Servizi - Liceo Fermi

Liceo
FERMI
Cantù
5
SERVIZI
5.0
DESCRIZIONE
Manuale di gestione della scuola
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MP 5 SERVIZI
V. 1.0
In questo capitolo è descritta tutta la serie di attività di servizio che, pur non creando direttamente
valore aggiunto sulla prestazione, come è il caso dell’insegnamento, sono tuttavia indispensabili.
Questo servizio rispetta i seguenti criteri:
• Trasparenza: informazione a tutti gli utenti interessati
• Efficacia: completezza, rapidità, dinamicità
• Efficienza: limitazione degli sprechi
• Flessibilità: disponibilità e capacità ad affrontare situazioni impreviste.
5.0.1
Responsabilità
•
•
5.0.2
Indicatori
•
•
•
5.0.3
Per l'adeguatezza e l'efficacia dei processi: 0.D (Direttore dei servizi amministrativi)
Per la corretta applicazione dei processi: le funzioni previste dalle singole procedure e
sintetizzate in AL 1.1 Matrice delle responsabilità .
Numero degli utenti della comunità “Ferminetwork"
Numero di rapporti di non conformità sulla gestione dello stabile
Numero di prestiti effettuati dalla biblioteca agli studenti
Processi e sottoprocessi
5.1
Acquisto e
gestione
materiali
5.2
Nuove
tecnologie
5.1.1
Pianificazione
dei fabbisogni
5.2.1
Pianificazione
5.1.2
Richieste
d'acquisto e
ordinazioni
5.2.2
Gestione
corrente
5.1.3
Selezione fornitori
5.2.3
Progetti
informatici
5.3
Gestione
stabile
5.4
Segreteria
5.4.1
Archiviazione
5.4.2
Corrispondenza
generale
5.4.3
Gestione del
personale
5.1.4
Verifica delle
forniture
5.4.4
Gestione studenti
5.1.5
Valutazione e
riqualifica dei
fornitori
5.4.5
Gestione fatture
5.1.6
Immagazzinamento
5.5
Attività
finanziaria e
contabile
5.6
Biblioteca
5.6.1
Pianificazione e
approvvigionam.
5.6.2
Ricezione e
classificazione
5.6.3
Gestione
biblioteca
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5.1
Manuale di gestione della scuola
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V. 1.0
ACQUISTO E GESTIONE MATERIALI
Per sviluppare nel modo più efficace tutte le prestazioni e i servizi che gli competono, il liceo opera
affinché i docenti e i collaboratori possano disporre tempestivamente dei materiali adatti allo scopo.
Questa esigenza è soddisfatta attraverso la corretta pianificazione dei fabbisogni, la scelta dei
fornitori (per i materiali non forniti attraverso la Provincia), l’ordinazione, uno stoccaggio razionale, e
quindi facilmente gestibile, dei materiali stessi.
5.1.1
Pianificazione dei fabbisogni
La pianificazione dei fabbisogni è effettuata annualmente, da parte di 0.D. Egli tiene conto delle
richieste dei docenti, dei collaboratori e degli utenti, e dei finanziamenti erogati dall’Amministrazione
scolastica e dalla Provincia al liceo, nell’ambito del preventivo dell’anno precedente.
5.1.2
Richieste d’acquisto e ordinazioni
In funzione delle esigenze pianificate e delle necessità correnti sono designati i seguenti responsabili
preposti:
• R5.7 (Responsabile biblioteca), per il materiale librario, le riviste e il materiale informativo di tipo
digitale.
• R5.1 - R5.2 - R5.4 - R5.5 (Responsabili dei laboratori), per il materiale di consumo speciale
destinato ai laboratori.
• R5.3 (Responsabile Nuove tecnologie), per le attrezzature di nuove tecnologie.
• R5.6 (Responsabile palestra), per il materiale di consumo speciale, gli oggetti e le attrezzature
destinate alla palestra.
• 0.D (Direttore amministrativo), per oggetti e attrezzature specificatamente definite a preventivo
(investimenti, apparecchi, prestazioni esterne ecc.) e per il materiale di cancelleria.
Le esigenze pianificate e le necessità correnti sono indicate da ciascun responsabile di settore su
apposito modulo e trasmesse a 0.D che, previa verifica della disponibilità finanziaria e dopo la
valutazione di eventuali preventivi pervenuti , emette l’ordinazione, in forma scritta, specificando i
dati d’acquisto seguenti:
• Fornitore, scelto dall’elenco fornitori secondo l’applicativo SISSI nel rispetto del d.m. 44/01.
• Specifiche della merce (denominazione, quantitativo, caratteristiche, ev. numero di articolo).
• Termine e modalità di fornitura.
• Prezzi e condizioni di pagamento (con o senza IVA, sconti speciali ecc.).
• Nome dell’utente interno.
Le modalità di gestione delle richieste di acquisto e delle ordinazioni sono illustrate in P.Q. 5 -01,
Richiesta di acquisto e di ordinazioni.
Le ordinazioni di materiale di uso corrente comportano la formalizzazione dei dati di acquisto sopra
indicati sull’ apposito modulo.
.
5.1.3
Selezione dei fornitori
Annualmente 0.P e 0.D definiscono l’elenco dei fornitori ricorrenti sull’applicativo SISSI.
I criteri per tale selezione sono i seguenti:
• esperienze precedenti (vedi 5.1.5)
• informazioni e referenze (esterne e interne)
• risultanze di incontri e visite
• sperimentazioni di forniture campione
• rapporto qualità/prezzo
• modalità operative attestate da un SGQ riconosciuto
• vantaggi logistici.
Per acquisti più mirati, oppure nei casi di acquisti sulla base di offerte, i fornitori sono definiti di volta
in volta.
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5.1.4
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V. 1.0
Verifica delle forniture
La fornitura è ricevuta da 0.D, che la consegna al preposto unitamente alla rispettiva bolla di
accompagnamento.
0.D è responsabile della verifica della fornitura.
Le apparecchiature e gli strumenti acquistati sono sottoposti a collaudo da parte di una commissione
formata da: 1) responsabile di laboratorio, cui il materiale è posto in carico, - 2) 0.D - 3) assistente
tecnico.
La verifica ed il collaudo sono eseguiti secondo le modalità indicate in IL 5-01,Collaudo
apparecchiature e strumenti. Verificata la conformità della fornitura e del collaudo, il responsabile
preposto trasmette la bolla di accompagnamento, firmata da 0.D (Responsabile acquisti e gestione
materiali), che dispone la classificazione, in attesa della fattura.
La fattura viene evasa secondo quanto indicato in 5.4.5
5.1.5
Valutazione e riqualifica dei fornitori
I responsabili preposti (vedi 5.1.2) effettuano alla fine dell’anno scolastico la valutazione delle
prestazioni dei fornitori ricorrenti, mediante ML 5-04, Valutazione dei fornitori, che trasmettono a
0.D. Questi ne sviluppa una sintesi, contenente le proposte di riconferma o di sostituzione dei
fornitori, e la sottopone a 0.P per la definizione del nuovo elenco dei fornitori. 0.D provvede inoltre
ad informare i fornitori sull’esito della valutazione.
5.1.6
Immagazzinamento
Tutti i materiali depositati in magazzino sono identificati secondo la categoria e suddivisi secondo i
criteri di praticità d’uso.
Il responsabile del magazzino è 0.D.
Egli gestisce le attività di controllo, sulla base di quanto indicato in IL 5-02, Gestione magazzino.
5.1.7
Inventario
Tutti i materiali, le apparecchiature, gli strumenti, le attrezzature e gli arredi sono inventariati, all’atto
di acquisto, sull’apposito registro di inventario. Su ciascuno di essi è apposta un’etichetta indelebile
recante il numero di inventario e l’intestazione del liceo.
Responsabile dell’inventario dei beni disponibili è 0.D.
5.2
NUOVE TECNOLOGIE
Un’infrastruttura basata sulle nuove tecnologie, in particolare la tecnologia informatica efficiente, è
oggigiorno indispensabile per l’attività curricolare ed extracurricolare e per assicurare il buon
funzionamento del sistema organizzativo. L’infrastruttura informatica del liceo è costituita da una rete
di PC, gestita da alcuni server e da un certo numero di periferiche. Tutte le attività che riguardano il
settore informatico, dalla pianificazione dei fabbisogni alla gestione corrente, ai progetti, sono di
competenza di R5.3 (Responsabile Nuove tecnologie) che si avvale della collaborazione di R5.4
(Responsabile laboratorio di informatica). 0.Q è responsabile della sicurezza dei documenti e dei dati
SGQ gestiti in formato digitale.
5.2.1
Pianificazione
Il fabbisogno di materiale informatico (hardware e software) è definito annualmente da R5.3
(Responsabile Nuove tecnologie), sentito R5.4 (Responsabile laboratorio informatica), dopo aver
considerato e analizzato le esigenze espresse da docenti e collaboratori del liceo, sulla base
dell’evoluzione delle nuove tecnologie e del mercato da esse generato.
La pianificazione del fabbisogno deve inoltre tener conto delle diverse risorse a disposizione e più
precisamente:
• per il materiale informatico/nuove tecnologie destinato all’uso didattico: programma annuale
• per il materiale informatico/nuove tecnologie destinato all’uso amministrativo: finanziamento
concesso dalla Provincia.
Per gli acquisti si procede come indicato in 5.1.2.
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5.2.2
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Gestione corrente
La gestione corrente della struttura informatica,spettante a R5.3, comprende diverse attività, quali:
• Il controllo della manutenzione (HW e SW), le cui modalità sono descritte in IL 5-03,
Manutenzione informatica
• l’installazione e messa in servizio di nuove attrezzature (HW e SW)
• le attività di informazione e formazione degli utenti
• la gestione degli accessi al sistema informatico e della sicurezza dei dati, secondo IL 5-04,
Gestione accessi sistema informatico
• la gestione della rete, secondo IL 5-05, Gestione rete informatica
• la gestione delle licenze per l’utilizzazione dei prodotti software
• la gestione del sito WEB del liceo.
5.2.3
Progetti informatici
Il continuo progresso della tecnologia informatica richiede talvolta massicci interventi a livello di
ristrutturazione del sistema, come per esempio l’evoluzione dell’intera rete verso un’altra piattaforma
di applicativi software, l’implementazione di un applicativo particolarmente complesso, l’installazione
di una nuova aula di informatica ecc.
Questi tipi di interventi, non rientrando nelle attività ricorrenti o di routine del liceo sono considerati e
gestiti come progetti da parte di R5.3, secondo la metodica sviluppata nella sezione MP 4 di questo
Manuale.
5.3
GESTIONE STABILE
Gli utenti (studenti e altri beneficiari delle prestazioni e servizi del liceo) esigono che le attività si
svolgano in un ambiente sicuro e confortevole. Per questo scopo il liceo deve assicurare la
necessaria organizzazione per:
• gestione e sorveglianza dello stabile
• pulizia dello stabile.
La responsabilità di questo servizio compete a 0.D.
I collaboratori scolastici provvedono all’apertura ed alla chiusura dell’edificio scolastico secondo le
disposizioni impartite da 0.D. Essi attendono alla sorveglianza dell’edificio scolastico e delle aree
annesse ed esercitano il controllo sul corretto utilizzo degli spazi e delle installazioni scolastiche.
ML 5-01, Organizzazione del servizio scolastico ausiliario descrive dettagliatamente le precitate
attività.
Gli interventi di manutenzione più importanti sono di competenza della Provincia. L’attribuzione del
personale di pulizia è di competenza dell’amministrazione statale. L’organizzazione del personale
per le precitate attività è di competenza di 0.D. cui inoltre compete la responsabilità delle seguenti
attività :
• la vigilanza sulla manutenzione delle infrastrutture da parte di terzi
• l’attribuzione di incarichi per piccole riparazioni, sulla base di constatazioni dirette, oppure in
risposta ad azioni di annuncio guasti da parte di docenti / collaboratori del liceo, effettuate
mediante l’apposito ML 6- 08, Proposte di miglioramento. Questo genere di attività è regolato
da IL 5- 06, Piccole manutenzioni.
• la gestione e la direzione del personale di pulizia, secondo le indicazioni contenute in
IL 5- 07, Gestione personale di pulizia.
• la gestione e lo smaltimento dei residui derivati dalle attività che si svolgono nel laboratorio di
Scienze. Per questo incarico 0.D si avvale della collaborazione di R5.2 (Responsabile del
laboratorio di Scienze) e del personale tecnico. Lo smaltimento è effettuato da una ditta
specializzata ed autorizzata. L’operazione è registrata su apposito registro,depositato nel
Laboratorio di Scienze(Chimica).
La responsabilità della registrazione compete a R5.2.
I responsabili dei laboratori effettuano periodici controlli delle attrezzature e degli impianti. Eventuali
disfunzioni sono registrate e segnalate su ML 6 –08, Proposte di miglioramento.
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5.4
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V. 1.0
SEGRETERIA
Come tutte le organizzazioni, il liceo necessita, per lo sviluppo delle proprie prestazioni, di un
efficiente servizio di segreteria che assicuri tutte le attività di tipo amministrativo.
Responsabile di questo servizio è 0.D (Direttore amministrativo).
5.4.1
Archiviazione
0.D è responsabile dell’archiviazione dei documenti del liceo. Egli affida il compito esecutivo al
personale di segreteria che esegue l’archiviazione secondo quanto indicato nella matrice dei
documenti e dei dati e sulla base di quanto descritto in IL 5- 08, Archiviazione documenti.
5.4.2
Corrispondenza generale
0.D è responsabile del disbrigo della corrispondenza generale, in entrata e in uscita, dell’invio di
documenti e dello smistamento della posta in arrivo. Egli è pure responsabile della gestione dei conti
correnti. Le attività legate alla corrispondenza generale sono descritte in IL 5- 09, Gestione
corrispondenza generale.
5.4.3
Gestione del personale
Le attività di gestione operativa del personale (docenti e collaboratori) riguardano in particolare:
• la redazione e la gestione degli elenchi
• la gestione delle assenze per malattia e infortunio (IL 5 –14)
• la gestione dei dossier personali (IL 5 –15)
• la gestione delle supplenze (IL 5 –16)
• la gestione dei contratti (IL 5 –17)
La responsabilità di queste operazioni è di R5.9 (Responsabile gestione personale).
Tutte le precedenti operazioni sono eseguite tramite software SISSI, fornito dal MIUR, ed il SIMPI
(Sistema Centrale del MIUR).
5.4.4
Gestione studenti
Le attività di gestione degli studenti riguardano in particolare:
• la ricezione delle iscrizioni, l’ammissione e la registrazione
• la gestione dei dossier, delle schede personali e delle carte per studenti
• la gestione delle assenze, per malattia e infortunio
• la gestione handicap
• la gestione degli organi collegiali
• la gestione degli esami di stato, mediante l’applicativo CONCHIGLIA
• la predisposizione delle statistiche di inizio e fine anno scolastico
• i contributi amministrativi
• la raccolta delle valutazioni, la redazione e la stampa delle pagelle.
Le modalità per lo svolgimento di queste attività sono descritte in IL 5- 18, Gestione studenti.
Tutte le operazioni sono eseguite tramite il software SISSI e il database denominato Gestione
Alunni.
Responsabile di queste operazioni è R5.8 (Responsabile gestione studenti).
5.4.5
Gestione fatture
0.D riceve le fatture, le verifica e dispone per il pagamento, la registrazione e l’archiviazione.
L’attività è dettagliatamente descritta in ML 1-02, Descrizione di incarico.
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V. 1.0
ATTIVITÀ FINANZIARIA E CONTABILE
L’attività finanziaria e contabile del liceo è di competenza di 0.D che provvede ad allocare le risorse
finanziarie secondo la provenienza di esse (statali, regionali, provinciali, enti locali, privati, interessi
bancari, ed altro).
In collaborazione con 0.P provvede alla stesura del Programma annuale, secondo criteri di
efficacia, di efficienza e di economicità. Il documento contabile si conforma al d.m.44/01.
0.D. cura le attività finanziarie consequenziali come lo stato di attuazione del Programma annuale e
provvede ad adottare eventuali modifiche. Egli provvede ad assumere, in collaborazione con 0.P, gli
impegni di spesa, alla loro liquidazione ed ai pagamenti.
0.D incassa i finanziamenti erogati tramite le reversali di incasso.
0.D sottopone il conto consuntivo a 0.P ed elabora la relazione degli obiettivi programmati da
sottoporre all’esame del Collegio dei revisori del conto.
5.5.1
GESTIONE CONTABILE
La gestione operativa della contabilità, effettuata mediante l’applicativo SISSI, è di competenza di
R5.10 (Responsabile gestione contabilità) che vi provvede sulla base delle indicazioni fornite da 0.D
e delle prescrizioni contenute in ML 1-02, Descrizione di incarico.
5.6
BIBLIOTECA
Il servizio della biblioteca risponde a diverse esigenze culturali e professionali degli studenti, dei
docenti e degli altri collaboratori del liceo, in modo particolare per quanto concerne la messa a
disposizione di materiale librario, riviste e quotidiani. In biblioteca sono pure disponibili alcune
stazioni PC, per ricerche mirate su Internet.
L’utilizzo della biblioteca è gestito mediante apposito regolamento.
La responsabilità del servizio bibliotecario compete a R5.7 (Responsabile biblioteca).
5.6.1
Pianificazione e approvvigionamento
R5.7 allestisce annualmente una pianificazione dei fabbisogni, che tiene conto di vari fattori quali:
• le risorse finanziarie a disposizione della biblioteca
• lo sviluppo degli acquisti effettuati negli anni precedenti
• le esigenze espresse preventivamente dagli utenti
• le proposte del mercato librario
• un’adeguata riserva per soddisfare le esigenze che emergeranno nel corso dell’anno scolastico.
Il piano è presentato a 0.D ed a 0.P, cui compete l’approvazione.
Per gli acquisti si procede come indicato in 5.1.2.
5.6.2
Ricezione e classificazione
Il materiale librario, le riviste ed i quotidiani vengono ricevute da R5.7, che provvede alla
registrazione, alla classificazione, effettuata mediante il sistema Dewey, e alla disposizione nei
luoghi di utilizzazione, sia interni sia esterni alla biblioteca.
5.6.3
Gestione biblioteca
Le attività di gestione della biblioteca, condotte sotto la responsabilità di R5.7, comprendono:
• l’informazione agli utenti sui servizi offerti dalla biblioteca e sulle nuove pubblicazioni
• il prestito di libri e di materiali audiovisivi
• la consulenza (ricerca pubblicazioni)
• la gestione delle stazioni di lavoro (PC) Internet
• l’organizzazione delle scaffalature
• l’eliminazione, o la sostituzione dei testi obsoleti.
L’insieme di queste attività è descritto in IL 5- 13, Gestione biblioteca.