Capitolato tecnico

CAPITOLATO TECNICO
PER LA FORNITURA DI UNA SUITE SOFTWARE COMPLETA AVENTI
LE SEGUENTI CARATTERISTICHE TECNICO FUNZIONALI:
REQUISITI TECNICI
Sistema Unico Integrato completamente Web Nativo per la:

GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE:
o Anagrafe dell’utenza, patrimonio e relativi impianti.
o Abbinamenti, disponibilità e cambi alloggi.
o Gestione della varie tipologie di contratto di assegnazione, creazione di file .xml per la
registrazione degli stessi all’Agenzia delle Entrate, calcolo delle imposte e generazione
del relativo file .xml per l’Agenzia delle Entrate.
o Gestione completa dei rapporti con i locatari (revisione canone, ampliamenti, ospitalità,
variazioni intestazione, subentri, estratti conto, storni, contributi di solidarietà, ecc.).
o Gestione completa della bollettazione svolta sia in modalità manuale che massiva
(caricamento voci, adeguamento ISTAT, riconoscimento interessi annuali su deposito
cauzionale, generazione di apposito flusso da trasmettere alla banca, acquisizione del
flusso di ritorno, generazione dei MAV bancari on-line, ecc.).
o Gestione completa degli incassi (manuali, automatici da file trasmesso dalla banca, non
attribuibili, ecc.).
o Gestione completa della morosità (ricerche debitori, generazione messe in mora,
ricerche sulle morosità emesse, analisi statistiche e contabili del debito, affidamento
pratiche all’ufficio legale).
o Gestione dei Piani di Vendita.
o Gestione completa dei condomini, con o senza amministratore esterno (anagrafiche,
convocazioni di assemblee e relativi verbali, contabilità del condominio, gestione
morosità condominiale, gestione fornitori e pagamenti, analisi e statistiche di controllo,
ecc.).

GESTIONE DELLE MANUTENZIONI:
o Registrazione e gestione dei contratti di appalto.
o Creazione ordini di lavoro e consuntivazione degli interventi.
o Rendicontazione spese reversibili, preventivi e conguagli in bolletta.
o Generazione di S.A.L. e Certificati di Pagamento.

GESTIONE DELLA CONTABILITA’ GENERALE (AREA RAGIONERIA)
o Gestione IVA, clienti e fornitori, movimenti contabili e scritture finali.
o Gestione budget, bilanci e relativa reportistica, scadenze e dichiarazioni fiscali e
produzione F24.
o Reportistica emissioni, incassi e residui.
o Analisi dei flussi finanziari per anno/mese.
o Ciclo Attivo.
o Ciclo Passivo.

GESTIONE DEI CANTIERI – NUOVE OPERE (LAVORI PUBBLICI)
o Anagrafica dei cantieri (dati generali, gestione contratto di appalto, quadri economici,
perizie, ecc.).
o Gestione Elenco Prezzi (caricamento manuale o mediante import da altri sistemi,
gestione articoli a misura, a corpo o in percentuale, analisi dei prezzi ed aggiornamento
degli stessi, verbali nuovi prezzi, esportazione in formato .xls e .pdf dei prezziari,
reportistica di legge).
o Computi Metrici (copia di computi da cantieri simili, caricamento manuale o mediante
importazione articoli da elenco prezzi, gestione quadro economico, gestione computi
della sicurezza, esportazione dei computi in formato .xls e .pdf, raffronto delle perizie).
o Contabilità di cantiere (gestione libretti delle misure, stati di avanzamento lavori,
quadri economici, esportazione dei computi in formato .xls e .pdf, raffronto delle spese,
dei S.A.L. e dei computi, gestione delle quantità provvisorie e dedotte, contabilizzazione
parziale delle voci, aggiornamento dati automatico verso gli altri moduli quali
patrimonio, manutenzione e ragioneria, reportistica di legge).
Il software dovrà avere un sistema di Gestione degli accessi e delle relative Profilazioni Utenza a livello
di Moduli e Singole funzionalità dei Moduli, per gruppi, o singoli operatori e non dovrà richiedere
alcuna installazione in locale sui singoli PC, ne richiedere “scarico” alcuno per l’elaborazione di report,
estrazioni e rappresentazioni grafiche.
L’architettura logistica e operativa dovrà prevedere l’installazione su Server Web di proprietà di Siena
Casa SpA e dovrà essere raggiungibile, mediante credenziali di autenticazione, da qualsiasi dispositivo
avente accesso ad internet; dovrà essere al contempo garantito il corretto funzionamento tramite
dispositivo mobile, senza perdita di funzionalità in termini di dati e di rappresentazione grafica.
Tutte le estrazioni a Sistema all’interno dei Moduli previsti in fornitura dovranno prevedere una prima
fase in pagine di consultazione a Video, con successiva possibilità di esportazione in formato .pdf e .xls.
Dovrà inoltre essere possibile allegare qualsiasi tipo di file nei punti del Sistema di ogni modulo ed
aprire per la parte progettazione file DWG senza la necessità di avere installato il prodotto AUTOCAD
sulla macchina, o “scaricare” plug-in appositi sulla stessa.
Il software dovrà utilizzare un unico database e dovrà garantire il pieno funzionamento sui principali
browser, in particolare:




Internet Explorer
Fire Fox
Google Chrome
Safari
REQUISITI FUNZIONALI
Tutti i dati ed i documenti in ingresso (input) dovranno essere acquisiti, indicizzati ed archiviati
automaticamente ed in tempo reale, mentre quelli in uscita (output) dovranno creare una “pratica
virtuale” che possa essere inviata elettronicamente, ovvero senza movimentazione del relativo
fascicolo cartaceo.
Durante la fase di inserimento dati da parte degli operatori dovranno essere attivi controlli
automatizzati in tempo reale circa la correttezza dei dati inseriti rispetto a quelli presenti a sistema
(controllo di correlazione e congruità), con particolare riguardo al riempimento dei campi obbligatori.
I dati dei diversi archivi dovranno essere univoci ed assolutamente interscambiabili tra i vari moduli
della suite software, ovvero dovranno essere correlati sia dal punto di vista logico che funzionale, con
spostamento tra di loro da parte dell’utilizzatore mediante link di correlazione in modo tale da evitare
la necessità di continui cambi di modulo operativo; dovrà altresì essere prevista la produzione in
tempo reale di situazioni, statistiche e quant’altro necessario alla conduzione ed all’ottimizzazione
delle varie attività lavorative, nonché ai relativi controlli da parte dei livelli superiori.
Dovrà essere garantita la massima sicurezza dei dati secondo le specifiche normative di settore e, al
contempo, dovrà essere mantenuto uno storico di ogni singola operazione significativa effettuata dai
vari operatori.
Dovrà essere presente una funzionalità di messaggistica istantanea, automatica e parametrizzabile,
che avvisi l’operatore sia sui vari tipi di scadenze da gestire (pagamenti, versamenti iva, presentazione
di dichiarazioni fiscali, rinnovo di certificati, termine di lavorazione delle pratiche aperte ecc.) sia sul
passaggio di una pratica alla propria gestione da parte di un collega che ha terminato la relativa
competenza. Ciascun operatore dovrà quindi visualizzare, al momento dell’accesso al sistema, una
bacheca/agenda contenente i messaggi e gli avvisi di cui sopra, che dovrà altresì essere richiamabile a
video in qualunque momento successivo.
Dovrà essere prevista la possibilità di far accedere a parti del sistema (che Siena Casa SpA individuerà
secondo le proprie esigenze) soggetti esterni quali comuni soci, utenza, fornitori, consulenti,
amministratori di condominio ecc. in qualsiasi momento, mediante credenziali univoche profilate ed
attraverso personal computer, tablet e smartphone.
Il sistema dovrà possedere un modulo ADMIN, gestito direttamente da Siena Casa SpA, che permetta di
ricreare i singoli uffici e/o gruppi di lavoro presenti in Azienda nonché la gestione di N operatori
interni dotati di credenziali di accesso e funzioni personalizzate; il modulo ADMIN dovrà prevedere la
possibilità di creare dei sotto-ADMIN a cui assegnare delle specifiche funzioni di profilazione e
registrazione utenti. In particolare la profilazione degli utenti dovrà consentire la massima libertà
all’azienda, ovvero dovrà essere possibile attribuire permessi differenziati anche agli utenti facenti
parte di uno stesso gruppo di lavoro.
Il sistema dovrà registrare, in apposito file di log, tutti gli accessi e tutte le operazioni svolte dai singoli
utenti, con storicizzazione delle modifiche ed eventuale recupero dei dati modificati erroneamente.
Ogni singolo modulo della suite dovrà avere una propria funzione di “ricerca” interna, generare report
strutturati ed estrarre dati in formato compatibile con i principali software di Office Automation.
Dovrà essere prevista la possibilità di caricare direttamente a sistema flussi di dati mediante upload di
files – tracciato rispettanti gli standard attuali di riferimento (es. files .xml) e dovrà essere possibile
associare a ciascuna pratica virtuale (es. anagrafiche clienti/fornitori, fatture, ecc.) documenti
scansionati o prodotti dai più comuni applicativi di Office Automation.
ALTRI REQUISITI
Dovrà essere prevista la fornitura in modalità acquisto di un’unica licenza di utilizzo per illimitate
postazioni.
Dovrà essere garantita la migrazione di tutti i dati contenuti nei vari software ad oggi utilizzati agli
scopi dall’azienda, con riallineamento degli stessi alle nuove procedure. Ad installazione e collaudo
funzionale avvenuto, dovranno inoltre essere garantite un minimo di n° 4 giornate formative per
ciascuna delle 3 aree funzionali dell’azienda, da effettuarsi direttamente presso la sede di Siena Casa
SpA ed un minimo di ulteriori 40 ore di formazione ed affiancamento da effettuarsi on line in remoto.
Per quanto riguarda l’assistenza tecnica, dovrà essere tassativamente garantito il seguente servizio,
svolto da personale specializzato in relazione ai moduli operativi oggetto di intervento:

Mail Service desk e Service desk telefonico dedicati alla raccolta delle segnalazioni pervenute
ad opera del cliente. In particolare l’Assistenza Clienti dovrà essere raggiungibile nei giorni da
Lunedì al Venerdì per almeno 8 ore giornaliere.

Intervento risolutivo entro le 4 ore lavorative per malfunzionamenti bloccanti del sistema
(intera suite indisponibile agli utenti).

Intervento risolutivo entro le 24 ore lavorative per malfunzionamenti non bloccanti del
sistema (alcune funzionalità indisponibili agli utenti).
Ad intervento concluso dovrà essere consegnata all’azienda adeguata documentazione tecnica che
certifichi la risoluzione dei problemi segnalati.
In fase di coordinamento delle attività preposte all’avviamento del nuovo software, e fino ad avvenuto
collaudo dello stesso, l’impresa affidataria dovrà mettere a disposizione, per qualunque necessità
amministrativa/tecnico funzionale, le seguenti figure di riferimento:

Referente Tecnico di Progetto.

Referente Commerciale di Progetto.
Tali figure dovranno relazionarsi con i referenti interni individuati dall’azienda per ciascun
argomento.
Una volta a regime, dovranno essere garantiti gli aggiornamenti adeguativi del software alle nuove
scadenze e/o normative stabilita dai soggetti preposti affinché l’azienda possa adempiere in tempo
utile ai relativi impegni/obblighi.
Eventuali migliorie e personalizzazioni del software richieste dall’azienda in modalità extra canone di
assistenza annuale, dovranno essere formalizzate con apposito verbale sottoscritto da ambo le parti
che individui il piano delle attività, i team job interessati di entrambi i soggetti, i costi ed i relativi
tempi di completamento.
In virtù di quanto sopra, l’impresa proponente dovrà dichiarare il costo orario/giornaliero delle
proprie figure professionali per gli interventi eseguiti in sede e/o fuori sede.
Dovranno essere previsti incontri gratuiti a cadenza bimestrale con il personale referente di Siena
Casa per verificare l’andamento del rapporto e la necessità di eventuali approfondimenti. Al termine di
ciascun incontro dovrà essere sottoscritto apposito verbale e/o check list degli argomenti
trattati/segnalati.