Specifiche tecniche Funzionalità Software

Specifiche tecniche
Funzionalità Software
Versione 3
del 13/07/16
CMV Energia & Impianti
proprietary&confidential
S
.
r
.
l
.
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
1.
Data
3
Pag.
13/07/16
2
Premessa
CMV Energia & Impianti (di seguito CMV) è società di vendita di energia elettrica e gas naturale.
Obiettivo generale della società è giungere alla selezione di un applicativo sw che possa garantire:
 affidabilità ed adeguata stabilità dei dati;
 flessibilità e autonomia gestionale;
 costante aggiornamento rispetto alla compliance regolatoria e normativa;
 sensibile riduzione dei carichi di lavoro, oggi particolarmente onerosi per necessità di interventi
manuali e/o controlli rispetto agli output generati dal sistema;
 integrazione con contabilità;
 integrazione con Sistema Informativo Integrato;
 integrazione con portale clienti
CMV Energia&Impianti Srl
proprietary&confidential
S
.
r
.
l
.
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
2.
Data
3
Pag.
13/07/16
3
Caratteristiche
Il nuovo applicativo sw dovrà, in termini generali, garantire:
 facilità di fruizione e navigazione rispetto alle diverse funzionalità (essere “intuitivo”);
 conformità regolatoria. In tal senso dovrà essere previsto l’aggiornamento con tempistiche coerenti
con l’entrata in vigore delle novità emanate dai soggetti istituzionali deputati alla regolazione di
settore (in primis Autorità per l’energia elettrica il gas e il sistema idrico) e nel rispetto dei contenuti
previsti (es. procedure, standard comunicazione, format documentali, etc.);
 possibilità di gestione comunicazioni tramite PEC;
 possibilità di interfaccia con gli strumenti messi a disposizione da parte, in particolare, dei distributori
secondo le regole previste dagli standard di comunicazione (SNC);
 possibilità di interfaccia con il Sistema Informativo Integrato (SII);
 possibilità di profili di accesso utente differenziati a seconda del ruolo aziendale e relativa tracciatura
delle attività svolte (attualmente tutti gli utenti hanno accesso all’intero applicativo e completa
visibilità e possibilità di modifica/inserimento dati);
 possibilità per più operatori di lavorare contemporaneamente sulle stesse procedure al fine di gestire
più pratiche;
 idonea reportistica per analisi statistiche e controllo sulle attività svolte (es. report incassi da solleciti);
 gestione contabile e fiscale (es. dichiarazioni tributarie, UTF, etc.);
 riservatezza nelle gestione dei dati e informazioni;
 sicurezza da perdite accidentali di dati e informazioni;
 possibilità di eventuale gestione di altre attività non strettamente connesse con il business della
vendita gas/ee.
Nel più ampio pacchetto contrattuale il fornitore dovrà garantire un idoneo supporto tecnico per la
risoluzione di eventuali criticità operative relative, a titolo indicativo e non esaustivo, a:
 malfunzionamento del sistema;
 utilizzo delle procedure messe a disposizione dell’utente.
Nel prospetto seguente sono riepilogati, secondo un’articolazione per processo, attività e settore
interessato e le esigenze di base che il nuovo applicativo sw dovrebbe coprire (“TO BE”), sia con riferimento
a situazioni di possibile efficientamento gestionale emerse durante il brainstorming, sia per quanto attiene
procedure e adempimenti a carattere regolatorio/normativo.
CMV Energia&Impianti Srl
proprietary&confidential
S
.
r
.
l
.
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Commerciale
CMV Energia&Impianti S.r.l.
Processo
Acquisizione
contratti
Settore
VGAS - VEE
Attività
Acquisizione
contratti
Data
3
Pag.
13/07/16
4
Esigenzesw
“TO BE”
 Gestione acquisizione contratti comprensiva di
informazioni oggi non gestite (es. modalità
pagamenti, voltura con cliente uscente, società
vendita uscente, etc.)
 Autocompilazione modulistica rispetto ad
informazioni di competenza del venditore (es. data
prevista attivazione, etc.)
 Possibilità di compilazione a sistema da parte
dell’operatore commerciale di modulistica di
richiesta prestazioni
 Auto-generazione comunicazioni di conferma,
mancata conferma fornitura e diversa data di avvio
fornitura rispetto a quella indicata nella modulistica
contrattuale
 Restrizioni rispetto alla possibilità di attivare
fornitura su impianti non “aperti”
 Visualizzazione a sistema delle sole proposte
commerciali in vigore in modo da evitare che il
personale commerciale possa far sottoscrivere al
cliente condizioni non più applicabili
 Introduzione rigidità nella compilazione campi per
evitare che non vengano raccolte informazioni
rilevanti ai fini della gestione contrattuale
 Possibilità di integrazione sistema con strumenti
web a distanza per permettere la gestione da parte
del personale commerciale che opera fuori dei locali
commerciali (es. tablet)
 Stampa unitaria “pacchetto contrattuale” con
possibilità di modulare a seconda delle esigenze la
composizione del “pacchetto contrattuale”
 Gestione contratti via web e telefonici
proprietary&confidential
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Commerciale
Processo
Credit check
Commerciale
Recesso
contrattuale
Settore
VGAS - VEE
Attività
Credit-check
Data
3
Pag.
13/07/16
5
Esigenzesw
“TO BE”
 Verifica automatica dello stato di eventuali
precedenti morosità da parte del cliente
 Accesso diretto a banche dati per credit check (es.
CERVED)
 Auto-generazione richieste gestione contratti vs.
back-office
 Auto-generazione file recessi contrattuali e relative
comunicazioni basate su data di presunta
attivazione fornitura automaticamente compilata
da sistema (no compilazione manuale da parte
dell’operatore commerciale)
 Possibilità di invio recessi contrattuali direttamente
da sistema (almeno nei casi di venditori uscenti che
accettano comunicazione tramite PEC)
 Gestione dei recessi per switch-out in modo che la
situazione del cliente sia costantemente aggiornata
VGAS - VEE
Recesso
contrattuale
Commerciale
Gestione proposte
fornitura e
accettazione (vari
canali)
VGAS - VEE
Gestione
proposte
fornitura e
accettazione (vari
canali)
 Generazione automatica di comunicazione di
accettazione della proposta di fornitura, gestibile
secondo più canali di invio anche extra sistema
(consegna brevi manu, invio postale, invio mail/PEC,
etc.)
Commerciale
Gestione forza
vendita
VGAS - VEE
Gestione forza
vendita
 Possibilità di modulo per gestione forza vendite
basato, in particolare, su specifica reportistica e
gestione provvigioni (parametrizzabile)
Commerciale
Gestione contratti
back-office
VGAS - VEE
Gestione contratti
back-office
 Visualizzazione a sistema delle sole proposte
commerciali in vigore in modo da evitare che il
personale commerciale possa far sottoscrivere al
cliente condizioni oramai superate
Commerciale
Gestione CRM
clienti
VGAS - VEE
Gestione CRM
clienti
 Non emerge alcuna particolare esigenza
CMV Energia&Impianti S.r.l.
proprietary&confidential
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Attivazione
fornitura
Processo
Richiesta
prestazioni
Attivazione
fornitura
Accesso alla rete
Attivazione
fornitura
Gestione garanzie
passive
Gestione misure
CMV Energia&Impianti S.r.l.
Gestione flussi
letture da/vs. D
Settore
Attività
Data
3
Pag.
13/07/16
6
Esigenzesw
“TO BE”
VGAS - VEE
Predisposizione
richieste e
gestione flussi
con D
 Auto-generazione richieste vs. back-office
 Auto-generazione file richieste prestazioni ai fini di
caricamento su portali dei distributori (e/o invio via
PEC) o nei confronti di utenti del dispacciamento
 Possibilità di caricamento su portali dei distributori
o invio direttamente da sistema (o vs. utenti del
dispacciamento)
 Allineamento rispetto allo standard nazionale di
comunicazione (SNC) in vigore
 Gestione info booking online rispetto a pratica
cliente
 Gestione automatica acquisizione output forniti da
distributore (segnalazione errori, esiti pratica, etc.),
in linea a SNC ove previsto
 Compilazione automatica a sistema di
documentazione da allegare a preventivo per lavori
VGAS - VEE
Predisposizione
richieste e
gestione flussi
con D
 Come sopra per quanto attiene la richiesta di
prestazioni e gestione dei relativi esiti
 Automazione ai fini di utilizzo del pre-check
nell’ambito del SII
VGAS - VEE
Rilascio,
monitoraggio e
adeguamento
garanzie
Non emerge alcuna particolare esigenza di
gestione/monitoraggio tramite sistema
Gestione flussi
letture da/vs. D
 Acquisizione e gestione automatica dei flussi degli
esiti di lettura (ed eventuali rettifiche) messi a
disposizione da distributori e utenti del
dispacciamento, secondo SNC ove previsto
 Previsione alert/report di controllo di coerenza
letture rispetto a storico al fine di monitorare
situazioni anomale e poter eventualmente avviare
specifiche richieste di verifica dei misuratori vs.
VGAS - VEE
proprietary&confidential
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Processo
Settore
Attività
Data
3
Pag.
13/07/16
7
Esigenzesw
“TO BE”
distributore
 report riportante "CONSUMO TEORICO" da profilo
prelievo e consumo annuo presunto
Gestione misure
Gestione
autoletture e flussi
vs./da D
Fatturazione
attiva
Aggiornamento
"tariffe"
Fatturazione
attiva
Gestione piani
fatturazione
CMV Energia&Impianti S.r.l.
Gestione
autoletture e
flussi vs./da D
 Integrazione strumenti di acquisizione autoletture
(web/telefono) e sistema
 Introduzione APP per acquisizione autolettura
 Funzionalità di validazione al momento
dell’acquisizione parametrizzabile
 Gestione risposta validazione/non validazione vs.
cliente
 Report acquisizione/validazione autoletture al fine
di eventuali successive azioni di contatto vs. cliente
 Auto-generazione file autoletture ai fini di
caricamento su portali dei distributori (e/o invio via
PEC) o nei confronti di utenti del dispacciamento
 Possibilità di caricamento su portali dei distributori
o invio direttamente da sistema (o vs. utenti del
dispacciamento)
 Gestione automatica acquisizione output forniti da
distributore (segnalazione errori, esito validazione,
etc.), in linea a SNC ove previsto
VGAS - VEE
Aggiornamento
"tariffe"
 Flessibilità nella creazione e parametrizzazione delle
offerte commerciali, comprese eventuali possibilità
di recupero sconti
 Unicità compilazione maschere parametri
economici/tariffari
 Previsione offerte standard (es. sconto Materia
prima, fatturazione piatta, prezzo fisso, etc.)
VGAS - VEE
Gestione piani
fatturazione
 Report di controllo errori batch di fatturazione,
prima del lancio definitivo
 Necessità di filtri per lancio fatturazione (ad es.
mercato, tipo offerta, prestazioni, conguagli, etc.)
VGAS - VEE
proprietary&confidential
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Processo
Settore
Attività
Data
3
Pag.
13/07/16
8
Esigenzesw
“TO BE”
 Previsione di apposito report di controllo per
scaglionamento IVA
 Possibilità di emissione fattura negativa a seguito di
acquisizione letture inferiori a precedenti
 generazione fattura di rettifica consumo, senza
necessità di storno delle singole fatture "da
conguagliare"
 report controllo quantità per quadratura per
componenti tariffarie
Fatturazione
attiva
Emissione ciclo
fatturazione
VGAS - VEE
Emissione ciclo
fatturazione
 Gestione automatica ciclo fatturazione,
comprensivo anche di addebito prestazioni
 Generazione file ciclo fatturazione per successivo
trasferimento a stampatore
 Possibilità di definire per singola bolletta piano di
rateizzazione ante fatturazione, in modo da poter
gestire eventuali richieste del cliente
 Possibilità di modificare autonomamente le diciture
nel corpo della fattura
 Possibilità di emissione duplicato fattura conforme
alla versione originale
Fatturazione
attiva
Gestione
agevolazioni fiscali
VGAS - VEE
Gestione
agevolazioni
fiscali
 Gestione agevolazioni fiscali, e loro variazioni,
coerentemente ad adempimenti fiscali correlati
Gestione
incassi/rimborsi
 Generazione automatica bollettino di pagamento
e/o modulo per addebito SEPA
 Procedura di generazione flussi di pagamento SEPA
distinti per istituto di credito
 Registrazione incassi
 Acquisizione automatica flussi (esito
positivo/negativo) da istituto di credito
 Gestione emissione flusso “final” a valle di voltura
e/o altre situazioni di revoca SEPA
Fatturazione
attiva
CMV Energia&Impianti S.r.l.
Gestione
incassi/rimborsi
VGAS - VEE
proprietary&confidential
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Processo
Settore
Data
3
Pag.
13/07/16
9
Esigenzesw
“TO BE”
Attività
 Gestione rimborsi
Fatturazione
attiva
Gestione CMOR
passivo
Fatturazione
attiva
Gestione BONUS
Fatturazione
attiva
Fatturazione
elettronica
Credito
Credito
CMV Energia&Impianti S.r.l.
Gestione
rateizzazione
Gestione garanzie
Gestione CMOR
passivo
 Acquisizione automatica nel sistema dei CMOR
passivi
 Gestione automatica in fatturazione dei CMOR
passivi
VGAS - VEE
Gestione BONUS
 Acquisizione automatica dei flussi dei bonus messi a
disposizione dai distributori (e/o utenti
dispacciamento)
 Gestione automatica di fatturazione bonus vs.
clienti
 Report di verifica tra fatturazione attiva e passiva in
merito al bonus
VGAS - VEE
Fatturazione
elettronica
 Gestione fatturazione elettronica nei confronti della
Pubblica Amministrazione
 Gestione flussi elettronici di fatturazione anche
verso clienti che espressamente li richiedono
Gestione
rateizzazione
 Come anticipato più sopra prevedere possibilità di
generazione di piano di rateizzazione rispetto alla
singola bolletta (o aggregato) con
parametrizzazione differenziata e personalizzabile
(importo, numero rate, etc.)
 Prevedere blocco per autorizzazione rateizzazione
oltre certe soglie o parametrizzazioni, limitando in
tal modo l’operatività del front –office
nell’accettazione di piani di rateizzazione
Gestione garanzie
 Gestione facoltativa richiesta/addebito deposito
cauzionale con limiti stabili dalla normativa (tutela)
 Gestione restituzione deposito cauzionale nei casi di
cessazione fornitura / voltura / etc.
 Possibilità di registrazione anagrafica in merito ad
informazione relativa a garanzie prestate da grandi
VEE
VGAS - VEE
VGAS - VEE
proprietary&confidential
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Processo
Settore
Attività
Data
3
Pag.
13/07/16
10
Esigenzesw
“TO BE”
clienti (Fideiussione)
Credito
Credito
Credito
Credito
CMV Energia&Impianti S.r.l.
Gestione crediti
Gestione morosità
Gestione morosità
Gestione morosità
VGAS - VEE
VGAS - VEE
VGAS - VEE
VGAS - VEE
Gestione crediti
 Gestione cicli di gestione morosità periodici e/o
modulabili per esigenze spot
 Parametrizzazione report morosità in merito allo
status quo garantendo flessibilità nella gestione dei
diversi parametri (es. tipo clienti, importo, ritardo
pagamento, etc.)
Costituzione in
mora
 Generazione automatica della comunicazione di
costituzione in mora
 Gestione canali di invio della comunicazione di
costituzione in mora (PEC/raccomandata)
 Marcatura della bolletta a sistema secondo i vari
step della procedura di morosità messa in atto
(sollecitata, in sospensione, gestione legale, etc.)
Interessi di mora
 Procedura di applicazione interessi di mora a partire
da quella prevista da regolazione per tutela (buon
pagatore)
 Garantire flessibilità per quanto attiene
applicazione di interessi di diverso importo e
secondo diverse modalità
Gestione incassi
 Gestione automatica della situazione
cliente/bolletta/sollecito/movimenti contabili
 Report per valutazione tassi recupero da azioni di
sollecito
 Automazione acquisizione riscontro incassi
 Automazione gestione richieste riattivazione
fornitura a seguito pagamento da parte del cliente,
mediante riscontro incassi
 Gestione comunicazione a distributore di revoca
interruzione su PDR (GAS) cessato
amministrativamente a seguito di impossibilità di
interruzione fornitura (coerentemente con
proprietary&confidential
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Processo
Settore
Attività
Data
3
Pag.
13/07/16
11
Esigenzesw
“TO BE”
disciplina Default)
 Scheda contabile dettagliata (e suo aggiornamento)
per cliente con riferimento a: situazione incassi,
estratto conto dettagliato, etc.
 Rateizzazione rata insoluta, secondo specifiche
parametrizzazioni ed eventuale ricorso ad
autorizzazione per particolari richieste
 Gestione pagamenti tramite allineamento SEDA
Credito
Gestione morosità
VGAS - VEE
Richieste di
chiusura/interruzi
one
 Parametrizzazione del criterio per definizione
priorità di richieste di chiusura
 Auto-generazione di file per richiesta
sospensione/interruzione
 Possibilità di caricamento su portali dei distributori
o invio direttamente da sistema (o vs. utenti del
dispacciamento)
 Gestione automatica acquisizione output forniti da
distributore (segnalazione errori, esito, etc.), in
linea a SNC ove previsto
 Gestione casistiche morosità e switching sia per
quanto attiene la possibilità di eventuale chiusura
su punto interessato da switching che per quanto
attiene switching con riserva
Credito
Gestione morosità
VGAS - VEE
Cessazione
amministrativa
 Auto-generazione di file per richiesta cessazione
amministrativa
 Possibilità di caricamento su portali dei distributori
o invio direttamente da sistema (o vs. utenti del
dispacciamento)
 Gestione automatica acquisizione output forniti da
distributore (segnalazione errori, esito, etc.), in
linea a SNC ove previsto
Credito
Gestione morosità
VEE
Gestione CMOR
attivo
 Avvio campagne richiesta CMOR
 Identificazione possibilità di richiesta CMOR
CMV Energia&Impianti S.r.l.
proprietary&confidential
Titolo documento
Versione
Specifiche tecniche
Funzionalità SW
Macro
processo
Processo
Settore
Data
3
Pag.
13/07/16
12
Esigenzesw
“TO BE”
Attività




Calcolo del CMOR
Auto-generazione file per richiesta CMOR
Gestione automatica esiti CMOR attivo
Gestione incassi CMOR attivo e attività correlate
Customer Care
Gestione reclami e
richieste scritte
VGAS - VEE
Acquisizione e
registrazione
richieste
 Registrazione informazioni previste da regolazione
 Fatturazione indennizzi automatici per mancato
rispetto livelli di qualità
Customer Care
Gestione reclami e
richieste scritte
VGAS - VEE
Risposta a reclami
 Gestione reclamo e registrazione info correlate
Customer Care
Gestione reclami e
richieste scritte
VGAS - VEE
Rettifica di
fatturazione
 Gestione rettifica di fatturazione e registrazione
info correlate
Customer Care
Gestione reclami e
richieste scritte
VGAS - VEE
Rettifica di doppia
fatturazione
 Gestione rettifica di doppia fatturazione e
registrazione info correlate
Approvvigioname
nto MP
Gestione
fatturazione
passiva
VGAS - VEE
Gestione
fatturazione
passiva
 Controllo (quantità) fatture attive e passive
Approvvigioname
nto MP
Gestione dati
settlement
VGAS - VEE
Gestione dati
settlement
 Controllo (quantità) fatture attive e passive
 Previsioni e monitoraggio marginalità
Amministrazione
Adempimenti
Agenzia Dogane
VGAS - VEE
Adempimenti
Agenzia Dogane
 Gestione adempimenti Dogane
Amministrazione
Gestione
contabilità
VGAS - VEE
Gestione
contabilità
 Gestione registrazioni e adempimenti contabili
Regolazione
Adempimenti vs
AEEGSI / CSEA / etc
VGAS - VEE
Indagini/raccolte
dati
 Autonomia estrazione dati e Info per
Indagini/raccolte dati, in linea con tracciati definiti
da AEEGSI / CSEA / etc.
 Report di controllo di coerenza dati/informazioni
CMV Energia&Impianti S.r.l.
proprietary&confidential