Procedura GESTIONE DOCUMENTAZIONE 0 Ciclo di emissione e

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LICEO STATALE “GIORDANO BRUNO”
Viale Pontelungo, 83 – 17031 ALBENGA (SV) Tel. 0182 555601 – Fax 0182 544403
Indirizzi: SCIENTIFICO - CLASSICO - LINGUISTICO - ARTISTICO
sito web: www.liceogbruno.it
Procedura
GESTIONE DOCUMENTAZIONE
0
Ciclo di emissione e modifiche
Nominativo
Funzione
Redatto da:
Elisabetta STEFANI
Resp. Gest
Qualità
Verificato da:
Simonetta BARILE
Dirigente
Scolastico
28.09.2015
Approvato da:
Simonetta BARILE
Dirigente
Scolastico
28.09.2015
REV.
1
PR-DOC-documenti-08
Revisione 08 del 28/09/2015
Firma
Data
28.09.2015
Modifiche rispetto alla versione precedente
00
Prima emissione.
01
Modificato § 5.5 (gestione delle modifiche)
02
Corretti errori al § 5.3.
03
Modifiche a seguito dell’emanazione della nuova norma UNI EN ISO 9001:2008 e modificato paragrafo 5.7
04
Specificazione in modo dettagliato dei compiti delle diverse funzioni (RGQ e Responsabile Sito Web) e
maggior coordinamento tra loro § 5.4
05
Modificato § 5.6 (messa a disposizione dei documenti) e 5.9 (documenti di origine esterna)
06
Modificata intestazione con l’aggiunta del Liceo Artistico e nominativo del Dirigente Scolastico
07
Approfondimento a § 5.9 su documenti di origine esterna
08
Modifiche da POF a PTOF – paragrafi 5.3 e 5.8
Scopo e campo di applicazione
La presente procedura predispone un sistema di controllo e gestione della documentazione del Sistema di Gestione per la
Qualità (SGQ).
La presente procedura si applica ai documenti elaborati dall’Organizzazione per la definizione e l’attuazione del SGQ e alla
documentazione di origine esterna avente influenza sulla qualità dei servizi erogati.
2
Responsabilità
L’elaborazione o la proposta di modifica dei documenti del SGQ può essere eseguita da qualunque persona
dell’Organizzazione che abbia la competenza in materia.
La verifica dei documenti sottoposti al ciclo di emissione è compito del Responsabile Gestione Qualità. L’approvazione dei
documenti sottoposti al ciclo di emissione è compito del Dirigente Scolastico.
Il Responsabile Gestione Qualità ha la responsabilità della gestione dei documenti con le modalità definite nel seguito.
3
Riferimenti
Normativi
Pag. 1 di 10
Procedura
•
PR-DOC-documenti-08
ISO 9001:2008 – 4.2.3 “Tenuta sotto controllo dei documenti”
Documentali
•
MD-DOC-elenco “Elenco dei documenti in vigore”
•
MD-DOC-esterni “Documenti di origine esterna”
•
MD-DOC-distribuzione “Distribuzione controllata dei documenti”
•
Allegato standard “Mappa di Processo”
4
Definizioni
Documento
Informazioni (dati significativi) con il loro mezzo di supporto.
Registrazione
Documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolte.
5
Modalità operative
5.1
Generalità
La presente procedura riporta le prescrizioni con cui l’Organizzazione mantiene sotto controllo tutta la
documentazione del SGQ.
Tali prescrizioni assicurano che:
•
tutti i documenti di sistema siano approvati per adeguatezza prima della loro emissione e
riapprovati dopo essere stati modificati;
•
i documenti vengano riesaminati periodicamente e comunque aggiornati ogni qualvolta ve ne sia la
necessità;
•
siano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti;
•
i documenti siano facilmente leggibili e rintracciabili;
•
sia tenuta sotto controllo la distribuzione dei documenti;
•
non siano utilizzati documenti superati.
5.2
Struttura documentale
La struttura documentale del SGQ è articolata sulle tipologie di documenti descritte nel seguito, partendo
da quelli più generali (vertice della piramide documentale) per arrivare a quelli di maggior dettaglio (base
della piramide).
5.2.1
Manuale del Sistema di Gestione
Il Manuale descrive, documenta, coordina ed integra tutta la struttura organizzativa, definendo le MN
responsabilità e le attività che influenzano la Qualità.
Il Manuale in particolare:
•
descrive lo scopo/campo di applicazione del SGQ e illustra adeguatamente le eventuali esclusioni;
•
contiene un’adeguata descrizione della struttura organizzativa;
Pag. 2 di 10
Procedura
PR-DOC-documenti-08
•
fornisce illustrazione dei processi che rientrano nel contesto del SGQ e le relative interazioni;
•
contiene i richiami alle procedure documentate.
5.2.2
Mappe di processo
Le mappe di processo costituiscono la forma grafica scelta dall’Organizzazione per rappresentare i MP
processi principali con i relativi elementi in ingresso, elementi in uscita, responsabilità e documenti di
riferimento.
La veste grafica adottata è riportata in allegato.
5.2.3
Procedure
Le procedure sono documenti che definiscono modalità operative, risorse, responsabilità di attività di PR
carattere generale che interessano tutta l’Organizzazione. Le procedure comprendono le procedure
documentate richieste dalla norma UNI EN ISO 9001:2008 e sono il completamento naturale del
Manuale del sistema di gestione nel quale vengono richiamate.
La veste grafica deve essere quella adottata per la presente procedura.
5.2.4
Istruzioni
Le istruzioni di lavoro sono documenti di dettaglio che possono arrivare alla descrizione di qualunque IS
particolare azione. Esse si riferiscono ad aspetti specifici dell’attività dell’Organizzazione, indicando
esattamente come deve essere compiuta una certa azione, anche nei suoi minimi particolari.
La veste grafica è libera (devono comunque contenere tutte le informazioni necessarie alla loro
identificazione previste al paragrafo 5.3 della presente procedura).
5.2.5
Modelli
I modelli costituiscono i documenti di raccolta dati (moduli e registri).
MD
I moduli si presentano con spazi da completare con le informazioni richieste a seconda del processo cui si
riferiscono. Inoltre possono essere utilizzati per la pianificazione di particolari attività (es. il programma
degli audit interni).
I registri sono un tipo particolare di modulo, che si presentano come successione di righe di uguale
struttura, da compilarsi ognuna con l’informazione richiesta.
5.2.6
Schede
Le schede sono documenti che forniscono informazioni sulla struttura operativa e possono essere SC
complementari alle procedure ed alle istruzioni, di cui sintetizzano aspetti particolari. Le Schede possono
contenere grafici, organigrammi, tabelle, etc.
5.2.7
Check-list
Serie di domande preelaborate utilizzate per valutazioni periodiche e per acquisire informazioni CL
standard.
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Procedura
PR-DOC-documenti-08
5.3
Codifica dei documenti
Tutti i documenti del SGQ devono contenere sempre le seguenti informazioni, riportate su ogni pagina:
• codice di identificazione del documento;
• indice di revisione;
• data di approvazione (nel formato gg/mm/aaaa);
• numero della pagina (nella forma Pag. x di y).
Il codice di identificazione varia a seconda della tipologia di documento secondo lo schema seguente.
Manuale Qualità
E’ identificato dal codice:
MN-LiceoBruno-xx
dove:
• xx: indice di revisione (da 00)
Esempio: il codice MN-LiceoBruno-00 identifica il Manuale del SGQ in revisione 00.
Mappe di processo
Il codice è così composto:
MP-AAA- descrittivo-xx
dove:
•
MP: identifica la mappa di processo
•
AAA: codice di tre lettere che identifica il processo di riferimento
•
Descrittivo: testo libero che descrive il documento
• xx: indice di revisione (da 00)
Esempio: il codice MP-POF-gestionepof-00 MP-POF-gestionepof-00 identifica la mappa di processo
“Gestione Piano Triennale Offerta Formativa” in revisione 00.
Procedure, Istruzioni, Modelli, Schede e Check List
Il codice è così composto:
BB-AAA-descrittivo-xx
dove:
•
-
BB: sigla che identifica il tipo di documento secondo lo schema seguente:
PR = procedura;
IS = istruzione
MD = modello;
SC = scheda
CL = check list
•
AAA: codice di tre lettere che identifica il processo di riferimento (nel caso il documento non sia
richiamato in nessun processo viene usato il codice ALT)
•
Descrittivo: testo libero che descrive il documento
•
xx: numero progressivo (da 00).
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Procedura
PR-DOC-documenti-08
Esempio: la sigla PR-DOC-documenti-00 identifica la revisione 00 della presente procedura.
5.4
Ciclo di emissione
La documentazione ufficiale del SGQ è su supporto cartaceo ed è mantenuta aggiornata dal Responsabile MD-DOC-elenco
Gestione Qualità.
Gli estremi di tutti i documenti sono riportati nell’”Elenco documenti in vigore” (MD-DOC-elenco)
emesso a cura del Responsabile Gestione Qualità.
Il ciclo di emissione adottato presuppone tre fasi distinte, ovvero elaborazione, approvazione e verifica.
L’elaborazione dei documenti del SGQ è effettuata dal personale interessato o da appositi gruppi di
lavoro.
I documenti del SGQ sono elaborati valutando:
•
modalità attuate per l’esecuzione dell’attività;
•
requisiti normativi applicabili;
•
•
miglioramenti perseguibili;
bibliografia.
La verifica è compito del Responsabile Gestione Qualità ed è finalizzata ad accertare la conformità del
documento con la politica della qualità, il SGQ e le norme (es. ISO 9001:2008) di riferimento.
L’approvazione è a cura del Dirigente Scolastico che verifica la congruità dei documenti prodotti con gli
obiettivi e la struttura organizzativa.
Il Coordinamento tra i Responsabili dei vari settori avviene, di norma, attraverso le riunioni di audit
interni, di riesame della direzione e anche durante le riunioni del team di presidenza e quelle tra i diversi
dipartimenti. Il Responsabile sito web, almeno due volte al mese, si reca in segreteria e carica su
supporto mobile gli eventuali aggiornamenti al sistema . In tempi rapidi cura la pubblicazione dei
documenti aggiornati sul sito web.
Nel caso di Manuale, Mappe e Procedure, il ciclo di emissione è ufficializzato dalle firme dei MD-DOC-elenco
responsabili nel cartiglio ad inizio documento.
Nel caso di Istruzioni, Modelli, Schede e Check List l’evidenza dell’approvazione è data dall’inserimento
degli estremi del documento nell’”Elenco dei documenti in vigore” (MD-DOC-elenco).
5.5
Gestione delle modifiche
Qualora si renda necessario apportare modifiche a documenti in uso, viene seguito lo stesso ciclo di
emissione seguito nella prima stesura.
Modifiche di forma possono essere fatte o autorizzate dal Responsabile Gestione Qualità senza che sia
necessario il ciclo di emissione. Per modifiche di forma si intendono tutte quelle che non vanno ad
incidere sul contenuto effettivo del documento (ortografia, “estetiche” ecc).
Le modifiche apportate a Manuale e Procedure (parti modificate o inserite) sono evidenziate con doppia
sottolineatura (es. parte modificata) mentre eventuale testo eliminato e non sostituito è evidenziato con
doppia barratura (es. parte eliminata).
Inoltre, le modifiche apportate alle ultime tre revisioni del Manuale sono descritte in apposito cartiglio.
Per ragioni di chiarezza grafica, le modifiche apportate agli altri documenti (Mappe, Istruzioni, Schede,
Modelli, Check List) non vengono evidenziate sulla nuova copia del documento.
Le modifiche ai documenti in uso disponibili anche sul sito web del Liceo vengono evidenziate mediante
la dicitura “new” accanto al nome del documento e/o sulla pagina principale della sezione qualità del sito
stesso.
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Procedura
5.6
PR-DOC-documenti-08
Messa a disposizione dei documenti
La documentazione del SGQ necessaria al personale deve essere sempre disponibile sul luogo di lavoro. MD-DOC-elenco
Per tutto il personale, i documenti del sistema qualità sono disponibili sul sito web del Liceo (in sola
lettura e, per quanto concerne in particolare le procedure, protette da password) e/o in appositi
classificatori mantenuti aggiornati dal Responsabile Gestione Qualità, presso la segreteria sede, e presso MD.DOC-esterni
la segreteria di Via Dante.
Il Responsabile Gestione Qualità, per ogni modifica apportata ai diversi documenti ,ne dà immediata
informazione al Responsabile del sito web di istituto (o direttamente o per il tramite della segreteria) per MP-WEB-sitoweb
il relativo aggiornamento su internet. Un “nucleo” formato dal responsabile sito web, SGQ, il D.S., le
assistenti amministrative e i collaboratori del Dirigente ha potere decisionale sulla pubblicazione dei
documenti su web ed esercita anche un controllo più accurato sul corretto utilizzo della modulistica di
“richiesta pubblicazione”
Su MD-DOC-elenco e su MD-DOC-esterni è stata introdotta una nuova colonna “PUBBLICATO SU
SITO WEB” da dove evincere, in modo rapido, se il documento si trova anche sul sito di Istituto e sotto
quale voce
Le copie dei documenti (stampate o fotocopiate) sono da considerarsi in COPIA NON MD-DOCCONTROLLATA. Come tali non devono essere utilizzate prima di averne verificato la validità e la distribuzione
congruenza con la copia controllata e aggiornata.
Laddove ritenuto necessario è possibile procedere alla distribuzione controllata dei documenti in formato
cartaceo, a cura del Responsabile Gestione Qualità.
In tal caso viene utilizzato e compilato il modulo MD-DOC-distribuzione “Distribuzione controllata dei
documenti”.
La distribuzione dei documenti verso l’esterno può avvenire in forma “controllata” o “non controllata”.
MD-DOC-
La distribuzione esterna viene tenuta sotto controllo compilando il modulo MD-DOC-distribuzione distribuzione
“Distribuzione controllata dei documenti”.
5.7
Ritiro copie superate
L’emissione di una nuova revisione di un documento del SGQ comporta il ritiro contestuale delle copie
superate da parte del Responsabile Gestione Qualità e l’aggiornamento dei PC/classificatori.
Il Responsabile Gestione Qualità provvede a conservare copia in formato digitale del documento
nell’ultima revisione superata per memoria storica. I file dei documenti superati sono archiviati nella
cartella DOCUMENTI SUPERATI ubicata nel disco locale del PC della segreteria.
Al fine di prevenirne l’uso involontario i documenti vengono identificati su tutte le pagine con la dicitura
“SUPERATI” ed archiviati in un apposito classificatore “Documenti SGQ – SUPERATI”.
5.8
Dichiarazioni, Piano Triennale Offerta Formativa, Carta dei Servizi
Dichiarazioni documentate
Dichiarazioni
Le dichiarazioni documentate sulla politica e sugli obiettivi per la qualità vengono elaborate ed
approvate nell’ambito delle attività del Riesame della Direzione.
L’evidenza dell’approvazione è data dalla firma del Dirigente Scolastico su tali documenti.
Le dichiarazioni vengono portate a conoscenza di tutte le componenti della Scuola con le seguenti
modalità:
• affissione nelle bacheche;
• presentazione nelle riunioni degli organi collegiali;
• messa a disposizione nelle aule della Scuola.
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Procedura
PR-DOC-documenti-08
POF
Piano Offerta Formativa
Il Piano Triennale Offerta Formativa (POF PTOF) è il documento, previsto dal regolamento PTOF
dell’autonomia scolastica, che definisce le linee programmatiche generali del servizio offerto dalla
Scuola e sul quale si fonda l’impegno educativo-didattico della comunità scolastica.
Il POF PTOF viene elaborato annualmente dagli organi della Scuola, approvato dal Collegio Docenti ed
adottato dal Consiglio di Istituto.
Il POF PTOF contiene in allegato:
la Carta dei Diritti, dei Doveri e dei Servizi, un documento di sintesi, rivolto in primo luogo agli Carta dei Diritti,
Studenti e alle Famiglie, che riassume i principi e i requisiti del servizio scolastico offerto dalla dei Doveri e dei
Scuola (incluse le modalità di presentazione dei reclami), descrive il funzionamento degli organi
Servizi
collegiali, i diritti e i doveri degli studenti
il Regolamento di Disciplina, che illustra le regole di comportamento e disciplina.
Regolamento di
Disciplina
Le modalità di elaborazione, approvazione, adozione, pubblicazione, revisione e distribuzione sono MP-POFgestionepof
dettagliate nella mappa di processo “Gestione Piano Offerta Formativa” (MP-POF-gestionepof
MP-PTOFgestioneptof
MP-PTOF-gestioneptof).
5.9
Documenti di origine esterna
I documenti di origine esterna sono costituiti da normative o leggi, cogenti e volontarie, nazionali ed MD-DOC-esterni
internazionali oppure documenti tecnici emessi da parti esterne che hanno rilevanza nello sviluppo dei
processi dell’Organizzazione.
E’ responsabilità della Funzione interessata identificare la documentazione di origine esterna applicabile
ai processi di competenza e darne informazione al Responsabile Gestione Qualità.
Gli estremi dei documenti di origine esterna necessari all’implementazione del SGQ (e quindi citati nei
documenti di prescrizione) vengono inseriti nel modulo “Documenti di origine esterna” (MD-DOCesterni-00). I documenti pubblicati anche sul sito sono facilmente evidenziati dallo spunto nella nuova
colonna “PUBBLICATO SU SITO WEB ALLA VOCE MATERIALI”
I documenti sono disponibili con le seguenti modalità:
•
le leggi sono disponibili sul sito del Ministero dell’Istruzione (www.istruzione.it) e nella raccolta
disponibile in Segreteria;
• norme, regolamenti e documenti relativi al SGQ sono disponibili in apposito classificatore presso
la Segreteria.
La completezza del modulo “Documenti di origine esterna” viene verificata almeno semestralmente dal
Responsabile Gestione Qualità. L’ultima revisione dell’elenco MD-DOC-esterni deve avvenire,
comunque, da parte del nucleo operativo, di concerto con la funzione RGQ e con il D.S. , nel mese di
giugno. Evidenza del controllo finale è data dalla firma in calce al MD-DOC-esterni di tutti i preposti.
I documenti di origine esterna vengono resi disponibili al personale interessato alla stregua dei MD-DOCdocumenti di sistema interni.
distribuzione
I documenti in formato cartaceo vengono distribuiti, laddove necessario, utilizzando il modulo MDDOC-distribuzione “Distribuzione controllata di documenti”, come per i documenti interni.
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Procedura
PR-DOC-documenti-08
5.10 Gestione del protocollo
Tutta la documentazione ricevuta (es. consegna diretta, via posta, via e-mail) e inviata dalla Scuola viene
registrata dalla Segreteria utilizzando il programma informatico “Argo Protocollo”.
Per ogni documento vengono riportati sul programma i seguenti dati:
•
n° progressivo di registrazione (azzerato ad inizio anno solare);
•
classificazione adottata (in base alla legenda del programma);
•
data di registrazione;
•
oggetto/allegati;
•
mittente/destinatario;
•
impiegato che ha effettuato la registrazione.
Tutta la documentazione in entrata (timbrata con apposito timbro) e in uscita viene archiviata secondo la
classificazione adottata negli armadi della Segreteria.
Ogni 2 anni la documentazione viene trasferita nell’archivio storico.
I documenti riservati (es. atti giudiziari, provvedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti,
documentazione relativa agli studenti diversamente abili) sono protocollati sul registro del protocollo
riservato dal DS.
Il DS conserva tali documenti in archivio riservato.
6
Note e disposizioni
Il Responsabile Gestione Qualità provvede all’archiviazione di tutti i documenti del SGQ su supporto
cartaceo nell’apposito raccoglitore “Documenti SGQ”.
Ai soli fini di elaborazione viene mantenuta una copia elettronica di tutta la documentazione del SGQ.
La responsabilità di gestione dei documenti in forma elettronica è delegata al Responsabile Gestione
Qualità.
Per evitare perdite dei dati immagazzinati su supporti elettronici, dovute ad eventuali guasti o errori
umani, il Responsabile Gestione Qualità effettua delle copie di back-up ad ogni aggiornamento.
Inoltre, almeno trimestralmente, il Responsabile Gestione Qualità provvede a duplicare i documenti su
supporto rimovibile (CD).
Nel caso il destinatario di documenti distribuiti all’esterno in copia controllata sia impossibilitato a MD-DOCfirmare il modulo MD-DOC-distribuzione (es. documenti trasmessi via e-mail), la firma è apposta dal distribuzione
Responsabile Gestione Qualità dopo aver verificato l’avvenuta ricezione dei documenti.
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Mappa del Processo
TITOLO
0
ALL. PR-DOC-documenti-08
Ciclo di emissione e modifiche
Nominativo
Funzione
Redatto da:
Verificato da:
Approvato da:
REV.
Modifiche rispetto alla versione precedente
0
1
Scopo e campo di applicazione
2
Responsabilità
3
Riferimenti
Normativi
•
Documentali
•
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Firma
Data
Mappa del Processo
TITOLO
4
Definizioni
5
Descrizione del processo
ALL. PR-DOC-documenti-08
5.1
Titolo Sottoprocesso
n°
Attività
Elementi in entrata
Elementi in uscita
Responsabilità
1
Titolo attività
Input Generico
Input Documentale
Output Generico
Output Documentale
Funzione responsabile
2
Titolo attività
Input Generico
Input Documentale
Output Generico
Output Documentale
5.2
Titolo Sottoprocesso
n°
Attività
Elementi in entrata
Elementi in uscita
Responsabilità
1
Titolo attività
Input Generico
Input Documentale
Output Generico
Output Documentale
2
Titolo attività
Input Generico
Input Documentale
Output Generico
Output Documentale
Pag. 10 di 10
Documenti di
prescrizione
Documento interno
Documento di origine
esterna
Documento interno
esterna
Documenti di
prescrizione
Documento interno
esterna
Documento interno
esterna
Note
Note esplicative
Note esplicative
Note
Note esplicative
Note esplicative

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