Checklist per la gestione di Eventi no stress e Meeting no

Checklist per la gestione di Eventi
no stress e Meeting no problem
Fase 1. Pianificazione di base
Fissate gli obiettivi della vostra riunione o dell’evento
…… Definite il target e create la lista degli invitati
…… Decidete il titolo della riunione o dell’evento e il logo
…… Stabilite la data e le possibili location
…… Impostate una bozza dell’agenda con gli argomenti da trattare
…… Create una tabella con gli orari di inizio e conclusione lavori
…… Fissate il budget controllando e valutando i fondi a disposizione
Fase 2. Organizzazione
Location
…… Definite il numero dei partecipanti
…… Ricercate e confrontate location differenti compresi alberghi, centri congressi e ristoranti
…… Confrontate i prezzi
…… Considerate la possibilità di organizzare un catering o un pranzo/cena
…… Verificate la grandezza della sala e il numero dei posti a sedere
…… Controllate le attrezzature includendo il palco, il tavolo per la premiazione, il tavolo per l’accoglienza, il guardaroba,
il ripostiglio e la sala stampa
…… Controllate la disponibilità delle attrezzature audio-visive e testatele
…… Valutate le possibilità di allestimento della sala e dei tavoli
…… Cercate delle aree da utilizzare per i break
…… Accertatevi che il posto sia facile da raggiungere, che ci siano parcheggi e che sia accessibile con i mezzi pubblici
…… Se l’evento si svolgerà all’aperto assicuratevi che ci sia un posto coperto da utilizzare in caso di brutto tempo
…… Organizzate delle visite sul posto per mettere a confronto tutte le possibili location
…… Scegliete la location definitiva e confermate le date e il prezzo
…… Stipulate un contratto che includa tutti i dettagli dell’evento
Programma
…… Elaborate un programma dettagliato stabilendo gli orari per ogni argomento
…… Scegliete un personaggio adatto a fare il discorso di benvenuto, ad introdurre i relatori e a fare il discorso di chiusura
…… Pianificate i break e le sessioni di intrattenimento
Relatori
…… Fate una lista di possibili relatori. Possono essere interni o esterni
…… Contattate i possibili relatori e discutete termini e condizioni
…… Scegliete i relatori e stendete un contratto da far firmare
…… Chiedete che tipo di attrezzature audio-visive sono necessarie e ordinatele
Prodotti innovativi
Software e modelli facili da usare
Assistenza e supporto
www.avery.it
…… Create dei badge per i relatori. I Badge Avery stampabili sono ideali perché possono essere creati in pochi minuti senza
doversi rivolgere ad un fornitore esterno
…… Fornite i modelli per le presentazioni. Se volete potete utilizzare il modello standard della vostra azienda
…… Stabilite una scadenza entro la quale i relatori devono fornirvi il materiale
…… Raccogliete tutte le presentazioni e fatene una copia su una memoria esterna tipo una chiavetta USB
…… Organizzate i pernottamenti e aiutate i partecipanti nell’organizzazione del viaggio
…… Predisponete una persona che funzionerà da referente durante tutto l’evento
…… Se necessario, acquistate dei regali per i relatori
Inviti
…… Create un database con tutti gli indirizzi
…… Create delle etichette per indirizzi da applicare sulle vostre buste con il logo dell’azienda. E’ facile quando si utilizzano le
Etichette Avery per Indirizzi e i software e i modelli gratuiti
…… Stampate e inviate i vostri inviti
…… L’invito deve includere:
…… logo aziendale
…… titolo dell’evento ed altre informazioni che lo caratterizzino
…… data e orari
…… indirizzo della location e suggerimenti su come raggiungere il luogo dell’evento
…… il programma comprendente le informazioni sui relatori
…… abbigliamento consigliato
…… quota di registrazione e condizioni per la rinuncia
…… informazioni sulla sistemazione in albergo e sull’organizzazione dei pasti e dei break
…… dettagli per la prenotazione e tempistiche
…… riferimento della persona da contattare per eventuali informazioni
…… create una lettera che ricordi l’evento e programmate le telefonate
Documenti per i partecipanti
…… Create dei Badge che mostrino chiaramente il nome del partecipante, il ruolo e il logo aziendale. Possono essere creati in pochi
minuti con i software e i modelli Avery. Potete scegliere tra i Badge Avery Adesivi che aderiscono perfettamente ai tessuti e
possono essere rimossi senza lasciare residui o tra quelli in cartoncino stampabile
…… Preparate documenti chiari e professionali. Stampate le presentazioni, il catalogo prodotti, la lista dei partecipanti e le
schede di valutazione che dovranno essere riempite alla fine dell’evento. Se avete bisogno di evidenziare informazioni potete
utilizzare gli Indici segnapagina di Avery per segnalare o sottolineare informazioni
…… Se necessario, acquistate regali o gadget da dare in omaggio
Attrezzature
…… Assicuratevi che tutte le attrezzature richieste siano disponibili, incluso il computer portatile, il video proiettore o il monitor,
l’impianto audio, il telecomando, i microfoni e la connessione ad internet
…… Predisponete blocchi, penne e matite per i partecipanti
…… Appunti. Se voi o il vostro staff volete evidenziare informazioni per i partecipanti, potete utilizzare gli Indici segnapagina
Avery, ideali per evidenziare e sottolineare testi. Oppure Etichette in blocchetto Avery, che possono essere applicate sulle
pagine con informazioni chiave in modo che partecipanti possano trovarle facilmente
…… Lavagne a fogli mobili
…… Lavagne bianche
…… Video proiettori / proiettori per diapositive / proiettori da soffitto / fax
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Segnalazioni / Decorazioni
…… Verificate che tutte le indicazioni per raggiungere il luogo dell’evento siano chiare. Con i Cartelli Avery potete creare segnaletiche
direzionali. Aggiungete il logo aziendale: con il software e i modelli Avery avete l’opportunità di personalizzarli
…… Valutate l’allestimento della sala e dei tavoli cercando il modo per personalizzarli
…… Distribuite i Biglietti da Visita. Se avete finito i vostri biglietti da visita, potete crearli da soli utilizzando i Biglietti
da Visita Avery, i software e i modelli gratuiti
…… Assegnate i posti a sedere
Catering
…… Organizzate il catering includendo i pasti principali, il cocktail di benvenuto, bevande e stuzzichini, predisponete
bottiglie di acqua sulle postazioni dei relatori e dei partecipanti
Accoglienza ospiti
…… Predisponete un guardaroba
…… Predisponete un banco accoglienza
…… Organizzate un tavolo per la registrazioni degli ospiti includendo la distribuzione dei badge e le indicazioni sulle
postazioni da occupare
…… Organizzate il servizio per la sicurezza
Fotografie
…… Decidete se volete far fare delle foto oppure dei video
…… Contattate il fotografo o l’agenzia video
Pubblicità / Marketing
…… Scrivete e inviate i comunicati stampa
…… Create annunci pubblicitari e newsletter per la stampa
…… Completate le attività di promozione creando un sito web, e-newsletter e/o social network
…… Promuovete l’evento internamente
Fase 3. Poco prima dell’evento
…… Informate i responsabili del catering dell’esatto numero di partecipanti
…… Fate un sopralluogo nella location per verificare che tutte le sale e gli allestimenti siano in ordine
…… Distribuite la documentazione e i badge
…… Mettete la segnaletica. E’ facile da fare se utilizzate i Cartelli Avery Autoaderenti: non avete bisogno di nastro
adesivo e si rimuovono facilmente senza lasciare residui
…… Fate un brief allo staff interno ed esterno
…… Testate tutte le apparecchiature audio-video includendo anche l’impianto sonoro
…… Assicuratevi che tutte le presentazioni funzionino con le apparecchiature a vostra disposizione
Fase 4. Dopo l’evento
…… Organizzate una riunione di analisi e commenti con tutti i membri del team
…… Fate un’analisi dei costi e redigete un report
…… Analizzate le schede di valutazione o completate il questionario con i partecipanti
…… Inviate una lettera di ringraziamento ai relatori e ai partecipanti. Questa è un’altra opportunità per promuovere l’azienda
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