Oggetto: Conferma Centri periferici e relativi Sportelli

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Roma lì 01/03/2013
Prot. n. 133/2013
Circolare n. 34
Ai CRP
e ai loro Sportelli
Oggetto: Conferma Centri periferici e relativi Sportelli
Premessa
Come noto al fine si attivare i servizi relativi all’attività di assistenza fiscale è necessario procedere alla
procedura di conferma del Centro di Raccolta Periferico (CRP) e degli eventuali Sportelli (sedi secondarie
del CRP). Sono confermate con delle novità le modalità con cui si dovranno svolgere le attività relative alla
raccolta delle dichiarazioni e all’assistenza fiscale, sia per quanto attiene chi può effettuare la raccolta, sia
per la scansione dei documenti, sia infine per l’assunzione di un collaboratore a progetto.
La conferma è una procedura fondamentale: consentirà infatti di:
-
Attivare i servizi CAF;
-
Comunicare la sede in cui il CRP svolge l’attività;
-
Comunicare le eventuali sedi secondarie (Sportelli);
-
Firmare la Convenzione per il 2013;
-
Nominare Responsabili ed Operatori del CRP e degli Sportelli
-
Ottenere i programmi software;
-
Ottenere il materiale pubblicitario del CAF;
-
Richiedere l’assunzione di un collaboratore a progetto per l’attività di verifica della documentazione
allegata ai modelli 730.
A breve la procedura di conferma sarà disponibile in area riservata
I soggetti coinvolti nell’attività CAF
Distinguiamo innanzitutto i soggetti che sia a livello di Centro di raccolta periferico (CRP) che di Sportello
(sede secondaria del CRP) a vario titolo intervengono nell’attività di raccolta:
-
Il Legale rappresentante del CRP;
-
Il Responsabile della Struttura;
-
L’Operatore.
Il Legale rappresentante del CRP è colui che rappresentando a livello legale la struttura ha il potere di
firmare la convenzione con il CAF (ad esempio il Segretario provinciale o regionale di una struttura, il
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Caf Confsal S.r.l. - Sede Legale e Direzione Amministrativa: Via di Vigna Jacobini, 5 - 00149 Roma
Tel. 06.58.14.591 Fax 06.58.16.703 www.cafconfsal.it e-mail: [email protected] N. Iscr.Albo dei Caf: 22
Capitale Sociale Int.Vers. € 100.000,00 - Cod.Fiscale, Partita IVA e Registro Imprese di Roma n. 04408761007
titolare di uno studio professionale o di un centro elaborazione dati, l’amministratore di una società).
Il Responsabile del CRP o dello Sportello è il referente unico del CAF nazionale nella gestione operativa
del Centro o dello Sportello. E’ cioè colui al quale il Caf fa riferimento per la soluzione di determinate
problematiche tecniche o per la comunicazione di istruzioni operative specifiche.
L’Operatore del CRP o dello Sportello è il soggetto addetto alla raccolta, all’inserimento dei dati utilizzando
le procedure software e all’invio al CAF delle pratiche.
Regole generali:
1. Ogni CRP deve avere:
-
un Legale Rappresentante;
-
un Responsabile;
-
uno o più operatori (quando uno o più soggetti diversi dal Responsabile sono addetti alla raccolta).
Il responsabile può anche svolgere le attività di operatore.
2. Ogni Sportello deve avere almeno un Responsabile
3. Ogni Struttura (CRP o Sportello) può avere oltre al responsabile uno o più Operatori;
Esempi:
- In uno studio professionale in cui il titolare dello studio si occupa anche dell’inserimento dei dati si può
avere coincidenza tra Legale rappresentante, Responsabile ed operatore.
- In una segreteria provinciale o regionale di un sindacato il legale rappresentante è il Segretario
provinciale o Regionale che firma la convenzione con il Caf. Il Responsabile ed operatori sono scelti dalla
segreteria. Se la segreteria si avvale di un solo soggetto per l’attività Caf lo stesso sarà sia responsabile
della struttura che operatore.
4. Il Responsabile può assumere tale ruolo anche presso più Sportelli (a condizione che la sua attività di
Responsabile presso tali sportelli sia effettiva!).
5. Se in una struttura opera un solo soggetto lo stesso sarà sia Responsabile che operatore;
6. I collaboratori a progetto assunti dal CAF (Co.co.pro) saranno automaticamente censiti tra i responsabili
aggiunti che hanno il potere di effettuare i controlli propedeutici per il Visto di Conformità.
7. Tutti coloro che hanno accesso alle procedure informatiche del CAF debbono essere censiti dal CAF
nazionale in quanto, esclusivamente per ragioni di privacy, il Caf può rilasciare codici di accesso alle
procedure informatiche esclusivamente a soggetti preventivamente identificati. Ciò in quanto Agenzia delle
Entrate e Inps ci impongono di identificare tutti i soggetti che hanno accesso agli archivi del CAF nazionale.
Assicuriamo che i dati di tali soggetti saranno utilizzati dal CAF esclusivamente per l’erogazione dei servizi e
non saranno divulgati all’esterno.
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Responsabili ed Operatori (Requisiti)
Per poter essere censiti Responsabili del CRP o dello Sportello occorre avere alcuni requisiti che variano in
relazione alla struttura.
Circa i Responsabili distinguiamo tra:
A) Centri (e Sportelli) di strutture sindacali aderenti alla CONFSAL (Segreterie Snals, Segreterie Confsal,
Sindacati aderenti alla Confsal;
B) Studi professionali o Centri Elaborazione Dati (solo ditte individuali);
C) Altri soggetti (Snc, Sas, Srl, Cooperative, associazioni di vario tipo non aderenti alla Confsal).
A) Centri Confsal
Responsabili possono essere, tenuto conto di quando disposto dall’art. 16, comma 4 del D.M. 166/1999:
-
Lavoratori dipendenti iscritti ad uno dei sindacati della Confederazione;
-
Pensionati iscritti ad uno dei sindacati della Confederazione.
B) Studi professionali (anche associazioni tra profess.) o Centri Elaborazione Dati (solo ditte individuali);
Responsabili potranno essere individuati (Circolare Direzione Centrale Audit e Sicurezza n. 86914/2008 del
03/06/2008) nel titolare dello Studio professionale (commercialista, esperto contabile, consulente del
lavoro, ecc. ecc.) o del Centro elaborazione dati ovvero nei loro dipendenti;
C) Altri soggetti (Snc, Sas, Srl, Cooperative, associazioni di vario tipo non aderenti alla Confsal);
In tal caso potranno essere designati quali responsabili: lavoratori dipendenti o pensionati qualora iscritti a
uno dei sindacati aderenti alla Confederazione Confsal. In ogni caso per tale tipologia di soggetti è
obbligatoria l’assunzione di un collaboratore a progetto da parte del CAF. Tale soggetto che può essere
scelto dalla struttura sarà nominato Responsabile del CRP per l’apposizione del visto di conformità.
Per essere operatore “ufficiale” del CRP o dello Sportello occorre possedere uno dei seguenti requisiti:
-
essere lavoratore dipendente iscritto ad uno dei sindacati della Confederazione;
-
essere pensionato iscritto ad uno dei sindacati della Confederazione;
-
essere un libero professionista (commercialista, esperto contabile, consulente del lavoro).
All’atto della compilazione della scheda operatore andrà selezionata la categoria cui l’operatore “appartiene”
(lavoratore dipendente, pensionato, libero professionista, ecc. ecc). Nel caso in cui l’operatore non abbia i
requisiti di cui ai precedenti punti A), B) e C) occorrerà indicare nella qualifica la voce “ALTRO”.
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L’importante è che il Responsabile di ogni sede (Centro o Sportello) abbia i requisiti previsti.
Se ad esempio un Sportello di un sindacato aderente alla Confsal non dispone di un responsabile avente i
requisiti richiesti allora potrà essere nominato responsabile il responsabile del Centro principale. L’operatore
dello sportello sarà censito con la qualifica relativa.
Nel caso in cui il Responsabile del Centro o dello Sportello non possiedano i requisiti di cui ai precedenti
punti A), B) C) la struttura non potrà essere considerata come centro “ufficiale” CAF CONFSAL ma quale
semplice corrispondente. Questo significa che la struttura non potrà esporre loghi o timbri riconducibili al
CAF Confsal e che non potrà fare pubblicità utilizzando il loghi o richiami al CAF Confsal.
Collaboratori a progetto
Il Collaboratore a Progetto è un soggetto assunto alle dirette dipendenze del CAF nazionale con regolare
busta paga e assunto durante la raccolta dei modelli 730. La figura del Collaboratore a Progetto è
indispensabile nelle ipotesi A) e C) per poter controllare su delega del Responsabile dell’Assistenza fiscale
nazionale del CAF la documentazione dei modelli 730 (cud, oneri ecc. ecc) ai fini del rilascio del Visto di
Conformità previsto dalla Legge. Infatti la normativa vigente prevede che i controlli sulla documentazione
possano essere svolti esclusivamente da personale dipendente (anche a progetto) del Caf nazionale. Nelle
ipotesi sub B) invece il professionista può essere direttamente delegato dal CAF ai controlli e non occorre
nessuna assunzione. Le strutture che ricadono nelle casistiche A) e C) hanno quindi due alternative:
1) richiedere l’assunzione di un collaboratore a progetto;
2) effettuare la scansione di tutta la documentazione dei modelli 730, documentazione da trasmettere
contestualmente all’invio di una dichiarazione al CAF.
In ogni caso, qualora il CAF nelle ipotesi sub A) e C) assuma un collaboratore a progetto presso la struttura
(CRP o Sportello), lo stesso potrà figurare quale Responsabile.
Procedure di conferma del Centro Periferico e degli Sportelli
Si ricorda a tutti i CRP che occorrerà procedere alla conferma dell’attivazione dei servizi CAF per
l’anno 2013. Sarà disponibile in area riservata la funzione che consente di confermare il Centro anche per
l’anno 2013. Inoltre il legale rappresentante ha la possibilità di confermare, aprire o chiudere gli Sportelli.
Gli sportelli dovranno essere confermati direttamente dal Centro principale attraverso il menù Gestione Dati
(gli sportelli sono quindi invitati a non contattare il CAF per l’attivazione che compete solo al Centro
Principale). Si raccomanda di verificare l’esattezza dei dati acquisiti dal CAF con particolare riguardo agli
indirizzi, ai recapiti telefonici e di posta elettronica.
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N.B. Con riferimento agli Sportelli occorre porre la massima attenzione nell’indicazione dei dati relativi alla
struttura in quanto devono essere comunicati all’Agenzia delle Entrate le sole reali aventi le caratteristiche
richieste. In particolare:
A) Occorre indicare se lo Sportello effettua attività di raccolta cartacea delle dichiarazioni (e quindi non
utilizza il software per l’inserimento e la trasmissione delle pratiche). In tal caso le dichiarazioni vengono
solo raccolte dallo sportello e poi portate presso il Centro principale dove sono poi inserite, elaborate e
trasmesse; lo sportello poi le riconsegna ai contribuenti.
B) Occorre indicare se lo sportello è a tutti gli effetti una sede secondaria del Centro principale. Questo è il
caso del sindacato X che ha “proprie” sedi distaccate (distrettuali zonali ecc. ecc.) oppure del libero
professionista o del centro elaborazioni dati che esercitano direttamente la propria attività in diversi uffici.
Per ogni struttura occorrerà procedere alla designazione del responsabile ed eventualmente degli operatori.
In tale ambito andranno indicati i requisiti degli operatori (come dianzi delineato). La designazione di
ulteriori operatori oltre al Responsabile potrà essere effettuata anche successivamente.
Assieme alla Convenzione 2013 verrà generata la lettera di incarico per il Responsabile e per gli Operatori.
La lettera d’incarico e la convenzione dovranno essere inviate per posta in duplice copia al CAF nazionale. Il
Caf successivamente vi spedirà le copie firmate che andranno conservate presso la struttura ed essere
esibite in caso di eventuali (rare) ispezioni compiute dall’Agenzia delle Entrate.
Operatori non censiti e dunque non autorizzati per carenza dei requisiti sopra indicati non saranno
riconosciuti dal CAF in sede di eventuali verifiche.
Anche gli sportelli, una volta segnalati al CAF dal Centro principale dovranno scaricare le lettere d’incarico
da riconsegnare al CAF.
Conferma del Centro
Accedere all’area riservata, selezionare Amministrazione, poi Convenzioni.
Leggere attentamente la nota informativa. Selezionare la voce in basso “Ho letto e procedo”.
Qui, dopo aver consultato i dati in possesso del CAF, è possibile confermare il Centro oppure richiedere la
modifica di taluni dati. Per confermare il Centro è obbligatorio indicare almeno un Responsabile (per esso
saranno richiesti i seguenti dati: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, recapito telefonico e mail,
numero e tipo documento riconoscimento e qualifica). Una volta inserito il Responsabile sarà possibile
confermare definitivamente il Centro e stampare sia la convenzione sia la lettera d’incarico per il
Responsabile. E’ possibile poi inserire ulteriori Operatori. L’inserimento degli ulteriori operatori si effettua in
area riservata alla voce Gestone Dati – Operatore/i – Inserisci nuovo.
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L’elenco degli operatori e dei responsabili è presente nella voce Gestione Dati – Operatore/i – Elenco
Operatori. Anche qui sarà possibile stampare la lettera d’incarico (simbolo della stampante).
A breve saranno disponibili le funzioni per confermare, modificare e cancellare gli Operatori.
Nota bene: Il CAF rilascerà i codici per l’accesso alle procedure quando riceverà la convenzione e le lettere
d’incarico.
Conferma degli Sportelli – Apertura di nuovi Sportelli – Responsabile dello Sportello
Gli Sportelli debbono essere confermati o aperti solo dal Centro principale. Il Centro nel pannello Gestione
Dati – Sportello/i – Elenco Sportelli potrà procedere alla conferma di tali sportelli avendo cura di segnalare
se lo sportello è una reale sede secondaria del Centro principale ed inoltre se nello Sportello viene
unicamente raccolto il cartaceo delle dichiarazioni e non si effettua alcun inserimento dei dati. Il Centro
principale inoltre compilerà i dati del responsabile dello Sportello (saranno richiesti i seguenti dati: nome,
cognome, data di nascita, codice fiscale, recapito telefonico e mail, numero e tipo documento
riconoscimento e qualifica).
Operatori degli Sportelli
Gli Sportelli avranno cura di inserire i dati degli operatori (Gestone Dati – Operatore/i – Inserisci nuovo) e
saranno richiesti i seguenti dati: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, recapito telefonico e mail,
numero e tipo documento riconoscimento e qualifica.
L’elenco degli operatori è presente nella voce Gestione Dati – Operatore/i – Elenco Operatori. Qui sarà
possibile stampare la lettera d’incarico (simbolo della stampante).
A breve saranno disponibili le funzioni per confermare, modificare e cancellare gli Operatori.
Per i Responsabili e gli Operatori occorrerà inviare via fax oppure via mail a [email protected]
-
Copia di un documento di identità
-
Copia del tesserino di iscrizione al Sindacato (se iscritti a un sindacato/federazione Confsal)
Nota bene: Il CAF rilascerà i codici per l’accesso alle procedure quando riceverà le lettere d’incarico
unitamente ai documenti richiesti.
Il responsabile dell’Assistenza Fiscale
dott. Carmine Ippoliti
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APPENDICE
Requisiti per la raccolta delle dichiarazioni.
La Direzione Centrale Normativa e Contenzioso dell’Agenzia delle Entrate ha emanato nel 2008 una
circolare rubricata “Attività di assistenza fiscale” che chiarisce, speriamo definitivamente, il corretto modo
di operare del CAF e delle strutture territoriali ad esso aderenti in materia di assistenza fiscale.
Distinguiamo tra attività di raccolta delle dichiarazioni 730 e attività di assistenza fiscale (vale a dire
l’attività consistente nell’esecuzione dei controlli documentali necessari ai fini del rilascio del visto di
conformità).
Alla luce della citata circolare sono da ritenersi corretti i seguenti modus operandi:
A) Convenzione stipulata tra CAF e un libero professionista (dottore commercialista od esperto
contabile, consulente del lavoro, tributarista ecc. ecc.) o una ditta individuale (Centro elaborazioni dati
con contratto di lavoro autonomo) o uno studio associato di liberi professionisti. In tal caso l’attività
di raccolta delle dichiarazioni e la successiva attività di verifica dei dati e dei documenti da parte del centro
interessato (assistenza fiscale) è consentita e perfettamente lecita. Per lo svolgimento dell’attività non è
necessario trasmettere al CAF copia della documentazione acquisita tramite scanner contestualmente
all’invio della dichiarazione, né che il CAF assuma proprio personale presso il CRP per le attività di controllo.
Le attività di raccolta e di controllo possono essere direttamente attribuite al soggetto che ha sottoscritto la
convenzione con il CAF.
B) Convenzione stipulata tra CAF e la CONFSAL, un Sindacato o una Confederazione aderenti
alla Confsal. In tal caso in virtù del disposto di cui all’art. 16, comma 4 del D.M 166/99 è consentita la
raccolta delle dichiarazioni 730 presso il pubblico da parte di un Sindacato o una Confederazione aderente
alla Confsal. In particolare il Caf provvederà, su segnalazione del CRP, a nominare specificamente gli
operatori addetti alla raccolta che dovranno obbligatoriamente essere individuati in lavoratori dipendenti o
pensionati iscritti ad uno dei sindacati della Confederazione. Per le attività di controllo necessarie
all’apposizione del Visto di Conformità da parte del RAF invece, è obbligatorio che provveda direttamente il
CAF tramite proprio personale (presente in loco o presso il CED nazionale). Come avveniva l’anno passato il
CRP (lo stesso vale per gli Sportelli) ha l’obbligo di provvedere all’inoltro contestuale di dichiarazione dei
redditi e documenti di supporto acquisiti tramite scanner per consentire le necessarie attività di verifica da
parte del CED Nazionale. Il CRP, a condizione che raccolga almeno 350 modelli 730, ha la facoltà di
chiedere al CAF il distacco di uno o più collaboratori progetto assunti direttamente dal CAF nazionale. Il
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CRP potrà inoltre destinare un collaboratore a progetto presso le sedi secondarie (Sportelli) fino ad un
massimo di 5 sedi.
C) Convenzione stipulata tra il CAF e Società di persone, Società di capitali, Enti, Associazioni
sindacali non aderenti alla CONFSAL. In questa fattispecie l’attività di raccolta presso il pubblico e
l’attività di verifica è consentita solo se il CAF provvede a distaccare proprio personale (a progetto) presso
la sede del CRP.
In caso contrario non è ammessa la raccolta presso il pubblico in nome e per conto del CAF CONFSAL (ma
solo presso i propri clienti) dei modelli 730. Detti modelli dovranno poi essere trasmessi al CAF unitamente
e contestualmente a tutta la documentazione di supporto. In pratica, rispetto all’ipotesi sub B) cambia solo
il fatto che non è possibile esporre loghi, insegne del CAF CONFSAL per lo svolgimento dell’attività. In
sostanza e per fare un esempio, in questa ipotesi non è possibile predisporre volantini pubblicitari che
rechino che la sede del CRP è una sede CAF CONFSAL o che riportino il logo del CAF CONFSAL. Nessuna
legge tuttavia vieta a questi soggetti (per proprio conto e non a nome del CAF CONFSAL) di predisporre le
dichiarazioni 730 ai propri clienti da consegnare corredate di tutta la documentazione al CAF.
Nelle ipotesi in cui dovesse rendersi necessaria l’assunzione di collaboratori a progetto presso le sedi dei
CRP per i casi sub B) e C) sarà sufficiente compilare lo schema pubblicato in area riservata. Si ricorda che
l’attività espletata dal collaboratore a progetto verrà remunerata con un euro a pratica (sino ad un tetto
massimo di 2.000 euro). Detti importi saranno decurtati da quanto dovuto dal CAF al CRP unitamente alla
somma di euro 200,00 per ciascun collaboratore assunto a titolo di parziale recupero degli oneri connessi
alla gestione dei collaboratori a progetto e dei contributi Inps e Inail versati dal CAF.
Il compito del collaboratore a progetto è quello di raccogliere le dichiarazioni e controllare la rispondenza
della documentazione esibita alla dichiarazione che deve essere trasmessa al CAF. Non è necessario che il
collaboratore inserisca le dichiarazioni al computer. Lo stesso dovrà però fare un elenco (ad esempio
utilizzando la stampa di una lista prevista dal programma) delle dichiarazioni per le quali è stato effettuato
il controllo (tutte!) e sottoscritto trasmetterlo al CAF a fine campagna.
Si raccomanda di utilizzare in ogni caso il sistema di scansione dei documenti tenuto conto che ogni
anno l’Agenzia delle Entrate sottopone a controllo magliaia di dichiarazioni del CAF richiedendo al CAF
medesimo di produrre copia della documentazione di supporto pena l’applicazione delle sanzioni tributarie.
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