Manuale di Gestione del Protocollo Manuale di Gestione del

Transcript

Comune di Montepulciano
Provincia di Siena
Manuale di Gestione del Protocollo
Informatico, dell’Archivio e dei
Flussi Documentali
approvato con Deliberazione della Giunta Comunale n.
del
Manuale di Gestione del Protocollo
Informatico, dell’Archivio e dei
Flussi Documentali
PREMESSA
Ogni Pubblica Amministrazione, nell’esercizio delle funzioni che le derivano dal suo mandato
istituzionale, riceve e produce una enorme quantità di documenti, che, attualmente, sono nella
quasi totalità in formato cartaceo.
Con l’attività di protocollazione la Pubblica Amministrazione certifica la provenienza e la data
di acquisizione da parte dell’Ente di un documento, identificandolo in maniera univoca
attraverso l’attribuzione di un numero che fa parte di una sequenza collegata ad una
indicazione cronologica.
In questo modo il documento entra a far parte dei processi istituzionali dell’Ente, per cui la
protocollazione costituisce una fase fondamentale del flusso di lavoro della Pubblica
Amministrazione, sia individualmente intesa, sia considerata in rapporto con l’esterno.
Si tratta, pertanto, di una attività irrinunciabile e fondamentale, per cui le modalità di
esecuzione di detta procedura assumono una importanza primaria nella strategia operativa
della Pubblica Amministrazione, così come assumono una importanza fondamentale
l’individuazione di tecniche di archiviazione su supporto informatico della documentazione
gestita a qualsiasi titolo dalla Pubblica Amministrazione, nonché la gestione dei flussi
documentali in modalità informatizzata.
L’uso di supporti e tecniche informatiche per la gestione dei flussi documentali all’interno
della Pubblica Amministrazione è, infatti, oggetto di una intensa attività normativa sin dal 1997
con il duplice scopo di rendere maggiormente efficienti gli Enti attraverso la razionalizzazione
delle procedure e la eliminazione del cartaceo e di migliorare la trasparenza dell’azione
amministrativa attraverso l’uso di strumenti che rendono effettivo l’esercizio del diritto di
accesso, sancito sin dal 1990 con la Legge 241.
L’attuazione delle suddette normative comporta per ogni pubblica amministrazione
interessata uno “stravolgimento” del sistema di lavoro.
Il sistema di protocollo informatico, in quanto capace di attestare con valenza giuridica il
momento dell’ingresso e dell’uscita di un documento e quindi relativo ad una fase essenziale
del flusso di lavoro della Pubblica Amministrazione, va visto come un componente
fondamentale del complesso tecnologico disegnato dall’A.I.P.A. per l’e-Government.
Non a caso, una precisa normativa, che si basa sul D.P.R. 445/2000 e si sviluppa
attraverso vari Decreti Ministeriali e Circolari, fissa per l’adozione del protocollo informatico,
non solo norme tecniche, ma anche scadenze ben precise, e prevede l’adozione di sistemi di
Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell’archivio
1
lavoro informatizzati per questa attività e per quelle connesse relative alla gestione dei flussi
documentali e all’archiviazione dei documenti, che sono destinati a stravolgere il sistema
organizzativo della Pubblica Amministrazione.
Questo Manuale è quindi lo strumento di lavoro che tutto l’apparato dell’Amministrazione
Comunale, in relazione alle proprie funzioni e competenze, dovrà utilizzare per una corretta
gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi che ciascuno è tenuto a
trattare.
2
Indice
TITOLO I – PRINCIPI GENERALI
ART. 1 - OGGETTO DELLA DISCIPLINA
pag. 6
ART. 2 – PRINCIPI E DEFINIZIONI
pag. 6
ART. 3 - IL SERVIZIO DI PROTOCOLLO
pag. 6
TITOLO II – PROTOCOLLO INFORMATICO
ART. 4 – PROTOCOLLO INFORMATICO
pag. 7
ART. 5 - PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI
pag. 7
ART. 6 – REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
pag. 7
ART. 7 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO
pag. 7
ART. 8 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI
pag. 8
ART. 9 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
pag. 8
ART. 10 – INFORMAZIONI NON ALTERABILI
pag. 8
ART. 11 - ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO
pag. 8
ART. 12 – FUNZIONI AUTOMATIZZATE
pag. 8
ART. 13 – REGISTRO DI EMERGENZA
pag. 9
ART. 14 – TENUTA DEL REGISTRO DI EMERGENZA E RIPRISTINO DELLA
PROCEDURA INFORMATICA
pag. 9
TITOLO III – RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO
ART. 15 - RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E VICARIO
pag. 9
ART. 16 – ABILITAZIONI ALL’USO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
pag. 10
ART. 17 - AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO
pag. 10
ART. 18 - OPERATORI PROTOCOLLO
pag. 11
ART. 19 – UTENTI SEMPLICI DEL PROTOCOLLO
pag. 11
TITOLO IV - ALBO PRETORIO
ART. 20 - ALBO PRETORIO
pag. 12
TITOLO V - RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
ART. 21 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
pag. 12
ART. 22 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO IL SERVIZIO POSTALE
pag. 12
ART. 23 – RICEZIONE DEI DOCUMENTI CONSEGNATI A MANO
pag. 12
ART. 24 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO APPARECCHI TELEFAX
pag. 12
ART. 25 – RICEZIONE E PROTOCOLLAZIONE DI BUSTE RECANTI PARTICOLARI
DICITURE
pag. 13
ART. 26 – LETTERE ANONIME E DOCUMENTI NON FIRMATI
pag. 13
ART. 27 – RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
pag. 13
3
ART. 28 – RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI
INFORMATICI
pag. 14
ART. 29 – FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA IN ARRIVO
pag. 14
ART. 30 – MODALITA’ E TEMPI DELLA PROTOCOLLAZIONE
pag. 14
ART. 31 – ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI E TRASMISSIONE AGLI UFFICI
pag. 14
ART. 32 – SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
pag. 15
ART. 33 - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
pag. 15
ART. 34 - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
pag. 16
ART. 35 – PROTOCOLLI URGENTI
pag. 16
ART. 36 – DOCUMENTI INTERNI
pag. 16
ART. 37 – DOCUMENTI NON SOGGETTI A PROTOCOLLAZIONE
pag. 17
TITOLO VI - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
ART. 38 - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
pag. 17
ART. 39 – TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE
pag. 17
ART. 40 – IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI
pag. 18
ART. 41 – PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI
pag. 18
ART. 42 – REPERTORIO DEI FASCICOLI
pag. 18
ART. 43 - TENUTA DEI FASCICOLI DELL’ARCHIVIO CORRENTE
pag. 19
TITOLO VII - ARCHIVIO
ART. 44 - DEFINIZIONE DI ARCHIVIO
pag. 19
ART. 45 – ARCHIVIO CORRENTE ED ARCHIVIO DI DEPOSITO
pag. 19
ART. 46 – VERSAMENTO DEI FASCICOLI
pag. 20
ART. 47 – ORGANIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO
pag. 20
ART. 48 – MOVIMENTAZIONE FASCICOLI
pag. 20
ART. 49 – SCARTO D’ARCHIVIO
pag. 21
ART. 50 – PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO E
MASSIMARIO DI SCARTO DELL’ARCHIVIO COMUNALE
ART. 51 – ARCHIVIO STORICO
pag. 21
pag. 21
TITOLO VIII - GESTIONE SICUREZZA DEI DATI DEL PROTOCOLLO
ART. 52 – IL SISTEMA DI SICUREZZA INFORMATICA
pag. 22
ART. 53 – RESPONSABILE INFORMATICO DELLA SICUREZZA DEI DATI
pag. 22
ART. 54 – TRASFERIMENTO DEI DATI
pag. 22
ART. 55 – PROCEDURE DI SALVATAGGIO
pag. 23
TITOLO IX - FIRMA DIGITALE
ART. 56 - DOCUMENTI CON FIRMA DIGITALE
pag. 23
TITOLO X- NORME DI CHIUSURA
4
ART. 57 – PUBBLICITA’ DEL MANUALE
pag. 23
ART. 58 – RINVIO
pag. 23
ART. 59 – NORMA TRANSITORIA
pag. 23
ALLEGATI:
Allegato 1
Titolario o piano di classificazione
Allegato 2
Elenco dei documenti non soggetti a protocollazione
Allegato 3
Fac-simile registro cartaceo di emergenza
Allegato 4
Massimario di scarto per l’archivio
Allegato 5
Fac-simili documentazione per tenuta dell’archivio: repertorio fascicoli, elenco per
versamento, richiesta consultazione o movimentazione fascicoli
5
TITOLO I
PRINCIPI GENERALI
ART. 1 OGGETTO DELLA DISCIPLINA
1. Il presente Manuale di Gestione dei documenti è adottato ai sensi degli art.li 3 e 5 del
D.P.C.M. 31.10.2000, visti il Capo IV del D.P.R. 28.12.2000 n. 445 e il D.P.C.M. 14.10.2003.
Le presenti norme disciplinano, nell’ambito dell’ordinamento normativo vigente, la tenuta del
protocollo informatico per la gestione dei documenti cartacei ed informatici all’interno
dell’Amministrazione Comunale di Montepulciano e fissano i principi per la gestione
informatizzata dei flussi documentali, nonché per una corretta conservazione ed
archiviazione dei documenti stessi.
ART. 2 PRINCIPI E DEFINIZIONI
1. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, afferenti ad una pubblica amministrazione o comunque
utilizzati per l’attività amministrativa, così come previsto dall’art. 1, comma 1 del D.P.R.
445/2000.
2. I documenti appartenenti ad una amministrazione pubblica sono assoggettati al regime del
demanio pubblico (artt. 822, 823, e 824 del Codice Civile e artt. 2, 10, 53 e 54 del D. Lgs.
42/2004), e pertanto sono beni culturali inalienabili soggetti a vigilanza del Ministero dei Beni
e delle Attività Culturali (art. 18 D. Lgs. 42/2004). Il documento amministrativo cessa di
essere tale e dismette tutti gli attribuiti di cui al punto precedente a seguito della procedura di
scarto cui può essere sottoposto a norma dell’art. 21 dello stesso D. Lgs.
3. Per protocollo si intende lo strumento mediante il quale i documenti vengono trattati sotto il
profilo giuridico e gestionale.
4. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e della spedizione
di un documento.
5. Il registro di protocollo, unico per tutto l’Ente, si apre il 1° Gennaio e si chiude il 31 Dicembre
di ogni anno.
ART. 3 IL SERVIZIO DI PROTOCOLLO
1. Alla tenuta del protocollo informatico è preposta una Unità Organizzativa denominata “Servizio
per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi”,
istituita con deliberazione della Giunta Comunale n. 251 del 31.12.2003. .
2. Detta U.O. è inserita nella struttura organizzativa del Comune nell’ambito del Settore “Affari
Generali – Servizi Demografici – Comunicazione _ Attività Produttive” dell’Area 1 “Area
Amministrativa”.
3. L’U.O. svolge i compiti previsti dall’art. 61, comma 3 del D.P.R. N. 445 del 28.12.2000. Detta
U.O. è chiamata tra l’altro a svolgere un ruolo di coordinamento e d’indirizzo nei confronti delle
diverse strutture dell’Ente, al fine di garantire l’uniformità delle attività di protocollazione,
gestione dei flussi documentali ed archiviazione nell’ambito della stessa Area Organizzativa
Omogenea.
4. Con la stessa Deliberazione della Giunta Comunale n. 251 del 31.12.2003 è stata individuata
una unica Area Organizzativa Omogenea per tutto l’Ente.
TITOLO II
PROTOCOLLO INFORMATICO
6
ART. 4 PROTOCOLLO INFORMATICO
1. Il Protocollo Informatico è l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di
comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dall’Ente per la gestione dei documenti.
2. Il Protocollo Informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso
l’integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti
ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il
miglioramento del flusso informativo e documentale interno all’Ente e per favorire lo snellimento
e la trasparenza dell’azione amministrativa.
ART 5 PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI
1. Il Comune di Montepulciano si avvale di un protocollo informatico unico, per le cui caratteristiche
tecniche si fa rinvio al Manuale per l’Operatore fornito dalla ditta fornitrice del software.
2. Detto protocollo informatico è integrabile con un sistema di gestione dei flussi documentali e di
archiviazione ottica dei documenti e con un modulo per la firma digitale.
3. Il protocollo gestito con il sistema informatico deve in particolare:
a. garantire la sicurezza e l’integrità dei dati;
b. garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata ed in uscita;
c. consentire l’accesso agli atti nel rispetto della Legge 241/90, e successive modificazioni
ed integrazioni, e del D. Lgs. 196/2003;
d. fornire informazioni statistiche sul flusso documentale dell’ente;
e. consentire la creazione in un archivio documentale completamente informatizzato.
ART. 6 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
1. La procedura informatica assegna, in maniera automatica e in modo immodificabile, la data ed il
numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento.
2. Il numero di protocollo è progressivo
3. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
4. A ciascun documento in arrivo od in partenza, anche se interno, va assegnato un unico ed
esclusivo numero di protocollo.
5. Contestualmente, con riferimento al documento cui sono stati assegnati in maniera automatica
la data ed il numero progressivo, vengono registrate, in forma non modificabile, le seguenti
informazioni:
a. mittente per i documenti ricevuti o destinatario per quelli inviati
b. oggetto del documento
c. impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado
di identificarne il contenuto in modo univoco, se il documento è trasmesso per via
telematica e ha le caratteristiche previste dalla vigente normativa in tema di documento
informatico,
d. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili
e. l’ufficio al quale il documento è assegnato ovvero l’ufficio che lo ha prodotto.
6. E’ altresì obbligatoria la classificazione in base al Titolario di cui all’allegato 1.
ART. 7 SEGNATURA DI PROTOCOLLO
1. La segnatura di protocollo è l’associazione all’originale del documento delle informazioni
riguardanti il documento stesso e registrate. La segnatura di protocollo è effettuata
contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo. Le informazioni minime
previste sono:
7
a.
b.
c.
d.
e.
il progressivo di protocollo
la data di protocollo
l’identificazione dell’Amministrazione
indici di classificazione del documento
il codice dell’ufficio a cui è stato assegnato o che ha prodotto il documento.
ART. 8 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI
1.
La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di
esso di un timbro di protocollo sul quale vengono riportate le informazioni minime previste
indicate nel precedente art. 7.
ART. 9 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica volta,
nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme a quanto stabilito dall’art. 18 del DPCM
31.10.2000 e Circolare AIPA 7.5.2001 n. 28.
ART. 10 INFORMAZIONI NON ALTERABILI
1. La procedura informatica non deve consentire, dopo che sia stata eseguita l’operazione di
protocollazione, la modifica delle informazioni inserite con riferimento a:
- il numero di protocollo progressivo
- la data di protocollo
- mittente o destinatario
- la data ed il numero di protocollo del mittente (se disponibile)
- l’oggetto
- l’impronta del documento informatico, ove esistente.
2. Sono fatti salvi i casi di modifica dei dati di cui all’art. 11.
ART. 11 ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO
1. In caso di errore materiale nella registrazione, tale da rendere impossibile l’individuazione in un
collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, la procedura deve
consentire l’annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le registrazioni di protocollo
possono essere annullate solo se la procedura è autorizzata dal Responsabile del Servizio. Le
informazioni relative devono comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere
sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe;
tra i dati memorizzati devono essere compresi gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento
del protocollo. In tale caso la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale
da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la
data ed il soggetto che è intervenuto nella procedura di annullamento.
ART. 12 FUNZIONI AUTOMATIZZATE
1. La procedura informatica del protocollo svolge le seguenti funzioni minime:
a. registrazione dei dati
b. visualizzazione e stampa delle informazioni memorizzate
c. gestione modulo fascicoli
d. ricerca dei documenti registrati
8
e. stampa generale o parziale del registro di protocollo
f. funzioni di recupero dei protocolli manuali in caso di interruzione del sistema informatico.
ART. 13 REGISTRO DI EMERGENZA
1.
2.
3.
4.
E’ previsto l’uso di un registro di emergenza per lo svolgimento delle operazioni di
registrazione di protocollo, da utilizzare ogni volta che per cause tecniche non sia possibile
utilizzare il sistema, come stabilito dall’art. 63 del D.P.R. 445/2000.
Il registro di emergenza deve essere conforme al modello di cui all’allegato 3.
L’uso del registro di emergenza è autorizzato dal Responsabile del Servizio che riporta sul
registro stesso la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del
ripristino della funzionalità del sistema.
Quando l’impossibilità si prolunghi per oltre 24 ore per cause di eccezionale gravità, il
Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per più periodi
successivi di non più di una settimana, riportando sul registro gli estremi del provvedimento
formale di autorizzazione.
ART. 14 TENUTA DEL REGISTRO DI EMERGENZA E RIPRISTINO DELLA PROCEDURA
INFORMATICA
1.
2.
3.
4.
5.
La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive
sessioni di utilizzazione, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti
registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea nell’anno
solare di riferimento.
Per ogni giornata di registrazione di emergenza viene riportato sul registro il numero totale
delle operazioni registrate manualmente.
Nel momento in cui il sistema viene ripristinato, le informazioni relative ai documenti
protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando un’apposita
funzione di recupero dei dati.
Sino al completo inserimento è inibito di procedere a nuove protocollazioni.
Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in fase di emergenza viene
attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a
mantenere stabilmente la correlazione fra il numero utilizzato in emergenza e quello
attribuito dal sistema.
TITOLO III
RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO
ART. 15 RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E VICARIO
1. E’ Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi
documentali e degli archivi il Dirigente dell’Area Amministrativa, come previsto con
Deliberazione della Giunta Comunale n. 251 del 31.12.2003.
2. Il responsabile del servizio provvede a:
a. individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all’uso di funzioni della
procedura, distinguendo tra utenti abilitati alla mera consultazione dell’archivio, e utenti
abilitati anche all’inserimento, modifica ed aggiunta di informazioni;
b. disporre, in coordinamento con il responsabile informatico, di cui all’art. 53 affinché le
funzionalità del sistema in caso di guasti ed anomalie siano ripristinate al più presto e
comunque non altre 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione;
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c. garantire il buon funzionamento degli strumenti e della organizzazione delle attività di
protocollazione;
d. autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo;
e. autorizzare l’uso del registro di emergenza
f. adottare le misure necessarie per garantire la conservazione dei dati registrati
provvisoriamente ed il loro trasferimento sul sistema informatico
g. controllare l’osservanza delle norme del presente Manuale da parte del personale
addetto;
h. promuovere la formazione e l’aggiornamento degli operatori;
i. promuovere, periodicamente opportune verifiche sulle tipologie dei documenti
protocollati.
3. Il Vicario del responsabile del servizio sarà individuato con apposito provvedimento dal
Responsabile stesso.
4. Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi
documentali e degli archivi può avvalersi, per lo svolgimento di alcune delle funzioni a lui
spettanti a norma di legge e attribuitegli dal presente manuale, di altri collaboratori aventi
particolari professionalità, da individuare con apposito atto.
ART. 16 ABILITAZIONI ALL’USO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
1.
2.
3.
4.
Sono considerati utenti di protocollo tutti i dipendenti comunali ai quali è data l’abilitazione
per la consultazione, l’inserimento, la modifica e l’aggiunta di informazioni per la gestione
informatica del protocollo.
Ad ogni utente sono assegnate una “login” ed una “password” d’accesso al sistema
informatico di gestione del protocollo. Ogni utente, identificato dalla propria login dal sistema
informatico di gestione del protocollo, è responsabile della propria sessione di accesso al
sistema informatizzato e quindi dell’eventuale corrispondenza dei dati desunti dal
documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della
corrispondenza del numero di protocollo di un documento all’immagine o file del documento
stesso archiviato nel sistema informatico.
I livelli di autorizzazione sono individuati e formalmente attribuiti dal Responsabile del
Protocollo di cui all’art. 15.
Gli utenti di protocollo, in base al loro livello di autorizzazione, possono essere:
a. amministratore di protocollo;
b. operatore di protocollo.
c. utente semplice
ART. 17 AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO
1. Il Responsabile del Servizio, in quanto amministratore del protocollo, ha tutte le abilitazioni
consentite dal programma di gestione del protocollo:
a. Immissione protocollo in entrata ed in uscita
b. Annullamento e modifica di protocolli già inseriti
c. Ricerca dati
d. Visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa
e. Gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni
f. Creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori
g. Gestione e tenuta della tabella degli indirizzi per l’inoltro della corrispondenza, anche via
e-mail e delle altre tabelle base del sistema informatizzato
h. Stampe registro di protocollo annuale e giornaliero
2. Il Vicario, ha le stesse abilitazioni del Responsabile del Servizio, escluse quelle previste dalle
lettere e) ed f), che sono strettamente connesse all’organizzazione del sistema di protocollo
informatico, attività di esclusiva competenza del responsabile.
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ART. 18 OPERATORI DEL PROTOCOLLO
1. Gli operatori di protocollo possono essere:
A) operatori di protocollo generale
B) operatori di protocollo di area o di settore.
2. Sono operatori di protocollo generale tutti gli addetti che fanno parte del “Servizio per la tenuta
del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi”, che saranno
individuati con apposito provvedimento del Responsabile del servizio. Ad essi sono concesse le
abilitazioni per:
a) immissione di protocollo in entrata ed in uscita
b) annullamento o modifica di protocolli già inseriti, previa autorizzazione del
supervisore o del vicario
c) ricerca dati
d) visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa
e) stampe registro di protocollo annuale e giornaliera.
f) gestione delle tabelle di sistema
3. Sono operatori di protocollo di area o di settore i dipendenti comunali ai quali sono concesse le
seguenti abilitazioni:
a) immissione protocollo in uscita
b) ricerca dati
c) visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa
documentali e degli archivi, di concerto con il direttore generale e sentiti i dirigenti, ha la facoltà
di autorizzare altre aree o settori allo svolgimento dell’attività di protocollo informatico per
particolari motivi legati a ragioni di organizzazione dei servizi, alla riservatezza dei dati contenuti
nelle comunicazioni pervenute al settore, all’ubicazione territoriale rispetto alla sede centrale,
all’elevato numero di protocolli urgenti legati al rispetto dei termini previsti per la conclusione del
procedimento amministrativo o ad altre motivazioni da valutare di volta in volta in base alle
specifiche esigenze di ciascun settore dell’Amministrazione Comunale.
5. Tale “decentramento” da un punto di vista operativo dovrà seguire la norme stabilite nel
presente Manuale e sarà sottoposto al controllo del Responsabile del Servizio per la tenuta del
protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi.
6. Sarà utilizzata una unica numerazione di protocollo e gli operatori incaricati di questa attività
dovranno essere abilitati allo svolgimento delle operazioni di cui al punto 3 da parte del
Responsabile del Servizio, che dovrà anche vigilare ed effettuare controlli sulle attività svolte.
ART. 19 UTENTI SEMPLICI DEL PROTOCOLLO
1. Gli utenti semplici di protocollo possono essere:
A) utenti interni
B) utenti esterni
2. Sono utenti di protocollo interni tutti i dipendenti comunali ai quali sono concesse le
abilitazioni per
a) ricerca dati del protocollo
b) stampa delle informazioni relative ai dati visualizzati
3. Soni utenti di protocollo esterni persone fisiche o giuridiche che, attraverso l’uso di
idonee password di accesso, hanno la possibilità di consultare il protocollo informatico
del Comune ed i relativi sistemi di gestione dei flussi documentali, limitatamente a
procedure che le riguardano direttamente e per le quali è autorizzata la consultazione e
l’eventuale stampa di documentazione.
4. L’accesso da parte di utenti esterni è regolato dall’art. 59 del D.P.R. 445/2000. Per l’uso
di detta autorizzazione possono essere utilizzate tutte le forme di ricerca e consultazione
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offerte dal sistema di gestione.
5. L’Amministrazione Comunale determina, nel rispetto delle disposizioni sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, i criteri tecnici dell’impiego del sistema informatico per la
visualizzazione e la stampa dei documenti, anche per via telematica.
6. Nel caso di accesso attraverso il sistema informatico, si applicano le misure di sicurezza
del caso mediante identificazione della firma elettronica qualificata, come disposto dal
D.P.R. n. 137/2003.
TITOLO IV
ALBO PRETORIO
ART. 20 ALBO PRETORIO
7. Anche la registrazione dei documenti da affiggere all’Albo Pretorio viene svolta
attraverso la procedura informatizzata del protocollo. Si tratta di una funzione di
esclusiva competenza del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione
dei flussi documentali e degli archivi.
8. Ad ogni documento viene attribuito, oltre al numero di protocollo, il numero di
registrazione annuale all’Albo Pretorio.
TITOLO V
RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
ART. 21 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:
- il servizio postale
- la consegna diretta effettuata a mano
- gli apparecchi telefax
- la posta elettronica
ART. 22 RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO IL SERVIZIO POSTALE
1.
I documenti che transitano attraverso il servizio postale vengono ritirati dal Servizio per la tenuta
del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi del Comune di
Montepulciano, che provvede all’apertura ed alla protocollazione in arrivo.
ART. 23 RICEZIONE DEI DOCUMENTI CONSEGNATI A MANO
1.
La consegna diretta della corrispondenza effettuata a mano deve avvenire negli orari di apertura
al pubblico presso l’ufficio preposto al ricevimento
2. Quando il documento cartaceo venga consegnato direttamente dal mittente o da altra persona
incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, gli operatori
che effettuano la protocollazione sono tenuti a provvedere in tale senso.
3. La ricevuta può essere stampata dal sistema informatico di gestione del protocollo oppure può
anche consistere nella copia fotostatica della prima pagina del documento da protocollare sulla
quale vengono apposti il timbro dell’Amministrazione, la data d’arrivo e la firma dell’operatore.
12
ART. 24 RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO APPARECCHI TELEFAX
1.
2.
I documenti che pervengono a mezzo di apparecchi telefax vengono protocollati; se il
documento perviene ad un apparecchio telefax diverso da quello istituzionale dell’Ente collocato
presso il Servizio, viene protocollato solo se ciò è espressamente richiesto dall’ufficio o servizio
che lo ha ricevuto.
Qualora, successivamente, pervengano all’Amministrazione gli originali cartacei dei medesimi
documenti, ad essi sono attribuiti, quando possibile, lo stesso numero di protocollo e la stessa
data attribuiti ai rispettivi fax.
ART. 25 RICEZIONE E PROTOCOLLAZIONE DI BUSTE RECANTI PARTICOLARI DICITURE
1.
2.
3.
La corrispondenza recante sulla busta la dicitura “riservata” o “personale” non viene aperta e
viene consegnata direttamente al destinatario, il quale, dopo averla aperta, valuterà l’opportunità
della eventuale protocollazione e provvederà a richiederla al Servizio.
La corrispondenza recante le diciture “offerta”, “gara di appalto” e similari non viene aperta e
viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero e della data di ricezione direttamente
sulla busta chiusa. Sarà cura dell’ufficio o settore competente trascrivere sulla documentazione
contenuta all’interno il numero e la data di protocollo, se ritenuto opportuno.
Solo se espressamente richiesto da chi provvede alla consegna diretta a mano della
corrispondenza di cui al precedente punto o ritenuto opportuno dal ricevente, sulla busta chiusa,
oltre al numero ed alla data di protocollo, può essere apposta anche l’ora in cui avviene la
consegna.
ART. 26 LETTERE ANONIME E DOCUMENTI NON FIRMATI
1.
2.
I documenti non firmati e le lettere anonime pervenute per la protocollazione in arrivo vengono
registrati e segnati con la dicitura “ANON”.
Dopo la registrazione sono assegnati e fatti pervenire all’ufficio o settore competente.
ART. 27 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
1. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica
istituzionale: [email protected].
2. I documenti informatici che pervengono direttamente ai singoli uffici e servizi sono da questi
valutati e, se soggetti a registrazione di protocollo, sono immediatamente inoltrati all’indirizzo
elettronico istituzionale dell’Ente oppure rinviati al mittente con indicazione dell’indirizzo ufficiale
a cui devono essere inoltrati.
3. I documenti informatici pervenuti alla casella istituzionale di posta elettronica di cui al punto 1
sono soggetti a riconoscimento e registrazione in base alle disposizioni di cui al D.P.R.
137/2003, vengono protocollati in ingresso direttamente dal sistema informatico, con
registrazione delle informazioni contenute nella segnatura informatica del mittente, e trasmessi,
sempre per via informatica, alla casella di posta elettronica dell’ufficio assegnatario.
4. La posta elettronica ordinaria che non ha le caratteristiche previste dalla normativa vigente ed in
particolare dal suddetto D.P.R. 137/2003 per essere considerata documento informatico, può
essere stampata su cartaceo dall’ufficio o servizio che la riceve e questo può chiederne, sotto
sua responsabilità, la protocollazione, qualora sia certo dell’origine del documento. Nel caso in
cui successivamente pervenga l’originale della comunicazione in oggetto, a questo sarà
attribuito lo stesso numero di protocollo, quando possibile.
13
ART. 28 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI
1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente
dell’avvenuto recapito sarà assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato
dall’Amministrazione Comunale.
ART. 29 FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA IN ARRIVO
1. L’apertura della corrispondenza avviene presso il Servizio per la tenuta del protocollo
informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi.
2. Su tutta la corrispondenza in entrata nell’Ente viene apposta dal suddetto Servizio la data di
arrivo.
3. La corrispondenza non direttamente riferibile a procedure “standard”, viene visionata dal
Direttore Generale dell’Ente, anche ai fini di una corretta assegnazione all’ufficio competente.
4. Il suddetto Servizio provvede poi a:
- effettuare la registrazione e segnatura dei documenti in arrivo;
- effettuare l’assegnazione con attribuzione del codice dell’ufficio a cui è stato assegnato;
- effettuare la classificazione, in base al Titolario di cui all’allegato 1;
- acquisire tramite scanner i documenti in arrivo che non hanno le caratteristiche di
documento informatico, secondo quanto previsto dalla sezione II del D.P.R. 445/2000 e
dalle successive norme regolamentari.
ART. 30 MODALITA’ E TEMPI DI PROTOCOLLAZIONE
1. La protocollazione dei documenti in arrivo (registrazione e segnatura) viene di norma eseguita
entro il giorno lavorativo immediatamente successivo a quello dell’arrivo.
2. L’inoltro del documento all’ufficio o servizio competente avviene immediatamente dopo la
protocollazione e comunque, di norma, non oltre il giorno lavorativo immediatamente
successivo, fatte salve alcune eccezioni dovute alla necessità di consultare il Segretario
generale al fine di assegnare correttamente i documenti.
3. Qualora la quantità di documenti da protocollare sia particolarmente rilevante, nella fase di
apposizione della data di arrivo sul documento, prevista dal punto 2 dell’art. 19, il Servizio per la
tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi segnala agli
uffici o servizi interessati la presenza di eventuali documenti che rivestono carattere di urgenza e
concorda con detti uffici e servizi, sentito il Direttore Generale, le modalità di azione per
garantire il rispetto dei tempi delle procedure cui i documenti fanno riferimento.
4. I documenti informatici vengono protocollati in entrata dal sistema informatico e vengono
registrati attraverso la segnatura informatica del mittente; successivamente sono immessi
direttamente nella casella di ricezione dell’ufficio o servizio interessato.
ART. 31 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI E TRASMISSIONE AGLI UFFICI
1. Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione dell’ufficio
dell’Amministrazione cui compete la trattazione del procedimento amministrativo.
2. Di regola, tutti i documenti in arrivo vengono assegnati dall’operatore di protocollo incaricato ai
dirigenti o agli amministratori, secondo le competenze rilevabili dal PEG in vigore.
3. I documenti ricevuti dall’Amministrazione in formato cartaceo, al termine delle operazioni di
registrazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici di
competenza.
4. Qualora detti documenti siano anche acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, la
trasmissione immediata avverrà per via informatica a tutti gli interessati, mentre gli originali
14
5.
6.
7.
8.
9.
cartacei saranno successivamente trasmessi al settore di competenza per la fascicolazione e
archiviazione.
I dirigenti ed il direttore generale, con comunicazione scritta da inviare al Responsabile del
Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli
archivi, possono individuare le posizioni organizzative o altri dipendenti del proprio settore quali
incaricati per il ricevimento della posta in arrivo e dare ulteriori istruzioni circa lo smistamento
degli originali e delle copie dei documenti di propria competenza pervenuti in formato cartaceo,
indicando anche l’indirizzo di posta elettronica cui far pervenire quelli eventualmente acquisiti in
formato immagine. Per la posta di competenza degli amministratori, le suddette disposizioni
vengono comunicate dal direttore generale.
I documenti ricevuti per via telematica, sono trasmessi a chi di competenza attraverso la rete
interna dell’Amministrazione al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed
assegnazione.
L’ufficio utente riceverà la posta aprendo il programma di protocollo informatico dal quale
riceverà un messaggio che indica la presenza di posta. Lo stesso per visualizzare i documenti
dovrà aprire il programma e in base alle abilitazioni stabilite per i vari utenti deciderà se
visualizzare semplicemente il documento, inserirlo all’interno del rispettivo fascicolo, stamparlo e
farne un uso cartaceo.
Nel caso di assegnazione errata, l’ufficio che riceve il documento, se è abilitato all’operazione di
smistamento provvede a trasmettere l’atto all’ufficio competente; nel caso in cui non sia abilitato
lo restituisce all’ufficio che glielo ha erroneamente assegnato, il quale provvederà a modificare
l’assegnazione ed inoltrare il documento a chi di competenza
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando
per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data e l’ora di
esecuzione.
ART. 32 SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura,
dovranno essere acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione.
2. Il processo di scansione avviene in diverse fasi:
a. acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da
più pagine, corrisponda un unico file
b. verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite
c. collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non
modificabile
d. memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.
ART. 33 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
1. I documenti da trasmettere su supporto cartaceo sono spediti dopo che sono state eseguite le
operazioni di registrazione, segnatura e classificazione del documento.
2. Nel caso di spedizione per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere o altro mezzo che
richieda la compilazione di documentazione da allegare alla busta, gli uffici devono specificare le
modalità di spedizione sull’originale del documento e compilare la modulistica necessaria,
allegandola all’originale da spedire. E’ invece a cura del Servizio per la gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi la compilazione delle distinte riassuntive delle
raccomandate e assicurate, da consegnare in duplice copia all’Ufficio Postale.
3. La posta in partenza deve essere consegnata all’Ufficio Protocollo entro le ore 11,00 dei giorni
dal lunedì al venerdì, opportunamente imbustata, se protocollata in uscita a livello di area o
settore. Rispettando questi tempi, il Servizio assicura la regolare partenza dei documenti
cartacei in uscita nei suddetti giorni. Sono fatte salve particolari situazioni connesse a modifiche
di orario da parte del servizio postale.
15
4. Per situazioni ed esigenze particolari, gli uffici e servizi devono preventivamente prendere
accordi con il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali
e degli archivi.
ART. 34 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante
messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica, come stabilito dal DPCM 31.10.2000 e
secondo le modalità disciplinate dalla Direttiva 27.11.2003.
2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di
sicurezza devono essere conformi alla Circolare AIPA 7 Maggio 2001 n. 28 e successive
modificazioni ed integrazioni.
3. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario
ed abilitato alla ricezione di posta per via telematica.
4. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un servizio di “posta
certificata” offerto da un soggetto in grado di assicurare la sicurezza del canale di
comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e consegna dei documenti attraverso
una procedura di rilascio di ricevute di ritorno elettroniche.
5. L’operazione di spedizione di un documenti informatico è eseguita dopo che sono state
completate le operazioni di verifica della firma, registrazione, segnatura e classificazione.
6. Gli uffici che effettuano direttamente la spedizione di documenti informatici curano anche
l’archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno.
ART. 35 PROTOCOLLI URGENTI
1. La richiesta di protocollare urgentemente un documento deve essere relativa ad una necessità
indifferibile e di tipo straordinario.
2. Solo in questo caso il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi
documentali e degli archivi si attiverà garantendo la protocollazione del documento nell’arco di 4
(quattro) ore decorrenti dal momento di presentazione dell’originale del documento stesso. Tale
procedura verrà osservata sia per protocolli su documenti in arrivo che in partenza. Non
verranno anticipati protocolli su copie in qualsiasi modo fatte pervenire al Servizio stesso.
3. Quando si presenti la necessità di protocollare o di spedire un numero consistente di documenti,
dovrà esserne data comunicazione all’Ufficio Protocollo con alcuni giorni di anticipo, onde
concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione.
ART. 36 DOCUMENTI INTERNI
1. I documenti interni sono quelli scambiati tra di loro dai diversi settori, servizi o unità operative
afferenti ad una stessa Area Organizzativa Omogenea.
2. I documenti interni possono essere:
a.
documenti di carattere informativo – appunti organizzativi, informazioni, memorie
informali – che, di norma, non sono protocollati e possono pervenire:
- a mano, consegnati da un incaricato dell’ufficio o settore scrivente
- per posta elettronica ordinaria, utilizzando le caselle assegnate ad ogni ufficio o servizio e il
sistema di conferma di ricezione del messaggio consentito dal programma gestionale
normalmente utilizzato;
- per via informatica, tramite l’uso di una intranet che permette la condivisione di aree o
cartelle della LAN comunale;
- mediante scambio di documenti informatici convalidati con firma elettronica ottenuta
attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e
la sua univoca identificazione, così come previsto dal D.P.R. 137/2003.
16
b. documenti di carattere giuridico-probatorio – redatti dai responsabili di procedimento
nell’esercizio delle funzioni assegnate e diretti a dimostrare la regolarità dell’attività
svolta e delle azioni amministrative portate avanti oppure dai quali possono nascere
diritti, doveri o legittime aspettative di terzi – che sono protocollati con il sistema di
protocollo informatico che è unico per l’Area Organizzativa Omogenea “Comune di
Montepulciano”, come precisato al comma 4 dell’art. 3 del presente Manuale.
4. I documenti interni da protocollare sono registrati una sola volta con protocollazione in uscita dal
mittente interno. Il destinatario del documento interno non deve effettuare una ulteriore
protocollazione in arrivo.
ART. 37 DOCUMENTI NON SOGGETTI A PROTOCOLLAZIONE
1. Le tipologie di documenti non soggetti a protocollazione sono espressamente indicate al comma
5 dell’art. 53 del D.P.R. 445/2000.
2. In ossequio a quanto previsto dal comma 2, lettera g, dell’art. 5 del DPCM 31.10.2000,
nell’allegato 2 del presente Manuale è contenuto l’elenco esplicito dei documenti non soggetti a
protocollazione.
TITOLO VI
CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
ART. 38 CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI
1. La classificazione è l’attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, ricevuti, spediti
e interni, protocollati e non, che serve a collegare i documenti ai fascicoli che li contengono e ai
relativi procedimenti o attività.
2. Sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte del sistema
documentario del Comune, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o informatico) e dallo
stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti o interni).
3. Al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti,
all’atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione, attribuendo il documento
ad un titolo e ad una classe, previsti nel Titolario di Classificazione.
ART. 39 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE
1. Il titolario, o piano di classificazione, è un sistema logico che suddivide i documenti secondo la
funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si
riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi.
2. L’art. 50 , comma 4, del D.P.R. 445/2000 prevede che le pubbliche amministrazioni adottino per
il proprio archivio criteri omogenei di classificazione ed archiviazione.
3. A seguito di questo, sono state attivate dalle autorità competenti procedure di sperimentazione
che hanno portato alla creazione di un nuovo Titolario di Classificazione che si articola su due
livelli: i titoli e le classi. I titoli sono in pratica le vecchie “categorie” che sono passate da quindici
alle attuali quattordici. Detto titolario può essere modificato per aspetti marginali, a seconda
delle esigenze delle diverse amministrazioni.
4. Con l’adozione del presente Manuale, l’Amministrazione Comunale di Montepulciano adotta
anche il nuovo Titolario di Classificazione di cui all’allegato 1.
5. L’aggiornamento del titolario o piano di classificazione compete al Responsabile del Servizio ed
è assicurato quando se ne presenti la necessità, osservando la normativa vigente in materia
formazione e conservazione degli archivi.
17
6. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvede ad
informare tutti i soggetti abilitati alle operazioni di classificazione dei documenti.
ART. 40 IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI
1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto
sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.
2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura del fascicolo”
che prevede la registrazione delle seguenti informazioni:
a. titolo, categoria e classe del titolario di classificazione nell’ambito delle quali il fascicolo
si colloca;
b. numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico;
c. oggetto del fascicolo;
d. anno di apertura;
e. ufficio utente cui è assegnata la relativa pratica.
3. E’ preposto all’organizzazione e controllo dell’attività di fascicolazione il Servizio per la tenuta
del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi
4. Gli uffici o servizi utenti da abilitare all’operazione di fascicolazione informatica dei documenti
saranno individuati con successivo atto del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, da concordare con i dirigenti di area.
ART. 41 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo (ed eventualmente
sottofascicolo, e inserto) di competenza. L’operazione va effettuata dal responsabile del
procedimento amministrativo.
Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a
loro volta possono essere distinti in inserti.
I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo
l’ordine cronologico di registrazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se
assente, in base alla propria data.
Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il
responsabile del procedimento, assegnatario del documento stesso, provvederà all’apertura
(istruzione) di un nuovo fascicolo.
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento della
pratica. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Esso va
archiviato rispettando l’ordine del repertorio, cioè nell’anno di apertura.
Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal responsabile del procedimento
amministrativo, il quale è tenuto pertanto all’aggiornamento del repertorio dei fascicoli.
ART. 42 REPERTORIO DEI FASCICOLI
1. Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31
dicembre.
2. Il repertorio dei fascicoli è costituito dai seguenti elementi:
a. anno di istruzione
b. classificazione completa (titolo e classe);
c. numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni).
d. anno di chiusura;
e. oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.);
f. annotazione dello status relativo all’età: corrente, versamento all’archivio di deposito;
g. annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto.
18
3. Altri tre elementi devono garantire la corretta gestione del fascicolo:
a. data di chiusura;
b. annotazione del passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito;
c. annotazione del passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico o, in alternativa
l’avvenuto scarto.
ART. 43 TENUTA DEI FASCICOLI DELL’ARCHIVIO CORRENTE
1. I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e
conservati presso gli uffici utente cui sono state assegnate le pratiche, fino al versamento
nell’archivio di deposito, da effettuare dopo che il responsabile del procedimento avrà
provveduto alla chiusura definitiva del fascicolo stesso, previo scarto dei documenti per i quali
ciò è consentito secondo il Massimario di cui all’allegato 4.
TITOLO VII
ARCHIVIO
ART. 44 DEFINIZIONE DI ARCHIVIO
1. L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, ricevuti e prodotti da un ente per il
conseguimento dei propri fini o l’espletamento delle proprie funzioni e conservati per il
conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali dell’ente.
2. Gli atti sono documenti collegati tra loro con rapporto di causa effetto, devono essere ordinati
ovvero strutturati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione, tenuto conto
del loro uso che può essere amministrativo, legale, storico.
3. L’archivio di un Comune è unico
4. Funzionalmente l’archivio si suddivide in tre parti: corrente, di deposito e storico:
a. l’archivio corrente (in formazione) comprende i documenti necessari allo svolgimento
delle attività correnti
b. l’archivio di deposito comprende documenti relativi ad affari e procedimenti conclusi da
meno di 40 anni, che possono essere riassunti in esame per ripresa del procedimento o
per affinità o connessione con altri;
c. l’archivio storico (sezione separata) comprende documenti relativi ad affari e
procedimenti conclusi da oltre 40 anni e selezionati per la conservazione permanente a
fini storici e culturali, una volta effettuate le operazioni di scarto previste dall’ordinamento
vigente.
ART. 45 ARCHIVIO CORRENTE E ARCHIVIO DI DEPOSITO
1. Come precisato all’art. 43, i fascicoli dell’archivio corrente sono conservati a cura dei
responsabili dei procedimenti sino al momento del versamento nell’archivio di deposito, che
viene fatto il quinto anno dopo quello della chiusura del fascicolo.
2. L’archivio di deposito è destinato a raccogliere il complesso dei documenti relativi ad affari
definiti da meno di 40 anni, opportunamente organizzati e versati a cura dei responsabili dei
servizi.
3. L’archivio di deposito è conservato e gestito dal Servizio per la gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi che opera per la corretta gestione e
conservazione dei documenti, controllandone lo stato di conservazione, curandone
l’organizzazione secondo i criteri di legge e tenendo conto delle necessità di reperimento ed
operando lo scarto periodico del materiale inutile.
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4. L’archivio di deposito si raccorda costantemente con quello corrente e con l’archivio storico.
ART. 46 VERSAMENTO DEI FASCICOLI
5. Il versamento dei fascicoli avviene secondo un apposito piano che prevede i tempi e le
modalità con i quali ogni area, servizio o ufficio dell’Amministrazione è tenuto a versare
all’archivio di deposito i fascicoli delle pratiche esaurite.
6. Il soggetto versante è responsabile del buon ordine della documentazione consegnata, che, se
cartacea, deve essere raccolta in faldoni ed accompagnata da un elenco di versamento,
redatto secondo il modello di cui all’allegato 5.
7. Il Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi
provvede a trasferire e organizzare i fascicoli e le serie documentarie nell’apposito archivio di
deposito.
ART. 47 ORGANIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO
1. L’operazione di riordino dell’archivio viene fatta con cadenza annuale e consiste nel:
a. riordino ed inventariazione del materiale versato
b. creazione di elenchi di materiale omogeneo
c. sistemazione fisica del materiale attraverso il titolario di archivio
d. creazione di un elenco di consistenza per serie o topografico
Si viene a formare quindi un inventario della documentazione conferita dall’archivio corrente
a quello di deposito; solitamente la documentazione è quella del quinto anno precedente a
quello in corso.
2. L’inventario di archivio è un mezzo veloce di consultazione della documentazione depositata; in
esso si trovano tutte le informazioni primarie sulla sistemazione temporale e spaziale di un
documento ricercato.
ART. 48 MOVIMENTAZIONE FASCICOLI
1. L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato da parte del Servizio per la gestione del
protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi ad una unità organizzativa
responsabile o a personale autorizzato deve avvenire per il tempo strettamente necessario
all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.
2. L’affidamento temporaneo avviene mediante richiesta espressa, vistata dal Responsabile del
Servizio, contenente i motivi e la firma del richiedente e redatta secondo il fac simile di cui
all’allegato 5.
3. Il Responsabile del Servizio deve tenere traccia di tale movimentazione in un registro di carico e
scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della
richiesta, data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione così come
si consegna e così come viene riconsegnata.
4. Non è consentita l’estrazione di documenti in originale dal fascicolo, che vanno anzi tenuti in
ordine di sedimentazione rispettando il vincolo archivistico, cioè l’appartenenza di ogni
documento alla rispettiva unità archivistica (fascicolo, sottofascicolo, inserto, etc.).
ART. 49 SCARTO D’ARCHIVIO
1. Lo scarto d’archivio è l’eliminazione, previa selezione, del materiale documentario ritenuto
inutile o superfluo per i bisogni ordinari dell’Amministrazione e non necessario per la ricerca
storica.
2. L'individuazione del materiale documentario da scartare deve essere effettuata sulla base delle
indicazioni del piano di conservazione ed è subordinata, in base all'art. 21, comma 1 del
Decreto Legislativo n. 42/2004, all'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per la
Toscana di Firenze.
20
3. Lo scarto è effettuato sotto il controllo del Responsabile del Servizio per la gestione del
protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. Lo scarto per i fascicoli dell’archivio
corrente, per quanto possibile e nel rispetto della normativa di cui al comma 2, deve essere
effettuato a cura del responsabile di procedimento prima del versamento all’archivio di deposito.
ART. 50 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO E MASSIMARIO DI SCARTO
DELL’ARCHIVIO COMUNALE
1. La Soprintendenza Archivistica per la Toscana, organo preposto al controllo degli archivi delle
pubbliche amministrazioni toscane, ha elaborato un massimario di scarto di atti dall’archivio
comunale, il quale riporta per categoria tutti i documenti e i tempi per i quali si può prevedere lo
scarto a seconda della tipologia dei documenti.
2. Con l’adozione del presente Manuale, l’Amministrazione Comunale di Montepulciano adotta
anche il Massimario di Scarto predisposto per gli archivi comunali dalla Sovrintendenza
Archivistica per la Toscana di cui all’allegato 4, nonchè la modulistica relativa alla tenuta
dell’archivio di cui all’allegato 5.
ART. 51 ARCHIVIO STORICO
1. L’Amministrazione individua nell’archivio storico un servizio essenziale per garantire la
salvaguardia della memoria storica e assicurare la trasparenza amministrativa.
2. L’Amministrazione riconosce nell’archivio storico un istituto culturale che concorre all’attuazione
del diritto di tutti i cittadini all’istruzione e all’informazione, nonché allo sviluppo della ricerca e
della conoscenza.
3. L’archivio storico è conservato e gestito a cura dell’Istituzione Biblioteca e Museo Civico, che
opera sotto il controllo dell’Amministrazione Comunale.
4. I documenti, la cui natura prevede la conservazione permanente, devono essere trasferiti
dall’archivio di deposito nella sezione separata d'archivio storico dopo quarant’anni dalla propria
messa in essere.
5. All’atto del trasferimento, il Responsabile dell’archivio storico, di concerto con il Responsabile
del Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi,
provvede a:
a. valutare i documenti da trasferire per verificarne il valore storico permanente
b. scartare la documentazione non dotata di valore storico;
c. riordinare le serie documentali secondo i criteri di conservazione e riordino dell’archivio
storico.
6. L’archivio storico comprende, oltre all’archivio storico dell’Ente, anche gli archivi aggregati e i
documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.
7. Il Servizio che gestisce l’archivio storico opera per il perseguimento delle seguenti finalità:
a. ordinare la documentazione redigendo strumenti di corredo, quali guide, inventari,
banche dati, ecc. che ne facilitino l’uso e la consultazione;
b. conservare e gestire i propri archivi come garanzia di salvaguardia della memoria storica
dell’ente e della comunità locale;
c. favorire la consultazione, da parte dei cittadini che ne facciano richiesta, di tutti gli atti e i
documenti, su qualsiasi supporto, da esso conservati, provvedendo, se del caso, a
rilasciarne copia a richiesta;
d. promuovere attività didattiche e di ricerca storica, nonché di valorizzazione dei patrimoni
documentari, pubblici e privati, che costituiscano significativa fonte per la storia del
territorio, in collaborazione con la scuola, l’università, l’archivio di stato e altri istituti di
ricerca.
8. L’archivio storico è aperto al pubblico, su appuntamento, per consentire la consultazione del
materiale documentario conservato.
9. Tutti i documenti conservati presso l’archivio storico sono liberamente consultabili, salvi i limiti di
riservatezza previsti dalla legge.
21
TITOLO VIII
GESTIONE SICUREZZA DEI DATI DEL PROTOCOLLO
ART. 52 IL SISTEMA DI SICUREZZA INFORMATICA
1. Il sistema di sicurezza relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e
conservazione dei documenti informatici è regolato dal piano redatto dalla Comunità Montana
del Cetona – Servizio CED – ai sensi della legge 675/1996 e del D.Lgs. 196/2003 e successive
modificazioni ed integrazioni e nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste dal
Regolamento di attuazione emanato con D.P.R. 28 luglio 1999, n. 318.
ART. 53 RESPONSABILE INFORMATICO DELLA SICUREZZA DEI DATI
1. Il Responsabile Informatico del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi informatici è
individuato nel Servizio CED Associato istituito presso la Comunità Montana del Cetona, del
quale l’Amministrazione Comunale di Montepulciano fa parte.
2. Il Responsabile Informatico svolge i seguenti compiti:
a. garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico, compresa la
modalità di gestione informatizzata del registro di emergenza;
b. provvede a ripristinare o far ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di
interruzioni od anomalie;
c. adotta le misure di sicurezza idonee a preservare i dati del registro di emergenza in
attesa del riversamento nel sistema informatico;
d. cura il riversamento dei dati del registro di emergenza nel sistema informatico;
e. provvede all’assegnazione materiale dei livelli di autorizzazione e delle password, di cui
all’art. 16
f. effettua le copie di cui all’art. 62 del D.P.R. 445/2000 su supporto informatico removibile
idoneo e cura la conservazione delle stesse in luoghi sicuri e differenti
g. garantisce il riversamento ogni 5 anni delle informazioni su altro supporto
h. garantisce il rispetto delle norme e l’attivazione delle procedure previste per la tutela e la
sicurezza dei dati in materia di privacy
ART. 54 TRASFERIMENTO DEI DATI
1. Allo scopo di evitare la saturazione del sistema, il Responsabile Informatico del Protocollo
procede al trasferimento su idoneo supporto informatico removibile, in doppia coppia, delle
informazioni relative ai documenti archiviati ed al registro di protocollo, relative all’anno
precedente quello in corso.
2. Le informazioni trasferite nei modi di cui al presente articolo devono essere sempre consultabili.
3. Il Responsabile Informatico, di concerto con il Responsabile del Servizio per la tenuta del
protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi, provvede alla
produzione quinquennale di copie su nuovi supporti, eventualmente di più avanzata tecnologia,
e comunque alla verifica periodica, sia dello stato di conservazione che del livello di
obsolescenza tecnologica dei dispositivi di lettura, provvedendo, se necessario, alla produzione
di copie prima della scadenza quinquennale.
22
ART. 55 PROCEDURE DI SALVATAGGIO
documentali e degli archivi vigila sulla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della
banca dati su supporto informatico removibile da parte del Responsabile Informatico.
TITOLO IX
FIRMA DIGITALE
ART. 56 DOCUMENTI CON FIRMA DIGITALE
1. Secondo quanto stabilito dall’articolo 10, comma 2 e 3, del testo unico sulla documentazione
amministrativa 445/2000, il documento informatico soddisfa il requisito legale della forma scritta
solo se è sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica avanzata. Pertanto, tutti i
documenti provenienti dall’esterno per essere legalmente validi ed essere protocollati
necessitano della firma digitale.
2. I documenti informatici provenienti dal Comune e da trasmettere all’esterno devono anch’essi
essere sottoscritti con firma digitale e successivamente registrati al protocollo.
3. Per quello che riguarda i documenti interni all’Amministrazione, devono essere provvisti della
sottoscrizione con firma digitale e successivamente protocollati, tutti i documenti in transito
all’interno dell’Amministrazione in forma informatica che hanno rilevanza giuridico amministrativa presente o futura.
TITOLO X
NORME DI CHIUSURA
ART. 57 PUBBLICITA’ DEL MANUALE
1. Il presente Manuale, oltre ad essere comunicato alle autorità competenti e tenute alla vigilanza,
viene pubblicato all’Albo Pretorio del Comune e reso accessibile ai cittadini per via telematica e
su supporto cartaceo o digitale.
ART. 58 RINVIO
1. Per quanto non espressamente previsto nella precedente disciplina, si fa rinvio alla normativa
vigente in materia di protocollo informatico, firma digitale e tenuta degli archivi.
ART. 59 NORMA TRANSITORIA
1. Le previsioni relative alla gestione di documenti informatizzati, siano essi trattati a mezzo di
posta elettronica certificata o ottenuti mediante scansione di documenti cartacei, ed in
particolare quelle di cui agli artt. 5, 9, 27, 28, 30, 31, 32 e 34 e quelle di cui all’art. 19 riguardante
l’accesso dall’esterno alle informazioni del protocollo informatico, entreranno in vigore nel
momento in cui l’Amministrazione si doterà di adeguati supporti tecnici.
23
ALLEGATO NR. 1)
Titolo
1
TITOLARIO
Amministrazione generale
1. Legislazione e circolari esplicative
2. Denominazione, territorio e confini, toponomastica
3. Statuto
4. Regolamenti Comunali
5. Stemma, gonfalone, sigillo (Bandiera del Comune, Bollo del Comune, Gonfalone,
Stemma)
6. Archivio generale (Accesso agli atti, Albo Pretorio, Archivio, Atti notificati depositati
e pubblicati, Messi Comunali, Privacy, Protocollo, Pubblicità degli atti, Titolario)
7. Sistema informativo (Centro elaborazione dati, Sistemi operativi, Informatica, Istat,
Statistiche)
8. Informazione e relazioni con il pubblico (Ufficio Stampa, Sito Internet, Ufficio
relazioni con il pubblico, Indagini di customer satisfaction)
9. Politica del personale e ordinamento degli uffici e dei servizi (Organizzazione dei
servizi, Definizione delle competenze, Dipendenti, Orario lavoro, Organigramma,
Organizzazione uffici)
10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
(Organizzazioni di rappresentanza del personale, Rappresentanze sindacali,
Sindacati)
11. Controlli esterni
12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna (Pubblicazioni del
Comune; Campagne informative di altri enti)
13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti
14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti con altre istituzioni per attività
politiche ed umanitarie (Gemellaggi; patrocinii; sponsorizzazioni)
15. Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi
16. Associazionismo e partecipazione (Libere forme associative, Partiti politici,
Volontariato, Società Mutuo Soccorso, Società Sportive; Comitati di
Partecipazione)
24
17.
Contenzioso
18. Pareri e consulenze legali
REPERTORI:
- Protocollo
- Albo Pretorio
- Notifiche
i
t
o1.
l
o2.
3.
Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Sindaco
Vice-Sindaco
Consiglio (Consiglieri, Consiglio, Presidente del Consiglio)
4. Gruppi consiliari e Commissioni del Consiglio
5. Giunta (Assessori, Deleghe agli Assessori, Giunta Comunale)
6. Commissario prefettizio e straordinario e commissario ad acta
7. Segretario e Vice-segretario (Segretario, Segreteria Generale)
8. Direttore generale e dirigenza (Conferenza dei Dirigenti, Direttore Generale,
Valutazione dei Dirigenti)
9. Revisori dei conti
10. Difensore civico
11. Organi di controllo interni
12. Commissione elettorale circondariale
REPERTORI:
- Registro Deliberazioni di Consiglio
- Registro Deliberazioni di Giunta
- Registro Generale Determinazioni
- Ordinanze
- Decreti sindacali
25
i
t
o1.
l
o2.
Risorse umane
Concorsi, selezioni, colloqui.
Assunzioni e cessazioni
3
3. Comandi e distacchi; mobilità
4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni (Deleghe per Ufficiali di
Anagrafe, Stato Civile, Elettorale; conferimento di responsabilità di procedimento;
conferimento di particolari posizioni )
5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
6. Retribuzioni e compensi
7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro; infortuni (Prevenzione infortuni,
sicurezza su lavoro, visite mediche ai dipendenti)
9. Dichiarazioni di infermità ed indennizzi
10. Trattamento di fine rapporto, quiescenza
11. Servizi al personale su richiesta (Mensa per i dipendenti)
12. Orario di lavoro, presenze e assenze (Maternità, modifica orario di lavoro
individuale, orario lavoro singolo dipendente, orario di lavoro flessibile, part-time,
permessi dei dipendenti, modifica orario di lavoro, scioperi del personale)
13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
14. Formazione e aggiornamento professionale
15. Collaboratori esterni (Contrattisti, obiettori di coscienza, personale avventizio,
stage)
SERIE:
- Fascicoli personali dei dipendenti
- Fascicoli degli incarichi
i
t
o
l
o
4
Risorse finanziarie e patrimonio
1. Entrate (tasse comunali, diritti di segreteria, oneri di urbanizzazione)
2. Uscite (bollette, fatture, ratei mutuo, retribuzioni per incarichi professionali, note
di accredito)
3. Partecipazioni finanziarie (azioni, partecipazioni azionarie)
26
4. Bilancio preventivo, variazioni di bilancio, verifiche contabili (controllo di
gestione, verifiche di cassa)
5. Piano esecutivo di gestione (PEG)
6. Rendiconto della gestione (conti consuntivi, rendiconto di gestione)
7. Adempimenti fiscali (pagamento IVA)
8. Inventari e consegnatari dei beni
9. Beni immobili
10. Beni mobili
11. Economato (abbonamenti, acquisto materiale di consumo, cassa economale,
acquisto cancelleria e stampati, pulizia uffici comunali, riscaldamento uffici,
traslochi, vestiario)
12. Tesoreria
13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
(agenzie riscossione tributi, esattoria, riscossione imposte, incarico di Tesoreria,
convenzioni per riscossione imposte)
14. Pubblicità e pubbliche affissioni (Tassa affissioni)
15. Concessioni cimiteriali
16. Responsabilità civile e patrimoniale: assicurazioni
REPERTORI:
- Mandati
- Reversali
SERIE:
- Registro seppellimenti
- Registro esumazioni
- Registro tumulazioni
- Registro estumulazioni
i
t
o
l
o
Affari legali
1. Contenzioso (cause e liti, incarichi a legali, ricorsi a provvedimenti tributari)
2. Pareri e consulenze
5
Titolo
6
Pianificazione e gestione del territorio
27
1. Urbanistica e pianificazione: piano regolatore generale e varianti
2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale (certificati
destinazione urbanistica, piani particolareggiati, lottizzazioni, piani attuativi,
PEEP, PIP)
3. Edilizia privata (cantieri di lavoro privati, costruzione e restauro istituti di culto,
comunicazioni, concessioni, condoni, ordinanze relative ad immobili privati,
demolizioni, denunce di inizio attività, pratiche edilizie, violazioni edilizie)
4. Edilizia pubblica (acquisto aree per edilizia residenziale pubblica, eliminazione
barriere architettoniche, edificazione case popolari, costruzione edilizia
residenziale pubblica)
5. Opere pubbliche (costruzione e progettazione opere di pubblico interesse,
realizzazione aree verdi, espropri, cantieri di lavoro gestiti dal Comune)
6. Catasto
7. Viabilità (attraversamenti stradali, piano del traffico, strade e segnaletica)
8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri
servizi
9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo (inquinamento acqua,
monitoraggio qualità dell’ambiente, inquinamento aria, controlli caldaie ed
impianti riscaldamento, cave, certificati prevenzione incendi, depuratore,
ecologia, gas tossici, impianti termici, inquinamento acustico, suolo, aria,
acqua, parchi e riserve naturali, pareri di impatto ambientale, protezione
dell’ambiente, riserve naturali, risparmio energetico, rumore, verde privato e
verde pubblico)
10. Protezione civile ed emergenze
REPERTORI:
- Concessioni edilizie
- Denuncie inizio attività e autorizzazioni
SERIE:
- Certificati di destinazione urbanistica
- Certificati per ricongiungimenti familiari
Titolo
7
Servizi alla persona
1. Diritto allo studio e servizi (borse di studio, buoni libro, buoni pasto, buoni
acquisto per libri, mensa scolastica, assistenza scolastica, borse di studio,
trasporti scolastici)
2. Asili nido e scuola materna
3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività
28
4. Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale
(corsi di formazione ed aggiornamento per adulti, formazione ed orientamento
al lavoro, orientamento professionale)
5. Biblioteca Comunale
6. Museo Civico
7. Altri istituti culturali (Teatri, Scuola comunale di musica, etc.)
8. Attività ed eventi culturali
9. Attività ed eventi sportivi
10. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati di volontariato
sociale, sportivo e culturale.
11. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio
12. Informazione, consulenza ed educazione civica (Informagiovani, Sportello
assistenza per cittadini stranieri)
13. Tutela e curatela di minori ed incapaci (adozioni di minori, affidamento familiare
minori, tutela anziani)
14. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici (assistenza anziani,
assistenza domiciliare, benefici economici, categorie deboli, case di riposo,
centri di accoglienza, assistenza extracomunitari, assistenza inabili, invalidi,
assistenza minori, orfanotrofi, telesoccorso)
15. Attività ricreativa e di socializzazione (centri ricreativi anziani, soggiorni climatici
anziani, centri estivi per ragazzi, attività estive per ragazzi)
16. Politiche per la casa (assegnazione case popolari, edilizia residenziale
pubblica, Siena Casa SPA)
29
SERIE:
- Fascicoli degli assistiti
Titolo
8
Attività economiche
1. Agricoltura e pesca
2. Artigianato
3. Industria
4. Commercio (Commercio fisso e ambulante, distributori di benzina, esercizi
commerciali, esercizi pubblici, licenze di commercio, svendite, vendite
promozionali, vendite sottocosto)
5. Fiere e mercati
6. Esercizi turistici e strutture ricettive
7. Promozione del territorio e servizi
8. SUAP – Sportello Unico Attività Produttive
REPERTORI:
- Registro delle autorizzazioni e delle denunce inizio attività
- Registro pratiche SUAP
Titolo
9
Polizia locale e sicurezza pubblica
1. Prevenzione ed educazione stradale
2. Polizia stradale (vigilanza per la circolazione, incidenti stradali)
3. Polizia Giudiziaria
4. Informative
5. Sicurezza e ordine pubblico (Armi da fuoco, ascensori e montacarichi, atti
vandalici, autonoleggio, permesso somministrazione bevande alcoliche,
carburante distributori e depositi, cinematografi, circhi, esercizi pubblici
autorizzazioni di PS, facchini, fogli di via obbligatori, fuochi d’artificio, giochi
leciti autorizzazioni, guardie giurate, guardie notturne, mestieri girovaghi,
obbligati al soggiorno, ordigni, ordine pubblico, persone socialmente pericolose,
polizia amministrativa, polveri e materiali esplodenti, porto d’armi,
ricetrasmittenti, scioperi nel territorio di competenza, sicurezza pubblica,
spettacoli viaggianti, teatri privati, controlli terrorismo, tutela incolumità pubblica)
6. Oggetti smarriti e ritrovati
30
REPERTORI:
- Registro autorizzazioni di P.S.
- Registro verbali di accertamento
SERIE:
- Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni di P.S.
Titolo
10
Tutela della salute
1. Salute e igiene pubblica (comitato sanitario di zona, epidemie, igiene pubblica,
malattie infettive, permessi sanitari, pareri igienico sanitari settore edilizio,
vaccinazioni)
2. Trattamento Sanitario Obbligatorio
3. Farmacie
4. Zooprofilassi veterinaria (lotta alle zanzare, derattizzazione, macellazioni)
5. Randagismo animale e ricoveri (animali randagi, cani randagi, canile)
REPERTORI:
- Registro delle autorizzazioni sanitarie
SERIE:
- Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni sanitarie
Titolo
11
Servizi demografici
1. Stato civile (Registri ed atti di stato civile, annotazioni, trascrizione atti, pratiche
per cittadinanza)
2. Anagrafe e certificazioni (A.P.R., A.I.R.E. , cambi e variazioni di residenza,
carte di identità, codice fiscale, emigrazione, immigrazione, informazioni
anagrafiche, passaporti, pensioni INPS, pensionati, pensioni civili e di guerra)
3. Censimenti
4. Polizia mortuaria (pratiche di trasporto salme, cremazioni, referti
necroscopici)
REPERTORI:
- Registro atti di nascita
- Registro atti di matrimonio
- Registro atti di morte
- Registro atti di cittadinanza
Titolo
12
Elezioni ed iniziative popolari
1. Albi elettorali e dei Giudici Popolari (Albo degli scrutatori, dei presidenti, dei
giudici popolari)
2. Liste elettorali (Commissione elettorale comunale e ufficiale elettorale, tenuta
31
ed aggiornamento delle liste)
3. Elezioni (presentazione candidature, propaganda elettorale, organizzazione
votazione)
4. Referendum (propaganda elettorale, organizzazione votazione)
5. Istanze, petizioni e iniziative popolari
SERIE:
- Verbali tenuta liste elettorali
Titolo
13
Leva militare
1. Leva (formazione liste di leva, consegna congedi)
2. Ruoli matricolari (fogli di congedo, fogli matricolari, ruoli matricolari)
3. Rapporti con organismi ed istituzioni militari
Titolo
14
Oggetti Diversi
32
ALLEGATO NR. 2)
DOCUMENTI NON SOGGETTI A PROTOCOLLAZIONE
(art. 53 D.P.R. 28.12.2000 n. 445)
a) Gazzette Ufficiali, Bollettini Regionali e pubblicazioni di simile natura
b) gli atti preparatori interni
c) i materiali statistici
d) giornali, libri, riviste e pubblicazioni in genere
e) inviti a manifestazioni
f) comunicazioni augurali o di cordialità
g) materiali pubblicitari
h) documenti soggetti ad altre registrazioni particolari su registri ufficiali tenuti dal Comune
per obbligo di legge, se idonei a comprovare in modo ufficiale la data di pervenimento
del documento
33
ALLEGATO NR. 3)
COMUNE DI MONTEPULCIANO
Area Organizzativa Omogenea
REGISTRO D’EMERGENZA
INTERRUZIONE
Inizio
Causa
Fine
Uso Registro:
data:
ora:
data:
ora:
PROVVEDIMENTI DI AUTORIZZAZIONE
Provvedimento n. __________ del __________________
Uso per periodi successivi:
Il responsabile del servizio per la tenuta del Protocollo Informatico
____________________________________________________
34
Area Organizzativa Omogenea
REGISTRO D’EMERGENZA
Mittente/ Destinatario
Oggetto
precedenti/
susseguenti
A/P
Ufficio
Numero
ordinario
Classifica
Numero
emergenza
Estremi
documento
Pag. _____
Numero totale registrazioni di protocollo effettuate nel corso della giornata: _________________
Legenda:
Numero emergenza: numero progressivo di protocollo assegnato in emergenza
Numero ordinario: numero di protocollo assegnato dal sistema informatico in fase di ripristino
A/P: indicatore di Arrivo o Partenza
Mittenti/Destinatario: corrispondenti esterni per documenti ricevuti o destinatari per quelli spediti
Oggetto: oggetto del documento
Estremi documento: estremi di riferimento del documento ricevuto o di quello inviato
Classifica: codice della classifica
Precedenti/susseguenti: è importante indicare il protocollo precedente e quello susseguente assegnati dal
sistema informatico in fase di ripristino
35
ALLEGATO NR. 4)
MASSIMARIO DI SCARTO PER L’ARCHIVIO DELL’AMMINISTRAZIONE
COMUNALE DI MONTEPULCIANO
PREMESSA
Il presente massimario si compone di tre parti: la prima, indica la documentazione fondamentale
che deve essere conservata senza limiti di tempo; la seconda, invece, la documentazione che può
essere proposta per lo scarto dopo il periodo minimo di conservazione espressamente indicato per le
varie tipologie (si noti però che anche in tale seconda parte viene prevista la conservazione illimitata
per atti o documenti che rappresentano la riepilogazione e la sintesi delle notizie contenute nel
materiale proponibile per lo scarto, assicurando così la conservazione delle informazioni essenziali); la
terza, riporta le istruzioni per procedere allo scarto.
Si rileva che il massimario, per la grande varietà di tipologie documentarie presenti nell'archivio
comunale, accentuatasi specialmente negli ultimi decenni, non ha la pretesa di essere completamente
esaustivo, di comprendere cioè ogni sorta di atto o documento che possa essere prodotto nel corso
della quotidiana attività amministrativa.
Per ogni tipologia documentaria non compresa nei sottoindicati elenchi, si rimanda alla consulenza
diretta della Soprintendenza Archivistica per la Toscana, organo tenuto per legge al controllo e alla
supervisione (tel. 055/27111 - fax 055/2711212 - e-mail: [email protected]).
PARTE PRIMA
DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
(1)
Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta;
(2)
Protocolli della corrispondenza;
(3) Inventari, schedari, rubriche e repertori dell'archivio, libretti o schede di
tra i vari uffici, anche non più in uso;
(4)
Inventari dei beni mobili e immobili del Comune;
(5)
Regolamenti e capitolati d'oneri;
(6)
Fascicoli del personale in servizio e in quiescenza, di ruolo e non di ruolo;
(7)
Ruoli riassuntivi del personale e Libri matricola;
(8)
Libri infortuni o documentazione equivalente;
trasmissione di carte
(9) Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non integralmente conservate
nei fascicoli personali;
36
(10) Fascicoli degli amministratori e dei membri delle commissioni;
(11) Ordinanze e circolari del Comune;
(12) Registri dei verbali e protocolli delle commissioni comunali;
(13) Bilanci e consuntivi originali (o nell'unica copia esistente);
(14) Libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura dell'esercizio finanziario;
(15) Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali;
(16) Documentazione generale per la richiesta di mutui, anche estinti;
(17) Contratti;
(18) Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate;
(19) Corrispondenza, salvo quanto indicato nella seconda parte;
(20) Originali dei verbali delle commissioni di concorso;
(21) Atti relativi ai lavori pubblici, eseguiti e non eseguiti, limitatamente a: originali
dei progetti e dei loro allegati, perizie di spesa, libri delle misure;
(22) Verbali delle aste;
(23) Atti e documenti del contenzioso legale;
(24) Elenchi dei poveri;
(25) Ruoli delle imposte comunali;
(26) Corrispondenza generale del servizio esattoria e tesoreria;
(27) Tariffe delle imposte di consumo e delle altre tasse riscosse a tariffa;
(28) Verbali delle commissioni elettorali;
(29) Liste di leva e dei renitenti;
(30) Ruoli matricolari;
(31) Piani regolatori generali e particolareggiati; piani delle lottizzazioni; regolamenti
edilizi; licenze, concessioni e autorizzazioni edilizie;
(32) Piani commerciali; licenze e autorizzazioni amministrative all'esercizio del
commercio fisso;
(33) Piani economici dei beni silvo-pastorali;
(34) Programmi pluriennali di attuazione e piani di suddivisione in lotti delle aree
suscettibili di attività estrattiva;
(35) Relazioni annuali dell'Ufficiale sanitario;
37
(36) Registro della popolazione comprensivo dei fogli di famiglia eliminati, registri e
specchi riassuntivi del movimento della popolazione;
(37)
Verbali di sezione per l'elezione dei consigli comunali e dei consigli circoscrizionali;
(38) Atti delle Commissioni elettorali mandamentali concernenti la presentazione delle candidature
(eventualmente salvo la parte più analitica);
(39)
Schede personali delle vaccinazioni;
(40)
Schedario dell'ONMI;
(41) Qualunque atto o documento per il quale una legge speciale imponga la
conservazione illimitata.
PARTE SECONDA
DOCUMENTAZIONE PER LA QUALE PUÒ ESSERE PROPOSTO LO SCARTO
A) Documentazione eliminabile dopo cinque anni
CATEGORIA I: AMMINISTRAZIONE
(1)
Rubriche interne per il calcolo dei congedi e delle aspettative;
(2)
Atti rimessi da altri Enti per l'affissione all'albo;
(3)
Atti rimessi da altri Enti per notifiche;
(4)
Copie di atti notori;
(5)
Carteggi per la richiesta di atti notori e di certificati diversi con eventuale copia degli stessi;
(6)
Bollettari di prelevamento oggetti dall'Economato;
(7)
Conto dell'Economato (conservando eventuali prospetti generali);
(8)
Registro di carico e scarico dei bollettari;
(9)
Registri e bollettari di spese postali;
(10) Prospetti dei lavori eseguiti dai cantonieri;
(11) Brogliacci di viaggio degli automezzi comunali;
(12) Circolari per l'orario degli uffici e per il funzionamento degli uffici;
(13)
Prospetti di carattere pubblicitario, richiesti e non richiesti, preventivi di massima non utilizzati;
(14)
Lettere di rifiuto di partecipazione alle aste, offerte di ditte non prescelte;
CATEGORIA II: OPERE PIE E BENEFICIENZA
38
(1)
Copie di deliberazioni per contributi assistenziali diversi (conservando le richieste o le
proposte);
(2)
Copie di deliberazioni per contributi ad enti e associazioni diverse (conservando le richieste);
(3)
Domande di partecipazione alla Befana e ad altre elargizioni;
CATEGORIA III: POLIZIA URBANA E RURALE
(1)
Domande per pubbliche affissioni (conservando le pratiche che hanno dato luogo a
contenzioso);
(2)
Domande di occupazione temporanea di spazi ed aree pubbliche per fiere, mostre, comizi, feste
(conservando quelle relative a concessioni permanenti [ p.es. passi carrabili ] per quarant'anni ed
eventuali registri indefinitamente);
(3)
Copie di attestati di servizio;
(4)
Elenchi dei turni di servizio delle guardie municipali (conservando i regolamenti);
(5)
Informazioni varie per buona condotta, stato professionale, ecc.;
CATEGORIA IV: SANITÀ E IGIENE
(1)
Atti relativi all'orario degli ambulatori;
(2)
Tessere sanitarie restituite al Comune;
(3)
Stampati e circolari per campagne nazionali di lotta contro le malattie;
(4)
Copia delle delibere della Farmacia comunale inviate per notizia (conservando
quelle inviate per l'approvazione e la raccolta ufficiale);
(5)
Copia di lettere di trasmissione di denunce di malattie infettive;
CATEGORIA V: FINANZE
(1)
Bollettari di ricevute dell'esattoria;
(2)
Carteggio interlocutorio per la concessione in uso di locali e oggetti di proprietà comunale;
(3)
Solleciti di pagamento fatture pervenuti al Comune;
(4)
Documenti di carico e scarico dei bollettari delle imposte;
(5)
Copia di delibere di approvazione del ruolo per l'acquedotto comunale;
(6)
Copia di delibere per pagamento di gettoni di presenza ai partecipanti alle commissioni;
CATEGORIA VI: GOVERNO
39
(1)
Corrispondenza interlocutoria per commemorazioni e solennità civili (conservando carteggi
generali per l'organizzazione delle manifestazioni, una copia degli inviti, degli stampati e dei manifesti,
gli atti dei comitati, eventuali rendiconti particolari ed eventuali fatture per dieci anni);
(2)
Telegrammi della Prefettura per l'esposizione della bandiera nazionale
conservando le ordinanze e gli avvisi del sindaco;
(3)
Copia di deliberazioni per liquidazione indennità alla Commissione elettorale
mandamentale e ad altre commissioni non comunali;
(4)
Fascicoli non rilegati del Bollettino della Prefettura;
Materiale elettorale: atti generali
(5)
Atti relativi alla costituzione e all'arredamento dei seggi (conservando il prospetto delle
sezioni e della loro ubicazione);
(6)
Matrici dei certificati elettorali in bianco e non consegnati;
(7)
Scadenzari dell'Ufficio elettorale per la compilazione delle liste;
(8)
Liste sezionali se esistono le liste generali;
(9)
Fascicoli e schede personali di cittadini cancellati dalle liste per morte o emigrazione;
(10)
Atti relativi alla regolamentazione della propaganda (conservando la documentazione
riassuntiva;
(11)
Copie di istruzioni a stampa (conservandone una per ciascuna elezione);
(12)
Tabelle provvisorie delle preferenze non costituenti verbale;
(13)
Verbali di consegna di materiale elettorale; verbali di controllo dei verbali sezionali per
l'accertamento che non vi siano fogli in bianco;
(14)
Copie delle comunicazioni delle sezioni relative ai dati parziali sul numero dei votanti
(conservando eventualmente la copia dei fonogrammi trasmessi per l'insieme delle sezioni);
Materiale elettorale: atti per singoli tipi di elezioni
Referendum istituzionale
(15)
Verbali sezionali con allegati;
(16)
Verbali degli uffici centrali circoscrizionali concernenti il completamento delle operazioni.
Elezioni dei deputati alla costituente
(17)
Verbali sezionali con allegati;
(18)
Verbali degli uffici centrali di circoscrizione concernenti il completamento delle operazioni;
Elezioni della Camera e del Senato
40
(19)
Verbali sezionali, privi di allegati;
(20)
Verbali degli uffici centrali di circoscrizione per il completamento delle operazioni;
(21)
1976;
Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione, dal
Referendum abrogativi
(22)
Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti dei partiti e dei gruppi politici e dei
comitati promotori presso le sezioni (conservando eventualmente la documentazione contenente dati
generali);
(23)
Verbali sezionali privi di allegati;
(24)
Verbali di completamento dello spoglio delle schede eseguito da parte dell'Ufficio provinciale
per il Referendum;
(25)
Estratti del verbale dell'Ufficio provinciale per il referendum relativo al riesame dei voti
contestati e provvisoriamente non assegnati, per ogni sezione;
Parlamento Europeo
(26)
Verbali sezionali privi di allegati (non prima della decisione di eventuali ricorsi previsti dagli
artt. 42 e 43 della L. 24 gennaio 1979, n. 18);
(27)
Estratti del verbale dell'Ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voti
contestati (non prima della decisione c.s.);
(28)
Verbali dell'Ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voti
contestati (non prima della decisione c.s.);
(29)
Verbali dell'Ufficio provinciale relativi al completamento di operazioni;
(30)
Carteggi relativi alle designazioni dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione
(conservando eventualmente la documentazione contenente dati più generali);
Consiglio regionale e provinciale
(31)
(32)
(33)
Verbali sezionali privi di allegati (comunque non prima della decisione di eventuali ricorsi);
Verbali dell'Ufficio centrale circoscrizionale relativi al completamento delle
operazioni elettorali;
Estratti dei verbali dell'Ufficio centrale circoscrizionale relativi al riesame di voti contestati;
CATEGORIA VII: GRAZIA GIUSTIZIA E CULTO
(1)
Liste dei giudici popolari;
(2)
Fascicoli e schede personali dei giudici popolari;
(3)
Copie di atti giudiziari notificati dal Comune;
41
(4)
Elenchi dei notai;
(5)
Fascicoli non rilegati del Bollettino dei protesti e del Foglio annunzi legali;
CATEGORIA VIII : LEVA E TRUPPA E SERVIZI MILITARI
(1)
Schede personali dei militari da includere nella lista di leva;
(2)
Schede personali dei giovani compresi nella leva di altri comuni o deceduti
prima della stessa;
(3)
Corrispondenza relativa alla formazione delle schede personali, alle aggiunte o alle
cancellazioni dalle liste;
(4)
Carteggio tra comuni per l'aggiornamento dei ruoli matricolari;
(5)
Carteggio con gli uffici militari per aggiornamento di ruoli matricolari;
(6)
Matrici di richieste di congedi anticipati;
(7)
Certificati degli esami sierologici;
(8)
Corrispondenza per la richiesta e la trasmissione di certificati di esito di leva;
(9)
Richiesta di invio di notizie varie relative ai militari (esclusi i periodi bellici);
CATEGORIA IX: ISTRUZIONE PUBBLICA
(1)
Matrici di buoni di acquisto generi di refezione e comunque di consumo;
(2)
Copie degli elenchi dei buoni libro concessi e documentazione di supporto
(conservando l'elenco dei percipienti ed eventuali relazioni o rendiconti speciali;
eventuali fatture dovranno essere conservate per dieci anni);
(3)
Autorizzazioni all'uso di impianti culturali e sportivi (conservando eventuali atti
riassuntivi);
(4)
Note di frequenza, ricevute di pagamento di rette e domande di esonero
per scuole materne (conservando gli elenchi dei beneficiati; eventuali fatture dovranno essere
conservate per dieci anni);
(5)
Moduli per l'accertamento al diritto del trasporto gratuito degli alunni (conservando eventuali
relazioni riassuntive);
(6)
Copie di delibere di liquidazione di contributi per concerti, attività culturali, biblioteca comunale,
biblioteche scolastiche (conservando la corrispondenza o la richiesta, una copia dei programmi e dei
manifesti e gli elenchi dei libri forniti);
(7)
Atti relativi a concorsi a borse di studio e premi (conservando la seguente documentazione:
originale degli atti della commissione o dei comitati, gli eventuali rendiconti speciali; una copia degli
stampati e dei manifesti, il registro delle opere esposte in occasione di mostre artistiche e simili);
42
(8)
Copie di delibere di liquidazioni dei compensi al personale straordinario per corsi serali e
carteggio transitorio sui corsi (conservando gli atti di interesse per il personale che ha prestato
servizio e relazioni finali, programmi di spesa, altri documenti riassuntivi).
CATEGORIA X: LAVORI PUBBLICI, POSTE E TELEGRAFI, TELEFONI, RADIO, TELEVISIONE
(1)
Matrici di bollettari per acquisto materiali di consumo per l'ufficio tecnico;
(2)
Domande di allacciamento all'acquedotto e richieste di concessione di illuminazione, ove le
stesse non facciano fede di contratto (in tal caso saranno eliminabili cinque anni dopo l'esaurimento
del contratto);
(3)
Note di lavori da eseguirsi dall'officina comunale;
(4)
Libretti dei veicoli;
(5)
Atti di assegnazione di vestiario protettivo ai cantonieri;
(6)
Rapporti delle guardie e dei cantonieri;
(7)
Avvisi di convocazione delle commissioni;
(8)
Copie e minute dei progetti, sia realizzati che non realizzati.
CATEGORIA XI: AGRICOLTURA, INDUSTRIA E COMMERCIO
(1)
Corrispondenza per la richiesta e la concessione di licenze non di pertinenza comunale;
(2)
Domande di commercianti per deroghe all'orario dei negozi;
(3)
Copie degli inviti agli utenti convocati per la verifica biennale dei pesi e delle misure o per altri
adempimenti;
(4)
Domande per la concessione dei libretti di lavoro e libretti restituiti al Comune.
CATEGORIA XII: ANAGRAFE, STATO CIVILE, CENSIMENTO, STATISTICA
(1)
Domande per la richiesta di certificati, carteggi per la loro trasmissione e bollettari di pagamento;
(2)
Annotazioni marginali eseguite agli atti di stato civile provenienti da altri comuni e altre
assicurazioni di trascrizione relative agli stessi;
(3)
Matrici delle proposte di annotazioni marginali inviate alle Procure;
(4)
Comunicazioni relative a variazioni anagrafiche;
(5)
Matrici o copie di comunicazioni anagrafiche ad altri uffici comunali;
(6)
Delegazioni alla celebrazione di matrimonio in altri comuni;
(7)
Atti relativi all'organizzazione di censimenti;
43
(8) Carteggio relativo alla contabilità per registri di stato civile (conservando le fatture per dieci
anni);
CATEGORIA XIII: ESTERI
(1)
Lettere di trasmissione di passaporti; autorizzazioni alla richiesta degli stessi;
(2)
Lettere di trasmissione di carte d'identità;
CATEGORIA XIV: OGGETTI DIVERSI
(1)
Certificazioni per richieste di abbonamenti ferroviari e diversi, rilasciate o meno dal Comune;
(2)
Certificazioni per richieste ai fini della fruizione di assegni di studio;
(3)
Visite fiscali dei dipendenti comunali e diverse;
CATEGORIA XV: PUBBLICA SICUREZZA
(1) Corrispondenza per la richiesta di licenze di pubblica sicurezza o rilasciate
da altri uffici;
B) Documentazione eliminabile dopo sette anni
(1)
Fogli di presenza dei dipendenti;
(2)
Fogli di lavoro straordinario (conservando eventuali prospetti riassuntivi);
(3)
Modelli 740 (copia per il Comune); I sette anni decorrono dall'anno cui si applica la
dichiarazione.
C) Documentazione eliminabile dopo dieci anni
CATEGORIA I: AMMINISTRAZIONE
(1)
Carteggi relativi a sottoscrizione di abbonamenti a giornali e riviste e ad
acquisto di pubblicazioni amministrative (conservando eventuali carteggi autorizzativi con l'organo di
tutela);
(2)
Carteggi per acquisto di macchine d'ufficio e di materiale per la loro manutenzione e per la
cancelleria (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);
(3)
Carteggi per la fornitura di combustibile per riscaldamento (conservando
proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);
(4)
Inviti alle sedute del Consiglio e della Giunta (conservando gli ordini del giorno con elenco dei
destinatari, i fascicoli delle interpellanze ed eventuali progetti e relazioni);
(5)
Atti dei concorsi: copie dei verbali della commissione giudicatrice;
44
domande di partecipazione (conservando per 40 anni i diplomi originali di studio e/o i documenti
militari); copie di manifesti inviate ad altri enti e restituite; elaborati scritti e pratici; copie di avvisi diversi;
copie di delibere;
(6)
Carteggi di liquidazione delle missioni ai dipendenti e agli amministratori, con relative tabelle di
missione e documentazione allegata, salvo, se esistenti, prospetti generali;
(7)
Carteggi per acquisto di vestiario per specifiche categorie di dipendenti (conservando
proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);
(8)
Carteggi per acquisto di attrezzature varie, di mobili e di materiale di cancelleria e pulizia per
uffici, ambulatori, scuole (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);
(9)
Carteggi per l'acquisto di carburante per gli automezzi (conservando proposte di spesa, verbali
d'asta e contratti);
(10)
Carteggi per pulizia di locali (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);
CATEGORIA II: OPERE PIE E BENEFICIENZA
(1)
Libretti di povertà restituiti al Comune;
(2)
Domande di concessione di sussidi straordinari;
(3)
Ricette di medicinali distribuiti ai poveri;
(4)
Certificazioni di prestazioni mediche fornite ai poveri;
(5)
Richieste di informazioni da parte di ospedali ed enti assistenziali;
(6)
Fascicoli delle spedalità (assunte dal Comune o da altri Enti);
(7)
Domande di ammissione a colonie;
(8)
Domande di iscrizione all'elenco dei poveri (conservando l'elenco);
CATEGORIA III: POLIZIA URBANA E RURALE
(1)
Verbali delle contravvenzioni di polizia (conservando i registri);
(2)
Bollettari per la riscossione delle contravvenzioni;
(3)
Bollettari per la riscossione dell'imposta sulla pubblicità, pubbliche
affissioni e occupazione di suolo pubblico;
(4)
Carteggi relativi all'acquisto di materiali di consumo (conservando proposte di spesa, verbali
CATEGORIA IV: SANITÀ ED IGIENE
(1)
Carteggi relativi alla manutenzione ordinaria degli ambulatori (conservando proposte di spesa,
verbali d'asta e contratti);
45
(2)
Denunce mediche di malattie contagiose a carattere non epidemico se trasmesse ad altri uffici;
(3)
Atti relativi alle vaccinazioni e matrici dei certificati relativi, attestati di eseguita vaccinazione
(conservando indefinitamente le schede personali, le statistiche e i registri);
(4)
Atti relativi alle contravvenzioni sanitarie (conservando i registri, se esistenti);
(5)
Matrici dei permessi di seppellimento;
(6)
Autorizzazioni al trasporto di salme fuori del comune;
(7)
Certificati delle levatrici (conservando eventuali registri);
(8)
Modelli statistici relativi al bestiame macellato (se esistono registri riassuntivi);
(9)
Carteggi relativo all'acquisto di beni mobili per gli ambulatori (conservando proposte di spesa,
contratti e verbali d'asta);
(10)
Carteggio vario transitorio con le farmacie comunali;
(11)
Ordini di sequestro di medicinali in commercio eseguiti su direttive superiori;
(12) Atti per l'acquisto di disinfettanti (conservando proposte di spesa, verbali
(13) Referti di esami di laboratorio per l'acqua potabile (conservandone campioni a scadenza
regolare);
(14) Copie di atti per lavori ai cimiteri (conservando l'originale del progetto,i verbali d'asta, i contratti,
il conto finale dei lavori e tutti i documenti originali);
(15) Copie di avvisi per esumazione di salme nei cimiteri (conservando per almeno 40 anni il
registro delle lettere spedite e degli avvisi consegnati);
(16)
Verbali di interramento di animali inadatti all'alimentazione;
CATEGORIA V: FINANZE
(1)
(2)
(3)
Atti relativi all'alienazione di mobili fuori uso e di oggetti vari;
Carteggio interlocutorio e copia di atti per mutui estinti ed accettazioni di eredità;
Copie dei mandati e delle reversali e dei loro allegati;
(4)
Copie dei preventivi e dei consuntivi (conservando il progetto del bilancio e,
caso per caso, i carteggi ad esso relativi);
(5)
Matricole delle imposte (conservando i ruoli restituiti dall'esattoria e, in
mancanza di questi, le loro copie);
(6)
Schedari delle imposte;
(7)
Cartelle personali dei contribuenti cessati (conservando i ruoli);
46
(8)
Bollettari di riscossione delle imposte di consumo e delle sue contravvenzioni (conservando i
registri e i prospetti delle contravvenzioni);
(9)
Registri delle riscossioni dei diritti di segreteria e stato civile (conservando eventuali prospetti
riassuntivi annuali);
(10)
Atti relativi al riparto dei diritti di segreteria e stato civile, sanitari e tecnici;
(11)
Atti relativi a liquidazione di spese "a calcolo";
(12)
Atti relativi a liquidazione di spese di rappresentanza;
(13)
Avvisi di pagamento per compartecipazione di imposte erariali a favore del comune;
(14)
Fatture liquidate;
(15)
Verifiche di cassa dell'imposta di consumo e registro di carico e scarico
dei suoi bollettari;
CATEGORIA VI: GOVERNO
(1)
Carteggio interlocutorio relativo alle associazioni di comuni;
(2)
Atti di liquidazioni di lavoro straordinario per elezioni;
(3)
Verbali sezionali dei referendum abrogativi;
CATEGORIA VII: GRAZIA, GIUSTIZIA E CULTO
(1)
Carteggi relativi a ordinaria e straordinaria manutenzione di sedi di uffici giudiziari o carceri,
(conservando proposte di spesa, progetti originali, verbali d'asta e contratti);
CATEGORIA VIII: LEVA E TRUPPA
(1)
Carteggi per l'organizzazione della leva, locali e arredamento, materiali, cancelleria
(conservando i contratti relativi a forniture);
(2)
Corrispondenza relativa al personale del consiglio e delle commissioni e alla liquidazione dei
loro compensi;
CATEGORIA IX: ISTRUZIONE PUBBLICA
(1)
Carteggi di ordinaria e straordinaria manutenzione delle scuole (conservando proposte di
spesa, contratti, verbali d'asta e progetti originali);
CATEGORIA X: LAVORI PUBBLICI
(1)
Carteggi per l'acquisto di materiali per l'Ufficio tecnico e il magazzino comunale
(conservando proposte di spesa, verbali d'asta, contratti);
47
(2)
Atti relativi all'acquisto di autoveicoli e alla loro manutenzione, con dépliant pubblicitari
(conservando proposte di spesa, verbali d'asta, contratti);
(3)
Carteggi relativi all'acquisto di materiali per illuminazione pubblica, segnaletica stradale,
manutenzione di giardini, piazze, vie, argini dei fiumi, fognature
(conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);
(4)
Matrici di bollettari di riscossione tasse acqua potabile (conservando il registro o ruolo);
(5)
Domande e certificazioni di ditte per essere incluse nell'albo degli appaltatori comunali;
(6)
Stati di avanzamento di lavori pubblici;
CATEGORIA XV: PUBBLICA SICUREZZA
(1)
Cartellini delle carte d'identità scadute e carte scadute e restituite al comune.
D) Documentazione eliminabile dopo quarant'anni
(1)
Diplomi originali di studio o militari conservati nella documentazione relativa
ai concorsi, eventualmente eliminabili prima dei quarant'anni previa emanazione di un'ordinanza con
intimazione al ritiro;
(2)
Registri degli atti notificati per altri uffici;
(3)
Domande relative a concessioni permanenti;
(4)
Registro delle lettere spedite agli eredi per esumazione di salme nei cimiteri;
E) Documentazione eliminabile dopo cinquant'anni
Mandati di pagamento e riscossione (comprese le eventuali fatture e le cosiddette "pezze d'appoggio",
ma conservando l'eventuale carteggio originale come relazioni, perizie, ecc. che talvolta è rimasto
allegato al mandato).
PARTE TERZA:
ISTRUZIONI PER PROCEDERE ALLO SCARTO
Per procedere allo scarto dei documenti è necessario
1 – compilare sul modello riportato in calce al presente massimario la proposta di scarto (cioè l'elenco
dei documenti che si intendono eliminare), in triplice originale, firmati dal Sindaco o da un suo delegato;
tali esemplari dovranno avere le pagine numerate ed essere provvisti del bollo tondo del Comune
2 – approvare la suddetta proposta con atto dirigenziale
3 – predisporre una lettera di accompagnamento, debitamente protocollata e firmata dal Sindaco o da
un suo delegato, attestante la volontà del Comune di procedere allo scarto, nonché certificante il
numero dei fogli di cui si compone la proposta di scarto medesima
4 - inviare alla Soprintendenza Archivistica (Via Ginori n. 7 - 50123 Firenze, tel. 055/27111 - fax
055/2711212) i tre originali della proposta di scarto, copia della ddeterminazione dirigenziale di
approvazione e la lettera di accompagnamento.
48
Si ricorda che, in base al DPR 854/1975, la Soprintendenza Archivistica, una volta valutato
l'elenco, deve trasmetterlo all'Ispettorato Centrale per i Servizi archivistici del Ministero degli Interni, per
il controllo sulla eventuale presenza di atti riservati, contenenti o dati relativi alla politica interna o
estera dello Stato o i cosiddetti dati sensibili di cui alla vigente normativa sul trattamento dei dati
personali.
Una volta pervenuta la lettera di risposta dell'Ispettorato (cosa che richiede mediamente 1 mese), la
Soprintendenza Archivistica restituisce al Comune un esemplare della proposta di scarto munito di
nulla osta.
A questo punto, si può procedere maerialmente allo scarto, che, a norma dell'art. 8 del DPR n.
37/2001, può anche consistere nella cessione dei documenti cartacei d'archivio alla Croce Rossa
Italiana o ad altre organizzazioni di volontariato.
Si sottolinea in ogni caso la necessità di garantire la distruzione (con qualunque mezzo ritenuto
idoneo) della documentazione da eliminare, allo scopo di impedirne usi impropri, e l'obbligo di
trasmettere alla Soprintendenza Archivistica l'attestazione dell'avvenuta distruzione medesima,
quale atto conclusivo della pratica.
(fac simile)
ELENCO DEGLI ATTI CHE SI PROPONGONO PER L’ELIMINAZIONE
Num.
unità
(3)
Descrizione degli atti
(4)
Estremi cronologici
(5)
Peso Kg.
MOTIVO DELLA
ELIMINAZIONE
(6)
Data __________________
Firma ____________________ (7)
NOTE
1) Timbro lineare dell’Ente pubblico
2) Numero di pagina dell’elenco. Se la pagina è una sola indicare “unica”
3) Quantità dei contenitori (scatole, pacchi, sacchi…) per ogni tipologia
4) Descrizione sintetica di ogni voce, sufficiente a rendere riconoscibili i documenti
5) Arrotondati all’anno
6) Indicare sinteticamente il motivo dello scarto e/o la documentazione alternativa che viene conservata
7) Indicare con chiarezza la qualifica e la responsabilità di chi firma, apponendo il timbro dell’Ente
49
ALLEGATO NR. 5)
FAC SIMILE DOCUMENTI PER LA TENUTA DELL’ARCHIVIO
50
Servizio per la tenuta del protocollo informatico
e la gestione dei flussi documentali e degli archivi
Anno di apertura
Ufficio di
competenza
Classe
OGGETTO
Categoria
Numero
progressivo
fascicolo
Titolo
ELENCO PER VERSAMENTO DEI FASCICOLI
Data ________________________
Firma dell’incaricato dell’Ufficio
o Servizio che effettua il versamento
Firma dell’incaricato del Servizio per
la tenuta del protocollo, flussi
documentali e archivio
______________________________
_____________________________
51
Servizio per la tenuta del protocollo informatico
e la gestione dei flussi documentali e degli archivi
RICHIESTA CONSULTAZIONE DOCUMENTI DI ARCHIVIO
O MOVIMENTAZIONE FASCICOLI
Il sottoscritto _____________________________________________________________
dipendente comunale addetto al Servizio _______________________________________
chiede
di poter accedere all’archivio comunale per la consultazione dei seguenti documenti:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
La consultazione richiesta avviene:
[ ] direttamente, con accesso all’archivio da effettuare in data ______________________
[ ] per presa in carico dei documenti elencati da restituire entro il ___________________
[ ] per movimentazione del fascicolo che
[ ] viene riaperto
[ ] sarà restituito entro il ______________
Il sottoscritto dichiara di essere a conoscenza delle responsabilità conseguenti alla presa in
carico di documenti e alla movimentazione di fascicoli dell’Archivio Comunale e solleva il
responsabile e gli addetti al Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi
documentali e dell’archivio da ogni responsabilità in relazione alla documentazione prelevata.
Data _______________________
Firma __________________________
Visto di autorizzazione del Responsabile del Servizio di Archivio _______________________
Firma dell’addetto che consente l’accesso all’Archivio _______________________
52

Manuale di Gestione del Protocollo Manuale di Gestione del

Transcript

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