CoC_ Italian 2013-08 - dormakaba Purchasing World

CODICE DI COMPORTAMENTO
Politica del Gruppo
Plurifunzionale
Titolo
Codice di Comportamento / Code of Conduct
Sottotitolo
Politica relativa al comportamento corretto da tenere in ambito di
lavoro
Validità
Agosto 2013
La presente edizione annulla qualsiasi edizione precedente del “Codice
di Comportamento” e del “CoCoDO”
A chi si rivolge
A tutti i dipendenti del gruppo DORMA a livello mondiale
Referente
Isabell Bäcker
Chief Compliance Officer
DORMA Holding GmbH + Co. KGaA
Ennepetal / Germany
Telefono: +49 2333 793-6533
Email: [email protected]
Responsabilità
Group Compliance
Approvazione
Karl-Rudolf Mankel,
Thomas P. Wagner,
Michael Flacke,
Oliver Schubert
Cod. Docum.
Agosto 2013
POL-GRP-001-CoC-IT
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Contenuti
Pagina
LETTERA DALL’AMMINISTRAZIONE .................................................................................. 4
INFORMAZIONI GENERALI ................................................................................................. 6
1. Obiettivo ........................................................................................................................ 6
2. Ambito di applicazione................................................................................................... 6
3. Validità........................................................................................................................... 6
4. Comunicazioni ............................................................................................................... 6
5. Contatti per il supporto................................................................................................... 7
POLITICHE ........................................................................................................................... 8
1. Responsabilità aziendali ................................................................................................ 8
1.1
Conformità con la legge e normative interne .......................................................... 8
1.2
Diritti umani............................................................................................................ 8
1.3
Diritti dei dipendenti ............................................................................................... 9
1.4
Sicurezza sul lavoro e salute.................................................................................10
1.5
Ambiente...............................................................................................................10
1.6
Autorità governative e regolamentari.....................................................................11
1.7
Qualità e sicurezza del prodotto............................................................................12
2. Comportamenti sul luogo di lavoro................................................................................13
2.1
Responsabilità di ciascun dipendente DORMA .....................................................13
2.2
Fiducia, rispetto e tolleranza .................................................................................13
2.3
Franchezza e trasparenza ....................................................................................13
2.4
Uso dei beni aziendali ...........................................................................................14
2.5
Conflitti d’interesse................................................................................................15
2.6
Occupazione secondaria o interesse in soci commerciali......................................15
2.7
Protezione dei dati e privacy .................................................................................16
2.8
Documentazione relativa a transazioni commerciali..............................................16
3. Accordi con soci commerciali, autorità pubbliche e competitor .....................................17
3.1
Tutela contro corruzione .......................................................................................17
3.2
Regali e inviti ........................................................................................................18
3.3
Donazioni e Sponsor.............................................................................................18
3.4
Concorrenza leale e anti-trust ...............................................................................19
4. Mezzi di comunicazione elettronici, sistemi e pubblicità................................................20
4.1
Proprietà intellettuale di terzi .................................................................................20
4.2
Sicurezza della tecnologia di informazione e degli strumenti di comunicazione ....20
4.3
Public relation e riservatezza ................................................................................21
COMPORTAMENTI NON IDONEI E SANZIONI...................................................................22
GLOSSARIO ........................................................................................................................23
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LETTERA DALL’AMMINISTRAZIONE
DORMA è il partner di fiducia per quanto riguarda soluzioni di accesso premium & servizi
che permettono di realizzare edifici migliori.
Cari Colleghi,
DORMA è nata oltre 100 anni fa’ come azienda familiare. Il successo della nostra azienda si
basa sulla nostra cultura aziendale che è fortemente radicata in ognuno di noi. Ci siamo
sempre impegnati nell’instaurare relazioni di fiducia con clienti, fornitori e dipendenti.
Per quanto riguarda la strategia DORMA 2020, abbiamo organizzato il nostro impegno
secondo quattro valori fondamentali:
Integrità
Facciamo ciò che diciamo di fare.
Mettiamo fiducia reciproca, correttezza e rispetto
in tutte le nostre attività e relazioni con tutte le
parti interessate. Operiamo nel rispetto più totale
di tutte le linee guida dell’azienda e obbediamo al
rispetto dell’uguaglianza del nostro popolo e
degli standard culturali, etici, morali e legali
all’interno dei mercati nei quali agiamo.
Innovazione
Incoraggiamo le idee creative.
Incoraggiamo i pensieri positivi che portano a
uno sviluppo aziendale positivo. Le varie
iniziative hanno lo scopo di mettere in dubbio lo
status quo e gestire le sfide a esso relazionate,
oltre ovviamente, ad avere dei vantaggi a lungo
termine per l’azienda.
Responsabilità
Noi agiamo come imprenditori
Coinvolgiamo, sviluppiamo e autorizziamo i
nostri collaboratori a intraprendere iniziative
proattive. Accettiamo le responsabilità passo
dopo passo per garantire risultati positivi.
Incoraggiamo un atteggiamento di comunicazione aperta e trasparente all’interno della nostra
azienda. Ci impegniamo a portare a termine i
nostri impegni anche in tema ambientale e
sociale.
Performance
Cerchiamo di fare più di altri.
Siamo un’azienda dalle spiccate capacità
produttive focalizzata sul nostro core business.
Incoraggiamo i nostri dipendenti a lavorare in un
team collaborativo che agisce come un vero e
unico imprenditore e che porta a risultati ben
visibili a lungo termine e positivi; ovvero valori
importanti per le generazioni future. Ci basiamo
su una cultura che spazia dalla crescita dinamica
a un miglioramento continuo e a un senso di
urgenza; consegniamo qualità, efficienza e
trasparenza in tutti i nostri processi.
Siamo fermamente convinti che la nostra mission “DORMA, il partner globale di fiducia per
quanto riguarda le soluzioni di accesso premium & servizi che permettono di realizzare edifici
migliori” possa essere portata a termine solo nel rispetto dei nostri valori.
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Siamo assolutamente certi che il nostro successo a lungo termine sia strettamente
relazionato con il nostro comportamento impeccabile sia da un punto di vista etico che da un
punto di vista legale. Ci atteniamo alle leggi, alle normative legali e, ovviamente, anche alle
nostre regole interne. Comportamenti eticamente scorretti o reati, perseguibili legalmente,
possono danneggiare ognuno di noi: azionisti, manager e dipendenti.
Questo Codice ci invita a svolgere tutte le nostre attività, in campo lavorativo, nel rispetto più
assoluto delle normative e con un comportamento etico e legale, davvero impeccabile. E’
espressione del nostro buon senso riguardo a ciò che è “giusto e sbagliato” in merito alle
nostre decisioni e alle nostre azioni quotidiane. Insomma, la responsabilità delle nostre
azioni deve essere all’interno di ognuno di noi. Ci aspettiamo un certo tipo di integrità
personale e un giudizio adeguato da parte di ognuno dei nostri dipendenti, facenti parte della
strategia DORMA, in quelle che sono le loro azioni quotidiane. E questo implica che ognuno
di noi sia a conoscenza di quelle che sono le regole fondamentali per il nostro lavoro. A tal
proposito, abbiamo creato il Codice di Comportamento Dorma, al fine di:
incoraggiare i nostri dipendenti in termini di auto-responsabilità, con la speranza che essi
si comportino correttamente da un punto di vista legale ed etico;
fornire protezione in caso di eventuali azioni legali e possibili conseguenze sul lavoro;
eliminare il rischio che la reputazione della DORMA sia danneggiata;
garantire la nostra capacità di innovazione e la nostra creatività;
evitare qualsiasi perdita di posti di lavoro, sebbene si tratti solo di una minaccia eventuale.
Invitiamo tutti i dipendenti a porre i propri dubbi o le proprie domande. Desideriamo creare
un’atmosfera di lavoro onesta e trasparente. Sappiamo che non ci sono regole per tutte le
situazioni. In caso di dubbi, chiedere sempre consiglio prima di agire. (vedi “Contatti”).
Eventuali violazioni nei confronti di questo Codice sono questioni serie e nessuno di noi
dovrebbe esitare a riportarle alla direzione o al relativo ufficio (vedi “Contatti”).
Dal momento che siamo presenti in molti mercati, abbiamo delle responsabilità in società e
culture differenti. DORMA s’impegna a lasciare un valido contributo alla società. Grazie alla
nostra influenza, riusciremo a far sì che molti partner commerciali s’impegnino a rispettare le
politiche di questo Codice.
Per assicurarsi che questo Codice sia più che una semplice buona idea, sarà a disposizione
di tutti i dipendenti, consulenti e fornitori DORMA. Crediamo fermamente nei valori DORMA e
siamo orgogliosi di poterli vivere sulla nostra pelle mediante i nostri accordi e, lo stesso,
dovrebbe essere per ogni singolo dipendente DORMA, perché “Tu ne fai parte”.
DORMA Holding Board
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INFORMAZIONI GENERALI
1.
Obiettivo
I nostri valori sono parte integrante della nostra strategia DORMA 2020. Il presente Codice di
Comportamento da ai nostri dipendenti un’idea circa quelli che sono i principi DORMA, oltre
a trattare valori come l’integrità, l’innovazione e la prestazione.
Il presente Codice vuole supportare ogni individuo appartenente allo staff DORMA per far sì
che esso prenda decisioni appropriate in conformità con la legge e le regole aziendali.
2.
Ambito di applicazione
Il nostro Codice di Comportamento DORMA vale per tutti i dipendenti DORMA, a prescindere
dal loro incarico o posizione all’interno dell’azienda. Le norme stabilite in questo Codice sono
vincolanti per tutti i dipendenti DORMA.
Consideriamo qualcuno come un dipendente DORMA quando questo/a qualcuno/a lavora in
un’azienda le cui azioni dipendono principalmente, direttamente o indirettamente da DORMA
Holding GmbH + Co. KGaA.
Sfrutteremo la nostra influenza su altri soci commerciali per far sì che anche essi applichino
questo Codice anche all’interno delle loro aziende.
3.
Validità
Il presente Codice di Comportamento entra in vigore a partire da Agosto 2013 e resta valido
a tempo indeterminato.
Qualsiasi versione precedente del Codice di Comportamento, soprattutto il CoCoDo, non
sarà più in vigore a partire da tale data.
4.
Comunicazioni
Ciascun membro del nostro staff riceve il presente Codice di Comportamento. E’
responsabilità dei nostri manager aumentare il grado di conoscenza dei contenuti, presenti in
questo Codice, tra i propri dipendenti. Ogni dirigente deve assicurarsi che i propri dipendenti
siano a conoscenza di questo Codice, che lo abbiano compreso e che si trovino d’accordo
con esso.
Il presente Codice è disponibile sotto forma di documento, nelle varie lingue, sulla nostra
homepage “www.DORMA.com” oppure nell’intranet “DORMAWorld”.
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5.
Contatti per il supporto
Forniamo sempre sostegno ai nostri dipendenti quando si trovano in situazioni di incertezza
riguardo a una decisione da prendere.
Se a una o a più di queste domande non si può rispondere con un “si” pieno e convinto,
allora si dovrebbe chiedere un consiglio.
La mia decisione o la mia azione è conforme alla legge e alle regole DORMA?
Se ci fosse una terza persona neutra a valutare, la mia azione o la mia decisione sarebbe
giudicata appropriata?
La mia decisione o la mia azione non ha niente a che fare con i miei interessi personali?
Prenderei la stessa decisione o farei la stessa azione se fosse la mia azienda?
In genere, un primo aiuto può venire dall’ambiente di lavoro stesso. Possiamo consultare il
nostro responsabile oppure l’ufficio risorse umane.
In caso ci sia bisogno di ulteriori aiuti, possiamo ricorrere ai seguenti uffici che sono
altrettanto disponibili:
Department
Group Compliance
Group Legal
Data Protection Officer
Group Internal Audit
Group IT + IT Security
Group Communication
Telephone number
+49 2333 793 - 6533
+49 2333 793 - 3310
+49 2333 793 - 3310
+49 2333 793 - 7941
+49 2333 793 - 7500
+49 2333 793 - 5660
Email contact
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Trattiamo i vostri consigli e le vostre denunce con il giusto grado di confidenzialità.
Nessun dipendente DORMA dovrà subire discriminazioni o ripercussioni dopo aver rivelato
presunte violazioni o comportamenti non idonei.
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POLITICHE
1.
Responsabilità aziendali
1.1
Conformità con la legge e normative interne
Per noi è naturale agire in conformità con la legge o con le normative legali locali, nazionali o
internazionali, a prescindere dal luogo dove stiamo lavorando.
Consideriamo il rispetto delle leggi locali, nazionali e internazionali, nonché delle normative
legali il fattore chiave per arrivare al successo.
Le nostre normative aziendali mirano a garantire processi commerciali sicuri e ci aspettiamo,
da parte di ognuno dei dipendenti DORMA, che lavorino nel rispetto di tutto il quadro di
regole DORMA.
In caso di dubbi, le leggi governative hanno la priorità sulle norme DORMA, il che significa
che in presenza di normative legali più severe esse devono sempre essere seguite, anche
se le norme DORMA permetterebbero uno spettro di azione ben più ampio.
Ci aspettiamo che i nostri dirigenti DORMA acquisiscano una conoscenza base relativa alle
leggi applicabili e al nostro quadro di normative riconducibili alla zona in cui operano.
1.2
Diritti umani
Sosteniamo e rispettiamo tutti i diritti umani proclamati a livello internazionale.
Rispettiamo fermamente la dignità personale, la privacy e i diritti individuali di tutti i nostri
dipendenti, di tutti i candidati in cerca di lavoro, dei nostri clienti, fornitori e azionisti.
E’ nostro obiettivo conclamato quello di eliminare ogni tipo di discriminazione per motivi di
età, sesso, razza o colore della pelle, nazionalità, origine sociale o etnica, lingua,
orientamento sessuale, stato civile, religione, stato di salute o disabilità o qualsiasi altro
status protetto dalla legge.
DORMA non tollererà abusi, molestie o diffamazione sui propri dipendenti o a spese di
partner commerciali.
Per quanto possibile, DORMA sostiene e rispetta la protezione dei diritti umani proclamati a
livello internazionale e assicura che non è complice di eventuali abusi di tali diritti umani.
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DORMA non partecipa e non trae benefici da nessun tipo di lavoro forzato, obbligatorio o
dallo sfruttamento minorile. Per quanto riguarda l’età minima di assunzione, segue i principi
del Global Compact delle Nazioni Unite e l’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO).
1.3
Diritti dei dipendenti
DORMA incita il dialogo e si batte per una comunicazione onesta e sincera con tutti i nostri
dipendenti e i loro rappresentanti.
In termini di libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva, ci atteniamo ai
principi stabiliti dal Global Compact delle Nazioni Unite e alle convenzioni
dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO).
Rispettiamo le leggi nazionali applicabili in materia di pratiche di lavoro giusto, stipendio
minimo sindacale e altre condizioni di lavoro assicurate a livello legale.
Quando assumiamo un nuovo dipendente, forniamo anche un contratto di lavoro scritto e
perfettamente comprensibile.
Non assumiamo dipendenti illegalmente e garantiamo il pagamento dei contributi sociali in
conformità con le leggi applicabili.
DORMA paga gli stipendi e i salari regolarmente. Inoltre, non utilizziamo eventuali detrazioni
su stipendi come strumento disciplinare.
Sosteniamo la carriera di uomini e donne in ugual misura. Uomini e donne ricevono lo stesso
stipendio per lo stesso incarico, a prescindere da differente età, razza o colore della pelle,
nazionalità, origine sociale o etnica, lingua, orientamento sessuale, stato civile, stato di
salute o disabilità. Stipendi differenti sono dovuti al tipo di lavoro realizzato, alle capacità, allo
sforzo e alla responsabilità dell’individuo o ad altri fattori ragionevoli.
L’orario di lavoro dei nostri dipendenti è quello stabilito dalla legge; ad ogni modo non supera
mai le 60 ore alla settimana. Ogni dipendente DORMA ha diritto ad almeno un giorno libero
alla settimana.
Rispettiamo il diritto, sancito per legge, di tutti i nostri dipendenti a prendersi ore o giorni di
permesso dal lavoro per tutte quelle motivazioni giustificate e approvate dalla legge, come
vacanza, maternità o congedo parentale. Nessun dipendente DORMA deve essere licenziato
per aver esercitato questi suoi diritti.
Concediamo tre settimane lavorative pagate di vacanza per ogni anno di servizio, se non ci
sono altre leggi che dicono il contrario.
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Assicuriamo una tutela del periodo di maternità di otto settimane in caso le leggi governative
dispongano di un periodo minore. Tale periodo aumenta fino a raggiungere le dieci settimane
dopo cinque anni di lavoro in DORMA e le quattordici settimane dopo dieci anni
dall’assunzione in DORMA.
1.4
Sicurezza sul lavoro e salute
La sicurezza, in tema di protezione dei nostri dipendenti e dei nostri beni, viene prima di
tutto.
DORMA offre un luogo di lavoro sicuro, sano e protetto per i nostri dipendenti e per i
dipendenti dei nostri partner commerciali che lavorano nelle nostre aree.
Ci aspettiamo che i nostri dirigenti garantiscano le corrette pratiche e procedure in tema di
salute, sicurezza e protezione affinché siano rispettate le leggi.
Lavoriamo in maniera preventiva per eliminare tutti i pericoli nei posti di lavoro. A nessun
dipendente DORMA è permesso di lavorare sotto effetto di alcol o stupefacenti. Si può
fumare solo nelle zone adibite al fumo.
In quelle particolari aree in cui è necessario indossare materiale antinfortunistico (come
scarpe antinfortunistiche, occhiali, mascherine, tappi per le orecchie, caschi o guanti), esso
deve essere indossato. Quando si effettuano lavori di manutenzione in macchinari o si lavora
sospesi, bisogna seguire le istruzioni di sicurezza. Manteniamo vialetti d’accesso e corridoi
liberi da ostacoli. Non lasciare fiamme libere o candele incustodite.
Prestiamo ancora più attenzione quando si manovrano veicoli all’interno o all’esterno delle
strutture in cui avviene la produzione.
1.5
Ambiente
Un uso attento delle risorse naturali, dell’energia e del territorio protegge il nostro ambiente.
DORMA considera la gestione responsabile delle risorse naturali nella produzione e
distribuzione dei nostri prodotti e servizi come parte integrante della nostra responsabilità
aziendale nei confronti dell’intera società civile.
Il nostro programma aziendale “PACE” si batte per la riduzione del consumo di aria, acqua,
energia, materiale e spazio. Incentiviamo ogni dipendente affinché contribuisca a uno
sviluppo sostenibile e a notevoli risparmi di risorse nel tempo.
DORMA utilizza tutte le misure e gli strumenti a sua disposizione per evitare che vengano
rilasciate sostanze non autorizzate. Tuttavia, in caso di incedente o di malfunzionamento
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dello stabilimento, il nostro obiettivo è di avviare le procedure di emergenza e le misure per
la riparazione dei danni il più rapidamente e nel modo più corretto possibile.
1.6
Autorità governative e regolamentari
Instauriamo relazioni appropriate, trasparenti e obiettivamente neutrali con le istituzioni
governative e con le autorità pubbliche.
Manteniamo la neutralità politica quando si tratta di fare affari con membri del governo,
pubblici ufficiali, partiti politici o candidati. Nessun bene di proprietà di DORMA deve essere
utilizzato per promuovere interessi di una parte politica o di un candidato.
Il normale svolgimento delle nostre trattative commerciali avviene, quando si tratta di autorità
pubbliche (per esempio permessi e licenze, richieste, notifiche ufficiali), in maniera
trasparente e obiettiva.
Rispettiamo le leggi quando si tratta di portare avanti accordi commerciali presi con le
istituzioni governative e le autorità pubbliche. Sebbene, le pratiche e le abitudini locali
possano differire, i dipendenti DORMA sono tenuti ad assumere un comportamento etico di
altissimo livello in tutte le trattative che coinvolgono i governi a prescindere dalla loro
ubicazione.
In caso si riceva una qualsiasi domanda da qualsiasi ente governativo o pubblico che
riguardi DORMA, i nostri dipendenti dovranno mettersi immediatamente in contatto con il
dirigente più anziano e con l’ufficio legale per richiedere assistenza, prima di intraprendere
qualsiasi tipo di iniziativa sempre che questo non sia in contraddizione con la legge presente
sul posto. Lo stesso vale anche quando ai nostri dipendenti viene richiesto di rilasciare
dichiarazioni in qualità di esperto o di presentarsi come testimone in un processo civile o
penale.
Quei dipendenti che rispondono debitamente alle richieste da parte di istituzioni governative
o autorità pubbliche non hanno motivo di temere rappresaglie in ambito lavorativo.
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1.7
Qualità e sicurezza del prodotto
DORMA offre prodotti innovativi e soluzioni che trasmettono sicurezza, convenienza e
comfort.
Offriamo prodotti impeccabili e servizi di qualità eccellente. Non distribuiremmo mai
intenzionalmente prodotti malfunzionanti.
I prodotti della DORMA vengono sviluppati e fabbricati seguendo alla lettera le nostre misure
di garanzia per quanto riguarda la qualità.
I nostri prodotti hanno un ampio spettro di applicazioni e funzioni differenti – sia negli edifici
privati sia in quelli pubblici. Ci impegniamo nel soddisfare tutte le leggi e le normative rispetto
alla sicurezza dei prodotti che vendiamo.
Monitoriamo i nostri prodotti sul mercato oltre ad analizzare, dietro sollecito, la sicurezza del
prodotto. Se necessario, notifichiamo il problema alle autorità competenti, senza ritardo
alcuno, e adottiamo tutte le misure necessarie persino il ritiro del prodotto dal mercato per
garantire la sicurezza del cliente.
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2.
Comportamenti sul luogo di lavoro
2.1
Responsabilità di ciascun dipendente DORMA
L’integrità personale è la qualifica fondamentale che pretendiamo.
Attuando in conformità con le normative legali, ogni dipendente sta agendo nell’interesse del
gruppo DORMA.
Ci aspettiamo integrità e responsabilità da parte di ogni dipendente DORMA per quanto
riguarda i comportamenti da tenere; che devono essere legali, etici ed onesti.
Ogni individuo deve essere responsabile delle proprie azione e decisioni.
In caso di dubbio, bisogna agire in conformità con la legge. Ciascun dipendente può fare
affidamento alla propria politica. Questo vale anche quando i dirigenti danno istruzioni
contrarie.
2.2
Fiducia, rispetto e tolleranza
Ogni dipendente DORMA si merita un trattamento giusto e assolutamente libero da
discriminazioni di ogni tipo.
Costruiamo fiducia reciproca, correttezza e rispetto in tutte le nostre attività lavorative. Diamo
valore all’educazione, l’onestà e la tolleranza. Ogni persona ha diritto a un trattamento
giusto, rispettoso e degno.
Non tolleriamo alcun tipo di discriminazione contro nessun dipendente, candidato, cliente,
appaltatore o fornitore. Per questo motivo, rifiutiamo anche qualsiasi tipo di molestia,
bullismo o intimidazione.
2.3
Franchezza e trasparenza
Incitiamo i nostri dipendenti a parlare delle proprie preoccupazioni senza temere ritorsioni.
Diamo valore a una cultura basata su di una comunicazione aperta e trasparente all’interno
della nostra organizzazione. Il nostro obiettivo è di creare un luogo di lavoro che permetta ai
propri dipendenti di esprimere il proprio giudizio critico, utile a limitare i pericoli all’interno del
luogo di lavoro, i comportamenti sbagliati e le violazioni etiche e legali.
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Incitiamo tutti i nostri dipendenti a denunciare eventuali comportamenti scorretti e violazioni
al proprio capo oppure a colui che, secondo loro, è la persona più appropriata (vedi
“Contatti”).
DORMA protegge i dipendenti che denunciano potenziali violazioni in buona fede.
Intimidazioni o ritorsioni nei confronti di tali dipendenti sono inaccettabili.
Ci aspettiamo che i nostri dirigenti accolgano le preoccupazioni dei dipendenti seriamente e
che gestiscano tali situazioni in maniera imparziale e giusta.
2.4
Uso dei beni aziendali
Maneggiamo i beni aziendali con la massima cura.
Ciascun dipendente è responsabile dell’uso attento che compie con i beni aziendali. Questo
vale per i beni tangibili come terreni ed edifici, macchine, accessori, computer e strumenti
mobili, materiali per l’ufficio, strumenti, contanti in mano o in banca e anche per quelli non
tangibili come licenze, brevetti e diritti d’autore.
Maneggiamo i beni aziendali con attenzione e assicuriamo una manutenzione regolare,
riducendo, in questo modo, l’usura e la perdita di energia.
DORMA ha acquisito e sviluppato proprietà intellettuale di valore, compreso brevetti, marchi
registrati, lavori coperti da copyright e segreti di tipo commerciale (ad esempio informazioni
tecniche o di lavoro confidenziali). Al momento di sviluppare nuovi prodotti e dare luce a
nuove invenzioni, ci aspettiamo che i nostri dirigenti coinvolgano l’Ufficio Legale al più presto
di modo da assicurare una protezione legale per le nostre invenzioni. L’Ufficio Legale della
DORMA deve essere coinvolto in ogni tipo di trasferimento o disputa che abbia a che fare
con la proprietà intellettuale.
I beni aziendali sono utilizzati solo per scopi autorizzati. Qualsiasi altro uso inadeguato,
illegale o non autorizzato è proibito.
L’approvvigionamento per scopi privati a nome o per conto della DORMA è proibito.
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2.5
Conflitti d’interesse
Ci interessa il meglio per la DORMA ed è con questo fine che prendiamo le nostre decisioni.
Gli interessi personali non devono influire.
E’ fondamentale rimanere fuori dagli impegni e dalle relazioni quando attuiamo per conto e
nell’interesse di DORMA. Dobbiamo evitare quelle situazioni in cui l’interesse personale si
scontra con l’interesse della DORMA.
Tutte le nostre decisioni relative alle relazioni commerciali con terze persone sono prese
esclusivamente secondo il criterio obiettivo di volere il meglio per la DORMA.
Può darsi che eventuali relazioni di parentela o di amicizia con partner commerciali non
influenzino la decisione finale. E’ tuttavia importante evitare anche solo l’impressione di
essere difronte ad un conflitto di interessi. Lo stesso vale per quando si creano relazioni di
parentela o di amicizia nei confronti di altri dipendenti DORMA.
Qualsiasi dipendente che creda di poter essere accusato/a di conflitti di interessi deve
comunicare, immediatamente, tutti i dettagli al proprio supervisore.
In caso di dubbio, la responsabilità e gli accordi relativi a potenziali transazioni commerciali
con amici o parenti sarà assegnata a un collega o ad un altro ufficio.
2.6
Occupazione secondaria o interesse in soci commerciali
Divulghiamo occupazioni secondarie e investimenti in soci commerciali dal momento che
essi potrebbero andare contro l’interesse della DORMA.
Ciascun dipendente DORMA lavora al massimo delle proprie forze, abilità e conoscenze.
Qualsiasi tipo di secondo lavoro o consulenza per altre aziende deve essere comunicata dal
dipendente per iscritto e approvata dalla direzione locale.
I dipendenti che hanno, direttamente o indirettamente, interessi finanziari o quote di
partecipazione in un socio commerciale di DORMA o in un competitor (ad eccezione di
quelle azioni che sono normalmente commercializzate all’interno di borse pubbliche), devono
notificarlo alla direzione locale per iscritto e di propria iniziativa.
Incitiamo i nostri dipendenti a partecipare attivamente nella società mediante forme di
volontariato in uffici pubblici, club e fondazioni oppure all’interno di gruppi di cittadini. Tale
impegno, infatti, non è in conflitto con gli interessi legittimi della DORMA.
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2.7
Protezione dei dati e privacy
Rispettiamo la privacy e la protezione dei nostri dati personali e di quelli degli altri.
Riteniamo i dati personali dei nostri dipendenti, candidati e soci commerciali, materiale
altamente confidenziale. La DORMA assicura che le informazioni personale vengono trattate
con la massima cura e sensibilità.
I dipendenti della DORMA fanno attenzione a non rivelare i dati personali dei colleghi o dei
soci commerciali nel parlare in pubblico.
Nel raccogliere, conservare, usare e trasmettere dati, agiamo in conformità con le leggi
relative alla privacy e alla protezione dei propri dati. In caso di dubbio, contattare il nostro
ufficio designato alla protezione dei dati.
2.8
Documentazione relativa a transazioni commerciali
Adottiamo alti standard di accuratezza e responsabilità in tutte le nostre transazioni
commerciali.
Eventuali relazioni e dichiarazioni della DORMA circa transazioni commerciali sono vere,
accurate e opportunamente strutturate. Ogni transazione commerciale viene registrata nel
nostro sistema di contabilità autorizzato in conformità con le norme, nazionali ed
internazionali, relative alla contabilità, nonché con le regole aziendali DORMA relative
all’ambito finanziario.
Account segreti sono illegali e proibiti.
Documenti e contratti relativi a transazioni commerciali sono completi e trasparenti e devono
sempre essere a disposizione in caso di eventuali verifiche. Non si accetta nessuna
manipolazione o azione che comporti un uso improprio dei beni aziendali.
Qualsiasi tipo di frode, furto, appropriazione indebita, riciclaggio di denaro o finanziamento di
gruppi terroristici è assolutamente vietato.
In caso di sospette violazioni della politica finanziaria, che direttamente o indirettamente
vadano a intaccare gli affari della DORMA, esse devono essere denunciate e approfondite
mediante indagini.
Nell’offrire offerte vincolanti, conclusioni di contratti o dichiarazioni ufficiali, la routine di
approvazione della DORMA si deve basare sul principio dei quattro occhi.
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3.
Accordi con soci commerciali, autorità pubbliche e competitor
3.1
Tutela contro corruzione
La DORMA non tollera nessun tipo di corruzione attiva o passiva, abuso d'ufficio,
pagamento contraccolpo, tangenti o altri tipi di transazioni illegali con terze parti.
La DORMA non giustificherà nessun tipo di corruzione o pratica commerciale ingiusta
proveniente dai propri dipendenti o da terze parti commissionate da noi. Non offriamo né
accettiamo nessun incentivo, privilegio o vantaggio che possa influire sulla possibilità che
una persona possa prendere decisioni obiettive e giuste.
La DORMA non tollera l’offerta, la promessa o l’accoglimento di vantaggi di favore da parte o
nei confronti di terze persone al fine di raggiungere un accordo commerciale. I nostri fondi
non devono essere usati per effettuare pagamenti in denaro, beni o servizi al fine di ottenere
o mantenere affari. Ai nostri dipendenti non è permesso di chiedere o accettare nessun tipo
di bene di valore capace di influenzare le proprie decisioni.
In caso di dubbio circa la credibilità di un socio commerciale oppure se l’accordo
commerciale può essere raggiunto solo tramite pratiche non corrette, la DORMA, piuttosto,
rinuncia ad un contratto.
La DORMA chiude immediatamente ogni tipo di collaborazione con intermediari, agenti
commerciali e venditori o consulenti se dovesse sorgere qualche dubbio circa la correttezza
o meno della transazione.
La DORMA acquista beni e servizi a valore di mercato. Effettuiamo pagamenti sulla base di
fatture adeguate che riportino l’intestazione (nome e indirizzo) completa del nostro socio oltre
ad una descrizione dettagliata dei beni spediti o dei servizi forniti.
Eventuali bonifici vengono effettuati sul conto bancario del socio commerciale, nel paese in
cui è stato registrato. Occasionalmente, possono avvenire pagamenti mediante assegno da
consegnarsi rigorosamente al socio commerciale, e mai, ad un privato che lavora per il socio
commerciale.
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3.2
Regali e inviti
I regali e gli inviti vengono gestiti in maniera del tutto aperta e restrittiva in termini di valore.
Regali e inviti hanno la funzione di curare le relazioni con i nostri soci commerciali. La
DORMA accetta e offre regali e inviti solo se, dietro, non ci sono accordi forzati da stipulare.
Accettiamo e offriamo regali in maniera del tutto trasparente.
I regali e gli inviti consegnati a fronte di un accordo commerciale sono assolutamente proibiti.
Non devono mai essere utilizzati come strumento per aggirare le regole anti corruzione
presenti su questo Codice. E’ vietato accettare od offrire soldi o simili come regalo.
Il valore e le circostanze in cui avviene un regalo o un invito devono corrispondere alla
posizione del donatore e del ricevente. Se diventa di dominio pubblico, tale regalo o invito
non deve danneggiare la reputazione della DORMA o mettere in imbarazzo al dipendente.
Qualora un dipendente avesse il dubbio circa la correttezza di un regalo o di un invito, deve
rivolgersi al Group Compliance.
3.3
Donazioni e Sponsor
Ci avvaliamo di donazioni e sponsor solo per sostenere il bene comune, mai per scopi illeciti.
La DORMA contribuisce alla buona reputazione della società donando o sponsorizzando
associazione e organizzazioni senza scopo di lucro. In nessun caso, la DORMA tollererà
donazioni o sponsor come strumento per raggirare le norme anti-corruzione presenti su
questo Codice.
A prescindere dal fatto che le leggi locali puniscano o meno l’uso di fondi aziendali per
sostenere attività politiche, la DORMA evita di finanziare economicamente governi, partiti
politici, organizzazioni o candidati.
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3.4
Concorrenza leale e anti-trust
Siamo arrivati al successo grazie al mercato libero, per questo motivo non tolleriamo
comportamenti o norme restrittive in tema di concorrenza.
DORMA aims to be the trusted global partner for premium access solutions and services
enabling better buildings. In this respects, we support a free market and regard fair
competition as best instrument for our growth and corporate success.
La DORMA si prefigge lo scopo di diventare il partner globale di fiducia in tema di soluzioni
d’accesso premium e servizi che permettano di costruire edifici migliori. A tal fine,
sosteniamo il mercato libero e consideriamo la concorrenza leale come il miglior strumento di
crescita e sviluppo aziendale.
La DORMA agisce in conformità con la legge dell’anti-trust e con le normative relative alla
concorrenza.
La DORMA non prenderà parte di pratiche commerciali che inibiscano il commercio libero o
la concorrenza, come ad esempio accordi con competitor al fine di fissare un prezzo,
boicottaggi di alcuni fornitori o clienti, assegnazione strategica di mercati o limitazioni nella
vendita o nella produzione. I nostri dipendenti non rivelano informazioni sensibili quando si
incontrano con eventuali competitor.
Eventuali rivenditori di prodotti DORMA per conto proprio possono decidere la strategia dei
prezzi che preferiscono.
La presentazione di offerte e promozioni dipende esclusivamente dai calcoli elaborati da
DORMA, ma non sono affatto frutto di accordi illegali con i competitor.
In nessun caso, DORMA utilizzerà le riunioni delle associazioni degli industriali per mettersi
d’accordo illegalmente circa pratiche di restrizioni della concorrenza. I nostri dipendenti si
interessano in particolar modo quando le riunioni di tali associazioni trattano temi come
confronti dei risultati, strategie di mercato, dettagli relativi a prodotti e servizi, condizioni per
le spedizioni, norme e standardizzazione o simili. In caso di dubbi, i nostri dipendenti
abbandonano la riunione e registrano la loro protesta.
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4.
Mezzi di comunicazione elettronici, sistemi e pubblicità
4.1
Proprietà intellettuale di terzi
Rispettiamo i diritti relativi alla proprietà intellettuale di terzi.
DORMA non copierà, distribuirà o visualizzerà nessuna proprietà intellettuale finché il
proprietario o chi detiene la proprietà di licenza non avrà autorizzato direttamente o
indirettamente DORMA.
DORMA autorizzerà un software per ciascun dipendente, fatta eccezione per quei casi in cui
la licenza permetta di utilizzare una versione in rete del software che deve essere utilizzato.
DORMA eviterà qualsiasi azione che miri ad ottenere illegalmente eventuali diritti di
proprietà, eventuale contenuto protetto o informazioni confidenziali riconducibili a terzi.
4.2
Sicurezza della tecnologia di informazione e degli strumenti di comunicazione
Proteggiamo i nostri strumenti informatici da un uso improprio e dalla perdita di dati.
Forniamo ai nostri dipendenti strumenti informatici e di comunicazione affinché portino a
termine i loro incarichi in maniera efficiente e sia possibile la cosiddetta “mobile computing” o
calcolo mobile. In questo modo, la DORMA resta esposta a rischi come infezioni da virus che
possono colpire l’hardisk o il software. Inoltre, essi possono provocare anche la perdita di
dati o il furto, abusi da parte di terze persone e pericoli di questo tipo.
Ci aspettiamo che i nostri dipendenti cambino le password regolarmente per evitare che
persone non autorizzate possano accedere alla rete o agli strumenti di comunicazione. Le
password vengono conservate in maniera sicura. E’ vietato rivelare le password ad altre
persone, sia si tratti di dipendenti interni all’azienda sia esterni.
La DORMA non tollera l’installazione di software non autorizzati o l’upload di applicazioni
non autorizzate all’interno dei beni aziendali.
I nostri dipendenti devono stare attenti a non rivelare informazioni confidenziali a terzi non
autorizzati, quando utilizzano computer e strumenti in luogo pubblico. Gli schermi dei
computer e i display degli strumenti mobili devono essere invisibili a tutte le persone non
autorizzate.
Se si “naviga” su internet non si deve accedere a siti razzisti, diffamatori, pornografici,
osceni, abusivi o i cui contenuti siano illegali.
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4.3
Public relation e riservatezza
Manteniamo le informazioni sensibili confidenziali e necessitiamo dell’approvazione prima di
comunicare con i media.
Conserviamo le informazioni confidenziali accuratamente. Nessun materiale dal contenuto
informativo e confidenziale può essere divulgato a persone non autorizzate, né a terzi, né ad
altri dipendenti DORMA. Questo vale anche quando non si lavora più in azienda.
Prima di rilasciare informazioni confidenziali a terzi (p.es. consulenti, freelance, avvocati),
entrambe le parti devono firmare un accordo di non divulgazione.
In occasione di chiamate telefoniche in pubblico, il livello di informazioni deve essere
mantenuto al limite, evitando di pronunciare nomi di persone e aziende, progetti, descrizione
di prodotti, cifre e qualsiasi altro tipo di informazione sensibile.
Richieste da parte dei media per quanto riguarda interviste, dichiarazioni e articoli possono
essere accordate solo dopo aver consultato il nostro Ufficio Comunicazione.
Qualsiasi visita da parte di agenzie di comunicazione nelle strutture e negli stabilimenti della
DORMA deve essere preannunciata e autorizzata dall’Ufficio Comunicazione. Non sarà
permesso nessun accesso agli stabilimenti della DORMA da parte di dipendenti delle
stazioni radio e canali televisivi, giornali o riviste senza il giusto preavviso o invito.
Nel presentare fatti e cifre relative alla DORMA in pubblico (p.es. seminari, conferenze e
fiere), eventuali slide e documenti devono divulgare solo quel materiale disponibile
pubblicamente sul nostro sito internet o nella brochure ufficiale dell’azienda o all’interno di
altro materiale informativo.
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COMPORTAMENTI NON IDONEI E SANZIONI
Crediamo fermamente nei nostri valori e li facciamo rivivere quotidianamente nel nostro
lavoro. Il nostro approccio a pratiche di lavoro oneste e giuste si riflettono costantemente sul
nostro comportamento, sui nostri contratti e sui nostri accordi.
Quando si osservano comportamenti non idonei o ci troviamo in presenza di reati, ciascuno
di noi dovrebbe avere la fiducia e il coraggio di denunciare l’accaduto alla direzione o al
Group Compliance. E’, successivamente, nostra premura trattare tali denunce nella
sensibilità e nella discrezione più assoluta. Nessun dipendente deve temere rivendicazioni
dovute ad eventuali mancanze denunciate.
Qualsiasi comportamento non idoneo o reato contro il Codice causa nervosismo tra i
colleghi, ed esso può portare a problemi e pene alla DORMA stessa oppure alla perdita in
termini di buona reputazione. Essi, infatti, minacciano il successo della nostra azienda e
allontanano la strategia “DORMA 2020”.
Di conseguenza, non tollereremo eventuali violazioni delle politiche stabilite in questo
Codice. Lavorare in DORMA significa che tali politiche all’interno del Codice sono
assolutamente vincolanti.
Non esiteremo a intraprendere azioni legali in caso qualsiasi dipendente violi eventuali leggi
governative o norme aziendali. Comportamenti non idonei possono portare a conseguenze
gravi per ognuno di noi; conseguenze regolamentate dalle leggi sul lavoro fino alla perdita
della propria occupazione.
Inoltre, reati di tipo legale possono portare a pene pecuniarie o a procedimenti civili o penali
nel peggiore dei casi.
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GLOSSARIO
Abuso d’ufficio
L’abuso d’ufficio, in senso legale, si riferisce all’uso improprio di una
posizione di fiducia nell’amministrazione, nella giustizia, nel commercio e in
politica oppure all’interno di organizzazioni non governative e associazioni
per ottenere, illegalmente benefici materiali. L’abuso d’ufficio può essere
attivo e passivo a seconda che che si assicurino o si accettino vantaggi
ingiustificati.
Appropriazione
Un tipo di frode finanziaria: l’atto di appropriarsi, in maniera disonesta, di
indebita
beni con lo scopo di convertire (furto) tali beni, da parte di uno o più soggetti
ai quali tali beni sono stati affidati, gestito o utilizzati per altri scopi.
Bullismo
Il bullismo è l’uso della forza o coercizione per abusare o intimidire altri.
Corruzione
Si definisce corruzione quell’atto in cui si prende o si riceve qualcosa con
l’intenzione di influenzare chi lo riceve in qualche modo a vantaggio della
parte che offre la tangente. La corruzione è illegale e può essere punita con
la reclusione o con pene pecuniarie rigorose se le autorità vengono a
sapere della tangente.
Dati Personali
I dati personali sono qualsiasi tipo di informazione che ha a che fare con
una persona e che, direttamente o indirettamente, sono adatti a identificare
una persona, come ad esempio il nome, l’indirizzo, la data di nascita, lo
stato civile, le condizioni di salute, ecc.…
Diritti Umani
Generalmente, i diritti umani vengono intesi come “quei diritti fondamentali
e inalienabili che appartengono a una persona semplicemente perché
essere umano”.
I diritti umani si concepiscono, pertanto, come universali (applicabili
ovunque) ed egualitari (uguali per tutti). Questi diritti possono esistere sotto
forma di diritti naturali oppure sotto forma di diritti legali, sia nella
legislazione nazionale sia in quella internazionale.
La Dichiarazione Universale dei Diritti Umani (UDHR) è stata adottata
dall’Assemblea Generale delle Nazioni Unite nel 1948. L’UDHR incita gli
stati membri a promuovere un certo numero di diritti umani, civili, economici
e sociali, e classificando tali diritti come parte della “fondazione in tema di
libertà, giustizia e pace nel mondo”. Tale dichiarazione è stato il primo
sforzo legale internazionale per limitare il comportamento di molti stati e
premere su quelli che sono i loro doveri nei confronti dei propri cittadini
seguendo il modello dei diritti ovvero la dualità tra diritti e doveri.
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Equivalente in
Gli equivalenti in contanti sono quei beni che sono prontamente convertibili
contanti
in contanti, come assegni, monete, oro e altri metalli preziosi, ecc.
Frode
Inganno intenzionale al fine di trarre un guadagno personale o danneggiare
altri individui od organizzazioni.
La definizione specifica varia a seconda della giurisdizione legale. La frode
è un reato oltre a una violazione del diritto civile.
Global Compact
Il Global Compact delle Nazioni Unite, conosciuto anche come Compact
ONU
oppure UNCG, è un’iniziativa delle Nazioni Unite volta a incoraggiare gli
affari nel mondo al fine di adottare politiche adeguate e responsabili da un
punto di vista sociale e, allo stesso tempo, denunciare la loro realizzazione.
Il Global Compact è una struttura finalizzata ai processi lavorativi, basata su
un principio. Esso afferma dieci principi nell’ambito dei diritti umani, il
lavoro, l’ambiente e l’anti-corruzione. Per maggior dettagli, consultate il sito
http://www.unglobalcompact.org/.
Intimidazione
L’intimidazione (che viene definite anche “cowing”) è un comportamento
intenzionale che “può provocare in una persona con sensibilità nella norma”
paure nell’essere ferita o picchiata.
Molestie
Le molestie coprono un’ampia gamma di comportamenti di natura offensiva
con l’intento di disturbare o sconvolgere, e di solito sono ripetute nel tempo.
Da un punto di vista legale, si tratta di comportamento intenzionale volto a
disturbare o minacciare.
Organizzazione
L’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO) è l’agenzia delle Nazioni
Internazionale del
Unite che si occupa delle questioni relative al mondo del lavoro, ed in
Lavoro / ILO
particolar modo agli standard di lavoro, ossia quei parametri che assicurino
un lavoro decente per tutti. Quasi tutti i membri dell’ONU (185 su 193)
fanno
parte
dell’Ilo.
Per
maggiori
dettagli,
consultate
il
sito:
http://www.ilo.org/.
Pagamento
Una pagamento contraccolpo è un pagamento segreto e illegale effettuato
contraccolpo
come risultato di una transazione o di un contratto. La bustarella è una
forma di negoziare la corruzione nella quale si paga una commissione a
colui che riscuote la bustarella a fronte di un servizio offerto.
La forma più comune di pagamento contraccolpo implica un venditore che
presenta una fattura fraudolenta o gonfiata (spesso per beni e servizi che
sono troppo cari, non necessari o di qualità inferiore), e un dipendente
dell’azienda della vittima che si assicura affinché il pagamento arrivi
correttamente. E per far ciò, ovvero per garantire che il pagamento arrivi
senza problemi, il soggetto riceve una certa quantità di denaro (contanti,
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beni, servizi) oppure un favore, come per esempio l’assunzione di un
familiare, un posto di lavoro, sponsor, ecc.…
Periodo di tutela per
Il periodo di tutela per maternità si definisce come un periodo di assenza
maternità
per la dipendente donna immediatamente prima e subito dopo il parto.
Riciclaccio di denaro
Il riciclaggio di denaro (sporco) è un processo nel quale i soldi provenienti
(sporco)
da attività criminali vengono fatti passare come legali e reintegrati nel
sistema finanziario comune nascondendo la provenienza di tali soldi che
sono stati ottenuti mediante mezzi illeciti. I metodi mediante i quali i soldi
possono essere riciclati sono tanti e possono sfociare nel sofisticato.
Terrorismo /
Il finanziamento al terrorismo si riferisce a quei fondi che vengono utilizzati
finanziamenti al
per sponsorizzare o promuovere attività di tipo terroristico. Colui che
terrorismo
finanzia il terrorismo vuole mascherare la fine illegale di tali fondi,
nell’intento di ingrandire le entrate dell’organizzazione sponsorizzata.
Socio commerciale
Un socio commerciale è una controparte in un accordo commerciale, come
un fornitore, un cliente, un consulente, un intermediario (agente, broker o
rivenditore), colui che è titolare di una licenza o colui che la cede. Un socio
commerciale può essere un’azienda / un’entità o una persona singola.
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