La gestione informatizzata del farmaco

Azienda Ospedaliera di Verona
Dipartimento di Medicina Clinica e Sperimentale
Medicina Interna B - Reumatologia
La gestione informatizzata del
farmaco
Coordinatore Stefania Disconzi
Reggio Emilia 11-12 XII 2008
CRITICITA’ CHE HANNO PORTATO ALLA
RICERCA DI SOLUZIONI
o
Numerose NON CONFORMITA’
registrate con l’uso del sistema qualità,
riguardanti le incongruenze di
prescrizione e somministrazione della
terapia rilevate nel 2004-2005, dovute
alla doppia trascrizione medica sui
documenti in uso nell’UO
o
Impossibilità di rintracciare chi ha
fatto cosa, come e quando
POSSIBILI SOLUZIONI
o
Foglio unico di terapia
o
Sistema informatizzato per la
gestione della terapia
DA DOVE ABBIAMO INIZIATO
o
Il nostro Direttore di Reparto ha
ritenuto opportuno introdurre un
metodo informatizzato
o
Si è cercato un Sistema per
garantire la SICUREZZA di tutto
il percorso terapeutico per ridurre
l’errore farmacologico
Sistema di FACILE UTILIZZO
PROCESSO DI INTRODUZIONE DEL
SISTEMA
1.
Presentazione con una video proiezione
2.
Il Direttore Generale esegue l’approvazione
nel Luglio del 2007
3.
E’ stata eseguita la sistemazione logistica del
Sistema
4.
E’ arrivato l’armadio informatizzato in
reparto nell’Agosto 2007
5.
Effettuato il corso di formazione per tutto il
personale medico e infermieristico ad inizio
Settembre
6.
Iniziato l’uso del Sistema con la presenza di
un tutor informatico per 3 mesi
Obiettivi dell’utilizzo della gestione automatica del
farmaco
o
IMPLEMENTARE un Sistema di gestione del rischio
clinico legato alla somministrazione del farmaco per
RIDURRE GLI ERRORI
o
Migliorare la RINTRACCIABILITÀ DI TUTTE LE
FASI del processo e degli operatori coinvolti
o
RIDURRE le scorte
consumi
o
VALUTAZIONE STATISTICA CONTINUATIVA
dell’ uso e della tipologia di farmaci
e RAZIONALIZZARE i
L’aggiunta di un nuovo utente prevede
o
L’abilitazione all’uso della funzione di propria
competenza.
- Medico
- Infermiere
- Operatore di Supporto.
o
Assegnazione dell’USER ID, che è il codice
identificativo pubblico dell’utente e viene assegnato
automaticamente dal Sistema.
o
Assegnazione della PASSWORD che è il codice
personale segreto.
L’accesso al programma è consentito sempre solo
digitando:
o
Il proprio codice utente.
o
La propria password.
COMPONENTI HARDWARE
o Comprende un distributore elettromeccanico
dotato di magazzini interni di dimensioni
variabili.
o Il Sistema permettere di effettuare degli ordini
settimanali e/o urgenti, generati in funzione
dell’effettiva prescrizione e somministrazione dei
farmaci.
FUNZIONI DEL SISTEMA
o
Prevede un foglio di terapia completo di tutte le
informazioni previste dagli standard internazionali di
qualità
o
Permette la rintracciabilità completa di tutte le
operazioni eseguite
o
Consente il monitoraggio dell’ approvvigionamento
e dei consumi di farmaci
FUNZIONI DEL SISTEMA
o
Selezionando un degente vengono visualizzate tutte le
terapie ad esso associate.
o
Le terapie vengono visualizzate in pannelli,
corrispondenti alle diverse vie di somministrazione.
o
Il sistema utilizza un codice colore per identificare le vie
e le modalità di somministrazione.
o
Il sistema è integrato con i sistemi informatici già
presenti nella nostra Azienda, per l’accoglimento dei
pazienti e per l’approvvigionamento di farmaci,
velocizzando e rendendo sicuro l’uso del Sistema stesso.
FASE DI PRESCRIZIONE
o
Il Sistema aiuta il Medico nella ricerca del farmaco da prescrivere, evidenziando i
farmaci in Prontuario Aziendale e Nazionale.
o
Per prescrivere un farmaco il Medico è obbligato a introdurre in modo completo.
- il principio attivo o il nome commerciale dello stesso
- la posologia
- il numero di somministrazioni
- le modalità di somministrazione.
Inoltre può specificare
somministrazione.
nelle
note
ulteriori
indicazioni
per
una
corretta
FASE DI PRESCRIZIONE
o
E’ possibile in ogni momento modificare la terapia prescritta, modificando
- i giorni di somministrazione
- gli orari
- le quantità
- le note
- il tipo di terapia
- la data di scadenza e/o la data di sospensione.
FASE DI
SOMMINISTRAZIONE
o
Inizia con il riconoscimento del paziente, fino ad arrivare alla definizione sicura
dell’orario giusto, della giusta dose e del giusto farmaco.
o
Esiste un codice colore in corrispondenza dell’orario di somministrazione che indica lo
stato di prescrizione:
o
E’ possibile inserire nelle note le motivazioni per una somministrazione anticipata o
ritardata.
o
Il processo viene registrato in toto con la possibilità di dimostrare e/o verificare in ogni
momento l’avvenuta somministrazione.
RICONOSCIMENTO DEL DEGENTE E DEL
FARMACO
Il software chiede di leggere il codice a barre
sul braccialetto del paziente, attraverso un
lettore ottico e successivamente di leggere il
codice
a
barre
del
farmaco
da
somministrare.
NB: se il codice a barre letto non corrisponde a
quello associato, in fase di ricovero, al degente
selezionato, il Sistema lo segnala e non
permette di concludere la fase di
somministrazione di quel farmaco.
SOFTWARE CHRONO
Permette di visualizzare tutte le terapie non ancora
somministrate, mettendo in evidenza quelle il cui
l’orario di somministrazione prescritto è antecedente
all’ora attuale.
Fornisce all’utente:
-
data e ora attuale;
-
tempo rimanente, che manca alla successiva
somministrazione,
-
pannello per la scelta dei diversi raggruppamenti di
terapie da visualizzare (vie di somministrazione);
-
elenco delle terapie da somministrare.
RISULTATI VANTAGGI
o
Gestione integrata di tutto il flusso delle attività dalla
prescrizione alla somministrazione.
o
Rintracciabilità completa di tutte le operazioni
eseguite.
o
Si riduce a zero il rischio di errata trascrizione.
RISULTATI VANTAGGI
o
I rischi connessi alla somministrazione sono drasticamente ridotti in
quanto è necessario attraverso lettura ottica, riconoscere il bar-code
del paziente e del farmaco con l’assoluta corrispondenza tra i
farmaci prescritti e quelli somministrati.
o
Il medico è avvantaggiato nella ricerca dei farmaci da prescrivere,
vengono proposti dal sistema stesso.
o
L’uso dei Tablet PC, oltre alle normali postazioni di lavoro fisse,
consente a medici e infermieri di effettuare le operazioni di
prescrizione e somministrazione direttamente presso il degente.
SVANTAGGI E DIFFICOLTA’
ARMADIO INFORMATIZZATO
o
L’armadio è previsto per una UO con circa 30 degenti, la nostra realtà ne ha 46,
pertanto la capienza dell’armadio è insufficiente per i nostri bisogni.
o
Le confezioni voluminose o numerose devono essere caricate come farmaci
esterni, così pure farmaci da frigo e stupefacenti.
o
Tempo prolungato impiegato per lo scarico e il carico delle confezioni integre
dall’armadio.
SVANTAGGI E DIFFICOLTA’
SOFTWARE
o
Connessione talvolta difficile dei Tablet al sistema informatizzato dell’Azienda.
o
L’uso continuo dei Tablet ne ha comportato un’usura da richiederne la
manutenzione, non è automatico il ripristino, creando notevoli disagi per far
funzionare correttamente il Sistema.
o
L’autonomia dei Tablet era inizialmente di poche ore, abbiamo procurato
successivamente degli accumulatori che hanno risolto il problema.
o
Il lettore ottico inizialmente era collegato al Tablet, pertanto di difficile utilizzo
per la lettura del braccialetto identificativo del paziente, per difficoltà logistiche,
è stato introdotto quindi un lettore senza filo che ha risolto questa difficoltà
CONCLUSIONI
L’informatizzazione del processo ha portato:
- alla gestione di tutto il flusso delle attività dalla
prescrizione alla somministrazione del farmaco in modalità
controllata;
- alla rintracciabilità completa di tutte le operazioni eseguite;
- alla riduzione dei rischi connessi alla somministrazione;
- permette utili analisi statistiche sull’uso dei farmaci.
Grazie per l’attenzione