Piano di addestramento della Procedura AN
Transcript
Piano di addestramento della Procedura AN
Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe PREMESSA Lo scopo di questo documento è quello di offrire al Cliente una formazione standard ed adeguata per un corretto utilizzo delle procedure Halley. Le fasi dell’addestramento sono state studiate seguendo il flusso operativo della procedura, considerando il periodo in cui il Cliente inizia a lavorarci, nonché le scadenze operative e legislative. Le conclusioni finali hanno lo scopo di capire lo stato di utilizzo della procedura, quindi se le lezioni sono state sufficienti, o se ne occorrono altre. Di seguito è riportato in breve l’obiettivo di ogni fase e la distanza consigliata tra una fase e l’altra. FASE PRELIMINARE Questa fase è da considerarsi opzionale in quanto riferita esclusivamente all’eventualità che il cliente debba procedere al caricamento manuale dei dati anagrafici delle famiglie. La fase successiva deve essere effettuata dopo il caricamento di tutte le famiglie; il Cliente insieme al tecnico effettua una stima dei tempi sulla base del numero dei cittadini da inserire manualmente. 1° FASE È la fase più corposa, l’obiettivo è quello di mettere il cliente in condizione di essere operativo almeno su due aspetti fondamentali: il rapporto con il pubblico (sportello) e l’aggiornamento dell’archivio della popolazione residente. La fase successiva deve essere effettuata dopo una settimana, 10 giorni al massimo. 2° FASE In questa viene completata la formazione sulle operazioni riguardanti i rapporti con il pubblico, in particolare la gestione dei documenti. Viene illustrato, inoltre il criterio per gestire in modo personalizzato le stampe prodotte in merito ai certificati, comunicazioni, elenchi e modelli. La fase successiva deve essere effettuata dopo una settimana. 3° FASE Vengono affrontati tutti gli aspetti sui rapporti con enti esterni quali SAIA, INA, Agenzia Entrate e Anag-Aire (aggiornamento software ministeriale). 4° FASE In questa ultima fase viene spiegato l’utilizzo delle viste statistiche e le relative applicazioni; si affrontano inoltre le operazioni che vengono eseguite normalmente in maniera saltuaria o periodica (leva militare, elenchi, adempimenti statistici), con una sezione aggiuntiva per l’approfondimento di casi particolari ed ulteriori chiarimenti. Pagina 1 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe Recupero dati Recupero dati previsto: [] sì [] no, perché: ________________________________________________________________ Data della consegna del recupero: _____________________ I dati sono stati correttamente installati [] sì []no, perché: ________________________________________________________________ Sono stati eseguiti i seguenti controlli sui dati recuperati: (elenco dettagliato delle operazioni effettuate per il controllo): o __________________________________________________________________ o __________________________________________________________________ o __________________________________________________________________ Tempo totale del controllo: ________________________ Il controllo è: [] completo [] incompleto In caso di controllo incompleto: _______________________________________________________________________ argomenti da controllare: _______________________________________________________________________ il controllo è a cura: [] del Cliente in modo autonomo [] del tecnico Halley insieme al Cliente in ogni caso da effettuare [] prima dell’inizio dell’addestramento [] durante l’addestramento, dopo la fase: _______________________________________________________________________ Esito del controllo: []positivo [] negativo In caso di esisto negativo, elenco delle anomalie riscontrate: _______________________________________________________________________ cosa fare, chi deve farlo, entro quando per risolvere ogni anomalia: cosa:_______________________ chi:______________________ entro il:____________ cosa:_______________________ chi:______________________ entro il:____________ cosa:_______________________ chi:______________________ entro il:____________ Quali fasi del piano di addestramento sono vincolate e da quale anomalia: fase:_______________________ nr. anomalia:_______________________________ Il Tecnico Halley: ___________________________________________ Pagina 2 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe FASE PRELIMINARE (Caricamento manuale delle famiglie) Data dell'addestramento: ________________________ Elenco argomenti della fase attuale: 1) Spiegazioni generali per uso: • Videocomunicazione, collegamento, comandi, condivisione e controllo • Menu Halley, accesso alle procedure e comandi generali per muoversi nelle maschere • Settaggio ed uso delle stampanti • Sito della procedura: accesso, informazioni utili, consultare le soluzioni ricorrenti • Copie di sicurezza della procedura • Spiegazione del sistema di Assistenza (Help-Desk, Lettere di Aggiornamento) 2) Avviamento della procedura: impostazioni della data di lavoro e dell’ufficio, selezione della stampante e dell’operatore; gestione dei profili di accesso e associazione ai singoli operatori. 3) Cenno sul collegamento con la gestione territorio con riferimento particolare alle aree di circolazioni (vie), U.I.U, Comuni. 4) Parametrizzazione procedura: inserimento dati generali, gestione tabelle, gestione operatori. 5) Illustrazione generale sul caricamento iniziale della popolazione residente e A.I.R.E.; consigli sull’organizzazione dei dati da inserire. 6) Caricamento delle Aree di circolazione del comune (vie: verificare a priori se è già stata attivata la procedura Gestione del territorio, in tal caso alcune vie potrebbero essere già presenti in archivio). 7) Caricamento iniziale dei dati anagrafici di ogni singola famiglia: spiegazione su come inserire i dati anagrafici di ogni cittadino sui relativi campi proposti nella scheda anagrafica. Inserimento dei dati di alcune famiglie. Criterio di inserimento delle U.I.U. e dei comuni stranieri. 8) Criterio di ricerca dei nominativi, dei comuni, aree di circolazione; spiegazione su come rettificare i dati inseriti in maniera anomala. TEMPO TOTALE DELL'ADDESTRAMENTO: h:min. _______ (Il tempo totale è riferito all’intera fase) Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva. Pagina 3 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe 1° FASE Data dell'addestramento: ________________________ Elenco degli argomenti della fase precedente ripetuti: Motivo della ripetizione: TEMPO TOTALE: h:min.: _______ Elenco argomenti della fase attuale: (se è stata eseguita la FASE PRELIMINARE Caricamento manuale delle famiglie passare direttamente al punto 6) 1) Spiegazioni generali per uso: • Videocomunicazione, collegamento, comandi, condivisione e controllo • Menu Halley, accesso alle procedure e comandi generali per muoversi nelle maschere • Settaggio ed uso delle stampanti • Sito della procedura: accesso, informazioni utili, consultare le soluzioni ricorrenti • Copie di sicurezza della procedura • Spiegazione del sistema di Assistenza (Help-Desk, Lettere di Aggiornamento) 2) Avviamento della procedura: impostazioni della data di lavoro e dell’ufficio, selezione della stampante e dell’operatore; gestione dei profili di accesso e associazione ai singoli operatori. 3) Cenno sul collegamento con la gestione territorio con riferimento particolare alle aree di circolazioni (vie), U.I.U, Comuni. 4) Parametrizzazione procedura: inserimento dati generali, gestione tabelle, gestione operatori. 5) Criterio di ricerca dei nominativi, dei comuni, aree di circolazione; illustrazione generale della scheda individuale e di famiglia con utilizzo campo NOTE. 6) Aggregazioni territoriali (Sezione elettorale obbligatoria). 7) Variazioni anagrafiche • da Stato civile • gestione dati censimento • mutazioni anagrafiche, in particolare: - matrimonio - scioglimento/cessazione effetti civili - cambi abitazione Pagina 4 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe - Acquisto/perdita cittadinanza Variazioni generalità Variazione indirizzo di massa 8) Dichiarazioni • gestione iter pratiche APR/4 • stampe allegate • parametrizzazione e stampa modello APR/4 • aggiornamenti anagrafici da dichiarazioni • creazione file per ISI-ISTATEL (previa configurazione come per fase adempimenti statistici) 9) Diritti • • • • parametrizzazione, avviamento e registrazione annullamento diritti stampa registro diritti diritti per cittadini non archiviati 10) Rilascio certificati • stampa dei vari tipi di certificato, certificazioni storiche e cumulativi • rilascio atti notori generici • gestione dei codici d’uso relativi alle certificazioni in carta libera • importazione foto per scheda cittadino • altre operazioni (autentica beni mobili, autorizzazione/assenso carte identità…) 11) Comunicazioni: stampa in diretta e in differita, gestione disabilitazione stampe. 12) Archivio storico • creazione movimenti e significato date di riferimento, campo esamina su revisione e comporta conteggio • cancellazione ed aggiunta movimenti • ricostruzione storica rispetto al cittadino (Storia del cittadino) ed elenco eventi famiglia precedente (Storico famiglia precedente) • estrazioni di movimenti storici per data, cittadino, operatore e famiglia TEMPO TOTALE DELL’ADDESTRAMENTO: h:min. _______ (Il tempo totale è riferito all’intera fase) Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva. Pagina 5 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe 2° FASE Data dell'addestramento: ______________ Elenco argomenti della fase precedente ripetuti: Motivo della ripetizione: TEMPO TOTALE: h:min.: _______ Elenco argomenti della fase attuale: 1) Chiarimenti supplementari sul rilascio certificazioni e alcuni casi di variazioni anagrafiche non trattate nella fase precedente con riferimento particolare a variazioni riferite a nominativi A.I.R.E. 2) Carichi documenti • Inserimento • Assegnazione agli operatori 3) Carte d'identità • Parametrizzazione iniziale carta identità e cartellino • Gestione del rilascio ed eventuale annullamento • Gestione dell'archivio e stampa riepiloghi, elenchi, avvisi di scadenza 4) Documentazione stranieri • Permessi/carte di soggiorno • Elenchi e avvisi scadenza permessi di soggiorno • Attestazioni soggiorno e Diritto soggiorno permanente per comunitari • Stampa domande e attestazioni da Sportello/Altre operazioni 5) Parametrizzazione modelli • Classificazione dei modelli, • Parametri rilascio certificati e associazione diritti, parametri modulistica, parametri firma, testi agganciati. • Etichette per aggiornamento modelli 6) Personalizzazione testi e modelli base 7) Dizionario delle variabili • Indicare solo come effettuare la ricerca delle variabili e la stampa dell’elenco 8) Atti notori e certificati cliente • Inserimento di nuovi atti notori più specifici e di certificati personalizzati. Pagina 6 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe TEMPO TOTALE DELL'ADDESTRAMENTO h:min.: ________ (Il tempo totale è riferito all’intera fase) Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva. Pagina 7 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe 3° FASE Data dell'addestramento: Elenco degli argomenti della fase precedente ripetuti: Motivo della ripetizione: TEMPO TOTALE : h:min. ______ Elenco argomenti della fase attuale: 1) Pratiche S.A.I.A XML o AP5 • Configurazione iniziale • Spiegazione creazione pratiche, flusso di invio e ricezione esiti, • analisi pratiche non accettate o con esito negativo, • chiusura pratiche con conseguente aggiornamento codice fiscale su sintesi scheda. 2) Gestione validazioni codici fiscali (da approfondire particolarmente con i clienti che hanno ancora percentuali di validazione basse e non hanno iniziato le spedizioni SAIA) • Spiegazione logica delle tre fasi • Iter creazione file ed importazione sul database Halley • Nota su funzione controllo/stampa percentuali 3) Creazione file popolamento INA (da approfondire con clienti che non hanno effettuato popolamento straordinario e non hanno iniziato le spedizioni SAIA AP5) • Iter estrazione file e condizioni di estrazione • Preparazione pratiche decessi dal 2001 (solo dopo abilitazione spedizioni AP5) 4) Gestione A.I.R.E: • stampa elenchi e modulistica; • creazione file per software ministeriale Anag-aire • analisi dati mancanti o errati • gestione tabelle consolati TEMPO TOTALE DELL'ADDESTRAMENTO h:min.: ________ (Il tempo totale è riferito all’intera fase) Pagina 8 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva. Pagina 9 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe 4° FASE Data dell'addestramento: Elenco degli argomenti della fase precedente ripetuti: Motivo della ripetizione: TEMPO TOTALE : h:min. ______ Elenco argomenti della fase attuale: 1) Leva militare: • creazione e stampa lista di leva; • stampa elenchi, precetti e documentazione. 2) Adempimenti statistici vari • Impostazione, elaborazione e stampa dei modelli AP/10-11 e D.7.A-B, P2, P4, P3, POSAS, STRASA • Spiegazione della creazione file per ISI-ISTATEL ed invio telematico modelli (previa installazione programma ISI-ISTATEL e configurazione dei parametri iniziali) • Supporti magnetici: esempi di estrazioni presenti (Indagine Istat condizione vita-famiglie, Indagine forza lavoro ecc.) 3) Elenchi e prospetti • Elenchi ASL • Elenchi famiglie estinte con logica progressivo di estinzione • Elenchi agganciati a statistiche già predisposte • Estrazione intestatari per numero componenti • Prospetti (tabelle e grafici) • Statistica residenti alla data per fasce d’età (elenco cittadini e dato numerico) 4) Statistiche: • presentazione applicativo Thaireport: accesso, profili, cos’è un report • utilizzo di report già presenti nella procedura: esecuzione ed estrazione dei dati nei formati più diffusi • utilizzo di report creati a partire da viste Halley • funzioni accessorie per la gestione di report (Formule e raggruppamenti, importazione di report dal sito EP, grafici e loro configurazione, aggancio con testi in formato RTF) • creazione di query MySQL (solo per clienti con conoscenze informatiche avanzate) • presentazione rapida del vecchio applicativo Viste statistiche, ancora usato per alcuni aspetti (circolari ecc.) Pagina 10 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe Sezione aggiuntiva: spiegazioni su parti tralasciate nelle precedenti fasi, approfondimento di casi particolari ed ulteriori chiarimenti. Pagina 11 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe Conclusioni finali sull’addestramento/avviamento della procedura in oggetto. (compilazione a cura del tecnico) Sono state effettuate tutte le operazioni relative all’avviamento? (parametrizzazioni, sistemazione testi, modelli, abilitazioni, controllo recupero, ecc…) []sì []no, cosa manca: ______________________________________________________ perché non è stato possibile farlo (indicare motivo, cosa fare, chi deve farlo, entro quando, per ogni cosa che manca): cosa fare:________________________________________________________________ chi:____________ entro il:____________ motivo:__________________________________________________________________ cosa fare:________________________________________________________________ chi:____________ entro il:____________ motivo:__________________________________________________________________ Il cliente è in grado di gestire autonomamente la procedura? [] sì []no, dove è insicuro: ___________________________________________________ Il cliente ha la necessità, o ha espresso la volontà, di approfondire alcuni argomenti? []sì []no Quali? ___________________________________________________________ Quanto tempo è necessario? ________________________________________________ Fra quanto è opportuno procedere? (indicare eventuale data presunta ad esempio nel caso si debba attendere il compimento di un adempimento normativo): _______________ Deve compiere operazioni particolari prima della formazione aggiuntiva? []sì []no Quali? __________________________________________________________________ Pagina 12 di 13 IS357_02_03 Comune di………………….. ………… Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe Conclusioni finali sul prodotto (compilazione a cura del tecnico) La procedura rispetta le aspettative del cliente? Precedenti fornitori: _______________________________________________________ _______________________________________________________________________ In cosa è migliorato il suo lavoro rispetto a prima: _______________________________________________________________________ In cosa è peggiorato il suo prodotto rispetto a prima: _______________________________________________________________________ Aree di miglioramento suggerite: _______________________________________________________________________ Il Tecnico Halley:_____________________________________ Fasi del piano aggiornate al: 08/09/2011, in occasione dell’uscita dell’installazione della procedura alla Versione 06.09.05. A cura di: (nome del Responsabile Prodotto): Erminio Chirielli Responsabile Processo Progettazione e Produzione Sw: Daniela Barbini Responsabile Sistema Gestione Qualità: Romina Crescentini Pagina 13 di 13 IS357_02_03