Pag. 1/14 PROCEDURA OPERATIVA PO 4.1

Commenti

Transcript

Pag. 1/14 PROCEDURA OPERATIVA PO 4.1
Pag . 1/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
I nd ice
1.Sc o p o ed a m bi t o d i a p pl ic a zi o ne .................................................................................................. 2
2.Re s p o ns a bil it à .............................................................................................................................. 2
3. Desc ri zi o ne d e lle at ti vi tà .............................................................................................................. 2
3.1 Si s tema d i Ge st io ne ................................................................................................................ 2
3.2 De scri z i o ne d e l la st r utt ur a d e lla d ocu me nt a zi o ne .................................................................. 3
3.3 Te nu ta s ot t o c o nt r o ll o d e i d oc ume n ti .................................................................................... 3
3.3 .1 Prem e s sa .......................................................................................................................... 3
3.3 .2 Ar tic o la zi o ne s ta nd ar d d e ll a d ocume n ta zi o n e ................................................................... 4
3.3 .3 E la b or a z io ne e d e m is si o ne d e i d ocu men ti ........................................................................ 4
3.3 .4 I n tr od u zi o ne d i nu ov i d oc um e n ti e m od ific he a quel li e si s te nt i ....................................... 5
3.3 .5 D is tri bu z i on e d e l la d oc u me nt az i o ne ................................................................................. 6
3.3 .6 Arc h iv ia zi o ne d e l la d oc u me nt az i o ne ................................................................................ 7
3.3 .7 Ge st i o ne d e l la d oc ume nta z i o ne ........................................................................................ 8
3.3 .8 Ge st i o ne d e l la d oc ume nta z i o ne d i or ig i ne e ste rn a ............................................................ 8
3.5 Pre scri z io n i le ga li ................................................................................................................... 8
3.5 .1 Id e n ti fic a z io ne ................................................................................................................. 9
3.5 .2 Sele z io ne e r ac c ol ta .......................................................................................................... 9
3.5 .3 Acce s si b ili tà ..................................................................................................................... 9
3.5 .4 A g gi or na me nt o ................................................................................................................. 9
3.5 .5 D ocu me nta z i o ne d i or ig i ne e s ter na .................................................................................. 9
3.5 .6 Ge st i o ne d e l le pu b bl ic a zi o ni .......................................................................................... 10
3.6 Te nu ta s ot t o c o nt r o ll o d e l le r e gi s tr a zi o n i ............................................................................ 10
3.7 Arc h iv ia zi o ne d e i d o c ume nt i r e l at iv i ai co rs i d i f orm a zi o ne ................................................. 12
4. Doc ume n ta zi o ne d i r i f e r ime n t o .................................................................................................. 13
5. Ele nc o d e lle m od i fic he ............................................................................................................... 13
Distribuzione della Procedura Operativa
Copia n°
Consegnata/upload
A:
C
NC

q
Pag . 2/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
1.S co po ed am b it o d i a ppl ica zi on e
L a pre sen te pr oc e d ur a , d e fi ni sc e c r i te r i e m od al it à per i nd iv id uare le re s p o ns ab il it à, le m od a li tà e
le a zi o ni s vo l te pe r a s sic ur ar e :

il co n tr ol lo d e l la d oc u me n ta z i one nel le fas i d i : ela bo ra zi o ne, e mi ss i o n e, d is tri bu z i o ne e
mod if ic a d e l la d oc ume n t az io ne a l f ine d i ev ita re l’u s o i nv o l on tar i o d i d oc ume nt i s upe rat i o
inad egu at i al le e si ge n ze e gar a n tir e la d i s po n i bil ità d elle ver si o ni c orre tt e d ei d ocu me nt i
ste s si ;

l’id e n ti fic a z io ne , la r ac c ol ta , la cat al og a zi o ne, l ’ acces s o e la co n serva z i o ne d elle re gi s tr azi o ni .
I n ol tre, la pr oc e d ur a ha lo sc o p o d i d ef i nire l e m od al ità per l’ id e nt ifi caz io ne la sele z io ne , l a
r acco lt a, l ’acce ss i bil i tà, la c o n se r va z i on e e l’ag gi or na me nt o d ell e pre sc riz i o ni le gal i e d i altre
e ven tua li pre sc r i z io n i c ui l’a z ie nd a i nte nd e a tte n ersi re lat iva me n te agl i as pe tt i am bie n tal i d elle su e
att iv it à.
2.Res po nsab il it à
Il Re sp o n sa bi le d e l Si s te ma (RS G) h a la r e sp o n sa bi li tà d i:

valu tare la c oe r e n za d e ll a d oc ume n ta zi o ne c o n la po li tica per la Qu al ità , l a coere n za co n i l SG
e la c o nf or mi tà a lla n or m a d i r i fe r i me nt o ;

Red i gere e ma nte ne r e a g gi or na t a la d ocu men ta z io ne d e l s i ste ma ;

as sicur are, a tt r a ve r s o id o ne i si s te m i d ’arc h ivi az i o ne, l’ im med ia ta r in tracc i abi li tà d el la d ocume n ta zi o ne ;

id en ti fica , s e le zi o na , r ac c o glie e
c o n serv a la le g is la zi o ne e d i a ltr i eve n t uali re g ola me n ti nel
cam p o d el la i s tr u zi o ne e f or ma z i o ne c he so n o si g nif ica tiv i per le at t iv i tà e i s ervi z i
d ell’ I s ti tut o .
L e al tre re s po n sa b ili tà s o n o i nd ic ate ne ll a T abe lla 1 d ell a pre sen te PO .
3. Des cr i z io ne del l e at ti vi tà
3.1 S iste ma d i G es ti o ne
L ’I s ti tu t o ha re d a tt o u n a se r ie d i d oc u men t i, i n con fo rm ità a i requi si ti d ella no rma U N I E N IS O
900 1: 200 8
Tut ta la d ocu me nta z i on e è r e d at ta d a l R SG ed ap pr ov ata d al la D ir ezi o ne ( D S) ; R SG c ura
l’a gg i or na men t o e la ge s t io ne d e lla d o c ume n ta zi o ne.
Pag . 3/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
L e m od if ic he ai d oc ume nt i p os s o n o e sse re pr op o ste d a c hiu nque i n a zie nd a ; e sse s o n o pred i s p os t e
d a RS G ed a p pr ova te d al la D ir e zi o ne .
Og ni t i p ol o gia d i d oc u m e n to è id e nt ific ata c o n u n c od ice, c he ind ica a nch e l o s tat o d i rev is i one d e l
d ocu me nt o . R SG d e t ie n e l’ un ic a c o p ia c art acea fir ma ta e ge s ti sce i n f or ma c o n tr oll ata la c o pi a
d igi ta le d i tu tt a la d oc u me n ta z i on e , r e nd e nd ol a d is p o ni b ile a tu tt o il per s on ale su u n ’a p p os it a
d irect ory d el se r ve r a zie n d ale .
3. 2 D es cr iz i on e d el l a s t r uttur a d ella d o cu men t azi o ne
Il Si st ema d i Ge s ti o ne (S G) è s tr u tt ur a to n el se gu en te m od o :

il Man ual e S is te ma d i G es t io ne ( M SG ) :
d escr ive l a fi l os of ia e le met od ol o gie se gui te
d alL ’ I st it ut o pe r ge s tir e i p r o pr i pr oce ss i; n e d efi ni sce i nfa tt i i l ca m po d i ap pl ica zi o ne , r i ferend o si ove ne c e s sar i o alle pr o ced ure o pera t iv e (o i str u zi o ni o pe rat ive ) .I l MS G d escr ive
i pr oces s i d e l Si s te ma d i Ge s ti o ne , sec o nd o la po l iti ca d el Si s tem a d i Ge s ti o ne per la Qua l ità d el l’ I s ti tut o i n r i fe r i m e n to al le n orme v ol o nt ar ie e c oge n ti a pp lic ab il i.

le Pr o ced ur e Oper at iv e ( PO ): d e scr iv o n o c o me s i sv ol g o n o i pr oces s i az iend ali e c o me
vie ne c o str u i to , ma nte nu to , ge st it o e m ig li ora t o i l kn o w -h o w az ie nd ale ;

le Is tr uz i on i Oper at iv e (IO ): d e sc riv o n o i n d e tt agl i o l o s vo l gi men t o d e ll e s in g ole at t ivi tà ,
in pa rt ic olar e d i que lle m ol t o ar tic o late e sp ecif ic he d i alcu ne Are e;

la m od ul is t ica ( MO D ): c o mp r e nd e tu t ti i m od u li c he ve n g o no ut ili z za t i in az ie nd a e c he
s on o l o str u me n to d i r ac c ol ta , tr a sfer ime n t o e regi st ra zi o ne d elle i n fo rma zi o ni u ti li , i n i ngre ss o e d i n u sc i ta d alle att iv it à a zie nd a li .
L ’I s ti tu t o ha d e f in i to l a str ut tur a d e l pr o pri o S G no n s ol o pe r ris p o nd ere ai requi si ti d el le n or me,
ma s o pr at tu tt o pe r i n fo r mar e e ad d e s tr ar e tut t o i l per s o nal e su lle me tod o l o gie d i ge st i o ne d ei pr oc es si a z ie nd al i.
3. 3 Ten uta s o tt o c o ntr o l l o d e i d oc um ent i
3. 3. 1 Pr e mes s a
Tut ti i d ocu me n ti d e l S G s o no te nut i s ot t o co n tr oll o e ge st i ti sec o nd o i segue n ti cri teri c om un i:
codif ica d i ogn i docu men t o; appr ov az ione d ella Dir ez ion e prima d ell'em iss ione; a gg iorn a men t o (qua nd o ne cess ario) e r i -ap prova zione dei d ocu me nt i; ide nt ificaz ion e dell e m od if iche e d ell o st at o d i r e vis ion e d ei d oc um ent i; dis tr ib u zione de i d oc ume nt i a gg iorn at i, c he
son o r es i d is ponib ili sul s erv er a z ien dale in u na f orm a contr ollat a che gar ant is ce
l’id ent if ica zion e e la se greg az ione de i d ocu me nt i obs olet i per pre ven irne l’u so inv ol ont ario.
L e “c o pie 0” ri p or ta no , a ltr e sì , le fi r me i n ori gi na l e d i c hi ha red a tt o ed ap pr ova t o il d ocu me nt o .
Pag . 4/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
Per o g ni gru p p o d i d oc u me n t i e s is te u n e le nc o c o n l o sta t o d i re vi si o ne com e ne ll ’e sem pi o d i s e gui t o ri p or ta t o:
COD .
PO “ X . Y”
Ti to l o
“X Y Z ”
Ed .
Rev
Dat a
X
Y
XX/ Y Y/ Z Z
3. 3. 2 Ar t ic ol az i on e s t an dar d d ella do cu me nta zi on e
Per a gev ola rne la r i n tr a c c ia bil it à tut ti i d ocu me nt i r i po rta n o , sul la pr im a p ag in a, le se gue nt i i n for ma zi o ni ol tr e a l l o g o az ie nd ale : t it ol o del doc ume nt o; a cr on im o di c hi l ’ha r eda tt o; a cr on i-
mo d i c hi l ’ha appr ovat o; n um ero d i pa g ina s u l nu mer o t ot ale d elle p agine d i cu i è c omp osto, nu mer o e da ta d i r ev is ione c o me nel se gue nt e es em pi o :
Pag . x/ y
“ TI POL OG I A DI DO C UM EN TO ”
PO/ IO “ X. Y” – “ T it ol o ”
Ed . Z Re v. 0 d el x x.yy . z z z z
Red . “X Y Z ” A p p. “ X Y”
Il MS G, s tru t tur a t o se c o nd o le n or me d i r ife ri me nt o , ri p or ta i n o g ni p ag i na ol tre al l o go a z iend ale :
il n um er o d i p ag ina r i f er i ta al cap i tol o, l a r e vi si one, la d ata d i r e vis i o ne.
Il MS G pu ò e s se r e d a t o a ll’e s te r n o, d ie tr o c on se n s o d el RS G e d e l DS
L e Proced ur e O pe r a tive (PO ) e le Is tr u z i on i O pe ra ti ve ( I O) r ip or ta n o al m en o i segue n ti para gra fi :
Sc op o ed a mb i to d i ap pl i caz i one , R es p onsa b i lità, De scr iz i one dell e att iv it à, D o cu men taz i o ne di r if er i me nt o . Il pa r agr a fo “De sc r iz i o ne” p uò es sere svi lu p pat o a nc he at tra ver so d i agr am mi
d i flu s s o.
Al lo sc o p o d i a ss ic ur ar e l ’id e n tif ic a zi o ne d i og ni d ocu me nt o :

le Pr oc e d ur e O pe r a ti ve e I st r u zi o ni O pera tive s o n o id e n ti fica te c o n u n c od ice id e n tif icati v o ( PO/ IO ), se gu it o d a un n umer o pr o gre ss iv o ;

la m od u li s tic a è id e n tif ic ata c o me (M OD ) se gui t o d a un n umer o pr o gre ss iv o.
3. 3. 3 El ab or a z io ne ed e mis si on e d e i d oc um ent i
I cr iter i ad o tt at i pe r l a r e d az io ne , l’a p pr ov a zi o ne , l ’em i ss i one e l ’arc hi via zi o ne d e i d ocu me nt i r i s po nd o n o a l d u p lic e o b i e tt iv o d i c oi n v ol gere e r es po n sa b ili z za re i l per s o nal e a zie nd ale c o i nv ol t o
nel le a tt iv ità d e sc r i tte e d i ga r a nt ir e c he i d ocume nt i sia n o c orr et ta men te i d en tif icat i ed u ti li z za ti .
L a ge s ti o ne d el la d oc u m e n ta zi o ne gar a n ti sce c he : le r ev is ion i a gg iorna t e de i docu me nt i s ian o
sempr e dis pon ib il i ov e si s v olg on o l e a tt iv ità; le v ers ioni su per a te s ia no ch iar am ent e id ent i-
Pag . 5/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
ficat e e r it ira te; i d oc u men t i su pera t i c he de v on o esser e c onser vat i p er par t ic olar i esige nze
(ad e sem p i o d ’ or d i ne le g ale ) s ian o ad eg uat am en te ide nt ificat i.
Per le re s p o ns ab il it à r e la tive s i fac c ia r ifer ime n t o alla ta be lla c he s e gue .
Tab ella 1 – R es p ons a b i l ità r el a ti ve al l a do cu m enta z io ne
DS
RSG
DSG A
M SG
C/ A
V/ R/ D/ c
C
PO
C/ A
V/ R/ D/ c
C
IO
C/ A
V/ R/ D/ c
C
MOD
C/ A
R/ V/ D/ c
C
Leg end a
A = A pp ro va R =Re d ige
C =C ol la b or a a ll a red a z io ne
D = Di str i bui sce V = Valu ta la c o nf orm it à
c=c o n serv a
3. 3. 4 Intr o duz i on e d i n uo vi d ocu m ent i e m o di fi che a q uell i esis te nt i
L ’i n tr od u zi o ne d i n uo vi d oc u me nt i e l a m od ific a ai d ocu me nt i e si ste n ti p os s o n o e sse re sug ger ite
d a chiu nque i n a zie nd a ( tr a mi te MO D 4. 1_ 2 ) , nel la lo g ica d el mi gl i ora men to c o nt i nu o e perc hé vi
sia il più s tre tt o c o lle ga me n t o f r a i l S G , le at ti vi tà o pera ti ve e le e si ge n z e d ei cl ie nt i. L e pr o p os t e
d i d oc ume n ti nu o vi o mo d ific a ti d e v o no es sere s o tt o p o ste al R SG , c he ne verif ica l a c on f orm it à al
SG e i n o ltr a la b o z za d e l d oc u me nt o e la b ora to o mod if icat o a l re s p on sa b il e d e ll ’a pp ro va zi o ne (v e d i ta be lla ) .
L ’evid en z a d ell ’a p pr ova zi o ne d e i d oc u me n ti n uov i o m od i fica ti r is ul ta d al lo ro i nser im en t o
all ’i nt er no d ell a d oc ume n ta zi o ne d i Si s te m a, a cur a d el R SG .
L e m od if ic he a p p or t ate a l d oc ume n t o ve n g on o ri p or tate :

per i l MSG : ne l la t a be ll a d e lle r e vi si o ni ( Se zi on e II ), c he e vid e n zia : d a t a d ella m od if ica ;
se zi o ne m od if ic at a; pa r ag r afo m od i fica t o; u na bre ve d esc ri zi o ne ;

per le PO : i n c od a a c ia s c un d oc ume n t o, o ve s o n o e vid e n zi at i: d at a d e lla mod if ica; u na br e ve d esc r i zi o ne ; la r e v is i o ne i n c ui è s ta ta ef fet tua t a la m od if ica.

per i mod uli ( M OD ): ne ll a ta v ola d e lle rev is i on i d ella r acc ol ta d e i m od e ll i alle ga ta a ll ’ele nc o
d ella m od ul is ti c a.
L o st at o d i rev i si o ne è se g nala t o ne l l’a p p o si t o sp a zi o su o g ni pa g in a d i c ia s cun d ocu me nt o .
Pag . 6/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
Modifica ed introduzione di nuova documentazione
Flusso
Doc. in/out
AI, richieste
clienti, NC, AC,
AP, reclami
ecc..
Necessità di modifica della
documentazione
Richiesta di modifica della
documentazione
Richiesta di
modifica
Analisi della modifica da
effettuare
Verifica della ricaduta sul
SG
Realizzazione della bozza
del documento
Modifiche
no
Documento in
bozza
Approvazione
Responsabile
Doc. Rif
RSG
Richiedente
MOD 4.1_2
RSG
MOD 4.1_2
RSG
MOD 4.1_2
RSG
Bozza
DS
si
Redazione finale del
documento
Aggiornamento indice
corrispondente
Emissione nuovo
documento
Pubblicazione nella
Directory
Documento
definitivo
Nuovo indice
RSG
Doc. finale
RSG
RSG
RSG
3. 3. 5 D is tr ib uz io ne del l a d ocu me nta z io ne
L a d i str i bu zi o ne d e l la d o c ume nt az i o ne d el l’ I st it ut o , al l’ in ter n o d e lla s tru tt ura ai d oce n ti e t u t or, è
e ffet tua ta i n m od o c o n tr ol la to a t t r ave r s o la i n tra ne t az ie nd ale o at tra vers o l’ area ri serv ata d e l si t o
in ter ne t d ell a sc u o la ( w w w. is t itu t o nau tic okr . g ov . it ) ne ll a quale è d is p o ni bi le tu t ta la d ocu me nt azi o ne d e l r e lat iva al SG .
L a d ocu me nta z i o ne è i ns e r ita , i n f or ma to n o n m od i fica bi le ( MS G , PO e IO ) e i n f or mat o mod if i c ab ile i MO D d o p o l ’a p pr ova z i o ne d e l la d ocu me nt a zi o ne d a p arte d el RS G e d e l DS d a p arte d el
RSG
Pag . 7/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
L a d ocu me n ta zi o ne c o nt r ol la ta è nu me r a ta c om e d i se gu it o r i po rta t o: C op ia ori gi na le car tacea “0 ” ;
le al tre c o pie s o n o nu me r a te d al n ° 1 a “ n ” in ba se all a d i s tri bu zi o ne pr o gres s iva e ffe ttua t a.
L ’id e n tif ica zi o ne è e vid e n zia ta ne lla ta be lla i n p r ima pa gi na d el d ocu me n to co me ne ll ’ese m pi o d i
seg ui to ri p or tat o :
Distribuzione della Procedura Operativa
Copia n°
Consegnata/upload
X
XX/XX/XXXX
A:
“XYZ”
C
NC
q
q
Per evi tare l ’u s o i nd e sid e r at o d i d oc u me n ti n o n pi ù valid i, RSG pr o vved e , co nte s tua lme n te al la d istr i bu zi o ne d el n uo v o d oc u me nt o al lo s po s ta me nt o d ei d ocu men ti n o n più v alid i ( o bs o let i) nel l a
c artel la “D oc ume n ti su pe r ati ” .
Il MS G, par te d e sc r i tt iva e ge s ti o nal e d e l SG , pu ò es sere d ivu lga t o al l'e st ern o per il lu str are c ome
L ’I s ti tu t o ope ra, i n c o nf or mi tà a i r e qu is it i d el le n or me d i rifer ime n t o.
L a d i str i bu zi o ne a ll ’e s te r n o d e l la st r ut tur a p uò es sere ef fet tua t o, pre vi o r i chie s ta, i n m od o co n tr o l lat o o n o n c o nt r o lla t o a se c o nd a d e i c a si d i se gu it o r ip or ta ti :
Descr iz i on e
C op ia
C op ia
C ontr olla ta
No n c on tr oll ata
Orga n is m o d i c e r t if ic a zi o ne
X
E n ti f i na n zia t or i e d i ac c r e d ita me n to
X
E n ti in co n ve n zi o ne
X
For ni t or i
X
Al tri i nte re s sa ti
X
L e co pi e no n c o n tr ol late n o n s o n o s og ge tte ad a gg ior na me n to au to ma tic o .
L e PO e IO n o n s o n o d i vul gate al d i fu ori d e ll ’a z iend a d at o il l or o e scl us i vo u s o i n ter n o. I n a lcu ni
c asi , tu t tav ia, e sse p o ss o n o e s se r e d i st r i bui te a f or ni t ori/ c o lla b ora t ori c h e sv ol g on o pr oce ss i se nsi bi li .
Nel m od u l o MO D 4. 1_ 1 è r e gis tr a ta la d ocu men ta zi o ne d i str i bui ta i n f or ma cart acea/ i nf or ma tica
nel q uale s o n o id e n tif ic a ti gl i e s tr e mi d e i d oc ume nt i c o nse g na ti/ in via t i, i l d est i nat ari o e la d a ta d i
c o ns eg na/ i nvi o .
3. 3. 6 Ar ch iv i az io ne del l a d ocu me nta z io ne
RSG c o nser va la “ C op ia 0” d i tu tta l a d ocu me nt az io ne i n v ig ore . I d ocu men t i su pera ti so n o c o n serva t i nell a car te l la “D o c ume nt i su pe r a ti ” per u n per iod o d i tre a n ni .
Pag . 8/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
3. 3. 7 G es t i on e d el l a d o cum en taz i one
Gli ag g ior n ame n ti s o n o s tr u ttur at i c ome se gue :

lo s ta t o d i e d i zi o ne (da 1….n ) d ei d ocu me nt i ( M SG, PO , I O e MO D ) é a gg i or nat o ad o gn i
mod if ic a s os ta n zia le / str u ttu r ale d e l si s tema .

lo s tat o d i r e v i si o ne (da 0…n ) d e i d ocume n ti ( M SG, PO , IO e MO D ) é a gg i or nat o ad o g ni
mod if ic a ; e s s o è r i p or ta t o ne l r i s pet ti v o i nd ice ge nera le.

la revi s io ne d e l MS G è pr og r e s s iva (da 0 … n) e d è aggi or na ta ad o gn i mod if ica a pp or ta ta
all ’i nd ic e d e l Ma nua le ste ss o .

l'ag gi or na me n to è a c u r a d i RS G.
3. 3. 8 G es t i on e d el l a d o cum en taz i one d i or i g in e est er na
L a d ocume n ta zi o ne d i or igi ne e ste r na é ge st it a se co nd o l e re s p on sa b ili tà r ip or ta te ne lla ta be lla c he
seg ue.
Ta bell a 2 - Re s p . D oc u m e n ta zi o ne d i o r i gi ne e s te rna
Ti p ol o gia d oc u me n to
RSG
No rme v ol o nt ar ie e c o ge nt i
R/ A
Uff.di
segreteria
Co mu nic a z i on i e d oc u me nt i r ic e vu ti d ai d isc en ti
C
R/ A
R = Re pe r isc e A = ar c hi via C = d et ie ne i n c o p ia
3. 5 Pr es cr i zi on i l eg al i
L ’I s ti tu t o ha d e f i ni to le mod ali tà d i id e n ti fica z i o ne, acce ss o e d i vul ga zi o ne a l per s on ale d e lle pr e scri z i on i le gi sla t i ve d i c a r at te r e te c nic o or ga ni z za tiv o , a pp lic ab il i alle pr o p rie at ti vi tà. Tal i m od al ità s i a p pl ica no all ’id e n ti fic a zi o ne , la r ac c o lt a, l ’a gg i or name n t o e l ’arc hi vi az io ne d e lla leg is l a zi o ne
in am bi t o d el l’ i str u z i o ne c o mu ni tar i a, na z io n ale , regi o na le e l oca l e. L e f o nt i pri nc i pal i d i in f orm azi o ne su lla leg i sla z io ne s o n o: si t i W EB , par t ner .
RSG e sa mi na si s te ma t ic a me n te le f on ti e valu ta l ’a pp lic ab il ità al si t o d ell e nu ove leg gi / Decre ti o
varia z i on i d el le e s is te nt i. I n c as o d i a p pl ica bi li tà pr ov ved e ad i nf or mar e l a Dire z io ne , c he pred is po ne l’ at tua z io ne d e g li in te r v e n ti ne c e s sar i per ot te m perare a lle ric hie s t e d ella leg ge , pr ov ved e n d o al re peri me nt o d e i me z zi fi na n zia r i e tec nici n eces sari . I n fu n zi o ne d el l a co m ple ss i tà e d ei c o nte nut i d el l’ in fo r ma z i one , la s te s s a ve r r à i no lt rat a al per s o na le i nte res sa t o. RSG red ige e ma n tie ne
agg i or na to l ’ele nc o d e l la le g is la zi o ne a p pl ica bi l e .
RSG pred i sp o ne ap p o si ta c ar te lla i nf or m at ica c o n la pri nc ip ale leg is la zi o ne ap pl ica bi le.
Pag . 9/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
3. 5. 1 Ide nt if i caz i on e
IL RS G pr oced e , su lla b ase d e lle ne c e ss it à, al l’ id en tif ica zi o ne d ei requi s it i legi s lat iv i e d i altr i e ven tua li re g ol ame n ti .
E ’ c on ser va to e d ag gi or n at o pr e s s o l’a z ie nd a u n a rchi vi o c o n ten en te le n o rme a p pl ica bil i , e c on t e ne nte tu tta la le gi sl a zi o n e a live ll o c omu n ita ri o, n az io na le e l oca le, a p pl ica bi le il q uale è a gg i or nat o
ad o g ni i ntr od u z i one / c a mb ia me nt o d i n orma ( M OD 4. 1_ 4 ) .
3. 5. 2 S el ez i on e e r ac col ta
Il RS G p roc ed e al la se le zi o ne d e i r e qu is it i le gi sl a tiv i c orre lat i al le a tt iv ità d ell’ I s ti tu to , racc o gl ie nd o tut ta la leg is la zi o ne r i le va n te ne l d oc u me nt o MO D 4 . 1_ 4.
3. 5. 3 A cc es s ib il i tà
IL R SG pr o vve d e ad a gg i or nar e l’e le nc o c o n i te st i ag gi or n at i d el la le g is la z io ne per ti ne n te.
I n ge nera le, la f or ma zi o ne d e l pe r s o nal e al ris pe tt o e all ’ os ser va n za d ei requis i ti d i le gge pu ò e ntrare a fare p ar te d e l pi a n o an nu ale d i f orm a zi o n e, co sì c ome l ’a tt iv ità f or mat iva re lat iva a gl i s pec i fici ad em pi me n ti le g is la ti vi.
Il per s o nale ha i l d ir it t o / d ove r e d i s v ol gere i n o g ni occa si o ne le pr o prie ma ns i o ni nel l’ o sse rva n za
d ei requ is it i le ga li , se g na land o o g ni n o n – c o nf or mi tà i nd iv id uat a.
L ’i n os ser va n za d i qualu n que d e i r e qu is it i prev is ti d alla leg is la zi o ne , i nfa t t i, ra p pre se nt a au to ma t i c ame nte u na n o n – c on f or mi tà d e l S G e , c o me t ale, v ie ne ge s ti ta sec ond o qua n t o ri p ort at o nel la
s pecif ica pr oced ur a PO 8 .3
3. 5. 4 A gg i or na m ent o
IL RS G pr ovv e d e r e g o la r me nte a ll ’a gg io rn ame n t o d el MO D 4. 1_ 4 c o nt e ne nte le p rescr i zi o ni leg i sla ti ve r ilev an t i pe r L ’I s t itu t o .
L a d ata d i a g gi or na me nt o è r i p or t at a ne l m od ul o s tes s o .
I n ca s o d i m od if ic he a ll e at tiv it à d e l l’ I st i tut o , c he i m pl ic hi n o nu ov i o d iffere n ti a s pe tt i le ga li , il
RSG pr oced e rà a ll o ste s s o mod o ad a gg i or nare il MO D 4 .1_ 4, d o p o a ver i d en tif icat o i nu ov i eve n tual i requ i si ti le g is la ti vi c ui L ’ I s ti tut o è te nu ta ad at te ners i a se gui t o d el le mod if iche s o pra vve nu te.
I n c a s o d i a gg i or name n ti , i l R SG p r o vve d e , ol tre ad ag gi or na re l ’arc h ivi o d ella leg i sla z io ne vi ge n te
all ’eli mi n az i o ne d i que l la o b so le ta.
3. 5. 5 D ocu me nta z io ne di or ig in e es ter na
L a d ocume n ta zi o ne d i or igi ne e ste r na , e le nca ta ne l MO D 4.1_ 5, è ge s ti ta sec o nd o le re sp o n sa bi l i tà
d ella
Pag . 1 0/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
Ta bell a 3 – re sp o n sa bi li t à r e la ti ve al la d ocu me nt a zi o ne e s ter na d i se gu it o r ip or ta ta:
Pag . 1 1/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
Ta bell a 3 – re sp o n sa bi li t à r e la ti ve al la d ocu me nt a zi o ne e s ter na
Ti p ol o g ia d oc u m en to
Norme volontarie e cogenti
Comunicazioni provenienti dal Ministero
dell'Istruzione, dell'Università e della R icerca (MIUR)
Comunicazioni e documenti degli ute nti/parti interessate
Comunicazioni Utenti (Reclami N C ecc..)
DS
RSG
Uf f.pr ot.
C
A
C
C
A
C
A
C
C
C
A
C
Legenda
A = archivia C = detiene in copia
3. 5. 6 G es t i on e d el l e pu bbl ica zi on i
L e pu bb lica z i o ni (S it o W E B: w ww .i s ti tu t on aut i cokr . g ov. i t ) d ell ’ Is ti tu t o s o n o ge st ite sec o nd o le
mod ali tà d ell a Ta be lla 4 – r e s p o ns ab il it à rela t ive alle pu b bl ica zi o n i d i se g uit o r i po rta ta :
Tabella 4 – responsabilità relative alle pubblicazioni sul Sito WEB
Resp.
Ti p o d i c on te nut o
DSG A
DS
sit o
Grafica e pubblicazioni in collaborazione con
il webmaster
Contenuti informativi e formativi del sito
Gestione delle iscrizioni
R
C
C
C
R
C
C
R
R
3.6 Ten uta s o tt o c o ntr o l l o d el l e r eg istr az i on i
L ’a zie nd a pr o vve d e al c o nt r o ll o d e lle r e g is tra z i on i at tra ver s o le se gue nt i a t tiv it à:

ID E N TI FI C A ZI ON E : i d oc u m e nt i so n o i nd i vid u abi li at tra ver s o u n nu me ro d i c od ice ,
ind ic e d i r e v is i one , ti t ol o e d ata d i c o m pil az i o ne.

RAC COL T A E CA T AL O GA Z I ON E : i d ocu men t i relat ivi a lle varie f un z i o ni s o no p o st i
ne gli uff ic i in r ac c og li t o r i, ad e gua ta me nte id e n tif icat i d a e tic he tt e ri p or ta nt i gl i es tre mi
d ei d o c ume n ti i n e ss i c o nt e n ut i.

ACC E SSO : l’ac c e s s o a ll e r e g is tra z io n i è c o n se nt i to a tu tt i c ol or o c h e pr o vved o n o
d ire t ta me nte a lla lo r o c om p ila z i on e e ne s on o d ire t tame n te c oi nv o lt i; i n ca s o d i
in for ma z io n i c he r i ve s t o n o c ara tt eri st ic he d i r ise rvate z za l’ acces s o è l im it at o a per so n e
ind iv id uat e .
Pag . 1 2/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i

Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
ARC H I V IA Z I ON E : i d oc u me nt i s on o arc hi via ti d ai res p o n sa bil i sec o nd o cr iter i
d esc r i t ti ne lla d oc u me nt a zi o ne d e l S G.

CON S ER V A ZI ON E : le r e gi s tra zi o ni s on o c o nse rvate per pe ri od i d efi n it i d all ’a z ie nd a ,
d al Cl ie nte o d al la N or m ati va d i se t to re.

AG G IO RN A M EN TO E D EL IM I N A ZI ON E : i d ocu me nt i c on te ne nt i le regi s tra zi o ni
s on o r iv i st i o so p pr e s si i n r e la zi o ne a lla l or o mod ifica o scad en z a d ei per i od i d e fi ni ti .
L ’eve n tuale pr olu n ga me n to d e i te r m in i d i arc h i v ia zi o ne é d ef i ni to d al la n o rma tiv a d i ri feri me nt o o
d a eve ntu al i ne c e s s ità d e fi ni te d al l’ a zie nd a o d a lle pre scr iz i o ni lega li .
I n si n tes i si r i po r ta n o le pr i nc i pal i t i p ol og ie d i re gi st ra zi o ni pre vi s te:
F AS CI C OLI D EL P ER S O N AL E ( DO C EN T E, DIRI G EN T E E A. T. A. ) . I F A S C IC OLI P E RS ON A LI IN CL UDON O:
-
DO C UM E N TI DI N O MIN A (IV I IN CL U S E L E C O PI E D EI C ON TR A T TI DI A T T RIB U ZI ON E D E L LE S U P PL EN Z E )
RIC HI E S T E DI F E RI E E C ON G EDI PR EV I S TI D AL CC N L E R E L AT IV A DO C UM E N T A ZI ON E
GIU S TI FIC A TIV A
RIC O S TR U ZI ON I DI C AR RI ER A E GLI A T TI R IG U A RD AN TI GLI A S P E TT I E C ON OM ICI DE LL A
V IT A L AV O R AT IV A D EL D IP EN D E N T E
GLI AT TI RIG U AR D AN T I I TR A S F ERI M EN TI, L E A S S EGN A ZI ON I PR OV V I S ORI E , L E UT ILI ZZ AZ IO N I D EL P E R S ON AL E
LE C O MU N IC A ZI ON I E I L C AR T EG GI O DI C AR A T T ER E P ER S ON AL E DI CI A SC UN D I P E N DEN T E C ON L’ A M MIN IS TR A ZI ON E E L A DI RIG EN Z A SC OL A S TI C A.
F AS CI C OLI D E GLI S T UD EN TI . I F A S CI CO LI IN CL UD ON O:
-
DO M AN D A DI I S CRI ZI ON E E DO C U M EN T AZI O N E C ON N ES S A
EV EN T U AL E DO C U M EN T A ZI ON E RIG U AR D AN T E LA SI T U A ZI ON E DI S AL U T E D EG LI S T UDEN TI
ORI GIN ALI D EI D O CU M EN TI DI V AL UT A ZI ON E DEG LI S T UD EN TI ( UN A C OP I A OR IGIN AL E
E’ C ON S EGN A T A AN C H E ALL E F A MIG LI E )
C OP I A D ELL A C OR RI S P ON D EN Z A TR A L A SC U OL A E LA F A MI GLI A P ER O GN I TI P O D I
PR O BL E M A TIC A .
RIC EV U T A D EL V ER S A M EN T O D EL LE T A S S E S CO LA S TIC H E
DO C UM E N T A ZI ON E RIG U ARD A N T E L A C ON T A BI LIT A’:
-
DO C UM E N T A ZI ON E RIG U ARD A N T E L A G ES TI ON E E C ON O MI C A D EL L’I S TI T UT O (BI L AN CI ,
C ON S UN TIV I, M A N D A TI DI P A G AM EN T O, R EV ER S ALI, F A TT U R E, D O CU M EN T A ZI ON E D EGLI A P P ALT I EC C. )
DO C UM E N T A ZI ON E RI G U ARD A N T E I PR O FILI A S SI ST EN ZI AL I E PR EV I D EN ZI ALI D EL P E RS ON AL E;
DO C UM E N T A ZI ON E RIG U ARD A N T E L E R E TR IB U ZI ON I D E L P ER S ON AL E
DO C UM E N T A ZI ON E RIG U ARD A N T E GLI O RDIN I DI AC Q UI S T O E DI P A G A M EN T O;
Pag . 1 3/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
DO C UM E N T A ZI ON E RIG U ARD A N T E L A DID A T TI C A:
-
RE GI ST RI D I CL A S S E ;
RE GI ST RI D E I D OC E N T I
RE GI ST RI D E GLI E S A MI DI S T A T O
RE GI ST RI D E I V ER B ALI DEG LI OR G AN I DI G E ST I ON E D E LL A SC U OL A ( C O N SIGL I DI
CL A SS E, DI I S TI T U TO , C OLL EG I O D EI DO C EN TI , DE I DI P AR TI M EN TI E C C .)
C OM PI TI IN CL A SS E, V E RIFI C H E, P R OV E D EGL I E S A MI D I S T A T O ;
DO C UM E N T A ZI ON E RIG U ARD A N T E L A G E S TI ON E D E L P ER S ON AL E:
-
RE GI ST RI D I F IR M A DI P RE S EN Z A;
RE GI ST RI D E I D E CR E TI;
RE GI ST RI D E LL E A SS EN Z E ;
RE GI ST R O D ELL E S O S TI T UZI O N I;
GR AD U AT O RI E D O C EN TI ED AT A;
GE S TI ON E D E I F A S CI CO LI P E R S ON ALI;
DO C UM E N T A ZI ON E RIG U ARD A N TI L A SF E R A OR GAN IZ Z A TIV A D EL L’I S TI T UT O:
-
CIR C OL ARI D ELL A D IRIG EN Z A
DIS P O SI ZI ON I I N T E RN E
C ON T R A TT A ZI ON E DI I S TI T UT O E R EL A TIV A DO C U M EN TZI ON E
DIS P O SI ZI ON I P RO V EN I EN TI D A LL’ A M MIN I S TR A ZI ON E C EN TR AL E E P E R IF ERI C A D E L
MI UR
C OM UN I C A ZI ON I C ON G LI E N T I L OC AL I P ER I S ERV IZ I DI C O M P ET EN Z A
C ODI CI DI C O M P OR T A M EN T O P ER S ON AL E P. A M M.N E;
PI AN O DI SIC U R EZ Z A;
RE G OL A M EN T I D’I S TI T U T O;
RE GI ST RI D E I V ER B ALI DEL L A GI UN T A E S EC U TI V A, D EL CO N SI GLI O D ’I S TI TU T O, D EI R E V IS ORI D EI C ON TI, D E I B EN I IN V E T A RI O, D E GLI IN F OR T UN I, D EL M AG A ZZ IN O, CO LL E GGIO D EI D O C EN TI;
OGN I AL TR A D O C UM E N T A ZI ON E IN OL T R AT A A LL’ IS TI T UZI ON E S C OL A S TI C A O IN V I A T A
DAL LL’ I S TI TU ZI ON E S C OL A S TIC A :
-
RIC HI E S T E DI AS S O CI AZ ION I , F A MI GLI E, S T UD E N TI
S EGN AL A ZI ON I E RIL I EV I
C ORRI S P ON D E N Z A C ON L’A M MIN I S TR A ZI ON E C E N TR AL E E P ERI F ERI C A DEL M IU R
Nel MO D 4. 1_ 3 é r i p or t at o u n e le nc o d i reg is tra zi o ni c om pre n si v o d el le mod ali tà d i a rch iv ia z i o ne ,
pr ot ez i o ne, repe r i bi li tà e d e fi ni z io ne d e ll a d ura ta d i co n ser va zi o ne e m od al ità d i el im i na zi o ne .
3. 7 Ar c h iv ia zi on e d ei d oc um ent i r elat i vi a i c or si d i f or ma z io ne
I d ocume n ti ca r tac e i r e l ati vi a i c or s i d i f or ma zi o ne s o n o arc hi via t i d all a Segre teria d e l p ers o na le
c o n l a s e gue n te me t od ol o gia :
Di tal i d ocu me nt i:
- Una c op ia vie ne i n se r ita ne gli at ti d el l’a rch iv i o g enera le d el la scu ol a
- Una c op ia vie ne i n se r ita ne l fa sc ic ol o per s o na le d ell’ i nte res sa t o
Pag . 1 4/ 14
PRO C ED UR A OP ER A TI V A
PO 4. 1 - G est i one del l a do cu men taz i on e e
delle r eg istr az i on i
Ed .1 Rev .2 d e l 3 1/ 10 / 13
Red . RSG A p p . D S
- Una c op ia vie ne i n se r ita ne l fa sc ic ol o pr o ge tt o/ a t tiv it à
- Una c op ia vie ne c o n se g n ata a ll ’i n tere ss at o .
L a cus t od ia è g e s ti ta c o n ac c e s s o r ise r va t o d a gli o pera t ori i ncari cat i per o g ni arc hiv i o.
4.D ocu me nta z io ne di r i fer im ent o
MO D 4 .1_ 1
Re g is tr o d i s tr i bu z i on e e s ter na d el la d ocu me nt a zi o ne
MO D 4. 1_ 2
Ric hie s ta d i m o d i fic a d e l la d ocume n ta z io ne
MO D 4. 1_ 3
Ele nc o d e lle r e g is tr a z i o n i
MO D 4. 1_ 4
Ele nc o d e lla no r ma ti va a p pl ica bil e
MO D 4 .1_ 5
Ele nc o d oc u me n ti d i or i g ine es ter na
5.Ele nc o d elle m od if i c he
Dat a
Ed .
Re v.
Par .
Desc ri zi o ne M od i fica

Documenti analoghi