Piano triennale di razionalizzazione di alcune spese di

COMUNE DI CASTEL GUELFO DI BOLOGNA
Provincia di Bologna
Piano triennale di razionalizzazione
delle dotazioni strumentali
Autovetture, telefonia mobile, fotoriproduttori, fax e strumenti informatici
(In applicazione dell’art. 2, comma 594 e seguenti della legge 24.12.2007, n. 244)
Approvato con Deliberazione Giunta comunale n. 115 del 15.12.2009
1
Il presente piano triennio 2009-2011; si compone di azioni che definiscono misure idonee alla
razionalizzazione dell’utilizzo delle dotazioni in questione e comunque al contenimento delle spese.
L’Amministrazione comunale già da tempo ha iniziato a perseguire un obiettivo di razionalizzazione delle
dotazioni strumentali assegnate ai diversi uffici e servizi della struttura. In particolare si è provveduto ad
avviare il processo di sostituzione di fotocopiatrici e stampanti con macchine multifunzioni in quanto si è
valutato la loro convenienza economica derivante da riduzione delle dotazioni e minor costi di gestione
ordinaria.
La sostituzione delle rimanenti dotazioni in uso potrà avvenire in caso di alienazione/dismissione per guasti
irreparabili, oppure quando il costo di manutenzione ordinaria, straordinaria e di riparazione superino il valore
economico del bene.
Nel corso del 2008 con deliberazione Giunta comunale n. 110 del 3.12.2008 è stato approvato un progetto
per la progressiva eliminazione dei documenti cartacei e la razionalizzazione dei flussi documentali con i
seguenti obiettivi: riduzione carta, avvio utilizzo firma digitale, trasmissione documenti tramite pec e
attivazione del fascicolo informatico.
DOTAZIONI STRUMENTALI:
ricognizione
I fax in dotazione ai diversi servizi e uffici del Comune sono n.3 Sono di proprietà dell’ente
Si riporta di seguito l’elenco dettagliato dei fax:
n.
Marca e modello
Data inventario
n.ro inventario
1
Brother mod. 8070p
------2
Brother mod.2820
--------3
Canon B820
16.12.2004
1290
I fotocopiatori in dotazione ai diversi servizi e uffici del Comune sono n.2.
Si riporta di seguito l’elenco dettagliato:
n.
Marca e modello
Data inventario
1
Kyocera Km 1620
23.12.2004
2
Kyocera Km 1620
23.12.2004
I computer,
n.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
n.ro inventario
1291
1292
i server e le stampanti in dotazione ai diversi servizi e uffici del Comune sono i seguenti:
Marca e modello
Data inventario
n.ro attrezzature
Computer
Anni2002 -2009 28
Computer portatili
Anni 2002-2007 3
Server
Anno 2002-2006 2
Stampante Epson R220
1
Stampante Hp Laser J 5
1
Stampante Hp Laser 3700n
1
Stampante Lexmark 120n
1
Stampante Espon c84
1
Rex Rotry gx 3000
1
Stampante Epson lq 2080
2
Stampante Epson lq 2170
1
Stampante Hp 5100tn
1
Stanpante Hp 2200dn
1
Stampante Hp 3550
1
Multifunzione Nashuatec
3
2
16
17
Multifunzione Konica
Scanner Epson
1
1
I telefoni mobili e carte SIM in dotazione ai diversi servizi e uffici del Comune sono n.8.
Elenco delle funzioni e delle strutture assegnatarie dei telefoni cellulari:
funzione o struttura
n.utenze assegnate
Sindaco
1
Assessori
2
Segretario comunale
1
Settore tecnico
2
Polizia municipale
1
Economato da assegnare in via saltuaria
1
Totale
8
Autovetture di servizio.
servizio Si premette che il dettato normativo di cui alla lett. B) del comma 594 annovera le
“autovetture di servizio” e parla di “ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche
cumulativo”. Si ritiene pertanto che siano esclusi dal presente piano gli autocarri, i mezzi tecnici e le
autovetture adibite al trasporto di cose.
Elenco delle autovetture:
Quantità
Titolo giuridico
Struttura assegnataria
2
Proprietà
A guida libera
1
Proprietà
Polizia municipale
Si dispone inoltre di uno scooter a disposizione della polizia municipale.
Nel 2009 è prevista la rottamazione di n. 1 autovettura a guida libera oramai obsoleta.
L’auto a guida libera in dotazione è utilizzata per spostamenti all’interno del Comune e per missioni da parte
di dipendenti e amministratori. Ha alimentazione a metano e benzina.
Azioni da intraprendere
Fax
Si valuta la possibilità di attivazione del sistema “server fax”.
Il fax è stato per anni uno strumento irrinunciabile per tutti gli uffici e solo in parte oggi viene sostituito dai
sistemi di posta elettronica.
Il server fax ha lo scopo di legare questi modi di comunicazione, unendo alla pratica consolidata dell’invio di
fax cartacei, i vantaggi della comunicazione via posta elettronica.
In alternativa alle apparecchiature fax tradizionali, tale sistema è in grado di permettere:
− La concreta riduzione della spesa per l’acquisto di apparecchiature, l’acquisto dei relativi materiali di
consumo, la manutenzione;
− La ricezione di fax direttamente sul proprio computer;
− Maggiore riservatezza rispetto agli apparecchi tradizionali (spesso collocati in punti accessibili a tutti);
− L’invio tramite fax dei soli documenti cartacei, ovvero utilizzo del server fax previa trasformazione del
documento cartaceo in digitale.
Entro giugno 2010 attività di test sul corretto funzionamento del sistema nell’ambito dell’ufficio
segreteria.
Anno 2010 estensione del sistema agli altri uffici, con conseguente riduzione dell’utilizzo e del numero
degli apparti fax tradizionali, determinando anche il contenimento delle spese per materiali di consumo e
manutenzione.
Anno 2011 consolidamento del sistema.
3
Fotocopiatori
Già da tempo si è provveduto alla sostituzione delle fotocopiatrici con sistemi multifunzione di rete
(fotocopiatrici, stampanti, scanner) nei vari uffici, man mano che vi era la necessità di sostituire le attrezzature
obsolete. Tale operazione ha portato ad una razionalizzazione delle attrezzature all’interno dei singoli uffici,
con conseguente riduzione dei costi di gestione e manutenzione.
La sostituzione delle rimanenti dotazioni in uso avverrà al momento della dismissione delle attuali dotazioni.
Si prevedono azioni per un uso più razionale e corretto delle dotazioni:
− inserimento delle funzioni automatiche di stampa fronte retro e in bianco e nero.
Tempi entro febbraio 2010.
Computer e stampanti
L’azione intrapresa in questi ultimi anni è stata quella di fornire ogni postazione di lavoro di un computer ed
ogni ufficio di una fotocopiatrice multifunzione condivisa. La stampante individuale rimane indispensabile
qualora i dati stampati siano tutelati dalla legge sulla privacy.
I computer sono in accettabile stato di funzionamento. Al fine di mantenere l’operatività si prevede di
sostituire annualmente le dotazioni strumentali più obsolete, stimabili in n. 5/6 computer.
Attualmente sono presenti n. 2 server. Si prevede la sostituzione di n. 1 server entro il 2010 oramai obsoleto e
per la necessità di maggiore spazio di memoria.
L’Amministrazione comunale ha aderito al progetto circondariale di costituzione di un CED sovracomunale
finalizzato a permettere al cittadino e alle imprese, l’accesso ai servizi comunali attraverso la rete internet. In
tale CED saranno progressivamente accentrati i sistemi informativi comunali. Si prevede che entro il 2011
saranno accentrati i sistemi informativi per la gestione delle violazioni al codice della strada.
Diffusione di programma open office.
Open office è una componente di piattaforma software molto più ampia indicata a livello mondiale come
“Open source”. Open source non siginifica necessariamente “gratuito”, ma ha il grande vantaggio di essere
seguito a livello mondiale da una comunità che porta il proprio contributo in maniera libera.
Attualmente Open Office è stato installato sui pc della biblioteca comunale.
Tenuto conto che ci sono casi di incompatibilità tra documenti e fogli di calcolo prodotti nei 2 ambienti si
ritiene di:
− distribuire progressivamente open office su tutte le postazioni di lavoro;
− di lasciare il pacchetto MS Office XP nella versione Professional per evitare problematiche di utilizzo
di alcuni applicativi;
− di verificare periodicamente la possibilità di sostituzione completa del pacchetto MS Office Xp
Tempi: 20% delle postazioni entro il 2010
20% entro il 2011
Programmi di utilità
Fanno parte di questa categoria i programmi complementari quali quelli di compressione e decompressione
dati e browser alternativi a Microsoft Internet Explorer
Compressione e decompressione dati: IzArc e 7_zip Si sta procedendo alla sostituzione di Winzip con 7_zip
Tempi: 50% entro il 2010
100% entro il 2011
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Sistema operativo
operativo delle postazioni di lavoro
Tutte le postazioni di lavoro operano con sistema operativo XP, che viene fornito per ogni PC o portatile
acquistato.
E’ stata avviata la sperimentazione di Linux come sistema operativo delle postazioni di lavoro della biblioteca
comunale.
Razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione informatica dei
procedimenti amministrativi.
In conformità con la recente normativa che regola la produzione e la circolazione dei documenti informatici, il
Comune di Castel Guelfo di Bologna, ha aderito al progetto DocArea.
E’ stata effettuata la revisione del titolario di classificazione, che pone le basi per un’effettiva interoperabilità
dei sistemi di protocollo informatico, attivando canali di comunicazione strutturati e condividi.
Nel corso del 2009 è stato avviato il sistema di interscambio, con le pubbliche amministrazioni, di
documentazione informatica firmata digitalmente e acquisita mediante sistema di protocollo informatico.
Nel 2006 è stato avviato l’utilizzo del nuovo applicativo per la gestione elettronica delle determine dirigenziali,
delibere di Giunta e di Consiglio, decreti ed ordinanze.
Obiettivi del triennio
Sperimentazione e messa a regime atti firmati digitalmente. Nel 2010 con professionisti
Riduzione spesa per stampa relazioni
Ai sensi dell’art. 27 del D.L. 112/2008, dal primo gennaio 2009 le amministrazioni pubbliche devono ridurre
del 50% rispetto al 2007 la spesa per la stampa delle relazioni e di ogni altra pubblicazione distribuita
gratuitamente od inviata ad altre amministrazioni.
La spesa per la stampa di relazioni ed altre pubblicazioni è limitata. Si ritiene comunque di sensibilizzare la
struttura ad utilizzare altre iniziative di divulgazione e fare adeguate valutazioni prima della stampa.
Modalità di attuazione:
− coinvolgimento dei responsabili di settore
TELEFONIA
misure di riduzione costi della telefonia fissa
L’adesione, nel mese di luglio 2008, alla convenzione Intercent-er di telefonia fissa ha portato ad una
riduzione dei costi di circa il 10%. Si presuppone un’ulteriore riduzione di tali spese con la connettività Voip.
D’altra parte il Comune di Castel Guelfo di Bologna ha da sempre prestato molta attenzione a cogliere le
iniziative comportanti riduzioni di spesa: aderendo, ad esempio, alla prima convenzione Consip.
Nel 2010 sarà possibile concretizzare i benefici economici per la connettività Voip.
Apparecchiature di telefonia mobile:
Si premette che al comma 595 dell’art. 2, la legge finanziaria prevede che: “nei piani di cui alla lettera a) del
comma 594 sono altresì indicate le misure dirette a circoscrivere l’assegnanzione di apparecchiature di
telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante
reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono
l’uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di
verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze”.
Si è deciso di assegnare carte SIM in quanto l’uso è limitato e ciò evita il pagamento della Tassa di
Concessione Governativa.
In particolare, detti apparati sono stati assegnati ai seguenti soggetti:
1. amministratori
2. segretario comunale
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3. particolari categorie di lavoratori (cantonieri e polizia municipale) i quali, per la loro specificità,
rivestono un effettivo ruolo di “reperibilità” anche a garanzia del “pronto intervento”, con possibilità
di reperimento anche al di fuori dell’orario di servizio.
Verifica del corretto utilizzo
I controlli e le verifiche della spesa avverranno nel rispetto della normativa sulla riservatezza dei dati personali,
con forme di verifica a campione, al fine di rilevare il corretto utilizzo delle relative utenze, nonché ogni
qualvolta si registreranno scostamenti rispetto alla spesa media sostenuta.
Norme di utilizzo.
L’assegnatario del telefono cellulare di servizio è responsabile del suo corretto utilizzo dal momento della
presa in consegna fino alla restituzione e dovrà porre ogni cura nella sua conservazione, per evitare danni,
smarrimenti o sottrazioni.
E’ fatto assoluto divieto di cessione a terzi sia dell’apparecchio che della SIM. In caso contrario l’assegnazione
verrà revocata per un non corretto utilizzo dell’apparato mobile.
In caso di furto o smarrimento del telefono il soggetto utilizzatore dovrà darne immediata comunicazione al
economo comunale ai fini dell’immediato blocco dell’utenza.
Se il furto o lo smarrimento si verificano in circostanze in cui non sia possibile comunicare con l’economo,
l’utilizzatore dovrà provvedere personalmente al blocco della SIM contattando il gestore di telefonia mobile.
Lo stesso, successivamente, dovrà quindi presentare la formale denuncia di furto o smarrimento e farne
pervenire copia all’Economo per gli adempimenti successivi.
In caso di malfunzionamento o di guasto dell’apparecchio o della SIM l’utilizzatore dovrà rivolgersi sempre al
economo.
Ricorso a mezzi alternativi di trasporto:
Ogni responsabile è chiamato a valutare di volta in volta, secondo criteri di economicità ed efficienza, se
autorizzare per le missioni del personale l’utilizzo dell’autovettura, limitatamente ai casi di indisponibilità di
servizi di trasporto pubblico sui percorsi o negli orari richiesti o di effettiva convenienza economica (ad
esempio: utilizzo contemporaneo di più dipendenti).
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