LASER400 for MINOLTA Un caso di studio

■ CASE HISTORY
LASER400 for MINOLTA
Un caso di studio
M
inolta Italia nasce
nel 1987 a Milano
con l’apertura della
nuova sede operativa. Come tutte le filiali europee di Minolta, anche la sede
italiana dipende direttamente da
Minolta Europe che ha sede in Germania, a sua volta controllata dalla casa
madre Giapponese.
Con una struttura moderna ed efficiente Minolta offre al mercato una
vasta gamma di stampanti laser, sistemi digitali multifunzione e soluzioni
integrate per la gestione documentale
in partnership con importanti software
house.
I campi di attività spaziano dal
document management in ambiente
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IBM AS/400-iSeries, al Protocollo
Informatico per la P.A., al workflow.
Premessa
La necessità di offrire una gestione
avanzata degli output agli utenti
AS/400-iSeries che migliorasse sensibilmente il processo di gestione documentale sia cartaceo che digitale e che
fosse facilmente inseribile nel sistema
informativo e nel flusso operativo
aziendale ha portato alla nascita di
PageScope Forms400 , la soluzione
di Minolta per le esigenze di gestione
documentale dell’utenza AS/400iSeries.
L’obiettivo non era solo quello di
migliorare la capacità di comunicazione tra periferica e sistema ma, so-
prattutto, quello di offrire agli utenti
la possibilità di controllare e automatizzare l’intero ciclo di vita del documento: dall’indirizzamento sulle code di stampa, alla manipolazione della forma del documento (font, dimensione, impaginazione grafica), alla
bucatura, pinzatura o stampa
fronte/retro. Senza considerare la necessità di razionalizzare gli eccessivi
costi di stampa spesso legati a sprechi od obsolescenza.
Caratteristiche tecniche
della soluzione
La soluzione PageScope Forms400 di
Minolta è composta da una stazione di
stampa multifunzione basata su tecnologia laser ad alte prestazioni; da un
iSeries NEWS - GENNAIO 2004
LASER400 for MINOLTA ■
applicativo per la gestione della modulistica elettronica, Laser400 for
Minolta , sviluppato sulla base della
tecnologia Smart Forms dall’omonima
Divisione Informatica di Data Print
Grafik; da un software chiamato Integra for Minolta, sviluppato da Adiuto,
per l’archiviazione elettronica dei documenti in ambiente AS/400.
Al centro della soluzione vi è un
sistema digitale multifunzione monocromatico AS400 Ready in grado di
colloquiare in maniera sicura e veloce
con l’ambiente IBM AS/400-iSeries e
con i due applicativi Laser400 for
Minolta ed Integra for Minolta.
Il progetto ha il fondamentale
pregio di essere stato sviluppato in
collaborazione con Data Print Grafik
ed Adiuto, ciascuno dotato di grande
competenza nella propria area di business, e di poter offrire ai clienti un
livello di integrazione e sicurezza irraggiungibile per qualsiasi soluzione
alternativa.
Laser400 for Minolta non solo garantisce una completa integrazione tra
il mondo AS/400-iSeries e l’ambiente
Microsoft Windows ma offre, a differenza delle ulteriori soluzioni software
esaminate, considerevoli vantaggi.
La consolidata esperienza nel campo dell’e-Form Management e del mondo IBM del reparto R&S della Divisione Smart Forms ha portato ad una soluzione completa, costituita da due applicativi: Spool Monitor e Print Server
Laser400. Il primo è in grado di risolvere tutte le problematiche legate alla selezione e generazione dello spool quali
l’indirizzamento delle code di stampa
per reparti, l’associazione tra lo spool e
il modello; Print Server Laser400 opera
in modalità non presidiata, ovvero in
modo totalmente automatizzato senza
interventi da parte dell’operatore, intercettando gli spool di stampa e generando stampe grafiche, con la possibilità di
convertirli opzionalmente in formato
PDF per una gestione elettronica del documento. Laser400 for Minolta non pone limiti al numero di utenti che possono stampare ed è in grado di sfruttare al
meglio le potenzialità del sistema multifunzione.
L’integrazione del pacchetto con il
software Integra for Minolta ha inoltre
consentito l’archiviazione di tutti i doiSeries NEWS - GENNAIO 2004
cumenti del Ciclo Attivo (Bolle, Fatture; Ordini generati dal sistema e Disegni) che poi possono essere ricercati e
visualizzati direttamente dalla finestra
di emulazione terminale del software
gestionale utilizzato.
Vantaggi
Il vantaggio principale offerto dalla
soluzione è rappresentato non solo
dall’esiguità dell’investimento richiesto per l’adozione di PageScope
Forms400, rispetto all’acquisto di
componenti separati, ma anche dalla
garanzia di massima compatibilità
con il sistema informativo esistente
in azienda.
Inoltre, il passaggio da stampe su
moduli prefincati ad e-form e stampe
laser su carta comune costituisce una
notevole fonte di risparmio per la diminuzione di stock e sprechi per obsolescenza ed offre agli utenti un incremento della semplicità di gestione, grazie alle funzioni di finitura disponibili (fronte/retro, pinzatura, piegatura, bucatura) ed alla migliore
leggibilità rispetto alla tradizionale
stampa ad impatto.
Il risparmio prodotto dall’adozione
di PageScope Forms400 risulta ancor
più evidente se si applica il concetto di
Total Cost of Ownership, che considera tutti i costi legati alla produzione di
documenti (dalla macchina ai materiali
di consumo, dalla carta all’assistenza
tecnica).
Riflessioni
La collaborazione tra Minolta, Divisione Smart Forms di Data Print Grafik e
Adiuto ha portato, grazie anche alla
professionalità e competenza dimostrata in tutte le fasi del progetto, dall’analisi delle problematiche alla realizzazione ed assistenza, alla nascita di una
soluzione completa ed integrata in tempi considerevolmente brevi.
È straordinario pensare come l’introduzione di una soluzione come
PageScope Forms400 possa rendere
più efficiente e veloce il lavoro degli
utenti, consentendo al contempo un
abbassamento dei costi rispetto alle
attuali tecnologie utilizzate.
Infatti il controllo e la nuova gestione del flusso dei documenti provenienti da AS/400 (dalla stampa dei ta-
bulati e dei moduli, alla loro fascicolazione e separazione, fino all’archiviazione elettronica e ricerca direttamente
dall’ambiente host), impatta in modo
drastico sui costi di produzione delle
stampe e sulla gestione successiva del
documento prodotto.
Minolta Italia S.p.A.
Sede centrale:
Via Stephenson, 37
20157 Milano
Tel. 02/39011.262
Fax 02/39011.219
e.mail:
[email protected]
Divisione
Smart Forms
DATA PRINT GRAFIK
tel. 0549/876111
fax. 0549/996468
www.smtforms.com
Paolo Rossi
Responsabile Commerciale
Data Print Grafik
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Paolo Rosetti
Account Manager
Data Print Grafik
[email protected]
Salvatore Specchia
Responsabile Progetto
Divisione Smart Forms
[email protected]
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