supporto tecnico - Condominio Mobi

SUPPORTO TECNICO
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ALCUNE PREMESSE SULLA GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI
Il programma di gestione condominio prevede nella registrazione delle spese la possibilità di acquisire il
documento in formato digitale entrando nella sezione “Archivio digitale”.
L’acquisizione può essere contestuale alla
registrazione della spesa o anche successiva
richiamando la registrazione.
E’ opportuno prima di iniziare l’acquisizione dei
documenti, selezionare il formato di scansione da
adottare (suggeriamo il formato PDF perché
universale e multi pagina) da
“Utilità/Configurazione/Impostazioni scanner”.
Dalla stessa schermata è possibile definire la
risoluzione ed i colori (Toni di grigio e 300DPI sono
generalmente ottimali per documenti tipo fatture e scontrini). Possiamo comunque attivare anche la
funzione “Richiedi impostazioni scanner prima della scansione” in modo da poter cambiare queste
impostazioni al momento di fare la scansione.
Da questa schermata è anche possible fare i test di lettura codice a barre, stampando il barcode tramite il
pulsante “Test stampa” e verificando se la lettura avviene correttamente premendo il pulsante “Test lettura”
L’acquisizione del documento è possibile nei formati PDF,
TIFF, GIF, JPEG, PNG, BMP; è prevista la possibilità di
acquisire documenti di più pagine e, se il documento è già
disponibile in formato grafico o nei formati Excel, Word,
OpenOffice, di importarlo direttamente.
In qualunque momento dalla sezione “Archivio digitale” della
spesa in questione, visualizzare e stampare una copia del
documento originale.
Pensate quindi al vantaggio anche solo in assemblea ad
esempio nel poter visualizzare un qualunque documento di
spesa a richiesta con un semplice click di mouse !!!
Introdotte queste funzionalità di base, vediamo ora le
funzionalità avanzate previste dalla GESTIONE DIGITALE DEI
DOCUMENTI.
GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI
Il programma di gestione condominio prevede una
sofisticata gestione digitale dei documenti che ti
permette di catalogare in modo ottimale i documenti
dei condomini amministrati in modo da poter accedere
in un click alla registrazione di spesa ed al documento
digitale.
Attivando questa funzione su
(Utilità/Configurazione/Gestione digitale documenti),
al momento di registrazione della fattura verrà
automaticamente stampata una etichetta con codice a
barre e numerico da applicare sul documento.
L'etichetta può essere stampata su carta semplice
oppure su stampanti etichettatrici (i ns. test sono stati
effettuati su una stampante Dymo Labelwriter 400
Turbo ed etichette cod. 11355 Multi Purpose Labels).
Importante: per utilizzare le stampanti Dymo è necessario attivare la
qualità di stampa “Barcodes and Graphics” nel pannello della stampante
(Pannello di controllo/Stampanti) in caso contrario la stampa avverrà in
bassa qualità, non sufficiente per alcuni lettori e scanner per leggere il
barcode. Anche nel caso in cui si utilizzino stampanti diversi dalla Dymo,
controllare sempre se la stampante prevede nelle proprietà una qualità
specifica per la stampa dei codici a barre.
E’ inoltre necessario, se si utilizzano le etichette cod.11355,
impostare la stampa Orizzontale nel layout di stampa.
Applicare quindi l’etichetta sul documento.
Utilizzo di altre stampanti etichettatrici
Si possono naturalmente utilizzare altri tipi di stampanti per stampare l’etichetta del barcode, i passaggi da effettuare
per configurarla correttamente sono:
1) Impostare nel driver della stampante (Pannello di controllo/Stampanti, Proprietà stampante) il formato di
etichetta che si sta utilizzando ed attivare la massima risoluzione di stampa consentita in modo che il barcode
sia leggibile da qualunque scanner.
2) All’interno del programma di condominio,in Utilità/Configurazione/Gestione digitale documenti, selezionare
“Stampa etichetta su etichettatrice” e selezionare la stampante in questione. Il programma adotterà
automaticamente come formato etichetta quello reimpostato nelle proprietà della stampante.
3) Attivate il flag per la stampa del barcode su fatture pagate e/o fatture da pagare
FUNZIONAMENTO E VANTAGGI DELLA GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI
L’applicazione dell’etichetta sul documento di spesa presenta molteplici vantaggi:
- PAGAMENTO E VISUALIZZAZIONE ISTANTANEA DELLA FATTURA:
è possibile in qualunque momento richiamare la
registrazione relativa al documento di spesa
semplicemente chiamando “Inserimenti/Pagamento
o visualizzazione fatture tramite codice a barre o
numerico” e passando il lettore di barcode
sull’etichetta applicata sul documento, oppure
digitando il codice numerico dell’etichetta oppure
ancora inserendo il documento nello scanner e
premendo il pulsante “Lettura barcode da scanner”.
Se la fattura è impagata è possibile effettuare subito il pagamento.
-
ACQUISIZIONE DIFFERITA DEL DOCUMENTO TRAMITE SCANNER:
Generalmente gli amministratori che desiderano gestire i documenti in formato digitale effettuano la
scannerizzazione del documento direttamente al momento in cui questo viene registrato (es. si
registra la fattura in contabilità e contestualmente si effettua anche la scansione del documento).
Questa procedura non è però ottimale per lo studio di amministrazione medio-grande per il quale ai
fini organizzativi è preferibile una soluzione che permetta di registrare anzitutto i documenti di spesa
ed in un momento successivo (per esempio a fine giornata) effettuare l’acquisizione di tutti i
documenti relativi tramite scanner.
Con la gestione digitale dei documenti è possibile differire l'acquisizione tramite scanner del
documento di spesa. L'acquisizione potrà essere fatta automaticamente da "Utilità/Acquisizione
differita". Lo scanner deve disporre di un caricatore di fogli per utilizzare questa funzione.
L’etichetta con il barcode deve essere sempre applicata sul documento orizzontalmente ed il
documento deve essere acquisito in verticale altrimenti la lettura potrebbe non essere
possibile.
I documenti acquisiti sono elencati in un elenco a video (esportabile anche su Excel) una volta
acquisiti e possono anche essere visualizzati. Per ciascun documento sarà evidenziato il
condominio, la gestione, il numero fattura, il fornitore, la data di registrazione, la descrizione e
l’importo. L’importazione in contabilità avverrà premendo il pulsante “Trasferisci documenti in
contabilità”
Lo scanner leggerà automaticamente il codice a barre riportato sul documento e lo collegherà alla
spesa registrata.
-
ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA:
Disponendo di una firma digitale è possibile eliminare completamente i documenti cartacei. Se non
si dispone di una firma digitale propria è comunque possibile adottare quella inclusa in programmi di
archiviazione sostitutiva di terze parti (es. Arxivar) per i quali il programma di gestione condominio
prevede un’interfaccia attivabile selezionando “Non stampare l’etichetta ma genera un flusso di
interscambio dati” da Utilità/Configurazione/Gestione digitale documenti” in questo modo, al
momento di inserire la registrazione di spesa, non sarà più stampata un’etichetta dal programma di
gestione condominio ma si occuperà di tutto il programma di terze parti.
SCANNER SUGGERITI PER L’ARCHIVIAZIONE DIGITALE
E’ possibile effettuare l’archiviazione ottica dei documenti con qualunque scanner che supporti lo standard
TWAIN. La maggior parte degli scanner presenti sul mercato supporta in tutto o in parte questo standard.
Gli scanner suggeriti sono:
- CANON SERIE DR (utilizzabile anche con Arxivar)
- FUJITSU SERIE FI (utilizzabile anche con Arxivar)
Le stampanti suggerite sono:
- ZEBRA (tutti i modelli) (utilizzabile anche con Arxivar)
- DYMO LABELWRITER (utilizzabile solo con PIGC)
Cordiali saluti e buon lavoro.
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