Project Management Success

 Minimaster in PROJECT MANAGEMENT
La disciplina di Project Management:
approccio metodologico e contenuti (I parte)
Ing. Roberto Mori
Direttore Progetti Speciali – Tenova
Presidente Italian Project Management Academy
[email protected]
Project Management Success
Progetto : Impegno temporaneo volto alla
realizzazione di un prodotto/servizio unico
●
Processo realizzativo non ripetitivo
●
Obiettivi prefissati ed unici
●
Temporaneità
●
Disponibilità limitata di risorse
●
Multidisciplinarietà
Risposta a bisogno, soluzione di problema, con
ottenimento di beneficio
1.
Project Management Success
Classificazione dei Progetti
●
Per tipologia






●
di investimento
di innovazione tecnologica
di cambiamento strategico
di ricerca
di servizi
di sviluppo
Altri criteri
interni / esterni
 Nazionali / Internazionali

2..
Project Management Success
Wikipedia :
Project Managament is the discipline of organizing and managing
resources in such a way that the project is completed within defined
scope, quality, time and cost constraints. A project is a temporary and
one-time endeavor undertaken to create a unique product or service,
which brings about beneficial change or added value. This property of
being a temporary and one-time undertaking contrasts with processes,
or operations, which are permanent or semi-permanent ongoing
functional work to create the same product or service over and over
again. The management of these two systems is often very different
and requires varying technical skills and philosophy, hence requiring
the development of project management.
1.
Project Management Success
Il Project Management deve mantenere il
controllo di 5 variabili
Tempo
Costo
Qualità
Scopo
Rischio
3.
Project Management Success
Mentalità

Cultura del far bene (le cose la prima volta)

Disponibilità a muoversi con sicurezza in situazioni incerte

Cercare nuove strade più spesso che battere ripetitivamente quelle
conosciute (“si è sempre fatto così”)

Mancanza di regole precise per risolvere le situazioni

Disponibilità a prendere decisioni sulla base di informazioni
incomplete, con ciò accettando la possibilità di sbagliare, ma dopo
aver cercato di aumentare la probabilità di una decisione corretta

Disponibilità a capitalizzare gli errori e i fallimenti e ad imparare
dagli altri

Capacità di delegare le decisioni di minore impatto, ma al
contempo disponibilità e sensibilità di occuparsi di dettagli
suscettibili di conseguenze sproporzionate

Flessibilità
4.
Pareto (Legge 80/20 di J. Juran)
In un sistema pochi elementi sono rilevanti ai fini del
comportamento del sistema
20 %

Prodotti

Fatturato

Componenti

Valore

Clienti

Fatturato

Persone

Assenze

Venditori

Nuovi clienti

Tempo

Risultati

Attività

Peso
80 %
Curva di Lorenz
20 %
80 %
5.
Project Management Success
Plato’s rules

Iniziare solo avendo in mente la fine

Non programmare più di quanto si possa realizzare

Individuare i rischi che possono compromettere il progetto

Ottenere il consenso delle parti interessate

Registrare gli adempimenti conseguiti

Fare cambi solo se necessario

Essere coscienti quando si è raggiunta la fine
6.
Project Management Success
●
Valutazione e apprezzamento dei risultati del
Project Management
●
Da parte di tutte le Parti interessate al e dal
Progetto
●
Secondo criteri definiti all’inizio
●
Criterio generale : raggiungimento degli obiettivi
del Progetto nei limiti predefiniti e concordati
7.
Project Management Success
●
Successo del Project Management legato, ma
non uguale,
uguale a successo del Progetto
●
Management di un Progetto = sottoprogetto del
Progetto completo
●
Integrazione (requisiti, attività, risultati) :
maggiore complessità, attese diversificate
integrazione cruciale
●
Piani e programmi di Project Management :
qualità, management delle Parti interessate,
comunicazioni, approvvigionamenti, contratto,
prodotti del Progetto
accettati, approvati,
comunicati
8.
Project Management Success
Integrazione
●
Il Project Management integra le attività e i risultati delle
diverse discipline / risorse che contribuiscono al
raggiungimento dell’obiettivo comune
●
Il Project Manager assicura che i singoli piani operativi
siano adeguati, gestisce la loro attuazione, coordina le
interfacce e risolve eventuali conflitti, problemi o
incongruenze
●
Il Project Manager deve essere l’unico punto di
integrazione di tutte le responsabilità relative al
Progetto
Integratore Autorevole
9.
Project Management Success
Il Project Management comprende anche
l’insieme delle attività che riguardano :
●
Formazione
●
Coinvolgimento
●
Motivazione
●
Direzione
delle Risorse Umane
Team work (lavoro di gruppo)
10.
Project Management Success
Project Management
Come ?
Cosa ?
●
●
●
●
●
●
Avvio
Pianificazione
Esecuzione
Monitoraggio
Controllo
Chiusura
●
●
●
●
Raggiungendo gli obiettivi
Massimizzando le opportunità
Minimizzando i rischi
Rispettando i vincoli di tempo,
costo, qualità e sicurezza
del Progetto
Raggiungimento di risultati grazie all’ottimizzazione
delle risorse esistenti
11.
Project Management Success
Tutto quello che facciamo è un Progetto
1.
Inizio
Avvio del
Progetto
2.
Pianificazione
Organizzazione e
programmazione
del Progetto
3.
Esecuzione
5.
Fine
Chiusura del
Progetto
4.
Controllo
Controllo
del Progetto
Realizzazione
del Progetto
12.
Project Management Success
Avvio

Basi per successo

Incertezze, requisiti, attese

Ottimismo, entusiasmo

Risorse chiave

Project management plan

Ruoli

Criticità

“Kick-off” meeting
13.
Project Management Success
Pianificazione

Definizione dello Scopo del Progetto

WBS / OBS

Elenco “deliverables”

Programmazione attività e risorse

Definizione Budget

Cash Flow
14.
Project Management Success
Organizzazione

Organizzazione a Matrice versus “Task Force”

Definizione ruoli e responsabilità

Procedura di Coordinamento e comunicazione

Piano di esecuzione / qualità

Sistema controllo

Sistema di reporting
15.
Project Management Success
Monitoraggio / Controllo

Verifica di avanzamenti e adempimenti (status,
progress & performance)

Confronto con obiettivi, programmi, contratto

Identificazione di deviazioni e azioni correttive

Rapporti alle Parti interessate

Possibile revisione obiettivi
16.
Project Management Success
Chiusura

Dopo che sono stati conseguiti tutti i risultati

Customer satisfaction più aspettative delle Parti

Trasferimento di proprietà e responsabilità

Garanzie

Pagamenti e fidejussioni

Formale chiusura di tutti i rapporti contrattuali

Penali

Archivi
17.
Project Management Success
Chiusura - cntd

Rapporto finale

Lessons learnt

Smantellamento organizzazione di Progetto

Close-out meeting
18.
Project Management Success
Gestione “per Progetti” : organizzazione
orientata a progetti / obiettivi
(“Management by projects / objectives”)
●
Strategia aziendale realizzata attraverso i singoli
obiettivi o progetti
●
Più progetti avviati e gestiti contemporaneamente
●
Incrementa la flessibilità organizzativa
●
Facilita i processi di cambiamento
●
Decentra la responsabilità di gestione operativa
●
Migliora l’apprendimento organizzativo
●
Progetti sinergici o competitivi (es: risorse)
19.
Project Management Success
Gestione unificata del portafoglio progetti
(“Portfolio Management”)

Coordinamento dei “milestones” di progetti diversi

Gestione dei budget

Pianificazione ed integrazione delle risorse

Gestione centralizzata dei rischi

Miglioramento qualità gestionale

Scambio di esperienze e metodi
Diversita’ / Evoluzione continua
20.
Project Management Success
Gestione di un programma di progetti
(“Programme Management”)

Progetti correlati nell’ambito di un cambiamento
strategico

Similitudini con Portfolio, ma :
omogeneità
dimensioni più ridotte
temporaneo
 benefici attesi



21.
Project Management Success
Parametri critici di successo

Prestazioni funzionali del prodotto

Soddisfazione dei requisiti, espliciti ed impliciti del Cliente

Soddisfacimento aspettative dei partecipanti / portatori di
interessi

Risultato economico / finanziario

Raggiungimento obiettivi prestabiliti, in termini di costo /
tempi / qualità

Ecc. ecc.
22
Project Management Success
Parametri critici di fallimento

Superamento costi e tempi

Carenza nelle prestazioni dei prodotti / servizi forniti
(“deliverables”)

Elevato numero di lamentele, ricorsi, claims

Ecc. ecc.
23.
Project Management Success
Fattori critici generali

Attitudine positiva da parte del Top Management
verso Cliente, sponsor, finanziatori, partners, fornitori,
consociate, ecc.
 verso gruppo di lavoro


Chiare motivazioni alla realizzazione del Progetto
(includendo anche obiettivi “secondari” e nascosti)

Scelta delle persone “giuste”

Partecipazione di tutti gli “attori” del progetto

Incentivazione al lavoro di Gruppo
24.
Project Management Success
Fattori critici gestionali

Identificare aspettative ed obiettivi chiari

Definire adeguatamente lo “scopo” del Progetto

Valutare obiettivamente analisi costi / benefici

Definire e chiarire dall’inizio le priorità

Creare budget e programmi “realistici”

Misurare la performanceNon si migliora ciò che non si misura

Fornire feed-back continui

Gestire il flusso di informazioni (inclusa reportistica)

Risolvere i conflitti
25.
Project Management Success
Valutazione di Rischi / Opportunità

Identificare ed esplicitare non solo i rischi (non nasconderli!)
che potrebbero causare il mancato raggiungimento degli
obiettivi prefissati, ma anche le opportunità favorevoli che si
possono presentare

Definire in anticipo strategie di “salvataggio” per aree ad
alto rischio, che possano essere immediatamente attivate

Analisi probabilità - impatto

Analisi SWOT

Strategie di risposta
STRENGTHS
WEAKNESSES
OPPORTUNITIES
THREATS
26.
Project Management Success
Controllo della “Performance”

Valutare, a intervalli regolari, le perfomance del Progetto
e confrontarle con le previsioni

Effettuare continue “stime a finire”

Analisi “What if ?”

Attuare rapide azioni correttive (“Il meglio è nemico del
bene”)
bene
27.
Project Management Success
Principali motivi di Insuccesso
●
Project Manager non adeguatamente formati, o privi di
esperienza
●
Incapacità di definire e gestire le attese
●
Scarsità di leadership a tutti i livelli
●
Incapacità di identificare, documentare e assicurare la
tracciabilità dei requisiti
●
Carenze di programmazione
28.
Project Management Success
Principali motivi di Insuccesso - cntd
●
Carenze di stima delle risorse
●
Disallineamenti culturali ed etici
●
Disallineamenti e disuniformità fra il gruppo di progetto
e l’organizzazione nella quale e per la quale opera
●
Metodologie inadeguate, o male applicate
●
Comunicazioni inadeguate, incluse valutazioni degli
avanzamenti e reportistica
29.