Corretta configurazione e utilizzo della casella PEC legalmail Di
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Corretta configurazione e utilizzo della casella PEC legalmail Di
Corretta configurazione e utilizzo della casella PEC legalmail Di seguito si forniscono alcuni utili indicazioni relativamente alla configurazione e all'utilizzo delle caselle PEC legalmail, rilasciate dal CIT attraverso il fornitore Infocert. E' doveroso ricordare che ai sensi della vigente normativa in materia di gestione dei documenti elettronici (CAD) la casella PEC, ancorché utilizzata attraverso il servizio webmail (o attraverso outlook o altri applicativi simili), dovrebbe però essere integrata e gestita direttamente attraverso il software di gestione del protocollo dell'ente, che costituisce il vero archivio dei messaggi pervenuti, protocollati e classificati. Si evidenzia, inoltre, che il software di gestione del protocollo dell'ente dovrebbe poi essere collegato ad un sistema di archiviazione a norma dei documenti digitali (in arrivo e in partenza) già protocollati e archiviati (vedi il servizio reso dal CIT http://innovazione.provincia.brescia.it/portal/page/portal/bresciagov/gas/bresciagovpa?idscheda=A AAjl3AAhAAA6k4AAA&tipogas=3&nav=elenco ) Ciò premesso di seguito di segnalano i servizi resi dalle caselle PEC attivate, e le corrette modalità di utilizzo: SPAZIO BASE DELLA PEC: (che si consiglia di lasciare sempre libero, senza messaggi memorizzati dopo il loro arrivo, utilizzando come archivio gli altri strumenti disponibili nella casella PEC come di seguito riportato in questa informativa): come tutte le caselle e-mail anche la casella PEC ha una propria capienza di base che viene consumata dall'arrivo dei messaggi. Detto spazio ha solitamente il limite di 1gb, esaurito il quale la casella si blocca e non è più in grado di ricevere e/o inviare i messaggi. Per altro nel momento in cui capitasse di occupare tutto lo spazio non è nemmeno più possibile eliminare dei messaggi, ma è necessario richiedere l'intervento del fornitore Infocert che, solitamente, richiede circa una decina di giorni per intervenire a sbloccare la situazione. E' comunque responsabilità dell'utente la verifica dello stato di riempimento della propria casella PEC, e il suo periodico svuotamento. Il sistema provvede a notificare il riempimento della casella oltre soglie predefinite. In particolare è previsto un avviso al superamento del 70% dello spazio disponibile. Si pregano quindi tutti gli utenti di accedere alla propria casella pec e di verificare la quantità di spazio disponibile attraverso l'apposito segnalatore che si trova nella schermata principale della casella PEC, come da esempio cerchiato in rosso. ARCHIVIO DI SICUREZZA (servizio gratuito) L’Archivio di Sicurezza è il servizio di salvataggio - backup - automatico e sicuro dei messaggi, dei loro allegati e delle ricevute. Il servizio viene offerto in modalità remota: i messaggi archiviati sono depositati presso i Data Center del Gestore Infocert. Per disporre di un archivio dei messaggi arrivati (ma anche di quelli spediti) senza utilizzare lo spazio base della casella che, come detto, si consiglia di lasciare sempre libero per evitare che poi la casella di blocchi e non sia più possibile inviare/ricevere posta, si ricorda che agendo sulle OPZIONI della web mail, come da esempio sotto riportato, è possibile attivare gratuitamente l'archivio di sicurezza. Agendo sui filtri disponibili, è possibile decidere che tipologia di messaggi salvarvi (se tutti, se solo quelli PEC in arrivo o anche quelli PEC in partenza). N.B. L'archivio di sicurezza inizia a memorizzare i messaggi solo DOPO la sua attivazione. Non è possibile portare nell'archivio di sicurezza i messaggi pervenuti/inviati prima dell'attivazione del servizio. Attraverso l'archivio di sicurezza è quindi possibile effettuare tutte le ricerche volute all'interno dei messaggi che si è deciso di archiviare, retrocedendo sino ad un massimo di 30 mesi. In questo modo lo spazio base della casella pec rimane libero, mentre viene incrementato l'archivio di sicurezza. Man mano che lo spazio dell'archivio di sicurezza si consuma (di base sono 2 gb) la casella riceve un messaggio di alert che segnala che lo spazio è in esaurimento. Per richiedere l'aumento gratuito dello spazio è possibile inviare una segnalazione al CIT attraverso gli appositi canali per richiedere assistenza. Il CIT provvederà ad aumentare lo spazio disponibile della casella.