La guida all`uso della nuova ricetta con Phronesis

Microcosmos
Multimedia, srl
La guida all'uso della nuova ricetta con Phronesis
Premessa
Dal 1° Febbraio 2005, in alcune Regioni, ed in tutta Italia dal 1° Aprile 2005,
salvo ulteriori proroghe dell'ultimo minuto, entrerà in vigore la stampa delle richieste di
prestazioni e la prescrizione di farmaci con il nuovo ricettario del Sistema TS
(www.sistemats.it).
Lo staff tecnico di Microcosmos ha cercato, rispettando le caratteristiche di
personalizzazione e di facilità d'uso che da sempre contraddistinguono Phronesis, di
rendere trasparente il passaggio dalla vecchia alla nuova ricetta. Nonostante l'impegno
profuso nel rispettare tutte le caratteristiche del nuovo ricettario, chiediamo la
collaborazione dei nostri Utenti affinché questo passaggio sia completamente recepito
nella pratica clinica quotidiana.
Le innumerevoli richieste Regionali, ed addirittura delle singole Aziende USL,
hanno reso tale implementazione estremamente delicata e piena di ulteriori opzioni che
è necessario conoscere ed attivare in base alle differenti esigenze locali. E', inoltre,
doveroso precisare che essendo una normativa del tutto nuova e priva di un Ente
Certificatore che abbia potuto testare a pieno tutte le varie richieste, Microcosmos si
riserva di modificare, quando necessario, il programma onde soddisfare
eventuali esigenze locali non ancora implementate.
I primi passi
Per prima cosa è necessario aver installato sul proprio PC (ed eventualmente
su tutti i PC presenti in una rete locale – ad es. una Medicina di Gruppo) la versione
2.5.3.14 di Phronesis che consente di gestire in pieno tutte le caratteristiche del nuovo
ricettario Sistema TS.
Tale versione è disponibile per tutti gli Utenti in regolare corso di
abbonamento, o tramite CD o direttamente dal nostro sito web (www.microcosmos.it),
a seconda del tipo di abbonamento posseduto.
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Una volta installata la versione 2.5.3.14 (per verificare il numero di versione
occorre selezionare la voce di menu “? | Editore” dalla finestra principale di Phronesis) è
necessario “importare” il nuovo ricettario (cosa che deve essere fatta anche da chi
aveva già installato la versione 2.4.11.24, o le versioni precedenti che comprendevano
già la nuova ricetta o le successive utilizzate per la lunga fase di test eseguiti: in
sintesi anche chi ha già presente nella propria versione del programma
posseduto il modulo per la nuova ricetta Sistema TS, dovrà importarlo
nuovamente utilizzando esclusivamente questa versione definitiva). Per fare
ciò è necessario (su ogni PC che accede agli archivi):
chiudere Phronesis.
selezionare dal menu “Start | Programmi | Microcosmos” la voce “Importa ricettario
SSN Sistema TS”.
La finestra che compare a video è la seguente:
Fare clic sul pulsante “Importa ricettario”.
Attendere fino alla comparsa del seguente messaggio.
Fare clic sul pulsante Ok e quindi sul pulsante Esci.
A questo punto chi non aveva ancora importato la ricetta l'avrà importata chi,
invece, aveva già importato la ricetta con la versione 2.4.11.24 (od altre di test) noterà
che non sarà importata un ulteriore ricetta, ma che sarà modificata quella già
esistente; in alternativa si può cancellare il precedente modulo ed importarlo
nuovamente.
ATTENZIONE! Questo passaggio è obbligatorio in quanto vengono
aggiunti e/o modificati tutta una serie di campi che le precedenti versioni non
gestivano in maniera del tutto corretta.
Per questo motivo sarà necessario effettuare delle nuove prove di stampa
per verificare (in base alla propria stampante) se effettivamente i campi del modulo
siano stampati correttamente all'interno delle relative caselle sulla ricetta. Il modulo
importato è comunque molto vicino alla realtà, dopo gli innumerevoli test effettuati, e si
tratta solamente di controllare l'effettiva impaginazione.
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IMPORTANTE! Prima di spostare ogni singolo campo, consigliamo ai nostri
Utenti di allineare la stampante al modulo, agendo sugli scostamenti (in mm.)
orizzontale e verticale, presenti nella voce “Opzioni” del menù “Modifica” del relativo
Modulo di Stampa, raggiungibile dalla voce “Configura moduli per la stampa” del menù
“Strumenti” della finestra principale di Phronesis: per la maggior parte delle stampanti
riconosciute da Windows, una volta “centrato” un campo, tutti gli altri dovrebbero
risultare corretti.
IMPORTANTE! Il ricettario non è selezionato automaticamente
all'interno dei vari diari. Questa scelta è stata decisa in quanto in varie regioni d'italia
la stampa della ricetta è effettuata (e lo sarà per alcuni mesi) ancora con il vecchio
ricettario. Per selezionare il nuovo modulo quindi, ma solo quando si ha effettivamente
intenzione di passare alla stampa con il nuovo ricettario, è necessario agire nei
seguenti diari (aprendo una cartella clinica di un paziente qualsiasi):
Esami strumentali
Esami di laboratorio
Terapia farmacologica
Fisioterapie ed altre terapie
Medicazioni ed altre prescrizioni
Visite specialistiche
Day Hospital e Ricoveri
e selezionare nella barra di stampa la voce “Ricettario SSN – Sistema TS” al posto
di “Ricettario SSN – Orizzontale” o comunque di quello in uso.
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Come puro esempio esemplificativo mostriamo di seguito il diario della
Terapia farmacologica.
In alternativa si possono selezionare i moduli di stampa e le relative
stampanti associate, per tutti i diari di Phronesis, accedendo alla nuova voce
“Configura stampe” presente nel menù “Strumenti” o dal relativo pulsante inserito
nella finestra del “Configura moduli per la stampa”.
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Dopo aver importato il nuovo ricettario Sistema TS, l'altra operazione
fondamentale da eseguire è quella di impostare il programma affinchè gestisca,
automaticamente, la stampa della sigla della provincia e del codice dell'ASL
d'appartenenza dell'assistito.
Infatti, il disciplinare tecnico prevede che il codice ASL e la sigla della
provincia di residenza del paziente siano stampate solo nel caso in cui lo stesso non
faccia parte della regione di appartenenza del medico (ASL di regioni diverse); nel
caso in cui il paziente faccia parte della stessa regione, ma appartenga ad una ASL
diversa da quella del medico, allora il programma stamperà solo il codice ASL ma non
la sigla della provincia, mentre non stamperà nulla se il paziente faccia parte della
medesima ASL d'appartenenza del medico (propri assistiti).
Affinchè il programma gestisca, automaticamente, queste tre eventualità è
indispensabile che siano indicate, esattamente, l'ASL e la regione d'appartenenza del
medico e quelle di tutti i pazienti presenti in archivio.
Per assegnare, automaticamente, la sigla della provincia ed il codice
dell'ASL d'appartenenza dell'assistito a tutti i pazienti presenti in archivio, è stato
creato un apposito programma al quale, chiuso Phronesis, si può accedere andando
su “Start | Programmi | Microcosmos | Riempi provincia ASL d'appartenenza” e
seguire le istruzioni a video:
Selezionare l'archivio in cui si desidera riempire, automaticamente, i campi
della provincia e dell'ASL di appartenenza dal campo cerchiato in rosso e poi fare clic
su “Riempi il codice ASL a tutti i pazienti”.
Da ultimo occorre verificare che sia stata correttamente introdotta l'ASL e la
regione d'appartenenza del medico titolare dell'archivio.
Per fare ciò occorre andare dal menù principale di Phronesis ad Archivio –
Utenti e privilegi d'accesso – Introdurre il proprio codice d'accesso – Selezionare il
nominativo del medico titolare dell'archivio e fare doppio clic su di esso: comparirà la
seguente finestra Utente nella quale sarà possibile verificare la regione e l'ASL
d'appartenenza del medico.
Se non corretti, apportare le opportuno modifiche e salvarle facendo clic su il
pulsante “OK”.
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Le nuove opzioni
Tra le varie opzioni (per attivarle è necessario andare dal menu “Strumenti |
“Opzioni” nella linguetta “Stampa ricette”) introdotte nel programma segnaliamo:
“Stampa solo le prime cifre dell'esenzione” che consente di stampare solo le cifre che
precedono il punto nelle esenzioni per patologia. Ad esempio per l'esenzione 013.250
verrà stampato solo il codice 013. Questa opzione consente di rispettare il disciplinare
tecnico del nuovo ricettario, ma nel tempo stesso di avere all'interno della cartella del
paziente anche la specificazione della malattia (il sub-codice 250).
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“Non stampare “Si richiede” nelle richieste di prestazioni” che, come dice la
descrizione stessa non stampa la voce “Si richiede” quando si stampano richieste
specialistiche, così come previsto dal disciplinare tecnico.
“Stampa sempre codice ASL sulla ricetta” creata appositamente per tutte quelle ASL
che richiedono, al contrario di quanto previsto dal disciplinare tecnico, di stampare
sempre la provincia e l'ASL di appartenenza dell'assistito, indipendentemente se il
paziente è di un'altra regione (stampa sigla provincia e codice ASL), fa parte della
stessa ASL del medico (nessuna indicazione) od appartiene ad un'altra ASL, ma della
stessa regione (stampa solo codice ASL, ma non la sigla della provincia).
“Se selezionata “Nessuna” priorità annulla tutte le caselle” che barra con una X tutte
le caselle di Priorità nel caso in cui il medico non specifichi la priorità per la richiesta
specialistica, come richiesto da alcune ASL.
“Usa priorità “Programmata” come default nelle nuove registrazioni” che consente di
stabilire come priorità di default la voce “Programmata” per qualsiasi esame o
richiesta che venga introdotta in cartella.
“Usa scrittura alternativa nelle note AIFA (Es. Nota 1 = 1XX)” che barra con una X le
caselle non utilizzate nella stampa delle note AIFA, come richiesto da alcune ASL. Di
default il programma, invece, riempe con degli 0 le caselle prima del numero, per
esempio nota 66 = 066, nota 9 bis = 09B.
“Aggiungi suffisso “INT” quando stampa una prestazione integrativa” che aggiunge
automaticamente il suffisso “INT” al codice d'esenzione (prime tre cifre) del paziente
nella stampa delle prestazioni integrative, come richiesto dalla Regione Lazio, ad es.,
per i soggetti diabetici, la richiesta degli stick sarà stampata con il codice 013INT ecc.
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La configurazione e la personalizzazione del modulo
Nel nuovo ricettario Sistema TS non sono stati introdotti tutti i nuovi campi
così come richiesti dal disciplinare tecnico per dare libera scelta al medico di introdurli o
meno in base alle richieste della propria ASL o della Regione d'appartenenza. In
particolare: tutti i codici a barre del nomenclatore tariffario degli esami di
laboratorio, strumentali e delle visite specialistiche ed il codice a barre del
codice AIC del farmaco prescritto.
Per aggiungere tali campi è necessario fare clic su “Strumenti | Configura
moduli per la stampa” dalla finestra principale di Phronesis. A video comparirà la
finestra contenente tutti i moduli predefiniti. Selezionare la voce “Ricettario SSN Sistema TS” e fare clic sul pulsante “Modulo”.
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A video apparirà il modulo con tutti i campi posizionati già correttamente:
Come si può notare dalla figura, i campi non combaciano perfettamente con i
riquadri dell'immagine sottostante: state comunque tranquilli!
I test effettuati sulla maggior parte delle stampanti in commercio hanno indicato
che tale posizione è la più simile al risultato finale di stampare correttamente i campi
sulla ricetta.
A questo punto è possibile spostare un singolo campo, allargarlo o restringerlo
se non entra nelle caselle, cancellarlo se non deve essere utilizzato od aggiungerne
dei nuovi; all'interno di ogni singolo campo, possono essere cambiati il font, le
dimensioni, lo stile, l'allineamento ecc. ecc.
Per aggiungere nuovi campi è necessario andare su “Modifica | Nuovo campo”
o far clic sul pulsante
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La finestra che compare a video è la seguente:
La maggior parte dei nuovi campi sono presenti nella sezione “Speciale”
selezionabile dal menù a tendina cerchiato in rosso nell'immagine sopra raffigurata.
In basso appariranno tutti i nuovi campi che possono essere spostati nella
colonna “Campi da stampare” facendo doppio clic sul campo da aggiungere.
Scorrendo verso il basso questa lista, può essere selezionata la stampa in
“posizione alternativa dell'esenzione”, onde poter stampare sulla nuova ricetta Sistema
TS il codice d'esenzione nella “posizione alternativa”, così come previsto in alcune
regioni d'Italia.
ATTENZIONE! Facendo clic su OK il nuovo campo comparirà in alto a
sinistra del modulo e dovrà essere spostato (trascinato) con il mouse nella parte
desiderata.
Sotto la voce “Esenzione ticket” è presente il nuovo campo “Codice di
esenzione (senza punto)” che, se selezionato e messo al posto di “Codice di
esenzione”, consente di stampare tutto il codice di esenzione per patologia senza il
punto. Ad es. se il paziente ha un'esenzione 013.250 verrà stampato 013250, come
richiesto da alcune ASL.
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Per concludere ricordiamo che alcune regioni, così come previsto dal
disciplinare tecnico, richiedono che in assenza del codice d'esenzione, sia biffata la
casella N e le 6 caselle relative al codice non siano barrate ma restino in bianco
(contrariamente a quanto previsto con la vecchia ricetta) in modo che il paziente, privo
di esenzione per invalidità, status, patologia o malattia rara, ma in possesso di
esenzione per reddito, possa autocertificare tale suo diritto presso la farmacia o la
struttura erogatrice della prestazione, tramite la biffatura della casella R, l'apposizione
della sua firma e l'indicazione della propria condizione economica a mezzo dei relativi
codici: E01, E02, E03 ed E04.
Affinchè il programma biffi la casella N e non annulli le 6 caselle d'esenzione
occorre deselezionare la casella “Annulla le caselle d'esenzione ticket in assenza del
codice d'esenzione” presente nella voce “Opzioni” del menù “Modifica” del relativo
Modulo di Stampa, raggiungibile dalla voce “Configura moduli per la stampa” del menù
“Strumenti” della finestra principale di Phronesis.
Insomma agendo opportunamente sulle varie opzioni di personalizzazione di
stampa presenti nel programma è possibile adempiere compiutamente a tutti i
formalismi previsti dalle varie regioni o dalle singole ASL italiane, venuti alla nostra
conoscenza fino alla data di rilascio della presente versione.
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Il “tipo di paziente” ed i vari moduli della ricetta Sistema TS
E' importante precisare, per una corretta gestione del nuovo ricettario, che il
Sistema TS, pur utilizzando un unico modulo unificato di ricettario, ha però suddiviso
gli assistiti in otto categorie:
1) Cittadini italiani o stranieri residenti
2) Stranieri temporaneamente presenti in Italia (STP)
3) Assicurati esteri in temporaneo soggiorno (UE)
4) Assicurati esteri extraeuropei (EE)
5) Naviganti per visita ambulatoriale (NA)
6) Naviganti per visita domiciliare (ND)
7) Naviganti esteri europei (NE)
8) Naviganti esteri extraeuropei (NX)
Tutte queste tipologie di assisititi, selezionabili dal menù a tendina “Tipo di
paziente” presente nella “Posozione amministrativa” della “Scheda Anagrafica” del
paziente, richiedono che la stampa della ricetta Sistema TS, a loro favore, avvenga
con particolari e specifici formalismi.
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Per raggiungere tale scopo, occorre, una volta selezionata, nella finestra
della “Posizione Amministrativa” della “Scheda Anagrafica” l'esatta tipologia di
assistito, associare ad esso, agendo nel diario interessato alla stampa, il relativo
modulo:
1) Ricettario STP – Sistema TS per gli Stranieri temporaneamente presenti in Italia
(STP)
2) Ricettario SASN – Sistema TS per tutti i Naviganti (NA, ND, NE ed NX)
3) Ricettario UEEE – Sistema TS per gli Assicurati esteri (UE ed EE)
Infatti nella finestra “Configura moduli per la stampa” i nostri Utenti noteranno
che tali moduli, ognuno personalizzato con il suo specifico formalismo relativo alle
sopra citate tipologie di assistiti, sono già presenti e predisposti ed, inoltre, è stato
approntato un ulteriore modulo, denominato “Intestazione ricetta – Sistema TS”, che
può essere d'ausilio nelle visite domiciliari, in quanto può essere stampato con i soli
dati identificaviti dei pazienti che si andranno a visitare, utilizzando la funzione Stampa
(F2) e selezionando la voce “Intestazione della ricetta”.
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Chiaramente il nuovo modulo andrà selezionato, per tutti quei diari interessati
alla stampa di prestazioni o terapie per quel determinato paziente, con le medesime
modalità precedentemente descritte.
Nell'ottica del continuo miglioramento dei propri prodotti e servizi, Microcosmos
Multimedia S.r.l. s'impegna ad aggiornare il programma in base alle future normative
nazionali o regionali che dovessero essere emanate o che le venissero portate a
conoscenza da parte degli Utenti.