Disposizioni viaggio studio

Disposizioni viaggi di studio
1. L’organizzazione dei viaggi di studio è compito degli assistenti, che possono avvalersi dell’aiuto del
personale amministrativo come da direttiva.
2. Per la tempistica vanno rispettate le date segnalate nel calendario festività e viaggi.
http://inside.arc.usi.ch/cms/calendari/calendario-festivita.html
http://inside.arc.usi.ch/cms/viaggi-studio.html
3. Viaggio
Per le offerte di viaggi in torpedone contattare direttamente le agenzie di noleggio bus
(http://inside.arc.usi.ch/cms/uploaded/collaboratori/formulari/noleggio%20%20bus%202013.pdf) per
avere un confronto di prezzi. L'offerta va sottoposta all'Amministratore prima dell'accettazione. Per i
viaggi in partenza da Mendrisio non é permesso utilizzare trasportatori stranieri. Per i viaggi in città
lontane che vengono raggiunte con altri mezzi, bisogna farsi raccomandare un' azienda dall’ente del
turismo locale ed allegare la stessa al preventivo.
Per i viaggi in treno richiedere un preventivo al Rail Service allo 0900 300 300, per i viaggi in svizzera
richiedere un preventivo tramite il link: http://sbb-gruppentool.mxm.ch/gruppentool/default.aspx?lang=3.
Infine per procedere con la prenotazione contattare la ricezione (Ilaria Bernasconi).
Per i viaggi in aereo (anche se con riservazione individuale), l’assistente si avvale delle quotazioni in
internet, o in caso di necessità si rivolge in ricezione.
4.
Preventivo: http://form-priv.arc.usi.ch/form/view.php?id=31296
Per una migliore organizzazione e previsione dei costi dei viaggi di studio, si richiede l'allestimento di un
preventivo che va approvato dall’Amministratore prima dell’organizzazione del viaggio.
5. Incasso
Una volta organizzato il viaggio secondo preventivo, l’assistente procede ad incassare il montante
dovuto da ogni studente, facendo firmare il formulario apposito. Sullo stesso si farà notare che chi non
parteciperà al viaggio ed ha già pagato, non avrà diritto ad alcun rimborso, ma dovrà affidarsi a una
propria assicurazione di viaggio.
L’incasso sarà consegnato dall’assistente in ricezione (Ilaria Bernasconi) e sarà versato nella cassa
dell’amministrazione a compensazione delle spese. Eventuali piccoli eccedenze andranno a favore del
fondo viaggi per gli studenti. Si raccomanda di evitare di tenere in ufficio somme importanti! La
ricezione rilascerà una ricevuta al momento del versamento.
6. Fondo viaggi
Nella spesa totale è inclusa una piccola somma di contributo volontario quale contributo di solidarietà.
Lo stesso viene gestito congiuntamente dall’amministrazione e dal delegato agli studi secondo le
necessità finanziarie, per aiutare a sostenere i viaggi di studenti immatricolati con difficoltà economiche.
7. Consuntivo, fatture
Il consuntivo, i rimborsi spese del viaggio e le fatture, completi di giustificativi, dovranno essere vistati
dall’assistente e dal docente e consegnati in amministrazione per la contabilizzazione a carico del
corso/atelier.
Antoine Turner, Amministratore, Mendrisio 13/07/2014
USI - Accademia di architettura
Villa Argentina, Largo Bernasconi 2, CH - 6850 Mendrisio
tel. +41 58 / 666 50 00, fax +41 58 / 666 58 68, e-mail [email protected], www.arc.usi.ch