Procedura SMS - Manuale Utente - Innovazione

Procedura SMS
Manuale Utente
INDICE:
1 ACCESSO...........................................................................................................4
1.1 Messaggio di benvenuto......................................................................................... 4
2 UTENTI................................................................................................................4
2.1 Gestione utenti (utente di Livello 2)........................................................................ 4
2.1.1 Creazione nuovo utente..................................................................................................... 4
2.1.2 Modifica dati utente............................................................................................................ 5
2.1.3 Eliminazione dell’utente...................................................................................................... 6
2.2 Modifica della propria password............................................................................. 6
2.3 Gestione credito (utenti di Livello 2)...................................................................... 6
2.3.1 Distribuzione del credito..................................................................................................... 6
2.3.2 Ripresa del credito............................................................................................................. 7
3 LISTE...................................................................................................................7
3.1 Gestione Liste (utente di Livello 2)......................................................................... 7
3.1.1 Nuova Lista........................................................................................................................ 8
3.1.2 Modifica Lista..................................................................................................................... 8
3.1.3 Cancellazione Lista............................................................................................................ 9
3.1.4 Utenti abilitati...................................................................................................................... 9
3.1.4.1 Nuovo Utente................................................................................................................................9
3.1.4.2 Modifica abilitazione Utente......................................................................................................10
3.1.4.3 Cancellazione abilitazione Utente..............................................................................................10
3.1.5 Iscritti alla lista.................................................................................................................. 10
3.1.5.1 Nuovo Iscritto.............................................................................................................................11
3.1.5.2 Modifica iscrizione.....................................................................................................................11
3.1.5.3 Cancellazione iscrizione.............................................................................................................11
3.2 Gestione Liste (utente di Livello 3)....................................................................... 12
3.2.1 Iscritti alla lista.................................................................................................................. 12
3.2.1.1 Nuovo Iscritto.............................................................................................................................12
3.2.1.2 Modifica iscrizione.....................................................................................................................13
3.2.1.3 Cancellazione iscrizione.............................................................................................................13
3.2.2 Importazione massiva...................................................................................................... 13
4 SMS................................................................................................................... 15
4.1 Gestione SMS......................................................................................................... 15
4.1.1 Nuovo SMS...................................................................................................................... 15
4.1.2 Modifica SMS................................................................................................................... 16
4.1.2.1 Aggiungi Lista............................................................................................................................17
4.1.2.2 Aggiungi contatto....................................................................................................................... 17
4.1.2.3 Modifica abilitazione lista..........................................................................................................17
4.1.2.4 Cancellazione lista......................................................................................................................18
2
4.1.2.5 Modifica abilitazione contatto....................................................................................................18
4.1.2.6 Cancellazione contatto................................................................................................................18
4.1.3 Spedizione SMS............................................................................................................... 18
4.1.4 Spedizione SMS Posticipati............................................................................................. 19
4.1.5 Cancellazione SMS.......................................................................................................... 19
4.1.6 Visualizzazione SMS........................................................................................................ 19
3
1 Accesso
Per accedere alla piattaforma per la gestione degli SMS è necessario inserire lo username e la
password fornita dal CST. E’ possibile modificare le credenziali di accesso seguendo le istruzioni
fornite successivamente.
Username e password sono ”case sensitive”, cioè è importante rispettare l’inserimento delle
lettere maiuscole/minuscole.
1.1 Messaggio di benvenuto
Una volta inserite le credenziali di accesso una finestra di benvenuto ricorda i principali dati
relativi al profilo.
Il dati riportati sono:
-credito rimanente (calcolato se spedissimo SMS di alta qualità)
-il link che porta alle istruzioni per eseguire la ricarica degli SMS
-numero degli SMS spediti
-istruzioni per ottenere informazioni sulla piattaforma (nel caso di utenti di secondo livello si viene
rimandati al CST, nel caso di utenti di terzo livello si viene rimandati al responsabile di secondo
livello del comune)
-informazioni relative all’ultimo accesso alla piattaforma
2 Utenti
2.1 Gestione utenti (utente di Livello 2)
Per accedere alla gestione utenti selezionare la voce “Gestione utenti”, tale funzione è disponibile
ai soli utenti di livello 2, in quanto a differenza degli utenti di terzo livello, solo questi possono
creare e gestire nuovi utenti figli.
L’elenco potrebbe risultare vuoto, questo accade e il comune non ha inserito utenti di terzo livello.
La voce ”Nuovo utente” è comunque sempre presente e permette l’inserimento di nuovi utenti.
2.1.1
Creazione nuovo utente
Selezionando la voce “Nuovo utente” nella schermata di “Gestione utenti” compare la maschera
per l’inserimento dei dati del nuovo utente.
4
I dati fondamentali da inserire sono:
-username: sarà utilizzato dall’utente per accedere all’applicazione
-password: sarà utilizzata dall’utente per accedere all’applicazione
Per evitare errori di battitura viene chiesto di inserire una seconda volta la nuova password.
Seguono poi una serie di dati con contenuto informativo
-nome utente: utilizzato come descrizizione dell’utente
-email
-telefono
al termine dell’inserimento dei dati premere il pulsante ”Aggiungi”.
In caso di errori la schermata riporta l’errore bloccante in colore rosso
Esempio di password non coincidenti
2.1.2
Modifica dati utente
Dalla schermata di gestione utenti, selezionado la voce ”modifica” viene mostrata la schermata
contenente i dati utente.
Una volta modificato i dati, premendo il pulsante modifica sarà possibile ottenere le vaariazioni
richieste. Le modifiche saranno immediate.
Oltre ai dati precedentemente visti, in questa schermata è possibile agire su alcuni nuove
impostazioni dell’utente.
-”Utente attivo”: solo utenti con questo campo spuntato (
) possono utilizzare la piattaforma,
ciò è utile come passo intermedio rispetto all’eliminazione dell’utente
-”Utente gestisce anagrafiche”: se questo campo è spuntato, l’utente può modificare le
anagrafiche telefoniche. Ciò è utile se il comune vuole fornire un account che può solo occuparsi
della spedizione SMS e non delle anagrafiche.
5
-”Utente utilizza credito del comune”: nel caso questo campo non sia attivato ( ), l’utente avrà
un proprio monte credito. Se il credito si esaurirà a seguito delle spedizioni sarà necessario
reintegrarlo prendendo credito SMS dal proprio monte credito.
Nel caso il campo sia spuntato, l’utente di secondo livello e questo utente condivideranno lo
stesso credito SMS. Esaurito quello sarà necessario contattare il CST per il reintegro del credito.
2.1.3
Eliminazione dell’utente
Nella schermata di gestione utenti, premendo sulla riga corrispondente la voce ”Elimina” è
possibile eliminare l’utente di terzo livello.
Alla poressione della voce, compare un messaggio di richesta conferma.
In caso si confermi premendo il pulsante ”OK”, l’eliminazione avverrà.
L’eliminazione avviene in maniera definitiva.
2.2 Modifica della propria password
Tramite la voce “Modifica password” è possibile modificare le proprie credenziali di accesso.
Per ottenere la modifica è necessario inserire:
-la vecchia password
-la nuova password
Per evitare errori di battitura viene chiesto di inserire una seconda volta la nuova password.
Al termine del’inserimento, premere ”Cambia password” affinche le modifiche abbiano effetto.
2.3 Gestione credito (utenti di Livello 2)
Dal menù principale, selezionando la voce “ricariche” si viene rimandati alla schermata
comprendente l’elenco degli utenti di terzo livello. Questa voce è attiva a menù solo se il comune
ha provveduto a creare utenti di terzo livello.
2.3.1
Distribuzione del credito
Premendo la voce “distribuisci credito”, la schermata riporta ulteriori campi oltre all’elenco
riassuntivo in testa.
6
I dati da inserire sono:
-numero di SMS da trasferire (il numero si riferisce considerando SMS ad alta qualità)
-utente di terzo livello al quale trasferire il credito.
Premendo il pulsante ”trasferisci credito” il credito verrà trasferito.
Il credito non può essere trasferito a utenti che condividono il credito del comune.
Controlli di errore impediscono che all’utente possa essere trasferito un credito superiore a quello
disponibile.
2.3.2
Ripresa del credito
Premendo la voce “riprendi credito”, la schermata riporta ulteriori campi oltre all’elenco
riassuntivo in testa.
I dati da inserire sono:
-numero di SMS da trasferire (il numero si riferisce considerando SMS ad alta qualità)
-utente di terzo livello al quale diminuire il credito.
Premendo il pulsante ”trasferisci credito” il credito verrà trasferito.
Il credito non può essere preso ad utenti che condividono il credito del comune.
Controlli di errore impediscono che all’utente possa essere trasferito un credito superiore a quello
disponibile all’utente.
3 Liste
Il modulo di gestione liste, differisce dal tipo di utente (Livello2 o Livello3)
3.1 Gestione Liste (utente di Livello 2)
Selezionando Gestione Liste, la procedura visualizza tutte le liste appartenenti all’utente.
7
E’ possibile, utilizzando l’apposito menù di scelta
,visualizzare le liste utilizzabili
da uno specifico utente di Livello 3.
I dati visualizzati nella lista sono:
Nome Lista
Numero utenti abilitati e numero max utenti collegabili alla lista
Numero Iscritti alla lista e numero max iscritti possibili
Data ultima modifica dei dati specifici della lista
Lista pubblica o no (cioè se visibile nei form online di iscrizione alle liste)
Lista Attiva o no
3.1.1
Nuova Lista
Dall’elenco liste, cliccando su “Nuova lista”, si accede alla maschera di creazione lista.
Oltre al nome e alla descrizione dela lista, è possibile definire il numero max di utenti di livello 3
collegabili e il numero max di iscritti ammessi.
Si definisce anche se la lista è pubblica o no e se la lista è attiva o no.
3.1.2
Modifica Lista
Dall’elenco liste, cliccando su “modifica”, si accede alla maschera di modifica della
corrispondente lista.
E’ possibile modificare tutti i valori inseriti in fase di inserimento di una Nuova lista.
8
3.1.3
Cancellazione Lista
Dall’elenco liste, cliccando su “cancella”, si può cancellare la corrispondente lista.
Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva.
3.1.4
Utenti abilitati
Dall’elenco liste, cliccando sul numero di utenti abilitati
abilitazioni utenti (di livello 3) alla lista corrispondente.
, si accede alla gestione delle
I dati visualizzati nella lista sono:
Codice Utente
Nome Utente
Utente Attivo o no
Data ultima modifica dell’abilitazione
Utente abilitato alla gestione della lista
Abilitazione Attiva o no
3.1.4.1 Nuovo Utente
Dall’elenco utenti, cliccando su “Nuovo utente”, si accede alla maschera di abilitazione utenti alla
lista. Vengono visualizzati gli utenti che non sono già abilitati alla lista. E’ possibile selezionare
più utenti per fare una abilitazione multipla.
Inoltre è possibile indicare se l’utente (o gli utenti) sono abilitati alla gestione della lista (cioè
possono gestire gli iscritti oppure no).
Per ritornare alla lista utenti abilitati, si deve selezionare il link “Indietro” posto in alto.
9
3.1.4.2 Modifica abilitazione Utente
Dall’elenco utenti, cliccando su “modifica”, si accede alla maschera di modifica della abilitazione
utente.
E’ possibile modificare l’abilitazione attiva o no e il livello di abilitazione (gestione o no).
3.1.4.3 Cancellazione abilitazione Utente
Dall’elenco utenti, cliccando su “cancella”, si può cancellare la corrispondente abilitazione utente.
Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva.
3.1.5
Iscritti alla lista
Dall’elenco liste, cliccando sul numero di iscritti
lista.
I dati visualizzati nella lista sono:
Numero di cellulare
Cognome e nome
Iscritto Attivo o no
Data ultima modifica dell’iscrizione
Iscrizione alla lista Attiva o no
10
, si accede alla gestione degli iscritti alla
3.1.5.1 Nuovo Iscritto
Dall’elenco iscritti alla lista, cliccando su “Nuovo Iscritto”, si accede alla maschera di iscrizione
alla lista. Vengono visualizzati gli iscritti al comune che non sono già iscritti alla lista. E’ possibile
selezionare più iscritti per fare una iscrizione multipla.
Inoltre è possibile indicare se l’iscrizione è attiva o no.
Per ritornare all’elenco iscritti alla lista, si deve selezionare il link “Indietro” posto in alto.
3.1.5.2 Modifica iscrizione
Dall’elenco iscritti, cliccando su “modifica”, si accede alla maschera di modifica dell’iscrizione.
E’ possibile modificare l’iscrizione attiva o no.
3.1.5.3 Cancellazione iscrizione
Dall’elenco iscritti, cliccando su “cancella”, si può cancellare l’iscrizione alla lista.
Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva.
11
3.2 Gestione Liste (utente di Livello 3)
Selezionando Gestione Liste, la procedura visualizza tutte le liste appartenenti all’utente.
Nome Lista
Numero Iscritti alla lista e numero max iscritti possibili
Data ultima modifica dei dati specifici della lista
Lista pubblica o no (cioè se visibile nei form online di iscrizione alle liste)
Lista Attiva o no
3.2.1
Iscritti alla lista
Dall’elenco liste, cliccando sul numero di iscritti
lista.
, si accede alla gestione degli iscritti alla
I dati visualizzati nella lista sono:
Numero di cellulare
Cognome e nome
Iscritto Attivo o no
Data ultima modifica dell’iscrizione
Iscrizione alla lista Attiva o no
NOTA: se l’utente non è abilitato alla Gestione della lista, le scritte “Nuovo Iscritto”, “modifica”
“cancella” non sono presenti.
3.2.1.1 Nuovo Iscritto
Dall’elenco iscritti alla lista, cliccando su “Nuovo Iscritto”, si accede alla maschera di iscrizione
alla lista. Vengono visualizzati gli iscritti al comune che non sono già iscritti alla lista. E’ possibile
selezionare più iscritti per fare una iscrizione multipla.
Inoltre è possibile indicare se l’iscrizione è attiva o no.
Per ritornare all’elenco iscritti alla lista, si deve selezionare il link “Indietro” posto in alto.
12
3.2.1.2 Modifica iscrizione
Dall’elenco iscritti, cliccando su “modifica”, si accede alla maschera di modifica dell’iscrizione.
E’ possibile modificare l’iscrizione attiva o no.
3.2.1.3 Cancellazione iscrizione
Dall’elenco iscritti, cliccando su “cancella”, si può cancellare l’iscrizione alla lista.
Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva.
3.2.2
Importazione massiva
E’ possibile importare contatti nella lista da altri programmi. Il file utilizzato come interscambio è
CSV. Il contenuto delle colonne del file csv è:
-cellulare (nel formato +3933312345678)
-nome (attenzione alle lettere accentate: il carattere “ ’ “ non è permesso)
-cognome (attenzione alle lettere accentate: il carattere “ ’ “ non è permesso)
Per accedere alla funzione accedere nella gestione iscritti, a base pagina è presente la possibilità
di sottoporre il file csv attraverso le voci riportate:
13
Cliccare su ”Sfoglia” e apparirà la schermata
Permettendo di selezionare il file opportuno. Una volta selezionato, premere il pulsante ”Submit”
per sottoporre all’applicativo l’importazione del file.
Al termine della procedura un messaggio indicherà avvenuta importazione.
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4 SMS
Il modulo di gestione liste, differisce dal tipo di utente (Livello2 o Livello3)
4.1 Gestione SMS
Selezionando Gestione SMS, la procedura visualizza tutti gli SMS dell’utente. Per gli utenti di
livello 2, vengono visualizzati tutti gli SMS suoi e tutti gli SMS degli utenti di Livello 3.
NOTA: solo per gli utenti di livello 2, è presente la possibilità di visualizzare gli SMS di un singolo
utente di livello 3 (
).
I dati visualizzati nella lista sono:
Descrizione SMS
Testo (parziale) dell’SMS
Tipo qualità (Alta o Bassa)
SMS attivo o no
SMS spedito o no
Eventuale numero SMS spediti
Data e ora Spedizione prevista (solo per gli SMS posticipati)
Data e ora Spedizione Effettiva
Non è possibile modificare o cancellare un SMS già spedito.
Non è possibile spedire Online un SMS posticipato.
L’utente di livello 2 ha la completa gestione degli SMS creati dagli utenti di livello 3.
4.1.1
Nuovo SMS
Dall’elenco SMS, cliccando su “Nuovo SMS”, si accede alla maschera di creazione SMS.
La creazione di un SMS si divide in due fasi:
- creazione dati SMS (testo, qualità, eventuale data e ora di invio)
- definizone liste o singoli contatti ai quali spedire l’SMS
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La descrizione dell’SMS è ad uso interno della procedura. Non viene utilizzata nella spedizione.
Il mittente (max 11 caratteri) è usato solo per gli SMS in alta qualità. Gli SMS in bassa qualità
hanno come mittente un numero di cellulare (del fornitore del servizio di Gateway).
Il testo può essere di 160 caratteri max. Un contatore indica i caratteri usati.
Se viene selezionato l’opzione “SMS postticipato”, è possibile selezionare la data di spedizione
(cliccando sull’icona
compare una maschera di selezione data) e l’ora e minuti di invio.
Inseriti i dati necessari e confermando con un click su “Continua”, si passa automaticamente alla
maschera di modifica SMS per la gestione Liste e contatti ai quali si vuole spedire l’SMS.
4.1.2
Modifica SMS
Dalla lista SMS cliccando su “modifica”, o direttamente dalla maschera “Nuovo SMS”, si accede
alla maschera di modifica SMS.
E’ possibile modificare tutti i valori inseriti in fase di inserimento e si possono gestire le liste e i
contatti ai quali spedire l’SMS.
Cliccando su “Aggiungi Lista” o “Aggiungi Contatto”, si entra nella maschera di selezione liste o
contatti.
E’, inoltre, presente un contatore, aggiornato in tempo reale, del numero degli SMS che saranno
spediti a fronte delle liste e/o contatti selezionati. Viene tenuto conto solo delle liste attive, delle
abilitazioni attive alle liste, delle abilitazioni attive Lista/SMS, dei contatti attivi, delle abilitazioni
attive contatti/SMS.
Inoltre, vengono automaticamente eliminati numeri di cellulare doppi.
Quando sono già state inserite liste e/o contatti, la lista delle liste/contatti visualizza i dati nel
seguente modo:
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4.1.2.1 Aggiungi Lista
Dalla modifica SMS, cliccando su “Aggiungi Lista”, si accede alla maschera di scelta liste alle
quali spedire l’SMS. Vengono visualizzate le liste che non sono già selezionate per l’SMS.
E’ possibile effettuare una selezione multipla delle liste.
Per ritornare alla Modifica SMS, si deve selezionare il link “Torna alla Lista” posto in alto.
4.1.2.2 Aggiungi contatto
Dalla modifica SMS, cliccando su “Aggiungi Contatto”, si accede alla maschera di scelta contatti
ai quali spedire l’SMS. Vengono visualizzati i contattiche non sono già selezionati per l’SMS.
E’ possibile effettuare una selezione multipla dei contatti.
Per ritornare alla Modifica SMS, si deve selezionare il link “Torna alla Lista” posto in alto.
4.1.2.3 Modifica abilitazione lista
Dall’elenco liste/contatti, cliccando su “modifica” (relativo ad una lista), si accede alla maschera di
modifica dell’abilitazione della lista all’SMS..
E’ possibile modificare l’abilitazione attiva o no.
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4.1.2.4 Cancellazione lista
Dall’elenco liste/contatti, cliccando su “cancella” (relativo ad una lista), si può cancellare la lista
dalla spedizione dell’SMS.
Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva.
4.1.2.5 Modifica abilitazione contatto
Dall’elenco liste/contatti, cliccando su “modifica” (relativo ad un contatto), si accede alla
maschera di modifica dell’abilitazione del conattto all’SMS..
E’ possibile modificare l’abilitazione attiva o no.
4.1.2.6 Cancellazione contatto
Dall’elenco liste/contatti, cliccando su “cancella” (relativo ad un contatto), si può cancellare il
contatto dalla spedizione dell’SMS.
Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva.
4.1.3
Spedizione SMS
Dalla lista SMS cliccando su “Invia SMS”, o dalla maschera “Modifica SMS” cliccando su
“Spedisci SMS”, si accede alla maschera di Invio SMS.
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Viene visualizzata la disponibilità di SMS a disposizione (sia in Alta che in Bassa qualità).
Se la disponibilità non è sufficiente a inviare l’SMS a tutti i destinatari, il bottone “Invia SMS” non
viene visualizzato e non è possibile spedire l’SMS.
Cliccando su “Invia SMS”, il messaggio è immediatamente spedito.
NOTA: il conteggio degli SMS da spedire è sempre effettuato in tempo reale.
4.1.4
Spedizione SMS Posticipati
Alla data e ora specificate, si attiva automaticamente la procedura di invio SMS.
Viene rifatto il calcolo degli SMS da spedire e solo se c’è credito sufficiente, gli SMS vengono
spediti.
Se non c’è abbastanza credito o se, per motivi tecnici, gli SMS non possono essere spediti, un
mail viene mandato automaticamente all’utente proprietario dell’SMS e l’SMS viene messo in
stato “NON ATTIVO”.
4.1.5
Cancellazione SMS
Dall’elenco SMS, cliccando su “cancella”, si può cancellare l’SMS.
Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva.
NOTA: non è possibile cancellare SMS già inviati
4.1.6
Visualizzazione SMS
Dall’elenco SMS, cliccando su “visualizza”, si possono visualizzare i dati dell’SMS inviato.
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