argo-presenze - Argo Software
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ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE ARGO-PRESENZE Versione Light Manuale d’uso Vers 1.0 Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 1 2 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE PRESENTAZIONE PRESENTAZIONE Indice 0. Presentazione 1. Sequenza di lavoro consigliata per una prima installazione 2. Accesso al programma 2.1. Modifica codice di sicurezza 2.2. Cambio anno di lavoro 3. Gestione anagrafe 3.1. Ricerca di un dipendente 3.2. Inserimento di un nuovo dipendente 3.3. Modifica di un dipendente 3.4. Cancellazione di un dipendente 3.5. Modifica per gruppo 3.6. Stampa dell’anagrafe 4. Gestione gruppi 4.1. Nuovo gruppo 4.2. Modifica gruppo 4.3. Cancella gruppo 4.4. Cerca i gruppi di un Dipendente 4.5. Copia di un gruppo 4.6. Elementi di un gruppo 5. Giustificazioni 5.1. Creazione di una nuova giustificazione 5.2. Ricerca di una giustificazione 5.3. Modifica di una giustificazione 5.4. Cancellazione di una giustificazione 5.5. Stampa di un gruppo di giustificazioni 6. Elaborazione Timbrature 6.1. Input dei parametri di elaborazione 6.2. Cartella “Mesi dell’Anno” 6.3. Cartella “Giorni del Mese” 6.4. Cartella “Timbrature e giustificazioni del giorno” 6.5. Cartella “Totali del giorno” 7. 8. 9. 10. 11. 6.6. Cartella “Totali del mese” 6.7. Cartella “Totali dell’anno” 6.8. Stampe Scarico dei Terminali 7.1. Terminali GONG 7.2. Terminali EMK Tabelle 8.1. Configurazione dei Terminali 8.2. Causali 8.3. Flessibilità 8.4. Orari di lavoro 8.5. Turni Settimanali 8.6. Calendario delle festività 8.7. Giustificativi 8.8. Definizioni di Presenza 8.9. Calcoli Personalizzati 8.10. Contatori di Timbrature 8.11. Contatori di Giustificazioni Gestione Anni Cancellazione timbrature duplicate Importazione anagrafe dal Presenze DOS Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 3 4 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE PRESENTAZIONE 0. PRESENTAZIONE Il software ARGO-PRESENZE-LIGHT gestisce in modo funzionale il problema della rilevazione delle presenze dallo scarico delle timbrature dei terminali, all’elaborazione degli orari effettuati da ciascun dipendente, fino alla stampa dei tabulati. Il sistema è facilmente adattabile alle regole di timbratura di qualsiasi utente e permette di personalizzare i calcoli secondo le proprie esigenze. Consente altresì di creare più orari diversi, ciascuno dei quali può essere associato ad un dipendente che abbia orari di lavoro diversi in differenti periodi dell’anno. L’orario di un dipendente consiste in una serie di timbrature previste nel corso di un giorno per tutti i giorni della settimana. PRESENTAZIONE 1. SEQUENZA DI LAVORO CONSIGLIATA PER UNA PRIMA INSTALLAZIONE Quando il programma è stato appena installato, può essere difficoltoso trovare la giusta sequenza per inserire la grossa mole di parametri iniziali. Per questa ragione si presenta qui di seguito una sequenza consigliata. Inserire i dipendenti in anagrafe: Gli elementi dell’anagrafe possono essere già inseriti in questa fase. I campi di Orario di Lavoro, di Definizione di Presenza possono essere lasciati, in questa fase, al loro valore di default, per essere poi modificati in seguito. Definire le Causali: Conviene intanto definire le causali di tipo ordinario, per potere così definire dopo anche gli orari di lavoro. Se si Oltre alle timbrature previste ci sono quelle non previste: ha già chiaro quali sono le causali di permessi o di extra lavoro, o di • Permessi missione necessarie, si possono già inserire subito, altrimenti possono • Extra Lavoro essere inserite con comodo successivamente. • Missioni Definire le flessibilità: E’ necessario definire tutte le flessibilità di Ogni timbratura prevista consiste in un orario in cui ci si ingresso e di uscita, necessarie alla definizione successiva degli orari aspetta che il dipendente entri o esca e quindi passi il suo badge nel di lavoro. rilevatore, più alcuni attributi come la flessibilità e la causale di Definire gli orari di lavoro: Avendo già definito le causali e gli orari di timbratura. lavoro, è possibile definire gli orari principali che dovranno essere associati ai dipendenti. Eventuali orari secondari possono essere inseriti con comodo successivamente. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 5 6 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA PRESENTAZIONE 2. ACCESSO AL PROGRAMMA Definire il Calendario delle festività: Occorre definire le festività Dopo aver installato il programma è possibile mandarlo in esecuzione dell’anno in corso. attivando l’icona in figura, sul desktop del computer. Definire i Giustificativi: La definizione dei giustificativi principali serve dopo a poter creare le Definizioni di Presenza necessarie. Eventuali altri giustificativi possono essere creati successivamente. Creare le Definizioni di Presenza: Normalmente è sufficiente una sola Quando il programma è appena installato, la password è disabilitata, e Definizione Di Presenza, ma è possibile crearne più di una, se per si apre direttamente l’ambiente di lavoro. esempio si vuole differenziare il modo di calcolare la presenza dei dipendenti da quella dei dirigenti. Aggiornamento anagrafe: Avendo ora creato gli orari, i calendari e le definizioni di presenza, è possibile associare a ciascun dipendente, in anagrafe, i propri parametri, utilizzando la “Modifica per gruppi”. Definire la configurazione dei terminali: Occorre inserire lo schema dei terminali interrogabili dal computer. Altri parametri, come i Calcoli Personalizzati o i Contatori, possono essere inseriti con comodo successivamente. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 7 8 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 2.2 Cambio anno di lavoro 2.1 Modifica del codice di sicurezza Il programma lavora su un singolo anno per volta, scelto tra quelli che Questa funzione permette all’Operatore di modificare la password di sono già stati creati. (Vedi il capitolo Gestione Anni). La scelta sicurezza riempendo i campi che si trovano nell’apposita finestra di dell’anno corrente di lavoro viene fatta tramite questa procedura, che dialogo. Tale finestra viene richiamata attivando la voce di menu viene attivata mediante la voce di menu “Servizi\Cambia anno di “Servizi\Modifica codice di sicurezza”. lavoro”. Si apre la finestra “Scelta dell’Anno di Lavoro” su cui appare la Nel campo CODICE ATTUALE si inserisce il codice attuale; nel campo lista degli anni disponibili. Si seleziona l’anno voluto e si preme il tasto NUOVO CODICE si deve indicare il nuovo codice e nel campo OK per confermare. Da questo momento l’anno corrente di lavoro è CONFERMA CODICE ripetere il nuovo codice. Quindi cliccare su OK. quello selezionato. Per disabilitare il codice di sicurezza, basta non digitare nulla nei campi NUOVO CODICE e CONFERMA CODICE. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 9 10 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 3. GESTIONE ANAGRAFE 3.1 Ricerca di un dipendente La procedura Anagrafe consente all’Operatore di gestire l’anagrafe dei E’ possibile cercare un dipendente attivando la voce di menu dipendenti. “Servizi\cerca un dipendente”. Si apre la finestra “Elenco Dipendenti”. La finestra “Anagrafe Dipendenti” si apre attivando la voce di menu “Anagrafe\Dipendenti”. su cui è possibile richiamare un insieme di nomi aventi le stesse iniziali e confermare la ricerca premendo il tasto OK. Una volta confermato, il cursore della lista si sposta sul nome voluto e si apre la finestra di modifica. 3.2 Inserimento di un nuovo dipendente. Tale finestra contiene la lista di tutti i dipendenti definiti fino a quel E’ possibile inserire un nuovo dipendente attivando la voce di menu momento. E’ possibile ordinare la lista premendo il tasto che “Servizi\Nuovo dipendente”, o premendo il tasto costituisce il titolo di ciascun campo. tasto INS. Si apre la finestra “Nuovo dipendente”. , o premendo il Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 11 12 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA E’ anche possibile inserire o modificare città e/o stati esteri. Una volta riempiti i campi della finestra si prema il tasto OK per confermare l’inserimento. DATA DI NASCITA: Campo obbligatorio SESSO: Campo obbligatorio. I campi che caratterizzano la definizione di un dipendente sono i CODICE FISCALE: Campo obbligatorio. E possibile calcolare il codice seguenti: . COGNOME: Campo obbligatorio. fiscale automaticamente premendo il tasto NOME: Campo obbligatorio. INDIRIZZO: Campo facoltativo. COMUNE DI NASCITA: Campo obbligatorio. Questo campo non è COMUNE DI RESIDENZA: Campo facoltativo. E’ possibile cercare la editabile direttamente, ma occorre richiamare la finestra di ricerca città premendo il tasto tramite il tasto tasto . La finestra di ricerca consente cercare una città a , o copiare il comune di nascita premendo il . partire dalle sue iniziali, e/o dalla sua provincia di appartenenza. TELEFONO1: Campo facoltativo. Il tasto CERCA visualizza la lista delle città filtrate. TELEFONO2: Campo facoltativo. Il tasto OK conferma la scelta della città. DEFINIZIONE DI PRESENZA: Campo obbligatorio. La definizione di presenza rappresenta il modo in cui si calcola la presenza per il Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 13 14 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA dipendente. (Vedi Definizioni di Presenza). Il valore di default è 3.4 Cancellazione di un dipendente. [standard] ed è dato dalla somma di tutte le causali tranne i permessi Per cancellare un dipendente occorre selezionare la sua riga nella personali, e di tutti i giustificativi. lista e poi premere il tasto ORARIO ATTUALE: Campo obbligatorio. E’ l’orario, scelto tra quelli “Servizi\cancella dipendente”, o premere il tasto DEL. definiti dall’Operatore, e rappresenta l’orario settimanale di lavoro IMPORTANTE: La cancellazione di un dipendente è irreversibile e assegnato al dipendente. Il valore di default è [vuoto] e rappresenta un cancella tutte le informazioni ad esso associate. Viene richiesta una orario settimanale che non ha alcun orario previsto. doppia conferma di cancellazione, ed occorre confermarle entrambe BADGE: Campo obbligatorio. In questo campo si inserisce il numero per completare l’operazione. , o attivare la voce di menu di badge assegnato al dipendente. RISERVA: Campo facoltativo. E’ un ulteriore numero di badge che è 3.5 Modifica per gruppo possibile assegnare ad un dipendente, da usare nel caso di Nel caso in cui si vuole applicare una modifica ad un gruppo di assegnazione temporanea di un badge di riserva. dipendenti, è conveniente usare questa funzione. Per richiamare la finestra di “Modifica anagrafica per gruppo” occorre attivare la voce di 3.3 Modifica di un dipendente. menu “Servizi\Modifica per gruppo”. Per modificare i campi di un dipendente occorre selezionare la sua riga nella lista e poi effettuare un doppio click, o premere il tasto ,o attivare la voce di menu “Servizi\modifica dipendente”, o premere il tasto M. Si apre la finestra “Modifica dipendente” su cui è possibile effettuare le modifiche. Si vede l’inserimento di un nuovo dipendente per il significato dei campi. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 15 16 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA E’ possibile selezionare uno dei gruppi definiti dall’Operatore, o tutto il 4. GESTIONE DEI GRUPPI personale. La lista delle persone richieste appare nel riquadro E’ possibile associare in uno o più gruppi, i dipendenti dell’anagrafe. “Elementi del gruppo”, ed è possibile selezionare o deselezionare La creazione dei gruppi è comoda se viene fatta su insiemi omogenei alcuni di essi cliccando sulla corrispondente riga. di dipendenti, per esempio quelli di un ufficio, o quelli che hanno lo I campi che si vogliono modificare, devono essere attivati mediante il stesso orario. E’ possibile inserire un dipendente in più gruppi. corrispondente campo di spunta, ed il valore scelto sarà applicato a Per richiamare la finestra di “Gestione gruppi” occorre premere, nel tutti i dipendenti selezionati della lista. menu principale dell’Operatore, il bottone di menu Il tasto OK conferma la modifica. voce “Anagrafe\Gruppi”. , o attivare la 3.6 Stampa dell’anagrafe Premendo il tasto , o attivando al voce di menu “Stampe\stampa” si apre la finestra di stampa che contiene l’intera anagrafe. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 17 18 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Questa finestra è suddivisa in due cartelle: La lista dei “GRUPPI”, e tasto M, o attivare la voce di menu “Servizi\Modifica gruppo”, o fare un quella dei “DIPENDENTI” associati a ciascun gruppo. doppio click sulla riga. Si apre la finestra di “Modifica gruppo” su cui è possibile modificare il nome e la descrizione. 4.1 Nuovo gruppo Il tasto OK conferma la modifica.. Per creare un nuovo gruppo occorre attivare la cartella “Gruppi”, e poi Si noti che la modifica riguarda solo il nome e la descrizione, ma non , o il tasto INS, o attivare la voce di menu la lista dei dipendenti associati. Per questa operazione si veda il premere il bottone “Servizi\Nuovo gruppo”. Si apre la finestra di “Nuovo gruppo” su cui è paragrafo “Elementi di un gruppo”. possibile inserire il nome e la descrizione. 4.3 Cancella gruppo Per cancellare un gruppo occorre selezionarlo nella cartella “Gruppi”, e poi premere il bottone , o il tasto CANC, o attivare la voce di menu “Servizi\Cancella gruppo”. 4.4 Cerca i gruppi di un dipendente Il tasto OK conferma l’inserimento. Può essere necessario sapere a quali gruppi appartiene un Si noti che è stato solo creato un nuovo gruppo, ma ad esso non è dipendente. Per effettuare questa operazione occorre attivare la voce stato associato alcun dipendente. Per questa operazione si veda il di menu “Servizi\Cerca un dipendente”, che fa aprire la finestra “Cerca paragrafo “Elementi di un gruppo”. i gruppi di un dipendente”. Su questa si digitano, nel campo COGNOME, le iniziali del cognome 4.2 Modifica gruppo cercato, ed in corrispondenza si riempie la lista dei cognomi Per modificare il nome e la descrizione di un gruppo occorre corrispondenti. Selezionando nella lista il dipendente voluto, appare selezionarlo nella cartella “Gruppi”, e poi premere il bottone , o il nel riquadro “Gruppi”, la lista dei gruppi cui esso appartiene. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 19 20 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Una volta confermato il gruppo di provenienza, il programma chiede il nome e la descrizione del nuovo gruppo, proponendo i dati del vecchio. 4.5 Copia di un gruppo E’ possibile creare un gruppo copiandolo da uno esistente. Per richiamare la finestra di “Copia da un gruppo” occorre attivare la voce di menu “Servizi\Copia un gruppo”. Su questa finestra è possibile scegliere il gruppo da cui copiare. Si prema il tasto OK per confermare il gruppo di provenienza. Si digiti il nuovo nome e la nuova descrizione, e si prema il tasto OK per confermare. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 21 22 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 4.6 Elementi di un gruppo “Dipendenti”. Nel menu di questa cartella si prema il bottone Per visualizzare gli elementi di un gruppo, occorre selezionarlo nella tasto INS, o si attivi la voce “Servizi\Inserisci un elemento del gruppo”. cartella “Gruppi”, e poi attivare la cartella “Dipendenti”. Si apre la finestra “Elenco dipendenti”. , o il Digitando le iniziali del cognome nel campo COGNOME, appare la lista dei dipendenti corrispondenti. Se si seleziona una riga e si preme Su questa appare la lista dei dipendenti associati al gruppo corrente. il tasto AGGIUNGI, o si fa un doppio click sulla riga, il dipendente viene aggiunto alla lista nella finestra principale. Ripetendo questa 4.6.1 INSERIMENTO DI UN ELEMENTO IN GRUPPO Per inserire uno o più elementi in un gruppo occorre prima operazione più volte, si inseriscono tutti gli elementi voluti, e si preme il tasto ESCI per concludere l’inserimento. selezionarlo nella cartella “Gruppi”, e poi attivare la cartella Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 23 24 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 4.6.2 CANCELLAZIONE DI UN ELEMENTO DI UN GRUPPO Per cancellare un elemento di un gruppo, occorre selezionare il gruppo nella cartella “Gruppi” e poi attivare la cartella “Dipendenti” su cui si seleziona l’elemento da cancellare. Si prema il bottone , o il tasto CANC per effettuare la cancellazione. E’ possibile effettuare una cancellazione multipla usando i tasti CTRL+Click e SHIFT+Click. 4.6.3 COPIA SU UN ALTRO GRUPPO E’ possibile copiare gli elementi di un gruppo in un altro gruppo. Per effettuare questa operazione occorre selezionare il gruppo nella cartella “Gruppi” e poi attivare la cartella “Dipendenti” su cui si 4.6.4 MUOVI SU UN ALTRO GRUPPO selezionano tramite i tasti CTRL+Click e SHIFT+Click gli elementi da E’ possibile muovere gli elementi da un gruppo ad un altro gruppo. Per copiare. Attivando in questa cartella la voce di menu “Servizi\Copia su effettuare questa operazione occorre selezionare il gruppo nella un altro gruppo” si apre la finestra “Scelta del gruppo” su cui è cartella “Gruppi” e poi attivare la cartella “Dipendenti” su cui si possibile scegliere il gruppo destinazione su cui copiare gli elementi selezionano tramite i tasti CTRL+Click e SHIFT+Click gli elementi da selezionati. muovere. Attivando in questa cartella la voce di menu “Servizi\Muovi Premendo il tasto OK si conferma l’operazione. su un altro gruppo” si apre la finestra “Scelta del gruppo” su cui è possibile scegliere il gruppo destinazione su cui muovere gli elementi selezionati. Premendo il tasto OK si conferma l’operazione. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 25 26 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 4.6.5 STAMPA DEGLI ELEMENTI DI UN GRUPPO 5. GIUSTIFICAZIONI Per stampare un gruppo occorre selezionare il gruppo nella cartella La gestione delle giustificazioni dei dipendenti è una delle attività “Gruppi” e poi attivare la cartella “Dipendenti”. Su questa si preme il principali degli Operatori. bottone , o si attiva la voce di menu “Stampe\Stampa” per effettuare la stampa. Per richiamare la finestra “Gestione giustificazioni” occorre premere nel menu principale dell’Operatore, il bottone , o attivare la voce “Giustificazioni”. La finestra si apre già in modalità di inserimento. Se si vogliono fare altre operazioni, si prema il tasto ESCI nella finestra di “Nuova giustificazione. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 27 28 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA DIPENDENTE: In questo riquadro è possibile scegliere se la 5.1 Creazione di una nuova giustificazione giustificazione da creare riguarda un singolo dipendente, o un gruppo, E’ possibile creare una nuova giustificazione per uno o più dipendenti, o tutti i dipendenti visibili dall’Operatore. e per uno o più giorni. GIUSTIFICATIVO: In questo campo si sceglie il giustificativo da Per effettuare questa operazione, si preme il bottone , o il tasto INS, associare alla giustificazione che si sta creando. o si attiva la voce di menu “Servizi\Nuova”. Si apre la finestra di “Nuova Giustificazione”. Una volta inseriti i parametri si preme il tasto OK per confermare l’operazione. Poiché le giustificazioni in uno stesso giorno, per lo stesso dipendente, non possono essere sovrapposte, il programma controlla appunto che non vi siano sovrapposizioni con giustificazioni già create, e se ne trova, non accetta l’operazione e visualizza una finestra stampabile in cui elenca le giustificazioni sovrapposte. Occorrerà modificare i parametri, o cancellare le giustificazioni precedenti, per effettuare nuovamente l’operazione. 5.2 Ricerca di una giustificazione Per visualizzare delle giustificazioni già esistenti, di un singolo o di un I campi necessari alla creazione della/delle giustificazioni sono i gruppo, per un periodo, occorre premere il bottone seguenti: attivare la voce di menu “Servizi\Cerca”. Si apre la finestra “Cerca DATA ED ORA: In questo riquadro è possibile inserire la data di inizio giustificazioni” sulla quale si possono fare le seguenti scelte: e di fine della giustificazione, l’orario di inizio e l’orario di fine. DATE: Le date di inizio e fine della ricerca, oppure se si attiva il campo , o il tasto C, o TUTTE, la ricerca avviene su tutte le giustificazioni memorizzate. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 29 30 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA DIPENDENTE: E’ possibile cercare le giustificazioni di un singolo Si apre la finestra di “Modifica Giustificazione” su cui è possibile dipendente, o di un gruppo, o di tutti i dipendenti. modificare gli orari di inizio e fine ed il giustificativo. GIUSTIFICATIVI: E’ possibile filtrare un solo tipo di giustificativo, o fare la ricerca su tutti. Dopo aver premuto il tasto OK, il programma controlla che la giustificazione modificata non sia sovrapposta ad un’altra precedente, nel qual caso visualizza la sovrapposizione su una apposita finestra, altrimenti effettua la modifica. 5.4 Cancellazione di una giustificazione E’ possibile cancellare una giustificazione selezionandola nella lista e Il tasto OK conferma l’operazione, e la lista delle giustificazioni trovate viene visualizzata sulla finestra principale. 5.3 Modifica di una giustificazione Dopo avere richiamato una o più giustificazioni mediante l’operazione di ricerca, è possibile modificarne una, selezionandola e premendo il bottone , o il tasto M, o attivando al voce di menu “Servizi\Modifica”, o facendo un doppio click sulla riga. poi premendo il bottone , o il tasto CANC, o attivando la voce di menu “Servizi\Cancella”. Se le giustificazioni da cancellare sono più di una, è possibile fare una selezione multipla, usando i tasti CTRL+Click e SHIFT+Click. 5.5 Stampa di un gruppo di giustificazioni Dopo aver richiamato un gruppo di giustificazioni, è possibile , o attivando la voce di menu stamparle premendo il bottone “Stampe\Stampa”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 31 32 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6. ELABORAZIONE TIMBRATURE completare l’apertura. Infatti premendo il tasto ESCI si chiude anche la La finestra di “Elaborazione delle timbrature” è certamente la più finestra principale. importante dell’intero programma, ed è quella in cui gli operatori lavorano per la maggior parte del loro tempo. In questa finestra l’Operatore effettua tutte le operazioni di correzione che servono a sistemare tutti gli errori e le mancanze, introdotti dal personale all’atto di timbrare. Inoltre può calcolare sia la presenza di ciascun dipendente, che la somma di tutte le causali e giustificativi utilizzati da ciascuno di essi. L’elaborazione può avvenire in due modi: per mese o per anno. Nel primo caso il tempo di elaborazione è molto più breve, ma è possibile vedere i calcoli relativi solo al mese elaborato. Nel secondo caso i tempi sono più lunghi, soprattutto la data corrente volge verso fine anno, in quanto vengono elaborati tutti i mesi da inizio anno, fino a quello corrente, ma il quadro è molto più ampio, e vengono visualizzati anche i calcoli che riguardano l’intero anno. La finestra di elaborazione viene richiamata, da menu principale dell’Operatore, premendo il bottone , o attivando la voce “Elaborazione”. Si apre la finestra di Elaborazione, che propone immediatamente l’input. E’ assolutamente necessario inserire i parametri di input, per Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 33 34 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.1 Input dei parametri di elaborazione minuti. La fase di elaborazione si può comunque seguire in una La finestra di input viene proposta automaticamente all’apertura della finestra che mostra sequenzialmente il dipendente che viene elaborato finestra di Elaborazione, o viene richiamata in seguito premendo il al momento ed il tempo (approssimativo) che manca alla fine del bottone , o attivando la voce di menu “Servizi\Elaborazione”. processo. Essa permette di scegliere i seguenti parametri: DIPENDENTI: E’ possibile scegliere un singolo dipendente, o un gruppo, o l’insieme completo dei dipendenti. PERIODO: Questo riquadro è importante. Si può scegliere un mese (al max quello attuale) dell’anno di lavoro. Questo mese è quello che L’elaborazione viene elaborato se non si abilita l’opzione “Da Inizio Anno”. Se invece integralmente ogni volta. questa opzione viene abilitata, l’elaborazione viene fatta per tutti i mesi Esistono due fasi principali di elaborazione: l’elaborazione di un mese che vanno da Gennaio al mese scelto, dell’anno di lavoro. Nel primo per un dipendente, e l’elaborazione di un anno per un dipendente. caso si parla di ELABORAZIONE PER MESE, mentre nel secondo Quando si elabora per anno, vengono effettuate prima le singole caso si parla di ELABORAZIONE PER ANNO. elaborazioni per mese per tutti i mesi da Gennaio fino al mese finale, e Premendo il tasto OK si da inizio all’elaborazione, che in base alla velocità del computer, al tipo di elaborazione, e al numero di dipendenti da è un processo completo, che viene ripetuto poi viene effettuata una elaborazione per anno che usa i risultati di tutte le precedenti elaborazioni per mese. elaborare può durare da alcuni secondi a parecchi Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 35 36 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Una elaborazione per mese ha come parametri un dipendente ed un 6.2 Cartella “mesi dell’anno” mese. Le fasi di questa elaborazione sono le seguenti: Questa cartella può avere due aspetti diversi, secondo che si sia fatta • Caricamento delle timbrature. una elaborazione per mese, o per anno. • Caricamento delle giustificazioni. Nel primo caso la cartella contiene un dipendente per riga, ed un • Caricamento del calendario degli orari per ciascuno dei giorni del giorno per colonna, mentre nel secondo caso contiene un dipendente mese in elaborazione. per riga ed un mese per colonna. • Associazione delle timbrature effettuate con le timbrature previste. Usando il mouse è possibile, rispettivamente nei due casi, cambiare • Controllo della copertura delle mancanze di presenza con le giorno e dipendente, o cambiare mese e dipendente. giustificazioni. • • Calcolo dei sub-totali, della presenza, dei calcoli personalizzati, 6.2.1 VISUALIZZAZIONE PER “MESE” dei contatori di ciascun giorno. In questo caso la cartella contiene un dipendente per riga, ed un Calcolo dei sub-totali, della presenza, dei calcoli personalizzati, giorno per colonna. Ciascun giorno è simboleggiato da un quadratino dei contatori del mese. che assume colori diversi, secondo la modalità di visualizzazione scelta. Completate le fasi di elaborazione per mese, viene effettuata Il tipo di visualizzazione può essere cambiato premendo i tasti l’elaborazione per anno che somma, se possibile, tutti i totali mensili contenuti dentro la cartella. del dipendente. VISUALIZZAZIONE DEGLI ERRORI Questo tipo di visualizzazione si Alla fine del processo tutti i dati vengono visualizzati sulla finestra ottiene premendo il tasto “ERRORI”. In questo caso il significato dei principale, dove sono distribuiti in più cartelle, secondo la tipologia. colori è il seguente: il “bianco” simboleggia un giorno in cui non ci sono errori di alcun tipo; il “blu” simboleggia un giorno in cui ci sono solo errori passanti; il rosso simboleggia un giorno in cui ci sono errori non passanti. In questo caso il giorno potrebbe contenere anche errori Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 37 38 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA passanti, che però perdono importanza rispetto a quelli non passanti. (si veda la cartella “Timbrature e giustificazioni del giorno” per il significato di errori passanti e non passanti) VISUALIZZAZIONE DEI PERMESSI: Questo tipo di visualizzazione si ottiene premendo il tasto “PERMESSI”. In questo caso l’obbiettivo è quello creare una mappa dei giorni in cui è stata utilizzata una causale VISUALIZZAZIONE DELLE GIUSTIFICAZIONI Questo tipo di di permesso. Esistono due tipi di causali di permesso: i permessi visualizzazione si ottiene premendo il tasto “GIUSTIFICAZIONI”. In personali e quelli per lavoro, quindi nello stesso giorno e per lo stesso questo caso nella cartella vengono visualizzati in verde i giorni in cui il dipendente può accadere che coesistano i due tipi. dipendente ha utilizzato una o più giustificazioni, mentre sono bianchi i Per questa ragione le colorazioni possibili del quadratino che giorni in cui non ci sono giustificazioni. simboleggia un giorno sono quattro: Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 39 40 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Bianco: Non ci sono permessi. Lavoro. Un giorno con questo tipo di timbratura viene contrassegnato Blu: Ci sono permessi per lavoro. in verde, altrimenti è bianco. Rosso: Ci sono permessi personali. Viola: Ci sono sia permessi per lavoro che permessi personali. VISUALIZZAZIONE DELLE MISSIONI: Questo tipo di visualizzazione si ottiene premendo il tasto “MISSIONI”. VISUALIZZAZIONE DEGLI EXTRA LAVORO: Questo tipo di Mediante questo tipo di visualizzazione è possibile vedere in quali visualizzazione si ottiene premendo il tasto “EXTRA LAVORO”. giorni sono state fatte delle timbrature con causale di tipo Missione. Mediante questo tipo di visualizzazione è possibile vedere in quali Un giorno con questo tipo di timbratura viene contrassegnato in verde, giorni sono state fatte delle timbrature con causale di tipo Extra altrimenti è bianco. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 41 42 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.2.2 VISUALIZZAZIONE PER “ANNO” Se l’elaborazione è stata fatta per anno, la cartella contiene la lista dei mesi da Gennaio fino al mese di elaborazione, per ciascun dipendente. Il rettangolo corrispondente a ciascun mese appare: Bianco: Il mese non contiene alcune errore. Blu: Almeno un giorno nel mese contiene un errore passante. Rosso: Almeno un giorno nel mese contiene un errore non passante. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 43 44 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.3 Cartella “giorni del mese” Blu: In questa cartella si può vedere con maggior dettaglio l’intero mese del Rosso: Giorno che contiene almeno un errore non passante. dipendente selezionato nella cartella “Mesi dell’anno”. I quadratini contenuti nel giorno, quando sono visibili simboleggiano: Giorno che contiene al massimo un errore passante. Quadratino rosso: Il giorno contiene almeno un permesso personale. Quadratino blu: Il giorno contiene almeno un permesso per lavoro. Quadratino grigio: Il giorno contiene almeno una missione. Quadratino marrone: Il giorno contiene almeno un extra lavoro. Quadratino celeste: Il giorno contiene almeno una giustificazione. Per selezionare il giorno corrente occorre cliccare sul riquadro corrispondente al giorno voluto. Ciascun giorno è simboleggiato da un rettangolo che contiene il numero che identifica il giorno, e cinque quadratini di diverso colore. Il rettangolo può assumere tre diversi colori: Nero: Giorno senza errori. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 45 46 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.4 Cartella “timbrature e giustificazioni del giorno” 6.4.1 RIQUADRO “MONITOR GRAFICO DELLE COMPONENTI DEL Questa cartella è quella che riassume il dettaglio di un giorno per un GIORNO” dipendente, ed è quella in cui l’Operatore effettua la maggior parte del Questo riquadro mostra, in modo grafico, tutte le componenti che suo lavoro. riguardano l’orario del giorno corrente del dipendente corrente, ed anche, in proporzioni ridotte, del giorno prima e del giorno dopo. All’interno del giorno ci possono essere più intervalli di presenza. All’inizio ed alla fine di ciascun intervallo viene disegnata la flessibilità associata. Sono anche riportati gli intervalli di giustificazione, e le timbrature Questa cartella è divisa in sei riquadri: attive. Queste sono contrassegnate da un numero sequenziale preceduto da una lettera: “O” per le timbrature ordinarie, “P” per i permessi, “X” per le timbrature di extra lavoro, “M” per le timbrature di missione. L’identificativo della timbratura viene riportato anche negli altri riquadri. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 47 48 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Nella parte inferiore del riquadro, vengono riportati gli intervalli di Nella seconda riga viene riportato l’orario associato a quel giorno, presenza o assenza effettuati con ciascuna delle causali o dei l’abilitazione agli extra lavoro e alle missioni (se l’abilitazione è quella giustificativi utilizzati dal dipendente nel giorno. Ovviamente tali di default associata all’orario, allora la “S” o la “N” appaiono normali, intervalli sono visibili solo se il giorno è calcolabile, ovvero se non ci altrimenti, se il valore è stato forzato dall’Operatore, allora e la “(S)” o sono errori non passanti. la “(N)” appaiono tra parentesi. Nell’intestazione appare anche, sulla destra, un quadrato: questo è 6.4.2 RIQUADRO “DETTAGLIO DELLE TIMBRATURE ASSOCIABILI” grigio se non ci sono errori, blu se ci sono solo errori passanti, rosso In questo riquadro sono riportate le timbrature previste, e le timbrature se ci sono errori non passanti. effettuate che possono essere associate ad esse. Il corpo del riquadro è suddiviso in righe, ciascuna delle quali è suddivisa in quattro colonne. La prima contiene un pallino: Questo non appare se la riga non contiene errori, è blu se la riga contiene un errore passante, è rosso se la riga contiene un errore non passante. Per vedere la descrizione dell’errore occorre cliccare sulla riga. Essa appare nel riquadro “Errori e commenti”. La seconda colonna contiene un simbolo grafico che simboleggia le L’intestazione è suddivisa i due righe. Nella prima sono riportati il nominativo del dipendente corrente ed il giorno corrente. Se questo giorno è festivo, viene aggiunta la scritta FESTIVO. caratteristiche dell’intervallo di presenza. Tale intervallo è diviso in due pezzi, uno per l’ingresso e l’altro per l’uscita. Ingresso: Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 49 50 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Uscita: del giorno”. La parte non tra parentesi è la timbratura reale effettuata Entrambi i simboli di ingresso e di uscita possono essere sormontati dal dipendente, caratterizzata dal verso (I o U), dall’orario di se l’intervallo è abilitato ai permessi per lavoro, da timbratura, dalla causale utilizzata e dal terminale in cui è stata fatta la da un pallino blu un pallino rosso se l’intervallo è abilitato ai permessi personali. Nel caso in cui la riga è associata ad una “Singola timbratura” prevista, il simbolo che appare nella colonna è timbratura (t1). Se l’operatore non ha fatto modifiche, la timbratura è solo questa, altrimenti è seguita dalla parte tra parentesi che contiene la modifica effettuata. Nel caso in cui la riga contenga una timbratura non ordinaria (permesso, extra lavoro, missione), questa colonna non contiene 6.4.2.1 Inserimento modifica e cancellazione delle timbrature Può capitare che un dipendente dimentichi di timbrare, o che sbagli il alcun simbolo. La terza colonna contiene il dettaglio della timbratura prevista. Tale dettaglio è costituito da una stringa del tipo “I-14.30-ORD1-FL1”. La prima lettera è una “I” o una “U” secondo che si tratti di un ingresso verso o la causale. Per questa ragione l’Operatore ha la possibilità di inserire delle timbrature, o di modificarle, o di cancellare eventuali timbrature non reali. o di una uscita. Il secondo parametro è l’orario in cui si prevede di Per INSERIRE una nuova timbratura si può premere il bottone timbrare. Il terzo parametro è la causale con cui si deve timbrare. Il fare un doppio click sulla riga dove manca la timbratura, o attivare la quarto parametro è la flessibilità associata alla timbratura. voce di menu “Servizi\Timbrature\Inserisci timbratura”, o premere il Nel caso in cui la riga contenga una timbratura non ordinaria tasto INS. Si apre la finestra “Nuova timbratura”. (permesso, extra lavoro, missione), questa colonna contiene la scritta “Perm.Pers.”, o “Perm.Lav.”, o “Extra Lav”, o “Missione”. La quarta colonna contiene la timbratura effettuata dal dipendente. Essa è una stringa del tipo “(O4) I-14.35-ORD1-t1(I-14.40-ORD1)”. Il primo parametro “(O4)” è il numero progressivo con cui viene identificata la timbratura nel riquadro “Monitor grafico delle componenti Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 51 52 ,o ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Su questa si può scegliere il verso, l’orario, la causale, ed inserire un cui era, e compaia associata ad un altro orario previsto, in un’altra eventuale commento. Premendo il tasto OK riga, o addirittura, finisca nel riquadro “Timbrature scartate”. Una la timbratura viene inserita, e viene rifatto nuovamente tutto il calcolo del giorno e del timbratura reale modificata viene visualizzata nel seguente modo: mese. Si noti che se la nuova timbratura non è associabile ad alcuna Parte reale + (Parte modificata) previsione, essa viene visualizzata nel riquadro “Timbrature scartate”. Per esempio I-08.03-ORD1(U-08.30-ORD1). Una timbratura inserita dall’Operatore viene visualizzata tra parentesi. Ai fini del calcolo conta la parte messa tra parentesi, ma non viene Es. (U-08.30-ORD1) perduta l’informazione relativa alla timbratura realmente fatta. L’Operatore può anche MODIFICARE una timbratura esistente. Per Una modifica particolare è quella che viene fatta premendo il bottone farlo, deve selezionare la riga corrispondente alla timbratura, e “CANCELLA PARTE MODIFICATA”. Se la timbratura non contiene premere il bottone , o fare un doppio click sulla riga, o premere il una parte reale, allora essa viene cancellata completamente (era una tasto M, o attivare la voce di menu “Servizi\Timbrature\Modifica timbratura inserita dall’Operatore, e quindi cancellabile), altrimenti timbratura”. Si apre la finestra “Modifica timbratura”. viene cancellata solo la parte modificata, lasciando intatta la parte reale. Una ultima operazione che si può fare su una timbratura, è quella della DISABILITAZIONE. Può accedere che, per errore, una timbratura venga fatta due volte, per cui una delle due deve essere disabilitata. Per farlo si deve selezionare la riga che la contiene, e poi premere il bottone Questa finestra mostra la parte reale della timbratura, e ne consente la modifica. Una volta premuto il tasto OK, il giorno viene ricalcolato, e vengono rifatte le associazioni. Ciò significa che, se la modifica non è , o il tasto D, o attivare la voce di menu “Servizi\Timbrature\Disabilita timbratura”. Una timbratura disabilitata viene considerata inesistente dal programma, e viene visualizzata nel riquadro “Timbrature disabilitate”. stata fatta bene, può accadere che la timbratura sparisca dalla riga in Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 53 54 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA IMPORTANTE: Qualsiasi modifica alle timbrature del giorno provoca FUNZIONI DEL PROGRAMMA Si apre la finestra “Fissa parametri del giorno”. la rielaborazione delle associazioni, e dei calcoli, per cui può modificare in modo significativo l’intera visualizzazione del giorno. 6.4.2.2 Modifica dell’orario e degli attributi di un giorno In questo ambiente, modificare l’orario del giorno corrente. Per farlo si deve attivare la voce di menu “Servizi\\Cambia Orario”. Si apre la finestra “Modifica orario del giorno” su cui si può scegliere il nuovo orario. Su questa è possibile scegliere una nuova definizione di presenza associata al giorno. Inoltre si possono abilitare o disabilitare gli extra lavoro, o le missioni. In questo caso queste vengono fissate dall’Operatore, ed appaiono tra parentesi nel titolo del riquadro. Il tasto OK conferma l’operazione, che viene seguita dal ricalcolo delle associazioni e degli orari, e dalla visualizzazione della nuova situazione. Dopo aver scelto l’orario, ed aver confermato con il tasto OK, il programma ricalcola le associazioni e gli orari, e visualizza la nuova 6.4.3 RIQUADRO “TIMBRATURE SCARTATE” situazione. Questo riquadro contiene la lista delle timbrature scartate, ovvero la Per cambiare gli attributi del giorno occorre attivare la voce di menu lista delle timbrature che non è stato possibile associare agli orari “Servizi\Cambia Parametri del giorno”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 55 56 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA previsti. Per esempio, vengono scartate le doppie timbrature, o quelle riquadro, e poi attivando la voce di menu “Servizi\Timbrature con verso errato. disabilitate\Abilita timbratura”, o premendo il tasto ALT+A. E’ possibile MODIFICARE una timbratura scartata, selezionandone la La timbratura rientra in gioco, e vengono rifatte le associazioni ed i riga e attivando la voce di menu “Servizi\Timbrature scartate\Modifica calcoli del giorno. timbratura”, o premendo il tasto CTRL+M, o La stessa operazione può essere fatta contemporaneamente per tutte facendo un doppio click sulla riga. le Si apre la finestra di “Modifica timbratura” identica a quella trattata “Servizi\Timbrature disabilitate\Abilita tutte”, o premendo il tasto sopra. La modifica genera un ricalcolo delle associazioni e dei totali. ALT+T. E’ inoltre possibile DISABILITARE una timbrature timbrature del riquadro attivando la voce di menu scartata, selezionandola, e poi attivando la voce di menu “Servizi\Timbrature 6.4.5 RIQUADRO “GIUSTIFICAZIONI” scartate\Disabilita timbratura”, o premendo il tasto CTRL+D. La Questo timbratura passa da questo riquadro al riquadro “Timbrature dall’operatore, nel giorno corrente. E’ possibile inserire, modificare, disabilitate”. cancellare le giustificazioni in questo riquadro, per il giorno corrente. riquadro contiene la lista delle giustificazioni inserite La stessa operazione può essere fatta per tutte le timbrature del Per INSERIRE una giustificazione occorre premere il bottone riquadro, (giallo), o il tasto SHIFT+INS, o attivare la voce di menu contemporaneamente, attivando la voce di menu “Servizi\Timbrature scartate\Disabilita tutte”, o premendo il tasto “Servizi\Giustificazioni\Nuova”. CTRL+T. giustificazione”, su cui si inseriscono gli orari ed il giustificativo. Si apre la finestra “Nuova 6.4.4 RIQUADRO “TIMBRATURE DISABILITATE” Questo riquadro contiene tutte le timbrature disabilitate dall’Operatore. E’ possibile abilitare nuovamente una timbratura, selezionandola nel Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 57 58 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA Alla conferma, mediante il tasto OK, viene inserita la giustificazione e vengono rifatte le associazioni ed i calcoli del giorno. Per MODIFICARE una giustificazione occorre selezionarla nel (giallo), o premere il tasto riquadro, e poi premere il bottone SHIFT+M, o fare un doppio click sulla riga, o attivare la voce di menu “Servizi\Giustificazioni\Modifica”. Sulla finestra “Modifica giustificazione” è possibile variare gli orari o il giustificativo. FUNZIONI DEL PROGRAMMA PRIMO GIORNO: “Servizi\Cambia giorno\Primo” GIORNO PREC.: “Servizi\Cambia giorno\Precedente” GIORNO SUCC.: “Servizi\Cambia giorno\Successivo” ULTIMOGIORNO: “Servizi\Cambia giorno\Ultimo” Per cambiare dipendente, tra il gruppo che è stato caricato, si possono usare i seguenti tasti o voci di menu: Per passare al dipendente precedente, si preme il bottone o si attiva la voce di menu “Servizi\Cambia dipendente\Precedente”, mentre per passare al dipendente successivo, si preme il bottone o si attiva la voce di menu “Servizi\Cambia dipendente\Successivo”. Alla conferma, mediante il tasto OK, viene modificata la giustificazione e vengono rifatte le associazioni ed i calcoli del giorno. Per CANCELLARE una giustificazione occorre selezionarla nel (giallo), o premere il tasto riquadro, e poi premere il bottone SHIFT+CANC, o attivare la voce di menu “Servizi\Giustificazioni\Cancella”. 6.4.6 CAMBIO GIORNO O DIPENDENTE CORRENTE Per cambiare giorno in questa cartella, si possono usare i seguenti tasti o voci di menu: Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 59 60 , ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.5 Cartella “totali del giorno” DETTAGLIO. In questo caso il riquadro mostra il modo in cui il valore Questa cartella contiene i totali delle causali e dei giustificativi utilizzati è stato calcolato. nel giorno. Il riquadro “Dati Generali”, mostra il valore assunto dai seguenti parametri: ORE PREVISTE: Quantità di ore di lavoro previste nel giorno. DEF. PRESENZA: Definizione di presenza associata al giorno. ORE PRESENZA: Quantità di ore calcolate nella presenza. DIFFERENZA RISPETTO ALLA PREVISIONE: Ore e minuti in eccesso o in difetto di presenza, rispetto alle ore previste. Ovviamente alcuni di questi valori non sono calcolabili se il giorno contiene degli errori. Il riquadro “Calcoli personalizzati” contiene la lista dei calcoli personalizzati definiti dall’Operatore. Ciascuno di essi è associato al valore assunto, se non ci sono errori nel giorno, altrimenti è “non Il riquadro “Dettaglio per Causali e Giustificativi” contiene la lista delle causali e dei giustificativi utilizzati nel giorno, ciascuno con il valore calcolato. Ovviamente se il giorno contiene degli errori, i totali non sono calcolabili, e la lista appare vuota. Ciascuna causale o giustificazione può essere vista in dettaglio premendo il tasto rilevabile”. L’Operatore ha la possibilità di gestire delle variazioni su ciascuna causale o giustificativo. Per INSERIRE UNA NUOVA VARIAZIONE occorre attivare la voce di menu “Servizi\Variazioni\Nuova variazione”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 61 62 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.6 Cartella “totali del mese” Questa cartella contiene i totali dell’intero mese corrente, del dipendente corrente. Nella finestra “Nuova variazione” si può scegliere la causale o il giustificativo su cui si vuole operare una variazione, ed il valore (positivo o negativo). Premendo il tasto OK la variazione diventa effettiva, ed i calcoli vengono rifatti. La lista delle variazioni definite nel giorno appare nel riquadro “Variazioni inserite dall’Operatore”. Per MODIFICARE UNA VARIAZIONE, occorre selezionarla nel riquadro, e poi fare un doppio click sulla riga, o attivare la voce di menu “Servizi\Variazioni\Modifica variazione”. Sulla finestra “Modifica variazione” si modificano i parametri voluti, e poi si preme il tasto OK. Per CANCELLARE UNA VARIAZIONE, occorre selezionarla nel riquadro, e poi attivare la voce di menu “Servizi\Variazioni\Cancella variazione”. Nel riquadro “Totali per Causali e giustificativi” si trova la lista delle causali e dei giustificativi utilizzate da dipendente nel mese, ciascuno con il valore assunto. Ovviamente tale valore non è calcolabile se c’è anche un solo giorno contenente errori, nel mese. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 63 64 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Il riquadro “Dati generali” contiene: Le ore previste nel mese, le ore di 6.7 Cartella “totali dell’anno” presenza effettuate nel mese (non calcolabili se ci sono errori nel Questa cartella è visibile solo se si è fatta una elaborazione per anno, mese), una eventuale variazione di presenza inserita dall’Operatore e contiene i totali dell’intero anno, fino al giorno attuale, per il (vedi sotto), le ore di presenza totale nel mese (presenza nel mese + dipendente corrente. Ovviamente, perché i calcoli siano effettuabili, variazione dell’Operatore), il riporto di presenza da inizio anno (valida occorre che tutti i giorni dell’anno, fino al giorno attuale, siano corretti. solo se è stata fatta una elaborazione per anno) e la somma delle ore di presenza totale con il riporto da inizio anno. Per inserire una variazione di presenza effettiva di mese, occorre attivare la voce di menu “Servizi\Variazione dell’Operatore”. Si apre la finestra “Variazione per un mese” Su questa si può digitare il valore della variazione ed un commento, e premere il tasto OK per la conferma. Infine nel riquadro “Valori calcolati” si trova la lista dei calcoli personalizzati, contatori di timbrature e contatori di giustificazioni, Nel caso in cui l’elaborazione per anno sia stata fatta fino ad un mese definite dall’Operatore. precedente a quello attuale, occorre che tutti i giorni dell’anno fino all’ultimo giorno del mese di elaborazione siano corretti. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 65 66 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA In questa cartella sono mostrati i totali di ciascuna causale e di inizio anno dell’anno successivo. Questa operazione si effettua ciascun giustificativo, nell’anno, le ore previste nell’anno, le ore di attivando la voce di menu “Servizi\Riporta all’anno successivo”. presenza nell’anno, le ore di presenza totale nell’anno (somma delle ore di presenza e del valore di presenza di inizio anno), e la differenza tra la presenza totale e le ore previste. Infine viene presentata la lista dei valori calcolati (calcoli personalizzati, contatori di timbrature e contatori di giustificazioni). Il valore di presenza di inizio anno è modificabile facendo un doppio click sulla sua riga o attivando la voce di menu “Servizi\Valori di inizio anno”. Si apre una finestra in cui appare la lista dei dipendenti del gruppo elaborato. Ciascuna riga appare in nero, con la possibilità di selezionarla, se l’intero anno è corretto, e quindi esiste il valore di ‘differenza nell’anno’ da riportare, altrimenti appare in grigio. Nella finestra “Modifica valore inizio anno” è possibile digitare il valore Si selezionano i nomi di cui si vuole riportare il valore di ‘differenza e premere il tasto OK. nell’anno’ e si preme il tasto OK. Tale valore rappresenta il riporto di presenza dall’anno precedente, o comunque un valore iniziale di presenza che viene sommato alla presenza dell’anno. Se l’anno successivo è già stato creato, è possibile riportare la differenza dell’anno all’anno successivo, fissandola nella presenza di Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 67 68 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.8 Stampe PERIODO: Se è stata fatta una elaborazione da inizio anno, si può Nell’ambiente di elaborazione è possibile fare tre tipi di stampe scegliere come periodo l’intero anno, altrimenti si può scegliere il diverse. mese corrente o l’anno corrente. Premendo il tasto STAMPA si conferma la stampa, che appare in 6.8.1 STAMPA “SOLO TIMBRATURE” preview nella finestra di stampa. Si preme il bottone Questo tipo di stampa riguarda le sole timbrature fatte dai dipendenti. stampa. per avviare la Si noti che vengono stampate solo le timbrature reali, e non quelle inserite dall’Operatore, ne le modifiche fatte da questi. Per fare questa stampa occorre attivare la voce di menu “Stampe\Stampa\Stampa solo timbrature”. Si apre una finestra su cui è possibile fare alcune scelte di stampa. GRUPPO: Si può scegliere di stampare tutto il gruppo o solo il dipendente corrente. SALTO PAGINA: Se si è scelto di stampare l’intero gruppo, si può inserire un salto pagina al cambio di dipendente. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 69 70 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.8.2 STAMPA CARTELLINO Questo tipo di stampa è quello che permette di dare a ciascun dipendente un cartellino riassuntivo del mese. Per fare questa stampa occorre attivare la voce di menu “Stampe\Stampa\Stampa cartellino”. Si apre una finestra su cui è possibile fare alcune scelte di stampa. e la lista dei totali per ciascuna causale e giustificativo, dei valori GRUPPO: Si può scegliere di stampare tutto il gruppo o solo il calcolati, e dei totali del mese. dipendente corrente. PERIODO: Si può scegliere di stampare tutti i mesi dell’anno (se si è fatta una elaborazione per anno) o solo il mese corrente. Premendo il tasto STAMPA si apre la finestra di preview, e si preme il bottone per avviare la stampa. Il cartellino si compone di due parti: La lista delle timbrature e delle giustificazioni utilizzate per ciascun giorno del mese corrente. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 71 72 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 6.8.3 STAMPA DETTAGLIATA GRUPPO: Si può scegliere se stampare il solo dipendente corrente, o Questo tipo di stampa permette di scegliere gli elementi da stampare. l’intero gruppo. Essa PERIODO: Si può scegliere se stampare solo il giorno corrente, o il viene richiamata attivando la voce di menu “Stampe\Stampa\Stampa dettagliata”. mese corrente, o l’anno (solo se si è fatta una elaborazione per anno). Si apre la finestra “Parametri di stampa” su cui è possibile definire gli FILTRO: E’ possibile filtrare i giorni da stampare in base agli errori elementi da stampare. contenuti. Si può scegliere di stampare tutti i giorni del periodo scelto, o solo quelli che contengono errori (bloccanti o meno), o solo quelli che contengono almeno un errore bloccante. OPZIONI: E’ possibile definire i salti pagina voluti. Un giorno in dettaglio viene stampato come in figura: La corrispondenza tra un orario di timbratura prevista, e la timbratura effettivamente fatta viene visualizzata in questo modo: I-08.00-ORD1-FI1 => I-08.03-ORD1 se non ci sono modifiche. ELEMENTI DA STAMPARE: E’ possibile selezionare quali tra questi elementi si vuole stampare: Le timbrature del giorno, le giustificazioni del giorno, le variazioni dell’Operatore, nel giorno, i totali del giorno, i calcoli personalizzati ed i contatori, i totali del mese ed i totali dell’anno (solo se si è fatta una elaborazione per anno). I-08.00-ORD1-FI1 => I-08.03-ORD1(I-08-05-ORD1) se ci sono modifiche inserite dall’Operatore. Eventuali errori associati ad una timbratura, o ad una mancanza di essa, vengono segnalati in stampa con il simbolo E(n), dove n è un numero che identifica il tipo di errore. ERRORE DESCRIZIONE Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 73 74 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 1 Timbratura di ingresso fuori flessibilità 23 Ingresso timbrato fuori sequenza 2 Errore di matching. Contattare Argo Software 24 Timbratura di controllo prevista dentro intervallo di 3 Timbratura di uscita fuori flessibilità 4 Ingresso fuori relazione. Compensato automaticamente 5 Ingresso fuori relazione 6 Timbratura di controllo fuori flessibilità 26 Timbratura di permesso fuori sequenza 7 Timbratura di controllo mancante 27 Timbratura di permesso non abilitata 8 Timbratura di ingresso mancante 28 Timbratura di extra lavoro dentro orario di lavoro 9 Timbratura di uscita mancante 29 Fine elaborazione inattesa 10 Timbratura di extra lavoro non corrispondente 30 Uscita prevista fuori sequenza 11 Sequenza di timbrature di extra lavoro errata 31 Timbratura di missione dentro intervallo di permesso 12 Sequenza di timbrature di missione errata 32 Timbratura di extra lavoro dentro intervallo di permesso 13 Timbratura di missione non corrispondente 33 Timbratura di controllo prevista fuori sequenza 14 Uscita timbrata fuori sequenza 34 Timbratura di controllo timbrata fuori sequenza 15 Timbratura di permesso fuori orario di lavoro 16 Timbratura di missione fuori sequenza 17 Timbratura di missione non abilitata 18 Timbratura di extra lavoro non abilitata 6.8.4 LISTA ERRORI 19 Timbratura di extra lavoro fuori sequenza Questa stampa fornisce la lista degli errori che vengono segnalati con 20 Timbratura ordinaria non associabile il simbolo E(n) nella stampa dettagliata. 21 Timbratura con causale non abilitata Viene richiamata attivando la voce di menu “Stampe\Stampa\Lista 22 Ingresso previsto fuori sequenza errori”. presenza 25 Timbratura di controllo timbrata dentro intervallo di presenza La lista degli errori possibili si trova nella stampa “Lista degli errori”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 75 76 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 7. Scarico terminali 7.1 Terminali GONG L’operazione di scarico dei terminali, ovvero di lettura delle timbrature I terminali GONG sono quelli consigliati per questa applicazione. memorizzate su ciascun terminale, viene effettuata periodicamente, (possibilmente ogni giorno) dall’Operatore. Il modo di scaricare le timbrature cambia, secondo il tipo di terminali utilizzati. La finestra di “Gestione dei terminali” viene richiamata attivando la voce di menu “Scarico terminali”. Se il programma è stato appena installato, si apre la finestra di “Gestione terminali GONG”, altrimenti si apre l’ultimo driver utilizzato. Per cambiare tipo di terminali, occorre attivare la voce di menu “Servizi\Cambia driver”. Si apre la finestra “Scelta del driver” su cui è possibile scegliere il tipo di terminali voluto. Per scaricare un terminale, occorre selezionarlo nella lista (la lista è Premendo il tasto OK si conferma la scelta. stata creata precedentemente nell’ambiente “Tabelle\Configurazione dei terminali”) e premere il bottone , o attivare la voce di menu “Servizi\Scarica terminale selezionato”. Il sistema controlla se il terminale è collegato in locale o via modem, ed esegue tutte le operazioni necessarie al collegamento (la telefonata se collegamento è di tipo “modem”). Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 77 78 il ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA Durante lo scarico, una finestra visualizza le timbrature che si stanno FUNZIONI DEL PROGRAMMA 7.2 Terminali EMK scaricando. E’ possibile eseguire la SINCRONIZZAZIONE CON DATA ED ORA DI SISTEMA (data ed ora del computer su cui gira il programma), selezionando l’omonimo campo prima di eseguire lo scarico. In questo caso durante la fase di scarico delle timbrature, viene anche aggiornata la data e l’ora del terminale collegato. E’ possibile scaricare tutti i terminali con un unico comando premendo il bottone , o attivando la voce di menu “Servizi\Scarica tutti”. In questo caso il programma esegue da solo, in modo sequenziale, tutti i collegamenti con tutti i terminali. E’ ovvio che perché questa funzione sia utilizzabile, occorre che tutti i terminali siano accessibili in modo diretto, ovvero senza che siano necessarie commutazioni manuali di porta seriale, né di linea telefonica. E’ possibile anche importare un eventuale file di timbrature, posto nella directory di lavoro del programma, attivando la voce di menu “Servizi\Importa da file”. Questo driver viene utilizzato selezionando il numero del terminale che si vuole scaricare, e premendo il tasto , o attivando la voce di menu “Servizi\Driver EMK”. Il programma apre una finestra DOS in cui chiede se: • Effettuare lo scarico • Aggiornare data ed ora • Chiudere il collegamento Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 79 80 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA IMPORTANTE: Questo driver, che lavora in ambiente DOS, ha delle 8. TABELLE difficoltà nella sincronizzazione con il modem. Per questa ragione può L’ambiente di lavoro delle tabelle è quello che permette di configurare accadere che la finestra DOS è già pronta ai comandi mentre il il sistema secondo le esigenze dell’utilizzatore. modem sta ancora componendo il numero di telefono per collegarsi al Si osservi che nel caso di uso del sistema in MULTIUTENZA le tabelle terminale scelto. Se si nota questo problema, occorre alzare il volume possono essere modificate solo se non sono connessi altri operatori in del modem, ed aspettare che il collegamento sia stato effettuato (fino quel momento. La ragione risiede nel fatto che il programma, dovendo a quando non c’è più alcuna comunicazione sulla linea telefonica) gestire una grossa mole di dati e di operazioni, carica in memoria le prima di dare un comando. tabelle al momento dell’avvio. Se si modificassero le tabelle mentre La sequenza dei comandi è la seguente: altri operatori sono connessi, questi ultimi potrebbero avere delle Scarico timbrature. tabelle non aggiornate, ed effettuerebbero, in tal modo, dei calcoli Aggiornamento data ed ora (solo se necessario) sbagliati. Chiusura collegamento. In ogni caso il programma non permette l’accesso alle tabelle se più E’ possibile anche importare un file di timbrature dalla directory di operatori sono connessi contemporaneamente. lavoro del programma premendo il bottone IMPORTA DA FILE NEL DISCO FISSO, o un file in un dischetto premendo il bottone IMPORTA 8.1 Configurazione dei terminali DA FILE NEL FLOPPY. L’ambiente di configurazione è quello che permette di configurare la topologia della rete dei terminali di rilevazione delle presenze, e di effettuare su di essi alcune parametrizzazioni. Questo ambiente, che presenta in modo diverso per ogni tipo di terminale, viene richiamato attivando, nel menu principale dell’Operatore, la voce “Tabelle\Configurazione dei terminali”. Si apre la prima delle finestre di gestione dei terminali, che è possibile Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 81 82 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA cambiare attivando la voce di menu “Servizi\Cambia driver”. Si apre la Per aggiungere un NUOVO TERMINALE occorre premere il bottone finestra “Scelta del driver” su cui si può scegliere il tipo di terminale su , o il tasto INS o attivare la voce di menu Servizi\Nuovo terminale”. cui si vuole operare. Si apre la finestra “Nuovo terminale GONG” su cui è possibile inserire i Il tasto OK conferma la scelta. seguenti parametri “Identità del terminale”, “Numero sede”, 8.1.1 TERMINALI EMK “Localizzazione”, “Porta COM”, e “Parametri COM”. Mediante questo tipo di driver è possibile configurare una rete di Inoltre è possibile impostare il tipo di connessione del terminale al terminali EMK prodotti a partire dal 1997. computer, che può essere “Diretta” o “Modem”. Nel caso in cui la connessione scelta è “Modem”, occorre inserire il “Telefono” in cui il numero viene preceduto dalla stringa “ATDT”. Per MODIFICARE un terminale occorre selezionarlo e premere il bottone , o il tasto M, o attivare la voce di menu Servizi\modifica terminale”, o fare un doppio click sulla riga. Si apre la finestra di editing su cui si possono fare le modifiche. Per CANCELLARE un terminale occorre selezionarlo e premere il bottone , o il tasto CANC, o attivare la voce di menu Servizi\Cancella terminale”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 83 84 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Quando la configurazione dei terminali è stata completata, si preme il La finestra di gestione di questi terminali permette di configurare la bottone rete, di aggiornare l’ora e l’ora legale, e di aggiornare la lista dei , o si attiva la voce di menu Servizi\Salva configurazione” dipendenti che possono timbrare in ciascun terminale. per confermare le modifiche. E’ possibile modificare i parametri di ORA LEGALE nel terminale selezionato, scegliendo data ed ora di inizio e di fine nel riquadro “Ora 8.1.2.1 Configurazione della rete di terminali Legale”, e premendo il bottone AGGIORNA ORA LEGALE per L’Operatore deve configurare nel programma la rete dei terminali in confermare l’operazione ed inviare i dati al terminale selezionato. possesso al suo ufficio. Infine premendo i bottoni del riquadro “File di configurazione” è Per inserire un NUOVO TERMINALE deve premere il bottone possibile modificare i parametri interni del driver. premere il tasto INS o attivare la voce di menu Servizi\Nuovo terminale”. 8.1.2 TERMINALI GONG Si apre la finestra “Nuovo terminale GONG”. I terminali GONG sono quelli su cui il programma è stato sviluppato, e sono consigliati per un corretto e completo funzionamento del sistema. I campi di questa finestra sono i seguenti: Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 85 86 ,o ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Modello: Si sceglie in modello che si sta inserendo. Modem set: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o Num.Terminale: Il numero identificativo che viene assegnato al MODEM_EXT) E’ la stringa di parametrizzazione del modem e terminale. Lo stesso numero deve essere inserito nel terminale tramite dipende dai vari tipi di modem. Alcuni esempi di stringhe sono i la sua tastiera. seguenti: Num.Nodo: Il numero identificativo del nodo. In questa applicazione DIGICOM Leonardo – Raffaello - Tiziano deve essere sempre uguale al Num.Terminale. AT&F&C1&D2S0=0E1X3Q0V1 Porta seriale: E’ una stringa che contiene l’dentificazione della porta seriale e dei suoi parametri. La stringa è di tipo “COM1:38400,n,8,1”. DIGICOM SNM29 - SNM46 Localizzazione: Commento che descrive il posto in cui il terminale è AT&FF5\N5&c1&D2S0=0E1X0Q0V1 installato. Tipo comunicazione: E’ il modo in cui il terminale viene connesso al DIGICOM SNM15 computer. Le possibilità sono le seguenti: RS485 (collegato tramite il AT&FF5&D2S0=0E1X0Q0V1 convertitore RS232-RS485), RS232 (collegato direttamante alla porta seriale), MODEM (se il terminale ha un suo modem interno), DIGICOM SNM31 MODEM_EXT (se il terminale ha un modem esterno). AT&F&E6&D2S0=0E1X0Q0V1 Tempo di attesa per la risposta: Valido solo se la connessione è Per altri modem occorre consultare il proprio manuale. diretta (RS485 o RS232). Indica il tempo, in secondi, di attesa di Modem reset: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o risposta dal terminale, prima di dare errore. MODEM_EXT). E’ la stringa di reset del modem. Normalmente la Numero tentativi: Valido solo se la connessione è diretta (RS485 o stringa è “ATZ”. RS232). Indica quante volte viene ritentata la connessione prima di Telefono: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o dare errore. MODEM_EXT). E’ il numero di telefono cui risponde il terminale. La stringa è composta da “T” + “numero di telefono”. Si possono usare Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 87 88 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA delle virgole che introducono un tempo di attesa tra una cifra e l’altra, Per CANCELLARE un terminale occorre selezionarlo e poi premere il ad esempio, per compensare il tempo di attesa di un centralino. bottone (Es:0,021234567) terminale”. Numero squilli risposta: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o MODEM_EXT). E’ il numero di squilli dopo i quali il , o il tasto CANC o attivare la voce di menu Servizi\Cancella Per CONFERMARE LE MODIFICHE fatte si prema il bottone , o si attivi la voce di menu Servizi\Salva configurazione”. terminale risponde alla chiamata. Tempo di attesa per la risposta: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o MODEM_EXT). Indica il massimo tempo (in secondi) di attesa di risposta del terminale prima di dare errore. Numero di tentativi: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o MODEM_EXT). Indica il numero di telefonate ripetute automaticamente al terminale prima di dare errore. Tempo di attesa tra i tentativi di chiamata: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o MODEM_EXT). Indica il tempo 8.1.2.2 Aggiornamento di data ed ora della rete di terminali E’ possibile aggiornare la data e l’ora del terminale selezionato o di tutti i terminali della rete allineandoli a data ed ora del computer. Per aggiornare solo il terminale selezionato si prema il bottone “AGGIORNA TERMINALE” nel riquadro “Data e Ora”, altrimenti si prema il bottone “AGGIORNA TUTTI” per l’aggiornamento dell’intera rete. (Questa operazione è possibile solo se tutti i terminali connessi via modem sono sempre accessibili in modo automatico) (in secondi) che deve intercorrere tra due tentativi di chiamata. Per MODIFICARE i parametri di un terminale occorre selezionarlo e poi premere il bottone , o il tasto M o attivare la voce di menu 8.1.2.3 Aggiornamento dell’ora legale della rete di terminali E’ possibile aggiornare la configurazione dell’ora legale nel terminale Servizi\Modifica terminale”. Si apre una finestra di editing uguale a selezionato, quella di inserimento su cui si possono modificare i valori. Il tasto OK “MANUALE” nel riquadro “Ora Legale”. Nel primo caso premendo il conferma la modifica. bottone “ORA LEGALE AUTOMATICA” si invia al terminale la regola scegliendo l’opzione “AUTOMATICA” o l’opzione standard di calcolo dell’ora legale. Nel secondo caso occorre scegliere Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 89 90 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA prima data ed ora di inizio e di fine dell’ora legale e poi inviarle al 8.2. Causali terminale premendo il bottone “ORA LEGALE MANUALE”. La maggior parte dei terminali di rilevazione della presenza permettono la digitazione di una causale all’atto della timbratura. Le 8.1.2.4 Aggiornamento della lista dei dipendenti abilitati causali consentono di definire la motivazione per cui si sta effettuando E’ possibile inviare al terminale selezionato la lista dei dipendenti la timbratura: ingresso o uscita ordinaria, straordinario, permessi di abilitati a timbrare su di esso. Premendo il bottone “AGGIORNA vario tipo, ecc… LISTA” nel riquadro “Lista anagrafica”, il programma si connette al Il programma permette di definire 100 causali (se il terminale lo terminale selezionato e legge una eventuale lista già memorizzata, consente) e ciascuna di esse può essere di 5 tipi diversi. aprendo poi una finestra che contiene l’intera anagrafe, con Le tipologie di causali sono le seguenti: evidenziati i dipendenti già abilitati. Modificando questa lista e • ORDINARIA: viene utilizzata per definire gli orari di lavoro. Essa premendo il tasto di conferma, la nuova lista viene inviata al terminale. infatti viene associata ad un ingresso o uscita previsti. Non può N.B. Il terminale deve essere configurato dalla sua tastiera ad essere utilizzata in modo libero. • effettuare questo controllo. PERMESSO PER LAVORO: è usata per consentire uscite ed ingressi all’interno dell’orario di lavoro, con tale motivazione. • PERMESSO PERSONALE: è usata per consentire uscite ed ingressi all’interno dell’orario di lavoro, con tale motivazione. • EXTRA LAVORO: viene usata per consentire di effettuare ore lavorative all’esterno dell’orario di lavoro. Può essere usata per fare dello straordinario, o per consentire recupero di ore mancanti, o comunque per effettuare qualsiasi attività che non sia già stata prevista all’interno dell’orario di lavoro. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 91 92 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA • FUNZIONI DEL PROGRAMMA MISSIONE: serve ad effettuare missioni indipendentemente Le causali sono Inizialmente tutte ‘Non attive’, e per attivarne una, o dall’orario di lavoro previsto. modificarne il tipo, occorre fare un doppio click sulla sua riga, o Per richiamare la finestra di ‘Gestione delle Causali’ occorre attivare la selezionare la riga e premere il bottone voce di menu ‘Tabelle\Orari di lavoro\Causali’. ‘Servizi\Modifica’. , o attivare la voce di menu Si apre la finestra ‘Modifica causale’. Su questa finestra è possibile digitare il NOME DELLA CAUSALE e la DESCRIZIONE, e scegliere il TIPO CAUSALE. Il tasto OK conferma la modifica. Non è possibile modificare il tipo di causali che siano già state Su questa finestra appare la lista delle 100 causali disponibili nell’anno in corso. La definizione delle causali è valida per l’anno in corso e può utilizzate nel corso dell’anno, ed in questo caso la finestra di modifica permette di modificare solo il nome e la descrizione. essere diversa di anno in anno. 8.1.1 MODIFICA DI UNA CAUSALE Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 93 94 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.2.2 STAMPA DELLE CAUSALI 8.3. Flessibilità Per stampare la lista delle causali occorre attivare la voce di menu Si dice flessibilità una regola associata ad una timbratura prevista ‘Stampe\Stampa’ o premere il bottone nella definizione di un orario, che stabilisce il modo di calcolare l’orario . Poiché in stampa vengono riportati anche i tasti necessari ad inserire ciascuna causale nel di timbratura nell’intorno dell’orario previsto. terminale, all’atto della timbratura (diversi su ciascun tipo di terminale) In pratica si stabilisce come deve comportarsi il programma se la il programma chiede di scegliere il driver da usare: timbratura avviene prima o dopo l’orario previsto. Le flessibilità vengono definite in modo autonomo rispetto all’orario cui verranno applicate, e la stessa flessibilità può essere applicata a più orari. Ciascuna flessibilità è composta da 5 intervalli precedenti alla Si scelga il driver e si prema il tasto OK. timbratura prevista (orario di applicazione) e 5 intervalli successivi. Ciascun intervallo può avere una diversa regola, scelta tra quelle proposte dal programma. Per richiamare la finestra di “Gestione flessibilità” occorre attivare da menu principale la voce di menu “Tabelle\Orari di lavoro\Flessibilità”. Tale finestra contiene la lista delle flessibilità già definite, ed il dettaglio di composizione di ciascuna di esse. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 95 96 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Il tasto OK conferma l’inserimento. Si noti che in questo modo si è solo creata una nuova flessibilità, ma occorre ancora definirne gli elementi. (Vedi “Elementi di una flessibilità”) 8.3.2 MODIFICA FLESSIBILITÀ Per modificare il nome o la descrizione di una flessibilità occorre selezionare, nella finestra di “Gestione flessibilità”, con la cartella “Flessibilità” attiva, la riga corrispondente alla flessibilità da modificare, e poi attivare la voce di menu “Servizi\Modifica flessibilità”, o premere 8.3.1 NUOVA FLESSIBILITÀ il tasto M, o il bottone Per creare una nuova flessibilità occorre attivare, nella finestra di “Gestione flessibilità”, con la cartella “Flessibilità” attiva, la voce di , o fare un doppio click sulla riga. Si apre la finestra “Modifica flessibilità” su cui è possibile digitare il nome e la descrizione. menu “Servizi\Nuova flessibilità”, o premere il tasto INS, o il bottone . Si apre la finestra “Nuova flessibilità” su cui è possibile digitare il nome e la descrizione. Il tasto OK conferma la modifica. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 97 98 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Si noti che in questo modo si è modificato solo il nome o la descrizione e non gli elementi. (Vedi “Elementi di una flessibilità”) 8.3.3 CANCELLAZIONE DI UNA FLESSIBILITÀ Per cancellare una flessibilità occorre selezionare, nella finestra di “Gestione flessibilità”, con la cartella “Flessibilità” attiva, la riga corrispondente alla flessibilità da cancellare, e poi attivare la voce di menu “Servizi\Cancella flessibilità”, o premere il tasto DEL., o il bottone . Viene cancellata sia la definizione della flessibilità che i suoi elementi. ATTENZIONE: Una flessibilità non è cancellabile se è stata utilizzata per definire un elemento di un orario. 8.3.4 ELEMENTI DI UNA FLESSIBILITÀ Per definire una flessibilità, occorre, oltre al nome ed alla descrizione, definirne anche le regole. Tali regole vengono definite nella cartella “Dettagli”. Questa cartella contiene le regole che sono state definite per la flessibilità puntata nella cartella “Flessibilità”. Una flessibilità è composta da 10 intervalli, di cui 5 antecedenti all’orario di applicazione (l’orario di timbratura, non ancora definito, cui sarà applicata la flessibilità in fase di definizione di un orario), e 5 successivi. Ciascun intervallo può essere associato a 5 diverse regole: : TOLLERANZA A DESTRA Questa regola sposta l’orario di timbratura alla fine dell’intervallo. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 99 100 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA : TOLLERANZA A SINISTRA Questa regola sposta l’orario di timbratura all’inizio dell’intervallo. : RIPORTA A O.D.A. FUNZIONI DEL PROGRAMMA Il tasto OK conferma la modifica. In questo modo si compone la flessibilità come desiderato. Una volta che si sono fatte tutte le modifiche volute, occorre premere il Questa regola sposta l’orario di timbratura all’Orario di Applicazione. : ELASTICITA’ bottone , o attivare la voce di menu “Servizi\Salva modifiche” o premere il tasto S, per salvare la flessibilità modificata. Questa regola non sposta l’orario di timbratura. Premendo invece il bottone , o il tasto DEL, o attivando la voce di menu “Servizi\Ripulisci” si disattivano tutti gli intervalli. : NON ATTIVO Questa regola rende non attivo l’intervallo. Vediamo un esempio di flessibilità: Per modificare la regola di un intervallo occorre selezionarlo con il mouse e poi premere il bottone , o il tasto M, o attivare la voce di menu “Servizi\Modifica elemento”, o fare un doppio click sull’intervallo. Si apre la finestra “Elemento di flessibilità” su cui è possibile scegliere Nella flessibilità in figura, supposto che l’orario di applicazione sia pari il tipo di regola da applicare, e la durata dell’intervallo. alle 8.00, si ha che • dalle 5.45 alle 7.44 la timbratura viene riportata alle 7.45. (penalizzazione) • dalle 7.45 alle 8.00 la timbratura non viene spostata. • Dalle 8.01 alle 8.15 la timbratura viene riportata alle 8.00. (vantaggio) • Dalle 8.16 alle 8.25 la timbratura viene riportata alle 8.25. (penalizzazione) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 101 102 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.4 Orari di lavoro 8.3.5 COPIA DI UNA FLESSIBILITÀ L’ambiente di gestione degli orari di lavoro è quello che permette Per copiare una flessibilità creandone una nuova con nome diverso, all’Operatore di creare, modificare e cancellare gli orari che saranno ma con gli stessi elementi, occorre attivare la cartella “Flessibilità”, utilizzati dal personale nel corso dell’anno lavorativo. Gli orari che selezionare la flessibilità da copiare ed attivare la voce di menu vengono creati e/o modificati vengono applicati solo all’anno corrente “Servizi\Copia flessibilità. Si apre una finestra di “Copia Flessibilità” su ed appartengono solo a quell’anno. Quando viene creato un nuovo cui è possibile digitare il nuovo nome e la nuova descrizione. Il tasto anno, gli orari dell’ultimo anno vengono copiati in quello nuovo, con gli OK conferma la copia. stessi nomi. Una eventuale modifica di un orario nell’anno corrente non ha efficacia sugli orari degli altri anni, anche se hanno lo stesso 8.3.6 STAMPA DELLE FLESSIBILITÀ nome. Per stampare le flessibilità, occorre attivare la cartella “Flessibilità”, L’Operatore ha la possibilità di creare orari di tipo settimanale, ovvero selezionare ed attivare la voce di menu “Stampe\Stampa, o premere il con ciclicità di sette giorni. bottone Per richiamare l’ambiente di gestione degli orari occorre attivare dal . menu principale la voce “Tabelle\Orari di Lavoro\Orari di Lavoro”. Si apre la finestra “Gestione orari” con la cartella “Elenco orari” aperta. Questa finestra è suddivisa in due cartelle: la cartella “Elenco orari”, in cui è visibile la lista degli orari già definiti dall’Operatore, e la cartella “Timbrature dell’orario” in cui si vede il dettaglio di un orario prescelto. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 103 104 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Su questa è possibile digitare il nome e la descrizione dell’orario e confermare premendo il tasto OK. Si noti che in questo modo sono stati definiti solo il nome e la descrizione dell’orario. Per definirne le timbrature si veda il paragrafo “Definizione delle timbrature di un orario”. 8.4.2 MODIFICA ORARIO Per modificare il nome e la descrizione di un orario occorre aver aperto la cartella “Elenco orari”. In tal modo, dopo aver selezionato nella lista l’orario da modificare, si preme il bottone , o il tasto M, o 8.4.1 NUOVO ORARIO si fa un doppio click sulla riga, o si attiva la voce di menu Per creare un nuovo orario occorre aver aperto la cartella “Elenco “Servizi\Modifica Orario”. Si apre la finestra “Modifica Orario” ove è orari” nella finestra “Gestione Orari”. In tal modo, premendo il bottone possibile modificare il nome e la descrizione dell’orario. Premendo il , o il tasto INS, o attivando la voce di menu “Servizi\Nuovo Orario” si tasto OK si conferma la modifica. Si noti che in questo modo si è solo modificato il nome e/o la descrizione dell’orario. Per definirne le apre la finestra “Nuovo Orario”. timbrature si veda il paragrafo “Definizione delle timbrature di un orario”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 105 106 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.4.3 CANCELLAZIONE DI UN ORARIO 8.4.5 DEFINIZIONE DELLE TIMBRATURE DI UN ORARIO Per cancellare un orario occorre aver aperto la cartella “Elenco orari”. Dopo aver selezionato la riga corrispondente all’orario voluto nella In tal modo, dopo aver selezionato nella lista l’orario da cancellare, si cartella “Elenco orari”, si attiva la cartella “Timbrature dell’Orario”. preme il bottone , o il tasto DEL, o si attiva la voce di menu “Servizi\Cancella Orario”. Se si risponde affermativamente alla richiesta di conferma, l’orario viene cancellato. IMPORTANTE: L’orario viene cancellato solo nell’anno in corso, e non negli altri anni, anche se esiste in questi con lo stesso nome. IMPORTANTE: L’orario non può essere cancellato se è stato assegnato ad un dipendente, o se comunque è stato utilizzato nel corso dell’anno. 8.4.4 COPIA DI UN ORARIO Per copiare un orario occorre aver aperto la cartella “Elenco orari”. In tal modo, dopo aver selezionato nella lista l’orario da copiare, si attiva la voce di menu ‘Servizi\Copia Orario’. Appare una finestra in cui è possibile digitare il nuovo nome, e la nuova descrizione, e dopo aver confermato la copia con il tasto OK, questa viene effettuata. Il nuovo orario esiste solo nell’anno corrente. Su tale finestra l’intero orario viene rappresentato su una griglia, in cui in verticale si leggono i giorni della settimana, mentre in orizzontale si leggono gli intervalli di presenza associati a ciascun giorno. Un “Intervallo di presenza” è un intervallo di tempo, nel corso della giornata, in cui una persona deve entrare ed uscire dal posto di lavoro. E’ possibile inserire anche delle singole timbrature che devono essere Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 107 108 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA timbrate solo in ingresso. FUNZIONI DEL PROGRAMMA In questo caso alla timbratura viene associato un certo numero di ore da conteggiare. Si veda il paragrafo CAUSALE: E’ la causale ordinaria (vedi ‘Causali’) che il dipendente successivo per maggiori delucidazioni. deve digitare sul terminale in ingresso ed in uscita. ORARIO DI INGRESSO: E’ l‘orario di ingresso dell’intervallo. 8.4.5.1 Modifica di un intervallo di presenza FLESSIBILITÀ DI INGRESSO: E’ la flessibilità associata all’ingresso. Per modificare un intervallo di presenza (anche vuoto) nella griglia (Vedi ‘Flessibilità’) della cartella “Timbrature dell’Orario”, occorre prima selezionarlo ORARIO DI USCITA: E’ l‘orario di uscita dell’intervallo mediante il mouse. Un intervallo selezionato appare riquadrato con un FLESSIBILITÀ DI USCITA: E’ la flessibilità associata all’uscita. (Vedi bordo nero. Una volta selezionato, la modifica si fa premendo il ‘Flessibilità’) bottone , o il tasto M, o attivando la voce di menu “Servizi\Modifica timbratura”. Si apre la finestra “Modifica timbrature” su cui è possibile Ciccando sul pulsante “Singola timbratura” essa presenta i seguenti inserire le timbrature volute. campi: Questa finestra si può presentare in due modi: CAUSALE: E’ la causale ordinaria (vedi ‘Causali’) che il dipendente Ciccando sul pulsante “Intervallo di Presenza” essa presenta i deve digitare sul terminale in ingresso ed in uscita. seguenti campi: ORARIO DI INGRESSO: E’ l‘orario di ingresso della timbratura. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 109 110 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA FLESSIBILITÀ DI INGRESSO: E’ la flessibilità associata all’ingresso. volta selezionato, la cancellazione si fa premendo il bottone (Vedi ‘Flessibilità’) tasto M, o attivando la voce di menu “Servizi\Modifica timbratura”. DURATA: Rappresenta il numero di ore di presenza che vengono Si apre la finestra “Modifica timbrature” sulla quale si preme il bottone conteggiate automaticamente quando la timbratura viene fatta. “Cancella la timbratura” per effettuare la cancellazione. Dopo aver digitato i parametri voluti, si preme il tasto OK per 8.4.5.3 Copia giorno confermare l’inserimento. E’ possibile copiare un giorno sugli altri della settimana. Per attivare Un intervallo di presenza viene visualizzato con l’orario di ingresso e questa funzione si deve prima posizionarsi sul giorno che si vuole quello di uscita, mentre una singola timbratura viene visualizzata con copiare e poi attivare la voce di menu ‘Servizi\Copia giorno’. l’orario di ingresso normale e la durata racchiusa tra parentesi. Si apre la finestra ‘Copia giorno settimana’ su cui si possono scegliere , o il i giorni su cui copiare i giorno corrente. Premendo il tasto OK si conferma l’operazione. Intervallo di presenza Singola timbratura 8.4.5.2 Cancellazione di un intervallo di presenza Per cancellare un intervallo di presenza nella griglia della cartella “Timbrature dell’Orario”, occorre prima selezionarlo mediante il mouse. Un intervallo selezionato appare riquadrato con un bordo nero. Una Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 111 112 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.4.5.4 Annullamento delle modifiche 8.5 Turni settimanali Quando si effettuano delle modifiche alle timbrature di un orario, la Il Calendario Orari (o Orari Previsti) è una agenda virtuale, in cui, per cartella “Elenco orari” si disabilita ed occorrerebbe salvare le ciascun giorno, per ciascun dipendente, vengono memorizzati tutti i modifiche per riattivarla. Se, però, si vuole rinunciare alle modifiche parametri utili a definire l’orario, le modalità di calcolo e le abilitazioni fatte si può premere il bottone , o attivare la voce di menu che caratterizzano quel giorno. “Servizi\Annulla le modifiche”. In questo caso tutte le modifiche La ragione per cui si è fatta questa scelta è la seguente: Supponiamo vengono annullate, le timbrature tornano ad essere quelle originarie, e che da inizio anno un dipendente abbia in anagrafe un orario la cartella “Elenco orari” viene riabilitata. assegnato OR1, e che dopo sei mesi, in giugno, questi cambia orario, e gli venga assegnato un orario OR2. Se non è stato memorizzato, da qualche parte, che fino a quel momento, l’orario era OR1, il sistema, 8.4.5.5 Salvataggio delle modifiche Una volta effettuate tutte le modifiche, occorre premere il bottone ,o attivare la voce di menu “Servizi\Salva”, per salvarle. In questo caso tutte le modifiche vengono salvate, e la cartella “Elenco orari” viene trovando OR2 in anagrafe, reinterpreterebbe tutti i mesi precedenti con le regole di OR2, falsando tutti i calcoli. Analogamente il dipendente potrebbe cambiare orario per una sola settimana (per esigenze di servizio) ma continuare nel resto del tempo riabilitata. a fare il proprio orario normale assegnato in anagrafe, oppure potrebbe essere abilitato a fare extra-lavoro per un particolare giorno, 8.4.6 STAMPA DELLA LISTA DEGLI ORARI Per stampare la lista degli orari occorre aprire la cartella “Elenco orari” e premere il bottone Per queste ed altre ragioni è necessario che gli orari ed i parametri di , o attivare la voce di menu “Stampe\stampa”. calcolo e di abilitazione, siano memorizzati per ciascun giorno. Un giorno in cui siano state già memorizzate queste informazioni si 8.4.7 STAMPA DELL’ORARIO VISUALIZZATO Per stampare l’orario visualizzato in “Timbrature dell’orario” occorre attivare la voce di menu ‘Stampe\stampa’ o premere il tasto pur avendo un orario che non gli consente di fare extra-lavoro. dice FISSATO, altrimenti si dice NON FISSATO. . Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 113 114 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Quando il programma si avvia, appena scelto l’Operatore, controlla che tutti i giorni fino al giorno corrente (data del computer) siano già stati fissati, altrimenti li fissa, prendendo i parametri necessari dall’anagrafe e dalle definizioni degli orari. Se l’Operatore ha già fissato dei giorni nel futuro, il programma, trovandoli già fissati, non li tocca, anche quando arriva il giorno corrente coincidente con quelle date. In questo modo, in questa agenda virtuale, l’Operatore ha la possibilità di gestire tutte le eccezioni alla regola generale che normalmente caratterizzano la normale gestione del controllo della presenza. E’ possibile definire dei turni settimanali per quei dipendenti che subiscono variazioni cicliche settimanali del proprio orario. Tramite questo ambiente l’operatore può fissare per un singolo o per un gruppo di persone un calendario di orari che variano nel tempo di settimana in settimana, per un certo periodo. Si può accedere a questa funzione attivando la voce di menu “Tabelle\Orari di lavoro\Turni settimanali”. Si apre la finestra “Gestione turni settimanali”. 8.5.1 VISUALIZZAZIONE DEL CALENDARIO DEGLI ORARI Si può scegliere il mese dell’anno di lavoro da visualizzare premendo su tasto corrispondente, e si può caricare un singolo o un gruppo per vederne gli orari già fissati, premendo il bottone , o attivando la voce di menu “Servizi\Carica”, o premendo il tasto S. Si apre la finestra “Input gruppo o singolo” su cui si può scegliere il gruppo di persona da visualizzare. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 115 116 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA E’ possibile visualizzare gli orari di un nominativo della lista selezionandolo tramite il mouse sulla lista, e visualizzare un mese premendo il relativo bottone. Il mese visualizzato è composto da una serie di caselle, ciascuna delle Dopo aver scelto il gruppo ed aver premuto il tasto OK il calendario quali è del tipo in figura. degli orari di ciascuna persona viene caricato. Il quadrato appare verde se il giorno è già stato fissato, mentre appare giallo in caso contrario. • Il campo 1 contiene il giorno del mese che la casella rappresenta. • Il campo 2 contiene l’abilitazione alle missioni per quel giorno. Essa vale M se il giorno è abilitato (sia dall’orario, che manualmente dall’Operatore), oppure è vuoto se non è abilitato. • Il campo 3 contiene l’abilitazione agli extra lavoro per quel giorno. Essa vale X se il giorno è abilitato (sia dall’orario, che manualmente dall’Operatore), oppure è vuoto se non è abilitato. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 117 118 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA • Il campo 5 contiene l’Orario associato a quel giorno. • • Il campo 6 contiene la Definizione di Presenza associata a quel selezionandole con il mouse nella lista dei nominativi. Si possono giorno. usare anche i ottoni “Seleziona tutti” e “Deseleziona tutti”. • Scegliere le persone del gruppo cui applicare l’orario Creare la lista degli orari settimanali che devono essere applicati 8.5.2 CREAZIONE DI UN TURNO SETTIMANALE in sequenza. Ciò si ottiene premendo il bottone “Aggiungi”. Si apre Per creare un turno di settimane ad uno o più persone occorre la finestra “Orari settimanali” su cui è possibile scegliere un orario. premere il bottone , o attivare la voce di menu “Servizi\Crea un turno settimanale”, o premere il tasto M. Si apre la finestra “Creazione di un turno settimanale” Si prema il bottone OK per aggiungere la settimana. Le settimane scelte in questo modo si aggiungono in sequenza nella lista della finestra. • Cancellare una settimana della lista, selezionandola con il mouse e premendo il bottone “Cancella”. Su questa è possibile: Una volta terminate queste operazioni la finestra presenta la lista delle • settimane che si vogliono fissare in sequenza, la lista dei nominativi, Scegliere il periodo di applicazione nel campo periodo. ed il periodo di applicazione. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 119 120 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.6 Calendario delle festività Si definisce “Calendario delle festività” l’elenco di festività relative ad un anno. Attivando la voce di menu “Tabelle\Orari\Calendario festività” si apre la finestra “Calendario dell’anno xxxx” Premendo il bottone OK questo turno viene creato secondo i parametri scelti, e la finestra “Gestione dei turni settimanali” si modifica mostrando giorno per giorno il nuovo turno. Questa finestra contiene l’intero calendario dell’anno di lavoro, e l’elenco delle festività dell’anno. 8.5.3 STAMPA DEL CALENDARIO DEGLI ORARI In questa finestra appaiono in rosso i giorni festivi associati al Per stampare il calendario degli orari dei nominativi caricati si prema il calendario. Per rendere festivo un giorno feriale è sufficiente cliccare bottone , o si attivi la voce di menu “Stampa\Stampa”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 121 122 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA su di esso. Analogamente cliccando su un giorno festivo, questo 8.7 Giustificativi diventa feriale. Un giustificativo è un tipo di giustificazione definito dall’Operatore. E’ Una volta completata la lista dei giorni festivi si prema il bottone ,o si attivi la voce di menu “Servizi\Salva” per salvare le modifiche. Se invece si vuole rinunciare alle modifiche fatte si prema il bottone ,o caratterizzato da un nome e da una descrizione. Attivando la voce del menu “Tabelle\Giustificativi” si apre la finestra “Giustificativi”. si attivi la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”. Per stampare il calendario occorre premere il bottone possibile definire un numero illimitato di giustificativi, ciascuno di essi , o attivare la voce di menu “Stampe\stampa”. Essa contiene la lista dei Giustificativi già definiti dall’Operatore. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 123 124 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.7.1 NUOVO GIUSTIFICATIVO FUNZIONI DEL PROGRAMMA ATTENZIONE: Non è possibile cancellare un giustificativo che sia già Per creare un nuovo giustificativo occorre premere il bottone , o stato usato in una giustificazione o un contatore. attivare la voce di menu “Servizi\Nuovo giustificativo”. Si apre la finestra “Nuovo Giustificativo” su cui si digitano il nome e la 8.7.4 STAMPA DEI GIUSTIFICATIVI descrizione. Il tasto OK conferma l’inserimento. Per stampare la lista dei giustificativi occorre premere il bottone attivare la voce di menu “Stampe\Stampa”. 8.7.2 MODIFICA GIUSTIFICATIVO Per modificare un giustificativo corrispondente e premere il bottone occorre selezionare la riga , o attivare la voce di menu “Servizi\Modifica giustificativo”, o fare un doppio click sulla riga. Si apre la finestra “Modifica giustificativo” su cui è possibile modificare il nome e la descrizione. Il tasto OK conferma la modifica. 8.7.3 CANCELLA GIUSTIFICATIVO Per cancellare un giustificativo corrispondente e premere il bottone occorre selezionare la riga , o attivare la voce di menu “Servizi\Cancella giustficativo”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 125 126 ,o ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.8 Definizioni di presenza Un concetto molto importante, necessario al calcolo della presenza è la DEFINIZIONE DI PRESENZA. Essa rappresenta la regola con cui, per ciascun dipendente, viene calcolata la presenza giornaliera. Tale regola si può considerare come la somma delle causali e dei giustificativi che non devono essere recuperati, e quindi che costituiscono la presenza del dipendente. Ad esempio le causali ordinarie e di permesso per lavoro e le giustificazioni di malattia e di ferie fanno parte della presenza del dipendente e quindi saranno sommate, mentre i permessi personali devono essere recuperati, e quindi non saranno sommati alla presenza. Per richiamare la finestra di Gestione delle Definizioni di Presenza occorre attivare, nel menu principale dell’Operatore, la voce “Tabelle\Definizioni di Presenza”. La finestra è divisa in due cartelle: La LISTA DELLE DEFINIZIONI DI PRESENZA che contiene appunto la lista di quelle già create dall’Operatore, ed il DETTAGLIO che contiene la lista delle causali e dei giustificativi associate a ciascuna di esse. 8.8.1 NUOVA DEFINIZIONE DI PRESENZA Per creare una nuova Definizione di Presenza occorre attivare la cartella “Lista delle Definizioni di presenza” e premere il bottone ,o il tasto INS, o attivare la voce di menu “Servizi\Nuova definizione”. Si Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 127 128 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA apre la finestra di editing su cui è possibile digitare il nome e la 8.8.3 CANCELLAZIONE DI UNA DEFINIZIONE DI PRESENZA descrizione. Il tasto OK conferma l’inserimento. Per cancellare una Definizione di Presenza occorre attivare la cartella “Lista delle Definizioni di presenza”, selezionare la riga da cancellare e premere il bottone , o il tasto CANC, o attivare la voce di menu “Servizi\Cancella definizione”. IMPORTANTE: Non è possibile cancellare una Definizione di Si noti che è solo stata creata una nuova definizione, ma sono stati Presenza che sia stata assegnata ad un dipendente in anagrafe, o che associati gli elementi. Si veda “Editing degli elementi di una sia già associata ad un giorno fissato. Definizione di Presenza” per effettuare questa operazione. 8.8.4 EDITING DI UNA DEFINIZIONE DI PRESENZA 8.8.2 MODIFICA DI UNA DEFINIZIONE DI PRESENZA Abbiamo visto fino ad ora come si crea, modifica, cancella una Per modificare il nome e la descrizione una Definizione di Presenza Definizione di Presenza, ma resta ancora da vedere come si occorre attivare la cartella “Lista delle Definizioni di presenza”, assegnano le causali e le giustificazioni alla Presenza Ordinaria ed selezionare la riga da modificare e premere il bottone , o il tasto M, alla Presenza Effettiva di una Definizione di Presenza selezionata. o attivare la voce di menu “Servizi\Modifica definizione”, o fare un Nella cartella “Lista delle Definizioni di presenza” occorre selezionare doppio click sulla riga. Si apre la finestra di editing su cui è possibile la riga di cui si vogliono editare gli elementi, dopodiché occorre modificare il nome e la descrizione. Il tasto OK conferma la modifica. attivare la cartella “Dettagli”. Si noti che sono stati modificati solo il nome e la descrizione, ma sono Questa cartella appare divisa in due blocchi, una in cui è riportata la gli elementi. Si veda “Editing degli elementi di una Definizione di lista delle causali disponibili, l’altra in cui c’è la lista dei giustificativi. Presenza” per effettuare questa operazione. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 129 130 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.8.5 STAMPA DI UNA DEFINIZIONE DI PRESENZA Per stampare una Definizione di Presenza occorre selezionarla nella cartella “Lista delle Definizioni di Presenza”, e poi attivare la cartella “Dettaglio”. In questa si può premere il bottone , o attivare la voce di menu “Stampe\Stampa” per avviare la stampa. Per selezionare una causale o un giustificativo da associare alla Presenza, basta cliccare quadratino posto in questa colonna. Eventuali righe non selezionate per niente non saranno sommate, e costituiranno, in fase di calcolo, un subtotale a se stante. Una volta completate le operazioni di selezione, si prema il bottone , o si attivi la voce di menu “Servizi\Salva” per salvare le modifiche. E’ possibile rinunciare alle modifiche fatte premendo il bottone , o attivando la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 131 132 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.9 Calcoli personalizzati Come si è visto nel paragrafo precedente, la Definizione di Presenza stabilisce le regole con cui si deve calcolare la presenza. Può essere comodo, però, avere altri tipi di informazioni, che riguardino insiemi di causali o giustificativi coerenti. Se per esempio, l’Operatore ha definito più tipi di giustificativi e di causali che riguardano il concetto di ferie (es: ROL, FERIE, FERIE ANNO PREC.,ecc…), può essere comodo avere una visibilità immediata sulla somma di tutte queste componenti, per sapere di quante ferie, il dipendente, ha effettivamente usufruito. Un CALCOLO PERSONALIZZATO è costituito da un insieme di causali e timbrature che vengono sommate tra loro. Il valore di questi calcoli viene elaborato e visualizzato in fase di “Elaborazione delle timbrature”. Per richiamare la finestra “Gestione calcoli personalizzati” occorre attivare la voce di menu “Tabelle\Calcoli Personalizzati”. La finestra contiene due cartelle: La LISTA DEI CALCOLI 8.9.1 NUOVO CALCOLO PERSONALIZZATO Per creare un nuovo Calcolo Personalizzato occorre attivare la cartella , o il tasto INS PERSONALIZZATI ed il DETTAGLIO che contiene gli elementi da “Lista dei calcoli personalizzati”, e premere il bottone sommare per ciascun calcolo. o attivare la voce di menu “Tabelle\Nuovo calcolo personalizzato”. Si apre la finestra “Nuovo calcolo personalizzato” su cui è possibile digitare il nome e la descrizione. Il tasto OK conferma l’inserimento. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 133 134 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.9.3 CANCELLAZIONE DI UN CALCOLO PERSONALIZZATO Per cancellare un calcolo personalizzato occorre selezionarne la riga nella cartella “Lista dei calcoli personalizzati” e poi premere il bottone , o il tasto CANC, o attivare la voce di menu “Servizi\Cancella Si noti che non è stato definito l’insieme delle causali e dei giustificativi calcolo personalizzato”. associati al calcolo. Questa operazione viene descritta in “Editing degli elementi di un calcolo personalizzato”. 8.9.4 EDITING ELEMENTI DI UN CALCOLO PERSONALIZZATO Per scegliere le causali ed i giustificativi associati ad un Calcolo 8.9.2 MODIFICA CALCOLO PERSONALIZZATO Personalizzato occorre prima selezionare la riga del Calcolo nella Per modificare il nome e la descrizione di un calcolo personalizzato cartella “Lista dei calcoli personalizzati”, e poi attivare la cartella occorre “Dettaglio”. selezionarne la riga nella cartella “Lista dei calcoli , o il tasto M, o attivare la Questa cartella contiene due liste: la lista di tutte le causali e la lista di voce di menu “Servizi\Modifica calcolo personalizzato”, o fare un tutti i giustificativi definiti dall’Operatore. Le causali ed i giustificativi doppio click sulla riga. Si apre la finestra di “Modifica calcolo che sono associati al Calcolo, sono contrassegnate nell’apposito personalizzato” su cui è possibile modificare il nome e la descrizione. campo. E’ possibile modificare l’insieme degli elementi attivando e Premendo il tasto OK si conferma la modifica. disattivando le varie righe, fino ad ottenere l’insieme voluto. personalizzati” e poi premere il bottone Si noti che non è stato modificato l’insieme delle causali e dei giustificativi associati al calcolo. Questa operazione viene descritta in “Editing degli elementi di un calcolo personalizzato”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 135 136 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.10 Contatori di timbrature Questo tipo di contatori permette di conteggiare sia le timbrature previste, che le timbrature non previste. Supponiamo che il martedì ed il giovedì il personale effettui regolarmente un rientro, previsto nell’orario di lavoro, e che si vogliano conteggiare le volte che effettivamente questo rientro viene effettuato per conteggiare i buoni pasto. Allora basterà conteggiare le timbrature di ingresso del martedì e del giovedì per calcolare il numero di buoni pasto cui ciascun dipendente ha diritto. Analogamente è possibile sapere di quanti permessi personali ciascun dipendente ha usufruito, conteggiando appunto questo tipo di timbratura non prevista. La finestra di gestione dei CONTATORI DI TIMBRATURE viene richiamata attivando nel menu principale dell’Operatore, la voce Per confermare le modifiche si prema il bottone , o si attivi la voce di menu “Servizi\salva”. “Tabelle\Contatori di timbrature”. Questa finestra è suddivisa in due cartelle: la lista dei CONTATORI, e Se si vuole annullare le modifiche fatte si prema il bottone , o si attivi la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”. gli ELEMENTI in cui si associano le timbrature da contare per ciascun contatore. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 137 138 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Il tasto OK conferma l’inserimento. Si noti che al nuovo contatore non è stata associata alcuna timbratura da contare. Questa operazione viene descritta nel paragrafo “Editing degli elementi di un contatore di timbrature”. 8.10.2 MODIFICA DI UN CONTATORE DI TIMBRATURE Per modificare il nome e la descrizione di un Contatore di Timbrature occorre attivare la cartella “Contatori” e premere il bottone , o il tasto M o attivare la voce di menu “Servizi\modifica contatore”, o fare un doppio click sulla riga. Si apre la finestra “Edit contatore di timbrature” dove è possibile 8.10.1 NUOVO CONTATORE DI TIMBRATURE modificare il nome e la descrizione. Per creare un nuovo Contatore di Timbrature occorre attivare la Si noti che non è stata modificata la lista delle timbratura da contare. , o il tasto INS o attivare la Questa operazione viene descritta nel paragrafo “Editing degli cartella “Contatori” e premere il bottone voce di menu “Servizi\Nuovo contatore”. elementi di un contatore di timbrature”. Si apre la finestra “Edit contatore di timbrature” dove è possibile digitare il nome e la descrizione. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 139 140 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.10.3 CANCELLAZIONE DI UN CONTATORE DI TIMBRATURE Per cancellare un Contatore di Timbrature occorre attivare la cartella “Contatori”, selezionare il contatore da cancellare, e premere il bottone , o il tasto CANC o attivare la voce di menu “Servizi\cancella contatore”. 8.10.4 EDITING ELEMENTI DI UN CONTATORE DI TIMBRATURE La scelta delle timbrature da contare associate a ciascun contatore viene fatta nella cartella “Elementi”. Occorre selezionare il Contatore nella cartella “Contatori”, e poi attivare la cartella “Elementi”. Questa cartella è suddivisa in due liste: la lista delle timbrature previste e la lista delle timbrature non previste. La prima lista contiene un estratto di tutti gli orari di lavoro. Per ciascun orario è possibile stabilire quali timbrature si vogliono contare, attivandole cliccando l’apposito campo di selezione (analogamente di disattiva una timbratura già selezionata). La seconda lista contiene tutte le timbrature non previste (Permessi, Una volta completata la lista delle timbrature da conteggiare si preme il bottone , o si attiva la voce di menu “Servizi\Salva” per confermare le modifiche. extra lavoro, missioni) definite dall’operatore, con la possibilità di Se invece si vuol rinunciare alle modifiche fatte, si prema il bottone scegliere se conteggiarle in ingresso, o in uscita, o in entrambi i versi. o si attivi la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 141 142 , ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 8.11 Contatori di giustificazioni 8.11.1 NUOVO CONTATORE DI GIUSTIFICAZIONI Questo tipo di contatori permette di conteggiare quante volte un Per creare un nuovo Contatore di Giustificazioni occorre attivare la gruppo di giustificativi è stato utilizzato da un dipendente. cartella “Contatori” e premere il bottone Per richiamare la finestra di “Contatori di Giustificazioni”, occorre voce di menu “Servizi\Nuovo contatore”. attivare, nel menu principale dell’Operatore, la voce di menu Si apre la finestra “Edit contatore di giustificazioni” dove è possibile “Tabelle\Contatori di giustificazioni”. digitare il nome e la descrizione. , o il tasto INS o attivare la Il tasto OK conferma l’inserimento. Si noti che al nuovo contatore non è stata associata alcun giustificativo da contare. Questa operazione viene descritta nel paragrafo “Editing degli elementi di un contatore di giustificazioni”. 8.11.2 MODIFICA DI UN CONTATORE DI GIUSTIFICAZIONI Per modificare il nome e la descrizione di un Contatore di Giustificazioni occorre attivare la cartella “Contatori” e premere il bottone , o il tasto M o attivare la voce di menu “Servizi\modifica contatore”, o fare un doppio click sulla riga. La finestra è divisa in due cartelle: la lista dei CONTATORI e gli ELEMENTI in cui si associano i giustificativi da associare al contatore. Si apre la finestra “Edit contatore di giustificazioni” dove è possibile modificare il nome e la descrizione. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 143 144 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Si noti che non è stata modificata la lista dei giustificativi da contare. Questa operazione viene descritta nel paragrafo “Editing degli elementi di un contatore di giustificazioni”. 8.11.3 CANCELLAZIONE DI UN CONTATORE DI GIUSTIFICAZIONI Per cancellare un Contatore di Giustificazioni occorre attivare la cartella “Contatori”, selezionare il contatore da cancellare, e premere il bottone , o il tasto CANC o attivare la voce di menu “Servizi\cancella contatore”. 8.11.4 EDITING ELEMENTI CONTATORE DI GIUSTIFICAZIONI La scelta dei giustificativi da contare associate a ciascun contatore viene fatta nella cartella “Elementi”. Occorre selezionare il Contatore nella cartella “Contatori”, e poi attivare la cartella “Elementi”. Questa cartella contiene la lista di tutti i giustificativi, e ciascuno di essi viene attivato o disattivato nell’apposito campo di selezione, secondo che si voglia conteggiarlo o meno. Una volta completata la lista dei giustificativi da conteggiare, si preme il bottone , o si attiva la voce di menu “Servizi\Salva” per confermare le modifiche. Nel caso, invece, si voglia rinunciare alle modifiche fatte, occorre premere il bottone , o attivare la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 145 146 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA 9. GESTIONE ANNI Questo ambiente di lavoro è uno dei più importanti in quanto l’intera organizzazione dei dati del programma è basata sull’anno di lavoro. A parte l’anagrafe ed i gruppi, tutti gli altri dati, come gli orari, le causali, i giustificativi, ecc… sono legati all’anno di lavoro. In ciascun anno questi dati possono essere diversi tra loro, anche mantenendo gli stessi nomi. La motivazione di questa scelta è la seguente. Supponiamo che da un certo periodo in poi un orario di lavoro non venga più utilizzato. Per potere tenere più anni in linea, l’Operatore sarebbe costretto a tenere questo orario in vita, altrimenti ci sarebbe un errore negli anni precedenti. Invece in questo modo, quando crea un nuovo anno, può cancellare il vecchio orario (nel nuovo anno). Per richiamare la finestra di “Gestione anni” occorre attivare la voce di menu “Anni”. Su questa finestra appare la lista degli anni in linea nel database. E’ possibile creare un nuovo anno, archiviare un vecchio anno, collegarsi ad un anno archiviato, cancellare un vecchio anno. 9.1 Creazione di un nuovo anno Quando l’anno in corso volge al termine, l’Operatore può creare l’anno successivo, attivando la voce di menu “Servizi\Crea un nuovo anno”. Si apre la finestra “Creazione nuovo anno”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 147 148 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA le flessibilità, i calendari, i giustificativi, le definizioni di presenza, i calcoli personalizzati, i contatori di timbrature e di giustificazioni. Tutti questi parametri possono essere modificati, nel nuovo anno, senza influenzare gli anni precedenti. 9.2 Archiviazione di un anno E’ possibile creare un nuovo database che contenga un intero anno, e che sia consultabile come storico. Per effettuare questa operazione occorre selezionare l’anno da archiviare, e poi attivare la voce di menu “Servizi\Archivia un anno”. Dopo aver confermato l’operazione, viene creato il database Su questa finestra è possibile scegliere l’anno da creare nel campo contenente “Crea nuovo anno” (è possibile creare solo l’anno successivo “PRESENZExxxx.DB”, dove “xxxx” è il numero dell’anno, e viene all’ultimo, o eventuali buchi nella lista degli anni esistenti). inserito nella directory di lavoro corrente. Questo file può anche essere Inoltre è possibile scegliere da quale degli anni esistenti, si vogliono copiato su un altro supporto, per esempio un CD-ROM. copiare i parametri (ovvero le causali, i giustificativi, gli orari, …). ATTENZIONE: L’operazione di archiviazione può essere anche molto Il nuovo anno creato contiene tutti i parametri contenuti nell’anno di lunga (può durare anche delle ore) proporzionalmente al numero di provenienza, con gli stessi nomi, ma appartenenti al nuovo anno. dipendenti inseriti in anagrafe. Una volta attivata, non può essere L’anagrafe ed i gruppi non vengono copiati perché appartengono a bloccata, ma deve arrivare fino a conclusione. tutti gli anni, mentre vengono copiati i seguenti elementi: ATTENZIONE: L’archiviazione non cancella i dati, ma effettua solo Le sub-anagrafe (ovvero la parte di anagrafe di ciascun dipendente in una copia su un altro database. Per liberare lo spazio nel database di cui vengono memorizzati il suo orario di lavoro, il suo calendario, la lavoro occorre effettuare l’operazione di “Cancellazione di un anno”. l’anno archiviato. Il file viene chiamato sua definizione di presenza, i suoi badge), gli orari di lavoro, le causali, Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 149 150 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Una volta selezionato l’anno, si preme OK per confermare. A questo 9.3 Connessione ad un anno archiviato punto il database di lavoro si sconnette, e si connette il database Questa funzione permette di collegarsi ad un anno archiviato, e di dell’anno archiviato. Si noti che su questo non è possibile fare alcuna visualizzarlo come anno di lavoro. Nel caso in cui il file, operazione di modifica dei parametri, ma tutte le operazioni sono precedentemente creato, sia stato asportato dal disco e conservato su permesse solo in lettura. un altro supporto, deve essere nuovamente copiato sulla directory di Quando si è finito di consultare l’anno archiviato si può tornare alla lavoro. Infatti non è possibile richiamare un file da altri supporti, o su gestione ordinaria, e quindi al database di lavoro attivando la voce di altre menu “Servizi\Connetti al database di lavoro”. directory. Normalmente la directory di lavoro è “c:\argo\presenze”. 9.4 Copia di salvataggio dei dati Per richiamare un anno archiviato occorre attivare la voce di menu E’ possibile fare una copia di sicurezza dei dati su una qualsiasi “Servizi\Connetti un anno archiviato”. Si apre la finestra “Scelta di un directory sia del computer locale che di un qualsiasi computer in rete. anno archiviato” su cui è possibile selezionare uno degli anni archiviati Per fare questa operazione occorre attivare la voce di menu in precedenza e presenti sulla directory principale. “Servizi\Copia di salvataggio dei dati”. Si apre la finestra “Copia di sicurezza” su cui è possibile scrivere il percorso della directory su cui si vuole effettuare la copia. Questo percorso viene memorizzato durante la prima copia, e poi riproposto automaticamente le volte successive. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 151 152 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Premendo il tasto OK la copia viene effettuata, ed il nome del file di è 10. CANCELLAZIONE TIMBRATURE DUPLICATE “PRESENZE_BACK.DB”. Può avvenire che, per errore, o perché sono state recuperate E’ consigliabile fare questa operazione quanto più spesso possibile, nuovamente delle timbrature da un terminale, spostando il suo possibilmente una volta al giorno, a fine lavoro. puntatore, le timbrature di un gruppo di dipendenti siano state lette più volte e quindi appaiono più volte in fase di elaborazione. E’ possibile 9.5 Cancellazione di un anno cancellare le timbrature duplicate, che non siano state modificate E’ possibile tenere in linea, nel database di lavoro, più anni dall’Operatore, attivando la voce ci menu “Strumenti\Cancellazione contemporaneamente, ma in certi casi, quando si lavora con un timbrature duplicate”. Si apre la finestra “Cancellazione timbrature grosso numero di dipendenti (>300), il database può rallentare di duplicate” parecchio le operazioni di ricerca di un dato. Per questa ragione è consigliabile eliminare gli anni che certamente non servono più, magari dopo averli archiviati. L’operazione di cancellazione viene effettuata sull’anno selezionato, ed è assolutamente irreversibile. Quindi occorre essere assolutamente sicuri di voler cancellare l’anno prima di attivare la procedura. Questa funzione viene effettuata attivando la voce di menu “Servizi\Cancella un anno”, e confermando ripetutamente l’operazione. Su questa si inseriscono le date di inizio e di fine del periodo in cui si vogliono cancellare le duplicazioni, e si preme il bottone “CARICA”. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 153 154 ARGOPRESENZE ARGOPRESENZE FUNZIONI DEL PROGRAMMA FUNZIONI DEL PROGRAMMA Il programma carica tutte le timbrature di tutti i dipendenti per quel 11. IMPORTAZIONE ANAGRAFE DA PRESENZE DOS periodo, ed evidenzia le righe in cui ci sono duplicazioni. E’ quindi E’ possibile importare l’anagrafe dalla versione DOS di ArgoPresenze. possibile visionare tutte le timbrature prima di confermare la Per fare ciò, occorre attivare la voce di menu, “Strumenti\Importazione cancellazione delle duplicazioni, che si effettua premendo il bottone anagrafe da Presenze DOS”. “CANCELLA DUPLICATI”. Si apre una finestra in cui si chiede l’ubicazione del file “ANAGRAF.DBF”. Dopo la conferma, data premendo il tasto OK, il programma effettua l’importazione. Si noti che, non essendovi corrispondenza tra il programma DOS e quello Windows, vengono importati solo i dati anagrafici, mentre ad altri parametri, quali l’orario assegnato, o il calendario, o la definizione di presenza, vengono assegnati valori di default, che devono poi essere aggiornati manualmente dall’Operatore. Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee) Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it 155 156