reengineering processi

Reengineering processi
Strategia dell’intervento
La strategia dell’intervento si articolala intorno ai seguenti punti:
•
effettuare una mappatura del processo esistente (rilevazione AS IS),
utilizzando il metodo del Value Steam Mapping , al fine di:
o individuare le attività svolte e le loro connessioni reciproche,
o articolarle in sottoprocessi operativi e processi di supporto,
o individuare gli indicatori di performance (KPI) ed i principali drivers di costo,
o definire le risorse consumate in ognuna delle attività fondamentali,
o descrivere le responsabilità dei ruoli sulle varie attività,
o individuare le caratteristiche delle attività operative e di quelle informative,
o descrivere i flussi input-output, i vincoli ed i meccanismi operativi,
o individuare le attività a non valore.
•
Individuare le aree critiche e le relative proposte di miglioramento/cambiamento
(progettazione TO BE). Queste dovrebbero in particolare focalizzarsi su:
o eliminazione delle attività a non valore e sui recuperi di efficienza
(riduzione diretta dei costi),
o ri-progettazione e razionalizzazione delle attività fondamentali del
processo,
o individuazione di sottoprocessi discreti che si possano sottoporre ad analisi
“make or buy”, consentendo una comparazione dei costi interni ed esterni.
Tale attività di analisi richiederà di valorizzare quanto già presente in azienda (politiche
aziendali, studi precedenti, procedure interne, iniziative in corso) e dovrà essere condotta
con il più ampio coinvolgimento possibile del personale, al fine di facilitare la fase di
implementazione.
Descrizione dell’intervento
Fase 1: Impostazione del progetto
•
Costituzione di un Comitato Guida, con lo scopo di presidiare il conseguimento
degli obiettivi posti, allocare le risorse necessarie, monitorare le fasi di
svolgimento del progetto, valutare le proposte emerse dal gruppo di lavoro.
•
Costituzione di un Gruppo di Lavoro, con lo scopo di effettuare la fase di
analisi e di individuare le aree di criticità e le possibili soluzioni, descrivere la
mappa dei processi ed elaborare la documentazione di supporto necessaria,
predisporre i reports.
•
lncontro iniziale del Comitato Guida per la pianificazione delle attività, la
definizione dei limiti del processo oggetto di analisi, la definizione degli
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indicatori di prestazione per monitorare il processo, e l’organizzazione del kickoff meeting;
•
Kick-off meeting del Core Team per pianificare le fasi di lavoro e le attività
operative, individuare le milestone del progetto, definire i momenti di lavoro di
gruppo, condividere la metodologia di mappatura e gli strumenti di descrizione e
rappresentazione dei processi.
Il collegamento e la comunicazione tra il Comitato Guida ed il Core Team viene garantito
dai ruoli del Capo Progetto e della Consulenza (che sono presenti in entrambi) oltre che
dai momenti formali di presentazione e valutazione dei risultati ottenuti durante le
principali fasi del progetto
Fase 2: Analisi del processo (AS IS)
L’analisi del processo verrà condotta con la metodologia “Value Stream Mapping” e dovrà
descrivere i seguenti elementi:
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•
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•
Flusso delle informazioni
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Caratteristiche salienti delle attività (tra cui i costi)
Flusso dei materiali
Attività di pianificazione e controllo
Attività del flusso operativo (tra cui suddivisione delle attività in “a valore” e “a
non valore”)
Tempi di attesa e Value Added Ratio (VAR)
Tali elementi saranno descritti secondo la sequenza:
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Descrizione del sottoprocesso iniziale di ricevimento delle richieste dei clienti
•
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Descrizione delle attività operative (modalità, risorse, tempi)
Descrizione delle attività “informative” (in particolare di pianificazione e
controllo)
Sistematizzazione complessiva del processo.
La descrizione verrà fatta secondo i passi:
o Analisi documentale (procedure esistenti, politiche aziendali,
documentazione organizzativa)
o Interviste individuali alle persone coinvolte nel processo (secondo una
check list strutturata)
o Incontri periodici del gruppo di lavoro per la sistematizzazione ed il
controllo di quanto mappato.
L’Output di tale fase sarà:
1. la mappa del processo secondo il metodo Value Stream Mapping, articolato in
sottoprocessi e processi di supporto, dettaglio delle attività, risorse per attività
(costi),
2. la diagnosi delle criticità e dei problemi, identificati in ordine di priorità, con
evidenziazione delle cause primarie.
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Al termine della fase verrà fatta una presentazione al Comitato Guida per l’allineamento.
Il Comitato dovrà definire le linee guida per la riprogettazione.
Fase 3: Ridisegno del processo (TO BE)
A partire dalla mappa del processo, dalla lista delle criticità validate e dalle linee guida di
progettazione definite dal Comitato Guida, il Gruppo di Lavoro si riunirà in una serie di
workshop per individuare le ipotesi di intervento e proporre le soluzioni di miglioramento.
I criteri principali di ridisegno potranno essere i seguenti:
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•
eliminazione delle attività a non valore
•
individuazione anche per i sottoprocessi discreti, non legati cioè a competenze
chiave, delle opportune soluzioni di recupero di efficienza,
•
valutazione di eventuali recuperi di efficienza .
riprogettazione delle attività a valore per migliorarne le prestazioni rispetto agli
obiettivi stabiliti (significa valutare possibili azioni di razionalizzazione,
semplificazione, automazione, integrazione/accorpamento, esternalizzazione),
Per ciascuna delle proposte/soluzioni di miglioramento individuate saranno valutati dal
Gruppo di Lavoro gli impatti sulla struttura organizzativa e stimati i benefici attesi.
Periodicamente dovranno essere organizzati incontri con il Comitato Guida per la verifica
delle opzioni di ridisegno che emergono dal lavoro del gruppo.
L’output di tale fase sarà composto da:
1. la nuova mappa del processo contenente le proposte di eliminazione delle attività
a “non valore” e la riprogettazione delle attività chiave,
2. la valutazione dei recuperi di efficienza possibili e di risparmio economico,
3. la classificazione delle soluzioni proposte in termini di dimensioni del
cambiamento.
Ruolo di Festo
In considerazione della tipologia e complessità del progetto, FESTO Consulenza e
Formazione propone un Team professionale di consulenti senior in grado di
supportare l’azienda (ed in particolare il Capo Progetto) sia dal punto di vista
organizzativo-metodologico e sia da quello operativo-elaborativo nelle diverse fasi del
progetto:
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nella fase di impostazione con il Comitato Guida ed il Core Team partecipando
alle riunioni di lancio e suggerendo la metodologia di lavoro più idonea,
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nella fase di analisi operativa del processo supportando il Gruppo di Lavoro
negli incontri dedicati alla sistematizzazione delle informazioni raccolte, alla
diagnosi della situazione rilevata ed alla descrizione della mappa,
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nelle fasi di presentazione e discussione dei risultati con il Comitato Guida
partecipando alla predisposizione dei reports ed alla gestione delle riunioni,
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nella fase di ridisegno ed individuazione delle soluzioni possibili nell’ambito
delle riunioni/workshop di lavoro programmate con il Gruppo di Progetto.
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