Il monitoraggio di marzo 2014

Progetto TelePAT
Attività di monitoraggio
marzo 2014
A cura del gruppo di lavoro TelePAT
L’articolazione del sistema di monitoraggio
• Focalizzare i punti di forza
e le aree di miglioramento
• Verificare lo stato di
avanzamento e l’andamento
della sperimentazione
• Registrare la soddisfazione
dei beneficiari e i risultati dei
servizi coinvolti e dell’ente
pubblico
STRUMENTI UTILIZZATI:
Strumenti utilizzati
Informazioni
ricavabili dalle
banche dati
interne
Indicatori di
performance (KPI)
Questionari e
focus group
Analisi dei questionari e dei focus
1. Questionari a telelavoratori e telelavoratrici
2. Questionari ai responsabili (dirigenti e
direttori) delle strutture in cui sono presenti
telelavoratori
In entrambi i casi sono stati compilati on line in
maniera anonima
3. Focus group hanno coinvolto un
campione significativo di quanti
e quante stanno sperimentando
il telelavoro
1. Questionari ai dipendenti in
telelavoro
• In questa fase di sperimentazione sono stati
somministrati dei questionari ai telelavoratori e
telelavoratrici con almeno 6 mesi di attività in telelavoro
• Sono stati interpellati 107 dipendenti che alla data 1
gennaio 2013 risultavano in telelavoro
• Al questionario ha risposto il 90% degli interessati, ossia
97 dipendenti
I risultati del questionario dei telelavoratori
•
La valutazione complessiva è decisamente positiva: quasi il 90% dei dipendenti
esprimono un apprezzamento di tale modalità lavorativa compreso tra 8 e 10.
Valutazione complessiva da 1 a 10
1%
1%
1%
8%
4
38%
5
6
7
28%
8
9
10
23%
•
Guardando specificatamente il livello di soddisfazione tutti i telelavoratori/trici hanno
dichiarato di essere soddisfatti
Soddisfazione al telelavoro
19,59%
80,41%
Abbastanza '
Molto '
Motivazioni per il telelavoro
•
•
Tra le motivazioni principali
che
hanno
spinto
i
telelavoratori
e
le
telelavoratrici
ad
intraprendere
questa
esperienza è stata senza
dubbio la possibilità di
ridurre
i
tempi
di
pendolarismo
e
la
possibilità
di
avere
maggiore
flessibilità
nell’orario di lavoro.
Significato è stato dato
anche alla possibilità di
ridurre le spese connesse
agli spostamenti mentre
poca influenza sulla scelta
del
telelavoro è
stata
attribuita ai problemi di
salute personali o di parenti,
così come l’intervento di
modifiche nella situazione
familiare
MOTIVAZIONI PER IL TELELAVORO
90,00%
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
Massima importanza
40,00%
Nessuna importanza
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Riduzione dei tempi del Maggiore flessibilità
pendolarismo
nell’orario di lavoro
Problemi di salute
personali o di parenti
Modifica della
situazione familiare
Riduzione delle spese
Modifiche alla propria attività
• Quasi il 90% di chi ha risposto non ha dovuto modificare la
propria attività in seguito all’introduzione del telelavoro,
piuttosto ha avuto la necessità di modificare il modo con cui
svolgere tali attività
Necessità di modificare le proprie attività
11%
Nessuna necessità di modificare il
modo di lavorare
45%
55%
89%
No per niente
Si in parte
Necessità di modificare il modo di
lavorare
Principali benefici rilevati dal telelavoro
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
Benefici e punti di
attenzione derivanti
dal telelavoro
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
•
•
I
principali
benefici
ottenuti dal fatto di poter
telelavorare sono stati, a
conferma delle aspettative
precedenti all’esperienza,
il risparmio di tempo
negli
spostamenti
e
pertanto una possibilità di
conciliare meglio sfera
privata
e
sfera
lavorativa
con
conseguente riduzione
dello stress complessivo.
Non sono stati riscontrati
aspetti
non
positivi
nell’esperienza
di
telelavoro. Poco più del
20% degli/le intervistati/e
ha riferito un problema di
importanza
comunque
ridotta
relativo
alla
percezione negativa da
parte di colleghi e
colleghe della sede e
dei/le loro responsabili.
0,00%
Massima importanza = 5
Importanza = 4
Importanza = 3
Importanza = 2
Importanza = 1
Possibilità di coordinare meglio sfera privata e sfera lavorativa
Risparmio di tempo negli spostamenti
Riduzione stress complessivo (da spostamento ecc.)
Più tempo disponibile da dedicare alla famiglia/figli
Nessuna importanza
Maggiore concentrazione
Problemi
nel telelavoro
Punti riscontrati
di attenzione
nel telelavoro
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Massima importanza = 5
Importanza = 4
Importanza = 3
Importanza = 2
Importanza = 1
Nessuna importanza
Perdita senso di appartenenza al proprio servizio/ufficio
Sensazione di isolamento
Riduzione della propria visibilità nei confronti dei superiori
Necessità di accedere a strumenti/documenti presenti in ufficio/sede
Difficoltà ad avere informazioni rispetto a colleghi e colleghe che lavorano in
Percezione negativa da parte di esterni (colleghi sede, Dirigenti, ecc.)
Modifiche dei rapporti con i colleghi e con i
responsabili
•
Rispetto al rapporto con colleghi e colleghe e con i loro e le loro responsabili, una
significativa maggioranza di telelavoratori e telelavoratrici dichiarano che non ci sono
state modifiche rilevanti. Solo l’8% afferma che ci sono state variazioni nei rapporti
con almeno uno dei/le superiori e il 4% con colleghi e colleghe di altri uffici del loro
servizio. Più significativa è la percentuale di quanti e quante hanno visto modificarsi i
rapporti con colleghi e colleghe del proprio ufficio (15%). Infine 4 persone su 5
dichiarano che il telelavoro non ha portato a modificare i rapporti né con i colleghi né
con i responsabili
Modifiche rapporti con i colleghi
Modifica rapporti con i superiori
2%
6%
15%
4%
92%
81%
Nessuna variazione '
Nessuna variazione '
Si con tutti i miei superiori '
Si soprattutto con i/le colleghi/e degli altri uffici del mio servizio '
Si ma solo con il responsabile diretto(direttore) '
Si soprattutto con i/le colleghi/e del mio ufficio/unità '
Impatti sul lavoro
Impatti sul lavoro: modifiche produttività
•
Vi è la percezione da parte di
una significativa maggioranza di
telelavoratori e telelavoratrici
(68%) di avere aumentato la
propria
produttività,
nella
maggior parte dei casi (69%) sia
da un punto di vista quantitativo
che da un punto di vista
qualitativo
32%
20%
Entrambi '
Qualitativo '
11%
Quantitativo '
69%
68%
Aumentata '
Rimasta invariata '
Influenze positive del telelavoro nella sfera lavorativa
Collaborazione con i colleghi
•
La sfera lavorativa ha subito
notevoli influssi positivi percepiti
da
quasi
la
metà
dei
telelavoratori, lo sviluppo di
procedure innovative e di
strumenti organizzativi innovativi
ha sicuramente contribuito alla
riduzione dei tempi di risposta e
di evasione delle pratiche
Clima lavorativo
Aumento dell’autostima
Pianificazione delle attività
Gestione delle urgenze
Sviluppo di maggiore flessibilità
Sviluppo di strumenti organizzativi
innovativi
Sviluppo di procedure innovative
Riduzione dei tempi di risposta o di
evasione delle pratiche
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
2. Questionari ai responsabili di
dipendenti in telelavoro
• In questa fase di sperimentazione sono stati
somministrati 78 questionari ai responsabili (dirigenti e
direttori) delle strutture in cui sono presenti telelavoratori
da almeno gennaio 2013
• Al questionario hanno risposto in 56 pari a circa il 72%.
I risultati del questionario dei responsabili
La valutazione dei responsabili in merito al telelavoro è complessivamente
buona: il 68% esprime un valore positivo.
Valutazione complessiva da 1 a 10
5%
13%
4%
4%
valutazione 2
4%
valutazione 3
20%
valutazione 4
valutazione 5
valutazione 6
valutazione 7
14%
valutazione 8
valutazione 9
20%
16%
valutazione 10
Impatti sul lavoro
•
11%
11%
Impatti sul lavoro: modifiche produttività
La totalità dei responsabili dichiara
che la produttività dei telelavoratori
non ha subito riduzioni: per l’82% è
rimasta invariata mantenendosi su
valori positivi, il 18% evidenzia un
aumento
di
produttività.
In
particolare il 78% rileva un
miglioramento sia quantitativo sia
qualitativo
78%
18%
Entrambi '
Qualitativo '
Quantitativo '
82%
•
Il telelavoro per i/le responsabili ha
influito
positivamente
sulla
pianificazione delle attività da
parte dei telelavoratori, nello
sviluppo di maggiore flessibilità
nonché nello sviluppo di strumenti
organizzativi
innovativi.
Il
telelavoro ha portato anche
influenze
positive
nella
collaborazione tra i/le colleghi/e
con un conseguente miglioramento
del clima lavorativo. La riduzione
dei tempi di risposta o di evasione
delle pratiche in questa prima fase
hanno
avuto
invece
poche
influenze
positive.
E’
da
evidenziare che dal punto di vista
dei
telelavoratori
e
delle
telelavoratrici, per contro, tale
riduzione dei tempi di risposta o di
evasione delle pratiche è stato
percepito come significativo per
più del 50% dei/le rispondenti.
Aumentata '
Ugualmente positiva '
Influenze positive del telelavoro nel modo di svolgere la propria attività
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
R id
u zio
Sv
ne
d ei
t em
i lu p
pi d
Sv
po
d
i ris
i pr
po
i lu p
oce
du
sta
od
re
i ev
Sv
po
d
in n
a si
i st
ru m
en
ova
ti ve
on e
d el
i lu p
le p
po
d
ti o
r
rat
ich
ga
n
Ma
im
izz
ag
gi o
r
a ti v
Ma
gg
i ore
e fl
i in
no
ess
i
vat
i n tr
b il i
ap
ren
gg i
ore
d en
Ge
cap
za
tà
a cit
sti o
àd
i la
ne
d
vor
e ll e
a re
Pia
nif
ica
zio
u rg
en z
e
in g
ru p
ivi
po
e
Per niente
Poco
Abbastanza
Molto
Pia
n i fi
ne
de l
le
a tt
caz
ivi t
à
Au
io n
ed
el c
me
n to
a le
n da
C li
de
ri o
ll ’ a
ut o
s
de l
le
ma
t im
riu
lav
a
n io
ni
o ra
Co
l l ab
tivo
o ra
zio
ne
con
i co
l le g
hi
Impatti sull’aspetto organizzativo
•
Alcuni aspetti organizzativi sono
stati rivisti per poter gestire al
meglio l’esperienza di telelavoro.
Dirigenti e direttori dichiarano che
sono stati revisionati in parte i
processi di lavoro e ridefinita la
programmazione delle attività
con conseguenti interventi sul
team di lavoro. La pianificazione
puntuale di riunioni e incontri è
stato l’aspetto che maggiormente
ha dovuto essere reimpostato,
mentre l’organizzazione degli uffici
e l’assegnazione dei compiti/
obiettivi non ha richiesto molti
cambiamenti almeno in questa
fase iniziale.
Processi di lavoro
Programmazione
delle attività
Interventi sul
team di lavoro
Pianificazione
puntuale di
riunioni
Modalità con cui avviene la verifica dell'attività svolta da parte dei responsabili
Contatti telefonici
•
Per verificare l’attività svolta viene
maggiormente utilizzato il contatto
telefonico, la comunicazione via
mail e il colloquio periodico
Comunicazioni via posta
elettronica/e_works
Colloqui periodici
70,00%
72,00%
74,00%
76,00%
78,00%
80,00%
82,00%
84,00%
86,00%
Valutazioni finali
Alla luce dell’esperienza maturata finora, i/le responsabili
affermano che i risultati raggiunti dai telelavoratori e dalle
telelavoratrici corrispondono agli obiettivi concordati e che
pertanto il telelavoro non ha impedito di ottenere da un punto di
vista lavorativo il conseguimento dei risultati richiesti
Valutazione degli indicatori di risultato dell'attività svolta in telelavoro
Non ho ancora avuto modo di valutare gli
indicatori individuali di risultato
I risultati raggiunti corrispondono solo in
parte agli obiettivi concordati
I risultati raggiunti sono INFERIORI agli
obiettivi concordati
risultati raggiunti sono SUPERIORI agli
obiettivi concordati
I risultati raggiunti CORRISPONDONO
agli obiettivi concordati
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
3. Gli approfondimenti qualitativi: i risultati dei
focus
•
I focus group hanno coinvolto un campione significativo di quanti e quante stanno
sperimentando il telelavoro.
•
•
Sono stati realizzati cinque incontri per altrettanti gruppi di telelavoratori e
telelavoratrici
In tutto hanno partecipato 62 persone.
•
Sono state rilevate le aspettative rispetto alle seguenti dimensioni:
Lavorativo/organizzativa
Relazionale
Tecnico/informatica
Personale/familiare
Aspetti rilevati nei focus rispetto le quattro dimensioni di
analisi
DIMENSIONE LAVORATIVO ORGANIZZATIVA:
telelavoratori e telelavoratrici riconoscono di avere
allenato, potenziato o sviluppato, e in alcuni casi
acquisito, come nel caso di e-works, una pluralità di
conoscenze e competenze, naturalmente con
focalizzazioni diverse a seconda dei casi, ma che
trasversalmente hanno portato ad un miglioramento
delle loro performance.
DIMENSIONE TECNICO INFORMATICA: l’utilizzo
di nuovi strumenti informatici e di nuovi programmi
ha inciso positivamente sulle opportunità di
miglioramento delle performance informatiche di
quanti e quante telelavorano. Particolarmente
interessanti gli sviluppi favoriti da e-works;
interessanti pure gli sviluppi verso un utilizzo più
consistente e consapevole di altri strumenti ed
obiettivi
già
presenti
nell’amministrazione
provinciale come la dematerializzazione dei
documenti
DIMENSIONE RELAZIONALE: sia per quanto
riguarda colleghi e colleghe sia i propri e le proprie
responsabili,
telelavoratori
e
telelavoratrici
dichiarano che il clima e la collaborazione sono
buoni ed anzi in alcune situazioni sono migliorati.
Questo
sia
per
il
riconoscimento
della
professionalità e disponibilità di quanti lavorano da
remoto sia, probabilmente, perché con il tempo
sono venute meno alcune preoccupazioni rispetto
alle conseguenze del lavoro a distanza (per
esempio di appesantimento ed aumento delle
attività di chi rimane in sede).
DIMENSIONE PERSONALE FAMILIARE:
i
risultati confermano pienamente le ipotesi iniziali.
Liberando tempo con la diminuzione dei viaggi
casa-lavoro e potendo usufruire di una maggiore
flessibilità, telelavoratori e telelavoratrici riescono a
rispondere più efficacemente alle esigenze familiari
e personali, risparmiando (tempo e denaro) e
riducendo lo stress