vestiario e equipaggiamento del Corpo di Polizia

DIPARTIMENTO DELL 'AMMINISTRAZIONE
Direzione G e n e r a l e d e l l e Risorse materiali, d e i
Ai Proweditori
Loro Sedi
Aiper
Capo
conoscenza:
del Dipartimk.
e,
Lettera Circolare
Amministrazione Penit
Sede
,.
--...-_.-..__...._._.IC
/
7
1
Al Vice Capo del Dipartimento
Penitemiaria
Amministrazione
Sede
Al Servizio Approvvigionamento e
Distribuzione Armamento e Vestiario
Alla Direzione del Magazzino Vestiario
Firenze
equipaggiamento del Corpo di Polizia Penitenziaria. Decentramento
Oggetto: vestiario e
funzionale della gestione e delle scorte.
Si avverte l'esigenza di adottare un nuovo e più moderno modello di organizzazione
della distribuzione del vestiario uniforme per il personale del Corpo che permetta di
accelerare i tempi di sornministrazione degli effetti agli aventi titolo, contenendo al minimo
indispensabile gli intervalli tra le richieste e le disponibilità.
Un primo passo è stato quello dell'adozione di una procedura informatizzata per la
gestione delle richieste e delle consegne hrocedura "Gestione Mapazzino Vestiario") che - a
regime - consentira di monitorare in tempo reale sia il movimento dei materiali che le
somrninistrazioni eseguite. Tale applicativo,'già visionabile all'indirizzo http://dav.piustizia.it,
andrà a regime nel primo semestre di quest'anno e sostituirà completamente le procedure
cartacee fino ad oggi utilizzate.
Si tratta ora di procedere al decentramento a livello regionale di un sufficiente
quantitativo di scorte vestiario perché in ciascuno di codesti Provveditorati siano disponibili
gli effetti da somministrare al personale per il quale è avanzata la richiesta di fornitura. Tale
DIPARTIMENTO DELL 'AMMINISTRAZIONE PENITENZIA RIA
Direzione Generale delle Risorse materiali, dei Beni e d e i Servizi
scorta, che deve comprendere gli effetti e le dotazioni ordinarie di corrente utilizzo, non potrà
essere inferiore a quella necessaria a dotare un'aliquota pari al 50% della forza amministrata
di personale di Polizia Penitenziaria in servizio presso gli Istituti penitenziari per adulti e
minori, e presso le Scuole di formazione, così da rispondere con speditezza alle ordinarie
esigenze di vestizione.
L'attuaie modello organizzativo basato sulla effettiva disponibilità di un solo centro di
raccolta e distribuzione del vestiario, in Roma, non è più in linea con le moderne esigenze e le
necessità correnti, e non è più assolutamente in grado per motivi stmttwali di fronteggiare con
efficacia la sempre più pressante richiesta di fornitura di materiale che perviene mensilmente
da ciascuna delle sedi interessate; su di esso incidono il consistente incremento delle dotazioni
previste dal D.M. n. 30 del 24 gennaio 2002 e un organico del personale del Corpo che negli
ultimi vent'anni è quasi raddoppiato.
Allora, è intendimento di questa Direzione Generale provvedere a costituire in via
sperimentale in ciascuna regione uno o più centri di raccolta e di dishibuzione del materiale,
organizzate presso Istituti penitenziari, che siano di supporto alle attività di che si tratta.
Presso quegli Istituti si provvederà alla costituzione delle aliquote di scorta indicate
che permettano di soddisfare le richieste di materiale per integrazione o fornitura al personale
di Polizia Penitenziaria, con le modalità di seguito indicate:
11 materiale di vestiario ed equipaggiamento che costituisce la scorta sarà preso in
carico e governato dal contabile dell'Istituto, nelle forme previste.
E determinata di massima come quella occorrente ad assicurare la vestizione completa
di un'aliquota di personale pari al 50% della forza presente in regione. Eventuali variazioni in
aumento o diminuzione saranno concertate tra la Direzione Generale delle Risorse materiali,
dei Beni e dei Servizi, il Provveditorato Regionale interessato ed il S.A.D.A.V.
11 materiale di scorta sarà custodito - nei limiti delle possibilità - in locali da destinarsi
in via esclusiva a questo scopo, e comunque in modo da separarlo da altro materiale simile
contestualmente presente in Istituto. Per la classificazione e la catalogazione si adotteranno i
modelli in uso al S.A.D.A.V.
DIPARTIMENTO DELL 'AMMINISTRAZIONE PENITENZIARIA
Direzione Generale delle Risorse materiali, d e i Beni e d e i Servizi
D) MODALITÀ
DI DISTRIBUZIONE E REGISTRAZIONE DEL MATERIALE
Ai fini della durata dei capi e delle procedure e i termini di sostituzione si farà
riferimento alle prescrizioni contenute nel D.M. n. 30 del 24 gennaio 2002.
In ogni caso, alle scadenze previste o allorquando occorrerà la fornitura dovrà essere
eseguita alllIstituto o Scuola richiedente somministrata solo a seguito di espressa
autorizzazione del competente Proweditorato Regionale che, previo- accertamento di
disponibilità presso il magazzino regionale, ne disporrà la consegna e la successiva cessione
contabile.
In caso di indisponibilità accertata, il Proweditorato Regionale avanzerà richiesta di
integrazione al S.A.D.A.V. per la consegna di quel che occorre.
I1 Contabile che ha il governo e la custodia del materiale procederà alle consegne nel
rispetto degli adempimenti contabili prescritti.
Contestualmente alla somministraione al personale destinatario il Comandante di
Reparto, o un suo delegato, prowederà ad annotare gli stremi della fornitura e la data di
consegna sulla scheda vestiario nominativa, ed a ritirare il vestiario dismesso per il successivo
fuori uso da parte del Contabile competente.
A cura di ciascun Comandante di Reparto sarà tenuto costantemente aggiornato un
registro su cui si annoteranno: 1) data di consegna al personale nominativamente identificato
del vestiario o dell'equipaggiamento; 2) tipo e quantità del materiale consegnato; 3) data di
successivo rinnovo alle condizioni prescritte dal D.M. n. 30/2002.
E) ADEMPIMENTI
PERIODICI - INDISPONIBILITÀ
DI MATERIALE
Alla scadenza di ogni trimestre solare ciascuna sede di magazzino regionale inoltrerà
al Proweditorato Regionale competente la scheda di riepilogo sulla consistenza delle scorte di
materiale in
accompagnata da un prospetto Lsuntivo dei movimenti avvenuti nel
trimestre di riferimento. I1 .
prospetto
riporterà l'elencazione dei materiali, identificati a mezzo
.
dei codici della procedura informatica Gestione Magazzino Vestiario; il prospetto e la
scheda, redatti in formato elettronico (con l'uso di fogli di calcolo del tipo "Excel") e stampati
su carta, saranno trasmessi al Proweditorato Regionale debitarnente sottoscritti dal Contabile
del materiale e vistati dal Direttore delllIstituto.
Ciascun Proweditorato Regionale, sulla base dei dati cosi raccolti, procederà a
richiedere al S.A.D.A.V. l'eventuale integrazione delle scorte per il materiale indisponibile
ovvero in via di esaurimento.
I1 S.A.D.A.V. prowederà al soddisfacimento delle necessità attingendo alle proprie
giacenze presso i magazzini di Roma o di Firenze.
DIPARTIMENTO DELL 'AMMINISTRAZIONE PENITENZIARIA
Direzione Generale delle Risorse materiali, d e i Beni e d e i Servizi
Allo scadere di ciascun semestre ciascun Proweditorato Regionale trasmetterà al
S.A.D.A.V. in formato elettronico su foglio di calcolo tipo "Excel" uno schema riassuntivo
delle consegne del materiale effettuate nel periodo appena concluso, distinguendolo per
categoria merceologica, taglia e misura.
L'analisi dei dati così raccolti costituirà un utilissimo elemento di valutazione per la
definizione dei bisogni futuri, e dunque per i conseguenti approvvigionamenti.
Data la necessità di annotare i rinnovi dei capi forniti in dotazione, è necessario
ripristinare l'uso della scheda vestiario individuale da custodire a cura del Comandante di
Reparto, nelle more dell'adozione dei nuovi sistemi di annotazione e di registrazione
informatizzati.
I1 costante aggiornamento della scheda vestiario è la condizione essenziale per il
monitoraggio continuo della regolarità delle forniture di materiale. Per questa ragione
ciascuna Direzione disporrà periodici controlli tesi ad accertare, anche sotto il profilo della
regolarità amministrativa e contabile, lo stato delle dotazioni individuali, impartendo
tempestive disposizioni per la risoluzione delle eventuali irregolarità riscontrate, che saranno
segnalate al Proweditorato Regionale per gli adempimenti di rispettiva competenza.
La stampa e la distribuzione delle schede vestiario saranno curate direttamente da
ciascun Proweditorato Regionale per le esigenze degli Istituti del proprio distretto.
I Provveditori Regionali vigileranno sulla regolarità contabile delle operazioni di
distribuzione, e impartiranno le disposizioni più opportune a disciplinare convenientemente la
gestione del servizio di custodia e di consegna del materiale per l'ambito territoriale di
competenza.
Monitoreranno la fase di avvio della procedura segnalando a questa Direzione
Generale ed al S.A.D.A.V. gli eventuali inconvenienti riscontrati, anche formulando proposte
utili a migliorare il servizio per aumentarne l'efficacia e l'efficienza complessiva.
L'espletarnento dell'attivita di controllo e di gestione potrà essere affidata anche al
personale appartenente al profilo di contabile in servizio presso il Proweditorato Regionale
che - per la parte tecnico-operativa - sarà supportato e coadiuvato dal Referente regionale per
il vestiario, da nominare all'uopo, suggerendo per l'occasione di individuarlo tra il personale
del ruolo direttivo del Corpo di Polizia Penitenziaria.
DIPARTIMENTO DELL 'AMMINISTRAZIONE PENITENZIARIA
Direzione G e n e r a l e delle Risorse materiali, dei Beni e d e i Servizi
Costoro assicureranno la funzionalità del servizio in ambito distrettuale, ed il costante
collegamento tra le Direzioni degli Istituti, il Proweditorato Regionale e il S.A.D.A.V., per
ogni altro aspetto connesso all'incarico.
Rimangono, invece, attribuite alle esclusive competenze gestionali ed organizzative
del S.A.D.A.V. le fomitwe per le somrninistrazioni alle Scuole ed Istituti di istruzione e di
formazione ed ai Servizi centrali del Corpo.
Si confida nella piena collaborazione di codesti Provveditorati, e si rimane in attesa di
conoscere l'indicazione delle sedi penitenziarie di codesti ambiti regionali che si intenderanno
proporre per destinarle allo scopo.
&
I1 Diretto
ener e