Piano fattibilità telelavoro

COMUNE DI FOLIGNO
Provincia di
PERUGIA
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5.7 SERVIZIO - RISORSE UMANE
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Informativa
Alla Giunta
OGGETTO: Piano di fattibilità per l'introduzione del telelavoro.
Si sottopone alla Giunta il seguente Piano di Fattibilità per l’introduzione del
telelavoro, come previsto dal Piano triennale di azioni positive. Si specifica che lo
stesso è stato presentato dal Servizio Risorse Umane al Dirigente di Area ed al
Segretario generale in data 30 dicembre scorso.
PIANO DI FATTIBILITA’ PER L’INTRODUZIONE DEL
TELELAVORO
PREMESSA
L’art. 9, comma 7, del D.L. 18 ottobre 2012 n. 179, convertito con
modificazioni in Legge 17 dicembre 2012 n. 221, prevede che le
amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, comma 2, del D.Lgs. n.
165/2001, pubblichino sul proprio sito web lo stato di attuazione del “Piano
per l’utilizzo del telelavoro” nella propria organizzazione, in cui identificano
le modalità di realizzazione e le eventuali attività per cui non è possibile
l’utilizzo del telelavoro.
La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della misurazione e
valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili.
Il presente studio non vuole costituire un mero adempimento legislativo.
L’Amministrazione comunale ha adottato precisi indirizzi verso la
sperimentazione di questa particolare modalità lavorativa: il Piano
triennale per le azioni positive e, di conseguenza, il piano dettagliato degli
obiettivi la includono fra gli strumenti per l’attuazione dei principi di pari
opportunità tra i lavoratori e le lavoratrici. Di recente, anche la
contrattazione decentrata ha disciplinato gli aspetti dell’istituto di propria
competenza.
L’analisi di fattibilità all’introduzione del Telelavoro, come strumento
organizzativo e gestionale, può essere utile per rivedere e/o introdurre:
il miglioramento della qualità della vita del lavoratore/lavoratrice che ha
maggiori opportunità di conciliare le esigenze familiari e/o personali con
l’impegno lavorativo, permettendo al dipendente di lavorare a tempo
pieno anziché a part-time;
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una maggiore razionalizzazione nell’organizzazione del lavoro,
realizzando economie di gestione: maggiore flessibilità, riduzione di
costi fissi e spese di manutenzione/funzionamento;
un rafforzamento della “cultura del risultato”, dando più importanza
all’oggetto ed alla qualità della prestazione lavorativa anziché
all’aspetto formale della presenza in ufficio;
perseguire la necessità di mantenere in servizio lavoratori esperti che
potrebbero dimettersi o collocarsi in aspettativa per motivi di salute o di
famiglia;
costruire una rete aziendale che consenta ai lavoratori remoti di
condividere archivi e procedure, valorizzando l’applicazione delle
tecnologie informatiche;
per la società in generale, l’incremento in termini di benefici ambientali.
1. Riferimenti normativi
Art. 4 legge 16 giugno 1998, n. 191
D.P.R. 8 marzo 1999, n. 70
Accordo quadro nazionale sul telelavoro nelle pubbliche
amministrazioni, in attuazione delle disposizioni contenute nell’art. 4,
comma 3, della legge 16 giugno 1998, n. 191 (CCNQ 23.3.2000)
Art. 1 C.C.N.L. 14-9-2000
Art. 21 C.C.D.I. aziendale 10-9-2013
Delibera A.I.P.A. n. 16/2001 del 31 maggio 2001
2. Definizioni
Il telelavoro è una modalità di prestazione di lavoro svolta da un/una
dipendente in un qualsiasi luogo ritenuto idoneo (esterno alla sede di
lavoro) dove la prestazione sia tecnicamente possibile. E’ caratterizzato dal
supporto di tecnologie informatiche, che consentano il collegamento con
l’Amministrazione di appartenenza. In tal modo il telelavoro non determina
l’instaurazione di un diverso rapporto lavorativo, ma si caratterizza quale
particolare opportunità organizzativa e di sperimentazione sociale in
risposta a problematiche ed esigenze ormai non più eludibili della vita
socio-economica. (Art. 2 DPR 70/1999)
La postazione di telelavoro è un sistema tecnologico costituito da
apparecchiature e programmi informatici che consentono lo svolgimento di
attività di telelavoro; essa deve essere messa a disposizione, installata,
collaudata, mantenuta a cura e a spese dell’Amministrazione. I
collegamenti telematici e la linea telefonica devono essere attivati a cura e
a spese dell’Amministrazione.
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La postazione di telelavoro deve avere le caratteristiche ergonomiche
previste dalla normativa vigente, da realizzarsi anche mediante
l’acquisizione di strumentazioni ed arredi ad hoc che garantiscano non solo
i principi ergonomici ma anche la compatibilità con gli spazi delle abitazioni
nel caso di telelavoro domiciliare. La postazione di lavoro può essere
utilizzata esclusivamente per le attività inerenti al rapporto di lavoro.
3. Obiettivi generali
L’obiettivo del presente Piano è quello di valutare:
1. quali siano, nell’attuale organizzazione, le attività comunali
telelavorabili;
2. analizzare i costi e benefici del ricorso al telelavoro per tali attività
;
3. sulla base di queste analisi, valutare l’opportunità e la sostenibilità
di una sperimentazione del telelavoro;
4. In caso positivo, definire i criteri per la formulazione,
l’approvazione e la verifica dei progetti.
4. Misure organizzative
(Entro febbraio 2014: nomina gruppo di lavoro. Entro Aprile 2014: definizione
criteri per l’analisi).
I criteri per l’analisi di contesto e costi-benefici saranno definiti da un
apposito Gruppo di Lavoro, nominato dalla Giunta Comunale con le
modalità previste dall’art. 22 del ROUS ed approvati con provvedimento
della Giunta comunale.
4. Analisi di contesto
(da completarsi entro Agosto 2014 a cura di ciascuna Area)
L’obiettivo è quello di rilevare l’interesse dei dipendenti all’introduzione del
telelavoro, di valutare le possibili ricadute positive per l’Ente e di
individuare le attività telelavorabili.
Per poter predisporre un progetto di telelavoro sarà necessario effettuare
un’analisi delle modalità organizzative e di “controllo” del lavoro adottate,
dei modelli di comunicazione in uso all’interno dell’Ente, dei supporti
tecnologici utilizzati, del sistema di relazioni interpersonali e tra unità
organizzative.
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Per individuare le attività telelavorabili sarà necessario tener conto:
1. di una serie di indicatori di carattere oggettivo, quali per esempio:
il livello di digitalizzazione dei documenti, dei processi comunicativi e
decisionali, anche in relazione alla sua migliorabilità;
la modalità di svolgimento delle attività (front-office vs back-office) e
il grado e le modalità di interscambio con l’utenza esterna;
il livello di utilizzo di strumenti informatici in relazione al contenuto
dell’attività lavorativa;
la ricorrenza di situazioni organizzative aventi carattere di urgenza
nella gestione di un processo;
il grado di interscambio relazionale con i colleghi più prossimi e con
la dirigenza;
il grado di necessità di effettiva compresenza fisica degli addetti di
un processo;
il grado di standardizzazione del processo;
modalità e criteri di valutazione del rispetto dei carichi di lavoro
assegnati;
2. di una serie indicatori di carattere professionale riferiti alle competenze
e caratteristiche che si ritiene debbano essere possedute dal personale che
potrebbe svolgere attività telelavorabili, quali per esempio:
la capacità di lavorare in autonomia per conseguire gli obiettivi
assegnati;
la capacità di gestione del tempo;
la capacità di valutare criticamente il proprio operato e i risultati
raggiunti;
le competenze informatiche;
la capacità di far fronte in autonomia agli imprevisti;
la disponibilità espressa dai dipendenti interessati.
Una volta definita la soglia minima per poter definire la telelavorabilità
telelavorabilità,, la
griglia di verifica elaborata dal gruppo di lavoro sarà quindi applicata sia ai
processi amministrativi in senso verticale,
verticale, per individuare fasi
procedimentali di interesse, che alle attività dei singoli servizi ed unità
operative considerate soggettivamente rispetto ai compiti ad essi affidati,
valutati orizzontalmente nella loro globalità.
Analisi “costi/benefici” del progetto di Telelavoro
(da completarsi entro dicembre 2014)
Ciascuna delle attività individuata come telelavorabile sarà sottoposta ad
una valutazione costi-benefici.
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COSTI
A titolo esemplificativo, saranno oggetto di valutazione:
i costi connessi all’installazione e manutenzione delle postazioni di
lavoro (comprensivi di eventuali costi di adeguamento alla normativa
sulla sicurezza dei luoghi di lavoro), nonché alle linee telefoniche e di
trasmissione dati;
i costi connessi alla modifica delle piattaforme informatiche per
consentire l’operatività delle procedure da postazione remota e per
consentire l’accesso ai dati del PC d’ufficio (web access, cloud
computing);
le spese per l’estensione delle polizze assicurative a copertura di
danni alle attrezzature telematiche in dotazione del lavoratore e di
danni a cose o persone (compresi i familiari del lavoratore) derivanti
dall’uso delle stesse;
le spese per la formazione;
i rimborsi delle spese sostenute dal lavoratore per consumi
energetici e telefonici, ecc.;
BENEFICI
Per la valutazione dei benefici si procederà, ad esempio, alla verifica:
della riduzione delle assenze (per permessi brevi, ecc.),
dell’incremento delle richieste di rientro al tempo pieno del
personale che attualmente svolge l’attività lavorativa a tempo
parziale,
del risparmio sulla spesa per i buoni pasto,
della riduzione degli spazi destinati al lavoro in sede e, quindi, delle
relative spese;
dell’aumento della produttività;
del miglioramento dell’organizzazione del lavoro per raggiungere un
più elevato benessere organizzativo e dell’ottimizzazione dei tempi
di lavoro.
L’analisi costi – benefici dovrà essere formulata su scala triennale,
triennale, in
termini numerici, con una valutazione comprensiva, laddove possibile, delle
esternalità, sia positive che negative. L’eventuale saldo positivo dovrà
essere almeno pari, rispetto al totale dei costi, al tasso di aumento naturale
della produttività del personale atteso nel triennio, espresso come riduzione
dell’organico e delle spese ad invarianza dei servizi erogati alla collettività.
Redazione dei progetti sperimentali
(da completarsi entro giugno 2015)
In presenza di attività che avranno superato positivamente sia l’analisi
della telelavorabilità che quella costi-benefici, i servizi di gestione del
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personale predisporranno gli schemi di atto per la conseguente modifica
del rapporto di lavoro, basati sui seguenti criteri:
criteri per la scelta dei lavoratori, qualora non automaticamente
derivante dalla struttura organizzativa o dalle competenze
procedimentali;
volontarietà della scelta del dipendente;
reversibilità al lavoro in sede;
pari opportunità con i lavoratori in sede;
reperibilità giornaliera prestabilita.
Per ciascuna delle attività che avranno superato positivamente sia l’analisi
della telelavorabilità che quella costi-benefici, il ricorso al Telelavoro sarà
preceduto dall’approvazione di un progetto – adottato in via sperimentale che indichi:
le attività interessate;
le tecnologie utilizzate;
le tipologie professionali ed il numero massimo di dipendenti di cui
si prevede il coinvolgimento;
tempi e modalità di realizzazione;
modalità di verifica dell’orario di lavoro e di reperibilità del
lavoratore, rientri in sede, criteri di verifica della prestazione a
distanza;
modalità di verifica e aggiornamento dello stato di avanzamento del
progetto;
tipologia, durata e risorse degli interventi di formazione e
aggiornamento (art. 3 DPR 70/1999);
i requisiti della postazione;
le modalità di connessione, le tecniche di identificazione a
autenticazione;
le modalità e la periodicità delle verifiche di sicurezza;
modalità di gestione e conservazione dei documenti informatici;
modalità di scambio dei documenti con l’amministrazione;
tempi e modalità delle verifiche tecniche delle prestazioni di
telelavoro, aspetti relativi alla sicurezza dei dati personali, modalità
di ripristino delle apparecchiature in caso di guasti e anomalie
(delibera AIPA),
modalità di accesso alle attrezzature da parte degli addetti alla
manutenzione, del RSPP e da parte del delegato alla sicurezza.
Il progetto sarà approvato dal dirigente dell’area nel cui ambito si
intendono avviare forme di telelavoro, d’intesa con il responsabile dei
Sistemi Informatici, sulla base di uno schema predisposto dal Gruppo di
Lavoro.
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Formazione dei lavoratori ed avvio della Sperimentazione
(da completarsi entro settembre 2015)
Prima dell’avvio della fase di sperimentazione, si predisporrà un piano
formativo, con interventi mirati ai telelavoratori, ai loro colleghi ed ai
dirigenti.
Per quanto riguarda il personale in telelavoro, le attività formative si
concentreranno su:
la sicurezza informatica ed il trattamento dei dati;
eventuale potenziamento delle conoscenze informatiche, anche con
riferimento alla risoluzione di piccoli problemi hardware;
competenze legate alla gestione del tempo e programmazione delle
attività.
Per quanto riguarda colleghi e dirigenti e/o responsabili, la formazione
dovrà invece concentrarsi sulla comunicazione e sulla gestione a distanza
dei processi di lavoro.
La fase di sperimentazione durerà al massimo sei mesi (la durata effettiva
sarà fissata nel progetto) e non sarà soggetta a rinnovo tacito. Al termine
della sperimentazione, i lavoratori coinvolti rientreranno in ogni caso a
svolgere in sede la propria attività lavorativa, fino a conclusione della fase
di valutazione dei risultati da parte dell’amministrazione.
Risultati attesi e valutazione della sperimentazione
(da completarsi entro giugno 2016)
I risultati attesi dalla sperimentazione del progetto di Telelavoro sono:
incremento della produttività grazie alla flessibilità dei tempi di
lavoro e alla maggiore autonomia organizzativa nelle attività svolte;
miglioramento della qualità delle pratiche trattate attraverso la
riduzione delle interruzioni proprie del lavoro in ufficio;
riduzione delle assenze dal servizio per motivi personali, stante la
maggiore opportunità per il telelavoratore di conciliare le esigenze
familiari con l’impegno lavorativo;
grado di soddisfazione del lavoratore ed aumento del benessere
organizzativo;
razionalizzazione della organizzazione del lavoro e la conseguente
realizzazione di economie di gestione.
Alla luce degli esiti raggiunti dal progetto sperimentale di Telelavoro,
l’Amministrazione valuterà l’opportunità e la sostenibilità del passaggio
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dalla fase sperimentale alla
nell’organizzazione comunale.
istituzionalizzazione
del
Telelavoro