Responsabile Supply, Logistica, Amministrazione e Finanza (SLAF

Responsabile Supply, Logistica, Amministrazione e Finanza (SLAF)
Centro di Riabilitazione per le vittime di tortura e trattamenti crudeli, inumani e
degradanti (VOT)
Posizione: Responsabile Amministrazione, Logistica-Supply e Finanza
(SLAF)
Paese: Italia
Inizio contratto: 09/05/2016
Luogo di lavoro: Roma
Durata Missione: 12 mesi, rinnovabili
Supervisore: Coordinatore di Progetto
Referenti funzionali: Coordinatore delle Risorse Umane, Amministrazione e Finanza
e
Coordinatore Logistico e Deputy Supply
Coordinatore Logistico di Missione Italia
La Missione Italia di Medici Senza Frontiere (MSF) ha iniziato le sue attività nel 1999 quando
MSF si è resa conto che le stesse persone curate ed assistite a migliaia di chilometri di distanza
si trovavano spesso in condizioni di precarietà e bisogno proprio in Italia. Le attività svolte
durante questi anni sono state rivolte prevalentemente nel fornire assistenza medica alle persone
immigrate presenti sul territorio, anche senza regolare permesso di soggiorno.
Recentemente, in Italia come in altri Paesi dell’area mediterranea (Libia, Egitto, Grecia), gli
interventi si sono articolati in base all’emergenza di bisogni specifici.
Nel 2015 circa 322.000 migranti e richiedenti asilo sono arrivati in Europa attraverso il
Mediterraneo; di questi, approssimativamente 153.850 sono sbarcati in Italia (numeri UNHCR
fino al dicembre 2015).
In Italia i migranti senza permesso sono ospitati in diverse strutture (CPSA, CAS, CARA,
SPRAR) che sono di competenza del Ministero degli Interni e sono gestiti da organizzazioni
private (con e senza scopo di lucro, cooperative, chiese etc) attraverso capitolati con le
Prefetture locali.
Nell’Ottobre 2015 e’ stato avviato un progetto nato come centro di riabilitazione con l’obiettivo
specifico di fornire attività diagnostico-terapeutiche di consultazione medica alle persone vittime
di tortura e trattamenti crudeli, inumani o degradanti.
Da dicembre 2015, MSF ha aperto un nuovo progetto di “shelter” e assistenza sanitaria di base
ai confini con la Slovenia (Gorizia).
Dopo missioni esplorative, condotte nell’estate 2015 nella provincia di Trapani dove sono stati
ospitati circa 2.000 ospiti nei diversi CAS, da gennaio 2016 MSF ha deciso di sviluppare anche
in questa provincia un progetto di supporto psicologico. A Catania MSF aprirà un centro
medico residenziale per cure post-acute per richiedenti asilo.
Nel Mediterraneo, all’inizio del 2015, visto i numeri di morti senza precedenti e la mancanza di
risposta in termini di salvavataggio in mare, MSF ha deciso di avviare una missione di
salvataggio delle persone che attraversano il Mediterraneo alla ricerca di un rifugio in Europa.
Durante lo scorso anno, le 3 barche di MSF (Bourbon Argos-MSF OCB, Dignity-MSF OCBA,
Phoenix-MSF OCA) hanno prestato soccorso a circa 20.000 persone.
Nel 2016, MSF progetta di proseguire la stessa attività di salvataggio nel Mediterraneo, e di
rinforzare la sua la capacità di rispondere ai bisogni di assistenza medica, psicologica e sociolegale delle personne sbarcate in Italia.
Obiettivi generali
Coordinare, implementare e controllare la logistica, l’amministrazione e le attività connesse di
finanziamento del progetto VOT di MSF in base ai criteri standard, al fine di ottimizzare la risposta ai
bisogni dei beneficiari del progetto.
Attività
Logistica e Approvvigionamento
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E' responsabile per gli acquisti in loco secondo le procedure MSF;
Elabora, supervisiona e segue, in collaborazione con il referente delle Finanze e il Coordinatore
Logistico, il budget della logistica del progetto in base alle risorse disponibili, in modo da
soddisfare le necessità presenti e future del progetto e di rilevare in anticipo le possibili
deviazioni di budget.
E’ responsabile di inviare gli ordini locali/nazionali/internazionali di approvvigionamento al
Coordinatore Logistico di Missione Italia, secondo le procedure stabilite;
Coordina, in stretta collaborazione con il Referente Medicale del Progetto e il coordinatore
Logistico, i processi e i sistemi di approvigionamento dei materiali in modo da assicurare le
scorte necessarie al fabbisogno della missione
Esegue gli inventari e gestisce i beni durevoli del progetto;
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Verifica la correttezza delle procedure di acquisto locali;
Supervisiona l’imballaggio e la corretta gestione delle scorte in magazzino (materiali logistici,
cancelleria, prodotti per la manutenzione della casa), controlla le abitudini di consumo e fornisce
al team medicale una corretta assistenza tecnica al fine da assicurare la disponibilita’ dei materiali
e un uso razionale delle scorte in magazzino.
Coordina, in caso di necessità, gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria della
struttura attraverso l’ingaggio di professionisti esterni (elettricista, idraulico etc…);
Predispone le procedure standard MSF per gli acquisti, in stretta collaborazione con FinanceAdmin Manager, anticipa le necessita’ finanziarie del progetto garantendo e predisponendo la
liquidita’ mensile della missione;
Amministrazione e Risorse Umane (RU)
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Collabora con il Coordinatore di Progetto rispetto al set up (organigramma) dello staff coinvolto
sul progetto e insieme con il Coordinatore delle Risorse Umane aggiorna l’organigramma e le
diverse job description del progetto;
In coordinamento con il Coordinatore di Progetto e il Coordinatore RU, calcola i bisogni
operazionali delle Risorse Umane e il conseguente impatto sul budget da stilare in modo da
garantire l’efficienza della struttura nelle diverse competenze professionali del progetto,
monitorando il budget previsto;
In stretto coordinamento con il Coordinatore di Progetto, coordina e supervisiona le procedure
HR amministrative e logistiche (fine contratti, estensioni, modifiche, ecc) dello staff del progetto
per assicurare un’adeguata struttura dello staff
Assicura la messa in atto delle corrette procedure amministrative nel progetto, in linea con la
legge italiana e secondo gli standard MSF e le procedure stabilite dalla Missione Italia;
E’ responsabile della gestione dei contratti locali (affitto abitazioni, utenze, noleggio auto, ecc...)
e i regolari contatti con i fornitori locali;
Gestisce l’amministrazione delle RU (follow-up contratti, Per Diem, rimborsi, ferie);
Supporta, in stretta collaborazione con il Coordinatore RU e il Responsabile di Progetto,
l’identificazione del personale, la valutazione delle performance e del potenziale, in modo da
migliorare le competenze e il loro contributo agli obiettivi della missione;
Organizza e coordina i processi di reclutamento dello staff e assicura il rispetto delle regole di
trasparenza e obiettivitta dei reclutamenti;
Svolge, in stretta coordinazione con il coordinatore Finanza e Amministrazione e con le linee
guida amministrative, la contabilità, le attività di gestione dei libri contabili e di rendicontazione,
esegue i pagamenti - nel rispetto delle procedure di validazione di MSF - dei fornitori, interni e
esterni, e del personale, al fine di garantire il rispetto delle imposte e della previdenza sociale, la
trasparenza sulla contabilità nonché una coerente e chiara informazione sui processi di
approvigionamento dei materiali;
Con il supporto del Responsabile Amministrazione gestisce il software di gestione delle Rosorse
Umane (Homere);
Provvede all’organizzazione dell’accoglienza degli utenti nel Centro e agli spostamenti del team e
dei visitatori esterni (prenotazioni viaggi, hotel etc…);
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Supporta il Coordinatore di Progetto nella gestione di eventuali protocolli istituzionali ed attività
amministrative straordinarie; gestisce le pratiche amministrative collegate necessarie al progetto;
In stretta collaborazione con il Coordinatore di Progetto e il coordinatore HR, osserva le migliori
opzioni e propone soluzioni per evitare problemi ed eventuali conflitti lavorativi nel progetto;
Finanze
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Gestisce la contabilità locale del progetto assicurando il rispetto delle procedure interne MSF;
Con il supporto del Responsabile Finanza gestisce il software di contabilità SAGA;
Assicura la tempistica relativa alla trasmissione dei documenti contabili e finanziari al
Responsabile Finanza e Amministrazione.
Prepara i rapporti di cassa e di banca mensili, gestisce e controlla i flussi di cassa e invia la
richiesta monetaria mensile.
Assicura il rispetto delle procedure di validazione MSF per tutti i pagamenti e impegni di spesa di
competenza del progetto (validazione e firme);
Partecipa attivamente e coordina a livello del progetto l’elaborazione del budget e il seguito
(forecast) del budget del progetto.
Fornisce tutte le informazioni rilevanti sul budget e sul monitoraggio al Coordinatore di Progetto
e al Responsabile Finanza e Amministrazione;
Comunicazione
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Assicura un aggiornamento costante al Coordinatore di Progetto e al Responsabile Finanza e
Amministrazione Paese sulla situazione amministrativa, finanziaria, logistica del progetto, tramite
l’invio di rapporti mensili o comunicazioni dedicate;
Insieme con il Coordinatore di Progetto, supporta la line manager nell’implementare la politica di
comunicazione interna MSF in modo da incrementare la partecipazione e la motivazione dello
staff nelle attivita’ MSF;
Allo SLAF può essere richiesto di eseguire attività aggiuntive non menzionate nella presente
descrizione, sempre nel rispetto dei limiti imposti dalla Legge e dai regolamenti interni ad MSF. Visto
il contesto del suo lavoro, il SLAF è tenuto al segreto professionale e alla riservatezza.
Requisiti
(N = necessario
P = preferibile)
Formazione
Diploma Istituto Tecnico
simili
Laurea
Amministrazione
Commerciale o N
/
Economia
/
Gestione delle
Esperienze
Professionali
Lingue
Risorse Umane
P
Pregressa esperienza in ambito logistico
(IT/Manutenzione/Appro) e amministrativo
(minimo 1 anno) in Italia
N
Esperienza nei settori umanitario o sociale
N
Esperienza lavorativa minima di 3 anni
P
Esperienza MSF o organizzazione simile
P
Italiano e Inglese N
Francese P
Qualità specifiche
Capacità di lavorare in un contesto multiculturale
N
Conescenze tecniche logistiche di base
P
Conoscenza del pacchetto Office
N
Conoscenza di Saga e Homere
P
Conoscenza de Sistema Sanitario Nazionale Italiano P
Pratica dei software HR e contabili
N
Competenze Trasversali
Pianificazione, Flessibilità ed Orientamento ai risultati
Spirito di squadra, Gestione e Sviluppo del team,
Impegno, condivisione e rispetto verso i Principi dell’organizzazione MSF