Sm@rtC6: la soluzione per gestire le assenze nella Città

Milano, 25-26-27 ottobre 2016
Garantire certezza e tempestività alle comunicazioni di assenza del personale con
una soluzione facilmente scalabile, risparmiando e con un investimento modesto
Sm@rtC6: la soluzione per gestire le assenze nella Città
Metropolitana di Roma
Stefano Iacobucci, Città Metropolitana di Roma: “Visti i ritorni, il servizio verrà esteso
anche a tutti i comuni compresi nella Città Metropolitana di Roma”
L’ente
La città metropolitana di Roma è un ente territoriale di area vasta. Nata nel 2015, il suo territorio
corrisponde a quello della provincia di Roma, che ha sostituito con l’entrata in vigore della legge
Delrio. È una delle dieci città metropolitane italiane introdotte dalla legge del 7 aprile 2014 n. 56
nonché la più popolosa del nostro paese con oltre 4,3 milioni di abitanti. Comprende 121 comuni,
ha svariate competenze tra cui ambiente, rifiuti, scuole (relativamente alla gestione degli edifici),
trasporti, centri per l’impiego e formazione professionale. Ha circa 2mila dipendenti e un budget
di circa 700 milioni.
L’idea
Sm@rtC6 è il sistema progettato da Città Metropolitana di Roma che consente a tutti i dipendenti
di segnalare le loro malattie o assenze in qualsiasi momento telefonando a un numero verde.
Aperto il ticket, tutto il processo viene gestito automaticamente dall'inizio della telefonata fino
all’invio del certificato di malattia.
Il processo
Il dipendente che deve avvisare di un’assenza per malattia telefona a un numero verde. Dopo
essersi identificato con un codice pin personale riportato sul badge, comunica il periodo di malattia
previsto. Al dipendente risponde un centralino automatico che lo guida con un menù multi scelta
fino all'invio di mail o PEC per il certificato dell'Inps. Oltre all'ente di previdenza questa
segnalazione di assenza arriva immediatamente anche ai responsabili che possono predisporsi a
gestire l'emergenza organizzando i cambi, le sostituzioni o le visite Inps quando necessario.
Sm@rtC6 garantisce un flusso certificato di informazioni tra il dipendente e l’Ente in qualunque
momento e da qualunque luogo (h 24, senza passaggi di carta, data entry e possibilità di errori). È
da sottolineare come il sistema sia fruibile anche da persone sordomute che possono inviare un
sms.
Il sistema è in grado di gestire contemporaneamente più di 30 utenti. I dati personali vengono
Città Metropolitana di Roma
Settore: amministrazione del personale
Sito web: www.cittametropolitanaroma.gov.it
Milano, 25-26-27 ottobre 2016
gestiti in totale rispetto delle normative sulla privacy.
I vantaggi
Lo sviluppo del progetto è stato relativamente rapido, dalla progettazione alla sua prima
applicazione sono passati solamente due mesi, ad oggi sono state gestite quasi 10mila pratiche.
L'investimento complessivo è stato di 20mila euro comprensivo di manutenzione. Il sistema vanta
inoltre un'ottima flessibilità, sono infatti già partiti due progetti pilota per applicarlo a tutti i
comuni dell’area metropolitana. In questo modo, anche le piccole Amministrazioni potranno fruire
di un servizio innovativo e funzionale che non avrebbero mai potuto acquisire e gestire in
autonomia.
Gli sviluppi
Agli indubbi vantaggi economici derivanti dal risparmio di ore lavoro e di carta, seguirà un uso più
raffinato dello strumento. Si potranno realizzare infatti statistiche sulle assenze, elaborando degli
algoritmi in grado di prevedere i giorni o i periodi più critici. Oltre a integrarsi con i gestionali dei
diversi comuni potrà essere sviluppato per la gestione del personale in generale (sistema
assenze/presenze complessive) e anche per gestire il personale esterno o presso le sedi dislocate.
Città Metropolitana di Roma
Settore: amministrazione del personale
Sito web: www.cittametropolitanaroma.gov.it