DokFLOW - Keyover
Transcript
DokFLOW - Keyover
Dok FLOW DOKFLOW È IL MODULO DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI, PROCEDIMENTI E ATTI AMMINISTRATIVI BASATO SU TECNOLOGIA WEB Dok SUITE Gestione documentale, protocollo e workflow Dok FLOW PROTOCOLLO E PROCEDIMENTI: L’INTEGRAZIONE CON DOKPRO gestione flussi documentali, procedimenti, processi Implementa la gestione dei Flussi Documentali (procedimenti amministrativi o processi di workflow) integrando uno dei più diffusi ed evoluti Workflow Engine opensource: JBOSS jBPM, sostenuto dall’organizzazione JBOSS, sicura garanzia di mantenimento, supporto ed evoluzione. Il modulo si integra perfettamente con tutte le componenti della DokSUITE, condividendone l’infrastrutture di gestione dei documenti (DokDUO) e dei protocolli (DokPRO). Un apposito tool di sviluppo, il Graphical Process Designer (jBPM GPD) consente di “disegnare” graficamente il processo, associando gli utenti e le variabili ad ogni singolo task. E’ possibile programmare le azioni da eseguire al VERSO L’AUTOMAZIONE: SVILUPPO E CUSTOMIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI GPD è il tool di sviluppo e configurazione di base. Fornito direttamente da JBOSS.org, può essere configurato per “esportare” direttamente il processo realizzato su DokFLOW oppure su file system, per eventuali modifiche manuali. Una modifica tipica, è l’immagine (.jpg) che rappresenta il grafo del procedimento. Se lo stile jBPM non piace è possibile generare una immagine con qualunque tool grafico e sostituirla a quella generata da GPD. Il GPD ed il modulo di amministrazione dei processi, consentono di definire il modello di processo definendo i task e le azioni: le azioni regolano i passaggi di stato determinando la sequenza dei task (iter) che il processo è obbligato a seguire. Per ogni task, è possibile definire le informazioni che gli utenti devono compilare durante lo sviluppo del procedimento. Le stesse informazioni possono essere associate ad uno o più task e, per ciascuno, indipendentemente, possono essere in sola lettura o lettura / scrittura. I loro valori (metadati) possono essere assegnati automaticamente da procedure integrate (ad esempio il numero di protocollo), o manualmente dagli utenti utilizzando l’interfaccia web. Possono essere date, testo libero, elenchi a scelta singola o multipla o documenti (integrazione DokDUO e DokPRO). Il motore di DokFLOW genera automaticamente l’interafaccia web per mostrare le informazioni coerentemente alla loro tipologia. Il modello di processo permette di definire le deadline dei task o dell’intero processo. Si tratta di definire i parametri temporali, ad esempio la durata massima prevista per un procedimento o per un task, allo scadere della quale il modulo abilita l’esecuzione automatica di un evento: ad esempio inviare e-mail o sms di notifica o di sollecito, ma è anche possibile eseguire procedure automatiche come forzare il passaggio di stato del procedimento o altre azioni customizzate. verificarsi di determinati eventi (mail o SMS, aggiornamenti di basi dati collegate, copia di file, pubblicazione documenti sul Portale Dell’Ente, azioni personalizzate). DokFLOW è in grado di gestire il versioning dei processi: ogni istanza di procedimento iniziata con una versione continuerà con la stessa fino alla sua conclusione. Questa funzionalità è fondamentale per un sistema in produzione poichè consente di apportare tutte le modifiche/variazioni al modello di processo, senza preoccuparsi di cosa accadrà alle istanze già in corso di lavorazione. DokFLOW consente inoltre di tracciare tutte le fasi dell’iter di un procedimento (audit) e di ricavare le statistiche di performance. DokFLOW supporta tutti i più comuni workflow pattern che consentono di modellizzare qualunque tipologia di procedimento amministrativo. In particolare, supporta la possibilità di gestire task paralleli (due o più attività sullo stesso procedimento contemporaneamente in carico a persone diverse), “task sequenziali”, “join e split”; per maggiori informazioni circa i possibili workflow pattern visitare il sito specializzato www.workflowpatterns.com Mediante il modulo di amministrazione si assegnano gli attori (utenti) che partecipano al workflow con i rispettivi ruoli e task per cui sono coinvolti nel particolare processo, abilitando le azioni che essi possono compiere sui task a loro assegnati, in particolare le azioni possibili sono le seguenti: • abilitato: l’attore è abilitato a vedere sulla propria task-list, un task di questo processo a lui assegnato • avvio: l’attore può creare una nuova istanza di questo processo (avviare un procedimento) • vis. storico: l’attore ha la possibilità di visualizzare la storia degli eventi che si sono succeduti • termina: l’attore ha la possibilità di concludere l’Iter del procedimento indipendentemente dallo stato in cui si trova, anche se non previsto dal normale flusso. La chiusura forzata di un iter dovrebbe essere utilizzata in casi estremi e va sempre fatta da personale specializzato. È possibile inserire la motivazione della chiusura forzata del procedimento • sospendi/riavvia processo: è possibile sospendere e riavviare i processi: nel periodo in cui un processo risulta sospeso, eventuali azioni legate al tempo non vengono eseguite. • riassegna task: l’attore assegnatario di un task, dotato di questo privilegio, può assegnare il task ad un altro utente • sospendi/riavvia task: è possibile sospendere e riavviare un singolo task: nel periodo in cui un task risulta sospeso, eventuali azioni legate al tempo, sul dato task, non vengono eseguite. Il processo comunque è attivo, quindi in caso di task paralleli, gli altri task proseguono normalmente nel loro iter. L’iter di un Procedimento Amministrativo, nella pubblica amministrazione, generalmente parte dal protocollo informatico. In DokPRO è possibile definire, per ogni titolario di classificazione, la lista dei Procedimenti Amministrativi che è possibile avviare automaticamente in fase di creazione del fascicolo o di protocollazione sul titolario stesso. LA GESTIONE DEL TO-DO: LA TASK-LIST Un’area di notifica, presente sul desktop della DokSUITE, comunicherà il numero di task in carico all’utente abilitato alla procedura. Un task è una azione o più azioni da compiere all’interno di un iter di procedimento/processo. Cliccando sull’area di notifica si accede alla task-list (in figura), ossia l’elenco di tutti i task in carico. L’elenco riporta, in ordine da sinistra a destra, un identificativo dell’istanza di processo (il numero univoco che identifica il procedimento), la data e l’ora in cui il task è stato assegnato all’utente, il nome del task (o stato), il nome del processo, la versione del processo cui il task si riferisce. Nell’ultima colonna, se un task è assegnato ad una Unità Organizzativa (UO), compare una In particolare quando un utente di protocollo crea un fascicolo sotto una voce di titolario, può decidere se avviare una istanza di procedimento tra quelle associate. Se lo fa, il procedimento è avviato su DokFLOW ed a questo è agganciato il fascicolo appena creato. Il task in carico sarà visibile agli utenti di DokFLOW secondo la configurazione del procedimento stesso. Da DokPRO, tra i metadati del fascicolo, sarà evidenziato il numero di istanza associato al fascicolo, mentre da DokFLOW è possibile accedere al fascicolo e visualizzarne i documenti. freccia rossa che consente ad un utente di prendere in carico il task. Finché nessun utente della UO prende in carico il task, questo comparirà nella task-list di tutti gli utenti della UO abilitati alla gestione del procedimento. Quando un utente prende il task in carico, questo scompare dalle altre task-list. Mediante due filtri (nome del task e nome del processo) è possibile selezionare un sottoinsieme dei task in carico. COSA DEVO FARE? LA GESTIONE DI UN TASK Dalla task-list è possibile accedere alla pagina di gestione di un task, mostrata nella figura seguente. Sulla destra è visualizzato l’intero grafo del processo; lo stato attuale è evidenziato in rosso. Nell’area si sinistra si trovano le variabili di stato del task attivo: l’interfaccia HTML si compone automaticamente in funzione del tipo di variabile (data, testo, documento), e del fatto che sia in lettura o anche in scrittura per lo stato corrente. L’utente può visualizzare i campi o i documenti associati, compilare i campi in scrittura di sua competenza o eseguire le azioni previste per lo specifico task (il sistema genera automaticamente un tasto per ogni azione definita). Sulla base di variabili temporali (ad esempio il tempo di permanenza di un task in un determinato stato), possono essere intraprese delle azioni automatiche, ad esempio l’invio di una mail di sollecito. STATISTICHE STORICO ITER Nel processo di riforme della Pubblica Amministrazione in atto, assume un ruolo di primaria importanza l’orientamento verso la produzione di risultati valutabili e misurabili. Risulta evidente che la programmazione, il controllo e la valutazione finale dei risultati conseguiti, in funzione degli obiettivi prefissati, sono fondamentali nel continuo processo di orientamento al miglioramento dell’erogazione dei servizi perseguendo gli obiettivi di efficienza, efficacia ed economicità delle azioni amministrative. In questo quadro si innestano i sistemi di controllo di gestione e gli strumenti in grado di fornire gli indici e i parametri numerici di valutazione delle performances. Un utente abilitato, può controllare l’evoluzione storica di una istanza di processo: una tabella riassume gli stati attraversati, gli utenti che hanno lavorato il task, la data di uscita dallo stato ed il tempo di permanenza. Sulla base dei permessi assegnati, un utente può eseguire delle azioni come nel caso mostrato in figura, riassegnare il task ad un altro utente, sospendere il task. DokFLOW è in grado di raccogliere ed esporre statistiche sui procedimenti: i tempi di attraversamento, il numero di task svolti dalle UO e dagli utenti (assoluti e per unità di tempo), gli scostamenti rispetto ai tempi previsti ed agli obiettivi fissati: tutte statistiche sulle performance utili all’ente per individuare colli di bottiglia, carenze di personale, uffici sovraccarichi di lavoro. SYSTEM INTEGRATION Su ogni evento possono essere attivate azioni eseguite automaticamente dal motore di workflow in grado di interagire e favorire l’integrazione con i Sistemi Informativi esistenti. DokFLOW dispone di una libreria di azioni predeterminate (inviare una mail, aggiornare una tabella di database, copiare o spostare un file, pubblicare un documento sul portale dell’ente). La libreria può essere estesa (Java), o integrata con librerie compatibili con qualunque sistema informativo esistente. IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO L.59/1997: il documento informatico DPR 513/1997: la firma digitale DPR 445/2000: testo unico sulla documentazione amministrativa Del. 11/2004 CNIPA e relative note esplicative: l’archiviazione sostitutiva PIATTAFORMA REQUISITI CLIENT Application Server J2EE • JBOSS 4.0.3 su JDK 1.6 • Tomcat 6 su JDK 1.6 • Oracle AS 10g o superiore Stazioni standard di protocollazione e/o sola consultazione • Microsoft Windows 2000 o superiore • Linux / Unix • Microsoft Internet Explorer 5.5 o superiore • Mozilla Firefox 2.0 o superiore Database RDBMS • Oracle Database 8.1.7 o superiore • PostgreSQL 8.4 o superiore • MySQL 5 o superiore Stazioni specialistiche (scansione documenti, firma digitale) • Microsoft Windows 2000 o superiore • Microsoft Internet Explorer 5.5 o superiore Sistema Operativo • Microsoft Windows 2000 Server o superiore • Linux / Unix KEYOVER s.r.l. sede legale: via Cervignano, 29 - 95129 - Catania / sede operativa: via Carnazza, 81 - 95030 - Tremestieri Etneo - Catania tel.: +39 095 09 36 488 / fax: +39 095 09 36 459 / web: www.keyover.it / e-mail: [email protected] p.iva: 04545560874