La gestione di archivi digitali

CENTRO DI ECCELLENZA ITALIANO SULLA CONSERVAZIONE DIGITALE
Il quadro normativo e gli standard nazionali
sulla conservazione digitale
MARIA GUERCIO
Università degli Studi di Roma “La Sapienza”
CINI- Consorzio Interuniversitario Nazionale per l’Informatica
[email protected]
Work supported by the European Community under the
Information Society Technologies (IST) program of the 7th FP for RTD
project APARSEN, ref. 269977
SILVIO SALZA - Università di Roma “La Sapienza” –
1
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SILVIO SALZA - Università di Roma “La Sapienza” –
2
le norme principali sulla formazione e
conservazione di documenti informatici - 1
Dpr 28 dicembre 2000, n. 445: testo unico sulla documentazione
amministrativa
Dpcm 31 ottobre 2000: regole tecniche sulla gestione informatica
documenti
dei
Codice dell’amministrazione digitale dlgs 82/2005 e dlgs 159/2006 e
successive modifiche fino al dlgs 235/2010
Delibera 11/2004 sulla conservazione sostitutiva
Dpcm 30 marzo 2009: regole tecniche in materia di generazione, apposizione
e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti
informatici , in vigore dal 3 dicembre 2009
le norme principali sulla formazione e
conservazione di documenti informatici - 2
Dpcm 22 luglio 2011 (pubblicato sulla G.U. 16 novembre 2011):
Comunicazione con strumenti informatici tra imprese e
amministrazioni ai sensi dell’art. 5 bis del CAD
Dpcm 3 dicembre 2013 regole tecniche ai sensi dell’art. 71 del CAD
• regole tecniche sul sistema di conservazione ai sensi degli articoli 44 e 44 bis del CAD
• regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 e del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82,
• Allegati: glossario, specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione, metadati, linee guida
per l’accreditamento e la certificazione, definizione dei formati da utilizzare,
identificazione degli standard rilevanti
le soluzioni proposte dalla normativa esistente e
in fieri : la formazione e la tenuta (in dettaglio) -1
dpr 445/2000, art. 62 (Procedure di salvataggio e conservazione
delle informazioni del sistema)
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei
documenti dispone la corretta esecuzione delle operazioni di
salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle
informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a
procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili (riproduzione su
nuovi supporti con cadenza almeno quinquennale).
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti
costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di
organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di
conservazione sostitutiva.
le soluzioni proposte dalla normativa esistente e
in fieri : la formazione e la tenuta (in dettaglio) - 2
dpr 445/2000, art. 64 (Sistema di gestione dei flussi
documentali)
1.
2.
Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il
sistema di gestione informatica dei documenti.
Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati
piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti,
compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 1
dpr 445/2000, art. 67 e 69 (Trasferimento dei
documenti all’archivio di deposito e storico)
– Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la
gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire
fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un
apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione, rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie
avevano nell’archivio corrente e conservando un elenco dei fascicoli e
delle serie trasferite (art. 67)
– I documenti selezionati per la conservazione permanente sono
trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono
l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella
separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 2
dpr 445/2000, art. 68 (Disposizioni sulla conservazione
degli archivi)
– Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli
archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la
definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di
selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni
contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni ed integrazioni.
– Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta
traccia del movimento effettuato e della richiesta di
prelevamento
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 3
Codice dei beni culturali (dlgs 42/2004), art. 30:
• Obbligo di mantenere l’archivio nella sua integrità e
organicità
Codice dell’amministrazione digitale, artt. 43 e 44
• Obbligo di assicurare l’identificazione certa del
soggetto che ha formato il documento e
dell’amministrazione o dell’AOO, l’integrità, la
leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle
informazioni identificative, inclusi i dati di
registrazione e di classificazione originari, il rispetto
delle misure di sicurezza
la conservazione dei documenti amministrativi
digitali: obblighi di legge - 1
• CAD, art. 43 (Riproduzione e conservazione dei documenti)
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è
prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove
riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel
tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità
dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole
tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 (in base alla
delibera Cnipa 11/2004 fino all’approvazione delle nuove
regole tecniche).
la conservazione dei documenti amministrativi
digitali: obblighi di legge - 2
•
2.
3.
4.
CAD, art. 43 (Riproduzione e conservazione dei documenti)
Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante
riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro
processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o
regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche
con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con
modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi
dell’articolo 71
Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività
culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni
la conservazione dei documenti amministrativi
digitali: obblighi di legge - 3
•
•
La delibera Cnipa 11/2004 intende risolvere con una sola procedura
informatica più ordini di problemi legati alla persistenza nel tempo dei
documenti firmati digitalmente:
– la validità dei documenti firmati e la loro verificabilità nel tempo
mediante una catena di marcature temporali (il certificato di firma
scade e può essere anche revocato o sospeso: contiene, infatti, il
termine iniziale e quello finale del periodo di validità e l’apposizione
ad un documento informatico di una firma digitale basata su un
certificato elettronico scaduto equivale a mancata sottoscrizione)
– l’integrità del documento garantita dall’utilizzo di una firma digitale
e dall’applicazione precoce di regole di conservazione gestite da figure
responsabili.
Si basa sul principio che è necessario gestire la scadenza, revoca o
sospensione dei certificati di firma ricorrendo a una catena di date certe
(marcature temporali assicurate dalla firma del certificatore qualificato)
apposte ai documenti (non necessariamente singoli) o meglio alle loro
impronte, prima della scadenza delle firme originali
la conservazione dei documenti amministrativi
digitali: obblighi di legge - 4
•
dopo la scadenza del certificato (fino al 2009 il certificato era
conservato obbligatoriamente solo per 10 anni) o in caso di
revoca la firma non può più essere verificata se priva di
marcature temporali
– la delibera 11/2004 prevede l’uso della marcatura temporale
mediante la generazione, da parte di una terza parte fidata
(il certificatore qualificato) di una firma digitale del
documento cui è associata l'informazione relativa ad una
data e ad un'ora certa: un file marcato temporalmente ha
estensione m7m e contiene il documento validato
temporalmente e la marca temporale che viene conservata
per 20 anni dal certificatore, mentre non è necessario che il
certificato del firmatario sia conservato
– è comunque necessario disporre del certificato del
certificatore che ha garantito la firma originaria
la conservazione dei documenti amministrativi
digitali: obblighi di legge - 5
•
Delibera Cnipa 11/2004 art. 3 (conservazione sostitutiva di documenti
informatici) e art.4 (conservazione sostitutiva di documenti analogici)
La conservazione ‘sostitutiva’ consiste nell’apposizione sull’insieme dei
documenti informatici o sull’evidenza informatica (le impronte dei
documenti accumulati in un unico volume/lotto) del riferimento
temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione
Si attesta in tal modo il corretto svolgimento del processo di
‘riproduzione sostitutiva’ e si consente con una sola firma dotata di
marca temporale di stabilire data certa a interi nuclei di documenti
(mediante la firma delle impronte)
– La norma non include indicazioni operative : le procedure specifiche
sono state lasciate alle decisioni del mercato e dei fornitori
volumi di conservazione nella delibera Cnipa
• Nei sistemi di conservazione sostitutiva un volume/lotto di
conservazione è costituito:
– dall’insieme dei file oggetto di conservazione e
– da un file ausiliario (indice o file di chiusura) che contiene
informazioni identificative per ogni file conservato (almeno
un codice identificativo e l’impronta).
• A fini di integrità l’indice deve essere firmato digitalmente dal
responsabile della conservazione e corredato di un riferimento
temporale opponibile ai terzi (es. marca temporale o, per la pa,
segnatura di protocollo).
• L’indice, con firma e riferimento temporale, è finalizzato ad
assicurare l’inalterabilità di ogni file memorizzato nel sistema di
conservazione (grazie all’impronta), la sua identificazione
mediante un codice univoco e la data certa di memorizzazione
nel sistema.
consolidamento di documenti sottoscritti e
conservazione
• Il riferimento temporale o la segnatura di protocollo
garantiscono il consolidamento del volume/lotto di
conservazione
• Il consolidamento ha un duplice obiettivo:
– assicurare il trasferimento di custodia mediante una
procedura che garantisca l’accumulazione di documenti
firmati digitalmente (impronte per l’integrità e indici per
la ricerca)
– consentire il prolungamento della loro validità nel tempo
con una sola marca temporale per un numero variabile di
documenti inclusi in un lotto/volume
l’indice di conservazione o file di chiusura:
contenuti e formato
• Le disposizioni regolamentari (incluso il dpcm 31 marzo 2009
sui riferimenti temporali) non danno indicazioni specifiche:
– sulle modalità operative di tale processo (sul formato del
“file di chiusura” o sulla creazione dell’indice dei
documenti)
– sui compiti del responsabile della conservazione.
• L’interoperabilità dei volumi è a rischio sia nel caso di
intervento a cura di fornitori diversi (ad esempio in relazione
ai dati relativi all’apposizione di firme e di marcature
temporali) sia per quanto riguarda i sistemi di indicizzazione
utilizzati nel tempo anche da parte dello stesso fornitore.
CAD – requisiti per la conservazione dei
documenti - 1
Art. 44. (Requisiti per la conservazione dei
documenti)
• 1. Il sistema di conservazione dei documenti
informatici garantisce:
• a) l'identificazione certa del soggetto che ha
formato il documento e dell'amministrazione o
dell'area organizzativa omogenea di riferimento
di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445;
• b) l'integrità del documento;
• c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei
documenti e delle informazioni identificative,
inclusi i dati di registrazione e di classificazione
originari;
• d) il rispetto delle misure di sicurezza previste
dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30
giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico
pubblicato in allegato B a tale decreto.
Art. 44. (Requisiti per la
conservazione dei
documenti)
• 1. Il sistema di
conservazione dei
documenti informatici
assicura
senza modifiche
CAD – requisiti per la conservazione dei
documenti - 2
Art. 44. (Requisiti
per la
conservazione
dei documenti)
Art. 44. (Requisiti per la conservazione dei
documenti)
• 1- bis Il sistema di conservazione dei documenti
informatici è gestito da un responsabile che
opera d’intesa con il responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico, di cui
all’articolo 61 del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella
definizione e gestione delle attività di rispettiva
competenza. (Conferenza unificata)
• 1-ter. Il responsabile della conservazione può
chiedere la conservazione dei documenti
informatici o la certificazione della conformità
del relativo processo di conservazione a quanto
stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche
ivi previste, nonché dal comma 1 del presente
articolo, ad altri soggetti, pubblici o privati, che
offrono idonee garanzie organizzative e
tecnologiche.”.
CAD – conservatori accreditati
Art. 44-bis. (Conservatori accreditati)
• 1. I soggetti pubblici e privati che
svolgono attività di conservazione
dei documenti informatici e di
certificazione dei relativi processi
per conto di terzi ed intendono
conseguire il riconoscimento del
possesso dei requisiti del livello
più elevato, in termini di qualità e
di sicurezza, chiedono
l’accreditamento presso DigitPA.
• 2. Si applicano, in quanto
compatibili, gli articoli 26, 27, 29,
ad eccezione del comma 3, lettera
a) e 31.
• 3. I soggetti privati di cui al comma
1 sono costituiti in società di
capitali con capitale sociale non
inferiore a euro 200.000.”.
i principi generali delle regole tecniche ai sensi
dell’art. 71 (dpcm 3 dicembre 2013)
Parole chiave: responsabilità, coordinamento, sistema
 identificazione circostanziata dei compiti e delle
responsabilità del responsabile della conservazione che
includono la realizzazione secondo principi di sicurezza
documentati di un vero e proprio sistema di conservazione
relativo ai documenti digitali
 definizione e gestione degli aspetti organizzativi, con
specifica attenzione alla tipologia dei documenti da
conservare, alle copie di sicurezza e all’eventuale delega di
funzioni a terzi: si ribadisce, in sintonia con il nuovo CAD, il
coordinamento con il responsabile del sistema di gestione
dei documenti
il sistema delle regole tecniche e la
conservazione




regole sulla formazione, trasmissione, conservazione, copia,
duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei
documenti informatici nonché di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni e di gestione del fascicolo informatico (in
corso di approvazione)
regole tecniche sul sistema di conservazione ai sensi degli
articoli 44 e 44 bis del CAD
Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n.
445 e del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82,
Allegati: glossario, specifiche tecniche del pacchetto di
archiviazione, metadati, linee guida per l’accreditamento e
la certificazione, definizione dei formati da utilizzare,
identificazione degli standard rilevanti
punti di forza: la coerenza del quadro di
riferimento

definizione negli allegati di tutte le definizioni necessarie (glossario) e
delle specifiche rilevanti per l’interoperabilità tra sistemi sia per i sistemi
di conservazione che per la formazione e gestione di sistemi documentari
correnti:
 ad esempio nel caso dei pacchetti di archiviazione si stabiliscono (in
allegato alle regole) specifiche della struttura dei dati in grado di
assicurare la reciproca interoperabilità
 Si definisce il sistema di conservazione (ai sensi dell’art. 44 del CAD):
insieme delle regole, dei processi, delle procedure e delle tecnologie
utilizzate per le attività finalizzate ad assicurare l'autenticità,
l’integrità, l'affidabilità e la consultabilità dei documenti informatici
e delle loro aggregazioni, in tutte le fasi di gestione dell'archivio a
garanzia della permanenza di tali qualità, salvaguardando le relazioni
di contesto
punti di forza: il riferimento agli standard

Riferimenti agli standard esistenti (ad esempio allo standard
UNI SInCRO che era stato sviluppato proprio con l’obiettivo
di superare i limiti concettuali e strutturali della delibera
11/2004 e garantire l’interoperabilità dei volumi/lotti di
conservazione), ma anche allo standard Dublin Core per
l’identificazione degli oggetti digitali
punti di forza: il riferimento al modello OAIS

Coerenza con il modello standard ISO 14721 OAIS adottato come
riferimento logico e per lo sviluppo dell’architettura generale del sistema di
conservazione:
 gli oggetti della conservazione sono organizzati a fini di trasferimento,
tenuta nel deposito e consultazione in pacchetti informativi (di
versamento, archiviazione e distribuzione)
Articolo 4. Oggetti della conservazione
“1. Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione
in pacchetti informativi.
2. I pacchetti informativi trattati dal sistema di conservazione si distinguono
in pacchetti di versamento, pacchetti di archiviazione e pacchetti di
distribuzione.
3. Ai fini dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione, i soggetti che
svolgono attività di conservazione dei documenti informatici adottano le
specifiche della struttura dati contenute nell’allegato 4, almeno per la
gestione dei pacchetti di archiviazione”
i pacchetti informativi OAIS nelle regole
tecniche
• Pacchetto informativo: contenitore che racchiude uno o più oggetti da
conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni
documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli
oggetti da conservare
• Pacchetto informativo di versamento: pacchetto informativo inviato dal
produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e
concordato descritto nel manuale di conservazione (a fini di trasferimento
nell’archivio di conservazione)
• Pacchetto informativo di archiviazione (allegato 4): specifiche tecniche
coerenti con lo standard UNI SInCRO Conservazione e nel Recupero degli
Oggetti digitali (UNI 11386:2010) per la creazione di insiemi di dati a
supporto della conservazione (volumi/lotti a fini di conservazione)
• Pacchetto informativo di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal
sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta (a fini
di consultazione)
punti di forza: il ruolo centrale dei modelli
organizzativi e delle procedure condivise

chiara distinzione tra le fasi di gestione e quelle di conservazione (art. 5)
• la conservazione può essere svolta sia internamente al soggetto
produttore che affidandola anche parzialmente ad altri soggetti
pubblici o privati in grado di offrire adeguate garanzie organizzative e
tecnologiche.
• si prevede che le pubbliche amministrazioni – qualora affidino il
servizio all’esterno – debbano necessariamente fare riferimento a
conservatori accreditati pubblici o privati.
• Si definiscono i ruoli del processo di conservazione: produttore (che
nelle pubbliche amministrazioni corrisponde al responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico), utente e responsabile della
conservazione (art. 6 comma 1).
• le modalità operative di trasferimento dei pacchetti di versamento sono
descritte nel manuale di conservazione e si definiscono accordi formali
tra i diversi attori del processo (art. 6 comma 3)
il ruolo centrale dei modelli organizzativi e delle
procedure condivise
•
chiara distinzione tra le fasi di gestione e quelle di conservazione (regole
tecniche, art. 5)
• la conservazione può essere svolta sia internamente al soggetto
produttore che affidandola anche parzialmente ad altri soggetti pubblici
o privati in grado di offrire adeguate garanzie organizzative e
tecnologiche.
• si prevede che le pubbliche amministrazioni – qualora affidino il servizio
all’esterno – debbano necessariamente fare riferimento a conservatori
accreditati pubblici o privati.
• Si definiscono i ruoli del processo di conservazione: produttore (che nelle
pubbliche amministrazioni corrisponde al responsabile del servizio per la
tenuta del protocollo informatico), utente e responsabile della
conservazione (art. 6 comma 1).
• le modalità operative di trasferimento dei pacchetti di versamento sono
descritte nel manuale di conservazione e si definiscono accordi formali
tra i diversi attori del processo (art. 6 comma 3)
chiara definizione di responsabilità
• Si chiariscono le responsabilità con riferimento (art. 6):
– ai compiti del responsabile della conservazione (cui si
attribuisce la funzione generale di definire e attuare le
politiche complessive del sistema di conservazione e
governarne la gestione in relazione al modello
organizzativo): è figura interna all’ente,
– alle modalità di definizione e limitazione della delega che
deve essere formalizzata e motivata e, in caso di
affidamento a terzi, deve essere gestita con “un
contratto/convenzione di servizio che preveda l’obbligo
del rispetto del manuale di conservazione predisposto
dal responsabile della conservazione”.
• In sostanza si riduce la discrezionalità degli interventi e si
aumentano notevolmente gli obblighi di trasparenza
compiti del responsabile della conservazione - 1
•
•
•
•
Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il
responsabile del trattamento dei dati personali, con il
responsabile della sicurezza e con il responsabile dei
sistemi informativi, con il responsabile del servizio per la
gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali
e degli archivi e con il responsabile dell’ufficio (Cad, art.17)
Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione delle tipologie documentarie
Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel
tempo la conformità alla normativa vigente;
Genera il rapporto di versamento
compiti del responsabile della conservazione - 2
•
•
•
•
•
•
•
genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione;
effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di
conservazione;
assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque
anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
adotta misure per verificare e prevenire il degrado dei sistemi di
memorizzazione e delle registrazioni, l’obsolescenza dei formati al fine
di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici;
adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di
conservazione come previsto nell’articolo 12 del presente decreto;
assicura l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle
attività di verifica e di vigilanza ai diversi organismi competenti previsti
dalle norme vigenti;
predispone il manuale di conservazione.
dettaglio dei compiti e dei ruoli del responsabile
della conservazione - 3
•
•
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del
responsabile della conservazione è svolto da un
dirigente o da un funzionario delegato
formalmente designato.
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di
responsabile della conservazione può essere svolto
dal responsabile del servizio per la gestione dei
documenti informatici, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi
il manuale di conservazione
• E’ previsto nella bozza di regole tecniche (art. 9) come
strumento obbligatorio per gli enti e i servizi di conservazione
(sia interni che esterni al soggetto produttore)
• E’ lo strumento che descrive il sistema di conservazione dei
documenti e fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamento del sistema medesimo
• Il manuale della conservazione assume la finalità di rendere
trasparente e sostenibile il processo di conservazione fornendo
un quadro dettagliato del sistema di conservazione anche al
fine di pianificare gli interventi e le risorse
il contenuto del manuale di conservazione -1
•
•
•
•
i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità
del sistema di conservazione, descrivendo, in caso di delega, i
soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
la struttura organizzativa comprensiva dei ruoli, delle
responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che
intervengono nel processo di conservazione;
la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a
conservazione, comprensiva della indicazione dei formati gestiti,
dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti;
la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più
pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del
rapporto di versamento;
il contenuto del manuale di conservazione - 2
•
la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti
di archiviazione;
•
la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal
sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
•
la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le
componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e
delle procedure di gestione ed evoluzione;
•
la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema
di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi;
•
la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
•
i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti debbano essere
scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pp.aa., non
presenti nel manuale di gestione
Esempi in ambito sanitario
regole e standard per la coerenza del
quadro di riferimento
•
Le regole del CAD definiscono negli allegati specifiche standard rilevanti
per l’interoperabilità tra sistemi sia per i sistemi di conservazione che per
la formazione e gestione di sistemi documentari correnti:
– UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione - Gestione dei
documenti di archivio - Principi generali sul record management (linee
guida)
– ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation - Records
management processes – Metadata for records – Part 1 – Principles,
Quadro di riferimento per lo sviluppo di un sistema di metadati per la
gestione documentale
– ISO/IEC 27001:2005, Information technology - Security techniques Information security management systems – Requirements, Requisiti
di un ISMS (Information Security Management System)
– ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System), Sistema
informativo aperto per l’archiviazione: per la creazione di pacchetti
informativi.
regole e standard per la coerenza del
quadro di riferimento
• Si stabilisce inoltre che
– nel caso dei pacchetti di archiviazione si fa riferimento (in
allegato alle regole) a specifiche relative alla struttura dei
dati in grado di assicurare la reciproca interoperabilità
– per la creazione dei volumi/lotti di conservazione si
prevede l’utilizzo dello standard UNI SInCRO sviluppato
proprio con l’obiettivo di superare i limiti concettuali e
strutturali della delibera 11/2004 e garantire
l’interoperabilità dei volumi/lotti di conservazione),
– per identificare i componenti digitali si consiglia l’utilizzo
dello standard Dublin Core
le raccomandazioni UNI SInCRO
• Lo standard SInCRO è stato elaborato dalla Commissione UNIDIAM, Comitato sulla gestione dei documenti e degli archivi
• Ha la finalità di definire tramite una struttura di dati in XML :
– le informazioni identificative minime (previste dal drp
445/2000 e dal dpcm 31 ottobre 2000 oltre che dal CAD)
– una infrastruttura di dati per formare i volumi/lotti di
conservazione e gestire l’interoperabilità tra i sistemi di
conservazione a lungo termine
lo standard UNISInCRO: le ragioni
•
•
•
•
Le regole tecniche per la conservazione sostitutiva descrivono gli aspetti
procedurali e indicano le responsabilità degli attori di questo specifico processo,
ma non forniscono dettagli tecnici sulle modalità di rappresentazione dei dati e
documenti oggetto di conservazione, e non contengono alcuna specifica
disposizione mirata a conseguire o a promuovere forme d’interoperabilità.
Gli articoli 3 e 4 in particolare (dedicati alla conservazione sostituiva di documenti
informatici ed analogici) si limitano a prescrivere
– l’uso della firma digitale e di un riferimento temporale per perfezionare il
processo,
– con l’intervento del responsabile della conservazione eventualmente integrato
o sostituito da quello di un pubblico ufficiale.
Tecnicamente l’obbligo è limitato alla apposizione della firma digitale e del
riferimento temporale “sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi”.
Libertà troppo ampia; rischi di auto-referenzialità e perdita degli investimenti già
nel medio periodo
lo standard UNISInCRO: gli obiettivi
• La norma definisce la struttura dell'insieme di dati a supporto
del processo di conservazione a norma: in particolare, precisa
e integra alcune disposizioni contenute nella deliberazione
CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, individuando gli elementi
informativi necessari alla creazione dell'Indice di
Conservazione (il cosiddetto "file di chiusura") e
descrivendone sia la semantica sia l'articolazione per mezzo
del linguaggio formale XML.
• L'obiettivo della norma è di consentire agli operatori del
settore di utilizzare una struttura-dati condivisa al fine di
raggiungere un soddisfacente grado d'interoperabilità nei
processi di migrazione, grazie all'adozione dello Schema XML
appositamente elaborato.
lo standard UNISInCRO: i vantaggi
– L’adozione di questo standard nello sviluppo di sistemi di
conservazione “anticipata” è finalizzato a favorire:
• l’interoperabilità nei sistemi attivi tra produttori diversi e a fini di
esibizione
• l’aggiornamento grazie alla presenza di uno schema di metadati
aperto alle integrazioni nelle fasi successive di gestione
– E’ indipendente dal fornitore e dall’applicazione
.
lo standard UNISInCRO: gli elementi
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Agent (chi interviene nel processo)
Agent_ID
AgentName
AttachedTimeStamp
CreatingApplication
Description (tipologia del volume)
DetachedTimeStamp (data e ora del volume)
EmbeddedMetadata
ExternalMetadata
File (indicazioni sul formato)
FileGroup (criteri logici di aggregazione)
FirstName
FormalName
Hash
ID (identificatore univoco)
IdC (indicazione dei contenuti in modo
indipendente dal supporto)
IdC_ID
Label
LastName
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LawAndRegulations (norme applicate)
MoreInfo
Name
NameAndSurname
Path (localizzazione)
PreviousHash (catena delle impronte)
Process
Producer
SelfDescription
SourceIdC
SourceVdC
TimeInfo (data di realizzazione dell’indice)
TimeReference
VdC
VdCGroup
Version
lo standard UNISInCRO: gli attributi
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CanonicalXML
Encoding
Extension
Format
Function
Language
Normal
OtherRole
OtherScheme
RelatedIdC
RoleScheme
Scheme
Type
Url
Version
XMLScheme
lo schema XML in UNISInCRO
il riferimento al modello OAIS
• Coerenza con il modello standard ISO 14721 OAIS adottato
come riferimento logico e per lo sviluppo dell’architettura
generale del sistema di conservazione:
– gli oggetti della conservazione sono organizzati a fini di
trasferimento, tenuta nel deposito e consultazione in
pacchetti informativi (di versamento, archiviazione e
distribuzione) (art. 4)
i formati consigliati per la conservazione
nell’allegato 2 alle regole tecniche
• “Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare,
leggere e modificare il file”; è identificato mediante
l’estensione (una serie di lettere, unita al nome del file
attraverso un punto, ad esempio [nome del file].docx
identifica un formato testo di proprietà della Microsoft )
• L’allegato fa riferimento ai principi dell’interoperabilità tra i
sistemi di conservazione
• Elenco dei formati più diffusi (per categorie): testi/documenti
(DOC, HTML, PDF,...); calcolo (XLS, ...), immagini (GIF, JPG,
BMP, TIF, EPS, SVG, ...); suoni (MP3, WAV, ...); video (MPG,
MPEG, AVI, WMV,...); eseguibili (EXE, ...); archiviazione e
compressione (ZIP, RAR, ...); formati email (SMTP/MIME, …)
i formati: le caratteristiche - 1
•
Criteri di scelta ai fini della formazione, gestione e conservazione: è necessario
scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del
documento informatico nel suo ciclo di vita e rispondano alle seguenti
caratteristiche:
– apertura: conforme a specifiche pubbliche, cioè disponibili a fini di decodifica
a chiunque abbia interesse ad utilizzare quel formato anche in assenza di
prodotti che effettuino tale operazione automaticamente (formato
documentato da un produttore o approvato da organismi di standardizzazione,
quali ISO e ETSI);
– sicurezza: dipende dal grado di modificabilità del contenuto del file e la
capacità di essere immune dall’inserimento di codice maligno
– portabilità: riguarda la facilità con cui i formati possano essere usati su
piattaforme diverse, sia dal punto di vista dell’hardware che del software,
inteso come sistema operativo; è indotta dall’impiego fedele di standard
documentati e accessibili
i formati: le caratteristiche - 2
– funzionalità: riguarda la possibilità da parte di un formato di essere gestito da
prodotti informatici, che prevedono una varietà di funzioni messe a
disposizione dell’utente per la formazione e gestione del documento
informatico
– supporto allo sviluppo: è la modalità con cui si mettono a disposizione le
risorse necessarie alla manutenzione e sviluppo del formato e i prodotti
informatici che lo gestiscono (organismi preposti alla definizione di specifiche
tecniche e standard, società, comunità di sviluppatori, ecc.).
– diffusione : è l’estensione dell’impiego di uno specifico formato per la
formazione e la gestione dei documenti informatici; influisce sulla probabilità
che il formato venga supportato nel tempo, attraverso la disponibilità di più
prodotti informatici idonei alla sua gestione e visualizzazione
– altre caratteristiche rilevanti: la capacità di occupare il minor spazio possibile
in fase di memorizzazione tenendo conto, in funzione delle esigenze
dell’utente e dei problemi di conservazione gli eventuali livelli di
compressione utilizzabili nonché la possibilità di gestire il maggior numero
possibile di metadati, compresi i riferimenti a chi ha eseguito modifiche
i formati per la conservazione
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I formati per la formazione e per la conservazione devono essere indicati nel manuale di gestione per le
diverse tipologie di documento
I formati per la conservazione devono rispondere a ulteriori criteri (anche in base ai tempi di durata dei
documenti):
– caratteristiche di immodificabilità e di staticità
– standard internazionali de iure o de facto
Primo elenco consigliato:
– PDF/A: assenza di collegamenti esterni, assenza di codici eseguibili quali javascript ecc., assenza di
contenuti crittografati
– TIFF: non compresso o compresso senza perdita di informazioni, specifiche pubbliche e senza
limitazioni
– JPG: da valutare in base ai rischi di perdita di dati in relazione ai livelli di compressione; JPEG2000:
poco diffuso, senza compressione e capacità di associare metadati
– Open Office XML – OOXML: Microsoft suite 2007 e 2010
– ODF: standard aperto, basato sul linguaggio XML, sviluppato dal consorzio OASIS per la
memorizzazione di documenti corrispondenti a testo, fogli elettronici, grafici e presentazioni, spesso
usato come standard per la produzione di documenti digitali nativi
– XML: formato standard (W3C)
– TXT: testi non binari in chiaro
– RFC 2822/MIME per i messaggi di posta elettronica (per gli allegati si usano i formati indicati in
precedenza)