Note operative per l`utilizzo del software di gestione degli utenti

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Sviluppato in collaborazione con
REGIONE SICILIANA
Assessorato Regionale del Lavoro, della
Previdenza Sociale, della Formazione
Professionale e della Emigrazione
Agenzia Regionale per l’Impiego e per la
Formazione Professionale
Note operative per l’utilizzo del software di gestione degli utenti
degli sportelli multifunzionali della Provincia di Catania.
Release 3.0
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Indice
1 – Requisiti richiesti
2 –Installazione
2.1 - Aggiornamento da una release precedente
2.2 – Prima Installazione
3 – Avvio procedura (Impostazioni)
4 - Avvio procedura (Inserimento dati utenti)
4.1 – Menu Principale
4.2 – Scheda Registrazione Utente
4.3 – Scheda Banca Dati
Sezione 1
Sezione 1.1 – Anagrafica
Sezione 1.3 – Diario
Sezione 2
Sezione 3
Sezione 4
Sezione 5
Sezione 6
5 – Stampa Moduli
6 – Esportazione Dati
6.1. – Esportazione completa dati
6.2. – Esportazione solo dati aggiornati
7 – Backup ed Aggiornamenti
8 - Contributi
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1 - Requisiti richiesti
Hardware
•
I requisiti sono quelli previsti per il sistema operativo in uso.
•
Windows 95 o superiore;
•
Microsoft Access 2000 o superiore;
•
Microsoft Excel 2000 o superiore (necessario per la stampa Scheda Curriculum);
•
Microsoft Word 2000 o superiore (necessario per la stampa della scheda informativa utente e
Software
della scheda registrazione utente);
•
Ultimo service pack previsto dalla versione di Microsoft Office utilizzata;
•
MDAC vers. 2.8 scaricabile dai seguenti indirizzi.
http://www.openbit.it/sportelli/MDAC_TYP.EXE
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=6c050fe3-c795-4b7d-b037-185d0506396c&DisplayLang=it
N.B. – MDAC non è necessario sei il sistema operativo è Windows XP con il service Pack 2 installato.
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2 - Installazione
2.1. - Aggiornamento da una release precedente
Copiare solo ed esclusivamente i file contenuti nell’archivio compresso UtentiSportello3.0FE.zip nella stessa
cartella in cui si trovano già i file della release precedente; è caldamente consigliato effettuare prima un
backup dei dati. Rispondere positivamente alla richiesta di conferma sostituzione file (fig. 1).
Questo aggiornamento dovrebbe risolvere i problemi riscontrati da qualcuno nel passaggio dalla versione 1.6
alla 1.61.
Durante gli aggiornamenti (che sono due: dalla 2.0 alla 2.1 e dalla 2.1 alla 3.0) viene effettuata una copia
dei dati per ciascuno dei due passaggi. Il nome del file ottenuto conterrà il codice dello sportello, la versione
e la data in formato gg-mm-aaaa (fig. 1.1).
(fig. 1)
(fig. 1.1)
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2.2. – Prima Installazione
Copiare - oltre a quanto previsto nel pt. 2 - il file ( UtentiSportelloDati.mdb ), contenuto nell’archivio
compresso UtentiSportelloDati3.0Vuota.zip, nella stessa cartella (fig. 1.3).
(fig. 1.3)
Questa procedura deve essere seguita solo ed esclusivamente nel caso di prima installazione.
Riassumendo, nella cartella di destinazione dovranno essere presenti i seguenti file:

MouseHook.dll;
Scheda informativa utente.doc;
Scheda registrazione utente Small.jpg;
Scheda registrazione utente.doc;
SchedaBancaDati.xls ;
Tabelle30.mdb;
UtentiSportello.mde;
UtentiSportelloDati.mdb.
Qualunque modifica “artigianale” di questi file renderà inutilizzabile la procedura. In particolar modo la
modifica dei file in formato Word (est. .doc) ha come conseguenza l’impossibilità di aprire e procedere
con la stampa della Scheda Informativa Utente e della Scheda Registrazione Utente.
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E' stata aggiornata la codifica degli sportelli, che comunque mantengono il codice precedente per quanto
possibile, con l'aggiunta di un codice recapito. E' comunque bene andare sulle impostazioni per verificare
che lo sportello sia correttamente indicato, o per scegliere un nuovo codice (fig. 1.3).
(fig. 1.3)
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3 – Avvio procedura (Impostazioni)
L’avvio della procedura avviene mandando in esecuzione (doppio clic) il file UtentiSportello.mde.
Al primo utilizzo è richiesta la selezione del CPI di riferimento e dello sportello (fig. 2).
(fig.2)
Eventuali modifiche da apportare rispetto all'elenco sportelli dovranno essere comunicate al SUPL di Catania
inviando una richiesta di rettifica a:
[email protected]
La procedura di impostazione si conclude con il caricamento dei dati degli operatori dello sportello (fig. 3).
(fig. 3)
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4 - Avvio procedura (Inserimento Dati Utenti)
4.1 – Menu Principale
L’inserimento dei dati dell’utente ha inizio facendo clic sul pulsante “Anagrafiche” della maschera “Menu
Principale” (fig. 4).
(fig. 4)
Una modifica introdotta rispetto alla versione 2.0 è la gestione dell’importazione dei dati; E' ora possibile
accorpare in unica base di dati i dati relativi a più sportelli o recapiti (Importazione dati), fermo restando che
ogni base di dati deve contenere le impostazioni (Setup) di un singolo sportello o recapito. Il processo
consigliato è quello di usare Esportazione ed Importazione. Ma è possibile importare anche la base di dati
completa (UtentiSportelloDati.mdb). (fig. 5) - (fig. 5.1)
(fig. 5)
(fig. 5.1)
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Questo comporta che quando si va in modifica di una scheda banca dati relativa ad un utente registrato da uno
sportello diverso da quello corrente, viene richiesto se si vuole attribuire l'utente allo sportello corrente. (fig.
5.2)
(fig. 5.2)
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4.2 – Scheda Registrazione Utente
Le novità più rilevanti, che hanno comportato una serie di modifiche e integrazioni, riguardano l'adeguamento a
quanto disposto dal modello idealtipico. In particolare, vengono adottate con alcune modifiche:
la Scheda Registrazione Utente (mod. SCO1 0);
la Scheda Informativa Utente (mod. SCO1 04).
Sono stati quindi inseriti i campi necessari nel database e nella scheda banca dati.
La scheda “Registrazione Utente”, - che sosituisce la Scheda Accoglienza presente nella rel. 2.0 - richiamabile
dal menu Anagrafiche (fig. 5.3), viene utilizzata per la registrazione dei dati dell’utente durante la fase di prima
accoglienza.
(fig. 5.3)
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Le informazioni da riportare sono suddivise in sei sezioni: (fig. 6)
1. Dati anagrafici;
2. Titolo di studio;
3. Stato attuale;
4. Conoscenza del servizio;
5. Tipologia del servizio richiesto;
6. Informazioni richieste.
(fig. 6)
Particolare importanza riveste il campo “Decreti 181 - 297” (fig. 6.1); in questo campo deve essere posto il
segno di spunta nel caso di colloquio di orientamento derivante da convocazione dell’utente ai sensi dei
decreti 181/2000 e 297/2002.
(fig. 6.1)
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La stampa - prodotta in output come documento Word - della scheda registrazione utente con i dati inseriti è
attivabile dal pulsante posto nell’apposita barra (fig. 7).
(fig. 7)
La scheda registrazione di un utente, dopo essere stata memorizzata , è richiamabile solo dal pulsante presente
nella scheda banca dati (fig. 8)
(fig. 8)
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4.3 - Scheda Banca Dati
In questa nuova release è stata riorganizzata la disposizione dei dati sulla scheda, la numerazione delle pagine e
delle sezioni (fig. 8.1).
(fig. 8.1)
I dati da inserire sono suddivisi in 7 sezioni (schede) (fig. 8.1):
1. Anagrafica / Diario;
2. Istruzione e Formazione;
3. Esperienze Lavorative;
4. Stato Attuale;
5. Propensioni;
6. Orientamento / Obbligo Formativo;
7. Note.
Il passaggio tra le diverse sezioni avviene facendo clic sulla scheda. In tutte le sezioni, nella parte superiore
dell’applicazione, sono riportati (fig. 9):
(fig. 9)
i dati dello sportello inseriti nella fase di impostazione;
l’utente su cui si opera;
la data di compilazione della scheda (nel caso di mancata attribuzione viene
utilizzata la data di sistema) e l’operatore che l’ha eseguita - (spostati in questa
sezione rispetto alla release 2.0) - ;
il numero di scheda attribuito dall’operatore;
la data (ricavata dal diario) e l’operatore che ha erogato l’ultimo servizio
all’utente;
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Sotto troviamo la barra degli strumenti che permette di compiere operazioni sui record memorizzati. La
funzione di ogni pulsante viene mostrata portando il puntatore del mouse sullo stesso (fig. 10)
(fig. 10)
In questa release è possibile produrre in output come documento di Word la Scheda Informativa Utente (mod.
SCO1 04) faccendo clic sul pulsante raffigurato nella (fig. 11). Una volta prodotto il file è possibile modificarlo
"a mano", salvarlo, stamparlo.
(fig. 11)
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Sezione 1.1 - Anagrafica
L’inserimento dei dati degli utenti ha inizio nella sez. 1 (Anagrafica / Diario) e viene abilitato facendo clic sul
pulsante “Aggiungi Record” (fig. 12)
(fig. 12)
Il campo codice fiscale, insieme alla data di nascita, è un campo obbligatorio e richiede la digitazione del c.f.
dell’utente; sui dati inseriti viene effettuato un semplice controllo di congruità.
Entrando in modalità modifica di un utente, non è più possibile modificare in modo semplice il codice fiscale,
ma va esplicitamente richiesto attraverso il click sull’apposito pulsante (fig. 12.1).
(fig. 12.1)
E' però possibile ora accettare codici fiscali "anomali", il che consente di gestire i casi di omocodia.
E' il caso di sottolineare che il codice fiscale va accertato con la massima cura, essendo l'unica
informazione che identifica univocamente l’utente.
E’ fortemente consigliato salvare i dati inseriti, facendo clic sul pulsante “Salva Record” (fig. 13), prima di
passare da una sezione all’altra.
(fig. 13)
Dopo ogni salvataggio, e nel passaggio da una sezione all’altra, è necessario eventualmente abilitare di nuovo la
modifica facendo clic sul pulsante “Modifica Record” posto sulla barra degli strumenti; lo stato di modifica è
inoltre evidenziato dall’etichetta posta alla destra della barra (fig. 14).
(fig. 14)
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Sezione 1.3 - Diario
In questa release è stata prevista la possibilità di aggiungere una nota per ogni voce all'interno del diario –
spostato in questa sezione rispetto alla rel. 2.0 - attraverso una visualizzazione individuale dei singoli servizi
("Cambia modalità") (fig. 14.1), (fig. 14.2).
(fig. 14.1)
(fig. 14.2)
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Sez. 2 (Curriculum Studi, Informatica, Lingue, Abilitazioni)
I titoli di studio sono stati raggruppati nelle seguenti categorie:
¾ Titoli Inferiori
¾ Qualifiche Triennali
¾ Altri Titoli Post Obbligo
¾ Diplomi
¾ Altri Titoli Superiori
¾ Lauree Vecchio Ordinamento
¾ Lauree
¾ Lauree Specialistiche
¾ Master e Corsi di Alta Formazione
L’inserimento dei dati deve essere eseguito selezionando la categoria nella casella combinata “Gestione Titoli
di Studio” e facendo clic sul pulsante “Apri” (fig. 15).
(fig. 15)
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Nella sottomaschera che verrà aperta si dovrà quindi selezionare il titolo posseduto dall’utente e completare i
campi visualizzati (fig. 16).
(fig. 16)
In tutte le sottomaschere è possibile inserire un record facendo clic sul pulsante indicato nella figura sottostante
(fig. 17).
(fig. 17)
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In tutte le sottomaschere, inoltre, è possibile cancellare un record immesso facendo clic con il pulsante destro
del mouse e scegliendo la voce di menu “Elimina” (fig. 18).
(fig. 18)
Un riepilogo del numero dei titoli inseriti (dopo aver salvato dal pulsante posto nella barra degli strumenti) sarà
mostrato nella sottomaschera “Titoli di Studio” (fig. 19).
(fig. 19)
I gradi di competenza utilizzati nelle sezioni 2.2 – 2.3 (Competenze Informatiche, Lingue) sono stati uniformati
a quelli previsti per la compilazione del Curriculum Europeo (Elementare, Buono, Eccellente) (fig. 20).
(fig. 20)
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Sez. 3 (Esperienze Lavorative, Tirocini, Apprendistato)
Nella sez. 3.1 “Esperienze Lavorative”, sono state inserite due sottomaschere (fig. 20.1):
(fig. 20.1):
la prima permette la ricerca e la selezione del settore economico (classificazione ATECO) (fig. 21);
(fig. 21)
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la seconda permette la ricerca e la selezione delle mansioni dell’utente (classificazione Ministero del Lavoro)
(fig. 22).
(fig. 22)
La ricerca all’interno delle sottomaschere avviene facendo clic prima all’interno della colonna “Titolo”
(ATECO) o “Descrizione” (Professioni Ministero), e poi sull’icona rappresentata da un binocolo.
Nella finestra visualizzata digitare nel campo “Trova” il testo da ricercare, nel campo “Confronta” selezionare
“Parte del campo”; la ricerca inizia facendo clic sul pulsante “Trova successivo” (fig. 23).
Nel testo da ricercare è possibile utilizzare i caratteri jolly.
(fig. 23)
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Trovato il settore, o la mansione, selezionare la riga e fare clic sul pulsante “Conferma Scelta” (fig. 24).
(fig. 24)
E’ inoltre possibile stabilire se si vuole riportare una categoria di primo o secondo livello o una professione
“elementare” (elencata nel “Dettaglio Professioni”). Il valore che sarà riportato viene determinato dalla
posizione del pulsante di opzione posto sulla destra (fig. 25).
(fig. 25)
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Nel campo “Tipo di inquadramento” sono stati inseriti i nuovi tipi di rapporti di lavoro previsti dalla “Riforma
Biagi” (fig. 26). Nel caso di contratto non individuabile selezionare la voce “Non Indicato”, mentre nel caso di
contratto non rientrante nelle tipologie previste selezionare la voce “Altro”.
(fig. 26)
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Sez. 4 ( Stato Attuale )
Nella sez. 4.1 “Stato Istruzione / Formazione” , campo introdotto in questa release, vanno inseriti i dati relativi
allo status attuale scolastico e/o formativo dell’utente. (fig. 26.1)
(fig. 26.1)
Nella sez. 4.2 “Condizione Professionale” vanno inseriti i dati relativi all’ultima dichiarazione di disponibilità
presentata al CPI competente (fig. 27), la condizione professionale dell’utente alla data del colloquio ed
eventualmente il motivo della cessazione dell’ultimo rapporto di lavoro.
(fig. 27)
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Sez. 5 ( Propensioni )
Nella sez. 5.1 la classificazione dei tipi di contratto è stata aggiornata con l’aggiunta dei nuovi istituti previsti
dalla riforma del mercato del lavoro (Riforma Biagi) (fig. 28).
(fig. 28)
La ricerca e la selezione delle professioni all’interno della sottomaschera attivabile dal pulsante raffigurato nella
(fig. 28.1) sono già stati illustrati al pt. 3.
(fig. 28.1)
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Nella sez. 5.2, in questa nuova release, sono stati inseriti i campi previsti dalla scheda informativa sul
“Riposizionamento / Outplacement” (fig. 30).
(fig. 30)
Nella sez. 5.3 “Bisogni Formativi / Riqualificazione” inserire i bisogni , espressi o rilevati, dell’utente. La
maschera per la ricerca all’interno del campo “Professione di Riferimento” viene attivata facendo doppio clic
all’interno della relativa colonna (fig. 31).
(fig. 31)
La ricerca nella sottomaschera che si aprirà è stata già descritta al pt. 3.
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Sez. 6 ( Orientamento / Obbligo Formativo )
Nella sez. 6.1 specificare le precedenti esperienze di orientamento fatte dall’utente (fig. 31.1).
(fig. 31.1)
Nella sez. 6.2 la sottomaschera “Percorso Obbligo Formativo”, spostata in questa sezione rispetto alla rel. 2.0,
viene visualizzata automaticamente se l’utente è minore (fig. 32).
(fig. 32)
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5 – Stampa Moduli
5.1. – Scheda Registrazione Utente e Scheda Informativa Utente
Il menu per la stampa dei moduli vuoti è raggiungibile cliccando sull’apposito pulsante della maschera Menu
Principale (fig. 32.1).
(fig. 32.1)
Una delle nuove funzioni introdotte nella versione 3.0 è la possibilità di stampare il modello vuoto della Scheda
Registrazione Utente e della Scheda Informativa Utente (fig. 33) .
(fig. 33)
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6 – Esportazione Dati
6.1. – Esportazione completa dati
Questa procedura permette la generazione dell’archivio di tutti i dati presenti nel database per il successivo
invio all’Ufficio Provinciale del Lavoro (fig. 34).
(fig. 34)
Sarà quindi creato un file nella stessa cartella del programma il cui nome viene comunicato alla fine
dell’esportazione (fig. 35).
(fig. 35)
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6.2. – Esportazione solo dati aggiornati
Questa procedura permette di generare il file che contiene solo i dati modificati dall’ultima esportazione e che
dovrà essere inviato, mensilmente, all’Ufficio Provinciale del Lavoro (fig. 36).
(fig. 36)
Sarà quindi creato un file nella stessa cartella del programma il cui nome viene comunicato alla fine
dell’esportazione (fig. 37).
(fig. 37)
In questa procedura di esportazione parziale è necessario verificare che l'ultima data di esportazione sia corretta.
Nel caso in cui l'ultima data riportata non corrisponda all'ultima esportazione inviata, è necessario eliminarla
prima della nuova esportazione.
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L’eliminazione viene effettuata facendo clic con il pulsante destro sulla data relativa all’esportazione da
cancellare e selezionando la voce “Elimina” (fig. 38).
(fig. 38)
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7 – Backup ed Aggiornamenti
E’ di fondamentale importanza, per preservare i dati immessi, copiare periodicamente – il D.lgs 196/2003
dispone settimanalmente - su supporti diversi dal disco rigido (Cd-Rom, Dischi USB, ecc.) il file
UtentiSportelloDati.mdb (fig. 42).
(fig. 42)
E’ infine importante accertarsi di utilizzare l’ultima release della procedura scaricandola dal sito:
www.openbit.it/sportelli
Prima di ogni aggiornamento è sempre consigliato il backup del file UtentiSportelloDati.mdb che contiene
i dati degli utenti dello sportello.
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8 - Contributi
Il progetto è stato avviato e coordinato fino alla release 1.61 dal Dott. Paolo Trovato, ora dirigente della II UOB
(Monitoraggio Adempimenti Formazione) del Servizio Ufficio Regionale del Lavoro per la Sicilia Orientale.
Il gruppo di lavoro, coordinato dal Dott. Fausto Piazza (dirigente della II UOB – Politiche dell’Impiego e
Interventi Formativi del SUPL di Catania), dal Dott. Sergio De Matteo (Funzionario Direttivo del SUPL di
Catania) e dal Sig. Giambattista Zurria (Referente Informatico Provinciale del SUPL di Catania), che cura
l’analisi e lo sviluppo di questa procedura per la gestione degli utenti degli Sportelli Multifunzionali della
Provincia di Catania è composto dai seguenti operatori:
¾ Daniela Catania
IRFAP
¾ Giuseppe Condorelli
ODA
¾ Andrea Fussone
ODA
¾ Letizia Gargano
IAL CISL Sicilia
¾ Paolo La Carrubba
IAL CISL Sicilia
¾ Antonino Scuderi
EFAL
¾ Antonino Spartà
IAL CISL Sicilia
Si ringrazia infine il Dott. Danilo Cimino (progettista dell’Asaform di Giarre) per la realizzazione della scheda
banca dati in formato Microsoft Excel.
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