manuale gestione - Università degli studi di Trieste
Transcript
manuale gestione - Università degli studi di Trieste
Manuale di gestione del Protocollo informatico Sommario Manuale per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi Premessa ...................................................................................................................... pag. 5 Parte Prima - Principi generali ............................................................ pag. pag. pag. pag. 6 6 6 7 pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. 7 8 9 9 10 10 10 11 11 11 1.1 1.2. 1.3. 1.4 1.5. 1.6. 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 Ambito di applicazione del Manuale..................................................................... Definizioni e norme di riferimento......................................................................... Aree Organizzative Omogenee e modelli organizzativi ....................................... Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi ................................................................................................................... Tutela dei dati personali ....................................................................................... Caselle di posta elettronica .................................................................................. Sistema di classificazione dei documenti……………………………………………. Massimario e prontuario di selezione………………………………………………… Formazione……………………………………………………………………………… Accreditamento dell'Amministrazione all'I.P.A………………………………………. Procedure integrative di conservazione sostitutiva…………………………………. Protocollo unico e cessazione dei protocolli interni…………………………………. Firma digitale e firme elettroniche…………………………………………………….. Parte Seconda- Tipologie documentali e flussi………………………..............pag. 2.1. Il documento amministrativo................................................................................. 2.2. Il documento informatico ...................................................................................... 2.3. Il documento analogico ........................................................................................ 2.4. Tipologie documentarie ........................................................................................ 2.4.1. Documenti in arrivo ..................................................................................... 2.4.2. Documenti in partenza ................................................................................ 2.4.3. Documenti interni o tra uffici (UO)............................................................... pag pag. pag. pag. pag. pag. pag. Parte Terza - Il flusso di lavorazione dei documenti…………………. ............pag, 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 Ricezione dei documenti e relativo flusso .......................................................... Ricezione dei documenti cartacei a mezzo posta convenzionale………………. Ricezione di documenti cartacei a mezzo fax…………………………………….. Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale…………. Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica non istituzionale……………………………………………………………………………. 3.1.5 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili………………………… 3.1.6 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei……………….. 3.1.7 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici…………….. 3.1.8 Rappresentazioni digitali di documenti cartacei…………………………………... 3.1.9 Smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti…………………………… 3.1.10 Modifica delle assegnazioni…………………………………………………………. 3.1.11 Conservazione dei documenti informatici………………………………………….. 3.2 Invio dei documenti e relativo flusso………………………………………………… 3.2.1 Redazione, registrazione e spedizione di documenti analogici cartacei aventi per destinatario un ente o soggetto terzo a mezzo posta convenzionale o telefax…………………………………………………………………………………… Manuale di gestione del protocollo informatico pag. pag. pag. pag. 15 15 17 17 pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. 18 18 18 18 18 19 20 20 20 pag. 20 2 12 12. 12 12 13 13 14 14 15 3.2.2 Redazione, registrazione e spedizione di documenti informatici aventi per destinatario un ente o soggetto terzo……………………………………………….. 3.2.3 Redazione, registrazione e spedizione di documenti aventi per destinatario un'altra A.O.O. dell'Università 3.3 Flusso dei documenti interni o tra uffici (UO)………………………………………. pag. 21 pag. pag. 21 22 Parte Quarta - Il protocollo………………………………………………..................... .....................................................................................................pag. 4.1 Registrazione ....................................................................................................... 4.2 Segnatura ............................................................................................................. 4.3 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 4.4. Registrazioni con differimento dei termini di accesso .......................................... 4.5. Protocollo differito................................................................................................. 4.6. Annullamento di una registrazione ....................................................................... 4.7. Il registro di protocollo .......................................................................................... 4.8 Il registro di emergenza 4.9. Il protocollo particolare ........................................................................................... pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. 23 23 24 24 25 25 25 26 26 27 Parte Quinta - Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione………………………………. ....................... .......................................................................................................................... pag. 5.1 5.1.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.6 Protezione e conservazione degli archivi degli enti pubblici ........................... …… pag. Misure di protezione e conservazione degli archivi degli enti pubblici………………pag. Titolario o piano di classificazione…………………………………………….. . pag. Titolario…………………………………………………………………………………. pag. Classificazione dei documenti……………………………………………………….. pag. Fascicoli e dossier…………………………………………………………………….. pag. Fascicolazione dei documenti……………………………………………………….. pag. Apertura di un fascicolo………………………………………………………………. pag. Chiusura di un fascicolo………………………………………………………………. pag. Tipologie di fascicoli…………………………………………………………………… pag. Repertorio dei fascicoli……………………………………………………………….. pag. Raccoglitore…………………………………………………………………………… pag. Repertori e serie archivistiche……………………………………………………….. pag. Serie archivistiche……………………………………………………………………... pag. Repertori………………………………………………………………………………… pag. L'archivio di deposito………………………………………………………………….. pag. Scarto, selezione e riordino dei documenti…………………………………………. pag. 28 28 28 28 28 29 29 29 30 30 31 31 31 31 31 32 32 Parte Sesta - Descrizione funzionale del sistema di protocollo informatico………………………………………………….. pag. 34 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 34 34 34 35 37 37 38 Il software Titulus ......................................................................................... ………… Premessa ……………………………………………………………………………… Caratteristiche di base…………………………………………………………………. Profili utente e responsabilità…………………………………………………………. Accesso al sistema…………………………………………………………………….. Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico……….. Interoperabilita' dei sistemi Titulus…………………………………………………… pag. pag. pag. pag. pag. pag. pag. Parte Settima - Piano di sicurezza e privacy………………………………pag. 40 7.1 7.2 7.3 7.4 Obiettivi del piano di sicurezza ................................................................................... Generalità………………………………………………………………………… Riservatezza dei protocolli: protocollo particolare……………………………. Diritto di consultazione………………………………………………………….. pag. pag. pag. pag. Manuale di gestione del protocollo informatico 3 40 40 41 41 28 Appendice 8. Allegati ........................................................................................................................ A Aree Organizzative Omogenee (AOO) e Unità Organizzative (UO) ........... B AOO ed indirizzi istituzionali di posta elettronica certificata (PEC) ............. C Decreto di istituzione del Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e di nomina del responsabile……………………………………………………………………... D. Titolari di classificazione dei documenti ...................................................... E Linee guida per l'inserimento e l'aggiornamento dei dati nel protocollo informatico…………………………………………………………… F. Fac-simile copertina fascicolo cartaceo…………………………………. Manuale di gestione del protocollo informatico pag. pag. pag. 43 43 48 pag. pag. 50 55 pag. pag. 61 65 4 PREMESSA Il presente Manuale disciplina la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico nelle Aree Organizzative Omogene dell’Università. Al Manuale è attribuita la funzione di descrivere il sistema di gestione e conservazione dei documenti e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema di gestione documentale; esso descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza soluzioni di continuità – dal protocollo all’archivio storico. In quest’ottica, l Manuale rappresenta uno strumento operativo che, nel riconoscere il valore strategico del protocollo informatico quale veicolo per la gestione elettronica dei flussi documentali e la concreta realizzazione della trasparenza amministrativa, lo caratterizza quale componente di un sistema integrato funzionale all’automazione dei flussi di lavoro. Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione; esso è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti Più nel dettaglio, il manuale disciplina: • • • • • le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero in via transitoria, i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico; i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi e delle azioni amministrative; l’uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e di scarto; le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell’azione amministrativa. . Manuale di gestione del protocollo informatico 5 Parte Prima - Principi generali 1.1 Ambito di applicazione del manuale Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi è adottato ai sensi dell’art. 3, comma c) del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, (Regole tecniche per il protocollo informatico) e descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, sia analogici che informatici, nonchè la gestione dei flussi documentali ed archivistici relativi ai procedimenti e/o processi dell’Università degli Studi di Trieste. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti e/o processi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno dell’amministrazione, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa. Il sistema informativo di gestione documentale poggia sul sistema informatico Titulus della Società 3D Informatica. Ne consegue che il Manuale ha per riferimento le funzioni applicative di detto sistema. 1.2 Definizioni e norme di riferimento Ai fini del presente Manuale si intende: • per “amministrazione”, l’Università degli Studi di Trieste; • per “Testo Unico”, il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; • per Regole tecniche, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 -Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428; • per Codice, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale. Si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati più frequentemente: • AOO - Area Organizzativa Omogenea; • MdG - Manuale di Gestione del protocollo informatico • RPA - Responsabile del Procedimento e/o processo - il dipendente che ha la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare; Manuale di gestione del protocollo informatico 6 • RSP - Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi; • UO - Unità Organizzative responsabili - rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo; 1.3 Aree organizzative omogenee e modelli organizzativi Per la gestione dei documenti, l’amministrazione ha adottato un modello organizzativo di tipo distribuito istituendo al suo interno le Aree Organizzative Omogenee (AOO) elencate nell’allegato A. E’ considerata Area Organizzativa Omogenea una struttura amministrativa dell’Università, comunque denominata, dotata di autonomia organizzativa e contabile, che presenta esigenze di gestione unitaria e coordinata della documentazione. Per tutte le A.O.O. vigono criteri uniformi di classificazione e archiviazione dei documenti; Ciascuna di esse è dotata di un protocollo unico, riportante un’unica sequenza numerica di protocollazione per tutti i documenti, in arrivo ed in partenza, nonché per tutti i documenti scambiati fra le UO della stessa AOO, considerati interni all’AOO medesima. La UO è lo strumento organizzativo attraverso il quale si articola in livelli gerarchici la struttura dell’AOO; può costituire un elemento terminale della struttura dell’AOO ovvero è ulteriormente suddivisibile in ulteriori UO gerarchicamente dipendenti 1.4 Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Le funzioni di coordinamento della gestione documentale nelle AOO dell’Ateneo sono attribuite al Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, istituito ai sensi di quanto previsto dall’art. 61 del DPR 445/2000. A capo di tale Servizio è preposto un dirigente o un funzionario con specifica preparazione professionale tecnico archivistica. Onde garantire la normalizzazione, il responsabile del servizio per l’AOO Amministrazione centrale, coordina, con riferimento ai protocolli informatici di tutte le AOO dell’Università, il sistema informativo documentale e le relative soluzioni informatiche basate sulla piattaforma Titulus L’atto che istituisce il servizio e individua il responsabile è riportato nell’allegato C, unitamente: – alla descrizione dei compiti assegnati al responsabile; – al nominativo del vicario del responsabile nei casi di vacanza, assenza o impedimento. Manuale di gestione del protocollo informatico 7 1.5 Tutela dei dati personali L’amministrazione titolare dei dati di protocollo e dei dati personali - comuni, sensibili e/o giudiziari - contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza dà attuazione al dettato del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” con atti formali aventi rilevanza interna ed esterna. Più specificamente si assicura il rispetto di quanto previsto in merito al: - principio di necessità nel trattamento dei dati; - diritto di accesso ai dati personali da parte dell’interessato; - alle modalità del trattamento e ai requisiti dei dati; - all’informativa da fornire agli interessati; - alla nomina degli incaricati del trattamento, per gruppo o individualmente; - alle misure minime di sicurezza. 1.6 Caselle di posta elettronica Ogni AOO si dota di una casella di Posta Elettronica istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale della AOO e di tutti gli uffici (UO) che ad essa fanno riferimento. In attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per l’innovazione e le tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, l’amministrazione dota tutti i propri dipendenti, compresi quelli per i quali non sia prevista la dotazione di un personal computer, di una casella di posta elettronica. 1.7 Sistema di classificazione dei documenti L’Università uniforma la classificazione dei documenti allo standard nazionale Titulus adottando un Titolario per la classificazione dei documenti dell’AOO Amministrazione centrale ed un Titolario per la classificazione dei documenti delle AOO corrispondenti alle strutture didattiche (Facoltà), scientifiche (Dipartimenti) e di servizio (Centri di servizio autonomi di spesa). I Titolari assicurano la suddivisione dei documenti secondo la funzione esercitata e l’organizzazione omogenea dei documenti che fanno riferimento a medesimi procedimenti o affari. I Titolari sono suscettibili di modifiche ed aggiornamenti periodici concordati a livello nazionale fra gli Atenei italiani, ferma restando la prerogativa dell’Università di adattare i Titolari alla propria realtà statutaria e organizzativa relativamente al Titolo II – Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia. Un Prontuario di classificazione e di smistamento di competenza dei documenti, in cui le voci di indice sono ordinate alfabeticamente, per titolo, classe e UO assegnataria, funge da guida rapida, consentendo di individuare la corretta classificazione di un documento in base all’oggetto Manuale di gestione del protocollo informatico 8 e/o al contenuto dello stesso, rimandando ciascuna voce di indice ad una voce del Titolario con individuazione della UO assegnataria. Il Titolario ed il Prontuario sono implementati nel sistema informativo Titulus unitamente a funzionalità avanzate che agevolano la ricerca delle voci di indice e la compilazione automatica dei campi di classificazione e di smistamento dei documenti. I Titolari di classificazione sono riportati nell’Allegato D.. 1.8 Massimario e prontuario di selezione Le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie archivistiche prese in considerazione ed i casi particolari ai fini di una corretta individuazione dei documenti da conservare sono contenuti nel Massimario. L’elenco dettagliato delle tipologie documentali e il fascicolo procedimento/affare di riferimento con i relativi tempi di conservazione sono contenuti nel Prontuario. Il Massimario, soggetto a revisione periodica, è integrato nel Titolario di classificazione unitamente alla tabella dei procedimenti e degli affari previsti. 1.9 Formazione Nell’ambito dei piani formativi richiesti a tutte le amministrazioni dalla direttiva del Ministro della funzione pubblica sulla formazione e la valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni, l’amministrazione ha stabilito percorsi formativi specifici e generali che coinvolgono tutte le figure professionali. In particolare, sono stati previsti specifici percorsi formativi volti ad assicurare la formazione e l’aggiornamento professionale in materia di gestione documentale con particolare riferimento: – ai processi di semplificazione ed alle innovazioni procedurali inerenti alla protocollazione e all’archiviazione dei documenti della AOO di riferimento ; – agli strumenti e alle tecniche per la gestione digitale delle informazioni; – alle norme sulla protezione dei dati personali e alle direttive impartite con il documento programmatico della sicurezza. 1.10 Accreditamento dell’amministrazione all’IPA Ogni AOO si dota una casella di posta elettronica istituzionale attraverso cui trasmette e riceve documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, affidata alla responsabilità della UO incaricata; il responsabile della UO procede alla lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta, adottando, di seguito, i comportamenti di cui al paragrafo 3.1.3. L’amministrazione, nell’ambito degli adempimenti previsti dalla Direttiva 27/11/2003 relativa all’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, si è accreditata presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) tenuto e reso pubblico dal CNIPA fornendo le seguenti informazioni che individuano l’amministrazione stessa e le AOO in cui è articolata: – la denominazione della amministrazione; Manuale di gestione del protocollo informatico 9 – – – il codice identificativo proposto per la amministrazione; l’indirizzo della sede principale della amministrazione; l’elenco delle proprie Aree Organizzative Omogenee con l’indicazione: della denominazione; del codice identificativo; della casella di posta elettronica; della data di istituzione; delle UO afferenti. L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito Internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati. L’amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da garantire l’affidabilità dell’indirizzo di posta elettronica; con la stessa tempestività l’amministrazione comunica la soppressione ovvero la creazione di una AOO. 1.11 Procedure integrative di conservazione sostitutiva Per l’esecuzione del processo di conservazione sostitutiva dei documenti l’amministrazione si uniforma alle modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004. Prima di adottare eventuali accorgimenti e procedure integrative, anche successivamente all’avvio del processo di conservazione sostitutiva dei documenti, l’amministrazione comunica al CNIPA le procedure integrative che intende adottare ai sensi dell’art. 7 della citata deliberazione. 1.12 Protocollo unico e cessazione dei protocolli interni Il protocollo unico per ciascuna delle AOO implica la cessazione di fatto e di diritto di tutti gli eventuali protocolli interni comunque intesi e di altri sistemi di registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico. Il responsabile del Servizio di protocollo informatico effettua periodicamente controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sul corretto inserimento dei dati e sulla sequenza della catena documentale e sull’utilizzo di un unico registro di protocollo informatico, verificando la conformità dei criteri di classificazione e fascicolazione utilizzati. 1.13 Firma digitale e firme elettroniche L’amministrazione fornisce la firma digitale o elettronica qualificata ai soggetti da essa delegati a rappresentarla per l’espletamento delle funzioni istituzionali A tal fine l’Università stipula apposite convenzioni con certificatori qualificati accreditati per il rilascio della firma digitale ai soggetti titolari. Con decreto del Direttore Amministrativo viene individuata la UO dell’AOO Amministrazione centrale cui sono assegnate, ai sensi di quanto previsto dall’art. 29 e 29 bis del DPR 445/2000, le funzioni di “ufficio delegato” nei rapporti con il certificatore. Sono compiti dell’ufficio delegato: Manuale di gestione del protocollo informatico 10 - identificazione degli utenti ed accettazione delle richieste di registrazione; - consegna delle smart-card, previa identificazione dei titolari; - consegna delle buste cieche agli aventi diritto; - richiesta di revoca o sospensione della validità del certificato ogni qual volta vengano meno i requisiti in base ai quali sono stati rilasciati. Nello stesso decreto viene individuato il soggetto che svolge i compiti di funzionario referente nei rapporti con il certificatore. Manuale di gestione del protocollo informatico 11 Parte Seconda - Tipologie documentali e flussi 2.1 Il documento amministrativo Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, formati o comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1 TU). Con riferimento al tipo di supporto i documenti amministrativi si distinguono strutturalmente in: • documenti informatici • documenti analogici 2.2 Il documento informatico Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1 TU; art. 1 CAD). Le attività di produzione trasmissione gestione e conservazione dei documenti informatici presentano caratteristiche e problematiche proprie rispetto ai documenti analogici, in particolare con riferimento agli aspetti relativi all’autenticità ed integrità ed alla conseguente valenza probatoria Ai sensi di quanto previsto dall’art. 20 del CAD. 1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del ed alle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD. 2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 del CAD che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento. 3. Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici sono stabilite ai sensi dell’articolo 71 del CAD; la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale. 4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico. 2.3 Il documento analogico Per documento analogico si intende un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come, ad es., le tracce su carta, le immagini contenute nei film e le magnetizzazioni su nastro. Manuale di gestione del protocollo informatico 12 Nell’attività amministrativa, di norma il documento analogico è un documento formato su supporto cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. documento scritto a mano o a macchina da scrivere) o con strumenti informatici (es. documento prodotto con un sistema di videoscrittura e stampato). E’ considerato originale analogico il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi formali e sostanziali, comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione, del mittente e del destinatario e dotato di firma autografa. Si definisce minuta l’originale del documento conservato agli atti dell’AOO o UO mittente, cioè nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare trattato I documenti analogici su supporto cartaceo dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, sono di norma redatti in due esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare agli atti del mittente. I documenti analogici su supporto cartaceo dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un’altra AOO dell’Università, sono redatti in un unico esemplare, la minuta in originale da conservare agli atti del mittente. 2.4 Tipologie documentarie I documenti amministrativi dell’Università si distinguono funzionalmente in: - documenti in arrivo; - documenti in partenza; - documenti interni. Tutte le tipologie documentarie sono assoggettate all’obbligo di digitalizzazione ( acquisizione del file formato immagine del documento mediante scanner) e memorizzazione nel sistema informativo Titulus. 2.4.1 Documenti in arrivo Sono considerati documenti in arrivo i documenti, sia informatici che analogici, pervenuti o comunque acquisiti da una AOO dell’Università. La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla AOO con mezzi e modalità diverse, in relazione alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente. Il documento analogico può essere recapitato; 1. a mezzo posta convenzionale o corriere; 2. a mezzo posta raccomandata; 3. a mezzo telefax o telegramma; 4. con consegna diretta da parte dell’interessato o da persona dallo stesso delegata. Il documento informatico può essere recapitato: 1. a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata; 2. su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, floppy disk, pen drive) consegnato direttamente all’amministrazione o inviato per posta convenzionale o corriere. Manuale di gestione del protocollo informatico 13 2.4.2 Documenti in partenza Sono considerati documenti in partenza i documenti redatti dalle AOO o UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o un soggetto terzo, ovvero un’altra AOO dell’Università. La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal personale dell’AOO o della UO interessata incaricato di siffatto tipo di operazione e abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus L’inserimento dei dati relativi al destinatario è assoggettata alle “Linee guida per l’inserimento dell’anagrafica” descritte nell’Allegato F. 2.4.3 Documenti interni o tra uffici (UO) Per documenti interni si intendono i documenti trasmessi tra le UO afferenti alla medesima AOO. Si distinguono funzionalmente in: a) documenti di preminente carattere informativo; b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo le memorie informali, gli appunti, le brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiati tra le UO; di norma non vanno protocollati. Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio i documenti redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare atti o provvedimenti amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; tale tipologia documentale è sempre soggetta a registrazione di protocollo. Manuale di gestione del protocollo informatico 14 Parte Terza – Il flusso di lavorazione dei documenti (workflow) Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione a protocollo riservate ai documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione. Come previsto dalla normativa vigente i flussi di seguito descritti sono il risultato del processo di censimento e di descrizione dei processi delle AOO dell’Ateneo, quale fase propedeutica ad un efficace ed efficiente impiego del sistema di protocollazione informatica e gestione documentale all’interno delle AOO medesime. 3.1 Ricezione dei documenti e relativo flusso 3.1.1 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale La corrispondenza in ingresso, di norma, va aperta e protocollata nel medesimo giorno lavorativo di ricezione. Nell’ AOO Amministrazione centrale le operazioni di registrazione a protocollo e di segnatura di tutti i documenti in arrivo alla AOO, nonché la classificazione dei documenti medesimi, sono centralizzate e svolte unitariamente dagli addetti del Servizio di protocollo informatico. Nel caso in cui la documentazione all’Università pervenga o sia consegnata ad ufficio diverso dal Servizio protocollo, è necessario che venga tempestivamente fatta pervenire a detto Servizio. Il Servizio provvede, nell’operazione di smistamento dei documenti pervenuti, all’assegnazione di ciascun documento alla UO competente per la trattazione del relativo procedimento e/ o affare. L’operazione di assegnazione dei documenti comprende l’inoltro informatico, nell’ambito del sistema di protocollo, dell’immagine del documento scansionato nonché l’invio dell’originale analogico. Il responsabile della UO assegnataria viene avvisato tramite e-mail inoltrato dal sistema di protocollo dell’avvenuta assegnazione del documento; egli può qualora ritenga che il documento non sia di sua competenza, restituirlo, lo stesso giorno del ricevimento, al servizio protocollo il quale provvederà ad una nuova assegnazione La UO assegnataria è incaricata delle successive operazioni di fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il documento si riferisce. Casistiche particolari Si forniscono, di seguito, le indicazioni comportamentali relative ad alcune casistiche particolari: lettere personali: tutte le buste vanno aperte e conseguentemente protocollate A) fatta eccezione per quelle indirizzate nominativamente al Rettore, al Direttore Manuale di gestione del protocollo informatico 15 Amministrativo ed ai responsabili di AOO, ovvero, in ogni caso, per quelle riportanti diciture come “riservato”, “personale”, “confidenziale” o simili da cui si evinca il carattere di corrispondenza privata. Tali missive vanno inoltrate ancora chiuse al destinatario. B) Presentazione delle offerte per gare ad evidenza pubblica Nei bandi relativi alle gare a pubblico incanto, licitazione privata o ad appalto concorso, sarà prescritto ai partecipanti di indicare sul plico il termine “offerta”, “gara d’appalto”, “licitazione privata” o simili. Il plico contenente le offerte e la documentazione richiesta dovrà pervenire nel luogo e nell’orario indicato nel bando, nel disciplinare o nel capitolato, direttamente a mano o a mezzo posta; il personale che riceverà il plico dovrà apporvi la data di ricezione completa di ore e minuti e la propria firma leggibile. Il plico non dovrà essere aperto, ma consegnato nel più breve tempo possibile, all’ufficio competente per la gara, il quale provvederà alla sua custodia, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa. In seduta pubblica, innanzi all’Ufficiale Rogante, verranno aperti i plichi giunti nei termini, e nel verbale di gara si darà atto del loro contenuto. I plichi giunti in ritardo, per qualsiasi causa, non verranno ammessi alla gara e non verranno aperti, ma verranno restituiti al mittente a gara ultimata, dopo la necessaria constatazione e verbalizzazione da parte dell’ufficio competente per la gara. C. Protocollazione delle domande per concorsi di reclutamento di personale, borse ed ammissione a corsi E’ fatto obbligo ai competenti uffici dell’Amministrazione centrale di prevedere sempre negli appositi bandi concernenti concorsi di reclutamento di personale di qualsiasi categoria, borse e di ammissione a corsi, che le domande di ammissione debbano tassativamente contenere sulla busta o plico riportante l’indirizzo, l’indicazione dell’ufficio competente dell’ AOO amministrazione centrale. Relativamente alle domande spedite per posta fa fede, ai fini del termine di scadenza, il timbro postale di spedizione ovvero il tagliando della raccomandata, semprechè la normativa di riferimento non preveda riferimenti temporali diversi. Il competente ufficio dell’amministrazione centrale, cui i plichi vanno direttamente e tempestivamente recapitati a cura dell’Ufficio postale, trattiene le domande e gli allegati apponendo sulle stesse il giorno e l’ora di arrivo e la sigla del responsabile. La verifica del rispetto del termine di scadenza (giorno ed ora) relativi alla presentazione della domanda spetta all’ufficio competente dell’amministrazione centrale. Il responsabile del procedimento trasmette quotidianamente al servizio protocollo una nota con cui attesta l’elenco delle domande pervenute con indicazione della rispettiva data, raggruppate per tipologia di concorso, borsa o corso. Il servizio protocollo attribuisce alla nota un unico numero di protocollo e la restituisce al responsabile del procedimento. A ciascuna domanda elencata nella nota va allegata una copia della nota protocollata. Vanno consegnate direttamente all’ufficio dell’amministrazione centrale competente le domande presentate a cura dell’interessato o da altra persona incaricata. Verificato il termine di scadenza, l’ufficio competente provvede ai sensi dei precedenti commi. Il rilascio della ricevuta di consegna della domanda all’interessato o a persona incaricata dallo stesso va effettuato a cura dell’ufficio competente dell’amministrazione centrale Manuale di gestione del protocollo informatico 16 D. lettere anonime: vanno protocollate; E. lettere prive di firma: le lettere prive di firma vanno protocollate; spetta al responsabile dell’Ufficio competente valutare , successivamente, la loro validità ed efficacia ai fini del procedimento e/o processo. 3.1.2 Ricezione di documenti cartacei a mezzo fax I documenti ricevuti via fax da enti e soggetti esterni terzi vanno protocollati e scansionati contestualmente alla registrazione a protocollo. Nel caso che il fax sia seguito dall’arrivo del corrispondente documento in originale e quest’ultimo sia identico, deve essere attribuita all’originale la stessa segnatura del documento pervenuto via fax. Il fax va allegato all’originale. Se l’originale successivamente pervenuto differisce dal fax pervenuto in precedenza, l’originale va considerato un documento diverso e pertanto va protocollato con un nuovo numero. 3.1.3. Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata istituzionale. Qualora pervenga a tale casella un documento informatico sottoscritto con firma digitale, il personale del servizio protocollo, previa verifica della validità della firma apposta e della leggibilità del documento, procede alla registrazione del documento all’interno del sistema Titulus. La verifica preliminare della validità del documento comprende le seguenti operazioni: - apertura della busta “virtuale” contenente il documento firmato; - verifica della validità del certificato; - verifica della firma (o delle firme multiple); L’esito della procedura di verifica va inserita nel campo note della registrazione di protocollo con una delle seguenti diciture: “verifica firma digitale eseguita: certificato valido” oppure : “verifica firma digitale eseguita: certificato scaduto” oppure “verifica firma digitale eseguita: certificato revocato” oppure “verifica firma digitale eseguita: certificato sospeso” oppure “verifica firma digitale eseguita: impossibile effettuare verifica Il documento, successivamente alla registrazione, viene classificato e smistato alla UO competente tramite il sistema informatico Titulus. Come per il documento cartaceo, la UO assegnataria è incaricata delle operazioni di fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il documento si riferisce. Qualora il documento ricevuto non sia conforme agli standard previsti dalla normativa vigente (ovvero non sia sottoscritto con firma digitale) deve essere registrato nel protocollo in arrivo tramite la stampa e la scansione in formato immagine. Il file in formato immagine Manuale di gestione del protocollo informatico 17 contenente il documento informatico non sottoscritto con firma digitale va associato alla registrazione di protocollo in arrivo nel sistema informativo Titulus. E’ fatto l’obbligo di inserire nel campo note della registrazione di protocollo la dicitura “documento ricevuto nella casella istituzionale di PEC non sottoscritto con firma digitale”. In tal caso spetta al responsabile del procedimento o affare valutare se accettare il documento informatico assegnato non sottoscritto con firma digitale o richiedere altra documentazione al mittente. 3.1.4 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica non istituzionale Nel caso di un messaggio ricevuto su una casella di posta elettronica non istituzionale o comunque non destinata al servizio di protocollazione, il messaggio è inoltrato alla casella di posta istituzionale ed è inviato un messaggio, per conoscenza, al mittente con l’indicazione della casella di posta corretta. 3.1.5 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili I documenti digitali possono essere recapitati anche per vie diverse dalla posta elettronica. Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, la AOO si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporti rimovibile che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione. Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso. 3.1.6 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei Qualora il documento cartaceo sia consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata al Servizio protocollo ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, il personale del Servizio è autorizzato a: - fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento - apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche la protocollazione 3.1.7 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica tramite il servizio di posta elettronica certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall’AOO con gli standard specifici. 3.1.8 Rappresentazioni digitali di documenti cartacei I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. Il processo di scansione avviene in diverse fasi: Manuale di gestione del protocollo informatico 18 – acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file; – verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite; – collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile; – memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione. La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base dei seguenti criteri: - vengono acquisite le immagini dei documenti aventi formato A4 che non superino le 10 pagine. - qualora il documento abbia una consistenza maggiore ovvero formati diversi dai precedenti va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli” - in ogni caso non vengono riprodotti in formato immagine i seguenti documenti; • i certificati medici contenenti la diagnosi • i documenti la cui acquisizione, a giudizio del responsabile del procedimento e/o processo, non è opportuna al fine di tutelare esigenze di riservatezza. 3.1.9 Smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti L’attività di smistamento consiste nell’operazione di invio di un documento protocollato e segnato alla UO competente. Con l’assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento e/o processo ad un soggetto fisico (RPA - il responsabile della UO assegnataria)ed alla trasmissione del materiale documentario oggetto di assegnazione. L’assegnazione può essere effettuata per competenza o per conoscenza. Il RPA della UO competente ha notizia dell’arrivo della posta ad esso indirizzata tramite un messaggio di posta elettronica; successivamente può visualizzare gli estremi del documento nonché la sua rappresentazione in formato digitale (scansione) memorizzata nel sistema Titulus. La UO competente è incaricata della gestione del procedimento cui il documento si riferisce e prende in carico il documento medesimo; ad essa viene inoltrato anche l’originale cartaceo. I destinatari del documento per “competenza” lo ricevono esclusivamente in formato digitale. Manuale di gestione del protocollo informatico 19 3.1.10 Modifica delle assegnazioni Nel caso di assegnazione errata, la UO che riceve il documento provvede a ritrasmettere l’atto (sia l’originale cartaceo che la rappresentazione digitale memorizzata nel sistema) al Servizio protocollo che provvederà ad una nuova assegnazione, indicando, se conosciuta, la UO ritenuta competente. Il sistema di gestione informatica del protocollo tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data di esecuzione. 3.1.11 Conservazione dei documenti informatici I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. 3.2 Invio dei documenti e relativo flusso La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal personale dell’AOO o della UO interessata abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus incaricato di siffatto tipo di operazione. L’inserimento dei dati relativi al destinatario è assoggettata alle Linee guida per l’inserimento dell’anagrafica descritte nell’Allegato F. Le operazioni comprendono la classificazione e l’obbligo dell’acquisizione in formato immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel sistema informativo Titulus. Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso, foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4. Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc. Successivamente alla registrazione, il responsabile del procedimento o affare assicura la fascicolazione del documento analogico cartaceo redatto secondo l’impostazione grafica di un modello istituzionale prescelto dalla AOO, sia nel sistema informativo Titulus che, nel corrispondente fascicolo cartaceo. 3.2.1 Redazione, registrazione e spedizione di documenti analogici cartacei aventi per destinatario un ente o soggetto terzo a mezzo posta convenzionale o telefax I documenti analogici cartacei dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, vanno di norma redatti in due esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare dell’AOO o della UO mittente. Manuale di gestione del protocollo informatico 20 Successivamente alla registrazione a protocollo i documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’ufficio addetto allo smistamento della corrispondenza (per l’AOO Amministrazione centrale ) ovvero spediti direttamente dalla UO mittente di norma lo stesso giorno lavorativo della protocollazione. Qualora i documenti, successivamente alla registrazione a protocollo, vengano trasmessi via fax va apposta sull’originale del documento la seguente dicitura: “la trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale” Solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l’originale. Le ricevute dell’avvenuta trasmissione sono trattenute dalla UO che ha effettuato la trasmissione e conservate all’interno del fascicolo di pertinenza del documento. 3.2.2 Redazione, registrazione e spedizione di documenti informatici aventi per destinatario un ente o soggetto terzo Il documento informatico in partenza, sottoscritto con firma digitale e validazione temporale a cura dello stesso soggetto legittimato ad apporre sul corrispondente cartaceo la firma autografa, deve essere registrato a protocollo dell’AOO o UO mittente. Il file firmato digitalmente deve essere associato nel contesto dell’operazione di registrazione con memorizzazione nel sistema Titulus. Se il documento informatico sottoscritto con firma digitale è destinato a enti o soggetti terzi esterni all’Università, esso dev’essere trasmesso, a cura dell’AOO o UO mittente, per posta elettronica alla casella di PEC del destinatario indicando gli estremi della registrazione di protocollo, oppure attivando la funzione di interoperabilità del sistema di protocollo fra enti laddove già attiva. Per la spedizione di documenti informatici l’AOO si avvale di un servizio di posta elettronica certificata conforme al DPR 11/2/2005 n. 68 in grado di garantire la sicurezza del canale di comunicazione e la certezza della data di spedizione e consegna dei documenti. 3.2.3 Redazione, registrazione e spedizione di documenti aventi per destinatario un’altra AOO dell’Università. Onde limitare il flusso di documenti analogici cartacei fra le AOO e le UO dell’Università, i documenti analogici cartacei formati da una AOO dell’Università destinati ad un’altra AOO dell’Università vanno redatti in un unico originale, sottoscritto con firma autografa, comprensivo di tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario. Le operazioni di registrazione comprendono la classificazione l’acquisizione in formato immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel sistema informativo Titulus. Tramite la funzione di invio telematico inclusa nel sistema Titulus, l’AOO o la UO mittente trasmette il documento informatico alla casella di posta dell’AOO destinataria dell’Università. Il sistema informativo Titulus pone l’AOO destinataria in condizione di registrare a protocollo il documento in arrivo pervenutole in via telematica avendo a disposizione il documento in formato immagine unitamente ai dati di registrazione a protocollo dell’AOO mittente. Il sistema Titulus mantiene le registrazioni delle operazioni effettuate dal soggetto abilitato ed a quelle connesse con la PEC Manuale di gestione del protocollo informatico 21 3.3 Flusso dei documenti interni o tra uffici (UO) Onde limitare il flusso di documenti analogici cartacei fra le UO di una medesima AOO, i documenti analogici cartacei formati da una UO destinati ad un’altra UO della stessa AOO vanno redatti in un unico originale, sottoscritto con firma autografa, comprensivo di tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario. Le operazioni di registrazione comprendono la classificazione e la digitalizzazione stante l’obbligo della scansione e memorizzazione nel sistema informativo Titulus. Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso, foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4. Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc. La UO mittente invia telematicamente il documento registrato a protocollo alla UO destinataria della stessa AOO per la quale vale la registrazione di protocollo già effettuata dalla UO mittente. La UO destinataria provvede alla classificazione e fascicolazione del documento ricevuto. Manuale di gestione del protocollo informatico 22 Parte Quarta - Il protocollo 4.1 Registrazione – elementi obbligatori ed accessori La registrazione a protocollo, per ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO, è effettuata mediante la memorizzazione nel sistema di una serie di informazioni costituite da: a) elementi obbligatori, di rilevanza giuridico-probatoria, cioè di attestazione e certificazione di atti, fatti o eventi giuridicamente rilevanti ( c.d. registratura); b) elementi accessori, di rilevanza amministrativa, gestionale e organizzativa; tali elementi possono aggiungersi alla registratura per migliorare l’efficienza degli affari, dei procedimenti amministrativi, dell’archivio e/o delle banche dati. Sono elementi obbligatori: a) il numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) l’ oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) il numero degli allegati; f) la descrizione degli allegati; g) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. Indicativamente sono considerati elementi accessori: - data del documento ricevuto; - numero di protocollo del documento ricevuto; - tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, fax, ecc.); - collegamento a documenti precedenti e susseguenti; - classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe e fascicolo; eventuale sottofascicolo e inserto); - data di istruzione del fascicolo; - numero del fascicolo; - numero del sottofascicolo; - numero dell’inserto; - data di chiusura del fascicolo; - tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto; - ulteriori informazioni sul mittente o destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.); - indirizzo completo del mittente o destinatario (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato); - ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, Manuale di gestione del protocollo informatico 23 ecc.); - indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato); 4.2 Segnatura La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico. Sul documento in arrivo analogico su supporto cartaceo dell’Amministrazione centrale la segnatura va posta, di norma, attraverso l’apposizione di un’etichetta avente le seguenti caratteristiche: Le informazioni contenute nell’etichetta consentono: l’individuazione dell’AOO (Università degli Studi di Trieste – Amministrazione centrale); degli elementi per la gestione del documento (Titolo, classe, fascicolo); di alcuni elementi della registratura (numero e data di registrazione); della UO competente alla trattazione del procedimento o affare cui il documento si riferisce. Per le strutture didattiche, scientifiche e di servizio, nel documento in arrivo, la segnatura viene apposta, di norma, tramite un timbro riportante le medesime informazioni. Sul documento in partenza e interno la segnatura viene posta, di norma, attraverso la stampigliatura della data e del numero di protocollo. 4.3 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione a protocollo, ai sensi dell’art. 53 c. 5 del DPR 445/00: gazzette ufficiali bollettini ufficiali P.A. notiziari P.A. note di ricezione circolari note di ricezione altre disposizioni materiali statistici atti preparatori interni giornali riviste libri materiali pubblicitari inviti a manifestazioni Manuale di gestione del protocollo informatico 24 tutti documenti soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione, tra i quali: fatture (attive e passive) certificazioni (studenti, di servizio, di situazioni retributive e contributive) meccanizzate e non meccanizzate documentazione studenti gestita dalla procedura meccanizzata (immatricolazioni, piano di studi, conferma conseguimento titolo di studi, tasse ecc..) Sono parimenti esclusi dalla registrazione a protocollo: • certificati medici dipendenti • richieste ferie • richieste permessi retribuiti (art. 30 c. 1-4 CCNL, l. 104/92) • richieste di rimborso spese e missioni • comunicazioni da parte di enti di bandi di concorso • convocazioni dei CCL e dei CDF. 4.4 Registrazioni con differimento dei termini di accesso Per i procedimenti e affari per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni (es: gare e appalti, concorsi, ecc.), è prevista una forma di accesso riservato al protocollo unico che concreta il differimento dei termini di accesso. Contestualmente alla registrazione di protocollo il responsabile dell’immissione dei dati deve indicare anche l’anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette all’accesso nelle forme ordinariamente previste. 4.5 Protocollo differito Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa (ad es. nel caso di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso), è ammessa, per i soli documenti in arrivo, la registrazione mediante l’uso del protocollo differito, qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa derivare un pregiudizio a diritti o legittime aspettative di terzi Le motivazioni che rendono opportuno il differimento dei termini devono essere inserite nell’apposito campo note del sistema informativo Titulus all’atto della protocollazione. Il protocollo differito è autorizzato dal responsabile del Servizio protocollo dell’Amministrazione centrale ovvero dal responsabile dell’AOO struttura didattica, scientifica o di servizio interessata. 4.6 Annullamento di una registrazione Nell’AOO Amministrazione centrale l’annullamento di una registrazione di protocollo può essere autorizzata unicamente dal Responsabile del Servizio protocollo a seguito di richiesta del responsabile di UO indicante il numero di protocollo da annullare e i motivi dell’annullamento. Nelle AOO strutture didattiche, scientifiche e di servizio l’annullamento di una registrazione a protocollo è autorizzato dal responsabile della struttura. Manuale di gestione del protocollo informatico 25 Le informazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e nel record di protocollo appaiono inoltre, in forma ben visibile, anche data e ora dell’annullamento, nonché il codice identificativo dell’operatore che ha proceduto allo stesso. 4.7 Il registro di protocollo Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede circa la data e l’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità previste dalla normativa vigente. La stampa del registro di protocollo è informatica (su uno o più file) e cartacea. La stampa informatica permette di assicurare al registro di protocollo una verifica sull’integrità delle registrazioni ed è effettuata in procedura batch dal sistema informatico Titulus. Al fine di tutelare l’integrità e la regolarità delle registrazioni, quotidianamente è effettuata la stampa del registro giornaliero di protocollo su supporto informatico immodificabile. Entro il mese di gennaio, il responsabile del protocollo dell’Amministrazione centrale provvede alla stampa del registro dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, effettua lo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell’anno precedente. Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi accessori del protocollo, intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei procedimenti, entro il mese di gennaio è effettuata su supporti cartacei di qualità la stampa e la rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto anno antecedente. 4.8 Il registro di emergenza Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo, denominato Registro di emergenza . Nell’AOO Amministrazione centrale il Registro di emergenza è rappresentato dal sistema informatico Titulus installato su uno o più computer stand alone, cioè non collegati alla rete, identificati dal responsabile del servizio di protocollo informatico con un numero cardinale sequenziale di due cifre, preceduto dalla sigla RE (Registro di emergenza); ad esempio, RE01, RE02, ecc. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare; inizia pertanto il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Soluzioni analoghe sono adottate dal responsabile di ciascuna AOO struttura didattica, scientifica e di servizio, previa intesa con il responsabile del servizio di protocollo informatico dell’AOO Amministrazione centrale. Sul Registro di Emergenza devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema, oltre ad eventuali annotazioni ritenute rilevanti. . Manuale di gestione del protocollo informatico 26 Al ripristino della piena funzionalità del sistema, il responsabile del protocollo informatico provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate, la data e l’ora di chiusura e provvede alla connessione del registro di emergenza con il protocollo unico, inserendo le registrazioni effettuate utilizzando l’apposita funzione di recupero “riga per riga”;verificato lo “scarico” delle registrazioni autorizza il ripristino del protocollo unico. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza è attribuito un nuovo numero protocollo, seguendo, senza soluzioni di continuità, la numerazione progressiva raggiunta momento dell’interruzione del servizio. Di conseguenza, i documenti annotati nel registro emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno due numeri di protocollo, uno relativo registro di emergenza ed uno relativo al protocollo unico. di al di al 4.9 Il Protocollo particolare Nell’AOO Amministrazione centrale sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per: a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari; b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Rettore o del Direttore amministrativo che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati; c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa; I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto Protocollo particolare, ossia un repertorio collegato al protocollo unico, e costituiscono l’archivio particolare. Il protocollo particolare è utilizzato dal Rettore, dal Direttore Amministrativo e dal Garante di Ateneo, mediante l’apposizione della propria firma o nota autografa sul documento da registrare. Le procedure (protocollazione, classificazione e fascicolazione) adottate per la gestione dei documenti amministrativi appartenenti al Protocollo particolare sono le stesse di quelle adottate per le altre tipologie documentali. Manuale di gestione del protocollo informatico 27 Parte Quinta Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione 5.1 Protezione e conservazione degli archivi degli enti pubblici Il presente capitolo descrive il sistema di classificazione dei documenti adottato dall’Università nonché le regole per la formazione del fascicolo e la corretta gestione e formazione dell’archivio corrente e di deposito. 5.1.1 Misure di protezione e conservazione degli archivi degli enti pubblici Gli archivi ed i singoli documenti degli enti pubblici non territoriali (e quindi anche dellle Università) sono beni culturali inalienabili sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento nell’archivio dell’AOO mediante la registrazione a protocollo. L’archivio non può essere smembrato a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella sua organicità. Lo scarto dei documenti degli archivi delle Università è subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente per territorio 5.2 Classificazione dei documenti e Titolario 5.2.1 Classificazione dei documenti La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni ed alle competenze della AOO. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dalle AOO (indipendentemente dal loro supporto) sono classificati in base al sopra citato titolario. 5.2.1 Titolario Il Titolario o piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti dell’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente. Il Titolario si suddivide, di norma, in titoli e classi. Il titolo individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni) mentre le classi corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo. L’Università uniforma la classificazione dei documenti allo standard nazionale Titulus adottando un Titolario per la classificazione dei documenti dell’AOO Amministrazione centrale ed un Manuale di gestione del protocollo informatico 28 Titolario per la classificazione dei documenti delle AOO corrispondenti alle strutture didattiche (Facoltà), scientifiche (Dipartimenti) e di servizio (Centri di servizio autonomi di spesa). 5.3 Fascicoli e dossier 5.3 1 Fascicolazione dei documenti Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento o di un nuovo affare, il soggetto preposto provvede all’apertura di un nuovo fascicolo, sia cartaceo che informatico. Tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, debbono essere riuniti in fascicoli Nel fascicolo devono essere conservati i documenti relativi ad un medesimo procedimento o affare di competenza della AOO o di una UO della medesima, classificati in maniera omogenea; ad ogni fascicolo corrisponde, di norma, un solo procedimento o affare riferito ad un’attività in corso o già espletata. Un fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere articolati in inserti. I documenti devono essere conservati nel fascicolo, sottofascicolo, inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Il documento più recente compare sempre in testa fra quelli contenuti nel fascicolo. Il fascicolo analogico cartaceo contiene tutti i documenti su supporto cartaceo di competenza della AOO/Uo, pertinenti il medesimo procedimento o affare. Il fascicolo informatico contiene tutti i documenti informatici pertinenti il medesimo procedimento o affare, compresi quelli corrispondenti alla rappresentazione informatica di documenti analogici cartacei (file risultante dalla scansione del documento cartaceo originale). La copertina del fascicolo (cd. “camicia” ) corrisponde al fac-simile riportato in allegato. 5.3 2 Elementi del fascicolo Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi: a) anno di istruzione; b) indice di classificazione (titolo/classe del titolario di classificazione); c) numero di fascicolo; d) oggetto, ossia la descrizione del procedimento o affare cui inerisce il documento; Le ulteriori suddivisioni corrispondenti a sottofascicoli o inserti sono identificate con un’ulteriore catena numerica posta gerarchicamente al di sotto del numero di fascicolo o del sottofascicolo. Oltre agli elementi classificatori e all’oggetto, concorrono all’identificazione del fascicolo l’indicazione della UO e del responsabile. Manuale di gestione del protocollo informatico 29 5.3.3 Chiusura di un fascicolo Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento e/o processo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Esso viene archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura. 5.3.4 Tipologie di fascicoli I fascicoli si suddividono in: a) fascicoli relativi a procedimenti o affari. Tali fascicolo contengono solo documenti cui è stata attribuita la medesima classificazione. b) fascicoli del personale; Per ogni dipendente deve essere istruito nell’AOO Amministrazione centrale, un apposito fascicolo nominativo, da aprire al momento dell’assunzione e chiudere al momento della cessazione del rapporto di lavoro. A differenza dei fascicoli relativi a procedimenti o affari, il fascicolo del personale contiene documenti che riportano diversa classificazione, peraltro sempre riferita alla gestione della carriera della persona I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica conservata secondo ordine di matricola c) fascicoli degli studenti. Nell’AOO Amministrazione centrale, per ogni studente dei corsi di vario livello deve essere istruito un fascicolo nominativo, aperto all’atto dell’immatricolazione e chiuso alla conclusione ovvero alla cessazione degli studi (conclusione, trasferimento, decadenza, ritiro). Similmente al fascicolo del personale, il fascicolo dello studente contiene documenti che riportano diversa classificazione, riferita alla gestione della carriera universitaria dello studente. 5.3.5 Repertorio dei fascicoli Il repertorio dei fascicoli rappresenta l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe o sottoclasse i seguenti dati relativi al ciascun fascicolo a) anno di istruzione; b) classificazione completa (titolo e classe); c) numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni); d) anno di chiusura; e) oggetto (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.); f) annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto. Manuale di gestione del protocollo informatico 30 Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale che inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre. A ciascuna AOO corrisponde un unico repertorio dei fascicoli e pertanto la numerazione degli stessi risulta essere svincolata e trasversale alle singole UO. Ne deriva che presso una UO la numerazione dei fascicoli di una medesima classe può presentare elementi di discontinuità nella sequenza degli stessi. 5.3.6 Raccoglitore Il sistema informativo Titulus è dotato di una funzione di raccolta di documentazione eterogenea classificata in modo diverso afferente a più procedimenti e affari. Possono essere inseriti nel raccoglitore esclusivamente documenti preventivamente e correttamente fascicolati o anche fascicoli interi. 5.4 Repertori e serie archivistiche 5.4.1 Serie archivistiche La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche aggregate per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma del documento (es. le circolari, i contratti, i verbali) oppure in base alla materia trattata, all’affare o al procedimento al quale afferiscono (i fascicoli) 5.4.2 Repertori Per repertorio si intende il registro dove sono annotati cronologicamente i documenti soggetti a registrazione particolare. Con riguardo alla gestione dei documenti su supporto cartaceo è previsto che per ogni documento soggetto a repertoriazione siano, di norma, prodotti almeno due originali di cui: • uno venga conservato nel registro di repertorio • l’altro venga conservato nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento. Per quanto concerne la gestione informatica, ogni documento soggetto a repertoriazione è di norma associato: • al registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio • al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento. Nell’AOO Amministrazione Centrale sono attivi i seguenti repertori: - Circolari; - Decreti. Il sistema informativo Titulus consente di attivare i repertori relativi alle seguenti tipologie documentarie pertinenti l’AOO Amministrazione centrale: Manuale di gestione del protocollo informatico 31 - Albo ufficiale di Ateneo; - Contratti in forma pubblica amministrativa; - Contratti e convenzioni soggetti a registrazione in caso d’uso; - Verbali del Senato Accademico; - Verbali del Consiglio di Amministrazione; - Verbali del Consiglio delle Strutture Scientifiche; - Verbali del Consiglio degli Studenti; - Verbali del Collegio dei revisori; - Verbali del Nucleo di Valutazione. Il sistema informativo Titulus consente di attivare i repertori relativi alle seguenti tipologie documentarie pertinenti le AOO strutture didattiche, scientifiche e di servizio: - Verbali del Consiglio di Facoltà; - Verbali del Consiglio di Dipartimento; - Verbali del Consiglio del Centro di servizi autonomo di spesa; - Contratti e convenzioni soggetti a registrazione in caso d’uso di competenza della struttura didattica, scientifiche o di servizio. 5.5 L’archivio di deposito Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi a procedimenti e ad affari conclusi non ancora trasferiti all’archivio storico (documenti relativi ad affari procedimenti conclusi da meno di 40 anni). Il responsabile del Servizio protocollo stabilisce tempi e modi di versamento dei documenti all’archivio di deposito.. Prima di procedere al versamento del fascicolo è compito del responsabile della UO o AOO vprovvedere: • allo scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione di cui è possibile l’eliminazione, al fine di garantire la presenza dei soli i documenti relativi alla pratica trattata, senza inutili duplicazioni; • alla verifica circa la corretta organizzazione del materiale da riversare I fascicoli che riguardano il personale devono essere trasferiti dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo a quello di cessazione dal servizio. 5.6 Scarto, selezione e riordino dei documenti Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica. Manuale di gestione del protocollo informatico 32 Ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs 42/2004, art. 21, comma 1, lettera d), il provvedimento di scarto è subordinato alla preventiva autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali – Soprintendenza archivistica per il Friuli Venezia Giulia. Le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie archivistiche prese in considerazione ed i casi particolari ai fini di una corretta individuazione dei documenti da conservare sono contenuti nel Massimario di selezione e scarto dei documenti. Manuale di gestione del protocollo informatico 33 Parte Sesta Descrizione funzionale del sistema di protocollo informatico 6.1 Il software Titulus 6.1.1 Premessa Il presente capitolo contiene la descrizione funzionale del sistema di protocollo informatico adottato dall’Università, basato sul software Titulus ’97. La trattazione non contempla la descrizione delle modalità operative in quanto ricomprese all’interno del Manuale utente, allegato esterno al presente Manuale. 6.1.2 Caratteristiche di base Titulus ’97 - XDocway è un applicativo multipiattaforma sviluppato interamente con tecnologia XML (eXtended Markup Language) per ambienti internet/intranet e creato per la gestione dei sistemi di Protocollo e dei Flussi Procedurali Amministrativi. La tecnologia XML, con cui questo applicativo è stato sviluppato, sia dal punto di vista dell'interfaccia grafica che per la gestione dei dati sul lato server incrementa longevità, personalizzazione e accessibilità delle applicazioni. Il server eXtraWay gestisce e cataloga i dati direttamente in formato nativo XML mediante mappatura degli oggetti suggeriti dalla analisi delle strutture dei dati. XDocway si compone di due archivi, in formato XML nativo: l'archivio dei documenti nei quali eXtraWay salva i dati dei documenti registrati, comprensivi degli allegati informatici associati e l'archivio del titolario di classificazione; si appoggia inoltre all'applicativo ACL (Acl Access Control List) per l'anagrafica cui si associano le informazioni sulle autorizzazioni di accesso. Il sistema garantisce il rispetto della funzione notarile del protocollo nonché dell’autenticità e dell’integrità delle registrazioni: alcuni campi, dopo la registrazione, non sono piú modificabili, nemmeno dall’Amministratore del sistema. La configurazione predefinita gestisce • Protocollo in Arrivo; • Protocollo in Partenza; • Protocollo tra Uffici; • Documenti non protocollati; • Fascicoli e Raccoglitori in forma gerarchizzata; Manuale di gestione del protocollo informatico 34 • Allegati informatici (Suite Microsoft Office, Adobe Pdf, Suite OpenOffice.org, Testo ASCII e immagini nei formati più diffusi anche acquisite direttamente da scanner); • Titolario di classificazione; • Meccanismi di riempimento e verifica automatica dei campi di editing; • Versioning dei file allegati; • Documenti Segreti e/o Confidenziali; Permette inoltre di definire: • Protocollazione di Repertori; • Flussi procedurali amministrativi per ogni tipologia e iter documentale; • Personalizzazione dell'aspetto e del comportamento delle singole postazioni; • Segnatura Manuale o in Stampa del documento Protocollato; • Gestione dell'Anagrafica interna ed esterna alla struttura principale; • Gestione della firma elettronica; • Interoperabilità; Tutti i documenti, e più in generale, tutti gli oggetti gestiti dall'applicazione, sono rivestiti da una forte politica degli accessi, per consentire visibilità, diritti di intervento, fascicolazione e quant'altro per ogni singolo utente, o gruppo di utenti; un corretto utilizzo di queste impostazioni garantisce che i documenti rispettino la gerarchia degli operatori che li devono / possono visionare, creare, modificare. XDocway, in tutte le sue sezioni, protegge l'accesso alle informazioni con un sistema di controllo dell'utente, il quale dovrà essere registrato nell'Anagrafica con le proprie credenziali di accesso. L'accesso alla banca dati, tramite le proprie risorse di sistema, sarà controllato dal riconoscimento dell'utente di rete da parte del server. 6.1.3 Profili utente e responsabilità Il sistema garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili tramite l'assegnazione differenziata dei diritti di modifica e di visualizzazione dei documenti di protocollo in rapporto alle funzioni e al ruolo svolto dagli utenti. Livelli generali di accesso interno Il sistema prevede diverse possibilità di combinazione dei profili di accesso al protocollo informatico: • visibilità possibilità per un utente abilitato di visualizzare una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei documenti riservati; • inserimento possibilità per un utente abilitato di inserire i dati e provvedere ad una registrazione di protocollo; Manuale di gestione del protocollo informatico 35 • modifica possibilità per un utente abilitato di modificare i dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei dati obbligatori; • annullamento possibilità per un utente abilitato di annullare una registrazione di protocollo; Il responsabile del Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi riceve dai responsabili di UO dell’Amministrazione centrale e dai responsabili delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio corrispondenti alle AOO relative, richiesta scritta (anche tramite e-mail) di abilitazione per ciascun utente, concordando, caso per caso, le tipologie di abilitazione. Profili utente Amministratore di sistema Soggetto che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema (es.: ripristino a seguito di eventuali interruzioni, monitoraggio delle operazioni compiute, predisposizione delle autorizzazioni di accesso al sistema, ecc.). Nell’ambito dell’Università il sistema informatico è amministrato dal Centro Servizi Informatici di Ateneo (CSIA) e dal personale all’uopo individuato ed incaricato dal Direttore del CSIA. Protocollista Il protocollista è l'utente che ha l’autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti, all'acquisizione di immagini da scanner ed alla conseguente associazione al documento di protocollo, e parimenti alla associazione di eventuali allegati informatici (operazione che può essere eseguita anche differita, ma che poi non può più essere più modificata). Al Protocollista è tipicamente assegnata anche la possibilità di accedere all'anagrafica per inserire o modificare (ma non cancellare) strutture e persone esterne e comuni. Non gli sono concessi diritti speciali, amministrativi, di intervento sui fascicoli, di riservatezza e di visibilità Responsabile del procedimento o affare (RPA) E’ la persona che ha la responsabilità del documento. Suo compito, nell’ambito della gestione documentale, è quello di inserire il documento in un fascicolo e trattare il procedimento o l’affare a cui quel fascicolo si riferisce. Nelle more dell’implementazione nel sistema Titulus delle tipologie dei procedimenti con i relativi responsabili e termini, nell’AOO Amministrazione centrale il RPA è individuato nel responsabile formale della UO destinataria diretta dei documenti in arrivo e produttrice dei documenti in partenza o interni. Manuale di gestione del protocollo informatico 36 Nelle Facoltà, Dipartimenti e Centri servizi autonomi di spesa RPA è rispettivamente il Preside, il Direttore di Dipartimento e il Direttore del Centro servizi. Il RPA è ovviamente abilitato anche a svolgere le stesse operazioni curate in via ordinaria dal protocollista. Utente (addetto di AOO o di UO) abilitato alla consultazione Gli utenti delle AOO strutture didattiche, scientifiche e di servizio e gli utenti delle UO dell’AOO amministrazione centrale possono essere abilitati all’accesso al sistema informativo nella modalità della sola visione, limitatamente ai documenti della rispettiva AOO o UO e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA. 6.1.4 Accesso al sistema Il sistema garantisce che le informazioni siano disponibili a chiunque ne abbia diritto, assicurandone l’integrità e la riservatezza. Le procedure ed i dati, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento, sono implementati e custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di danneggiamento, distruzione o perdita anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito. L’accesso al sistema è consentito solo da postazioni di lavoro autenticate mediante la richiesta all’utente di credenziali di identificazione (username, o codice di accesso, e password, o parola chiave). 6.1.5 Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Ogni registrazione di protocollo informatico produce un apposito record sul sistema centrale. I campi non modificabili (numero e data di registrazione, mittente e destinatari, oggetto, numero e tipo di allegati) non sono alterabili, nemmeno dall’amministratore. Eventuali correzioni vanno riportate nel campo annotazioni. Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata su un file di traccia (log) prodotto dal motore in formato interno, corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data di registrazione con la specifica di: • nome dell’utente; • data e ora; • indirizzo della postazione di lavoro; Manuale di gestione del protocollo informatico 37 • tipo di comando (inserimento/modifica/visualizzazione/cancellazione); • valore dei campi soggetti a modifica Un tanto permette una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per copia conoscenza, restituzione, fascicolazione, ecc.). L’applicativo non consente di effettuare cancellazioni: in alternativa è previsto, per gli utenti abilitati, l’annullamento di un documento accompagnato da una motivazione. Tecnicamente, l’annullamento è una modifica di uno stato della registrazione e non è reversibile. L’attività di riversamento può essere organizzata in modalità non presidiata riservando un unico intervento manuale relativo al cambio periodico del supporto di memorizzazione (es. CD-R). Le registrazioni di sicurezza sopradescritte si dimostrano necessarie in caso di dispute legali aventi come oggetto di contesa le operazioni effettuate sul sistema e indispensabili per poter analizzare compiutamente lo svolgersi di eventuali incidenti di sicurezza. Le registrazioni di sicurezza sono rappresentate da: • i log di sistema, generati dal sistema operativo; • i log dei dispositivi di protezione periferica del sistema informatico ; Sono inoltre soggette alle seguenti misure di sicurezza: • l’accesso alle registrazioni è limitato esclusivamente ai sistemisti o agli operatori di sicurezza addetti al servizio protocollo, coerentemente al trattamento dei dati personali; • le registrazioni sono coperte da back up giornaliero, i cui supporti con le registrazioni di sicurezza sono conservati all’interno di un armadio ignifugo in un locale con controllo per l’accesso; • i log di sistema sono accessibili da parte dei sistemisti. 6.1.6 Interoperabilità dei sistemi Titulus Per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la possibilità di trattamento automatico, da parte del sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse dal sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare le attività ed i procedimenti e/o processi conseguenti. Il sistema informatico Titulus consente l’interscambio delle registrazioni di protocollo e relative informazioni accessorie con altri sistemi dello stesso tipo o di altri software che rispettano le regole tecniche previste dal Centro Nazionale Informatica Pubblica Amministrazione (CNIPA). Manuale di gestione del protocollo informatico 38 L’interscambio delle informazioni consiste nell’utilizzo della PEC per l’invio e la ricezione di pacchetti di dati corrispondenti ad una o più registrazioni di protocollo. A seguito della registrazione di un documento in partenza, ad es., può essere richiesta la consegna elettronica: in tal caso il sistema prepara una busta elettronica come previsto dalle regole tecniche (fomato PKCS#7) contenente sia i dati essenziali della registrazione (mittente, destinatari, oggetto, data e numero di registrazione) che eventuali dati accessori (AOO, UO, RPA, classificazione, identificazione di un fascicolo o di un procedimento, ecc.) I dati sono organizzati in un file di segnatura in formato XML conforme al modello CNIPA. La spedizione elettronica può contenere documenti informatici, cioè atti nati in formato elettronico e corredati eventualmente dalla firma digitale, oppure rappresentazioni digitali di documenti cartacei in formato standard (TIFF o PDF); In ogni caso la segnatura contiene i riferimenti a tali files secondo le regole tecniche previste. Il sistema ricevente dispone di un agente software che processa tutti i messaggi pervenuti alla casella di PEC istituzionale. Se un messaggio rispetta la sintassi prevista ed è dotato di un certificato valido, l’agente software può rispondere automaticamente al sistema mittente con un messaggio di conferma; in caso contrario verrà inviato un messaggio di rifiuto. Una vaschetta del menù segnala agli addetti l’arrivo di un documento sulla casella istituzionale di PEC; essi possono confermare o meno la registrazione automatica. In quest’ultimo caso verrà inviato al sistema mittente un messaggio di diniego di registrazione. Oltre alla spedizione di singoli documenti è possibile inviare con un unico comando un intero fascicolo. In tal caso si ha la registrazione del documento di trasmissione con allegati tutti i documenti del fascicolo. Manuale di gestione del protocollo informatico 39 Parte Settima - Piano di sicurezza e privacy 7.1 Obiettivi del piano di sicurezza Il piano di sicurezza garantisce che: 7.2 - i documenti e le informazioni trattati dalle AOO siano resi disponibili, integri e riservati. - I dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito. Generalità Al fine di garantire la sicurezza dell’impianto tecnologico delle AOO, la riservatezza delle informazioni registrate nelle banche dati nonché l’univoca identificazione degli utenti interni ed esterni sono adottate le seguenti misure tecniche ed organizzative: • protezione periferica della Intranet delle AOO; • protezione dei sistemi di accesso e conservazione delle informazioni; • assegnazione, ad ogni utente del sistema, di una credenziale di identificazione pubblica (user ID), una credenziale riservata (password) ed un profilo di autorizzazione; • cambio delle password con frequenza almeno semestrale durante la fase di esercizio; • piano di continuità del servizio con particolare riferimento all’ esecuzione ed alla gestione delle copie di riserva dei dati e dei documenti, da effettuarsi con frequenza giornaliera, ed alla capacità di ripristino del sistema informativo entro sette giorni in caso di disastro; • conservazione delle copie di riserva dei dati e dei documenti in locali diversi e lontani da quelli in cui è installato il sistema di elaborazione di esercizio che ospita il protocollo; • gestione delle situazioni di emergenza informatica attraverso la costituzione di un gruppo di risorse interne qualificate; • impiego e manutenzione di un adeguato sistema antivirus e di gestione dei “moduli” (patch e service pack) correttivi dei sistemi operativi; • archiviazione giornaliera, in modo non modificabile, delle copie del registro di protocollo, dei file di log di sistema, di rete e applicativo contenenti le informazioni sulle operazioni effettuate da ciascun utente durante l’arco della giornata, comprese le operazioni di backup e manutenzione del sistema Manuale di gestione del protocollo informatico 40 • controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti. • tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate ed individuazione dell’autore. Le politiche di sicurezza dell’Università di Trieste adottate al fine della tutela dei dati personali dalla stessa detenuti sono dettagliate nell’ambito del Documento Programmatico sulla Sicurezza redatto ai sensi dell’art. 34 del D.lvo 196/2003. 7.3 Riservatezza dei protocolli: protocollo particolare Nell’Università sono previsti protocolli particolari esclusivamente per il Rettore, il Direttore Amministrativo ed il Garante di Ateneo. Le comunicazioni di carattere riservato vengono inoltrate direttamente alle segreterie del Rettore, del Direttore Amministrativo e del Garante di Ateneo le quali provvedono a registrare i documenti riservati nel protocollo particolare. Per gli stessi documenti, su segnalazione dei competenti responsabili, può venir omessa la scansione ed inserita una descrizione generica dell’oggetto. 7.4 Diritto di consultazione In armonia con le normative di legge vigenti l’Università garantisce l’accesso ai documenti amministrativi nel rispetto della disciplina di tutela dei dati personali e sensibili. A seconda dei soggetti dai quale proviene la richiesta si distingue una consultazione: • interna ogni dipendente dell’Università può consultare i documenti relativi ad affari da trattarsi in ragione delle proprie funzioni e dell’attività svolta presso l’AOO o la UO di appartenenza. I dipendenti sono in ogni caso tenuti al rispetto del segreto d’ufficio; • di terzi per fini amministrativi il riferimento è alle norme di legge e regolamentari in materia di accesso ai documenti della Pubblica Amministrazione e dell’ Università; • di terzi per fini scientifiche storico-scientifica Sono liberamente consultabili, ad eccezione: • di quelli a carattere riservato, consultabili 50 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene; • di quelli contenenti dati sensibili (dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale), consultabili 40 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene; Manuale di gestione del protocollo informatico 41 • di quelli contenenti i dati cd. “sensibilissimi”, idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, consultabili 70 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene. La consultazione dei documenti contenenti dati sensibili può essere autorizzata anche prima della scadenza dei termini prescritti, attenendosi alle norme contenute rispettivamente nel Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici e nel Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi statistici e scientifici. Manuale di gestione del protocollo informatico 42 10. Allegati ALLEGATO A UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI TRIESTE Aree Organizzative Omogenee (AOO) e Unità Organizzative (UO) AOO UO Direzione Amministrativa Segreteria di Rettorato Uff. di Staff Affari Generali e Documentali Serv. Affari Generali e Rapporti con il S.S.N. Serv. Gest. docum., privacy ed innovazione digitale Uff. Organi Accademici collegiali Serv. Organi collegiali I Serv. Organi collegiali II Garante di Ateneo (funzioni di segreteria) Ufficio di staff Legale Serv. Gare e Contratti Serv. Fondazioni, Premi di Studio e di Laurea Ufficio di staff del Contenzioso Serv. Contenzioso del personale Uff. Comunicazione e Organizzazione eventi Serv. Grafica e Stampa Servizi multimediali Ufficio Stampa Uff. di Staff Programmazione e Controllo di Gestione Serv. Sviluppo organizzativo Serv. Controllo di gestione Uff. Studi per la valutazione Serv. Qualità e Valutazione Serv. Statistico Uff. di Staff Servizio Prevenzione e Protezione Manuale di gestione del protocollo informatico 43 Serv. Sportello disabili Div. Aff. Istituzionali Sez. Didattica Rip. Aff. Gen. Didattica Rip. Segr. Studenti Rip. Segr. Laureati Sez. Rel. Internazionali Rip. Accordi internazionali e cooperaz. allo sviluppo Rip. Mobilita' internazionale Sez. Ricerca e Rapporti con le imprese Rip. Ricerca Rip. Rapporti con le imprese Rip. Progetti Speciali di Formazione Div. Aff. Economici Sez. Aff. Finanziari Rip. Ragioneria Rip. Entrate – Bil. Tesoreria Rip. Uscite - Bil. Programm. spesa Sez. Economato Rip. Provveditorato Rip. Inventari - Cassa Rip. Risorse edilizie Sez. Serv. Generali Rip. S.G. - Gest. risorse interne Rip. S.G. - Gest. contr. servizi Div. Aff. Gen. Personale Sez. Pers Tecn-Amm Rip. Pers. T.A. / Funzionale Rip. Pers. T.A. / Giuridico Sez. Pers. Docente Rip. Doc. di ruolo Rip. Doc. non di ruolo Sez. Aff. Gen Personale Rip. Aff. Gen. Personale Rip. Fiscalità Rip.ne Stipendi Manuale di gestione del protocollo informatico 44 Div. Aff. tecnici ed Edilizi Sez. Sviluppo Edilizio Rip. Gestioni finanziarie e Affari amm.vi Rip. Supporto e coordinamento Rup Sez. Tecnica Rip. Prog. direz. lavori Rip. Servizi tecnici Rip. Ord. manutenzione Strutture periferiche AOO UO Polo Didattico e Culturale dell'Università di Trieste e Gorizia Polo didattico e culturale dell'Università degli Studi di Trieste a Pordenone Centro Linguistico Ateneo - C.L.A. Centro Servizi Servizio Informatico di Ateneo -C.S.I.A. Centro Servizi "Centro Coordinamento e Sviluppo Progetti e Apparecchiature - CSPA " Edizioni Università di Trieste – EUT Centro Servizi "Servizio Bibliotecario di Ateneo" - S.B.A. Biblioteca Tecnico-Scientifica Biblioteca Storia e Arte Biblioteca Socio-politica Biblioteca Scuola di Lingue Biblioteca Scienze Matematiche Biblioteca Scienze giuridiche Biblioteca Scienze della Formazione Biblioteca Scienze dell'Antichità e Italianistica Biblioteca Psicologia e Architettura Biblioteca Gorizia Biblioteca Generale Biblioteca Filosofia e Lingue Biblioteca Economia Biblioteca Centrale di Medicina Centro Servizi Facolta' Architettura Centro Servizi Facolta Psicologia Centro Servizi Facolta' Scienze della Formazione Centro Servizi Scuola Superiore Lingue Moderne per Interpreti e Traduttori Centro Servizi Facolta' Ingegneria Centro Servizi Facolta' Giurisprudenza Centro Servizi Facolta' Economia Centro Servizi Facolta' Medicina e Chirurgia Centro Servizi Facolta' Scienze Matematiche, Fisiche e Naturali Centro Servizi Facolta' Farmacia Centro Servizi Facolta' Lettere e Filosofia Centro Servizi Facolta' Scienze Politiche Manuale di gestione del protocollo informatico 45 Dipartimento Astronomia Dipartimento Biochimica, Biofisica e Chimica delle Macromolecole Dipartimento Biologia Dipartimento dei Materiali e delle Risorse Naturali Dipartimento Economia e Tecnica Aziendale Dipartimento Elettrotecnica, Elettronica ed Informatica Dipartimento Filosofia Dipartimento Fisica Dipartimento Fisica Teorica Dipartimento Fisiologia e Patologia Dipartimento della Formazione ed Educazione Dipartimento Ingegneria Chimica, Ambiente e Materie prime Dipartimento Ingegneria Civile e Ambientale Dipartimento Ingegneria Meccanica Dipartimento Ingegneria Navale, Mare e Ambiente Dipartimento Italianistica Linguistica Comunicazione Spettacolo Dipartimento di Letterature Straniere, Comparatistica e Studi Culturali Dipartimento Matematica applicata Scienze Economiche Statistiche Attuariali Dipartimento di Matematica e Informatica Dipartimento Progettazione architettonica e urbana Dipartimento Psicologia Dipartimento Scienze Biomediche Dipartimento Scienze Chimiche Dipartimento Scienze Economiche e Statistiche Dipartimento Scienze Farmaceutiche Dipartimento Scienze Geografiche e Storiche Dipartimento Scienze Geologiche Ambientali e Marine Museo dell’ Antartide Dipartimento Scienze Giuridiche Dipartimento Scienze Politiche Dipartimento Scienze del Linguaggio, Interpretazione e Traduzione Dipartimento Scienze Antichità Dipartimento Scienze dell'Uomo Dipartimento Scienze della Terra Dipartimento Storia e Storia dell'Arte Dipartimento Univ. Clinico di Biomedicina Dipartimento Univ. Clinico Medicina Clinica e Neurologia Unità Clinica Operativa Medicina Clinica Unità Clinica Operativa Clinica Neurologica Dipartimento Univ. Clinico Scienze Cliniche, Morfologiche e Tecnologiche Unità Clinica Operativa Radiologia Unità Clinica Operativa Clinica Psichiatrica Unità Clinica Operativa Clinica Medica Generale e Terapia Medica Unità Clinica Operativa Clinica Dermatologica Unità Clinica Operativa Anatomia Patologica, Istopatologia, Citodiagnostica Dipartimento Univ. Clinico di Scienze Medicina Pubblica Unità Clinica Operativa Medicina Legale e Assicurazioni Unità Clinica Operativa Medicina Lavoro Unità Clinica Operativa Igiene e Medicina Preventiva Manuale di gestione del protocollo informatico 46 Dipartimento Univ. Clinico Scienze Riproduzione e Sviluppo Unità Clinica Operativa Ginecologia e Ostetricia Unità Clinica Operativa Clinica Pediatrica Dipartimento Univ. Clinico Sc. Chirurgiche generali., Anestesiol. e Med..intensiva Unità Clinica Operativa Clinica Chirurgica Generale e Terapia chirurgica Unità Clinica Operativa Chirurgia Generale Unità Clinica Operativa Anestesia Rianimazione e Terapia antalgica Dipartimento Universitario Clinico di Scienze Chirurgiche Specialistiche, Biomateriali e Bioimpianti Unità Clinica Operativa di Chirurgia Plastica e Ricostruttiva Unità Clinica Operativa Clinica Urologica Unità Clinica Operativa Clinica Otorinolaringoiatrica Unità Clinica Operativa Clinica Ortopedica e Traumatologica Unità Clinica Operativa Clinica Odontostomatologica Unità Clinica Operativa Clinica Oculistica Manuale di gestione del protocollo informatico 47 ALLEGATO B Aree Organizzative Omogenee Indirizzi istituzionali di posta elettronica certificata (PEC) Amministrazione centrale – Servizio protocollo Facoltà Architettura Facoltà Economia Facoltà Farmacia Facoltà Giurisprudenza Facoltà Ingegneria Facoltà Lettere e Filosofia Facoltà Medicina e Chirurgia Facoltà Psicologia Facoltà Scienze della Formazione Facoltà Scienze Matematiche Fisiche e Naturali Facoltà Scienze Politiche Scuola Superiore di Lingue Moderne per interpreti e Traduttori D.U.C. Biomedicina D.U.C. Medicina Clinica e Neurologia D.U.C. Scienze Chirurgiche gen. Anestesiol e Medic. Intensiva D.U.C. Scienze Chirurgiche specialistiche Biomateriali e Bioimpianti D.U.C. Scienze Cliniche, Morfologiche e Tecnologiche D.U.C. Scienze Medicina Pubblica D.U.C. Scienze Riproduzione e Sviluppo Dipartimento Astronomia Dipartimento Biochimica, Biofisica Chimica Macromolecole Dipartimento Biologia Dipartimento Economia e Tecnica Aziendale Dipartimento Elettrotecnica, Elettronica ed Informatica Dipartimento Filosofia Dipartimento Fisica Dipartimento Fisica Teorica Dipartimento Fisiologia e Patologia Dipartimento Formazione ed Educazione Dipartimento Ingegneria Chimica, Ambiente e Materie prime Dipartimento Ingegneria Civile e Ambientale Dipartimento Ingegneria Meccanica Dipartimento Ingegneria Navale, Mare e Ambiente Dipartimento Italianistica Linguistica Comunicazione Spettacolo Dipartimento Letterature straniere, Comparatistica e Studi culturali Dipartimento Matematica appl. Sc. Econ.Statistiche Attuariali Dipartimento Matematica ed Informatica Dipartimento Materiali e Risorse Naturali Dipartimento Progettazione architettonica e urbana Dipartimento Psicologia Dipartimento Scienze Biomediche Dipartimento Scienze Chimiche Dipartimento Scienze Linguaggio, Interpretazione e Traduzione Dipartimento Scienze Antichità Dipartimento Scienze della Terra Dipartimento Scienze dell'Uomo Dipartimento Scienze Economiche e Statistiche [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Manuale di gestione del protocollo informatico 48 Dipartimento Scienze Farmaceutiche Dipartimento Scienze Geografiche e Storiche Dipartimento Scienze Geologiche Ambientali e Marine Dipartimento Scienze Giuridiche Dipartimento Scienze Politiche Dipartimento Storia e Storia dell'Arte Polo didattico e culturale dell’Univ. Trieste a Gorizia Polo didattico e culturale dell’Univ. Trieste a Pordenone Centro Servizio Bibliotecario di Ateneo - S.B.A. Centro Servizi Servizi Polivalenti Ateneo - C.S.P.A. Centro Servizi Informatici Ateneo - C.S.I.A. Centro Linguistico Ateneo - C.L.A. Edizioni Università di Trieste – E.U.T. [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Manuale di gestione del protocollo informatico 49 ALLEGATO C Manuale di gestione del protocollo informatico 50 ALLEGATO D UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI TRIESTE Titolario di classificazione dei documenti dell’A.O.O. Amministrazione centrale TITOLO CLASSE Amministrazione I I I I I I I I I I I I I I I I I I 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 II II II II II II II II II II II II II II II II VOCE DELL’INDICE DEL TITOLARIO Leggi e rispettive circolari applicative Statuto Regolamenti Ordinamento didattico Stemma, gonfalone, sigillo Sistema informativo e sistema informatico e telematico Archivio Informazioni e relazioni con il pubblico Pianta organica, organigramma e funzionigramma Rapporti sindacali e contrattazione decentrata Controllo di gestione Statistica Designazioni in enti e organi esterni Attività culturali, sportive e ricreative Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza Interventi di carattere politico, economico, socio-culturale e umanitario Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Rettore con relative commissioni e comitati, anche misti Pro Rettore e delegati Senato Accademico con relative commissioni e comitati Senato Accademico allargato con relative commissioni e comitati Consiglio di Amministrazione con relative commissioni e comitati Direttore Amministrativo Consiglio delle Strutture Scientifiche Commissione didattica di Ateneo Commissione scientifica di Ateneo Consiglio degli Studenti Conferenza dei Rettori delle università italiane Collegio dei revisori dei conti Nucleo di valutazione Comitato per lo sport universitario Comitato per le pari opportunità Manuale di gestione del protocollo informatico 51 II II II 16 17 18 III Collegio dei garanti Garante di Ateneo Collegio arbitrale di disciplina Attività didattica, scientifiche, programmazione e sviluppo III III III III III 1 2 3 4 5 III III III III III 6 7 8 9 10 Corsi di studio Scuole di specializzazione e corsi di perfezionamento Dottorato scientifiche Didattica e ricerca, compresi premi e borse di studio post lauream Rapporti, accordi e scambi culturali con enti, istituti scientifiche, aziende ed imprese italiani ee esteri Rapporti con enti e istituti di area socio-sanitaria Cooperazione con Paesi in via di sviluppo Piani di sviluppo dell’università Corsi di formazione permanente Opere dell’ingegno ed imprenditorialità della ricerca 1 2 3 4 5 Contenzioso giudiziale e stragiudiziale Atti di liberalità Reati e contravvenzioni Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale Pareri e consulenze 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Orientamento, informazione e tutorato Immatricolazioni Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari Diritto allo studio; tasse e contributi, con relativi esoneri, borse di studio Conclusione o cessazione della carriera di studio Esami di Stato Programmi di formazione, programmi scientifiche e progetti speciali IV IV IV IV IV IV Affari legali V V V V V V V V V V V Studenti e laureati VI VI VI VI VI VI VI VI VI Servizi di assistenza Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex studenti Strutture didattiche, scientifiche e di servizio 1 2 3 4 5 6 7 8 Istituzione ed attivazione di strutture Facoltà Dipartimenti Istituti Centri Biblioteche e sistema bibliotecario Musei, pinacoteche e collezioni scientifiche Consorzi ed enti a partecipazione universitaria VII VII VII VII VII VII VII Personale 1 2 3 4 5 6 Concorsi e selezioni Assunzioni e cessazioni Comandi e distacchi Contratti e mansionario Carriera e inquadramenti Retribuzione e compensi Manuale di gestione del protocollo informatico 52 VII VII VII VII VII VII VII VII 7 8 9 10 11 12 13 14 VII 15 VIII VIII VIII VIII VIII VIII VIII VIII Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi Pre-ruolo, trattamento di quiescenza, buonuscita Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo Servizi a domanda individuale Assenze Tutela della salute e sorveglianza sanitaria Giudizi di merito e provvedimenti disciplinari Formazione e aggiornamento professionale Personale non strutturato Finanza, contabilità, bilancio 1 2 3 4 5 6 7 IX Entrate Uscite per la didattica e la ricerca scientifica Uscite per i servizi generali e tecnico-amministrativi Attività per conto terzi e relativo tariffario Bilancio preventivo, rendiconto consuntivo e verifiche contabili Tesoreria, cassa e istituti di credito Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali Lavori pubblici, edilizia, impiantistica IX IX 1 2 IX IX IX IX 3 4 5 6 X Progettazione e costruzione di nuove opere edilizie con relativi impianti Manutenzione ordinaria, straordinaria, ristrutturazione, restauro e destinazione d’uso Sicurezza e messa a norma degli ambienti di lavoro Telefonia, telematica e informatica Urbanistica Materiali e attrezzature tecniche Patrimonio, provveditorato ed economato X X X 1 2 3 X X X X X 4 5 6 7 8 Acquisizione di beni immobili e relativi servizi Locazione di beni immobili, di beni mobili e relativi servizi Acquisizione e fornitura di beni mobili, di materiali e attrezzature non tecniche e di servizi Manutenzione di beni mobili Alienazione di beni immobili e di beni mobili Ecologia Pagamenti, rimborsi, fondo piccole spese Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato Manuale di gestione del protocollo informatico 53 ALLEGATO D UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI TRIESTE Titolario di classificazione dei documenti delle AOO strutture didattiche, scientifiche, di servizio VOCE DELL’INDICE DEL TITOLARIO TITOLO CLASSE Amministrazione I I 1 I I 2 3 I I I I I I I I I I I 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 II Leggi, statuto, regolamenti, ordinamento didattico e rispettive circolari applicative Stemma, gonfalone e sigillo Organizzazione amministrativa e piani di sviluppo e razionalizzazione delle risorse Sistema informativo, sistema informatico e telematico Archivio Informazioni e relazioni con il pubblico Controllo di gestione e statistica Designazioni in enti e organi esterni Istituzione di nuove strutture Musei, pinacoteche, biblioteche e collezioni scientifiche Attività culturali, sportive e ricreative Editoria, attività informativa-promozionale interna ed esterna Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza Interventi di carattere politico, economico, socio-culturale e umanitario Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia II II II II II II II 1 2 3 4 5 6 7 II 8 II II II II II II II 9 10 11 12 13 14 15 Preside di Facoltà Consiglio di Facoltà Presidente del Corso di Laurea Consiglio del Corso di Laurea Presidente del Consiglio del Corso di Diploma Consiglio del Corso di Diploma Scuole e Corsi di Specializzazione, Corsi di Perfezionamento post lauream e Master Commissiona Valutazione Didattica di Ateneo e Comitato per la Didattica (anche paritetico) Organi dei Centri Autonomi di Spesa Direttore di Dipartimento Consiglio di Dipartimento Giunta di Dipartimento Revisori dei Conti Centri, Consorzi, Fondazioni Organi delle Unità Cliniche Operative 1 Orientamento, tutorato, informative per immatricolazioni III III Studenti e laureati, attività didattica e di ricerca Manuale di gestione del protocollo informatico 54 III 2 III III 3 4 III 5 III III III III III 6 7 8 9 10 III 11 III III III III 12 13 14 15 IV IV IV IV IV IV Affari legali 1 2 3 4 5 Contenzioso giudiziale e stragiudiziale Atti di liberalità Reati e contravvenzioni Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale Pareri e consulenze 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Concorsi, assunzioni, cessazioni e budget Comandi e distacchi Compiti scientifici-didattici Contratti e mansionario Carriera Tutela della salute e sorveglianza sanitaria Assenze e nulla osta ad attività esterne Giudizi di merito e provvedimenti disciplinari Formazione ed aggiornamento professionale Lavoro straordinario ed incentivi Personale non strutturato 1 2 3 4 5 Finanziamenti e rendicontazioni Attività per conto terzi con relativo tariffario Bilancio preventivo, rendiconto consuntivo e verifiche contabili Tesoreria, cassa e istituti di credito Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali V V V V V V V V V V V V Personale VI VI VI VI VI VI Finanza, contabilità e bilancio VII VII VII VII VII VII Diritto allo studio e condizione studentesca; tasse e contributi, borse di studio e premi di laurea Cursus studiorum Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex studenti Sviluppo delle Facoltà, attivazione nuovi corsi, aree e macro-aree, convenzioni didattiche, rapporti con enti e istituti di area socio-sanitaria Settori scientifico-disciplinari Programmazione didattica, orario delle lezioni, gestione aule e spazi Esami di profitto e laurea, prove di idoneità Programmi di formazione, programmi di ricerca e progetti speciali Accordi e scambi culturali con l’Italiaa e con l’Estero; cooperazione con i Paesi in via di sviluppo Corsi di perfezionamento, master anche congiunti, interfacoltà, interuniversitari, scuole interateneo di specializzazione Dottorato e post-dottorato di ricerca Collaboratori esterni Esami di stato e ordini professionali Opere dell’ingegno ed imprenditorialità della ricerca Provveditorato, patrimonio, economato e manutenzioni 1 2 3 4 5 Fornitura di beni, servizi, attrezzature didattiche, scientifiche e d’ufficio Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato Manutenzione di beni immobili e beni mobili Sicurezza e messa a norma degli ambienti Ecologia Manuale di gestione del protocollo informatico 55 ALLEGATO E LINEE GUIDA PER L’INSERIMENTO E L’AGGIORNAMENTO DEI DATI NEL PROTOCOLLO INFORMATICO 1. Premessa Trovare un documento. È questa una delle operazioni quotidiane svolte da chi lavora in ufficio. Se è vero che l’informatica ha accorciato i tempi di rinvenimento dei documenti, aumentando quindi l’efficienza del lavoro, è anche vero che proprio l’introduzione dell’informatica, preceduta peraltro da una puntuale analisi del sistema informativo ad essa sotteso, impone di creare regole e procedure standard nell’inserimento, nella modifica e nell’aggiornamento dei dati. Nel protocollo informatico ci sono due campi che richiedono la massima cura nella loro strutturazione: • Il mittente per la posta in arrivo e il destinatario per la posta in partenza; • l’oggetto. L’introduzione del nuovo sistema di protocollo informatico realizzato mediante il software Titulus, rende prioritaria l’elaborazione di criteri standard per la creazione dell’Anagrafica (ovvero le schede che memorizzano i dati dei mittenti e destinatari). Sono infatti a tutti ben evidenti i disagi e gli errori causati da un inserimento alluvionale e non coordinato di nomi e indirizzi in una banca dati. Gli effetti più evidenti di una mancata normalizzazione sono, da un lato, la proliferazione di doppioni, dall’altro, l’esito incerto — e per certi versi fUOviante — della ricerca basata sulla presunta correttezza dell’anagrafica stessa. Valga su tutti il seguente esempio: Con il vecchio protocollo informatico, il Ministero dell’Università e della ricerca scientifica e tecnologica è stato memorizzato nel corso degli anni in molti modi diversi, anche da uno stesso operatore. Ne riportiamo solo alcuni: • Ministero dell’Università e della ricerca scientifica e tecnologica • MURST • M.U.R.S.T. • Min. Univ. e ric. scientifica e tecnologica • Ministero dell’Università e RST È evidente che questo modo di operare crea solo confusione. Chi ricerca un documento sa che non c’è nulla di peggio del convincimento che un documento non esista sulla base di una ricerca sbagliata. 2. Maiuscole e minuscole Il motore scientifiche (information retrieval) di Titulus, Highway®, consente il reperimento delle informazioni scritte indifferentemente con caratteri maiuscoli o minuscoli. Si devono comunque utilizzare criticamente le minuscole e le maiuscole secondo l’uso attuale: Manuale di gestione del protocollo informatico 56 Esempio: • Rossi Mario • non ROSSI MARIO • non rossi mario Le ditte (individuali, società, etc.) utilizzano modalità diverse per scrivere la loro denominazione o la ragione sociale nella carta intestata. Anche in questo caso è da preferire l’uso critico delle minuscole e delle maiuscole. La tipologia della società (srl, spa, ecc.), invece, va scritta in minuscolo non puntato. Esempio: • • Andromeda costruzioni srl • non ANDROMEDA Costruzioni srl • non ANDROMEDA Costruzioni s.r.l. • non Andromeda Costruzioni SRL Studio legale Mario Rossi e Giorgio Bianchi • non avv. Mario Rossi - Studio legale Rossi e Bianchi Si tenga presente che nei nomi di enti, associazioni, ecc. la lettera maiuscola si usa di norma solo per l’iniziale della denominazione, tranne che per i nomi propri. Fanno eccezione le Università degli Studi, che si scrivono, per convenzione arbitraria ma di deferenza, con "Studi" in maiuscolo. Esempio: • • Ministero del tesoro • non Ministero del Tesoro Università degli Studi di Trieste • non Università degli studi di Trieste L’intitolazione del nome di un ente, di un’associazione, ecc. va riportato tra virgolette solo se le virgolette sono espressamente previste nella denominazione. In questo caso, le virgolette da preferire sono quelle inglesi (‘in apice’) e non quelle caporali (<in pedice>): Esempio: • • Università degli Studi di Padova - Dipartimento di scienze economiche ‘Marco Fanno’. Associazione ‘Amici dell’Università’ 3. Nomi di persone Quando si deve inserire il nome di una persona quale mittente/destinatario è necessario determinare se la persona scrive a titolo personale o nell’esercizio delle sue funzioni, e cioè in rappresentanza di un ente, associazione, ecc. Nel primo caso il nome verrà inserito nel campo Mittente/Destinatario, nel secondo caso nel campo Firmatario/Alla cortese attenzione. Gli ultimi due campi sono stati introdotti da Titulus 97 al fine di non creare doppioni o anagrafiche multiple relative ad un medesimo ente: • Il campo Firmatario si riferisce alla corrispondenza in arrivo; Manuale di gestione del protocollo informatico 57 • Il campo Alla cortese attenzione si riferisce alla corrispondenza in partenza o interna. Pertanto se scrive il Direttore del Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle macromolecole del nostro Ateneo, ch.ma prof.ssa Gabriella Sandri, è necessario verificare se scrive nelle sue funzioni di direttore o come docente che utilizza la carta intestata della struttura cui afferisce. Nel primo caso (documento redatto nelle funzioni di direttore) la registrazione dell’Anagrafica dovrà riportare la denominazione dell’ente e della struttura e, nel campo Firmatario del documento, il nome di chi scrive accompagnato dalla qualifica (che va inserita nel campo Ruolo della scheda anagrafica, campo munito anche di un menù a tendina dal quale è possibile selezionare la qualifica desiderata). • • • Università degli Studi di Trieste - Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle macromolecole [Firmatario] Direttore - Sandri Gabriella non Direttore del Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle macromolecole non Sandri Gabriella Nel secondo caso (documento redatto come docente che utilizza la carta intestata della struttura cui afferisce) bisogna scrivere semplicemente nel campo Mittente : • Sandri Gabriella Allo stesso modo, se si scrive al Sindaco del Comune di Trieste, sig. Di Piazza Roberto, in qualità di sindaco, nel campo Destinatario avremo l’anagrafica del Comune di Trieste e, nel campo Alla cortese attenzione, il nome e la qualifica di chi scrive, analogamente a quanto succede per il campo Firmatario: • Comune di Trieste [Alla cortese attenzione] Sindaco - Di Piazza Roberto Nel caso in cui la firma sia illeggibile, ma la qualifica sia presente, nel campo Firmatario utilizzato quale casella di testo e quindi digitando semplicemente sul campo bianco andrà scritto: • Sindaco - firma illeggibile L’inserimento dei nomi di persona fisica va comunque fatto scrivendo prima il cognome e poi il nome. I titoli di cortesia, di onorificenza oppure predicati nobiliari, anche qualora la lettera medesima o la consuetudine li prevedessero, vanno omessi. Esempio: • • • Rossi Mario non Mario Rossi non ch.mo prof. Rossi Mario • • • Rossi Mario non dott. avv. Rossi Mario non Mario avv. Rossi Manuale di gestione del protocollo informatico 58 4. Nomi di municipalità, nomi stranieri etc. Molti Comuni recano il titolo di "Città", cioè di antica "sede episcopale" o di dignità raggiunta. In questo caso si scriverà Comune di e non Città di, anche se il titolo di città viene riportato nella carta intestata. Esempio: • • Comune di Trieste non Città di Trieste I nomi delle città e degli enti stranieri vanno scritti nella lingua originale, ad eccezione dello Stato, che va scritto in italiano. Esempio: • Universitat Aachen non Università degli Studi di Aquisgrana 5. Lettere con più destinatari o più mittenti Nel caso in cui debba essere spedita una lettera a piú di tre destinatari (ad es. la convocazione ai candidati di un concorso o una comunicazione a più dipartimenti), va scritto nel campo Destinatario: "A tutti i destinatari - Vedi elenco allegato ". Ciò significa che l’elenco completo dei destinatari, o è conservato nel rispettivo fascicolo allegato alla minuta (è il caso ad esempio dell’elenco dei partecipanti ad un concorso), oppure è deducibile dal documento stesso, il cui file è stato allegato contestualmente alla registrazione di protocollo. Si ricorda alle UO che il file (di tipo Word, Excel, Access, ecc.) da allegare va associato durante la protocollazione dopo la registrazione e la stampigliatura del numero, nel caso dei documenti protocollati in partenza, e prima delle due suddette operazioni quando si protocolla una lettera tra uffici. Allegando il file di Word la ricerca sul protocollo è possibile su tutto il contenuto dei file allegati. Si tratta di una ricerca full text, permessa dalla piattaforma Highway® che indicizza anche il contenuto testuale di ciascuna parola. Pertanto, al fine di sfruttare al massimo tali possibilità scientifiche, si suggerisce agli uffici di far pervenire (via e-mail) al Servizio Protocollo gli elenchi (ad esempio dei partecipanti di un concorso) in formato word da allegare ai documenti da protocollare in arrivo. Nel caso invece di una lettera indirizzata a tutti i dipartimenti del nostro Ateneo o agli uffici dell’Amministrazione centrale, andrà scritto: • • Università degli Studi di Trieste - A tutti i dipartimenti non A tutti i dipartimenti dell’Università degli Studi di Trieste Manuale di gestione del protocollo informatico 59 Nel caso di una lettera spedita a tutti i direttori di dipartimento, andrà scritto: • • Università degli Studi di Trieste - A tutti i dipartimenti [alla cortese attenzione] Loro direttori non A tutti i direttori di Dipartimento dell’Università degli Studi di Trieste Nel caso di lettera firmata da più di tre persone, ad esempio una petizione al Rettore da parte di un gruppo di studenti, nel campo mittente va riportato il primo nominativo; nel campo [Firmatario] va ripetuto lo stesso nominativo con l’aggiunta delle parole e altri (vedi immagine del documento): Esempio: • Rossi Mario [Firmatario] – Rossi Mario e altri (vedi immagine del documento) non Rossi Mario, Bianchi Sergio, Verdi Antonio, Gialli Riccardo, ecc. … 6. Nomi di enti e persone giuridiche I nomi degli enti vanno scritti completi e per esteso, cioè senza storpiature né abbreviazioni. Nel caso in cui il nome di un ente nell’uso venga individuato attraverso il suo acronimo, la denominazione va riportata sempre completa e per esteso, ma con l’aggiunta dell’acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio. Il software Titulus 97 tramite Highway® consente infatti di risalire all’Anagrafica corretta partendo anche dall’acronimo (o dalla sua parte iniziale), indipendentemente dalla posizione che occupa all’interno di una stringa di testo. Pertanto, digitando semplicemente [INPS], il sistema troverà [Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS]. Si suggerisce inoltre che in fase scientifiche è opportuno digitare uno spazio bianco dopo l’acronimo, così come messo in luce dalla sperimentazione. Esempio: • • • • Ministero dell’università e della ricerca scientifica e tecnologica - MURST non Min. univ. e ricerca scientifica e tecnologica non M.U.R.S.T. non Ministero dell’università e della ricerca scientifica e tecnologica M.U.R.S.T. • • Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS non INPS - Ist. naz. previdenza sociale Gli enti conosciuti con la loro sigla, ormai entrata nell’uso, devono essere inseriti nell’Anagrafica con la denominazione completa e per esteso, ma con l’aggiunta dell’acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio: • • Centro studi investimenti sociali - CENSIS non Censis • • Centro di formazione e studi per il Mezzogiorno - FORMEZ non Formez Manuale di gestione del protocollo informatico 60 7. Enti collettivi Quando un ente ha piú sedi o piú sezioni in città diverse, va riportata la denominazione della sede o della sezione dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio: Esempio: • • Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI - Sezione Friuli Venezia Giulia non Sezione Friuli Venezia Giulia dell’Associazione nazionale archivistica italiana Quando si riceve una lettera da una unità organizzativa di un ente (ripartizione, divisione, ufficio, etc.), si inserisce il nome della struttura solo se significativo o quando la stessa è dotata di una particolare autonomia, questo per evitare la proliferazione di schede anagrafiche per uno stesso ente: è il caso tipico dei ministeri, che si articolano in una molteplicità di uffici, tra l’altro dalla denominazione spesso fluttuante. Esempio: • • Ministero per l’istruzione, l’università e a ricerca – MIUR Non Ministero per l’istruzione, l’università e a ricerca – MIUR – Dipartimento per la programmazione, il coordinamento e gli affari economici - SAUS • però Ministero per l’istruzione, l’università e a ricerca – MIUR – Consulta Nazionale per il diritto agli studi universitari A questa regola fanno eccezione le Università degli Studi, per le quali vanno indicate sempre le strutture scientifiche di riferimento, mentre - come già detto - i nomi dei responsabili delle stesse vanno indicati nel campo Firmatario/Alla cortese attenzione. Esempio: • Università degli Studi di Trieste - Dipartimento di biochimica, biofisica e chimica delle macromolecole [Firmatario] Direttore - Sandri Gabriella Manuale di gestione del protocollo informatico 61 Prontuario ai fini dell’inserimento dei dati nel protocollo informatico Tipologie SI corretto NO errato NO errato NO errato 2 Maiuscole e minuscole Persone fisiche Ditte (individuali, società) (denominazione e ragione sociale) Idem b precedente Enti (escluse università) Università Associazioni (intitolazione nome) Rossi Mario Andromeda costruzioni srl ROSSI MARIO ANDROMEDA Costruzioni srl rossi mario ANDROMEDA Costruzioni s.r.l. Andromeda Costruzioni SRL Studio legale Mario Rossi e Giorgio Bianchi avv. Mario Rossi – Studio legale Rossi e Bianchi Ministero del tesoro Ministero del Tesoro Università degli Studi di Trieste Università degli studi di Trieste Associazione ‘Amici dell’Università’ 3 Nomi di persone Persone fisiche (che scrivono a titolo personale) Rossi Mario Persone fisiche (nell’esercizio delle proprie funzioni) N.B.: mittente Università degli Studi di Trieste Sandri Gabriella Direttore del Dipartimento di biochimica, Dipartimento di biofisica e chimica delle biochimica, biofisica e macromolecole chimica delle (Firmatario) Direttore - Sandri macromolecole Gabriella Idem precedente 4 5 Mario Rossi ch.mo prof. Rossi Mariodott.avv. Rossi Mario Università degli Studi di Trieste Gabriella Sandri – Prof. Gabriella Sandri (Firmatario) collaboratore del Collaboratore del Rettor rettore - Sandri Gabriella Persone fisiche (nell’esercizio delle proprie funzioni) N.B.: destinatario Nomi di municipalità, stranieri, etc. Comune di Trieste Al sindaco del Comune Al sindaco Di Piazza (Alla cortese attenzione) di Trieste Sindaco – Di Piazza Roberto Nomi di municipalità Comune di Trieste Città di Trieste Nomi stranieri (geografici e di enti) Universitat Aachen Università degli Studi di Aquisgrana Lettere con più destinatari o più mittenti Se più di tre destinatari Lettera indirizzata a più strutture Idem precedente “A tutti i destinatari - Vedi elenco allegato Università degli Studi di A tutti i dipartimenti Trieste – A tutti i dipartimenti dell’Università degli Studi di Trieste Università degli Studi di Trieste – A tutti i dipartimenti Loro direttori (FIRMATARIO) Manuale di gestione del protocollo informatico 62 Lettera firmata da più di tre persone. (Il primo nominativo nel campo MITTENTE. Nel campo FIRMATARIO va ripetuto lo stesso nominativo con l’aggiunta delle parole “e altri”) Tipologie 6 Rossi Mario (FIRMATARIO) – Rossi Mario, Bianchi Rossi Mario e altri Sergio, Verdi Antonio, Galli Riccardo, ecc. SI corretto NO errato NO errato NO errato Nomi di enti e persone giuridiche N.B.: la denominazione sempre Ministero dell’istruzione, università e della ricerca – MIUR completa e per esteso ma con l’aggiunta dell’acronimo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio Enti conosciuti con una Centro studi investimenti propria sigla sociali - CENSIS Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS Idem precedente Min. istruzione ., Univ. M.I.U.R e ricerca Ministero dell’istruzione, università e della ricerca scientifica e tecnologica M.I.U.R. Censis INPS – Ist. naz. previdenza sociale 7 Enti collettivi Ente con più sedi o sezioni Associazione nazionale Sezione Friuli Venezia archivistica italiana – ANAI – Giulia dell’Associazione Sezione Friuli Venezia Giulia nazionale archivistica italiana Rossi Mario, Capo Comune di Trieste – Lettera ricevuta da una unità Comune di Trieste organizzativa di un ente Capo Ripartizione - Rossi Mario ripartizione urb. del Ripartizione urbanistica Comune di Trieste Maria Grazia Pastura, Ufficio centrale per i beni Direttore della Div. III archivistici – UCBA Idem precedente dell’UCBA Direttore - Pastura Maria Grazia Manuale di gestione del protocollo informatico 63 ALLEGATO F FAC SIMILE COPERTINA FASCICOLO CARTACEO UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI TRIESTE .............................................................................................. (denominazione della AOO /Uo) Anno…………………………….. Titolo ……………………………. Classe …………………………… Fascicolo n. ……………………. Sottofascicolo ..................... Inserto ………………………….. OGGETTO: ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ANNOTAZIONI: ........................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ Manuale di gestione del protocollo informatico 64