COM_2013_097_Procedura per la registrazione dei

PROCEDURA
PER LA
REGISTRAZIONE DEI RAPPORTI E
DELLE OPERAZIONI E LA
CONSERVAZIONE DELLA
DOCUMENTAZIONE
(INTEGRATA CON LE DISPOSIZIONI EMANATE DALLA BANCA
D’ITALIA IN DATA 3 APRILE 2013)
1
PREMESSA
Gli obblighi di registrazione sussistono in sede di accensione,
variazione e chiusura dei rapporti continuativi.
La presenza di uno o più rapporti di delega a operare su un rapporto
continuativo va rilevata con una o più registrazioni autonome.
Gli obblighi di registrazione sussistono per ogni operazione, anche
frazionata, disposta dal cliente che comporti la trasmissione o la
movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a €
15.000., in merito per procedura interna si dovrà procedere comunque
alle registrazione di tutte le operazioni ancorché inferiori ai € 15.000.,
avendo delegato al sistema di tenuta dell’Archivio Unico Informatico il
compito di accorpare le operazioni considerate frazione ove ne ricorrano i
presupposti.
Ai fini dell’individuazione dell’importo delle operazioni da registrare
in AUI non è ammessa la compensazione di operazioni di segno contrario
poste in essere dallo stesso cliente.
Art.36 - Obblighi di registrazione
[1] I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14 conservano i documenti e
registrano le informazioni che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata
verifica della Clientela affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su
eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti
analisi effettuate dalla UIF o da qualsiasi altra Autorità competente. In particolare:
a) per quanto riguarda gli obblighi di adeguata verifica del Cliente e del titolare effettivo,
conservano la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni
dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
….
[2] I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14, registrano, con le modalità indicate
nel presente Capo, e conservano per un periodo di dieci anni, le seguenti informazioni:
a) con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale: la data di
instaurazione, i dati identificativi del Cliente e del titolare effettivo, unitamente alle
generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del
rapporto ove previsto;
[3] Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque,
non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell’operazione ovvero all'
apertura, alla variazione e alla chiusura (prima: dall’apertura, dalla variazione e dalla
chiusura) del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incarico professionale,
all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o al termine (prima: dalla
fine) della prestazione professionale.
[6-bis] Le disposizioni del presente capo non trovano applicazione nelle ipotesi di
obblighi semplificati di adeguata verifica della Clientela di cui all'articolo 25.
2
PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DEI RAPPORTI E
DELLE OPERAZIONI
REGISTRAZIONE DEI DATI E DELLE INFORMAZIONI
Dati e informazioni da acquisire e registrare:
Ai fini dell’obbligo di registrazione sono da inserire nell’archivio unico
informatico i seguenti dati e informazioni:
RAPPORTI CONTINUATIVI:
1)
2)
3)
4)
Data (data di apertura/variazione/chiusura)
Numero rapporto/contratto
Attività economica
Dati identificativi del cliente intestatario del rapporto
OPERAZIONE:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Data (data di effettuazione della transazione)
Causale che codifica la tipologia dell’operazione
Importo
Numero del contratto movimentato
Dati identificativi del cliente
Dati identificativi dell’eventuale soggetto esecutore
Dati identificativi dei titolari effettivi sub2)
SE OPERAZIONE
INDICATI:
DI
PAGAMENTO
DEVONO
ESSERE
ALTRESÌ
8) Nome e cognome o denominazione sociale del beneficiario
9) Sede e indirizzo ovvero il paese estero del beneficiario
10) Denominazione
e
comune
ovvero
il
paese
estero
dell’intermediario che effettua l’accredito al beneficiario
SE OPERAZIONE DI ACCREDITAMENTO DEVONO ESSERE ALTRESÌ
INDICATI:
8) Nome e cognome o denominazione sociale dell’ordinante
9) Sede e indirizzo ovvero il paese estero dell’ordinante
10) Denominazione
e
comune
ovvero
il
paese
estero
dell’intermediario presso il quale l’ordine è stato disposto
3
LEGAMI:
1)
2)
3)
Data (per il titolare effettivo la data è quella in cui si viene a
conoscenza del legame)
Dati identificativi del cliente o del soggetto per conto del quale
l’operazione è effettuata
Dati identificativi dei titolari effettivi sub2)
Modalità di registrazione:
Le informazioni acquisite devono essere inserite in AUI
tempestivamente e comunque non oltre il trentesimo giorno successivo.
La registrazione degli importi espressi in valuta estera vanno
effettuati nel controvalore in euro al tasso di cambio di effettiva
negoziazione o, in assenza, al cambio del giorno dell’operazione e deve
essere conservata evidenza della valuta estera di espressione
dell’operazione.
Le operazioni relativi a rapporti continuativi cointestati vanno riferite
a tutti gli intestatari; deve comunque essere registrato il dato di chi
esegue l’operazione.
Registrazione del Titolare Effettivo:
L’eventuale Titolare Effettivo sub1) deve essere rilevato nel tipo
informazione “9”
Se il cliente o il soggetto per conto del quale è effettuata
un’operazione è un’entità diversa dalla persona fisica, il Titolare Effettivo
sub2) va rilevato con una o più autonome registrazioni rappresentativa del
legame con l’entità controllata.
Per la registrazione dei rapporti continuativi e delle operazioni
disposte dalle società fiduciarie i destinatari devono registrare i dati
identificativi del fiduciante cui è riferito il rapporto nel tipo informazione
“9”, se in presenza di un rapporto cointestato ad inserire i dati
identificativi del fiduciante cui è riferita l’operazione nel tipo informazione
“9”.
4
Entrata in vigore:
Le
disposizioni di cui alla presente procedura si applicano a
decorrere dal 1° gennaio 2014 come stabilito dall’art. 16 del
provvedimento.
ATTENZIONE:
Si segnala che , rispetto alla previgente normativa in materia di
tenuta dell’AUI, non è più in essere l’esonero per le società fiduciarie della
registrazione degli “utilizzi”; pertanto con decorrenza del 1° gennaio 2014
le società fiduciarie registreranno in AUI anche le operazioni di
movimentazione dei titoli
Causali specifiche per le registrazioni in A.U.I. dei movimenti
finanziari:
Il soggetto incaricato alle registrazioni in A.U.I. provvederà a alimentare il
software utilizzando le causali specifiche per le società fiduciarie; causali
che, in linea con quanto emanato dall’Associazione di categoria sono:
PRELIEVI DI LIQUIDITA’
OPERAZIONE
CAUSALE
Prelievo Contanti tramite intermediari autorizzati, ai fini
dell’invio della segnalazione dei dati aggregati, <15.000 euro
U4
Prelievo Contanti in Cassa tramite intermediari autorizzati, ai
fini dell’invio della segnalazione dei dati aggregati, uguale o >
15.000 euro
I4
Addebito Commissioni (prelievo nostre commissioni fiduciarie)
50
Addebito Imposte (imposte su Incasso cedole, acquisto/vendita
titoli, imposta sostitutiva su titoli), se trattasi di pagamenti
tipo F24 su c/Fiduciante
50
CONFERIMENTI DI DISPONIBILITA
OPERAZIONE
CAUSALE
Afflusso disponibilità (Assegno Circolare/ Bancario, contante
uguale o > 15.000 euro)
I1
Bonifico Entrata Estero
AA
5
Bonifico Entrata Italia
48
Trasferimento di disponibilità tra mandati Fiduciari (con diversa
intestazione) incardinati presso la stessa Fiduciaria
AF
ALTRI CONFERIMENTI
OPERAZIONE
CAUSALE
Afflusso disponibilità titoli di credito e contante > 15.000
euro (il limite di 15.000 è solo per il contante)
I1
Conferimento contanti < 15.0000 euro
U3
Conferimento contanti uguale o > 15.000 euro
I3
Accredito Imposta sostitutiva su titoli se effettuato su
c/fiduciante
54
Conferimento quote sociali estere al portatore direttamente
alla Fiduciaria
C3
CONFERIMENTO TITOLI DA PARTE DEL FIDUCIANTE
OPERAZIONE
CAUSALE
Conferimento Titoli al portatore tra mandati diversamente
intestati
C2
Conferimento Titoli al portatore da Altro Istituto
C3
Conferimento titoli al portatore (consegna fisica presso punto
operativo di banche e Poste italiane, IP o IMEL)
I3
PRELIEVO TITOLI DA PARTE DELLO STESSO FIDUCIANTE
OPERAZIONE
CAUSALE
Prelievo Titoli al portatore (consegna fisica tramite banche e
Poste Italiane SpA, IP o IMEL al fiduciante)
C4
Trasferimento titoli al portatore tra mandati diversamente
intestati
C1
Trasferimento titoli al portatore ad altro Istituto
C4
6
ACQUISTO TITOLI
OPERAZIONE
CAUSALE
Acquisto titoli (azioni - obbligazioni – Warrant e diritti, ecc.).
1
BB
Sottoscrizione Titoli e/o Fondi
BE
Conferimento a GPM/GPF
BJ
Sottoscrizione pronti contro termine
BH
Acquisto titoli esteri
BB
Depositi su libretto di risparmio
BU
Sottoscrizione certificati di deposito, buoni fruttiferi
BZ
Depositi a termine (depositi fiduciari esteri e time deposit
Italia) se incardinati nello stesso c/c o c/c diversi
26/48
VENDITA TITOLI
OPERAZIONE
CAUSALE
Vendita titoli di mercato (Azioni – Obbligazioni - Fondi OICR Warrant e diritti, ecc.)
BA
Rimborso Titoli e/o Fondi
BF
Rimborso da GPM
2
BK
I2/26/AA
Vendita a pronti
BA
Vendita titoli esteri
BA
Rimborsi su libretti di risparmio
BT
Rimborso certificati di deposito, buoni fruttiferi
BV
Rimborso da GPM direttamente alla Fiduciaria
BK
Rimborso pronti contro termine
BG
1
Se l’acquisto avviene con mezzi di pagamento, occorre utilizzare anche le relative
causali dei mezzi di pagamento (es. 26 bonifico, I2 assegno circolare).
2
se rimborso avviene con assegno o bonifico estero o altra causale idonea a Fiduciante o a terzi,
utilizzando, ad esempio, le causali I2, 26 e AA.
7
OPERAZIONI IN DERIVATI
(margini, differenziali, premi, esecuzione a scadenza)
Tali operazioni vanno registrate sulla base dell’effettivo
accredito/addebito a scadenza con titoli o contante. ll nozionale
non rileva ai fini della registrazione in AUI.
OPERAZIONE
CAUSALE
Accredito per derivati
D6
Addebito per derivati
D7
PRELIEVO LIQUIDITA
OPERAZIONE
CAUSALE
Deflusso contante uguale o > a 15.000 euro
I4
Deflusso titoli al portatore
I4
Deflusso Liquidità (Assegno Circolare/Bancario)
I2
Bonifico Uscita Estero
AA
Bonifico Uscita Italia
26
Trasferimento di disponibilità tra mandati fiduciari
diversamente intestati
AF
INCASSO CEDOLE E DIVIDENDI
OPERAZIONE
CAUSALE
Incasso cedole su titoli esteri
14
Incasso cedole su obbligazioni Italia
14
Incasso su titoli di Stato Italia (BOT, CCT, BTP)
14
Incasso dividendi
3
14
VARIE
OPERAZIONE
Finanziamento soci
CAUSALE
4
H4
Rimborso finanziamento soci
H5
3
Se l’incasso avviene con mezzi di pagamento, occorre utilizzare anche le relative causali
dei mezzi di pagamento (es. 26 bonifico, I2 assegno circolare).
4
Laddove il finanziamento avvenga solo franco valuta; se il trasferimento avviene con
mezzi di pagamento, occorre utilizzare anche le relative causali dei mezzi di pagamento.
8
Sottoscrizione polizze
D9
Rimborso polizze
D8
Costituzione società
H1
Aumento/sottoscrizione capitale
H2
Rimborso capitale
H3
Erogazione finanziamenti per conto del fiduciante
A7
Rimborso finanziamenti per conto del fiduciante
15
OPERAZIONI DA NON REGISTRARE
OPERAZIONE
Addebito spese (spese e commissioni della Banca italiana o estera) su conto
terzi della fiduciaria 5.
Addebito Imposte Bollo (pagamenti bolli c/c)
Giroconti di liquidità su c/c diversi ugualmente intestati, riconciliazione
operazioni errate, stesso mandato
Trasferimenti di disponibilità tra mandati fiduciari (con identica intestazione)
incardinati presso la stessa fiduciaria
Trasferimento titoli al portatore tra mandati intestati allo stesso soggetto
Giroconto se effettuato su c/Fisco (Pubblica Amministrazione)
Trasferimento deposito titoli e liquidità (su stessa banca anche estera) stesso
mandato
Interessi attivi e passivi (interessi di c/c)
Negoziazione divisa (acquisto e vendita valuta estera)
Conferimento titoli nominativi e quote di s.r.l.
Reintestazione titoli nominativi e quote sociali
Prelievo warrants (warrants e diritti)
Switch tra fondi
Conferimento crediti in amministrazione senza movimentazione di mezzi di
pagamento
Valorizzazione e adeguamento tecnico delle gestioni patrimoniali in contabilità
escluso il conferimento o il prelevamento parziali o totali
5
Non rientra nell’attività istituzionale della Fiduciaria.
9
Segnalazioni Antiriciclaggio Aggregate
La fiduciaria deve trasmettere alla UIF, periodicamente, i dati
aggregati concernenti la propria operatività, al fine di consentire
l’effettuazione di analisi mirate a far emergere eventuali fenomeni di
riciclaggio o di finanziamento del terrorismo nell’ambito di zone territoriali.
Entro il giorno 2 di ogni mese si deve procedere all’invio all’Unità
di Informazione Finanziaria (UIF) dell’Archivio Unico Informatico
relativo al terzo mese precedente.
Predisposizione ed invio del Flusso SARA
Le attività svolte sono le seguenti:
Procede alla generazione del file da inviare
procede all’invio del flusso alla sezione servizio UIF di Banca d’Italia
tramite il portale INFOSTAT.
al ricevimento della notifica di ricezione, procede alla stampa della
ricevuta di notifica e la conseguente archiviazione della stessa.
Riscontri e controlli.
L’operatore verifica l’eventuale arrivo di comunicazioni dalla procedura
informatizzata di Banca d’Italia (SARA) concernenti la evidenziazione di
anomalie e/o discordanze.
Nel caso di comunicazioni o di messaggi si verifica che:
le anomalie e/o discordanze segnalate sono imputabili ad errori: in tale
caso dispone la correzione e l’invio di un nuovo flusso corretto alla
Banca d’Italia.
dette anomalie e/o discordanze concernano operazioni correttamente
registrate, ne comunica l’avvenuta segnalazione da parte di Banca
d’Italia al Responsabile della Funzione Antiriciclaggio per ulteriori
valutazioni, impartendo confermando il flusso inviato alla Banca d’Italia
a mezzo della procedura informatizzata SARA.
detti controlli confermino la presenza di profili di anomalia rilevanti ai
fini della procedura Segnalazione Operazioni Sospette inoltrerà
tempestiva informazione in tal senso al Responsabile Segnalazione
Operazioni Sospette ai fini della immediata attivazione della procedura
Segnalazione Operazioni Sospette.
10