pianifichiamo per guadagnare tempo e denaro

RISORSE UMANE
organizzazione
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PIANIFICHIAMO PER GUADAGNARE
TEMPO E DENARO
SOMMARIO
Quando si lavora l’impressione è che il tempo sia insufficiente per portare a termine
tutte le attività da svolgere. Ci sono sempre priorità ed urgenze che impongono un
ritmo diverso rispetto alla consuetudine: il risultato è che restiamo in ufficio più di
quanto dovremmo con ripercussioni nella sfera della vita privata. Spesso si rischia
addirittura di capovolgere la sequenza: lavorare per vivere o vivere per lavorare; le
giornate diventano, in questo modo, molto lunghe e si ha la sensazione di lavorare
per la quantità a discapito della qualità. Ma quantità quasi mai è qualità: dunque, è
necessario trovare il modo con cui gestire il proprio tempo rispettando gli impegni e
il processo del lavoro, tenendo conto dei diversi livelli di difficoltà.
Alcuni compiti sono altamente concettuali e richiedono maggiore tempo, capacità di
concentrazione ed energia; altri, invece, hanno un contenuto più operativo e possono
essere affrontati con maggiore celerità. Ciò che bisogna chiedersi è se esiste un modo
efficace per definire le priorità e per gestire il tempo in modo tale da evitare che la
prestazione diventi eccessivamente strutturata e definita, dimenticando che il lavoro
ha una dimensione umana che deve sempre essere coscientemente osservata per far
crescere l’impresa nel lungo termine.
• SCHEMA DI SINTESI
• CHIARIMENTI
SCHEMA DI SINTESI
ð
• Più rapido raggiungimento degli
obiettivi.
• Risparmio di tempo da dedicare a
compiti importanti.
• Visione d’insieme delle attività.
• Minore stress.
• Maggiore capacità di previsione.
ð
• Le attività devono essere elencate per ordine di
importanza al fine di attribuire le priorità.
• Bisogna segnare in qualche modo che l’attività
è stata portata a termine e che non è più nel
planning.
• Si deve distinguere ciò che è importante da ciò
che è urgente.
ð
• Operativamente si dovrebbe subito
svolgere il lavoro urgente e poi dedicarsi a tutto il resto. Ma spesso
appare che tutto abbia il carattere
dell’urgenza e della priorità.
• Definito il livello bisogna concentrarsi su quali compiti eseguire.
URGENZE
ð
• Devono essere temporanee e devono presentarsi in modo straordinario rispetto al normale ciclo
lavorativo.
• Le parole d’ordine dovrebbero sempre essere:
organizzare e pianificare il lavoro per essere efficienti.
ð
Tuttavia spesso l’eccezione si trasforma in prassi.
TEORIA
DEGLI
APPUNTAMENTI
ð
Per poterlo rispettare, prima l’impegno deve essere preso con sé stessi e solo successivamente
con gli altri.
ð
Permette di focalizzarsi sulle reali esigenze della produttività aziendale e
tralasciare quelle inappropriate.
ð
Spesso la delega ci aiuta a focalizzarci su fattori
importanti del nostro lavoro, permettendo di far
crescere le altre risorse.
ð
In ogni caso, significa focalizzarsi sulle
priorità e tralasciare compiti che saranno assunti come responsabilità da
altri.
TIME PLANNING
E VANTAGGI
PRIORITÀ
DELEGA
ð
• Permette di redigere un piano di lavoro e una
tabella dei tempi di esecuzione.
• In particolare bisogna darsi una scadenza, dei
tempi entro cui completare il lavoro.
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organizzazione
CHIARIMENTI
GESTIAMO IL TEMPO
• Metodo
• Piano con precisi obiettivi.
• Programmazione del tempo funzionale alla meta.
• Scala di priorità delle attività.
• Capacità di azione anziché di reazione.
• Vantaggi
• Più rapido raggiungimento degli obiettivi.
• Risparmio di tempo da dedicare a compiti importanti.
• Visione d’insieme delle attività.
• Minore stress.
• Maggiore capacità di previsione e di controllo dei risultati.
Griglia della decisione
Classificazione ABC
ATTIVITÀ E AZIONI
SELEZIONARE
7 REGOLE BASE
Programmare
uguale
guadagnare
tempo
• Inutili
• Possiamo scartarle senza che ciò provochi inconvenienti.
• Esterne
• Esulano dalle competenze di chi le svolge.
• Ripetitive
• Si ripresentano periodicamente ad intervalli regolari.
• Impreviste
• Non si conoscono, se non all’ultimo momento.
• Chiave
• Concretizzano la missione essenziale della funzione e portano alla realizzazione dell’80% dei risultati attesi.
• Attività
ripetitive
• Standardizzare al massimo senza reinventarle di continuo.
• Attività
complesse
• Suddividere le attività complesse in attività elementari più semplici.
• Adattare il grado di precisione all’importanza del problema.
• Iniziare sempre dalle attività più difficili e lasciare le più semplici al
termine della giornata.
• Riservarsi tempo per le attività urgenti ed importanti.
• Attenzione al criterio di opportunità che può talvolta diventare priorità.
• Ritmi
di lavoro
• Organizzare l’impiego del tempo in funzione dell’impegno:
.. ore attive e febbrili;
.. ore tranquille e laboriose;
.. ore di riposo e impegno.
• Sapersi
programmare
• Significa “dedicare tempo” alla gestione del proprio tempo; programmare
il proprio tempo per “risparmiare tempo”.
Eliminare
Selezionare
• Consuntivare
“una tantum” • Registrare ciò che si fa per alcuni giorni e, così facendo, prendere coscienil proprio
za della buona o cattiva gestione del proprio tempo.
tempo
• Prendere bene • Fare colloqui di 10 minuti, ma in modo mirato.
la mira prima • Fissare in anticipo con l’interlocutore l’argomento, il tempo a disposiziodi premere
ne e rispettare i termini. A fine giornata sarà aumentato il numero degli
incontri.
• Saper dire
di “no”
• Decidere quando non ci siamo per nessuno.
• Scegliere quali attività riusciremo a svolgere.
• Scegliere quali scadenze riusciremo a mantenere.
• Applicare
• Concentrarsi su poche attività essenziali.
il principio
• Spesso se si impiega in modo strategicamente corretto il 20% del tempo,
di Pareto/Juran si ottiene un 80% di risultati.
“L. 80/20”
• Si avrà la sensazione di riuscire a fare tutto ciò che è importante senza
essere travolti dagli eventi.
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RATIOSoluzioni
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• Fare le cose
programmate
ed importanti
• Difendiamo la salute dall’aggressione delle attività non programmate ed
urgenti.
• All’azienda non serve un imprenditore stanco, sotto stress, perennemente in ansia.
• Essere
efficienti
• Esserlo prima di • Si eviterà in tal modo la degradazione dell’efficienza
tutto noi, anche del sistema, si sarà d’esempio agli altri, sarà garantita
se non lo sono gli la produttività della quota parte che dipende da ognualtri.
no di noi.
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