IP Office 5.0 - Avaya Support

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IP Office 5.0
Embedded Voicemail
15-601067 Versione 08a - (03 December 2009)
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Contents
Sommario
1. IP Office Embedded Voicemail
1.1 Novità
..................................................................... 9
.....................................................................
casella postale
12
1.2 Funzioni della
1.3 Lingue supportate
..................................................................... 13
2. Installazione di Embedded Voicemail
2.1 Installazione
.....................................................................
della scheda
17
2.1.1 Installazione della
......................................................
scheda IP 500
17
2.1.2 Installazione della
......................................................
scheda IP406 V2
18
2.1.3 Installazione della scheda Small Office
Edition
...................................................... 19
2.2 Aggiornamento
.....................................................................
dei prompt
20
di Embedded Voicemail
22
2.3 Attivazione.....................................................................
3. Configurazione di Embedded Voicemail
.....................................................................
della casella postale dell'utente
24
3.1 Configurazione
3.1.1 Integrazione di Voicemail nel programma di
...................................................... 27
posta
3.1.2 Annunci utente...................................................... 29
3.2 Configurazione della casella postale dei gruppi di
suoneria
..................................................................... 31
3.2.1 Indicatore di messaggio
......................................................
in attesa
32
3.2.2 Accesso alla casella postale dei gruppi di
suoneria
...................................................... 33
3.2.3 Annunci
...................................................... 35
3.3 Accesso remoto
.....................................................................
alla casella postale
36
4. Configurazione dell'assistente
automatico
4.1 Creazione .....................................................................
di un assistente automatico
42
4.2 Registrazione
.....................................................................
dei prompt
44
4.3 Indirizzamento delle chiamate in entrata a un
..................................................................... 45
assistente automatico
4.4 Trasferimento
.....................................................................
delle chiamate a un assistente
46
4.5 Utilizzo dell'assistente automatico per accedere alla
voicemail
..................................................................... 48
4.6 Utilizzo dei.....................................................................
file degli annunci denominati
50
4.7 Componi in.....................................................................
base al nome
52
5. Varie
5.1 Rimozione .....................................................................
della scheda di memoria
54
5.2 Monitoraggio
.....................................................................
di Embedded Voicemail
55
5.3 Programmazione
.....................................................................
pulsanti
57
5.4 Visual Voice
..................................................................... 59
5.5 Caricamento
.....................................................................
di altri file nella scheda di memoria
60
5.6 Codici funzione
..................................................................... 61
Index
...............................................................................63
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Capitolo 1.
IP Office Embedded
Voicemail
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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IP Office Embedded Voicemail:
1. IP Office Embedded Voicemail
IP Office Embedded Voicemail è supportata sulle unità di controllo IP Office Small Office Edition, IP Office 406 V2 e IP
Office 500. Embedded Voicemail non richiede una licenza IP Office.
Fornisce il funzionamento di base della casella voicemail senza richiedere un PC server voicemail permanente. Inoltre,
fornisce il supporto di più assistenti automatici per le chiamate in entrata.
Embedded Voicemail utilizza i seguenti componenti:
 Scheda di memoria
Il tipo e la capacità dipendono dalla scheda di memoria dell'unità di controllo IP Office. Tuttavia, in tutti i casi, le
schede sono specificamente formattate da Avaya per l'utilizzo di Embedded Voicemail. Le schede di memoria di
terze parti alternative non sono supportate per Embedded Voicemail.
 Unità di controllo IP Office IP406 V2 e IP Office 500
Utilizzare una scheda di memoria da 512 MB Type II Compact Flash fornita da Avaya. Fornisce fino a 15 ore di
archiviazione dei messaggi non compressi. Una scheda di memoria fornita per un'unità di controllo Small
Office Edition non può essere utilizzata nell'unità di controllo IP 406 V2 o IP 500.
 IP Office Small Office Edition
Utilizza una scheda di memoria da 64 MB Compact Flash fornita da Avaya all'interno di un card carrier
PCMCIA. Fornisce fino a 10 ore di archiviazione dei messaggi compressi. Una scheda di memoria fornita per
un'unità di controllo IP406 V2 o IP 500 non può essere utilizzata nell'unità di controllo Small Office Edition.
Small Office Edition non è supportata per IP Office 5.0+.
 Canali di compressione vocale
I messaggi e i prompt memorizzati nella scheda di memoria di Small Office Edition vengono compressi mediante i
canali di compressione vocale dell'unità di controllo IP Office. Pertanto i canali di compressione vocale sono
necessari per tutti gli accessi alla voicemail. È importante notare che gli stessi canali di compressione vocale sono
utilizzati anche per le chiamate VoIP.
 Unità di controllo IP Office IP406 V2 e IP500
Non richiedono o utilizzano canali di compressione vocale per Embedded Voicemail.
 IP Office Small Office Edition
Sulla Small Office Edition, i canali di compressione vocale sono preintegrati nell'unità di controllo. Le unità di
controllo Small Office Edition sono disponibili nelle varianti a 3 canali e a 16 canali. Un'unità di controllo Small
Office Edition esistente non può essere aggiornata per aggiungere ulteriori canali di compressione vocale.
 Applicazione IP Office Manager
Embedded Voicemail è configurata utilizzando opzioni nella configurazione di IP Office tramite l'applicazione IP
Office Manager.
Nota
 Embedded Voicemail non può essere utilizzata in combinazione con un server Voicemail Lite o Voicemail Pro di IP
Office. La presenza di un altro server voicemail in esecuzione sulla stessa rete potrebbe provocare problemi in
Embedded Voicemail.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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IP Office Embedded Voicemail: Novità
1.1 Novità
Questa sezione riassume le nuove caratteristiche aggiunte per Embedded Voicemail nelle diverse versioni del software IP
Office. Tenere presente che per le installazioni di Embedded Voicemail esistenti, le nuove funzioni utilizzano nuovi prompt
e pertanto richiedono l'aggiornamento del gruppo di prompt esistente 20 .
Novità della versione IP Office 5.0
In Avaya IP Office 5.0 sono state apportate le seguenti modifiche a Embedded Voicemail:
 Componi in base al nome 52
Per l'assistente automatico di Embedded Voicemail, la funzione Componi in base al nome può essere assegnata a
un tasto dell'assistente automatico. Ai chiamanti che selezionano questa opzione viene richiesto di comporre il
nome desiderato. Viene quindi creata una corrispondenza tra il nome e i nomi utenti di IP Office e viene riprodotto
un elenco di nomi corrispondenti per consentire al chiamante di effettuare una selezione. Vengono inclusi soltanto i
nomi degli utenti che hanno registrato un prompt del nome per la casella di posta, in quanto il prompt viene
utilizzato per la selezione del chiamante.
 Destinazioni interruzione casella di posta
I chiamanti che raggiungono una casella di posta possono lasciare un messaggio anziché venire reindirizzati a un
altro numero digitando *0, *2 o *3. La destinazione interruzione per ciascuna di queste opzioni è impostata nella
configurazione della casella postale dell'utente. Per IP Office 5.0+, i numeri di destinazione interruzione possono
essere impostati in altri due modi:
 A ciascuna destinazione interruzione può essere associato un valore predefinito di sistema. Questo viene
quindi utilizzato da tutte le caselle postali degli utenti, a meno che per l'utente non sia configurato un numero
diverso.
 Le destinazioni interruzione possono anche essere applicate alla casella postale dell'utente tramite un insieme
di diritti utente a cui l'utente è associato. I profili temporali possono essere utilizzati per verificare quando un
determinato insieme di diritti utente (e quindi di numeri di interruzione) viene applicato all'utente.
 Termine del supporto Small Office Edition
Le unità di controllo IP Office Small Office Edition non sono in grado di eseguire il software IP Office 5.0. Pertanto,
non sono in grado di supportare le funzioni di Embedded Voicemail di IP Office 5.0. I dettagli del funzionamento di
Small Office Edition sono ancora contenuti nel presente documento per la manutenzione dei sistemi Small Office
esistenti.
 Caricamento di prompt
Il processo di installazione di IP Office Manager salva automaticamente tutti i prompt G711 di Embedded Voicemail
richiesti dai sistemi IP406 V2 e IP500 in una sottocartella dell'applicazione Manager. In IP Office Manager, tramite
Gestione file integrata, l'opzione Carica prompt Voicemail trasferisce i prompt dalla sottocartella alla scheda
di Embedded Voicemail.
Novità in IP Office 4.2
 Supporto prompt in cantonese 13
Il sistema supporta ora prompt in cinese cantonese. Tali prompt saranno utilizzati per le impostazioni
internazionali del sistema o dell'utente impostate su Hong Kong (cantonese).
 Inoltro di un messaggio o di un avviso di messaggio alla casella e-mail 27
Gli utenti possono usare le funzioni e-mail voicemail di IP Office. Ciò consente di inoltrare un messaggio come
allegato al proprio indirizzo e-mail tramite server e-mail SMTP. Inoltre, per ogni nuovo messaggio vocale, gli utenti
possono scegliere di ricevere un avviso di messaggio e-mail o farsi inoltrare il messaggio.
 Gestione file integrata 20
I contenuti dei file della scheda di memoria di Embedded Voicemail possono essere visualizzati e gestiti tramite IP
Office Manager. Selezionare File | Avanzate | Gestione file integrata. La finestra di dialogo di esplorazione
visualizzerà solo i sistemi in grado di supportare le schede di memoria. Non appena vengono visualizzati i
contenuti della scheda in un sistema, è possibile selezionare e trascinare nuovi file nella scheda e cancellare o
scaricare file esistenti. Non è possibile creare e cancellare cartelle.
 I messaggi e i file prompt della casella di posta in formato .clp sono protetti e non possono essere cancellati o
scaricati.
 Altri tipi di file, ad esempio i file .bin per i telefoni, possono essere salvati nella scheda e successivamente
cancellati o scaricati.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Novità in IP Office 4.1
 Supporto di 40 assistenti automatici
Il numero di assistenti automatici supportato è stato aumentato da 4 a 40. A questo scopo sono state apportate
anche le seguenti modifiche:
 Numero degli assistenti automatici
Oltre al nome, ciascun assistente automatico ora presenta un numero AA univoco assegnato da IP Office. Questo
numero può essere utilizzato al posto del nome nei codici funzione utilizzati per accedere all'assistente automatico
e per registrare gli annunci dell'assistente automatico.
 Codici funzione predefiniti
I codici funzione predefiniti creati per la registrazione dei prompt degli assistenti automatici sono stati modificati.
Sul sistema IP Office 4.1+, vengono creati soltanto quattro codici funzione predefiniti, uno per ciascun annuncio,
anziché 4 per assistente automatico. Questi codici funzione utilizzano il numero di assistente automatico piuttosto
che il nome.
 Nome registrazione
Il campo Nome registrazione nella scheda Assistente automatico | Assistente automatico può essere
utilizzato per selezionare un file di annuncio denominato memorizzato nella scheda di memoria di Embedded
Voicemail. Lo stesso file può essere utilizzato da diversi assistenti automatici. Lo strumento necessario per
convertire i file .wav nei formati utilizzati da Embedded Voicemail, denominato LVMGreeting, è fornito con IP
Office Manager 6.1+.
Novità di IP Office 4.0 maggio 2007
Nella versione di manutenzione di IP Office 4.0 - maggio 2007, sono state apportate le seguenti modifiche a Embedded
Voicemail:
 "Nome registrazione" per l'annuncio dell'Assistente automatico
Questo campo viene visualizzato accanto al codice funzione usato per la registrazione dei prompt dell'assistente
automatico. Il campo può essere usato solo per i sistemi IP Office gestiti tramite l'applicazione Avaya Integrated
Management (AIM). Per ulteriori dettagli, vedere la documentazione di 'AIM per IP Office'.
 Controllo delle registrazioni locali
Se necessario, è possibile disattivare l'uso dei codici funzione per la registrazione degli annunci dell'assistente
automatico.
 Codice funzione Chiudi voicemail incorporato
La scheda di memoria di Embedded Voicemail non è hot-swap, quindi è necessario spegnere il sistema IP Office
per poterla rimuovere/sostituire. Questo codice funzione consente di rimuovere in modo sicuro la scheda mentre
IP Office è in esecuzione.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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IP Office Embedded Voicemail: Novità
Novità della versione IP Office 4.0
 Supporto di IP500
L'unità di controllo Avaya IP Office 500 è supportata mediante una scheda di memoria Compact Flash non
compressa da 512 MB. Questo metodo non richiede l'utilizzo di canali di compressione vocale, a meno che non si
sia connessi a un dispositivo IP.
 Trasferimento fax
In IP Office Manager può essere impostata un'azione di trasferimento fax. Se è stata impostata un'azione di
trasferimento, rilevando il tono del fax l'assistente automatico indirizzerà la chiamata alla destinazione di
trasferimento del fax. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione dell'assistente automatico 40 .
 Opzioni avanzate durante l'ascolto dei messaggi
Quando si riproduce un messaggio è possibile passare a quello successivo, riascoltare, scorrere velocemente
avanti o indietro per circa 5 secondi. Per ulteriori informazioni, vedere il manuale dell'utente.
 Inoltra messaggio
Un messaggio può essere inoltrato ad una o più caselle postali. Per ulteriori informazioni, vedere il manuale
dell'utente.
 Rispondi a messaggio
Se un ICLID/CLI è disponibile, è possibile rispondere a un messaggio sia che si tratti di un numero interno che
esterno. Per ulteriori informazioni, vedere il manuale dell'utente.
 Scelta fra le opzioni di trasferimento
È possibile impostare fino a 3 numeri di interruzione. Quando i chiamanti vengono diretti alla casella postale
possono lasciare un messaggio o scegliere di essere trasferiti a uno dei tre numeri. Per ulteriori informazioni,
vedere Configurazione della casella postale dell'utente 24 .
 Visual Voice
Gli utenti possono accedere alla propria casella postale utilizzando un softkey programmato per Visual Voice. Un
menu di visualizzazione fornisce all'utente le opzioni per ascoltare i messaggi, inviarli e modificare annunci e
password. L'accesso a Visual Voice è concesso dall'amministratore di sistema mediante IP Office Manager. Per
ulteriori informazioni, vedere Visual Voice 59 .
 La funzione Visual Voice non è disponibile su tutti i telefoni. Per ulteriori informazioni, consultare la guida del
telefono.
 Annunci
È inoltre possibile registrare annunci di coda specifici, quindi riprodurli quando la chiamata viene messa in attesa in
una coda per un gruppo di suoneria. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione degli annunci delle code 35 .
 Annunci utente
IP Office supporta anche annunci per singoli utenti. Possono essere utilizzati con Embedded Voicemail allo stesso
modo degli annunci dei gruppi di suoneria.
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1.2 Funzioni della casella postale
IP Office crea automaticamente caselle postali di Embedded Voicemail per ciascun utente e gruppo suoneria nella
configurazione di IP Office.
Per gli utenti, la casella postale viene utilizzata automaticamente per rispondere a chiamate rivolte all'utente alle quali
l'utente non risponde entro il Tempo di non risposta configurato. La casella postale viene anche utilizzata in altre
situazioni in cui IP Office avrebbe altrimenti ripreso il tono di occupato, ad esempio se l'utente ha impostato la funzione
Non disturbare.
Per i gruppi di suoneria, la casella postale viene utilizzata quando una chiamata non ha ricevuto risposta durante il Tempo
di risposta in casella vocale.
 Per sicurezza si può assegnare un codice di accesso alla voicemail a ogni casella postale. Questo può essere
modificato dall'utente della casella postale o dall'amministratore di sistema.
 Viene fornito un indicatore di messaggio in attesa all'utente per gli interni IP Office e IP Office Phone Manager.
 È possibile assegnare un indicatore di messaggio in attesa del gruppo di suoneria a utenti specifici.
 È possibile utilizzare vari codici funzione componibili per controllare le caratteristiche della voicemail e per azioni
quali la ricezione e la registrazione di messaggi e l'attivazione/disattivazione della voicemail.
Confronto tra i sistemi Embedded Voicemail
Funzione
Small Office Edition
IP406 V2 e IP500
Tipo di memoria
64 MB Compact Flash (card carrier PCMCIA). 512 MB Compact Flash.
Metodo di compressione
G.723, tramite i canali del Modulo di
G711. VCM non necessario.
compressione vocale (VCM) incorporati nella
scheda madre dell'unità di controllo.
Archiviazione
10 ore.
15 ore.
Numero massimo di
connessioni simultanee[1]
Fino a 3 sul sistema VC3.
Fino a 10 sul sistema VC16.
4
Lunghezza massima dei
singoli messaggi
Regolabile tra i 3 e i 180 secondi (120 secondi predefiniti).
Assistente automatico
sì
sì
1. Per i sistemi Small Office Edition, il numero massimo di connessioni simultanee può essere ridotto quando i canali
di compressione vocale sono già in uso per il supporto di chiamate VoIP.
Funzioni principali non supportate
 Impostazioni di sorgente affidabile per l'utente
L'uso di numeri V nei Numeri sorgente dell’utente per ignorare il codice di accesso alla casella postale non è
supportato.
 Registrazione delle chiamate.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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IP Office Embedded Voicemail: Funzioni della casella postale
1.3 Lingue supportate
Embedded Voicemail supporta una gamma di impostazioni di prompt della lingua. Le seguenti lingue sono supportate per
Embedded Voicemail. Il nome della cartella corrispondente è mostrato tra parentesi ().










Cinese-mandarino (chs)
Cinese-cantonese (zhh)
Danese (dan)
Olandese (nld)
Inglese GB (eng)
Inglese US (enu)
Finlandese (fin)
Francese (fra)
Francese canadese (frc)
Tedesco (deu)










Italiano (ita)
Coreano (kor)
Norvegese (nor)
Portoghese (ptg)
Portoghese brasiliano (ptb)
Russo (rus)
Svedese (sve)
Spagnolo (esp)
Spagnolo messicano (esm)
Spagnolo argentino (ess)
Le Impostazioni internazionali del sistema IP Office vengono utilizzate per determinare i prompt della lingua
predefinita utilizzati. Le impostazioni internazionali valgono per l'intero sistema IP Office. Le impostazioni internazionali
del sistema possono essere ignorate per singoli utenti e indirizzamenti delle chiamate in entrata.
Per le chiamate alla voicemail, le impostazioni internazionali utilizzate dipendono dai seguenti fattori:
 Se il chiamante è interno, vengono utilizzate le impostazioni internazionali dell'utente, se impostate.
 Se il chiamante è esterno, vengono utilizzate le impostazioni internazionali dell'indirizzamento di chiamate in
entrata, se impostate.
 Se le impostazioni internazionali dell'utente o dell'indirizzamento di chiamate in entrata non sono applicabili,
vengono utilizzate le impostazioni internazionali del sistema.
 Se impostate, vengono utilizzate le impostazioni internazionali dei codici funzione, che hanno la priorità sulle
opzioni sopra descritte nel caso in cui la chiamata venga instradata alla voicemail tramite un codice funzione.
Se le impostazioni internazionali selezionate non sono supportate, viene utilizzata una lingua di fallback come indicato
nella tabella.
Impostazioni internazionali
selezionate in Manager
Lingua Fallback
Australia (inglese Regno Unito)
Inglese GB (eng)
Belgio (olandese)
Olandese (nld)
Belgio (francese)
Francese (fra)
Canada (francese canadese)
Francese (fra)
Cile (spagnolo latino)
Spagnolo (esp)
Colombia (spagnolo latino)
Spagnolo (esp)
Grecia (greco)
Inglese GB (eng)
Hong Kong (cantonese)
Inglese GB (eng)
Ungheria (ungherese)
Inglese GB (eng)
Islanda (islandese)
Inglese GB (eng)
India (inglese Regno Unito)
Inglese GB (eng)
Nuova Zelanda (inglese Regno
Unito)
Inglese GB (eng)
Peru (spagnolo latino)
Spagnolo (esp)
Polonia (polacco)
Inglese GB (eng)
Arabia Saudita (inglese Regno
Unito)
Inglese GB (eng)
Sud Africa (inglese Regno Unito) Inglese GB (eng)
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Svizzera (francese)
Francese (fra)
Taiwan (Putonghua)
Cinese (mandarino)
Venezuela (spagnolo latino)
Spagnolo (esp)
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Capitolo 2.
Installazione di Embedded
Voicemail
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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2. Installazione di Embedded Voicemail
Il processo di installazione può essere suddiviso nei seguenti passaggi:
1. Installazione della scheda di Embedded Voicemail 17
L'installazione fisica della scheda di memoria. Questo processo varia a seconda del tipo di unità di controllo IP
Office.
 Unità di controllo IP406 V2.
18
 Unità di controllo Small Office Edition.
 Unità di controllo IP 500
17
19
.
2. Prompt di aggiornamento
Un insieme di prompt forniti sulle schede di memoria di Embedded Voicemail di Avaya. Tuttavia, potrebbero non
corrispondere all'insieme completo di prompt richiesto per le nuove funzioni nella versione installata sul sistema di
IP Office.
20
3. Abilita Embedded Voicemail 22
Impostare IP Office per utilizzare Embedded Voicemail e impostare il tempo di registrazione massimo per
messaggi, annunci e prompt.
4. Configurazione della casella postale dell'utente 24
Configurare le impostazioni personali per i singoli utenti.
5. Configurazione della casella postale del gruppo di suoneria 31
Configurare le impostazioni per ciascun gruppo di suoneria che richiede voicemail. È inclusa la configurazione
dell'indicatore di attesa del messaggio e l'accesso alla casella postale, opzioni non attivate per impostazione
predefinita.
6. Configurazione dell'assistente automatico 40
Impostare gli eventuali servizi dell'assistente automatico necessari e associarli agli indirizzamenti delle chiamate in
entrata.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Installazione di Embedded Voicemail:
2.1 Installazione della scheda
2.1.1 Installazione della scheda IP 500
Le seguenti istruzioni descrivono il processo di installazione di Embedded Voicemail per un sistema IP500.
1. Verificare che i seguenti requisiti siano soddisfatti.
 Hardware:
 Unità di controllo IP Office 500. Nessun canale di compressione vocale richiesto.
 Scheda di memoria Embedded Voicemail fornita da Avaya (Compact Flash da 512 MB).
 CD delle applicazioni amministrative IP Office corrispondente alla versione del software del sistema IP
Office.
 Configurazione:
 PC, connesso alla rete IP Office con l'applicazione IP Office Manager installata.
2. Installare la scheda di espansione della memoria
La scheda di memoria IP 500 è una scheda Type II Compact Flash. Per Embedded Voicemail è possibile utilizzare
soltanto una scheda fornita da Avaya. Le schede Compact Flash di terze parti non possono essere utilizzate per
Embedded Voicemail.
 Prima di inserire la scheda di memoria, spegnere l'unità IP Office.
 Avvertenza
Prima di inserire o rimuovere una scheda di memoria, spegnere sempre IP Office. In alternativa, quando
si rimuove la scheda, utilizzare il codice funzione Chiudi voicemail incorporato 54 .
 Inserire la scheda di memoria nello slot apposito C/F TII sul retro dell'unità di controllo IP500. Inserire la
scheda di memoria con l'etichetta rivolta verso l'alto. Mentre si inserisce la scheda, il pulsante di espulsione
adiacente allo slot fuoriesce.
 Accendere l'unità IP Office.
3. Aggiornamento dei prompt 20
I prompt della scheda di memoria di Embedded Voicemail possono ora essere aggiornati per corrispondere alla
versione del software di IP Office.
4. Configurazione di IP Office per Embedded Voicemail
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
22
Page 17
2.1.2 Installazione della scheda IP406 V2
Le seguenti istruzioni descrivono il processo di installazione di Embedded Voicemail per un sistema IP406 V2.
 Hardware:
 Unità di controllo IP Office 406 V2. Nono sono necessari canali di compressione vocale per Embedded
Voicemail.
 Scheda di memoria Embedded Voicemail fornita da Avaya (Compact Flash da 512 MB).
Office.
 Configurazione:
 PC, connesso alla rete IP Office con l'applicazione IP Office Manager installata.
2. Installare la scheda di espansione della memoria
La scheda di memoria IP 406 V2 è una scheda Type II Compact Flash. Per Embedded Voicemail è possibile
utilizzare soltanto una scheda fornita da Avaya. Le schede Compact Flash di terze parti non possono essere
utilizzate per Embedded Voicemail.
 Prima di inserire la scheda di memoria, spegnere l'unità IP Office.
 Avvertenza
Prima di inserire o rimuovere una scheda di memoria, spegnere sempre IP Office. In alternativa, quando
si rimuove la scheda, utilizzare il codice funzione Arresto di Embedded Voicemail 54 .
 Inserire la scheda di memoria nello slot apposito C/F TII nella parte frontale dell'unità di controllo IP406 V2.
Inserire la scheda di memoria con l'etichetta rivolta verso l'alto. Mentre si inserisce la scheda, il pulsante di
espulsione adiacente allo slot fuoriesce.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
22
.
Page 18
Installazione di Embedded Voicemail: Installazione della scheda
2.1.3 Installazione della scheda Small Office Edition
Le seguenti istruzioni descrivono il processo di installazione di Embedded Voicemail per un sistema Small Office.
 Hardware:
Unità di controllo IP Office Small Edition con canali VC (Voice Compression). Nota: non è possibile aggiornare i
sistemi esistenti per aggiungere ulteriori canali di compressione vocale.
 Scheda di memoria (Compact Flash) da 64 MB Avaya Small Office. Fornita con un card carrier per scheda
di memoria PCMCIA.
Office.
 Configurazione:
 PC, connesso alla rete IP Office con le applicazioni IP Office Manager e IP Office Monitor installate.
2. Verificare i canali di compressione vocale
Il numero di canali di compressione vocale nell'unità di controllo Small Office Edition (3 o 16) controllano il numero
massimo di chiamate Embedded Voicemail simultanee. Il numero dei canali di compressione vocale è indicato
dall'etichetta sull'unità di controllo.
 Controllare l'etichetta sulla base dell'unità di controllo.
 Nella parte superiore dell'etichetta, la riga SMALL OFFICE è seguita dall'elenco dei componenti all'interno
dell'unità. Il numero dei canali di compressione vocale è indicato da VC e un numero. Nota - Come con tutte
le unità di controllo IP Office, il numero dei canali di compressione vocale installati può essere verificato anche
utilizzando l'applicazione IP Office Monitor. Per ulteriori informazioni, vedere Monitoraggio di Embedded
Voicemail 55 .
 Installare la scheda di espansione di memoria. Small Office Memory Card è fornita con un card carrier
PCMCIA.
 Inserire la scheda di memoria nel card carrier PCMCIA.
 Il card carrier PCMCIA può essere inserito in uno degli slot per le schede PCMCIA sul retro dell'unità di
controllo Small Office Edition. Inserire il carrier con l'etichetta della scheda di memoria rivolta verso l'alto.
Mentre il carrier viene inserito, il pulsante di espulsione della scheda adiacente allo slot PCMCIA fuoriesce.
 A causa della forma rialzata della scheda wireless opzionale Small Office, si consiglia di inserire il carrier della
scheda di memoria Small Office nello Slot A, lasciando libero lo Slot B. Ciò consente sia l'inserimento della
scheda sia la sua rimozione senza dover rimuovere anche l'altra.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
22
Page 19
2.2 Aggiornamento dei prompt
A partire dalla versione IP Office 3.0, le schede di memoria Embedded Voicemail sono dotate dei file prompt necessari
preinstallati. Tuttavia, le versioni successive di IP Office sono dotate di funzioni aggiuntive di Embedded Voicemail, che
richiedono ulteriori prompt.
Pertanto, per tutte le nuove installazioni si consiglia di aggiornare i prompt in modo che corrispondano alla versione del
software IP Office. Inoltre, quando si aggiornano i sistemi IP Office su cui Embedded Voicemail è già installato, è
necessario verificare se sono state aggiunte le nuove funzioni 9 che richiedono prompt aggiuntivi.
Tutti i prompt per Embedded Voicemail si trovano nella cartella LVMSound nel pacchetto di installazione delle
applicazioni amministrative di IP Office. Si tratta di due insiemi, uno per le schede di memoria compresse nella cartella
G723 Files e l'altro per le schede di memoria non compresse nella cartella G711 Files. Ciascun insieme contiene una
sottocartella per ogni lingua supportata 13 .
 G711 = prompt non compressi IP500/IP406 V2
 G723 = prompt compressi IP Office Small Office Edition
Sono inclusi anche alcuni file batch della riga di comando per facilitare il trasferimento dei file. Questi comprendono file
batch per trasferire soltanto i prompt aggiuntivi necessari per l'aggiornamento di una scheda esistente di Embedded
Voicemail.
 Nelle sezioni sottostanti, per i sistemi Small Office Edition sostituire i riferimenti a 711 con 723 e i riferimenti a c11
con c23. Il sistema Small Office Edition non è supportato da IP Office 5.0, pertanto non sono forniti prompt
compressi G723 per IP Office 5.0.
Trasferimento dei file prompt tramite IP Office Manager per IP Office 5.0
L'opzione è supportata per IP Office 4.2+.
1. Avviare IP Office Manager.
2. Selezionare File | Avanzate | Gestione file integrata.
3. Dal menu Seleziona IP Office, selezionare il sistema IP Office richiesto.
4. Selezionare File | Aggiorna prompt voicemail.
5. I file prompt verranno automaticamente trasferiti dalla cartella dell'applicazione Manager alla cartella sulla scheda
di memoria di Embedded Voicemail.
Verifica degli insiemi di prompt
Le funzioni di Embedded Voicemail aggiuntive delle nuove versioni di IP Office richiedono nuovi prompt. Un insieme di
prompt mancanti può essere visualizzato in IP Office System Monitor attivando l'opzione di traccia Filtri | Sistema |
Errore. I messaggi di errore vengono inviati a intervalli regolari.
158267586mS ERR: clip file di aggiornamento mancanti EVM 4p0
Prompt aggiuntivi
La scheda seguente elenca i prompt aggiuntivi necessari per le versioni del software IP Office successive a IP Office 3.2.
IP Office 4.0
IP Office 4.2
IP Office 5.0
SVM_24.c11
SVM_26.c11
MNU_11.c11
IVR_25.c11
IVR_26.c11
IVR_27.c11
MNU_4.c11
G0022.c11
G0701.c11
G0702.c11
G0703.c11
G0704.c11
G0705.c11
G0706.c11
G0714.c11
G0715.c11
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
G0716.c11
G0717.c11
G0718.c11
G0719.c11
G0721.c11
G0722.c11
G0724.c11
G0725.c11
G0726.c11
G0727.c11
G0728.c11
G0731.c11
G0733.c11
G0735.c11
G0737.c11
G0738.c11
G0739.c11
Page 20
Installazione di Embedded Voicemail: Aggiornamento dei prompt
Le procedure seguenti sono necessarie solo sui sistemi più vecchi se il trasferimento di file automatico tramite IP Office
Manager non è disponibile o accessibile.
Estrazione dei file prompt
Per IP Office 5.0, il processo di installazione dell'applicazione IP Office Manager estrae anche l'insieme di prompt G711
impostato su una sottocartella \LVMAIL dell'applicazione IP Office Manager.
1. Questo processo richiede la presenza di una cartella temporanea sul PC, nella quale copiare i file. Richiede inoltre
un'applicazione in grado di aprire ed estrarre i contenuti di un file .zip.
2. Verificare innanzitutto che il sistema IP Office sia stato aggiornato al livello previsto per il software di base IP
Office.
3. Inserire il CD o il DVD della suite IP Office Administration. Annullare la procedura di installazione automatica, se si
avvia.
4. Individuare la cartella LVMSOUND. Aprire la cartella G711 Files (IP460 V2 e IP500) o la cartella G723 Files
(Small Office Edition) e copiarvi il file compresso salvandolo sul disco fisso del proprio PC.
5. Con un'applicazione adatta, aprire il file compresso ed estrarre i file in esso contenuti. Assicurarsi che i file
vengano estratti mantenendone la struttura, che dovrebbe visualizzare una cartella per ciascuna lingua
supportata.
Trasferimento dei file prompt tramite IP Office Manager
L'opzione è supportata per IP Office 4.2+.
7. Selezionare File | Avanzate | Gestione file integrata.
8. Dal menu Seleziona IP Office, selezionare il sistema IP Office richiesto.
9. Selezionare la cartella lvmail sulla scheda di memoria.
10.Selezionare e trascinare le cartelle dei file prompt precedentemente estratte
21
nella cartella lvmail.
Trasferimento di file prompt tramite TFTP
1. Estrarre la serie di file prompt in una posizione provvisoria sul proprio PC e salvarli come sopra descritto.
2. Avviare IP Office Manager e caricare la configurazione di IP Office.
3. Visualizzare la finestra di configurazione Sistema.
4. Selezionare la scheda Sistema.
5. Nella casella Indirizzi IP del File Writer, immettere l'indirizzo IP del PC utilizzato per il trasferimento dei file.
6. Fare clic su
per inviare questa configurazione all'unità di controllo e consentirne il riavvio.
7. Aprire una finestra del prompt dei comandi (Start | Esegui | cmd)..
8. Modificare il percorso dei file nella posizione in cui sono stati estratti i prompt
21
.
 Aggiornamento dei prompt esistenti
Eseguire separatamente i file batch Upgrade4p0_711.bat, Upgrade4p2_771.bat e Upgrade5p0_711.bat
per trasferire solamente i nuovi prompt successivi alla versione IP Office 3.2.
 Trasferimento di tutti i prompt
Digitare send711 seguito dall'indirizzo IP LAN1 di IP Office, ad esempio send711 192.168.42.1. Il file batch
inizierà il trasferimento di tutte le cartelle e dei file prompt necessari. L'intero processo di trasferimento dei file
prompt può richiedere fino a 40 minuti.
9. Una volta trasferiti tutti i file, chiudere la finestra del prompt dei comandi.
10.Se l'aggiornamento dei prompt è stato eseguito durante l'installazione iniziale di Embedded Voicemail, andare a
Configurazione del sistema 22 per consentire al sistema IP Office di utilizzare Embedded Voicemail.
11.Riavviare l'unità di controllo IP Office interrompendo e riattivando l'alimentazione.
12.Dopo il riavvio di IP Office, attendere circa 10 minuti mentre il sistema effettua la scansione dei nuovi prompt
disponibili.
13.L'applicazione IP Office Monitor può essere utilizzata per monitorare questa attività
55
.
14.Verificare il funzionamento di Embedded Voicemail componendo il numero *17 verso un interno. Embedded
Voicemail dovrebbe rispondere e iniziare a fornire i prompt.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 21
2.3 Attivazione di Embedded Voicemail
La configurazione di sistema per Embedded Voicemail è comune a tutti i sistemi IP Office che supportano le schede di
memoria Embedded Voicemail.
Per configurare un IP Office per Embedded Voicemail:
1. Questa procedura prevede il riavvio del sistema IP Office per il completamento. Questo arresta tutte le chiamate in
corso e il funzionamento per un periodo di 5 minuti.
2. Aprire IP Office Manager e ricevere la configurazione di IP Office.
Sistema.
3. Selezionare
4. Visualizzare la scheda Sistema.
 Le Impostazioni internazionali dovrebbero corrispondere alla lingua per i prompt parlati richiesti da
Embedded Voicemail. Per ulteriori informazioni, vedere Lingue supportate 13 . Se non sono corrette,
consultarsi prima con il cliente. Tali Impostazioni internazionali controllano molti aspetti predefiniti del
funzionamento di IP Office e di solito sono già impostate in modo da corrispondere alle impostazioni
internazionali del cliente.
5. Selezionare la scheda Voicemail.
6. Dall'elenco Tipo di voicemail, selezionare Embedded Voicemail.
7. Impostare il Tempo di registrazione massimo per i messaggi e i prompt sul valore richiesto dal cliente.
L'intervallo consentito è tra i 30 e i 180 secondi con 110 secondi come impostazione predefinita.
8. Fare clic su OK per salvare le modifiche al sistema voicemail.
9. Fare clic su
per inviare le modifiche della configurazione all'unità di controllo IP Office.
10.Dopo il riavvio del sistema IP Office, digitare *17 da un interno del sistema. Embedded Voicemail dovrebbe
rispondere e iniziare a fornire i prompt.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 22
Capitolo 3.
Configurazione di Embedded
Voicemail
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 23
3. Configurazione di Embedded Voicemail
3.1 Configurazione della casella postale dell'utente
Embedded Voicemail crea una casella postale per ciascun utente sul sistema IP Office. Le chiamate vengono indirizzate
alla casella postale quando l'interno dell'utente è occupato o non risponde entro il tempo di non risposta allocato agli
utenti. Sono incluse le chiamate che vengono inoltrate a un'altra destinazione interna.
La casella postale di un singolo utente può essere configurata sia attraverso la casella postale stessa che i codici funzione
del sistema (fare riferimento al manuale dell'utente di Embedded Voicemail) sia attraverso le impostazioni utente in IP
Office Manager.
 Indicatore di messaggio in attesa
Se supportato dal telefono corrente dell'utente, l'utente riceverà un indicatore di messaggio in attesa ogni
qualvolta la casella postale contiene nuovi messaggi. Il tipo di indicazione di attesa del messaggio dipende dal
telefono.
 Accesso alla casella postale
Il codice funzione predefinito standard (*17) può essere utilizzato per accedere agli interni associati alla casella
postale dell'utente. Possono essere configurati altri metodi di accesso alla casella postale.
 In IP Office 4.2+, il pulsante MESSAGGI sui telefoni, che di norma emula il *17, può essere configurato per
accedere alla modalità Visual Voice sui telefoni che supportano Visual Voice 59 . Ciò avviene tramite l'opzione
Pulsante Messaggi Passa a Visual Voice (Sistema | Voicemail).
 Richiamata
Embedded Voicemail può essere impostata inviare uno squillo all'utente quando riceve nuovi messaggi nella casella
postale. Questa richiamata viene attivata al completamento di una chiamata sull'interno dell'utente. La richiamata
dalla casella postale di un gruppo di suoneria contenente nuovi messaggi può verificarsi anche se l'utente è
configurato in modo da ricevere l'indicatore dei messaggi in attesa del gruppo di suoneria.
 Attivazione/disattivazione Voicemail
L'invio di chiamate alla casella postale dell'utente può essere disattivato. Si noti tuttavia che ciò non impedisce di
lasciare messaggi direttamente nella casella postale dell'utente mediante altri metodi.
 Codice di accesso
È possibile assegnare un codice di accesso alla casella postale. Chiunque acceda alla casella postale deve prima
inserire questo codice per poter ascoltare i messaggi. Il codice di accesso può essere reimpostato dall'utente una
volta eseguito l'accesso alla casella postale.
 Centralino Voicemail e numeri d'interruzione
L'impostazione di un numero di centralino Voicemail per un utente consente ai chiamanti che lasciano un
messaggio nella casella postale di comporre *0 per essere trasferiti a quel numero. Se questa funzione viene
utilizzata, viene annunciata nel prompt di annuncio della casella postale. È inoltre possibile indicare due numeri di
trasferimento. L'utente può registrare un messaggio che indica al chiamante di premere *2 o *3 per il
trasferimento ai numeri di telefono specificati.
 Annunci
IP Office 4.0+ consente a Embedded Voicemail di fornire annunci per le chiamate in attesa di risposta da parte
degli utenti. Questa funzione è simile agli annunci forniti per i gruppi di suoneria 35 , in cui vengono riprodotti
annunci per i chiamanti la cui chiamata è in attesa di risposta. A causa della sovrapposizione di vari timeout,
l'utilizzo di annunci per l'utente non è consigliato insieme all'inoltro e alla voicemail.
 E-mail Voicemail
IP Office 4.2+. È possibile ricevere notifiche della presenza di nuovi messaggi inviati al proprio indirizzo e-mail. La
notifica può consistere in un semplice avviso che informa della presenza di un nuovo messaggio, o in un
messaggio vocale, se richiesto. Vedere Integrazione della funzionalità e-mail in Voicemail 27 .
AVVERTENZA: Modifica dei nomi di utenti
Le caselle postali vengono create in base a ciascun nome utente univoco all'interno della configurazione di IP Office. La
modifica di un nome utente associerà l'utente a una nuova casella postale. Se è necessario modificare un nome utente,
assicurarsi che l'utente abbia ascoltato ed eliminato tutti i propri messaggi. Se un nome utente viene modificato senza
cancellare la casella postale originale, sarà necessario creare un codice funzione basato sul vecchio nome per poter
accedere alla vecchia casella postale.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 24
Configurazione di Embedded Voicemail: Configurazione della casella postale dell'utente
Per modificare la configurazione voicemail per un utente:
indica indica che l'impostazione può essere bloccata tramite i diritti utente. Per ulteriori dettagli, vedere la
Il simbolo
documentazione di IP Office Manager.
2. Nel pannello di esplorazione fare clic su
Utente e selezionare l'utente desiderato.
3. Visualizzare la scheda Voicemail .
 Codice Voicemail: impostazione predefinita = nessuna impostazione, intervallo = da 0 (nessun codice) a 15
cifre.
Codice di 1-15 cifre usato per convalidare l'accesso alla casella postale. In caso di tentato accesso remoto a
una casella senza configurazione di un codice voicemail, viene riprodotto il messaggio "Accesso remoto non
configurato su questa casella di posta".
 L'utente della casella di posta può modificare il codice digitando *04 dopo aver effettuato l'accesso alla
casella.
 Voicemail attivo impostazione predefinita = opzione attivata
Quando l'opzione è selezionata, la casella postale viene utilizzata da IP Office per rispondere alle chiamate non risposte
o a chiamate per cui l'interno dell'utente sarebbe risultato occupato. Se l'opzione non è attivata, la casella postale
dell'utente non è disabilitata. I messaggi possono essere inoltrati alla casella postale. È anche possibile accedere alla
casella postale per ascoltare i messaggi.
 Aiuto Voicemail impostazione predefinita = opzione disattivata
Questa impostazione non è utilizzata per Embedded Voicemail. È possibile accedere alla Guida digitando *4 dopo aver
effettuato l'accesso alla casella postale.
 Richiamata Voicemail: impostazione predefinita = opzione disattivata
Quando l'opzione è attivata e viene ricevuto un nuovo messaggio, il server voicemail chiama l'interno
dell'utente per tentare di consegnare il messaggio ogni qualvolta il telefono viene riagganciato. Voicemail
invierà uno squillo all'interno una sola volta ogni 30 secondi.
 Lettura e-mail Voicemail: impostazione predefinita = opzione disattivata
Questa impostazione non è utilizzata per Embedded Voicemail.
 Servizi Web UMS: impostazione predefinita = opzione disattivata, versione software = 4.2+.
Questa impostazione non è utilizzata per Embedded Voicemail.
 E-mail voicemail: impostazione predefinita = nessuna impostazione (nessuna funzione e-mail voicemail)
Questo campo è utilizzato per impostare l'indirizzo e-mail dell'utente o del gruppo per il funzionamento e-mail di
Voicemail 27 . Quando viene specificato un indirizzo, i comandi aggiuntivi e-mail Voicemail sottoelencati sono
selezionabili.
 E-mail Voicemail impostazione predefinita = opzione disattivata
Se viene specificato un indirizzo e-mail per un utente o un gruppo, le seguenti opzioni risultano selezionabili. Tali
opzioni controllano la modalità di funzionamento automatico dell'e-mail voicemail fornito dal server voicemail ogni
qualvolta la casella postale voicemail riceve un nuovo messaggio voicemail.
 opzione disattivata
Se l'opzione non è selezionata, nessuna delle opzioni sottostanti è utilizzata per l'e-mail automatica di voicemail.
Gli utenti possono anche selezionare questa modalità componendo *03 dal proprio interno.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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 Copia
Se si seleziona questa modalità, ogni volta che si riceve un nuovo messaggio voicemail nella casella di posta
voicemail viene allegata una copia del messaggio a un'e-mail, che viene inviata all'indirizzo e-mail specificato. Non
è presente sincronizzazione della casella postale tra le caselle e-mail e voicemail. Ad esempio, la lettura e
l'eliminazione del messaggio e-mail non influisce sul messaggio nella casella postale voicemail o sull'indicatore di
messaggio in attesa fornito per il nuovo messaggio.
 Inoltra
voicemail il messaggio viene allegato a un'e-mail, che viene inviata all'indirizzo e-mail specificato. Nella casella
postale voicemail non viene conservata una copia del messaggio voicemail, e non vi sono indicatori di messaggi in
attesa. Come per la funzione Copia, non è presente sincronizzazione della casella postale tra le caselle e-mail e
voicemail. Gli utenti possono anche selezionare questa modalità componendo *01 dal proprio interno.
 Avviso
voicemail viene inviato un semplice messaggio e-mail all'indirizzo e-mail specificato. Il messaggio comunica i
dettagli del messaggio voicemail, ma non contiene una copia del messaggio in allegato. Gli utenti possono anche
selezionare questa modalità componendo *02 dal proprio interno.
 Interruzione DTMF
È possibile offrire agli utenti che vengono trasferiti al sistema Voicemail la possibilità di essere trasferiti a un
interno diverso. In questo caso è necessario registrare un annuncio della casella postale che elenchi le opzioni
disponibili. I numeri degli interni a cui è possibile trasferire le chiamate possono essere inseriti nei campi
sottostanti.
 Per IP Office 5.0+, è possibile impostare i valori predefiniti del sistema per tali numeri e utilizzarli, a
meno che non venga impostato un numero diverso in tali impostazioni dell'utente. Anche in IP Office
5.0+ questi valori possono essere impostati tramite Diritti utente.
 Centralino/Interruzione (DTMF 0)
Indica il numero a cui vengono trasferite le chiamate se i chiamanti premono *0 durante l'ascolto dell'annuncio
della casella postale, anziché lasciare un messaggio.
 Interruzione (DTMF 2)
Indica il numero a cui vengono trasferite le chiamate se i chiamanti premono *2 durante l'ascolto del messaggio
 Interruzione (DTMF 3)
Indica il numero a cui vengono trasferite le chiamate se i chiamanti premono *3 durante l'ascolto del messaggio
4. Fare clic su OK per salvare le modifiche della configurazione Voicemail apportate per l'utente.
5. Modificare i dettagli utente desiderati, quindi salvarli e inserirli nelle modifiche della configurazione.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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3.1.1 Integrazione di Voicemail nel programma di posta
In IP Office 4.2+ (ad eccezione di Small Office Edition), è supportato l'utilizzo delle funzioni e-mail di Voicemail con
Embedded Voicemail. Per inviare i messaggi al server e-mail del cliente, si utilizzano le impostazioni SMTP del sistema IP
Office. Il server inoltra quindi i messaggi alle caselle di posta e-mail dell'utente.
Una volta abilitati, gli utenti possono selezionare se ricevere un avviso e-mail per ogni nuovo messaggio vocale o se
consentire che il messaggio vocale sia inoltrato alla propria casella di posta e-mail. Inoltre, mentre ascoltano un
messaggio contenuto nella propria casella di posta voicemail, gli utenti possono decidere di inoltrarlo alla propria casella
di posta e-mail.
 Avvertenza
L'invio di file .wav attraverso la rete sovraccarica la rete e i relativi server. Un messaggio di un minuto richiede un
file .wav da 1 MB.
1. Tenere presente che la modifica delle impostazioni SMTP di IP Office richiede il riavvio del sistema.
2. Ottenere dettagli sul server e-mail SMTP del cliente. Potrebbe essere necessario configurare un account utente sul
server, in modo che accetti e smisti e-mail da IP Office.
3. Utilizzando IP Office Manager, ricevere la configurazione del sistema IP Office.
4. Selezionare Sistema e successivamente la scheda SMTP.
5. Inserire i dettagli che corrispondono al server SMTP del cliente.
 Indirizzo IP
L'indirizzo IP del server SMTP del cliente. Se non si trova nella stessa sottorete della LAN di IP Office, occorre
aggiungere anche un indirizzamento IP.
 Porta
La porta di ascolto SMTP del server. Il valore predefinito è 25.
 E-mail da indirizzo
L'indirizzo che sarà utilizzato da IP Office. Alcuni server smistano messaggi solo da indirizzi completi
riconosciuti o da indirizzi che si trovano nello stesso dominio.
 Autenticazione richiesta dal server
Se il server richiede che un account utente riceva e invii e-mail, inserire i dettagli di un account configurato sul
server in modo che possa essere utilizzato da IP Office.
6. Per ciascun utente, selezionare Utente | Voicemail.
7. Nel campo E-mail Voicemail, inserire l'indirizzo e-mail dell'utente.
8. Utilizzando il pulsante di opzione, selezionare il tipo di avvisi funzione e-mail Voicemail per l'utente.
 Opzione disattivata
Non invia avvisi e-mail in caso di nuovi messaggi. Gli utenti possono selezionare questa funzione componendo
*03.
 Copia
Invia una copia di ciascun nuovo messaggio ricevuto all'indirizzo e-mail dell'utente. Gli utenti non possono
selezionare questa modalità da soli.
 Inoltra
Inoltra ciascun nuovo messaggio ricevuto all'indirizzo e-mail dell'utente, cancellando il messaggio dalla casella
di posta. Gli utenti possono selezionare questa funzione componendo *01.
 Avviso
Invia un avviso e-mail per ciascun nuovo messaggio ricevuto. Gli utenti possono selezionare questa funzione
componendo *02.
9. Inviare nuovamente la configurazione a IP Office.
Embedded Voicemail
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Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 28
3.1.2 Annunci utente
Gli annunci vengono riprodotti per le chiamate in attesa di risposta. Ciò include le chiamate che vengono presentate ai
membri dei gruppi di suoneria (chiamate con squillo) e le chiamate messe in coda per la presentazione.
 IP Office 4.0+ supporta gli annunci tramite Embedded Voicemail.
 Se non è disponibile alcun canale Voicemail per l'annuncio, tale annuncio non viene riprodotto.
 È possibile rispondere alle chiamate mentre si ascoltano gli annunci.
 Se una chiamata viene reindirizzata a un gruppo di suoneria tramite il gruppo del servizio notte o il gruppo di fallback
fuori servizio, vengono applicati gli annunci del nuovo gruppo.
 Se una chiamata viene trasferita all'overflow, vengono applicati gli annunci del gruppo originale, ma non quelli del
gruppo di overflow.
 Per poter usare in modo corretto gli annunci, è necessario estendere il tempo di risposta voicemail del gruppo
suoneria o deselezionare la funzione Voicemail attiva.
Configurazione degli annunci
1. Aprire IP Office Manager.
2. Selezionare l’utente o il gruppo di suoneria per cui sono necessari gli annunci.
3. Visualizzare la scheda Annunci .
 Annunci attivati: impostazione predefinita = opzione disattivata.
Questa impostazione attiva o disattiva gli annunci.
 Attesa del 1° annuncio: impostazione predefinita = 10 secondi. Intervallo = da 0 a 9999 secondi.
Questa opzione consente di impostare il ritardo che intercorre tra la presentazione delle chiamate, dopo il
quale il primo annuncio viene riprodotto al chiamante. Se l'opzione Sincronizza chiamate è selezionata,
l'attesa effettiva potrebbe essere diversa (vedere oltre).
 Chiamata con flag di risposta: impostazione predefinita = opzione disattivata.
Questa impostazione è utilizzata dalle applicazioni IP Office CCC e CBC. Per impostazione predefinita,
considerano che sia stata ricevuta una risposta a una chiamata solo se è una persona a rispondere. Questa
opzione consente di contrassegnare una chiamata come risposta subito dopo la riproduzione del primo
annuncio. L'impostazione non è utilizzata dall'applicazione IP Office Customer Call Reporter.
 Tono post annuncio: impostazione predefinita = Musica in attesa.
Dopo il primo annuncio è possibile specificare se riprodurre la musica d'attesa, uno squillo o una pausa di
silenzio finché la chiamata non riceve una risposta o finché non viene riprodotto un altro annuncio.
 2° annuncio: impostazione predefinita = opzione attivata.
Se si seleziona questa opzione, è possibile riprodurre un secondo annuncio se la chiamata non ha ancora
ricevuto una risposta.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 29
 Attesa del 2° annuncio:impostazione predefinita = 20 secondi. Intervallo = da 0 a 9999 secondi.
Questa opzione consente di impostare l'intervallo che deve intercorrere tra il primo e il secondo annuncio. Se
l'opzione Sincronizza chiamate è selezionata, l'attesa effettiva potrebbe essere diversa (vedere oltre).
 Ripetizione ultimo annuncio: impostazione predefinita = opzione attivata.
Se si seleziona questa opzione, l'ultimo annuncio riprodotto viene ripetuto finché la chiamata non riceve una
risposta o finché l'utente non riaggancia.
 Attesa prima di ripetere: impostazione predefinita = 20 secondi. Intervallo = da 0 a 9999 secondi.
Se si seleziona Ripeti ultimo annuncio, è possibile impostare l'attesa tra ciascuna ripetizione dell'ultimo
annuncio. Se si seleziona Sincronizza chiamate, questa impostazione viene visualizzata in grigio e allineata
all'impostazione Attesa prima del 2° annuncio.
 Sincronizza chiamate: impostazione predefinita = opzione disattivata
Questa opzione può essere usata per specificare quanti canali Voicemail sono necessari per fornire gli annunci.
Quando l'opzione Sincronizza chiamate è disattivata, vengono riprodotti annunci individuali per ciascuna
chiamata. Ciò significa che è necessario un canale Voicemail separato ogni volta che viene riprodotto
l'annuncio. Questo garantisce che le impostazioni di attesa vengano seguite correttamente, tuttavia non
consente di utilizzare in modo efficiente i canali Voicemail.
 Opzione attivata
Se l'opzione Sincronizza chiamate è attivata e l'annuncio desiderato è attualmente usato per un altro
chiamante, i chiamanti successivi attendono fino al completamento dell'annuncio, che viene quindi
riavviato. Inoltre, dopo che il chiamante è rimasto in attesa per l'intervallo di tempo specificato e viene
avviato l'annuncio, tale annuncio viene riprodotto anche per tutti gli utenti in attesa di questo annuncio
anche se sono in attesa da meno tempo. Tramite questa impostazione, il numero massimo di canali
Voicemail necessario è 1 o 2, a seconda del numero di annunci selezionati.
4. Fare clic su OK per salvare le modifiche.
5. Fare clic su
per salvare la configurazione in IP Office.
Registrazione degli annunci
Non vi sono annunci di coda predefiniti per gli utenti e i gruppi di suoneria. La durata massima degli annunci è 10 minuti.
Sui nuovi sistemi IP Office 4.0+, sono disponibili due codici funzione predefiniti che consentono di registrare gli annunci.
Sui sistemi esistenti e aggiornati, è necessario aggiungere manualmente questi e altri codici funzione simili.
I codici funzione predefiniti sono:
 *91N; / N".1" / Registrazione di messaggi
Utilizzato per registrare il primo annuncio. Ad esempio, per registrare il primo annuncio per un gruppo di suoneria
all'interno 300, comporre *91300# e seguire le istruzioni per registrare il nuovo annuncio.
Utilizzato per registrare il secondo annuncio. Ad esempio, per registrare il secondo annuncio per un gruppo di
suoneria all'interno 300, comporre *92300# e seguire le istruzioni per registrare l'annuncio.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 30
Configurazione di Embedded Voicemail: Configurazione della casella postale dei gruppi di suoneria
3.2 Configurazione della casella postale dei gruppi di suoneria
Embedded Voicemail crea una casella postale per ciascun gruppo di suoneria sul sistema IP Office. Le chiamate vengono
inviate alla casella postale soltanto quando a ciascun membro del gruppo di suoneria disponibile sono stati inviati squilli
per il tempo impostato per il gruppo.
La casella postale del gruppo può essere configurata sia attraverso la casella postale (fare riferimento al manuale
dell'utente di Embedded Voicemail) sia attraverso le impostazioni del gruppo di suoneria in IP Office Manager.
 Indicatore di messaggio in attesa
Per impostazione predefinita, per i messaggi del gruppo di suoneria non è presente alcun indicatore di messaggio
in attesa per nessuno utente. Gli utenti vanno configurati singolarmente. Per ulteriori informazioni, vedere
Indicatore di messaggio in attesa 32 .
 Accesso alla casella postale
Per impostazione predefinita, non è presente alcun accesso alle caselle postali del gruppo di suoneria per l'ascolto
dei messaggi. Anche gli utenti a cui è stata assegnato l'indicatore di messaggio in attesa del gruppo di suoneria
possono ottenere l'accesso, a seconda del tipo di telefono o se utilizzano IP Office Phone Manager. Altrimenti è
necessario creare un codice funzione di accesso per il gruppo di suoneria. Per ulteriori informazioni, vedere
Accesso alla casella postale dei gruppi di suoneria 33 .
 Richiamata
Embedded Voicemail può essere impostato per inviare uno squillo all'utente quando riceve nuovi messaggi nella
casella postale del gruppo di suoneria per cui riceve un'indicatore di messaggio in attesa. Questa richiamata viene
attivata al completamento di una chiamata sull'interno dell'utente.
L'invio di chiamate alla casella postale del gruppo può essere disattivato. Tenere presente tuttavia che ciò non
impedisce di lasciare messaggi direttamente nella casella postale mediante altri metodi.
 Codice di accesso
È possibile assegnare un codice di accesso alla casella postale. Chiunque acceda alla casella postale deve prima
inserire questo codice per poter ascoltare i messaggi. Il codice di accesso può essere reimpostato dall'utente una
volta eseguito l'accesso alla casella postale.
AVVERTENZA: Modifica dei nomi dei gruppi di suoneria
Le caselle postali vengono create in base a un nome di gruppo univoco all'interno della configurazione di IP Office. La
modifica del nome di un gruppo associerà il gruppo a una nuova casella postale. Se è necessario modificare il nome di un
gruppo, assicurarsi prima che siano stati riprodotti ed eliminati tutti i messaggi. Se un nome gruppo viene modificato
senza cancellare la casella postale originale, sarà necessario creare un codice funzione basato sul vecchio nome gruppo
per poter accedere alla vecchia casella postale.
La casella postale del gruppo può essere configurata sia attraverso la casella postale stessa che tramite i codici funzione
di sistema oppure attraverso le impostazioni del gruppo di suoneria all'interno della configurazione di IP Office.
Per configurare la casella postale di un gruppo in IP Office Manager:
Gruppo di suoneria per visualizzare l'elenco dei gruppi di suoneria esistenti.
2. Fare clic su
3. Fare doppio clic sul gruppo di suoneria richiesto.
4. Selezionare la scheda Voicemail Questa scheda include le impostazioni utilizzate da IP Office Voicemail Lite e
Voicemail Pro. Per Embedded Voicemail completare i seguenti dettagli:
 Codice Voicemail
Questo campo può essere utilizzato per impostare un codice di accesso alla casella postale. Il codice deve
essere quindi immesso da chiunque tenti di recuperare i messaggi dalla casella postale.
 Voicemail attivo
Quando questa opzione è selezionata, le chiamate al numero del gruppo di suoneria vengono deviate alla
voicemail, se tutti i membri del gruppo disponibili sono occupati o se non ricevono risposta entro l'intervallo di
risposta impostato per il gruppo.
5. Apportare le modifiche necessarie al gruppo di suoneria, quindi fare clic su OK.
6. Ripetere la procedura per tutti gli altri gruppi di suoneria.
7. Utilizzare
per salvare le nuove modifiche nel sistema IP Office.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 31
3.2.1 Indicatore di messaggio in attesa
Per impostazione predefinita, non viene inviato alcun indicatore di messaggio in attesa a nessun utente per una casella
postale del gruppo di suoneria. La procedura seguente descrive come fornire a un utente un'indicatore di messaggio in
attesa da una casella postale dei gruppi di suoneria. Il metodo di indicazione dipenderà dal tipo di telefono in uso
dall'utente e dall'eventuale utilizzo di IP Office Phone Manager.
2. Fare clic su
Utente per visualizzare l'elenco degli utenti.
3. Fare doppio clic sul nome dell'utente che richiede l'indicatore di messaggio in attesa del gruppo di suoneria.
4. Selezionare la scheda Numeri sorgente.
5. Fare clic su Aggiungi.
6. Nel campo Numero sorgente, immettere H seguita dal nome del gruppo di suoneria. Ad esempio, per il gruppo di
suoneria Principale, immettere HPrincipale.
7. Fare clic su OK e ripetere la procedura per tutti gli altri gruppi di suoneria per cui l'utente richiede l'indicatore di
attesa del messaggio.
8. Fare clic su OK e ripetere la procedura per tutti gli altri utenti.
9. Utilizzare
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 32
3.2.2 Accesso alla casella postale dei gruppi di suoneria
Per impostazione predefinita, nessun utente dispone dell'accesso alla casella postale di un gruppo di suoneria finché non
viene specificamente configurato per tale accesso. È possibile accedere alle caselle postali dei gruppi di suoneria
utilizzando i seguenti metodi:
Indicatore di messaggio in attesa
Agli utenti a cui è stata assegnato un indicatore di messaggio in attesa del gruppo di suoneria vengono anche forniti i
metodi per accedere alla casella postale del gruppo di suoneria. Il metodo dipenderà dal telefono e/o dal software in uso.
Per ulteriori informazioni, vedere Indicatore di messaggio in attesa 32 .
 Utenti del telefono Avaya 4400
Anche gli utenti dei telefoni DS con display sui modelli di telefono con il tasto
MENU possono accedere, una
volta configurati per i messaggi in attesa del gruppo di suoneria. Il nome del gruppo di suoneria viene quindi
visualizzato quando l'utente preme
manuale dell'utente del telefono.
MENU,
MENU, Msgi, Voce. Per ulteriori informazioni, vedere il
 Utenti di Phone Manager
Gli utenti di Phone Manager visualizzano il nome del gruppo di suoneria e il numero di messaggi elencati nella
scheda Messaggi. È possibile fare clic su tale scheda per accedere alla casella postale del gruppo di suoneria.
 Funzione di richiamata di Voicemail
Se l'utente ha attivato la funzione di richiamata, questa viene sempre eseguita per i nuovi messaggi del gruppo di
suoneria e personali. La richiamata per i messaggi personali viene eseguita prima delle richiamate per i nuovi
messaggi del gruppo.
 Visual Voice
Se Visual Voice è disponibile, l'utente visualizzerà il nome del gruppo di suoneria. Il numero delle nuove chiamate
verrà mostrato tra parentesi accanto al nome del gruppo di suoneria.
Codice funzione e pulsante di accesso
È possibile creare un codice funzione per l'accesso alla casella postale del gruppo di suoneria, come illustrato nella
tabella. Può trattarsi di un codice funzione specifico per l'utente o per tutto il sistema. Per ulteriori informazioni
sull'impostazione dei codici funzione, vedere la Guida in linea o il manuale di IP Office Manager.
Campo
Contenuto
Numero identificativo
*99
Funzione
Ascolta Voicemail
Numero di telefono
"?Vendite"
ID gruppo di linee
0
La funzione Ascolta Voicemail e il nome della casella postale del gruppo di suoneria possono anche essere assegnati a un
pulsante programmabile dall'utente.
Accesso remoto
I metodi standard per l'accesso remoto alla casella postale si applicano agli utenti e ai gruppi di suoneria. Per ulteriori
informazioni, vedere Accesso remoto alla casella postale 36 .
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 34
3.2.3 Annunci
Gli annunci vengono riprodotti per le chiamate in attesa di risposta. Ciò include le chiamate che vengono presentate ai
membri dei gruppi di suoneria (chiamate con squillo) e le chiamate messe in coda per la presentazione.
 IP Office 4.0+ supporta gli annunci tramite Embedded Voicemail.
 Se non è disponibile alcun canale Voicemail per l'annuncio, tale annuncio non viene riprodotto.
 È possibile rispondere alle chiamate mentre si ascoltano gli annunci.
 Se una chiamata viene reindirizzata a un gruppo di suoneria tramite il gruppo del servizio notte o il gruppo di fallback
fuori servizio, vengono applicati gli annunci del nuovo gruppo.
 Se una chiamata viene trasferita all'overflow, vengono applicati gli annunci del gruppo originale, ma non quelli del
gruppo di overflow.
 Per poter usare in modo corretto gli annunci, è necessario estendere il tempo di risposta voicemail del gruppo
suoneria o deselezionare la funzione Voicemail attiva.
Configurazione degli annunci
1. Aprire IP Office Manager.
2. Selezionare l’utente o il gruppo di suoneria per cui sono necessari gli annunci.
3. Visualizzare la scheda Annunci .
 Annunci attivati: impostazione predefinita = opzione disattivata.
Questa impostazione attiva o disattiva gli annunci.
 Attesa del 1° annuncio: impostazione predefinita = 10 secondi. Intervallo = da 0 a 9999 secondi.
Questa opzione consente di impostare il ritardo che intercorre tra la presentazione delle chiamate, dopo il
quale il primo annuncio viene riprodotto al chiamante. Se l'opzione Sincronizza chiamate è selezionata,
l'attesa effettiva potrebbe essere diversa (vedere oltre).
 Chiamata con flag di risposta: impostazione predefinita = opzione disattivata.
Questa impostazione è utilizzata dalle applicazioni IP Office CCC e CBC. Per impostazione predefinita,
considerano che sia stata ricevuta una risposta a una chiamata solo se è una persona a rispondere. Questa
opzione consente di contrassegnare una chiamata come risposta subito dopo la riproduzione del primo
annuncio. L'impostazione non è utilizzata dall'applicazione IP Office Customer Call Reporter.
 Tono post annuncio: impostazione predefinita = Musica in attesa.
Dopo il primo annuncio è possibile specificare se riprodurre la musica d'attesa, uno squillo o una pausa di
silenzio finché la chiamata non riceve una risposta o finché non viene riprodotto un altro annuncio.
 2° annuncio: impostazione predefinita = opzione attivata.
Se si seleziona questa opzione, è possibile riprodurre un secondo annuncio se la chiamata non ha ancora
ricevuto una risposta.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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 Attesa del 2° annuncio:impostazione predefinita = 20 secondi. Intervallo = da 0 a 9999 secondi.
Questa opzione consente di impostare l'intervallo che deve intercorrere tra il primo e il secondo annuncio. Se
l'opzione Sincronizza chiamate è selezionata, l'attesa effettiva potrebbe essere diversa (vedere oltre).
 Ripetizione ultimo annuncio: impostazione predefinita = opzione attivata.
Se si seleziona questa opzione, l'ultimo annuncio riprodotto viene ripetuto finché la chiamata non riceve una
risposta o finché l'utente non riaggancia.
 Attesa prima di ripetere: impostazione predefinita = 20 secondi. Intervallo = da 0 a 9999 secondi.
Se si seleziona Ripeti ultimo annuncio, è possibile impostare l'attesa tra ciascuna ripetizione dell'ultimo
annuncio. Se si seleziona Sincronizza chiamate, questa impostazione viene visualizzata in grigio e allineata
all'impostazione Attesa prima del 2° annuncio.
 Sincronizza chiamate: impostazione predefinita = opzione disattivata
Questa opzione può essere usata per specificare quanti canali Voicemail sono necessari per fornire gli annunci.
Quando l'opzione Sincronizza chiamate è disattivata, vengono riprodotti annunci individuali per ciascuna
chiamata. Ciò significa che è necessario un canale Voicemail separato ogni volta che viene riprodotto
l'annuncio. Questo garantisce che le impostazioni di attesa vengano seguite correttamente, tuttavia non
consente di utilizzare in modo efficiente i canali Voicemail.
 Opzione attivata
Se l'opzione Sincronizza chiamate è attivata e l'annuncio desiderato è attualmente usato per un altro
chiamante, i chiamanti successivi attendono fino al completamento dell'annuncio, che viene quindi
riavviato. Inoltre, dopo che il chiamante è rimasto in attesa per l'intervallo di tempo specificato e viene
avviato l'annuncio, tale annuncio viene riprodotto anche per tutti gli utenti in attesa di questo annuncio
anche se sono in attesa da meno tempo. Tramite questa impostazione, il numero massimo di canali
Voicemail necessario è 1 o 2, a seconda del numero di annunci selezionati.
4. Fare clic su OK per salvare le modifiche.
5. Fare clic su
per salvare la configurazione in IP Office.
Registrazione degli annunci
Non vi sono annunci di coda predefiniti per gli utenti e i gruppi di suoneria. La durata massima degli annunci è 10 minuti.
Sui nuovi sistemi IP Office 4.0+, sono disponibili due codici funzione predefiniti che consentono di registrare gli annunci.
Sui sistemi esistenti e aggiornati, è necessario aggiungere manualmente questi e altri codici funzione simili.
I codici funzione predefiniti sono:
Utilizzato per registrare il primo annuncio. Ad esempio, per registrare il primo annuncio per un gruppo di suoneria
all'interno 300, comporre *91300# e seguire le istruzioni per registrare il nuovo annuncio.
Utilizzato per registrare il secondo annuncio. Ad esempio, per registrare il secondo annuncio per un gruppo di
suoneria all'interno 300, comporre *92300# e seguire le istruzioni per registrare l'annuncio.
3.3 Accesso remoto alla casella postale
L'accesso remoto alla casella postale offre la possibilità di accedere a una casella postale da qualsiasi posizione diversa
dalla casella postale dell'utente o dal numero del gruppo di suoneria. Questo comprende sia l'accesso interno che
esterno.
 L'accesso remoto è possibile solo se l'utente della casella postale o il gruppo di suoneria dispongono di un codice
voicemail impostato nella configurazione di IP Office.
Sono disponibili diversi metodi per consentire l'accesso remoto alla casella postale.
1. Direttamente da un indirizzamento chiamata in entrata
È possibile configurare un indirizzamento delle chiamate in entrata per consentire l'accesso remoto a una casella
postale. L'opzione Voicemail può essere selezionata come Destinazione e/o Destinazione servizio notturno di
un indirizzamento chiamata in entrata.
2. Tramite un codice funzione
È possibile creare un codice funzione che utilizzi la funzione Ascolta Voicemail ma senza un nome di casella
postale specificato nel campo Numero telefonico che attivi l'accesso remoto. Di seguito viene riportato un
esempio. Questo codice funzione può essere utilizzato dagli utenti sul sistema, come la destinazione di un
indirizzamento chiamata in entrata o come destinazione per un'opzione di assistente automatico.
Campo
Contenuto
*99
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Configurazione di Embedded Voicemail: Accesso remoto alla casella postale
Funzione
Ascolta Voicemail
Numero di telefono
?
ID gruppo di linee
0
3. Tramite un assistente automatico
È possibile utilizzare un assistente automatico per consentire l'accesso remoto a una casella postale. È possibile
immettere un codice funzione simile a quello dell'esempio come destinazione per una delle opzioni dei tasti di
Trasferimento normale dell'assistente automatico. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo dell'assistente
automatico per accedere alla Voicemail 48 .
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 38
Capitolo 4.
Configurazione
dell'assistente automatico
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 39
4. Configurazione dell'assistente automatico
Oltre alle funzionalità di base di voicemail, è possibile creare assistenti automatici mediante Embedded Voicemail. Per IP
Office 4.1+, sono supportati fino a 40 servizi di assistente automatico. Nelle versioni precedenti ne erano supportati solo
4.
IP406 V2 e IP500 supportano fino a 4 chiamate simultanee ai servizi Embedded Voicemail. Small Office Edition supporta
fino a 10 chiamate simultanee a Embedded Voicemail a seconda dei canali di compressione vocale disponibili.
Ciascun assistente automatico è composto da:
 Azioni
Ciascuno dei normali tasti di composizione DTMF (*, # e numeri da 0 a 9) può essere assegnato ad un'azione. I
chiamanti possono effettuare una selezione durante i prompt, vale a dire premere un tasto di azione mentre
ascoltano i prompt degli annunci. Per IP Office 4.0+, è inoltre possibile assegnare un'azione al tasto Fax. Se è
stata impostata un'azione di trasferimento, al rilevamento del tono del fax l'assistente automatico indirizzerà la
chiamata alla destinazione di trasferimento del fax, come specificato quando si utilizza l'azione Trasferimento
cieco.
 Trasferimento cieco
I chiamanti vengono trasferiti alla destinazione selezionata. Questa azione è utilizzata con il tasto Fax, in modo
che quando viene rilevato un tono di fax, la chiamata viene trasferita all'interno specificato.
 Componi in base al nome IP Office 5.0+
I chiamanti possono comporre il nome dell'utente desiderato. Viene riprodotto un elenco di nomi
corrispondenti, per consentire all'utente di effettuare una selezione.
 Componi per numero
I chiamanti possono comporre il numero di interno richiesto. Non è presente un prompt associato all'azione.
Se è richiesto un prompt, viene richiesto come parte del prompt dei menu. Potrebbero verificarsi dei risultati
inaspettati se il piano di composizione non è di lunghezza uniforme. I numeri degli interni dei gruppi di
suoneria e degli utenti devono essere tutti della stessa lunghezza.
 Trasferimento normale
Trasferisce il chiamante al numero specificato. Si tratta di un trasferimento supervisionato, ossia, se la
chiamata riceve un segnale di occupato o non riceve una risposta, verranno seguite le impostazioni dell'utente
o del gruppo di suoneria di destinazione. Se il campo di destinazione è lasciato vuoto, i chiamanti possono
comporre il numero di interno necessario, tuttavia non verrà riprodotto nessun prompt.
 Non definito
Il tasto non effettua alcuna azione.
 Ripeti annuncio
Ripete l'annuncio del menu.
 Trasferisci ad assistente automatico
Utilizzato per accedere a un assistente automatico da un altro.
 Prompt
È possibile registrare prompt di annunci diversi per la mattina, il pomeriggio e la sera (fuori orario). Il prompt da
utilizzare è definito tramite i Profili temporali associati. Il prompt di annuncio è seguito da un prompt delle opzioni
del menu. Questo è utilizzato per informare il chiamante delle opzioni dell'assistente automatico. Per ulteriori
informazioni, vedere Registrazione dei prompt 44 .
 Nei casi in cui i profili temporali non sono presenti, si sovrappongono o sono in conflitto, l'ordine di precedenza
è stabilito dai profili temporali assegnati a Mattino, Pomeriggio e Sera.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Configurazione dell'assistente automatico:
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 41
4.1 Creazione di un assistente automatico
La seguente procedura illustra tramite esempio l'impostazione di un assistente automatico per Embedded Voicemail. In
questo esempio l'assistente automatico dovrebbe fornire ai chiamanti l'opzione di premere 0 per il centralino (gruppo di
suoneria 200) o 1 per le vendite (gruppo di suoneria 301).
 Per i dettagli sull'indirizzamento delle chiamate all'assistente automatico, vedere Indirizzamento delle chiamate in
entrata all'assistente automatico 45 .
Per creare un assistente automatico:
1. Avviare IP Office Manager e caricare la configurazione richiesta.
2. Tenere presente che se i profili temporali verranno utilizzati nell'assistente automatico, è necessario creare il profilo
temporale prima di creare l'assistente automatico. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di IP Office Manager.
3. Fare clic su
Assistente automatico. Vengono elencati tutti gli eventuali assistenti automatici.
4. Fare clic su Crea nuovo record nel pannello Gruppi. Selezionare Assistente automatico.Nel campo Nome,
immettere il nome dell'assistente automatico. La lunghezza massima del nome è di 15 caratteri.
 Nome: Intervallo = fino a 12 caratteri
Questo campo consente di impostare il nome del servizio dell'assistente automatico. È possibile indirizzare le
chiamate esterne verso l'assistente automatico inserendo AA:Nome nel campo di destinazione per
l'indirizzamento di una chiamata in entrata.
 Timeout: Impostazione predefinita = 8 secondi. Intervallo = da 1 a 20 secondi. Versione software = 3.0+.
Questo campo consente di specificare per quanto tempo l'assistente automatico deve attendere la selezione di
un tasto valido dopo il termine della riproduzione degli annunci. Al termine di questo intervallo di tempo, la
chiamata viene trasferita all'interno di fallback impostato per l'indirizzamento delle chiamate in entrata oppure
viene scollegata.
 Abilita registrazione locale: Impostazione predefinita = opzione attivata, Versione software = 4.0+
(versione di manutenzione Q2 2007).
Se l'opzione è disattivata, non è possibile usare i codici funzione per registrare i prompt dell'assistente
automatico. I codici funzione possono tuttavia essere utilizzati per riprodurre nuovamente gli annunci.
 Ordine di corrispondenza di Componi per nome: Impostazione predefinita = nome/cognome, Versione
software = 5.0+.
Determina l'ordine dei nomi utilizzati per la funzione Componi in base al nome di Embedded Voicemail. Le
opzioni disponibili sono: Nome/cognome o Cognome/nome.
 Numero AA: versione software = 4.1+.
Numero assegnato da IP Office. Non può essere modificato. Usato insieme ai codici funzione per accedere al
servizio di assistente automatico o per la registrazione degli annunci dell'assistente automatico.
 Opzioni Mattino/Pomeriggio/Sera/Menu:
Ciascun assistente automatico si può dividere in tre segmenti temporali distinti, definiti dai profili temporali
associati. È possibile registrare un annuncio per ciascun periodo. L'annuncio appropriato viene riprodotto ai
chiamanti e fatto seguire dall'annuncio delle opzioni di menu, che elenca generalmente tutte le azioni
disponibili.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 42
Configurazione dell'assistente automatico: Creazione di un assistente automatico
 Profilo temporale
Il profilo temporale che definisce i periodi di funzionamento dell'assistente automatico. Se i profili
temporali si sovrappongono o creano degli spazi temporali vuoti, l'ordine di precedenza sarà mattino,
pomeriggio e sera.
 Codice funzione
Questi campi indicano i codici funzione del sistema automaticamente creati per consentire la registrazione
degli annunci del profilo temporale e dei prompt delle opzioni del menu.
 Nome registrazione: impostazione predefinita = nessuna impostazione. Intervallo = fino a 31 caratteri,
Versione software = 4.0+ (versione manutenzione Q2 2007).
Questo campo viene visualizzato accanto al codice funzione usato per la registrazione manuale dei prompt
dell'assistente automatico. Utilizza solamente file wav precedentemente registrati per gli annunci,
piuttosto che annunci registrati manualmente tramite i codici funzione indicati. Se utilizzato, tenere
presente che il campo distingue tra maiuscole e minuscole e utilizza il nome incorporato nell'intestazione
del file wav anziché il nome del file stesso. L'utility per convertire file .wav nel formato corretto è
disponibile in Manager e può essere avviata tramite File | Avanzate | LVM Greeting Utility 50 . È quindi
necessario trasferire i file manualmente alla scheda di memoria di Embedded Voicemail.
5. Selezionare la scheda Azioni. L'opzione di premere 0 per il centralino (gruppo di suoneria Principale) è immessa nel
seguente modo:
 Fare clic sulla riga Tasto 0. Fare clic su Modifica.
 Selezionare l'azione Trasferimento normale tra le opzioni disponibili.
 Selezionare la destinazione desiderata. In questo esempio viene selezionato il gruppo
Principale.
 Fare clic su OK.
6. L'opzione di premere 1 per le vendite (gruppo di suoneria 301) è immessa nel seguente modo:
 Fare clic nella riga Tasto 1. Fare clic su Modifica.
 Selezionare l'azione Trasferimento normale tra le opzioni disponibili.
 Selezionare la destinazione richiesta, in questo esempio il gruppo
Vendite.
 Fare clic su OK.
7. Fare clic su OK per salvare l'assistente automatico. Per l'assistente automatico i codici funzione vengono creati
automaticamente e possono essere visualizzati nella scheda Assistente automatico.
8. Fare clic su
9. In seguito al riavvio del sistema, è possibile registrare i prompt per l'assistente automatico mediante i codici funzione
creati. Per ulteriori informazioni, vedere Registrazione dei prompt 44 .
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 43
4.2 Registrazione dei prompt
Quando viene creato un nuovo assistente automatico, una serie di codici funzione vengono automaticamente aggiunti alla
tabella dei codici funzione del sistema. Questi consentono la registrazione dei diversi prompt degli assistenti automatici. Il
numero appropriato da comporre viene indicato accanto a ciascun annuncio della scheda Assistente automatico in IP
Office Manager.
La parte del numero di telefono prende il formato AA:nome.x, dove nome è il nome del servizio dell'assistente
automatico e x è 1 per l'annuncio del mattino, 2 per l'annuncio del pomeriggio, 3 per l'annuncio della sera e 4 per il
prompt delle opzioni del menu.
Per IP Office 4.1+, il numero può anche assumere il formato AA:N.x, dove N è il numero dell'assistente automatico e x è
1 per l'annuncio del mattino, 2 per l'annuncio del pomeriggio, 3 per l'annuncio della sera e 4 per il prompt delle opzioni
del menu.
Quando si utilizza uno di questi codici funzione, si ascoltano le opzioni:
 1 per ascoltare il prompt corrente.
 2 per registrare un nuovo prompt.
 3 per salvare il nuovo prompt.
Note
 Per evitare un abuso dei codici funzione predefiniti, è possibile eliminarli o modificarli. Possono anche essere
rimossi dalla sezione dei codici funzione del sistema e ricreati nei codici funzione utente di un utente affidabile. In
alternativa, disattivando l'opzione Abilita registrazione locale (versione di manutenzione IP Office 4.0 - maggio
2007 o successiva) si arresta l'uso dei codici funzione per la registrazione degli annunci dell'assistente automatico.
 Utilizzando la funzione Componi, è possibile assegnare i codici funzione a un pulsante programmabile. Questi
consentono l'accesso rapido e la registrazione di prompt che cambiano frequentemente.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Configurazione dell'assistente automatico: Registrazione dei prompt
4.3 Indirizzamento delle chiamate in entrata a un assistente automatico
È possibile specificare un assistente automatico di voicemail integrale come destinazione nella tabella Indirizzamento
chiamate in entrata di IP Office. I chiamanti possono accedere a un assistente automatico attraverso un pulsante DSS
programmato o attraverso la composizione rapida di Phone Manager.
Per instradare le chiamate in entrata a un assistente automatico:
Indirizzamento chiamate in entrata e selezionare l'indirizzamento richiesto.
2. Fare clic su
3. Visualizzare la scheda Standard. Verificare che le impostazioni corrispondano alle chiamate che si desidera
indirizzare all'assistente automatico (per ulteriori dettagli fare riferimento alla documentazione di IP Office
Manager).
4. Selezionare la scheda Destinazione. Nel campo Destinazione, utilizzare l'elenco a discesa per selezionare
l'assistente automatico. Vengono visualizzati i nomi degli assistenti automatici configurati, preceduti dal prefisso
AA:.
5. Nell'esempio sopra riportato, è stato impostato anche un Interno Fallback per indirizzare le chiamate
direttamente a un gruppo di suoneria. Questo verrà utilizzato per i chiamanti nell'assistente automatico che non
premono un tasto valido entro il timeout dell'assistente automatico.
6. Utilizzando i profili temporali, è possibile immettere ulteriori destinazioni per utilizzare l'assistente automatico in
determinati periodi del giorno o per utilizzare assistenti automatici diversi in momenti diversi.
7. Fare clic su OK.
8. Utilizzare
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 45
4.4 Trasferimento delle chiamate a un assistente
Di solito le chiamate vengono dirette a un assistente automatico da un indirizzamento delle chiamate in entrata IP Office.
Tuttavia, può risultare utile anche trasferire le chiamate ricevute su un interno all'assistente automatico.
È possibile trasferire le chiamate a un assistente automatico nei seguenti modi:
 Utilizzo dei pulsanti programmati
 Utilizzo di Phone Manager
 Utilizzo di SoftConsole
47
46
46
.
.
.
 Utilizzo dei codici funzione
47
.
Utilizzo dei pulsanti programmati
Sui telefoni Avaya con pulsanti programmabili, tali pulsanti possono essere programmati per accedere ai servizi
dell'assistente automatico.
Per creare un pulsante dell'assistente automatico:
1. Dalla configurazione di sistema di IP Office, impostare l'azione di uno dei pulsanti programmabili dagli utenti su
Componi.
2. Impostare il numero di telefono associato su AA:nome dove Nome corrisponde al nome dell'assistente
automatico.
3. Salvare questa modifica nella configurazione di IP Office.
Quando l'utente riceve una chiamata che desidera trasferire all'assistente automatico, può utilizzare un pulsante
programmato.
Per trasferire una chiamata mediante il pulsante programmato:
1. Mettere la chiamata in attesa.
2. Premere il pulsante programmato per l'assistente automatico.
3. Riagganciare la chiamata sull'interno. Ciò comporterà un trasferimento cieco della chiamata in attesa all'assistente
automatico.
Utilizzo di Phone Manager
Per creare una composizione rapida per l'assistente automatico:
1. All'interno del Phone Manager dell'utente, selezionare la scheda Composizioni rapide.
Nuovo >
Membro di gruppo composizione rapida. Viene visualizzata la finestra Composizione rapida.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno del riquadro Composizioni rapide e selezionare
3. Nel campo Nome, immettere un nome per l'assistente automatico.
4. Nel campo Numero, immettere AA:nome dove Nome corrisponde al nome dell'assistente automatico.
5. Fare clic su OK.
Per trasferire una chiamata mediante la composizione rapida:
1. Durante la chiamata che si desidera trasferire all'assistente automatico, fare clic su
chiamata in attesa.
Trattieni per mettere la
2. Fare clic sulla scheda Composizioni rapide.
3. Fare clic sulla composizione rapida creata per l'assistente automatico.
4. Fare clic su
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Trasferimento completato per trasferire il chiamante in attesa.
Page 46
Configurazione dell'assistente automatico: Trasferimento delle chiamate a un assistente
Utilizzo di SoftConsole
Per creare una composizione rapida per l'assistente automatico:
1. Fare clic sulla scheda Gruppi BLF richiesta.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno del riquadro Composizioni rapide e selezionare Nuovo >
membro del gruppo BLF. Verrà visualizzata la finestra Nuovo membro del gruppo BLF.
3. Nel campo Nome, immettere un nome per l'assistente automatico.
4. Nel campo Numero, immettere AA:nome dove Nome corrisponde al nome dell'assistente automatico.
5. Fare clic su OK.
Per trasferire una chiamata mediante la composizione rapida:
1. Durante la chiamata che si desidera trasferire all'assistente automatico, fare clic su
chiamata in attesa.
Trattieni per mettere la
2. Fare clic sulla scheda Gruppo BLF.
3. Fare clic sulla composizione rapida creata per l'assistente automatico.
4. Fare clic su
Trasferimento completato per trasferire il chiamante in attesa.
Utilizzo di codici funzione
Il codice funzione Assistente automatico può essere utilizzato per connettersi a un assistente automatico specifico. Il
campo Numero di telefono assume il formato AA:: seguito dal nome del servizio dell'assistente automatico.
Nell'esempio di seguito, la composizione di *98 collegherebbe l'utente all'assistente automatico denominato Esempio.
Campo
Contenuto
*98
Funzione
Assistente automatico
Numero di telefono
AA:Esempio
ID gruppo di linee
0
Una volta creato il codice funzione per un determinato assistente automatico, i chiamanti possono essere trasferiti.
Per trasferire un chiamante:
1. Mettere il chiamante in attesa.
2. Comporre il codice funzione dell'assistente automatico.
3. Riagganciare.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 47
4.5 Utilizzo dell'assistente automatico per accedere alla voicemail
Una funzione utile degli assistenti automatici è quella che permette ai chiamanti di accedere alla propria casella di
voicemail. È possibile effettuare quest'operazione creando innanzitutto un codice funzione, quindi utilizzandolo come
destinazione dell'assistente automatico.
Per creare un codice funzione per l'accesso remoto:
2. Per l'utente o il gruppo di suoneria per cui si desidera creare l'accesso remoto, aprire le relative impostazioni e
assicurarsi che nella scheda Voicemail sia stato impostato un Codice voicemail. In caso contrario, l'accesso
remoto non funzionerà.
3. Nel pannello della struttura di configurazione, fare clic su
esistenti vengono elencati.
Codice funzione. Tutti i codici funzione dei sistemi
4. Fare clic su Crea nuovo record nel pannello Gruppi. Selezionare Codice funzione.
5. Creare un codice funzione come nel seguente esempio:
Campo
Contenuto
*99
Funzione
Ascolta Voicemail
Numero di telefono
?
ID gruppo di linee
0
6. Fare clic su OK per aggiungere il nuovo codice funzione.
7. Creare un assistente automatico, quindi selezionare il tasto che il chiamante deve utilizzare. Impostare i tasti
Azione su Trasferimento normale. Digitare il codice funzione nella destinazione. Nell'esempio corrisponde a *99
.
8. Fare clic su OK.
9. Fare clic su
Ai chiamanti esterni all'assistente automatico che selezionano l'opzione corretta verrà ora richiesto di immettere il numero
della casella postale seguito dal relativo codice di accesso. Se questi vengono immessi correttamente, i chiamanti
potranno ascoltare i messaggi.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 48
Configurazione dell'assistente automatico: Utilizzo dell'assistente automatico per accedere alla voicemail
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 49
4.6 Utilizzo dei file degli annunci denominati
IP Office 4.1+ consente di convertire file pre-registrati e di utilizzarli come annunci dell'assistente automatico. Questo
approccio consente di registrare annunci con metodi diversi dai codici funzione del telefono IP Office. Consente anche di
condividere lo stesso annuncio tra vari assistenti automatici.
 Prevenzione della registrazione dei file caricati
Una volta caricati in IP Office, è possibile registrare i file convertiti utilizzando i codici funzione predefiniti per la
registrazione degli annunci dell'assistente automatico. Per impedire l'esecuzione di questa operazione, selezionare
l'opzione Abilita registrazione locale dell'assistente automatico.
A. Conversione delle registrazioni
Questo processo converte la registrazione originale del file WAV nel formato richiesto da Embedded Voicemail di IP Office.
1. La registrazione originale deve essere nel seguente formato di file WAV. Se è in un formato diverso, convertire il
file utilizzando uno strumento come Windows Sound Recorder.
 PCM/non compresso.
 8000 KHz, 16 bit, mono.
3. Selezionare File | Avanzate | LVM Greeting Utility.
4. Fare clic sul pulsante ... per File di input e selezionare il file WAV.
5. Fare clic sul pulsante ... per File di output e selezionare una posizione in cui salvare il file convertito.
6. Selezionare il tipo di file desiderato. Per i sistemi Small Office Edition dovrebbe essere file G723 (*.c23). Per gli
altri sistemi IP Office utilizzare file G711 (*.c11).
 Immettere un nome per il file (fino a 8 caratteri, senza spazi) e inserire .c23 o .c11 alla fine del nome del file
in modo che corrisponda al tipo di file selezionato.
 Digitare un nome per la registrazione nel campo Nome registrazione. Questo corrisponde al nome che verrà
immesso nella configurazione di IP Office per utilizzare la registrazione. Il campo distingue tra maiuscole e
minuscole.
7. Assicurarsi che l'opzione Formato corrisponda a quella selezionata per le impostazioni File di output sopra
riportate.
8. Fare clic su OK.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 50
Configurazione dell'assistente automatico: Utilizzo dei file degli annunci denominati
B. Modifica di un assistente automatico per utilizzare le registrazioni
2. Selezionare la finestra
Assistente automatico e selezionare o creare l'assistente automatico richiesto.
Nome registrazione, inserire il nome dell'annuncio da utilizzare. Questo corrisponde al Nome
registrazione immesso durante la conversione dei file, non al nome del file vero e proprio. Questo campo
3. Nel campo
distingue tra maiuscole e minuscole.
4. Se con l'assistente automatico vengono utilizzati solo file di annunci convertiti, si consiglia di disattivare l'opzione
Abilita registrazione locale per impedire agli utenti del sistema di registrare il file.
5. Inviare nuovamente la configurazione a IP Office.
C. Trasferimento della registrazione alla scheda di memoria di Embedded Voicemail
Questo processo utilizza TFTP per trasferire il file convertito alla scheda di memoria di Embedded Voicemail. Richiede
innanzitutto che IP Office sia configurato con l'indirizzo IP del PC da cui verranno accettati i trasferimenti di file TFTP.
 Il processo seguente utilizza la riga di comando TFTP per il trasferimento dei file. IP Office 4.2+ consente il
trasferimento dei file attraverso il programma IP Office Manager per visualizzare i contenuti della scheda di
memoria di Embedded Voicemail. Selezionare File | Avanzate | Gestione file integrati, quindi selezionare e
trascinare i file direttamente nella cartella lvmail\AAG. Questo metodo non può essere utilizzato per
sovrascrivere un file esistente.
1. Determinare l'indirizzo IP del PC da cui si desidera trasferire i file.
3. Selezionare la finestra
Configurazione sistema.
5. Nel campo Indirizzo IP del File Writer, immettere l'indirizzo IP del PC da cui viene consentito l'invio dei file alla
scheda di memoria.
6. Fare clic su
per inviare la configurazione all'unità di controllo.
7. Aprire una finestra del prompt dei comandi in Windows (selezionare Start | Esegui e immettere cmd).
8. Dalla finestra di comando, è possibile utilizzare TFTP per caricare i file nella scheda di memoria.
 Il comando è tftp -i <indirizzo IP IP Office> put <file di origine> a:\lvmail\<nome file>
 Ad esempio, per trasferire il file c:\greeting01.c11 a un IP Office con indirizzo IP LAN1 192.168.42.1, il
comando è: tftp -i 192.168.42.1 put c:\greeting01.c11 a:\lvmail\AAG\greeting01.c11
 a:\lvmail\AAG è la cartella di destinazione della scheda di memoria di Embedded Voicemail utilizzata per gli
annunci dell'assistente automatico.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 51
4.7 Componi in base al nome
IP Office 5.0 consente di selezionare l'opzione Componi in base al nome come opzione dell'assistente automatico. Ai
chiamanti che selezionano questa opzione viene richiesto di comporre il nome desiderato e quindi premere il tasto #.
Vengono quindi utilizzati i prompt dei nomi delle registrazioni degli utenti corrispondenti per consentire al chiamante di
effettuare la selezione.
L'ordine dei nomi utilizzato (nome/cognome o cognome/nome) dipende dall'impostazione di Ordine di corrispondenza
di Componi per nome 42 nelle impostazioni dell'assistente automatico.
Il nome utilizzato per la corrispondenza proviene dalla configurazione dell'utente all'interno della configurazione di IP
Office. Se impostato, viene utilizzato Nome completo, altrimenti viene utilizzato Nome.
Gli utenti vengono esclusi dalla composizione in base al nome se:
 Sono contrassegnati da Nascondi in Rubrica (Utente | Utente) nella configurazione di IP Office.
 Non dispongono di un prompt del nome registrato della casella di posta.
 Gli utenti possono registrare il proprio nome digitando *05 dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella
di posta.
 La funzione presuppone l'utilizzo di un tastierino alfabetico ITU standard.
 L'azione suggerisce al chiamante di selezionare il nome desiderato e di premere #. Ad esempio, se si preme 527,
vengono visualizzati i nomi che iniziano per JAS (ad esempio "Jason") e KAR (ad esempio "Karl"). I chiamanti
possono anche premere *# per uscire senza effettuare selezioni.
 Se non vengono trovate corrispondenze, al chiamante viene offerta la possibilità di riprovare.
 Se vengono trovate 10 corrispondenze o meno, il sistema riproduce gli annunci dei nomi delle caselle postali
corrispondenti sotto forma di elenco di selezione, ad esempio "Premere 1 per ..., premere 2 per...., ....".
 Se vengono trovate più di 10 corrispondenze, al chiamante viene chiesto di premere # per ascoltare l'elenco
delle prime 10 o di selezionare più caratteri per restringere il numero delle corrispondenze. Se decide di
ascoltare l'elenco, dopo ogni serie di 10 corrispondenze il chiamante può effettuare una selezione o ascoltare
gli annunci relative alle altre opzioni.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 52
Capitolo 5.
Varie
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 53
5. Varie
5.1 Rimozione della scheda di memoria
Non si dovrebbe mai rimuovere la scheda di memoria dal sistema durante il normale funzionamento di IP Office. Questa
operazione corrompe i file in uso.
Se non si utilizza un codice funzione per lo spegnimento, la scheda di memoria va rimossa soltanto dopo lo spegnimento
di IP Office. Inoltre, va reinserita soltanto quando IP Office è spento.
Codice funzione per lo spegnimento
IP Office 4.0+ consente l'aggiunta di un codice funzione per arrestare il funzionamento di Embedded Voicemail. Questo
consente la rimozione della scheda di memoria senza che sia necessario arrestare il sistema IP Office. Tuttavia, la scheda
va reinserita soltanto quando IP Office è spento.
Il codice funzione produce i seguenti effetti:
1. Scollega immediatamente tutti gli utenti che utilizzano Embedded Voicemail. L'arresto non viene segnalato agli
utenti.
2. Contrassegna Embedded Voicemail come inattivo in modo che non possa più ricevere chiamate.
3. Arresta il file system in modo che i dati delle chiamate possano essere scritti correttamente sulla scheda flash.
4. Spenge il LED C/F sul sistema IP406 V2 o IP 500, ad indicare che è possibile rimuovere la scheda di memoria.
Dopo lo spegnimento di Embedded Voicemail, è possibile riattivarlo inserendo nuovamente la scheda di memoria.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 54
Varie: Rimozione della scheda di memoria
5.2 Monitoraggio di Embedded Voicemail
L'applicazione IP Office Monitor può essere utilizzata per osservare il funzionamento di Embedded Voicemail.
1. Dal menu Start selezionare Programmi > IP Office.
2. Selezionare
Monitor.
3. Dal menu File, fare clic su Seleziona unità. Viene visualizzata la finestra Seleziona sistema da monitorare.
4. Immettere l'Indirizzo IP dell'unità di controllo e la password. A seconda della configurazione del sistema IP
Office, la password richiesta può essere quella del sistema o una password di monitoraggio separata, se impostata.
5. Controllare che il Tipo di unità di controllo sia impostato su IP Office.
6. Fare clic su OK.
7. L'applicazione Monitor tenta di collegarsi all'unità di controllo. Se l'operazione riesce, il testo visualizzato risulterà
simile a quello riportato di seguito.
********** SysMonitor v6.0 (11031) **********
********** contact made with 192.168.42.119 at 10:08:25 15/11/2006 **********
********** System (192.168.42.119) has been up and running for 1day, 19hrs, 3mins and 7secs(154987775mS) ***
154987776mS PRN: Monitor Started IP=192.168.42.130 IP 500 4.0(11031) IP500_40
(IP Office: Supports Unicode, System Locale is eng)
154987776mS PRN: LAW=A PRI=0, BRI=4, ALOG=4, ADSL=0 VCOMP=32, MDM=0, WAN=0, MODU=0 LANM=0 CkSRC=1 VMAIL=1(V
154987778mS LIST2: IFACE(4) "LAN1","LAN2","DialIn","RemoteManager"
A:\lvmail\ENG\*.*
155088356mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Scanning A:\lvmail\ITA\*.*
155088456mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Finished Scanning A:\lvmail\ITA\*.*
155088462mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Finished Scanning A:\lvmail\*.*
155088462mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: END-OF-LIST found
155088462mS PRN: LVM FlashMan: FiveMinuteActions: called
2006/11/15 10:10:02
155088520mS PRN: LVM FlashMan: FiveMinuteActions: Free: 955.9 MBytes ( 92% )
155088520mS PRN:
33 Hours 11 Minutes Approx. Remaining
155088520mS PRN:
FMML Size: 27
8. Selezionare la voce Opzioni traccia dal menu Filtri. Viene visualizzata la finestra Tutte le impostazioni.
9. I seguenti eventi Embedded Voicemail possono essere selezionati per esseri inclusi nella traccia del monitoraggio:
10.Nella scheda Chiamata, selezionare le opzioni che si desidera monitorare nella sezione Embedded Voicemail.
11.Nella scheda Sistema, selezionare Stampa.
12.La selezione del Colore traccia sulla scheda Sistema viene applicata agli eventi Embedded Voicemail.
13.Fare clic su OK.
14.Gli eventi di Embedded Voicemail vengono ora visualizzati nella traccia di monitoraggio quando è in esecuzione.
Questi eventi presentano tutti il prefisso LV.
Manutenzione di Embedded Voicemail
Embedded Voicemail esegue la manutenzione ogni 5 minuti circa, a seconda delle altre attività del sistema. Questo può
essere tenuto sotto controllo da IP Office System Monitor attivando l'opzione di traccia Filtri | Chiamata |
Manutenzione (Embedded Voicemail).
I dettagli comprendono la capacità di messaggi rimanente approssimativa della scheda di memoria.
156165753mS
156165796mS
156165796mS
156165796mS
LVM(housekeeping): FlashMan:
LVM(housekeeping): FlashMan:
LVM(housekeeping):
LVM(housekeeping):
FiveMinuteActions: called
2009/01/29 06:52:55
FiveMinuteActions: Free: 426,4 MBytes ( 81% )
14 Hours 48 Minutes Approx. Remaining
FMML Size: 35
Verifica degli insiemi di prompt
Le funzioni di Embedded Voicemail aggiuntive delle nuove versioni di IP Office richiedono nuovi prompt. Un insieme di
prompt mancanti può essere visualizzato in IP Office System Monitor attivando l'opzione di traccia Filtri | Sistema |
Errore. I messaggi di errore vengono inviati a intervalli regolari.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 55
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 56
Varie: Programmazione pulsanti
5.3 Programmazione pulsanti
Le stesse funzioni utilizzate per i codici funzione di Embedded Voicemail possono anche essere assegnate ai pulsanti del
telefono.
2. Fare clic su
3. Fare clic sull'utente desiderato.
4. Selezionare la scheda
Programmazione pulsanti.
5. Fare clic sulla linea corrispondente al pulsante da modificare. Fare clic su Modifica. I campi di modifica dei pulsanti
vengono visualizzati in fondo alla finestra.
6. Fare clic su
alla fine del campo Azione. Viene visualizzata la finestra Programmazione pulsanti.
7. Selezionare Avanzate > Voicemail per visualizzare l'elenco delle funzioni di voicemail.
8. Selezionare la funzione desiderata:
 Ascolta Voicemail
Consente l'accesso a una casella postale per ascoltare o lasciare messaggi. La casella postale e l'azione sono
determinati dal numero di telefono associato. Il relativo formato è "?Nome" per la ricezione di messaggi e "#
Nome" per lasciare messaggi. La parte Nome deve corrispondere al nome dell'utente o del gruppo di
suoneria impostato nella configurazione di IP Office. Sui telefoni compatibili il tasto DSS visualizza VMCol
seguito dal nome.
 Voicemail attivo
Questa funzione consente di attivare o disattivare il trasferimento delle chiamate alla casella postale
dell'utente o del gruppo. Quando è programmata su un tasto DSS, l'azione si alterna, pertanto non è richiesto
un tasto di disattivazione Voicemail separato. Sui telefoni abilitati, il tasto DSS visualizza VMOn.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 57
 Attiva richiamata Voicemail
Questa funzione consente di attivare o disattivare la notifica di richiamata di un nuovo messaggio. Quando è
programmata su un tasto DSS, l'azione si alterna, pertanto non è richiesto un tasto di disattivazione di
richiamata Voicemail separato. Sui telefoni compatibili, il tasto DSS visualizza VMRB+.
9. Ripetere la procedura per tutti i tasti desiderati.
10.Fare clic su OK.
11.Ripetere le operazioni descritte per tutti gli utenti desiderati.
12.Utilizzare
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 58
Varie: Programmazione pulsanti
5.4 Visual Voice
All'utente può essere fornito un menu di visualizzazione per l'accesso alla casella postale. Questo menu fornisce le opzioni
che consentono di ascoltare/inviare i messaggi e di modificare annunci e password.
 Nota
La funzione Visual Voice non è disponibile su tutti i telefoni. Richiede la presenza di un telefono Avaya con display
multilinea (più di due linee).
 Pulsante MESSAGGI
In IP Office 4.2+, il pulsante MESSAGGI dei telefoni può essere configurato per attivare Visual Voice piuttosto che
per accedere ai prompt voicemail vocali. All'interno di IP Office Manager, selezionare Sistema | Voicemail |
Pulsante messaggi passa a Visual Voice.
Per assegnare un pulsante Visual Voice a un utente
2. Fare clic su
3. Fare clic sull'utente desiderato.
4. Selezionare la scheda Programmazione pulsanti.
5. Fare clic sulla linea corrispondente al pulsante da modificare.
6. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo Azione.
7. Selezionare Emulazione > Visual Voice.
8. Fare clic su OK per salvare i dati del pulsante per l'utente selezionato.
9. Ripetere le operazioni descritte per tutti gli utenti desiderati.
10.Utilizzare
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 59
5.5 Caricamento di altri file nella scheda di memoria
La scheda di memoria Compact Flash utilizzata con Small Office Edition, i sistemi IP406 V2 e IP 500 può essere utilizzata
per memorizzare file diversi da quelli utilizzati per Embedded Voicemail. Ad esempio, può memorizzare il file holdmusic.
wav.
 Le schede di memoria Compact Flash che non sono fornite da Avaya possono essere utilizzate per questo tipo di
archiviazione file. Tuttavia, non possono essere utilizzate per Embedded Voicemail.
 Se viene utilizzata una scheda di memoria fornita da Avaya, tutti i file memorizzati in questo modo ridurranno la
capacità di archiviazione dei messaggi della scheda di memoria Compact Flash.
Per configurare l'origine del file
2. Visualizzare la finestra di configurazione Sistema.
4. Nella casella Indirizzo IP del File Writer, immettere l'indirizzo IP del PC da cui viene consentito l'invio dei file
alla scheda di memoria.
5. Utilizzare
per inviare questa configurazione all'unità di controllo e consentirne il riavvio.
6. Aprire una finestra di comando in Windows.
7. Dalla finestra di comando, è possibile utilizzare TFTP per caricare i file nella scheda di memoria.
 Ad esempio: c:\tftp -i 192.168.42.1 put c:\holdmusic.wav
Questo comando invia il file c:\holdmusic.wav all'indirizzo IP della LAN1 dell'unità di controllo IP Office.
Nell'esempio illustrato questo indirizzo è: 192.168.42.1. Per ulteriori informazioni sul comando TFTP,
immettere TFTP.
 Se viene richiesto di specificare una destinazione, la scheda di memoria viene considerata come unità a: di IP
Office.
8. Utilizzando IP Office Manager, ricevere di nuovo la configurazione del sistema IP Office.
9. Nella scheda Sistema della finestra Sistema, impostare l'Indirizzo IP Server TFTP sull'indirizzo IP LAN1
dell'unità di controllo.
per inviare questa configurazione al sistema IP Office e consentirne il riavvio. A questo punto, il
10.Utilizzare
sistema IP Office cercherà nella scheda di memoria i file da scaricare dopo il riavvio.
11.Se in futuro è richiesto un aggiornamento o un trasferimento di file dal PC di IP Office Manager, è necessario
innanzitutto modificare l'indirizzo IP del server TFTP nell'indirizzo IP del PC di IP Office Manager.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 60
Varie: Caricamento di altri file nella scheda di memoria
5.6 Codici funzione
Embedded Voicemail supporta una serie di funzioni dei codici funzione IP Office.
Codici funzione predefiniti
È possibile usare i seguenti codici funzione di sistema predefiniti con Embedded Voicemail.
 Ricezione dei messaggi: *17
Può essere utilizzato dagli utenti per accedere alla casella postale associata al proprio interno.
 Attivazione/disattivazione Voicemail: *18/*19
Consente l'attivazione e la disattivazione del trasferimento dei chiamanti alla casella postale dell'utente.
 Attivazione/disattivazione richiamata Voicemail: *48/*49
Consente l'attivazione e la disattivazione della richiamata dei nuovi messaggi all'utente.
 Registra messaggio:
la funzione Registra messaggio viene utilizzata per registrare gli annunci utilizzati quando i chiamanti vengono
messi in coda per un gruppo di suoneria. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione degli annunci delle code
35 .
 *91N; - Per registrare un annuncio 1 per un gruppo di suoneria.
 *92N; - Per registrare un annuncio 2 per un gruppo di suoneria.
Funzioni dei codici funzione
È possibile aggiungere codici funzione in base alle esigenze mediante le funzioni elencate di seguito. Per ulteriori dettagli
sui codici funzione, vedere la documentazione di IP Office Manager.
 Ascolta Voicemail
Questo codice funzione può essere utilizzato per creare codici funzione per ascoltare o lasciare messaggi. La stessa
operazione può essere effettuata anche utilizzando ? o # nel numero telefonico. Ad esempio, "?Principale" indica
l'ascolto di messaggi nella casella postale denominata Principale. "#Principale" indica che l'utente desidera
lasciare un messaggio nella casella postale denominata Principale. Si noti che le virgolette " " sono necessarie e il
nome deve corrispondere perfettamente all'utente o al gruppo di suoneria della casella postale a cui si accede. Ad
esempio:
Campo
Contenuto
*99
Funzione
Ascolta Voicemail
Numero di telefono
"?Principale"
ID gruppo di linee
0
 Utilizzando soltanto ? nel numero di telefono senza le virgolette e un nome della casella postale, si consente
l'accesso remoto. All'utente viene richiesto di immettere il numero della casella postale, e quindi il codice di
accesso alla casella, se impostato.
Queste due funzioni consentono di attivare o disattivare il trasferimento delle chiamate alla casella postale
dell'utente o del gruppo. Per entrambe le funzioni non è necessario alcun numero di telefono.
 Attivazione/disattivazione Richiamata Voicemail
Queste due funzioni consentono di attivare o disattivare la notifica di richiamata di un nuovo messaggio. Per
entrambe le funzioni non è necessario alcun numero di telefono.
 Assistente automatico
Questa funzione è utilizzata per la registrazione dei prompt e degli annunci dell'assistente automatico. In genere i
codici funzione per questa funzione vengono creati automaticamente. Tuttavia, possono essere eliminati e
riassegnati in base alle esigenze. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un assistente automatico 42 .
 Registra messaggio
Consente di registrare messaggi di annuncio per utenti e gruppi di suoneria.
 Arresta Embedded Voicemail 54
Supportato per IP Office 4.0+. Consente di rimuovere la scheda di memoria senza spegnere IP Office.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 61
Index
Indice analitico
A
Accesso alla casella postale dei gruppi di suoneria 33
Accesso casella postale 24
Accesso remoto 36
Aggiornamento dei
prompt 20
Altri file nella
Caricamento 60
Annunci 24
Assistente automatico 45
prompt 44
Richiamata 24
S
scheda di memoria 60
T
Trucchi dell'assistente automatico 48
U
Utilizzo dei file degli annunci denominati 50
V
Visual Voice 59
C
Caricamento
di altri file nella 60
Centralino Voicemail 24
Chiamate in entrata
Indirizzamento 45
Code
Configurazione 35
Codice di accesso 24
Codice di accesso interno/tasti DSS 46
Codici funzione 61
Configurazione
di code 35
Configurazione della casella postale dell'utente 24
Configurazione di
IP Office 22
D
Descrizione generale
Embedded Voicemail
7
E
E-mail voicemail 24
Embedded Voicemail 22
Descrizione generale 7
Monitoraggio 55
Esempio di impostazione dell'assistente automatico 42
F
Funzioni della casella postale di Embedded Voicemail 12
I
Indicatore di messaggio in attesa 24, 32
Indirizzamento
Chiamate in entrata 45
Installazione di IP 500 17
Installazione di IP406 V2 18
Installazione di Small Office Embedded Voicemail 19
IP Office
Configurazione 22
L
Lingue supportate 13
M
Monitoraggio di
Embedded Voicemail
55
N
Novità 9
Numeri di interruzione 24
P
Programmazione dei tasti DSS 57
Prompt
Aggiornamento 20
Registrazione 44
R
Registrazione dei
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 63
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 65
Le cifre e i dati riportati nella presente documentazione sono generici e, prima di poter essere applicati a
qualsiasi ordine o contratto particolare, devono essere specificamente confermati per scritto da Avaya.
La società si riserva il diritto, a propria discrezione, di apportare modifiche o variazioni alle
caratteristiche tecniche dettagliate. La pubblicazione di informazioni nella presente documentazione non
implica l’esclusione dal rispetto di brevetti o di altri diritti di protezione di Avaya o di altri titolari.
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Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 66

IP Office 5.0 - Avaya Support

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