Attività tecnica per l`adozione di OpenOffice.org

Transcript

Report di analisi
Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
Rel. 1.0
preparato per
Università di Napoli Federico II
5 novembre 2010
Disclaimer
Le informazioni contenute in questo documento rappresentano l’attuale punto di vista di YACME
sui temi discussi alla data della pubblicazione e sono basate sulla combinazione di informazioni
raccolte durante le interviste con responsabili interni a BLM e l’esperienza e la competenza di
YACME sui temi trattati.
Il contenuto e le raccomandazioni contenute nel presente documento non costituiscono né
devono essere interpretate come un impegno da parte di YACME. L’accuratezza delle
informazioni presenti non è garantita dopo la data della pubblicazione.
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documentale, o trasmessa senza l’espresso consenso scritto di YACME S.r.l.
Autori
Andrea Giorgini, Maurizio Berti
Approvato da
Stato
Emesso (E)
Documento Confidenziale
Report di analisi
Università di Napoli
Revisioni
Release
Autore
Data
Revisioni
0.4 (B)
Andrea Giorgini
28/07/10
Bozza
0.9 (B)
Andrea Giorgini,
Maurizio Berti
04/11/10
Bozza
1.0 (E)
Maurizio Berti
05/11/10
Inserimento ulteriori elementi a valle dell'incontro in UNINA.
Legenda
(B): documento in stato Bozza
(E): documento in stato Emesso
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Report di analisi
Allegati
Allegato
Descrizione
Nome File
A
Elaborazione dati questionario
UniNA – Analisi OOo – Elaborazione dati questionario.ods
B
Risultati analisi documentale
UniNA – Analisi OOo – Risultati analisi documentale.xls
C
Opzioni di configurazione
UniNA – Analisi OOo – Opzioni di configurazione OOo.pdf
D
Pianificazione del Pilota
UniNA – Analisi OOo – Piano pilota.ods
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Report di analisi
Indice generale
Introduzione........................................................................................................ 7
Scopo del documento........................................................................................... 7
Abbreviazioni e sigle............................................................................................. 7
Gestione del progetto............................................................................................ 7
Note sulla corrente versione del documento......................................................... 7
L'analisi sul campione di utenti......................................................................... 8
La raccolta dei dati................................................................................................ 8
La classificazione delle criticità............................................................................. 8
Presentazione dei dati........................................................................................ 9
Intervista ai responsabili di Università di Napoli.................................................... 9
Il progetto.........................................................................................................................................9
La struttura...................................................................................................................................... 9
Infrastruttura informatica................................................................................................................. 9
Utilizzo degli strumenti di produttività..............................................................................................9
Scambio di documenti................................................................................................................... 10
Applicazioni................................................................................................................................... 10
Supporto........................................................................................................................................ 10
L'analisi dei documenti........................................................................................ 11
Riassunto documenti..................................................................................................................... 11
Distribuzione storica...................................................................................................................... 11
Macro.............................................................................................................................................11
Problemi di migrazione..................................................................................................................12
Il questionario utenti............................................................................................ 13
Informazioni sulla produzione documentale ..................................................................................13
Particolarità di utilizzo....................................................................................................................13
La produzione documentale..........................................................................................................13
Lo scambio documentale.............................................................................................................. 16
Utilizzo di Word............................................................................................................................. 16
Utilizzo di Excel............................................................................................................................. 16
Utilizzo di macro............................................................................................................................ 17
Utilizzo di Powerpoint.................................................................................................................... 17
Utilizzo di Access...........................................................................................................................17
Conclusioni....................................................................................................... 19
La migrabilità a OOo........................................................................................... 19
Migrazione/interoperabilità documentale...................................................................................... 19
Funzionalità utilizzate.................................................................................................................... 19
Uso di macro................................................................................................................................. 19
Uso di Outlook...............................................................................................................................20
Uso di Access................................................................................................................................20
Applicazioni che utilizzano Office..................................................................................................20
I prossimi passi .................................................................................................. 21
Linee guida per la conduzione del progetto pilota .............................................. 22
Dettaglio delle attività.................................................................................................................... 23
Pianificazione................................................................................................................................ 24
Piano delle attività......................................................................................................................... 24
Considerazioni aggiuntive................................................................................... 26
L'adozione di OpenOffice.org e il formato ODF ............................................................................ 26
Interoperabilità con altre applicazioni e future acquisizioni di software o servizi da terze parti . . .27
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Report di analisi
Indice delle tabelle
Tabella 1: Classi di criticità................................................................................................................................ 8
Tabella 2: Documentazione analizzata............................................................................................................ 11
Tabella 3: Documenti con macro..................................................................................................................... 11
Tabella 4: Problemi di migrazione................................................................................................................... 12
Tabella 5: Dati relativi alla produzione documentale dei tre applicativi........................................................... 15
Tabella 6: Grafici che riassumono la produzione documentale degli utenti..................................................... 15
Tabella 7: Applicazioni che interagiscono con MSO........................................................................................ 21
Tabella 8: Attività del pilota.............................................................................................................................. 23
Tabella 9: Percorso formativo del pilota.......................................................................................................... 25
Tabella 10: Percorso formativo del pilota presso UNINA................................................................................ 26
Indice delle figure
Illustrazione 1: Distribuzione storica................................................................................................................ 11
Illustrazione 2: Schema attività del pilota........................................................................................................ 24
Illustrazione 3: Schema del processo............................................................................................................. 24
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Report di analisi
Introduzione
Scopo del documento
Il presente documento ha lo scopo di illustrare i risultati della fase di analisi basata sui dati
raccolti attraverso incontri con il personale di Università di Napoli, sul questionario somministrato
agli utenti e sugli incontri con gli utenti dei Sistemi Informativi.
Abbreviazioni e sigle
Segue la lista di abbreviazioni e sigle, elencate in ordine alfabetico, utilizzate all'interno di questo
documento ed all'interno degli allegati.
•
UNINA – Università di Napoli Federico II
•
UO – Unità Organizzativa
•
SI – Sistemi Informativi
•
OOo – OpenOffice.org
•
MSO – MS Office
Gestione del progetto
I responsabili di progetto sono: Andrea Giorgini (YACME) e Giancarlo Ceraldi (UNINA).
Note sulla corrente versione del documento
La corrente versione del documento fa riferimento ai dati raccolti durante le interviste, al
questionario utenti ed al questionario SI.
Il presente documento, pertanto, potrebbe subire ulteriori modifiche in dipendenza dalle
informazioni raccolte.
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L'analisi sul campione di utenti
L'analisi ha avuto come scopo l'esame della modalità di utilizzo degli strumenti di office
automation, delle applicazioni comunemente usate e della produzione documentale su un
campione di utenti prestabilito, al fine di valutare la realizzazione di un progetto pilota per
l'adozione della suite di office automation OpenOffice.org presso UNINA.
L'analisi si basa su di una raccolta dati mediante questionari, interviste alle persone interessate,
nonché sull'esame di documenti di uso comune.
La raccolta dei dati
La raccolta dati è stata articolata in quattro fasi:
•
questionario preliminare con i SI,
•
analisi su di un campione rappresentativo di documenti d'uso,
•
somministrazione questionario utenti,
•
verifica sul campo delle applicazioni di terze parti, per appurare l'interazione con gli
strumenti di office automation.
La classificazione delle criticità
Le criticità associate ad OOo sono state raggruppate nelle classi elencate di seguito.
Classe
Descrizione
Criticità alta
A
Non esiste un'alternativa corrispondente nel mondo OpenOffice.org, se non l'adozione di tecnologie
differenti.
Si pensi ad esempio alla programmazione macro VBA portata su tecnologia StarBasic di OOo.
Criticità media
M
L'alternativa esiste però dipende fortemente dall'utilizzo dello strumento, della funzionalità da parte
dell'utente o dalla metodologia di lavoro.
Si pensi ad esempio ad uno strumento che genera report XLS, questo è critico se per la generazione
degli XLS richiede Office.
Criticità bassa
B
OpenOffice.org ha lo strumento o la funzionalità compatibile, che lo rende pertanto sostituibile a MS
Office, ma si deve comunque approfondire puntualmente.
Si pensi ad esempio all'utilizzo di Powerpoint.
N
Non critico o criticità trascurabile
Lo strumento, la funzionalità o la metodologia di lavoro sono compatibile con OpenOffice.org.
Tabella 1: Classi di criticità
Nel seguito del documento le caratteristiche di OOo saranno evidenziate secondo lo schema appena
esposto per facilitarne l'individuazione.
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Report di analisi
Presentazione dei dati
Intervista ai responsabili di Università di Napoli
L'intervista ai responsabili dei servizio SI di UNINA ha messo in luce i seguenti risultati.
Il progetto
UNINA intende valutare la migrazione ad OpenOffice.org come strumento di produttività
individuale in sostituzione dell'attuale suite di office automation. Requisito fondamentale è che
OpenOffice.org garantisca piena compatibilità con l'attuale parco documentale e con gli
applicativi attualmente in uso all'interno dell'infrastruttura informatica.
La struttura
Il parco utenti di UNINA conta circa 900 postazioni, di cui circa 170 sono condivise tra più utenti.
La struttura è distribuita su 4 sedi principali, dislocate nel raggio di 15 chilometri, per un totale di
circa 1000 macchine. Gli utenti accedono ai sistemi autenticandosi tramite Active Directory.
Infrastruttura informatica
Il sistema operativo installato sulle macchine è Windows XP Professional, è in uso Altiris come
strumento di asset management; per la distribuzione delle patch viene utilizzato WSUS.
I documenti sono memorizzati su cartelle condivise presenti su di un file server all'interno del
dominio, di cui vengono periodicamente effettuati backup.
Vengono utilizzati diversi client di posta elettronica: Outlook, Outlook Express e Thunderbird.
Non è presente alcun software di collaboration, mentre come webmail è possibile utilizzare
Horde.
Utilizzo degli strumenti di produttività
La versione di Microsoft Office installata nella struttura è la 2003, e la produzione documentale
pregressa non è stimabile in fase di somministrazione del questionario preliminare.
Il livello medio di conoscenza degli strumenti di produttività viene dichiarato come medio, e non
presenti percorsi di certificazione come la ECDL. Infine vengono definite un paio di categorie di
utenza che si distinguono per precise necessità: tecnici ed amministrativi.
Word
Viene dichiarato che circa il 100% dell'utenza utilizza word, la maggior parte degli utenti a livello
base. Circa 10 persone sviluppano macro, mentre un centinaio ne fa uso. Non esistono modelli
aziendali ufficiali, la gestione è lasciata alle singole unità organizzative.
Excel
Circa il 30% degli utenti utilizza Excel. Viene dichiarato, in fase di somministrazione del
questionario preliminare, un utilizzo base da parte degli utenti delle varie aree aziendali. Una
ventina di utenti sviluppano macro, mentre una trentina ne utilizzano di già esistenti. Viene
dichiarato un utilizzo scarso sia dei grafici che di strumenti per analisi complesse di dati, molto
scarso per quel che riguarda le tabelle pivot.
Powerpoint
L'utilizzo di Powerpoint è quantificabile in una percentuale di circa il 5% del parco utenti.
Vengono utilizzati elementi multimediali nelle presentazioni e non esistono modelli di documento
aziendali. La conoscenza del prodotto viene dichiarata essere di livello base.
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Report di analisi
Access
Access viene utilizzato da circa 50 utenti, di cui solo pochi sviluppano applicazioni con maschere
e report. Sebbene vi siano 2 applicazioni utilizzate all'interno dell'ente, esiste una politica
aziendale che vieta la realizzazione di applicativi basati su Access.
Scambio di documenti
In fase di somministrazione del questionario preliminare non è possibile identificare i processi di
scambio documentale verso l'esterno della struttura.
Applicazioni
Sono presenti diverse applicazioni all'interno dell'ente che richiedono l'utilizzo di MSO, alcune di
settore, altri trasversali all'intero ente.
ASIP
Utilizzato in diversi settori da circa 250 utenti, questo applicativo può esportare in DOC e
necessita di Word per poter funzionare.
CIA
Sviluppata dal Cineca, questa applicazione è utilizzata da circa 560 utenti di cui 70 in
amministrazione centrale, in modalità Terminal Server. Sfrutta la stampa unione di Word per
generare documenti, e viene utilizzata giornalmente. Questa applicazione esporta anche dati in
formato CSV. In questo caso per gestire i dati, CIA chiama l'applicazione associata per default al
formato, per cui questa funzionalità non rappresenta una criticità.
CSA
Applicazione sviluppata dal Cineca per sostituire la precedente ASIP, è utilizzata giornalmente in
modalità Terminal Server da 250 utenti e necessita di Word ed Excel per poter generare
documenti (spesso tramite la funzionalità di stampa unione).
Procedura INPDAP
Utilizzata da circa una ventina di utenti in amministrazione centrale, è stata sviluppata su
piattaforma Access ed è in grado di esportare documenti nei formati DOC ed XLS. Normalmente
viene utilizzata solo per la consultazione dei dati presenti nel proprio database.
SIOC
Utilizzata da circa 6 utenti presso gli Organi collegiali d'Ateneo, questa applicazione si basa su
Lotus Domino/Notes, ed è in grado di generare documenti nel formato DOC, per cui necessita di
Word per il corretto funzionamento.
Supporto
Il supporto di primo e secondo livello agli utenti viene erogato dal Settore Microinformatica, le
richieste vengono effettuate tramite Contact Center di Ateneo.
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Report di analisi
L'analisi dei documenti
L'analisi dei documenti è stata condotta tramite strumenti automatici su un totale di 52
documenti forniti dal personale dei SI, comprensivo di documenti Word, Excel e Powerpoint.
Nelle tabelle che seguono sono riportati i risultati prodotti dalle analisi svolte tramite gli strumenti
automatici.
Riassunto documenti
La tabella seguente riassume le quantità di documenti analizzati:
Word
Documenti (.doc)
Modelli di documento (.dot)
31
0
Totale
31
Tabella 2: Documentazione analizzata
Numero di documenti analizzati
Excel
PowerPoint
Fogli elettronici (.xls)
14
Presentazioni (.ppt)
Modelli di documento (.xlt)
0
Modelli di documento (.pot)
Totale 14
Totale
7
0
7
Totali
52
0
52
Distribuzione storica
Il seguente grafico illustra la distribuzione dei documenti in base alla loro data di ultima modifica:
Date di modifica dei documenti
20
20
< 3 mesi
3 -6 mesi
6 - 12 mesi
> 1 anno
7
5
Illustrazione 1: Distribuzione storica
Macro
La tabella seguente mostra che non sono stati riscontrati documenti contenenti macro.
Tipo
Word
Excel
PowerPoint
Totale
Documenti con problemi di migrazione delle macro
Numero di documenti
Complesso
Medio
Semplice
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Nessuno
31
14
7
52
Tabella 3: Documenti con macro
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Report di analisi
Problemi di migrazione
La tabella seguente riassume le problematiche di migrazione rilevate dagli strumenti automatici,
escluse le macro. Per le categorie di complessità e un maggiore dettaglio si faccia riferimento
all'allegato “B”.
Documenti con problemi di migrazione (esclusi i problemi delle macro)
Numero di documenti
Complesso
Secondario
Nessuno
Word
4
3
24
Excel
3
2
9
PowerPoint
1
5
1
Totale
8
10
34
Tipo
Tabella 4: Problemi di migrazione
Circa il 65% dei documenti (34 su 52) non fa rilevare problemi di migrazione mentre il 15% circa
dei documenti presenta problemi classificabili come complessi, ovvero in cui è necessario un
intervento sensibile dell'utente per rendere il documento aderente all'originale.
Per quel che riguarda i documenti di testo, analizzando più dettagliatamente un campione,
risulta evidente come tale percentuale sia dovuta all'utilizzo dei campi per la stampa unione. Tali
documenti andranno riconvertiti affinché possano essere gestiti tramite lo strumento stampa in
serie di Writer.
Per quel che riguarda Excel, invece, le problematiche di tipo complesso sono concentrate
sull'utilizzo di diagrammi Pivot, i quali andranno riconvertiti utilizzando lo strumento DataPilot di
Calc.
In definitiva, per i documenti sopra citati dovrà essere previsto quindi attività di migrazione,
ovvero la conversione dei documenti in ambiente OpenOffice.org, così da riprodurre il
comportamento aspettato.
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Report di analisi
Il questionario utenti
Le tabelle a cui si fa riferimento nel seguito sono presenti nell'allegato “A”.
Il questionario è stato somministrato a 15 utenti di UNINA, di cui il 93% lo ha compilato
correttamente con conferma finale. La tabella “Compilazione” rappresenta in dettaglio l'esito
della compilazione all'interno della struttura.
Informazioni sulla produzione documentale
La tabella “Applicativi utilizzati” rappresenta la diffusione degli strumenti di produttività all'interno
di UNINA.
I colori si riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Si noti che:
•
Word ed Excel sono gli strumenti senza dubbio più utilizzati; i dati provenienti dal
questionario confermano quanto emerso dall'intervista per Word, mentre per Excel le
percentuali rilevate sono di molto maggiori.
•
Powerpoint conta circa il 43% di utilizzatori, per questi sarà necessario proporre
formazione ad-hoc per l'utilizzo dello strumento Impress e l'interoperabilità con il mondo
esterno.
•
Access ha una diffusione all'interno di UNINA non trascurabile, circa il 29%, sensibilmente
maggiore rispetto a valori normalmente rilevati intorno al 15%. Questo rappresenta una
criticità a cui prestare attenzione in fase di migrazione, si veda anche la sezione “Utilizzo
di Access“ a tale riguardo.
Particolarità di utilizzo
La tabella “Particolarità di utilizzo MS Office” mostra alcuni dettagli sull'utilizzo di Microsoft Office
all'interno della struttura.
Il 21% degli utenti ha dichiarato di proteggere i propri documenti con password. Oltre a
presentare problemi di compatibilità con OpenOffice.org, questo modo di lavorare rappresenta
una criticità operativa, in quanto è noto che i documenti Office protetti con password possono
essere facilmente aperti (“crackati”) con strumenti gratuiti facilmente reperibili in rete.
Sarà inoltre necessario approfondire quale sia l'entità delle personalizzazioni dichiarate, nonché
l'utilizzo di oggetti esterni. In questo ultimo caso si ritiene che le percentuali, abbastanza alte
rispetto a quelle normalmente rilevate, siano dovute al fatto che il questionario sia stato
somministrato agli utenti dei Sistemi Informativi.
In fase di migrazione, in ogni caso, nessuno degli aspetti citati risulta essere criticità bloccante.
La produzione documentale
Le tabelle “Documenti di testo”, “Fogli Elettronici” e “Presentazioni” rappresentano
qualitativamente l'entità della produzione di documenti Word, Excel e Powerpoint all'interno di
UNINA.
La tabella “Documenti di testo” si riferisce alla produzione di documenti Word con riferimento a:
•
semplici, come lettere e/ fax;
•
di media complessità, come relazioni e/o report;
•
complessi, come manuali che contengono stili o formattazioni personalizzate.
Si noti che la maggior parte degli utenti che ha dichiarato di utilizzare Word si colloca nella fascia
0-10 sia per la redazione di documenti di media complessità sia per quelli complessi, in
particolare l'85% di essi circa.
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Report di analisi
Le tabelle contenute in “Fogli Elettronici” si riferiscono alla produzione di documenti Excel
dividendoli in:
•
fogli di calcolo con operazioni aritmetiche
moltiplicazioni, percentuali, divisioni etc..);
semplici
(addizione,
•
fogli di calcolo di media complessità (con grafici e/o funzioni avanzate);
•
fogli di calcolo complessi (con grafici su più serie di dati e/o tabelle pivot).
sottrazione,
Si noti che nessuno degli gli utenti interpellati produce documenti di complessità media o alta
che ricadono al di fuori della fascia 0-10; è interessante notare come il 62% circa, riguardo i
documenti di complessità alta, dichiari di non produrne affatto.
Le tabelle contenute in “Presentazioni” mostra i dati relativi alla produzione di documenti
Powerpoint dividendoli in:
•
presentazioni semplici (senza contenuti multimediali, animazioni o effetti);
•
presentazioni con animazioni e/o effetti;
•
presentazioni con contenuti multimediali.
Si noti come in questo ultimo caso la quasi totalità degli utenti per ogni complessità documentale
cada dentro la fascia 1-10, o addirittura nella fascia 0.
Nella pagina successiva, la Tabella 5 e i grafici riassumono i dati sulla produzione mensile
qualitativa documentale dei tre applicativi considerando sempre la complessità dei documenti e
le fasce quantitative.
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Fasce
Applicativo
Livello complessità
0
1 - 10
11 - 50
51 - 100
più di 100
Word
Facile
8%
54%
31%
0%
0%
Media
15%
69%
8%
0%
0%
Difficile
23%
62%
8%
0%
0%
Facile
0%
85%
15%
0%
0%
Media
0%
85%
0%
0%
0%
Difficile
62%
38%
0%
0%
0%
Facile
33%
67%
0%
0%
0%
Media
17%
83%
0%
0%
0%
Difficile
33%
67%
0%
0%
0%
Excel
Powerpoint
Tabella 5: Dati relativi alla produzione documentale dei tre applicativi
Complessità documenti Excel
Complessità documenti Word
Complessità documenti Powerpoint
80%
90%
90%
70%
80%
80%
70%
70%
60%
60%
50%
Bassa
Media
Alta
40%
30%
60%
50%
Bassa
Media
Alta
40%
30%
50%
40%
30%
20%
20%
20%
10%
10%
10%
0%
0%
0
1 - 10
11 - 50 51 - 100 più di 100
documenti prodotti al mese
Bassa
Media
Alta
0%
0
1 - 10
11 - 50 51 - 100 più di 100
Tabella 6: Grafici che riassumono la produzione documentale degli utenti
0
1 - 10
11 - 50 51 - 100 più di 100
Report di analisi
Lo scambio documentale
La tabella “Formati utilizzati” mostra i formati di scambio utilizzati all'interno di UNINA.
I dati rilevati indicano che gli strumenti più utilizzati dagli utenti sono Word ed Excel. Dalle
risposte date dagli utenti, inoltre, il PDF risulta essere già un formato largamente diffuso,
sicuramente utilizzato nello scambio documentale con terze parti e per l'archiviazione di
documenti in sola lettura.
La tabella “Scambio documenti” mostra come avviene lo scambio di documenti all'interno di
UNINA e verso l'esterno.
Nel valutare le percentuali qualitative ci si è basati su quattro fasce (con relativi pesi) per
identificare la quantità di documenti (sia ricevuti, sia da inviare) che deve essere modificata dagli
utenti:
•
nessuno;
•
fino al 10%;
•
fino al 50%;
•
il 100%.
Nel calcolo dei valori medi per queste tre fasce, sono stati considerati come pesi rispettivi il 70%
dei limiti superiori delle quattro fasce (0 → 0, 10 → 7, 50 → 35 e 100 → 70).
I dati più critici per il processo di migrazione sono quelli identificati da “Modifica inviati” e dalle
relative percentuali, poiché ciò presume che i file siano scambiati in un formato che renda gli
stessi leggibili e modificabili per il destinatario, che normalmente porta la scelta su DOC, XLS o
PPT.
I valori così stimati mostrano che il 24% dei documenti ricevuti dovrà essere modificato da un
utente interno, mentre il 21% circa dei documenti in uscita dovrà essere modificato dal
destinatario. Queste percentuali rispecchiano i valori normalmente rilevati.
Utilizzo di Word
La tabella “Funzionalità Word” mostra le funzionalità utilizzate in Word. I colori si riferiscono alla
classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Si noti che:
•
dato l'utilizzo di Stili, Indici, Campi e Riferimenti è opportuno proporre delle sessioni di
formazione specialistiche per la realizzazione di documenti complessi;
•
è opportuno approfondire l'uso della Stampa Unione sul campo e inserire l'argomento nei
corsi di base. In particolare, si dovrà illustrare che se gli utenti fanno uso di tabelle Word
come sorgente dati, occorrerà trasformarle in fogli Calc e approfondire l'utilizzo di Base
per il collegamento dei dati;
•
le macro create e utilizzate dovranno essere raccolte e re-ingegnerizzate sfruttando
l'ambiente messo a disposizione da OpenOffice.org; si potranno prevedere delle sessioni
di formazione ad-hoc per illustrare il framework di OOo. Per ulteriori dettagli si veda il
seguito.
Utilizzo di Excel
La tabella “Funzionalità Excel” mostra le funzionalità utilizzate in Excel. I colori si riferiscono alla
classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Da notare che:
•
1
è opportuno approfondire l'uso dei Riferimenti1;
Intesi come riferimenti da fogli di Excel a file esterni.
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Report di analisi
•
è opportuno approfondire le modalità di Estrazione dati da database, per verificare la
connettività con Base mediante l'utilizzo di driver ODBC o JDBC;
•
OOo 3.X ha la possibilità di eseguire le macro create con Excel, tuttavia non c'è
compatibilità al 100%, pertanto le macro che non sono eseguibili direttamente, al
momento la maggior parte, dovranno essere raccolte e re-ingegnerizzate come per Word.
Utilizzo di macro
Le macro nel mondo Office sono scritte con il linguaggio VBA, che rappresenta una criticità per
la migrazione dei file, poiché è parzialmente interpretabile da OOo se si riferisce a macro create
in ambiente Excel e non è interpretabile da OOo se si riferisce a macro realizzate in ambiente
Word.
Utilizzo di Powerpoint
La tabella “Funzionalità Powerpoint” mostra l'utilizzo delle funzionalità di Powerpoint. I colori si
riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Da approfondire ulteriormente:
•
quali applicazioni si utilizzano nei collegamenti;
•
le modalità di proiezione delle diapositive e di invio delle stesse a convegni o conferenze;
•
con riferimento alle tabelle presenti in “Presentazioni” dovrà essere approfondito l'uso di
animazioni e l'inserimento di contenuti multimediali nelle presentazioni.
Si noti che gli utenti Powerpoint si trovano più frequentemente degli altri a condividere le proprie
presentazioni con strutture che organizzano convegni o, più in generale, con il mondo esterno.
Per limitare le problematiche di interoperabilità con il mondo Powerpoint, nell'uso di
OpenOffice.org Impress si consiglia di approntare un modello di presentazione compatibile,
ossia un modello validato la cui esportazione in formato Powerpoint conservi inalterati gli
elementi (formattazione, layout, effetti). Gli utenti potranno utilizzarlo come canovaccio da cui
partire a creare le proprie presentazioni, con l'assicurazione della fedeltà della conversione. La
realizzazione e distribuzione del modello di presentazione compatibile può anche essere
occasione per mostrarne l'uso, condividendo anche nozioni di comunicazione, con lo scopo di
ottenere una migliore organizzazione dei contenuti sulle diapositive per migliorarne l'efficacia.
Normalmente l'acquisizione di consapevolezza comunicativa da parte degli utenti migliora la
qualità dei messaggi, semplificando la complessità della diapositiva stessa, il cui effetto
collaterale è una maggiore compatibilità con il mondo esterno.
Si consiglia inoltre di adottare e favorire l'utilizzo di strumenti come PortableOOo, versione
portatile di OpenOffice.org che può essere eseguito da pen drive USB su qualsiasi pc Windows
e non necessita di installazione. Questo permette agli utenti di potere usufruire di una
installazione OpenOffice.org, per modificare o proiettare la propria presentazione, ovunque sia
presente un pc Windows con una porta USB disponibile.
Utilizzo di Access
La tabella “Funzionalità Access” mostra l'utilizzo delle funzionalità di Access. I colori si
riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Da approfondire ulteriormente:
•
come avviene l'accesso ai dati tramite Access e se può essere effettuato tramite OOo,
con riferimento all'uso di ODBC e/o JDBC per connettersi a DBMS presenti in struttura
(ORACLE);
•
come sono utilizzati Report e se possono essere generati con Base o con qualche
strumento alternativo;
•
in quali applicazioni Access sono localizzate le Maschere, che in generale non sono
migrabili;
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Report di analisi
•
che uso si fa di programmazione Access, in relazione anche a Report e Maschere.
Si consideri anche che quanto è realizzato con Access non è migrabile se non con l'introduzione
di strumenti differenti o il porting dell'applicativo su architetture alternative.
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Report di analisi
Conclusioni
La migrabilità a OOo
La migrabilità ad OOo viene valutata con riferimento alle seguenti aree di intervento:
•
Migrazione/interoperabiltà documentale
•
Funzionalità utilizzate
•
Uso di macro
•
Uso di Outlook
•
Uso di Access
•
Applicazioni che usano Office
Dall'analisi documentale e dall'intervista condotta con il servizio dei sistemi informativi, la
migrabilità a OOo risulta piuttosto buona per quanto riguarda la parte documentale, l'unico vero
fattore di criticità sono le applicazioni che necessitano di Office per il proprio funzionamento.
Si vedano nel seguito i commenti per ogni area di intervento individuata.
Migrazione/interoperabilità documentale
Non sono emerse particolari criticità, se non cattive formattazioni di lieve entità che possono
essere gestite dagli utenti con semplici operazioni. Normalmente durante la formazione BASE
vengono forniti suggerimenti su come fare per risolvere i problemi di questa categoria.
Funzionalità utilizzate
Dai documenti esaminati, non si rileva l'utilizzo di funzionalità non gestite da OOo. In particolare
per chi fa un uso avanzato della suite come l'utilizzo di Stampa Unione, creazione di documenti
complessi o si serve di strumenti di analisi dati (es. Tabelle Pivot) sarà necessario prevedere
sessioni di formazione AVANZATA di approfondimento.
Uso di macro
E' stato rilevato un uso non trascurabile di macro, in accordo con quanto dichiarato dai SI,
pertanto sarà necessario gestire la problematica dell'utente che ne fa uso.
Attualmente la compatibilità di OOo dalla versione 3.X con il linguaggio VBA è discreta e vale
solo per Excel, mentre le macro Word o Powerpoint non sono al momento supportate. Vista la
vastità di VBA, OOo implementa le funzioni più comuni ed il supporto migliora con il passare del
tempo, pertanto è necessario testare macro per macro per verificare che siano effettivamente
eseguibili.
Si noti che gli utenti di macro si possono classificare come:
a) Programmatori, che realizzano le proprie macro programmando in VBA e con il
registratore di macro
b) Utilizzatori, che utilizzano le macro realizzare dai programmatori o ne creano di proprie,
normalmente molto semplici e raramente, tramite il registratore.
Per l'utente “Utilizzatore”, che utilizzava macro per risolvere problemi legati alla quotidianità,
sarà necessario mostrare come ricreare le macro più semplici mediante il registratore di macro
di OpenOffice.org.
Per macro più complesse, normalmente create dai “Programmatori” per fare fronte a specifiche
necessità, gli approcci possibili sono 3:
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Report di analisi
a) Approccio “conservativo”: si concede ai “Programmatori” di continuare a sviluppare macro
VBA, il cui rilascio dovrà essere regolamentato da apposite politiche, in particolare sarà
necessario pubblicarle in doppia versione MSO/OOo affinché ne possano fruire tutti gli
utenti, indipendentemente dalla suite utilizzata; in questo scenario è necessario anche
capire se le versioni OOo delle macro saranno sviluppate internamente, creando
competenze, o esternamente;
b) Approccio “piattaforma OOo”: OOo diventa la piattaforma ufficiale per lo sviluppo di
macro, pertanto si portano le macro esistenti su piattaforma OOo, ove necessario, e le
macro future sono sviluppate su questa piattaforma; in questo caso si privilegia la
possibilità di generare competenze interne riconvertendo i “Programmatori” alla
piattaforma OOo, affiancati in una prima fase da risorse esterne;
c) Approccio “Architettura alternativa”: si stabilisce un'architettura alternativa di sviluppo in
maniera da svincolarsi una volta per tutte dalla suite di produttività per operazioni di
backoffice; per esempio si può definire che l'architettura di riferimento sia di tipo LAMP e
che gli utenti fruiscano dell'applicativo via web; è chiaro che anche in questo caso è
necessaria un'attività di porting e i tutta l'attività di sviluppo diventa necessariamente
supervisionata dai SI che devono fornire anche l'infrastruttura.
Può anche essere pensabile un approccio combinazione dei precedenti.
Uso di Outlook
E' stato rilevato l'uso di Outlook nella struttura. Questa applicazione fa parte del pacchetto Office
pertanto sarà necessario passare a client per la consultazione della posta alternativi, in
particolare a Thunderbird o a una versione web come Horde, dato che è già in uso.
Si sconsiglia l'uso della versione Express poiché ha seri problemi di sicurezza e vulnerabilità.
Uso di Access
Access risulta una criticità da gestire poiché OpenOffice.org Base non rappresenta un semplice
sostituto. È noto infatti che la componente OpenOffice.org Base di OpenOffice.org non sia
compatibile con Access nella misura in cui lo sono le restanti componenti della suite con gli
omologhi Office, pertanto è necessario trovare un'alternativa per gli utenti che fanno uso di
Access.
In questo panorama tuttavia si hanno due opzioni:
•
sostituire Access con l'ambiente Access Runtime appropriato distribuito da Microsoft,
per i puri utilizzatori delle applicazioni Access
•
lasciare il solo Access su quelle postazioni che necessitano dell'applicativo, per esempio
per utenti più evoluti.
Si noti comunque che se da un lato per le applicazioni esistenti è pensabile attendere la normale
sostituzione per obsolescenza, dall'altro è necessario nel breve periodo adottare tecnologie
alternative per tutto ciò che deve essere sviluppato o acquisito da terze parti, per fare sì che
l'utilizzo dell'applicativo non generi ulteriori criticità.
Applicazioni che utilizzano Office
Le applicazioni esaminate sono utilizzate in maniera diffusa da parte degli utenti e
rappresentano la criticità principale all'interno di UNINA.
In particolare sono state prese in considerazione le applicazioni presenti nella tabella seguente
nelle cui righe, per ogni applicazione considerata, compare il numero di postazioni su cui è
installata, quale applicazione MSO è richiesta per il funzionamento con alcune note e il numero
di postazioni effettivamente critiche, tenendo conto delle note della colonna precedente.
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Report di analisi
Applicazione
Numero postazioni
Applicazione MSO richiesta
Num. postazioni critiche
ASIP
250
Word
250
CIA
560
Word
560
CSA
250
Word
250
Procedura INPDAP
20
Access, Word, Excel
0
SIOC
6
Word, Excel
6
Tabella 7: Applicazioni che interagiscono con MSO
Dato che è stato dichiarato dai SI che CSA è stata sviluppata per rimpiazzare ASIP, si considera
che i 250 utenti dell'una siano gli stessi che usano l'altra. Considerando il caso peggiore, ovvero
quello in cui le postazioni siano considerate come disgiunte, il numero di postazioni critiche si
attesterebbe sulle 816, ovvero quasi il 91% del totale. Tuttavia, questa percentuale potrebbe
diminuire sensibilmente nel caso in cui più applicazioni siano installate sulle stesse macchine.
Dato che non si dispone di dati quantitativi in questo senso sarebbe opportuno un
approfondimento per capire effettivamente l'utilizzo puntuale da parte delle postazioni di ogni
singola applicazione.
Nel caso in cui in cui si decida di adottare OpenOffice.org è necessario valutare l'eliminazione
delle criticità dovute a queste applicazioni.
In una prospettiva di medio-lungo periodo si può pensare di:
•
integrare in CIA il supporto per OOo (in questo senso è già stata verificata la
disponibilità di Cineca)
•
dismettere ASIP in favore di CSA
•
integrare in CSA il supporto per OOo (da valutare l'impegno e la disponibilità di Cineca)
o alternativamente adottare un'applicazione differente
Così facendo le uniche criticità rimaste sarebbero le 26 postazioni totali per SIOC e INPDAP,
che non rappresenterebbero più uno scoglio alla migrabilità.
Si noti inoltre che CIA e CSA utilizzano funzionalità di Word, ma in maniera mascherata. Questo
lascia spazio alla migrazione degli utenti che utilizzano queste applicazioni, poiché Word in
questo caso non è effettivamente utilizzato come un applicativo in senso stretto ma come più
come una “libreria” software.
Infatti se l'utente accede a uno dei due programmi in terminal server e per esempio aziona la
creazione di un documento la cui generazione richiede Word, il documento viene generato in
maniera rasparente, ossia l'utente vede solamente il documento finale prodotto senza interagire
con Word. Si può quindi pensare, qualora tecnicamente fattibile, di mantenere Word sui server
per la generazione dei documenti in una prima fase, lasciando poi la sostituzione/porting
dell'applicazione per il futuro, per naturale obsolescenza o per una sostituzione prevista da un
piano di aggiornamento del software.
Pertanto si potrà procedere alla migrazione di tutte la postazioni senza risolvere definitivamente
e immediatamente la criticità, lasciando la possibilità agli utenti di continuare a utilizzare CIA e
CSA. In una seconda fase poi potranno essere adottati programmi differenti per obsolescenza di
questi, compatibili nativamente con OOo.
I prossimi passi
Per ottenere un grado di conoscenza ulteriore e affinare le valutazioni i passi successivi da
compiere possono essere:
•
Realizzazione di un progetto pilota su di un campione di utenti
Pagina 21 di 27
Report di analisi
•
Somministrazione del questionario di indagine a tutti gli utenti della struttura, con
particolare attenzione all'uso delle applicazioni
•
Realizzazione di eventuali interviste utente su criticità emergenti dal questionario
Al termine di queste fasi ulteriori si potrà valutare in maniera più precisa il grado di migrabilità
della struttura e si procederà a realizzare il vero e proprio piano di progetto.
Per quanto riguarda la somministrazione del questionario e le interviste utenti le modalità sono
quelle già utilizzate nello svolgimento dell'analisi preliminare. Per il pilota, ulteriori dettagli sono
descritti nel seguito.
Linee guida per la conduzione del progetto pilota
Il pilota rappresenta il banco di prova per valutare concretamente il processo di migrazione.
Pertanto viene riportato in piccolo ciò che si ipotizza di compiere su tutta la struttura in modo da
provare sul campo l'efficacia delle soluzioni trovate e identificare eventuali problematiche che
sono rimaste nascoste durante l'analisi.
Il pilota quindi deve essere strutturato in modo da permettere la misura degli obiettivi realizzativi
che saranno poi estesi alla migrazione globale. Le misure devono rappresentare i seguenti
ambiti:
•
tecnico, con valutazione delle soluzioni proposte alle criticità riscontrate
•
sociale, con valutazione del clima in merito l'accettazione prima, durante e dopo
•
organizzativo, con valutazione dell'impatto in termini di processi sulla strutturato
Dovranno essere stabiliti dei parametri numerici strutturati per ambiti con un indice riepilogativo
per ambito, stabilendo inoltre soglie di accettazione. In questa maniera sarà possibile misurare
quantitativamente i risultati ed avere le informazioni necessarie su quali azioni intraprendere per
correggere eventuali valutazioni negative.
Inoltre lo stesso meccanismo potrà essere utilizzato nella gestione della governance di progetto.
In termini operativi le attività, raggruppate per ambito, sono le seguenti:
Ambito
Attività
•
•
Tecnico
•
•
•
•
•
Sociale
•
•
Organizzativo
•
•
•
•
Produzione del materiale di supporto (manuali,
documentazione, guide rapide)
Preparazione delle macchine (installazione di OOo,
predisposizione delle applicazioni, ecc.)
Somministrazione questionario on-line
Formazione agli utenti
Implementazione delle soluzioni tecniche
Comunicazione di progetto e formazione motivazionale
Identificazione dei referenti tecnici di gruppo (technology
leaders) e loro coinvolgimento
Attivazione dei processi di supporto, soprattutto fra pari
(peer support)
Incontri di avanzamento e supporto
Predisposizione dei modelli
Implementazione delle buone prassi
Valutazione della produzione documentale
Valutazione della collaboratività ed interoperabilità da e
verso il mondo esterno
Per ciascuna delle attività dovranno essere condotte attività di indagine in grado di verificare
puntualmente l'efficacia tecnica, il clima e l'efficienza organizzativa ed il tutto dovrà essere
riportato all'interno di un report in modo da formalizzare i requisiti per la stesura del piano di
migrazione.
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Report di analisi
Dettaglio delle attività
Di seguito viene riportato un maggior livello descritto per ciò che riguarda le attività.
Tecniche
Attività
Descrizione
Produzione del materiale di
supporto (manuali,
documentazione, guide rapide)
Realizzazione del materiale di supporto da distribuire agli utenti del pilota.
Materiale specifico che riguarderà anche le soluzioni ed i workaround tecnici
relativi alle problematiche riscontrate durante l'analisi (ad esempio come
gestire un determinato tipo di tabelle piuttosto che importare documenti
dall'applicativo XYZ)
Preparazione delle macchine
(installazione di OOo,
predisposizione delle
applicazioni, ecc.)
Preparazione dei personal computer degli utenti coinvolti nel pilota inclusi i test
di installazione OOo e rimozione MS Office automatici. In questa fase prima
del passaggio dovranno essere verificate per punti le applicazioni che sono
state individuate e che potrebbero creare problemi durante il passaggio
Somministrazione questionario
on-line
Agli utenti verrà richiesto di compilare un questionario on-line attraverso il
quale verranno identificati i bisogni formativi oltre che problematiche d'uso
specifiche al gruppo.
Formazione agli utenti
E' la parte di formazione che dovrà essere erogata agli utenti e per la quale
sarà necessario un feedback sia sulla qualità dei contenuti che sulla
pertinenza relativamente il loro modo di lavorare
Organizzativa
Sociali
Questa fase è relativa all'implementazione di tutte le soluzioni tecniche
Implementazione delle soluzioni
relativamente alle criticità che sono state individuate come ad esempio macro,
tecniche
personalizzazioni, conversioni, ecc. ecc.
Comunicazione di progetto e
formazione motivazionale
Questa parte è relativa alla comunicazione che deve essere attuata al fine di
coinvolgere e motivare gli utenti del pilota rendendoli partecipi del
cambiamento in atto.
Identificazione dei referenti
tecnici di gruppo (technology
leaders) e loro coinvolgimento
All'interno del gruppo in questione sarà necessario individuare uno o due
technology leaders ai quali sarà chiesto di fare riferimento per qualsiasi attività
di supporto a livello zero. Dovranno essere opportunamente istruiti e motivati e
sarà richiesto loro di comunicare tempestivamente al CED eventuali
problematiche di adozione di OOo sia tecniche che puramente operative.
Attivazione dei processi di
supporto, soprattutto fra pari
(peer support)
L'attiviazione del peer support attraverso i technology leaders è fondamentale
per creare quella retroazione in grado di fornire informazioni al CED su
qualsiasi aspetto della migrazione stessa. Sarà necessario quindi strutturare
tali processi in modo che sia possibile creare i meccanismi di escalation
necessari a risolvere i vari problemi che via via vengono a crearsi.
Inoltre tali problematiche dovranno servire a popolare una base dati di
conoscenza da riutilizzare per la successiva migrazione
Incontri di avanzamento e
supporto
Al fine di avere il controllo sullo stato del pilota è fondamentale pianificare
incontri di avanzamento e supporto in particolare con i technology leaders e
con gli utenti che stanno mostrando maggiori resistenze al cambiamento e che
pesentano problematiche particolari.
Predisposizione dei modelli
Predisposizione dei modelli aziendali, del repository e dei processi per la
creazione dei documenti a partire da tali modelli.
Implementazione delle buone
prassi
Implementazione delle buone prassi necessarie per il corretto funzionamento
dell'ufficio, in particolare relativamente alle attività automatiche e più utilizzate
(ad esempio stampe in serie, etichette, accesso a dati da DB, ecc. ecc.)
Valutazione della produzione
documentale
Dovrà essere valutata la qualità della produzione dei documenti sia in termini
di efficienza (non devono essere introdotti tempi aggiuntivi rispetto la soluzione
precedente) sia in termini di qualità visiva e di interoperabilità
Valutazione della collaboratività
ed interoperabilità da e verso il
mondo esterno
Al fine di valutare eventuali problemi di collaborazione con utenti interni e/o
esterni verrà attivato un servizio di monitoraggio apposito con lo scopo
esplicito di identificare e valutare eventuali problematiche di interoperabilità
legate ai documenti.
Tabella 8: Attività del pilota
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Report di analisi
Pianificazione
Le attività saranno pianificate secondo il seguente ordine:
Preparazione
materiale di
supporto
Preparazione
macchine
Identificazione
Refenti
tecnici
Predisposizione
modelli
Comunicazione e
Formazione
motivazionale
Implementazione
Soluzioni
tecniche
Formazione
utenti
Valutazione
produzione
documentale
Incontri
avanzamento
Attivazione
processi di
supporto
Implementazione
buone prassi
Valutazione
interoperabilità
Redazione
documento
Illustrazione 2: Schema attività del pilota
Piano delle attività
L'attività di realizzazione del progetto pilota sarà suddivisa come segue:
•
Preparazione
•
Installazione
•
Formazione
•
Affiancamento
•
Rapporto conclusivo
Attività
Preparazione
Installazione
Formazione
Sotto attività
08/11/10
09/11/10
10/11/10
11/11/10
12/11/10
13/11/10
14/11/10
15/11/10
16/11/10
17/11/10
18/11/10
19/11/10
20/11/10
21/11/10
22/11/10
23/11/10
24/11/10
25/11/10
26/11/10
27/11/10
28/11/10
29/11/10
30/11/10
01/12/10
02/12/10
03/12/10
04/12/10
05/12/10
06/12/10
07/12/10
08/12/10
09/12/10
10/12/10
11/12/10
12/12/10
13/12/10
14/12/10
15/12/10
16/12/10
17/12/10
18/12/10
19/12/10
20/12/10
21/12/10
22/12/10
23/12/10
Le attività descritte nel seguito si riferiscono ad un Pilota svolto su di un Gruppo Pilota di 15
utenti, ipotizzando un piano temporale standard come indicato nel diagramma seguente.
Redazione piano attività
Selezione utenti
Setup calendario risorse in
affiancamento e procedure di
supporto
Programma formazione
Realizzazione documentazione
(corsi, buone prassi...)
Realizzazione package OOo
(personalizzazione, configurazione,
inserimento estensioni...)
Installazione OOo sulle postazioni
Postazioni di garanzia
Rimozione MS Office
Corso supporto tecnico
X X X
X X
X
X
X X X
X
X X
X X
X X
Dal questo momento gli utenti sono senza MS Office
X
X
X
X X X X X
Corso utenti
Affiancamento e supporto agli utenti
Supporto
Resoconto finale Redazione resoconto finale
W1
W2
W3
X X X X X
W4
X X X X X
W5
X X X X X
X X X
W6
X X
W7
Illustrazione 3: Schema del processo
Pagina 24 di 27
Report di analisi
Preparazione
In questa fase si approntano piani, procedure e infrastruttura tecnica per il corretto svolgimento
del pilota.
In particolare consta delle seguenti attività:
•
Pianificazione organizzativa del progetto
•
Selezione utenti pilota
•
Definizione programmi dei corsi di formazione
•
Approntamento documentazione di supporto per gli utenti
Il risultato di questa fase è il piano di progetto dettagliato.
Installazione
L'obiettivo di questa fase è la transizione degli utenti del Gruppo Pilota da MS Office a
OpenOffice.org. In particolare:
•
Realizzazione del pacchetto di installazione di OpenOffice.org, con riferimento
all'allegato “C”
•
Installazione di OpenOffice.org
•
Installazione delle postazioni di garanzia
•
Disinstallazione / disabilitazione di MS Office
Al termine di questa fase gli utenti del pilota utilizzeranno il solo ambiente OpenOffice.org.
In particolare UNINA intende utilizzare il formato MSO come formato di salvataggio di default,
per fare sì che gli utenti non debbano precoccuparsi del formato nello scambio documentale con
terze parti. Questo permetterà di testare l'effettiva robustezza della soluzione e non esclude la
possibilità di testare l'operatività mediante il formato ODF anche in un secondo momento.
Ulteriori aspetti dell'adozione di uno o dell'altro formato sono trattati di seguito nella sezione
“L'adozione di OpenOffice.org e il formato ODF”.
Formazione
Nella fase di formazione si forniscono le nozioni necessarie sull'uso di OpenOffice.org e alla
conversione dei documenti, sia per il supporto tecnico che per gli utenti del Gruppo Pilota.
In particolare:
•
Progettazione dei contenuti dei corsi: help-desk e utente finale
•
Erogazione dei corsi (una volta gestite le questioni loistiche)
•
Monitoraggio del grado di soddisfazione degli utenti sulla formazione
In generale sono previste due sessioni da 16 ore di formazione suddivise come illustrato nella
tabella seguente:
Corso
Descrizione
Durata
Tecnico Helpdesk
La suite OpenOffice.org, installazione e configurazione, risoluzione ai
problemi comuni
16
Utente OpenOffice.org
L'utilizzo della suite OpenOffice.org
16
Tabella 9: Percorso formativo del pilota
Nel caso di UNINA, dato che i referenti del progetto e gli utenti coincidono, si potrà prevedere
una modifica al percorso formativo come illustrato nella tabella seguente.
Pagina 25 di 27
Report di analisi
Corso
Descrizione
Durata
Referente di progetto
OpenOffice.org
La suite OpenOffice.org, installazione e configurazione, risoluzione ai
problemi comuni e utilizzo.
24
Tecnici installatori
La configurazione e pacchettizzazione di OpenOffice.org per
l'installazione.
8
Tabella 10: Percorso formativo del pilota presso UNINA
Affiancamento
Durante il pilota è necessario garantire supporto ed assistenza agli utenti in modo che i problemi
possano essere risolti tempestivamente ed efficacemente.
In particolare sarà necessario approntare un'infrastruttura che riesca a garantire supporto di
primo e secondo livello agli utenti ed ad essere costantemente presente.
La struttura del Supporto si intenda organizzata come segue:
•
primo livello: problematiche generali nell'uso del desktop/applicativi, tipicamente come
utilizzare certe funzionalità o come formattare tabelle, paragrafi etc.
•
secondo livello: problematiche tecniche sull'utilizzo del desktop/applicativi e/o
configurazione, tipicamente setup di sistema/applicazioni, configurazioni, utilizzo
avanzato delle applicazioni e, in generale, tutto quanto non risolvibile dal precedente
livello
Questa sarà la fase in cui sarà anche necessario monitorare il morale per l'accettazione del
nuovo strumento.
Rapporto conclusivo
Al termine delle attività dovrà essere redatto un documento di dettaglio all'interno del quale
verranno riportati i risultati del pilota e quindi formalizzati i requisiti funzionali, i requisiti tecnici,
l'analisi dei processi utente ed il contesto tecnologico ed organizzativo inerente la produzione
documentale delle strutture coinvolte nel progetto.
Tali informazioni saranno contestualizzate in una serie di scenari che forniranno a UNINA il
supporto alla decisione di quale scenario risulti più idoneo.
Tali informazioni riguarderanno:
•
valutazioni tecniche
•
valutazioni economiche
•
valutazioni organizzative, sociali
•
criticità e relativi fattori di rischio
A valle di questo si potrà procedere con la realizzazione del piano esecutivo di progetto.
Considerazioni aggiuntive
L'adozione di OpenOffice.org e il formato ODF
Nel momento in cui si decide di adottare OOo come suite di produttività ufficiale dell'Ente è
opportuno adottare anche ODF, formato nativo di OOo. L'alternativa che spesso si considera è
l'installazione di OOo lasciando il formato Microsoft come ufficiale, che presenta delle difficoltà.
In primo luogo il formato Microsoft è proprietario e pertanto la sua implementazione in OOo non
può coprire tutte le specifiche, portando dei problemi di supporto. Inoltre in termini pratici la
compatibilità nello scambio documentale2, che normalmente si affronta solo per scambi con
2
Lo scambio documentale in sola lettura può essere gestito con il PDF.
Pagina 26 di 27
Report di analisi
l'esterno, potrebbe diventare un punto di estrema attenzione anche per l'interno. In questo caso
sarebbe necessario impostare delle “buone prassi” sulla creazione, salvataggio e scambio
documentale in modo estremamente rigoroso e verificare che siano rispettate sempre e da tutti
gli utenti, anche nel caso di circolazione di documenti internamente all'Ente. Adottando ODF e
limitando l'esportazione in formato Microsoft Office solo per i casi necessari, si limita la
problematica solo all'interoperabilità con l'esterno, ove il destinatario richieda un file modificabile
e non disponga di OOo. Inoltre ODF è un formato certificato ISO/IEC 23600 riconosciuto come
standard nazionale anche dal comitato di normazione italiano Uninfo che garantisce
l'interoperabilità e l'accesso perpetui.
Occorre inoltre mettere in evidenza come l'uso delle macro OOo incluse in documenti con
formato non ODF possano comportare problemi di funzionalità e soprattutto non sarebbero
comunque portabili.
È quindi opportuno che gli utenti target della migrazione OOo utilizzino il formato ODF come
formato nativo. Lo scambio documentale con gli utenti esterni potrà quindi avvenire secondo due
modalità, qualora sia richiesto un documento modificabile:
d) tramite formato MS Office: in questo caso gli utenti OOo, ogni volta che vorranno
condividere un file con gli altri dovranno convertirlo in formato MS Office
e) tramite formato OOo: qualora gli utenti esterni alla migrazione abbiano installato OOo
oppure i filtri di importazione/esportazione ODF per la propria installazione di MS Office.
Interoperabilità con altre applicazioni e future acquisizioni di software o
servizi da terze parti
Si ricordi sempre che qualsiasi software presente nella struttura e/o acquisito dall'esterno in
futuro dovrà essere “interoperabile” con OpenOffice.org, poiché in caso contrario si potrebbero
introdurre nuove criticità irrisolvibili.
Con “interoperabile” si deve intendere:
a) che possa dialogare tramite file in formato supportato da OpenOffice.org
b) che per la generazione di tali file non abbia necessità di interagire con MS Office
Alla stessa maniera si deve anche prestare attenzione a future acquisizioni di servizi da parte di
terzi, affinché questi non implichino l'utilizzo di MS Office o di strumenti non interoperabili
nell'accezione precedente. Si pensi ad esempio un'analisi realizzata da un'azienda di
consulenza esterna, basata su elaborazioni di dati su Tabelle Pivot, che devono essere
scambiate continuamente con la vostra struttura e modificate.
È comunque evidente che in questo ultimo caso, in mancanza di alternative, si può pensare di
installare temporaneamente su di un numero di postazioni limitato MS Office sono per la durata
dell'interazione con l'azienda o i consulenti.
In generale però è sempre opportuno indagare l'interoperabilità di ciò che si sta per acquisire.
-- fine documento --
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Attività tecnica per l`adozione di OpenOffice.org

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