Manuale procedure AdG PO FSE versione 6 - giugno 2013

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Regione Siciliana
REGIONE SICILIANA
Assessorato regionale dell'istruzione e della formazione professionale
Dipartimento regionale dell'istruzione e della formazione professionale.
Programma Operativo Regionale Sicilia FSE, 2007-2013
C (2007) 6722 del 17.12.07 e s.m.i.
MANUALE DELLE PROCEDURE
DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE
POR SICILIA FSE 2007-2013
Versione 6
18/06/2013
Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione POR Sicilia FSE 2007/2013
INDICE
1
INTRODUZIONE ................................................................................................................................................... 5
2
PROCEDURE DI ADOZIONE E MODIFICA DEL MANUALE ..................................................................... 6
3
QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO ................................................................................................... 7
4
ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE .............................................................................. 10
4.1
4.2
4.3
5
PROCEDURE DI AFFIDAMENTO ................................................................................................................... 24
5.1
5.2
5.3
6
ATTIVITÀ SELEZIONATE MEDIANTE AVVISO PUBBLICO........................................................................................ 26
ATTIVITÀ SELEZIONATE MEDIANTE GARA D’APPALTO PER L’AGGIUDICAZIONE DI SERVIZI ................................. 32
AFFIDAMENTI “IN HOUSE” ................................................................................................................................... 32
PROCEDURE DI MONITORAGGIO E SISTEMA INFORMATIVO .......................................................... 35
6.1
6.2
6.3
7
DESCRIZIONE GENERALE DEI COMPITI DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE ................................................................. 10
RIPARTIZIONE FUNZIONI E COMPITI DEI CPG ...................................................................................................... 15
RIPARTIZIONE FUNZIONI E COMPITI DELL’OI FAMIGLIA ...................................................................................... 19
IL SISTEMA INFORMATIVO ................................................................................................................................... 35
IL SISTEMA DI MONITORAGGIO ............................................................................................................................ 36
TENUTA FASCICOLO DI PROGETTO ....................................................................................................................... 37
TRATTAMENTO DELLE DOMANDE DI PAGAMENTO ............................................................................ 37
7.1 DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE PER IL TRATTAMENTO DELLE DOMANDE DI PAGAMENTO ................................ 37
7.1.1
Sovvenzioni finanziate a costi reali ........................................................................................................... 37
7.1.2
Sovvenzioni mediante Unità di Costi Standard ......................................................................................... 42
7.1.3
Acquisto beni e servizi .............................................................................................................................. 43
7.1.4
Voucher ..................................................................................................................................................... 43
8
CONTROLLI SULLE OPERAZIONI RENDICONTATE A COSTI REALI ............................................... 43
8.1 ORGANISMI E PROCEDURE DI CONTROLLO ........................................................................................................... 43
8.2 LE PROCEDURE DI CONTROLLO............................................................................................................................ 48
8.3 CONTROLLO DOCUMENTALE ............................................................................................................................... 51
8.4 CONTROLLO IN LOCO .......................................................................................................................................... 59
8.4.1
Verifiche ispettive in itinere ...................................................................................................................... 60
8.4.2
Controlli amministrativi, finanziari e tecnici in loco ................................................................................ 61
8.5 IL CAMPIONAMENTO DELLE OPERAZIONI DA CONTROLLARE ............................................................................... 64
8.6 LA REVISIONE ANNUALE DEL CAMPIONE ............................................................................................................. 65
8.7 IL FOLLOW UP DEI CONTROLLI ............................................................................................................................ 66
8.8 VERIFICHE DEL SERVIZIO RENDICONTAZIONE INTERVENTI FSE E COMUNITARI MONITORAGGIO E CONTROLLI
PRIMO LIVELLO ............................................................................................................................................................. 66
8.9 VERIFICA DI SISTEMA SUGLI ORGANISMI INTERMEDI .......................................................................................... 67
8.10
RELAZIONE ANNUALE DI CONTROLLO ............................................................................................................ 68
9
CONTROLLI SULLE OPERAZIONI RENDICONTATE MEDIANTE COSTI UNITARI STANDARD . 69
9.1 IL SISTEMA DEI CONTROLLI SULLE OPERAZIONI CON UNITÀ DI COSTO STANDARD ............................................... 69
9.2 CONTROLLI IN ITINERE ........................................................................................................................................ 70
9.2.1
Controlli a tavolino ................................................................................................................................... 70
9.2.2
Controlli in loco ........................................................................................................................................ 71
9.2.2.1
9.2.2.2
9.2.2.3
9.2.3
10
Controlli ex-post ....................................................................................................................................... 75
STRUMENTI DI INGEGNERIA FINANZIARIA ............................................................................................ 77
10.1
10.2
11
Visite ispettive .......................................................................................................................................................72
Controlli amministrativi in loco .............................................................................................................................73
Controlli a distanza ................................................................................................................................................74
PROCEDURE PER LA GESTIONE DEL JEREMIE HOLDING FUND ......................................................................... 77
TRACCIABILITÀ E CERTIFICAZIONE DELLE SPESE DEL FONDO JEREMIE........................................................... 79
IRREGOLARITÀ E RECUPERI ........................................................................................................................ 82
Versione 6
Pagina 2
PRESCRIZIONI NORMATIVE PER L’INDIVIDUAZIONE E LA COMUNICAZIONE DELLE IRREGOLARITÀ.................. 82
PROCEDURE PER L’INDIVIDUAZIONE E LA COMUNICAZIONE DELLE IRREGOLARITÀ ........................................ 87
PROCEDURE PER IL RECUPERO DELLE SOMME INDEBITAMENTE VERSATE DA PARTE DELL’ADG .................... 92
11.1
11.2
11.3
12
PISTE DI CONTROLLO ..................................................................................................................................... 95
12.1
12.2
12.3
MODALITÀ DI PREDISPOSIZIONE DELLE PISTE DI CONTROLLO ......................................................................... 95
DESCRIZIONE DELLE PISTE DI CONTROLLO ..................................................................................................... 96
PREDISPOSIZIONE ED AGGIORNAMENTO DELLE PISTE DI CONTROLLO ............................................................. 97
13
SCAMBIO DI INFORMAZIONI CON L’AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE ........................................ 100
14
INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ ................................................................................................................. 102
LE COMPETENZE DELL’ADG IN MATERIA DI INFORMAZIONI E PUBBLICITÀ ................................................... 102
14.1
ALLEGATI ................................................................................................................................................................... 105
Allegato 1
Allegato 2
Allegato 3
Allegato 4
Allegato 5
Allegato 6
Allegato 7
Allegato 8
Allegato 9
Allegato 10
Allegato 11
Allegato 12
Allegato 13
Allegato 14
Allegato 15
Allegato 16
Allegato 17
Allegato 18
Allegato 19
Allegato 20
Allegato 21
Allegato 22
Allegato 23
Allegato 24
Allegato 25
Allegato 26
Allegato 27
Allegato 28
Allegato 29
Allegato 30
Allegato 31
Allegato 32
Allegato 33
Allegato 34
Allegato 35
Allegato 36
Allegato 37
Allegato 38
Allegato 39
Allegato 40
Allegato 41
Allegato 42
Versione 6
Check list di controllo preventivo bandi/avvisi area coordinamento per le politiche di coesione..............106
SOVVENZIONI: Check list di controllo ammissibilità dei progetti .........................................................107
SOVVENZIONI: Verbale insediamento nucleo di valutazione ................................................................109
SOVVENZIONI: Modello scheda di valutazione nucleo di valutazione ...................................................111
SOVVENZIONI: Modello verbale di valutazione nucleo di valutazione ..................................................112
SOVVENZIONI: Modello verbale finale nucleo di valutazione ...............................................................113
SOVVENZIONI: Modello lettera di trasmissione esiti del nucleo di valutazione .....................................114
SOVVENZIONI: Check list di controllo delle procedure di selezione .....................................................115
SOVVENZIONI: Check list controllo richiesta anticipi ...........................................................................116
SOVVENZIONI: Check list controllo documentale dichiarazioni intermedie di spesa ............................117
SOVVENZIONI: Check list di controllo documentale rendiconto finale..................................................119
SOVVENZIONI: Nota di revisione...........................................................................................................123
SOVVENZIONI: Check list di controllo pagamento saldo .......................................................................127
SOVVENZIONI: Check list di controllo quietanze di pagamento ............................................................128
SOVVENZIONI: Check list di controllo ispettivo in itinere .....................................................................129
SOVVENZIONI: Check list di controllo amministrativo in loco ..............................................................131
SOVVENZIONI: Verbale controllo amministrativo in loco .....................................................................134
SOVVENZIONI: Rapporto di controllo in loco ........................................................................................135
ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list pagamento acconto ...............................................................136
ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo per il pagamento dei SAL ..................................144
ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento del saldo ..........................................147
ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo quinto d’obbligo ................................................150
ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento acconto servizi complementari ........154
ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento acconto servizi analoghi ..................159
ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list controllo in loco ....................................................................163
ACQUISTO BENI E SERVIZI: Certificato di pagamento ........................................................................165
VOUCHER: Check list revisione finale ....................................................................................................166
VOUCHER: Nota di revisione ..................................................................................................................168
VOUCHER: Check list verifica per l’erogazione ......................................................................................169
UCS: Check list di controllo progetto esecutivo e atto di adesione ...........................................................170
UCS: Check list di controllo pagamento del primo acconto ......................................................................173
UCS: Check list di controllo pagamento secondo acconto ........................................................................176
UCS: Check-list per la verifica documentale delle dichiarazioni di attività ..............................................178
UCS: Check list controllo dichiarazione finale di attività .........................................................................182
UCS: nota dichiarazione finale attività ......................................................................................................188
UCS: Check list di controllo ispettivo in loco ...........................................................................................191
UCS: Questionario rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari ................................................194
UCS: Check list di controllo amministrativo in loco .................................................................................195
UCS: Check list per le verifiche ispettive in itinere a distanza ..................................................................201
CONTROLLI QUALITÀ: Check list controlli .........................................................................................203
ENTI IN HOUSE: Check list di verifica ...................................................................................................205
ORGANISMI INTERMEDI: Check list di controllo ................................................................................206
Pagina 3
Elenco delle principali modifiche al documento
Numero e data
della versione
Versione 1
11 maggio 2009
Versione 2
3 giugno 2009
Descrizioni principali modifiche
- Revisione testo
Versione 3
2 Dicembre 2009
- Modificate
le
seguenti
pagine
della
versione
13;15;16,17;18;19;22;23;24,27;32;33;34,40,54;58;62;65;66,104;109.
Versione 4
26 Novembre 2010
- Aggiornamento assetto organizzativo Regione
- Inserimento capitolo 9 strumenti di ingegneria finanziaria
- Revisione testo
Versione 5
15 Marzo 2011
- §5.1 istruzioni per il nucleo di valutazione;
- § 6.1 tenuta fascicolo di progetto
- Allegato 3 bis) Check list per la verifica delle quietanze di pagamento relative alle
spese impegnate e riconosciute in sede di rendicontazione ma non ancora
quietanzate
- Allegato 4 Check list controllo per il pagamento dei SAL la richiesta dell’acconto
acquisto BS
- Allegato 15 Check list verifica bandi/avvisi area coordinamento per le politiche di
coesione,
- Allegato 16 check list verifica ammissibilità progetti avviso pubblico
- Allegato 17 Check list revisione finale voucher
- Allegato 18 Check list verifica per il pagamento dei voucher
- Allegato 19 Check list controllo documentale Voucher Formativi
- Allegato 20 Modello verbale insediamento nucleo di valutazione
- Allegato 21 Modello scheda di valutazione
- Allegato 22 Modello verbale di valutazione
- Allegato 23 Modello verbale finale dei lavoro del nucleo di valutazione
- Allegato 24 Modello lettera di trasmissione degli esito del nucleo di valutazione
- Aggiornato l’assetto organizzativo dell’Assessorato della Formazione
Professionale e dell’Istruzione
- Aggiornato l’assetto organizzativo del Dipartimento Regionale del Lavoro
- Riviste le condizioni per la richiesta del saldo nel caso di sovvenzioni (§ 7.1.1)
- Inseriti gli strumenti di controllo per il pagamento delle sovvenzioni finanziati
mediante Unità di Costi Standard (§ 7.1.2)
- Inseriti gli strumenti di controllo per il pagamento degli acquisti di beni e servizi
(§ 7.1.3)
- Ridefinite le attività in capo alle Unità Operative Territoriali, all’ufficio
rendicontazione e al controllore esterno (§8.1.1)
- Integrata la parte dei controlli a tavolino per quanto riguarda i documenti da
produrre da parete del beneficiario (§8.3)
- Rivisti alcuni aspetti sul campionamento delle operazioni da controllare in loco
(§8.5)
- Inserito capitolo controlli sulle operazioni finanziate mediante UCS (capitolo 9)
- Dettagliate le procedure sui recuperi (§11.3)
- Rivisti ed integrati tutti i modelli allegati.
Versione 6
18 giugno 2013
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2:
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1
INTRODUZIONE
Il presente Manuale delinea il sistema di gestione e controllo previsto dall’Autorità di Gestione del
POR Sicilia FSE 2007-2013, con l’obiettivo di assicurare un’efficace e corretta gestione del
Programma e fornire ai diversi livelli di governo del POR uno strumento per lo svolgimento delle
attività di competenza.
L’Autorità di Gestione ha strutturato l’assetto organizzativo per la gestione e il controllo del POR
Sicilia sulla base delle prescrizioni del Reg. (CE) 1083/06 e del Reg. (CE) 1828/06 e delle
indicazioni fornite dalle Linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione
2007-2013 del Ministero dell’Economia e delle Finanze – Ragioneria generale dello Stato –
IGRUE, nonché tenendo conto del documento “buone pratiche in materia di controlli di gestione da
espletare da parte degli Stati Membri sui progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali e dal Fondo di
Coesione per il periodo di programmazione 2007-2013” della Commissione Europea.
La progettazione della struttura organizzativa per la gestione e il controllo del Programma implica
da una parte la definizione dei compiti da svolgere, cioè delle attività elementari da implementare e
l’aggregazione di tali compiti/attività in sottosistemi corrispondenti alle diverse unità organizzative,
dall’altra le interconnessioni che si realizzano tra i vari soggetti coinvolti.
Più in particolare il Manuale, dopo una breve parte introduttiva contenente le procedure di adozione
e modifica dello stesso ed i riferimenti normativi (Capitoli 2 e 3), si articola nei seguenti capitoli:
4. Organizzazione dell’Autorità di gestione: in cui viene descritta la ripartizione delle funzioni e
dei compiti dell’AdG e dei diversi uffici coinvolti nell’attuazione e controllo del programma.
5. Procedure di affidamento: descrive le procedure di selezione che saranno adottate dal
programma al fine di assicurare la conformità delle operazioni alle norme comunitarie e nazionali
applicabili (art.60 lett. a del Reg. 1083/2006; art 13 -1 del Reg. 1828/2006). Viene inoltre descritto
il quadro dei criteri di selezione delle operazioni approvati dal CdS del POR Sicilia FSE 2007-2013
e le modalità per assicurare il rispetto dei criteri di selezione e per modificare i criteri approvati.
Infine, il capitolo descrive le procedure di attivazione relativamente alle attività selezionate
mediante avviso pubblico e mediante gara d’appalto per l’aggiudicazione di servizi.
6. Procedure di monitoraggio e sistema informativo: descrive il modello di monitoraggio
utilizzato per il POR e le regole per la raccolta e la validazione dei dati tramite Sistema Informativo.
7. Trattamento delle domande di rimborso: illustra le procedure e la documentazione richiesta
per l’erogazione dei pagamenti.
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8. Procedure per il controllo di primo livello: vengono descritti gli organismi coinvolti nel
sistema di controlli del POR e le modalità di attuazione del piano annuale dei controlli attraverso la
verifica documentale, il controllo in loco, le modalità di campionamento, il follow up e la verifica di
sistema sugli organismi intermedi.
9 Controlli sulle operazioni finanziate mediante UCS. In questo capitolo sono descritti i controlli
previsti e gli strumenti che dovranno essere utilizzati per i controlli.
10. Strumenti di ingegneria finanziaria: illustra i meccanismi di funzionamento dei fondi di
ingegneria finanziaria, ed in particolare le procedure per l’utilizzo del fondo Jeremie.
11. Irregolarità e recuperi: contiene le procedure per l’individuazione e la comunicazione delle
irregolarità e per il recupero delle somme indebitamente versate da parte dell’AdG.
12. Piste di controllo: descrive le modalità di predisposizione delle piste di controllo e la modalità
per l’aggiornamento delle stesse.
13. Scambio di informazioni con l’autorità di certificazione: contiene le modalità con cui
avvengono le comunicazioni tra AdG e ADC.
14. Informazione e pubblicità: delinea le competenze dell’AdG in materia di informazione e
pubblicità.
2
PROCEDURE DI ADOZIONE E MODIFICA DEL MANUALE
Il Manuale delle procedure dell’AdG (in seguito il Manuale) viene predisposto direttamente
dall’AdG tenendo presenti i Regolamenti, le norme nazionali, le procedure regionali, le specificità
organizzative dei Centri di Programmazione e Gestione coinvolti nell’attuazione del POR
(Dipartimento dell'Istruzione e della Formazione Professionale e Dipartimento del Lavoro,
dell’Impiego, dell'orientamento, dei servizi e delle attività formative (in seguito “Dipartimento del
Lavoro”).
L’adozione formale del Manuale da parte dell’AdG avviene con provvedimento del Dirigente
Generale del Dipartimento regionale dell'Istruzione e della Formazione professionale (AdG).
Il Manuale potrà essere aggiornato, modificato o integrato durante tutto il periodo di
programmazione sulla base di esigenze emerse in corso di attuazione o di segnalazioni provenienti
dagli altri Uffici interessati nell’attuazione del POR.
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L’AdG provvederà a raccogliere tali segnalazioni e proposte di modifica/integrazioni ed a
modificare il Manuale che verrà in seguito adottato con provvedimento del Dirigente Generale del
Dipartimento regionale dell'Istruzione e della Formazione professionale (AdG).
Gli Organismi Intermedi procederanno all’adozione del Manuale delle procedure con proprio atto,
potendo apportare eventuali modifiche o integrazioni che non alterino l’impostazione generale
proposta dal presente Manuale.
3
QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO
Le modalità attuative e procedurali inserite nel presente Manuale sono state identificate tenendo
conto non solo degli elementi di specifica innovazione introdotti dall’Unione Europea per i Fondi
Strutturali ed in particolare per il Fondo Sociale Europeo (FSE) per il periodo 2007-2013, ma anche
delle indicazioni emerse a livello nazionale e degli orientamenti strategici e gestionali assunti dalla
Regione nel suo Programma Operativo (POR).
Con riferimento alle novità immesse dalla nuova Programmazione appare utile considerare, seppur
sinteticamente, alcuni aspetti di maggiore rilevanza introdotti dalla riforma dei Fondi Strutturali con
il pacchetto legislativo comunitario emanato nel 2006.
Si richiamano a tale proposito:
Regolamento CE n. 1081 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006, relativo al
Fondo Sociale Europeo e recante abrogazione del regolamento (CE) n. 1784/1999, il
Regolamento 396/2009 che modifica il regolamento (CE) n. 1081/2006 relativo al Fondo
Sociale Europeo per estendere i tipi di costi ammissibili a un contributo del FSE e le successive
modifiche ed integrazioni;
Regolamento CE n. 1083 del Consiglio dell’11 luglio 2006, recante le disposizioni generali sul
Fondo Europeo di Sviluppo Regionale e sul Fondo di Coesione, e che abroga il regolamento CE
n. 1260/1999, Regolamento 284/2009 che modifica il regolamento (CE) n. 1083/2006 recante
disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e
sul Fondo di coesione, per quanto riguarda alcune disposizioni relative alla gestione finanziaria
e successive modifiche ed integrazioni;
Regolamento CE n. 1828 della Commissione dell’8 dicembre 2006 che stabilisce modalità di
applicazione del Regolamento CE n. 1083/2006 del Consiglio recante disposizioni generali sul
Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di Coesione e
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del Regolamento CE n. 1080/06 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo
Europeo di Sviluppo Regionale e successive modifiche ed integrazioni, modificato dal
Regolamento CE 846/2009;
la definizione a livello nazionale, sulla base di un approfondito ed ampio processo di
concertazione tra le Amministrazioni nazionali e il partenariato economico-sociale, di un
documento di riferimento (denominato Quadro Strategico Nazionale 2007 – 20131) delle priorità
da perseguire a livello Paese con le risorse messe a disposizione dai Fondi strutturali in sinergia
e complementarietà con quelle nazionali per lo sviluppo territoriale.
la ridefinizione delle procedure in materia di recupero degli importi indebitamente versati, cosi
(come da indicazioni dei Regolamenti (CE) 1083/06 e 1828/06 ed Allegato XI del Reg.
1828/2006, modificato dal Regolamento 846/2009) ed in particolare circa la predisposizione
della dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati e recuperati e ai recuperi pendenti,
prevista ai sensi del Reg. (CE) n. 1828/2006, redatta in conformità all’Allegato XI del citato
Regolamento. Ai sensi delle normativa comunitaria, le schede sulle irregolarità vanno presentate
trimestralmente; le dichiarazioni sugli importi ritirati e recuperati, sui recuperi pendenti e sugli
importi non recuperabili entro il 31 marzo di ogni anno.
la riformulazione delle modalità di attuazione delle prescrizioni regolamentari in materia di aiuti
di stato attraverso il Regolamento (CE) n. 1998/2006, relativo all’applicazione degli articoli 87 e
88 del trattato agli aiuti d’importanza minore «de minimis», ora articoli 107 e 108 del Trattato di
Funzionamento dell’Unione Europea;
il Regolamento (CE) n. 1976/2006 che modifica i
regolamenti (CE) n. 2204/2002, (CE) n. 70/2001 e (CE) n. 68/2001 per quanto riguarda la
proroga dei periodi di applicazione. Per quanto riguarda l’applicazione dei Regimi in esenzione,
oltre a quanto previsto dal suddetto Regolamento 1976/2007 (utilizzato in una fase transitoria
della nuova programmazione 2007-2013), è intervenuto inoltre il recente Regolamento (CE) n.
800/2008 (già applicabile dal mese di agosto 2008) che dichiara alcune categorie di aiuti
compatibili con il mercato comune in applicazione degli articoli 107 ed 108 del Trattato sul
funzionamento dell'Unione Europea.
Per quanto riguarda la norma sull’ammissibilità della spesa, il D.P.R. 196/2008, integrato dal
D.P.R. 98/2012 recante disposizioni generali sul fondo europeo di sviluppo regionale, sul fondo
sociale europeo e sul fondo di coesione;
1
Il QSN è stato approvato dalla Commissione il 13 luglio 2007 con Decisione C(2007) 3329.
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Inoltre il vademecum per l’ammissibilità della spesa al FSE per la programmazione 2007-2013
fornisce specifici riferimenti applicativi della normativa per il FSE, che viene ripreso e fatto
proprio con il vademecum regionale predisposto dall’AdG.
Dal quadro normativo e programmatico definito a livello comunitario e nazionale, sopra richiamato,
emergono alcune innovazioni di rilievo introdotte nella programmazione 2007– 2013, che hanno
significativamente orientato le scelte strategiche assunte dalla Regione Siciliana, in sintonia e di
concerto con la Commissione Europea e le Autorità nazionali di riferimento (Ministero
dell’Economia e delle Finanze e Ministero del Lavoro e Politiche Sociali). Il fatto che l’azione del
FSE sia declinata in un proprio Programma operativo, distinto da quello del FESR, con una sua
specifica Autorità di Gestione (AdG), ha implicato necessariamente un’importante riformulazione
organizzativa e gestionale dell’amministrazione, in particolare per quanto attiene la necessità di una
definizione funzionale e netta dei compiti di programmazione, gestione, monitoraggio e controllo, e
di maggiore responsabilizzazione degli stakeholder potenziali del Fondo. Tale revisione funzionale
deve, da un lato, essere in grado di garantire l’integrazione di tutte le politiche fondamentali di
welfare, (la formazione, l’istruzione, l’occupazione e l’inclusione sociale), dall’altro, deve favorire,
forse ancor di più che nel passato, il dialogo tra le politiche di welfare con le politiche di sviluppo
territoriale, includendo in questo ambito anche quelle per la ricerca e sviluppo e per l’accelerazione
dei processi di innovazione. Inoltre, non sono da sottovalutare le indicazioni della Commissione
Europea finalizzate ad una maggiore apertura alla concorrenza sul fronte dei servizi per l’education,
del sostegno all’innovazione nell’ottica di favorire l’incontro tra domanda e offerta di lavoro. Tale
richiamo comunitario trova espressione anche nel capitolo 5 “Modalità di attuazione” del PO FSE,
il quale comporta, in pratica, una significativa rivisitazione delle modalità di accesso ed affidamento
delle risorse del Fondo, con un crescente ricorso a dispositivi quali “avvisi pubblici” non limitati
nell’ingresso e “appalti” per l’affidamento di servizi per l’attuazione di azioni di sistema allo scopo
di agevolare l’innalzamento qualitativo delle strutture e dei soggetti di riferimento nel quadro delle
politiche formative e del lavoro. Questi elementi di novità strategica introducono l’esigenza di
arricchire modalità e strumenti di intervento includendo, solo a titolo di esempio, dispositivi come
“piani di azione territoriali o settoriali”, i quali sono in grado di attivare processi di integrazione di
policies attraverso cui rispondere con maggiore efficacia ai bisogni del territorio, o come i voucher
e/o conti formativi attraverso cui si rende possibile ridurre i costi di accesso e di transazione
all’apprendimento e ridistribuire i potere di scelta, favorendo la flessibilità e l’individualizzazione
dei percorsi formativi. Si tratta di innovazioni, quindi, che introducono un insieme composito,
articolato e complesso di processi, funzioni e compiti che, se non governati adeguatamente, possono
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comportare un rischio concreto di immobilismo burocratico. Ciò premesso, occorre evitare e
contrastare il verificarsi di uno scenario di impasse, soprattutto se - come nel caso della Regione
Siciliana - ci si è posti tra gli obiettivi dell’azione amministrativa proprio quello di ridurre i costi
diretti ed indiretti sostenuti dal sistema produttivo e dai cittadini per gli adempimenti amministrativi
legati all’implementazione del PO FSE. Tale obiettivo si concretizza rafforzando la convinzione che
gli incrementi di efficienza incidano direttamente sull’efficacia tanto degli interventi finanziati
quanto del programma nel suo complesso. Pertanto, pare del tutto opportuno porsi l’obiettivo di
rafforzare la capacità e la produttività amministrativa del PO al fine di recuperare i ritardi sinora
registrati e, in una logica di benchmarking, di raggiungere entro il quinquennio i migliori livelli di
performance amministrativa regionale rilevati fino ad ora.
4
ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE
L’AdG del POR FSE, incardinata nel Dipartimento regionale dell'Istruzione e della Formazione
Professionale (di seguito anche Dipartimento IFP) - esercita tutte le attività necessarie per
l’attuazione del programma ed in particolare l’attività di programmazione, indirizzo,
coordinamento, gestione, rendicontazione, monitoraggio, controllo e valutazione.
4.1
Descrizione generale dei compiti dell’Autorità di Gestione
L’AdG del POR FSE 2007/2013 adempie a tutte le funzioni ed ai compiti corrispondenti a quanto
stabilito dal regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, secondo le modalità attuative definite
dal regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006, specificate nel capitolo 5” Modalità di
attuazione” del Programma Operativo Sicilia FSE 2007-2013.
L’AdG provvede alla gestione delle risorse finanziarie assegnate al Programma Operativo sulla base
della legislazione amministrativa e contabile comunitaria nazionale e regionale e dei criteri di buona
gestione finanziaria.
In particolare, essa è tenuta a:
1. garantire che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate
conformemente ai criteri applicabili al POR FSE e rispettino la vigente normativa
comunitaria e nazionale per l’intero periodo di attuazione;
2. informare il Comitato di Sorveglianza sui risultati delle verifiche di primo livello;
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3. accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, dell'effettiva
fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell'esecuzione delle spese dichiarate dai
beneficiari, della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali;
4. garantire l'esistenza di un sistema informatizzato (in seguito definito Sistema Informativo) di
registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta
nell'ambito del Programma Operativo, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione
necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione;
5. garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni
mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per
tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali;
6. garantire che le valutazioni del Programma Operativo siano effettuate conformemente
all’art. 47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006;
7. stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per
garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie
autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90, per i tre anni successivi alla chiusura del
programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre
anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale;
8. garantire che l’AdC riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e
verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione;
9. guidare i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmettergli i documenti per consentire una
sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo;
10. elaborare e presentare alla Commissione, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza,
i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste
della Commissione;
11. garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo
69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006;
12. fornire informazioni per asse sul ricorso alla complementarietà fra i fondi strutturali (art.34);
13. nel quadro dell’iniziativa “Regions for economic change”:
i) prevedere i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione i progetti
innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta;
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ii) consentire la presenza, nel Comitato di Sorveglianza, di un rappresentante (in qualità di
osservatore) di tali reti per riferire sullo stato delle attività della rete;
iii) prevedere almeno una volta l’anno un punto all’ordine del giorno del Comitato di
Sorveglianza nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti
pertinenti per il Programma.
L’AdG assicura, altresì, l’impiego di sistemi e procedure per garantire l’adozione di un’adeguata
pista di controllo, delle procedure di informazione e di sorveglianza per le irregolarità e il recupero
degli importi indebitamente versati, nonché cura i rapporti con l'Autorità di Audit avvalendosi del
Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello.
L’AdG è strutturata in aree amministrative a carattere orizzontale impegnate in attività funzionali
all’adempimento di attività necessarie ad una più efficace attuazione delle operazioni previste per il
conseguimento degli obiettivi del POR, secondo lo schema sottostante:
AUTORITÀ DI
GESTIONE
Dirigente Generale
Dipartimento Istruzione
e Formazione
professionale
AREA DIREZIONE E
COORDINAMENTO
PER LE POLITICHE
DI COESIONE
Unità di programmazione
per gli interventi regionali,
nazionali e comunitari
SERVIZIO SISTEMA
INFORMATIVO
E ACCREDITAMENTO –
RECUPERO CREDITI
SERVIZIO RENDICONTAZIONE
INTERVENTI FSE E
COMUNITARI
MONITORAGGIO E CONTROLLI
I LIVELLO
 AREA COORDINAMENTO PER LE POLITICHE DI COESIONE
impostazione degli atti di programmazione generali della Regione e, d’intesa con le
Amministrazioni regionali di settore, dei programmi di intervento regionali, nazionali e
comunitari;
predisposizione e revisioni periodiche della programmazione operativa del POR;
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supporto e verifica dell’attuazione degli interventi finanziati dal POR (anche in relazione alle
attività dei Dipartimenti coinvolti nella programmazione/attuazione, come riportato di seguito),
finalizzate in particolare alla predisposizione delle relazioni sulle modalità ed i tempi di
attuazione dei programmi;
coordinamento dell’attuazione e delle eventuali riprogrammazioni;
verifica degli atti di programmazione, avvisi e bandi, predisposti dai Centri di Programmazione
e Gestione;
gestione rapporti con gli Organismi Intermedi e altri Dipartimenti regionali coinvolti nella
programmazione FSE;
supporto all’AdG nell’attivazione e gestione del Board di coordinamento e nei rapporti con la
Commissione Europea e le Amministrazioni centrali coinvolte.
L’Area svolge, altresì compiti in materia di comunicazione e valutazione del POR FSE, e in
particolare:
impostazione dell’attività di valutazione;
coordinamento delle attività di valutazione previste dagli orientamenti del Piano di valutazione
del POR FSE così come presentato al CdS del 13 marzo 08;
predisposizione delle relazioni operative con l'unità responsabile nella Regione Siciliana del
Piano di valutazione unitario dei Fondi e del FAS;
partecipazione ai lavori dello steering group del Piano (denominato Gruppo di pilotaggio per la
valutazione del POR), inclusa l'organizzazione degli incontri e la predisposizione della
documentazione necessaria.
Il Servizio di Valutazione e Comunicazione è inoltre responsabile dell’attuazione, coordinamento e
verifica delle attività riportate nel Piano di comunicazione (approvato dalla Commissione europea
in data 22 agosto 2008) ed è referente dei lavori del gruppo di coordinamento previste dal Piano
stesso.
L’Area inoltre è competente per le operazioni a titolarità del Dipartimento dell’Istruzione e della
Formazione Professionale.
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 SERVIZIO SISTEMA INFORMATICO E ACCREDITAMENTO - RECUPERO CREDITI
provvede a raccogliere i documenti di controllo sulle operazioni finanziate che presentino
irregolarità, ai fini dell’attivazioni delle procedure di recupero, ove necessario;
è responsabile delle attività connesse ad eventuali contenziosi del Dipartimento relativi ad
operazioni a valere sul POR FSE Sicilia 2007/2013;
congiuntamente con i Centri di Programmazione e Gestione competenti, assicura l’attuazione di
tutte le azioni necessarie per il recupero dei crediti vantati dal Dipartimento.
cura la normativa e le procedure in tema di accreditamento degli Enti operanti nella Regione
Siciliana;
assicura il collegamento con i sistemi statistici regionali, nazionali, ISTAT, SISTAN, ISFOL e
dell'Unione Europea;
assicura il monitoraggio e valutazione dell'impatto delle progettualità finanziate (Placement);
assicura la gestione del sistema informativo Caronte FSE;
assicura l'informatizzazione delle procedure e degli uffici.
 SERVIZIO RENDICONTAZIONE INTERVENTI FSE E COMUNITARI MONITORAGGIO
E CONTROLLI PRIMO LIVELLO
realizza e coordina i controlli di primo livello svolti da parte delle UMC;
definisce e mette a punto la metodologia e gli strumenti per i controlli di primo livello;
definisce la metodologia per il campionamento dei controlli in loco;
verifica la qualità dei controlli di primo livello;
realizza le verifiche amministrative sulle spese di volta in volta comunicate come "certificabili"
dall'UOP (Servizi centro per l’impiego ex UPL), assicurando:
- un controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l'azione finanziata;
- un controllo sui costi reali oppure entro i limiti delle forfetizzazioni ammesse;
- un controllo sui documenti giustificativi della spesa.
realizza le verifiche anche nei casi in cui l'autorità di gestione è beneficiaria delle operazioni
(art. 13.5 Reg. CE 1828/2006);
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effettua le verifiche in loco delle operazioni, sulla base del piano dei controlli, in riferimento ad
un programma di controlli elaborato tenendo conto dell'analisi dei rischi rivista annualmente;
verifica la corretta applicazione della normativa, della corretta esecuzione delle procedure e
della rispondenza ai criteri di selezione approvati;
riceve dalle UMC le dichiarazioni delle spese sostenute, e dopo averle validate e attestate da
parte dell’AdG le trasmette all’Autorità di Certificazione;
cura il raccordo con le istituzioni competenti concernente i controlli ed il coordinamento per la
comunicazione all'OLAF previste dagli articoli 28 e 30 del regolamento n.1828/2006, così
come modificati dal regolamento n.846/2009, per il tramite della Presidenza della Regione
Siciliana, dipartimento regionale della programmazione, area controlli, legalità e sicurezza che
le trasmette alla Presidenza del Consiglio dei Ministri;
cura, attraverso la redazione di apposite piste di controllo, la verifica di sistema delle attività
inerenti la programmazione e gestione del POR FSE Sicilia;
coordina le attività di monitoraggio svolte dai dipartimenti che afferiscono al FSE;
monitora gli interventi finanziati dall'Unione europea;
effettua le verifiche degli Organismi Intermedi;
cura i rapporti con l'Autorità di Audit
realizza l’attività di rendicontazione degli interventi cofinanziati dal FSE.
4.2
Ripartizione funzioni e compiti dei CPG
L’AdG è strutturata secondo un modello organizzativo in cui le funzioni di programmazione,
gestione, pagamento sono assegnate al Dipartimento dell’Istruzione e della Formazione
Professionale e Dipartimento del Lavoro, denominati Centri di Programmazione e Gestione (CPG),
per i settori di rispettiva competenza. All’interno di ciascuno di questi centri, le singole attività di
programmazione, gestione e pagamento sono affidate a specifici Servizi così articolati:
a. Centro Programmazione e Gestione del Dipartimento Istruzione e Formazione
Professionale:
- Area direzione e coordinamento per le politiche di coesione
- Servizio di Programmazione degli interventi in materia di formazione professionale e
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formazione permanente e continua
- Servizio programmazione per gli interventi in materia di istruzione scolastica,
universitaria e postuniversitaria
- Servizi di Gestione per gli interventi in materia di formazione professionale
- Servizi di Gestione per gli interventi in materia di istruzione scolastica e universitaria
- Servizio Rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli I livello
- Servizio scuola dell’Infanzia ed Istruzione di ogni ordine e grado statali
b. Centro Programmazione e Gestione del Dipartimento Regionale del Lavoro:
-
Servizio I - Attività inerenti le competenze del Fondo Siciliano per l’occupazione e il
collocamento dei lavoratori disoccupati;
-
Servizio IV – Gestione F.S.E. - Attività finanziata con fondi Comunitari;
-
Servizio V - Monitoraggio e controllo spesa comunitaria;
-
Servizio VI – Rendicontazione fondi comunitari – nazionali – regionali;
-
Servizio VIII - Iniziative per l’occupazione, l’orientamento, tirocini formativi,
apprendistato.
Nello specifico, ciascun CPG svolge le seguenti principali funzioni:
Servizio programmazione:
1) Predispone, ove previsto, la bozza di avviso pubblico/manifestazione di interesse/appalto
concorso e delle relative circolari per l’acquisizione delle istanze di finanziamento o di
contributo per la successiva approvazione e pubblicazione a cura del Dirigente Generale del
CPG, e cura la trasmissione preventiva all’AdG e Unità Coordinamento politiche di coesione
del Dipartimento Formazione Professionale, che dovrà valutarne la conformità;
2) attiva l’istruttoria e le procedure specifiche previste dall’avviso o dalle norme per la valutazione
delle istanze e la selezione delle operazioni da inserire nel programma effettuando una prima
verifica di ammissibilità formale e, ove previsto, cura la trasmissione dei progetti ritenuti
ammissibili all'esame del Nucleo di valutazione, istituito con provvedimento del Dirigente
Generale del Dipartimento competente. Il nucleo di valutazione una volta conclusa la procedura
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di selezione trasmette agli uffici competenti l'elenco dei progetti ammissibili, non ammissibili e
i relativi verbali;
3) provvede a redigere la graduatoria provvisoria dei progetti e della lista degli ammessi, e dei non
ammessi sulla base del verbale conclusivo di valutazione e prima di rimettere al Dirigente
Generale del Dipartimento la decisione in merito all’approvazione della graduatoria, si assicura
del rispetto di quanto previsto dal POR e dal bando e dalle norme vigenti, nonché, che
l’operazione non sia soggetta ad un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi
nazionali o comunitari (acquisendo apposita dichiarazione resa dal soggetto richiedente il
finanziamento, nelle more della costituzione di un sistema centralizzato che permetta di
acquisire direttamente tali informazioni);
4) provvede a redigere il DDG di approvazione della graduatoria provvisoria degli ammissibili e
non ammissibili a finanziamento che sarà adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento
competente per materia ed a trasmetterlo per la successiva pubblicazione sul sito web e sulla
GURS;
5) acquisisce le eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti e le trasmette per l'esame,
al nucleo di valutazione che redige la graduatoria definitiva. Il CPG trasmette la graduatoria all’
UMC per la codifica dei progetti;
6) redige il Decreto di approvazione graduatoria, concessione finanziamento e contestuale
impegno delle somme che una volta adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento sarà
trasmesso alla Corte dei Conti per il tramite della Ragioneria centrale presso il Dipartimento per
controllo di legittimità e contabile;
7) una volta acquisito il decreto registrato alla Corte dei Conti, lo trasmette per la successiva
pubblicazione alla GURS e sul sito Web, ai servizi competenti (Servizio Gestione, Unità
Monitoraggio e Controllo e Unità di Competente della rendicontazione ) ed all'AdC ed alla
Guardia di Finanza;
Servizio gestione:
1) inserisce sul Sistema Informativo i dati relativi ai progetti ammessi a finanziamento;
2) accoglie la presentazione dell’Atto di adesione/accettazione (ove previsto) e della relativa
documentazione a corredo, compresa la polizza fideiussoria (eventuale) relativa alle somme da
erogare e dell'eventuale progetto esecutivo e del piano finanziario di dettaglio del progetto. In
caso di mancato rispetto dei termini, avvia il procedimento di revoca del finanziamento;
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3) riceve la comunicazione di avvio delle attività da parte dell'Ente attuatore, anche per il tramite
delle Unità Operative Periferiche (UOP) e dell'UMC;
4) gestisce i rapporti con i beneficiari per la corretta attuazione delle operazioni;
5) elabora ed aggiorna per ogni operazione di competenza, in raccordo e sulla base delle
informazioni fornite dagli altri soggetti (UMC, AdC e AdA), il relativo Dossier contenente le
notizie richieste dall’art. 15 del Regolamento n. 1828/2006 e dall’allegato III del Reg. (CE)
1828/2006;
6) fornisce all’AdG gli elementi di informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti
annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del
Consiglio n. 1083/2006.
7) provvede all’emissione dei titoli di spesa inerenti il pagamento delle anticipazioni e del saldo
spettanti alle singole operazioni e alla trasmissione alla competente ragioneria centrale;
8) gestisce le richieste di pagamento, assicurando che i beneficiari finali ricevano quanto prima ed
integralmente gli importi di cui hanno diritto. A tal proposito si precisa che ai sensi dell’art. 80
del Reg. CE 1083/2006 le somme oggetto di FSE non sono pignorabili, e non si può applicare
nessuna detrazione o trattenuta né alcun onere specifico o di altro genere con effetto equivalente
che porti alla riduzione di detti importi per i beneficiari.
Le attività di controllo sono coordinate da un apposito ufficio dell’AdG - Ufficio di Controllo di I
livello, responsabile dell’impostazione metodologica e della verifica della qualità dei controlli
realizzati dai singoli Dipartimenti e dagli organismi intermedi.
Ciascun CPG ha un’Unità di Monitoraggio e Controllo – UMC che è responsabile dei controlli di
primo livello per le operazioni di competenza. In particolare l'attività delle (UMC) è supportata
dalle Unità Operative Periferiche (UOP), articolate a livello provinciale con funzioni di supporto a
livello territoriale, le quali esercitano i propri compiti come indicato al paragrafo 8.1. Le UMC, si
collocano in una posizione funzionalmente indipendente dalle attività di programmazione e gestione
del POR, ed esercitano i propri compiti come descritto nel capitolo 8 del presente manuale.
Le UMC sono inoltre responsabili della raccolta dei dati di monitoraggio in merito all'avanzamento
finanziario, procedurale e fisico delle operazioni.
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4.3
Ripartizione funzioni e compiti dell’OI Famiglia
Il Dipartimento regionale della Famiglia, delle Politiche Sociali e delle Autonomie locali,
responsabile per la gestione degli interventi assegnati, è organizzato in n. 1 Servizio e n. 3 Unità
operative:
Servizio 1 - “Gestione fondi UE e FAS” - Fondi e programmi di spesa extra regionale;
Unità di gestione:
Unità Operativa 1 del servizio 1: “Gestione fondi UE e FAS”
o obiettivo operativo G1
Unità di monitoraggio e controllo
Unità di staff numero 2 alle dirette dipendenze del Dirigente generale "Monitoraggio e controllo
sulla gestione dei fondi comunitari"
Unità competente della rendicontazione
Unità di staff numero 1 alle dirette dipendenze del Dirigente Generale – Controllo interno e di
gestione - rendicontazione dei progetti finanziati dal PO FSE e dal PO FESR
In particolare alle diverse strutture sono attribuite le seguenti competenze:
Servizio 1 - “Gestione fondi UE e FAS” - Fondi e programmi di spesa extra regionale;
Le attività svolte dal Servizio per i tre obiettivi operativi dell’Asse III Inclusione sociale di
competenza del Dipartimento della Famiglia, delle Politiche Sociali e del Lavoro sono le seguenti:
impostazione degli atti di programmazione (es. procedure scritte, riprogrammazione di metà
periodo) nell’ambito degli obiettivi operativi del Dipartimento;
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in stretto raccordo con le unità di gestione e con l’UMC, fornisce all’AdG gli elementi di
informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto
finale di esecuzione ex. art. 67 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006;
per il tramite dell’AdG - che ne verifica la compatibilità con il piano finanziario del Programma
e con il documento di attuazione - richiede il nulla osta alla Ragioneria Generale della Regione
prima dell’attivazione della spesa. La Ragioneria Generale della Regione concede nulla osta ed
annota l’importo e le annualità in cui è ripartita la spesa. L'erogazione delle somme avviene
secondo le procedure disposte in particolare dall' art. 52 della L.R. n. 9 del 6/8/2009 e
successive modifiche ed integrazioni;
predispone le relative circolari/direttive per l’attuazione delle operazioni in conformità con
l’art.13.1 Reg. n.1828/2006;
predispone l’avviso pubblico/manifestazione di interesse/appalto concorso nonché ogni
provvedimento previsto dalle norme comunitarie nazionali e regionali per l’affidamento delle
attività, in conformità con l’art.13.1 Reg. n.1828/2006, assumendo il concerto con i servizi a
vario titolo interessati alla materia. A seguito dell’approvazione da parte del Dirigente Generale
del Dipartimento, lo trasmette all'Autorità di Gestione per le competenti verifiche attraverso
l’Area coordinamento per le politiche di coesione;
dispone la pubblicazione dell’avviso sulla GURS e sul sito del programma;
attiva l’istruttoria formale e le procedure previste per la selezione delle istanze; trasmette le
istanze ritenute formalmente ammissibili al Nucleo di valutazione, istituito dal Dirigente
Generale del Dipartimento;
acquisisce dal Nucleo di valutazione la graduatoria provvisoria dei progetti ammessi e
ammissibili, nonché l’elenco dei progetti non ammessi con indicazione delle motivazioni e i
verbali delle sedute;
provvede a redigere il DDG di approvazione della graduatoria provvisoria degli ammissibili e
non ammissibili a finanziamento, che sarà adottato dal Dirigente Generale del Dipartimento e
lo trasmette per l’inserimento sui siti istituzionali;
acquisisce le eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti, le trasmette per l’esame al
Nucleo di valutazione, acquisisce gli esiti dell’esame del Nucleo e, da parte dell’UMC i codici
identificativi dei progetti;
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predispone il decreto di approvazione della graduatoria definitiva e di ammissione a
finanziamento dei progetti, con contestuale impegno contabile delle somme;
invia il DDG di approvazione graduatoria con ammissione a finanziamento e contestuale
impegno delle somme alla Corte dei Conti. Successivamente all'avvenuta registrazione del
provvedimento in questione, ne invia copia alle Unità di gestione e all’UMC;
una volta acquisito il decreto registrato alla Corte dei Conti, lo trasmette per la successiva
pubblicazione alla GURS e sul sito Web, ai servizi competenti (Servizio Gestione e all'UMC)
ed all'AdC ed alla Guardia di Finanza;
inserisce sul Sistema Informativo i dati relativi ai progetti ammessi a finanziamento.
Unità di gestione:
Unità Operativa 1 del servizio 1: “Gestione fondi UE e FAS”
L’Unità Operativa sopra specificata, svolge le seguenti attività:
invita i soggetti ammessi a presentare la documentazione prevista per l’inizio attività;
verifica la regolarità della documentazione acquisita;
autorizza, ove previsto, il beneficiario all’avvio delle attività, dandone contestualmente
comunicazione anche alla UMC.;
adotta ogni atto necessario alla gestione delle operazioni e predispongono i relativi
provvedimenti di modifica o integrazione agli atti d’impegno già adottati dal Dirigente
Generale;
fornisce all’unità di programmazione gli elementi di informazione necessari all’AdG per la
redazione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del
Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006;
gestisce gli aspetti concernenti il contenzioso tra l'amministrazione e gli Enti attuatori;
acquisisce la Nota di revisione dall’Unità competente della rendicontazione, provvede
all’erogazione del saldo ivi determinato, provvede ad eventuali recuperi e comunica all’Unità
competente della rendicontazione l’avvenuta erogazione del saldo;
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acquisisce dall’Unità competente della rendicontazione la verifica della regolarità dei
giustificativi di spesa afferenti all’importo del saldo erogato, con conseguente eventuale
svincolo della polizza fideiussoria.
Unità di monitoraggio e controllo
Unità di staff alle dirette dipendenze del Dirigente generale
L’Unità Operativa sopra specificata, svolge le seguenti attività:
cura il raccordo con le Istituzioni competenti concernente i controlli, ivi compresa l'Autorità di
Audit, ed il coordinamento per la comunicazione all’OLAF delle irregolarità rilevate
nell’ambito del POR, per il tramite del servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari
monitoraggio e controlli primo livello;
predispone le piste di controllo e il decreto di relativa adozione da parte del Dirigente Generale,
notificando gli atti all’AdG e alle unità di programmazione e di gestione del Dipartimento
Famiglia;
cura, attraverso le piste di controllo, la verifica di sistema delle attività inerenti alla
programmazione e gestione del POR;
coordina l’attività di monitoraggio procedurale, fisico e finanziario del Dipartimento
assicurando la tempestività e la regolarità del flusso dei dati verso il Sistema informativo
centrale nonché la corretta esecuzione delle operazioni cofinanziate dal FSE;
fornisce all’unità di programmazione gli elementi di informazione necessari all’AdG per la
redazione dei Rapporti annuali di esecuzione e del Rapporto finale di esecuzione ex. art. 67 del
Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083 del 11.07.2006;
predispone ed invia all'AdC, alle scadenze stabilite, la dichiarazione delle spese sostenute, per il
tramite del servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo
livello;
predispone annualmente, dopo una attenta analisi dei rischi, il piano dei controlli che costituirà
il programma secondo il quale si effettueranno le verifiche in loco delle operazioni ammesse a
valere sugli Obiettivi Operativi di competenza dell’OI; nei casi in cui si ricorrerà a controlli
campionari, il piano dei controlli farà riferimento al metodo di campionamento utilizzato, in
conformità con le disposizioni in merito impartite dall’AdG (rinvio § 2.2.4 del documento);
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effettua le verifiche in loco delle operazioni per verificare l’efficacia e la regolarità
amministrativa e contabile dell’attuazione, anche attraverso il supporto di soggetti esterni;
acquisisce copia e valuta tutti gli atti e documenti connessi a verifiche, collaudi o controlli sulle
operazioni di competenza del Dipartimento;
trasmette tempestivamente all’unità di gestione gli esiti delle verifiche e controlli effettuati,
nonché informa le unità di programmazione e di gestione su ogni fattispecie di criticità rilevata.
Unità di rendicontazione
Unità di staff numero 3 “Rendicontazione dei progetti finanziati dal PO FSE e dal PO FESR”
L’unità, nell'ambito del sistema di gestione e controlli adottato, cura la rendicontazione dei progetti
finanziati dal PO FSE attraverso verifiche amministrative su tutte le operazioni.
Tale verifica si concretizza in un controllo amministrativo-contabile basato su tre criteri principali:
controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l’azione finanziata;
controllo sui costi reali o entro i limiti delle forfetizzazioni, qualora ammesse;
controllo sui documenti giustificativi originali di spesa.
L’unità competente della rendicontazione, in particolare, svolge le seguenti attività:
verifica la rispondenza del rendiconto al piano finanziario approvato;
verifica l’ammissibilità e la riconoscibilità dei costi sostenuti, accertati tramite documenti
giustificativi;
trasmette alle unità di gestione e alla UMC gli esiti della verifica amministrativo-contabile
tramite apposita nota di revisione, nella quale è determinato l’importo del saldo/rimborso per
ogni singola operazione;
comunica alla UMC e alle unità di gestione, qualora previsto, l’avvenuta quietanza di tutti i
giustificativi di spesa a seguito del saldo erogato.
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5
PROCEDURE DI AFFIDAMENTO
Ai fini della selezione e dell’approvazione delle operazioni di cui all’articolo 60, lettera a) del
regolamento (CE) n.1083/2006 l’Autorità di Gestione garantisce il pieno rispetto della normativa
comunitaria e nazionale applicabile in particolare in materia di concorrenza ed appalti pubblici.
Le operazioni finanziate dal Programma Operativo sono attuate nel pieno rispetto della normativa
comunitaria in materia di appalti pubblici, e segnatamente del Trattato CE, delle Direttive
2004/17/CE e 2004/18/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio, della Comunicazione
interpretativa della Commissione sul diritto comunitario applicabile agli appalti non disciplinati o
solo parzialmente disciplinati dalle direttive "appalti pubblici" C(2006)3158 del 24.07.2006, di ogni
altra normativa comunitaria applicabile, nonché della relativa normativa di recepimento nazionale e
regionale.
Fermo restando il rispetto delle norme in materia di concorrenza, al fine di garantire la qualità delle
azioni finanziate agli utenti, l’accesso ai finanziamenti per le attività formative avviene nel rispetto
dei criteri approvati per il sistema di accreditamento, secondo la normativa comunitaria, nazionale e
regionale vigente.
Nella misura in cui le azioni finanziate danno luogo all’affidamento di appalti pubblici, si applicano
le normative vigenti in materia, nel rispetto delle Direttive e dei principi generali comunitari e
nazionali in materia di appalti, ivi compresa la giurisprudenza europea e nazionale consolidata.
Quanto all’accreditamento degli Enti che intendano svolgere attività formative finanziate dal FSE
sul territorio regionale, si farà riferimento alle disposizioni adottate dalla Regione Siciliana con
Decreto n. 1037 del 13 Aprile 2006, pubblicato in GURS n. 32 del 30/06/2006 S.O.2 e s.m.i..
Nel caso di attività formative, potranno presentare richiesta di finanziamento gli enti regolarmente
accreditati, gli enti che abbiano fatto richiesta di accreditamento e gli enti che assumono l’impegno
ad accreditarsi; in ogni caso, alla data di avvio effettivo del progetto, gli enti devono risultare
effettivamente accreditati.
La richiesta di attivazione del relativo procedimento di accreditamento deve avvenire entro quindici
giorni dall’approvazione delle graduatorie provvisorie dei progetti aggiudicatari, pena la decadenza
dalla graduatoria.
A riguardo, gli uffici della programmazione (CPG/OI) avranno cura di trasmettere al servizio
Sistema Informativo e Accreditamento, presso il Dipartimento Regionale dell'Istruzione e della
Formazione Professionale, l'elenco dei soggetti presenti nella graduatoria provvisoria, con indicata
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la partita iva, il codice fiscale, il codice del progetto. Successivamente, il predetto servizio
procederà ad effettuare le opportune verifiche dando comunicazione degli esiti al servizio
programmazione che ha richiesto la verifica.
Inoltre il servizio Sistema Informativo e Accreditamento provvederà tempestivamente a dare
comunicazione agli uffici di programmazione, gestione e rendicontazione e dei CPG/OI
relativamente ad eventuali provvedimenti di revoca dell'accreditamento.
Per gli interventi aventi contenuto formativo sono generalmente attuati secondo le seguenti
modalità:

affidamento in gestione a soggetti accreditati;

affidamento in house;

finanziamento di azioni di formazione attuate dalle imprese;

attribuzione di buoni formativi e di borse di studio;

assegnazione di azioni mediante gara di appalto (prevalentemente per azioni a prevalente
contenuto “di sistema”).
L’Autorità di Gestione ricorre sempre a procedure aperte di selezione dei progetti relativi ad attività
formative di cui è richiesto il finanziamento.
Come già indicato nel PO, nel rispetto delle norme e dei principi nazionali e comunitari in materia
di appalti pubblici e di concessioni, eventuali casi specifici di rilevanza generale sono
preventivamente esaminate e sottoposte all'approvazione del Comitato nazionale del QSN dedicato
alle risorse umane, d’intesa con la Commissione Europea. Laddove tali casi abbiano una
dimensione solo regionale, sono preventivamente esaminati e sottoposti all’approvazione del
Comitato di Sorveglianza del Programma Operativo interessato, d'intesa con la Commissione
Europea.
Per quanto riguarda la procedura di valutazione delle operazioni, sono individuati dei Nuclei tecnici
di valutazione, anche distintamente per ogni ambito di intervento, aventi il compito di valutare le
proposte progettuali e predisporre apposite graduatorie dei progetti potenzialmente affidabili o
finanziabili.
Il Dirigente Generale del Dipartimento responsabile, emana il DDG e dispone tramite il CPG –
servizio programmazione la pubblicazione degli esiti della graduatoria sul sito web e sulla GURS.
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Nel rispetto di quanto previsto dall’art.13 comma 1 del Regolamento CE n.1828/2006, i beneficiari
dovranno essere informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire sul
quadro dell’operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l’esecuzione nonché sui dati di
monitoraggio finanziari, fisici e procedurali o di altro genere che vanno conservati e comunicati
attraverso quanto previsto nei singoli avvisi e bandi.
La selezione delle operazioni è effettuata conformemente ai criteri fissati dal Comitato di
sorveglianza in data 13 marzo 2008, secondo quanto stabilito dall’articolo 65 del Regolamento
generale sui fondi.
Per ogni gruppo omogeneo di attività sono stabiliti criteri di ammissibilità e criteri di selezione
strettamente coerenti con la strategia, gli obiettivi ed i risultati attesi dal programma e dall’asse
prioritario. I criteri di selezione saranno applicati da parte dell’Autorità di Gestione e degli
Organismi Intermedi, nel pieno rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale e delle
disposizioni del Capitolo 5 “Modalità di attuazione” del Programma Operativo per la selezione e la
valutazione delle operazioni cofinanziate dal FSE.
5.1
Attività selezionate mediante avviso pubblico
Per le attività selezionate a seguito di procedura di selezione aperta mediante avviso pubblico, il
sistema di valutazione garantirà la massima trasparenza, obiettività ed omogeneità della
valutazione, formalizzando gli esiti istruttori in una apposita graduatoria. La selezione avviene sulla
base di requisiti di ammissibilità e di criteri di valutazione definiti nel documento approvato dal
Comitato di Sorveglianza.
I CPG - servizio programmazione procedono alla predisposizione degli avvisi e alla successiva
preventiva trasmissione all’AdG – area coordinamento per le politiche di coesione per la
condivisione. Il predetto ufficio effettua apposite verifiche ai fini di accertare la conformità
dell'avviso al Programma Operativo e alle norme comunitarie in materia, attraverso un’apposita
check list (Allegato 01). Successivamente all'attività di verifica effettuata da parte dell'area di
coordinamento per le politiche di coesione, il CPG - servizio programmazione procede
all'approvazione con decreto dirigenziale dell'avviso.
Una volta espletata la procedura di evidenza pubblica, i Centri di Programmazione e Gestione
ricevono e protocollano le domande di finanziamento presentate dai soggetti proponenti.
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I CPG - servizio programmazione effettuano una prima istruttoria di ammissibilità, secondo quanto
stabilito dall’avviso, evidenziano l'esito della verifica attraverso un’apposita check list (Allegato
02). Per quanto riguarda i voucher la verifica di ammissibilità verrà effettuata direttamente
attraverso il portale dedicato. Una volta stabiliti i progetti ammissibili da un punto di vista formale,
al fine di porre in essere la valutazione delle istanze, il CPG- servizio programmazione
procederà alla convocazione del nucleo di valutazione.
Il nucleo di valutazione
Le attività di valutazione ex ante delle proposte progettuali devono garantire parità di
trattamento, non discriminazione e trasparenza, pertanto i Nuclei di Valutazione (di seguito
anche Nucleo/Commissione o NdV) sono tenuti ad espletare una serie di adempimenti come di
seguito indicato.
Presa d’atto e avvio delle operazioni di valutazione.
La Commissione dovrà formalizzare il suo insediamento mediante la predisposizione di un
apposito verbale (Allegato 03).
La Commissione deve, all’atto della sua prima adunanza, procedere alla presa d’atto della
documentazione trasmessa da parte dell’Ufficio competente e precisare - utilizzando
esclusivamente gli elementi e i relativi pesi, nonché gli eventuali sub-elementi e sub-pesi, già
individuati nell’Avviso oggetto di valutazione (i Nuclei non hanno la facoltà di introdurne di
nuovi o di modificare i criteri già previsti nell’Avviso) - il metodo di attribuzione della scala
di punteggio per ciascun criterio/sub-criterio.
La Commissione deve, quindi, attenersi esattamente al metodo di valutazione eventualmente
prescritto nell’Avviso.
I Nuclei possono procedere alla nomina, nell’ambito della prima seduta, di
un
presidente/referente e di un segretario verbalizzante.
Separatamente dal primo verbale dovrà essere formulato un calendario delle riunioni della
Commissione, con l’indicazione precisa della data, dell’ora, in cui esse si svolgeranno (tale
calendario potrà essere, concordemente, oggetto di modifica e previa verifica con l’Ufficio
competente).
Operazioni di esame, di valutazione e di attribuzione dei punteggi.
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La formulazione delle valutazioni e dei giudizi relativi sarà effettuata al termine
dell’illustrazione di ciascuna proposta progettuale, secondo la metodologia indicata
nell’Avviso, così come precisato nel verbale n.1 di insediamento. Nelle sedute di lavoro, il
Nucleo valuta, infatti, le proposte pervenute e procede all’assegnazione dei punteggi secondo i
criteri e sub-criteri dell’Avviso di riferimento, utilizzando l’apposita scheda di valutazione
(Allegato 04).
Il punteggio numerico assegnato, di norma, può essere considerato sufficiente a motivare gli
elementi della proposta soltanto nell’ipotesi in cui l’Avviso ha espressamente predefinito
specifici obiettivi e puntuali criteri d valutazione (presenza di formule matematiche di
attribuzione del punteggio), nel caso contrario, l’utilizzo del solo punteggio numerico è
insufficiente, soprattutto laddove i criteri sono generici e lascino spazio alla discrezionalità
tecnica, pertanto occorre formulare sempre espliciti giudizi per ciascuna proposta progettuale
esaminata.
Se previsto, il NdV procede inoltre alla verifica dei piani finanziari presentat i da singoli
candidati e propone all’Amministrazione ipotesi di riformulazione, specificando in maniera
puntuale e dettagliata: le voci di costo interessate, l’entità delle modifiche e le relative
motivazioni (che devono tener conto delle disposizioni contenute nel “Vademecum per
l’attuazione” di riferimento e, in generale, di tutti gli atti che regolamentano la
programmazione regionale 2007-2013 del FSE). Tali elementi sono inseriti in un’apposita
sezione della documentazione di valutazione.
Redazione dei verbali ed elementi essenziali.
La Commissione deve redigere per ogni adunanza il relativo verbale (Allegato 05) che deve
essere numerato e siglato in tutte le sue pagine (allegati compresi) e firmato in calce per esteso,
da ciascun componente. Tutti i verbali saranno, quindi, consegnati all’Ufficio al termine dei
lavori di valutazione. I verbali contengono (elencazione indicativa e non esaustiva):
la data e la scansione temporale (ora di inizio e di conclusione delle operazioni);
i nominativi dei componenti del NdV;
la descrizione delle operazioni svolte in ciascuna delle sedute della Commissione, con
la precisione necessaria per ricostruirne il contenuto (punteggi e motivazioni);
altre modalità operative concordate;
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l’eventuale indicazione di sospensione e relative cause;
la sottoscrizione da parte di tutti i componendi del NdV, ciascuno dei quali in tal modo
assume la responsabilità della verbalizzazione.
In generale, si evidenzia che la completezza del verbale è comunque connessa alla specificità
della situazione (ad esempio: proporzionalità della durata delle sedute rispetto alla lunghezza
della documentazione di candidatura delle proposte o alla complessità della relativa
valutazione, ecc.). Si invitano, pertanto, le strutture interessate e i so ggetti incaricati a prestare
particolare attenzione alla redazione dei processi verbali, il cui contenuto deve essere il più
chiaro, esauriente e d esaustivo possibile.
Conclusione dei lavori.
Ultimate le attività di valutazione, la Commissione, sulla base dei giudizi relativi a ciascuna
candidatura, definisce la proposta di graduatoria dei progetti oggetto di valutazione (con
precisa distinzione delle proposte ammissibili e non ammissibili) e redige, quindi, il verbale
finale (Allegato 06), al quale deve essere allegata la graduatoria medesima, che è letta seduta
stante, approvata e quindi siglata su ogni pagina e firmata in calce per esteso da tutti i
Commissari.
Al termine dei lavori il Nucleo deve, con apposita nota di trasmissione (Allegato 07), consegnare le
copie dei verbali delle singole riunioni e copie delle relative schede di valutazione (anche su
supporto informatico) al Responsabile del procedimento/Ufficio competente.
I CPG - servizio programmazione, sulla base di dette risultanze della struttura di valutazione,
predispongono gli elenchi e la graduatoria e il DDG e la sottopongono all’approvazione da
parte del Dirigente Generale. Una volta approvato il DDG, si procede alla pubblicazione sul
sito e sulla GURS.
Il CPG - servizio programmazione riceve eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti
e li trasmette al Nucleo per l’esame. Una volta valutate le osservazioni viene redatto il DDG di
approvazione della graduatoria definitiva, previa attribuzione del Codice Unico di Progetto
(CUP).
L’ufficio programmazione, richiederà al CIPE (Comitato Interministeriale per la Programmazione
Economica) il codice CUP per tutti i progetti approvati relativi ad enti privati. Gli enti pubblici
provvederanno a richiedere direttamente il CUP al CIPE e a comunicarlo tempestivamente
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all’amministrazione ovvero potranno delegare l’Amministrazione Regionale a riguardo, tramite
l’apposito programma del CIPE.
Il DDG viene quindi trasmesso alla Corte dei Conti per tramite della Ragioneria Centrale con
l’indicazione del CUP relativo a ciascun progetto finanziato.
Nel caso di avvisi pluriennali gli elenchi sono pubblicati per ogni annualità di valenza
dell’avviso.
Le procedure vengono applicate tenendo presenti le caratteristiche peculiari di ciascun avv iso
per cui non sono previsti moduli o procedure standard.
Relativamente al rispetto delle regole sulla concorrenza, l’Autorità di Gestione assicura la corretta
applicazione della regolamentazione in materia di Aiuti di Stato nell’ambito dell’attuazione del
Programma Operativo.
Per qualsiasi sostegno pubblico erogato a singoli destinatari l’Autorità di Gestione verifica,
attraverso l’unità di coordinamento per le politiche di coesione, che esso soddisfi le norme
procedurali in materia di aiuti di Stato applicabili nel momento in cui è concesso il sostegno
pubblico.
In particolare l’Autorità di Gestione:
non dovrà notificare i regimi di aiuto che rispettano tutte le condizioni stabilite per l’esenzione
(Regolamento CE 800/2008 e Regolamento CE. 1998/2006). I regolamenti di esenzione
elencano le ipotesi di aiuto che non rientrano nel loro ambito di applicazione (per settori di
attività; per tipologia di beneficiari; per tipologia di azione incentivata o per ammontare di
aiuto);
dovrà notificare i regimi di aiuto che non rispettano tutte le condizioni stabilite per l’esenzione e
i regimi di aiuto che, materialmente, non ricadono nell’ambito di applicazione del Regolamento
di esenzione.
Pertanto, laddove necessario, nel rispetto di quanto stabilito dall’articolo 87 del Trattato CE,
l’Autorità, attraverso i competenti uffici regionali (Unità per il coordinamento per le politiche di
coesione), procederà alla notifica alla Commissione delle operazioni dirette a istituire aiuti prima di
procedere alla loro esecuzione.
Per quanto attiene invece l’applicazione delle cosiddette “norme orizzontali”, che riguardano alcune
categorie particolari di aiuti, l’Autorità si riserva la facoltà di valutarne caso per caso l’applicazione,
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coerentemente con le scelte strategiche della programmazione del FSE, tenendo conto delle regole
vigenti e dei costi ammissibili al FSE.
In particolare, l’Autorità di Gestione si impegna a rispettare le specifiche procedure e regole in
materia previste dal Regolamento CE 800/2008. In questo caso, nel rispetto delle regole e
condizioni previste, l’Autorità di Gestione potrà concedere aiuti senza la necessità di notificarli
preventivamente alla Commissione, nei limiti e nel rispetto delle condizioni indicate nel
regolamento e nelle linee guida della Commissione Europea.
Un ulteriore regolamento che l’Autorità di Gestione si riserva di applicare riguarda la cosiddetta
regola de minimis (Regolamento CE 1998/2006, relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del
trattato agli aiuti d’importanza minore (de minimis).
Tale regolamento stabilisce chiaramente che l’aiuto di importo inferiore al massimale di 200.000
euro concesso ad un’impresa nel corso di tre esercizi finanziari e che soddisfa determinate
condizioni non costituisce aiuto di Stato ai sensi dell'articolo 87, paragrafo 1, del Trattato giacché
non si ritiene che incida sugli scambi e alteri la concorrenza. Non è quindi necessario che detti aiuti
siano notificati. Se l’aiuto soddisfa tutte le condizioni stabilite nel regolamento de minimis non vi è
neppure l’obbligo di presentare detta informazione sintetica (la Regione però è tenuta a controllare
gli aiuti in questione ai sensi del Regolamento). L’Autorità di Gestione, prima di concedere l’aiuto
dovrà ottenere da parte del beneficiario dell’aiuto de minimis una dichiarazione che attesti gli aiuti
ricevuti nei tre esercizi finanziari precedenti il momento della concessione dell’aiuto.
Negli atti di concessione dei contributi a titolo del Programma Operativo ai soggetti responsabili
dell'aggiudicazione delle operazioni è inserita la clausola che li obbliga al rispetto della normativa
in materia di aiuti di Stato.
La responsabilità diretta per l‘affidamento delle attività da parte dell'Amministrazione regionale e
quella del controllo sugli affidamenti da parte degli organismi intermedi è in capo all’Autorità di
Gestione; le procedure interne utilizzate per la verifica dell’Autorità di Gestione prevedono al
riguardo uno specifico riscontro. Le comunicazioni destinate alla pubblicazione sulla Gazzetta
Ufficiale della Comunità Europea e/o sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana specificano
gli estremi dei progetti per i quali è stato deciso il contributo comunitario.
Infine, ai sensi del l'art. 1, comma 1223, della legge 27 dicembre 2006, n. 296, i destinatari degli
aiuti di stato (di cui all’art. 87 del Trattato che istituisce la Comunità europea esclusi gli aiuti de
minimis) possono avvalersi di tali agevolazioni solo se dichiarano (ai sensi dell'art. 47 del testo
unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445, e secondo le
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modalità stabilite con il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di data 23 maggio 2007),
di non rientrare fra coloro che hanno ricevuto e, successivamente, non rimborsato o depositato in un
conto bloccato gli aiuti che sono individuati quali illegali o incompatibili dalla Commissione
europea.
La Regione è tenuta, ai sensi della normativa in argomento, a subordinare la concessione di aiuti di
Stato alla preventiva verifica che i soggetti beneficiari non rientrino tra le fattispecie sopra
richiamate. I casi di aiuto dichiarati illegali o incompatibili dalla Commissione europea sono quelli
di cui all’art.4 del DPCM 23 maggio 2007(“impegno Deggendorf”).
5.2
Attività selezionate mediante gara d’appalto per l’aggiudicazione di servizi
Per le attività selezionate mediante gara d’appalto per l’aggiudicazione di servizi, il sistema di
valutazione avviene ai sensi della Legge regionale 12 luglio 2011, n. 12 e successive modifiche
ed integrazioni, con cui è stato recepito il D.lgs. 12 aprile 2006, n. 163 e successive modifiche
ed integrazioni ed il D.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207 e successive modifiche ed integrazioni, e
sulla base dei requisiti di ammissibilità e di criteri di valutazione definiti nel documento approvato
dal Comitato di Sorveglianza.
Per l'espletamento del procedimento di selezione viene nominato un Responsabile de l
procedimento ed una Commissione giudicatrice.
I CPG procedono alla predisposizione dei bandi e alla successiva preventiva trasmissione
all’AdG Area coordinamento per le politiche di coesione per le verifiche di propria
competenza.
5.3
Affidamenti “in house”
In deroga alle procedure ad evidenza pubblica disciplinate dalla Legge regionale 12 luglio 2011,
n.12 e s.m.i., l’istituto dell’affidamento in house permette all’Amministrazione di stipulare, a
determinate condizioni, contratti pubblici senza ricorrere all’evidenza pubblica.
Tale fattispecie è legittima soltanto se l’Amministrazione affidante esercita sul soggetto affidatario
un controllo c.d. “analogo” a quello corrispondente ai propri servizi e il soggetto contraente svolge
la parte più importante della propria attività al servizio dell’Amministrazione affidante.
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Nello specifico, per procedere in modo legittimo all’affidamento in house, è necessaria la
sussistenza ed il rispetto dei seguenti elementi:
(i) la proprietà sia interamente detenuta da uno o più soggetti pubblici;
(ii) l’esercizio di un controllo da parte dell’Amministrazione sulla società affidataria analogo a
quello esercitato sui propri servizi;
(iii) la realizzazione ad opera della società affidataria della parte più importante della propria attività
in favore dell'Amministrazione che la controlla.
Ne consegue che, i CPG - servizio programmazione e gli OI, a monte dell’affidamento in house,
devono verificare e documentare la sussistenza di tutti i requisiti in precedenza sommariamente
descritti e, una volta concluso l’accertamento, devono condividere i risultati con l’AdG, che, ove lo
ritenesse opportuno, potrà procedere ad ulteriori verifiche ed approfondimenti. L’AdG, nel caso in
cui sussistano le condizioni per procedere attraverso un affidamento in house, provvederà a dare
preventiva comunicazione alla Commissione Europea. Tale procedura dovrà essere effettuata la
prima volta per ciascun ente considerato in house a cui l’amministrazione intende effettuare un
affidamento e ogni qual volta dovessero cambiare le condizione che hanno fatto considerare l’ente
come in house .
Test operativo
Al fine di facilitare la valutazione di situazioni pratiche, si riporta in Allegato (Allegato 41) una lista
operativa di indicatori da verificare per appurare la reale natura in house di un determinato ente
soggetto affidatario.
Trattandosi di una lista redatta in via generale, potrebbe essere necessario esaminare aspetti ulteriori
specifici della situazione concreta in esame. Tuttavia, la presenza degli elementi elencati costituisce
un’indicazione sufficientemente attendibile riguardo alla natura in house di un soggetto affidatario.
Altre previsioni normative rilevanti
Oltre all’istituto dell’affidamento in house, è bene tenere presente che alcune normative pongono
importanti limiti all’operatività delle società di proprietà pubblica, anche non totale, né
maggioritaria. È opportuno fornirne una rapida ricognizione, volta ad ottenere un completo quadro
normativo.
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In primo luogo, si deve ricordare che il D.L. 223/2006 (il c.d. “Decreto Bersani”), all’art. 13,
impone specifici limiti alle società c.d. strumentali, partecipate da enti pubblici, locali o regionali.
Nello specifico, per le predette società strumentali è previsto:
a. un oggetto sociale esclusivo;
b. il divieto di espletare attività per enti diversi da quelli proprietari, anche se affidate con gara;
c. il divieto di assumere partecipazioni in altre società, seppur mitigato dalla sentenza della Corte
costituzionale n. 326 del 1 agosto 2008, con cui è stato affermato che la disposizione di cui al
Decreto Bersani “non vieta alle società di detenere qualsiasi partecipazione o di aderire a
qualsiasi ente, ma solo di detenere partecipazioni in società o enti che operino in settori
preclusi alle società stesse”.
La particolare disciplina citata non si applica alle società, inclusi i gruppi societari, istituiti al fine di
prestare servizi pubblici locali.
Il divieto di partecipazione in altre società, inoltre, non si applica alle società aventi natura di
intermediario finanziario, ai sensi del decreto legislativo n. 385/1993.
Infine, si ricordano le limitazioni ex art. 3, comma 27, della Legge n. 244/2007 (la “Legge
Finanziaria 2008”), secondo cui le amministrazioni pubbliche, anche statali, non possono costituire
società aventi per oggetto attività di produzione di beni e di servizi non strettamente necessarie al
perseguimento delle proprie finalità istituzionali, né assumere o mantenere direttamente, o
indirettamente, partecipazioni, anche di minoranza, in tali società.
La disciplina introdotta con la Legge n. 244/2007, non si applica al le società istituite al fine di
svolgere servizi pubblici, né alle società che forniscono “servizi di committenza o di centrali di
committenza a livello regionale a supporto di enti senza scopo di lucro e di amministrazioni
aggiudicatrici di cui all'articolo 3, comma 25, del codice dei contratti pubblici relativi a lavori,
servizi e forniture, di cui al decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163” (cfr., D.L. n. 185/2008 e
s.m.i.).
Inoltre, l’operatività delle società strumentali e la relativa possibilità di affidare alle stesse
commesse pubbliche, dovrà valutarsi anche con riferimento alle nuove disposizioni introdotte con
l’art. 4, D.L. n. 95/2012, convertito in Legge 7 agosto 2012, n. 135 recante “Disposizioni urgenti
per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini nonché misure di
rafforzamento patrimoniale delle imprese del settore bancario”, con cui sono state introdotte
misure restrittive in materia di società partecipate, direttamente ed indirettamente dalle
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amministrazioni pubbliche, disponendo lo scioglimento ovvero la totale privatizzazione di quelle
che erogano i c.d. servizi strumentali, secondo quanto ivi meglio prescritto.
6
6.1
PROCEDURE DI MONITORAGGIO E SISTEMA INFORMATIVO
Il sistema informativo
Il Sistema Informativo utilizzato per il Programma Operativo Regionale Sicilia per il Fondo Sociale
Europeo 2007- 2013, è CARONTE FSE.
CARONTE FSE è raggiungibile dagli utenti tramite internet e utilizzabile con programma di
visualizzazione (browser) gratuito fra quelli a disposizione per la navigazione. Il Sistema
Informativo prevede l’accesso a sistema tramite credenziali personali che identificano l’utente
collegato in maniera univoca. La gestione di ruoli presente garantisce la corrispondenza fra funzioni
amministrative e funzionalità disponibili all’utente e l’attribuzione dei privilegi di accesso alle
informazioni (lettura, scrittura, validazione).
Il Sistema Informativo contiene le informazioni necessarie al protocollo unitario di colloquio
definito dal MEF-IGRUE, mediante il quale potrà trasmettere le informazioni alla Banca Dati
Unitaria (BDU) del Sistema Nazionale di Monitoraggio; è inoltre allineato al protocollo stipulato
con la Guardia di Finanza ai fini del coordinamento dei controlli e dello scambio di informazioni in
materia di finanziamenti dei fondi strutturali comunitari. Coopera con il sistema di rilascio del
Codice Unico di Progetto (CUP), gestito dal CIPE, e con la banca dati statistica SISTAF
dell’ISFOL.
Il Sistema Informativo è strumento condiviso tra tutti gli attori della gestione del Programma
Operativo; ognuno, per le corrispondenti mansioni e responsabilità assegnate, ne trae le
informazioni necessarie allo svolgimento dei propri compiti istituzionali di controllo, monitoraggio,
verifica e per le scelte gestionali. L'ente beneficiario ha accesso alle informazioni di sua competenza
in accordo con la trasparenza dei processi amministrativi. Il sistema è dotato di un Manuale d’uso,
specifico per ciascun ruolo. A tali Manuali e agli aggiornamenti pubblicati si rimanda per
approfondimenti sui profili previsti e compiti di ciascun profilo.
Il Sistema Informativo è concepito per supportare il monitoraggio continuo dei progetti e delle
attività, permettendo l'inserimento mano a mano che il dato risulta disponibile e procedendo a
consolidare il dato tramite validazioni periodiche delle informazioni secondo le scadenze.
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Il Sistema Informativo supporta in definitiva la gestione integrata del dossier relativo a ciascun
progetto finanziato, attraverso il quale vengono raccolte le informazioni relative ad ogni documento
e attività di pertinenza. Qualora non presente la funzione specifica sul Sistema Informativo inerente
a una data funzionalità o in caso di temporanea indisponibili, nelle more di garantire la continuità
delle procedure, il Servizio coinvolto può adottare una procedura alternativa previa comunicazione
a tutti gli utenti coinvolti.
I Servizi coinvolti nell'attività devono assicurare il costante aggiornamento dei dati di propria
competenza e la vigilanza sull'operato del Beneficiario.
L’Autorità di Gestione infine utilizza SFC2007 attraverso il Sistema Nazionale dell’IGRUE, al pari
delle altre Autorità nazionali, centrali e regionali, per trasmettere i documenti ed i dati d’interesse
comune per la sorveglianza.
6.2
Il sistema di monitoraggio
L’Autorità di Gestione, attraverso il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari
monitoraggio e controlli primo livello assicura la raccolta, la validazione e la trasmissione dei dati
di monitoraggio, secondo le tempistiche e le modalità stabilite dai regolamenti e dal POR Sicilia
FSE 2007/2013.
Il sistema di monitoraggio prevede:
la corretta e puntuale identificazione dei progetti del Programma Operativo;
un esauriente corredo informativo, per le varie classi di dati (economico, finanziario, fisico e
procedurale), secondo i sistemi di classificazione previsti nei regolamenti comunitari e gli
standard definiti nella verifica della qualità e della esaustività dei dati ai differenti livelli di
dettaglio.
L’Autorità di Gestione adotta le misure opportune affinché i dati forniti dagli organismi intermedi
e/o dai beneficiari, siano sottoposti ad un adeguato processo di verifica e controllo tale da garantire
la correttezza, l’affidabilità e la congruenza delle informazioni monitorate. In particolare i
beneficiari sono tenuti al caricamento sul sistema i dati di monitoraggio. Ciascun Centro di
Programmazione e Gestione e gli Organismi intermedi, attraverso le UMC avranno la responsabilità
di aggregare i dati di propria competenza e di validarli per il successivo inoltro al Servizio
rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello. Quest’ultimo,
Versione 6
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una volta effettuati tutti i controlli necessari per assicurare un adeguata qualità del dato, li
trasmetterà all’IGRUE secondo i protocolli previsti.
Il corredo informativo relativo ad ogni singola operazione è trasmesso, con cadenza stabilita, al
Sistema Nazionale di Monitoraggio.
6.3
Tenuta fascicolo di progetto
Ai sensi dell’art. 19 commi 1 e 2 del Regolamento CE 1828/2006, il Dipartimento regionale o
l’OI responsabile del procedimento è responsabile della tenuta del fascicolo di progetto, sia
esso cartaceo o digitale, ai fini della loro archiviazione. A riguardo gli uffici competenti
dovranno attuare la classificazione e l’indicizzazione dei predetti fascicoli. I fascicoli di
operazione devono contenere tutta la documentazione tecnica e amministrativa, come previsto
dall’art 90 del Reg. CE 1083/2006 e dalla pista di controllo, che dovrà essere conservata per i
tre anni successivi alla chiusura del programma operativo.
7
TRATTAMENTO DELLE DOMANDE DI PAGAMENTO
La presente sezione del manuale descrive il circuito finanziario del Programma dal
beneficiario, alla Regione, fino alla Commissione Europea. In particolare, sono individuati gli
adempimenti a carico dell’AdG o dell’OI relativi al circuito finanziario attivato dalla Regione
Sicilia a favore dei beneficiari delle operazioni finanziate dal POR FSE 2007 -2013.
7.1
7.1.1
Descrizione delle procedure per il trattamento delle domande di pagamento
Sovvenzioni finanziate a costi reali
L’attivazione del circuito finanziario tra l’AdG/OI e i beneficiari selezionati tramite avviso
avviene attraverso l’articolazione sotto descritta.
Le richieste di erogazione, corredate di tutta la documentazione prevista, dovranno essere
trasmesse al Dipartimento regionale competente per l’operazione.
Di norma, l’erogazione del finanziamento verrà effettuata come segue, salva diversa
disposizione dei singoli avvisi:
un primo anticipo, pari al 50% del finanziamento pubblico complessivo, a seguito della
presentazione da parte del beneficiario della seguente documentazione:
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Pagina 37
-
presenza della convezione/atto di adesione
-
della comunicazione di inizio attività progettuali;
-
della richiesta di primo anticipo;
-
della polizza fideiussoria (ove prevista) pari all’importo dell’anticipazione, da presentare
prima dell’emissione del mandato di pagamento;
L’amministrazione dovrà inoltre procedere alla richiesta della seguente documentazione
necessaria all’erogazione del primo anticipo:
-
Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC);
-
certificazione antimafia (ove previsto)
-
certificato camerale.
un secondo anticipo (facoltativo), pari al 30% del finanziamento pubblico complessivo, a seguito
di presentazione della seguente documentazione:
-
della richiesta di seconda anticipazione;
-
della polizza fideiussoria (ove prevista) pari all’importo dell’anticipazione, da presentare
prima dell’emissione del mandato di pagamento;
-
del certificato di esecuzione a firma del Legale Rappresentante, autenticata nei modi di legge,
con l’allegata scheda di rilevazione dello stato di attuazione del progetto e annessa Tabella
Pagamenti, da cui risulti che, allo svolgimento del 40% delle attività, il beneficiario ha speso
almeno il 30% dell’importo complessivo finanziato ed è in possesso delle quietanzate;
-
per poter richiedere il pagamento del secondo anticipo è necessario inoltre che le spese,
almeno pari al 30% del progetto, siano state effettivamente sostenute e quietanzate e siano
state verificate e asseverate da parte del revisore legale attribuito al progetto, se previsto, e
validate dall'UMC
-
L’amministrazione dovrà inoltre procedere alla richiesta della seguente documentazione
necessaria all’erogazione del secondo anticipo:
-
Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC);
-
certificazione antimafia (ove previsto)
-
certificato camerale.
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Pagina 38
Saldo finale, fino al raggiungimento del costo pubblico ammissibile dell’operazione
finanziata - dedotti gli acconti già erogati - sulla base del rendiconto finale approvato. È
consentita la possibilità di erogare a saldo la quota rimanente massima del 20%, eleva bile
fino al 50% nel caso in cui non sia stato richiesto il secondo acconto, comprensivo anche di
somme impegnate dal beneficiario e riconosciute in sede di rendicontazione finale ma non
ancora quietanzate, nel rispetto delle procedure previste dal paragra fo 7.2.1 del
vademecum. In tal caso, è fatto obbligo al beneficiario di effettuare i pagamenti residui entro
30 giorni dalla data di ricezione delle somme, presentando all'Amministrazione entro i
successivi 30 giorni la documentazione a dimostrazione dell'avvenuto pagamento. La
dichiarazione liberatoria verrà rilasciata solamente dopo la verifica del rendiconto finale e delle
quietanze di tutti i pagamenti (comprese le somme impegnate e riconosciute in sede di
rendicontazione).
Nel caso in cui l’importo rendicontato e non quietanzato in fase di rendiconto sia superiore al
20% del finanziamento concesso, il beneficiario in fase presentazione della richiesta di
pagamento del saldo dovrà presentare, ove prevista, idonea garanzia fideiussoria fino alla
copertura dell’80% del finanziamento riconosciuto ammissibile, al netto dell’importo già
coperto da fideiussione.
Per la richiesta degli anticipi, i beneficiari sono esonerati dalla presentazione della polizza
fideiussoria a garanzia della spesa relativa alla quota del costo del personale dipendente assunto ai
sensi della L.R.24/1976 con rapporto di lavoro a tempo indeterminato.
Ne consegue che, la polizza fideiussoria dovrà obbligatoriamente essere presentata dai beneficiari
privati unicamente per l’importo degli anticipi che non si riferiscono alle spese del personale
rientrante nelle fattispecie sopra richiamata.
Non sono ammesse forme di garanzia differenti dalla fideiussione.
Il rendiconto finale, che andrà presentato - salvo diversa disposizione negli Avvisi o nei Dispositivi
attuativi emanati dai singoli CPG o OI responsabili – entro novanta giorni dalla conclusione
dell’attività al servizio competente della rendicontazione , dovrà essere accompagnato dalla
certificazione delle spese effettuata da parte di un revisore legale di cui al decreto legislativo 27
gennaio 1982, n.88 ed al DPR 20 novembre 1992, n. 474, non legato da rapporto organico con il
titolare del progetto oggetto della dichiarazione di spesa, identificato con le modalità definite
dall’AdG.
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Le domande e i documenti, concernenti la corresponsione sia delle anticipazioni che del saldo,
saranno prodotte in duplice copia e dovranno recare la firma del legale rappresentante del soggetto
beneficiario autenticata ai sensi della normativa vigente. La presentazione del rendiconto finale sarà
accompagnata dall’originale dei documenti di spesa.
Con la richiesta di anticipo, l’AdG o l’OI competente - tramite il CPG – servizio gestione procederà all’esame documentale della richiesta entro 30 giorni dal ricevimento della
documentazione inviata dal beneficiario redatta in conformità alla modulistica prevista. La
verifica riguarderà la correttezza della procedura di selezione seguita che dovrà essere
effettuata da parte del CGP – servizio gestione (Allegato 8), la presenza e la conformità di tutti
i documenti richiesti e l’adempimento delle condizioni previste per la richiesta dell’anticipo
redatta da parte del CPG – servizio gestione/OI (Allegato 9).
In caso di esito positivo il CPG – servizio gestione o l’OI, dispone il provvedimento di
liquidazione ed autorizza il servizio di ragioneria all’esecuzione dei mandati e dei pagamenti
nei confronti del beneficiario. In caso di carenza o irregolarità di uno o più documenti sopra
elencati il CPG – servizio gestione o l’OI, procederà a richiedere le opportune integrazioni al
Beneficiario.
Con la dichiarazione della spesa finale (rendiconto), che i soggetti attuatori sono obbligati a
presentare entro 90 giorni dalla conclusione delle attività di ciascuna operazione, il CPG –
tramite l’ufficio competente della rendicontazione – provvede alla verifica di conformità della
dichiarazione stessa alla modulistica prevista, comprensiva della documentazione richiesta.
La documentazione ricevuta sarà verificata, secondo le modalità di cui al successivo capitolo.
Il Servizio gestione, una volta ricevuta la check list di controllo documentale rendiconto finale
e la nota di revisione definitiva predisposte dall’ufficio responsabile della rendicontazione,
procederà alla determinazione dell’importo da erogare a saldo, previa compilazione di apposita
check list (Allegato 13).
Nel caso, in sede di approvazione del rendiconto, dovesse risultare ammissibile al
finanziamento un importo inferiore a quanto già erogato con gli anticipi, l’AdG tramite i CPG
– servizio gestione - o l’OI, richiederà al beneficiario la somma eccedente, entro 15 giorni dal
ricevimento dalla richiesta di rimborso, fatto salvo il diritto dell’Amministrazione di rivalersi
per l’importo in questione sulla polizza fideiussoria, in caso di mancato rimborso entro i
termini.
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L’erogazione delle somme dovrà avvenire esclusivamente mediante accredito su un apposito conto
corrente bancario (anche aperto appositamente per la gestione del F.S.E.), in modo tale che
dall’estratto conto risultino i tempi e le modalità di pagamento, nel rispetto di quanto previsto dalla
Legge 136/2010.
Gli enti pubblici indicheranno il capitolo di bilancio da indicare nella causale del pagamento.
È facoltà del beneficiario utilizzare c/c bancari o postali appositamente aperti per singola attività
progettuale. Sarà cura dell’Organismo gestore, in questo caso, trasferire eventualmente i relativi
importi nei diversi c/c bancari o postali di progetto, cui l’Amministrazione resterà estranea. Gli
eventuali interessi maturati sugli anticipi andranno detratti dai costi di progetto.
Gli Organismi gestori devono disporre la contabilità per le singole operazioni finanziate o, quando
più azioni abbiano costi comuni, possono ricorrere a contabilizzazione unificata purché sia
chiaramente dimostrata la chiave di ripartizione dei costi stessi per ogni azione e per ciascun
progetto, allo scopo di rendere trasparente la gestione economica di ogni attività progettuale ed
agevole la funzione, spettante all’Amministrazione regionale, di vigilanza amministrativo-contabile.
La Regione Siciliana, prevede la costituzione, attraverso apposito avviso pubblico, di un elenco
(long list) cui possano iscriversi i revisori legali; ai fini dell’inserimento nella long list, sarà
richiesto il possesso di specifici requisiti (definiti nello stesso avviso).
La nomina del revisore legale da assegnare ai singoli progetti approvati, prevista solo nel caso di
sovvenzioni non individuali, con esclusione degli enti pubblici, sarà effettuata direttamente della
Regione Siciliana. La scelta del revisore avverrà attraverso un meccanismo di assegnazione casuale.
L’estrazione per l’abbinamento avviene di norma entro 60 giorni dal decreto di concessione,
secondo la procedura approvata dall’AdG. Il responsabile competente comunicherà al
beneficiario/organismo attuatore e per conoscenza al revisore l’abbinamento selezionato. Il
beneficiario dovrà quindi farsi carico di contattare il revisore e di conferire l’incarico.
Il costo del revisore dovrà essere ricompresso tra i costi diretti, e ricade nella voce analitica di spesa
“B4.10 Verifica revisore” del conto economico preventivo e consuntivo.
Al momento dell’accettazione dell’incarico, il revisore dovrà dichiarare di non avere in corso
rapporti di natura professionale, anche diversi da quelli oggetto dell’incarico, con il beneficiario
titolare del progetto/operazione estratto.
Il compenso del revisore è stabilito dall'Amministrazione Regionale con apposito provvedimento,
fermo restando che l'importo non potrà superare il 3% del costo dell'operazione finanziata.
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L’attività dei revisori legali avverrà nel rispetto dello Standard Internazionale sui Servizi
Connessi (ISRS) 4400 definito dall’IFAC.
In un apposito atto l’Autorità di Gestione definisce inoltre:
la natura e i limiti dell’impegno;
lo scopo dell’impegno;
le informazioni finanziarie a cui saranno applicate le procedure;
la natura, la tempistica e la misura delle procedure specifiche da applicare;
la forma della relazione che dovrà essere predisposta al termine del controllo.
Nel caso di errori gravi o negligenze riscontrate nel corso di controlli successivi, il revisore
legale responsabile del controllo sarà cancellato dalla lista dei revisori legali abilitati, istituito
dall’autorità di gestione, e non potrà pertanto essere più utilizzato per le attività di co ntrollo
sul POR.
7.1.2
Sovvenzioni mediante Unità di Costi Standard
In caso di sovvenzioni mediante Unita di Costi Standard l’avviso o le disposizioni regionali
stabiliranno la modalità di erogazione del contributo, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa
vigente.
Per i controlli propedeutici alle erogazioni dovranno essere utilizzate le seguenti check list:
Check list di controllo pagamento primo acconto – prima erogazione e, qualora l’avviso
preveda l’erogazione del primo acconto in due soluzioni, per il controllo propedeutico al
pagamento del primo acconto – seconda erogazione dovrà essere utilizzata apposita check list
(Allegato 31)
Check list di controllo pagamento secondo acconto (Allegato 32)
Check list di controllo per la verifica documentale della dichiarazione di attività (Allegato 33)
Check list di controllo dichiarazione finale di attività propedeutica per il pagamento del saldo
(Allegato 34).
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7.1.3
Acquisto beni e servizi
In caso di acquisto di beni e servizi il bando o il contratto stabilirà la modalità di erogazione del
contributo e le procedure dovranno rispettare quanto previsto dalla Legge regionale 12 luglio
2011, n. 12 e s.m.i..
Per i controlli propedeutici alle erogazioni dovranno essere utilizzate le seguenti check list:
Check list pagamento acconto (Allegato 19)
Check list di controllo per il pagamento dei SAL (Allegato 20)
Check list di controllo pagamento del saldo (Allegato 21)
Check list di controllo quinto d’obbligo (Allegato 22)
Check list di controllo pagamento acconto servizi complementari (Allegato 23)
Check list di controllo pagamento acconto servizi analoghi (Allegato 24)
Check list per il controllo in loco (Allegato 25)
Inoltre, relativamente alla fase propedeutica al pagamento, il responsabile del procedimento dovrà
compilare apposito certificato di pagamento (Allegato 26).
7.1.4
Voucher
Per quanto riguarda i voucher il controllo propedeutico all’erogazione delle somme dovrà avvenire
da parte dell’ufficio competente della rendicontazione attraverso la compilazione dell’apposita
check list di revisione (Allegato 27) e nota di revisione (allegato 28).
Successivamente il servizio gestione procederà all’emissione del relativo mandato di pagamento,
previa compilazione di apposita check list (Allegato 29).
8
8.1
CONTROLLI SULLE OPERAZIONI RENDICONTATE A COSTI REALI
Organismi e procedure di controllo
I controlli previsti dall’art.60 del reg. CE 1083/2006 e dall’art.13 del Reg. CE 1828/2006 per il
POR Sicilia FSE 2007/2013, sono coordinati da un apposito ufficio costituito all’interno dell’AdG Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello,
che secondo le modalità e la metodologia illustrate nel presente manuale assicurerà il rispetto di
tutti gli adempimenti previsti dai regolamenti comunitari.
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Coerentemente con quanto previsto nel Si.Ge.Co., il coordinamento delle attività di controllo del
PO FSE è affidato al Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli
primo livello dell’Autorità di Gestione (SRMC), incardinato presso il Servizio IX del Dipartimento
Istruzione e Formazione Professionale.
I soggetti a vario titolo coinvolti nelle attività di controllo sono:
- le Unità di Monitoraggio e Controllo dei singoli Dipartimenti (UMC)
- le Unità Operative Periferiche (UOP), costituite dai Servizi centro per l’impiego ex UPL
- i Servizi Competenti della rendicontazione dei singoli Dipartimenti
- il controllore esterno aggiudicatario del servizio di realizzazione dei controlli di primo
livello in loco
Gli Organismi Intermedi procedono autonomamente ai controlli per le attività di propria
competenza, nel rispetto delle procedure e degli strumenti predisposti dall’AdG.
La figura seguente rappresenta i soggetti coinvolti, a diverso titolo nell’ambito dell’organizzazione
del PO.
REGIONE SICILIA
AUTORITÀ DI AUDIT
UFFICIO SPECIALE CONTROLLI
II LIVELLO
AUTORITÀ DI
CERTIFICAZIONE
UFFICIO SPECIALE ADC
Autorità di Gestione FSE
Dirigente Generale Dipartimento Istruzione e Formazione professionale
Area direzione e
Coordinamento
per le Politiche
di coesione
Servizio Sistema Informativo
e Accreditamento –
Recupero crediti
Servizio Rendicontazione
interventi FSE e comunitari
monitoraggio e controlli I livello
per gli interventi regionali,
nazionali e comunitari
CPG
Istruzione Formazione
Professionale
UMC
REN.
CPG
Dip. del lavoro, impiego,
orientamento, servizi e
attività f ormative
UMC
REN.
UNITÀ OPERATIVE PERIFERICHE
OI
Ass.to Lavoro Famiglia
Dip.to Famiglia
UMC
REN.
Ufficio Long List
Revisori
GESTIONE LONG LIST
REVISORI
OI
IRFIS
(Sovv Glob)
MIUR
Controllore esterno
REVISORI LEGALI
BENEFICIARI
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Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli i livello
(SRMC)
Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello,
come sopra descritto, è responsabile delle seguenti attività:
a) definisce e implementa la metodologia e gli strumenti per i controlli di primo livello;
b) definisce la metodologia per il campionamento dei controlli in loco;
c) coordina e supervisiona i controlli di primo livello svolti da parte delle UMC, delle UOP del
Servizio Competente della rendicontazione e del controllore esterno incaricato;
d) effettua la verifica di qualità dei controlli di I livello;
e) effettua la verifica degli Organismi Intermedi;
f) cura il raccordo con le Istituzioni competenti per i controlli ed il coordinamento per la
comunicazione all’OLAF previste dagli articoli 28 e 30 del Regolamento 1828/2006 al fine
della trasmissione alla Presidenza del Consiglio dei Ministri;
g) realizza le verifiche anche nei casi in cui l’autorità di gestione è beneficiaria delle operazioni
(art.13.5 Reg. CE 1828/2006).
Unità di Monitoraggio e Controllo (UMC)
Le UMC sono responsabili delle seguenti attività:
a) coordina e sovrintende tutti i controlli di primo livello svolti dalle UOP e dal controllore
esterno, qualora incaricato;
b) verifica la corretta applicazione della normativa e la corretta esecuzione delle procedure di
attuazione;
c) realizza le verifiche amministrative sulle spese comunicate come “certificabili” dall’UOP,
qualora incaricate, assicurando:
- un controllo delle spese sostenute per l’azione finanziata;
- un controllo sui costi reali oppure entro i limiti delle forfetizzazioni ammesse;
- un controllo sui documenti giustificativi della spesa.
d) predispone le attestazioni di spesa;
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e) effettua le verifiche in loco delle operazioni, anche attraverso le UOP o il controllore esterno
incaricato, sulla base di un programma di controlli elaborato tenendo conto dell’analisi dei
rischi rivista annualmente, anche attraverso il ricorso a professionalità esterne;
f) cura, attraverso la redazione di apposite piste di controllo, la verifica di sistema delle attività
inerenti la programmazione e gestione del POR FSE Sicilia;
g) coordina il lavoro delle “Unità Operative Periferiche” (UOP), che operano a livello provinciale;
h) raccoglie e valida i dati di monitoraggio dei beneficiari.
L'attività delle UMC è coordinata dal SRMC e supportata dalle Unità Operative Periferiche, a cui
l’UMC può delegare le verifiche su specifiche operazioni.
Unità Operative Periferiche (UOP)
Le UOP, costituite dai Servizi centro per l’impiego (ex UPL), fanno parte della struttura del
Dipartimento Lavoro, e sono costituite, per le finalità da perseguire nell’ambito del PO FSE
2007/2013, dagli Uffici Provinciali del Lavoro e dai Centri per l’impiego; esse assicurano a livello
territoriale un’azione di supporto alle attività di controllo di primo livello sulle operazioni, secondo
le indicazioni impartite dal SRMC, sentita l’UMC competente. Le UOP:
a) Supportano le UMC per le verifiche delle dichiarazioni di spesa intermedie presentate
dagli Enti attuatori e le propongono per la successiva validazione all’UMC di
competenza;
b) supportano le UMC nella esecuzione delle varie tipologie di controlli in loco (verifiche
ispettive; controlli amministrativi, finanziari e fisico-tecnici)
L’UMC, raccordandosi operativamente con i Responsabili degli Uffici Provinciali del Lavoro,
condivide con gli stessi l’assegnazione di ciascuna operazione di propria competenza – salvo
quelle che mantiene presso di sé - a una UOP, secondo un criterio prevalentemente territoriale.
Per l’organizzazione delle proprie attività di verifica sulle operazioni, la UOP risponde
funzionalmente e si raccorda con l’UMC che le ha delegato il controllo.
Qualora ne ravvisasse la necessità (ad esempio, in caso di ritardo da parte dell’UOP), l’UMC
delegante può comunque avocare a sé, motivandolo, il controllo e procedere direttamente alla sua
esecuzione.
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Ufficio competente della rendicontazione
I Servizi Competenti della rendicontazione ricevono la richiesta di rendicontazione da parte del
beneficiario o, se previsto per la tipologia di intervento (e.g. voucher), realizzano direttamente la
verifica del rendiconto sulla base della documentazione presentata dall’ente erogatore del servizio.
Qualora l’Amministrazione intenda avvalersi del controllore esterno, l’ufficio rendicontazione
competente trasmetterà al SRMC la richiesta di attivazione del controllore esterno per il controllo in
loco sui rendiconti.
I competenti Servizi rendicontazione sono, in ogni caso, responsabili della determinazione
dell’importo definitivamente riconosciuto al beneficiario per l’operazione.
Controllore esterno
Il controllore esterno fornisce all’Amministrazione il servizi di controllo di primo livello in loco sui
progetti del PO FSE.
In particolare:
a)
esegue i controlli sulla rendicontazione finale in loco;
b)
esegue i controlli a campione in loco, in base alle indicazioni del piano annuale dei
controlli o di specifiche esigenze, rappresentate dal Servizio stesso;
c)
eseguire le verifiche ispettive in itinere.
Il controllore esterno risponde funzionalmente al SRMC, che provvede ad incaricarlo
dell’effettuazione dei controlli in base alle richieste pervenute dalle UMC e dai Servizi Competenti
della rendicontazione.
Resta inteso che i servizi competenti dell’Amministrazione sono comunque responsabili delle
comunicazioni ai beneficiari.
Revisori legali
I revisori legali, ove previsti, sono tenuti ad effettuare una verifica sulle dichiarazioni di spesa
predisposte dal beneficiario e sulle dichiarazioni di spesa finali, prima della trasmissione delle
stesse da parte del beneficiario all’UMC o al servizio competente della rendicontazione.
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Beneficiari
I beneficiari dovranno assicurare, secondo quanto specificato nel vademecum, la presentazione
delle dichiarazioni periodiche delle spese e del rendiconto finale oltre alla trasmissione dei dati di
monitoraggio finanziari fisici e procedurali di competenza ed il loro invio alle scadenze previste.
In particolare per ciascuna dichiarazione di spesa o per il rendiconto finale il beneficiario dovrà
presentare alle UOP tutta la documentazione richiesta, utilizzando i modelli predisposti dall’AdG. Il
beneficiario dovrà inoltre assicurare un autocontrollo della documentazione predisposta per
assicurare la completezza e la conformità delle spese dichiarate.
Al fine di migliorare la qualità dell’autocontrollo le dichiarazioni periodiche di spesa e le
dichiarazioni finali di spesa devono essere asseverate dal revisore legale assegnato al progetto, se
previsto.
8.2
Le procedure di controllo
L’articolo 60, lettera b) del Regolamento (CE) n.1083/2006 stabilisce che l’Autorità di gestione ha
la responsabilità di verificare che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti, l'effettiva
esecuzione delle spese sostenute dai beneficiari in relazione alle operazioni, nonché, la conformità
di tali spese alle norme comunitarie e nazionali; stabilisce, altresì, che a tal fine possono essere
effettuate verifiche in loco di singole operazioni su base campionaria, conformemente alle modalità
stabilite dall’art.13 del Reg.1828/2006 della Commissione.
L’attività di controllo di primo livello (o ordinario), espletata in concomitanza con la gestione degli
interventi, è rappresentata dall’insieme dei controlli che accompagnano l’attività dell’AdG e degli
Organismi intermedi per tutto il periodo di attuazione del Programma è realizzata da parte
dell’UMC, per quanto di competenza, congiuntamente con le unità operative periferiche,
dell’ufficio competente della rendicontazione per la verifica del rendiconto finale e il controllore
esterno, se attivato.
Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello,
è responsabile, altresì, dei controlli nei casi in cui l’AdG risulta beneficiaria (art.13.5 del Reg.
1828/2006).
I controlli di I livello sono finalizzati a verificare:
che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti;
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l’effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione all’operazione;
la conformità delle spese alla normativa comunitaria, nazionale, regionale.
Ai sensi dell’art. 13-2 del regolamento CE 1828/2006, i controlli dell’Autorità di Gestione e degli
Organismi intermedi riguardano gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle
operazioni, come di seguito riportato:
Aspetti amministrativi
Il controllo di conformità si fonda nella verifica delle regole e dei parametri assunti a riferimento
con disposizioni normative ed amministrative comunitarie, nazionali e regionali, che regolamentano
le attività di programmazione e gestione delle attività finanziate attraverso risorse pubbliche (ad es.
controllo della corrispondenza dei requisiti per la partecipazione ad una gara, controllo della
correttezza degli adempimenti pubblicitari, verifica della documentazione amministrativa
propedeutica alla sottoscrizione di una convenzione con il beneficiario finale, verifica della
documentazione amministrativa presentata dal beneficiario finale per la richiesta di erogazione di un
acconto/saldo, controlli sulla durata, articolazione e pianificazione delle attività ecc.). La finalità di
questa area del controllo è quella di assicurare uniformità di trattamento agli operatori, trasparenza
amministrativa e certezza dei rapporti giuridici. Tali controlli saranno effettuati da tutti i soggetti
coinvolti nell’attività di controllo di I livello per le specifiche aree di competenza.
In particolare saranno verificati i seguenti aspetti amministrativi, di conformità alle norme:
•
controllo corrispondenza dei requisiti;
•
controllo conformità degli adempimenti pubblicitari ed amministrativi;
•
controllo ottemperanza prescrizioni;
•
controllo conformità della realizzazione.
Aspetti finanziari
La finalità di questo controllo è quella di accertare la sussistenza dei documenti giustificativi, la
correttezza del calcolo necessario a giustificare la spesa imputata sull’operazione e l’ammissibilità
del periodo temporale attraverso la preliminare verifica di effettività, inerenza e legittimità delle
spese dichiarate nelle domande di rimborso ai sensi dell’Articolo 13 Reg. CE 1828/2006 coma 2
lettera a).
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L’ammissibilità/regolarità delle spese dichiarate si realizzerà attraverso la verifica del rispetto della
normativa specifica sui costi ammissibili (DPR recante le norme di ammissibilità delle spese per il
periodo di programmazione 2007/2013, altre normative nazionali specifiche (e.g. norme sulla
contabilità), il vademecum nazionale per l’ammissibilità della spesa al FSE per il periodo
2007/2013, e vademecum regionale) secondo i criteri della inerenza, effettività, realità, veridicità e
legittimità.
Per le operazioni affidate mediante gara d’appalto la verifica sarà orientata al rispetto delle
prescrizioni fissate dal Bando e dal Capitolato d’Oneri e dall’Offerta tecnica, l’avanzamento delle
attività dichiarate dal soggetto aggiudicatario del servizio, il livello di raggiungimento degli obiettivi
previsti e la regolarità della documentazione di spesa presentata.
Per la verifica della regolarità finanziaria, sarà verificata la veridicità/ammissibilità della spesa
dichiarata dal soggetto attuatore, l’efficacia e l’efficienza gestionale nel rispetto delle normative
comunitarie, nazionali e regionali in materia, ed in particolare:
•
l’effettività: effettivo esborso monetario;
•
la realità: si basa sulla sussistenza dei beni/servizi acquisiti/resi (analisi documenti di
registrazione: quali registri presenza, time sheet, libro magazzino, libro cespiti ammortizzabili,
libro inventari, libro matricola, ecc.);
•
l’inerenza: collegamento funzionale e temporale tra le spese imputate e azione realizzata;
•
la legittimità: esame dei documenti elementari (fatture, buste paga, ecc.), verifica regolarità e
contabilizzazione in contabilità (obblighi civilistico fiscali di registrazione contabile);
•
la veridicità: corrispondenza tra importo dichiarato e il riscontro con i documenti giustificativi e
la registrazione in contabilità analitica / sezionale e in contabilità generale.
Aspetti fisico-tecnici
Nel caso di affidamento mediante Avviso ai fini del controllo della regolarità dell’esecuzione si
prevedono le seguenti procedure di verifica:
•
controllo della partecipazione (per le operazioni che prevedono destinatari diretti);
•
controllo dell’adeguatezza dei prodotti/servizi intermedi e finali;
•
controllo della soddisfazione dei destinatari (per le operazioni che prevedono destinatari diretti);
•
controllo dell’utilizzo del servizio erogato;
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•
controllo del rispetto dei tempi e delle scadenze;
•
controllo del rispetto delle modalità di esecuzione delle attività;
•
controllo del rispetto del numero previsto di giornate di erogazione del servizio (se previste).
Tutti i controlli posti in essere saranno formalizzati in appositi verbali/check list (i cui format sono
allegati al presente manuale). In tutte le fasi del processo i soggetti abilitati ai controlli potranno
prendere visione delle risultanze dei controlli effettuati precedentemente e/o da altri soggetti,
prevalentemente in termini di: soggetti incaricati del controllo, ambito del controllo (amministrativo,
finanziario, fisico, tecnico), data del controllo, tipologia del controllo (tavolino o in loco), dettaglio
delle irregolarità riscontrate e loro eventuale impatto finanziario, eventuali comunicazioni inoltrate
agli organi competenti, controdeduzioni del beneficiario finale, ecc. Sarà altresì garantito il
monitoraggio di tutte le azioni di follow up necessarie per assicurare la correzione degli errori e
delle irregolarità riscontrate.
Conformemente a quanto richiesto dai regolamenti, il controllo di primo livello sarà realizzato:
1. a tavolino, sui giustificativi di spesa (controlli documentali);
2. in loco, a campione sulla base di un’analisi dei rischi aggiornata annualmente.
8.3
Controllo documentale
Nel caso di sovvenzioni/concessioni i controlli saranno strutturati come segue:
1. Controlli a tavolino.
Per quanto riguarda i controlli a tavolino documentali, si tratta delle verifiche che vengono fatte sui
documenti contabili presentati dai beneficiari e si basano su un esame della domanda stessa e dei
giustificativi che l’accompagnano.
I controlli sono finalizzati alla verifica della certificazione di spesa da inviare all’AdC basate sulle
dichiarazioni di spesa prodotte dagli enti attuatori, verificate positivamente dalle Unità Operative
Periferiche, se attivate, tramite le verifiche documentali e la validazione da parte delle UMC.
Nei casi in cui l’AdG è beneficiaria degli interventi (art.13.5 Reg. CE 1828/2006) il Servizio
rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello realizzerà
direttamente i controlli amministrativi.
I controlli “a tavolino” possono essere integrati da visite in loco supplementari quando ricorrano
circostanze tali da pregiudicare il rispetto del principio di una sana gestione finanziaria o da far
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presumere l’esistenza di irregolarità. Le visite in loco possono servire, altresì, per consentire
l'acquisizione di informazioni di dettaglio da parte del beneficiario sull’attuazione materiale e
finanziaria del progetto.
La procedura di controllo prevede le seguenti fasi:
1. I beneficiari trasmettono all’UMC competente la dichiarazione periodica delle spese firmata in
originale e contestualmente provvedono a inserire sul sistema informativo la predetta
dichiarazione e copia dei documenti richiesti;
2. La dichiarazione delle spese, ove previsto, dovrà essere accompagnata da un attestato delle
spese effettuato da parte di un revisore legale, come descritto precedentemente, che dovrà
altresì essere inserito sul sistema informativo;
Le dichiarazioni di spesa intermedie sono verificate dall’UMC o, su delega di questo, dall’UOP.
La delega è attivata dall’UMC, solitamente a inizio progetto, e può essere revocata in qualsiasi
momento, ove ritenuto necessario. In quest’ultimo caso, o nel caso in cui la delega non sia stata
attivata, l’UMC procede direttamente al controllo.
All’atto della presentazione della dichiarazione di spesa intermedia, il beneficiario dovrà caricare
sul sistema informativo tutta la documentazione richiesta nella tabella sottostante, a seconda della
categoria di spesa interessata.
TIPOLOGIA DI SPESA
Risorse umane interne
GIUSTIFICATIVI DI SPESA E
QUIETANZE DI PAGAMENTO E
DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO
-
Buste paga
Prospetti di calcolo del costo attribuito
al progetto (all.13 del vademecum)2
-
Pagamenti (bonifico/assegno non
trasferibile o mandato di pagamento
quietanzato con timbro istituto
bancario)1
-
Ricevuta/e
-
Pagamento (bonifico/assegno non
bancario)1
-
Busta/e paga/Ricevuta/e
Prospetti di dettaglio del costo
attribuito al progetto (importo lordo,
ritenute erariali, contributi
previdenziali/assistenziali e importo
netto);
-
bancario)1
-
Fattura/e
-
bancario)1
-
Risorse umane esterne
(Prestazioni occasionali)
(Co.co.co. /Co.co.pro)
(con partita IVA)
Acquisto beni o servizi3
Versione 6
Per i costi diretti:
- Fattura/Ricevuta
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TIPOLOGIA DI SPESA
Per i costi indiretti:
- Fattura/Ricevuta
- Prospetto di ripartizione della spesa
sostenuta tra i diversi progetti in corso
bancario) 1
-
Noleggio e/o leasing
attrezzature4
- Fattura/Ricevuta
- Fattura/Ricevuta
bancario) 1
-
Affitto locali
- Fattura/Ricevuta
- Fattura/Ricevuta
bancario) 1
-
-
bancario) 1
-
Fattura/Ricevuta per acquisto beni
Prospetto di calcolo della quota di
ammortamento imputabile al progetto2
-
bancario) 1
Indennità di frequenza
Beni ammortizzabili
1) È necessario procedere al caricamento sul Sistema informativo Caronte FSE dell’estratto conto bancario del periodo di
riferimento dei pagamenti oggetto della dichiarazione di spesa.
2) Firmato e timbrato dal legale rappresentante
Dovrà inoltre essere caricato sul Sistema informativo Caronte FSE l’estratto conto bancario del
periodo di riferimento dei pagamenti oggetto della dichiarazione di spesa.
Inoltre, l’amministrazione anche attraverso il sistema informativo procede all’estrazione di un
campione di spese, di importo compreso tra il 15% e il 30% della spesa dichiarata dal beneficiario
sul quale verranno effettuate ulteriori verifiche. Il campione verrà estratto secondo la metodologia
definita dal Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo
livello.
Per tale campione di spese, al beneficiario è richiesto di caricare a sistema un set aggiuntivo di
documenti, rispetto a quelli originariamente richiesti, come specificato nella tabella sottostante.
TIPOLOGIA DI SPESA
Risorse umane interne
Versione 6
-
Buste paga
Prospetti di calcolo del costo attribuito
al progetto (all.13 del vademecum)5
-
Pagamenti (bonifico/assegno non
Pagina 53
TIPOLOGIA DI SPESA
-
(Prestazioni occasionali)
-
(Co.co.co. /Co.co.pro)
-
(con partita IVA)
-
Versione 6
Ordine/i di servizio5
Timesheet dettagliato per attività non di docenza1
Prospetto mensile con dettaglio
giornaliero delle ore 1
Diario di bordo (per i docenti) per
attività non frontali1
Curricula vitae1 e copia documenti
d’identità
Attestazioni delle denunce contributive
-
bancario)2
Eventuale prospetto di dettaglio
dell’estratto conto bancario nel caso di
pagamenti multipli2
Quietanze F24 mesi di riferimento con
protocollo telematico
Dettagli F24 per codice tributo,
previdenziale, assistenziale a
dimostrazione dei versamenti eseguiti
(quadratura).
Eventuali ricevute versamenti a
sindacati, fondi, finanziarie, etc.
Contratto/i di prestazione
Curriculum/a vitae1 e copia/e
documenti d’identità
Ricevuta/e
attribuito al progetto (importo netto,
ritenuta erariale ed eventuale contributo
previdenziale) 5
1
Dichiarazione della situazione fiscale
Timesheet dettagliato per attività non di
docenza1
-
bancario)2
pagamenti multipli2
(quadratura).
Contratto/i di collaborazione
attribuito al progetto (importo netto,
ritenuta erariale, contributo
previdenziale e assistenziale) 5
Comunicazioni obbligatorie (UniLav)
Nullaosta per i dipendenti pubblici
docenza1
-
Contratto/i
Fattura/e
docenza1
giornaliero delle ore di docenza1
-
-
-
-
-
-
-
bancario)2
pagamenti multipli2
(quadratura).
bancario)2
pagamenti multipli2
Dettaglio F24 per codice tributo,
dimostrazione del versamento eseguito
Pagina 54
TIPOLOGIA DI SPESA
per il personale esterno (quadratura).
Acquisto beni o servizi3
- Fattura/Ricevuta
- Fattura/Ricevuta
-
-
bancario) 2
pagamenti multipli2
Noleggio e/o leasing
attrezzature4
- Fattura/Ricevuta
- Ordine d’acquisto/Contratto/Preventivi
(se previsti)
- Fattura/Ricevuta
- Ordine d’acquisto/Contratto/Preventivi
(se previsti)
bancario) 2
pagamenti multipli2
-
Affitto locali
- Fattura/Ricevuta
- Contratto d’affitto
- Planimetria dell’immobile
- Fattura/Ricevuta
- Contratto d’affitto
- Planimetria dell’immobile
bancario) 2
pagamenti multipli2
-
-
-
Riepilogo mensile delle ore di
frequenza formazione/tirocinio
dell’allievo5
Dichiarazione della situazione fiscale1
Copia/e documenti d’identità
-
-
-
-
bancario) 2
Beni ammortizzabili
- Eventuale prospetto di dettaglio
pagamenti multipli2
1) Da rendere nella forma della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (Art. 47 D.P.R. 28-12-2000 n. 445)
2) È necessario procedere al caricamento sul Sistema informativo Caronte FSE dell’estratto conto bancario del
periodo di riferimento dei pagamenti oggetto della dichiarazione di spesa.
3) Nel rispetto di quanto previsto al punto 5.11 del Vademecum (delega di attività, acquisizione di forniture e
servizi strumentali e accessori).
4) Nel rispetto di quanto previsto al punto B2.22 del Vademecum
5) Firmato e timbrato dal legale rappresentante
Versione 6
Fattura/Ricevuta per acquisto beni
Prospetto di calcolo della quota di
ammortamento imputabile al progetto5
Estratto libro cespiti
bancario) 2
pagamenti multipli2
Dettaglio F24 per codice tributo a
dimostrazione del versamento eseguito
(quadratura).
-
Pagina 55
I controlli dovranno essere effettuati sulla base dell’apposita check list (Allegato 10).
L’UMC e l’UOP, se attivata, effettua il controllo sulla documentazione, tramite il sistema
informatico, verificando per il 100% delle dichiarazioni di spesa, i documenti giustificativi
campionati e il relativo pagamento.
Le verifiche del 100% delle spese dichiarate dal beneficiario, riguarderanno i seguenti aspetti:
Verifiche amministrative:
-
Correttezza formale della domanda dichiarazione di spesa;
-
Quadratura tra l’elenco dei giustificativi di spesa imputati all’operazione e l’importo della
dichiarazione di spesa;
-
Controllo conformità della realizzazione.
Verifiche finanziarie e tecniche:
-
Verifica della temporalità della spesa, nel rispetto della tempistica prevista dall’operazione e
dal POR.;
-
Verifica pertinenza e imputabilità, direttamente o indirettamente, all’operazione eseguita dal
beneficiario;
-
Verifica della realità e che la spesa sia stata effettivamente sostenuta;
-
Verifica della presenza di fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio
equivalente di cui dovranno essere verificati pagamenti anche con riscontro sull’estratto
conto;
-
Verifica che l’importo totale delle spese dichiarate non sia superiore a quello previsto
nell’ultimo preventivo approvato (piano/quadro finanziario).
Per quanto riguarda le spese oggetto del campionamento verrà verificata tutta la documentazione
aggiuntiva richiesta a supporto.
A seguito della verifica e successiva validazione dell’UOP, l’UMC procede ai propri riscontri e alla
conseguente validazione della dichiarazione.
Versione 6
Pagina 56
Controllo del rendiconto finale
I controlli di rendicontazione sono avviati quando il beneficiario invia il rendiconto in formato
cartaceo e tramite sistema informatico, al competente Servizio rendicontazione. Ad ogni
trasmissione, il Servizio Gestione, l’UMC e il Servizio rendicontazione, oltre a SRMC, ricevono
notifica via email dal sistema informatico. Il rendiconto è visibile a sistema ai suddetti soggetti.
Il competente Servizio rendicontazione, verificata la completezza della documentazione ricevuta ai
fini del controllo:
procede direttamente ad effettuare la verifica del rendiconto finale
oppure
può richiedere al SRMC, tramite sistema informatico, l’esecuzione del controllo da parte del
controllore esterno.
Sulla base delle richieste ricevute l’SRMC attiva il controllore esterno per la verifica del rendiconto.
Il Servizio rendicontazione del Dipartimento competente procede ad informare i beneficiari del
nominativo dell’incaricato del controllo.
Nel caso di attivazione del controllore esterno, lo stesso effettua la verifica e trasmette al
competente Servizio rendicontazione una nota di certificazione provvisoria.
Il Servizio rendicontazione notifica al beneficiario l’esito della nota di certificazione provvisoria e
assicura direttamente o con il supporto del controllore esterno (se previsto) l’eventuale
contraddittorio con il beneficiario, sulla base delle controdeduzioni da questo prodotte.
A seguito del contraddittorio e del rilascio della nota di certificazione definitiva, il Servizio
rendicontazione valida gli importi riconosciuti specificando, se presenti, gli importi quietanzati e
quelli impegnati.
Il Servizio Gestione riceve la segnalazione via email dal sistema informatico ed eroga al
beneficiario, previa richiesta, il saldo. Qualora la richiesta di saldo riguardi anche spese non
quietanzate, il Servizio Gestione procede ad assegnare un termine al beneficiario per effettuare i
pagamenti residui, come stabilito dal vademecum.
A seguito della trasmissione delle quietanze da parte del beneficiario tramite il sistema informatico,
il Servizio rendicontazione provvede alla verifica, con l’eventuale supporto del controllore esterno
se attivato e, in base agli esiti della stessa, a validare le spese impegnate o a dichiarare gli importi da
recuperare.
Versione 6
Pagina 57
I controlli del rendiconto finale saranno effettuati o presso l’ufficio responsabile della
rendicontazione, o presso la sede del beneficiario. In fase di rendiconto finale, dovranno essere
visionati tutti i documenti di spesa in originale e, oltre alle verifiche sopra indicate, verranno
effettuate le seguenti verifiche:
Verifiche amministrative:
-
controllo corrispondenza dei requisiti;
-
controllo conformità degli adempimenti pubblicitari ed amministrativi.
Verifiche finanziarie:
-
conformità alle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali, e rispetto delle politiche
comunitarie in materia di concorrenza e dei criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato
di sorveglianza;
-
verifica rispetto dei massimali di progetto.
Verifiche fisico tecniche:
-
rispetto dei tempi e delle scadenze;
-
rispetto delle modalità di esecuzione delle attività;
-
rispetto del numero previsto di giornate di erogazione del servizio (se previste);
-
rispetto del raggiungimento della popolazione destinataria e corretta realizzazione dei servizi,
formativi e non formativi;
-
controllo della sana gestione finanziaria in relazione all’efficacia, intesa come output o
raggiungimento degli obiettivi.
Il personale incaricato, nel caso in cui la documentazione risulti incompleta, richiederà, per iscritto,
al beneficiario di integrare la documentazione mancante entro un tempo stabilito (10 giorni). Sulla
base della documentazione visionata, il personale incaricato predispone la check list (Allegato 11) e
la nota di revisione provvisoria di controllo (Allegato 12). Per quanto riguarda i controlli effettuati
dal controllore esterno verrà utilizzata apposita modulistica approvata dall’Amministrazione. Nel
caso in cui il controllo sia stato effettuato da parte del controllore esterno, questo procederà alla
trasmissione della check list di controllo e della nota di revisione provvisoria al competente
Servizio rendicontazione. Il Servizio rendicontazione valuterà l’esito del controllo e procederà alla
trasmissione della nota di revisione provvisoria ai beneficiari per la presentazione delle eventuali
controdeduzioni. Successivamente al ricevimento delle controdeduzioni, a seguito del
Versione 6
Pagina 58
contraddittorio, ovvero trascorso, senza riscontro, il termine assegnato per la presentazione delle
controdeduzioni (20 giorni), la nota di revisione viene resa definitiva.
Il personale incaricato del Servizio rendicontazione trasmette all’UMC competente la check list
(Allegato 11) e una nota delle risultanze del rendiconto finale (Allegato 12).
L’UMC competente verifica la completezza dei verbali di controllo (check list + nota di revisione).
Nel caso in cui il controllo evidenzi criticità o spese non ammissibili, l’UMC effettua i propri
controlli e decide in merito all’ammissibilità delle spese.
Una volta conclusa l’attività di controllo (documentale ed eventualmente in loco) l’UMC
responsabile valida le check list di controllo e le note di revisione, ne dà comunicazione al servizio
competente della rendicontazione, e predispone l’attestazione di spesa e la trasmette all’Autorità di
Gestione per il successivo inoltro all’Autorità di Certificazione.
Nel caso di giustificativi di spesa non ancora quietanzati, in virtù di quanto previsto dal vademecum
(anticipo del saldo), trascorso il periodo previsto e prima di provvedere al rilascio della liberatoria è
necessario procedere alla verifica della presenza della quietanza relativa a tutte le spese che
risultavano impegnate. Tale verifica dovrà essere documentata attraverso la compilazione
dell’apposita check list di controllo (Allegato 14).
Voucher
Relativamente ai voucher, le verifiche dovranno essere effettuate attraverso la compilazione di
un’apposita check list di controllo documentale della spesa certificabile (Allegato 27) e la
predisposizione dell’apposita nota di revisione (Allegato 28).
8.4
Controllo in loco
Le visite in loco sono effettuate per verificare la tangibilità del progetto, la realizzazione del
servizio offerto nel pieno rispetto delle condizioni di concessione del contributo, l’avanzamento del
progetto, il rispetto delle norme comunitarie in materia di pubblicità, il pieno rispetto delle
procedure in materia di appalti pubblici e la corretta tenuta della contabilità e del sistema contabile
dell’ente. Le visite in loco possono servire, altresì, per accertare che il beneficiario fornisca
informazioni precise sull’attuazione materiale e finanziaria del progetto.
L’oggetto dei controlli in loco sarà, quindi, centrato sulla “effettiva realizzazione” del progetto
Versione 6
Pagina 59
cofinanziato e della documentazione a supporto. Tali verifiche, effettuate dalle UMC coadiuvate
dalle Unità Operative Periferiche o da parte del controllore esterno, si articoleranno in:
1. Verifiche ispettive in itinere;
2. Controlli amministrativi, finanziari e tecnici in loco.
8.4.1
Verifiche ispettive in itinere
I controlli in itinere sono effettuati da parte dell’UMC, con l’eventuale supporto delle UOP, o da
parte del controllore esterno, quando l’operazione ha raggiunto un avanzamento significativo delle
attività previste.
Le verifiche ispettive in loco, anche alla luce delle criticità riscontrate sulle operazioni finanziate,
sono tese a:
verificare il corretto svolgimento dell’operazione finanziata nel rispetto delle norme vigenti ed
in conformità con quanto previsto nel progetto approvato (presenza dei docenti dichiarati e
degli allievi, idoneità dei locali, materiali e attrezzature utilizzati, ecc.);
verificare la corretta tenuta dei registri;
realizzare un’attività di prevenzione delle irregolarità, attraverso il preventivo esame degli
impegni di spesa più rilevanti quali, ad esempio, incarichi professionali, contratti di affitto di
locali e attrezzature, materiale didattico e di consumo, etc.;
verificare il rispetto dei criteri di pubblicizzazione delle operazioni;
verificare il rispetto dei requisiti di accesso previsti per i destinatari;
verificare il rispetto del contenuto del progetto presentato e approvato, nonché delle eventuali
varianti, e della tempistica di attuazione;
rilevare l’eventuale grado di soddisfazione dei destinatari, anche attraverso la somministrazione
di questionari.
Le verifiche ispettive in itinere dovranno essere formalizzate attraverso l’apposita check list prevista
dal presente manuale (Allegato 15). Le visite ispettive in itinere, verranno effettuate a sorpresa da
parte delle UMC, delle UOP o dal controllore esterno, tenendo conto del calendario didattico
previsto.
Versione 6
Pagina 60
8.4.2
Controlli amministrativi, finanziari e tecnici in loco
I controlli in loco saranno realizzati, durante tutto il processo di attuazione degli interventi,
mediante la selezione di un campione basato su un’adeguata analisi dei rischi, la cui metodologia è
descritta nelle pagine seguenti.
I controlli in loco hanno l’obiettivo di verificare l’insieme dell’operazione, sia da un punto di vista
amministrativo che, ove possibile, fisico. In particolare dovranno essere verificati i seguenti
elementi:
Controlli amministrativi:
-
verificare la rispondenza delle attività realizzate e in corso di realizzazione rispetto al
progetto;
-
verificare la coerenza delle attività realizzate e in corso di realizzazione rispetto alla
documentazione contabile prodotta;
-
verificare che la documentazione relativa ai progetti cofinanziati sia distinta e separata dagli
altri atti di amministrazione generale del beneficiario e organizzata in modo da essere
rapidamente e facilmente consultabile;
-
verificare il rispetto delle norme di informazione e pubblicità secondo le modalità previste –
utilizzazione del logo dei Fondi Strutturali per i bandi pubblici e la documentazione relativa
agli interventi finanziati, inserzioni pubblicitarie, comunicati stampa, cartelloni fissi in loco,
targhe commemorative etc. – in modo tale che sia garantita l’informazione dei destinatari e
dell’opinione pubblica in merito alla provenienza comunitaria dei contributi con cui
vengono realizzati gli interventi e acquistate le opere, i beni ed i servizi;
-
verificare la corrispondenza dei dati delle dichiarazioni di spesa alla relativa
documentazione giustificativa;
-
verificare l’adozione da parte dei beneficiari di un sistema contabile affidabile in cui si rilevi
un’appropriata evidenziazione dei costi sostenuti per l’operazione;
-
verificare le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le autocertificazioni prodotte dai
beneficiari, ove detta verifica non sia stata già svolta da parte dell’Ufficio competente;
-
verificare la corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio.
Versione 6
Pagina 61
Controlli finanziari:
-
verifica pertinenza e imputabilità, direttamente o indirettamente, all’operazione eseguita dal
beneficiario;
-
la conformità alle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali, e nel rispetto delle
politiche comunitarie in materia di concorrenza e dei criteri di selezione fissati nell’ambito
del comitato di sorveglianza.
Controlli fisico tecnici:
-
rispetto delle modalità di esecuzione delle attività;
-
rispetto del raggiungimento dei destinatari e corretta realizzazione dei servizi, formativi e
non formativi;
-
controllo della sana gestione finanziaria in relazione all’efficacia, intesa come output o
raggiungimento degli obiettivi.
L’UMC predisporrà il proprio piano di controlli, che dovrà essere trasmesso al SRMC. Il piano dei
controlli dovrà essere predisposto sulla base delle indicazione fornite da parte del servizio
monitoraggio e controllo primo livello, tenendo conto di una adeguata analisi dei rischi rivista
annualmente.
Il campione dei progetti da sottoporre ad un controllo in loco sarà selezionato sulla base di due
differenti modalità operative:
1. quando si sia riscontrata una irregolarità o, ci sia l’esigenza di acquisire/verificare ulteriori
informazioni, sulla base delle verifiche effettuate sulle dichiarazioni di spesa pervenute;
2. sulla base di un campione di operazioni ottenuto secondo quanto previsto al paragrafo 8.5.
I controlli in loco di tipo amministrativo, finanziario e tecnico dovranno essere formalizzati
attraverso l’apposita check list prevista dal presente manuale (Allegato 16) e dal verbale (Allegato
17).
Modalità di esecuzione dei controlli amministrativi, finanziari e tecnici in loco
Nel caso di controlli in loco di tipo amministrativo, finanziario e tecnico, l’UMC o l’UOP o il
Versione 6
Pagina 62
controllore esterno comunicherà a ciascun soggetto rientrante nel campione, l’avvio delle
procedure di verifica con almeno 5 giorni di preavviso. Nel caso di controllo effettuato da parte del
controllore esterno, l’UMC procederà preventivamente a comunicare al beneficiario il soggetto
responsabile del controllo tramite apposita nota, anticipata via e-mail.
Con tale comunicazione il beneficiario controllato dovrà essere informato su:
la data della verifica;
l’oggetto del controllo;
il soggetto incaricato del controllo;
eventuale documentazione necessaria alla verifica posta in essere.
Nella fase di esecuzione dei controlli il personale incaricato dovrà acquisire i dati e le informazioni
necessarie seguendo lo schema contenuto negli appositi verbali e check list.
Ciascun verbale di controllo conterrà il resoconto della verifica effettuata, le eventuali violazioni di
norme riscontrate e le irregolarità o anomalie rilevate.
A conclusione del controllo, il verbale, redatto in duplice copia, contenente le risultanze dello
stesso, dovrà essere conservato agli atti del beneficiario e a quelli del Dipartimento, firmato dal
funzionario, controfirmato dal responsabile del beneficiario ed esibito in occasione dei successivi
controlli sia interni che nazionali e comunitari.
Una volta concluso il controllo verrà predisposta un rapporto di controllo (Allegato 18), che sarà
trasmessa a cura dell’UMC o dell’UOP al beneficiario per la sua condivisione, fornendo un termine
di 15 giorni di calendario, dalla ricezione, per trasmettere le proprie controdeduzioni. Nel caso di
controlli effettuati da parte del controllore esterno, lo stesso predisporrà la relazione di controllo e la
trasmette all’UMC che, una volta condivisa la stessa, procederà all’inoltro al beneficiario. Trascorso
tale termine, sulla base delle eventuali controdeduzioni fornite dal beneficiario verrà predisposta la
relazione di controllo definitiva. Nel caso in cui il controllo sia stato effettuato da parte dell’UOP,
questo procederà alla trasmissione all’UMC della relazione finale di controllo.
Nel caso in cui nel corso del controllo venisse individuata una irregolarità/criticità sanabile, sarà
cura dell’incaricato del controllo segnalare al beneficiario il possibile intervento correttivo,
stabilendo scadenze per l’effettuazione dello stesso e monitorandone le varie fasi fino al
superamento degli elementi critici.
Qualora dal rapporto di controllo siano emerse violazioni di norme, irregolarità o anomalie che
Versione 6
Pagina 63
comportino a carico del soggetto controllato provvedimenti finalizzati alla revoca del finanziamento
e conseguente recupero delle somme erogate, dovranno con sollecitudine essere informati gli Uffici
responsabili per l’avvio degli atti conseguenti.
In caso di irregolarità e/o frode risulterà necessario effettuare ulteriori approfondimenti per
avvalorare gli elementi probatori dei quali si è entrati in possesso e, ove l’esito negativo venisse
avvalorato, procedere ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (CE) 1828/06.
8.5
Il campionamento delle operazioni da controllare
Conformemente a quanto previsto dall’articolo 60 del Regolamento CE 1083/2006 e dall’articolo
13 del Regolamento CE 1828/2006 l’Autorità di gestione effettuerà i controlli in loco su base
campionaria.
Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello
annualmente stabilirà i fattori di rischio da considerare per l’estrazione del campione.
Ciascuna UMC, sulla base delle indicazioni del SRMC e tenendo conto delle particolarità del
proprio universo di riferimento, procederà all’estrazione del campione dei progetti da sottoporre a
controllo in loco. La metodologia di campionamento e il campione estratto saranno formalizzati in
un apposito documento, conservato agli atti dell’UMC e trasmesso al Servizio rendicontazione
interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello.
Il campione delle operazioni da sottoporre ad audit sarà selezionato sulla base di un’analisi dei
rischi che tenga conto dei seguenti andamenti:
l’esito dei controlli (documentali, in loco, controlli altri soggetti interni o esterni al
programma);
livello di rischio delle tipologie di intervento;
rappresentazione territoriale;
concentrazione di progetti o risorse a un singolo beneficiario;
beneficiari già sottoposti ad una verifica in loco;
stato di avanzamento dell’operazione;
qualsiasi ulteriore elemento significativo che dovesse emergere in seguito alle informazioni in
possesso dell’AdG.
Versione 6
Pagina 64
L’individuazione delle operazioni da sottoporre a controllo avverrà tramite una stratificazione
dell’universo e un’attribuzione dei diversi fattori di rischio sopra evidenziati, attribuendo il livello
di rischio imputabile alle singole operazioni/beneficiari.
Le operazioni che costituiscono la sottopopolazione saranno selezionate, all’interno delle classi di
rischio, in modo casuale.
Si procederà poi alla costituzione del campione estraendo, dalla sottopopolazione così ottenuta, il
numero di operazioni necessarie al raggiungimento del tetto minimo stabilito per la composizione
del campione.
La percentuale dei controlli in loco sarà determinata annualmente sulla base del tasso di errore
riscontrato dai controlli e dall’analisi di rischio complessiva effettuata sul programma e non potrà
in ogni caso essere inferiore al 3% della spesa certificata annualmente.
Il campione delle iniziative da sottoporre a controllo verrà selezionato, per ciascuna tipologia e sulla
base dei parametri sopra indicati ed approvato dal Dirigente dell'UMC. Il piano dei controlli dovrà
essere trasmesso al Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e
controlli primo livello che potrà richiedere revisioni o integrazioni.
Il verbale di campionamento darà atto delle procedure di estrazione del campione, dei fattori di
rischio utilizzati e della popolazione di riferimento e indicherà l’elenco analitico dei progetti che
saranno sottoposti a verifica in loco, e la corrispondente spesa campionata.
Il programma dei controlli conterrà l’elenco dei controlli da effettuare, con la specifica dei
destinatari sottoposti a verifica ed il codice identificativo del progetto, distinti per azione e per
provincia, e la tempistica prevista per la loro esecuzione.
8.6
La revisione annuale del campione
La metodologia di campionamento sarà rivista annualmente sulla base dell’esito dei controlli
effettuati sull’annualità precedente e di altre informazioni in merito all’andamento del programma
(analisi dei rischi).
procederà annualmente ad analizzare le seguenti informazioni:
esito dei controlli documentali e in loco realizzati nell’anno precedente da parte delle UMC, e
il relativo tasso di errore riscontrato;
procedure utilizzate dai CPG per la gestione delle operazioni;
Versione 6
Pagina 65
tipologie di attività finanziate (sperimentali, innovative, etc.)
esisti dei controlli effettuati da parte della AdA sia sui sistemi che sulle operazioni;
Rapporto Annuale di Controllo e del relativo parere;
esiti dei controlli effettuati da altri soggetti esterni al programma (Commissione Europea,
Corte dei Conti, Guardia di Finanza);
qualsiasi ulteriore informazione utile per l’individuazione dell’analisi del rischio.
Tenendo conto di tutti questi elementi, sulla base di una valutazione professionale da parte del
responsabile dell’ufficio dei controlli di I livello, congiuntamente con i responsabili delle UMC, si
procederà ad una valutazione della percentuale di spesa che dovrà essere sottoposta ai controlli in
loco, che potrà essere diversificata a seconda della criticità delle sottopopolazioni (CPG/OI).
8.7
Il Follow up dei controlli
Nel caso in cui nel corso dell’attività di controllo vengano identificate delle criticità e/o delle
irregolarità che necessitano di misure correttive, le UMC assicurano un’adeguata azione di
monitoraggio per accertare che siano state adottate da parte dei CPG tutte le misure necessarie per
rimuovere o limitare la criticità/irregolarità riscontrata.
Le UMC registrano tutte le criticità rilevate in fase di controllo, con l’indicazione delle spese
ritenute non ammissibili.
I CPG – servizio gestione -, una volta ricevuti i verbali contenenti l’esito dei controlli, dovranno
assicurarsi di adottare tutte le misure necessarie per rimuovere le criticità riscontrate ed attivare
eventuali recuperi, permettendo la verifica a UMC dell'avvenuta attuazione della misura correttiva.
8.8
Verifiche del Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e
controlli primo livello
è responsabile delle seguenti attività:
Definizione e messa a punto della metodologia e degli strumenti per i controlli di primo livello;
Definizione della metodologia per il campionamento dei controlli in loco;
Coordinamento e supervisione dei controlli di primo livello;
Versione 6
Pagina 66
Verifica di qualità dei controlli di I livello;
Verifica degli Organismi Intermedi;
Gestione delle irregolarità
Nell’ambito dei propri compiti il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari
monitoraggio e controlli primo livello definisce, congiuntamente con le UMC la metodologia e gli
strumenti che dovranno essere utilizzati per la realizzazione dei controlli di primo livello, in
conformità a quanto previsto dal presente manuale.
Per quanto riguarda l’analisi dei rischi per i controlli in loco, il Servizio rendicontazione interventi
FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello annualmente procederà, se necessario,
alla verifica e alla revisione dei criteri utilizzati e darà indicazioni alle UMC sulla metodologia da
utilizzare e sulla percentuale di spesa che dovrà essere sottoposta a controlli in loco.
Il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello
potrà partecipare e verificare tutta l’attività di controllo svolta da parte delle UMC, dalle UOP o dal
controllore esterno e potrà disporre delle verifiche di qualità, atte a verificare il rispetto delle
procedure e degli strumenti di controllo e la corretta esecuzione dei compiti.
I controlli di qualità verranno formalizzati attraverso un’apposita check list (Allegato 40)
8.9
Verifica di sistema sugli Organismi Intermedi
L’AdG, attraverso il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e
controlli primo livello, assicurerà un’attività di controllo sugli Organismi Intermedi. Il controllo
sarà finalizzato a verificare l’adeguatezza del sistema di gestione e controllo adottato, la messa in
atto delle procedure previste, la rispondenza della struttura organizzativa, il rispetto di quanto
previsto nell’atto di delega e l’adozione delle procedure e strumenti predisposti da parte dell’AdG.
Se del caso, l’AdG potrà inoltre realizzare controlli specifici a campione sulle operazioni finanziate
dall’OI. Le verifiche verranno formalizzate attraverso apposite check list e verbali di controllo.
In particolare le verifiche potranno essere svolte tramite:
esame dei rapporti, manuali, piste di controllo e documenti prodotti dagli Organismi Intermedi;
revisioni e verifica dell’organizzazione, delle procedure utilizzate e delle piste di controllo
anche attraverso specifici test di sostanza.
revisione dei controlli di primo livello effettuati.
Versione 6
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I controlli dovranno essere realizzati sulla base della check list prevista dal presente manuale
(Allegato 42).
8.10 Relazione annuale di controllo
Annualmente, il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli
primo livello, sulla base dell’attività svolta dalle singole UMC, redigerà una relazione dei controlli
presentando in modo sintetico gli esiti delle verifiche eseguite dalle UMC e dagli OI, specificando:
Anno di riferimento
Numero controlli documentali effettuati
Importo controllato
Importo rendicontato (dichiarazioni di spesa presentate)
Importo riconosciuto ammissibile
Risultati dell’analisi dei rischi e metodologia di campionamento utilizzata (per le verifiche in
loco):
Numero controlli in loco effettuati
Importo controllato in loco
Tasso di copertura dei controlli in loco
Tipologia e numero irregolarità identificate
Azioni correttive intraprese
Tasso di errore riscontrato (suddiviso per asse e per Dipartimento /OI)
Eventuali avvii di procedure di recupero e, in caso di violazioni di norme che comportino la
denuncia all’Autorità giudiziaria, descrizione dell’iniziativa finanziata e delle violazioni
riscontrate
Attraverso la relazione annuale di controllo verrà effettuata un’analisi degli esiti dei controlli, che
consentirà di acquisire elementi utili per la revisione dell’analisi dei rischi e per un’eventuale
modifica del sistema di gestione e controllo.
Gli esiti delle attività di controllo saranno regolarmente registrati e assicurerà altresì il monitoraggio
di tutte le azioni di follow-up necessarie per garantire la correzione degli errori e delle irregolarità
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riscontrate.
9
CONTROLLI SULLE OPERAZIONI RENDICONTATE MEDIANTE COSTI
UNITARI STANDARD
9.1
Il sistema dei controlli sulle operazioni con unità di costo standard
Ai sensi dell’art.60 del Regolamento (CE) n.1083/2006 e dell’art.13 del Regolamento (CE)
n.1828/2006, l’Amministrazione concedente opera proprie verifiche sulle operazioni finanziate al
fine di determinare l’ammissibilità delle spese.
Il sistema dei controlli per il riconoscimento dei costi standard – in conformità alle indicazioni
contenute nel documento di lavoro COCOF/09/0025/04-EN – prevede l’intensificazione delle
verifiche tese a riscontrare gli elementi atti a dimostrare che l’operazione ha avuto luogo e sono stati
assicurati i livelli quantitativi e qualitativi attesi.
Il sistema dei controlli sulle operazioni con unità di costo standard prevede verifiche di diversa
natura:
 Verifiche amministrative e di processo
Tali verifiche sono finalizzate ad accertare la conformità dell’azione finanziata rispetto alle
regole di gestione amministrativa e di correttezza procedurale previste dalle disposizioni
normative comunitarie, nazionali e regionali di riferimento, dalla pertinente disciplina attuativa e
dall’avviso pubblico.
Attraverso l’espletamento di tali verifiche, l’Amministrazione accerta che il soggetto beneficiario
– a decorrere dalla data di emanazione del provvedimento amministrativo di finanziamento
dell’intervento – abbia agito rispettando la normativa applicabile e la disciplina attuativa di
riferimento, ivi inclusa la normativa regionale in tema di accreditamento. Nell’ambito delle
verifiche amministrative e di processo, l’Amministrazione si riserva inoltre di verificare la
corretta contabilizzazione dei costi dell’operazione.
 Verifiche quali-quantitative
Le verifiche quali-quantitative del servizio erogato sono finalizzate ad accertare il
conseguimento degli obiettivi di progetto e l’effettiva rispondenza degli elementi qualitativi e
quantitativi delle realizzazioni alle previsioni della proposta progettuale approvata e del progetto
esecutivo.
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 Verifiche didattiche
Tali verifiche – previste esclusivamente nel caso di attività formative di natura corsuale, ivi
inclusi stage e tirocini formativi – sono finalizzate ad accertare il corretto svolgimento delle
attività didattiche e la loro coerenza e conformità rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico
di riferimento, nella proposta progettuale finanziata e nel progetto esecutivo approvato.
Nel corso delle verifiche didattiche è inoltre rilevato il livello di soddisfazione dei destinatari
degli interventi, attraverso la somministrazione di questionari predisposti ad hoc.
Per quanto riguarda le spese riconosciute a costi reali (e.g. indennità di frequenza) i controlli
avverranno secondo le procedure descritte nel capitolo precedente
Una volta approvati i progetti, conformemente a quanto disposto dall’avviso e dal vademecum
UCS, i beneficiari dovranno presentare l’atto di adesione e il progetto esecutivo, secondo le
scadenze ivi previste. Il servizio Gestione dovrà procedere alla verifica dei predetti documenti,
utilizzando l’apposita check list (Allegato 30).
9.2
Controlli in itinere
I controlli in itinere degli interventi sono pianificati al fine consentire un monitoraggio delle
operazioni in determinati momenti di avanzamento delle azioni previste. Tali controlli sono
effettuati presso gli uffici dell’Amministrazione (“a tavolino”), ovvero presso la sede dei beneficiari
(“in loco”) dall’Ufficio di Monitoraggio e Controllo di I livello dell’Amministrazione concedente,
da parte delle UOP, ovvero da parte di altro organismo da questo delegato.
9.2.1
Controlli a tavolino
L’oggetto dei controlli a tavolino è rappresentato dalle dichiarazioni intermedie delle attività, oltre
alla ulteriore documentazione a corredo, trasmesse dai soggetti beneficiari al raggiungimento dei
volumi di attività previsti dal vademecum UCS.
I controlli a tavolino si propongono la finalità di validare l’avanzamento delle attività dichiarate dal
soggetto beneficiario e, nello stesso tempo, di monitorare la corretta attuazione degli interventi
finanziati, attraverso la verifica di tutte le dichiarazioni intermedie delle attività trasmesse dai
soggetti beneficiari.
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Nella seguente tabella si riportano, a titolo non esaustivo, gli elementi che costituiscono oggetto di
controllo a tavolino.
Tabella 1 – Principali elementi oggetto dei controlli a tavolino
1) Conformità e correttezza formale della documentazione presentata in sede di
dichiarazione delle attività rispetto alla modulistica prevista
2) Coerenza delle informazioni presenti nella documentazione trasmessa ai fini della
dichiarazione delle attività rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico di riferimento,
nei provvedimenti autorizzativi e nel progetto esecutivo in relazione ai seguenti aspetti:
 Avvio dei corsi
 Risorse umane impegnate nelle attività di formazione
 Allievi
Controlli
a tavolino
3) Effettivo raggiungimento della percentuale delle unità standard autorizzate per la
dichiarazione delle attività
4) Conformità delle attività descritte nella relazione dettagliata sull’attività realizzata
rispetto al progetto esecutivo approvato
5) Corretto aggiornamento del sistema informatico e rispondenza dei dati alle risultanze dei
registri cartacei scansionati
6) Verifica delle eventuali attività delegate a soggetti terzi rispetto alla normativa di
riferimento
7) Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio
L’Ufficio di Monitoraggio e Controllo di I livello formalizza l’esito di ciascun controllo a tavolino
attraverso la compilazione di un’apposita check list (Check list per la verifica documentale delle
dichiarazioni di attività – Allegato 33) in cui sono riepilogati gli esiti delle verifiche condotte.
Nell’ipotesi in cui nel corso dei controlli a tavolino ricorrono circostanze tali da pregiudicare il
rispetto dei principi di sana gestione o far presumere l’esistenza di irregolarità, l’Ufficio può
attivare controlli in loco, con o senza preavviso. Tali accessi sono finalizzati ad acquisire ulteriori
informazioni di dettaglio sull’attuazione materiale del progetto e documentazione aggiuntiva
rispetto a quanto già agli atti dell’Amministrazione concedente.
Al termine di ciascun controllo, l’Amministrazione procede alla validazione sul sistema informatico
della dichiarazione delle attività, riportando le motivazioni che determinano eventuali decurtazioni
della sovvenzione.
9.2.2
Controlli in loco
Le attività di verifica in loco previsti dall’art. 60 del Regolamento CE 1083/2006, verifiche
ispettive e controlli amministrativi in loco, così come definiti dal vademecum per l’attuazione
degli interventi che prevedono l’adozione di Unità di Costi Standard, sono programmate dal
Responsabile dell’UMC, tenendo conto di eventuali indicazioni dell’Autorità di Gestione e del
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Responsabile del servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli
primo livello, con l’obiettivo di assicurare che le attività formative di ciascun avviso siano
adeguatamente controllate, nel rispetto del piano annuale dei controlli. In particolare, al fine di
ottenere ragionevoli garanzie circa la legittimità e la regolarità delle operazioni finanziate, ten endo
conto del grado di rischio inizialmente previsto, in linea con quanto richiesto dall’art. 13 del reg.
CE 1828/2006, e considerate le peculiarità degli interventi finanziati mediante UCS, i controlli in
loco sono costituiti dalle verifiche ispettive e dai controlli amministrativi in loco, e saranno
effettuati su base campionaria, garantendo un campione controllato almeno pari al 10% dei corsi
che presentano una dichiarazione di attività valida nell’anno. L’entità del campione potrà essere
rivisto sulla base dell’analisi di rischio effettuata sulla base dell’esito dei controlli. È consentito
all’UMC di riferimento la facoltà di attivare le verifiche ispettive o i controlli amministrativi in
loco per il raggiungimento delle percentuali di cui sopra, in fun zione dell’analisi del rischio e della
modalità ritenuta più opportuna, considerando entrambi i controlli in loco validi ai sensi dell’art.
60 del Regolamento CE 1083/2006.
9.2.2.1 Visite ispettive
Le operazioni da verificare saranno individuate periodicamente dall’UMC competente, mediante
campionamento su base provinciale, secondo una pianificazione dei controlli che tenga c onto del
numero di corsi attivi, sulla base di quanto disposto da appositi DDG.
L’estrazione del campione dei corsi da controllare avverrà in maniera casuale, tenendo conto degli
obiettivi sopra indicati e del peso assegnato a ciascun fattore di rischio.
Il responsabile dell’UMC, di concerto con il responsabile del servizio rendicontazione interventi
FSE e comunitari monitoraggio e controlli primo livello, procederà alla predisposizione di un
apposito documento, nel quale dovrà essere riportata la metodologia di campionamento utilizzata,
l’universo di riferimento e l’elenco dei corsi campionati.
Sulla base del campione estratto, il responsabile dell’UMC procederà all’assegnazione dei controlli
mediante apposita comunicazione.
L’assegnazione dei controlli al personale incaricato avverrà da parte dell’UMC e dovrà garantire
l’assenza di incompatibilità/conflitti di interesse rispetto agli enti oggetto di controllo.
Le visite ispettive, realizzate senza preavviso, sono mirate a rilevare il regolare svolgimento delle
attività didattiche.
Le visite ispettive sono condotte nel corso delle attività didattiche, nell’orario di svolgimento delle
attività d’aula/di stage rilevabile dal calendario didattico comunicato dal soggetto beneficiario. Nel
corso delle visite ispettive è inoltre rilevato il grado di soddisfazione dei destinatari, attraverso la
somministrazione di questionari di gradimento.
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Tabella 2 – Principali elementi oggetto di controllo nel corso delle visite ispettive
1)
Svolgimento delle attività formative in conformità al calendario previsto
2)
Corretta tenuta e conservazione dei registri
3)
Corrispondenza dei nominativi dei partecipanti presenti in aula, rispetto ai
nominativi risultanti nel registro (allievi, formatori, formatori di sostegno e tutor)
4)
Visite ispettive
Correttezza e conformità delle convenzioni di stage, ove previsti
5)
Disponibilità, idoneità e corretta funzionalità delle strutture e attrezzature previste
per l’erogazione delle attività formative
6)
Presenza della documentazione attestante le coperture assicurative obbligatorie
previste
7)
Rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità
8)
Presenza dei materiali didattici
9)
Grado di soddisfazione dei destinatari
L’Ufficio di Monitoraggio e Controllo di I livello formalizza l’esito di ciascuna visita ispettiva
attraverso la compilazione di un’apposita check list (Check-list per le verifiche ispettive – Allegato
36) contenente anche la sintesi della rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari
(questionario di gradimento – Allegato 37).
È facoltà del soggetto beneficiario proporre controdeduzioni avverso le risultanze contenute nel
Verbale di visita ispettiva di norma entro 30 giorni dalla sua notifica.
9.2.2.2 Controlli amministrativi in loco
I controlli in loco – di natura amministrativa e fisico-tecnica – sono realizzati durante tutto il
processo di attuazione dell’intervento, secondo un piano dei controlli revisionato annualmente, per
consentire all’Amministrazione la verifica sugli interventi finanziati in determinati momenti di
avanzamento fisico delle operazioni. All’interno del piano è inoltre descritto il processo di analisi
del rischio propedeutico all’individuazione del campione annuale di progetti che costituisce oggetto
di controllo.
controllo in loco.
Tabella 3 – Principali elementi oggetto di controllo nel corso dei controlli amministrativi in loco
Controlli
in loco
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1)
Conformità delle attività realizzate rispetto agli obiettivi di progetto
2)
Rispetto delle procedure previste per la selezione e sostituzione degli allievi/uditori
3)
Verifica del possesso dei requisiti di accesso previsti per gli allievi
4)
Coerenza delle informazioni fornite nelle relazioni sulle attività realizzate rispetto al
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livello di attuazione fisico-tecnica dell’intervento rilevato nel corso della verifica
5)
Veridicità delle dichiarazioni sostitutive di atto notorio rilasciate dal soggetto
beneficiario (verifica a campione)
6)
Presenza dei contratti o lettere di incarico per il personale formatore, formatore di
sostegno e tutor
7)
Presenza della documentazione attestante le coperture assicurative obbligatorie previste
8)
9)
Rispetto della normativa di riferimento in materia di sicurezza e igiene sui luoghi di
lavoro
10)
Verifica amministrativo-contabile sulle spese da rendicontare a costi reali,
eventualmente già sostenute
11)
12)
Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio
Ulteriori aspetti previsti nelle visite ispettive
L’Ufficio di Monitoraggio e Controllo di I livello formalizza l’esito di ciascun controllo in loco
attraverso il rilascio di un’apposita check list (Check list controlli amministrativi in loco – Allegato
38) in cui sono riepilogati gli esiti delle verifiche condotte, oltre a raccomandazioni che si devono
rendere necessarie.
È facoltà del soggetto beneficiario proporre controdeduzioni avverso le risultanze contenute nel
Verbale di controllo entro 15 giorni dalla sua notifica.
9.2.2.3 Controlli a distanza
Ove ritenuto opportuno, al fine del conseguimento degli obiettivi di campionamento sopra
descritti, l’UMC fissa periodicamente, con proprio provvedimento, il numero di controlli da
operare con modalità “a distanza”.
Per l’individuazione delle operazioni da sottoporre a controllo a distanza avverrà periodicamente,
sotto la responsabilità dell’UMC.
Il controllo si considera avviato alla risposta telefonica del personale presente nella sede didattica
dove si sta svolgendo il corso, come rilevato dal sistema informativo in uso.
Al personale presente in sede è richiesto di qualificarsi e di indicare il ruolo svolto dallo stesso
all’interno del soggetto beneficiario/progetto, e di trasmettere in tempo reale, al n. di fax
comunicato dal controllore, copia del registro didattico della giornata in corso e di eventuale altra
documentazione richiesta dal controllore.
Il fax ricevuto viene datato, siglato e timbrato dall’Amministrazione e rinviato al fax della sede
didattica.
L’incaricato del soggetto beneficiario presente in sede dovrà far firmare nuovamente, sul fax
inviato dall’Amministrazione, nello spazio per l’uscita, tutti i soggetti che risultano da registro
presenti in aula: gli allievi, il docente, il tutor (se previsto) e l’eventuale personale di sostegno,
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apponendo l’ora corrente e facendo sottoscrivere la pagina del registro al referente del soggetto
beneficiario per il controllo, che potrà essere identificato in un responsabile del progetto,
coordinatore, responsabile di sede o in mancanza di queste figure dal docente presente al momento
della verifica, in forma di autodichiarazione, sottoscritta ai sensi del D.P.R. n. 445 del 28
dicembre 2000 con allegato documento di identità, con la quale si assume la responsabilità circa la
veridicità delle firme apposte, e rinviare tempestivamente il fax all’Amministrazione.
Il controllore potrà altresì procedere ad intervistare telefonicamente il docente, il tutor e alcun i
degli allievi presenti.
Delle operazioni di controllo è redatto apposita check list, secondo il modello allegato alla
presente procedura (Allegato 39).
9.2.3
Controlli ex-post
L’oggetto dei controlli ex-post è rappresentato dalle dichiarazioni finali per la determinazione della
sovvenzione erogabile, oltre alla ulteriore documentazione a corredo. Le verifiche sono condotte
dall’Amministrazione concedente, ovvero da parte di altro organismo da questo delegato.
Nel corso dei controlli ex-post costituiscono inoltre oggetto di verifica le dichiarazioni di spesa
presentate dai soggetti beneficiari a giustificazione delle spese per le quali l’avviso pubblico
prevede la rendicontazione a costi reali (ad es.: indennità allievi, spese di vitto/alloggio, trasporto,
etc.). Con riguardo alla giustificazione e all’ammissibilità dei costi reali, si rimanda a quanto
previsto dal “Vademecum per l’Attuazione del PO Sicilia FSE 2007-2013” e dall’avviso pubblico di
riferimento.
Gli importi rendicontati a costi reali confluiscono nel prospetto di determinazione della sovvenzione
erogabile, parimenti agli importi rendicontati a costi standard. L’amministrazione concedente
verifica il 100% delle spese dichiarate a costi reali, procedendo all’annullamento dei titoli di spesa
in originale.
I controlli ex-post si propongono pertanto la finalità di determinare la spesa ammissibile per il
progetto e, conseguentemente, l’ammontare della sovvenzione complessivamente erogabile. Il
controllo condotto sulla dichiarazione finale determina l’erogazione del saldo finale, ove spettante.
controllo ex-post.
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Tabella 4 – Elementi oggetto di controllo nel corso delle verifiche ex-post
Controllo
ex-post
1)
2)
Conformità e correttezza formale della documentazione presentata in sede di dichiarazione
finale delle attività rispetto alla modulistica prevista
3)
Corretta tenuta dei registri didattici e degli altri registi obbligatori previsti per l’intervento
finanziato e loro allineamento rispetto alle informazioni inserite a sistema
4)
Coerenza delle informazioni presenti nella documentazione trasmessa ai fini della
dichiarazione finale delle attività rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico di riferimento,
nei provvedimenti autorizzativi, nel progetto approvato e nel progetto esecutivo, in relazione ai
seguenti aspetti:
 Avvio dei corsi
 Risorse umane impegnate nelle attività di formazione
 Allievi
5)
Correttezza e conformità delle convenzioni di stage
6)
Veridicità delle dichiarazioni sostitutive di atto notorio rilasciate dal soggetto beneficiario (a
campione)
7)
8)
Idoneità dei materiali didattici rispetto agli obiettivi dell’azione finanziata
9)
Corretta applicazione da parte del soggetto beneficiario delle eventuali decurtazioni previste
dall’avviso pubblico
10) Correttezza della dichiarazione di spesa presentata a giustificazione delle spese per le quali
l’avviso pubblico preveda la rendicontazione a costi reali
11) Effettivo raggiungimento degli obiettivi di progetto
12) Conformità delle attività descritte nella relazione dettagliata sull’attività realizzata rispetto al
progetto esecutivo approvato
13) Corretto aggiornamento del sistema informatico
14) Verifica delle eventuali attività delegate a soggetti terzi rispetto alla normativa di riferimento
15) Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio
Il competente Servizio rendicontazione formalizza l’esito di ciascuna verifica ex-post attraverso
un’apposita check list (Check list di controllo dichiarazione finale di attività – Allegato 34) e il
rilascio di una Nota di determinazione finale di attività (Allegato 35), in cui è indicato l’importo
della sovvenzione complessivamente erogabile.
È facoltà del soggetto beneficiario proporre controdeduzioni avverso le risultanze contenute nella
Nota di determinazione finale della sovvenzione erogabile di norma entro 30 giorni dalla sua
notifica.
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10 STRUMENTI DI INGEGNERIA FINANZIARIA
In coerenza la strategia del Programma operativo FSE 2007-2013 della Regione Siciliana2 viene
costituito un Fondo denominato JEREMIE Holding Fund (JFH). Con questo Fondo si realizzano
fonti finanziarie durevoli e “rotative” che si rigenerano con la restituzione delle risorse impiegate,
aumentando così la flessibilità di utilizzo del FSE. Inoltre si produce un effetto “leva” grazie
all’attrazione di fonti di finanziamento aggiuntivo da parte del settore finanziario.
10.1 Procedure per la gestione del Jeremie Holding Fund
Nel rispetto delle condizioni stabilite dall’art. 44 del Regolamento (CE) 1083/2006 relativo agli
strumenti di ingegneria finanziaria e delle specifiche disposizioni degli artt. 56 e 78 in materia
rispettivamente di ammissibilità e dichiarazione di spesa e degli artt. 43-46 del Regolamento (CE)
1828/20063, a valere sul JFH sono ammissibili i costi delle operazioni finalizzate all’erogazione di
prestiti o micro crediti4 o alla prestazione di garanzia a copertura di eventuali perdite (capitale ed
interessi) per supportare imprese sociali di piccole e medie dimensioni esistenti e neo imprese
sociali,5 micro e piccole e medie imprese6 di nuova costituzione, includendo anche quelle che
emergono come impresa da una condizione di attività precedente svolta in “nero”; micro imprese,
tendenzialmente a carattere individuale, già operanti nel settore che necessitano di un finanziamento
per consolidare e/o mantenere l’attività in essere.
Tali operazioni rispondono, in particolare, alla necessità di contribuire efficacemente al
raggiungimento dei seguenti obiettivi:
rafforzare il capitale sociale delle imprese sociali;
2
3
4
5
6
L’Asse III del Programma operativo assume l’obiettivo specifico Sviluppare percorsi di integrazione e migliorare il (re)inserimento lavorativo
dei soggetti svantaggiati per combattere ogni forma di discriminazione nel mercato del lavoro per il cui conseguimento prevede in termini di
azioni prioritarie il supporto all’auto imprenditorialità e l’inserimento lavorativo di soggetti in condizione di relativo svantaggio, nonché il
rafforzamento dell’occupabilità di coloro che operano nel settore dell’economia sociale –
Appare anche utile richiamare le note della Commissione Europea COCOF/07/0018/01-EN del 16 Luglio 2007 e COCOF 08/0002/03-EN del
22 dicembre 2008 sulla corretta applicazione delle norme in materia di strumenti di ingegneria finanziaria.
Si assume quale "microcredito" un prestito inferiore a 25.000 euro come definito dalla raccomandazione della Commissione n. 2003/361/CE del
6 maggio 2003. La nozione di “micro finanziamento” è inoltre riscontrabile nella Proposta di Decisione del Parlamento europeo e del
Consiglio che istituisce uno strumento europeo di micro finanziamento per l'occupazione e l'integrazione sociale (strumento di micro
finanziamento Progress) - COM(2009) 340 def.
Per imprese sociale ci sui riferisce a quanto definito nella “Risoluzione del Parlamento europeo del 19 febbraio 2009 sull'economia sociale
(008/2250(INI) cooperative sociali di tipo A e B (legge 381/91). I soggetti suddetti devono comunque prevedere nei loro statuti costitutivi o
documenti equipollenti l’impegno a operare in servizi di assistenza e cura rivolti ai seguenti target di popolazione e/o di ambiti di attività
:anziani; donne inoccupate o disoccupate; disoccupati di lunga durata; infanzia, adolescenza e giovani; disabili; persone affette da dipendenze
(come tossico dipendenti, alcolisti, ecc.);salute mentale; immigrati e Rom; disagio adulto (donne responsabili di famiglie monoparentali,
contrasto alla povertà, sostegno sociale a persone senza dimora; sostegno sociale in favore di ex detenuti, donne oggetto di abusi e violenze
ecc.).
Ci si riferisce alla tipologia di micro impresa e di PMI definite nella Raccomandazione della Commissione n. 2003/361/CE del 6 maggio 2003,
includendo come potenziali destinatari del credito anche quelle realtà d’impresa che si trovano nelle condizioni di non disporre di garanzie
sufficienti a consentirne l’accesso al credito ordinario (cosiddetti soggetti non bancabili)
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facilitare processi di spin-off e gemmazione da parte di imprese sociali;
sostenere la nascita di nuove imprese;
rafforzare le capacità di sostenibilità e sviluppo delle PMI, in particolare delle micro
imprese;
sostenere l’emersione di attività di impresa e la regolarizzazione del mercato del lavoro;
migliorare l’inserimento lavorativo dei soggetti relativamente svantaggiati (in particolare
donne, immigrati, disabili, disoccupati) per combattere ogni forma di discriminazione nel
mercato del lavoro.
Le risorse finanziarie di avvio del fondo Jeremie si riferiscono all’asse III del PO e vedono pertanto
il coinvolgimento dell’OI Famiglia.
Nel rispetto del quadro regolamentare esistente, si rappresentano di seguito i principali attori che
intervengono nella realizzazione delle operazioni e i principali compiti in capo a ciascuno di essi:
•
Autorità di Gestione del Programma Operativo di Fondo Sociale Europeo.
Individua gli ambiti di priorità su cui intervenire e definisce la strategia degli interventi
stabilendo finalità, contenuti e destinatari (es. cooperative sociali, microimprese, lavoratori
svantaggiati ecc.) in coerenza con gli obiettivi del Programma Operativo e con i fabbisogni del
territorio. L’Autorità di Gestione identifica, di concerto con l’OI Famiglia, nel Fondo Europeo
degli Investimenti (FEI), il Gestore del Fondo secondo una delle procedure di cui all’art. 44 del
Regolamento (CE) 1083/2006 e stipula l’accordo con tale Gestore nel rispetto delle pertinenti
indicazioni di cui agli articoli 43 e 44 del Regolamento (CE) 1828/2006.
•
Gestore del Fondo.
L’Autorità di Gestione, conformemente a quanto previsto dall’art. 44, lett. B) del Regolamento
CE 1083/2006, procede alla concessione di una sovvenzione, come contributo finanziario
diretto accordato a titolo di una liberalità, alla FEI.
La FEI assume la responsabilità del Fondo e dell’erogazione dei crediti e/o delle garanzie agli
Intermediari Finanziari (IF) individuati e selezionati sulla base di una manifestazione pubblica
di interessi La FEI, in qualità di Gestore del Fondo cura, inoltre, il monitoraggio fisico e
finanziario degli interventi finanziati, contribuisce all’informazione e pubblicizzazione delle
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opportunità offerte dal Fondo e provvede a fornire le informazioni e i dati di realizzazione fisica
e finanziaria all’Autorità di Gestione.
•
Intermediari finanziari.
Concedono i prestiti/micro crediti e/o le garanzie in favore dei destinatari a seguito di apposita
procedura (es. a sportello) adeguatamente pubblicizzata che dia evidenza della documentazione
richiesta e degli elementi oggetto di valutazione.
Gli intermediari finanziari, inoltre, nel rispetto delle condizioni stabilite nel contratto/accordo
stipulato con la FEI in qualità di Gestore del Fondo sono tenuti a fornire a quest’ultimo le
informazioni e i dati riguardanti le richieste di finanziamento pervenute e gli esiti delle relative
istruttorie, gli interventi finanziari erogati, le eventuali escussioni delle garanzie fornite e gli
eventuali recuperi a seguito di dette escussioni.
•
Comitato di investimento
La Regione procede alla nomina di un apposito “Comitato di Investimento” che avrà il compito
di:
-
approvare la strategia di investimento e pianificazione e ogni modifica proposta dalla FEI;
-
approvare, su proposta del FEI, i termini di riferimento e ogni successiva modifica;
-
verificare i rapporti di avanzamento forniti dal FEI;
-
controllare costantemente l’esecuzione dell’azione Jeremie;
-
emettere raccomandazioni nei confronti del FEI o della Regione relativamente
all’esecuzione dell’azione Jeremie.
10.2 Tracciabilità e certificazione delle spese del Fondo Jeremie
La tracciabilità dell’utilizzo delle risorse finanziarie del JFH nel caso di prestiti e micro crediti deve
essere garantita dalla presenza di:
-
una documentazione di assegnazione del prestito da parte dell’IF che comprende una
application form, cioè una richiesta di intervento finanziario da parte di soggetto riconosciuto
come riportato al precedente punto 2.2; dettagli sui richiedenti (il Progetto alla base del prestito;
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nominativo, codice fiscale, partita IVA, ragione sociale o statuto nel caso delle imprese sociali;
eventuale iscrizione camera di commercio ove dovuta, precedenti bilanci o altri documenti
attestanti le condizioni di reddito o, nel caso di neo impresa, business plan, ecc.) la
deliberazione e l’avvenuta erogazione del finanziamento supportata da indicazioni in merito
condizioni applicate;
-
i report delle visite realizzate dall’IF presso i destinatari dei prestiti per verificare l’utilizzo del
finanziamento secondo quanto previsto in fase di assegnazione del medesimo;
-
se del caso, le dichiarazioni attestanti la tipologia e il finanziamento complessivo ricevuto in
regime de minimis.
Nel caso di prestazione di garanzia a copertura di eventuali perdite (capitale ed interessi) deve
essere garantita dalla presenza di:
-
l’accordo di garanzia tra IF e il JFH;
-
i bilanci annuali degli IF, e relazioni puntuali sulle richieste/pratiche di finanziamento garantite
attraverso il fondo;
-
l’escussione delle garanzie effettuate e/o recuperi a seguito di dette escussioni dei crediti
garantiti;
-
i report delle visite realizzate dall’IF presso i destinatari dei prestiti per verificare l’utilizzo del
finanziamento secondo quanto previsto in fase di assegnazione del medesimo;
-
se del caso, le dichiarazioni attestanti la tipologia e l’importo complessivo ricevuto di
finanziamenti ottenuti in regime de minimis.
Ai fini della dichiarazione di certificazione di spesa inviata alla Commissione sono rilevanti:
-
i trasferimenti finanziari dal Bilancio regionale al JHF per sua la costituzione ed
implementazione;
-
i costi di gestione effettivamente sostenuti e rendicontati alla Regione dalla FEI per la gestione
del JEREMIE Holding Fund – che, ai sensi dell’art 43 comma 4 del Regolamento 1828/06, deve
essere contenuto in un valore massimo del 2% del valore del JHF- nonché le commissioni di
gestione riconosciute agli intermediari finanziari anch’esse limitate entro un valore massimo del
4% delle risorse erogate.
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A fine periodo di attuazione del Fondo Jeremie a valere sul FSE alle spese già certificate alla
Commissione Europea, coerentemente al richiamato art 78 del Regolamento(CE)1083/06, devono
corrispondere:
a) i pagamenti versati dal Fondo ed utilizzati dagli IF;
b) il totale di ogni garanzia fornita compresi gli importi impegnati dal fondo per costituire
garanzia;
In base a quanto sopra riportato, e tenuto conto che si sta operando nell’ambito di sovvenzioni
rimborsabili, per l’ammissibilità della spesa certificata non assume rilevanza e quindi non devono
essere richiesti giustificativi di spesa a livello dei soggetti destinatari dell’impiego delle risorse
erogate dagli Intermediari Finanziari.
Lo stato di attuazione delle operazioni di ingegneria finanziaria e i relativi risultati saranno oggetto
di comunicazione periodica al Comitato di Sorveglianza.
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11 IRREGOLARITÀ E RECUPERI
11.1 Prescrizioni normative per l’individuazione e la comunicazione delle irregolarità
Nell’ottica della collaborazione amministrativa e della garanzia di legalità, gli stati membri devono
denunciare all’Ufficio Europeo per la Lotte Antifrode (OLAF) le irregolarità riscontrate nel
procedimento di richiesta, attuazione e rendicontazione dei finanziamenti comunitari.
In particolare l’articolo 274 del Trattato UE stabilisce che “la Commissione cura l’esecuzione del
bilancio comunitario, …. Sotto la propria responsabilità e nei limiti dei crediti stanziati, in
conformità con il principio di buona gestione finanziaria. Gli Stati membri cooperano con la
Commissione per garantire che gli stanziamenti siano utilizzati secondo i principi della buona
gestione finanziaria”.
L’autorità di gestione del POR FSE 2007/2013 della Regione Sicilia, attraverso le proprie strutture
coinvolte ai diversi livelli nell’attività di implementazione del Programma Operativo Regionale,
assicura un’azione puntale per prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli
importi indebitamente versati, in applicazione dell’art. 70 lett. B del regolamento CE 1083/2006 e
delle indicazioni puntuali contenute nel regolamento di adozione CE 1828/2006, come modificato
dal Reg. CE n. 846/2009.
In particolare, ai sensi dell’art. 70 comma 2 del Reg. CE 1083/2006, nel caso in cui le somme non
siano soggette a recupero, l’AdG deve rifondere la Commissione quando la perdita è dovuta a colpa
o negligenza ad essa imputabile.
L’art. 98 del Reg. 1083/2006 aggiunge inoltre che gli stati membri devono perseguire le irregolarità
ed assumere gli opportuni provvedimenti provvedendo di conseguenza alle rettifiche finanziarie che
si rendano necessarie a seguito dell’individuazione di irregolarità isolate o di sistema.
Che cosa si intende per irregolarità:
L’art 2 comma 7 del Reg. 1083/2006 stabilisce che per irregolarità si debba intendere: qualsiasi
violazione di una disposizione del diritto comunitario derivante da un’azione o un’omissione di un
operatore economico che abbia o possa avere come conseguenza un pregiudizio al bilancio
generale delle Comunità europee mediante l’imputazione di spese indebite al bilancio generale”.
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Costituiscono pertanto irregolarità tutti i comportamenti materiali posti in essere da un operatore
economico, anche non intenzionali, che arrechino o possano arrecare danno al bilancio comunitario.
Rientra pertanto nella fattispecie di irregolarità anche il mero errore e non solo il comportamento
sostenuto da dolo.
Deve intendersi per irregolarità la violazione non solo di una norma comunitaria ma anche la
violazione di una norma nazionale che sia necessaria affinché la norma comunitaria possa avere la
piena efficacia. Costituiscono pertanto irregolarità tutte le violazioni della regolarità amministrativa
di un procedimento, la corretta tenuta delle scritture contabili, il rispetto dei principi di legge in
materia di gestione del bilancio e tutti quei comportamenti fraudolenti volti ad ottenere ingiusti
vantaggi.
Operatore economico:
Per operatore economico, ai sensi dell’art. 27 del Reg. 1828/2006 si intende “ogni persona fisica o
giuridica o qualsiasi altro soggetto che partecipi alla realizzazione di un intervento dei Fondi, ad
eccezione degli Stati membri nell’esercizio delle loro prerogative di autorità pubbliche”.
Pertanto, può essere ritenuto operatore economico anche un Ente pubblico se la sua azione non è
riconducibile all’esercizio di pubblici poteri, dovendo invece considerare se l’operatore svolga
un’attività di potestà privatistica.
Comunicazione:
Conformemente all’Art. 28 del Reg. CE 1828/2006, “entro i due mesi successivi alla fine di ogni
trimestre gli Stati membri devono comunicare alla Commissione tutte le irregolarità che sono state
oggetto di un primo verbale amministrativo o giudiziario”
Per primo verbale amministrativo o giudiziario si deve intendere ai sensi 27 del Reg. 1828/2006
“una prima valutazione scritta stilata da un’autorità competente, amministrativa o giudiziaria, che
in base a fatti specifici accerta l’esistenza di un’irregolarità, ferma restando la possibilità di
rivedere o revocare tale accertamento alla luce degli sviluppi del procedimento amministrativo o
giudiziario”.
Pertanto affinché sorga l’obbligo di comunicazione dell’irregolarità non è necessario che si sia
giunti all’accertamento delle eventuali responsabilità o che sia concluso qualsiasi procedimento
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interno o giudiziario ma è necessario che sia stata accertata una violazione di una disposizione del
diritto comunitario che abbia o che possa determinare un pregiudizio al bilancio comunitario.
Prima di procedere alla trasmissione delle informazioni agli organismi nazionali e comunitari è
indispensabile un’attenta valutazione dei fatti emersi e degli elementi rilevati nel corso dei
controlli, che induca a ritenere accertata l’esistenza dell’irregolarità (Circ. P.C.d.M. 12 ottobre
2007).
Irregolarità da comunicare:
Ai sensi dell’art. 36 Reg. CE 1828/2006, come modificato dal Reg. 846/2009, l’obbligo di
comunicare le irregolarità è previsto solo nei casi in cui l’irregolarità abbia un danno (potenziale o
effettivo) sul bilancio comunitario superiore a 10.000,00 Euro. Al fine della valutazione della
sussistenza dell’irregolarità non va considerata solo l’incidenza effettiva dell’irregolarità ma anche
quella eventuale, ovvero se l’irregolarità non fosse stata scoperta.
Nei casi di irregolarità per importi inferiori alla soglia sopra richiamata. L’AdG dovrà comunicare
questi dati alla Commissione solo in seguito ad esplicita richiesta della Commissione e l’AdC
assicurerà comunque la tenuta di un registro contabile.
Informazioni per la comunicazione:
Conformemente a quanto previsto dall’art. 28 del Reg. 1828/2006, come modificato dal Reg. CE n.
846/2009, la comunicazione che l’AdG deve effettuare entro i due mesi successivi alla fine di ogni
trimestre relativamente a ciascuna irregolarità deve riportare le seguenti informazioni:
a) il Fondo interessato, l’obiettivo, il programma operativo, gli assi prioritari e le operazioni,
nonché il numero del codice comune d’identificazione (CCI);
b) la disposizione che è stata violata;
c) la data e la fonte della prima informazione che ha portato a sospettare un’irregolarità;
d) le pratiche utilizzate per commettere l’irregolarità;
e) ove pertinente, se tali pratiche fanno sospettare l’esistenza di una frode;
f) il modo in cui l’irregolarità è stata scoperta;
g) se del caso, gli Stati membri e i paesi terzi interessati;
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h) il periodo o il momento in cui è stata commessa l’irregolarità;
i) le autorità o gli organismi nazionali che hanno redatto il rapporto ufficiale sull’irregolarità e le
autorità cui spettano gli ulteriori provvedimenti amministrativi o giudiziari;
j) la data del primo verbale amministrativo o giudiziario relativo all’irregolarità;
k) l’identità delle persone fisiche o giuridiche interessate o di altri soggetti partecipanti, a meno
che tale indicazione risulti inutile ai fini della lotta contro le irregolarità, tenuto conto del tipo di
irregolarità accertata;
l) il totale delle spese ammissibili e il contributo pubblico approvato per l’operazione nonché la
ripartizione del relativo cofinanziamento tra contributo comunitario e nazionale;
m) le spese e il contributo pubblico certificati alla Commissione in cui è stata constatata
l’irregolarità e il corrispondente contributo comunitario a rischio, calcolato applicando il tasso
di cofinanziamento dell’asso prioritario;
n) in caso di sospetto di frode e se non è stato effettuato alcun pagamento del contributo pubblico a
favore delle persone o di altre entità a norma della lettera k), gli importi che sarebbero stati
versati indebitamente ove non si fosse accertata l’irregolarità;
o) la natura della spesa irregolare.
Deroghe
Ai sensi del paragrafo 2 dell’art. 28 del Regolamento 1828/2006, come modificato dal Reg. CE n.
846/2009, non sono comunicati i seguenti casi:
•
casi in cui la sola irregolarità consista nella mancata esecuzione, in tutto o in parte, di
un’operazione rientrante nel programma operativo cofinanziato in seguito al fallimento del
beneficiario;
•
casi segnalati spontaneamente dal beneficiario all’autorità di gestione o all’autorità di
certificazione prima che l’autorità competente li scopra, prima o dopo il versamento del
contributo pubblico;
•
casi rilevati e corretti dall’autorità di gestione o dall’autorità di certificazione prima di qualsiasi
versamento del contributo pubblico al beneficiario e prima dell’inserimento della spesa
interessata in una dichiarazione di spesa presentata alla commissione.
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Casi urgenti
Infine, ai sensi dell’articolo 29 del reg. 1828/2006 per i cosiddetti casi urgenti l’Autorità di Gestione
segnala immediatamente alla Commissione e, ove necessario, agli altri Stati membri interessati tutte
le irregolarità accertate o sospette qualora sussista il pericolo che tali irregolarità possano avere
rapide ripercussioni al di fuori del suo territorio o se denotano il ricorso a nuove pratiche scorrette.
Comunicazioni sul seguito dato
L’art. 30 del Reg. CE n. 1828/2006, come modificato dal Reg. CE n. 846/2009, stabilisce che
l’AdG deve comunicare nella comunicazione trimestrale di cui all’art. 28, par. 1, informazioni
dettagliate in riferimento a ogni precedente segnalazione di irregolarità e che specifichino
l’apertura, la conclusione o l’abbandono di procedimenti sanzionatori amministrativi o penali,
nonché l’esito di tali procedimenti.
Riguardo alle irregolarità sanzionate l’AdG deve indicare:
a) se le sanzioni sono di carattere amministrativo o penale;
b) se le sanzioni risultano dalla violazione del diritto comunitario o nazionale;
c) le disposizioni che fissano le sanzioni;
d) se è stata accertata una frode.
Inoltre, su richiesta scritta della Commissione, lo Stato membro fornisce informazioni relative a una
specifica irregolarità o a un gruppo specifico di irregolarità.
Responsabile della comunicazione per il POR FSE Sicilia 2007/2013:
Per il POR FSE 2007/2013 il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, è incaricato della
gestione delle irregolarità. Il Servizio rendicontazione
interventi
FSE e
comunitari
monitoraggio e controlli di primo livello raccoglie le informazioni da tutti gli uffici interni ed
esterni all’amministrazione e responsabile della trasmissione della comunicazione, con le modalità e
la tempistica sopra richiamata, alla Commissione Europea attraverso la Presidenza del Consiglio dei
Ministri e, se del caso comunicando per conoscenza all’amministrazione capofila del fondo sociale
europeo (Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale).
Come stabilito dall’accordo siglato tra Governo, Regioni, Province, Comuni e Comunità montane,
approvato in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007 e come ribadito dalla circolare
interministeriale di data 12 ottobre 2007, il Servizio rendicontazione
interventi
FSE e
comunitari monitoraggio e controlli di primo livello ha la responsabilità, una volta ricevuta la
segnalazione di un’irregolarità mediante apposito verbale di accertamento predisposto dagli
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organismi di controllo interni o esterni al programma, di procedere ad una valutazione di tutti gli
elementi utili e, qualora ricorrano le condizioni previste dal Regolamento CE n. 1828/2006, come
modificato dal Reg. n. 846/2009, procedere alla comunicazione dell’irregolarità. Pertanto è il
Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, congiuntamente con l’AdG, responsabile della
decisione finale della sussistenza della irregolarità e della valutazione della necessità di procedere
alla comunicazione.
Il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, acquisite le informazioni dalle UMC e dai CPG –
servizio gestione -
è altresì responsabile di trasmettere tutte le informazioni in merito agli
aggiornamenti, conformemente a quanto disposto dalla normativa sopra richiamata.
La trasmissione delle comunicazioni delle irregolarità al Dipartimento per le Politiche Comunitarie
avverrà per il tramite della Presidenza della Regione Siciliana, Dipartimento regionale della
Programmazione, Area Controlli, Legalità e Sicurezza, che cura il coordinamento delle
comunicazioni ed il successivo inoltro per tutte le comunicazioni relative alla Regione Sicilia.
Informativa sull’irregolarità:
Contestualmente alla segnalazione delle irregolarità, ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento CE
1828/2006, o all’invio degli aggiornamenti previsti dall’articolo 30, l’Autorità di gestione,
attraverso il Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo
livello invia trimestralmente all’Autorità di Certificazione ed all’Autorità di Audit le schede relative
ai casi segnalati e i relativi aggiornamenti.
Inoltre, una volta valutati i casi di irregolarità segnalati da parte di organismi di controllo interni o
esterni al programma, l’Autorità di gestione, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I
livello, provvederà ad informare gli organismi di controllo interessati in merito all’esito della
valutazione della irregolarità segnalata e al seguito dato.
11.2 Procedure per l’individuazione e la comunicazione delle irregolarità
Prime comunicazioni di irregolarità
Sono configurabili tre diverse tipologie di identificazione delle irregolarità:
La procedura adottata per la gestione delle irregolarità è differenziata in relazione al soggetto che
rileva l’irregolarità:
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1. L’irregolarità viene accertata dall’AdG (il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello,
UMC o Unità Operative Periferiche) o dagli OI nell’ambito dei controlli ex articolo 60 del
regolamento n. 1083/2006;
2. L’irregolarità viene rilevata dalla Guardia di Finanza;
3. L’irregolarità viene rilevata dalla AdA o dall’AdC.
Primo caso: L’irregolarità viene accertata dall’AdG (Servizio Monitoraggio e Controlli di I
livello, UMC o Unità Operative Periferiche) o dall’ OI nell’ambito dei controlli ex articolo 60
del regolamento n. 1083/2006:
Qualora nell’ambito dei controlli di primo livello, l’UOP, l’UMC o il Servizio rendicontazione
interventi FSE e comunitari monitoraggio e controlli di primo livello accertino un’irregolarità,
dovranno provvedere a formalizzarla mediante la predisposizione del primo verbale di
accertamento. Se l’irregolarità è accertata dall’UOP, la stessa dovrà provvedere alla trasmissione
del verbale all’UMC.
L’UMC, una volta ricevuto il verbale, o direttamente qualora l’irregolarità venga riscontrata
direttamente dai propri uffici, provvede a verificare l’esistenza dell’irregolarità, acquisendo tutte le
informazioni necessarie e informando il CPG.
Una volta conclusa questa ulteriore istruttoria, qualora l’UMC confermi l’esistenza dell’irregolarità,
procede alla trasmissione del verbale di accertamento al Servizio Monitoraggio e Controlli di I
livello.
L’AdG, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, tenendo conto delle
informazioni trasmesse dall’UMC, valuta e conferma l’esistenza di un’irregolarità e decide quindi
sulla necessità di comunicazione della stessa, ai sensi dell’art. 28 del Reg. 1828/2006.
Se il caso rientra nella fattispecie suscettibile di segreto istruttorio e se del caso richiede il nulla-osta
dell’autorità giudiziaria trasmette alla Procura della Repubblica tutta la documentazione
comprovante l’irregolarità.
Nel caso in cui vengano rilevate situazioni configurabili come violazioni tributarie, trasmette alla
Guardia di Finanza l’eventuale documentazione atta a comprovare tali fatti (ai sensi dell’art. 36,
ultimo comma, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600 e dell’articolo
2, ultimo comma, del decreto legislativo 19 marzo 2001, n. 68).
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Ottenuto l’eventuale nulla osta dell’Autorità giudiziaria il Servizio Monitoraggio e Controlli di I
livello, con il supporto dell’UMC competente, acquisiti tutti gli elementi necessari, elabora
l’apposita scheda ai sensi dell’articolo 28 del regolamento 1828/2006 e la trasmette – anche in
formato elettronico – alla Presidenza della Regione Siciliana, Dipartimento regionale della
Programmazione, Area Controlli, Legalità e Sicurezza, responsabile del coordinamento, indirizzo e
trasmissione alla Presidenza del Consiglio dei Ministri delle comunicazioni acquisite.
Qualora l’irregolarità – a prescindere dalle fattispecie suesposte – comporti un recupero, l’AdG,
attraverso i CPG – servizio gestione – o l’OI competente, informando il Servizio Contenzioso e
Recuperi in via preliminare, adotta nei confronti del beneficiario tutti i provvedimenti cautelari
idonei a tutelare gli interessi finanziari della Unione Europea e del Paese membro.
Il Dipartimento Regionale della Programmazione verifica la corretta compilazione della scheda
inviata dall’AdG, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello. In caso negativo
provvede a richiedere le necessarie correzioni.
Nel caso di riscontro positivo inoltra via e-mail le comunicazioni acquisite durante il trimestre alla
Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla
Commissione Europea – OLAF.
Notizie delle irregolarità vengono fornite anche alla AdA, all’AdC e alla Guardia di Finanza
(Comando provinciale interessato).
L’AdG, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, acquisisce durante il trimestre
successivo le informazioni che mancavano al momento del primo accertamento.
Le UMC, coordinandosi con i CPG – servizio gestione -, sono pertanto responsabili di raccogliere
e trasmettere trimestralmente al Servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari
monitoraggio e controlli di primo livello tutte le informazioni necessarie per l’aggiornamento
della comunicazione dell’irregolarità, prevista dall’art. 30 del Reg. 1828/2006.
Secondo le seguenti scadenze l’AdG invia la comunicazione prevista ai sensi dell’articolo 30 del
regolamento 1828/2006, come modificato dal Reg. n. 846/2009, al Dipartimento regionale della
Programmazione, aggiornata anche sulla base dell’apertura, la conclusione o l’abbandono di
procedimenti sanzionatori amministrativi o penali in seguito alle irregolarità comunicate nonché
sull’esito di tali procedimenti:
 20 aprile XXXX trimestre gennaio / marzo;
 20 luglio XXXX trimestre aprile / giugno;
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 20 ottobre XXXX trimestre luglio / settembre;
 20 gennaio XXXX trimestre ottobre / dicembre XXXX;
Nel caso in cui non vi siano stati nel frattempo aggiornamenti utili sulla procedura
amministrativa/giudiziaria, l’AdG trasmetterà comunque una nota fornendo tali informazioni.
L’AdG non è più tenuta alla trasmissione di alcun tipo di comunicazione solo qualora sia già stata
precedentemente comunicata la conclusione di qualunque tipo di procedimento.
Il Dipartimento regionale della Programmazione, acquisite tutte le comunicazioni da parte
dell’AdG, elabora un elenco che contiene: le comunicazioni trasmesse nel trimestre sui nuovi casi,
l’aggiornamento dei casi già inviati nonché la distinta dei casi per i quali non si è registrata alcuna
evoluzione della procedura avviata.
Il Dipartimento regionale della Programmazione, entro i termini indicati precedentemente, trasmette
il suddetto elenco alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di
quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF.
Secondo caso: L’irregolarità viene rilevata dalla Guardia di Finanza
Come previsto dalla circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del Consiglio dei Ministri e
come stabilito, di conseguenza, dal Protocollo d’Intesa stipulato con la Regione Siciliana,
rielaborato nel mese di febbraio 2008, l’irregolarità viene segnalata dalla GdF – attraverso
l’apposito modulo – all’AdG, per le valutazioni del caso. Ne vengono informate anche l’AdC e
l’AdA. La segnalazione viene inoltrata dalla GdF, ove del caso, avendo già acquisito il nulla osta da
parte dell’Autorità Giudiziaria.
L’AdG, valutata l’effettiva presenza di un comportamento irregolare, dispone la redazione della
necessaria comunicazione. L’AdG, attraverso il Servizio rendicontazione interventi FSE e
comunitari monitoraggio e controlli di primo livello che si avvarrà dell’UMC competente,
acquisiti tutti gli elementi necessari, elabora l’apposita scheda ai sensi dell’articolo 28 del
regolamento 1828/2006 e la trasmette – anche in formato elettronico – al Dipartimento regionale
della Programmazione, nei tempi e nelle modalità dalla stessa stabilite, per il seguito di competenza.
Qualora l’irregolarità – a prescindere dalle fattispecie suesposte – comporti un recupero, l’AdG,
attraverso i CPG – servizio gestione – o l’O.I., informando il Servizio Contenzioso e Recuperi, in
via preliminare, adotta nei confronti del beneficiario tutti i provvedimenti cautelari idonei a tutelare
gli interessi finanziari della Unione Europea e del Paese membro.
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Il Dipartimento Regionale della Programmazione verifica la corretta compilazione della scheda
inviata dall’AdG. In caso negativo provvede a richiedere le necessarie correzioni.
Nel Caso di riscontro positivo inoltra tramite a Presidenza le comunicazioni acquisite durante il
trimestre alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima
alla Commissione Europea – OLAF.
L’invio delle comunicazioni avverrà nei termini previsti dal calendario su esposto aggiornate anche
sulla base dei procedimenti intentati in seguito alle irregolarità comunicate nonché ai cambiamenti
significativi intervenuti in tali procedimenti secondo le scadenze sopra esposte.
Nel caso in cui non vi siano stati nel frattempo aggiornamenti utili sulla procedura
amministrativa/giudiziaria, l’AdG competente trasmetterà comunque una semplice nota fornendo
tali informazioni. L’AdG non è più tenuto alla trasmissione di alcun tipo di comunicazione solo
qualora sia già stata precedentemente comunicata la conclusione di qualunque tipo di procedimento.
Il Dipartimento regionale della Programmazione acquisite le comunicazioni da parte dell’AdG,
elabora un elenco che contiene: le comunicazioni trasmesse nel trimestre sui nuovi casi,
l’aggiornamento dei casi già inviati nonché la distinta dei casi per i quali non si è registrata alcuna
evoluzione della procedura avviata. Entro i termini sopra richiamati, trasmette il suddetto elenco
alla Presidenza del Consiglio dei Ministri per il successivo invio da parte di quest’ultima alla
Commissione Europea – OLAF.
Informazione sull’irregolarità viene data anche all’AdA e all’AdC.
Terzo caso: L’irregolarità viene rilevata dall’AdA o dall’AdC
Nel caso in cui l’AdA o l’AdC nel corso dei propri controlli evidenzia delle irregolarità, dovrà
segnalarle all’AdG.
L’AdG, eseguiti i necessari accertamenti, potrà formulare le proprie controdeduzioni o predisporre
la comunicazione ex articolo 28 (scheda OLAF), attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli
di I livello. La procedura è analoga a quella del caso precedente.
Se le disposizioni nazionali prevedono il segreto istruttorio, la comunicazione delle informazioni è
subordinata all’autorizzazione dell’autorità giudiziaria competente che dovrà essere richiesta da
parte del soggetto che ha redatto il primo verbale di accertamento.
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Casi urgenti
Nei casi previsti dall’articolo 29 del Reg. CE 1828/2006 – casi urgenti – l’Autorità di Gestione,
attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I livello, una volta ricevuto il primo verbale di
accertamento segnala immediatamente alla Commissione e, ove necessario, agli altri Stati membri
interessati tutte le irregolarità accertate o sospette qualora sussista il pericolo che tali irregolarità
possano avere rapide ripercussioni al di fuori del suo territorio o se denotano il ricorso a nuove
pratiche scorrette.
Anche in questo caso l’Autorità di Gestione, attraverso il Servizio Monitoraggio e Controlli di I
livello, informerà il responsabile del primo verbale di accertamento, specificando le argomentazioni
che hanno portato a prendere la decisione di procedere o di non procedere con la segnalazione.
11.3 Procedure per il recupero delle somme indebitamente versate da parte dell’AdG
E’ necessario effettuare una distinzione tra recuperi che riguardano esclusivamente al rapporto tra
Autorità di Gestione e beneficiario e quelli che riguardano invece il rapporto con la Commissione
Europea.
Come previsto dal CDRR 05-0012-01, l’obbligo di recupero a favore della Commissione si
configura unicamente in caso di restituzioni (recuperi dal beneficiario) derivanti da irregolarità ed
afferenti importi già certificati alla Commissione.
Spese irregolari certificate alla Commissione
Nel caso in cui la spesa oggetto di irregolarità sia già stata certificata alla Commissione Europea, a
prescindere che l’irregolarità sia stata comunicata o meno all’OLAF, la fattispecie rientra nelle
procedure previste ai sensi degli art. 61 lett. (f) e 70.1 lett. (b) del Reg. CE 1083/06.
In tal caso, ciascun CPG – servizio gestione – o l’OI interessato avvia le procedure di recupero nei
confronti del beneficiario delle somme irregolari, informando tempestivamente l’Autorità di
Gestione.
Le procedure per il recupero dei crediti, a seguito degli accertamenti eseguiti dagli uffici di
controllo di I livello (UMC, Servizi competenti alla rendicontazione e le UOP) ovvero a seguito di
segnalazioni di altri organi di controllo (quali l’AdA), il Servizio gestione competente procede a
notificare al Beneficiario le somme da restituire dandone opportuna conoscenza al Servizio
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competente al recupero crediti, fissando un termine per la restituzione degli importi erogati e non
dovuti. Qualora il beneficiario entro il termine indicato proceda al rimborso delle somme
indebitamente percepite il procedimento si intende concluso, diversamente per il seguito di
competenza si trasmette il carteggio al Servizio responsabile recupero crediti per le ulteriori azioni
da intraprendere nei confronti del Beneficiario inadempiente. Si precisa inoltre che le informazioni
relative ai recuperi vengono inserite nel Sistema Informativo cui hanno accesso i Servizi interessati
che possono pertanto monitorare l’andamento dei recuperi stessi.
Per quanto riguarda le procedure per la riassegnazione al PO delle somme rientrate nel Bilancio
regionale questa amministrazione, di concerto con il Dipartimento Bilancio, procede alla
rassegnazione delle risorse sui pertinenti capitoli di bilancio.
L’autorità di Gestione informerà l’Autorità certificazione, la quale provvede all’inserimento
dell’importo nel registro dei recuperi, in adempimento a quanto previsto dall’art. 61 let. F del Reg.
CE 1083/2006.
Una volta avvenuto il recupero con restituzione delle somme irregolari, l’importo recuperato dal
beneficiario sarà restituito alla Commissione, deducendolo dalla dichiarazione delle spese,
maggiorato se del caso degli interessi di mora, se previsti. Gli interessi legali dovranno invece
essere restituiti all’IGRUE solamente per la quota relativa al cofinanziamento nazionale. Gli
interessi legali recuperati per la quota FES e cofinanziamento regionale saranno riutilizzati per il
programma.
L’AdC provvederà ad aggiornare i dati nella dichiarazione annuale relativa agli importi recuperati,
ritirati, ai recuperi pendenti e agli importi per i quali è stabilita l’impossibilità di un recupero
nell’anno precedente o per i quali il recupero non è previsto, prevista ai sensi dell’art. 20 e dell’all.
XI del Reg. CE 1828/2006, come modificato dal Reg. n. 846/2009.
Spese irregolari non certificate alla Commissione
Nel caso di spese irregolari non certificate alla Commissione, le operazioni connesse con la
restituzione dell’importo non investono la Commissione Europea né l’Autorità di Certificazione, ma
vengono gestite esclusivamente a livello di bilancio regionale, attraverso escussione della polizza
fideiussoria, compensazione o emanazione di provvedimenti di richiesta di rimborso.
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Anche in questo caso i CPG – servizio gestione – o gli OI devono procedere all’operazione di
recupero, mediante una delle modalità sopra richiamate, facendo riferimento unicamente al bilancio
regionale.
Restituzione di importi non connessi ad irregolarità
Nel caso di recupero di importi non connessi ad irregolarità le somme vengono restituite dal
beneficiario e gestite a livello amministrativo interno della Regione, senza che ne venga informata
la Commissione nella relazione annuale sugli importi recuperabili, né riportato nel registro dei
recuperi tenuto dall’Autorità di Certificazione.
Nel caso in cui l’importo recuperato si riferisca a spese già certificate alla Commissione, l’Autorità
di certificazione dovrà procedere ad effettuare una correzione della domanda di pagamento,
deducendo l’importo indebitamente imputato.
L’Autorità di gestione assicurerà comunque la conservazione di tutta la documentazione e le
procedure utilizzate per il recupero dei contributi indebitamente erogati.
Soppressioni (importi ritirati)
L’Autorità di gestione può decidere di eliminare la spesa irregolare dal POR, prima dell’effettivo
recupero dell’importo dal beneficiario, consentendo in questo modo di riallocare immediatamente le
risorse liberate sul programma.
In questo caso l’Autorità di gestione informerà l’Autorità di certificazione della decisione di
procedere alla soppressione di un’operazione, in tutto o in parte, chiedendo di dedurre l’importo
irregolare dalla successiva domanda di pagamento.
L’Autorità di certificazione registrerà l’operazione nel registro dei recuperi e delle soppressioni e ne
darà informazione nella dichiarazione annuale, come richiesto dall’art. 20 e dell’all. XI del Reg. CE
1828/2006, come modificato dal Reg. n. 846/2009.
Il recupero nei confronti del beneficiario sarà gestito a livello di bilancio regionale, tramite
escussione di polizza fideiussoria, compensazione degli importi, oppure emanazione di
provvedimenti di richiesta di rimborso.
Il CPG – servizio gestione – o l’OI interessato predispone il provvedimento di recupero della quota
capitale, maggiorata degli interessi legali maturati dalla data di erogazione della somma stessa alla
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data di restituzione. La restituzione dell’importo dovuto dovrà avvenire entro un termine fissato dal
provvedimento che, di norma, sarà di 60 giorni dalla richiesta.
Se il debitore non provvede alla restituzione entro la scadenza stabilita, il CPG – servizio gestione
– o l’OI interessato applicherà al soggetto debitore gli interessi di mora sull’importo indebitamente
corrisposto, a partire dalla scadenza del termine, in aggiunta agli interessi legali precedentemente
maturati.
Così come previsto all’Art. 70 del Reg. 1083/2006, per quanto riguarda la quota di cofinanziamento
del Fondo Sociale Europeo, una volta recuperato il contributo indebitamente corrisposto gravato dei
relativi interessi, la quota capitale comprensiva degli eventuali interessi di mora verrà rimborsata
alla Commissione Europea. Gli interessi legali maturati saranno invece riutilizzati per gli scopi del
programma.
Per quanto riguarda invece la quota di cofinanziamento nazionale, ai sensi dell’art. 6 della legge n.
183/87, dovrà essere rimborsato al Ministero dell’Economia e delle Finanze Ragioneria Generale
dello Stato – IGRUE, la quota capitale comprensiva di tutti gli interessi maturati (legali e di mora).
Il CPG – servizio gestione – o l’OI interessato dovrà tempestivamente informare l’Autorità di
gestione dell’avanzamento delle procedure di recupero. Tutte le informazioni relative alle
operazioni di recupero o di soppressione dovranno essere debitamente registrate.
12 PISTE DI CONTROLLO
12.1 Modalità di predisposizione delle piste di controllo
L’AdG del POR FSE si attiene, per quanto riguarda la predisposizione ed aggiornamento delle piste
di controllo, a quanto prescritto dall’articolo 15 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 che definisce
nel dettaglio le caratteristiche che le piste di controllo devono possedere per essere considerate
adeguate.
Le piste di controllo sono definite nel presente Manuale. Nella predisposizione delle piste di
controllo, l’AdG ha tenuto conto delle Linee Guida predisposte dall’IGRUE7.
La pista di controllo rispetta i seguenti criteri:
consente di confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti
contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall’autorità di certificazione,
7
Linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007/2013.
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dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari riguardo alle operazioni
cofinanziate nel quadro del programma operativo;
consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario;
consente di verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal comitato di sorveglianza
per il programma operativo;
per ogni operazione comprende, se pertinente, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento,
documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle
procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, relazioni sui progressi compiuti e relazioni
sulle verifiche e sugli audit effettuati.
Attraverso la pista di controllo, si determina una chiara rappresentazione del quadro procedurale
sotto forma di processo di adempimenti, attività ed atti semplici che concorrono sia alla più
efficiente e trasparente governance delle attività di gestione, sia a rendere agevole il sistema di
controllo esercitato ai diversi livelli sull’implementazione delle operazioni.
L’AdG, attraverso il presente Manuale, dispone che:
1. ogni Dipartimento o OI, per le tipologie di operazioni di propria competenza, è tenuto ad
adottare le piste di controllo per le tipologie individuate;
2. ogni responsabile dei suddetti Dipartimenti/OI si appresti dalla fase di avvio delle
operazioni, ad implementare le piste di controllo a partire da quanto previsto dalla sezione
“Dossier delle operazioni”;
3. ogni responsabile dei suddetti Dipartimenti/OI, nel quadro dell’implementazione delle piste,
qualora ravvisasse, per quanto di propria competenza, esigenze di modifica, adeguamento o
aggiornamento delle piste di controllo, è tenuto a darne comunicazione all’AdG.
12.2 Descrizione delle piste di controllo
Le piste di controllo predisposte dall’Autorità di Gestione riguardano le seguenti tipologie di
operazioni:
-
formazione,
-
erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari,
-
acquisizione di beni e servizi.
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Ogni singola pista di controllo illustra, sotto forma di diagramma logico di processo, l’insieme degli
adempimenti che caratterizzano all’attuazione di ciascuna operazione.
Tali adempimenti vanno dalla individuazione dei Beneficiari in conformità con i criteri di selezione
approvati dal CdS alla attuazione degli interventi, alla descrizione del circuito finanziario, alle
modalità di conservazione e alla ubicazione dei fascicoli relativi alle singole operazioni, alle
verifiche e agli audit effettuati.
Sarà compito di ciascuna Direzione responsabile delle operazioni contribuire alla predisposizione
e/o l’aggiornamento di un’adeguata pista di controllo; per tali Servizi, la pista concorre ad una più
efficiente e trasparente governance dell’attuazione e gestione delle operazioni.
Ciascuna pista di controllo contiene i seguenti elementi:
STRUTTURA PISTA DI CONTROLLO
1.
Scheda anagrafica dell’attività/macroprocesso di operazioni considerate;
2.
Descrizione del flusso dei processi gestionali:
2.1
programmazione
2.2
istruttoria
2.3
attuazione
2.4
rendicontazione
3.
Descrizione del circuito finanziario;
4.
Dettaglio delle attività di controllo;
5.
Dossier di operazione.
12.3 Predisposizione ed aggiornamento delle piste di controllo
Come precedentemente indicato, le piste di controllo sono predisposte secondo le indicazioni
previste dalle Linee Guida dell’IGRUE e sono formalmente approvate da ciascuna Direzione
Dipartimento/OI.
È compito di ciascun Dipartimento/OI, per quanto di propria competenza, contribuire alla
predisposizione e/o l’aggiornamento di un’adeguata pista di controllo.
La pista contiene una rappresentazione del processo gestionale a livello di Dipartimento/OI; l’intero
processo decisionale viene evidenziato esplicitando le fasi e la sede per accedere alla
documentazione relativa a ciascuna operazione.
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Le piste di controllo sono impostate sulla base del “ciclo di vita” di un’operazione inteso come un
macroprocesso gestionale, comprendente una serie di processi semplici.
Ciascun processo si articola a sua volta in attività elementari ad opera di singoli responsabili.
La pista di controllo, attraverso il diagramma dei flussi delle singole operazioni, indica gli attori e le
sedi di archiviazione della documentazione pertinente, consente lo svolgimento delle attività di
controllo ai diversi livelli di responsabilità, interni al PO o esterni ad esso.
Le piste di controllo sono oggetto di periodiche attività di revisione al fine di permettere il loro
costante aggiornamento in funzione delle possibili modifiche intervenute nelle procedure relative ai
sistemi di gestione e controllo.
Per ogni operazione attuata, la pista contiene le indicazioni puntuali sugli adempimenti a cui sono
tenuti i beneficiari dei finanziamenti del Fondo Sociale Europeo.
Le piste, inoltre, disciplinano:
-
l’iter di attuazione delle operazioni, dalla selezione fino alla conclusione delle attività, le
modalità di conservazione dei documenti giustificativi di spesa, in conformità con quanto
previsto dall’articolo 90 del Reg. (CE) n. 1083/2006;
-
le funzioni del sistema informativo;
-
un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna
operazione svolta, che consenta la raccolta dei dati relativi all’attuazione necessari per la
gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione.
Dossier di Operazione
Per ogni operazione avviata, ciascun responsabile dei CPG e dell’OI, è tenuto ad adempiere
all’aggiornamento del Dossier di operazione, secondo il modello definito dall’IGRUE ed assunto in
ciascuna pista di controllo.
Il Dossier di operazione è strutturato dalle seguenti componenti:
- Parte anagrafica
- Parte finanziaria
- Parte selezione
- Parte tecnico amministrativa
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Per ogni Dossier, le informazioni anagrafiche iniziali da compilare sono le seguenti:
PROGRAMMA OPERATIVO REGIONALE – FONDO SOCIALE EUROPEO 2007 – 2013
OBIETTIVO CONVERGENZA REGIONE SICILIANA
Dossier di Operazione – art. 15 del Reg. (CE) n. 1828/2006
Operazione o Gruppo di operazioni
Codice di progetto
Importo finanziario dell’operazione
Importo della quota fondo strutturale approvata per l’operazione
Importo della quota spesa pubblica nazionale
Importo della quota privata (se presente)
Beneficiario (se diverso da AdG/OI)
Ufficio responsabile dell’operazione (AdG/OI)
Per i dati finanziari, deve essere verificato l’aggiornamento almeno delle seguenti informazioni:
a. giustificativo di spesa;
b. titolo di pagamento (tipologia, data, numero);
c. check list di controllo della spesa (n. di riferimento);
d. dichiarazione di spesa certificata all’AdC.
Per la parte selezione, nel Dossier di operazione devono essere conservati:
a. atto di adozione della Lista progetti;
b. atti del processo di valutazione;
c. graduatoria ed elenco dei progetti aggiudicatari;
d. atti da cui risulti l’applicazione dei criteri di selezione;
e. atti di concessione del contributo.
Per la parte tecnico – amministrativa
a. copia della documentazione di gara (adozione Avvio o Bando di gara),
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b. atto di aggiudicazione dell’appalto di servizi o Avvio
c. contratti e convenzioni sottoscritte
13 SCAMBIO DI INFORMAZIONI CON L’AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE
L’AdG è tenuta a fornire, per consentire l’attività prevista dall’art. 61 del Regolamento CE
1083/2006, una serie di informazioni all’AdC, per consentire alla stessa di svolgere quanto di
competenza in merito alla certificazione della spesa alla Commissione Europea.
L’AdG pertanto, invierà periodicamente all’AdC dati ed informazioni in merito ai seguenti aspetti:
dati riferibili alle spese sostenute dai beneficiari o dalla stessa AdG in caso sia direttamente
beneficiaria dell’operazione;
informazioni periodiche in merito alle verifiche eseguite su dette spese, nel quadro del sistema
di “controllo di primo livello”;
eventuali irregolarità riscontrate sulle operazioni avviate e relative a spese certificate dall’AdC.
L’inoltro delle comunicazioni all’AdC, da parte dell’AdG, è quindi sostanzialmente relativo ad
informare l’AdC:
-
sulla spesa periodicamente da certificare e rispetto alla quale l’AdC è tenuta a svolgere gli
specifici controlli;
-
rispetto alle verifiche eseguite sulle spese ed alle eventuali decertificazioni da predisporre a cura
dell’AdC.
Le comunicazioni saranno effettuate secondo specifici differenti modelli.
Per quanto riguarda le attestazioni di spesa dell’AdG gli importi relativi alle dichiarazioni di spesa
presentate dai beneficiari all’Autorità di Gestione sono oggetto di certificazione.
L’AdG raccoglierà e verificherà la stessa tipologia di informazioni anche da parte degli OI.
L’AdG procede comunque, raccogliendo tutti dati di spesa riferibili ai diversi CPG e agli OI ad
inviare trimestralmente, prima di ogni certificazione da parte dell’AdC, i dati relativi all’importo
certificabile.
Tale comunicazione formale dovrà avvenire sulla base dei format predisposti dall’Autorità di
Certificazione ed allegati al proprio manuale e dovrà essere trasmesso formalmente dall’AdG
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all’AdC in formato cartaceo dieci giorni prima della scadenza per l’inoltro della domanda di
pagamento.
Come esplicitato nel presente Manuale, l’AdG, raccoglie e verifica le risultanze del lavoro svolto
dal servizio rendicontazione interventi FSE e comunitari, monitoraggio e controlli primo di livello,
dalle UMC e dall’OI.
Sulla base del riscontro di tutti gli elementi presenti nelle check list relativi alle verifiche
amministrative a tavolino ed alle verifiche effettuate in loco su un campione di dichiarazioni di
spesa/domande di rimborso, l’AdG procede in occasione di ogni certificazione alla trasmissione di
informazioni su spese eventualmente da decertificare da parte dell’AdC.
In aderenza a quanto previsto dell’articolo 76 del Regolamento (CE) n. 1083 dell’11 luglio 2006 del
Consiglio l’AdG procede alla trasmissione delle previsioni di spesa per l’annualità in corso e per
l’esercizio finanziario successivo all’AdC, secondo la modulistica e la tempistica da quest’ultima
stabilita.
L’AdC provvederà all’elaborazione di tali dati tramite il sistema informativo e successivamente alla
trasmissione al Ministero capofila del FSE, entro il 20 aprile di ogni anno, delle previsioni relative
alle domande di pagamento probabili, secondo lo schema che riprende l’Allegato XVII del Reg.
(CE) n. 1828/06.
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14 INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ
14.1 Le competenze dell’AdG in materia di informazioni e pubblicità
L’AdG del POR FSE, coerentemente con quanto previsto dal Regolamento generale e dal Piano di
Comunicazione del POR, nel periodo di programmazione 2007-2013 intende assegnare una
particolare enfasi sull’attività di comunicazione, nell’ottica di diffondere la conoscenza e garantire
una maggior trasparenza delle attività realizzate grazie al contributo dell’Unione europea.
In particolare, attraverso specifici adempimenti, in carico alla Regione ed ai soggetti beneficiari, si
intende adempiere a quanto previsto dal Regolamento (CE) 1083/2006 (art. 69).
I principali adempimenti previsti dalla normativa comunitaria sono definiti dalla Sezione 1 del
Regolamento 1828/2006.
L’AdG è l’Organismo responsabile del rispetto degli obblighi contenuti nel Regolamento (CE) n.
1828/2006 e dell’attuazione degli interventi contenuti nel Piano di Comunicazione.
Conformemente alla disciplina posta dal Regolamento (CE) 1828/2006, l’Autorità di gestione:
-
informa il Comitato di Sorveglianza in merito a:
a) il Piano di comunicazione e i progressi nella sua attuazione;
b) gli interventi informativi e pubblicitari realizzati;
c) i mezzi di comunicazione utilizzati, fornendo esempi di tali interventi;
-
inserisce nei rapporti annuali e nel rapporto finale sull’esecuzione del Programma Operativo:
esempi degli interventi informativi e pubblicitari relativi al programma operativo effettuati
nell’ambito dell’attuazione del piano di comunicazione;
le disposizioni relative agli interventi informativi e pubblicitari di cui all’articolo 7,
paragrafo 2, lettera d), compreso, se del caso, l’indirizzo elettronico al quale possono essere
trovati tali dati;
il contenuto delle principali modifiche apportate al piano di comunicazione;
-
inserisce un capitolo all’interno del rapporto annuale relativo al 2010 e nel rapporto finale di
esecuzione nel quale gli interventi informativi e pubblicitari vengono valutati in termini di
visibilità dei programmi operativi e di consapevolezza del ruolo svolto dalla Comunità, come
prescritto all’articolo 2, paragrafo 2, lettera e).
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-
assicura che il Programma Operativo venga ampiamente diffuso assieme ai dati sul contributo
finanziario del Fondo sociale europeo e sia accessibile a tutti gli interessati;
-
garantisce che le informazioni sulle possibilità di finanziamento offerte congiuntamente dalla
Comunità e dagli Stati membri attraverso il Programma Operativo siano diffuse il più
ampiamente possibile e fornisce ai potenziali beneficiari informazioni chiare e dettagliate
riguardanti almeno:
a) le condizioni di ammissibilità da rispettare per poter beneficiare del finanziamento
nel quadro del programma operativo;
b) una descrizione delle procedure d’esame delle domande di finanziamento e delle
rispettive scadenze;
c) i criteri di selezione delle operazioni da finanziare;
d) le persone di riferimento che possono fornire informazioni sul Programma
Operativo;
e) informa i potenziali beneficiari della pubblicazione di cui all’articolo 7, paragrafo 2,
lettera del Regolamento (CE) 1828/2006.
-
conformemente alle leggi e alle prassi nazionali, associa agli interventi informativi e pubblicitari
almeno uno dei seguenti organismi che possono diffondere ampiamente le informazioni di cui
sopra:
a) autorità nazionali, regionali e locali e agenzie per lo sviluppo;
b) associazioni professionali;
c) parti economiche e sociali;
d) organizzazioni non governative;
e) organizzazioni che rappresentano il mondo economico;
f) centri d’informazione sull’Europa e rappresentanze della Commissione negli Stati
membri;
g) istituti educativi.
-
informa i beneficiari che accettando il finanziamento essi accettano nel contempo di venire
inclusi nell’elenco dei beneficiari pubblicato a norma dell’articolo 7, paragrafo 2, lettera d) del
Regolamento (CE) 1828/2006
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-
assicura che gli interventi informativi e pubblicitari siano realizzati conformemente al piano di
comunicazione;
-
è responsabile dell’organizzazione dei seguenti interventi informativi e pubblicitari:
a) un’attività informativa principale che pubblicizzi l’avvio del Programma Operativo;
b) almeno un’attività informativa principale all’anno, che presenti i risultati del Programma
Operativo;
c) l’esposizione della bandiera dell’Unione europea per una settimana a partire dal 9
maggio davanti alla propria sede;
d) la pubblicazione, elettronica o in altra forma, dell’elenco dei beneficiari, delle
denominazioni delle operazioni e dell’importo del finanziamento pubblico destinato alle
operazioni.
-
garantisce il rispetto delle caratteristiche tecniche degli interventi informativi e pubblicitari
relativi alle operazioni, previste all’articolo 9 del Regolamento (CE) 1828/2006;
Ai sensi dell’art. 8 del Regolamento (CE) n. 1828/2006, l’AdG nel quadro del Vademecum per
l’attuazione dispone le precise responsabilità in capo ai beneficiari, in merito agli interventi
informativi e pubblicitari destinati al pubblico.
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ALLEGATI
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Allegato 1 Check list di controllo preventivo bandi/avvisi area coordinamento per le
politiche di coesione
Programma Operativo
Asse
Obiettivo
CPG e ufficio competente
Titolo dell’avviso/bando ed estremi
Data controllo
Responsabile del controllo
POR Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del 17.12.07
Area coordinamento per le politiche di coesione
Documenti oggetto del
controllo
Attività di Controllo
1.
L’avviso/bando è coerente con il PO Sicilia FSE • Avviso/Bando
• PO Sicilia FSE 2007/2013
2007/2013, con l’asse
2.
L’avviso/bando è coerente con il Documento di • Avviso/Bando
• DAS
Attuazione Strategica?
• DUP
3.
Gli interventi oggetto dell’avviso/bando rispettano i • Avviso/Bando
principi di complementarità, coerenza, coordinamento • Reg. 1083/2006
e conformità (art. 9 Reg. 1083/2006)?
4.
L’avviso/bando rispetta
regolamenti comunitari?
quanto
previsto
Si
NO
Note
dai • Avviso/Bando
• Avviso/Bando
• Legge 241/90
• Legge regionale n. 12/2011 di
recepimento del D.lgs. n.
163/2006;
• Normativa specifica settoriale
5.
L’avviso/bando rispetta le procedure previste dalla
normativa comunitaria, nazionale e regionale?
6.
L’avviso/bando rispetta i principi chiave di • Legge 241/90
economicità, efficacia, tempestività, correttezza, libera • Legge regionale n. 12/2011 di
concorrenza, trasparenza, proporzionalità e pubblicità recepimento del D.lgs. n.
163/2006;
(cfr. art 2 D.lgs. 163/2006, art.1 Legge 241/1990)?
7.
L’avviso/bando rispetta i principi di parità di • Reg. Ce 1083/2006
trattamento, non discriminazione (art. 16 Reg. • Legge 241/90
1083/2006, cfr. art 2 D.lgs. 163/2006, art.1 Legge • Legge regionale n. 12/2011 di
recepimento del D.lgs. n.
241/1990)?
• Avviso/Bando
• Avviso/Bando
163/2006;
di
Sviluppo • Avviso/Bando
8.
L’avviso/bando rispetta i principi
sostenibile (art. 17 Reg. 1083/2006)?
9.
L’avviso/Bando rispetta la normativa in materia di aiuti • Avviso/Bando
• Reg. 800/2008
di stato?
• Reg. 1998/2006
• Reg. Ce 1083/2006
10. I criteri di selezione sono conformi a quelli approvati • Avviso/Bando
• Criteri di selezione CdS
dal Comitato di Sorveglianza?
11. Le risorse finanziarie previste dall’avviso sono coerenti • Avviso/Bando
con la disponibilità annuale prevista dal PO a livello di • PO
• DAS
asse e con le dotazioni a disposizione di ciascun CPG?
Data
Versione 6
Nome e qualifica del Controllore
Firma del controllore
Pagina 106
Allegato 2
SOVVENZIONI: Check list di controllo ammissibilità dei progetti
Programma Operativo
Asse
Obiettivo
Titolo dell’avviso ed estremi
Data controllo
Funzionario responsabile del controllo
Protocollo n. e data istanza
Titolo Progetto
Denominazione del Soggetto Proponente
Sede Legale
Documenti oggetto
del controllo
Il progetto è pervenuto entro il termine utile previsto •
dall’avviso?
Progetto presentato
•
Busta trasmissione
progetto
•
Busta trasmissione
progetto
•
Busta trasmissione
progetto
La busta contiene un solo progetto?
Il plico riporta la dicitura dell’avviso pubblico?
il plico riporta l’indicazione del soggetto proponente?
Si
NO
Note
Si
NO
Note
Si
NO
BUSTA A
Documenti oggetto
del controllo
La domanda di finanziamento è munita di carta da
bollo (se previsto), è redatta secondo il modello
previsto dall’avviso, sottoscritta dal legale
rappresentante o da un suo delegato con allegata
fotocopia di un documento d’identità (valido e
leggibile)?
•
E’ presente, se prevista la dichiarazione contenente
l’intenzione di costituirsi in ATI/ATS sottoscritta dai
legali rappresentanti, con l’indicazione
dell’ente/società mandataria?
•
…da integrare secondo quanto previsto
dall’avviso
•
BUSTA B
Documenti oggetto
del controllo
Note
Il formulario è stato presentato, se previsto, in duplice •
copia cartacea, numerato, timbrato e firmato in ogni
pagina dal legale rappresentante del soggetto
proponente e dal progettista?
E’ stato compilato il formulario on-line, se previsto?
Versione 6
•
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Documenti oggetto
del controllo
…da integrare secondo quanto previsto dall’avviso
Si
NO
Note
Si
NO
Note
•
REQUISITI DI AMMISSIBILITA’
Documenti oggetto
del controllo
L’istanza è stata presentata da un soggetto
accreditato?
•
L’istanza è stata presentata da soggetti che abbiano
fatto domanda di accreditamento?
•
Le proposte progettuali sono riferite a contenuti,
azioni e destinatari previsti dall’Avviso?
•
Le proposte progettuali sono state presentate dal
proponente in numero non superiore a quello stabilito
dall’Avviso?
•
Le proposte progettuali prevedono interventi di durata •
in linea con quella stabilita dall’Avviso?
L’istanza è completa di tutta la documentazione
richiesta?
•
E’ riportata l’indicazione delle sedi di svolgimento del •
corso?
NOTE
(specificare anche eventuali richieste di integrazione della documentazione se prevista dall’avviso)
PROGETTO AMMESSO
PROGETTO NON AMMESSO
Luogo e Data
Firma del Funzionario Istruttore
Osservazioni su eventuali integrazioni
Data
Versione 6
Nome e Funzione del Istruttore
Firma del funzionario istruttore
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Allegato 3
SOVVENZIONI: Verbale insediamento nucleo di valutazione
Schema tipo da integrarsi a cura del Nucleo di Valutazione
AVVISO PUBBLICO n. ______ del ______
“inserire titolo
“
Pubblicato in GURS n. ______ del _____
VERBALE N. 1
Il giorno ______ alle ore ______, presso i locali del Dipartimento regionale ______ dell’Assessorato Regionale ______
si insedia il nucleo per la valutazione dei progetti presentati a valere dell’Avviso ______________ (pubblicato in GURS
n.______________________).
Il Nucleo di valutazione (di seguito anche Nucleo) dei progetti presentati a valere dell’Avviso ______ è così composto:
____________________inserire nominativi Nucleo
…
giusto D.D.G. n. ______ del ______ registrato alla Corte dei Conti il ______.
Per il Nucleo sono presenti: ______
Per il Dipartimento regionale ______ dell’Assessorato Regionale ______ sono presenti ______, del Servizio ______.
I rappresentanti del Servizio competente ______, in esito alla valutazione di ammissibilità delle proposte pervenute ai
sensi dell’art. ______ dell’Avviso in oggetto, consegnano al nucleo incaricato della valutazione la lista delle proposte
per le quali l’iter di ammissibilità risulta positivamente concluso da sottoporre a successiva valutazione tecnica [se
pertinente riservandosi successivamente di integrare tale elenco con i progetti per i quali l’iter di verifica
dell’ammissibilità è ancora in corso].
La lista dei progetti valutati come ammissibile fa parte integrante del presente verbale (Allegato n. __).
La documentazione verrà custodita insieme ai verbali delle sedute presso l’Ufficio ______.
I rappresentanti del Servizio ___________________, inserire nominativi si allontanano.
Il Nucleo di valutazione
inserire nominativi e sottoscrivere
L’Amministrazione regionale
inserire Ufficio di riferimento, nominativi e sottoscrivere
Il Nucleo di valutazione costituito ai sensi del D.D.G. n. ______, preliminarmente all’esame delle proposte progettuali
stabilisce che l’attribuzione dei punteggi ai criteri di valutazione stabiliti dall’Avviso all’articolo ______ avverrà con il
seguente metodo:
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PARAMETRI DI VALUTAZIONE indicati dall’Avviso
Esempio:
Criterio y con punteggio massimo pari a 5. A tale indicatore è attribuita la seguente scala di valori:
0=
1=
2=
3=
4=
5=
Elementi assenti / assolutamente insufficiente
Elementi scarsi / gravemente insufficiente
Elementi minimi / insufficiente
Elementi sufficienti / sufficiente
Elementi presenti in buona misura / buono
Ricchezza di elementi / Ottimo
Il NdV elabora [se pertinente] ed approva all’unanimità una scheda di valutazione, altresì concordata con l’Ufficio
competente/ o proposta dall’Ufficio competente [se pertinente], che viene allegata al presente verbale (Allegato n._),
per farne parte integrante e sostanziale, contenente [elenco esemplificativo]:
1.
2.
3.
4.
5.
Numero e scheda anagrafica di progetto
Criteri e attribuzione dei punteggi
Giudizio complessivo
Note
…
[se pertinente] Ogni criterio contenuto nell’avviso e specificato nella scheda di valutazione viene correlato alle sezioni
di riferimento del formulario. Il punteggio per ogni singola sezione sarà comunque la risultanza della lettura del
complesso della proposta progettuale e di ogni singola sezione contenuta nel formulario allegato all’avviso pubblico
oggetto di valutazione.
Il punteggio totale ottenuto da ogni singolo elaborato progettuale esaminato e valutato verrà riportata sulla scheda di
valutazione riprodotta su foglio elettronico, stampata durante la seduta di valutazione, verificata e sottoscritta da tutti i
componenti del NdV.
A continuazione, il nucleo procede alla lettura, discussione ed attribuzione del punteggio dei progetti classificati con i
numeri progressivi: ______
secondo l’ordine indicato nella lista dei progetti pervenuti allegata al presente verbale (Allegato n.____) di
insediamento, che viene espresso e motivato nelle schede allegate al presente verbale e parte integrante del verbale
medesimo.
Alle ore ______ il Nucleo conclude il lavoro di valutazione espresso nelle schede allegate e si aggiorna al giorno
______, ore ______.
L’Amministrazione regionale
inserire Ufficio di riferimento, nominativi e sottoscrivere
AVVERTENZE
Deve essere consegnato solo il verbale in originale (in un unico esemplare)
Tutti i componenti del Nucleo devono firmare l’ultima pagina di ciascun verbale e siglare ciascuna parte
Occorre verbalizzare tutte le operazioni effettivamente svolte in sede di valutazione. Pertanto, laddove necessario,
modificare e integrare il testo del presente fac-simile, che costituisce unicamente una traccia.
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Allegato 4
SOVVENZIONI: Modello scheda di valutazione nucleo di valutazione
SCHEMA ESEMPLIFICATIVO da adattare alle specifiche dell’Avviso
Scheda di valutazione proposta n. __________________ dell’Elenco generale
Anagrafica di Progetto
Prot. Nr.
1
Soggetto
proponente
Titolo della
Proposta:
Partner:
2
Costo complessivo richiesto dell’intervento
€. ____________________________
3
Numero annualità previste
n.___________
4
Costo ora/allievo previsto
5
Nr allievi previsti
6
Nr. Ore attività
formative
Sezione del
formulario di
riferimento
CRITERI DI VALUTAZIONE
Punteggio
max previsto
dall’Avviso
Punteggio
attribuito
1
2
…
PUNTEGGIO TOTALE
VALUTAZIONE COMPLESSIVA DELLA PROPOSTA
NOTE
In tale ambito della scheda il Nucleo inserisce, qualora previsto, eventuali proposte di modifica al Piano
finanziario proposto secondo le seguenti modalità:
Macro-voce di costo :_____________ Totale proposto della Macrovoce: € ____________;
Totale modificato: € ____________;
Macro-voce di costo :_____________ Totale proposto della Macrovoce: € ____________;
Totale modificato: € ____________;
Totale costo del Progetto proposto (come da Allegato _): € ____________
Totale rimodulato:
€ ____________
Eventuali motivazioni della rimodulazione proposta dal Nucleo
Versione 6
Pagina 111
Allegato 5
SOVVENZIONI: Modello verbale di valutazione nucleo di valutazione
Schema tipo da integrarsi a cura del Nucleo di
Valutazione
AVVISO PUBBLICO N. ______ del ______
“
inserire titolo
“
Pubblicato in GURS n ______ del ______
VERBALE N. …
Il giorno ______ alle ore ______, presso i locali del Dipartimento regionale ______ dell’Assessorato Regionale ______
si riunisce il nucleo per la valutazione dei progetti presentati a valere dell’Avviso ___________(inserire titolo)
(pubblicato in GURS n. inserire riferimento).
Sono presenti __________________________________, componenti del Nucleo per la valutazione dei progetti
presentati a valere dell’Avviso ______ (GURS n. ____) giusto D.D.G. n. __ registrato alla Corte dei Conti il ____
Il Nucleo prosegue i propri lavori di valutazione dei progetti classificati con i seguenti numeri: ______
………
secondo l’ordine indicato nella lista dei progetti pervenuti allegata al verbale n. 1 di insediamento del Nucleo medesimo
ed integrata dal Servizio competente con nota [elenco esemplificativo].
Si procede alla lettura, discussione ed attribuzione del punteggio all’unanimità dei componenti, che viene espresso e
motivato nelle schede allegate al presente verbale.
Alle ore ______ il Nucleo conclude il lavoro di valutazione espresso nelle schede allegate e debitamente sottoscritte da
tutti i componenti e si aggiorna al giorno ______ ore ______.
Versione 6
Pagina 112
Allegato 6
SOVVENZIONI: Modello verbale finale nucleo di valutazione
Schema tipo da integrarsi a cura del
Nucleo di Valutazione
AVVISO PUBBLICO N. ______ del ______
“
______
inserire titolo “
Pubblicato in GURS n ______ del ______
VERBALE FINALE N. …
Il giorno ____ alle ore ____, presso i locali del Dipartimento regionale
dell’Assessorato Regionale
si riunisce il nucleo per la valutazione dei progetti presentati a valere dell’Avviso ________________inserire titolo
(pubblicato in GURS n. ____________________ inserire riferimento).
Sono presenti
, componenti del Nucleo per la valutazione dei
progetti presentati a valere dell’Avviso ______ (GURS n. ____) giusto D.D.G. n. __ registrato alla Corte dei Conti il
____
Il Nucleo prosegue i propri lavori di valutazione dei progetti classificati con i numeri: ____ secondo l’ordine indicato
nella lista dei progetti pervenuti allegata al verbale n. 1 di insediamento del Nucleo medesimo.
Il Nucleo verifica, quindi, l’attribuzione all’unanimità dei punteggi espressi nelle schede fino a data odierna allegati ai
verbali di seduta, confermando la valutazione assegnata. Sulla base delle valutazioni espresse e sintetizzate nelle singole
schede di valutazione dei progetti, il Nucleo procede, pertanto, a definire la proposta di graduatoria dei progetti
complessivamente valutati, verificando la coerenza nell’attribuzione dei punteggi e confermando la valutazione
assegnata.
Il Nucleo definisce, quindi, la documentazione da trasmettere all’Amministrazione Regionale – Servizio _____
dell’Assessorato ______ per i successivi adempimenti.
Alle ore ______ il Nucleo conclude i lavori di valutazione.
Versione 6
Pagina 113
Allegato 7 SOVVENZIONI: Modello lettera di trasmissione esiti del nucleo di
valutazione
da integrarsi a cura del Nucleo di
Valutazione
Oggetto: Trasmissione degli esiti delle attività di valutazione relativi alle proposte presentate a valere sull’Avviso n. __
del __ pubblicato in GURS n __ del __.
Assessorato regionale _______
Dipartimento regionale ________
Servizio/area ________
Con la presente, ____________________________________ inserire nominativi nucleo di valutazione, componenti del
Nucleo di valutazione (nominati con D.D.G. n. ____ registrato alla Corte dei Conti il ____) dei progetti presentati a
valere dell’Avviso in oggetto, a conclusione delle attività di valutazione trasmettono n. __ verbali relativi alle sedute di
valutazione effettuate con allegate n. __ schede valutative inerenti alle singole proposte ammissibili a valutazione oltre
al prospetto riassuntivo dei punteggi ottenuti da tutti i progetti ordinati in ordine decrescente (proposta di graduatoria
allegata alla presente), controfirmati dai componenti del suddetto Nucleo di Valutazione.
inserire nominativi, datare e sottoscrivere
Allegati:
Versione 6
Pagina 114
Allegato 8
SOVVENZIONI: Check list di controllo delle procedure di selezione
Programma Operativo
Asse
Avviso
Verifica delle procedure di affidamento
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
controllo
Si
NO
NA
Note
E’ stato effettuato da parte dell’area politiche - Check list di controllo area politiche
di coesione
di coesione il controllo preventivo sull’avviso
con esito positivo?
E’ rispettata la normativa in materia di - GURS
pubblicazione estratti dell’avviso
informazione e pubblicità?
La modalità di ricezione e registrazione delle domande con i relativi progetti è avvenuta in maniera regolare e tracciabile?
La
procedura
di
valutazione
e dell’applicazione dei criteri di selezione è avvenuta correttamente nel rispetto delle disposizioni vigenti?
La procedura di gestione degli eventuali ricorsi è avvenuta correttamente?
E’ stata effettuata la corretta pubblicazione dell’esito dell’istruttoria?
In caso di scorrimento dell’elenco dei Beneficiari (se previsto), è avvenuto correttamente?
Le risorse sono state imputate ed impegnate correttamente nei rispettivi capitoli di bilancio?
-
Data
Versione 6
pubblico
atti relativi all’avviso pubblico
sito web
Avviso pubblico
Domande ricevute (protocollo,
timbri ecc.)
avviso pubblico
verbali di istruttoria,
verbali di aggiudicazione, e
graduatoria
elenco domande e relativi importi
impegno definitivo di spesa
ricorsi
documentazione relativa agli esami
dei ricorsi
graduatoria
pubblicazione della graduatoria
definitiva sul Bollettino Ufficiale
sito web
Graduatoria definitiva
elenco dei beneficiari rinunciatari
proposta di atto di impegno
impegno definitivo di spesa
parere di coerenza programmatica
parere di regolarità amministrativa
Pagina 115
Allegato 9
SOVVENZIONI: Check list controllo richiesta anticipi
Programma Operativo
Asse
Avviso
Codice progetto (CIP)
Codice Identificativo
CaronteFse:
CUP
DDG di finanziamento
Titolo operazione
Beneficiario
Luogo di esecuzione
dell’operazione
Acconto
Ammontare acconto richiesto
Ammontare acconto concesso
Data controllo
○ Primo
controllo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
La richiesta per l’erogazione dell’acconto è
stata redatta sul modello predisposto
dall’AdG, è stata debitamente firmata dal
rappresentante legale?
Sono presenti tutti i requisiti previsti per la
richiesta del primo anticipo?
Sono presenti tutti i requisiti previsti per la
richiesta del secondo anticipo?
La polizza fideiussoria (ove prevista) è
presente, conforme ed è stata verificata la
sua validità?
È presente la richiesta di certificato
antimafia, o il certificato antimafia in corso
di validità (ove previsto)?
È presente e regolare la fattura o documento
equivalente emesso dal beneficiario?
Data
Versione 6
○ Secondo
SI
NO
NA
Note
Richiesta erogazione dell’acconto
Convenzione o atto di adesione
Avvio attività (calendario e
registri)
ATS (ove prevista)
Progetto Esecutivo (ove previsto)
Perizia giurata idoneità locali
Scheda di rilevazione dello stato
di attuazione del progetto
Tabella Pagamenti
Dichiarazione revisore contabile
su 30% budget (eventuale)
-
Polizza fideiussoria
Certificazione relativa alla
validità della polizza fideiussoria
-
Richiesta certificato antimafia
Certificato antimafia rilasciato
dalla Prefettura
-
Fattura o documento equivalente
Pagina 116
Allegato 10 SOVVENZIONI: Check list controllo documentale dichiarazioni
intermedie di spesa
Programma Operativo
Asse
Avviso
CUP
Codice Identificativo Caronte Fse:
Titolo operazione
Beneficiario
Luogo di esecuzione dell’operazione
Unità Operativa Periferica
Data controllo
DDS Rif. Interno:
Data DDS:
Importo DDS
Importo validato revisore (se
presente)
Importo validato UMC:
Documenti oggetto del controllo
Verifiche amministrative/conformità
1) La dichiarazione di spesa e
dei suoi allegati sono corretti - Dichiarazione di spesa e suoi allegati
da un punto di vista formale?
2) la dichiarazione di spesa
- DDS Cartacea
cartacea è conforme a quella
- DDS caricata a sistema
caricata sul sistema)
3) Le spese dichiarate sono
pertinenti, reali, sostenute nel - Fatture quietanzate o documenti contabili
periodo di ammissibilità e
aventi valore probatorio equivalente
giustificate
da
fatture - Documentazione di supporto (es. cv, ts,
f24, e/c, etc.)
quietanzate o da documenti
contabili di valore probatorio
equivalente?
4) L’avanzamento finanziario è - Quadro finanziario rimodulato
(comprensivo di eventuali scostamenti
in
linea
con
il
ammissibili)
preventivo/quadro finanziario
- Elenco pagamenti FSE (confronto dei
rimodulato comprensivo di
totali per voce con quadro finanziario
eventuali
scostamenti
rimodulato)
ammissibili?
- Documento di spesa
5) Le spese sono state sostenute
in
conformità
alle - Documenti contabili
disposizioni
comunitarie, - Documento di spesa
nazionali e regionali?
6) I costi imputati sul progetto
sono in linea con quelli
- Elenco pagamenti FSE
definiti dal vademecum e - Quadro finanziario approvato
dall’avviso?
Versione 6
SI
NO
NA
Note
a campione
Pagina 117
7) I costi indiretti sono calcolati
pro-rata secondo un metodo
equo e corretto e debitamente
giustificato?
8) I costi di ammortamento sono
calcolati conformemente alla
normativa fiscale vigente e si
riferiscono unicamente al
periodo di cofinanziamento
dell’operazione?
9) Nel caso di ricorso al
principio della flessibilità le
spese sono in linea con le
regole
richieste
dalla
normativa prevista (FESR)?
Verifiche fisiche e tecniche
10) Le attività sono state
realizzate
in conformità
all’operazione approvata?
11) Sono rispettati i tempi e le
scadenze
previste
dalla
convenzione?
Data
Versione 6
-
Elenco pagamenti FSE
Quadro finanziario approvato
Prospetto di calcolo
-
Libro cespiti ammortizzabili (se
applicabile)
-
Documenti contabili
-
Relazione attività
Progetto esecutivo
Convenzione
-
Convenzione
Avviso
SI
NO
NA
Note
a campione
Pagina 118
Allegato 11 SOVVENZIONI: Check list di controllo documentale rendiconto finale
Programma Operativo
Asse
Avviso
CUP
Codice Identificativo CaronteFse:
DDS Rif. Interno:
Data DDS:
Titolo operazione
Beneficiario
CPG e Ufficio competente
Data controllo
Dati finanziari
Voci
Importi
Importo dichiarato dal beneficiario
Importo validato revisore (se presente)
Importo ritenuto ammissibile
Importo quietanzato
Importo impegnato
Attuazione
1 La richiesta di erogazione del pagamento finale, è
redatta sul modello predisposto dall’AdG debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le modalità
di cui al D.P.R. 445/2000?
2 L’importo totale dei giustificativi di spesa imputati
corrisponde all’importo richiesto con la domanda di
rimborso?
3 L’elenco dettagliato dei documenti giustificativi di
spesa è coerente con i giustificativi di spesa
presentati?
Versione 6
controllo
SI
NO
NA
Note
Richiesta di erogazione del
pagamento finale
Domanda di rimborso
Domanda di rimborso
Documenti contabili e di
supporto
Pagina 119
Sono presenti tutte le quietanze di pagamento?
Sono presenti i documenti di supporto alla spesa quali ad es. Timesheet e prospetti di calcolo del costo orario del personale dipendente (allegato 13 vademecum)?
4
5
Le prescrizioni previste per il progetto dall’avviso
sono state ottemperate?
7 Sono stati rispettati tutti gli adempimenti previsti in materia di pubblicità?
8 Le spese sono avvenute nel rispetto della tempistica prevista dall’operazione (convenzione), dall’avviso e
dal POR(temporalità)?
6
9
10
11
12
13
14
15
16
Le spese sono, direttamente o indirettamente, imputabili all’operazione (pertinenza)?
Le spesa sono state effettivamente sostenute (realità)?
Le spese rendicontate dal beneficiario sono comprovate da fatture quietanzate o da documenti contabili
di
valore
probatorio
equivalente
(giustificazione)?
Sono presenti giustificativi di spesa non ancora
quietanzati, in virtù di quanto previsto dal vademecum (anticipo del saldo)? (specificare in nota importo complessivo)
Sono presenti e regolarmente compilati tutti registri obbligatori?
Quando le spese sono state sostenute da terzi, è stata
richiesta l’autorizzazione alla delega (se previsto)?
L’avanzamento finanziario è in linea con il preventivo approvato o con gli scostamenti ammissibili?
Le eventuali variazioni apportate al preventivo di spesa allegato alla Convenzione/Atto di adesione sono state debitamente comunicate e, ove previsto, autorizzate dalla Regione?
Versione 6
controllo
Documenti di spesa
Quietanze pagamento
Elenco dei pagamenti FSE
Estratti conto
Timesheet/fogli lavoro
Prospetti di calcolo del costo
orario del personale
dipendente
Documentazione relativa alla
gestione dell’operazione
Progetto approvato
Progetto esecutivo
Procedure di selezione
Elaborati
Prodotti
Presenza loghi obbligatori
SI
NO
NA
Note
(in caso di spese
non quietanzate
vedi anche punto
13)
Fatture e altri documenti
probatori
Quietanze
Fatture e altri documenti
probatori
Documentazione relativa alla
gestione dell’operazione
Progetto approvato
Timbro di annullamento
Quietanze di pagamento
Estratto conto
Fatture quietanzate
Documenti contabili di valore
probatorio equivalente
Impegni di spesa
Giustificativi di spesa non
quietanzati
Registro didattico di presenza
Registro carico scarico
Registri di stage
Altro
Autorizzazione alla delega
Preventivo
Rendiconto finale
Preventivo
Rendiconto finale
Autorizzazione variazioni
preventivo
Pagina 120
controllo
17 La documentazione per il personale interno è
completa e tutti i costi sono ammissibili?
-
18 La documentazione per il personale esterno è completa e tutti i costi sono ammissibili?
-
-
19 La documentazione per i beni di consumo è completa
e tutti i costi sono ammissibili?
-
20 La documentazione per incentivi e spese partecipanti
è completa e tutti i costi sono ammissibili?
-
Versione 6
SI
NO
NA
Note
Ordine di servizio
controfirmata/o per
accettazione
Curriculum vitae
Timesheet
Cedolino
Prospetto di calcolo costo
medio orario certificato dal
datore di lavoro (allegato 13
vademecum)
Registri e diario di bordo per
attività non frontali
Materiali prodotti/verbali
riunioni/ relazioni
Documentazione oneri fiscali
e prospetti di calcolo
Modelli F24
Quietanze
Lettera d’incarico o contratto
controfirmata e
autorizzazione per cariche
sociali e dipendenti enti
pubblici
Curriculum vitae
Timesheet
Fattura
Registri
Materiali prodotti
Documentazione oneri fiscali
e prospetti di calcolo
Modelli F24
Quietanze
Materiali di consumo:
preventivi, ordini materiale,
fatture (con indicazione
progetto di riferimento),
criteri di imputazione (totale
o quota parte), quietanze.
Attrezzature (noleggio o
leasing): preventivi che
documentino la convenienza
del ricorso al leasing o al
noleggio, contratto, fatture,
listino prezzi per l’acquisto
degli stessi beni, criteri di
imputazione, quietanze;
Attrezzature
(ammortamento): Libro
Cespiti (correttezza calcolo) e
quote imputate al progetto
Immobili: contratti, fatture,
quietanze.
Beni usati: dichiarazione che
il bene non ha fruito di
agevolazioni pubbliche
Riepilogo ore presenza
partecipanti
Prospetti di calcolo indennità
e rimborsi spese per
partecipanti disoccupati
Prospetto calcolo costo orario
certificato dal datore di
lavoro per partecipanti
occupati
Polizze assicurative
Quietanze
Pagina 121
controllo
21 I costi imputati sul progetto sono in linea con quelli definiti dal vademecum e dall’avviso?
22 Nel caso di rendicontazione dell’IVA sulle spese sostenute, è stata verificata la riconoscibilità e che non
sia stata recuperata in alcuna forma?
23 I costi sono stati correttamente imputati per le
macro-categorie di spesa?
24 Tutte le spese sono state sostenute in conformità alle
disposizioni regionali, nazionali e comunitarie?
25 Le procedure per la selezione degli allievi sono
avvenute nel rispetto della trasparenza e della
pubblicità?
26 Nel caso in cui si sia fatto ricorso alla regola della
flessibilità le spese sono in linea con le regole
richieste dal Reg. 1080/2006 e Reg. 1083/2006?
27 È stata presentata la relazione finale delle attività?
Data
-
Rendiconto
Documenti di spesa
Versione 6
NA
Note
Registro IVA
Documentazione a
supporto
Autocertificazione legale
rappresentante
Rendiconto
29 Le attività sono state realizzate in conformità
30 Le giornate erogate/realizzate sono in linea con quelle previste (se previste)?
31 La popolazione destinataria è stata correttamente
raggiunta dai servizi, formativi e non formativi?
32 È stata assicurata una sana gestione finanziaria, con una particolare attenzione all’efficacia, intesa come
output o raggiungimento degli obiettivi?
-
NO
Vademecum
Piano economico rimodulato
Rendiconto
Avviso
-
28 Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dalla convenzione/atto di adesione?
-
SI
Bandi
Verbali
Graduatorie
Reg. 1080/2006
Reg. 1083/2006 art 34
Rendiconto
Relazione finale delle attività
Convenzione
Atto di adesione
Relazione attività
Eventuale richiesta ed
autorizzazione proroghe
Relazione attività
Progetto approvato
Convenzione
Relazione attività
Progetto/Preventivo
Relazione attività
Progetto
Rendiconto
Relazione finale
Output
Pagina 122
Allegato 12 SOVVENZIONI: Nota di revisione
Nota di revisione n._________________________
N. progetto (CIP)
Titolo
Cup
Ente beneficiario
Natura giuridica
Sede legale
Finanziamento €
Cir (codice identificativo regionale)
Vista la normativa in materia di rendicontazione;
Visto il preventivo del Progetto sopra indicato approvato dall'Amministrazione;
Visto l'Elenco dei pagamenti FSE;
Vista l'Attestazione del Revisore Legale sulla Dichiarazione di spesa Finale (se prevista);
Visto il consuntivo con allegata documentazione probatoria delle spese effettuate dall'Ente Beneficiario;
Visto il DDG n. _______ del _____________ con il quale è stato approvato per lo stesso Progetto un costo totale
di € _____________ ;
Si è provveduto ad effettuare la seguente verifica contabile.
DATI SUL CORSO
Data inizio progettuale
Data termine
progettuale
attività
DURATA AZIONI
PREVISTO
Azione
ore
EFFETTUATO
destinatari
Azione
Azione A
Azione A
Azione B
Azione B
Azione C
Azione C
Azione D
Azione D
Azione E
Azione E
Azione F
Azione F
TOTALE
TOTALE
ore
destinatari
ALLIEVI
Allievi iscritti alla selezione
Allievi partecipanti alla selezione
Allievi avviati ad inizio corso
Allievi frequentanti ad inizio corso
Allievi frequentanti a fine corso
Allievi ammessi all’esame
Allievi esaminati
Allievi idonei
Versione 6
Pagina 123
Conto economico a consuntivo
Codice
B1.1
B1.2
B1.3
B1.4
B1.5
B1.6
B1.7
B1.8
B1.9
B1.10
B1.11
Costi di realizzazione
Progettazione interna (dipendenti e collaboratori)
Progettazione esterna
Elaborazione testi didattici e dispense
Selezione partecipanti
Pubblicizzazione e promozione del progetto
Studi/indagini/analisi preliminari
Spese per la costituzione di ATI/ATS
IVA non recuperabile della categoria
Altri oneri tributari, previdenziali e assistenziali accessori
Materiali FAD
Formazione personale docente
TOTALE
codice
costi di realizzazione
B2.1
B2.2
B2.3
B2.4
B2.5
B2.6
B2.7
B2.8
B2.9
B2.10
B2.11
B2.12
B2.13
B2.14
B2.15
B2.16
B2.17
B2.18
B2.19
B2.20
B2.21
B2.22
B2.23
B2.24
B2.25
B2.26
Docenza interna (dipendenti e collaboratori)
Docenza esterna
Docenza di supporto/codocenza (dipendenti e collaboratori)
Docenza di supporto/codocenza esterna
Tutoraggio interno (dipendenti e collaboratori)
Tutoraggio esterno
Orientamento interno (dipendenti e collaboratori)
Orientamento esterno
Attività di sostegno all'utenza interna (dipendenti e collaboratori)
Attività di sostegno all'utenza esterna
Attività di consulenza qualificata (interventi di sistema)
Servizi di supporto all'utenza (vitto, alloggio, trasporto)
Viaggi di studio dei partecipanti
Viaggi e trasferte personale non amministrativo
Assicurazioni per i partecipanti
Assicurazioni per gli operatori
Materiali di consumo/materiali didattici
Commissione d'esame
Locali: locazioni e utenze
Immobili: manutenzione ordinarie
Attrezzature: noleggi e leasing
Attrezzature: manutenzioni ordinarie
Attrezzature: ammortamenti
TOTALE
codice
costi di diffusione
B3.1
B3.2
B3.3
B3.4
B3.5
B3.6
B3.7
B3.8
B3.9
Elaborazione report e studi
Produzione materiali di diffusione (pubblicazioni finali e pubblicità)
Incontri e seminari
Altri servizi di supporto (allestimenti, interpretariato ecc.)
Materiali di consumo
TOTALE
Codice
B4.1
B4.2
B4.3
B4.4
B4.5
B4.6
B4.7
Costi di direzione e controllo interno
Direzione progetto
Coordinamento
Attività amministrativa interna (dipendenti e collaboratori)
Costi di monitoraggio fisico e finanziario interno (dipendenti e
collaboratori)
Costi di monitoraggio fisico e finanziario (esterno)
Garanzie fideiussorie
Versione 6
Approvato
€
Pagato
-
€
approvato
€
Pagato
-
€
approvato
€
-
Approvato
CONSUNTIVATO
Impegnato* Totale
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
- €
€
-
consuntivato
Impegnato Totale
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
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€
€
- €
- €
-
Pagato
€
€
-
€
CONSUNTIVATO
Impegnato Totale
€
€
€
-
-
€
-
-
-
Pagato
€
Totale
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
-
Totale
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
-
AMMESSO
Impegnato
Pagato
€
€
ammesso
Impegnato
Pagato
CONSUNTIVATO
Impegnato Totale
€
€
€
€
€
€
€
€
€
- €
- €
-
Pagato
AMMESSO
Impegnato
Pagato
-
AMMESSO
Impegnato
Totale
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
-
Totale
€
€
€
-
€
-
€
-
€
€
€
-
€
€
€
-
Pagina 124
Codice
B4.8
B4.9
B4.10
Costi di direzione e controllo interno
Valutazione finale dell'operazione
Verifica revisore
TOTALE
Codice
C1.1
C1.2
C1.3
C1.4
C1.5
C1.6
C1.7
C1.8
C1.9
C1.10
C1.11
C1.12
C1.13
C1.14
C1.15
Costi indiretti documentati
Spese postali, telefoniche e valori bollati
Forniture per ufficio
Consulenze specialistiche
Pubblicità indiretta
Servizi ausiliari
Assicurazioni (immobili, attrezzature, RC)
Attrezzature: ammortamenti
Attrezzature: manutenzione ordinaria
Immobili: ammortamenti
Immobili: manutenzione ordinaria
Spese di segreteria
TOTALE
Codice
C2.1
Costi indiretti su base forfetaria
Costi indiretti su base forfetaria
TOTALE
Versione 6
Approvato
€
Pagato
-
€
approvato
€
-
Approvato
€
-
CONSUNTIVATO
Impegnato Totale
€
€
€
- €
€
-
AMMESSO
Impegnato
Pagato
€
-
€
CONSUNTIVATO
Impegnato Totale
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
- €
€
-
€
Pagato
CONSUNTIVATO
Impegnato Totale
Pagato
€
-
Pagato
€
-
€
-
€
AMMESSO
Impegnato
Pagato
€
-
-
-
€
-
Totale
€
€
€
€
-
Totale
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
-
AMMESSO
Impegnato
Totale
€
€
-
Pagina 125
-
Risultanze della verifica
N. Progetto (CIP)
Titolo
CUP
IMPORTI
IMPORTI
Importo approvato
€
-
Importo a consuntivo
€
-
Importo ammesso pagato
€
-
Importo ammesso non pagato
€
-
Totale importo ammesso
€
-
Importo non ammesso
€
-
L'attività di rendicontazione si è svolta nei giorni _________________ (allegare verbale giornaliero)
PER PRESA VISIONE
Il Rappresentante Legale dell'Ente Gestore o suo Delegato
_________________________________________________
IL FUNZIONARIO INCARICATO
VISTO: IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO
________________________
___________________________
Note
Verifica avviata il
Presso
Conclusa il
A RICEZIONE DEL MANDATO A SALDO F.S.E, L'ENTE GESTORE DOVRA' PRODURRE, NEL TERMINE DI GIORNI 30, I
DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI IN ORIGINALE, RIGUARDANTI LE SPESE RICONOSCIUTE, RELATIVI A PAGAMENTI NON
ANCORA EFFETTUATI
PER PRESA VISIONE E CONCORDANZA
Il Rappresentante Legale dell'Ente Gestore o suo Delegato
____________________________________________________
IL FUNZIONARIO INCARICATO
VISTO: IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO
________________________
___________________________
Versione 6
Pagina 126
Allegato 13 SOVVENZIONI: Check list di controllo pagamento saldo
Programma Operativo
Asse
Avviso
Codice operazione (CIP)
CUP
DDG di approvazione
Titolo operazione
Beneficiario
1.
E’ presente e conforme la check list di - check list di controllo
controllo documentale rendiconto finale e la
documentale rendiconto finale
nota di revisione?
la nota di revisione
Si
NO
Note
Dati finanziari:
TOTALE
Importo finanziato
Importo rendicontato dal beneficiario
Importo ammesso di cui: (A)
- Importo impegnato
- Importo pagato
I Acconto erogato (B)
II Acconto erogato (C)
Importo da erogare a saldo
(Saldo = A-B-C)
Data
Versione 6
Pagina 127
Allegato 14 SOVVENZIONI: Check list di controllo quietanze di pagamento
Programma Operativo
Asse
Avviso
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Data rendicontazione finale
Data controllo
Dati finanziari
IMPORTI
TOTALE
Importo beneficiario impegnato e
riconosciuto in sede di rendicontazione
Importo quietanzato ritenuto
ammissibile
1.
I giustificativi di spesa non quietanzati - Elenco giustificativi di spesa
all’atto della verifica della rendicontazione - Elenco quietanza
- Estratto conto bancario
finale sono stati tutti quietanzati?
Data
Versione 6
Si
NO
Note
Pagina 128
Allegato 15 SOVVENZIONI: Check list di controllo ispettivo in itinere
Programma Operativo
Asse
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Luogo di esecuzione dell'operazione
UOP competente
Data controllo
OGGETTO DEL
CONTROLLO
ATTIVITA' DI CONTROLLO
-
E' stato verificato il rispetto del
contenuto del progetto presentato e
approvato, nonché delle eventuali
varianti, e della tempistica di attuazione?
-
E' stata verificata l'esistenza del
beneficiario/soggetto attuatore e della
sua operatività mediante riscontro degli
uffici, del personale coinvolto nelle
attività, dello svolgimento del corso di
formazione?
E' stata verificata l'esistenza delle
aule/locali
destinati
all'attività
formativa e della presenza di
documentazione attestante l'idoneità?
E' stato verificato che lo svolgimento
del corso sia avvenuto nelle aule
comunicate dall'Ente formatore?
E' stata verificata la documentazione
attestante l'avvenuta pubblicizzazione
del corso ai potenziali utenti, secondo le
modalità
previste
dalle
vigenti
normative
comunitarie,
nazionali,
regionali ed eventuali specifiche
indicazioni previste dai dispositivi di
attuazione?
Sono state verificate le procedure
attuate per la selezione delle domande
di partecipazione pervenute e per
l'esecuzione dell'attività formativa?
E' stata verificata la corrispondenza tra
quanto previsto nel calendario didattico
e le evidenze riscontrabili in aula nel
corso della visita?
Versione 6
SI NO NA
NOTE
Progetto Formativo e Piano
Finanziato approvato
Comunicazione per
eventuale rimodulazione del
Piano Finanziario
Calendario del modulo
formativo
Nota Avvio Attività
Eventuale richiesta di
proroga delle attività
Polizza assicurativa degli
allievi
-
Sede corsuale
Personale presente
-
Aule in cui si svolge il corso
di formazione
Perizia giurata resa da
tecnico professionista
-
Attività formativa in corso di
svolgimento
-
Materiale pubblicitario e
informativo
-
Bando di selezione allievi
Verbale di selezione allievi
Numero partecipanti allievi
Regolamento d'aula
-
Calendario didattico
Registro delle presenze
Pagina 129
OGGETTO DEL
CONTROLLO
ATTIVITA' DI CONTROLLO
quanto
comunicato
dal
beneficiario/soggetto attuatore e quanto
riscontrabile in aula nel corso della
visita relativamente a: docenti, allievi e
tutor?
E' stata verificata la sussistenza dei
registri e la loro corretta compilazione e
tenuta?
quanto indicato nel registro e le
evidenze riscontrabili in aula nel corso
della visita (allievi, docenti, tutor ed
eventuale altro personale presenti alla
lezione in corso di svolgimento)?
E' stata verificata la presenza di
eventuale materiale didattico e/o di
attrezzature di uso individuale o
collettivo e la loro conformità rispetto
al contenuto della lezione?
E' stata verificata la corrispondenza
dello stage con quanto stabilito nel
progetto formativo e nella convenzione
di stage?
E' stata verificata l'apposizione sui
materiali
utilizzati
per
la
pubblicizzazione nonché sui materiali
prodotti nell'ambito delle operazioni
oggetto del finanziamento dei loghi e
delle altre informazioni prescritte dalla
normativa comunitaria, nazionale e
regionale?
-
Calendario didattico
-
SI NO NA
NOTE
a campione
-
-
Registro materiale didattico
Materiale didattico
Attrezzature individuali e
collettive
Laboratori didattici
-
Convenzione di stage
Registro di stage
Assicurazione stage
-
Materiali utilizzati per la
pubblicizzazione
dell'operazione
Altri materiali prodotti
nell'ambito dell'operazione
-
Note e osservazioni
Data
Versione 6
Nome e Funzione del
Responsabile/Incaricato del beneficiario
Firma del Responsabile/Incaricato del
beneficiario
Pagina 130
Allegato 16 SOVVENZIONI: Check list di controllo amministrativo in loco
Programma Operativo
Asse
Codice operazione (CIP
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
UOP competente
Stato dell’operazione
Data controllo
Dati finanziari
IMPORTI
1
2
3
4
TOTALE
DDS Riferimento Interno
Data DDS
Importo DDS
Importo validato dal revisore
(se presente)
Importo validato dall’UMC
Spesa ritenuta ammissibile dal controllo
Spesa ritenuta non ammissibile dal
controllo
E’ stata verificata l'esistenza del
beneficiario e la sua operatività mediante
riscontro degli uffici, del personale
amministrativo e formativo?
I requisiti soggettivi dell'ente formatore
sono ammissibili in base alla normativa di
riferimento, al PO, all’avviso, al progetto
e alla convenzione/atto di adesione, e c’è
corrispondenza
dell'oggetto
sociale
rispetto all'attività svolta?
È presente presso il beneficiario la e
documentazione di spesa in originale e
c’è corrispondenza con le copie inviate al
momento della dichiarazione di spesa?
Versione 6
controllo
SI
NO
NA
Note
- Sede legale e operativa
- Personale presente
- L. 845/78 (Legge-quadro in
materia di formazione
professionale)
- Atto costitutivo
- Statuto
- Libro soci
- Progetto formativo
- Convenzione/Atto di adesione
- Accreditamento
- Fatture o documenti aventi valore
- Polizze assicurative
- Quietanzate
- Buste paga
- Giustificativi di pagamento
Pagina 131
controllo
Sui documenti giustificativi di spesa e di
pagamento in originale è riportata
l’indicazione
del
cofinanziamento
dell'operazione a valere sul Programma
Operativo FSE (CUP)?
Le spese dichiarate sono pertinenti, reali,
sostenute nel periodo di ammissibilità e
giustificate da fatture quietanzate o da
documenti contabili di valore probatorio
equivalente?
Le spese sono state sostenute in
conformità alle disposizioni comunitarie,
nazionali e regionali?
I costi imputati sul progetto sono in linea
con quelli definiti dal vademecum e
dall’avviso e dal progetto approvato?
I costi indiretti sono calcolati pro-rata
secondo un metodo equo e corretto e
debitamente giustificato?
I costi di ammortamento sono calcolati
conformemente alla normativa fiscale
vigente e si riferiscono unicamente al
periodo
di
cofinanziamento
dell’operazione?
I contratti stipulati (docenti, tutors,
personale
amministrativo,
eventuali
fornitori di beni e servizi) sono regolari e
vi è corrispondenza con quanto previsto
dalla normativa di riferimento, dal PO,
dall'avviso, dal progetto e dalla
convenzione/atto di adesione?
Sono stati rispettati gli obblighi di
pubblicità del corso per i potenziali
allievi?
La modalità di selezione degli allievi è
avvenuta in conformità con la normativa
vigente
(verbali
di
selezione
e
graduatorie)?
Il programma del corso (moduli formativi
e calendario didattico) e corrisponde nel
suo contenuto con il progetto formativo
approvato?
E’ stato redatto un regolamento del corso
ed è stato debitamente sottoscrizione da
parte frequentare degli allievi?
E’ stata verificata la presenze dei docenti,
tutors e allievi per ogni modulo e lezione
o stage attraverso la corrispondenza tra le
risultanze dei registri ed il prospetto
riepilogativo delle presenze?
Per le attività di stage sono presenti gli
accordi con i partner e vi è
corrispondenza con quanto previsto dalla
normativa di riferimento, dal PO,
dall'avviso, dal progetto e dalla
convenzione/atto di adesione?
Versione 6
SI
NO
NA
Note
- Quietanze
- Documentazione di supporto (es.
CV, TS, F24, E/C, etc.)
- Documenti contabili
- Documento di spesa
- Elenco pagamenti FSE
- Quadro finanziario approvato
-
Quadro finanziario approvato
-
Libro cespiti ammortizzabili (se
applicabile)
-
- Contratti
- Comunicazioni obbligatorie agli
uffici previdenziali e
assistenziali
- Bandi/Pubblicazioni su siti
internet, giornali, manifesti, ecc.
- Loghi obbligatori
- Bandi
- Verbali di selezione e graduatorie
- Moduli formativi e calendario
didattico
- Registri di didattico
- Progetto formativo
- Regolamento del corso
- Registri didattico
- Registro di stage
- Prospetto riepilogativo presenze
A campione
- Accordi con i partner per lo stage
Pagina 132
controllo
Sono stati verificati i requisiti di
ammissibilità agli esami (prospetto
riepilogativo presenze), delle prove di
esame finale (verbale di esame) e del
rilascio titoli?
E’ stata verificata presso il Beneficiario
l’esistenza di un sistema di contabilità
separata contenente la registrazione delle
entrate e delle uscite relative al progetto
approvato?
E’ stata verificata la corretta registrazione
dei documenti di spesa nei libri contabili
obbligatori del Beneficiario?
E’ stata rispettata la normativa
sull’informazione e pubblicità?
Nel caso di controllo effettuato presso la
sede didattica e con un corso in fase di
svolgimento
NA
Note
- Sistema contabile del Beneficiario
- Documentazione di contabilità
ufficiale
- Libri IVA
- Libro giornale
- Loghi obbligatori
- dispense e materiale con rilevanza
esterna?
- Aule
- Copertura assicurativa per
infortuni e resp. civile nei
confronti dei partecipanti
- Perizia giurata
- Accreditamento aule
È stata verificala la corrispondenza del
modulo formativo in corso di svolgimento
con quanto previsto dal calendario
didattico (se in corso)?
È stata verificata la sussistenza dei registri
di presenza debitamente compilati e
firmati e la corrispondenza tra quanto
previsto dai calendari, quanto indicato nel
registro e quanto risulta in aula al
momento del controllo?
E’ stata verificata la presenza del
materiale didattico e la sua conformità
rispetto al contenuto della lezione (se in
corso)?
- Modulo formativo in corso di
svolgimento (da registro di
classe)
- Calendario didattico
Versione 6
NO
- Prospetto riepilogativo presenze
- Verbale di esame
- Attestati
E’ stata verificata la presenza delle aule,
la conformità alla normativa in materia di
sicurezza e la corrispondenza con le aule
comunicate dal Beneficiario?
Data
SI
-
Progetto approvato
Calendari
Registri di didattici
Docenti, tutors, allievi presenti
lezioni in corso di svolgimento
- Materiale didattico
- Registri/fogli consegna materiale
didattico
Pagina 133
Allegato 17 SOVVENZIONI: Verbale controllo amministrativo in loco
Programma Operativo Regionale Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722
del 17.12.07
Programma Operativo
Asse
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
UOP competente
Stato dell’operazione (in corso o
concluso)
Il
giorno____________________,
alle
ore________________,
presso
la
sede
indirizzo_____________________________________________________________________,
il/la
sottoscritti
__________________________________________________________,
per
l’UMC
del
Dipartimento
________________ per il POR FSE Sicilia 2007/2013, ai sensi dell’articolo 60 del regolamento CE 1083/2006, hanno
svolto un controllo sul progetto sopra indicato.
La spesa ammissibile controllata ammonta a _____________________ euro.
Nell’ambito del controllo sono state effettuate le verifiche previste nell’allegata check list (da allegare al presente
verbale).
Nel corso dell’ispezione è stata prelevata copia dei seguenti documenti (allegato del presente verbale):
Dalle prime verifiche effettuate, sono emerse le seguenti criticità:
Note:
Data
Versione 6
Nome e qualifica del
beneficiario
Pagina 134
Allegato 18 SOVVENZIONI: Rapporto di controllo in loco
Programma Operativo
Programma Operativo Regionale Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722
del 17.12.07
Asse
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
UOP competente
Il giorno ______________ presso la sede ____________________,
i controllori incaricati
______________________________per
l’UMC
del
Dipartimento
_______________________________________________ per il POR FSE Sicilia 2007/2013, ai sensi dell’articolo 60
del regolamento CE 1083/2006, hanno svolto un controllo sul progetto sopra indicato.
Il controllo ha esito _________________ (positivo, parzialmente positivo, negativo).
Nel corso del controllo sono emerse le seguenti criticità.
Riepilogo delle voci di spesa con impatto finanziario potenziale:
DDS di riferimento
VOCE DI SPESA
IMPATTO
FINANZIARIO
POTENZIALE
Si invita l’ente in oggetto a:
o
o
trasmettere eventuali controdeduzioni entro e non oltre 20 giorni dalla data di notifica del presente rapporto,
fornendo tutta la documentazione necessaria per il supporto delle argomentazioni fornite;
recarsi il giorno ______ alle ore ________presso ___________________, per fornire eventuali
controdeduzioni e mostrare tutta la documentazione necessaria a supportare le argomentazioni fornite.
Qualora codesto Ente non fornisca controdeduzioni entro il suddetto termine, ovvero non si presenti alla data
prestabilita gli impatti finanziari comunicati saranno ritenuti definitivi e pertanto si procederà al recupero delle somme
interessate.
Data
Versione 6
Firma del Dirigente del Servizio competente
Pagina 135
Allegato 19 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list pagamento acconto
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Centro di Programmazione e Gestione competente
Responsabile del controllo incaricato dal servizio competente
alla gestione dell’appalto (nome e funzione)
Data controllo
Responsabile del SRMC (nome e funzione)
Data controllo
Dati finanziari
IMPORTI
TOTALE
Acconto richiesto dal beneficiario
Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal
servizio competente alla gestione dell’appalto
Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato del
SRMC
Versione 6
Pagina 136
A) Procedura di affidamento diretto ai sensi dell’articolo 125, comma 11, D.lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 e s.m.i. (come recepito dalla
Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.) - Verifica della procedura di affidamento
Controllo servizio
competente alla gestione
dell’appalto
Si No
1) E’ stato assunto il decreto di approvazione della procedura di
affidamento?
Decreto approvazione procedura di affidamento
2) E’ stato nominato il responsabile del procedimento?
Atto di nomina responsabile procedimento
3) La procedura di selezione delle operazioni utilizzata è corretta e
conforme alla normativa di riferimento (Legge regionale n.
12/2011 e s.m.i)?
Decreto o determina a contrarre
Acquisizione informale preventivi
4) Sono state condotte indagini di mercato per verificare la congruità
del prezzo stabilito?
Acquisizione informale preventivi
5) Sono stati applicati correttamente i criteri di selezione fissati
nell’ambito del comitato di sorveglianza e/o dall’eventuale
regolamento regionale per l’affidamento diretto di beni e servizi in
economia?
Criteri di selezione scelti
6) E’ adeguata la modalità di ricezione e registrazione delle domande
di partecipazione?
Domande ricevute (protocollo, timbri, ecc.)
7) Sono stati verificati i requisiti di ordine generale previsti
dall’articolo 38, D.lgs. n. 163/2006, come recepito dalla Legge
regionale n. 12/2011 e s.m.i.?
Richiesta attestazione requisiti
Verifica controlli
8) E’ stata effettuata l’aggiudicazione definitiva?
Decreto di aggiudicazione definitiva
9) E’ stato comunicato il provvedimento di aggiudicazione definitiva
a tutti i concorrenti che hanno presentato il preventivo richiesto?
Comunicazioni
10) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per la stipula
del contratto?
Versione 6
DURC
Antimafia
Certificati camerali
Garanzie contrattuali
Pagina 137
Note
Controllo SRMC
Si No
Note
Controllo servizio
dell’appalto
Si No
11) Gli eventuali ricorsi sono stati adeguatamente gestiti?
Ricorsi
Predisposizione rapporti informativi trasmessi
all’Avvocatura Distrettuale dello Stato ed eventuale
adozione di provvedimenti in autotutela.
12) Il contratto è stato regolarmente firmato e registrato alla Corte dei
Conti?
Contratto
Decreto di registrazione della Corte dei Conti
Decreto di approvazione del contratto del RuP
13) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse impegnate
ai capitoli di bilancio
Proposta di atto di impegno
Impegno definitivo di spesa
Parere di coerenza programmatica
Parere di regolarità amministrativa
Note
Controllo SRMC
Si No
Note
B) Procedura negoziata in economia ai sensi dell’articolo 125, comma 9 e ss., D.lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 e s.m.i. (Legge regionale n.
12/2011 e s.m.i.) - Verifica della procedura di affidamento
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
1) E’ stato assunto il decreto di approvazione del bando
di gara?
Decreto di approvazione del bando di
gara
2) Esiste una valutazione di massima sulla congruità
dell’importo messo a bando?
Prospetto verifica congruità
Atto di nomina responsabile
procedimento
4) Sono stati approvati gli atti della procedura?
Lettera d’invito (se del caso,
capitolato d’oneri e schema del
contratto).
5) La procedura di selezione delle operazioni utilizzata
è corretta e conforme alla normativa di riferimento
(Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.)?
Versione 6
No
Note
Tipologia di procedura utilizzata
Pagina 138
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
6) Sono stati rispettati i criteri di selezione fissati
nell’ambito del comitato di sorveglianza e/o
dall’eventuale
regolamento
regionale
per
l’affidamento diretto di beni e servizi in economia?
Lettera di invito a presentare offerte
8) Sono rispettate le priorità trasversali (Ambiente, pari
opportunità)?
capitolato d’oneri)
Domande ricevute (protocollo, timbri,
ecc.)
10) Sono stati applicati correttamente i criteri di
selezione?
Verbali di gara.
11) E’ stato effettuato il controllo a campione, previo
sorteggio pubblico, sul possesso dei requisiti di
capacità dichiarati (facoltativo)?
Verbale di gara apertura busta
contenente la documentazione
amministrativa;
Verifica controlli
12) Sono state valutate le offerte secondo il metodo ed i
criteri stabiliti nella Lettera di invito a presentare
offerte (e, se del caso, nel Capitolato d’oneri)
Verbali di gara relativi alla
valutazione offerte
13) E’ stata regolarmente disposta l'aggiudicazione
provvisoria e la redazione dei verbali delle
operazioni di gara?
Verbale di aggiudicazione provvisoria
Verbali di gara
14) Sono stati verificati i requisiti di capacità dichiarati
dal concorrente provvisoriamente aggiudicatario e
dal secondo in graduatoria? (facoltativo per il
secondo in graduatoria)
Verifica controlli
16) E’ stato
comunicato il provvedimento di
aggiudicazione definitiva a tutti i concorrenti?
Comunicazioni
Versione 6
Note
7) E’ stato rispettato il numero minimo di operatori
economici invitati a presentare le offerte?
9) E’ adeguata la modalità di ricezione e registrazione
delle domande di partecipazione?
No
Pagina 139
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
17) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria
per la stipula del contratto?
18) Gli eventuali ricorsi sono stati adeguatamente
gestiti?
19) Il contratto è stato regolarmente firmato e registrato
alla Corte dei Conti?
20) E’ stata verificata la corretta imputazione delle
risorse impegnate ai capitoli di bilancio
C)
No
Note
Controllo SRMC
Si
No
Note
DURC
Antimafia
Ricorsi
rapporti informativi trasmessi
all’Avvocatura Distrettuale dello Stato
ed eventuale adozione di
provvedimenti in autotutela.
Contratto
Decreto di registrazione della Corte
dei Conti
Decreto di approvazione del contratto
del RuP
Procedura aperta per appalti pubblici sopra soglia comunitaria - Verifica della procedura di affidamento
Controllo servizio
dell’appalto
Si No
1) E’ stato assunto il decreto di approvazione del bando di
gara?
Decreto di approvazione del bando di gara
2) Esiste una valutazione di massima sulla congruità
dell’importo messo a bando?
Prospetto verifica congruità
4) Sono stati approvati gli atti della procedura?
Decreto o determina a contrarre, bando, disciplinare e
capitolato tecnico (se del caso, lo schema del contratto e la
modulistica per partecipare alla gara).
Versione 6
Pagina 140
Note
Controllo SRMC
Si No
Note
Controllo servizio
dell’appalto
Si No
5) La procedura di selezione delle operazioni utilizzata è
corretta e conforme alla normativa di riferimento?
Bando, disciplinare e capitolato tecnico
Legge regionale n. 12/2011
6) Sono stati rispettati i criteri di selezione fissati
nell’ambito del comitato di sorveglianza?
Bando
Criteri di selezione fissati dal comitato di sorveglianza
7) E’ stata rispettata la normativa in materia di pubblicità?
GUUE, GURI e GURS
Quotidiani
Sito web
8) Sono rispettate le priorità trasversali (Ambiente, pari
opportunità)?
Bando
9) Sono stati rispettati i termini minimi stabiliti fra la data di
invio del bando ed il termine ultimo previsto per la
presentazione delle offerte?
Bando
10) E’ adeguata la modalità di ricezione e registrazione delle
domande di partecipazione?
Bando
Domande ricevute (protocollo, timbri, ecc.)
11) Sono stati applicati correttamente i criteri di selezione?
Bando, Disciplinare e Capitolato Tecnico
Verbali di gara.
12) E’ stato effettuato il controllo a campione, previo
sorteggio pubblico, sul possesso dei requisiti di capacità
dichiarati (e provvedimenti conseguenti)?
Verbale di gara apertura busta contenente la documentazione
amministrativa;
Verifica controlli
13) Sono state valutate le offerte secondo il metodo ed i
criteri stabiliti nel bando, nel capitolato e nel disciplinare
di gara?
Bando
Capitolato
Disciplinare di gara
Verbali di gara di valutazione delle offerte.
14) E’ stata effettuata la verifica delle offerte anomale?
Verbale verifica offerte anomale
15) E’ stata regolarmente disposta l'aggiudicazione
provvisoria e la redazione dei verbali delle operazioni di
gara?
Verbale di aggiudicazione provvisoria
Verbali di gara
16) Sono stati verificati i requisiti di capacità dichiarati dal
concorrente provvisoriamente aggiudicatario e dal
secondo in graduatoria?
Versione 6
Verifica controlli
Pagina 141
Note
Controllo SRMC
Si No
Note
Controllo servizio
dell’appalto
Si No
18) E’ stato comunicato il provvedimento di aggiudicazione
definitiva a tutti i concorrenti?
Comunicazioni
GUUE, GURI e GURS
Pubblicazioni quotidiani
Sito Web
19) Gli eventuali ricorsi sono stati adeguatamente gestiti?
Ricorsi
Predisposizione rapporti informativi trasmessi
all’Avvocatura Distrettuale dello Stato ed eventuale
adozione di provvedimenti in autotutela.
20) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per
la stipula del contratto?
DURC
Antimafia
21) Il contratto è stato regolarmente firmato e registrato alla
Corte dei Conti?
Contratto
Decreto di registrazione della Corte dei Conti
Decreto di approvazione del contratto ed impegno di spesa
22) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse
impegnate ai capitoli di bilancio?
Note
Controllo SRMC
Si No
Note
Verifiche amministrative/conformità (valida per tutte le procedure)
controllo
Controllo servizio
competente alla
gestione
dell’appalto
Si No
1.
2.
3.
Il bando prevede la possibilità di erogare anticipazioni al soggetto aggiudicatario?
Il contratto prevede l’anticipazione in conformità a quanto indicato dal bando di
gara?
Verifica della correttezza formale della domanda: la richiesta di erogazione
dell’acconto, è completa e debitamente firmata dal rappresentante legale secondo le
modalità di cui al DPR 445/2000?
Versione 6
•
Bando di gara
•
•
Bando di gara
Contratto
•
richiesta di erogazione del
pagamento intermedio
convenzione/bando
•
Pagina 142
Note
Controllo
SRMC
Si No
Note
controllo
Controllo servizio
competente alla
gestione
dell’appalto
Si No
•
•
•
•
Verifica presenza e validità certificato antimafia, ove previsto
E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n. 136/2010 e s.m.i. in termini di
tracciabilità dei flussi finanziari (conto corrente dedicato)?
8. E’ presente ed in corso di validità il documento unico di regolarità contributiva
(D.U.R.C.)?
9. Verifica presenza e conformità fattura
10. E’ stata acquisita la certificazione rilasciata dal CAF o da professionisti autorizzati
attestante che i versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle ritenute e
dell’IVA), scaduti alla data del pagamento del corrispettivo, sono stati correttamente
eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del 2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134),
ovvero apposita autocertificazione (capofila e ciascun partner coinvolto) ai sensi di
quanto disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012 dell’Agenzia delle Entrate ?
(da applicare per i contratti stipulati a partire dal 12/08/2012)
•
•
•
•
Convenzione/contratto
Bando
Polizza fideiussoria/assicurativa
veridicità rilasciata dalla
compagnia di assicurazioni
Certificato antimafia
Fattura
Contratto/dichiarazione
Coordinate bancarie
-
DURC
•
Fattura
•
Certificazione CAF o
professionisti autorizzati;
Autodichiarazione
11. E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal RUP che autorizza il pagamento?
•
4.
Verifica della presenza di tutti i requisiti previsti per la richiesta dell’acconto
5.
Verifica della presenza e conformità della polizza fideiussoria/assicurativa che
garantisca la copertura dell’importo anticipato (iva inclusa)
6.
7.
•
Note
Certificato di autorizzazione del
pagamento
Data
Nome del controllore del servizio competente alla gestione
dell’appalto
Data
Nome del responsabile del SRMC
Versione 6
Pagina 143
Controllo
SRMC
Si No
Note
Allegato 20 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo per il pagamento dei SAL
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Responsabile del controllo incaricato dal servizio
competente alla gestione dell’appalto (nome e funzione)
Data controllo
Data controllo
Dati finanziari
TOTALE
Acconto erogato al beneficiario
Importo dichiarato dal beneficiario (SAL)
Importo riconosciuto ammissibile dall’incaricato dal servizio
competente alla gestione dell’appalto
Importo riconosciuto ammissibile dall’incaricato dal SRMC
Versione 6
Pagina 144
Controllo servizio
dell’appalto
Si
1.
E’ stata acquisita copia della check list relativa
all’erogazione degli acconti?
•
Check list
2.
Il SAL è stato debitamente trasmesso e, firmato dal
rappresentante legale secondo le modalità di cui al
DPR 445/2000 e corredato dalla relazione tecnica e
dagli elaborati previsti?
Il certificato antimafia, ove previsto, è presente ed
in corso di validità?
E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n.
136/2010 e s.m.i. in termini di tracciabilità dei
flussi finanziari?
E’ presente ed in corso di validità il documento
unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.)?
La fattura o il titolo di spesa equipollente presente e
conforme?
Sono presenti tutti i documenti di supporto alla
spesa richiesti dal contratto?
Sono stati ottemperate tutte le prescrizioni previste
per il progetto dal bando
•
•
•
Convenzione/bando
Relazione tecnica
•
•
•
Fattura
Coordinate bancarie
-
DURC
•
Fattura o titolo di spesa equipollente
•
•
Contratto
Documenti di spesa
•
Bando/ Convenzione
L’operazione è conforme al progetto approvato?
•
•
Progetto
Bando/Convenzione
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. E’ stata acquisita la certificazione attestante che i
versamenti fiscali (regolarità dei versamenti, delle
ritenute e dell’IVA), scaduti alla data del
pagamento
del
corrispettivo,
sono
stati
correttamente eseguiti (art. 13-ter del DL n.83 del
2012 convertito in legge del 7/08/2012 n.134),
ovvero apposita autocertificazione (capofila e
ciascun partner coinvolto) ai sensi di quanto
disposto dalla circolare n. 40/e dell’8/10/2012
dell’Agenzia delle Entrate ?
11. E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal
Versione 6
No
Note
N.B. nel caso in cui non sia stato erogato alcuna
anticipazione è necessario la verifica della
procedura di affidamento, utilizzando l’apposita
check list
da applicare per i contratti stipulati a partire
dal 12/08/2012)
•
•
Certificazione rilasciata dal CAF o da
Autodichiarazione
•
Pagina 145
Controllo SRMC
Si
No
Note
Controllo servizio
dell’appalto
Si
RUP che autorizza il pagamento?
Verifiche finanziarie
12. Le spese sono avvenute nel rispetto della tempistica
prevista dall’operazione (contratto), e dal POR e
sono, direttamente imputabili all’operazione?
13. Le fatture sono corretta e in linea con gli
adempimenti fiscali previsti?
14. In caso di subappalto, è stata richiesta
l’autorizzazione?
15. L’avanzamento finanziario è in linea con il budget
approvato?
16. L’avanzamento delle attività in termini di giornate
uomo erogate è congruo rispetto alle linee di
attività previste dal bando?
17. Legittimità della spesa: la spesa è stata sostenuta in
conformità alle disposizioni comunitarie e
nazionali?
Verifiche tecnico fisiche
18. Le attività sono state realizzate in conformità
19. Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dal
contratto?
Data
Data
Versione 6
No
Note
Controllo SRMC
Si
No
pagamento
•
•
•
Fatture e altri documenti probatori
Contratto
POR
•
Fatture
•
•
Progetto approvato
•
•
Contratto
SAL
•
Convenzione/Bando
•
•
•
•
Reg. 1083/2006
Reg. 1081/2006
DPR 196/2008
POR e Vademecum
•
•
•
•
•
Relazione attività
Progetto approvato
Contratto
Contratto
Relazione
Nome del Controllore del servizio competente alla gestione
dell’appalto
Pagina 146
Note
Allegato 21 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento del saldo
Programma Operativo
Programma Operativo Regionale Sicilia FSE 2007-2013 C(2007) 6722 del
17.12.07
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Data controllo
Data controllo
Dati finanziari
TOTALE
Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato dal servizio
competente alla gestione dell’appalto
Importo riconosciuto erogabile dall’incaricato del SRMC
Versione 6
Pagina 147
Controllo servizio
dell’appalto
Si
1) Sono presenti le check list relative alle
anticipazioni, se previste, e ai SAL intermedi?
2) Il SAL finale è stato debitamente trasmesso e
firmato dal rappresentante legale secondo le
modalità di cui al DPR 445/2000 e corredato dalla
relazione tecnica finale e dagli elaborati previsti?
3) Le spese imputate sono in linea con l’importo
richiesto e con lo stato di avanzamento finale?
4) Sono state ottemperate tutte le prescrizioni previste
per il progetto dal bando?
5) La realizzazione dell’operazione è conforme al
progetto approvato?
6) Verifica della temporalità e della pertinenza della
spesa: le spese sono avvenute nel rispetto della
tempistica prevista dall’operazione (contratto), e
dal POR e sono, direttamente imputabili
all’operazione?
7) La fattura o altro documento equipollente è corretta
e in linea con gli adempimenti fiscali previsti?
•
Check list
•
pagamento finale
•
SAL
•
Bando/Convenzione
•
•
Progetto
Bando/Convenzione
•
•
•
Fatture e altri documenti probatori
Contratto
POR
•
Fatture
•
Progetto approvato
Contratto
SAL
Reg. 1083/2006
Reg. 1081/2006
DPR 196/2008
POR
Vademecum
8) In caso di delega, è stata richiesta l’autorizzazione? •
9) L’avanzamento finanziario è in linea con il budget •
•
approvato?
•
10) La spesa è stata sostenuta in conformità alle •
•
disposizioni comunitarie e nazionali?
•
•
11) Le attività sono state realizzate in conformità •
•
•
Versione 6
No
Note
Relazione attività
Progetto approvato
Contratto
Pagina 148
Controllo SRMC
Si
No
Note
Controllo servizio
dell’appalto
Si
12) Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dal
contratto?
13) Sono stati raggiunti gli obiettivi previsti
dall’operazione?
14) E’ stata acquisita la certificazione rilasciata dal
CAF o da professionisti autorizzati attestante che i
pagamento
del
corrispettivo,
sono
stati
dell’Agenzia delle Entrate? (da applicare per i
contratti stipulati a partire dal 12/08/2012)
15) E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal
•
•
Contratto
Relazione
•
Certificazione CAF o professionisti
autorizzati;
Autodichiarazione
•
•
No
Note
Controllo SRMC
Si
No
pagamento
Data
dell’appalto
Data
Versione 6
Pagina 149
Note
Allegato 22 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo quinto d’obbligo
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Data controllo
Data controllo
Dati finanziari
IMPORTI
TOTALE
SRMC
Versione 6
Pagina 150
D) Estensione contrattuale avente ad oggetto l’aumento delle attività sino alla concorrenza del quinto d’obbligo, di cui al combinato
disposto dei commi 2 e 4 dell’art. 311 del D.P.R. 207/2010. - Verifica della procedura di affidamento
Controllo servizio
competente alla
gestione dell’appalto
Si No
1) E’ stata acquisita copia della check-list relativa alla
procedura di affidamento dei servizi oggetto del contratto
principale?
Check list
2) Esiste
una
richiesta
formale
da
parte
dell’Amministrazione di variazione delle prestazioni fino
a concorrenza di un quinto del prezzo complessivo
previsto dal contratto?
Note di richiesta
Ovvero altra documentazione a supporto
3) La richiesta è motivata dal verificarsi di almeno una delle - Nota di richiesta
ipotesi di cui all’art. 311 comma 2 lettere a, b, e c D.P.R.
207/2010?
4) Il valore complessivo dei servizi oggetto dell’estensione
contrattuale rientrano entro il limite del 20 per cento
dell’importo del contratto iniziale?
Nota di risposta dell’esecutore del contratto
5) Il responsabile del procedimento è il medesimo nominato
nell’ambito della procedura iniziale?
6) Sono stati verificati i requisiti di ordine generale previsti
dall’articolo 38, D.lgs. n. 163/2006 (come recepito dalla
Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.)?
Verifica controlli
7) E’ stato adottato il provvedimento di approvazione della
variazione in aumento delle attività e il relativo schema di
atto di sottomissione?
Decreto di approvazione della variazione
Schema atto di sottomissione
8) E’ stato sottoscritto l’atto di sottomissione da parte
dell’esecutore del contratto?
Atto di sottomissione
9) E’ stato notificato il provvedimento di approvazione della
variazione delle attività?
Comunicazioni
10) E’ stata acquisita tutta la documentazione necessaria per
DURC
Antimafia
Versione 6
Pagina 151
Note
Controllo
SRMC
Si No
Note
Controllo servizio
competente alla
Si No
la sottoscrizione dell’atto di sottomissione?
Note
Controllo
SRMC
Si No
Note
11) Il provvedimento con cui si approva la variazione
corredato dello schema dell’atto di sottomissione è stato
regolarmente firmato e registrato alla Corte dei Conti?
Provvedimento di approvazione con relativa registrazione
da parte della Corte dei Conti
12) E’ stata verificata la corretta imputazione delle risorse
impegnate ai capitoli di bilancio
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
13) Il contratto prevede l’anticipazione in conformità a
quanto indicato dal bando di gara? La percentuale
di anticipo è coerente con quanto previsto dal
bando/capitolato?
14) Verifica della correttezza formale della domanda:
la richiesta di erogazione dell’acconto, è completa e
debitamente firmata dal rappresentante legale
secondo le modalità di cui al DPR 445/2000?
15) Verifica della presenza di tutti i requisiti previsti
per la richiesta dell’acconto
16) Verifica della presenza e conformità della polizza
fideiussoria/assicurativa che garantisca la copertura
dell’importo anticipato (iva inclusa)
17) Verifica presenza e validità certificato antimafia,
ove previsto
18) E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n.
Versione 6
•
•
Bando di gara/Capitolato
Contratto
•
Convenzione/bando
•
•
•
•
•
Bando
veridicità rilasciata dalla
compagnia di assicurazioni
•
•
•
Fattura
No
Note
Pagina 152
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
flussi finanziari (conto corrente dedicato)?
19) E’ presente ed in corso di validità il documento
20) Verifica presenza e conformità fattura
pagamento
del
corrispettivo,
sono
stati
dell’Agenzia delle Entrate ? (Da applicare per i
contratti stipulati a partire dal 12/08/2012)
-
DURC
•
Fattura
•
autorizzati;
Autodichiarazione
•
•
No
Note
Controllo SRMC
Si
No
pagamento
Data
dell’appalto
Data
Versione 6
Pagina 153
Note
Allegato 23 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento acconto servizi complementari
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Data controllo
Data controllo
Dati finanziari
TOTALE
IMPORTI
SRMC
Versione 6
Pagina 154
E) Procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando di gara ai sensi dell’art 57 comma 5 D.lgs. 163/2006 e s.m.i. (come recepito
dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.) - Verifica della procedura di affidamento
controllo
Controllo servizio
competente alla
Si
procedura di affidamento dei servizi oggetto del
contratto principale?
Check list controllo contratto
principale
2) Esiste
una
richiesta
formale
da
parte
dell’Amministrazione di servizi non ricompresi nel
progetto o nel contratto iniziale, ma necessaria al
loro completamento?
Note di richiesta
Ovvero altra documentazione a
supporto
No
Note
3) La richiesta è motivata da circostanze impreviste - Nota di richiesta
così come citato nell’art. 57 comma 5 lettera a)?
4) I servizi richiesti presentano la caratteristica della
complementarietà e della necessità come da art. 57
comma 5 lettera a1)
Nota di richiesta
Offerta Tecnico-Economica
5) Il valore complessivo dei servizi oggetto della
procedura negoziata rientrano entro il limite del 50
per cento dell’importo del contratto iniziale?
6) Il responsabile del procedimento è il medesimo
nominato nell’ambito della procedura iniziale?
procedimento
7)
L’Offerta Tecnico – Economica è coerente con i
criteri di selezione fissati nell’ambito del comitato
di sorveglianza e/o dall’eventuale regolamento
regionale per l’affidamento di beni e servizi relativi
alla procedura di gara iniziale?
8) E’ adeguata la modalità di ricezione dell’Offerta
Tecnico - Economica?
Versione 6
(protocollo, timbri, ecc.)
Pagina 155
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
competente alla
Si
9) Sono stati verificati i requisiti di ordine generale
previsti dall’articolo 38, D.lgs. n. 163/2006 (come
recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.)?
Decreto di affidamento
11) E’ stato notificato il provvedimento di affidamento
dei
servizi
complementari
all’operatore
economico?
Comunicazioni
12) E’ stata acquisita tutta la documentazione
necessaria per la stipula del contratto?
DURC
Antimafia
Contratto
Decreto di registrazione della Corte
dei Conti
Decreto di approvazione del contratto
del RuP
Versione 6
Note
Verifica controlli
10) E’ stato adottato il provvedimento di affidamento
dei servizi complementari?
No
Pagina 156
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
bando/capitolato?
16) Verifica della correttezza formale della domanda: la
richiesta di erogazione dell’acconto, è completa e
debitamente firmata dal rappresentante legale
•
•
Contratto
•
Convenzione/bando
•
17) Verifica della presenza di tutti i requisiti previsti •
•
per la richiesta dell’acconto
Bando
18) Verifica della presenza e conformità della polizza •
•
fideiussoria/assicurativa che garantisca la copertura
dell’importo anticipato (iva inclusa)
veridicità rilasciata dalla compagnia
di assicurazioni
19) Verifica presenza e validità certificato antimafia,
•
ove previsto
20) E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n. •
136/2010 e s.m.i. in termini di tracciabilità dei •
•
Fattura
Coordinate bancarie
DURC
•
Fattura
(Da applicare per i contratti stipulati a
partire dal 12/08/2012
•
autorizzati;
•
Autodichiarazione
Versione 6
No
Note
Pagina 157
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
No
Note
Controllo SRMC
Si
No
pagamento
del
corrispettivo,
sono
stati
dell’Agenzia delle Entrate ?)
24) E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato dal •
pagamento
Data
dell’appalto
Data
Versione 6
Pagina 158
Note
Allegato 24 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list di controllo pagamento acconto servizi analoghi
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Data controllo
Data controllo
Dati finanziari
IMPORTO
TOTALE
SRMC
Versione 6
Pagina 159
Procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando di gara ai sensi dell’art 57 comma 5 lettera b) D.lgs. 163/2006 e s.m.i. (come
recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.) - Verifica della procedura di affidamento
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
conformità della procedura di affidamento dei
servizi oggetto del contratto principale?
Check list
2) Esiste
una
richiesta
formale
da
parte
dell’Amministrazione di nuovi servizi conformi al
progetto di base del contratto principale?
Note di richiesta
Ovvero altra documentazione a
supporto
No
Note
3) Il ricorso alla procedura negoziata è previsto nel - Nota di richiesta
- DDG di approvazione bando
bando del contratto principale?
4) Il ricorso alla procedura negoziata è avvenuto nei
tre anni successivi alla stipulazione del contratto
iniziale?
Nota di richiesta
DDG di affidamento
5) I servizi analoghi richiesti risultano conformi al
progetto di base (bando/disciplinare/Capitolato)
6) Il responsabile del procedimento è il medesimo
nominato nell’ambito della procedura iniziale?
procedimento
7)
L’Offerta è coerente con i criteri di selezione
fissati nell’ambito del comitato di sorveglianza e/o
dall’eventuale
regolamento
regionale
per
l’affidamento di beni e servizi relativi alla
procedura di gara iniziale?
Offerta Tecnico – Economica
8) E’ adeguata la modalità di ricezione dell’Offerta
Tecnico - Economica?
(protocollo, timbri, ecc.)
9) Sono stati verificati i requisiti di ordine generale
previsti dall’articolo 38, D.lgs. n. 163/2006 (come
recepito dalla Legge regionale n. 12/2011 e s.m.i.)?
Verifica controlli
Versione 6
Pagina 160
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
10) E’ stato adottato il provvedimento di affidamento
dei servizi analoghi?
Decreto di affidamento
11) E’ stato notificato il provvedimento di affidamento
dei servizi analoghi all’operatore economico?
Comunicazioni
12) E’ stata acquisita tutta la documentazione
necessaria per la stipula del contratto?
DURC
Antimafia
Contratto
Decreto di registrazione della CdC
Decreto di approvazione del
contratto del RuP
No
Note
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
bando/capitolato?
16) La richiesta di erogazione dell’acconto, è completa
e debitamente firmata dal rappresentante legale
17) Sono presenti tutti i requisiti previsti per la richiesta
dell’acconto?
18) E’
presente
e
conforme
la
polizza
fideiussoria/assicurativa a garanzia dell’importo
Versione 6
•
•
Contratto
•
•
Convenzione/bando
•
•
Bando
•
•
No
Note
Pagina 161
Controllo SRMC
Si
No
Note
controllo
Controllo servizio
dell’appalto
Si
•
veridicità rilasciata dalla compagnia
di assicurazioni
Certificato antimafia (ove previsto)
•
•
•
Fattura
Coordinate bancarie
-
DURC
•
Fattura
anticipato (iva inclusa)?
19) E’ presente e valido il certificato antimafia?
20) E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n.
23) E’ stata acquisita la certificazione attestante che i
pagamento
del
corrispettivo,
sono
stati
No
Note
Controllo SRMC
Si
No
(Da applicare per i contratti stipulati a
partire dal 12/08/2012)
•
autorizzati;
•
Autodichiarazione
•
pagamento
Data
dell’appalto
Data
Versione 6
Pagina 162
Note
Allegato 25 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Check list controllo in loco
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Centro di Programmazione e Gestione
competente
Responsabile del SRMC (nome e
funzione)
Data controllo
Dati finanziari
TOTALE
Importo riconosciuto ammissibile
dall’incaricato dal SRMC
controllo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
E’ stata acquisita copia della check list relativa
all’erogazione degli acconti?
Il SAL è stato debitamente trasmesso e, firmato
dal rappresentante legale secondo le modalità di
cui al DPR 445/2000 e corredato dalla relazione
tecnica e dagli elaborati previsti?
Il certificato antimafia, ove previsto, è presente ed
in corso di validità?
E’ rispettato quanto previsto dalla Legge n.
flussi finanziari?
E’ presente ed in corso di validità il documento
La fattura o il titolo di spesa equipollente presente
e conforme?
Sono presenti tutti i documenti di supporto alla
spesa richiesti dal contratto?
Sono stati ottemperate tutte le prescrizioni
previste per il progetto dal bando
L’operazione è conforme al progetto approvato?
Versione 6
•
Check list
•
•
•
Convenzione/bando
Relazione tecnica
•
•
•
•
•
Fattura
Coordinate bancarie
Estratto conto
-
DURC
•
Fattura o titolo di spesa
equipollente
•
•
Contratto
Documenti di spesa
•
•
•
•
Bando
Convenzione
Progetto
Convenzione
Si
No
Note
Pagina 163
controllo
10. E’ stata acquisita la certificazione attestante che i
pagamento del corrispettivo, sono stati
11. E’ stata acquisita copia del certificato rilasciato
dal RUP che autorizza il pagamento?
Si
No
Note
Si
No
Note
(Da applicare per i contratti
stipulati a partire dal
12/08/2012)
•
Certificazione CAF o
•
Autodichiarazione
•
Certificato di
autorizzazione del
pagamento
controllo
12. Le spese sono avvenute nel rispetto della
tempistica prevista dall’operazione (contratto), e
dal POR e sono, direttamente imputabili
all’operazione?
13. La fattura è corretta e in linea con gli adempimenti
fiscali previsti?
14. In caso di subappalto, è stata richiesta
l’autorizzazione?
15. L’avanzamento finanziario è in linea con il budget
approvato?
16. L’avanzamento delle attività in termini di giornate
uomo erogate è congruo rispetto alle linee di
attività previste dal contratto e dall’offerta tecnica
ed economica (se previsto)?
17. Legittimità della spesa: la spesa è stata sostenuta in
conformità alle disposizioni comunitarie e
nazionali?
• Fatture e altri documenti
probatori
• Contratto
• POR
• Fatture
• Autorizzazione alla delega
• Progetto approvato
• Contratto
• SAL
• SAL
•
•
•
•
Reg. 1083/2006
Reg. 1081/2006
DPR
POR e Vademecum
controllo
18. Le attività sono state realizzate in conformità •
•
•
19. In caso di servizi resi a soggetti terzi, è stata •
verificata la reale erogazione del servizio reso, così •
•
come previsto dal progetto oggetto dell’appalto?
Relazione attività
Progetto approvato
Contratto
Capitolato
Progetto
Contratto
SAL
20. Sono rispettati i tempi e le scadenze previste dal •
•
contratto?
Contratto
Relazione
•
Data
Versione 6
Si
No
Note
Pagina 164
Allegato 26 ACQUISTO BENI E SERVIZI: Certificato di pagamento
Area
Bando n.
Impresa esecutrice
SAL n°
Lavori relativi al periodo
Certificati precedenti
N.
1
2
3
Totale
Data
Importo
Il Responsabile del Procedimento
Visto il contratto di appalto, Rep. N. …..del…..approvato con D.D.G. n……del…., registrato alla
Corte dei Conti in data ……al Reg. n. Foglio…..
Voci
Importo contratto
- Importo complessivo dei servizi
Modalità contrattuali
- Anticipazioni previste (x% contratto)
Modalità di compensazione dell'anticipo
- x% 1° anno
- x% 2° anno
Importo
Totale
Stato di Avanzamento Lavori
- SAL al
- Importo complessivo dei Servizi resi al periodo precedente
Totale
- SAL al
Detrazioni
- Compensazione anticipo (1° / 2° anno)
- Ritenuta 0,50% ex art. 4 comma 3 del DPR 207/2010 su
importi eccedenti la somma anticipata
- Ritenuta 0,50% ex art. 4 comma 3 del DPR 207/2010 sui
Certificati Precedenti come da circolare del D.G. n. prot. 12731
del 26/02/2013
Totale
IMPORTO DA EROGARE ALL'IMPRESA
o Pagamento intermedio
Si autorizza il pagamento all'impresa l'importo pari a
o Saldo
Importo SAL finale
Totale ritenute applicate
Importo da liquidare a saldo
Data
Versione 6
Nome e qualifica del Responsabile del
procedimenti
Firma
Pagina 165
Allegato 27 VOUCHER: Check list revisione finale
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Unità periferica territoriale competente
Data controllo
Elementi di verifica
1.
La procedura di presentazione della domanda seguita
dall'assegnatario del voucher è conforme con quanto disposto
dall'Avviso pubblico di riferimento?
2.
I requisiti previsti in capo all'assegnatario del voucher
dall'Avviso pubblico di riferimento sono stati rispettati nella
concessione del voucher?
3.
È presente e corretto il modulo di richiesta liquidazione
voucher (a cura dell’assegnatario del voucher) sottoscritto con
le modalità di cui all’art. 46 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445?
È presente la fattura in originale emessa dall’Organismo di
formazione, ed è in regola con l'imposta di bollo?
È presente e corretto il modulo di richiesta liquidazione
voucher (a cura dell’organismo di formazione) sottoscritto dal
legale rappresentante dell’Organismo di formazione con le
modalità di cui all’art. 46 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
È presente e corretta la scheda riepilogativa dei partecipanti
assegnatari di voucher (del singolo corso) per i quali è richiesta
la liquidazione dei relativi importi assegnati (voucher)?
4.
5.
6.
Documenti oggetto
del controllo
Fattura
Indicazione esenzione
Modulo di richiesta
liquidazione
Elenco riepilogativo degli
assegnatari dei voucher, per
singolo corso giunto a
conclusione
Provvedimento approvazione
graduatoria
Modulo di richiesta
liquidazione
8.
In caso di cambi del percorso formativo inizialmente prescelto
la procedura seguita è corretta, ed in linea con quanto prescritto
dall’avviso?
Documentazione a supporto
Il numero di ore frequentate dal voucherista è pari o superiore
al 70% del monte ore del corso?
Registri presenze
Modulo di richiesta
liquidazione
Data
Versione 6
NOTE
Modulo di richiesta
liquidazione
Il titolare del voucher ha partecipato all’attività formativa per
la quale il voucher è stato assegnato?
10. L’importo richiesto è coerente con la fattura e con l’importo
concesso come da decreto
NO
Avviso pubblico di riferimento
Documentazione
amministrativa relativa alla
presentazione della domanda
di finanziamento da parte
dell'assegnatario del voucher
Documentazione comprovante
il possesso dei requisiti
dell'assegnatario del voucher
previsti dall'Avviso pubblico
di riferimento
7.
9.
SI
Decreto ammissione
Fattura
Modulo di richiesta
liquidazione
Pagina 166
VERIFICA SPESA CERTIFICABILE
(da effettuarsi dopo il pagamento del voucher)
1.
È presente il mandato di pagamento esitato
da parte della Ragioneria Generale della
Regione Siciliana?
Data
Versione 6
Documenti oggetto
del controllo
SI
NO
NOTE
Documentazione comprovante
l'avvenuto pagamento da parte
della Ragioneria Generale della
Regione Siciliana
Pagina 167
Allegato 28 VOUCHER: Nota di revisione
RISULTANZE DELLA VERIFICA
Numero riferimento
Numero protocollo
Programma Operativo
Obiettivo specifico
Avviso
DDG N.
Soggetto destinatario
Residenza
Codice Fiscale
Codice CIP
Codice CUP
Data inizio attività
Data fine attività
Durata percorso formativo (ore)
Importo finanziato
Importo voucher richiesto
Importo non riconosciuto*
Importo voucher riconosciuto
Note
* _Indicare le motivazione in caso di non riconoscimento della spesa
Verifica condotta da:
(nome, qualifica e ufficio di appartenenza)
Data
Firma del beneficiario per presa visione
e concordanza (in caso di importi
ritenuti non ammissibili)
Firma del Dirigente del Servizio
Versione 6
Pagina 168
Allegato 29 VOUCHER: Check list verifica per l’erogazione
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Unità periferica territoriale competente
Data controllo
1.
2.
3.
E’ stata redatta la check list di revisione finale del
voucher?
Verifica presenza della documentazione contabile amministrativa per l'erogazione del saldo
Verifica coerenza dell’importo richiesto con la
fattura e con l’importo impegnato
Data
Versione 6
controllo
SI
No
Note
Check list
Fattura
Modulo di richiesta
liquidazione
Decreto di impegno
Modulo di richiesta
liquidazione
Pagina 169
Allegato 30 UCS: Check list di controllo progetto esecutivo e atto di adesione
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
Centro di Programmazione e
Gestione
controllo
Verifica procedure di selezione
1. Verifica della conformità
dell’avviso da parte dell’area
di
coordinamento
delle
politiche di coesione
2. Verifica del rispetto della
normativa in materia di
informazione e pubblicità
3. Verifica delle modalità di
ricezione e registrazione delle
domande con i relativi
progetti
4. Verifica
della
corretta
procedura
di
verifica
ammissibilità
e
della
valutazione
-
check list verifica bandi/avvisi area
coordinamento per le politiche di
coesione
-
Pubblicazione estratti dell'avviso
pubblico sulla GURS
Sito web
-
5. Verifica
della
corretta procedura di risoluzione degli eventuali ricorsi
Progetto esecutivo
6. Il progetto esecutivo è pervenuto entro i tempi previsti
dall’amministrazione?
7. Il progetto esecutivo è stato
prodotto attraverso il sistema
Caronte - Faròs?
8. Il progetto esecutivo è stato
debitamente compilato con tutte le informazioni previste?
9. E’ stato allegato il documento
d’identità in corso di validità del rappresentante legale?
10. Il progetto esecutivo è
correttamente
datato
e firmato?
Versione 6
SI
Avviso pubblico
Domande ricevute
timbri ecc.)
NO
N/A
Note
(protocollo,
Avviso pubblico
DDG 2079 del 31/05/2012
Check list ammissibilità
Check list di valutazione
Verbali di aggiudicazione
Ricorsi
Documentazione relativa
esami dei ricorsi
Graduatoria
agli
Art. 8.3 dell’avviso 20/2001
Nota prot. n. 53497 del 15/06/2012
DDG 2376 del 14/06/2012;
DDG 2683 del 04/07/2012.
Indicare riferimento nota protocollo di
ricezione della nota da parte
dell’amministrazione
Vademecum UCS
DDG 2376 del 14/06/2012
Vademecum UCS § 3.1.2
Pagina 170
controllo
11. I dati relativi ai corsi previsti
nel progetto esecutivo sono
conformi
al
progetto
approvato?
12. Il progetto esecutivo contiene
la rinuncia di alcuni corsi?
13. L’Ente ha rinunciato ad
attivare corsi destinati alla
formazione
di
figure
professionali
relative
ai
settori prioritari?
14. Il progetto esecutivo prevede
variazioni degli elementi
ritenuti non modificabili?
15. Sono presenti all’interno di
ciascun corso i moduli
obbligatori e/o lo stage
formativo
previsti
dall’avviso?
16. Il personale docente previsto
nel progetto esecutivo rispetta
complessivamente i profili
professionali indicati nel
progetto approvato?
17. Il progetto approvato ha
subito una riduzione del
valore del finanziamento
concesso rispetto a quanto
richiesto?
18. Nel caso di rideterminazione
del finanziamento concesso,
il progetto esecutivo prevede
l’attivazione di tutti i corsi?
tutti i corsi rispettano il monte
ore minimo e le condizioni
previste dall’avviso?
qualora non siano stati attivati
tutti i corsi originariamente
previsti, è stata verificata
l’impossibilità dell’Ente di
attivare tutti i corsi nel
rispetto di quanto stabilito
dall’avviso?
del finanziamento concesso, è
prevista un’economia tra il
monte ore approvato e il
monte ore relativo ai corsi
previsti?
Atto di adesione
22. L’atto
di
adesione
è
pervenuto entro i tempi
previsti
Versione 6
-
DDG 2079 del 31.05.2012
Allegato 3 formulario progetto
approvato
-
Avviso 20/2001
-
Art. 4 DDG 2376 del 14/06/2012
-
Art. 4 DDG.2376 del 14/06/2012
approvato
-
Parte II avviso 20/2001
-
Avviso 20/2001
DDG 2079 del 31.05.2012
approvato
-
DDG 1346 del 27 aprile 2012
DDG 2079 del 31 maggio 2012
-
DDG 2079 del 31.05.2012, art. 3,
4e5
-
DDG 2079 del 31.05.2012, art. 3,
4e5
-
DDG 2079 del 31.05.2012
Avviso 20/2001
SI
NO
N/A
Note
Se è prevista la rinunciati per alcuni
corsi l’ammontare della sovvenzione
deve essere rideterminato
In caso affermativo il progetto
esecutivo non può essere approvato
In caso negativo non dovranno essere
considerate le successive domande da
18 a 21
In caso affermativo è necessario
rideterminare
l’ammontare
del
finanziamento concesso
-
-
Art. 8.3 dell’avviso 20/2001
Nota prot. n. 53497 del 15/06/2012
DDG 2376 del 14/06/2012 e s.m.i.
Indicare riferimento nota protocollo di
ricezione della nota da parte
dell’amministrazione
Pagina 171
controllo
23. L’atto di adesione è stato
prodotto attraverso il sistema
Caronte - Faròs?
debitamente compilato con
tutte le informazioni previste?
debitamente
timbrato
e
sottoscritto in ciascuna pagina
26. E’ stato allegato il documento
d’identità in corso di validità
del rappresentante legale?
-
Vademecum UCS
DDG.2376 del 14/06/2012
-
-
-
SI
NO
N/A
Note
Importo da finanziare
Costi
Finanziamento approvato da
DDG
Importo rideterminato in caso
di rinuncia di corsi
Importo rideterminato in caso di
riduzione del finanziamento concesso e
differenza tra le ore finanziate e le ore
dei corsi previsti
Costo
standard
Costi
reali
TOTALE
Data
Versione 6
Pagina 172
Allegato 31 UCS: Check list di controllo pagamento del primo acconto
Prima Erogazione
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
DDG Impegno risorse
Gestione
Documenti oggetto
del controllo
1.
2.
3.
4.
5.
La richiesta di primo acconto è stata
prodotta attraverso il sistema Caronte Faròs?
La richiesta di primo acconto è pervenuta
ed è stata debitamente protocollata
La richiesta di primo acconto è stata
debitamente compilata con tutte le
informazioni previste?
La richiesta di primo acconto è
debitamente firmata?
E’ stato allegato il documento d’identità
in corso di validità del rappresentante
legale?
N/A
Note
- Richiesta 1°acconto
- Documento d’identità
allegato alla Richiesta
1°acconto
Sono state avviate le attività progettuali - Documentazione di
di selezione/ identificazione degli allievi
supporto
per almeno il 50% dei corsi approvati, il - Bandi di reclutamenti
allievi
cui monte ore rappresenti almeno il 50%
di
delle ore corso complessivamente - Comunicazione
avvio attività
approvate?
7.
È presente la polizza fideiussoria,
- Polizza fideiussoria
conforme al modello richiesto, a
- Richiesta 1° acconto
copertura dell’importo richiesto?
Sono stati verificati i documenti - DURC
(ove
amministrativi necessari all’erogazione - Antimafia
delle somme?
NO
6.
8.
SI
Per avvio delle attività di selezione si deve
intendere la pubblicazione del bando sul sito
sicilia-fse. Nel caso in cui la selezione non è
prevista per la tipologia di operazione deve
essere verificata la documentazione analoga
di avvio delle procedure di identificazione
degli allievi
Nel caso di un ammontare minore, l’acconto
concesso è ridotto in misura pari al minore
dei due rapporti.
applicabile)
- Camerale
Importo autorizzato
Finanziamento approvato da DDG
di impegno delle risorse
Importo 1 quota 1 acconto autorizzato
Data
Versione 6
Pagina 173
Seconda Erogazione
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
DDG Impegno risorse
CPG
Documenti oggetto
SI
del controllo
E’ stata richiesta e verificata la prima - Vademecum UCS
- DDG
2376
del
erogazione del primo acconto?
14/06/2012
1.
2.
3.
4.
5.
6.
La dichiarazione di avvenuto avvio delle
attività corsuali è stata prodotta attraverso
il sistema Caronte - Faròs?
attività corsuali è pervenuta ed è stata
debitamente
protocollata
attività corsuali è stata debitamente
compilata con tutte le informazioni
previste?
attività corsuali è debitamente firmata?
E’ stato allegato il documento d’identità in
corso di validità del rappresentante legale?
Note
14/06/2012
- Vademecum UCS
- DDG
2376
del
14/06/2012
- Vademecum UCS
- DDG
2376
del
14/06/2012
- Dichiarazione
avvio
attività
- Documento d’identità
Sono state avviate le attività corsuali per
almeno il 50% dei corsi approvati, il cui
monte ore rappresenti almeno il 50% delle ore corso complessivamente approvate?
-
E’ presente la dichiarazione relativa
all’assolvimento dell’impegno assunto in
caso di nuove assunzioni per ampliare il
proprio organico attingendo dall’Elenco
regionale ad esaurimento degli operatori
della formazione professionale di cui al
p.to 2.6 dell’Avviso 20/2011 (solo se
previsto dal progetto)?
9. L’esperienza professionale e didattica
prevista dagli incarichi attivati alla data
della dichiarazione sono in linea con
quanto previsto dal progetto approvato?
10. E’ presente il contratto di fidejussione,
conforme al modello richiesto, a copertura
dell’importo richiesto?
11. E’ stata presentata la perizia o la
certificazione di idoneità locali per i quali
sono state avviate le attività corsuali?
N/A
- Vademecum UCS
- DDG
2376
del
- DDG
7.
NO
2376
del
14/06/2012 - Modello
5b – Dichiarazione di
avvenuto avvio delle
attività corsuali
Sistema informativo
Caronte – Faròs
DDG
2604
del
28/06/2012
Per avvio delle attività corsuali si deve
intendere l’avvio dell’attività di aula.
Nel caso di un ammontare minore,
l’acconto concesso è ridotto in misura
pari al minore dei due rapporti.
8.
Versione 6
- Dichiarazione
- Dichiarazione
- Contratto
di
fideiussione
- Perizia o certificazione
di idoneità locali
Pagina 174
12. Sono stati verificati i
amministrativi
necessari
dell’erogazione delle somme?
Documenti oggetto
SI
del controllo
documenti - DURC
(ove
al
fine - Antimafia
applicabile)
NO
N/A
Note
- Camerale
Importo autorizzato
Finanziamento approvato da DDG
di impegno delle risorse
Importo 1 quota 1 anticipo autorizzato
(massimo 25% finanziamento approvato)
Importo 2 quota 1 anticipo autorizzato
(massimo 25% finanziamento approvato)
Data
Versione 6
Pagina 175
Allegato 32 UCS: Check list di controllo pagamento secondo acconto
Programma Operativo
Asse
Codice progetto
CUP
Titolo operazione
Beneficiario
DDG Impegno risorse
Gestione
controllo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
È stata richiesta e verificata
la prima erogazione e la
seconda erogazione del
primo acconto?
La richiesta di secondo
acconto è conforme al
modello previsto ed è stata
debitamente protocollata
La richiesta di secondo
acconto è stata debitamente
compilata con tutte le
informazioni previste e
debitamente firmata?
Sono state effettuate attività
corsuali per almeno il 40%
del monte ore del progetto
approvato?
È presente la fideiussione /
polizza fideiussoria,
conforme al modello
previsto, a copertura
dell’importo richiesto?
È stata presentata perizia o
certificazione di idoneità
locali nei quali sono state
avviate attività corsuali (solo
in caso di sedi corsuali non
ancora comunicate)?
Sono stati verificati i
documenti amministrativi
necessari al fine
dell’erogazione delle
somme?
Versione 6
-
Richiesta di erogazione
Check list 1° acconto
-
DDG 2376 del 14/06/2012
-
Fotocopia documento d’identità in
corso di validità del rappresentante
legale
-
Esito Controllo
-
Fideiussione/Polizza fideiussoria
-
Perizia o certificazione di idoneità
locali (se presente)
-
DURC
Antimafia (ove applicabile)
SI
NO N/A
Note
Nota prot. n.___________ del
________
Pagina 176
Importo autorizzato
Finanziamento approvato
da DDS di impegno delle
risorse
Data
Versione 6
Importo 1ª quota 1°
anticipo erogato
(fino al 25% del
finanziamento approvato)
Importo 2ª quota 1°
anticipo autorizzato
(fino al 25% del
Importo massimo
erogabile 2° anticipo
(fino all’80% del
Nome e Funzione del Controllore
Importo autorizzato
Pagina 177
Allegato 33 UCS: Check-list per la verifica documentale delle dichiarazioni di attività
POR Siciliana FSE 2007-2013
Programma Operativo
Avviso pubblico
CPG competente
Asse del PO FSE
Beneficiario
Codice CUP
Codice CIP
Titolo operazione
Avanzamento % dell’operazione
(ore di formazione erogate/sul totale delle ore finanziate) - Vedi allegato 1
Data del controllo
Attività di verifica
Corsi
Valutazione (A-B-C-NA)8
Supporti al controllo
1
A.
2
3
4
5
6
7
8
Note
9
10
Conformità e correttezza formale della documentazione presentata in sede di dichiarazione delle attività rispetto alla modulistica prevista
1) La Dichiarazione di attività e la
 Nota di trasmissione
relazione sono conformi al
 Dichiarazione attività (mod.
modello previsto, sono state
8)
correttamente compilate e
 Relazione attività realizzate
trasmesse nel rispetto dei tempi
(mod. 9)
previsti dal vademecum?
Coerenza delle informazioni presenti nella documentazione trasmessa ai fini della dichiarazione delle attività rispetto a quanto indicato
nell’avviso pubblico di riferimento, nei provvedimenti autorizzativi e nel progetto esecutivo
 Dichiarazione avvio attività
È stata presentata la dichiara(mod. 3)
zione di avvio attività?
 Vademecum UCS
E’ stata caricata a sistema la
 Perizia giurata o la
perizia
giurata
o
la
certificazione di idoneità dei
locali
locali per le sedi di tutti i corsi
 CaronteFse-Faròs
avviati?
Sono stati rispettati i tempi e le
scadenze previste dall’atto di
 Documentazione acquisita
adesione, vademecum e DDG
attuativi?
B.
2)
3)
4)
8 Scala valutazione
-
A (esito positivo) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti;
B (esito positivo, con raccomandazione) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti ma sono state rilevate alcune non conformità che tuttavia
non pregiudicano l’efficacia dell’attività realizzata (specificare);
C (esito negativo) = l’attività risulta eseguita o svolta in violazione delle disposizioni vigenti (specificare);
N.A. =il controllo non è applicabile al contesto (specificare).
Versione 6
Pagina 178
Corsi
1
5) I corsi avviati sono conformi alle
prescrizioni previste dall’avviso
(numero minimo di allievi,
tipologie di destinatari, attività
realizzate, etc.)
6) Le procedure di reclutamento
7)
8)
9)
C.





2
3
4
5
6
7
8
Note
9
10
Progetto esecutivo
Calendario
Registro didattico
Scheda allievi
Comunicazioni
e/o
autorizzazioni
Procedure di reclutamento e
di subentro
Bandi
Verbali di selezione
Graduatoria finale
Anagrafica allievi/uditori
Registri

degli allievi e degli uditori,
compresi eventuali subentri, 
sono avvenute nel rispetto delle 
prescrizioni
previste
dal 
vademecum e dalla normativa 

vigente,
Sono state caricate a sistema le
 Anagrafica allievi
informazioni previste per gli
 Certificati di disabilità
allievi e uditori?
Sono stati caricati a sistema i
dati e i documenti previsti per il
personale formatore e per il  Contratto o lettera d’incarico
personale di supporto (direttore,  Cv
coordinatore,
formatore  Documento identità
docente, formatore di supporto,
tutor)?
Nel caso di allievi disabili risulta
 Registri didattici
presente in aula il personale di
 Anagrafica
docenti
e
sostegno in un numero
personale di supporto
adeguato?
Effettivo raggiungimento della percentuale delle unità standard autorizzate per la dichiarazione delle attività
10) Sulla base delle ore dichiarate,
è stata raggiunta la percentuale
prevista per la presentazione
della dichiarazione di attività o
vi è stata una richiesta
straordinaria?
D. Avanzamento corsi
 Registro su Faròs
 Registro cartaceo
 Progetto esecutivo
 Rinuncia
Beneficiario ha rinunciato?
(mod. 9)
12) Il numero di allievi iscritti al  Registro
corso al termine del periodo è  Comunicazioni di
rinuncia/abbandono
superiore alla soglia fisiologica
prevista per l’ambito formativo  Anagrafica allievi
 Tabella 1 allegata
del corso?
13) Sono state dichiarate attività di  Registri di stage
 Convenzioni di stage
stage?
14) Nel caso di stage il calcolo  Registri stage;
dell’avanzamento di attività è  Relazione attività realizzate
(mod. 9);
stato effettuato correttamente?
E. Conformità delle attività descritte nella relazione dettagliata sull’attività realizzata rispetto al progetto esecutivo approvato
15) L’attività realizzata è conforme  Eventuali
variazioni/autorizzazioni
con quanto previsto da progetto
esecutivo?
(mod. 9);
F. Corretto aggiornamento del sistema informatico e rispondenza dei dati alle risultanze dei registri cartacei scansionati
11) Ci sono corsi a cui
Versione 6
il
Pagina 179
Corsi
1
16) I dati sulla scansione del
registro cartaceo caricato a
sistema e i dati inseriti sul SI
Faròs sono conformi?
G.
2
3
4
5
6
7
8
Note
9
10
(controllo a campione per il
3% delle ore realizzate alla
data con verifica della
corrispondenza tra pagine
del registro scansionate e
presenze registrate a
sistema informatico)
Verifica delle eventuali attività delegate a soggetti terzi rispetto alla normativa di riferimento
17) Eventuale attività delegata è
 Richiesta di delega
stata autorizzata?
H. Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio
18) I dati di monitoraggio sono stati
trasmessi nel rispetto delle
scadenze
previste
dal
vademecum UCS?
 Dati di monitoraggio
Sintesi dei risultati della verifica
Sintesi delle eventuali criticità emerse
Corsi
Totale ore
corso
realizzate nel
periodo
oggetto di
dichiarazione
(A)
Numero
di
allievi
iscritti
al
termine
del
periodo
UCS
(eventualmente
ridotta per
allievi sotto la
soglia)
(B)
Importo
totale
(C)
(C=A*B)
Eventuale riduzione
dell’importo delle UCS
dichiarate
precedentemente in caso
di allievi al di sotto della
soglia fisiologica
(D=(129€* ore già
dichiarate) – (B*ore già
dichiarate))
(D)
Totale
importo
riconosciuto
(E)
(E=C-D)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Tot.
Data
Versione 6
Pagina 180
Allegato 1 Riepilogo corsi
Dati Previsti
Id
cor
so
Corso
rinunci
ato
(eventu
ale)
Corso
concl
uso
(SI/N
O)
A)
N.
or
e
B)
N.
alli
evi
tota
li
C)
N.
allie
vi
disa
bili
Dati Effettivi nel periodo oggetto
della presente relazione
D)
N. ore
realizz
ate
E)
N.
alli
evi
tota
li
F)
N.
allie
vi
disa
bili
G)
N.
udit
ori
Dati Cumulati alla data della
relazione
H)
N. ore
realizz
ate
I)
% ore
realizz
ate
(=H/A)
L)
N. allievi
potenzial
mente in
grado di
raggiunge
re il
monte ore
minimo
richiesto
Data
conclu
sione
attività
Data
Esam
e
Final
e
Valore
della
sovvenz
ione
maturat
a nel
periodo*
Eventuale
decurtazio
ne delle
UCS
dichiarate
precedente
mente in
caso di
allievi al di
sotto della
soglia
fisiologica
Totale
* Il valore della sovvenzione maturata nel periodo deve essere calcolato come prodotto tra il numero delle ore realizzate e l’UCS. La maggiorazione in
caso di disabili viene calcolata in fase di dichiarazione finale. Il valore dell’UCS dovrà essere eventualmente ridotto nel caso di un numero di allievi validi
(allievi che hanno raggiunto il 70% delle ore o che potenzialmente sono in grado di raggiungere tale percentuale) inferiore alla soglia fisiologica, in linea
con quanto previsto dall’avviso.
Versione 6
Pagina 181
Allegato 34 UCS: Check list controllo dichiarazione finale di attività
Programma Operativo
POR FSE 2007-2013
Avviso pubblico
CPG competente
Asse del PO FSE
Beneficiario
Codice CUP
Codice CIP
Titolo operazione
Data del controllo
UCS
UCS maggiorata
per disabili
Costi reali
TOTALE
Importo dichiarato
in rendicontazione
dal beneficiario
Import ritenuto
ammissibile dal
controllore
Importo già erogato
mediante acconti
SALDO da pagare
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Pagina 182
1
Corsi
9
Valutazione (A-B-C-NA)
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Note
A. Conformità delle attività realizzate rispetto agli obiettivi di progetto
La check list di controllo
del progetto esecutivo e
atto di adesione ha
confermato la regolarità
della
procedura
di
selezione?
Le
attività
corsuali  Progetto esecutivo
realizzate
rispettano  Eventuali
variazioni/autorizzazioni
quelle
previste
dal Relazione attività realizzate
progetto approvato?
(mod. 9);
1.
2.
B. Conformità e correttezza formale della documentazione presentata in sede di dichiarazione finale delle
attività rispetto alla modulistica prevista
La relazione del progetto
è stata correttamente
compilata ed è in linea
con
il
progetto
approvato?
La dichiarazione finale è
stata
correttamente
compilata ed è in linea
con
il
progetto
approvato?
C. Corretta tenuta dei registri didattici e degli altri registi obbligatori previsti per l’intervento finanziato e loro
allineamento rispetto alle informazioni inserite a sistema
3.
4.
5.
I dati sulle scansioni dei
registri cartacei (didattico e
di stage, qualora previsto)
caricati a sistema e i dati
inseriti sul SI Faròs sono
conformi?
E’ stata utilizzata una
procedura di registrazione
delle
domande
di
ammissione?
E’ stato correttamente
compilato
il
registro
materiale di consumo?
E’ stato correttamente
compilato
il
registro
materiale
didattico
consegnato agli allievi?
6.
7.
8.
(didattico e di stage, se
previsto)
CaronteFse-Faròs
Controllo a campione
della conformità dei
registri cartacei con
quelli caricati su Faròs
 Registrazione domande
 Registro materiale di
consumo
 Registro materiale
didattico
D. Coerenza delle informazioni presenti nella documentazione trasmessa ai fini della dichiarazione finale delle
attività rispetto a quanto indicato nell’avviso pubblico di riferimento, nei provvedimenti autorizzativi, nel
progetto approvato e nel progetto esecutivo, in relazione ai seguenti aspetti: avvio dei corsi, risorse umane
impegnate nelle attività di formazione e allievi
9 Scala valutazione
-
Versione 6
Pagina 183
1
9.
In caso di nuove sedi non
comprese nei controlli
precedenti è stata caricata a
sistema la perizia giurata o
la certificazione di idoneità
dei locali per le sedi dei
corsi avviati?
10. I corsi realizzati sono
conformi alle prescrizioni
previste
dall’avviso
(tipologie di destinatari,
attività realizzate, etc.)?
11. Le
procedure
di
reclutamento degli allievi e
degli uditori, compresi
eventuali subentri, sono
avvenute nel rispetto delle
prescrizioni previste dal
vademecum
e
dalla
normativa vigente?
12. Sono stati caricati a sistema
tutti i dati e i documenti
previsti per il personale
formatore?
13. Sono stati caricati a sistema
tutti i dati e i documenti
previsti per il personale di
supporto
(direttore,
coordinatore, tutor)?
14. Il
personale
docente
utilizzato per il progetto è
in linea come esperienza
didattica e professionale
con quella prevista dal
progetto approvato?
15. Nel caso di allievi disabili
risulta presente in aula il
personale di sostegno in un
numero adeguato?
16. Ci sono corsi a cui l’ente ha
rinunciato?
17. Il numero di allievi che
hanno raggiunto al termine
del corso il 70% delle ore è
superiore
alla
soglia
fisiologica
prevista
dall’avviso?
Corsi
9
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Note
 Perizia giurata o la
locali





Progetto approvato
Progetto esecutivo
Calendario
Registro didattico
Scheda allievi
 Comunicazioni
autorizzazioni
e/o
 Procedure di reclutamento
e di subentro
 Bandi
 Verbali di selezione
 Graduatoria finale
 Anagrafica allievi/uditori
 Registri
 Contratto
o
lettera
d’incarico
 Cv
 Documento d’identità
 Contratto
o
lettera
d’incarico
 Cv
 CV
 Progetto approvato
 Avviso
 Vademecum UCS
 Rinuncia
 Relazione
attività
realizzate (mod. 9);
 Registro
 Comunicazioni di
rinuncia/abbandono
E. Correttezza e conformità delle convenzioni di stage
18. Le convenzioni di stage
sono
presenti,
sono
debitamente sottoscritte dal
beneficiario e dall’azienda
ospitante ed è conforme
con l’attività indicata in
fase progettuale?
19. Il numero di ore di stage è
in linea con le disposizioni
 Convenzione di stage
 Avviso
F. Rispetto degli adempimenti in materia di informazione e pubblicità
Versione 6
Pagina 184
1
Corsi
9
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Note
20. Tutti i documenti che
riguardano gli interventi
attuati, compresi i bandi
di reclutamento ed i
certificati di frequenza o
altri
certificati,
contengono indicazioni
del cofinanziate dal FSE
e del POR?
21. Tutti
gli
interventi
informativi e pubblicitari
rivolti ai destinatari, ai
potenziali destinatari ed
al pubblico, riportano gli
emblemi
previsti
dall’avviso?
G. Idoneità dei materiali didattici rispetto agli obiettivi dell’azione finanziata
22. Il materiale didattico
consegnato agli allievi e
l’attrezzatura utilizzata  Registro materiale
didattico
sono in linea con quello
previsto dal progetto  Progetto approvato
approvato
(paragrafo
2.4)?
H. Corretta applicazione da parte del soggetto beneficiario delle eventuali decurtazioni previste dall’avviso
pubblico
23. Gli allievi che hanno
completato il corso sono  Avviso
scesi sotto la soglia  Registro
fisiologica
prevista  Prospetto riepilogativo
dall’avviso?
24. Il livello di esperienza
professionale e didattica
del personale docente
impiegato nel progetto è  Progetto approvato
in linea con quello
previsto dal progetto
approvato?
25. E’ presente a sistema la  Avviso
documentazione relativa  Documento d’identità
 CV
al personale docente e  Lettera
tutor)
d’incarico/contratto
26. Ci sono state sostituzioni
di
formatori
senza
 Sistema Faròs
preventiva
comunicazione
all’amministrazione?
27. I registri didattici sono
stati
correttamente  Registro didattico
compilati e conservati?
28. Il registro di stage è
debitamente compilato in
tutte le sue parti?
29. Gli allievi hanno i requisiti
Versione 6
 Registro di stage
Pagina 185
1
30. Il contenuto dello stage è in
linea con i contenuti e gli
obiettivi
del
progetto
approvato?
Corsi
9
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Note
31. Sono state rispettate le
norme
sulla
pubblicizzazione
e  Reg. 1828/2006
promozione
dell’operazione?
32. Il materiale di consumo
è in linea con quello  Progetto approvato
 Relazione finale
previsto dal progetto 
approvato?
33. Il materiale didattico
consegnato agli allievi è  Progetto approvato
 Relazione finale
in linea con quello  Verbale di consegna
previsto dal progetto
materiale
approvato?
34. Le attività accessorie
non formative previste  Progetto approvato
dal progetto sono state  Relazione finale
realizzate?
35. Sono
state
fatte
variazioni straordinarie
superiori
al
limite  Variazioni straordinarie
consentito?
(se
si
indicare)
I. Correttezza della dichiarazione di spesa presentata a giustificazione delle spese per le quali l’avviso pubblico
preveda la rendicontazione a costi reali
36. Gli allievi per i quali
viene
richiesto
il
rimborso dell’indennità  Registri didattici d’aula e
di stage e prospetti
hanno partecipato ad
riepilogativi
almeno il 70% delle ore
di formazione d’aula?
37. Il calcolo delle indennità  Registri didattici d’aula e
di stage e prospetti
è
effettuato
riepilogativi
correttamente?
38. Le indennità sono state
 Ricevute di pagamento
effettivamente erogate e  Quietanza
quietanzate?
39. I costi per il trasporto
disabili
sono
stati  Fatture o documenti
equivalenti
debitamente
documentati?
40. I costi per il trasporto
disabili
sono
stati  Ricevute di pagamento
debitamente pagati e  Quietanza
quietanzati?
J. Effettivo raggiungimento degli obiettivi di progetto
41. Gli obiettivi del progetto
sono stati raggiunti?
 Attestati di qualifica o
frequenza
 Programma
didattico
realizzato
K. Conformità delle attività descritte nella relazione dettagliata sull’attività realizzata rispetto al progetto
esecutivo approvato
Versione 6
Pagina 186
1
42. L’attività
realizzata
descritta nella relazione è
conforme a quella prevista
nel progetto approvato?
Corsi
9
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Note
 Relazione finale attività
L. Verifica delle eventuali attività delegate a soggetti terzi rispetto alla normativa di riferimento
43. Eventuale attività delegata
è stata autorizzata? (in caso
di
violazione
viene
applicata la decurtazione
prevista dal vademecum)
44. L’attività delegata rientra
nelle percentuali massime
M. Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio
45. I dati di monitoraggio sono
stati trasmessi nel rispetto
delle scadenze previste dal
vademecum UCS? (in caso
di
violazione
viene
applicata la decurtazione
prevista dal vademecum)
 Dati di monitoraggio
Data
Versione 6
Pagina 187
Allegato 35 UCS: nota dichiarazione finale attività
AVVISO N.
Prospetto di determinazione della sovvenzione erogabile
Titolo intervento
N. Progetto (CIP)
CUP
PROVINCIA DI RIFERIMENTO
Riepilogo degli importi approvati e dichiarati per ciascun corso incluso nel pacchetto formativo approvato
IMPORTO
APPROVATO
DENOMINAZIONE CORSO
COD. CORSO
AGGIUNGERE E CREARE I COLLEGAMENTE SE CI SONO PIU' DI 10 CORSI
N. eventuali attività accessorie non realizzate
Importo erogabile al netto della decurtazione per
attività accessorie non formative non realizzate
Eventuali entrate da dedurre al costo totale
dell'intervento
Importo erogabile al netto delle eventuali entrate da
dedurre al costo totale dell'intervento
TOTALI €
IMPORTO
EROGABILE
-
€
0
€
-
€
-
€
-
IMPORTO DELLA SOVVENZIONE EROGABILE
Il Legale Rappresentante
Data _______________________
Versione 6
Pagina 188
-
AVVISO N.
Prospetto di determinazione della sovvenzione erogabile
Ambito
FORGIO
<----- INSERIRE LA TIPOLOGIA
COD. CORSO
QUOTA DELLA SOVVENZIONE DETERMINATA SULLA BASE DI UCS
N. ore corso
Tipologia allievi
di cui stage
N. allievi
per tipologia
Ripartizione %
per tipologia
Allievi
Allievi disabili
Totali
UCS approvata
#DIV/0!
Unità di costo standard
(UCS)
0% €
129,00
0% €
154,00
0
Ripartizione ore per
tipologia allievi
0,0
0,0
0
Sovvenzione approvata
(quota UCS)
€
€
€
-
VERIFICHE
NON CONFORME ALLIEVI FORGIO
NON CONFORME ORE
CONFORME DISABILI
#DIV/0!
Step 1
Eventuale decurtazione derivante dalla riduzione del numero degli allievi (Cfr. Avviso 20 par.11.1)
Soglia fisiologica
N. allievi finali
UCS step 1
Sovvenzione rideterminata
10
8
#DIV/0!
#DIV/0!
Step 2
Eventuale decurtazione derivante dall'utilizzo di personale docente di livello inferiore rispetto a quello previsto dal progetto approvato e/o senza dichiarazione di cui all'art. 10 dell'Avviso (cfr. Avviso 20 par.11.2)
Ripartizione % esp. professionale
Ripartizione % esp. didattica
Ripartizione ore esp. professionale
Ripartizione ore esp. didattica
Variazioni esp. professionale
Variazioni esp. didattica
prevista
almeno 10 anni
#DIV/0!
#DIV/0!
effettiva
almeno 10 anni
#DIV/0!
#DIV/0!
In ore
0
0
In percentuale
#DIV/0!
#DIV/0!
Decurtazioni determinate da variazioni
esperienza professionale
Decurtazioni determinate da variazioni
esperienza didattica
Totale decurtazioni
Esperienza professionale corpo formatori
prevista
effettiva
tra 5 e 9 anni
tra 5 e 9 anni
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
In ore
0
0
In ore
0
0
In percentuale
#DIV/0!
#DIV/0!
15%
-
30%
-
15%
-
15%
-
30%
-
15%
-
-
Tasso di
abbattimento
UCS step 2
effettiva
inferiore a 5 anni
#DIV/0!
#DIV/0!
0
0
-
Sostituzione docenti senza presentazione della dichiarazione di cui al
all'art. 10 dell'Avviso
In percentuale
#DIV/0!
#DIV/0!
prevista
inferiore a 5 anni
#DIV/0!
#DIV/0!
0
0
Ore/corso docenti senza
dichiarazione
-
Decurtazione docenti
senza dichiarazione
50%
-
#DIV/0!
#DIV/0!
Step 3
Eventuale decurtazione conseguente alla carenza della documentazione relativa al personale docente (cfr. Avviso 20 par.11.3)
N. ore/corso effettuate dal personale
docente con documentazione carente
Tasso di abbattimento
UCS step 3
30%
#DIV/0!
#DIV/0!
Step 4
Eventuale decurtazione conseguente alla violazione delle norme sulla pubblicizzazione e promozione dell'operazione (Cfr. Avviso 20 par.11.4)
Violazione rilevata
(SI/NO)
Decurtazione
applicabile
Importo della
decurtazione
10% €
UCS step 4
-
#DIV/0!
#DIV/0!
Step 5
Eventuale decurtazione conseguente alla carenza della documentazione relativa all'utilizzo dei materiali di consumo (Cfr. Avviso 20 par.11.5)
Violazione rilevata
(SI/NO)
Decurtazione
applicabile
Importo della
decurtazione
3% €
UCS step 5
-
#DIV/0!
#DIV/0!
Step 6
Eventuale decurtazione conseguente alla carenza della documentazione relativa all'utilizzo materiale didattico (Cfr. Avviso 20 par.11.6)
Violazione rilevata
(SI/NO)
Decurtazione
applicabile
Importo della
decurtazione
10% €
UCS step 6
Versione 6
-
#DIV/0!
#DIV/0!
Pagina 189
Step 7
Decurtazioni della sovvenzione approvata da inadempimenti/variazioni (Cfr. Tabella 16 - Vademecum UCS Versione 1 del 29/05/2012)
Descrizione dell’inadempimento
Non corretta compilazione e
conservazione dei registri obbligatori
Decurtazione
In diretta proporzione con il
numero di ore corrispondenti alle totale ore corso
irregolarità riscontrate.
si applica su
Attività non realizzate
% decurtazione
Importo decurtazione
0
0
100%
#DIV/0!
Partecipazione di destinatari privi dei
requisiti previsti dalle disposizioni di
riferimento che hanno concorso a
formare il numero minimo necessario
per il riconoscimento del corso.
Revoca integrale del corso
totale ore corso
0
0
100%
#DIV/0!
Attività delegata a soggetto non
autorizzato
In diretta proporzione con il
numero di ore corrispondenti alle totale ore corso
irregolarità riscontrate.
0
0
100%
#DIV/0!
10
0
0%
#DIV/0!
Partecipazione di destinatari privi dei
requisiti previsti dalle disposizioni di
In proporzione agli allievi privi dei Numero allievi soglia
riferimento che NON hanno concorso a
requisiti
fisiologica
formare il numero minimo necessario
per il riconoscimento del corso.
Non coerenza dello stage rispetto ai
contenuti e agli obiettivi di progetto
100% del costo standard delle ore
Numero stage
di stage in proporzione al numero
complessivi
degli stage irregolari.
0
0%
#DIV/0!
Non conformità delle convenzioni di
stage sottoscritte tra soggetto
beneficiario e soggetto ospitante
50% del costo standard delle ore di
Numero stage
stage in proporzione al numero
complessivi
degli stage irregolari.
0
0%
#DIV/0!
totale decurtazioni da applicazione vademecum
#DIV/0!
UCS step 7
#DIV/0!
#DIV/0!
QUOTA DELLA SOVVENZIONE DETERMINATA SULLA BASE DI COSTI REALI
VOCE DI SPESA
Versione 6
IMPORTO
APPROVATO
DENOMINAZIONE VOCE DI SPESA
B2.12
B2.13
Servizi di supporto all'utenza (vitto, alloggio, trasporto)
B2.14
Viaggi di studio dei partecipanti
….
……
…..
……
* Cfr. Vademecum per l’attuazione del PO Sicilia FSE 2007-2013
Totali €
IMPORTO
DICHIARATO
-
€
-
Pagina 190
Allegato 36 UCS: Check list di controllo ispettivo in loco
Programma Operativo
Avviso pubblico
CPG competente
Asse del PO FSE
Beneficiario
Codice Operazione (CIP)
CUP
ID Corso
Titolo corso
Indirizzo sede didattica oggetto di ispezione
Incaricati della verifica e ufficio di appartenenza
Data della verifica
Ora di inizio e fine della verifica
Altro personale presente (nome e ruolo)
Per il beneficiario è presente alla verifica
_______________________________________________________________________________________________
nato/a a ______________________________________________________________ il ________________________
residente in __________________________________________________________________________ n. _________
CAP _____________________ Città ____________________________________________________ Prov. (_______)
in qualità di ______________________________________________________________________________________
Documento d’identità _____________________________________________ n.
_______________________________
Rilasciato il ______________________________ da _____________________________________________________
Verifica effettuata in fase di:
Attività di aula
□
Attività di stage in impresa □
Allievi iscritti da registro
N. allievi
N. uditori
Attività di stage in impresa simulata
□
Allievi presenti al momento della verifica
N. allievi
N. uditori
A. Verifica attività d’aula
1) La sede didattica coincide con quella
comunicata?
2) E’ presente presso la sede didattica copia
della perizia giurata di idoneità dei locali e
delle attrezzature?
Supporti al
controllo
Valutazio
ne (A-B-C-
Note
NA)10
 Sede didattica
 Perizia giurata
10 Scala valutazione
-
Versione 6
Pagina 191
3) La sede didattica presenta evidenti problemi
per lo svolgimento dell’attività prevista?
4) Il registro didattico è presente presso la
sede ispezionata al momento della verifica?
5) Il registro didattico del corso è
correttamente tenuto, compilato, numerato
e vidimato?
6) Con riferimento al giorno della verifica gli
allievi, gli uditori, i docenti, i co-docenti e i
tutor presenti in aula hanno firmato il
registro didattico?
7) Con riferimento al giorno della verifica i
docenti, i co-docenti e i tutor presenti in
aula, i moduli trattati e gli orari coincidono
con quelli previsti nel calendario in
possesso dell’Amministrazione?
8) Con riferimento al giorno della verifica nel
caso di presenza in aula di allievi disabili, è
presente un numero adeguato di co-docenti
di sostegno?
9) In caso di assenza in aula durante la verifica
di allievi o uditori, compare sul registro
didattico la dicitura “assente” o “ritirato” o
è riportata l’uscita anticipata?
10) Nel registro didattico del corso sono
riportati i moduli svolti e gli argomenti
trattati?
11) Indicare i materiali didattici in uso in aula e
le attrezzature utilizzate?
Supporti al
controllo
Valutazio
ne (A-B-C-
Note
NA)10
 Sede didattica
 Registro didattico
 Calendario
didattico
ed
eventuali
comunicazioni di
modifiche
 Scheda
allievi
iscritti
 Avviso
 Materiali didattici
e attrezzature in
uso
Data
Nome e Funzione del
beneficiario
Allegati: Copia del registro d’aula reperito nel momento della verifica, firmato dall’Ente, questionari di gradimento
Versione 6
Pagina 192
B Verifica attività di stage
Indicare i nominativi degli allievi in
stage presso la sede della verifica
Supporti al
controllo
1) E’ presente la convenzione di
stage regolarmente firmata?
2) Il registro di stage è presente
presso la sede ispezionata al
momento della verifica?
3) Il registro di stage è correttamente
tenuto, compilato, numerato e
vidimato?
4) L’allievo o gli allievi e i tutor
hanno firmato correttamente il
registro di stage?
5) L’attività in corso è coerente con
quanto indicato nella convenzione
di stage?
6) In caso di assenza degli allievi,
compare sul registro di stage la
dicitura “assente”?
Valutazio
ne (A-BC-NA)11
Note
Data
Nome e Funzione del
beneficiario
Allegati: Copia del registro di stage reperito nel momento della verifica, firmato dall’impresa
-
Versione 6
Pagina 193
Allegato 37 UCS: Questionario rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari
Soggetto beneficiario
Titolo del corso
CUP
Sede corso
Data
Nome allievo (facoltativo)
(1 = Insufficiente 2 = Sufficiente 3 = Discreto 4 = Buono 5 = Ottimo)
Area
Organizzazione
Strutture e
attrezzature
Corso e materiali
Domande
Sono stati adeguatamente illustrati gli obiettivi del corso e la fonte di
finanziamento (POR Sicilia FSE 2007/2013)?
I contenuti del corso finora svolto sono in linea con gli obiettivi
illustrati?
Ha ricevuto preliminarmente tutte le informazioni relative al corso
(sedi di svolgimento, orari, impegno previsto, etc.)?
Le attività formative sono erogate nel rispetto della tempistica indicata
nel calendario didattico preventivamente comunicato?
L’assistenza fornita dalla segreteria didattica e dai tutor d’aula è
adeguata alle esigenze dell’utenza?
L’aula è adeguata in termini di spazi disponibili, illuminazione,
climatizzazione e comfort?
Le attrezzature didattiche (strumenti di laboratorio, personal
computer, etc.) sono adeguate, disponibili e correttamente
funzionanti?
I contenuti del corso finora svolto sono in linea con le sue aspettative?
I materiali didattici ricevuti sono adeguati rispetto ai contenuti del
corso?
1
2
3
4
I docenti manifestano conoscenza e padronanza delle materie trattate?
Docenza
Azione formativa
complessiva
I docenti illustrano con la dovuta chiarezza i contenuti delle materie
trattate?
I docenti manifestano conoscenza e padronanza delle attrezzature a
supporto delle attività didattiche?
Complessivamente, la formazione finora ricevuta è in linea con le sue
aspettative?
Commenti ed eventuali suggerimenti
Versione 6
Pagina 194
5
Allegato 38 UCS: Check list di controllo amministrativo in loco
Programma Operativo
Avviso pubblico
CPG competente
Asse del PO FSE
Beneficiario
Codice Operazione (CUP
e CIP)
Titolo Operazione
Titolo e codici corsi
Programma Operativo Regione Siciliana FSE 2007-2013
-
Indirizzo sede
amministrativa oggetto di
ispezione
Incaricati della verifica e
ufficio di appartenenza
Data della verifica
Ora di inizio e fine della
verifica
Altro personale presente
(nome e ruolo)
Per il beneficiario è presente alla verifica
_______________________________________________________________________________________________
nato/a a ______________________________________________________________ il ________________________
residente in __________________________________________________________________________ n. _________
CAP _____________________ Città ____________________________________________________ Prov. (_______)
in qualità di ______________________________________________________________________________________
_______________________________
Rilasciato il ______________________________ da _____________________________________________________
Versione 6
Pagina 195
Supporti al
controllo
Corsi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Note
10
A. Rispetto delle procedure previste per la selezione e sostituzione degli allievi/uditori
1) I bandi per il reclutamento degli allievi sono
conformi alla normativa vigente e alle
prescrizioni del vademecum
2) Le
domande sono state debitamente
protocollate?
3) Sono stati regolarmente prodotti i verbali di
selezione, debitamente firmati, anche nel caso
in cui il numero dei candidati o la tipologia di
destinatari non richiedevano di procedere alla
selezione è stato redatto apposito verbale?
4) E’ stata predisposta e pubblicata la
graduatoria finale?
5) Sono stati comunicati ai destinatari i risultati
della selezione?
6) E’ stata inoltrato al CPI competente per
territorio l’elenco degli allievi e degli uditori
ammessi?
7) Sono state fatte eventuali integrazioni degli
allievi/uditori inizialmente ammessi?
8) Eventuali integrazioni degli allievi sono
avvenute nel rispetto delle procedure di
trasparenza previste dal vademecum?
9) Sono state caricate sul sistema Faròs le
informazioni previste per gli allievi e uditori?
10) Ci sono stati casi di abbandoni o rinunce (se
si sono state adeguatamente trattate)?
B.
 Bandi di
reclutamento
 Vidimazione CPI
 Pubblicazione sito
web
 Domande di
ammissione
 Verbali di
selezione
 Graduatoria finale
 Comunicazione
esito graduatoria
 Elenco allievi
 Nota di
trasmissione al
CPI
 Elenco allievi
 Registro;
 Procedure di
subentro
 Comunicazione
rinuncia/abbando
no
 Registro
11) L’attività realizzata è conforme con quanto
previsto dal progetto approvato e dal progetto
esecutivo?
12) Le sedi didattiche coincidono con quelle
comunicate?
13) I registri didattici dei corsi sono
correttamente tenuti, compilati, numerati e
vidimati?
14) Gli allievi, gli uditori, i docenti, i co-docenti e
i tutor firmano regolarmente il registro
didattico?
 Progetto
approvato
 Eventuali
variazioni/autoriz
zazioni
 Relazioni attività
realizzate (mod.
9);
 Avvio corso
 Calendari
 Sedi didattica
(se disponibili in
sede)
(se disponibili in
sede)
-
Versione 6
Pagina 196
Supporti al
controllo
Corsi
1
15) I dati riportati sul registro didattico cartaceo
corrispondono con quelli inseriti sul sistema
informativo Faròs?
16) I docenti, i co-docenti e i tutor presenti in
aula, i moduli trattati e gli orari coincidono
con quelli previsti nel calendario in possesso
dell’Amministrazione?
17) In caso di attività realizzata di stage sono
presenti le convenzioni debitamente firmate
18) Il contenuto dello stage è in linea con
l’attività del corso?
19) I registri di stage sono debitamente firmati?
20) I dati riportati sui registri di stage cartacei
corrispondono con quelli inseriti sul sistema
informativo Faròs?
21) Nel caso di presenza in aula di allievi disabili,
è presente da registro un numero adeguato di
co-docenti di sostegno?
22) Nel registro didattico del corso sono riportati
i moduli svolti e gli argomenti trattati?
23) I materiali didattici in uso e le attrezzature
utilizzate sono conformi al progetto
approvato?
C.
in possesso dei requisiti previsti dall’avviso e
dal bando?
25) Nel caso di allievi disabili è presente il
certificato di disabilità?
4
5
6
7
 Registri di stage
 Faròs
8
9
10
 Scheda
allievi
iscritti
 Avviso
 Materiali didattici
e attrezzature in
uso
 Avviso
 Bando si
selezione
 Dichiarazione
titoli
 Documenti
d’identità
 Certificato di
disabilità
Coerenza delle informazioni fornite nelle relazioni sulle attività realizzate rispetto al livello di attuazione fisico-tecnica dell’intervento
rilevato nel corso della verifica
26) I corsi avviati sono conformi alle prescrizioni
previste dall’avviso (numero minimo di
allievi, tipologie di destinatari, etc.)
E.
3
Verifica del possesso dei requisiti di accesso previsti per gli allievi
24) Gli allievi e gli uditori ammessi ai corsi sono
D.
2
(se disponibili in
sede)
 Faròs
(se disponibili in
sede)
 Calendario
didattico
ed
eventuali
comunicazioni di
modifiche
 Convenzioni
di
stage
 Convenzione
stage
 Registri di stage
Note




Cronoprogramma;
Calendario
Scheda allievi
Eventuali
comunicazioni e/o
autorizzazioni
Presenza dei contratti o lettere di incarico per il personale formatore, formatore di sostegno e tutor
27) Le procedure di reclutamento del personale
sono avvenute nel rispetto di quanto previsto
dall’avviso e dal progetto approvato?
Versione 6
 Avviso
 Progetto
approvato
 Decreto
Assessoriale 5074
del 22 dicembre
2010
 DDG 3017 del 25
luglio 2012
 Circolare di
chiarimenti n.22
del 08/10/2012
Pagina 197
Supporti al
controllo
Corsi
1
28) In caso di utilizzo di personale dipendente
pubblico è presente l’autorizzazione da parte
dell’amministrazione da cui dipende il
soggetto?
29) Sono stati caricati a sistema tutti i dati e i
documenti previsti per il personale formatore
e per il personale di supporto (direttore,
coordinatore, formatore docente, formatore di
supporto, tutor)?
30) Il curriculum del personale docente è in linea
con il livello professionale e didattico
indicato?
31) Il contratto/lettera d’incarico riporta
esplicitamente il riferimento all’incarico,
l’attività prevista?
F.
per tutti gli allievi che partecipano alle attività
corsuali, comprensivi eventuali subentri?
informazione e pubblicità, previsti dalla
normativa comunitaria?
34) Il bando di selezione riporta gli estremi del
programma e del fondo?
presente la perizia giurata o la
certificazione di idoneità dei locali in corso di
validità per le sedi di tutti i corsi avviati?
correttamente calcolate secondo quanto
stabilito dall’avviso?
37) Le indennità di frequenza sono state
regolarmente documentate e quietanzate?
38) In caso di costi di trasporto per disabili,
ricorrono i presupposti
riconoscimento?
per
il
loro
7
8
9
10
 Autorizzazione
dipendenti
pubblici
 Contratto o lettera
d’incarico
 Cv
 CV
 Faròs scheda
docente
 Contratto
 Polizze
assicurative

 Bando di
selezione
 Perizia giurata o
la certificazione
di idoneità locali







Avviso
Registri
Ricevute
Ricevute
Quietanze
Avviso
Ricevute/docume
ntazione costi di
trasporto
 Vademecum
Corretta e puntuale trasmissione dei dati di monitoraggio
39) I dati di monitoraggio sono stati trasmessi nel
rispetto delle scadenze
vademecum UCS?
K.
6
Verifica amministrativo-contabile sulle spese da rendicontare a costi reali, eventualmente già sostenute
36) Le indennità di frequenza sono state
J.
5
Rispetto della normativa di riferimento in materia di sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro
35) E’
I.
4
33) Sono stati rispettati gli adempimenti di
H.
3
Presenza della documentazione attestante le coperture assicurative obbligatorie previste
32) Sono state sottoscritte le polizze assicurative
G.
2
Note
previste
dal
 Dati di
monitoraggio
 Vademecum
Ulteriori aspetti previsti nelle visite ispettive
40) Ci sono corsi a cui l’ente ha rinunciato?
 Rinuncia
 Relazione attività
realizzate (mod.
9);
41) Il numero di allievi iscritti al corso al
momento del controllo è superiore alla soglia
fisiologica? (se no, specificare se in
considerazione dell’avanzamento del monte ore del
corso è ancora possibile procedere all’integrazione
di nuovi allievi e, in caso contrario indicare nella
tabella 1 allegata il corso, l’avanzamento in termini
di ore corso realizzate sul totale delle ore previste e
il numero iscritti che potenzialmente può ancora
assicurare la percentuale minima di frequenza
richiesta dall’avviso)
Versione 6
 Registro
 Comunicazioni di
rinuncia/abbando
no
Pagina 198
Supporti al
controllo
Corsi
1
42) Ci sono corsi che alla data della relazione
presentata sono conclusi (ad esclusione
dell’esame finale)?
43) Eventuale
attività
delegata
preventivamente autorizzata?
è
stata
44) L’attività realizzata dal soggetto delegato è
conforme a quella delegata?
45) E’ stato rispettato il limite posto dal
vademecum sull’ammontare massimo di ore
delegabili (10%)?
46) E’ presente il regolamento del corso
debitamente controfirmato?
47) E’ presente presso il beneficiario un sistema
di contabilità separata, o una codifica
contabile contenente la registrazione delle
entrate e delle uscite inerenti il progetto
finanziato?
48) Viene utilizzato per il progetto c/c dedicato
alle operazioni cofinanziate dal FSE, nel
rispetto di quanto previsto dall’art. 3 della
Legge 136/2010 e s.m.i.?
2
3
4
5
6
7
8
9
Note
10
realizzate (mod.
9);
 Faròs
 Autorizzazione
preventiva delega
 Contratto di
delega
realizzate (mod.
9)
 Requisiti
personale
delegato
 Contratto di
delega
 Vademecum
 Contratto di
delega
 Regolamento
corso
 Contabilità
separata
 Conto corrente
dedicato
 Coordinate bancarie
Luogo e data
Data
Versione 6
Nome e Funzione del
beneficiario
Pagina 199
Allegato 1 Riepilogo corsi
Dati alla data
Del controllo (da registro)
Id
corso
Titolo
corso
Stato
corso
(avviato,
conclus
o o da
avviare)
D)
N. ore
realiz
zate
E)
N.
allie
vi
total
i
F)
N.
allie
vi
valid
i
G)
Di cui
N.
allievi
disab
ili
H)
N.
udit
ori
Dati dall’avvio del
progetto
I)
N.
rinunce
L)
N. ore
realiz
zate
M)
% ore
realizzate
(=I/A)
Sovvenzione potenzialmente maturata
(UCS * L)
TOTALE
Versione 6
Pagina 200
Allegato 39 UCS: Check list per le verifiche ispettive in itinere a distanza
Programma Operativo
Avviso pubblico
CPG competente
Asse del PO FSE
Beneficiario
Codice Operazione (CUP e CIP)
Tipologia di corso
Titolo corso
Indirizzo sede didattica oggetto di
ispezione
Telefono e Fax usato per la verifica
Riferimento
verbale
di
individuazione dell’operazione
Incaricato della verifica e ufficio di
appartenenza
Data della verifica
Ora di inizio e fine della verifica
Altro personale presente
Asse II
Personale referente dell’Ente controllato
___________________________________________________________________________________________
____
nato/a a ______________________________________________________________ il
________________________
residente in __________________________________________________________________________ n.
_________
CAP _____________________ Città ____________________________________________________ Prov.
(_______)
in qualità di
______________________________________________________________________________________
_______________________________
Rilasciato il ______________________________ da
_____________________________________________________
Allievi iscritti da registro
N. allievi
Versione 6
N. uditori
Allievi presenti al momento della verifica
N. allievi
N. uditori
Pagina 201
Verifica a distanza attività d’aula
Supporti al
controllo
Valutazio
ne (A-B-C-
Note
NA)13
1) E’ stato trasmesso in tempo reale, al n. di
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
fax comunicato dal controllore, copia del
registro didattico della giornata in corso e
delle 3 precedenti?
Il registro didattico del corso è
correttamente tenuto, compilato, numerato
e vidimato?
Con riferimento ai giorni del calendario
ricevuto i docenti, i co-docenti e i tutor
presenti in aula, i moduli trattati e gli orari
coincidono con quelli previsti nel
calendario
in
possesso
dell’Amministrazione?
Con riferimento ai giorni del calendario
ricevuto nel caso di presenza in aula di
allievi disabili, è presente un numero
adeguato di co-docenti di sostegno?
In caso di assenza in aula di allievi o
uditori, compare sul registro didattico la
dicitura “assente” o “ritirato” o è riportata
l’uscita anticipata?
Nel registro didattico del corso sono
riportati i moduli svolti e gli argomenti
trattati?
La pagina del registro didattico siglata
dall’Amministrazione con la nuova firma
degli allievi, del docente e dell’eventuale
tutor e personale di sostegno presente è
stata ritrasmessa prontamente dall’Ente?
Le firme riportate nella pagina del registro
ritrasmessa dall’ente sono conformi con le
prime firme apposte sul registro?
Nel caso di interviste con il docente, il tutor
e alcuni degli allievi presenti sono state
rilevate criticità?
 Calendario
didattico
ed
eventuali
comunicazioni di
modifiche
 Scheda
allievi
iscritti
 Avviso
Luogo e data
Firma per esteso degli incaricati della verifica
Allegati: Copia del registro trasmesso dall’ente
-
B (esito positivo, con raccomandazione) = l’attività risulta eseguita correttamente, nel rispetto delle disposizioni vigenti ma sono state rilevate alcune non conformità che
tuttavia non pregiudicano l’efficacia dell’attività realizzata (specificare);
Versione 6
Pagina 202
Allegato 40 CONTROLLI QUALITÀ: Check list controlli
Centro di Programmazione e Gestione
Unità di Monitoraggio e Controllo
Asse e obiettivo
Beneficiario
Codice Operazione (CUP e CIP)
Titolo operazione
Verifica effettuata da
Data
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Sì No NA
Note
Il controllore di I livello ha visionato la pista di controllo relativa alle
operazioni controllate?
Il controllore ha utilizzato le check list di controllo allegate al Manuale
di controllo di I livello dell'Autorità di Gestione del POR Sicilia FSE?
Il controllore ha verificato, nel caso il contributo si inquadri in un
regime di aiuto, se questo è stato notificato alla UE o si tratta di regime
in esenzione o de minimis?
In caso di appalto pubblico, il controllore ha verificato l’organizzazione
delle modalità di selezione delle domande/offerte, la corretta
costituzione della commissione di valutazione e l’applicazione dei
criteri per la formulazione della graduatoria dei partecipanti?
È stata verificata l’esistenza di un convenzione/atto di adesione
sottoscritto dall'Amministrazione e dal Beneficiario che regoli i rapporti
tra le parti rispetto alle modalità di utilizzo del contributo, alle
condizioni e tempistica per la realizzazione di opere pubbliche, alle
caratteristiche dei beni da acquisire, etc.?
Il controllore ha esaminato tutti i documenti relativi all'operazione
controllata?
Sono state verificate le attività relative alla rendicontazione con
riferimento ai Decreti di Liquidazione, ai mandati di pagamento e ai
relativi circuiti finanziari?
Il controllore ha esaminato l'intera documentazione di spesa, comprese
le quietanze dei pagamenti?
Il controllore ha esaminato che la spesa ammissibile è pertinente
all'operazione finanziata e che è stata sostenuta nel periodo di
ammissibilità previsto per il progetto?
Le fatture controllate sono risultate annullate con il timbro "POR Sicilia
FESR 2007-2013"?
Le check list di controllo amministrativo di I livello risultano
debitamente compilate in ogni loro parte (compresa la data) e firmate
dal controllore?
Gli esiti dei controlli sono chiaramente esposti e sono definitivi?
Eventuali anomalie riscontrate sono state segnalate ai beneficiari e se ne
è tenuto conto ai fini della definizione degli esiti dei controlli?
La documentazione attestante i controlli effettuati è messa a
disposizione sul sistema informativo?
Versione 6
Pagina 203
15. Le eventuali irregolarità riscontrate sono state adeguatamente trattate?
Sì No NA
Note
Le procedure finalizzate alla comunicazione delle irregolarità e delle
16. eventuali procedure di recupero alla Commissione - ex artt. 28-36 del
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
Reg. (CE) 1828/2006 risultano adeguate e tempestive?
Controlli sulle procedure di selezione
Il controllore ha verificato il rispetto della normativa e la correttezza,
rispetto al PO, delle procedure per l’informazione ai potenziali
Beneficiari mediante la verifica della presenza dei contenuti minimi
negli avvisi pubblici o negli atti di gara, delle modalità di
pubblicizzazione e dei mezzi e/o canali utilizzati?
Il controllore ha verificato il rispetto della normativa e la correttezza,
rispetto al PO, delle procedure per la selezione dei Beneficiari?
Il controllore ha verificato che i Beneficiari rispettano i requisiti di
ammissibilità e l'operazione finanziata rispetta i criteri di selezione?
Il controllore ha verificato l'attività istruttoria con riferimento al Bando,
alla Domanda di partecipazione, alla selezione e alla assegnazione del
contributo?
Gli atti che documentano la procedura di selezione sono completi,
esaustivi e facilmente disponibili a verifiche ulteriori?
Controlli in loco sulle operazioni campionate
I controlli in loco sono stati svolti rispettando il Piano dei controlli?
I controllori hanno rispettato le procedure di preavviso ai Beneficiari per
lo svolgimento dei controlli in loco?
Le check list di controllo in loco di I livello risultano debitamente
compilate in ogni loro parte e firmate dal controllore?
I verbali di controllo in loco risultano compilati in ogni loro parte e
firmati dal controllore e dal beneficiario?
Gli esiti dei controlli sono chiaramente esposti e sono definitivi?
Eventuali anomalie riscontrate sono state segnalate ai beneficiari e se ne
è tenuto conto ai fini della definizione degli esiti dei controlli?
Le procedure di controllo adottate consentono di accertare
l'avanzamento del progetto e la sua "realità"?
Delle eventuali anomalie riscontrate si è tenuto conto ai fini della
rendicontazione alla UE della spesa?
La documentazione attestante i controlli effettuati è messa a
disposizione sul sistema informativo?
Nel caso di un'irregolarità riscontrata nell'attività di controllo, le
procedure definite dall'OI sono conformi alla normativa comunitaria
(artt. 28-36 del Reg. (CE) 1828/2006)?
Giudizio sintetico sui controllori di I livello
Sulla base di quanto precede, le procedure di controllo di I livello svolte possono considerarsi
sostanzialmente affidabili
sostanzialmente affidabili ma necessitano della rimozione delle seguenti criticità/carenze:
sostanzialmente inaffidabili
Data
Versione 6
Pagina 204
Allegato 41 ENTI IN HOUSE: Check list di verifica
Programma Operativo
Ente
CPG competente/Organismo Intermedio
Data controllo
Elementi di controllo
1
La proprietà dell’ente in house è interamente pubblica?
2
La nomina della maggioranza dei membri degli organi societari avviene da
parte dell’ente pubblico di riferimento?
3
Nello statuto, o in altri atti - ad esempio, patti sociali -, sono presenti
previsioni relative a:
a)
Si
No
Note
la natura pubblica dei soci, che deve essere stabile e, quindi, gli
accorgimenti conseguenti in materia di trasferimento delle quote o
azioni;
b) l’approvazione preventiva del programma di attività da parte
dell’ente pubblico di riferimento (controllo strategico);
c)
il controllo dell’ente pubblico sulla struttura aziendale, compreso
l’organigramma;
d) la sottrazione di alcuni atti dall’autonomia dell’organo di
amministrazione, mediante la necessità di un’autorizzazione
preventiva, da parte dell’ente pubblico di riferimento, degli atti di
amministrazione straordinaria e di tutti quelli che hanno
un’incidenza finanziaria, gestionale o strategica importante;
e)
la verifica del raggiungimento degli obiettivi;
f)
il controllo finanziario a consuntivo;
g) svolgimento della parte più importante delle attività - almeno 7580% delle attività complessive e, comunque, tutte le attività di
importanza strategica per il soggetto - nei confronti, o su
affidamento, dell’ente pubblico di riferimento, risultante dai bilanci
o da documenti equivalenti.
Data
Versione 6
Pagina 205
Allegato 42
ORGANISMI INTERMEDI: Check list di controllo
Organismo Intermedio
Funzionario addetto al controllo
Soggetti presenti al controllo
Luogo del controllo
Data del controllo
Si
No NA
Note
Funzioni dell’OI
Le funzioni svolte dai diversi uffici all’interno dell’OI
(CPG, UMC, etc.) coinvolti nella gestione delle operazioni
sono debitamente formalizzate?
Esiste un organigramma dettagliato?
Esiste un atto formale di attribuzione delle funzioni al
personale responsabile dei diversi uffici coinvolti?
Esistono deleghe formali per specifiche funzioni o
esternalizzazioni?
Viene garantito un adeguato flusso informativo e
documentale formalizzato tra i diversi soggetti coinvolti?
L’Organismo si è dotato di un proprio manuale delle
procedure?
Esistono modelli per i diversi adempimenti legati
all’attuazione del programma?
Le procedure e gli strumenti previsti dal manuale vengono
utilizzati?
Selezione
Sono previste modalità per assicurare che la selezione delle
operazioni avvenga conformemente ai criteri applicabili al
PO e conformi alle pertinenti norme comunitarie e
nazionali?
E’ rispettata la normativa esistente in materia di
informazione e pubblicità, pari opportunità, aiuti di stato e
appalti?
Vengono pubblicati sul sito e sulla GURS / GUCE i
bandi/avvisi e la documentazione prevista?
Tutte le domande/offerte vengono debitamente registrate e
protocollate?
La valutazione avviene nel rispetto della normativa
vigente?
E' garantita un'informazione tempestiva dell’esito della
gara a tutti i partecipanti?
Gestione
L’Organismo ha predisposto per i beneficiari appositi
manuali operativi o linee guida e modelli di riferimento per
la corretta gestione rendicontazione dei progetti
(vademecum dell’operatore)?
Le norme sull’ammissibilità dei costi relativa agli
interventi sono formalizzate ed adeguatamente diffuse?
Versione 6
Pagina 206
Si
No NA
Note
L’Organismo è in linea con i dati di monitoraggio relativi
alle singole operazioni?
Esistono adeguate procedure per la gestione dei
pagamenti?
Esistono adeguate procedure per la gestione delle
irregolarità e dei recuperi?
Sono tracciati correttamente i flussi informativi sull’esito
dei controlli effettuati dall’UOP?
Sono tracciati correttamente i flussi informativi per la
gestione delle irregolarità e dei recuperi a seguito delle
comunicazioni dell’UMC?
Esiste una procedura di contabilità separata?
Controlli
Sono utilizzati strumenti standardizzati per il controllo
(check list, verbali, etc.) e vengono regolarmente
archiviati?
Le verifiche effettuate su base documentale sono state
realizzate/completate prima della certificazione delle spese
relative?
I controlli documentali sono adeguati e rispondono a
quanto richiesto dai Regolamenti e dalle disposizioni
dell’AdG?
Nel caso di forfettizzazione dei costi indiretti, è prevista
una chiara metodologia per la quantificazione dei costi
indiretti?
Vengono effettuati i controlli in loco secondo quanto
definito nel Piano dell’AdG?
Se i controlli in loco vengono realizzati su base
campionaria è stata formalizzata una metodologia di
campionamento?
E' previsto un sistema per la registrazione dei controlli
effettuati, dei risultati, delle eventuali irregolarità
riscontrate e del follow-up?
Piste di controllo
E' stata predisposta una pista di controllo?
La pista di controllo è conforme a quanto previsto dall’Art.
15 Reg. CE 1828/2006?)
I fascicoli di progetto sono archiviati e conservati
correttamente?
E’ garantita la trasmissione all’AdG dei controlli effettuati
e dei risultati delle eventuali irregolarità riscontrate e del
follow-up?
Sistema informativo
L’Organismo ha accesso ed utilizza il SI dell’AdG?
L’Organismo utilizza ulteriori sistemi informativi?
Il sistema informativo contiene tutte le informazioni
previste ed è aggiornato nel rispetto delle scadenze definite
dall’AdG?
Data
Versione 6
Pagina 207

Manuale procedure AdG PO FSE versione 6 - giugno 2013

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