ALLEGATO 7 - LINEE GUIDA SU COME REAGIRE

ALLEGATO 7 - LINEE GUIDA SU COME REAGIRE ALLE IRRUZIONI ALL'ALBA
1 Introduzione
Queste linee guida stabiliscono le procedure da osservare nel caso in cui Flint Group, le sue società
consociate o affiliate su cui ha controllo operativo ("Flint Group" o la "Società"), siano soggette ad
un'"irruzione all'alba" da parte delle autorità di esecuzione dell'antitrust. Nell'UE e negli USA, tali autorità
hanno il potere di eseguire ispezioni presso le sedi delle aziende e anche nelle abitazioni dei dipendenti
delle aziende indagate. Considerato il vasto ambito e i disturbi causati da tali irruzioni, la Società deve
essere preparata e avere in atto una procedura ben organizzata.
2 Ambito dei poteri di indagine
Nonostante il nome "incursione all'alba", le ispezioni si svolgono solitamente durante il normale orario
lavorativo. Sono eseguite da una squadra di funzionari, spesso accompagnati da ufficiali delle forze
dell'ordine. In genere, durano uno o due giorni e prevedono il diritto di accedere ai locali, ispezionare i
documenti e rivolgere domande al personale dirigente.
Le autorità possono:
- entrare in qualsiasi locale, terreno o mezzo di trasporto di proprietà oppure utilizzato dall'azienda;
- entrare in qualsiasi locale, terreno o mezzo di trasporto del personale (incluse le abitazioni), se vi è un
ragionevole sospetto che in quei locali siano conservati i libri contabili o altri documenti dell'azienda;
- esaminare i libri contabili e gli altri documenti dell'azienda, a prescindere dal loro supporto di
archiviazione;
- fare copie di estratti dei libri contabili e dei documenti dell'azienda;
- richiedere spiegazioni orali nella sede su fatti o documenti riguardanti la materia dell'ispezione;
- sigillare qualsiasi sede aziendale, i libri contabili o i registri.
Dopo un'indagine nella sede, le autorità possono anche richiedere di rispondere a domande scritte. I
Dipendenti non devono rispondere a eventuale corrispondenza ricevuta dalle autorità senza consultare
prima il Legal Department.
3 Le multe
Alle multe per violazione delle leggi sulla concorrenza, possono aggiungersi multe elevate per aver
rifiutato od ostacolato un'ispezione, per aver fornito materiale incompleto o risposte errate o fuorvianti o
per aver manomesso il sito di un'ispezione (ad es. rompere i sigilli di stanze o documenti protetti).
Pertanto, la Società deve fare il possibile per cooperare durante le ispezioni. D'altra parte, un
atteggiamento cooperativo può portare a riduzioni notevoli delle multe.
4 Il procedimento
In genere i funzionari dell'autorità si presentano di prima mattina, senza preavviso. Il numero di essi
dipende dall'indagine. Essi possono presentarsi anche in più sedi della Società contemporaneamente. I
funzionari si identificheranno e in genere chiederanno di poter parlare con un direttore o un dirigente
senior della Società.
5 Selecting a single spokesperson and contacting the Legal Department
La questione deve essere trattata con assoluta priorità dalla Società, meritando la precedenza su
qualsiasi altra attività. Occorre contattare immediatamente il Legal Department. Si dovrebbe designare un
singolo portavoce che rappresenti la Società. Idealmente, questa persona dovrebbe essere scelta fra i
dipendenti senior della sede e, possibilmente, non dovrebbe essere coinvolta nella materia dell'ispezione.
6 Documenti che autorizzano l'ispezione
I documenti che autorizzano l'ispezione presentati dalle autorità inquirenti devono essere esaminati in
dettaglio. Occorre verificare le informazioni contenute e accertare l'identità dei funzionari. Il Legal
Department della Società deve essere informato immeditatamente della materia dell'ispezione e di
eventuali discrepanze rilevate nei documenti presentati dai funzionari.
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7 Risposte dei Dipendenti durante un'indagine
Riservatezza: i Dipendenti devono comportarsi in modo calmo e cortese in ogni circostanza e non devono
parlare dell'ispezione con i colleghi o con persone esterne alla Società.
7.2 Contattare la persona rilevante: il Dipendente dovrebbe chiedere agli inquirenti di attendere alla
reception, dove non è conservato alcun documento o registro. Il Dipendente deve riconoscere l'urgenza
della questione e informare i funzionari che la Società intende cooperare. Li deve anche informare che la
persona da loro richiesta o un dirigente senior è stato contattato. Il Dipendente deve contattare per
telefono le seguenti persone, nel seguente ordine:
- qualsiasi persona richiesta espressamente dagli inquirenti e subito dopo,
- la prima persona raggiungibile del seguente elenco, nell'ordine:
La Società è anche tenuta a predisporre del personale appropriato per assistere gli ispettori, ad esempio
per consentire l'accesso alla rete informatica, ai computer, alle e-mail e all'hardware della Società (dischi
fissi, CD-ROM, DVD, chiavi USB, ecc.).
7.3 Mentre si attende l'arrivo dei consulenti legali: la Società ha il diritto alla presenza dei propri
consulenti legali, ma i funzionari non permetteranno che questo ostacoli la loro ispezione. Attenderanno
di solito da 30 a 45 minuti per l'arrivo dei consulenti legali, ma vorranno essere assicurati (e bisogna
rassicurarli) che nessun documento aziendale sarà rimosso o manomesso nel frattempo. In alcuni casi, i
Dipendenti potrebbero dover gestire l'ispezione (o per lo meno le prime fasi) in assenza, anche telefonica,
dei consulenti legali.
7.4 Dovere di cooperare: la Società ha il dovere di cooperare attivamente nelle ispezioni. Se i funzionari
decidono di procedere, non si deve impedire loro di farlo, anche se i consulenti legali non sono arrivati.
La Società deve agevolare l'ispezione e fornire ai funzionari l'accesso a documenti, uffici, armadi e/o
sistema informatico.
7.5 Altri dipendenti: i Dipendenti che non sono utili nel corso dell'indagine devono essere allontanati dai
locali in cui essa si svolge. Potrebbe essere consigliabile congedarli dal lavoro per la giornata. I
Dipendenti devono sapere che i funzionari potrebbero fare loro delle domande, ma che qualsiasi
domanda deve essere riferita al portavoce designato dalla Società.
7.6 Affiancare gli inquirenti: occorre designare una persona per "affiancare" ciascun funzionario, o gruppo
di funzionari, durante l'esame del materiale. L'affiancamento dei funzionari è un processo intensivo.
Idealmente, è il ruolo dei consulenti legali della Società. Tuttavia, se questi non sono presenti, per lo
meno all'inizio dell'indagine, il personale senior deve garantire l'affiancamento dei funzionari inquirenti.
Ciascun rappresentante legale e membro della Società che affianca gli inquirenti deve ricevere una copia
dei documenti che autorizzano l'ispezione.
7.7 Mantenere i record: chi affianca i funzionari deve mantenere un registro accurato dei file che hanno
esaminato, nonché dei nomi di ogni funzionario, dei consulenti legali esterni della Società, delle
tempistiche degli eventi chiave, degli uffici visitati, dei documenti esaminati e di ogni altra informazione
rilevante. Chi affianca deve prestare particolare attenzione ai termini di ricerca usati dai funzionari nelle
ricerche sul sistema IT e di qualsiasi documento da loro esaminato/sequestrato/copiato contrassegnato
come "riservato". Ove ci sia motivo di sospettare che un documento è riservato, chi affianca il funzionario
deve comunicarlo subito al funzionario e richiedere che tale documento sia separato e sigillato in una
busta fino a che non sarà appurato il suo stato. La persona deve anche informare immediatamente il
Legal Department e il portavoce della Società.
7.8 Copie: i funzionari sono autorizzati a fare delle copie dei documenti e la Società deve mettere a
disposizione i dispositivi di copia. Occorre sempre fare tre copie: una per il funzionario, una per la Società
e una per il consulente esterno. Normalmente, l'autorità produrrà un inventario della documentazione che
è stata copiata. Nondimeno, i Dipendenti dovrebbero mantenere un elenco di tali documenti ad uso della
Società. Al termine dell'ispezione, i funzionari devono firmare un inventario delle copie e dei documenti
che hanno prelevato.
7.9 Domande orali durante l'ispezione: tutte le interviste condotte dai funzionari devono essere registrate
o annotate in dettaglio dalle persone che li affiancano. Un funzionario può chiedere a un rappresentante
o membro del personale di fornire spiegazioni su fatti o documenti riguardanti la materia dell'ispezione. I
Dipendenti dovrebbero chiedere agli ispettori di riferire qualsiasi domanda al rappresentante senior della
Società designato dalla medesima per fornire risposte. Se il funzionario insiste rivolgendosi a un altro
Dipendente presente, occorre spiegare al funzionario che tale persona non è autorizzata a parlare a nome
della Società.
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Se un funzionario chiede una spiegazione sul momento e il Dipendente non è certo, il Dipendente deve
esprimere il proprio dubbio al funzionario e chiedere di potersi consultare sulla domanda. Oppure, il
Dipendente potrebbe non essere in grado di rispondere perché la domanda riguarda una materia di cui
non è a conoscenza. In tal caso, il Dipendente deve spiegare di non essere a conoscenza della risposta e
chiedere al funzionario di attendere l'arrivo dei consulenti legali.
8 Dopo l'irruzione
8.1 Qualsiasi altra informazione rilevante individuata dovrebbe essere comunicata ai consulenti legali (ad
es., l'identità di altre aziende ispezionate; perché è stata fatta l'irruzione all'alba; se gli inquirenti hanno
intenzione di ritornare il giorno dopo).
8.2 Non appena possibile dopo l'irruzione, il Legal Department dovrà coordinare una seduta di "debriefing"
cui tutti i membri della Società coinvolti nell'irruzione all'alba devono partecipare. In particolare, sarà
importante accertare:
-
di cosa l'autorità è venuta a conoscenza durante l'ispezione;
-
quali sono l'oggetto e l'identità probabili della materia dell'ispezione (chi altro è coinvolto/per quali
prodotti e mercati/aree geografiche/clienti specifici o la concorrenza?);
-
i termini chiave usati dall'autorità per ricercare i documenti nel sistema informatico;
-
se i documenti selezionati, come riferito da chi ha affiancato gli inquirenti, sono stati separati e
conservarti in buste sigillate e se tali documenti sono stati visionati o copiati dai funzionari;
-
quale sarà la possibile procedura futura; e
-
le eventuali misure da adottare per tutelare la posizione della Società (ad esempio, cercare
testimonianze da persone rilevanti nella Società o all'esterno; raccogliere prove che dimostrano
l'esistenza di spiegazioni innocenti per materie che l'autorità considera una violazione ecc. nonché
valutare la richiesta di "clemenza" ovvero l'immunità o riduzione delle multe).
9. Queste Linee guida supportano la Politica antitrust (la "Politica"). Come nel caso delle altre parti della
Politica, nessun Dipendente della Società ha l'autorità, conferita dalla Società o altrimenti, di agire in
modo difforme dalle presenti Linee guida e dalle leggi antitrust.
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