di dialogo Microsoft Office Word) CTRL + F2 Anteprima stampa (Apre / Chiude) CTRL + SHIFT + F12 Apre direttamente la finestra di dialogo Stampa Tabella 3.2.2 - Opzioni fornite da alcuni Tasti Funzione F1 F4 F5 F7 F12 Apre la finestra Guida in linea di Word Ripeti l’ultima operazione impostata Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci (Alla funzione Vai) Apre direttamente la finestra di dialogo Ortografia e Grammatica Apre direttamente la finestra di dialogo Salva con nome Tabella 3.2.3 - Opzioni fornite dai principali Tasti Funzione (in combinazione con altri tasti) CTRL + F1 Apre la finestra Riquadro attività iniziale / Guida in linea di Word SHIFT + F1 Apre direttamente la finestra di dialogo Informazioni sul formato SHIFT + F3 Converte il testo da maiuscolo a minuscolo (e vicecersa) CTRL + SHIFT + F5 Apre direttamente la finestra di dialogo Segnalibro 21 Tabella 3.2.4 - Spostamento del cursore Cursore a sinistra di un carattere (tasto Bakespace) – nello spostamento cancella il carattere Cursore in alto di una riga Cursore in basso di una riga Cursore a sinistra di un carattere Cursore a destra di un carattere + CTRL + Cursore all’inizio della parola precedente CTRL Cursore all’inizio della parola seguente CTRL + CTRL + Cursore all’inizio del paragrafo precedente Cursore all’inizio del paragrafo seguente Tabella 3.2.5 - Spostamento del cursore / Visualizzazione Pag Visualizza la schermata precedente Pag Visualizza la schermata seguente CTRL + Pag CTRL + Pag CTRL + HOME CTRL + FINE Visualizza la pagina precedente Visualizza la pagina seguente Porta all’inizio del documento (Il tasto Home è contrassegnato “ Porta alla fine del documento “) Tabella 3.2.6 - Alcune scorciatoie da tastiera CTRL + Z Annulla l’ultima operazione impostata CTRL + Y Ripristina l’ultima operazione annullata CTRL + Y Ripeti l’ultima operazione annullata CTRL + INVIO Inserisce una interruzione di pagina CTRL + SHIFT + F5 Inserisce un segnalibro (Apre direttamente la finestra di dialogo Segnalibro) Tabella 3.2.7 - Evidenziazione di un testo Doppio Clic su una parola Evidenzia la parola Clic sul margine sin. riga Evidenzia una intera riga Clic sul margine sin. righe Evidenzia più righe consecutive (con trascinamento cursore mouse) CTRL Clic Evidenzia una intera frase Clic (Inizio testo) ; SHIFT Clic (Fine testo) Evidenzia un intero brano di testo Doppio Clic su margine sin. righe Triplo Clic su un paragrafo Evidenzia un intero paragrafo Evidenzia un intero paragrafo CTRL + 5 (Tastierino Numerico)Evidenzia l’intero documento CTRL Clic sul margine sin. Evidenzia l’intero documento Triplo Clic sul margine sin. Evidenzia l’intero documento ALT + Trascinamento del cursore del mouse Evidenzia un’area dello schermo 22 Tabella 3.2.8 - Allineamento di un testo CTRL + CTRL + CTRL + CTRL + T R A F Allineamento a sinistra Allineamento a destra Allineamento centrato Allineamento giustificato Tabella 3.2.9 - Formattazione di un testo evidenziato CTRL + G CTRL + I Carattere in Grassetto Carattere Italico (Corsivo) CTRL + S Carattere Sottolineato CTRL + P Carattere sottolineato (sottolinea le Parole, ma non gli spazi tra le Parole) CTRL + SHIFT + D Carattere con Doppia sottolineatura CTRL + SHIFT + 0 Carattere in pedice CTRL + + Carattere in apice CTRL + E SHIFT + F3 Converte il testo da minuscolo a maiuscolo (e ripristina) Converte il testo da maiuscolo a minuscolo (e vicecersa) CTRL + < CTRL + > Diminuisce di un punto l’altezza dei caratteri Aumenta di un punto l’altezza dei caratteri CTRL + Barra spaziatrice Elimina la formattazione manuale Tabella 3.2.10 - Formattazione di un testo evidenziato (da finestrelle di impostazione e di dialogo) CTRL + O CTRL + U Punta direttamente alla finestrella di impostazione Tipo di carattere Punta direttamente alla finestrella di impostazione Dimensione carattere CTRL + D CTRL + L Apre direttamente la finestra di dialogo Carattere Apre direttamente la finestra di dialogo Stile SHIFT + F1 Apre direttamente la finestra di dialogo Informazioni sul formato Tabella 3.2.11 - Operazioni di taglia, copia e incolla su un testo evidenziato CTRL + CTRL + CTRL + CTRL + CTRL + X Taglia C Copia V Incolla SHIFT + C Copia formato SHIFT + V Incolla formato Tabella 3.2.12 - Altre scorciatoie da tastiera CTRL + SHIFT + T Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci ( Funzione Trova) CTRL + SHIFT + S Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci (Funz. Sostituisci) F5 Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci (Funzione Vai) F7 Apre direttamente la finestra di dialogo Ortografia e Grammatica SHIFT + F7 Apre la finestra di dialogo Ricerche (Thesaurus Sinonimi, Contrari, Traduzioni) CTRL + SHIFT + G Apre direttamente la finestra di dialogo Conteggio parole ALT + SHIFT + D Inserisce nel documento la data corrente ALT + SHIFT + T Inserisce nel documento l’ora corrente (Sempre che l’orologio di sistema sia aggiornato!) 23 3.3 Inserimento di caratteri ASCII La tabella dei codici ASCII comprende in totale 256 caratteri, ognuno identificato da un numero da 0 a 255. Il termine ASCII, stranamente, si pronuncia “ASKI”). Per inserire da tastiera questi caratteri occorre inserire il relativo numero di codice, tenendo premuto il tasto ALT (il numero di codice corrispondente al carattere prescelto deve essere introdotto attraverso il tastierino numerico). Non è questa la sede per parlare dei codici ASCII, ma diamo un breve esempio di come possiamo inserire nei nostri documenti caratteri spesso necessari, come la tilde o le parentesi grafe. Tabella 3.3. 1 - Alcuni codici corrispondenti ai caratteri ASCII ALT 126 ALT 123 ALT 125 ~ { } (Tilde, usata spesso nei nomefile DOS) Parentesi grafa aperta Parentesi grafa chiusa 24 3. 4 Inserimento di simboli non presenti sulla tastiera Trasposizione automatica di caratteri in simboli Alcune combinazioni di testo vengono dal programma interpretate come un unico simbolo grafico. La trasposizione automatica del testo in simboli può avvenire soltanto se è abilitata l’opzione Sostituisci il testo durante la digitazione (l’opzione è selezionabile nella scheda Correzione automatica. Per arrivare a questa scheda occorre dalla barra strumenti selezionare il menu Strumenti, dal quale selezionare la voce Correzione automatica… , che farà apparire una finestra composta da quattro diverse schede, tra le quali la scheda interessata. Se l’opzione Sostituisci il testo durante la digitazione è abilitata, e non si desidera trasformare il testo digitato in un unico simbolo, occorre tornare indietro di un carattere premendo il tasto backspace (posizionato sopra il tasto Invio). Tabella 3.4.1 Trasposizione automatica di caratteri in simboli Digitando (c) (r) (tm) :) :( :| --> <-<== ==> <=> Si ottiene © ® ™ Descrizione Codici da tastiera Faccina sorridente Faccina triste Faccina neutra Freccia rivolta verso destra Freccia rivolta verso sinistra Freccia rivolta verso sinistra Freccia rivolta verso destra Freccia bidirezionale Inserimento di simboli esistenti nei Font di caratteri Molti simboli non presenti nella tastiera possono essere inseriti nel testo selezionando dalla finestra Tipo carattere della barra Formattazione il Font appropriato, ad esempio il Font “Symbol” o un Font di tipo “Webdings” o “Wingdings”. Il font “Symbol” è utile quando nel testo occorre introdurre lettere dell’alfabeto greco, spesso usate nelle formule matematiche, ad esempio .... I Font “Webdings” e “Wingdings” presentano i simboli più svariati ( ,. , … ) ma presentano l’inconveniente che premere a caso i tasti per cercare di rintracciare il simbolo cercato è un’impresa disperata (a meno che, naturalmente, dovendo utilizzare spesso un simbolo, non abbiate memorizzato il tasto ad esso corrispondente). Inserimento di simboli attraverso la Finestra di dialogo Simbolo Esiste un metodo molto più semplice e intuitivo per inserire dei simboli nel vostro testo. Posizionato il cursore lampeggiante nel punto nel quale volete introdurre il simbolo, dal menu Inserisci selezionate la voce Simbolo. Apparirà la finestra di dialogo Simbolo, attraverso la quale potete scegliere tra decine e decine di simboli, provenienti da diversi Font (selezionabili attraverso la finestrella Tipo di carattere), alcuni Font presentano sottosassiemi di simboli, selezionabili attraverso la finestrella Sottoassieme:. Questa casella, situata sulla destra della casella Tipo di carattere: , non è visibile nella Figura 3.4.1 semplicemente perché il Font selezionato (Windings) non prevede sottoassiemi di caratteri. 25 I simboli disponibili, in totale, sono centinaia. Una volta identificato il simbolo cercato, per selezionarlo cliccate su di esso (il riquadro che racchiude il simbolo sarà evidenziato), ed infine premete il pulsante Inserisci (in alternativa eseguite un doppio clic sul simbolo prescelto). Figura 3.4.1 - La finestra di dialogo Simbolo 26 3. 5 Identificazione rapida della formattazione di un testo E’ spesso utile ottenere le indicazioni che contraddistinguono un testo formattato, sapere con che tipo di carattere è stato scritto, con quale altezza del carattere, quale sia il suo tipo di allineamento. A titolo di esempio il paragrafo seguente è stato volutamente pesantemente formattato. Questo paragrafo è scritto in colore Blu, con il carattere Times New Roman 10, Grassetto Corsivo, e Sottolineato. Allineamento Giustificato. Prima riga rientrante di 0,7 cm, Interlinea Esatta, valore 14 pt. Spaziatura del paragrafo 10 pt dalla riga che lo precede, 12 dalla riga che lo segue. Livello struttura 1. Una prima indicazione sulla sua formattazione è ottenibile semplicemente cliccando su un punto qualsiasi del paragrafo. Se provate a farlo, noterete che nella barra di formattazione la casella Tipo di carattere riporterà il nome del carattere utilizzato “Times New Roman”, mentre la casella Dimensione carattere riporterà la sua altezza in punti (10). Contemporaneamente le icone/pulsanti G, C e S risulteranno evidenziate, segno che al testo del paragrafo è stata applicata una contemporanea formattatazione in Grassetto, Corsivo e Sottolineato. Sarà evidenziata anche l’icona/pulsante Giustifica, chiara indicazione della formattazione con allineamento giustificato del testo. Vorremmo ottenere ulteriori informazioni sulla formattazione applicata al paragrafo, ad esempio se sono stati impostati dei tabulatori, quale interlinea è applicata al testo, quale è il suo colore, quanto spazio sia previsto prima e dopo l’introduzione del paragrafo (In effetti nella formattazione del paragrafo è impostato un tabulatore posto a 5 cm dal margine sinistro della pagina, comunque qui inutile, e non utilizzato). 27 Identificazione della formattazione di un testo (per le vecchie versioni di Word) Attenzione: Le indicazioni qui sotto riportate valgono per le versioni di Word inserite nelle suite Office precedenti le versioni “Office per XP” (per le versioni Word inserite nel pacchetto programmi “Office per XP” si rimanda alla pagina seguente. Ripetiamo l’esempio precedente di un testo volutamente e pesantemente formattato. Questo paragrafo è scritto in colore Blu, con il carattere Times New Roman 10, Grassetto Corsivo, e Sottolineato. Allineamento Giustificato. Prima riga rientrante di 0,7 cm, Interlinea Esatta, valore 14 pt. Spaziatura del paragrafo 10 pt dalla riga che lo precede, 12 dalla riga che lo segue. Livello struttura 1. Per ottenere rapidamente tutte le informazioni sulla formattazione applicate a un paragrafo (o a una singola parola), occorre selezionare dalla barra dei menu il pulsante contrassegnato da un punto di domanda sottolineato. Da questo menu selezionare la voce Guida rapida (cliccando sul pulsante raffigurante una freccetta e un punto di domanda). Il puntatore del mouse prenderà la stessa forma dell’icona presente sul pulsante. Cliccando su un paragrafo (o una singola parola) apparirà il pannello Formattazione paragrafo con tutte le informazioni richieste. Figura 3.5.1 - La finestra Formattazione paragrafo (per le vecchie versioni di Word) 28 Identificazione rapida della formattazione di un testo (Per la versione Word presente nel pacchetto Office 2003 per XP) Il paragrafo seguente è stato volutamente pesantemente formattato (è stato scritto utilizzando per il testo il colore blu, anche se nella versione stampata apparirà nel colore nero). Questo paragrafo è scritto in colore Blu, con il carattere Times New Roman 10, Grassetto Corsivo, e Sottolineato. Allineamento Giustificato. Prima riga rientrante di 0,7 cm, Interlinea Esatta, valore 14 pt. Spaziatura del paragrafo 10 pt dalla riga che lo precede, 12 dalla riga che lo segue. Livello struttura 1. Cliccare su un punto qualsiasi del testo del quale si desidera ottenere tutte le informazioni relative alla sua formattazione (nell’esempio visualizzato è stato cliccato sulla prima parola del paragrafo, “Questo”. Dal menu Formato selezionare la voce Informazioni sul formato ( in alternativa premere la combinazione di tasti SHIFT + F1). Verrà visualizzata la finestra Informazioni sul formato. La finestra è “sensibile al contesto” (finché non verrà chiusa, spostando il cursore in punti diversi del testo (anche in altri paragrafi, o in altre pagine, le indicazioni fornite sulle formattazioni del punto indicato varieranno automaticamente). Figura 3.5.2 – Il pannello Informazioni sul formato 29 3. 6 L’impiego dei tabulatori Le tabulazioni permettono di spostarsi su posizioni ben definite della riga, facilitando un perfetto allineamento verticale del testo. Se il cursore è posizionato prima di un testo, premendo il tasto TAB il testo stesso sarà spostato in corrispondenza della tabulazione. Si possono impostare più tabulatori, ognuno con caratteristiche diverse. Per posizionarsi in corrispondenza del primo tabulatore impostato basta premere il tasto contrassegnato (il tasto “TAB” , posto sulla sinistra della tastiera). Ad ogni pressione del tasto il cursore si posizionerà in corrispondenza della successiva tabulazione. I tabulatori possono essere impostati utilizzando la barra orizzontale Righello, posta nella parte superiore dello schermo (La barra righello orizzontale è visualizzata assieme a una barra righello verticale, posta nella parte sinistra dello schermo). Se i righelli non sono visibili occorre selezionarli, spuntando la relativa voce dal menu Visualizza. Esistono diversi tipi di tabulatori, identificati da una icona riportata sul piccolo pulsante situato nel punto di origine dei due righelli. Icona (Tabulazione sinistra) ; icona (Tabulazione centrata) ; icona (Tabulazione destra) ; Icona . (Tabulazione decimale) ; icona (Tabulazione a barre) ; Icona (Rientro sporgente) ; Icona (Rientro prima riga) Per impostare i tabulatori occorre cliccare sul piccolo pulsante, fino a quando l’icona su di esso riportata non indicherà il tipo di tabulatore desiderato. Se si vuole che un tabulatore di questo tipo sia inserito ad una distanza precisa dal margine sinistro dell’area di testo (per esempio 3 centimetri), occorre cliccare sul righello superiore, indicando il punto corrispondente a questa distanza. La piccola icona che apparirà sulla scala graduata del righello indicherà la presenza di un punto di tabulazione, e il tipo di tabulatore impostato. Per spostare un tabulatore occorre cliccare sulla piccola icona che sul righello lo rappresenta, e tenendo premuto il tasto del mouse trascinarlo in corrispondenza del nuovo punto di tabulazione. Se il tabulatore deve essere spostato e riposizionato con molta precisione, spostandolo tenendo premuto il tasto ALT la barra righello mostrerà la sua posizione con una precisione al centesimo di millimetro. Per annullare un tabulatore, sempre cliccando sulla piccola icona, e sempre tenendo premuto il tasto del mouse trascinarlo al di fuori del righello. E’ possibile impostare i tabulatori tramite una finestra di dialogo, nella quale per ogni tabulatore è possibile specificare la sua posizione rispetto al margine sinistro del testo, il suo tipo di allineamento, il carattere di riempimento degli spazi che dalla fine del testo inserito dopo il tabulatore arriva al tabulatore successivo. Se l’inizio del testo dovrà essere allineato ad un punto associato ad un tabulatore, per questo tabulatore, dalla finestra di dialogo Tabulazioni, nella sezione Allineamento, dovremo selezionare la voce A sinistra. Se la fine del testo dovrà essere allineata al tabulatore, selezioneremo la voce A destra. Se il testo dovrà essere centrato tra il tabulatore che lo precede e il tabulatore che lo segue, selezioneremo la voce Centrato. E’ possibile allineare una cifra ad un tabulatore in corrispondenza del suo punto decimale (Allineamento Decimale), funzione utile se si devono correttamente allineare più cifre disposte in colonna, ad esempio in una tabella). Supponiamo (come esercizio) di dover allineare su due colonne una serie di nominativi, con le rispettive città di provenienza. Una colonna comprenderà nominativi maschili, l’altra nominativi femminili. I nominativi da inserire saranno, per la prima riga, Rossi Mario (proveniente da Angera) e Bruni Carla (proveniente da Arona). Nella seconda riga inseriremo i nominativi Zorzi Andrea (Mercallo) e Bruni Francesca (Arona). Cominciamo a impostare i quattro tabulatori necessari per disporre i nominativi su due colonne. (Ogni colonna deve essere delimitata da due tabulatori, il primo per indicare il suo punto di partenza e il secondo il suo punto terminale). Decidiamo, per dare una veste grafica alla nostra lista, che lo spazio tra nominativi e città di provenienza debba essere colmato da una serie di puntini. 30 Per impostare i quattro tabulatori seguiremo questa procedura: Dal menu Formato selezioniamo la voce Tabulazioni. Apparirà la finestra di dialogo Tabulazioni, nella quale imposteremo Tabulazioni predefinite 0 cm. Passiamo a definire le caratteristiche del primo tabulatore (inizio prima colonna). Impostiamo alla voce Posizione tabulazioni: per il suo punto di inserimento scegliamo un valore pari a 0,5 cm. Nella sezione Allineamento settiamo l’opzione A sinistra. Nella sezione Carattere di riempimento: settiamo l’opzione 1 Nessuno. Confermiamo cliccando sul pulsante Imposta. Nella finestra elenco delle Posizioni tabulazioni comparirà il punto di inserimento scelto per il primo tabulatore (0,5 cm). Nella casella Posizione Tabulazioni: possiamo ora inserire il punto di inserimento del secondo tabulatore. Ora sappiamo come proseguire (ripetiamo per avere un quadro completo l’impostazione del primo tabulatore). Primo tabulatore (inizio prima colonna): Punto di inserimento: 0,5 cm, Allineamento settato A sinistra, per l’opzione Carattere di riempimento scegliamo l’opzione 1 Nessuno. Secondo tabulatore (fine prima colonna): Punto di inserimento: 7 cm, Allineamento settato A destra, per l’opzione Carattere di riempimento scegliamo una linea di puntini (opzione indicata da 2 ……). Terzo tabulatore (inizio seconda colonna): Punto di inserimento: 9 cm, Allineamento settato A sinistra, per l’opzione Carattere di riempimento scegliamo l’opzione 1 Nessuno. Quarto tabulatore (fine seconda colonna): Punto di inserimento: 14 cm, Allineamento settato A destra, per l’opzione Carattere di riempimento scegliamo una linea di puntini (opzione indicata da 2……). Ecco come inserire i nostri nominativi: (TAB) Rossi Mario (TAB) Angera (TAB) Bruni Carla (TAB) Arona TAB) Zorzi Andrea (TAB) Mercallo (TAB) Bruni Francesca (TAB) Arona e questo è il risultato che dovremmo ottenere. Rossi Mario AngeraBruni Carla Arona Zorzi Andrea MercalloBruni Francesca Arona 31 3. 7 Il Controllo ortografico Un documento, oltre ad essere impaginato in modo corretto, non dovrebbe contenere troppi errori di battitura (scusabili) o errori di ortografia e di grammatica (questi meno scusabili). Fortunatamente Word offre diverse importanti funzioni per la correzione degli errori di questo tipo, alcune di queste possono essere attivate su richiesta dell’utente, altre operano in modo automatico (anche se possono essere in ogni momento disabilitate). La funzione Controllo grammaticale durante la digitazione Word esegue il Controllo ortografico automatico del documento, a mano a mano che questo viene digitato. Quando il Correttore ortografico automatico trova una parola che ritiene (non sempre a ragione ) scorretta, la evidenzia sottolineandola con una linea ondulata rossa, o verde (visibile solo sullo schermo, ma non in stampa). Molti utenti ritengono fastidiose queste sottolineature, e preferiscono eseguire il Controllo ortografico “tradizionale” di tanto in tanto, o quando decidono che il documento è concluso e pronto per la stampa. Per escludere il Controllo ortografico automatico occorre dal menu Strumenti selezionare la voce Opzioni. Si aprirà la finestra di dialogo Opzioni, nella quale, tramite la scheda Ortografia e grammatica è possibile attivare (o disattivare) l’opzione Controllo grammaticale durante la digitazione. Cliccando con il tasto destro del mouse su una parola (o una frase) considerata scritta scorrettamente, apparirà una finestra che mostra che tipo di errore grammaticale avete (probabilmente) commesso: Figura 3.7.1 - La finestra di dialogo che segnala un probabile errore Ulteriori informazioni si possono ottenere, da questa finestra, cliccando sull’icona corrispondente alla voce Grammatica… Apparirà la finestra di dialogo Grammatica, che potete vedere visualizzata nella pagina seguente, nella Figura 3.7.2. (tutte le opzioni di correzione grammaticale o ortografica sono, per default impostate alla lingua italiana). 32 Figura 3.7.2 - La finestra di dialogo Grammatica: E’ possibile tramite gli appositi pulsanti offerti dalla finestra di dialogo ignorare la correzione proposta, (agendo sul pulsante Ignora questa volta), ignorarla anche in caso di occorrenze future (pulsante Ignora regola), accettare la modifica e applicarla (pulsante Cambia). Cliccando sul pulsante Spiega potete ottenere ulteriori informazioni sulla scorrettezza grammaticale segnalata. Figura 3.7.3 - Tipo di errore grammaticale (pulsante Spiega della finestra di dialogo Grammatica: Italiano (Italia) 33 La correzione automatica del testo Word esamina il testo a mano a mano che questo viene digitato, e spesso, senza nemmeno che ve ne accorgiate, automaticamente corregge alcune forme linguisticamente scorrette. Ad esempio, se voi digitate la parola “aereoplano”, la parola si trasforma automaticamente nella più corretta forma “aeroplano”. Se voi scrivete “eccezzionale” (con due zeta) la parola digitata si trasforma nella più corretta forma “eccezionale”. La Correzione automatica oltre a riconoscere e correggere molte accentazioni sbagliate, come nelle parole nè o perchè (che corregge in né e perché), offre altre possibilità, ad esempio quella di inserire automaticamente come maiuscola la prima lettera di ogni frase, L’intervento della Correzione automatica è talmente rapido che può sfuggire all’attenzione dell’utente. La funzione Correzione automatica La Correzione automatica è in grado di correggere le parole erroneamente digitate solo se queste sono riconosciute da un suo piccolo dizionario interno. Ad esempio, nella stesura di questo documento avevo scritto “Correzzione” con due zeta, ma l’opzione di Correzione automatica ha ignorato la sgrammaticatura. Questo tipo di errore, evidentemente, non era riconosciuto nel suo “errorario”. Questo dizionario può essere, fortunatamente, personalizzato dall’utente. Ho quindi aggiornato “l’errorario” preimpostato, aggiungendovi la parola in questione, nella forma scorretta e nella forma corretta. Per aggiornare il dizionario dei termini scorretti – corretti occorre seguire la seguente procedura: Dal menu Strumenti selezionare la voce Opzioni correzione automatica. Apparirà la finestra di dialogo Correzione automatica, dalla quale selezionare la scheda Correzione automatica (Personalmente ritengo queste triplici ripetizioni di denominazioni fastidiose, oltre che probabili cause di confusione). Inserire nella casella Sostituisci: la parola errata (nell’esempio Correzzione, con due zeta) e nella casella Con: la parola corretta (Correzione, con una sola zeta). Confermare l’aggiornamento del dizionario cliccando sul tasto Aggiungi, e confermare ancora cliccando sul tasto OK. (vedi Figura 3.7.4, alla pagina seguente). Se trovate fastidiosa questa opzione automatica (a volte può capitare di voler inserire nel testo parole volutamente scritte in modo erroneo), potete sempre disabilitarla, sempre seguendo la procedura Strumenti > Voce Opzioni correzione automatica > scheda Correzione automatica. Da questa schede disabilitate la funzione Sostituisci il testo durante la digitazione (vedi sempre la Figura 3.7.4). In alternativa potete lasciare la funzione Correzione automatica abilitata, e quando, scorrendo il testo con il cursore del mouse, incontrate una parola evidenziata da un minuscolo rettangolino posto al di sotto della sua prima lettera, potete riconoscere che la parola è stata automaticamente corretta dal programma. Puntando sul rettangolino (senza cliccare), la parola apparirà evidenziata da uno sfondo grigio, e sarà accompagnata da un’icona raffigurante un fulmine e identificata dalla scritta Correzione automatica. Cliccando sulla minuscola freccia posta sulla destra dell’icona, una piccola finestra di dialogo vi permetterà di ripristinare la parola così come voi l’avete digitata, e può persino farvi apparire la finestra di dialogo Correzione automatica (vedi sempre la Figura 3.7.4). Questa procedura è illustrata alla pagina seguente, nelle Figure 3.7.5. ( a – b – c). 34 Figura 3.7.4 - La finestra di dialogo Correzione automatica (scheda Correzione automatica) Figura 3.7.5 a-b-c Controllo manuale di una Correzione automatica Nella frase seguente la parola “ perché “ è stata automaticamente corretta. Quando il cursore del mouse si sofferma sulla parola questa sarà evidenziata da un piccolissimo rettangolino: Se il cursore del mouse punta sul rettangolino la parola corretta sarà evidenziata, contrassegnata da un’icona e da una scritta: Se cliccate sul triangolino posto sull’icona, si aprirà una piccolissima finestra di dialogo: 35 La funzione Controllo ortografia e grammatica Il Controllo ortografico costituisce un prezioso strumento che ci permette di rilevare e correggere gli errori ortografici, grammaticali, o semplicemente di battitura, che inevitabilmente possono annidarsi nel nostro testo, specialmente se questo è molto lungo. Se state leggendo queste pagine si suppone che abbiate già una conoscenza delle principali funzioni offerte da Word, e che sappiate come attivare questa procedura (che in ogni caso ripetiamo): Dal menu Strumenti selezionare la voce Controllo ortografia e grammatica… Apparirà, alla prima occorrenza di un errore rilevato nel testo, la finestra Ortografia e grammatica. Se state componendo, ad esempio, una relazione sull’Antico Egitto, quando il correttore ortografico analizza la semplice frase “Perchè nè Cleopatra nè Nefertiti vissero a lungo”, vi segnalerà numerosi errori, come l’accentazione di nè e perchè (che andrebbero correttamente essere accentati né e perché). E’ interessante notare che nella frase presa come esempio quando viene riscontrato un nome non presente nel dizionario (Nefertiti) vengono suggerite alcune parole tra le quali può (o meglio, potrebbe) essere selezionata quella corretta ( al posto di “ Nefertiti ” il Correttore ortografico suggerisce una scelta tra gli improbabili termini “Infertiti”, “deferiti”, “deferititi” (cosa poi significhi “deferititi” ancora non sono riuscito a scoprirlo). Il Correttore ortografico arriva a proporre di sostituire le parole “angolino” con “pangolino”! Figura 3.7.6 - La finestra di dialogo Ortografia e Grammatica: Italiano (Italia) E’ intuitivo l’uso che potete fare di ogni tasto presente in questa finestra di dialogo. Potete ignorare l’errore segnalato (pulsante Ignora questa volta), sostituire la parola errata con una di quelle proposte (e selezionabili) dalla casella Suggerimenti (pulsante Cambia), accettare una correzione automatica del testo (pulsante Correzione automatica). Ritengo sconsigliabile attivare le funzioni offerte dai pulsanti Cambia tutto e Correzione automatica (è sempre meglio controllare passo per passo cosa il Correttore ortografico si accinge a compiere). Ritorniamo alla parola segnalata dal Correttore ortografico (Nefertiti). Non è considerata un errore ortografico o grammaticale, e infatti nella casella superiore della finestra di dialogo appare l’indicazione di errore Non nel dizionario: (il Correttore 36 ortografico non può sapere se questa parola non esiste nel dizionario, o se semplicemente avete compiuto un errore di battitura). Se la parola “Nefertiti” è effettivamente quella che avete inteso scrivere, invece di ignorare semplicemente l’errore segnalato, potete aggiungere la parola al dizionario (per default chiamato Custom.dic), in modo che la parola sia da ora in poi riconosciuta, ogni qualvolta incontrata, come corretta. Il controllo ortografico – Creazione di un dizionario personalizzato Word offre una interessante (e utile) opzione, che potete impostare per default all’inizio della stesura di un lungo documento, specialmente se tematico (comprendente numerose parole, nomi, o sigle, che al Correttore ortografico risultano sconosciute ). Stiamo parlando della stesura di un vostro dizionario, personalizzato, abbinato a un documento (e che potete richiamare, impostare e riutilizzare anche per altri documenti, se hanno lo stesso tema). Per controllare il documento che state leggendo, ad esempio, è stato creato un dizionario personalizzato dal nome Computer.dic). Potete creare il vostro dizionario personalizzato in qualsiasi momento, se già non esiste, naturalmente prima di eseguire il Controllo ortografico. Non dovrete, naturalmente, compilarlo! Il dizionario si arricchirà automaticamente, ogni qualvolta cliccherete sul pulsante Aggiungi al dizionario presente nella finestra di dialogo Ortografia e grammatica (vedi Figura 3.7.6). Continuando con l’esempio precedente, cliccando su questo pulsante la parola “Nefertiti” sarà aggiunto al vostro dizionario personalizzato. Per impostare un dizionario personalizzato occorre, dal menu Strumenti, selezionare la voce Opzioni, e richiamare la scheda Ortografia e grammatica (Figura 3.7.7). Cliccando sul pulsante Dizionari personalizzati apparirà la finestra di dialogo Dizionari personalizzati (Figura 3.7.8, alla pagina seguente). Figura 3.7.7 - La finestra di dialogo Opzioni (scheda Ortografia e grammatica) 37 Figura 3.7.8 - La finestra di dialogo Dizionari personalizzati Ora potete creare un nuovo dizionario. Occorre cliccare sul pulsante Nuovo, che aprirà la finestra di dialogo Crea un dizionario personalizzato. Ritengo superflua ogni spiegazione su come creare il nuovo dizionario. Dovete semplicemente assegnargli un nome che lo identifichi senza ambiguità (visto che state creando una relazione sull’Antico Egitto potrete chiamarlo ” Egitto.dic “), e salvarlo dove più vi aggrada (la cartella Strumenti di correzione preimpostata va benissimo). Figura 3.7.9 - La finestra di dialogo Crea un dizionario personalizzato 38 Ritornando alla finestra di dialogo Dizionari personalizzati (Figura 3.7.10) impostate come Predefinito il dizionario Egitto.dic. Nel dizionario predefinito saranno aggiunte tutte le parole nuove che deciderete di aggiungere, mentre le ricerche delle parole esistenti saranno effettuate su tutti i dizionari compresi nell’elenco (se spuntati). Figura 3.7.10 - La finestra di dialogo Dizionari personalizzati 39 3. 8 La gestione delle tabelle Nelle tabelle create in Word ogni cella può contenere testi o cifre. Come vedremo è possibile seguire calcoli sulle celle numeriche, anche se per gestire calcoli complessi è preferibile creare le tabelle in Excel e poi importarle in Word. Creiamo, come esercizio, una semplice tabella. Decidiamo, ad esempio, che debba essere costituita da 7 righe e 4 colonne, e che ogni colonna abbia una larghezza di fissa di 2 cm. Dal menu Tabella selezioniamo il sottomenu Inserisci, e da questo la voce Tabella. Apparirà il pannello Inserisci Tabella, nel quale imposteremo i parametri scelti. Otterremo il seguente risultato: Ripetiamo la procedura (menu Tabella, sottomenu Inserisci, voce Tabella), ma questa volta dal pannello Inserisci tabella impostiamo i parametri 7 righe, 4 colonne, e attiviamo l’opzione Adatta al contenuto (non impostando quindi per ogni colonna una larghezza fissa). Otterremo il seguente risultato: A mano a mano che nella tabella appena creata vengono introdotti dei dati, le colonne si espanderanno in modo automatico, adattando la loro larghezza alla voce più lunga inserita nelle sue celle. Negli esempi che seguiranno abbiamo per comodità e per riferimento contrassegnato ogni colonna con una lettera e ogni riga con un numero. Ogni cella è identificata dalla sigla colonna-numero di riga (ad esempio l’ultima cella dell’ultima riga sarà la cella D7. Esaminiamo passo per passo come apparirà la nostra tabella una volta completata, cercando di darle una veste grafica accettabile. Inseriamo nelle celle A1, B1, C1, D1 le voci Descrizione articolo, Quantità, Prezzo unitario e Prezzo totale, e nelle righe successive inseriamo alcuni valori relativi alle prime tre colonne. Ora evidenziamo le celle A6 – B6 – C6, trascinando su di esse il cursore del mouse (le celle selezionate diventeranno nere), selezioniamo dal menu Tabella la voce Unisci celle. Le tre celle sono ora trasformate in una cella singola. Ripetiamo la procedura per le celle A7 – B7 – C7, e nella cella così ottenuta inseriamo la scritta Prezzo totale dell’ordine. 1 A 2 Descrizione articolo 3 4 Viti 5x30 5 Bulloni 8x40 6 Dadi dia 8 7 8 Prezzo totale B C D Quantità Prezzo Prezzo unitario Totale 10000 5000 5000 0.25 0,50 0,30 dell’ordine 40 1 A 2 Descrizione articolo 3 4 Viti 5x30 5 Bulloni 8x40 6 Dadi dia 8 7 8 Prezzo totale B C D Quantità Prezzo Prezzo unitario Totale 10000 5000 5000 0.25 0,50 0,30 dell’ordine 2.500 2.500 1.500 6.500 Calcoli automatici nelle tabelle E’ possibile eseguire calcoli con i dati contenuti in una tabella, anche se la procedura da seguire è piuttosto scomoda e i calcoli ammessi sono soggetti a molte limitazioni. La stessa tabella è qui sopra riprodotta in due versioni: prima e dopo aver calcolato i prezzi totali. Selezioniamo, nella tabella di destra, la cella D3, dove dovrà essere inserito il prezzo totale delle viti 5x30. Dal menu Tabella selezioniamo la voce Formula. Apparirà un pannello (sempre chiamato Formula), che nella prima finestra (Formula) propone la funzione =SUM(SINISTRA), che non serve al nostro scopo. Sostituiamola con =PRODUCT(B3;C3). Nella cella D3 verrà collocato il giusto prezzo totale del lotto viti, 2500. Ripetiamo la procedura per calcolare il Prezzo totale dei lotti seguenti. Ora calcoliamo il Prezzo totale dell’ordine, che inseriremo nella cella D7, sempre eseguendo la stessa procedura ma utilizzando la funzione =SUM(D3;D5). Ricordiamo che una cella selezionata, se comprende una formula, prende un colore di sfondo grigio. E’ possibile contare quante voci contiene un dato intervallo di celle, contenenti sia numeri che testo. Per esempio per sapere quanti articoli contiene il nostro ordine possiamo utilizzare la formula =COUNT(A3:A5). Se la tabella presenta celle vuote, queste non saranno conteggiate. La gestione dei calcoli nelle tabelle, come abbiamo detto, soffre di molte limitazioni. Le lettere che identificano righe e colonne non appaiono sullo schermo (come invece avviene per le tabelle realizzate in Excel). Se la tabella è molto grande, diventa difficile identificare le coordinate di ogni cella. Non sono disponibili molte funzioni di calcolo, e soprattutto se variamo il valore contenuto nelle celle, il risultato di ogni calcolo che comprende i valori modificati non si aggiorna automaticamente. (Per aggiornare la tabella modificata occorre evidenziarla e premere F9). L’uso della funzione Segnalibro nei calcoli Ci si può riferire a una cella contenente 1 A B C D un valore numerico anche dall’esterno della 2 Descrizione Quantità Prezzo Prezzo tabella. Come vediamo nella tabella di articolo unitario Totale esempio sulla destra, la casella “prezzo 3 totale dell’ordine” reca l’importo 6500. 4 Viti 5x30 10000 0.25 2.500 Evidenziamo la cifra trascinando su di essa 5 Bulloni 8x40 5000 0,50 2.500 il cursore del mouse (come sempre lo sfondo 6 Dadi dia 8 5000 0,30 1.500 di un testo evidenziato diventerà nero), e 7 dal menu Inserisci selezioniamo la voce 8 Prezzo totale dell’ordine 6.500 Segnalibro. Dalla finestra di dialogo apparsa diamo un nome al nostro segnalibro, o scegliamolo tra i nomi già in elenco. Chiamiamolo, per esempio, PrezzoTotale (non sono ammessi spazi nel nome scelto). Per segnalare l’avvenuto inserimento del segnalibro la cifra selezionata sarà racchiusa da parentesi quadre (che possono però essere nascoste). Per riferirci alla cifra contrassegnata dal segnalibro occorre: Cliccare nel punto voluto della pagina o del testo (operazione non necessaria se il cursore lampeggiante del mouse indica già il punto desiderato). Dal menu Tabella selezionare la voce Formula Dalla finestra di dialogo apparsa, nella casella Incolla segnalibro, introdurre il nome del segnalibro (PrezzoTotale), selezionandolo dall’elenco dei segnalibri già definiti. Il nome del segnalibro comparirà nella casella Formula: In questa casella il valore associato al segnalibro sarà considerato come un dato numerico, tanto da poter essere utilizzato come elemento di calcolo. Per esempio completiamo la nostra formula per calcolare il Prezzo totale, ivato. La formula presenta la forma =PrezzoTotale*1,2. Il risultato del calcolo (7800) apparirà nel punto voluto. 41 La funzione Segnalibro può essere utilizzata per rintracciare un punto preciso in un lungo documento. Se per esempio dovessimo rapidamente rintracciare il Prezzo totale dell’ordine, inserito nella nostra tabella e identificato dal segnalibro PrezzoTotale, dal menu Modifica selezioniamo la voce Trova, (apparirà la finestra di dialogo Trova e sostituisci), apriamo la cartella Vai a, selezioniamo l’opzione di ricerca Segnalibro, dall’elenco dei segnalibri utilizzati scegliamo la voce PrezzoTotale, e confermiamo cliccando sul pulsante Vai a. Verrà immediatamente mostrato il punto del documento cercato. Le tabelle realizzate in Word nel formato Excel Come abbiamo visto le tabelle create in Word non sono molto pratiche da gestire, se al loro interno presentano delle formule (dopotutto Word è un elaboratore di testi, e non un foglio di calcolo). Possiamo però creare in Word una tabella utilizzando tutte le potenti funzioni offerte da Microsoft Excel (un programma che già dovremmo saper utilizzare). Nella Barra degli strumenti Standard è presente il pulsante Inserisci foglio di lavoro Microsoft Excel, raffigurante una tabella alla quale è sovrapposta una grande “X“ verde (la “X” che contraddistingue i documenti realizzati in Excel). Apparirà un pannello quadrettato, che rappresenta per default una matrice costituita da 5 x 5 celle. Tenendo il tasto sinistro del mouse premuto, e facendo scorrere sul pannello il suo cursore, possiamo preselezionare di quante righe e di quante colonne sarà composta la tabella che intendiamo impostare (le caselle selezionate diventeranno di colore blu, e un messaggio ci indicherà quante righe e quante colonne abbiamo selezionato). Se il cursore del mouse viene trascinato oltre l’area che eccede la matrice di default, il pannello quadrettato si espanderà di conseguenza. Nell’esempio seguente la matrice che imposteremo sarà di 6 x 5 celle, quante le righe e le colonne previste per la nostra tabella (ripetiamo, per chiarezza, alcuni passaggi della procedura da seguire). Clicchiamo sul pulsante Inserisci foglio di lavoro Microsoft Excel, presente nella Barra strumenti Standard. Sul pannello che apparirà clicchiamo sul primo quadretto della prima riga, che diventerà di colore blu, indice che una prima cella è stata selezionata. Facciamo scorrere il cursore del mouse sull’area quadrettata (sempre tenendo premuto il tasto sinistro del mouse), fino a quando non avremo selezionato una matrice di 6 righe per 5 colonne (il pannello quadrettato si sarà ingrandito per mostrarci tutte le celle selezionate). Quando un messaggio indicherà: 6 x 5 Foglio di lavoro, potremo rilasciare il tasto sinistro del mouse, e nella posizione nella quale abbiamo lasciato il cursore lampeggiante che indica il punto di inserimento del testo, comparirà un’area di lavoro composta dal numero di righe e colonne desiderato. In questa area ora possiamo lavorare esattamente come se lavorassimo in Excel, utilizzando tutte le sue funzioni di calcolo, e tutte le sue funzioni di formattazione delle celle. Persino l’interfaccia grafica di Word, finche lavoreremo su questa tabella, si trasformerà nell’interfaccia grafica di Microsoft Excel. Costruiamo la nostra tabella come se lavorassimo in un foglio di lavoro Excel (abbiamo persino i numeri di riga e le lettere che identificano le colonne). Inseriamo nelle celle i dati che queste richiedono e le formule necessarie per eseguire i calcoli tra le celle interessate, formattiamo le celle per dare un aspetto grafico al tutto. Una precisazione: anche se abbiamo preimpostato un’area di 6 x 5 celle, possiamo sempre aggiungere righe o colonne. 42 Dopo avere impostato e formattato la nostra tabella, osserviamo il risultato del nostro lavoro: Figura 3.8.1 Ecco come appare la tabella nel formato Excel Figura 3.8.2 La stessa tabella, visualizzata nel formato Word Bianchi Verdi Ore Totali Riepilogo mensile ore lavorate Gennaio Febbraio Marzo 20 32 32 40 40 40 60 72 72 Ore Totali Trimestre 84 120 204 Occorre prestare attenzione al fatto che cliccando al di fuori della tabella, questa verrà mostrata nel formato Word (Figura 3.8.1). Un doppio clic sulla tabella la riporterà nel formato Excel (Figura 3.8.2). 43 Le tabelle importate da Excel Abbiamo visto come creare tabelle in Word utilizzando l’interfaccia grafica e le funzioni di calcolo e di formattazione offerte da Excel. E’ però possibile creare le tabelle direttamente in Excel, per poi importarle in Word utilizzando le funzioni di Copia e Incolla (è possibile, naturalmente, importare tabelle già presenti in documenti Excel). Potremo così modificare la tabella importata, lasciando inalterata quella originale presente nel documento Excel dalla quale è stata ricavata. Figura 3.8.3 - Tabella importata con la funzione Copia e Incolla (Tabella statica) Chilometri percorsi nel primo trimestre 2007 Nominativo Trasportatore Rosso Antonio Verdi Anselmo Balconi Claudio Gennaio Mese Febbraio Marzo Km Totali Trimestre 3.200 12.000 7.000 6.500 11.500 8.000 3.200 750 18.200 9.700 24.250 Questa tabella è stata importata da un documento Excel già presente nel nostro archivio, chiamato “Esempi_Tabelle.xls”, e prelevata da uno dei suoi fogli, denominato “Trasportatori”. La procedura da seguire per ottenere questo risultato è semplice e rapida. Il documento Word sul quale stiamo lavorando, naturalmente, è già aperto. Apriamo anche il documento Esempi_Tabelle.xls, nel quale è presente la tabella che desideriamo importare. Da questo documento selezioniamo la tabella interessata, evidenziandola (sappiamo come compiere questa operazione: clicchiamo sulla prima cella in altro a sinistra della tabella, e tenendo il tasto del mouse premuto trasciniamo il suo cursore fino ad evidenziare l’area interessata). Dalla barra dei menu selezioniamo la voce Copia (oppure clicchiamo direttamente sul pulsante Copia presente nella barra degli strumenti Standard). Possiamo chiudere il documento Excel, e tornare nostro documento Word. Clicchiamo sul punto nel quale vogliamo introdurre la tabella. Dalla barra dei menu selezioniamo la voce Incolla (oppure clicchiamo direttamente sul pulsante Incolla presente nella barra degli strumenti Standard). Attenzione: occorre tenere presente che la tabella così importata non sarà automaticamente aggiornata in caso di modifiche apportate al documento di origine (Esempi_Tabelle.xls). Inoltre le celle della tabella 3.8.3 ora contengono dati, e non più formule. Se intendete modificare qualche dato in una delle colonne Gennaio, Febbraio, o Marzo, dovrete modificare manualmente anche i totali presenti nella colonna “Km Totali Trimestre” (o inserire in questa colonna le necessarie formule). Figura 3.8.4 Tabella importata con la funzione Copia e Incolla speciale (Tabella dinamica) Chilometri percorsi nel primo trimestre 2007 Nominativo Trasportatore Rosso Antonio Verdi Anselmo Balconi Claudio Gennaio Mese Febbraio Marzo Km Totali Trimestre 3.200 12.000 7.000 6.500 11.500 8.500 3.200 750 18.700 9.700 24.250 44 La tabella visualizzata nella Figura 3.8.4 è apparentemente identica alla tabella precedente (Figura 3.8.3), e in effetti, almeno in origine, è la stessa, sempre importata dal foglio Trasportatori presente nel documento Esempi_Tabelle.xls). La procedura da seguire per importarla è però leggermente diversa. Stiamo già lavorando sul nostro documento Word. Apriamo anche il documento Esempi_ Tabelle.xls, fonte di origine della tabella che desideriamo importare. Da questo documento selezioniamo la tabella interessata, evidenziandola. Dalla barra dei menu selezioniamo la voce Copia (oppure clicchiamo direttamente sul pulsante Copia presente nella barra degli strumenti Standard). Possiamo chiudere il documento Excel, e tornare nostro documento Word. Clicchiamo sul punto nel quale vogliamo introdurre la tabella. Dalla barra dei menu selezioniamo questa volta la voce Incolla speciale. Dal pannello Incolla speciale selezioniamo l’opzione Incolla collegamento. Abbiamo visto che le due tabelle sembrano identiche. La prima, importata con le funzioni Copia e Incolla è però una tabella statica, mentre la seconda, importata utilizzando le funzioni Copia e Incolla speciale è una tabella dinamica. Qualsiasi modifica apportata alla tabella creata nel documento Excel Esempi_Tabelle.xls sarà automaticamente applicata alla tabella ora presente in Word, senza nessun nostro intervento. Attenzione: se dal pannello Incolla speciale selezioniamo l’opzione Incolla collegamento e dalla finestra Come: scegliamo di incollare la nostra tabella come Immagine, non sarà più possibile modificarla da Excel (la Figura 3.8.5 non è più considerata una tabella, ma un’immagine). Figura 3.8.5 Tabella importata con la funzione Copia e Incolla speciale (incollata come Immagine) Chilometri percorsi nel primo trimestre 2007 Nominativo Trasportatore Rosso Antonio Verdi Anselmo Balconi Claudio Gennaio Mese Febbraio 3.200 12.000 7.000 6.500 11.500 45 Marzo 8.000 3.200 750 Km Totali Trimestre 18.200 9.700 24.250 3. 9 Le macro Una macro è formata da una serie di istruzioni, create per ottenere un determinato risultato, e memorizzate per potere ripetere, ogni volta che serve, la stessa serie di istruzioni con pochi passaggi. Supponiamo di voler creare una tabella, costituita da 3 colonne e 5 righe, fissando per ogni colonna una larghezza di 3 cm. Ogni cella della prima riga dovrà servire da intestazione per la colonna sottostante. Le intestazioni delle celle della prima riga saranno Nome, Cognome, Indirizzo, scritte con il carattere Arial 10 Grassetto e posizionate al centro delle celle. Creazione di una macro Figura 3.9.1 Il pannello Registra macro Dal menu Strumenti selezioniamo il sottomenu Macro. Apparirà un pannello opzioni dal quale selezioneremo la voce Registra nuova macro. Tramite una finestra di dialogo potremo stabilire un nome per la nostra macro, ad esempio “Tabella1”. Potremo associare la macro ad una barra strumenti (possiamo scegliere a quale barra associarla), o renderla eseguibile con un comando dato da tastiera, scegliere quale documento potrà utilizzarla. e persino stilare una breve descrizione delle caratteristiche della tabella impostata. Una volta definiti questi parametri il cursore del mouse rappresenterà una freccia e un registratore. Verrà inoltre visualizzato un piccolo pannello dal quale potremo fermare, sospendere o interrompere la registrazione della macro. Costruiamo la nostra tabella (seguendo la procedura dovrebbe ormai esserci ben nota). La tabella dovrebbe avere questo aspetto: Nome Cognome Indirizzo Una volta terminata la nostra tabella dal piccolo pannello selezioniamo l’opzione Chiudi registrazione. Da questo momento, ogni qualvolta ci serve una tabella come quella che abbiamo associato alla macro, posizioniamoci nel punto di inserimento della tabella, dal menu Strumenti apriamo il sottomenu Macro, e dal relativo pannello scegliamo il nome della macro da eseguire (Tabella1) e confermiamo agendo sul programma Esegui. Ecco il risultato: Nome Cognome Indirizzo 46 3.10 La stampa unione Introduzione Alcune opzioni offerte da Word sono poco sfruttate dall’utente, se non addirittura più o meno volutamente ignorate (in effetti l’impiego di molte di queste opzioni sono rivolte agli utenti più esigenti, e non sono di facile apprendimento). Altre opzioni sono però alla portata anche di chi usa il computer per applicazioni pratiche, e apprendere come agiscono e cosa possono fare non richiede che un poco di buona volontà e qualche tentativo. Come sempre, è dai propri errori che si impara. La Stampa unione Supponiamo di dover inviare a molte persone una comunicazione, e di doverla personalizzare con il nome e l’indirizzo del destinatario. La stesura di questa lettera, che costituirà il nostro Documento principale, non pone problemi (al Documento principale daremo naturalmente un nome, ad esempio “ComunicatoUNITRE”, come daremo un nome all’archivio contenente il nostro indirizzario, che costituisce l’origine dati, per esempio Indirizzario.doc). Scriviamo la nostra comunicazione, uguale per tutti i destinatari, ad eccezione, naturalmente, del loro indirizzo, per il quale riserveremo il giusto spazio. La stampa unione (per le versioni precedenti Windows XP) Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Stampa unione. Apparirà il pannello Prepara stampa unione, che tramite opzioni attivate da alcuni pulsanti permette di scegliere se creare un documento o se modificare un documento già esistente, se creare un archivio contenente dei dati o modificarne uno già esistente, se collegare i dati al documento o alla stampante. Figura 3.10.1 Il pannello Prepara stampa unione Abbiamo già creato il nostro documento, e supponiamo, per ora, che il nostro file dati sia già presente nel nostro hard disk. Al punto 2 del pannello, nella sezione Origine dati, cliccando sul pulsante Dati apparirà un sottomenu dal quale sceglieremo l’opzione Apri origine dati. Una finestra, del tipo . “sfoglia”, ci permetterà di rintracciare e caricare il file dati contenente la nostra rubrica. Sotto il pulsante Dati apparirà il nome di questo file, associato al Documento principale (Ripetiamo per chiarezza che il nostro Documento principale ha per nomefile Comunicazione UNITRE.doc, e il file di Origine dati Indirizzario.doc). Sempre dalla sezione Origine dati possiamo accedere al nostro archivio, anche per modificare, eliminare o togliere record, effettuare ricerche per campi.. Clicchiamo sul pulsante Modifica. Apparirà un altro pulsante, identificato dalla scritta Dati:…(percorso e nome del file), che una volta azionato aprirà il finestra di dialogo Modulo dati. Si può richiamare il pannello Modulo dati anche dalla barra menu Stampa unione, cliccando sull’icona Modifica origine dati, raffigurante una tabella e una matita. 47 Il pannello Modulo dati, aperto per visione .e modifica Il pannello Trova nel campo Se clicchiamo sul pulsante Trova… , si aprirà la piccola finestra di dialogo Trova nel campo, grazie alla quale è possibile effettuare ricercare, ad esempio, in base al campo Città, i residenti nella località di Sesto Calende. Partendo da questa finestra di dialogo 48 I destinatari della Stampa unione Se dalla Barra degli strumenti Stampa unione richiamiamo la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, avremo una visione d’assieme del nostro indirizzario (la relativa icona mostra una matita sovrapposta a una tabella). Nella Figura 3.10.1 è visualizzata la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, con tutti i nominativi inseriti in un documento già presente nel nostro archivio, denominato Indirizzi_Soci.doc, e scelto come Origine dati. Questa finestra ci permetterà di selezionare i destinatari ai quali intendiamo inviare il nostro documento, generalmente costituito da una lettera (dopo averla, naturalmente, stampata). Possiamo ora scegliere se inviare la lettera a tutti i nominativi compresi nell’indirizzario, oppure effettuare una loro selezione in base a precisi criteri di ricerca (ad esempio alla località di residenza). E’ possibile selezionare o deselezionare i destinatari delle nostre lettere personalizzate, semplicemente cliccando sulle relative caselle che accompagnano ogni record (nella Figura 3.10.1 i nominativi sono stati tutti selezionati tramite il pulsante Seleziona tutto). Figura 3.10.1 - La finestra di dialogo Destinatari Stampa unione Nella Figura 3.10.1 è evidenziato un nominativo, rintracciato con una ricerca eseguita tramite una piccola finestra di dialogo richiamata dal pulsante Trova… La finestra, denominata Trova nel campo, dispone di una casella Trova: , nella quale va inserita la voce da ricercare (che può essere solo una parte del campo nella quale è ricercata), e da una casella Nel campo: , campo che può essere scelto tra tutti i campi presenti nell’indirizzario. Figura 3.10.2 - La finestra di dialogo Trova nel campo 49 Se l’indirizzario è molto lungo, è possibile (e molto più pratico) eseguire le selezioni mirate dei destinatari che soddisfano a determinati criteri di ricerca, cliccando sui piccoli pulsanti che accompagnano ogni campo (i pulsanti contrassegnato da un triangolino). Cliccando su questi piccoli pulsanti si apriranno dei piccoli menu a discesa, con i quali potrete impostare i vostri criteri di selezione (potete decidere, ad esempio, di inviare una copia personalizzata della vostra lettera ai soli nominativi dell’elenco con residenza a Sesto Calende). Le selezioni possono operare contemporaneamente su più campi. Figura 3.10.3 - La finestra di dialogo Destinatari Stampa unione Da questa finestra di dialogo, dal menu apparso cliccando sul pulsantino abbinato al campo Città, è stata selezionata solo la voce “Sesto Calende (VA)”. (Prima erano stati selezionati tutti i nominativi presenti nell’elenco, attraverso il pulsante Trova… , ma la stessa operazione è possibile eseguirla tramite il menu abbinato al campo Cognome, selezionando la voce (Tutto). La Figura 3.10.4 mostra il risultato della nostra selezione. Figura 3.10.4 - La finestra di dialogo Destinatari Stampa unione 50 Personalizzazione del Documento principale Una volta caricati i nostri dati, il programma ha visualizzato una nuova barra con tutti i comandi necessari per gestire la funzione Stampa unione. Da questa barra, tramite il sottomenu Inserisci campo unione, un pannello mostrerà quali campi compongono il nostro archivio. Selezioniamo i campi che più ci interessano, e posizioniamoli nel punto più indicato del nostro documento. Abbiamo scelto di inserire, a titolo di esempio, i campi Nome, Cognome, Indirizzo, Città, che potremo disporre, ad esempio, in questa posizione: <<Nome>> <<Cognome>> <<Indirizzo>> <<Città>> Se dalla barra Stampa unione selezioniamo il sottomenu Visualizza dati uniti, i campi scelti restituiranno i dati del primo nominativo presente nel nostro indirizzario. (il pulsante Visualizza dati uniti ha per simbolo << ABC>> . Avremo, per esempio Claudio Rossi Via Tintoretto, 2 Sesto Calende (VA) Una finestrella nella barra Stampa unione mostra il numero del record corrente (quello visualizzato) e cliccando sulle quattro piccole freccette ai lati della finestrella possiamo scorrere avanti e indietro il nostro archivio, e il nostro documento cambierà automaticamente l’indirizzo del destinatario della comunicazione. E’ possibile selezionare i record in base ad un campo, per esempio il campo “Città”, scegliendo dalla barra Stampa unione l’opzione Trova record (l’icona rappresentante una tabella e un binocolo). Facciamo un passo indietro. Supponiamo di aver creato il Documento principale, ma di non avere ancora un file di origine dati. Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Stampa unione. Questa procedura, come abbiamo visto, farà apparire il pannello Prepara stampa unione. Dalla sezione 2 del pannello (origine dati) dal sottomenu apparso cliccando sul pulsante Dati selezioniamo la voce Crea origine dati, che aprirà una finestra di dialogo grazie alla quale potremo impostare la maschera per le nostre schede. Il pannello Crea origine dati Dal pannello Crea origine dati è possibile impostare la maschera che ci permetterà di introdurre i nostri dati. Nella finestra Nomi di campo dell’intestazione è presente una lista che riporta nomi di campo più comuni per questo tipo di applicazione (nome, cognome, professione, ecc.). Possiamo spostare i campi e metterli nell’ordine desiderato, eliminare i campi che non servono a nostri scopi, aggiungerne di nuovi. 51 52 Capitolo 4 Funzioni avanzate di Excel 4. 1 4.2 4. 3 4. 4 4. 5 4. 6 4. 7 4. 8 4. 9 4. 10 4 .11 4. 12 4. 13 4. 14 4. 15 4. 16 4. 17 4. 18 4. 19 4. 20 4. 21 4. 22 Le scorciatoie da tastiera ................................................ 53 Selezione e identificazione di celle, righe e colonne 59 Priorità di calcolo nelle espressioni matematiche ... 62 Gli operatori di calcolo .................................................... 63 Gli operatori logici (Funzioni logiche) ........................ 68 Funzioni di calcolo .......................................................... 72 Gli errori nei calcoli matematici ................................... 74 La convalida dei dati ........................................................ 79 La formattazione delle celle ........................................... 82 La formattazione condizionaledelle celle ..................... 83 Protezione delle Celle, del Foglio e delle Cartelle .... 86 Ricerca dei collegamenti tra le celle .............................. 89 Il riempimento automatico ............................................... 93 Riferimenti relativi e riferimenti assoluti alle celle 97 Riferimenti indiretti alle celle ..................................... 100 Riferimenti Nominali e Nomi applicati alle celle ... 102 Calcoli incrociati tra tabelle diverse ......................... 105 L’uso delle funzioni nei calcoli matematici .............. 107 I Filtri ................................................................................. 118 Tabelle esportate come immagini in Word ............... 121 Le tabelle Pivot ................................................................ 122 I Grafici ............................................................................. 126 4. 1 Le scorciatoie da tastiera Come abbiamo già detto a proposito di Word, per chi usa un computer il mouse costituisce uno strumento di lavoro quasi indispensabile. Senza il suo ausilio risulta infatti poco agevole spostare la freccia cursore su un punto preciso dello schermo, specialmente se questo è situato al di fuori del foglio di lavoro (in altre parole sugli elementi presenti nell’Interfaccia grafica). E’ vero che in alternativa all’impiego del mouse e’ sempre possibile spostare il cursore (che in Excel seleziona una cella) usando i quattro tasti direzionali presenti sulla tastiera, ma purtroppo questi tasti permettono di spostarsi solo all’interno del foglio di lavoro. In un computer portatile è possibile spostare il cursore utilizzando l’apposito pannello sensibile alla pressione di un dito (il “Touch Pad”), ma l’impiego del mouse rende il lavoro molto più veloce. Fortunatamente esistono molte combinazioni di tasti, che possiamo chiamare “scorciatoie”, che non prevedono l’impiego del mouse, grazie alle quali possiamo accedere in modo alternativo (e più rapido) a molte funzioni offerte tramite i Menu presenti nella Barra dei menu (e nei loro sottomenu), e alle funzioni offerte dalle Barre degli strumenti (dalla Barra Standard, dalla Barra formattazione, e da altre Barre strumenti, anche se non visualizzate sullo schermo). Ripetiamo, per comodità, le stesse considerazioni fatte per Word (valide anche per Excel). 53 Un qualsiasi menu presente nella Barra dei menu può essere aperto cliccando sulla voce che lo identifica (File, Modifica, Visualizza, ecc.). Tutti questi menu possono essere richiamati direttamente da tastiera premendo il tasto ALT contemporaneamente al tasto corrispondente alla lettera sottolineata presente nel loro nome. Ad esempio il menu Modifica può essere aperto premendo la combinazione di tasti ALT + M, senza bisogno di usare il mouse. Molte combinazioni prevedono l’impiego contemporaneo di due o più tasti, tra questi troviamo il tasto ALT o il tasto CONTROL, (il tasto contrassegnato CTRL, situato sulla sinistra della tastiera), o il tasto SHIFT, spesso contrassegnato MAIUSC (Maiuscole), immediatamente posto sopra il tasto CTRL, o uno dei Tasti Funzione (i tasti F1 … F12). Per Excel le combinazioni di tasti che portano alle “scorciatoie da tastiera” sono moltissime, circa quattrocento. Nelle tabelle seguenti sono riportate, suddivise per argomenti, le più utilizzate (qualche combinazione di tasti è presente, per associazione, in più tabelle). Impensabile (e inutile) memorizzarle tutte… cercate di ricordare solo le combinazioni che ritenete particolarmente utili (o di evidenziarle in questo testo con un segno di spunta). 54 Tabelle riassuntive di alcune “Scorciatoie da tastiera” per Excel Tabella 4.1.1 Tabella 4.1.2 Tabella 4.1.3 Tabella 4.1.4 - Forme del cursore del mouse Selezione di una cella o di una riga (rispetto alla cella attiva) Selezione di celle, righe, colonne e foglio (con Clic del mouse) Selezione di celle o intervalli di celle (con Clic del mouse in unione ad altri tasti ) Tabella 4.1.5 - Selezione di righe e colonne (con Clic del mouse in unione ad altri tasti ) Tabella 4.1.6 - Operazioni di taglia, copia e incolla di celle Tabella 4.1.7 - Alcune scorciatoie da tastiera Tabella 4.1.8 - Altre scorciatoie da tastiera Tabella 4.1.9 - Formattazione di un testo in una o più celle selezionate Tabella 4.1.10 - Opzioni fornite dai Tasti Funzione Tabella 4.1.11 - Opzioni fornite dai principali Tasti Funzione (in combinazione con altri tasti) Tabella 4.1.12 - Visualizzazione Tabella 4.1.13 - Spostamento/Visualizzazione del foglio (deve essere attivato il tasto Bloc Scorr) Tabella 4.1.1 - Forme del cursore del mouse ( Forma normale del cursore) Cursore posizionato su una casella nelle Intestazioni di riga Cursore posizionato su una casella nelle Intestazioni di colonna Cursore posizionato tra due caselle delle Intestazioni di riga Cursore posizionato tra due caselle delle Intestazioni di colonna Tabella 4.1.2 - Selezione di una cella o di una riga (rispetto alla cella attiva) Seleziona la prima cella della riga superiore (nella stessa colonna) Seleziona la prima cella nella riga inferiore (nella stessa colonna) Seleziona la prima cella a sinistra (nella stessa riga) Seleziona la prima cella a destra (nella stessa riga) CTRL + CTRL + CTRL + CTRL + Seleziona la prima cella non vuota a sinistra (se non esiste, la prima cella della riga) Seleziona la prima cella non vuota a destra (se non esiste, l’ultima cella della riga) Seleziona la prima cella non vuota in alto (se non esiste, la prima cella della colonna) Seleziona la prima cella non vuota in basso (se non esiste, l’ultima cella della colonna) SHIFT + SPACE Seleziona l’intera riga CTRL + SPACE Seleziona l’intera colonna 55 Tabella 4.1.3 - Selezione di celle, righe, colonne e foglio (con Clic del mouse) Clic su una cella Seleziona la cella Clic su una cella + Clic su altre celle Seleziona la celle indicate Clic su una cella + trascinamento del cursore del mouse (mantenendo il tasto premuto) Seleziona un intero gruppo di celle Clic su una casella nella Barra verticale delle Intestazioni di riga: Seleziona l’intera riga Clic su una casella nella Barra orizzontale delle Intestazioni di colonna: Seleziona l’intera colonna Clic sulla casella posta all’incrocio (in altro a sinistra) tra la Barra verticale delle Intestazioni di riga e la Barra orizzontale delle Intestazioni di colonna: Seleziona l’intero foglio Tabella 4.1.4 - Selezione di celle o intervalli di celle (con Clic del mouse in unione ad altri tasti ) Clic (su una cella) ; seguito da SHIFT + Clic (su un’altra cella della stessa riga) Seleziona tutte le celle comprese nell’intervallo impostato Clic (su una cella) ; seguito da SHIFT + Clic (su altra cella della stessa colonna) Seleziona tutte le celle comprese nell’intervallo impostato Clic (su una cella) ; seguito da SHIFT + Clic (su un’altra cella situata su una diversa riga o su una diversa colonna) Seleziona tutte le celle comprese nell’area compresa tra le due celle indicate Clic (su una cella) ; seguito da CTRL + Clic (su altre celle domunque disposte) Seleziona tutte le celle indicate Tabella 4.1.5 - Selezione di righe e colonne (con Clic del mouse in unione ad altri tasti ) Clic (su una casella numerica della Barra verticale delle Intestazioni di riga) ; seguito da SHIFT + Clic (su un’altra casella letterale della stessa Barra) Seleziona tutte le righe comprese nell’intervallo impostato Clic (su una casella letterale della Barra orizzontale delle Intestazioni di colonna) ; seguito da SHIFT + Clic (su un’altra casella letterale della stessa Barra) Seleziona tutte le colonne comprese nell’intervallo impostato Clic (su una casella numerica della Barra verticale delle Intestazioni di riga) ; seguito da CTRL + Clic (su altre caselle letterali della stessa Barra) Seleziona tutte le righe indicate Clic (su una casella letterale della Barra orizzontale delle Intestazioni di colonna) ; seguito da CTRL + Clic (su altre caselle letterali della stessa Barra) Seleziona tutte le colonne indicate 56 Tabella 4.1.6 - Operazioni di taglia, copia e incolla di celle CTRL + X CTRL + C CTRL + V Taglia Copia Incolla Doppio CTRL + C Visualizza Appunti di Office Tabella 4.1.7 - Alcune scorciatoie da tastiera CTRL + Z CTRL + Y Annulla l’ultima operazione impostata Ripristina l’ultima operazione annullata Tabella 4.1.8 - Altre scorciatoie da tastiera SHIFT + F5 CTRL + SHIFT + T CTRL + SHIFT + S F5 F7 CTRL + SHIFT + ; : Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci ( Funzione Trova) Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci ( Funzione Trova) Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci (Funz. Sostituisci) Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci (Funzione Vai) Apre direttamente la finestra di dialogo Controllo ortografia Inserisce nel documento la data corrente CTRL + SHIFT + Inserisce nel documento l’ora corrente (Sempre che l’orologio di sistema sia aggiornato!) Tabella 4.1.9 - Formattazione di un testo in una o più celle selezionate CTRL + G CTRL + I Carattere in Grassetto Carattere Italico (Corsivo) CTRL + S CTRL + B Carattere Sottolineato Carattere Barrato CTRL + O Punta direttamente alla finestrella di impostazione Tipo di carattere Tabella 4.1.10 - Opzioni fornite dai Tasti Funzione F1 F4 F5 F7 F12 Apre la finestra Guida in linea di Word Ripeti l’ultima operazione impostata Apre direttamente la finestra di dialogo Trova e Sostituisci (Alla funzione Vai) Apre direttamente la finestra di dialogo Ortografia e Grammatica Apre direttamente la finestra di dialogo Salva con nome Tabella 4.1.11 - Opzioni fornite dai principali Tasti Funzione (in combinazione con altri tasti) CTRL + 1 Apre la finestra Formato celle SHIFT + F3 Apre la finestra di dialogo Inserisci funzione CTRL + F4 Chiude il documento aperto (Apre la finestra di dialogo Office Excel) CTRL + SHIFT + F12 Apre direttamente la finestra di dialogo Apri 57 Tabella 4.1.12 - Visualizzazione Pag Pag Visualizza la schermata precedente Visualizza la schermata seguente ALT + Pag ALT + Pag Visualizza una schermata a destra Visualizza una schermata a sinistra CTRL + Pag Visualizza il foglio di lavoro precedente CTRL + Pag Visualizza il foglio di lavoro successivo HOME ( “ “) CTRL + HOME CTRL + FINE Seleziona la prima cella della riga corrente Porta alla prima cella del foglio (A1) (Il tasto Home è contrassegnato “ “ ) Porta alla cella di intersezione tra l’ultima riga e l’ultima colonna (aventi dati) Tabella 4.1.13 - Spostamento/Visualizzazione del foglio (deve essere attivato il tasto Bloc Scorr) Scorre la schermata una riga verso l’alto Scorre la schermata una riga verso l’alto Scorre la schermata una colonna verso sinistra Scorre la schermata una colonna verso destra HOME ( “ FINE “)Seleziona la prima cella della finestra corrente (in alto a sinistra) Seleziona l’ultima cella della finestra corrente (in basso a destra) 58 4. 2 Selezione e identificazione di celle, righe e colonne Identificazione delle coordinate di celle, righe e colonne Come potete notare (e come dovreste già sapere), cliccando su una cella qualsiasi (ad esempio la cella B3), le sue coordinate Colonna–Riga saranno segnalate dalla evidenziazione della casella B (nella Barra orizzontale delle Intestazioni di colonna) e della casella 3 (nella Barra verticale delle Intestazioni di riga). L’indicazione delle coordinate della cella selezionata apparirà anche nella Casella nome situata sopra l’incrocio delle due barre di intestazione (Vedi Figura 4.2.1). Se selezionate più celle contigue (ad esempio le caselle comprese nell’area B3:D7) nella Barra orizzontale delle Intestazioni di colonna saranno evidenziate le Colonne B, C, e D, mentre nella Barra verticale delle Intestazioni di riga saranno evidenziate le Righe 3, 4, 5, 6, e 7. Questa volta la Casella nome situata sopra l’incrocio delle due barre di intestazione riporterà le coordinate della sola cella posta nell’angolo superiore sinistro della matrice di celle selezionate (Vedi Figura 4.2.2). Le caselle selezionate saranno evidenziate da un bordo in neretto, con un minuscolo quadratino nero posto nell’angolino inferiore destro dell’area selezionata (vedremo più avanti l’uso di questo quadratino, chiamato Handle (maniglia). Figura 4.2.1 – Coordinate di una cella Figura 4.2.2 – Coordinate di una matrice di celle Selezione di celle non contigue Figura 4.2.3 – Selezione di più celle non contigue E’ possibile selezionare più celle non contigue, ad esempio la cella B3, la cella C6 e la cella E4. Dopo aver selezionato la prima cella, cliccate sulle altre tenendo premuto il tasto CTRL. Da notare che lo sfondo dell’ultima cella selezionata (nell’esempio la cella E4) non risulterà evidenziato (la cella sarà comunque bordata), e che la finestrella Casella nome (la casella che indica le coordinate delle celle selezionate) riporterà soltanto l’indicazione dell’ultima cella selezionata (la E4). 59 Selezione di intere righe e colonne (contigue e non contigue) Proseguendo con le indicazioni riguardanti la selezione di celle, righe e colonne, possiamo notare come cliccando su una casella nella Barra delle Intestazioni di riga (ad esempio la casella 4), l’intera riga verrà selezionata (Figura 4.2.4), mentre, cliccando su una casella delle Barra delle Intestazioni di colonna (ad esempio la casella D), verrà selezionata l’intera colonna (Figura 4.2.5). Cliccando su una casella nella Barra delle Intestazioni di riga (ad esempio la casella 4), e subito dopo, tenendo premuto il tasto SHIFT, su una successiva casella della stessa barra (ad esempio la casella 6), tutte le righe comprese nell’intervallo tra i due clic (le righe da 4 a 6) verranno selezionate (Figura 4.2.6). Cliccando su una casella nella Barra delle Intestazioni di colonna (ad esempio la colonna C, e subito dopo, tenendo premuto il tasto SHIFT, su una successiva casella della stessa barra (ad esempio la casella E), tutte le righe comprese nell’intervallo tra i due clic (le colonne da C a E) verranno selezionate (Figura 4.2.7). Cliccando su una casella nella Barra delle Intestazioni di riga (ad esempio la casella 4), e subito dopo, tenendo premuto il tasto CTRL, su una o più caselle della stessa barra, anche non contigue, (ad esempio cliccando sulla casella 6), solo le righe 4 e 6 verranno selezionate (Figura 4.2.8). Cliccando su una casella nella Barra delle Intestazioni di colonna (ad esempio la colonna C), e subito dopo, tenendo premuto il tasto CTRL, su una o più caselle della stessa barra (esempio cliccando sulle caselle C e F), solo le colonne B, C e F verranno selezionate (Figura 4.2.9). Figura 4.2.4 Selezione di una riga Figura 4.2.5 Selezione di una colonna Figura 4.2.6 Selezione di più righe (consecutive) Figura 4.2.7 Selezione di più colonne (consecutive) 60 Figura 4.2.8 Selezione di più righe (non consecutive) Figura 4.2.9 Selezione di più colonne (non consecutive) Cliccando sulla casella posta nell’angolo superiore sinistro all’incrocio tra la Barra delle Intestazioni di riga e la Barra delle Intestazioni di colonna verrà evidenziato l’intero foglio di lavoro (ritengo superfluo dedicare una apposita figura atta a visualizzare il risultato di questa operazione). Ci si può chiedere a che scopo visualizzare più celle, più righe, o più colonne, contemporaneamente. Queste operazioni sono utili, ad esempio, per cancellare, con una sola azione del tasto Canc, il contenuto di tutte le celle comprese nelle righe e nelle caselle evidenziate, o per applicare a tutte le celle evidenziate la stessa formattazione. Tenete presente che premendo semplicemente il tasto Canc cancellerete tutti i dati contenuti nelle righe e nelle celle selezionate, ma non le righe e le colonne stesse. Le celle così cancellate, inoltre, manterranno la loro formattazione (carattere, colori, bordi, ecc). Per eliminare tutte le righe o le colonne evidenziate occorre dal menu Modifica. selezionare la voce Elimina. 61 4. 3 Priorità di calcolo nelle espressioni matematiche Prima di parlare degli operatori di calcolo è forse bene ricordare che il computer esegue i calcoli presenti nelle formule rispettando le regole della matematica. Eseguirà dunque i suoi calcoli precedendo da sinistra a destra nel caso di formule comprendenti unicamente somme e sottrazioni, o moltiplicazioni e divisioni. In altri casi seguirà la priorità di esecuzione prevista per gli operatori aritmetici. Riassumiamo queste priorità: Le espressioni racchiuse tra parentesi vengono eseguite per prime. Le elevazioni a potenza e le radici vengono eseguite prima delle moltiplicazioni e delle divisioni. Moltiplicazioni e divisioni vengono eseguite prime delle addizioni e delle sottrazioni. Ricordiamo anche che ogni operazione aritmetica deve essere preceduta dal segno = (uguale), senza il quale sarà trattata come testo. Per esempio, =12*12 restituirà 144 , =B3*B4 restituirà il prodotto dei valori inserite nelle celle B3 e B4, ma 12*12 (senza il segno uguale che deve precedere l’operazione) restituirà, in forma testuale, ancora 12*12. Se per le nostre esigenze vogliamo che una operazione matematica sia restituita in forma testuale (così come l’abbiamo inserita, e non risolta), al posto del segno = (uguale) dobbiamo far precedere l’operazione dal simbolo ‘ (apostrofo). Digiteremo, ad esempio, ‘1000*10, e non =1000*10. La sintassi richiesta da Excel nell’uso delle formule non richiede l’impiego di parentesi quadre o grafe. La priorità è data ai calcoli presenti nelle parentesi più interne. L’uso delle parentesi è importante. Per esempio se acquistiamo 3 quaderni a righe e 4 quaderni a quadretti a 2 euro per articolo, se usiamo la formula =3+4*2 otterremo il risultato (scorretto) di 11 euro. Excel infatti, dando priorità alla moltiplicazione (4*2) rispetto all’addizione (3+4), calcolerà quindi =3+(4*2). La formula deve essere correttamente impostata ricorrendo all’uso delle parentesi. Scriveremo dunque =(3+4)*2, ottenendo questa volta il risultato (corretto) di 14 euro. Questo tipo di errore non verrà segnalato dal programma, il quale non può sapere cosa realmente intende calcolare il suo utilizzatore. Altri errori, come gli errori di sintassi, verranno invece segnalati. 62 4. 4 Gli operatori di calcolo Gli operatori di calcolo sono costituiti da simboli che inseriti nelle formule e posti tra due valori (non sempre numerici), informano il computer su come questi elementi devono essere messi in relazione. Esistono diversi tipi di operatori: Gli operatori aritmetici (che permettono di eseguire calcoli matematici), gli operatori di confronto (che permettono di eseguire calcoli al verificarsi di certe condizioni, gli operatori di testo, che si limitano a concatenare due valori (numerici o testuali). Gli operatori numerici Naturalmente già conoscete gli operatori aritmetici (almeno i primi quattro della tabella sottostante, quelli usati per le quattro operazioni fondamentali). Excel per le formule matematiche richiede però una sintassi un poco diversa da quella che avete appreso sui banchi di scuola. Nelle formule per l’operatore x (moltiplica) deve essere utilizzato il segno * (asterisco), mentre per l’operatore : (diviso) deve essere utilizzato il segno / (barra). Immaginiamo che il nostro foglio di lavoro che presenti celle così impostate: 200 (cella B2) ; 100 (cella C2) ; 3 (cella E2) ed infine 2 (cella F2). A 1 2 3 B C 200 200 D E 3 F G 2 Prendendo come esempio i valori impostati per queste celle nella prossima tabella possiamo vedere per ogni operatore aritmetico alcuni esempi della sintassi richiesta o ammissibile. Gli esempi chiariscono che gli operatori possono mettere in relazione due valori numerici (Es. 1), oppure due riferimenti alle celle che questi valori contengono (Es. 2), o un valore numerico e un riferimento di cella (Es. 3) o a un riferimento di cella e un valore numerico (Es. 4). Potete notare che per ogni operatore gli esempi 1 - 2 - 3 - 4 restituiscono lo stesso risultato. Esempi e Sintassi Oper. Significato Es. 1 Es. 2 Es. 3 Es. 4 Risultato + Somma =200+100 =B2+C2 =200+C2 =B2+100 300 - Sottrazione =200-100 =B2-C2 =200-C2 =C2-100 100 * Moltiplicazione =200*100 =B3*C2 =200*C2 =B2*100 20.000 / Divisione =200/100 =B2/C2 =200/C2 =B2/100 2 ^ Elevamento A potenza =3^2 =E2^F2 =3^F2 E2^2 9 Nota: al posto dell’operatore ^ (elevamento a potenza) è possibile utilizzare la Funzione =POTENZA, che richiede la seguente sintassi: =POTENZA(num; potenza) =POTENZA(3;2) equivale quindi a =3^2 63 Gli operatori di testo & e CONCATENA Come gli operatori aritmetici, gli operatori di testo agiscono mettendo in relazione il contenuto di due celle. Esistono due operatori di testo, l’operatore & (rappresentato dal simbolo “e” commerciale), e l’operatore CONCATENA. (Anche se in questi paragrafi trattiamo CONCATENA cone operatore, stiamo in realtà descrivendo una Funzione, che richiede due o più argomenti, racchiusi tra parentesi.). L’operatore & , inserito nelle formule tra i riferimenti a due valori, restituisce questi valori concatenati. Vediamo alcuni esempi sulla sintassi richiesta da questo operatore. Immaginiamo che il nostro foglio di lavoro presenti questo aspetto: A 1 2 3 4 5 6 7 B 222 Verdi 222 Rossi Rossi Rossi C 333 333 Verdi 333 Aldo Franco D =B1&C1 =B2&C2 =B3&C3 =B4&C4 =B5&C5 =B6&” “&C6 E 222333 Verdi333 222Verdi Rossi333 RossiAldo Rossi Franco F G Le formule di esempio visualizzate nelle celle della colonna D sono state inserite nelle celle della colonna adiacente E. In queste stesse celle possiamo vedere il risultato del concatenamento eseguito. L’esempio più significativo è forse quello mostrato nella cella D6: Il concatenamento delle celle B6 (Rossi) e della cella C6 (Franco) è restituito come Rossi Franco e non come RossiFranco (come se avessimo applicato la formula mostrata nella cella D5). La formula può essere meglio compresa se isoliamo i suoi termini: =B6 (Rossi) & “ “ (uno spazio racchiuso tra due virgolette) & C6 (Franco). Tra le virgolette può essere inserita una voce testuale, o un simbolo. Possono essere concatenate fino a trenta voci nella stessa cella Anche se agisce in modo molto simile all’operatore &, CONCATENA richiede una diversa sintassi: =CONCATENA(testo1; testo2; testo 3....). Possono essere concatenati fino a trenta voci nella stessa cella, separate da un ; (punto e virgola), riferimenti a celle, elementi testuali... Riprendendo in esame la riga 6 della tabella che ci è servita da esempio, le formule =B6&” “&C6 e =CONCATENA(B6;” “;C6) restituiscono entrambe Rossi Franco 64 Gli operatori di confronto Gli operatori di confronto, dopo aver paragonato due valori in base a precise condizioni, verificano se queste condizioni sono o meno soddisfatte, e in base al risultato del confronto stabiliscono quali operazioni eseguire. Per questo motivo, come vedremo più avanti, questo tipo di operatori sono spesso utilizzati nelle operazioni condizionali impostate utilizzando le Funzioni del tipo =SE. Immaginiamo che il nostro foglio di lavoro che presenta celle così impostate: 200 (cella B2) ; 100 (cella C2), 300 (cella E2), 200 (cella F2), 400 (cella G2). A 1 2 3 B C 200 100 D E F G 300 200 400 Nella tabella sottostante possiamo vedere gli operatori di confronto, il loro significato, e il loro modo di operare. Oper. Significato Esito del Confronto Es. 1 Es. 2 Esito del Confronto = Uguale a =B2+C2=300 Vero B2+C2=250 Falso > Maggiore di =B2+C2>250 Vero B2+C2>400 Falso =B2+C2>=300 Vero =B2+C2>=400 Falso =B2+C2<400 Vero =B2+C2 <200 Falso <= Minore o Uguale a =B2+C2<=400 Vero =B2+C2<=200 Falso <> Diverso da =B2<>E2 Vero =B2<>F2 Falso >= Maggiore o Uguale a < Minore di Come abbiamo visto per gli operatori aritmetici, anche gli operatori di confronto possono mettere in relazione due valori numerici oppure due riferimenti alle celle che questi valori contengono,o un valore numerico e un riferimento di cella, o a un riferimento di cella e un valore numerico. Per non ripeterci faremo solo pochi esempi, riferendoci all’operatore > (maggiore di): =200+100>400 ; =B2+C2>G2 ; =200+C2>G2 ................. Per meglio chiarire il modo di agire degli operatori numerici prendiamo come esempio l’operatore > (maggiore di). Imposteremo le nostre formule utilizzando la Funzione =SE (per questo tipo di Funzioni si rimanda al paragrafo 4.4). Immaginiamo di possedere un’azienda vinicola, la quale ha diversi clienti. Ad ogni cliente viene concesso uno sconto generico del 5%. Se l’importo di ogni ordine dovesse superare i 600 Euro, al cliente sarà concesso un ulteriore sconto del 15% sulla parte dell’ordine eccedente i 600 Euro. 65 Le formule per calcolare lo sconto totale da assegnare a ogni cliente devono essere inserite nella colonna C (sconto riservato). Prendiamo ad esempio la formula da applicare nella cella C3 (per l’ordine effettuato dal signor Rossi). =SE(B3>600; 600*5/100+(B3-600)*15/100; B3*5/100) 1 2 3 4 5 A B C D E Nominativo Cliente Rosssi Verdi Bianchi Importo dell’ordine 1.200.00 800,00 600,00 Sconto Riservato 120,00 60,00 30,00 Importo Scontato 1.080,00 740,00 570,00 IVA 20% 216.00 148,00 114,00 F Totale Ivato 1.296,00 888,00 678,00 Esaminando la colonna C (Sconto Riservato) è possibile notare come il signor Bianchi ha ottenuto uno sconto totale di 30 Euro, mentre il signor Rossi, con un ordine di importo doppio, ha ottenuto uno sconto quadruplo (l’importo dell’ordine del signor Bianchi non dà diritto allo sonto aggiuntivo del 15% sulla quota dell’ordine eccedente i 600 Euro, quota inesistente). Ogni formula contenenti operatori di confronto può essere così esemplificata =SE(criterio; se_ vero; se_ falso) Riesaminando punto per punto la formula utilizzata per calcolare l’importo spettante al signor Rossi =SE(B3>600; 600*5/100+(B3-600)*15/100; B3*5/100) , possiamo notare, nell’ordine (trascurando le parentesi e punti e virgola separatori, che devono essere impostati rispettando la sintassi richiesta): =SE : Funzione condizionale criterio: B3>600 - Il contenuto della cella B3 (cioè l’ammontare dell’ordine) è maggiore di 600 Euro (importo che dà diritto a un ulteriore sconto del 15% sulla parte eccedente questo importo)? Allora (se_vero): 600*5/100+(B3-600)*15/100 - Il criterio impostato è stato soddisfatto: si applica uno sconto del 5% sui primi 600 Euro dell’ordine, e un ulteriore sconto del 15% sulla parte eccedente questo importo. Altrimenti (se_ falso): B3*5/100 - Il criterio impostato non è stato soddisfatto: si applica un generico sconto del 5% all’importo dell’ordine. Come i più attenti lettori di queste pagine avranno potuto notare, le formule utilizzate per il calcolo degli sconti totali da applicare a ogni cliente posono essere semplificate. Lo sconto per i primi 600 Euro, pari al 5%, è pari a 600*15/100 = 30 Euro, per calcolare uno sconto del 5% moltiplicare un importo per 5 per poi dividerlo per 100 equivale a moltiplicare quel numero per 0,05, mentre per calcolare uno sconto del 15% moltiplicare un importo per 15 per poi dividerlo per 100 equivale a moltiplicare quel numero per 0,15. La formula utilizzata per calcolare lo sconto totale dovuto al signor Rossi =SE(B3>600; 600*5/100+(B3-600)*15/100; B3*5/100) può essere così semplificata: =SE(B3>600; 30+(B3-600)*0,15; B3*0,05) 66 Da notare che gli operatori di confronto possono operare anche tra celle contenenti valori non numerici, e che possono restituire sia valori numerici che valori testuali, ricordando che questi ultimi devono sempre essere racchiusi tra due virgolette (“ “)Se decidessimo che ogni cliente abbia uno sconto del 10% sul’importo dell’ordine eccedente i 600 Euro, e se non raggiunge questa cifra non abbia diritto a nessuno sconto, potremmo scrivere, ad esempio =SE(B3>600; 30+(B3-600)*0,15; B3*0,05) ma anche: =SE(B3>600; (B3-600)*10/100; ”Nessun sconto applicabile”) 67 4. 5 Gli operatori logici (Funzioni logiche) Gli operatori logici (nome che abbiamo forse impropriamente usato in luogo del termine Funzioni logiche) rispondono alla logica Booleniana, anche se richiedono una diversa sintassi ( e un poco di attenzione sul loro impiego). Abbiamo i seguenti operatori logici: L’operatore di congiunzione E Loperatore di esclusione O L’operatore di negazione NON (per il Booleniano AND) (per il Booleniano OR). (per il Booleniano NOT ). Come per gli operatori di confronto, gli operatori logici sono spesso utilizzati associati alle Funzioni del gruppo =SE. L’operatore logico E (AND) Per l’operatore logico E la sintassi richiesta è la seguente: =SE(E(criterio; se_vero; se_falso) Possono essere concatenati più criteri (fino a 30), separati da un punto e virgola e racchiusi tra parentesi: =SE(E(criterio1; criterio2); se_vero; se_falso) Facciamo un esempio: Un’azienda vinicola ha diversi clienti, a ognuno dei quali concede uno sconto del 5%. Un affezionato cliente, Rossi, ha diritto a un ulteriore sconto del 20% sulla parte del suo ordine eccedente i 600 Euro. La tabella che ci servirà da esempio presenta altri due nomi di clienti, con l’importo per la merce da loro richiesta. Prendiamo il primo nominativo (Riga 3). La formula da inserire nella cella D3 (Sconto Riservato) sarà la seguente: =SE(E(B3="Rossi"; C3>600); 600*5/100+(C3-600)*20/100; C3*5/100) Nella cella D4 e D5 dovranno naturalmente essere aggiornati i riferimenti di riga, e le formule saranno così composte: =SE(E(B4="Rossi"; C4>600); 600*5/100+(C4-600)*20/100; C4*5/100) =SE(E(B5="Rossi"; C5>600); 600*5/100+(C5-600)*20/100; C5*5/100) Anche se sia Rossi che Verdi hanno richiesto merce per un totale di 1.200 Euro è possibile notare come lo sconto assegnato a Rossi risulti maggiore di quello assegnato a Verdi, in quanto solo nella riga 3 entrambi i criteri richiesti (nominativo e superamento della quota di 600 Euro) sono stati soddisfatti. 1 2 3 4 5 A B C D E Nominativo Cliente Rosssi Verdi Bianchi Importo dell’ordine 1.200.00 1.200,00 800,00 Sconto Riservato 150,00 60,00 40,00 Importo Scontato 1.050,00 1.140,00 760,00 IVA 20% 210.00 228,00 152,00 F Totale Ivato 1.260,00 1.368,00 912,00 Non si è ritenuto necessario spiegare le formule che devono essere inserite nelle Colonne D, E e F (formule che dovreste ormai conoscere). 68 L’operatore Logico O (OR) Questo operatore opera in modo molto simile all’operatore logico E (AND), con una differenza: mentre l’operatore E richiede che tutte le condizioni impostate nei criteri siano soddisfatte per poter eseguire le operazioni indicate nel se_vero, all’operatore O (Or) basta che una sola delle condizioni poste nei criteri sia soddisfatta. Come per l’operatore E, anche per l’operatore O è possibile impostare, nella stessa formula, fino a 30 diversi criteri, separati da un punto e virgola e racchiusi tra parentesi, sempre ricordando che i riferimenti non numerici devono essere racchiusi tra virgolette ( =Rossi è scorretto, al contrario di =”Rossi”). La sintassi richiesta dall’operatore logico O è la seguente: =SE(O(criterio1; criterio2); se_vero; se_falso)) Ritorniamo alla tabella che abbiamo utilizzata come esempio per l’impiego dell’operatre logico E, e adattiamola all’impiego dell’operatore Logico O. Questa volta decidiamo che a tutti i clienti sia concesso uno sconto del 5%, mentre ai clienti abituali (Rossi e Verdi) sia concesso un ulteriore sconto del 20% sulla parte dell’ordine eccedente i 600 Euro. Nella cella C3 (colonna “Sconto Riservato”) inseriamo la formula =SE(O(C3="Rossi"; C3="Verdi"); 600*5/100+(C3-600)*20/100; C3*5/100) Naturalmente nelle celle C4 e C5 i riferimenti di riga dovranno essere aggiornati: =SE(O(C4="Rossi"; C4="Verdi"); 600*5/100+(C4-600)*20/100; C4*5/100) =SE(O(C4="Rossi"; C4="Verdi"); 600*5/100+(C4-600)*20/100; C4*5/100) 1 2 3 4 5 A B C D E Nominativo Cliente Rosssi Verdi Bianchi Importo dell’ordine 1.200.00 800,00 800,00 Sconto Riservato 150,00 70,00 40,00 Importo Scontato 1.050,00 730,00 760,00 IVA 20% 210.00 146,00 152,00 F Totale Ivato 1.260,00 876,00 912,00 Solo Rossi e Verdi hanno ottenuto uno sconto aggiuntivo, sconto che non è stato concesso a Bianchi (come potete meglio notare paragonando lo sconto ottenuto da Verdi con quello ottenuto da Bianchi. Pur avendo lo stesso importo d’ordine, Bianchi non rientra nei criteri impostati). 69 Un altro esempio: decidiamo che a tutti i clienti sia concesso uno sconto generico del 5%, più un ulteriore sconto del 20% sulla parte dell’ordine eccedente i 600 Euro. Al solito signor Rossi concediamo l’ulteriore sconto del 20% ul totale dell’ordine, indipendentemente dal suo importo Nella cella C3 (colonna “Sconto Riservato”) inseriamo la formula =SE(O(C3="Rossi"; B3>600); 600*5/100+(B3-600)*20/100; B3*5/100) Naturalmente nelle celle C4 e C5 i riferimenti di riga dovranno essere aggiornati: =SE(O(C4="Rossi"; B4>600); 600*5/100+(B4-600)*20/100; B4*5/100) =SE(O(C4="Rossi"; B4>600); 600*5/100+(B4-600)*20/100; B4*5/100) 1 2 3 4 5 A B C D E Nominativo Cliente Rosssi Verdi Bianchi Importo dell’ordine 1.200.00 800,00 800,00 Sconto Riservato 150,00 70,00 40,00 Importo Scontato 1.050,00 730,00 760,00 IVA 20% 210.00 146,00 152,00 F Totale Ivato 1.260,00 876,00 912,00 Solo Rossi e Verdi hanno ottenuto uno sconto aggiuntivo, sconto che non è stato concesso a Bianchi (come potete meglio notare paragonando lo sconto ottenuto da Verdi con quello ottenuto da Bianchi. Pur avendo lo stesso importo d’ordine, Bianchi non rientra nei criteri impostati). 70 L’operatore Logico NON (NOT) Questo operatore rovescia il valore logico del criterio impostato. La sintassi richiesta per questo operatore è la seguente: =SE(NON(criterio; se_vero; se_falso) Prendiamo, ancora una volta, la tabella che abbiamo utilizzato per gli esempi relativi ad altri operatori: 1 2 3 4 5 A B C D E Nominativo Cliente Rosssi Verdi Bianchi Importo dell’ordine 1.200.00 800,00 800,00 Sconto Riservato 150,00 70,00 40,00 Importo Scontato 1.050,00 730,00 760,00 IVA 20% 210.00 146,00 152,00 F Totale Ivato 1.260,00 876,00 912,00 Calcoliamo lo sconto dovuto al signor Rossi (riga 3). Come al solito la nostra formula dovrà essere inserita nella cella C3, così formulata: =SE(NON(C3>600; c3*0,05; 30+(C3-600)*0,15) Occorre prestare particolare attenzione quando si usa questo operatore. Il criterio impostato C3>600 risulterà vero (se_vero) soltanto se si dimostrerà falso, e viceversa. In pratica per risultare “vero” l’importo contenuto nella cella C3 dovrà essere inferiore o uguale a 600, e non superiore. Questo fatto può causare qualche confusione... In effetti al posto della formula =SE(NON(C3>600; c3*0,05; 30+(C3-600)*0,15) si potrebbe, utilizzando gli operatori di confronto, applicare la più intuitiva formula =SE(C3>600; 30+(C3-600)*0,15; C3*0,05) 71 4. 6 Funzioni di calcolo Calcolo delle radici quadrate (la Funzione RADQ(num). Per calcolare la radice quadrata di un numero occorre utilizzare la Funzione RADQ(num). Questa Funzione richiede un argomento (il valore racchiuso dalle parentesi). Per ottenere ad esempio la radice quadrata di 100, digiteremo =RADQ(100), che restituirà 10 come risultato. La funzione =RADQ(num) può essere eseguita in modo diretto o inserita nelle formule (per esempio, nella formula =120*RADQ(100)/2, che darà come risultato 600). La funzione PI.GRECO() “Il volume della sfera che cos’è? Quattro terzi pi greco erre tre.” Questa filastrocca ci può servire da ausilio mnemonico per richiamare alla mente la formula per calcolare il volume della sfera conoscendone il raggio. Se prendiamo come raggio, ad esempio, il valore 10, la formula avrà il seguente formato: =4/3*3,14*10^3 . Il valore di P(pi greco), che per i più comuni mortali equivale a 3,14 (per i più pignoli a 3,1416), è trattato dal computer con i suoi primi 16 decimali (3,1415926538979). Per esprimere questo valore, Excel ci fornisce la Funzione =PI.GRECO() , funzione che non prevede argomenti, e pertanto nessun valore deve essere fornito tra le parentesi che comunque non devono mancare. Digiteremo ad esempio =PI.GRECO() , =100*PI.GRECO, =B13*PI.GRECO(). Abbiamo utilizzato per la formula che calcolerà il volume della nostra sfera la forma =4/3*3,14*10^3, che darà come risultato 4.186,87. Se ci occorre una maggior precisione di calcolo ora sappiamo che la formula può prendere anche la forma =4/3*PI.GRECO*10^3 (che restituirà, con maggior precisione 4.188,79). Calcolo delle radici non quadrate Questo paragrafo può essere di aiuto a chi intende estrarre radici non quadrate, funzione purtroppo non contemplata da Excel (almeno a quanto mi risulta). Non ci sarà di aiuto la Guida in linea richiamata dal tasto funzione F1, e non ci saranno di aiuto molti dei manuali che si rivolgono a chi si accosta a Excell. Tornando alla nostra ipotetica sfera che abbiamo incontrato parlando della Funzione PI.GRECO, possiamo introdurre un esempio sul calcolo delle radici non quadrate. Se conosciamo il volume (V) della sfera e vogliamo calcolare il suo raggio (R), dobbiamo estrarre la radice cubica del volume diviso per quattro terzi di Pi greco. Per essere più chiari nella notazione convenzionale la formula sarà: R = 3 (V / (4 / 3 * 3,14) ) (Attenzione alle parentesi!) Ricordando che la nostra ipotetica sfera ha un volume pari a 4.188,79, e che la formula che dobbiamo utilizzare è quella appena descritta, ci si presenta una grave difficoltà. Come estrarre la radice cubica di un numero (e in generale le radici con diverso radicale)? Ricorrendo a ricordi scolastici, sappiamo che la radice con un radicale (n) di un numero (num) equivale allo stesso numero elevato al reciproco del radicale. (Sembra un procedimento complicato, ma facciamo un semplice esempio: per trovare la radice cubica di 1.000, eleviamo 1.000 al reciproco di 3 (cioè un terzo). Per ottenere la radice cubica di mille ( 3 1.000 ) scriveremo dunque = 1.000^(1/3) 72 Tornando alla nostra sfera, per calcolare il suo raggio inseriremo la formula in questo formato: = ( 4.188,79 / (4 / 3 * 3,14 ) ) ^ ( 1 / 3 ) che darà come risultato 10,002 ; oppure nel formato = ( 4.188,79 / (4 / 3 * PI_GRECO() ) ^ ( 1 / 3 ), che darà come risultato 10, con più precisione. (Come in tutte le formule attenzione alle parentesi!) 73 4.7 Gli errori nei calcoli matematici Spiegazione di alcuni errori comuni nei calcoli Quando Excel trova che la formula impostata contiene errori di sintassi o di digitazione restituisce, invece del risultato atteso, un codice di errore. Ecco i codici restituiti per gli errori più comuni, con una breve spiegazione: #DIV/0! Non è possibile dividere un numero per 0 (non è possibile nemmeno dividere un numero per un riferimento ad una cella vuota, che è considerata con un valore numerico pari a 0). #NOME? Il nome inserito nella formula non è conosciuto (e’ possibile identificare le celle con un Nome qualsiasi, ad esempio possiamo identificare la cella B3 con il Nome “importo”). #NUM! E’ stato inserito un argomento non consentito in una funzione che richiede un argomento numerico. Lo stesso codice di errore si presenta quando una formula restituisce un numero troppo piccolo o troppo grande per poter essere visualizzato (numero più piccolo di -1*10^307 o più grande di 1*10^307) #RIF! Un riferimento a una cella è andato perso (spesso perchè la cella alla quale si fa riferimento è stata cancellata). #VALORE! Si è cercato di operare calcoli tra celle contenenti un valore numerico e celle contenenti testo. Circolare Una cella fa riferimento a se stessa (direttamente o indirettamente). ##### Non segnala propriamente un errore di calcolo. Indica semplicemente che il valore numerico introdotto in una cella (o restituito come risultato di una formula) per essere visualizzato interamente richiede che la cella sia allargata (deve essere allargata, di conseguenza, l’intera colonna). Il metodo più rapido per adeguare la larghezza di una cella al suo contenuto consiste nel posizionarsi sulla barra che identifica le colonne, e eseguire un doppio clic sulla linea che divide la colonna da allargare dalla colonna successiva. Se correttamente posizionato il cursore del mouse rappresenta una trattino verticale compreso tra due frecce divergenti. ( ). E’ anche possibile cliccare sulla cella che restituisce questo codice, selezionare dal menu Formato la voce Colonna e dal sottomenu richiamato l’opzione Adatta. 74 Proposte di correzione automatica degli errori presenti nelle formule Figura 4.7.1 La tabella di esempio Azienda vinicola “Botte squisita” 1 2 3 4 5 6 7 A Tipo di vino Barbera Barolo Chianti B Num cartoni 8 4 4 C Bottiglie per cartone 6 6 6 Nome Cliente D Prezzo bottiglia 2,00 2,25 3,00 E Sconto cartone 1,5 1,5 2,00 F Sconto promo 1,25 1,25 1,50 G Importo ordine 74,00 43,00 58,00 Azienda vinicola “Botte squisita” Rossi Carlo - Milano Esaminiamo questa tabella. L’azienda vinicola “Botte squisita” ha raccolto un ordinativo eseguito dal signor Rossi Carlo, di Milano. Se, come esercizio, ricostruite questa tabella nel vostro Foglio di lavoro, ricordate che nelle celle della colonna G (Importo ordine) non dovete inserire i valori visualizzati, ma le formule che questi valori restituiscono. Per esigenze di spazio sono state omesse alcune colonne e alcune righe (che comunque non serviranno per il nostro esempio. Sempre come esercizio, nel ricostruire la tabella provate a inserire, al posto giusto, le colonne (con le relative formule) “Prezzo per cartone”, “Sconto totale” ,”Iva”, “Importo ordine Ivato”, e una riga che riporti l’importo totale dell’ordine. Tornando alla tabella visualizzata sappiamo che se vogliamo calcolare l’importo dell’ordine per ogni tipo di vino dobbiamo moltiplicare il numero dei cartoni ordinati per l’importo relativo a ogni cartone (bottiglie per cartone moltiplicato il prezzo unitario per bottiglia). Dal prezzo di ogni cartone dobbiamo scalare gli sconti concessi (sconto fisso + sconto promozionale). Le formule relative (che dovreste ormai conoscere) saranno inserite nella colonna G (che ne visualizza i risultati). Supponiamo di richiedere all’Azienda vinicola “Botte squisita” l’acquisto di soli 4 cartoni di vino Barolo (come possiamo vedere nella Riga 3 della nostra tabella). Per calcolare l’’importo del nostro ordine (che inseriremo nella cella G3) dovremo naturalmente applicare la formula: =B3*((C3*D3)-(E3+F3)), che restituirà Il corretto risultato (43 Euro). Sappiamo che il corretto uso delle parentesi nelle formule è indispensabile, se vogliamo ottenere risultati corretti. Ma proviamo a reinserire la formula appena utilizzata, “dimenticando” l’ultima parentesi, in questa forma: =B3*((C3*D3)-(E3+F3). Excel, accorgendosi che il conteggio tra parentesi aperte e parentesi chiuse non si chiude in pareggio, ci restituirà immediatamente un messaggio di errore. (I messaggi di errore variano a seconda del tipo di errore commesso). I messaggi di errore, oltre a segnalare il tipo di errore presenti nella formula appena immessa, propongono una possibile sua correzione. 75 Figura 4.7.2 Messaggio Errore nella formula Come appena spiegato, Excel, oltre a segnalare l’errore presente nella formula, propone una sua probabile correzione. Possiamo accettare la correzione proposta, oppure rifiutarla e correggere manualmente la formula. Se la correzione verrà accettata, la formula viene automaticamente e immediatamente corretta. Se non accettiamo la correzione proposta, o chiudiamo la finestra di dialogo, un ulteriore messaggio chiarirà la causa dell’errore riscontrato. Figura 4.7.3 Chiarimento del messaggio precedente (Errore nella formula) 76 La barra strumenti Verifica formule Un aiuto per il tipo di ricerche che intendiamo effettuare (specialmente se eseguite per individuare errori contenuti nelle formule) può esserci fornito dalla Barra strumenti Verifica formule (Figura 4.7.4). Se questa barra non appare tra le altre presenti nell’interfaccia grafica del nostro foglio di lavoro, occorre richiamarla, seguendo questa procedura:. Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Opzioni e dalla scheda richiamata da questa opzione selezioniamo la cartella Visualizza . Controlliamo che nella casella del gruppo sia selezionata l’opzione Mostra tutto (molto probabilmente questa procedura è già stata impostata per default). Dal menu Strumenti selezioniamo la voce Verifica formule, e dal suo sottomenu selezioniamo la voce Mostra barra degli stumenti Verifica formule. Sullo schermo verrà visualizzata questa barra, che potrete collocare nella posizione che preferite (anche se sembra più logico collocarla assieme alle altre barre, e lì lasciarla. L’ultima procedura descritta è applicabile se state operando con il software Excel 2003. Per le versioni precedenti a questa release (ad esempio per Excel 2000) la Barra degli strumenti Verifica formule è richiamabile (con un diverso nome) selezionando dal menu Strumenti la voce Controllo, e dal suo sottomenu selezionando l’opzione Barra degli strumenti di controllo. Ora possiamo analizzare le opzioni che questa importante barra strumenti è in grado di offrirci. Figura 4.7.4 La barra strumenti Verifica formule In questa barra possiamo distinguere, da sinistra verso destra, le icone corrispondenti alle funzioni: Controllo errori Controlla gli errori sull’intero foglio di lavoro. Apre il pannello Controllo errori (che dispone di numerosi sottopannelli e opzioni). Individua precedenti (Controlla i precedenti della cella attiva) (ad ogni clic sulla cella attiva il controllo risale di un livello). Rimuovi frecce precedenti (Elimina le frecce precedenti della cella attiva) (ad ogni clic sulla cella attiva il controllo discende di un livello). Individua dipendenti (Controlla i dipendenti della cella attiva). (ad ogni clic sulla cella attiva il controllo risale di un livello). Rimuovi frecce dipendenti (Elimina le frecce dipendenti della cella attiva) (ad ogni clic sulla cella attiva il controllo discende di un livello). Rimuovi tutte le frecce (Rimuove tutte le frecce, precedenti e dipendenti ,dall’intero foglio di lavoro). Nuovo commento / Modifica commento Inserisce (o modifica, se esistente) un commento nella cella selezionata. Per eliminare un commento eseguire un clic con il pulsante destro del mouse e selezionare la voce Elimina commento. Cerchia dati non validi Contrassegna tutti i dati che non corrispondono ai criteri di convalida per la cella (se impostati). 77 Rimuovi tutti i cerchi Rimuove tutti i cerchi che contrassegnano le celle contenenti dati non validi. Mostra finestra controllo celle Permette di tenere sotto controllo le formule contenute in alcune celle. Valuta formula Apre il pannello Valuta formula. Il pannello richiamato permette di controllare la le formula contenuta nella cella selezionata 78 4.8 Convalida dei Dati Un metodo per evitare di inserire nelle celle dei dati nella forma errati consiste nel verificare direttamente, al momomento del loro inserimento, se questi dati corrispondono ai criteri formali da voi impostati. Vediamo la procedura da seguire per applicare alle celle la Convalida dati. Per prima cosa selezionate la cella, o le celle, o l’intervallo di celle alle quali intendete applicare la Convalida (tutte le celle selezionate risponderanno agli stessi criteri di convalida, se intendete applicare ad altre celle criteri diversi dovrete naturalmente ripetere questa procedura). Dalla Barra dei menu selezionate il menu Dati, e da questo l’opzione Conavalida... Verrà visualizzata la Finestra di dialogo Convalida dati. La Finestra di dialogo Convalida dati presenta tre schede. Nella scheda Impostazioni, scegliendo una delle voci presenti nell’elenco Consenti: è possibile selezionare i criteri che impediranno di inserire nelle celle numeri decimali dove sono attesi numeri interi, o numeri decimali dove sono attese date, e così via. La Finestra è sensibile al contesto, e presenterà per ogni opzione selezionata specifiche caselle di dialogo, con le quali definire entro quali limiti possono variare i vostri dati. Se, ad esempio, dall’elenco Consenti: avete selezionato l’opzione Numero intero, potete specificare che le celle selezionate accetteranno solo numeri interi compresi tra un valore minimo e un valore massimo da voi definito. Se, sempre ad esempio, dall’elenco Consenti: avete selezionato l’opzione Data, potete specificare che le celle selezionate accetteranno solo date comprese in un intervallo definito. Da notare che i criteri Consenti: permettono di specificare non solo se i dati saranno accettati solo se rientrano in un certo intervallo, ma anche se NON devono rientrare in questo intervallo, se devono superare un certo valore, o da questo dovranno essere diversi (potete scegliere tra questi o altri criteri di impostazione). Figura 4.8.1 La Finestra di dialogo Convalida dati 79 Se nelle celle selezionate tenterete di inserire dati non rispondenti ai Criteri di convalida impostati, riceverete il generico messaggio di errore Valore immesso non valido. Figura 4.8.2 Il generico messaggio di errore Valore immesso non valido Per ricevere, invece di questo generico messaggio di errore, un messaggio personalizzato, potete ricorrere alla terza delle schede presenti nella Finestra di dialogo Convalida dati, la scheda Messaggio di errore. Inserite nella casella Titolo: un titolo per il messaggio di errore riscontrato, e nella casella Messaggio di errore: un breve testo esplicativo. Figura 4.8.3 La Finestra di dialogo Convalida dati (Scheda Messaggio di errore) Figura 4.8.3a Il messaggio di errore rilasciato 80 Partendo dal principio che prevenire è meglio che curare, ogni qualvolta state per inserire dei dati in una cella sottoposta a convalida potete, se volete, ricevere un opportuno messaggio personalizzato che vi informerà che tipo di dati sono attesi. Per creare questi messaggi dovete ricorrere alla seconda scheda presente nella Finestra di dialogo Convalida dati, la scheda Messaggio di input. Inserite nella casella Titolo: un titolo per il messaggio di errore riscontrato, e nella casella Messaggio di Input: un breve testo esplicativo. Figura 4.8.4 La Finestra di dialogo Convalida dati (Scheda Messaggio di Input) Figura 4.8.4a Il messaggio di Input rilasciato Per concludere l’argomento Convalida dati ricordate, che se volete visualizzare tutte le celle sottoposte a convalida nel vostro Foglio di lavoro dovete dalla Barra dei menu selezionare il menu Modifica, da questo l’opzione Vai. Cliccate sul pulsante Speciale. Si aprirà la Finestra di dialogo Vai a speciale, dalla quale selezionate la voce Convalida dati, ed infine confermate tramite il Pulsante OK. 81 4.9 Formattazione delle celle Come già spiegato, questo libretto costituisce una appendice a un Corso dedicato a chi si accosta per la prima volta a un computer. Se avete partecipato a questo Corso, dovreste ormai essere in grado di formattare correttamente una cella. Per questo, nonostante il titolo di questo paragrafo, non parleremo qui, se non per accenni, della formattazione delle celle.. Già sapete che se dalla Barra dei menu selezionate il menu Formato, e da questo l’opzione Celle, si aprirà la Finestra di dialogo Formato Celle. Questa Finestra presenta diverse schede, grazie alle quali potete scegliere, tramite le numerose opzioni offerte, come devono essere formattate le vostre celle. La Finestra di dialogo presenta le schede Numero, Allineamento, Carattere, Bordo, Motivo, Protezione. Impossibile descrivere qui tutte le numerose offerte in queste schede (che, ripetiamo, già dovreste sapere impostare). Solo come accenno, eccone alcune: Tramite la scheda Numero potete specificare il formato dei vostri dati, se questi devono essere rappresentati come valori testuali o numerici, o come date, se i valori numerici devono essere rappresentati con una notazione generale, o contabile, o frazionaria, scientifica, eccetera. La scheda è sensibile al contesto, e per ogni vostra scelta fornisce una breve spiegazione sul suo utilizzo e alcune caselle di dialogo tramite le quali personalizzare la rappresentazione dei vostri dati. Se avete selezionato, ad esempio, l’opzione Contabilità potete specificare con quanti decimali devono essere visualizzati i valori numerici inseriti nelle celle, se devono essere preceduti da un simbolo ( Euro, Dollaro, ecc.) Tramite la scheda Allineamento potete specificare, ad esempio, se nelle celle i dati devono essere visualizzati allineati, o centrati, o giustificati, se in orizzontale, o in verticale, o inclinati... Tramite la scheda Carattere potete specificare con che tipo di carattere devono essere visualizzati i dati, con che altezza, se in grassetto, o in corsivo, o sottolineati, con che colore... Ricordiamo che molte di queste opzioni possono essere in ogni momento applicate agendo sugli appositi pulsanti visualizzati nelle varie Barre degli strumenti. La scheda mostrerà una anteprima di come le opzioni impostate verranno visualizzate. Tramite la scheda Bordo potete specificare se le celle devono apparire bordate, con quale tipo di bordo e con quale colore... Tramite la scheda Motivo potete specificare se lo sfondo delle vostre celle deve apparire o meno colorato, quale colore impostare per lo sfondo e quale impostare per l’eventuale Motivo applicato (retini, linee inclinate, ecceterra). Ricordiamo che se volete applicare un colore di sfondo alle vostre celle potete sempre agire sul pulsante Colore riempimento presente nella Barra degli strumenti. La scheda mostrerà una anteprima di come le celle verranno visualizzate. Tramite la scheda Protezione potete specificare se nel vostro foglio di lavoro le celle selezionate devono essere bloccate o nascoste. Le opzioni offerte in quest’ultima scheda richiedono un approfondimento, illustrato nel prossimo paragrafo (paragrafo 4.11, Protezione delle Celle, del Foglio e della Cartella di lavoro), al quale si rimanda. 82 4.10 Formattazione condizionale delle celle Dopo aver accennato, per sommo capi, alla formattazione delle celle, in questo paragrafo parleremo della loro Formattazione condizionale. Come appare chiaro dal suo nome, tramite la Formattazione condizionale una cella può essere formattata in modo diverso da come appare normalmente se (e soltanto se) le condizioni impostate sono soddisfatte. Per la stessa cella possono essere impostate più condizioni (e ogni condizione soddisfatta può restituire una diversa formattazione). La Formattazione condizionale si rivela particolarmente utile in caso di tabelle complesse, perchè permette una immediata visualizzazione, ad esempio, di quali dati sono al di sotto di un valore minimo, e quali invece al di sopra di un valore massimo. Prendiamo come esempio la tabella Recupero crediti, visibile nella Figura 4.10.1. (Questa tabella è presente nel file Esempi_Tabelle.xls. Se non possedete questo file, provate a ricrearla, tenendo presente che le celle della colonna G (Debito/Credito Residuo) non devono contenere i dati visualizzati, ma le formule che questi dati restituiscono). In questa tabella vogliamo identificare i buoni creditori (che vantano un credito superiore ai 600 Euro) e i cattivi debitori. Figura 4.10.1 La tabella Recupero crediti Supponiamo che i dati relativi ai debitori devono essere visualizzati con un carattere corsivo e in colore rosso, su uno sfondo celeste con un motivo formato da linee inclinate grigie. La cella, inoltre, dovrà essere bordata in colore rosso. I dati dei creditori devono essere normalmente formattati, a meno che non superino il valore massimo prefissato (che abbiamo stabilito in 600 Euro). Questi dati dovranno apparire in carattere grassetto e in colore blu, su uno sfondo celeste con un motivo formato da un retino color grigio al 75%. La cella, inoltre, dovrà essere bordata in colore blu. Vediamo la procedura da seguire. Selezionate l’intera tabella, o meglio, l’intervallo celle D13:G13 da tenere sotto controllo. Dal menu Formato selezionate l’opzione Formattazione condizionale. Apparirà la Finestra di dialogo Formattazione condizionale. Da questa finestra, attraverso le caselle di dialogo, comprese nella sezione Condizione 1, stabilite che la formattazione condizionale scatterà solo se nelle celle selezionate il valore compreso sarà superiore a 600. 83 Agendo sul pulsante Formato avrete accesso alla Finestra Formato celle, grazie alla quale, tramite le schede Carattere, Bordo e Motivo, potete impostare i criteri di formattazione sopra stabiliti (dalla scheda Carattere impostate il formato carattere in grassetto blu, dalla scheda Bordo impostate per la cella un bordo, sempre blu, dalla scheda Motivo nella sezione Colore: stabilite per la cella un colore di sfondo giallo, e nella sezione Motivo: stabilite un disegno formato da un retino di colore grigio al 75%. Confermate tramite il pulsante OK presente nella scheda. Tornerete alla Finestra di dialogo Formattazione condizionale. Dalla Finestra di dialogo Formattazione condizionale, se agite sul pulsante Aggiungi >>, la finestra si espanderà, presentandovi una nuova sezione, chiamata Condizione 2. Ripetete la procedura seguita per la Condizione 1, stabilendo le nuove condizioni. Se le celle dovessero presentare un valore minore di zero, alle celle sarà appliccata una formattazione che prevede caratteri in corsivo normale e in colore rosso, bordate in rosso, sempre con uno sfondo celeste e un motivo formato da linee inclinate grigie. (Per questi esempio abbiamo volutamente scelto una pesante formattazione, che restituisce risultati che potreste meglio verificare se questa pagina fosse stampata a colori e non in bianco e nero e toni di grigio). Figura 4.10.2 La Finestra di dialogo Formattazione condizionale Figura 4.10.3 La Sottofinestra di dialogo Formato celle 84 Confermiamo le nostre scelte tramite il tasto OK e osserviamo come apparirà la nostra tabella Dopo averne constatato il risultato (avete provato queste procedure?) , abbiamo un motivato ripensamento. Decidiamo che solo nella colonna G (la colonna che riassume la situazione Debiti-Crediti al termine del 1° Trimestre) vengano evidenziati i crediti superiori ai 600 Euro (quelli impostati nella Condizione 1), lasciando invece che vengano evidenziati i debiti. Selezioniamo l’intervallo celle D9:F9, richiamiamo la Formattazione condizionale, e dalla sua Finestra di dialogo agiamo sul pulsante Elimina... , che richiamerà la Sottofinestra Elimina formato condizionale. Figura 4.10.4 La Sottofinestra di dialogo Elimina formato condizionale Dalla nuova sottofinestra Elimina formato condizionale decidiamo di eliminare la Condizione 1. Chiudiamo la Finestra Elimina formato condizionale agendo sul pulsante OK, chiudiamo la Finestra di dialogo Formattazione condizionale, sempre agendo sul pulsante di conferma OK, e osserviamo il risultato del nostro lavoro. Figura 4.10.5 La tabella Recupero crediti (sottoposta alla Formattazione condizionale) 85 4.11 Protezione delle Celle, del Foglio di lavoro e della Cartella di lavoro Per diversi motivi può rivelarsi opportuno proteggere alcune (se non tutte) le celle presenti nel vostro Foglio di lavoro. Uno di questi validi motivi è che volete proteggere le celle che contengono dati e soprattutto formule da sovrascritture accidentali, causate da voi o da altri. E’ possibile proteggere l’intero Foglio di lavoro, e persino l’ntera Cartella di lavoro (che può contenere diversi fogli). Una volta protetti Foglio e Cartelle di lavoro saranno solo consultabili, a meno di rimuovere le protezioni inserite, cosa permessa solo dopo aver inserito la Password richiesta (naturalmente se questa è stata impostata). Protezione delle celle Il vostro Foglio di lavoro, se desiderate, può essere utilizzato da altri utenti, i quali dovranno limitarsi a inserire gli opportuni dati che il Foglio si incaricherà di elaborare. Per questo dovete evitare che, sia pur inavvertitamente, questi utenti sovrascrivano celle contenenti formule, rendendo di fatto l’intero Foglio di lavoro inutilizzabile (questierrori possono capitare, per disattenzione, perfino a voi che del Foglio siete gli autori, e non sempre è facile ricordarsi quali formule dovrete reinserire per ripristinare il suo corretto funzionamento). Vediamo la procedura da seguire per proteggere le sole Celle E buona norma selezionare l’intero Foglio di lavoro, e seguendo la procedura qui in seguito descritta, impostare tutte le celle come non bloccate. In seguito selezionate tutte le celle che intendete bloccare, e ripetete la procedura che imposterà la protezione desiderata. Dalla Barra dei menu selezionate il menu Formato, da questo menu selezionate l’opzione Celle. Verrà visualizzata la Finestra di dialogo Formato celle. La Finestra di dialogo presenta diverse schede (ne abbiamo accennato al paragrafo 4.9. “Formattazione delle celle”. Selezionate l’ultima di queste schede (la scheda Protezione). Figura 4.11.1 La Finestra di dialogo Formato celle (scheda Protezione) Da questa scheda potete decidere, spuntando le relative caselle, se la cella o le celle selezionate devono essere nascoste oppure (quello che a noi interessa) bloccate. 86 Le cella protette (e solo queste) non saranno più modificabili, sempre che abbiate protetto l’intero Foglio. Confermate le vostre scelte tramite il pulsante OK. La protezione delle celle non richiede una Password (nemmeno facoltativa), per rimuovere le protezioni dovete di nuovo richiamare la scheda Protezione (seguendo la già descritta procedura) e togliere dalle opzioni selezionate i segni di spunta). Protezione del Foglio di lavoro Come è possibile impedire l’accesso di un utente ad alcune celle, così è possibile proteggere l’intero Foglio di lavoro. Ecco la procedura da seguire: Dalla Barra dei menu selezionate il menu Strumenti, e da questo l’opzione Proteggi foglio... Verrà visualizzata la Finestra di dialogo Proteggi foglio. La Finestra di dialogo vi richiederà se volete proteggere il vostro Foglio di lavoro tramite una Password (che non dovrete dimenticare!). Confermate la vostra scelta con il pulsante OK. Se decidete di utilizzare una Password, vi sarà chiesto, tramite la Sottofinestra di dialogo Conferma password, di ripeterla, per conferma. Fate attenzione, le Password riconoscono le maiuscole dalle minuscole! Da questo momento nessun utente potrà modificare una sola cella del vostro Foglio di lavoro (nemmeno voi!) a meno di non rimuovere la protezione impostata (sempre se l’utente è a conoscenza dell’eventuale password posta a protezione del Foglio. Naturalmente se il vostro Foglio di lavoro deve essere utilizzato da altri utenti (e non solo visualizzato) potrete concedergli l’accesso sia alle celle bloccate (che potrà selezionare ma non modificare) che alle celle non bloccate (dove potrà liberamente inserire i suoi dati). Per fare questo, nella Finestra di dialogo Proteggi foglio nella sezione Permetti a tutti gli utenti della cartella di lavoro di: occorrerà contrassegnare con un segno di spunta tutte le opzioni concesse all’utente (in genere spunteremo le caselle “seleziona celle bloccate” e “selezione celle non bloccate” (confermate, come sempre, le vostre scelte agendo sul pulsante OK. Se desiderate rimuovere definitivamente la Password impostata (sempre che ve la ricordiate!) dovete seguire la seguente procedura: Dalla Barra dei menu selezionate il menu Strumenti, e da questo l’opzione Rimuovi protezione foglio. Verrà visualizzata la Finestra di dialogo Rimuovi protezione foglio, dove potete inserire la Password richiesta. Se inserirete una Password errata, Excel vi avviserà dell’impossibilità di rimuovere la protezione tramite un opportuno messaggio. Figura 4.11.2 La Finestra di dialogo Proteggi foglio 87 Protezione della Cartella di lavoro Abbiiamo visto che è possibile proteggere alcune Celle, oppure l’intero Foglio di lavoro, ma potete, se volete, proteggere l’intera Cartella di lavoro (il vostro documento, anche se composto da più Fogli). La procedura da seguire è semplice e rapida: Dalla Barra dei menu selezionate il menu Strumenti, e da questo l’opzione Proteggi cartella di lavoro. Verrà visualizzata la Finestra di dialogo Proteggi cartella di lavoro. La Finestra di dialogo vi richiederà se volete proteggere la Cartella di lavoro per la sua Struttura o per le sue Finestre (o per entrambi gli elementi). Spuntate le opzioni desiderate e confermate tramite il tasto OK. Naturalmente anche per la protezione dell’intera Cartella di lavoro potete impostare una vostra Password (facoltativa) Se decidete di utilizzare una Password, vi sarà chiesto di ripeterla, per conferma. Fate attenzione, le Password riconoscono le maiuscole dalle minuscole! Se desiderate rimuovere definitivamente la Password impostata (sempre che ve la ricordiate!) dovete seguire la seguente procedura: Dalla Barra dei menu selezionate il menu Strumenti, e da questo l’opzione Rimuovi protez. cartella di lavoro. Verrà visualizzata la Finestra di dialogo Rimuovi protez. cartella di l..., dove potete inserire la Password richiesta. Se inserirete una Password errata, Excel vi avviserà dell’impossibilità di rimuovere la protezione tramite un opportuno messaggio. Figura 4.11.3 La Finestra di dialogo Proteggi cartella di lavoro 88 4.12 Ricerca dei collegamenti tra le celle Spesso sentiamo l’esigenza di rintracciare i collegamenti tra le celle che formano il nostro foglio di lavoro. Queste ricerche possono essere effettuate per vari motivi: Non ci ricordiamo bene come operano le formule da noi stesse realizzate, vogliamo comprendere come agiscono formule composte da altri, oppure vogliamo capire cosa c’è di sbagliato nelle nostre formule, perchè non ci restituiscono il risultato atteso, o contengono errori tali da bloccare i calcoli che dovrebbero effettuare. Osserviamo la tabella Ordinativi clienti qui sotto riportata a titolo di esempio. (Questa tabella è presente nel file Esempi_Tabelle.xls. Se non possedete questo file, provate a ricrearla, tenendo presente che nelle celle delle colonne “IVA 20%” , “Importo ivato” e nelle celle risrvate ai totali non dovete semplicemente inserire i dati visualizzati, ma le formule che questi dati restituiscono. Figura 4.12.1 La tabella di esempio Ordinativi clienti Celle precedenti e celle dipendenti Per celle precedenti si intendono le celle alle quali fanno riferimento le formule che intendiamo verificare. Ad esempio nella nostra tabella che abbiamo preso come esempio (la tabella Ordinativi clienti, Figura 4.12.1) la cella E6 contiene la formula =D6*20/100 (formula che restituisce l’IVA applicata all’importo dell’ordine effettuato dal signor Rossi). Rispetto alla cella E6, la cella D6 è quindi una cella precedente. Le celle dipendenti , al contrario, sono quelle che per i loro calcoli fanno riferimento ad altre celle. La cella E6, come abbiamo visto, contiene la formula =D6*20/100. Rispetto alla cella D6, la cella E6 è quindi una cella dipendente. 89 Ricerca delle celle dipendenti Figura 4.12.1a La tabella di esempio Ordinativi clienti - Ricerca celle dipendenti Supponiamo di voler rintracciare le celle dipendenti dalla cella D6 (relativa all’importo dell’ordine effettuato dal signor Rossi Franco). Entreremo nel dettaglio, con il rischio di sembrare prolissi. Cicchiamo sulla cella D6, rendendola così “attiva” (una cella resa “attiva” mostra un minuscolo quadratino nero nel suo angolo inferiore destro). Clicchiamo sull’icona Individua dipendenti (la terza icona nella Barra strumenti Verifica formule). Potremo notare due frecce, che partendo dalla celle selezionata (D6) indicano la cella E6 (relativa all’IVA del 20% applicata all’importo dell’ordine del signor Rossi, e successivamente alla cella F6 (che restituisce l’importo ivato, sempre dell’ordine del signor Rossi). Sia al cella E6 che la cella F6 per eseguire i loro calcoli devono riferirsi alla cella D6. Abbiamo rintracciato due celle dipendenti dalla cella attiva. Clicchiamo ancora sull’icona Individua dipendenti, e vedremo comparire un’altra freccia che partendo dal’ultima cella individuata (la cella F6 relativa all’importo ivato dell’ordine effettuato dal signor Rossi), punta alla cella F11 (che riporta il totale fatturato nel mese di marzo). Abbiamo indivuato un’altra cella dipendente. Eseguiamo un altro clic sull’icona Individua dipendenti, e vedremo comparire un’altra freccia che sempre partendo dall’ultima cella individuata (la cella F11 relativa all’importo ivato dell’ordine effettuato dal signor Rossi), punta alla cella H3 (che riporta il totale fatturato nel primo trimestre dell’anno 2009). Abbiamo indivuato un’altra cella dipendente. Clicchiamo ancora sull’icona Individua dipendenti.... un sordo “click” audio proveniente dal nostro computer ci segnalerà che la ricerca è terminata. Impossibile risalire oltre, la cella H6 non ha altre celle precedenti. Proviamo ad eseguire un’altra ricerca di celle dipendenti, selezionando la cella I11 (relativa all’importo totale fatturato nei mesi precedenti). Possiamo notare che la ricerca termina subito. Oltre alla cella H3 (che riporta il totale fatturato nel primo trimestre dell’anno 2009), la cella I11 non ha altre celle dipendenti. Eseguite le ricerca è possibile cancellare tutte le frecce dipendenti che puntano a una cella selezionandola, e successivamente cliccando sull’icona Rimuovi frecce dipendenti (la quinta della Barra strumenti Verifica formule). Ad ogni clic sull’icona la situazione delle frecce visualizzate tornerà indietro di un passo. 90 Ricerca delle celle precedenti Figura 4.12.1b La tabella di esempio Ordinativi clienti - Ricerca celle precedenti Supponiamo di voler rintracciare le celle precedenti rispetto alla cella H13 (Totale fatturato I trimestre 2009). Anche qui entreremo nel dettaglio, sempre con il rischio di sembrare prolissi. Cicchiamo sulla cella H13, rendendola così “attiva” (una cella resa “attiva” mostra un minuscolo quadratino nero nel suo angolo inferiore destro). Clicchiamo sull’icona Individua precedenti (la seconda icona nella Barra strumenti Verifica formule). Potremo notare due frecce, che partendo dalla celle F11 (che riporta il totale fatturato nel mese di marzo) e dalla cella I11 (che riporta il totale dell’importo fatturato nei mesi precedenti) conducono alla cella selezionata (il totale del fatturato relativo all’intero primo trimestre dell’anno 2009). Abbiamo rintracciato due celle precedenti la cella attiva. Un ulteriore clic sull’icona Individua precedenti, e vedremo che altre freccie conducono i dati contenuti nelle celle F6:F9 (gli importi ivati) alla cella F11 (il totale del fatturato del mese di marzo), e i dati contenuti nelle celle I6:I9 (gli importi fatturati nei mesi precedenti) alla cella I11 (che riporta il totale dell’importo fatturato nei mesi precedenti). Siamo risaliti di un passo, e abbiamo rintracciato altre celle precedenti. Ancora un clic, sempre sull’icona Individua precedenti, e risalendo di un’altro passo, potremo notare altre frecce, che partendo dalle celle presenti nella colonna D “Importo Ordine” e passando per le celle presenti nella colonna E (Iva 20%) confluiscono nelle celle della colonna F (importo ivato). Ancora un clic (il quarto!), sempre sull’icona Individua precedenti e, sempre risalendo di un’altro passo, potremo notare che le frecce che partendo le celle presenti nella colonna D “Importo Ordine” puntano alle celle presenti nella colonna E (Iva 20%). Ancora un clic.... un sordo “clic” audio proveniente dal nostro computer ci segnalerà che la ricerca è terminata. Impossibile risalire oltre, la cella H13 non ha altre celle precedenti. Eseguita la ricerca è possibile cancellare tutte le frecce precedenti che puntano a una cella selezionandola, e successivamente cliccando sull’icona Rimuovi frecce precedenti (la terza della Barra strumenti Verifica formule). Ad ogni clic sull’icona la situazione delle frecce visualizzate tornerà indietro di un passo. 91 Osservazioni sulla ricerca delle celle precedenti e dipendenti Aggiungiamo qualche osservazione riguardo le celle precedenti e le celle dipendenti (prestate particolare attenzione alla prima di queste osservazioni). Nella ricerca delle celle precedenti e dipendenti Excel rintraccia celle che possono situarsi in diversi fogli della cartella di lavoro attiva, e persino in altre cartelle di lavoro. Excel segnala queste celle rappresentando le linee di controllo tratteggiate, mentre le loro frecce terminali puntano su una icona rappresentante una cartella di lavoro. Cliccando su questa icona nella Barra della formula potete leggere la formula contenuta nella cella, con il riferimento alla Cartella che contiene il Foglio di lavoro nel quale è inserita la cella dipendente (il nome della Cartella è racchiuso tra parentesi quadre), il nome di questo Foglio di lavoro (seguito da un punto esclamativo), ed infine le coordinate della cella dipendente. Un esempio: =SOMMA(D3:D6)+E3+[Cartella Incassi]Foglio Incassi 2009!$C$3 Dove: =SOMMA(D3:D6)+E3+ (Formula contenuta nel nostro Foglio di lavoro) [Cartella Incassi] (Nome della Cartella alla quale appartiene il Foglio di lavoro che contiene la cella dipendente) Foglio Incassi 2009! (Nome del Foglio di lavoro contenuto in questa cartella) $C$3 (Coordinate assolute della cella dipendente) - (Che può a sua volta contenere altre formule). Le linee di controllo (le frecce) delle celle dipendenti puntano al di fuori della cella selezionata (contenente la formula da verificare), mentre le linee di controllo delle celle precedenti puntano direttamente alla cella della formula. Se (a seconda della ricerca effettuata) per la cella selezionata non esistono celle dipendenti o celle precedenti, Excel segnalerà il fatto con un opportuno messaggio. Se il computer risponde con un sordo ”click” audio al cliccamento eseguito sulle icone Individua precedenti, Rimuovi frecce precedenti, Individua dipendenti, Rimuovi frecce dipendenti, questo fatto segnala che la ricerca non può avanzare o retrocedere di altri passi. Mentre le icone che mostrano la relazioni trale celle precedenti e la cella selezionata o tra la cella selezionata e le sue celle precedenti riportano tra le celle un segno + (più), le icone che mostrano che le frecce indicanti queste relazioni saranno cancellate riportano un segno - (meno). Per rimuovere tutte le frecce frecce presenti sul nostro foglio di lavoro basta cliccare sulla sesta icona della Barra strumenti Verifica formule (l’icona Rimuovi tutte le frecce, che rappresenta una gomma e alcune frecce). Se il computer dopo aver cliccato sull’icona Rimuovi tutte le frecce non trova altre frecce da rimuovere, Excel segnalerà il fatto con un opportuno messaggio. 92 4. 13 Il riempimento automatico Se introduciamo in una cella un dato, e se questo dato viene riconosciuto da Excel come parte di una lista precostituita, il programma può automaticamente inserire nelle celle adiacenti i dati riconosciuti come un logico proseguimento dell’elenco impostato. La selezione delle celle adiacenti alla cella di partenza (nelle quali deve proseguire l’elenco) può essere effettuata sia sulla stessa riga sia sulla stessa colonna. Questa comoda possibilità offerta da Excel è chiamata Riempimento automatico. Cerchiamo di capire quali possibilità offre questa funzione (provate, come sempre, a ricreare gli esempi che seguono in un vostro documento Excel, seguendo passo per passo le procedure indicate). Creiamo una piccola tabella, composta da due sezioni, come quella mostrata nella Figura 4.13.1 Nella prima sezione sono presenti solo quattro celle contenenti dati, disposte su una sola colonna (la colonna B). Nella seconda sezione le celle contenenti dati sono otto, disposte su due colonne (la colonna B e la colonna C). Bordiamo ogni cella contenente un dato, e per il suo contenuto prevediamo l’opzione allineamento centrato. Nella tabella visualizzata nella Figura 4.13.1 le righe contenenti dati sono state separate da righe vuote e con un’altezza ridotta (questo soltanto per chiarezza grafica, potete lasciare o meno questa altezza invariata, ma non cambiate le coordinate delle celle, per non perdere i riferimenti al testo esplicativo seguente). Nella prima sezione inseriamo nella celle B2, B4, B6, B8 le voci “Lunedì”, “Gennaio”, “01/01/07”, “1” (non includete le virgolette, inserite nel testo solo per chiarezza grafica). Nella seconda sezione inseriamo ora nelle celle B10, B12, B14, B16 le voci “Lunedì”, “Gennaio”, “01/01/07”, “5”, e nelle celle C10, C12, C14, C16 inseriamo le voci “Mercoledì”, “Aprile”, “01/04/07”, “10”. Figura 4.13.1 Tabella di esempio per la funzione Riempimento automatico Selezioniamo una delle celle presenti nella prima sezione della nostra tabella, ad esempio la B2, contenete il dato “Lunedì”. Noteremo nell’angolo inferiore destro della cella un piccolo quadratino, chiamato, per la sua funzione, “handle” (maniglia). “Lunedì” rappresenta il primo elemento di un elenco che vogliamo estendere automaticamente alle celle successive, (proseguendo, in questo caso, nella stessa riga). Abbiamo già selezionato, con un clic del mouse, la cella B2. Ora clicchiamo sulla sua “maniglia” e tenendo premuto il tasto del mouse espandiamo la selezione, mantenendoci sulla stessa riga, fino ad esempio alla cella I2. Non appena il tasto del mouse è rilasciato, le celle successive alla prima (“Lunedì”) si riempiranno automaticamente con le voci “Martedì”, “Mercoledì”… giunti a “Domenica” l’elenco riprenderà con “Lunedì”… 93 Resta da chiarire che in questo caso la funzione di Riempimento automatico è resa possibile unicamente dal fatto che la voce “Lunedì” è dal programma riconosciuta come appartenente a uno degli elenchi precostituiti per questa funzione. Ripetiamo lo stesso procedimento, espandendo gli elenchi partendo dalle celle B4, B6, B8 (tutte queste celle contengono elementi appartenenti agli elenchi precostituiti automaticamente riconosciuti). Una importante precisazione: quando una cella di partenza contiene un valore numerico, come quello presente nella cella B8, dovete espandere la selezione tenendo premuto, oltre il tasto sinistro del mouse, il tasto CTRL (in caso contrario la cella selezionata verrà semplicemente ricopiata). Dovremmo ottenere una tabella come quella qui sotto mostrata(la tabella si ferma alla colonna I, ma voi potete espanderla fino alla colonna che più vi aggrada, per poter osservare come un elenco, una volta terminato, riprenda dall’inizio). Figura 4.13.2 La funzione Riempimento automatico (applicata alla prima sezione della nostra tabella.) Passiamo al riempimento automatico della seconda sezione della nostra tabella, questa volta espandendo la nostra selezione partendo non da una cella, ma da due. Selezioniamo quindi le due celle adiacenti B10 e C10, contenenti i dati “Lunedì” e “Mercoledì”. Anche in questo caso l’area selezionata, racchiusa da un bordo, mostrerà nell’angolo inferiore destro il piccolo quadratino nero che abbiamo chiamato “maniglia”. La procedura non cambia. Clicchiamo sulla “maniglia”, e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse espandiamo la selezione fino ad includere la colonna I. Il programma riconosce che le celle di partenza che servono da base per il riempimento automatico contengono dati separati da un intervallo da noi preordinato (un giorno per le celle B10 e C10, un trimestre per le celle B12 e C12, sette giorni per le celle B14 e C14), 5 unità per le celle B16 e C16. Nel completare il riempimento automatico il programma terrà conto di questi intervalli preordinati tra il contenuto di una cella e il contenuto di una cella successiva. 94 Ripetiamo lo stesso procedimento, espandendo gli elenchi partendo dalle celle B12-C12, B14-C14, B16-C16 (per questo ultimo riempimento basato su due celle di partenza, anche se numeriche, non occorre mantenere premuto il tasto CTRL nel selezionare l’area da riempire). Figura 4.13.3 La funzione Riempimento automatico (applicata alla prima e alla seconda sezione della nostra tabella) Alcune proprietà della funzione Riempimento automatico Gli elenchi riconosciuti per default dal programma comprendono i giorni della settimana, i mesi dell’anno, le date, e valori numerici. Ricordate che se operate con valori numerici dovete espandere la selezione tenendo premuto il tasto CTRL (Control). Se tenete premuto il tasto CTRL operando su dati non numerici, il dato presente nella cella di partenza verrà semplicemente ricopiato nelle celle successive. Potete iniziare il riempimento automatico con un dato presente negli elenchi riconosciuti, non necessariamente con il primo della lista. Potete, ad esempio, comporre un elenco partendo da “Febbraio”, o da “Mercoledì”. Il programma riconosce le abbreviazioni di giorni e mesi, potete inserire “Gen” invece di “Gennaio”, “Lun” invece di “Lunedì”. Potete scrivere il dato di partenza del vostro elenco in minuscolo, o in maiuscolo, o con la sola iniziale maiuscola. Il riempimento automatico manterrà la stesso stile da voi impostato. Le date possono essere inserite nei vari formati consentiti dal programma (es. 01/01/07, 1 gennaio 2007, ecc.). Le celle riempite automaticamente manterranno la stessa formattazione della prima, compreso il tipo e l’altezza del carattere, il suo allineamento e i suoi attributi (grassetto, corsivo, ecc.), il colore del testo o dello sfondo, l’eventuale bordo applicato alla cella. Il riempimento automatico agisce sia per righe che per colonne. Se il trascinamento della cella selezionata parte da destra verso sinistra, o dal basso verso l’alto, il completamento dell’elenco impostato avverrà in ordine decrescente (“Dicembre”, “Novembre”, “Ottobre”…). La base per il riempimento automatico può essere costituita da due celle adiacenti (sulla stessa riga o sulla stessa colonna). Il contenuto delle celle può essere separato da un dato intervallo, che verrà mantenuto nel riempimento automatico dell’area selezionata. 95 Gli elenchi personalizzati per il Riempimento automatico Abbiamo visto che la funzione Riempimento automatico può essere applicata soltanto se la voce che serve da partenza per proseguire l’elenco nelle celle successive è riconosciuta come appartenente ad un elenco precostituito. Fortunatamente, Excel offre la possibilità di creare un nostro elenco personalizzato, creato per le nostre esigenze, contenente ad esempio voci di un catalogo, o di un indirizzario. La procedura da seguire per la realizzazione di un elenco personalizzato è la seguente: Dal menu Strumenti selezionare la voce Opzioni… Apparirà il pannello Opzioni, contenete diverse cartelle, dal quale occorre aprire quella denominata Elenchi. Questa cartella mostra tre finestre, una di selezione e due di dialogo, e diversi pulsanti. Nella finestra di destra (Voci di elenco: ) inserite gli elementi di una vostra lista, separati da una virgola e da uno spazio (o più semplicemente da un Invio). Una volta compilata la lista, cliccando sul tasto Aggiungi l’elenco personalizzato passerà nella finestra di sinistra (Elenchi personalizzati: ). Quando un elenco è presente nella finestra di sinistra, cliccando su di esso sarà visualizzato anche nella finestra di destra, nella quale potete modificarlo, o eliminarlo cliccando sul pulsante Elimina (è possibile modificare o eliminare solo i vostri elenchi personalizzati, non quelli presenti per Default). Esiste la possibilità di creare un elenco personalizzato selezionando voci presenti nelle celle preesistenti in un foglio di lavoro, posizionandosi nella finestra Importa elenco dalle celle:, selezionando il campo di celle che dovrà costituire il vostro elenco e dando conferma tramite il pulsante Importa. Figura 4.13.4 La funzione Opzioni per il Riempimento automatico 96 4.14 Riferimenti relativi e riferimenti assoluti alle celle Figura 4.14.1 Tabella preparatoria, base per gli esempi Osserviamo questa semplicissima tabella, meglio ancora, ricreatela come esercizio in un vostro documento Excel. Se scegliete questa soluzione, ricostruirtela esattamente come appare in figura, (è alle coordinate riga-colonna delle celle presenti in figura, che il testo farà d’ora in poi riferimento). Nelle celle lasciate volutamente vuote (tutte relative a prezzi) dovremo inserire tutte le formule necessarie per il completamento della tabella. Iniziamo. Non dovreste avere nessuna difficoltà nel completare le prime tre celle vuote presenti nella colonna E, nelle quali dovrà comparire il pezzo totale, in euro, dei lotti “Matite”, “Quaderni” e “Gomme”. Il prezzo totale del lotto matite sarà evidentemente dato dal numero di matite acquistate per il costo unitario di una singola matita. La formula da applicare nella cella E6 sarà quindi la seguente: =C6*D6. Lo stesso procedimento vale per gli articoli successivi. Il prezzo totale del lotto quaderni (da inserire nella cella E7) dovrà essere calcolato applicando la formula =C7*D7, quello del lotto gomme (presente nella cella E8), applicando la formula =C8*D8, Come già dovreste sapere, si possono inserire direttamente queste formule nelle celle E6, E7, E8 procedendo cella per cella, ma seguiremo un metodo diverso. Copiamo la formula =C6*D6 , inserita nella cella E6, e incolliamola nelle rimanenti celle E7 e E8, utilizzando le funzioni Copia e Incolla. Il programma stesso, riconoscendo che la formula è stata ricopiata in righe diverse da quelle di partenza, si incarica di apportare le necessarie modifiche alle coordinate delle celle interessate ai calcoli che dovrà eseguire dalle nuove posizioni. Per esempio la formula presente nella cella E6, una volta incollata nella cella sottostante, sarà modificata in modo da incrementare di un passo i riferimenti al nuovo numero di riga delle celle contenenti i dati da moltiplicare (i riferimenti alle colonne restano invariati). La formula incollata nella cella E7, da =C6*D6, diventa quindi =C7*D7, quella incollata nella cella E8, da =C6*D6 diventa =C8*D8. Non solo, se dovessimo inserire una o più righe tra quelle già presenti nella tabella, e/o una colonna o più colonne tra quelle esistenti, tutte le coordinata alle celle interessate ai calcoli saranno automaticamente aggiornate. 97 Abbiamo applicato nelle formule dei riferimenti relativi alle celle coinvolte nei calcoli. Prestiamo ora attenzione alla cella F6, che dovrebbe contenere il prezzo totale del lotto matite, espresso in dollari. La formula da utilizzare sarà la seguente =E6*C10 (nella cella C10 è contenuto il fattore di cambio euro-dollaro). Se per ottenere il prezzo in dollari del lotto quaderni e del lotto gomme incolliamo questa formula nelle celle F7 e F8, in queste celle, invece del risultato corretto, apparirà un risultato inatteso: la cifra 0,00 (provate a eseguire questa procedura scorretta). Cosa è successo? Dove abbiamo sbagliato? Come abbiamo visto, quando una formula viene incollata nella stessa colonna in una riga diversa (per esempio la formula contenuta nella cella F6 viene incollata nella cella F8 (per calcolare il prezzo totale del lotto gomme espresso in dollari), vengono adeguati automaticamente i riferimenti alle celle interessate ai calcoli richiesti. La formula (in modo scorretto) varierà il suo contenuto da =E6*C10 a =E8*C12. Qui sta l’errore. Se è vero che il riferimento alla cella presente nella colonna E (Prezzo totale in euro) deve essere incrementato di due posizioni (passando da E6 a E8), il riferimento alla cella C10 (il fattore di conversione euro/dollaro) deve restare invariato (o punterà a una cella contenente un valore errato o inesistente). Il riferimento alla cella C10 è un riferimento assoluto. Per indicare questo tipo di riferimento il segno $ (dollaro) deve precedere i riferimenti alle righe o alle colonne (o a entrambe) che devono restare invariati. La formula da inserire nella cella E6, per non perdere i riferimenti alla cella C10 una volta copiata e incollata nelle celle E7 e E8, non dovrà essere inserita nella forma =E6*C10, ma nella forma =E6*$C$10 (che incollata nella cella E7 si adeguerà automaticamente in =E7*$C$10, se incollata nella cella E8 in E8*$C$10. Abbiamo questa volta applicato nelle formule dei riferimenti assoluti alla cella C10 coinvolta nei calcoli. Riassumendo, i riferimenti relativi contenuti in una cella(ad es =B3) si adattano automaticamente quando vengono copiati in un’altra cella, riconoscendo che devono puntare a una diversa riga della medesima colonna, o a una diversa colonna della medesima riga, mentre i riferimenti assoluti puntano alla stessa cella indicata nella formula originale (es. =$B$3). Considerando poi che esistono riferimenti misti (relativi per le colonne e assoluti per le righe (es. =B$3) o assoluti per colonne e relativi per le righe (es. =$B3), qualcuno potrà sentirsi un poco confuso (e con ragione...). Quando poi occorre inserire in molte celle il simbolo del riferimento assoluto ($), o quando occorre modificare riferimenti esistenti, è facile posizionare questo segno nelle posizioni sbagliate, o sovrascrivere numeri o lettere che nelle formule indicano riferimenti a righe e colonne, con conseguenze imprevedibili. Fortunatamente Excel ci fornisce una comoda scorciatoia di tastiera. Cliccando su un riferimento (prendiamo per es. ancora la formula =B3), e premendo il tasto funzione F4, il riferimento passerà, ad ogni pressione del tasto, da relativo a misto (nelle sue due forme), da misto a assoluto (sceglieremo, nell’esempio, tra =B3, =$B3, =B$3, =$B$3 ...) il riferimento più opportuno. 98 Non resta che calcolare il prezzo totale dell’ordine, espresso in euro, (cella E12), e espresso in dollari (cella E13). Le formule da inserire saranno rispettivamente =SOMMA(E6:E8) e =SOMMA(F6:F8). La tabella, una volta completata, se non abbiamo commesso errori avrà ora il seguente aspetto: Figura 4.14.2 Calcoli eseguiti con riferimenti assoluti 99 4.15 Riferimenti indiretti alle celle Oltre ai riferimenti relativi e assoluti alle celle, esiste un altro tipo di riferimento: Il riferimento indiretto. Questo tipo di riferimento non è di immediata comprensione. In pratica si fa riferimento a una cella che contiene l’indirizzo di un’altra cella, e restituisce il contenuto di quest’ultima. Figura 4.15.1 - Tabella di esempio per Riferimenti indiretti alle celle A 1 2 3 4 5 6 B Codice Cliente C3 C4 5 6 C D E F Nome Cliente Rossi Verdi Bianchi Neri La sintassi richiesta per questa funzione è la seguente: =INDIRETTO(riferimento cella) Vediamo, riferendoci alla semplice tabella soprastante, alcuni esempi del suo modo di operare. =INDIRETTO(B3) legge il contenuto nella cella B3 (il riferimento alla cella C3) e restituisce il dato contenuto in quest’ultima cella (Rossi). =INDIRETTO(B4) legge il contenuto nella cella B4 (il riferimento alla cella C4) e restituisce il dato contenuto in quest’ultima cella (Verdi). La sintassi richiesta per il riferimento indiretto può presentare un’altro aspetto: =INDIRETTO(rif colonna & riferimento cella) =INDIRETTO(“C”&B5) legge il contenuto nella cella B5 (il valore 5), considerando questo valore come numero di riga, e cerca, in questa riga, il dato contenuto nella colonna C (Bianchi). Noterete che nella formula il riferimento alla colonna è racchiuso tra virgolette, e che tra il riferimento alla colonna e il riferimento alla cella contenente il numero di riga a cui riferirsi è posto l’operatore di concatenamento &. I Riferimenti indiretti possono rivelarsi utili quando ci si deve riferirsi a dati contenuti in un elenco, che potranno essere rintracciati sapendo in quale riga e in quale colonna sono collocati. La tabella visibile nella Figura 4.15.2 potrà servirci da esempio. 100 Figura 4.15.2 - Esempio dell’impiego di riferimenti indiretti applicati a un elenco A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Ins Cod > Ins Cod > B Codice C D E Azienda “La Botte” - Indirizzario Clienti Cognome Nome Residenza 1 2 3 4 5 6 7 8 Angelini Bianchi Giusti Prandi Rossi Rossi Sala Salvi 5 5 Rossi Rossi Carlo - Milano Mario Carlo Franco Gianni Franco Mario Anselmo Angelo F Arona Angera Milano Somma L. Varese Arona Sesto C. Varese Un impiego che potrebbe richiedere l’utilizzo di riferimenti indiretti potrebbe essere quello mostrato nella tabella soprastante. La tabella mostra un elenco composto da alcuni nominativi, contrassegnati da un codice. Per ogni nominativo la tabella stabilisce nome, cognome e località. Si desidera, inserendo nella cella B12 (evidenziata con un doppio bordo) il codice corrispondente al nominativo prescelto, evidenziare, nella lunga cella C12 questo nominativo. Prendiamo per esempio il nominativo “Rossi”, contrassegnato dal numero di codice 5. La sintassi che utilizzeremo è la seguente: =INDIRETTO(“colonna” & cella inserimento codice + sfasamento righe) Esaminiamo in dettaglio la formula che prenderemo come esempio, che inseriremo nella lunga cella C12 (in queste descrizioni trascureremo parentesi e separatori) =INDIRETTO(“C” & B12+2) , dove: =INDIRETTO Tipo di riferimento “C” Riferimento alla colonna contenente l’elenco dei cognomi & Operatore di concatenamento B12 Riferimento alla cella nella quale devono essere inseriti i codici di ricerca +2 Sfasamento di riga (numero riga contenente la prima voce dell’elenco - 1) (questo numero può essere omesso se il numero di riga della prima voce dell’elenco è uguale a 1) Ora, dopo aver inserito nella cella B13 il codice corrispondente al nominativo cercato, useremo una formula più complessa, che inseriremo nella lunga cella C13 (che ne visualizza il risultato). =INDIRETTO("E"&C13+2)&" "&INDIRETTO("F"&C13+2)&" - &INDIRETTO("G"&C13+2) Ripetiamo la formula, inserendo, per comodità di lettura, degli spazi tra un elemento e l’altro che la compongono. Cercate di comprendere, passo per passo, il suo modo di operare. =INDIRETTO ( "E" & C13+2 ) & " " & INDIRETTO ( "F" & C13+2 ) & " - “ & INDIRETTO ( "G" & C13+2 ) 101 4.16 Riferimenti Nominali e Nomi applicati alle celle In quese pagine abbiamo parlato di riferimenti relativi, riferimenti assoluti e riferimenti indiretti. Esiste una altro tipo di riferimento, che potremmo chiamare, in mancanza di un termine specifico, Riferimento nominale. Questo tipo di riferimento si basa sul fatto che Excel permette di applicare un nome ad una cella, o a un intero intervallo di celle, e usare questo Nome nelle formule e nei riferimenti (per non confonderci, d’ora in poi, scriveremo “Nome” con l’iniziale maiuscola). Chiamando una cella o un intervallo di celle con un Nome, invece che con le sue coordinate, le formule risultano più comprensibili. Per esempio potremmo scrivere in una formula =(B3*C3)-D3, ma certamente questa risulterebbe di più immediata comprensione se fosse scritta =(Prezzo_unitario*Quantità)-Sconto_fisso. L’utilità di queso tipo di riferimenti diventa più evidente quando il Nome viene applicato non a una cella singola, ma a un intero intervallo di celle. Assegnare un nome a una cella o a un intervallo di celle Utilizzo dei Nomi nelle formule Come esempio riprenderemo una tabella (o meglio, parte di questa) che già abbiamo incontrato nella figura 4.12.1: la tabella Ordinativi clienti. ricordiamo che i dati contenuti nella colonna E (Importo Ivato) e nella colonna F (IVA 20%) sono quelli restituiti dalle formule contenute nelle celle stesse). Figura 4.16.1 La tabella Ordinativi clienti Per prima cosa cerchiamo di applicare un Nome ai dati contenuti nella colonna D (Importo Ordine): Selezioniamo l’intervallo celle D6:D9 Dalla Barra dei menu selezioniamo il menu Inserisci, e dal suo sottomenu selezioniamol’opzione Definisci. 102 Si aprirà la Finestra di dialogo Definisci nome. La Finestra proporrà come Nome per l’intervallo selezionato il contenuto della cella posta immediatamente al di sopra dell’area selezionata (Se esiste. Nel nostro caso, come Nome proporrà l’intestazione di colonna “ordine”, che sostituiremo con il più adatto termine “Importo”. La cella Riferito a: presente nella Finestra di dialogo specificherà che il Nome “Importo” da noi specificato si riferisce al Foglio di lavoro corrente e dalle coordinate dell’intervallo celle selezionato (tenete presente che il nome di un Foglio di lavoro è sempre seguito da un punto esclamativo). La cella Riferito a: riporterà quindi la seguente indicazione: =Foglio1!$D4$D9. E’ sempre possibile, tranne la casella Riferito a: , selezionare un diverso intervallo di celle. Se tutto ci sembra corretto, aggiungiamo tramite l’apposito pulsante il Nome “ Importo ” agli altri nomi presenti nell’elenco visualizzato (se questi nomi già esistono). Passiamo alla colonna E (IVA 20%), e applichiamo a questa colonna la stessa procedura utilizzata per la colonna D (Importo ordine). Selezioniamo l’intervallo celle E6:E9, dalla Barra dei menu selezioniamo il menu Inserisci, dal suo sottomenu selezioniamo l’opzione Definisci.. La Finestra di dialogo Definisci nome non proporrà nessun Nome per l’intervallo selezionato (la cella posta immediatamente al di sopra dell’area selezionata non contiene intestazioni di colonna). Scegliamo, come Nome, il termine che più ci sembra adeguato, ad esempio, “ IVA ”. Nella cella E6 (relativa all’IVA applicata all’importo dell’ordine del signor Rossi), dove precedentemente abbiamo utilizzato la formula =D6*20/100 ora possiamo utilizzare la formula =Importo*20/100, e utilizzare la stessa formula, senza adeguamenti di riga e di colonna, alle restanti celle D7 ; D8 ; D9. Passiamo alla colonna F (Importo Ivato), e ripetiamo la stessa procedura utilizzata per la colonna D (Importo ordine) e E (IVA 20%). Selezioniamo l’intervallo celle F6:F9, dalla Barra dei menu selezioniamo il menu Inserisci, dal suo sottomenu selezioniamo l’opzione Definisci. La Finestra di dialogo Definisci nome questa volta proporrà come Nome il termine “Ivato” (termine riscontrato nella cella posta immediatamente al di sopra dell’area selezionata). Sostituiamolo con il Nome più indicativo, “ Importo_ Ivato ” (notate che se per un Nome vengono utilizzate due o più parole, queste devono essere unite dal segno _ ). Nella cella F6 (relativa all’Importo Ivato applicato all’importo dell’ordine del signor Rossi, dove precedentemente abbiamo utilizzato la formula =D6+E6 ora possiamo utilizzare la formula =Importo+IVA, e utilizzare la stessa formula, senza adeguamenti di riga e di colonna, alle restanti celle F7 ; F8 ; F9. Per calcolare il totale del fatturato del mese di marzo avevamo applicato alla cella F11 la formula =SOMMA(F6:F9), che ora possiamo sostituire con la formula =SOMMA(Importo_Ivato) 103 La Figura 4.16.1a mostra, nelle colonne E (IVA 20%) e F (Importo Ivato) le formule necessarie per completare la tabella, partendo dai dati già inseriti. Le formule applicate ricorrono ai classici riferimenti di cella relativi. Figura 4.16.1a La tabella Ordinativi clienti (formule con riferimenti di celle relativi) La Figura 4.16.1b mostra, nelle colonne E (IVA 20%) e F (Importo Ivato) le formule necessarie per completare la stessa, partendo dai dati già inseriti, applicando i riferimenti nominali alle celle. Figura 4.16.1b La tabella Ordinativi clienti (formule con riferimenti di celle Nominali) 104 4.17 Calcoli incrociati tra tabelle diverse Queste tabelle (in realtà possiamo considerarla come una sola tabella, composta da due distinte sezioni), mostra come calcolare l’incasso settimanale di un ipotetico museo, in base al numero dei visitatori e alla loro tipologia, e al prezzo del biglietto d’ingresso a loro applicato, variabile a seconda dei giorni di visita. Questa tabella è presente nel file Esempi_Tabelle.xls. Se non possedete questo file, provate come esercizio a ricrearla (rispettate le coordinate e il contenuto di ogni cella, per non perdere i riferimenti al testo che segue). Lasciate vuote, per ora, le celle con lo sfondo evidenziato, nella quale inseriremo di volta in volta le formule appropriate. Figura 4.17.1 Tabella preparatoria di esempio (per i calcoli incrociati tra tabelle diverse) Incominciamo con le cose più semplici. Per calcolare quante persone hanno visitato il museo nei giorni feriali, dovremo inserire nella cella C19 la formula =SOMMA(C15:C17). Per calcolare quante persone lo hanno visitato nei giorni prefestivi la formula da inserire nella cella D19 sarà naturalmente =SOMMA(D15:D17), Per i visitatori dei giorni prefestivi la formula da inserire nella cella E19 sarà =SOMMA(E15:E17). Potete inserire le formule cella per cella, oppure, dopo aver introdotto la prima formula nella cella C19, copiarla e incollarla nelle celle D19 e E19. (usando le funzioni Copia e Incolla). Per calcolare i visitatori dell’intera settimana (il risultato deve apparire nella cella E21) la formula da applicare sarà = SOMMA(C19:E19). Da notare che la funzione =SOMMA agisce anche su matrici di numeri. Nella cella E21 potete quindi utilizzare anche la somma matriciale =SOMMA(C15:E17). Per calcolare il totale dell'incasso settimanale del museo dobbiamo prima calcolare l'incasso settimanale per ogni tipologia di visitatore (che introdurremo nella colonna F "Incasso"). Prendiamo, come esempio di tipologia, i soli pensionati (l'incasso settimanale dei biglietti a loro venduti deve essere collocato nella cella F15). L'incasso settimanale è dovuto alla somma degli incassi dei biglietti acquistati nei giorni feriali, prefestivi e festivi. (Ogni incasso parziale è calcolato naturalmente in base ai biglietti venduti in quei giorni per il prezzi d’ingresso per quei giorni stabilito). 105 I pensionati hanno acquistato nei giorni feriali 84 biglietti a 3,40 euro, nei giorni prefestivi 24 biglietti a 3,20 euro, e nei giorni festivi 32 biglietti a 4 euro. La formula che restituisce l’incasso totale dovuto ai soli pensionati sarà quindi =84*3,40+24*3,20+32*4,00 euro, per un totale di euro. Da notare come le formule risultino più leggibili se si utilizzano le parentesi (anche quando non sono indispensabili). La formula diventa =(84*3,40+(24*3,20)+(32*4.00). La formula che introdurremo nella cella F15 non avrà questa forma, pur mantenendone la sostanza, e sarà basata sui riferimenti dinamici tra le celle che riportano i prezzi dei biglietti (in funzione del giorno di visita e la tipologia dei visitatori), e quelle che riportano il numero dei visitatori (in funzione della loro tipologia e del giorno di visita). Questa descrizione è forse troppo prolissa, ma necessaria per mostrare come due tabelle possono essere tra loro collegate. La formula applicata risulta più chiara: =(C15*C6)+(D15*D6)+(E15*E6), e dovrebbe restituirvi un incasso pari a 490,40 euro. Ripetiamo la procedura per l’incasso settimanale dovuto ai visitatori adulti (la formula da inserire nella cella F16 sarà naturalmente =(C16*C7)+(D16*D7)+(E16*E7), con risultato pari a 455,00 euro). L’incasso riguardante i bambini, da inserire nella cella F17, sarà dato dalla formula =(C17*C8)+(D17*D8)+(E17*E8) e risulterà di 79,00 euro. Anche in questo caso, una volta inserita nella cella F15 la formula che serve a calcolare l’incasso settimanale dovuto ai visitatori pensionati, per gli incassi settimanali dovuti agli adulti e ai bambini potete semplicemente copiare la formula, e incollarla nelle celle F16 e F17, senza doverla riscrivere. Non resta che calcolare il numero totale dei visitatori dell’intera settimana (cella E21), e nella riga successiva riportare nuovamente il totale dell’incasso settimanale (cella E22). Sapete naturalmente come fare... La tabella, una volta completata, se non abbiamo commesso errori avrà ora il seguente aspetto: Figura 4.17.2 Esecuzione di calcoli incrociati tra tabelle diverse 106 4.18 L’uso delle funzioni nei calcoli matematici Osservate questa tabella, presente nel già citato documento Excel chiamato Esempi_Tabelle.xls, nel foglio di lavoro denominato PunteggioTestAtt(A). Se non possesete questo documento provate a ricrearla con il vostro computer, dando al foglio di lavoro e al documento i nomi che preferite. Provate ad eseguire le formule oggetto di questo paragrafo, e osservate sul vostro monitor a quale risultato portano. Alcune avvertenze: non collocate la tabella in una posizione diversa da quella mostrata (la prima cella deve avere le coordinate riga-colonna B3), non aggiungete o togliete righe o colonne, non modificate i dati presenti nelle celle, o dovrete ricalcolare tutti i riferimenti alle celle dati negli esempi seguenti. Non riempite, per ora, le celle lasciate vuote ma evidenziate, nelle quali andranno inserite tutte le formule necessarie al completamento delle tabelle (per comodità chiameremo la prima di queste tabelle (Punteggio conseguito al test attitudinale), “Punteggio Test”. Figura 4.18.1 La tabelle di esempio “Punteggio test” La tabella è molto semplice, anche se suddivisa in tre sezioni. Mostra il risultato di un ipotetico test attitudinale, al quale hanno partecipato sette persone, quattro uomini e tre donne. Dovreste ormai conoscere come utilizzare la capacità di Excel di eseguire calcoli. 107 Non dovreste avere difficoltà, per esempio, a calcolare la media del punteggio acquisito dai partecipanti al test attitudinale (la formula relativa deve essere inserita nella cella F23). Per calcolare questa media probabilmente applicherete la formula =SOMMA(F6:F12)/7 (La somma di tutti i punteggi ottenuti dai partecipanti al test, divisa per il numero dei partecipanti). Se non avete variato i punteggi mostrati come esempio, e non avete commesso errori, dovreste ottenere come risultato 180,29). Spero che non abbiate applicato la formula, alquanto più scomoda, =(F6+F7+F8+F9+F10+F11+F12)/7 (se operate su tabelle molto lunghe, la formula diventerebbe chilometrica…). Proviamo ora (anzi, provate) a calcolare la media dei punteggi ottenuti dagli esaminandi di sesso maschile (da inserire nella cella F21). Probabilmente questa volta applicherete la formula =(F8+F10+F11+F12)/4. Per la media del punteggio femminile (da inserire nella cella F22) applicherete la formula =(F6+F7+F9)/3. Anche qui, nel caso di tabelle molto lunghe, diventa laborioso identificare tutte le celle interessate ai calcoli. Per fortuna per aiutarci nei calcoli più impegnativi Excel ci viene incontro, offrendoci un potente strumento matematico: le Funzioni. 108 Cosa sono, e a che servono le funzioni Una funzione è costituita da una formula predefinita, che in base ai valori impostati elabora un certo risultato. Esistono vari tipi di funzioni: matematiche, finanziarie, logiche… Per essere utilizzate ogni funzione deve essere seguita da uno o più “argomenti”, racchiusi da parentesi e separati da un punto e virgola. Ogni funzione richiede però una propria “sintassi” (che preciseremo di volta in volta). Descriveremo alcune funzioni offerte da Excel, riferendoci, nelle formule che prenderemo come esempio, sempre alle celle presenti nella tabella “Punteggio conseguito al test attitudinale” (Figura 4.18.1) Se avete già ricreato la tabella nel vostro documento Excel, provate ad applicare le formule che verranno in seguito descritte. La funzione =SOMMA Anche se abbiamo già incontarto questa semplice funzione, studiamola meglio. La funzione richiede un solo argomento, l’indicazione delle celle il cui contenuto deve essere sommato. Se le celle sono contigue, comprese in un certo intervallo, questo campo deve essere delimitato da due punti. Ad esempio per ottenere il totale dei punteggi utilizzeremo la formula =SOMMA(F6:F12). Le celle possono essere non contigue, e in questo caso devono essere separate da virgole. Per ottenere il totale del punteggio ottenuto dalle donne applicheremo la formula =SOMMA(B6, B7, B9). L’argomento può comprendere gruppi di celle contigue e celle isolate, ad esempio per calcolare il punteggio ottenuto dagli uomini utilizzeremo la formula =SOMMA(B8, B10:B12). La funzione = CONTA.VALORI Questa funzione richiede la sintassi =CONTA.VALORI(Val1;Val2;…..), e restituisce il numero di celle non vuote, contenenti dati numerici o testuali, comprese in un certo campo (o in più campi). Un campo (o argomento) Valx può essere costituito da una singola cella, o da un intervallo di celle. La funzione ammette fino a 30 argomenti, separati da un punto e virgola. Le celle vuote non verranno conteggiate. La funzione =CONTA.SE La funzione richiede la seguente sintassi: =CONTA.SE(Intervallo;Criteri). Più dettagliatamente, =CONTA.SE (Intervallo celle nel quale verificare la condizione posta; Condizione posta). Un Criterio può basarsi su condizioni numeriche (ad esempio >180), o sulla presenza di un determinato valore (ad esempio 180). Se il criterio richiede un dato testuale e non numerico, questo dato deve essere racchiuso da virgolette (ad esempio “Angera”). Supponiamo di dover calcolare quante persone in totale hanno partecipato al test attitudinale, quante di queste sono uomini, quante le donne. Risulta subito evidente che al test hanno partecipato sette persone, quattro uomini e tre donne. Ma il conto l’avete fatto voi, non il computer. Se la tabella dovesse comprendere centinaia di partecipanti, vi trovereste in difficoltà nell’eseguire manualmente i conteggi. Per calcolare quante persone hanno partecipato al test potete applicare la funzione =CONTA.VALORI (D6:D12). Abbiamo eseguito il conteggio nella colonna D (“Sesso”), ma il risultato non cambia se eseguito in una colonna diversa (ad esempio sulla colonna C, “Nominativo”, che contiene naturalmente lo stesso numero di voci presenti nella colonna D. Nella nostra tabella questa funzione deve essere inserita nella cella D26. 109 Se vogliamo conteggiare i partecipanti maschili al test occorre applicare la funzione =CONTA.SE(D6:D12;”M”), per contare i partecipanti femminili la formula diventa =CONTA.SE(D6:D12;”F”). Per completare la nostra tabella, inserite queste due formule nelle celle D27 e D28. Provate a calcolare quanti sono i partecipanti al test con residenza ad Arona. (Dovreste utilizzare la formula =CONTA.SE(E6:E12;”Arona”), che dovrebbe restituirvi “1” come risultato. La funzione =SOMMA.SE La funzione richiede la seguente sintassi: =SOMMA.SE(Intervallo;Criterio;Int_Somma). Più dettagliatamente, =SOMMA.SE rappresenta il nome della funzione, Intervallo l’intervallo celle nel quale verificare la condizione posta ; Criterio la condizione posta) ; Int_Somma l’intervallo celle contenente i dati da sommare se la condizione posta è soddisfatta. Un Criterio può basarsi su condizioni numeriche (ad esempio >180), o sulla presenza di un determinato valore (ad esempio 180). Se il criterio richiede un dato testuale e non numerico, questo dato deve essere racchiuso da virgolette (ad esempio “Angera”). L’argomento Int_Somma può essere omesso, se gli argomenti Intervallo e Int_Somma sono gli stessi. Per esempio per calcolare la somma del punteggio ottenuto nel test dagli uomini applicheremo la formula =SOMMA.SE(D6:D12;”M”;F6:F12). Possiamo calcolare il punteggio medio maschile applicando una formula condizionale. In pratica viene chiesto al computer di sommare i punteggi ottenuti dai soli maschi, e dividere questa somma per il numero delle persone alle quali i punteggi si riferiscono. La formula da applicare è la seguente: =SOMMA.SE(D6:D12;”M”;F6:F12)/4. La stessa formula, per calcolare il punteggio medio femminile, è la seguente: =SOMMA.SE(D6:D12;”F”;F6:F12)/3. Naturalmente queste formule devono essere inserite nelle giuste celle, rispettivamente le celle F21 (per il punteggio medio maschile) e F22 (per il punteggio medio femminile). La funzione =SE Le funzioni =SOMMA, =CONTA.VALORI, =CONTA.SE, =SOMMA.SE, per quanto potenti, si limitano a contare, o a addizionare. La funzione =SE, invece, permette di introdurre nelle formule tutti gli operatori matematici e tutte le funzioni matematiche, trigonometriche e statistiche che il programma può offrire (esistono anche altri tipi di funzione). A prima vista la sintassi richiesta dalla funzione appare semplice: =Se(Test;Se_Vero;Se_Falso). In parole meno concise: =SE rappresenta il nome della formula ; Test la condizione da verificare, Se_Vero le operazioni da compiere al verificarsi della condizione posta, Se_Falso, le operazioni da compiere al non verificarsi della condizione posta Attenzione: Se nessuna operazione è richiesta al non verificarsi della condizione posta, il terzo argomento (Se_ Falso) può essere omesso. Possono essere “nidificate” fino a sette funzioni SE nella stessa formula. Torniamo alla nostra tabella. Stabiliamo (solo per il momento) che per superare il test occorra realizzare un punteggio maggiore o uguale a 180 (ricordiamo che “maggiore o uguale“ nelle formule si scrive >= ). Possiamo, accanto al punteggio ottenuto da ogni partecipante al test, far apparire una valutazione di merito (nella colonna G, “Giudizio”). Dovremmo cominciare con lo stabilire il giudizio relativo al primo esaminando (Bianchi Teresa). La formula da applicare nella cella G6 dovrà avere la forma =SE(F6>=180;”Ammesso”;”Respinto”). Nella cella, avendo Bianchi Teresa ottenuto un punteggio pari a 200, dovrebbe apparire il giudizio “Ammesso”. 110 La nostra tabella richiede però un metro di giudizio meno drastico. Prevede infatti che con un punteggio inferiore a 180 il giudizio sia “Respinto”, con un punteggio tra 180 e 199 “Rimandato” e con un punteggio superiore o uguale a 200, “Ammesso” (a un test successivo). Come abbiamo visto, le funzioni =SE possono essere nidificate. Possiamo così comprendere nella formula tre diversi valori di merito. Cancelliamo la formula appena inserita nella cella G6 e inseriamo una nuova formula, nidificata: =SE(F6>=200;"Ammesso";SE(F6>=180;"Rimandato";"Respinto)). Notate come i punteggi siano inseriti in ordine decrescente (il verificarsi di una condizione esclude tutte le condizioni seguenti). Naturalmente, per avere un quadro completo dei giudizi, con la funzione Copia e Incolla la formula deve essere ricopiata nelle celle sottostanti relative al giudizio di tutti gli altri esaminandi, le celle comprese nell’intervallo D6:D12 (sarà il programma stesso ad apportare gli opportuni cambiamenti alle coordinate delle celle interessate). Supponiamo di volere un giudizio sugli esiti dei test ancora più articolato (non fatelo, è solo un esempio!). La formula da inserire diventa chilometrica: =SE(F6>=300;"Ottimo";SE(F6>=250;"Buono";SE(F6>=200;"Discreto";SE(F6>=150;"Suf ficiente”;"Insufficiente")))). Ma attenzione, una sola parentesi fuori posto, mancante o in eccesso, un punto virgola mancante o fuori posto e invece del risultato riceverete un messaggio di errore. Se tutte le formule sono state impostate correttamente, la nostra tabella dovrebbe avere questo aspetto: Figura 4.18.2 La tabella di esempio Punteggio test, completata 111 Arrotondamento dei valori numerici Sappiamo che Excel calcola le espressioni matematiche restituendo risultati precisi fino al sedicesimo decimale. Naturalmente, tramite la formattazione delle celle, possiamo visualizzare i nostri dati stabilendo con quanti decimali devono essere rappresentati (due decimali sono spesso più che sufficienti). Excel arrotonda automaticamente i valori numerici in base ai decimali che abbiamo stabilito di applicare. Se il primo decimale non visualizzato è inferiore a 5, l’ultimo decimale visualizzato resterà invariato. Se il primo decimale non visualizzato è pari o superiore a 5, l’ultimo decimale visualizzato sarà incrementato di un unità. Facciamo qualche esempio. 1.234,5673 1.234,5673 1.234,5673 1.234,5673 visualizzato con tre decimali, sarà pari a 1.234,567 visualizzato con due decimali, sarà pari a 1.234,57 visualizzato con un decimale, sarà pari a 1.234,6 visualizzato senza decimali, sarà pari a 1.235 Occorre precisare che i numeri inseriti nelle celle, anche se rappresentati con il numero di decimali voluto, nei calcoli saranno utilizzati senza arrotondamenti. La Funzione =ARROTONDA Può capitare, per svariati motivi, di voler forzare l’arrotondamento di numeri, applicandolo non solo ai suoi decimali, ma anche alla sua parte intera. Per esempio, se in un anno abbiamo ricevuto uno stipendio pari a 31.567,432 Euro, potremmo dire, senza mentire, che abbiamo guadagnato all’incirca 31.500 Euro. Per ottenere questo risultato dovremo applicare la Funzione =ARROTONDA. La sintassi richiesta per questa Funzione è la seguente: =ARROTONDA(Num; num-cifre). Dove Num è il numero che si desidera arrotondare (o il riferimento alla cella che contiene questo numero), num_cifre specifica il numero di cifre a cui arrotondare il numero. Se num_cifre è maggiore di 0 (zero), Num verrà arrotondato al numero di decimali specificato. Se num_cifre è uguale a 0, Num verrà arrotondato all'intero più vicino. Se num_cifre è minore di 0, Num verrà arrotondato a sinistra della virgola (nella sua parte intera). =ARROTONDA(1.234,5673;2) restituirà 1.235.57 =ARROTONDA(1.234,5673;0) restituirà 1.235 =ARROTONDA(1.234,5673;-2) restituirà 1.200 (notate che num_cifre è un numero negativo) Le Funzioni =ARROTONDA.PER.ECC e =ARROTONDA.PER DIF Se desideriamo arrotondare un numero per eccesso dovremo applicare la Funzione =ARROTONDA.PER.ECC La sintassi richiesta per questa Funzione è la seguente: =ARROTONDA.PER.ECC(Num; num-cifre). Se desideriamo arrotondare un numero per difetto dovremo applicare la Funzione =ARROTONDA.PER.DIF La sintassi richiesta per questa Funzione è la seguente: =ARROTONDA.PER.DIF(Num; num-cifre). 112 Le Funzioni =ARROTONDA.PER.ECC e =ARROTONDA.PER DIF operano in modo molto simile alla Funzione =ARROTONDA, tranne che Num sarà sempre arrotondato (a seconda della Funzione utilizzata) sempre per eccesso o per difetto. Le Funzioni di data e ora =ADESSO e =OGGI Queste Funzioni possono rivelarsi utili, in quanto, collocate in una cella del vostro foglio di lavoro permettono di risalire alla data, e persino all’ora, dell’ultimo aggiornamento del vostro documento. Naturalmente questi riferimenti dipendono dalla data e dall’ora di inserimento della in una cella (sempre che l’orologio di sistema sia aggiornato). La Funzione =ADESSO La sintassi richiesta per la ADESSO è la seguente: =ADESSO() (la non richiede argomenti, anche se deve essere seguita da due parentesi vuote) Questa restituisce (o meglio, può restituire) la data e l’ora corrente al momento del suo inserimento in una cella. E’ stato usato il termine “può restituire” perchè =ADESSO() può restituisce la data, o sia la data che l’ora, a seconda di come la cella contenente la è formattata. Anche se dovreste già sapere come si formattano le celle, argomento non trattato in questo libretto rivolto a chi già conosce le funzioni di base di Excel, rivediamo comunque come si formatta una cella nei formati “Data”. Dal menu Formato selezionate l’opzione Celle. Si aprirà la Finestra di dialogo Formato celle, dalla quale dovete richiamare la scheda Numero. Questa scheda è divisa in due sezioni. Nella sezione Categoria: selezionate l’opzione Data, e dalla sezione Tipo: selezionate il formato nel quale la dovrà restituire i suoi dati. Anche se questa procedura può sembrare complessa, ii realtà non richiede che un brevissimo tempo e pochi clic del mouse. Supponiamo che oggi sia il giorno 23 ottobre dell’anno 2009, e l’ora corrente le 10 e 41 del mattino.A seconda della formattazione applicata alla cella contenente la , vediamo alcuni esempi di quello che la =ADESSO() può restituire: 23/10/2009 Venerdì 23 ottobre 2009 23/10/2009 10.41 AM Se volete aggiornare i riferimenti a data e ora all’ora alla data corrente, potete semplicemente selezionare la cella contenente la , copiarla e reincollarla nella stessa posizione. La Funzione =OGGI La sintassi richiesta per la OGGI è la seguente: =OGGI() (Anche questa non richiede argomenti, ee deve essere seguita da due parentesi vuote). Quanto detto per la =ADESSO vale per La =OGGI(), con la sola differenza che la =OGGI() restituisce la sola data corrente al momento dell’inserimeto della in una cella. Secondo la formattazione applicata alla cella contenente la , =OGGI() potrà restituire, ad esempio: 23/10/2009 Venerdì 23 ottobre 2009 Attenti a non formattare la cella contenente la =OGGI() nei formati data e ora, perchè restituirà, come ho potuto rilevare, accanto alla corretta data, un ora sbagliata. 113 Inserimento di funzioni nelle formule Le funzioni possono essere eseguite direttamente da tastiera, da sole o inserite nelle formule. Ricordate che il segno = deve precede il nome delle funzioni solo quando queste formano il primo (o l’unico) membro delle vostre formule). Potete scrivere, ad esempio, =SOMMA(B3:B9) , =SOMMA(B3:B9)*12 , ma non =12*=SOMMA(B3:B9), che deve essere scritto =12*SOMMA(B3:B9). Esiste un altro modo, assistito da Excel, per inserire le funzioni nelle vostre formule: ricorrere all’ausilio fornito dalla Finestre di dialogo Inserisci funzione e dalla sua sottocartella Argomento. Una avvertenza (valida per queste e per altre procedure): Le varie release del pacchetto Office rilasciato dalla Microsoft prescrivono a volte procedure diverse per raggiungere gli stessi scopi (procedure diverse più nella forma che nel contenuto). Le procedure descritte in questo libretto in generale si basano sulla versione software Excel 2003 (con un poco di pazienza riuscirete comunque a rintracciare le corrette procedure da eseguire se nel vostro computer è installato un diverso software, ad esempio, Excel 2000). Inserimento di funzioni nelle formule tramite le Finestre di dialogo. La semplice tabella visibile nella Figura 4.18.3 ci servirà da esempio per l’inserimento in una formula di una altrettanto semplice funzione (la funzione SOMMA), utilizzando la Finestra di dialogo Inserisci celle. Figura 4.18.3 Tabella di esempio A 1 2 3 4 5 6 7 8 B Prezzo Unitario C Num pezzi 100 Totali D Prezzo Totale E 12 23 35 5 ---> 75 7.500 Supponiamo di voler inserire nella cella D8 (la cella evidenziata da un doppio bordo) una formula che restituisca il prodotto del valore contenuto nella cella B3 (100) per la somma dei valori contenuti nella colonna C (75). La formula da inserire nella cella D8 può prendere diversi aspetti: =B3*(C3+C4+C5+C6) ; oppure =B3*C8 ; oppure =B3*SOMMA(C3+C4+C5+C6) =B3*SOMMA(C3,C4,C5,C6) ; oppure B3*SOMMA(C3:C6) Il risultato restituito da queste formule sarà, per tutte di 7.500 Euro. 114 Ripetiamo, per comodità visiva, la nostra tabella: Figura 4.18.3a Tabella di esempio A 1 2 3 4 5 6 7 8 B Prezzo Unitario C Num pezzi 100 Totali D Prezzo Totale E 12 23 35 5 ---> 75 7.500 Tre delle formule che abbiamo appena incontrato fanno uso della funzione SOMMA. Queste formule possono essere inserite direttamente da tastiera, ma a noi interessa inserirle avvalendoci dell’ausilio fornito dalle Finestre di dialogo. Prenderemo, come esempio, la formula =B3*SOMMA(C3:C9) Selezionate la cella D8, rendendola così “Attiva” (ricordiamo ancora che una cella “Attiva” presenta un minuscolo quadratino nero nel suo angolo inferiore destro). Dopo aver digitato =B3* (siete arrivati al punto nel quale inserire la funzione SOMMA), dalla Barra dei menu richiamate il menu Inserisci, e da questo selezionate l’opzione Inserisci funzione. Si aprirà la Finestra di dialogo Inserisci funzione. Figura 4.18.4 La Finestra di dialogo Inserisci funzione Possiamo inserire nel primo riquadro di questa finestra il nome della funzione SOMMA, oppure, se non ricordiamo il nome della funzione da applicare, possiamo ricercarlo selezionando una categoria (esistono diverse categorie di funzioni, Matematiche, Finanziarie, ecc,). 115 Ogni categoria presenta un elenco di funzioni, per ognuna delle quali, attraverso la Guida in linea consultabile direttamente dalla Finestra di dialogo, potete ottenere chiarimenti e informazioni. Selezionate la funzione interessata e, se tutto vi sembra regolare, confermate la vostra scelta agendo sul pulsante “OK” presente nella finestra. Si aprirà la Finestra di dialogo Argomenti funzione Figura 4.18.5 La Finestra di dialogo Argomenti funzione La Finestra di dialogo riporta Argomenti funzione riporta il nome della funzione prescelta (SOMMA), a quale scopo è preposta la funzione (addiziona i numeri in un intervallo di celle), quali sono gli argomenti che la funzione richiede (Num1:num1;,num2;.... segue spiegazione). Per ogni Argomento è prevista una casella, nelle quali inserire i valori che devono essere sommati. Potete procedere inserendo nella casella Num1 il riferimento alla prima cella da sommare (la cella C3 , che contiene il valore 12) , nella cella Num2 il riferimento alla seconda delle celle da sommare (la cella C4 , che contiene il valore 25), e così via, proseguendo nello stesso modo per le caselle Num3 e Num4. Potrete notare che alla destra di ogni casella Num... apparirà il valore contenuto nella cella in questa casella selezionata. Nella finestra di dialogo apparirà anche la somma dei valori contenuti in tutti gli Argomenti impostati (75). Se l’elenco delle celle da sommare dovesse rivelarsi molto lungo, la procedura indicata si rivelerebbe scomoda. Nel nostro esempio potete limitarvi a compilare la casella Num1, inserendovi l’intero intervallo delle celle da sommare (C3:C6). Ricordate che in queste caselle i riferimenti possono essere inseriti manualmente, oppure cliccando sulle celle interessate, o selezionando l’intervallo che queste celle comprende. Se la Finestra di dialogo dovesse rivelarsi ingombrante (e nascondere la tabelle sulla quale state lavorando, impedendovi di selezionare le celle interessate) potete spostarla in una zona libera del vostro foglio di lavoro, o restringerla temporaneamente agendo sul pulsante posto alla destra delle caselle Num... 116 Se tutto vi sembra corretto, datene conferma tramite il pulsante OK, e automaticamente la cella contenente la formula mostrerà il risultato che questa restituisce (7.500, lo stesso risultato riportato nella Finestra di dialogo alla voce Risultato della formula). La descrizione sull’utilizzo delle Finestre di dialogo Inserisci funzione e Argomenti funzione sono state forse troppo dettagliate, in alcuni punti persino scontate, ma dovrebbero servire a scopo didattico. Dovete infatti tenere presente che queste finestre sono sensibili al contesto, adegueranno quindi il loro contenuto in base alle funzioni richieste. 117 4.19 I filtri Approfittiamo della tabella PunteggioTest che già abbiamo utilizzato per i nostri esempi, per esplorare una delle tante funzioni offerte da Excel: la funzione Filtro (la tabella è ormai completata in tutte le sue parti). Figura 4.19.1 La tabella di esempio “Punteggio Test”, completata Nell’immagine è evidenziata l’area celle B4:G12, ma limitiamoci a evidenziare un’area compresa tra le celle C4 e G12 (assieme ai dati abbiamo selezionato le intestazioni di colonna, mentre abbiamo escluso la colonna B. Anche il titolo della tabella è stato escluso, in quanto ci sarebbe solo d’intralcio). Dal menu Dati selezioniamo la voce Filtro, che ci rimanda a un submenu, dal quale selezioniamo la voce Filtro automatico. Nella nostra tabella, accanto ad ogni intestazione di colonna, è apparso un piccolo pulsante, identificato da un triangolino (abbiamo solo ridimensionato la larghezza delle colonne, per chiarezza grafica). Figura 4.19.2 La tabella di esempio “Punteggio Test” (Sottoposta alla funzione Filtro) Nominativo 1 2 3 4 5 6 7 Bianchi Teresa Bruni Carla Conti Carlo Conti Luisa Pinoli Andrea Rossi Antonio Rossi Carlo Punteggio conseguito al test attitudinale Sesso Residenza Punteggio F F M F M M M Ispra Angera Angera Angera Arona Angera Sesto 118 200 180 177 188 208 312 180 Giudizio Ammesso Respinto Respinto Rimandato Ammesso Ammesso Respinto Cliccando su uno di questi pulsanti si aprirà un menu a tendina, che permette di selezionare tutte le voci presenti nella colonna, oppure una sola voce. Selezionando opportunamente le voci presenti nei menu a tendina, è possibile filtrare in modo selettivo la tabella, in modo da rappresentare solo i dati che al momento ci interessano. Un esempio: dal menu relativo alla colonna “Sesso” selezioniamo la voce “F” (che indica naturalmente il sesso femminile). Dal menu “Giudizio” selezioniamo la voce “Ammesso”. La nostra tabella mostrerà soltanto i partecipanti femminili al test attitudinale che hanno conseguito il diritto di essere ammessi ai test successivi. In questo caso, la tabella avrà il seguente aspetto: Figura 4.19.2a La Tabella di esempio “Punteggio Test” (Sottoposta alla funzione Filtro per le colonne Sesso e Giudizio) Partecipanti di sesso femminile al test, ammessi al test successivo: Nominativo 1 Bianchi Teresa Punteggio conseguito al test attitudinale Sesso Residenza Punteggio F Ispra 200 Giudizio Ammesso Un altro esempio: vogliamo semplicemente sapere quanti partecipanti al test provengono da Angera. Dobbiamo semplicemente selezionare la voce “Angera” dal menu “Residenza” (ricordiamoci di ripristinare gli altri menu, riportandoli all’opzione “tutto”). Figura 4.19.2b La Tabella di esempio “Punteggio Test” (Sottoposta alla funzione Filtro per la colonna Residenza) Partecipanti al test provenienti da Angera: 2 3 4 6 Nominativo Bruni Carla Conti Carlo Conti Luisa Rossi Antonio Punteggio conseguito al test attitudinale Sesso Residenza Punteggio F Angera 180 M Angera 177 F Angera 188 M Angera 312 Giudizio Respinto Respinto Rimandato Ammesso Le operazioni di filtratura dei dati contenuti nella tabella sono molto selettive, poiché ogni menu associato alle intestazioni di colonna offre la possibilità di selezionare quali dati corrispondono ai nostri criteri di ricerca, escludendo tutti gli altri. Inoltre è possibile, tranne l’opzione Personalizza inclusa nei menu, filtrare i dati in modo ancor più selettivo. Ad esempio possiamo scegliere di visualizzare tutti i nominativi dei partecipanti al test che hanno ottenuto un punteggio maggiore o uguale a 200 e (AND) inferiore o uguale a 300, utilizzando la funzione logica AND presente nel pannello Personalizza. 94.14.2c La Tabella di esempio “Punteggio Test” (Sottoposta alla funzione Filtro per la colonna Punteggio) Partecipanti al test che hanno conseguito un punteggio compreso tra 200 e 300: Nominativo 1 Bianchi Teresa 5 Pinoli Andrea Punteggio conseguito al test attitudinale Sesso Residenza Punteggio F Ispra 200 M Arona 208 119 Giudizio Ammesso Ammesso E’ disponibile anche la funzione logica OR, grazie alla quale possiamo, ad esempio, ricercare tutti i partecipanti al test provenienti da Angera oppure (OR) da Ispra. Figura 4.19.2d La Tabella di esempio “Punteggio Test” (Sottoposta alla funzione Filtro per la colonna Residenza) Partecipanti al test che provenienti da Angera o da Ispra: 1 2 3 4 6 Nominativo Bianchi Teresa Bruni Carla Conti Carlo Conti Luisa Rossi Antonio Punteggio conseguito al test attitudinale Sesso Residenza Punteggio F Ispra 200 F Angera 180 M Angera 177 F Angera 188 M Angera 312 120 Giudizio Ammesso Respinto Respinto Rimandato Ammesso 4.20 Tabelle esportate come immagini in Word E’ possibile selezionare un’area da un foglio di lavoro Excel (comprendente, ad esempio, una tabella), e dopo averla copiata, inserirla come immagine, in un documento Word (con la funzione incolla). Per l’esempio seguente apriamo il documento Excel presente nel nostro archivio con il nome Esempi_Tabelle.xls, e selezioniamo il foglio di lavoro Trasportatori (potete ricreare questa semplice tabella con il vostro computer, o utilizzare una qualsiasi delle vostre). La procedura da seguire è la seguente: Dal documento Excel evidenziamo l’area interessata che intendiamo importare nel nostro documento Word, e tenendo premuto il tasto Shift (altro nome del tasto “Maiuscolo”), dalla barra dei menu selezioniamo il menu Modifica, e da questo l’opzione Copia immagine… Verrà visualizzato il piccolo pannello Copia immagine, diviso in due sezioni, Aspetto e Formato. Nella prima sezione (Aspetto) (spuntiamo l’opzione Come mostrata sullo schermo. Nella seconda sezione del pannello (Formato) possiamo scegliere tra l’opzione Immagine e l’opzione Bitmap. L’opzione Come mostrata sullo schermo crea una copia dell’area selezionata nel formato Windows Metafile, un formato che permette di ingrandire a piacere l’immagine senza perdita di definizione, al contrario del formato Bitmap, che oltre a sgranare l’immagine copiata se troppo ingrandita fa dipendere la sua risoluzione dalla risoluzione dello schermo utilizzato per catturarla. Confermiamo le nostre scelte cliccando sul tasto Ok. Posizioniamoci nel punto voluto nel nostro documento Word (che deve essere naturalmente aperto), e dal menu Modifica selezioniamo la voce Incolla. Figura 4.20.1 Tabella importata in Word (come immagine) da Excel Chilometri percorsi nel primo trimestre 2007 Nominativo Trasportatore Rosso Antonio Verdi Anselmo Balconi Claudio Gennaio Mese Febbraio 3.200 12.000 7.000 6.500 11.500 Marzo 8.000 3.200 750 Km Totali Trimestre 18.200 9.700 24.250 E’ da tenere presente il fatto che, quando una tabella è importata come immagine, non è direttamente modificabile da Word (a meno di ricorrere, come vedremo, a una scomoda procedura). Cliccando sulla tabella (con il tasto destro del mouse) apparirà un pannello, dal quale, selezionando la voce Modifica immagine, è possibile modificarla, anche se con esiti spesso insoddisfacenti (per una corretta visualizzazione della tabella occorre riformattarla, giacché i caratteri acquisiti come immagine differiscono da quelli testuali). 121 4.21 Le tabelle Pivot Una tabella pivot è una tabella estremamente versatile e dinamica. Permette di visualizzare serie di dati, prelevati da altre fonti, operando su di essi filtrature selettive, che ci permettono di visualizzare soltanto i dati che al momento interessano, escludendo tutti gli altri (che possono in qualsiasi momento essere reintegrati). La tabella può facilmente cambiare aspetto, i dati possono essere disposti in righe, o in colonne, secondo le necessità dell’utente. La tabella si espande o si restringe automaticamente secondo i campi che si vogliono visualizzare e quali dati vogliamo comprendere in questi campi. Questa funzione non è di facile applicazione, e richiede alcuni passi per essere completamente avviata. Come creare una tabella pivot Prendiamo una tabella già esistente nel più volte citato documento Esempi_Tabelle.xls, ad esempio la tabella “Fatturato rivenditori”, visibile in figura. La tabella mostra in ordine sequenziale il fatturato annuo acquisito da alcuni rivenditori, operanti in diverse aree di lavoro. Il fatturato annuo è suddiviso in fatturati trimestrali. Decidiamo di creare una tabella pivot, che basata sulla tabella preesistente, ma diversamente impostata, ci permetterà di visualizzare selettivamente i dati che di volta in volta più ci interessano. Figura 4.21.1 La tabella “fatturato fornitori”, che ci servirà come esempio: Creazione del layout di una tabella pivot. Clicchiamo su una qualsiasi cella della tabella che intendiamo trasformare in tabella pivot. Dal menu Dati selezioniamo la voce Rapporto tabella pivot e grafico pivot… Apparirà il pannello Creazione guidata Tabella pivot – Passaggio 1 di 3. Il pannello è suddiviso in due sezioni. Dalla prima sezione (Indicare dove si trovano i dati da analizzare) selezioniamo l’opzione Elenco o database Microsoft Excel. Dalla seconda sezione del pannello (Indicare il tipo di rapporto da creare) selezioniamo l’opzione Tabella pivot. Clicchiamo sul pulsante Avanti > 122 Apparirà il pannello Creazione guidata Tabella pivot – Passaggio 2 di 3. Il pannello riporta l’indicazione Indicare dove si trovano i dati da utilizzare. Nella finestra Intervallo deve essere indicata l’area della tabella contenente i dati da esaminare. Selezionando l’area interessata la finestra visualizzerà il campo prescelto. Se la tabella non è visualizzata può essere cercata tramite il pulsante che attiva l’opzione Sfoglia… (Per il nostro esempio selezioniamo l’intera tabella fatturato rivenditori, ad eccezione della riga comprendente il titolo, in modo di avere una tabella che inizia con tutte le intestazioni di colonna (Anno, Nominativo, ecc.). Clicchiamo sul pulsante Avanti > Apparirà il pannello Creazione guidata Tabella pivot – Passaggio 3 di 3. Il pannello riporta l’indicazione Indicare dove si desidera collocare la tabella pivot. Possiamo scegliere tra le opzioni Nuovo foglio di lavoro e Foglio di lavoro esistente (Continuando in nostro esempio, scegliamo Nuovo foglio di lavoro). Per impostare l’aspetto grafico della nostra tabella pivot dobbiamo cliccare sul pulsante Layout. Apparirà il pannello Creazione guidata Tabella pivot – Layout. Figura 4.21.2 Il pannello Creazione guidata Tabella pivot (Passaggio 1 di 3) Figura 4.21.3 Il pannello Creazione guidata Tabella pivot – Passaggio 2 di 3. Figura 4.21.4 Il pannello Creazione guidata Tabella pivot – Passaggio 3 di 3. 123 Figura 4.21.5 Il pannello Creazione guidata Tabella pivot – Layout. Il pannello mostra un’area di lavoro, divisa in tre sezioni: un’area Riga, un’area Colonna, e un’area Dati. Nella parte destra del pannello sono visualizzati tutti i campi presenti nella tabella di origine. Vediamo come creare il layout della nostra tabella pivot, (ripetiamo, stiamo prendendo come esempio la nostra tabella di origine “Fatturato rivenditori”). Decidiamo che la nostra tabella pivot dovrà visualizzare i dati relativi ad ogni rivenditore, in funzione dell’anno e/o dell’area di vendita. Trasciniamo il campo “Nominativo” nell’area Riga, e i campi “Anno” e “Area di vendita” nell’area Colonna. Trasciniamo i campi “1° Trim”, “2° Trim”, “3° Trim”, “4° Trim”, “Tot anno” nell’area Dati. Anche se abbiamo deciso di introdurre nella tabella pivot tutti i campi presenti nella tabella originale, è sempre possibile escluderne qualcuno, o modificare il layout della tabella pivot disponendo i campi presenti nelle aree Riga, Colonna e Dati in ordine diverso. Per eliminare un campo già inserito è sufficiente trascinarlo al di fuori di queste tre aree (a volte è più comodo e più pratico lasciare tutti i campi, e deselezionare di volta in volta quelli che vogliamo per il momento escludere). Spesso sono necessari molti tentativi, prima di ottenere una tabella pivot veramente funzionale per i nostri scopi. Così come è stata impostata, la nostra tabella pivot avrà il seguente aspetto: Figura 4.21.6 La tabella Pivot Fatturato rivenditorim (filtrata) 124 La tabella è qui volutamente limitata alla visualizzazione dei dati riguardanti un solo rivenditore (Rossi Alberto) e relativa ad un solo anno (il 2004). Il titolo è stato aggiunto, e le voci presenti nella colonna Dati per chiarezza grafica rinominate). Le voci presenti nei campi possono essere visualizzate o meno selezionandole o deselezionandole dai menù a tendina ad ogni campo associati. Per mostrare come la tabella sia dinamica, in grado di espandersi automaticamente per inglobare altri dati, allarghiamo i nostri criteri di selezione. Dal menu a tendina ”Anno” selezioniamo tutti gli anni compresi nel triennio (2004 – 2005 – 2006), dal menu “Nominativo” selezioniamo i rivenditori Rossi Alberto, Salvi Piero, e Santini Ugo. Figura 4.21.7 La tabella Pivot Fatturato rivenditori (filtrata) Un altro esempio (che non visualizzeremo in questo testo), ci permetterà di comprendere come tutti i dati della tabella originale possano essere selettivamente filtrati. Se selezioniamo dal menu “Nominativo” i nomi di tutti i rivenditori, dal menu “Area di vendita” la sola regione “Piemonte”, e dal menu “Dati” il solo Totale Anno (somma del fatturato dei quattro trimestri), e riferiamo il tutto all’anno 2005, la nostra tabella mostrerà soltanto i nominativi dei rivenditori operanti nell’area di vendita piemontese, con il relativo fatturato conseguito nell’anno 2005, escludendo tutti gli altri dati che non soddisfano i criteri di ricerca da noi impostati. 125 4.22 I grafici Un grafico, meglio di tante parole, può dare una idea precisa dell’andamento dei dati memorizzati in forma di tabella. Un utente poco esigente può non sentire la necessità di questa utile funzione (non ha molto senso mettere sotto forma di grafico, ad esempio, gli ingredienti di una ricetta di cucina), ma le funzioni avanzate di Excel si rivolgono principalmente agli utenti che con le loro tabelle desiderano tenere sotto controllo dati raccolti in un periodo più o meno lungo, dati che spesso devono essere continuamente integrati o aggiornati, e in base ai quali ricavare il loro andamento passato, e per quanto possibile, prevedere il loro andamento futuro. Un grafico mostra per i dati una visione “a colpo d’occhio” d’assieme, e costituisce un complemento alle tabelle nelle quale questi dati sono raccolti. Un grafico può essere sufficiente, ad esempio, per mostrare ad un consiglio di amministrazione o a un gruppo di azionisti come il bilancio di una ditta si sia evoluto, mese per mese, nel corso degli ultimi tre anni solari, senza per questo mostrare ai presenti particolareggiate tabelle (che, per quanto noiose, devono essere però a richiesta sempre disponibili). Per creare un “nostro” grafico, con il quale potere avere un’idea immediata dell’andamento di un bilancio familiare, o di una contabilità bancaria, o di una piccola attività commerciale, Excel fornisce una importante funzione: la Creazione guidata Grafico. Creazione guidata di un grafico Una importante precisazione: Prima di lanciare la procedura Creazione guidata Grafico selezioniamo dalla nostra tabella le aree dati che vogliamo comprendere nel grafico. Questa operazione non è indispensabile, in quanto è possibile impostarla durante la creazione guidata, ma avendo già selezionato i nostri dati potremo ottenere nelle finestre della Creazione guidata Grafico anteprime di come apparirà il nostro grafico in base alle varie opzioni di volta in volta prescelte. Dal documento Excel Esempi_Tabelle.xls, base di tutti i nostri esempi, apriamo il foglio di lavoro TestAtt (3). In questo foglio è presente la tabella Punteggio conseguito ai test attitudinali. La tabella mostra i punteggi ottenuti dai partecipanti a tre diversi test attitudinali, ma supponiamo, per ora, di voler realizzare un grafico che mostri per ogni partecipante il punteggio ottenuto al primo dei tre test. (Come sempre, in mancanza di qusto file, provate a ricreare la tabella) Selezioniamo i nominativi dei partecipanti ai test (l’intervallo celle C6:C12), e i relativi punteggi conseguiti nel Test 1 (l’intervallo celle F6:F12). Ricordiamo che per evidenziare questi intervalli celle non consecutivi occorre effettuare prima la selezione dell’area dati C6:C12, e in seguito, tenendo premuto il tasto CTRL, effettuare la selezione dell’area F6:F12. Figura 4.22.1 La tabella Punteggio conseguito ai test attitudinali, nella quale sono stati selezionati i nominativi dei partecipanti ai test, con i relativi punteggi al primo dei tre test. 126 Per attivare la funzione Creazione guidata Grafico occorre selezionare l’icona Grafico presente nel menu a tendina Inserisci, oppure cliccare sull’icona Grafico presente nella barra degli strumenti Standard. Se l’icona non è visibile in questa barra, occorre personalizzare la barra stessa, seguendo la seguente procedura (solo apparentemente lunga e complessa): Richiamare dalla barra dei menu il menu Visualizza Dal sottomenu Barre degli strumenti richiamare la voce Personalizza Dal pannello apparso (Personalizza), nella cartella Comandi, nella finestra Categorie:, selezionare l’opzione Inserisci Nella finestra Comandi cercare l’icona della funzione Grafico Cliccare sull’icona, e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse trascinarla nella posizione voluta, sulla barra degli strumenti Standard. Una volta lanciata la procedura Creazione guidata Grafico, apparirà un pannello (il primo dei quattro necessari per completarla), dal chilometrico nome: Creazione guidata Grafico – passaggio 1 di 4 – Tipo di grafico. Analizziamo la procedura da seguire, passo per passo: Figura 4.22.2 Il pannello Creazione guidata Grafico – passaggio 1 di 4 – Tipo di grafico. I tipi di grafico disponibili e selezionabili dalla finestra di sinistra del pannello (Tipi di grafico:) sono molteplici (e personalizzabili): grafici a Istogramma, ad Area, a Torta, e molti altri. Nella finestra di destra del pannello (Scelte disponibili:) sono presenti diverse varianti del tipo di grafico in quel momento selezionato, illustrate da grandi icone e corredate da una breve descrizione sul loro impiego. Un grande pulsante riporta la scritta Tenere premuto per visualizzare l’esempio. Cliccando su questo pulsante la finestra di destra del pannello (Scelte disponibili:) si trasformerà nella finestra Esempio: , nella quale potremo vedere un’anteprima del grafico da noi impostato (da tener presente che questa finestra resterà inattiva se non abbiamo ancora selezionato dalla nostra tabella un’area dati, operazione che possiamo però compiere nei passi successivi, e che noi abbiamo comunque già compiuto). E’ sempre possibile esaminare e riesaminare le varie tipologie di grafico offerte dal programma, fino a quando, tramite il pulsante Avanti >, non si decide di passare al pannello Creazione guidata Grafico successivo. 127 Figura 4.22.3 Il pannello Creazione guidata Grafico – passaggio 2 di 4 – Dati di origine grafico Questo pannello appare, come abbiamo visto, cliccando sul pulsante Avanti > presente nel pannello precedente (1 di 4). Il pannello presenta due cartelle: Intervallo dati e Serie. Esaminiamo, per ora, la cartella Intervallo dati, divisa in due sezioni. Nella prima sezione una grande finestra mostra un’anteprima di come apparirà il nostro grafico. Nella seconda sezione una finestra ci permetterà di selezionare i nostri dati, sia digitando direttamente nella finestra l’intervallo celle relativo, sia selezionando con il mouse l’area dati interessata dalla nostra tabella (operazione che abbiamo già compiuto ancor prima di iniziare la procedura di creazione guidata Grafico). Ora scegliamo, tra le opzioni Serie in: la voce Colonne. Passiamo alla scheda successiva (visualizzata in figura). E’ da notare che il programma considera la prima colonna di dati selezionata (colonna Nominativo nella tabella di origine) come etichette dell’Asse delle categorie(x), e la seconda colonna (Test 1) come serie di dati (chiamata genericamente Serie 1 nella finestra Serie, ma che abbiamo rinominato Test 1. Alcune precisazioni: I dati prelevati dalla tabella di origine nella colonna Nominativo sono stati automaticamente riconosciuti come Asse delle categorie(x) in quanto appartenenti alla prima colonna selezionata, e in quanto questa colonna contiene dati non numerici, ma testuali. Se la prima colonna selezionata contiene dati numerici questi dati non saranno considerati come etichette, ma come Serie di dati. La colonna il titolo del grafico (“Punteggio conseguito al Test N. 1”) e la tabella dati della serie Test 1 allegata al grafico sono stati in realtà aggiunti al passaggio 3 di 4 della Creazione guidata grafico (al quale possiamo accedere cliccando sul tasto Avanti >). Figura 4.22.4 Il pannello Creazione guidata Grafico – passaggio 3 di 4 – Opzioni del grafico Tramite questo pannello possiamo personalizzare il nostro grafico. A questo scopo il pannello mette a nostra disposizione diverse cartelle, ciascuna delle quali presenta diverse opzioni. Per ogni opzione scelta, da una grande finestra presente nel pannello possiamo avere un’anteprima dell’effetto che l’opzione selezionata avrà sul nostro grafico. 128 - Cartella Titoli: tramite tre finestrelle di dialogo possiamo assegnare un titolo al nostro grafico, oltre a scegliere altri titoli (con funzione di etichette), con le quali possiamo identificare i dati presenti nell’asse orizzontale, l’Asse delle categorie(X): , e nell’asse verticale, l’Asse dei valori(Y): Per il nostro grafico di esempio come Titolo del grafico: inseriamo “Punteggio ottenuto nei test attitudinali”. Potremmo inserire, (ma non facciamolo), per l’Asse delle categorie(X): il titolo “Nominativi” , e per l’Asse dei valori(Y): il titolo “Punteggio”. - Cartella Assi: Permette di visualizzare i dati presenti nell’Asse delle categorie(X): e nell’Asse dei valori (Y). Cartella Griglia: permette di applicare al grafico una griglia principale, e una secondaria, sia all’Asse delle categorie(X) che all’Asse dei valori (Y). Per il nostro grafico limitiamoci a selezionare un’unica opzione, Griglia principale, applicandola all’Asse dei valori (Y). - Cartella Legenda: permette di inserire nel grafico, in un punto stabilito, una Legenda esplicativa dei dati visualizzati. - Cartella Etichette dati: permette di inserire per ogni rappresentazione grafica di un dato (nel nostro caso, per ogni istogramma) una etichetta che ne riporta il valore o il suo riferimento (selezioniamo per il nostro grafico l’opzione “Assente”). - Cartella Tabella dati: Permette di aggiungere al grafico una tabella riassuntiva dei dati visualizzati. Selezioniamo Mostra tabella dati, e confermiamo il tutto cliccando sul pulsante Avanti > , azione che ci porterà alla visualizzazione del pannello successivo (il pannello 4 di 4 della Creazione guidata Grafico). Figura 4.22.5 Il pannello Creazione guidata Grafico – passaggio 4 di 4 – Posizione grafico Questo pannello, che riporta due opzioni Posiziona grafico: non richiede molte spiegazioni. Con l’opzione Crea nuovo foglio: possiamo decidere di salvare il grafico appena creato in un nuovo foglio di lavoro (e quale nome dare al foglio), mentre con l’opzione Come oggetto in: possiamo decidere di inserirlo come oggetto in un foglio preesistente. Scegliamo l’opzione Come oggetto in: , senza specificare in quale foglio dovrà essere inserito (per default sarà inserito nel foglio corrente). Per vedere il frutto del nostro lavoro non ci resta che terminare la Creazione guidata Grafico, cliccando sul pulsante Fine. Molto probabilmente l’aspetto del nostro grafico non ci soddisferà pienamente. Potrà apparirci troppo compresso, con scritte troppo grandi e quindi illeggibili, o presentare un aspetto “piatto”. Formattazione di un grafico Non ci resta che formattare il grafico secondo le nostre esigenze e secondo il nostro senso estetico. Se ci soffermiamo con il cursore del mouse su un punto qualsiasi del grafico, possiamo notare la comparsa di una scritta, situata appena al di sotto del cursore, in grado di informarci su quale elemento del grafico siamo posizionati. Ne elencheremo alcuni (non tutti presenti nel nostro grafico di esempio), dei quali daremo una breve descrizione (questo testo è nato per illustrare le possibilità offerte da Excel, e non dovrebbe essere consultato come un manuale, per il quale si rimanda a pubblicazioni specifiche). 129 Nei prossimi paragrafi useremo, per comodità, le seguenti convenzioni: un elemento del grafico sarà indicato con un carattere corsivo sottolineato, una finestra con un carattere in neretto, una scheda con un carattere corsivo. Gli elementi che compongono un grafico: Area del Grafico (comprendente l’intero grafico); Area del tracciato (l’area centrale del grafico, nel nostro caso comprendente gli istogrammi); Asse dei valori (l’asse verticale (Y), nel nostro caso formato da una scala indicativa dei punteggi); Asse delle categorie, l’asse orizzontale (X), che nel nostro caso dovrebbe contenere i nominativi, e che abbiamo volutamente omesso; Titolo del grafico, Titolo asse dei valori, Titolo asse delle categorie, Legenda (anche questi tre ultimi elementi sono stati omessi nel nostro grafico, in quanto non necessari alla sua comprensione); Griglia principale dell’asse dei valori, impostata per un Asse dei valori qui suddiviso in passi da 50 punti. Possono essere presenti anche una Griglia secondaria dell’asse dei valori, e altre due griglie simili, una principale e una secondaria, impostate però per l’Asse orizzontale delle categorie. Per compiere le operazioni di formattazione di un grafico dobbiamo tener presente: Un grafico, dopo essere stato selezionato con un clic del mouse sull’Area del grafico, può essere spostato utilizzando le funzioni Taglia e Incolla, e ancor più semplicemente tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e trascinandolo in una nuova posizione. L’intero grafico può inoltre essere ridimensionato, trascinando un suo lato, o un suo spigolo, agendo sui punti di ancoraggio che appaiono una volta selezionato il grafico. Un doppio clic del mouse sull’Area del grafico farà apparire la finestra Formato area grafico, composta da tre schede (Motivo, Carattere e Proprietà), ognuna in grado di offrire molteplici opzioni con le quali possiamo cambiare l’aspetto del nostro grafico. Dalla scheda Carattere possiamo scegliere tipo, stile, dimensione, effetti, colore per il testo presente nell’intero grafico, mentre dalla scheda Motivo possiamo scegliere il colore dello sfondo per il grafico, e il suo stile di rappresentazione (bordato, ombreggiato, ecc.). Sempre da questa scheda, tramite il pulsante Riempimento, possiamo accedere a una nuova finestra (Effetti di riempimento), che ci offre, oltre gli effetti offerti dalle opzioni presenti nelle schede Sfumature, Trama, Motivo, una scheda Immagine, in grado di offrirci persino la possibilità di inserire come sfondo un’immagine, ad esempio un nostro logo). Un doppio clic del mouse sull’Area del tracciato (l’area che costituisce la rappresentazione grafica dei nostri dati) farà apparire la finestra Formato area del tracciato, comprendente la sola scheda Motivo, molto simile a quella presente nella finestra Area del grafico. Da questa scheda possiamo scegliere un colore di sfondo per l’area del tracciato e uno stile per il suo bordo, e anche qui, tramite il pulsante Riempimento, possiamo accedere alla finestra Effetti di riempimento e alle sue schede Sfumature, Trama, Motivo e Immagine. Un clic su uno qualsiasi dei titoli inseriti nel grafico (Titolo del grafico, Titolo asse dei valori, Titolo asse delle categorie selezionerà l’elemento, che sarà possibile trascinare in una nuova posizione agendo sui suoi punti di ancoraggio. Un doppio clic sull’elemento, oltre a selezionarlo, permette di accedere a finestre (rispettivamente Formato titolo del grafico e Formato titolo asse), composte da più schede, (Motivo, Carattere e Allineamento), ognuna in grado di offrire diverse opzioni, con le quali possiamo scegliere i colori per le scritte selezionate e per il loro sfondo, il tipo di carattere, le sue dimensioni, il suo allineamento, il bordo che circonda la cella contenente le scritte. Se nel grafico è presente una Legenda (una chiave di lettura per i dati), un clic su di essa porterà a una sua selezione (anche in questo caso un elemento selezionato può essere trascinato in una nuova posizione agendo sui suoi punti di ancoraggio). Un doppio clic sulla Legenda permette di accedere alla finestra Formato legenda, composta dalle schede Motivo, Carattere e Posizione. 130 Un clic su una linea appartenente ad una griglia selezionerà l’intera griglia (nel nostro caso la Griglia principale dell’asse dei valori). Un doppio clic sulla griglia richiamerà la finestra Formato griglia, composta da due schede, Motivo e Scala. Tramite le opzioni offerte dalla scheda Motivo possiamo scegliere il colore e l’aspetto delle linee che compongono la griglia, mentre dalla scheda Scala possiamo impostare un valore minimo e un valore massimo per la scala dei dati, il passo intercorrente tra le linee della griglia, il tipo di scala (lineare o logaritmica). Un clic sull’Asse dei valori selezionerà questo elemento, mentre un doppio clic permette di accedere alla finestra Formato asse, composta da cinque schede: Motivo, Scala, Carattere, Numero e Allineamento. Impossibile, in questa sede, elencare tutte le numerose opzioni presenti in queste schede. Accenniamo soltanto che dalla scheda Motivo è possibile selezionare per l’Asse dei valori uno stile, un colore e uno spessore, dalla scheda Scala è possibile impostare un valore minimo, un valore massimo e un passo per i valori visualizzati nella griglia (o nelle griglie), e il tipo di scala (lineare o logaritmica). Dalle altre tre schede (Carattere, Numero e Allineamento) è possibile formattare le scritte presenti nell’Asse dei valori (non ripetiamo tutte le opzioni con le quali è possibile formattare un testo, che dovrebbero esserci ormai ben note). Un clic sulla Tabella dati (quella integrata nel grafico, se presente), selezionerà questo elemento, mentre un doppio clic permette di accedere alla finestra Formatta tabella dati, composta dalle schede Motivo e Carattere. La scheda Motivo offre opzioni in grado di stabilire stile, colore, spessore per le linee che compongono la tabella, e di formattare le sue celle. La scheda Carattere permette di formattare il testo presente nella tabella. Una volta creato un grafico possiamo sempre modificarlo, spostarlo, copiarlo, incollarlo in altri fogli di lavoro Excel (anche facenti parte di altri documenti). Possiamo incollarlo in documenti creati con programmi diversi da Excel, come Word, importandolo come immagine (non più modificabile) o come collegamento (in questo caso, se il grafico di origine verrà modificato, il grafico importato sarà automaticamente aggiornato). Quando un grafico viene selezionato, i dati presenti nella tabella di origine appariranno circondati da un bordo evidenziato. Se un dato presente nella tabella di origine viene modificato, il grafico si aggiorna automaticamente, espandendo, se necessario, la sua scala se il valore del nuovo dato è troppo grande per essere visualizzato nella griglia esistente. Il grafico si aggiorna automaticamente anche se inseriamo un nuova riga di dati nella tabella di origine (o se ne eliminiamo una o più righe dati). Note sulle modifiche di un grafico Abbiamo visto che un doppio clic su un qualsiasi elemento di un grafico rimanda a una finestra composta da una o più schede., e che tramite le opzioni offerte da queste schede possiamo modificare in modo selettivo l’elemento selezionato. Possiamo, in modo alternativo, accedere a queste finestre cliccando su un elemento del grafico con il tasto destro del mouse (tramite una piccola finestra ci verrà chiesto se annullare l’azione impostata o di accedere alla finestra di modifica relativa all’elemento selezionato (o a una delle finestre che in qualche modo lo coinvolgono). Un altro modi per apportare modifiche a un grafico già esistente è quello di lanciare la procedura Creazione guidata grafico (dopo aver cliccato su un punto qualsiasi del grafico). Verrà visualizzata la finestra 1 di 4 della procedura (la finestra Creazione guidata Grafico – passaggio 1 di 4 – Tipo di grafico. Non ci resta che cercare la scheda contenente le opzioni necessarie per le modifiche che intendiamo apportare , sfogliando le quattro finestre della Creazione guidata grafico agendo sui pulsanti > Indietro e Avanti > , presenti in ogni finestra. Tutte e quattro i passaggi della procedura mostrano una anteprima del grafico che intendiamo modificare. 131 Ecco come apparirà il nostro foglio di lavoro, con la tabella Punteggio conseguito ai test attitudinali e con il grafico relativo al punteggio conseguito dai partecipanti al primo dei tre test. (Da notare che il grafico contiene anche un estratto della tabella.) Figura 4.22.6 La tabella Punteggio conseguito ai test attitudinali (accompagnata dal relativo grafico relativo al primo dei tre test) 132 Creazione di un grafico comprendente più serie di dati Dal documento Excel Esempi_Tabelle.xls, apriamo ora il foglio di lavoro TestAtt (4), contenente la stessa tabella che già abbiamo visto nel foglio TestAtt (3), relativa ai punteggi conseguiti dai partecipanti a vari test attitudinali. Supponiamo, questa volta, di voler realizzare un grafico che mostri per ogni partecipante il punteggio ottenuto a tutti e tre i test. Selezioniamo dalla tabella i nominativi dei partecipanti ai test (l’intervallo celle C6:C12), e i relativi punteggi conseguiti nei Test 1, 2 e 3 (l’intervallo celle F6:H12). Ricordiamo anche qui che per evidenziare questi intervalli celle non consecutivi occorre effettuare prima la selezione dell’area dati C6:C12, e in seguito, tenendo premuto il tasto CTRL, effettuare la selezione dell’area F6:H12. La Figura 4.22.7 mostra la tabella Punteggio conseguito ai test attitudinali, nella quale sono stati selezionati i nominativi dei partecipanti ai test, con i relativi punteggi ottenuti in tutti e tre i test. Figura 4.22.7 La tabella Punteggio conseguito ai test attitudinali Lanciamo la procedura Creazione guidata grafico (conosciamo già tutti e quattro i passaggi necessari per completarla). L’unica differenza rispetto alla procedura precedente consiste nel rinominare la tre serie di dati (chiamate dalla procedura guidata in modo generico Serie 1, Serie 2 e Serie 3) in Test 1, Test 2, Test 3). Questa operazione è da compiere al passaggio 2 di 4 della procedura, agendo sulle opzioni contenute nella scheda Serie. Nella pagina successiva potete veder il risultato del nostro lavoro. La Figura 4.22.8 mostrerà la tabella Punteggio conseguito ai test attitudinali con allegato il grafico relativo al punteggio conseguito dai partecipanti a tutti e trei test. (Da notare che anche in questo caso il grafico contiene anche un estratto della tabella.) 133 Figura 4.22.8 La tabella Punteggio conseguito ai test attitudinali (accompagnata dal relativo grafico, relativo ai punteggi ottenuti in tutti e tre i test) 134 Capitolo 5 Programmi di Grafica e Fotoritocco 5. 1 5. 2 Introduzione .................................................................................... 135 Un programma per tutti: Jasc Paint Pro ................................. 137 5.1 Introduzione Molti dei partecipanti al corso “Computer facile” dispongono di un computer, o hanno intenzione di acquistarne uno. Su quasi tutti i computer è installato il pacchetto programmi Microsoft Office (comprendente tra gli altri i programmi Word e Excel, oggetto di questo corso). Non molti computer hanno però installato programmi di computer grafica o di fotoritocco. Pertanto questa sezione non fa propriamente parte del corso, ma è stata aggiunta per chi desidera, leggendola, approfondire l’argomento. Nell’era digitale sono sempre più comuni periferiche che permettono l’acquisizione di immagini riprese da libri o da altri supporti cartacei (parliamo naturalmente degli scanner), o riprese dall’ambiente che ci circonda ( le macchine fotografiche digitali). Le immagini, scomposta in milioni di elementi, chiamati pixel, sono generalmente memorizzate sotto forma di matrici di bit. Una buona macchina fotografica digitale ha una risoluzione di almeno tre milioni di pixel (parliamo di macchine digitali per uso hobbistico, compatte e leggere. Le macchine fotografiche digitali professionali, molto più grandi e con ottiche intercambiabili, hanno risoluzioni fino a 12 megapixel, con costi ben superiori ai mille euro). Quello che qui ci interessa è che queste immagini digitali, con l’ausilio di appositi programmi applicativi come Corel Draw, Paint Shop, PhotoShop e altri, possono essere inserite nel nostro computer per poi essere visualizzate sul monitor o stampate, o inviate agli amici via Internet, magari dopo essere state manipolate, o semplicemente corrette. Questi programmi applicativi sono chiamati “di fotoritocco” , e permettono, appunto, di “ritoccare” le immagini. Si possono correggere difetti di prospettiva, livelli di luminosità, gradazioni di colore. Tramite opportuni filtri una immagine può essere resa più contrastata, o più morbida, può essere trasformata in un quadro a olio, in un disegno al tratto o a pastello, in un mosaico, in un bassorilievo. Le immagini possono essere sottoposte all’impiego di più filtri (abbiamo citato solo i filtri più comuni), e il risultato finale dipende solo dalla fantasia e dalla pazienza dell’utente. Oltre al termine “correggere” una immagine abbiamo usato il termine “manipolare” . Da una foto delle nostre vacanze possiamo ad esempio eliminare un antiestetico traliccio dell’energia elettrica, un sacchetto di plastica che deturpa una meravigliosa spiaggia, o una persona estranea alla scena che volevamo riprendere. Qui si apre una delicata questione: dobbiamo sempre fidarci dell’autenticità delle foto che ci vengono mostrate? E’ certamente molto più facile modificare una immagine digitalizzata che una fotografia tradizionale. Si possono manipolare le foto per gioco, per renderle più belle, ma si possono eseguire anche dei veri e propri falsi (che qualcuno può usare anche per scopi illeciti). 135 Alcuni termini ricorrenti nei programmi di grafica e fotoritocco Questa sezione dedicata ai programmi di trattamento delle immagini richiede da parte dell’utente una conoscenza, anche non molto approfondita, di alcuni termini usati nella Computer Grafica. Senza una conoscenza di base di questi termini il significato di messaggi e comandi presenti nei programmi può generare confusione o incomprensioni. RGB - Acronimo di Red, Green e Blu (Rosso, Verde e Blu), i tre colori primari che, opportunamente miscelati, formano (su un monitor) tutti gli altri colori. I colori RGB sono additivi (la loro somma forma il colore bianco). CMYK - Acronimo di Cyan, Magenta, Yellow e Bla(K) (Ciano, Magenta, Giallo e Nero). I quattro colori utilizzati dalle stampanti in quadricromia (al posto di colori RGB). I colori CMY sono sottrattivi (assorbono luce, invece di emetterla o rifletterla). Il colore nero (K) viene aggiunto perché nella stampa le impurità degli inchiostri rendono il nero come un marrone scuro (per questo il colore reso dalle stampante tricromatiche CMY risulta insoddisfacente). Molte stampanti fotografiche per una ancora migliore resa del colore installano sei cartucce colore (stampa in esacromia). Recentemente è apparsa sul mercato una stampante (Canon) che di cartucce colore ne ha installate ben dieci! Pixel - (Picture Element). Ogni punto che compone una immagine digitale. Su uno schermo ogni pixel è in realtà composto da tre subpixel, uno per ogni colore RGB. Dpi - (Dots per Inch, punti per pollice). Questo importante parametro indica la risoluzione di una immagine, cioè quanto sono fitti i punti che la compongono. Più è elevato il valore di questo parametro, più nitida e dettagliata apparirà l’immagine. 150 Dpi sono una buona risoluzione per la visualizzazione di un’immagine su uno schermo, mentre una stampa fotografica ne richiede almeno 300). Per una fotografia inviata sul Web basta una risoluzione di 72 – 96 Dpi. Profondità Colore – Questo parametro indica con quanti diversi colori può essere rappresentata una immagine. Si misura in bit. Più elevato è il valore di questo parametro più ricca sarà la tavolozza colore dell’immagine. Una profondità colore di 24 bit assegna 8 bit (un byte) per ogni colore. Un byte può memorizzare un numero compreso tra 0 e 255 (ogni numero corrisponde a una diversa sfumatura del colore primario). Con 24 bit (3 byte) si possono rappresentare contemporaneamente un massimo di 256 * 256 * 256 = 16.777.216 colori (16,7 milioni di colori). Le profondità colore più utilizzate dai programmi di grafica sono di 1 bit (2 colori), 4 bit (16 colori), 8 bit (256 colori), 15 bit (32.768 colori), 16 bit (65.536 colori), 24 bit (16,7 milioni di colori) BMP – (Bit Mapped, Mappa di bit). Un formato largamente usato per memorizzare le immagini digitali, scomposte in una matrice di punti, ognuno dei quali identificato con le sue coordinate e i sui valori cromatici. Costituisce uno standard per le immagini di Microsoft Windows. Le immagini memorizzate nel formato BMP, se ingrandite, perdono di definizione (i pixel appaiono come quadratini colorati, le linee appaiono scalettate (aspetto Aliasing). Un file salvato in questo formato prende l’estensione .bmp . GIF - Acronimo di Graphic Interchange Format (Formato di Interscambio Grafico). Le immagini in questo formato prevedono una profondità colore di 8 bit (256 colori). ). Un file salvato in questo formato prende l’estensione .gif . JPEG - (Joint Photographics Experts Group). Formato di compressione dei file digitali. Un file salvato in questo formato “compresso” occupa molto meno spazio rispetto ai file in formato BMP, a scapito di un degrado dell’immagine praticamente inavvertibile (sempre che non si esageri con il rapporto di compressione). Un file salvato in questo formato prende l’estensione .jpg . 136 RAW - Una immagine digitale salvata in questo formato (nativo in molte macchine fotografiche digitali e scanner) è memorizzato senza correzioni ,compressioni o modifiche (Raw significa appunto “grezzo”). Un file con estensione .raw ha una occupazione di memoria anche dieci volte superiore a un file Jpeg, e 50 volte superiore rispetto a un file BMP, ma in compenso mantiene tutte le informazioni originali dell’immagine. Un file salvato in questo formato prende l’estensione .raw . Vettoriale Questo formato memorizza ogni elemento dell’immagine secondo informazioni e formule matematiche. Per esempio un arco di cerchio sarà memorizzato con le coordinate del suo punto di arrivo e di partenza, con il raggio del cerchio che lo ha generato, lo spessore della linea, il suo colore. Contrariamente alle immagini a mappe di bit (immagini ”raster” ), le immagini vettoriali possono essere ingrandite enormemente senza perdita di definizione. Questo formato è indicato soltanto per immagini non fotografiche, come disegni tecnici, disegni al tratto, scritte (una immagine raster conterrebbe troppi elementi da memorizzare secondo convenzioni matematiche). WMF - (Windows MetaFile). Formato usato da Microsoft Windows, specialmente per le sue librerie grafiche (le Clip Art), per memorizzare immagini contenenti BMP, elementi vettoriali, testi. Le immagini in formato WMF sono scalabili, possono quindi essere ingrandite senza perdita di definizione. Un file salvato in questo formato prende l’estensione .wmf . Anti Aliasing - (Anti scalettatura). Procedimento che attenua le tipiche scalettature presenti nelle immagini BMP, particolarmente evidenti nelle linee curve o inclinate. Inserisce pixel adiacenti ai punti scalettati, con gradazioni di colore sfumate rispetto al colore dei tratti da correggere, rendendo meno brusco il passaggio linea/sfondo. Questa funzione può essere usata anche per rendere più leggibili i caratteri di testo. Le immagini digitali Questo paragrafo può sembrare troppo tecnico, ma se si vogliono ottenere dei buoni risultati operando con immagini digitalizzate, è consigliato leggerlo con attenzione. Occorre distinguere tra la risoluzione di una immagine digitale e la risoluzione di stampa dell’immagine stessa. La risoluzione di una immagine digitale dipende da quanti pixel questa è composta, e questo numero dipende dalla capacità del sensore della macchina fotografica utilizzata di catturare la luce riflessa dal soggetto. Più elementi contiene il sensore più pixel costituiranno la nostra immagine digitalizzata. Attualmente una buona macchina fotografica digitale ha una risoluzione di almeno 3 megapixel. Parliamo di macchine fotografiche per uso hobbistico, piccole, leggere, compatte e di costo contenuto (fino a 300 euro). Una immagine tipica costituita da 3 megapixel sarà composta da una matrice di 2048 per 1536 punti. Assegnando ad ogni pixel una profondità colore di 8 bit per canale RGB (in grado di visualizzare 16,7 milioni di colori) l’immagine per poter essere memorizzata in formato nativo (senza compressioni) richiede circa 9.500.000 byte (9,5 MB). Le macchina fotografica digitali per uso professionale, a ottiche intercambiabili (e di costo spesso superiore ai 7500 euro) possono arrivare a risoluzioni attorno ai 16,4 megapixel, con profondità colore di 24/32 bit per canale RGB (capaci di rappresentare praticamente infinite sfumature di colore), e restituiscono immagini composte da circa 4650 per 3500 punti, che in formato nativo richiedono qualcosa come 65.000.000 di byte per essere memorizzate (65 MB). Queste macchine fotografiche hanno schede di memoria che arrivano alla un tempo fantascientifica capacità di 16.000.000.000 byte (16 GB, 16 miliardi di byte!). Un conto è gestire sul nostro computer immagini formate da 10 Mb, ben diverso è il gestire immagini che di MB ne richiedono oltre 65. In questo ultimo caso il nostro computer deve avere un hardware adeguato a sopportare il gravoso compito al quale è destinato. 137 E’ quindi indispensabile un hard disk capiente (almeno 60 GB per un portatile, e 200 GB per un desktop, e una memoria RAM di almeno un GB (fortunatamente i nuovi computer offrono di serie questi standard). Per quanto riguarda l’occupazione di memoria richiesta da una immagine acquisita attraverso uno scanner, questa dipende da diversi fattori: la grandezza dell’immagine scansionata, la risoluzione utilizzata per la scansione, la profondità colore utilizzata. Ad esempio una foto formato cartolina (13 x 18 cm, 5 x 7 pollici) restituita dallo scanner con una risoluzione di 300 dpi e una profondità colori di 24 bit occuperà dunque 300 x 300 (i punti per pollice quadrato) x 35 (i pollici quadrati che costituiscono l’area dell’immagine) x 3 (i byte corrispondenti ai 24 bit della profondità colore). 300 x 300 x 35 x 3 = 9.450.000 byte (9,45 MB). Diverso è il discorso per la risoluzione di stampa. L’occhio umano difficilmente distingue tra una fotografia stampata con una risoluzione di 300 dpi e una fotografia stampata ad una risoluzione superiore. Una risoluzione inferiore, porterà a foto sgranate e poco definite. Una immagine ripresa da una macchina fotografica digitale da 3 megapixel, come abbiamo visto, è composta da 2048 per 1536 punti. Se desideriamo stamparla con una risoluzione ottimale di 300 dpi le dimensioni della nostra fotografia sarà di 2048/300 x 1536/300 pollici, cioè di 6,83 x 5,32 pollici (formato cartolina). Se desideriamo stampare la nostra foto in un formato più grande (ad esempio 9,5 x 7 pollici, cioè 24 x 18 centimetri), la risoluzione di stampa scenderà a 2048/9,5 = circa 215 dpi (con un deterioramento della qualità dell’immagine). Difficilmente stamperemo fotografie in questo grande formato. Una macchina fotografica con una risoluzione di 3 megapixel permette dunque di catturare immagini e di poterle stampare in formato cartolina con una buona definizione. Un’ultima osservazione: la qualità dell’immagine non dipende solo dal numero di megapixel che può fornire una macchina digitale, ma anche dalla grandezza del suo sensore e dalla qualità delle sue ottiche. Inoltre la risoluzione di una immagine cresce in funzione dei suoi lati (non della sua area!. Una macchina fotografica da 12 megapixel possiede una risoluzione doppia (e non quadrupla) rispetto ad una macchina fotografica da 3 megapixel. 138 5. 2 Un programma tra i tanti: Jasc Paint Shop Pro Abbiamo accennato a cosa può fare un programma di fotoritocco per migliorare le nostre immagini. Esistono programmi di questo tipo di ogni prezzo, alcuni professionali, con il costo che arriva e supera i mille euro, altri di prezzo molto più contenuto (da 50 a 150 euro), altri completamente gratuiti, come Serif Photo plus, o Gimp (programmi scaricabili da Internet, o reperibili nei CD o DVD allegati alle riviste di computer). Esistono programmi grafici di costo ben più elevato (di prezzo che va oltre i 7.000 euro), in realtà non adatti a manipolare immagini, quanto a crearle, come i programmi di disegno tecnico assistito, (CAD) dedicati a ingegneri, geometri, architetti. Fortunatamente quando escono nuovi aggiornamenti di un programma, o “release”, le versioni più datate, perfettamente funzionanti e adatte a utenti non professionali, sono persino fornite gratuitamente. A volte questo avviene anche per software da poco apparsi in commercio, per invogliare nuovi utenti all’acquisto del programma (naturalmente il software offerto gratuitamente presenta qualche limitazione, oppure viene rilasciato per un periodo “di prova” , limitato nel tempo, trascorso il quale deve essere disinstallato (a meno di non acquistare la relativa licenza d’uso). Il software sul quale baseremo i nostri esempi è Paint Shop Pro 7.04, un programma di costo molto contenuto e con buone caratteristiche di utilizzo. L’interfaccia grafica dei programmi di fotoritocco è praticamente standardizzata. Si può tranquillamente passare quindi da un programma all’altro utilizzando quasi le stesse opzioni e gli stessi comandi, senza dover cambiare per ogni programma il modo di operare. Per i programmi di questo genere, l’importante è provare a modificare le nostre immagini utilizzando ogni opzione che colpisce la nostra attenzione, senza timore. Si può sempre annullare una modifica che non ci soddisfa, tornando allo stato precedente alla modifica, risalendo passo a passo fino all’immagine originale. Una sola precauzione: è consigliabile salvare le immagini modificate con un nome diverso da quello dato all’immagine originale (che ci resterà sempre disponibile come immagine di archivio, sempre a disposizione per ulteriori elaborazioni). Figura 5.2.1 Come si presenta l’interfaccia grafica di un programma di fotoritocco: Jasc Paint Shop Pro 7.04 139 L’interfaccia Grafica Le interfacce grafiche di Paint Shop Pro (e di moltissimi programmi simili) presentano generalmente una barra dei menu nella parte superiore dello schermo, una barra strumenti sul lato sinistro ,e una barra per la gestione dei colori sulla parte destra. La barra dei menu appare per default ad ogni apertura del programma, la altre barre sono solo alcune tra le tante a disposizione dell’utente, il quale può scegliere quali visualizzare, e in che punto dello schermo collocarle. Per personalizzare la nostra interfaccia grafica dal menu Visualizza abbiamo selezionato la voce Barra degli strumenti. Dalla finestra apparsa, chiamata Barre degli strumenti, abbiamo scelto di visualizzare due barre (Barra degli strumenti standard e Barra di stato) e tre tavolozze (Tavolozza strumenti, Tavolozza Opzioni strumenti, e Tavolozza Colori). Questo ci permetterà di lavorare meglio, senza dover scorrere troppo spesso i menu a tendina per cercare voci che ora possiamo direttamente scegliere dalle barre e delle tavolozze visualizzate. Barre e tavolozze possono essere posizionate (e dimensionate) in qualsiasi punto dello schermo. La posizione scelta, per quanto arbitraria, ci sembra la più indicata. Le barre e le tavolozze prescelte appariranno per default ad ogni apertura del programma (naturalmente è sempre possibile chiuderle o aprirne delle altre). Nella schermata riportata in questa pagina è possibile notare che sono state visualizzate due immagini, Fantasia1.bmp e ChiocciolaX.bmp., che ci serviranno da esempio. Per caricarle abbiamo selezionato dal menu File la voce Apri, che ci ha permesso tramite un pannello del tipo “sfoglia” di ricercare le immagini desiderate). Alcune annotazioni: Sullo schermo possono essere visualizzate contemporaneamente più immagini, ma sarà possibile eseguire modifiche o operazioni varie (Salva, Copia, Incolla, ecc) solo sull’immagine corrente (quella selezionata). Per compiere questa operazione occorre semplicemente cliccare su di essa, in un punto qualsiasi. La sua Barra del titolo prenderà il colore blu, segnalando l’avvenuta selezione. La Barra del titolo dell’immagine precedentemente selezionata (se esiste) tornerà al colore grigio, segnalando che sull’immagine non sono possibile modifiche né operazioni di nessun genere (a meno di non selezionarla nuovamente). Paint Shop Pro mette a disposizione dell’utente una vasta gamma di opzioni che permettono di modificare una immagine (o di crearne, se crede, una nuova). Impossibile in questa sede elencarle tutte, o entrare nei dettagli sul loro modo d’impiego (anche se molte opzioni non necessitano di molte spiegazioni. Per esempio tutti sanno, o dovrebbero già sapere, cosa significano termini spesso incontrati come “Salva”, “Copia”, “Incolla”…). Di queste opzioni ne elencheremo solo alcune, a puro titolo di esempio, tanto per esplorare le possibilità di intervento sulle immagini che un programma di fotoritocco può offrire. (Altre opzioni saranno descritte più dettagliatamente in appositi riquadri). Le icone che identificano strumenti o opzioni sono colorate, le voci selezionabili sono scritte in colore nero. Quando icone e scritte prendono un colore grigio, le relative funzioni sono disattivate. Questo può avvenire per due motivi: il formato dell’immagine non prevede l’applicazioni di queste funzioni, o, se queste funzioni sono previste, richiedono una maggiore Profondità Colore. In questo ultimo caso si può elevare la Profondità Colore dell’immagine seguendo il percorso Colori > Aumenta profondità colore > 16 milioni di colori (24 bit). Una volta eseguite le modifiche volute, è possibile riportare la Profondità Colore al valore iniziale, seguendo ad esempio il percorso Colori > Riduci profondità colore > ( 256 colori (8 bit). Se una o più modifiche effettuata sull’immagine non ci soddisfano, possiamo annullarle, cliccando sull’icona situata nella Barra dei menu rappresentante una freccetta rivolta verso sinistra (se abbiamo un ripensamento la freccia rivolta destra reintegrerà la modifica annullata). 140 La barra dei menu Quando il programma viene aperto la parte superiore della sua interfaccia grafica presenta per default, nella Barra dei menu, alcuni menu a tendina: File, Modifica, Visualizza (più un menu di Guide e Suggerimenti, contrassegnato da una icona che rappresenta un punto di domanda). Una volta caricata tramite il menu File una qualsiasi immagine, la Barra dei menu si arricchisce di altri menu (ad esempio Immagini, Effetti, Colori, Livelli…). Come vedremo, menu e sottomenu sono in grado di offrire una vasta gamma di opzioni. Molte voci presenti in questi menu se selezionate con un click del mouse hanno un effetto immediato sull’immagine corrente. Per esempio aprendo il menu Colori, se selezioniamo la voce Scala dei grigi, i colori presenti nella nostra immagine saranno istantaneamente convertiti in toni di grigio. Altre voci una volta selezionate mostrano un pannello di controllo, necessario per impostare i parametri che caratterizzeranno l’azione prescelta. Per esempio se dal menu Immagine selezioniamo la voce Ruota apparirà un pannello (il pannello Ruota) che ci permetterà di impostare il senso e l’angolo di rotazione dell’immagine. Altre voci ancora (contrassegnate da un triangolino posto alla loro destra) rimandano a un sottomenu comprendente diverse opzioni. I sottomenu si aprono automaticamente al soffermarsi del cursore del mouse sulle voci che ad essi rimandano, senza bisogno di click del mouse. Anche le voci presenti nei sottomenu, se selezionate, possono agire in modo diretto oppure far apparire dei pannelli di controllo. Immediatamente sotto la Barra dei menu appare la Barra degli strumenti standard (Copia, Incolla, Salva, Stampa, ecc.) Nella parte inferiore dello schermo è visibile la Barra di stato che mostra le dimensioni dell’immagine in pixel, il numero di colori permessi per l’immagine, la dimensione dell’immagine in KByte (che varia automaticamente ad ogni modifica eseguita). Nella parte sinistra di questa barra appaiono indicazioni relative agli strumenti di lavoro puntati dal mouse. Se il cursore del mouse è posizionato su una immagine la barra di stato indica le coordinate del punto indicato. Nella parte sinistra dello schermo è visibile la Tavolozza degli strumenti. Gli strumenti comprendono opzioni per catturare, spostare, circoscrivere determinate aree dell’immagine, oltre a strumenti come matite, pennelli, aerografi, forme predefinite, testuali, e tante altre. Ogni strumento è personalizzabile tranne la Tavolozza Opzioni Strumenti che può essere visualizzata e spostata dall’utente nella posizione desiderata (nella schermata mostrata come esempio questa Tavolozza è posizionata nella parte inferiore destra dello schermo). La relativa finestra si adegua automaticamente secondo lo strumento prescelto, offrendo molti parametri per regolare il suo modo di operare. Per esempio scegliendo lo strumento Aerografo la Tavolozza Opzioni Strumenti permette di settare la dimensione del getto dell’aerografo, la tolleranza e l’opacità del colore prescelto, le modalità di miscelatura dei colori. Ogni volta che uno strumento viene selezionato, il cursore si trasforma nel simbolo che lo rappresenta. Non entreremo nei dettagli sui modi di impiego di ogni strumento, in quanto risulta per tutti abbastanza intuitivo. Una particolare importanza deve però essere riservata allo strumenti Preleva colore (rappresentato da un simbolo a forma di contagocce). Ne parleremo nel paragrafo seguente. La gestione dei colori Una volta selezionato lo strumento Preleva colore, il cursore del mouse (ora raffigurante un contagocce), trascinato in un qualsiasi punto dell’immagine che intendiamo modificare (come abbiamo visto possono essere visualizzate più immagini contemporaneamente), mostra una piccola finestra nella quale appaiono i valori RGB corrispondenti al colore indicato dal cursore. Ad esempio nell’immagine presente sullo schermo (tratta dal film Fantasia di Walt Disney) il blu del cielo stellato possiede i valori R=0, G=34, B=85. 141 Nella parte destra dello schermo è visibile la Tavolozza colori. In alto sono visibili due riquadri, quello a sinistra visualizza il colore in primo piano, l’altro il colore di sfondo. Entrambi sono i colori correnti, quelli utilizzati dagli strumenti che si intende impiegare. Posizionandosi con il cursore del mouse su uno di questi riquadri apparirà l’icona dello strumento Preleva colore (che abbiamo già incontrato nella Tavolozza strumenti posta sulla parte sinistra dello schermo), con i valori RGB che identificano i colori presenti nei riquadri. E’ importante sapere che ogni strumento impiegato utilizza il colore in primo piano se si opera con il tasto sinistro del mouse, e il colore di sfondo se si opera con il tasto destro. I due colori possono essere invertiti con un semplice click del mouse sulle frecce poste tra i due riquadri. Utilizzando lo strumento Preleva colore il colore in primo piano e il colore di sfondo possono essere cambiati con un semplice click del mouse. Occorre posizionare il suo cursore (trasformato in contagocce) sul colore desiderato già presente nell’immagine corrente (il tasto sinistro abiliterà il colore scelto come colore in primo piano, il tasto destro come colore di sfondo). E’ possibile scegliere i colori da utilizzare con gli strumenti anche posizionando il cursore del mouse sul riquadro posta immediatamente al di sotto dei due più piccoli (colore di primo piano e colore di sfondo) (Questo riquadro più grande rappresenta una tavolozza colori, che per comodità chiameremo “Palette colori” per non confonderci con il termine Tavolozza colori dato all’intera barra destra). Il cursore si trasformerà automaticamente nello strumento Preleva colore. Anche qui un click del mouse sul colore prescelto lo renderà disponibile (sempre ricordando tasto sinistro=colore di primo piano, tasto destro=colore di sfondo). Spostando il cursore sulla Palette colori nella parte inferiore della Tavolozza colori un riquadro riporterà il colore sul quale sta scorrendo il cursore del mouse, e sopra il riquadro appariranno i corrispondenti valori RGB del colore. E’ importante sapere che spesso i soli colori disponibili sono quelli presenti nella Palette colori attiva, che cambia automaticamente a seconda dell’immagine selezionata, mostrando i colori che questa comprende o permette. Se il colore voluto non è presente in questa tavolozza è possibile aprire una Palette più completa, chiamata “arcobaleno”. La procedura è un poco laboriosa. Occorre aprire il menu a tendina File, richiamare il sottomenu Preferenze, dal quale selezionare l’opzione Preferenze generali programma, aprire la cartella Finestre di dialogo e tavolozze, ed infine selezionare la voce Mostra Selezione arcobaleno. Questa procedura può essere selezionata una volta per tutte (le barre e le tavolozze prescelte verranno visualizzate per default ad ogni apertura del programma). La scelta tra le tavolozze colori attive può essere in qualsiasi momento cambiata, ripetendo la procedura e selezionando la voce Mostra tavolozza documento o Mostra Selezione arcobaleno. Un colore prelevato dalla Tavolozza arcobaleno può però rilevarsi molto diverso una volta impiegato nell’immagine sulla quale stiamo lavorando. Questo fenomeno è facilmente spiegabile: abbiamo scelto un colore da una tavolozza con una profondità colore di 24 bit, che di colori ne comprende 16,7 milioni, per elaborare un’immagine che di colori ne può visualizzare, ad esempio, soltanto 256 (con una profondità colore di 8 bit). Per evitare che il colore desiderato sia riprodotto in modo approssimato occorre quindi aumentare la profondità colore dell’immagine, richiamando dal menu a tendina Colori il sottomenu Aumenta profondità colore, e da questo selezionare la voce 16 milioni di colori (24 bit). Un altro strumento che permette di operare con i colori è lo strumento Riempimento, presente nella Tavolozza strumenti. Lo strumento Riempimento ha per simbolo un barattolo di vernice, dal quale sta gocciolando del colore. Come per tutti gli altri strumenti il cursore del mouse prenderà la forma dell’icona che lo contraddistingue, con l’aggiunta di una crocetta per indicare esattamente il punto nel quale il colore sarà versato. Supponiamo di voler modificare l’immagine Fantasa1.bmp. Selezioniamola cliccando su di essa. Associamo al tasto destro del mouse un colore giallo brillante (abbiamo già visto come compiere questa operazione utilizzando lo strumento Preleva colore). 142 Possiamo ora colorare con una tinta dorata le due stelle e la luna che ornano il cappello a punta del mago Topolino. Basta centrare con la crocetta del cursore del mouse le aree interessate (la crocetta è di grande aiuto quando si devono centrare aree molto piccole). Clicchiamo con il tasto destro del mouse… e osserviamo il risultato. Lo strumento Riempimento funziona molto bene quando le aree da colorare (o ricolorare) sono ben delimitate, chiuse da linee di contorno e riempite con colori puri. Se un punto qualsiasi del contorno che delinea l’area interessata è interrotto, anche per un solo pixel, il colore versato fuoriuscirà attraverso “il varco” fino ad invadere le aree circostanti, fino a riempire l’intera figura. In questo caso occorre prima di versare il colore di riempimento chiudere l’interruzione presente nel contorno, utilizzando ad esempio lo strumento Pennello. Se i colori non sono puri (sono cioè sfumati o variegati) occorre attribuire al colore di riempimento prescelto una tolleranza colore (che si può impostare nella Tavolozza opzioni strumenti). Tutte le sfumature che rientrano nel campo di tolleranza impostato saranno correttamente riempite. Se al primo tentativo il risultato non sarà soddisfacente (caso molto probabile) basta ritornare alla situazione precedente la modifica, ricalibrare il valore di Tolleranza colore e ritentare l’operazione. Selezioniamo ora l’immagine ChiocciolaX.bmp, e osserviamo la casetta che la chiocciola porta sul dorso. Tramite lo strumento Preleva colore associamo il colore rosso del tetto al tasto sinistro del mouse, e il colore verde delle pareti al tasto destro. Siamo ora pronti ad operare con un altro importante strumento per la gestione dei colori: lo strumento Sostituzione colore, identificato da una icona che rappresenta una freccia rossa su sfondo blu (posto al centro della Barra strumenti). Il cursore si trasformerà in un pennello con la rappresentazione della sua area di lavoro (dalla Barra Opzione strumenti è possibile regolare le dimensioni e la forma del pennello, la tolleranza dei colori utilizzati, la loro densità, e altri parametri). Se ora passiamo il pennello dello strumento Sostituzione colore sulla casetta, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse il colore verde delle pareti passerà al colore rosso del tetto, tenendo premuto il tasto destro il colore rosso del tetto passerà al colore verde delle pareti. Abbiamo impostato un basso valore di Tolleranza colore (ad esempio 30) e possiamo notare che il passaggio del pennello sulla chiocciola o sullo sfondo, dato il basso valore di Tolleranza colore impostato, non ne altererà i colori. Per compiere modifiche su piccole zone delle immagini (con questo e con altri strumenti), è consigliabile impostare piccole dimensioni dello strumento usato, e ingrandire le immagini tramite lo strumento Zoom (lo troverete nella Barra strumenti, contrassegnato dall’icona di una lente). Alcuni menu presenti nella Barra menu Il menu Immagine presenta tra le altre le opzioni Capovolgi, Rifletti, Ruota, Ridimensiona. L’immagine che vogliamo elaborare può essere quindi capovolta, riflessa come in uno specchio, ruotata di un certo numero di gradi in senso orario o antiorario, ingrandita o rimpicciolita di una certa percentuale o portata a una misura ben definita. Il menu Effetti presenta numerosi sottomenu, ad esempio Messa a fuoco, Disturbo, Fotoritocco… Con questi sottomenu di una immagine si può accentuare (o diminuire) la sua messa a fuoco, rimuovere eventuali disturbi o piccoli graffi, correggere l’effetto “occhi rossi”, correggere il bilanciamento dei colori o il loro scolorimento, il contrasto e la nitidezza delle immagini. Nello stesso menu Effetti sono presenti altri sottomenu, come Effetti artistici, Effetti geometrici, Effetti di trama. Il sottomenu Effetti artistici tramite le molte opzioni che offre può trasformare la nostra immagine, rendendola simile a un disegno tracciato a matita o a carboncino, o a un dipinto. Il sottomenu Effetti geometrici applica alle immagine deformazioni prospettiche, può stringerle o allargarle, incresparle come se fossero viste sotto un velo d’acqua agitato dal vento. 143 Il sottomenu Effetti di trama mostra voci come Mosaico, Scultura, Cuoio, Manto, Ciottoli… Per ogni voce un pannello permette regolare finemente l’effetto voluto. Per esempio il pannello Mosaico antico permette di impostare in quante tessere (quante righe e quante colonne) sarà suddivisa l’immagine, l’opacità delle tessere, la larghezza e il colore dello spazio tra le tessere (la cosiddetta “boiacca”). 144 Alcune regolazioni dell’immagine offerte dal programma Paint Shop Pro Abbiamo già chiarito che il programma Paint Shop è solo uno dei molti programmi di grafica e fotoritocco in commercio, abbiamo anche visto che molti di questi programmi sono gratuiti, altri molto costosi. Alcuni sono di facile utilizzo, altri, rivolti a utenti più esperti se non professionisti delle immagini digitali, richiedono un approfondito apprendimento. Questo capitolo vuole essere solo un’introduzione al mondo dei programmi di grafica e di fotoritocco, e non può in questa sede approfondire le mille opzioni offerti da Paint Shop e da programmi dello stesso genere (se possedete un programma di grafica e non avete un manuale specifico per quel programma, potete sempre ricorrere alla sua Guida in linea, solitamente richiamabile con il tasto funzione F1. A solo titolo di esempio mostriamo alcune opzioni che Paint Shop Pro offre per il trattamento delle immagini digitali. Tenete presente sicuramente troverete le stesse opzioni (e molte altre) in molti (se non tutti) i programmi di grafica e fotoritocco in commercio. Regolazione della Tonalità, Saturazione, Luminanza di una immagine Si accede a questo pannello tramite il percorso Colori > Regola > Tonalità/saturazione/ luminanza. In questo esempio la fotografia da modificare mostra un paesaggio autunnale. Tramite questo pannello di regolazione è possibile agire su uno dei canali colore che compongono l’immagine (Canali “Mastro”, Rosso, Giallo, Blu, Verde, Blu, Ciano e Magenta. In questo caso abbiamo privilegiato il canale Rosso). Agendo esclusivamente su questo canale, e impostato un valore pari a 120 per la Tonalità, il colore rossastro delle foglie (e solo questo colore) si trasforma in un colore verde primaverile. E’ dunque possibile agire selettivamente su uno solo dei colori che compongono l’immagine. Il risultato delle modifiche applicate si può vedere in anteprima nella finestra destra del pannello di regolazione. (In questa finestra è possibile visualizzare, anche ingrandito, un particolare dell’immagine). Il Pannello Luminosità/contrasto Per aprire questo pannello si segue il percorso Colori > Regola > Luminosità/contrasto. L’immagine del castello, sottoesposta, può da questo pannello essere significativamente migliorata agendo sui valori Luminosità e %Contrasto (che qui abbiamo impostato rispettivamente a 100 e a 40%). Anche per questa opzione è disponibile una finestra di anteprima. 145 Il pannello Regola con Istogramma Questo pannello permette di modificare l’immagine secondo diversi parametri: luminosità, gamma, mezzi toni. Per aprire il pannello occorre seguire il percorso Colori > Funzioni istogramma > Regola con istogramma. Per migliorare l’immagine un poco “appiattita” si è agito aumentando la gamma dei Mezzitoni (cursore sulla destra del pannello). Si è poi agito sulla funzione Gamma (agendo sui tre piccoli cursori triangolari al di sotto della finestra istogramma, per schiarire l’immagine). Si può provare a migliorare l’immagine in modo automatico (senza aprire il pannello Regola con Istogramma), seguendo i percorsi Colori > Funzioni istogramma > Equalizza oppure seguendo il percorso Colore > Funzioni istogramma > Estendi. La funzione Istogramma non è di semplice comprensione e utilizzo. Una immagine sottoesposta generalmente presenta un picco nella parte sinistra della finestra istogramma, un immagine sovraesposta presenterà questo picco sulla sua parte destra. Il pannello Curve Questo pannello permette di modificare una immagine agendo sulla sua luminosità. E’ possibile agire sulla intera gamma RGB o su un singolo canale R, G o B.. Spostando con il cursore del mouse un punto posto sulla linea diagonale che attraversa la finestra curve, la linea si trasformerò in una linea curva (con più “gobbe” se si agisce su più punti). Tre piccole finestrelle indicano il canale RGB sul quale si sta operando, e il valore di entrata e di uscita della luminosità del punto indicato. I valori possono variare tra 0 (bianco) e 255 (nero).. 146